EBP Aide_Compta_Open_Line_PRO_2010.pdf

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EBP Comptabilité Open Line Pro Table des matières Félicitations ! ........................................................................................................................................ 1 Convention d'utilisation d'EBP ................................................................................................................. 3 Préambule ......................................................................................................................................... 3 Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) ..................................................... 3 Étendue des obligations de support d’EBP .............................................................................................. 3 Assistance de proximité sur le site ........................................................................................................ 3 Sauvegarde des données ..................................................................................................................... 3 Limitation de garantie ......................................................................................................................... 3 Limitations de responsabilité ................................................................................................................ 4 Dispositions finales ............................................................................................................................. 4 MISE EN ROUTE .................................................................................................................................... 5 Configuration minimale requise ............................................................................................................ 5 Installation......................................................................................................................................... 5 Le dossier de démonstration ................................................................................................................ 5 Activation du logiciel ........................................................................................................................... 5 Comment obtenir le code d'activation ? ............................................................................................... 5 Introduction du code d'activation manuellement .................................................................................. 5 INFORMATIONS GÉNÉRALES ................................................................................................................... 7 Interface ............................................................................................................................................ 7 Présentation du volet de navigation ....................................................................................................... 7 Détail des groupes et fonctions associées ............................................................................................ 7 Les Actions ........................................................................................................................................ 9 LES MASQUES DE SAISIE .................................................................................................................... 9 Les champs de saisie ........................................................................................................................ 9 Liste déroulante ............................................................................................................................... 9 La barre d'outils des textes enrichis .................................................................................................. 10 FENETRE PRINCIPALE DE NAVIGATION ................................................................................................ 11 La fenêtre principale de navigation ................................................................................................... 11 Menu contextuel des colonnes ......................................................................................................... 12 Export à partir de la fenêtre principale de navigation .......................................................................... 13 Les filtres ...................................................................................................................................... 13 Les vues ....................................................................................................................................... 13 GESTION D'UNE FICHE ...................................................................................................................... 14 Gestion d'une fiche ......................................................................................................................... 14 Notes ........................................................................................................................................... 15 GUIDE ................................................................................................................................................ 17 COMMENCER .................................................................................................................................... 17 Comment commencer ? .................................................................................................................. 17 Comment créer les données principales ? .......................................................................................... 17 Options à remplir dès maintenant .................................................................................................... 17 Les données de base ...................................................................................................................... 18 Tout est prêt ! ............................................................................................................................... 18 TRAVAILLER ..................................................................................................................................... 18 Comment créer un exercice ? .......................................................................................................... 18 Comment changer d'exercice courant ............................................................................................... 19 Comment créer un journal ? ............................................................................................................ 19 Comment créer un compte ? ........................................................................................................... 19 Comment consulter un compte ? ...................................................................................................... 19 Comment lettrer ou délettrer un compte ?......................................................................................... 19 Comment créer un rapprochement ? ................................................................................................ 20 Quel mode de saisie faut-il choisir ? ................................................................................................. 20 Comment saisir dans un journal ? .................................................................................................... 21 Comment saisir dans un guide ? ...................................................................................................... 21 Saisie au kilmomètre ...................................................................................................................... 22 Comment saisir en saisie pratique ? ................................................................................................. 24 Comment simuler, confirmer ou valider une écriture ? ........................................................................ 24 Comment gérer les écritures de régularisation ? ................................................................................ 25 Comment gérer les échéances ? ....................................................................................................... 25 Comment effectuer une déclaration de TVA ? .................................................................................... 26 Comment effectuer la clôture mensuelle ? ......................................................................................... 26 Comment générer les A Nouveaux ? ................................................................................................. 26 Comment effectuer la clôture annuelle ? ........................................................................................... 27 Comment imprimer ? ...................................................................................................................... 27 DIVERS ........................................................................................................................................... 28 Comment consulter le journal des événements ? ................................................................................ 28 Comment sauvegarder ? ................................................................................................................. 28 Comment restaurer ?...................................................................................................................... 28 MANUEL ............................................................................................................................................. 29 iii EBP Comptabilité Open Line Pro FICHIER .......................................................................................................................................... 29 Nouveau dossier ............................................................................................................................ 29 Créer un nouveau raccourci ............................................................................................................. 29 Ouvrir un dossier ........................................................................................................................... 30 Fermer un dossier .......................................................................................................................... 30 Quitter l'application ........................................................................................................................ 30 AFFICHAGE ...................................................................................................................................... 30 Tableau de bord ............................................................................................................................. 30 Ecran de démarrage ....................................................................................................................... 31 QUOTIDIEN ...................................................................................................................................... 31 Quotidien - Démarrer une tâche ....................................................................................................... 32 PLAN COMPTABLE ENTREPRISE ........................................................................................................ 32 SAISIE PAR JOURNAL ..................................................................................................................... 35 RECHERCHE D'ÉCRITURES .............................................................................................................. 56 SAISIE AU KILOMETRE ................................................................................................................... 57 SAISIE PAR GUIDE ......................................................................................................................... 60 SAISIE PRATIQUE .......................................................................................................................... 62 CONSULTATION/LETTRAGE ............................................................................................................. 64 RELEVÉ BANCAIRE ......................................................................................................................... 67 RAPPROCHEMENT BANCAIRE ........................................................................................................... 69 ÉCRITURES DE RÉGULARISATION .................................................................................................... 73 DÉCLARATION DE TVA .................................................................................................................... 81 Impression - Fenêtre principale de navigation .................................................................................. 100 CONSULTATION .............................................................................................................................. 101 Consultation - Démarrer une tâche ................................................................................................. 101 CONSULTATION/LETTRAGE ........................................................................................................... 101 LETTRAGE AUTOMATIQUE ............................................................................................................. 104 LETTRAGE SIMPLIFIÉ .................................................................................................................... 105 GRAND LIVRE INTERACTIF ............................................................................................................ 109 BALANCE INTERACTIVE ................................................................................................................ 110 Impression - Fenêtre principale de navigation .................................................................................. 111 ÉCHÉANCIER / REGLEMENTS ............................................................................................................ 112 Echéanciers / Règlements - Démarrer une tâche .............................................................................. 112 CONSULTATION ........................................................................................................................... 112 LETTRAGE AUTOMATIQUE ............................................................................................................. 115 CLIENTS ..................................................................................................................................... 116 FOURNISSEURS ET AUTRES TIERS ................................................................................................. 121 DONNEES ................................................................................................................................... 126 Impression - Fenêtre principale de navigation .................................................................................. 131 EXERCICES/CLOTURES .................................................................................................................... 132 Exercices/Clôtures - Démarrer une tâche ........................................................................................ 132 EXERCICES ................................................................................................................................. 132 GESTIONNAIRE DE JOURNAUX ...................................................................................................... 134 CLOTURE ANNUELLE ..................................................................................................................... 135 Impression - Fenêtre principale de navigation .................................................................................. 136 PARAMETRES ................................................................................................................................. 137 Paramètres - Démarrer une tâche .................................................................................................. 137 JOURNAUX .................................................................................................................................. 138 PLAN COMPTABLE ENTREPRISE ...................................................................................................... 139 BANQUES .................................................................................................................................... 142 NATURES DE COMPTE ................................................................................................................... 144 MODELES DE GUIDE ..................................................................................................................... 144 MODELES DE LIBELLE ................................................................................................................... 145 TAXES ........................................................................................................................................ 146 DIVERS ....................................................................................................................................... 148 SOCIÉTÉ ..................................................................................................................................... 152 UTILISATEURS ............................................................................................................................. 163 Impression - Fenêtre principale de navigation .................................................................................. 166 OUTILS .......................................................................................................................................... 167 Sauvegarde rapide ....................................................................................................................... 167 Sauvegarde ................................................................................................................................. 167 Restauration ................................................................................................................................ 168 Historique de sauvegarde .............................................................................................................. 169 Sauvegarde en ligne ..................................................................................................................... 169 Export du schéma de la base de données ........................................................................................ 170 Communication Entreprise-Expert .................................................................................................. 170 Exporter les liasses fiscales ........................................................................................................... 171 Assistant de maintenance des données ........................................................................................... 171 Outil de requêtage ....................................................................................................................... 172 Supprimer un dossier ................................................................................................................... 173 Maintenance sur les journaux ........................................................................................................ 173 Purger le plan comptable .............................................................................................................. 174 iv Table des matières v Purger les relevés bancaires .......................................................................................................... 174 Editeur de modèles ...................................................................................................................... 174 Plan de regroupement .................................................................................................................. 174 Import/Export de la configuration .................................................................................................. 177 Archivage .................................................................................................................................... 177 Journal des événements ............................................................................................................... 178 OPTIONS .................................................................................................................................... 179 INFORMATIONS SOCIÉTÉ ................................................................................................................... 181 Assistance technique ....................................................................................................................... 181 Nous contacter ............................................................................................................................... 181 Glossaire .......................................................................................................................................... 183 Index ............................................................................................................................................... 189 1 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM Pro 2010 et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis, Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Convention d'utilisation d'EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite 3 EBP Comptabilité Open Line Pro 4 y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.0: Janvier 2008 MISE EN ROUTE Configuration minimale requise La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : Processeur : P4 2 GHz ou équivalent Mémoire : 1 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 1.5 Go Systèmes d'exploitation supportés : o Windows XP SP2, o Windows Vista SP1 bits & 64 bits, o Windows 7 32 bits & 64 bits. Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. Installation Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée : Windows installer 3.1 Internet Explorer 6.0 SP1 Framework 2.0 S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure. SQL Server 2005 est également installé avec une instance "ebp". L'instance "Ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegardes et restaurations simplifiées. Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés. Le dossier de démonstration Accès : Menu Fichier / Ouvrir Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier-société. A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité (tableau de bord). Activation du logiciel Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM Pro 2010 Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par EBP. Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours. Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation pour ouvrir votre dossier. Comment obtenir le code d'activation ? Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. Introduction du code d'activation manuellement Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes : Clé PC : elle est rensignée automatiquement et est indispensable pour l'activation du logiciel. 5 EBP Comptabilité Open Line Pro 6 Nom de l'entreprise : Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules). Licence : Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d'utilisattion" joint à la boîte du logiciel. Clé Web : Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. Code d'activation : Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu'EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce code. • Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. INFORMATIONS GÉNÉRALES Interface EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM Pro évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que votre environnement de travail quotidien : • Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. • Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. • Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. • Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient : ƒ Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier. Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements). ƒ L'utilisateur connecté : Le positionnement du curseur sur le code utilisateur permet d'afficher le nom complet de cet utilisateur. Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. ƒ L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrement total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. • Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes...) • Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. • Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). Présentation du volet de navigation Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données. Il est composé de 3 parties : 5 menus, une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu, une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction. Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut de l'application (Fichier, Edition, Affichage, Quotidien...) Il est possible de réduire ou d'agrandir la barre de navigation. En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l'intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de navigation. La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application. Détail des groupes et fonctions associées Quotidien : - Démarrer une tâche - Plan comptable entreprise - Saisie par journal - Recherche d'écritures - Saisie au kilomètre - Saisie par guide - Saisie pratique - Consultation/Lettrage - Relevé bancaire 7 EBP Comptabilité Open Line Pro - Rapprochement bancaire - Ecritures de régularisation - Déclaration de TVA - Impressions Consultation : - Démarrer une tâche - Consultation de compte - Lettrage simplifié - Lettrage automatique - Grand Livre interactif - Balance interactive - Impressions Echéanciers / Réglements - Démarrer une tâche - Consultation / Lettrage - Lettrage automatique - Clients : Echéancier interactif - Clients : Règlements clients - Fournisseurs : Echéancier interactif - Fournisseurs : Règlements fournisseurs. Exercices/Clôtures : - Démarrer une tâche - Exercices - Gestionnaire de journaux - Clôture annuelle - Impressions Paramètres : - Démarrer une tâche - Journaux - Plan comptable entreprise - Banques - Natures de comptes - Modèles de guide - Modèles de libellés - Taxes - Taux de TVA - Type de TVA - Territorialité - Types d'opération - Régimes de TVA - Déclarations et Paramétrage des déclarations - Divers - Civilités, - Codes postaux, - Départements, - Pays, - Moyens de paiement, - Modes de règlement, - Code NAF - Société - Coordonnées - Identification - Logo - Expert (cabinet et contacts) - Trésor Public - Paramétrage - Général (police par défaut) - Utilisateurs - Utilisateurs - Groupes d'utilisateur - Impressions. Pour chaque menu, vous disposez d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Elle permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. 8 INFORMATIONS GÉNÉRALES En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icône >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en icônes grâce à l'option Afficher moins de boutons. Ainsi, vous n'aurez plus d"ascenseur dans les fonctions associées de chaque menu. Les Actions Les Actions sont accessibles à partir : de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation, du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation, du menu Actions de la barre de menus des fiches. Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée. LES MASQUES DE SAISIE Les champs de saisie Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont proposés : • Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone. • Ouvre la liste des données. Raccourci clavier [F4] • Ouvre une liste déroulante ou un calendrier. Raccourci clavier [Flèche basse] • Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone de description d'un Intitulé de compte). • Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes : o [Entrée] pour passer à la ligne suivante. o [Ctrl] + [flèche biais] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi. o [flèche biais] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne. • Les champs inaccessibles sont grisés. Liste déroulante La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône . Elle permet d'afficher la liste des données d'une table. - Champ "Compte" en entête de document - Champ "Pays" dans les parties Adresses - Champ "Article" dans le corps du document ... Ouverture de la liste Une liste peut être ouverte par : la touche [F4], l'icône , la touche [Flèche basse] du clavier. Sélection des données La sélection des données s'effectue soit : par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante, par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante, puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner. Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code/libellé ou intitulé de la donnée souhaitée. La liste s'ouvre alors et se filtre sur la première ligne correspondante à la saisie. Cette sélection peut être mono (sélectionner une seule données) ou multiple (sélectionner plusieurs données). 9 EBP Comptabilité Open Line Pro Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est "vide". Fonctions de la liste La liste déroulante contient les fonctions suivantes : Sélectionner Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données. Fermer Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données. Ajouter Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données. Modifier Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste. Ils permettent d'ouvrir une fiche de donnée existante en mode modification. Rafraîchir Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante. Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est annulée. Sélection d'une Vue Cette liste permet de changer l'affichage de la liste. Éditeur de vue La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données. La barre d'outils des textes enrichis Dans tous les champs de type texte enrichi (dans vos documents, dans l'onglet Notes disponible dans toutes les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer à votre texte différents attributs : Police Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné. Nombre de caractères Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné. Gras Cliquez sur cette icône pour mettre en gras le texte sélectionné. Italique Cliquez sur cette icône pour mettre en italique le texte sélectionné. Souligné Cliquez sur cette icône pour souligner le texte sélectionné. Barré Cliquez sur cette icône pour barrer le texte sélectionné. Aligné à gauche Cliquez sur cette icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche. Centré Cliquez sur cette icône pour centrer le texte sélectionné. Aligné à droite Cliquez sur cette icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite. Justifié Cliquez sur cette icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à gauche). Puce Cliquez sur cette icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce. Diminuer le retrait 10 INFORMATIONS GÉNÉRALES Cliquez sur cette icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la gauche). Augmenter le retrait Cliquez sur cette icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la droite). Couleur de police Cliquez sur cette icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir. Couleur de surlignage Cliquez sur cette icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné. Annuler Cliquez sur cette icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées. Refaire Cliquez sur cette icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Orthographe Cliquez sur cette icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi. Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge. Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les synonymes proposés, ressaisir directement le bon mot ou choisir d'ignorer la correction et ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie). FENETRE PRINCIPALE DE NAVIGATION La fenêtre principale de navigation Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans la liste... Vue - Précédent Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente. Vue - Suivant Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante. Rafraîchir Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation. Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale de navigation. Ajouter Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge. Pour certaines fenêtres principales de navigation (par exemple : Saisie par guide), vous devez cliquer sur Ajouter puis sélectionner le type de fiche que vous souhaitez ajouter (en l'occurrence : Achats, Ventes, Trésorerie ou Opérations Diverses). Modifier Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier... Supprimer Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s). Dupliquer Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s). En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (numéro de comptes, code journal...). Rechercher Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de navigation. Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ 11 EBP Comptabilité Open Line Pro rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en fonction du texte de votre recherche. Sélectionner tout ou Crtl+A Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation. Imprimer Permet d'imprimer : ƒ la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P, ƒ la liste ouverte : Imprimer la liste. Exporter Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout. Pour plus d'explications, cliquez ici. Vue Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation. Pour plus d'explications, cliquez ici. Sauvegarde rapide Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations de listes (vues). Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre principale de navigation. Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée Filtrer sur cette valeur. Menu contextuel des colonnes A partir de la barre d'en-tête des colonnes des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la possibilité de : Trier Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez sur au moins une colonne de la liste en cliquant sur l'une des fonctions ci-dessous : - Trier par ordre croissant - Trier par ordre décroissant - Annuler le tri, qui permet de revenir au tri précédent. Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier en croissant ou décroissant. Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de l'intitulé de la colonne triée dans votre liste. Regrouper - Grouper sur cette colonne Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée. Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les données associées. Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui-ci. - Panneau de regroupement Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les colonnes de votre choix. Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre d'entête des colonnes + menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer. Ajuster la taille des colonnes - Ajustement automatique La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous êtes positionné en fonction des données qu'elle contient. - Ajustement automatique toutes les colonnes 12 INFORMATIONS GÉNÉRALES La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction des données qu'elles contiennent. Filtrer Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne correspondante à une condition. Export à partir de la fenêtre principale de navigation Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt). Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de navigation (clic droit). Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer. Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/gestion commerciale/Data..." mais vous pouvez saisir un répertoire précis. En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports : • "Exporter la sélection" consiste à exporter uniquement les lignes de la fenêtre principale de navigation sélectionnées. • "Exporter Tout" consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient visibles ou non dans la vue. Les filtres Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans une liste. Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne. Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que vous ne souhaitez pas afficher. Filtre automatique Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples. Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de colonne. Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides (constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée. En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions pour la colonne. Pour créer un filtre, vous devez choisir : l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée, une condition (Et, Ou), l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée. L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée. Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues. Effacer le filtre Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit sur l'en-tête de la colonne puis sélectionner la fonction "Supprimer les filtres". Les vues L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et des listes déroulantes. Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages. 13 EBP Comptabilité Open Line Pro Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables. Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la vue "système" puis lui donner un autre nom. Si vous modifiez le tri (regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante) ; dès que vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte dans la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot système sera automatiquement créée. Il est possible de définir une vue en "affichage par défaut" en cliquant sur le bouton "Défaut". Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes. Cet éditeur permet : d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ; d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ; d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les données à afficher ; d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien table entre deux tables (requêtes). de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ; d'importer ou exporter une requête (fichier qry). Ci-dessous quelques exemples : Définir une vue par défaut Ajouter une colonne dans une vue Supprimer des colonnes dans une vue Ajouter une condition Ajouter une requête de détail Ajouter une somme GESTION D'UNE FICHE Gestion d'une fiche Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans le fichier... Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils située en dessous de la barre de menu de la fiche. Création d'une fiche Fichier - Nouveau ou Ctrl + I Permet de créer une nouvelle fiche vierge. Fichier - Dupliquer Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine. En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (numéro de compte, code journal, code d'un modèle de libellé…). Sauvegarde d'une fiche Fichier - Sauvegarder ou Ctrl + S Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte. Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup de données. Fichier - Sauvegarder et Nouveau Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche. Fichier - Sauvegarder et Fermer Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent. Autres Fichier - Supprimer ou Ctrl + D Permet de supprimer la fiche. 14 INFORMATIONS GÉNÉRALES 15 Fichier - Imprimer ou Ctrl + I Permet d'imprimer la fiche sélectionnée. Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une info bulle le nom de l'imprimante et le modèle utilisé. Fichier - Fermer Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer. Gestion des données Edition - Annuler ou Ctrl + Z Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche. Edition - Refaire ou Ctrl + Y Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Edition - annuler tout ou Ctrl + U Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement. Edition - Couper ou Ctrl + X Permet de couper la partie du texte sélectionnée. Edition - Copier ou Ctrl + C Permet de copier la partie du texte sélectionnée. Edition - Coller ou Ctrl + V Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou dans une autre application). Navigation Action -... Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche. Une fiche Compte a pour actions associées : - Consultation/Lettrage (accessible dans tous les cas, ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de Consultation/Lettrage), - Fiche Tiers (accessible si le compte a été créé en Gestion commerciale, ce bouton permet d'afficher la fiche Tiers existant dans cette application). Vue - Précédent Permet d’accéder à la fiche précédente. Vue - Suivant Permet d’accéder à la fiche suivante. Fenêtre - Fermer tout Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction. Fenêtre - Liste des fenêtres Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes. Aide ? - Aide Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte. Notes La saisie d'une note est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches. Cette note contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils. GUIDE COMMENCER Comment commencer ? Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose : d'ouvrir le dernier dossier, de créer un nouveau dossier, d'ouvrir le dossier de démonstration, d'ouvrir l'aide en ligne. Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales. Comment créer les données principales ? Après avoir créé les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de votre exercice, de vos journaux et de vos comptes. Création d'un exercice Vous pouvez accéder à la liste des exercices depuis le menu Exercices/Clôtures - Exercices. La liste des exercices répertorie l'ensemble des exercices existants sur le dossier. Elle permet, entre autres, d'identifier l'exercice courant ou de le définir grâce à la tâche Définir comme exercice courant ou grâce au menu contextuel. Pour créer un exercice, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez si vous souhaitez créer un exercice suivant ou un exercice précédent à l'exercice courant. Création d'un journal Vous pouvez accéder à la liste des journaux depuis le menu Paramètres - Journaux. Le plan de journaux répertorie l'ensemble des journaux existants sur le dossier. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre les différents types de journaux, qui déterminent les opérations ou les modes de comptabilisation que vous pourrez effectuer dans chacun d'entre eux. Le choix du type de journal est déterminant. Il ne sera plus possible de modifier le type de journal dès que le journal sera mouvementé. Pour créer un journal, utilisez la touche "Inser" ou menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter". Remplissez alors les champs de paramétrage, comme les racines interdites, la numérotation des pièces, la reprise des dates, le choix de contrepartie et le choix du libellé contenus dans l'onglet "Saisie". Création d'un compte Vous pouvez accéder à la liste des comptes depuis les menus Quotidien - Plan comptable entreprise ou Paramètres - Plan comptable entreprise. Le plan comptable répertorie l'ensemble des comptes existants sur l'exercice courant. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre les différentes classes de comptes. Pour créer un compte, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les champs de paramétrage comme, par exemple, le type de compte, le type de journaux autorisés et le sens de saisie, les options liées à l'échéancier, les options liées au lettrage contenus dans les onglets "Saisie" et "Options Diverses" Options à remplir dès maintenant Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à partir du menu Paramètres - Société. 17 EBP Comptabilité Open Line Pro La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options et, sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. Il est important de renseigner, en priorité, les parties suivantes : Coordonnées : Permet d'identifier le dossier. Trésor Public : Permet de renseigner toutes les informations liées aux impositions du dossier et notamment à la TVA. Options comptables : Permet de déterminer les principes de comptabilisation retenus pour l'ensemble du dossier. Les données de base Un certain nombre de données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles : - les paramétrages de TVA sur le dossier, - les paramétrages de TVA sur les comptes, - les valeurs par défaut dans les options du dossier, - les modes de règlements, - les civilités, - les codes postaux, - les départements, - les pays, - les codes NAF. Tout est prêt ! Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler. Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir : Comment créer un exercice ? Comment changer d'exercice courant ? Comment créer un journal ? Comment créer un compte ? Quel mode de saisie choisir ? Comment saisir dans un journal ? Comment saisir dans un guide ? Comment saisir dans un masque de saisie pratique ? Comment gérer les échéances ? Comment gérer les écritures de régularisation ? Comment consulter un compte ? Comment lettrer ou délettrer un compte ? Comment créer un rapprochement ? Comment simuler, confirmer ou valider une écriture ? Comment effectuer une déclaration de TVA ? Comment effectuer la clôture mensuelle ? Comment générer les A Nouveaux ? Comment effectuer la clôture annuelle ? Comment imprimer ? Comment consulter le journal des événements ? Comment restaurer ? Comment sauvegarder ? TRAVAILLER Comment créer un exercice ? Vous pouvez créer un nouvel exercice dans le menu Exercices/Clôtures - Exercices. Pour créer un exercice, vous pouvez activer: - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter dans le menu contextuel. 18 GUIDE Enfin, dans la nouvelle fiche exercice, saisissez les dates qui vous conviennent. Un dossier ne peut contenir au maximum que deux exercices ouverts. Aussi, si vous désirez créer un troisième exercice, vous devez d'abord effectuer la clôture annuelle du premier exercice. Comment changer d'exercice courant Le changement d'exercice courant est une opération qui est indispensable dès lors que plusieurs exercices existent sur le même dossier. Pour changer d'exercice courant, il vous suffit de sélectionner Exercices dans le menu Exercices/Clôtures. Puis lorsque la liste des exercices du dossier s'affiche, il suffit de pointer sur l'exercice courant désiré et de sélectionner Définir comme exercice courant, dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Comment créer un journal ? Vous pouvez créer un journal à partir du plan de journaux dans le menu Paramètres - Journaux. Pour créer un journal, vous pouvez activer : - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter dans le menu contextuel. Lorsque la nouvelle fiche journal est affichée, vous devez d'abord renseigner le type de journal et les éléments de l'en-tête puis modifier, si besoin, les paramétrages proposés par défaut. Comment créer un compte ? Vous pouvez créer un compte à partir du plan comptable accessible dans le menu Quotidien ou dans le menu Paramètres. Pour créer un compte, vous pouvez activer : - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter dans le menu contextuel. Lorsque la nouvelle fiche compte s'affiche, vous d'abord devez impérativement renseigner le type de compte et les éléments de l'en-tête puis vous pouvez, si besoin, modifier les propositions par défaut effectuées dans la fiche. Comment consulter un compte ? Le contenu et le solde d'un compte peuvent être consultés grâce au menu Quotidien - Consultation/Lettrage ou grâce au menu Consultation - Consultation/Lettrage. Le contenu et le solde d'un compte peuvent être consultés grâce au menu Quotidien - Consultation de compte. Il vous suffit de sélectionner ou de saisir le numéro de compte désiré dans le champ Compte, puis de renseigner tous les filtres en fonction des critères désirés (période, validation, comptes...). A l'issue de votre sélection, l'affichage des lignes d'écritures et du solde de la fenêtre consultation est mis à jour. Comment lettrer ou délettrer un compte ? Paramétrage des comptes Le lettrage et le délettrage sur un compte sont possibles, si les options qui conviennent ont été sélectionnées sur les options du dossier et sur la fiche compte. Pour paramétrer le dossier, vous devez sélectionner le menu Paramètres - Société - Options comptables - Valeurs par défaut et renseigner l'option Lettrage qui convient dans la zone Valeurs par défaut. 19 EBP Comptabilité Open Line Pro Pour paramétrer la fiche compte, vous devez sélectionner le menu Quotidien - Plan comptable entreprise ou le menu Paramètres - Plan comptable entreprise et renseigner l'option Lettrage qui convient dans l'onglet Paramétrage. Deux modes de lettrage Deux modes de lettrage existent : le lettrage manuel ou le lettrage automatique. Lettrage manuel Les lignes d'écritures affichées dans un compte peuvent être lettrées ou délettrées à partir : - du menu Quotidien - Consultation/Lettrage - du menu Consultation - Consultation/Lettrage - du menu Consultation - Lettrage simplifié Il vous suffit de sélectionner ou de saisir le numéro de compte désiré dans le champ Compte, puis de renseigner tous les filtres en fonction des critères désirés (période, validation, comptes...). Les lignes d'écritures peuvent être lettrées ou délettrées à condition de respecter les principes de fonctionnement du lettrage et les règles d'affichage de la fenêtre. Lettrage automatique Un ou plusieurs comptes peuvent faire l'objet d'un lettrage automatique à partir du menu "Consultation - Lettrage automatique". Comment créer un rapprochement ? Paramétrage de la fiche compte Pour être rapprochable, l'option "Rapprochement par journal" ou "Rapprochement par compte" doit être activée sur la fiche du compte, dans l'onglet Paramétrage. Création d'un rapprochement La création d'un rapprochement est possible à partir de la liste des rapprochements, accessible dans le menu Quotidien - Rapprochements. Dans cette liste, activez : - le bouton Ajouter de la barre d'outils, - la touche Inser de votre clavier, - ou la tâche Ajouter du menu contextuel. Puis, renseignez le contenu de la fenêtre complémentaire. Exécution d'un rapprochement Lorsque l'option Automatique est sélectionnée dans cette fenêtre complémentaire, alors la fenêtre de rapprochement présente les lignes d'écritures comptabilisées et les lignes de relevés qui pourront alors être pointées (manuellement ou automatiquement) entre elles. Lorsque l'option Automatique n'est pas sélectionnée dans cette fenêtre complémentaire, alors la fenêtre de rapprochement présente les lignes d'écritures comptabilisées qui pourront être pointées manuellement. Quel mode de saisie faut-il choisir ? L'application propose plusieurs modes de saisie. Chacun présente ses propres avantages et répond à des besoins différents. Nous vous les présentons ci-dessous, de la saisie nécessitant le moins de connaissances comptables à la saisie la plus professionnelle. Saisie pratique La saisie pratique est un mode de saisie simplifié, qui permet de saisir des achats, des ventes, des décaissements, des encaissements... sans devoir posséder de notions comptables. Saisie par écriture La saisie d'une écriture comptable est le mode de saisie comptable traditionnel. Elle permet de saisir une écriture en respectant, entre autres, les sens de saisie Débit/Crédit. 20 GUIDE Saisie par guide La saisie par guide est un mode de saisie qui permet de définir un schéma d'écriture spécifique pour une opération donnée. Elle permet donc d'automatiser la saisie comptable. Ce mode de saisie est un mode transitoire : pour qu'une opération soit visible dans les impressions, les consultations..., il faut nécessairement que cette opération soit comptabilisée dans la saisie par journal. Saisie par journal La saisie journal est le mode de saisie comptable traditionnel. Elle présente les écritures comptables sous forme de lignes distinctes qui doivent être saisies en respectant, entre autres, les sens de saisie Débit/Crédit. Une opération peut y être saisie directement ou être comptabilisée par l'intermédiaire des saisies par classeur, des saisies par guide, des saisies pratiques ou de la saisie au kilomètre. Saisie au kilomètre La saisie au kilomètre est un mode de saisie comptable. Elle permet de saisir dans un même masque toutes les écritures que vous désirez sans avoir besoin de changer de journal ou de mois, comme en Saisie par journal. C'est un mode de saisie transitoire, car toutes les écritures saisies par ce moyen sont déversées en Saisie par journal à chaque sauvegarde. Comment saisir dans un journal ? La saisie par journal dépend des journaux et des mois existants de l'exercice courant : - si l'exercice courant est ouvert, alors la saisie est possible sur tous les journaux/mois des exercices ouverts, - si l'exercice courant est clôturé, alors la saisie journal est accessible uniquement en mode consultation sur tous les journaux/mois de cet exercice clôturé. La fenêtre de saisie par journal est le lieu dans lequel vous pouvez comptabiliser directement vos écritures comptables ou effectuer, par exemple, la comptabilisation des pièces saisies dans la saisie guidée. Elle est accessible principalement grâce au menu Quotidien - Saisie par journal. Après avoir sélectionné votre journal dans la liste des journaux/mois, double cliquez sur la ligne du journal sélectionné, sélectionnez Saisir par journal dans le menu contextuel ou dans la barre de tâches. Mais d'autres accès existent comme Exercice/Clôtures - Gestionnaire de journaux - Saisie par journal ou comme les boutons Saisie par journal disponibles dans différentes fenêtres. Pour effectuer une saisie par journal, vous devez vous reporter aux règles d'affichage de la fenêtre et respecter ses règles de fonctionnement. Comment saisir dans un guide ? La saisie par guide est régie par différents principes. Modèles de guides La saisie par guide nécessite tout d'abord de créer le modèle de guide qui convient. Pour cela, vous devez accéder à la liste des modèles de guides grâce au menu "Paramètres - Modèles de guide". Dans cette liste, vous pouvez : - activer le bouton Ajouter dans la barre d'outils, - activer la touche Inser de votre clavier, - sélectionner la tâche Ajouter dans le menu contextuel. Enfin, lorsque le modèle est affiché, vous devez renseigner les différents champs du modèle de guide en fonction de vos besoins. Saisie par guide Lorsque le modèle est créé, vous pouvez créer le guide de saisie qui lui correspond. Pour cela, vous devez accéder à la liste des guides grâce au menu Quotidien - Saisie par guide. Dans cette liste, vous pouvez : - activer le bouton Ajouter dans la barre d'outils, - activer la touche Inser de votre clavier, 21 EBP Comptabilité Open Line Pro - sélectionner la tâche Ajouter dans le menu contextuel. Ensuite, lorsque le guide de saisie est affiché, vous devez sélectionner le type de guide à créer, renseigner les différents champs de l'en-tête de ce guide et enfin effectuer toutes les saisies désirées. La comptabilisation de ce guide se fait uniquement à la demande, grâce au bouton Comptabiliser de la barre d'outils. Saisie au kilmomètre Accès : Quotidien – Saisie au kilomètre La Saisie au kilomètre vous permet de saisir très rapidement des opérations de nature et de mois différents sans changer de fenêtre : factures, règlements, opérations diverses … Il s’agit d’une fenêtre de saisie et non de consultation : une fois les écritures enregistrées, elles seront consultables et modifiables en Saisie par journal. La provenance des écritures sera visible en Recherche d’écritures. A l’ouverture de la Saisie au kilomètre, l’écran est vide : saisissez alors rapidement toutes les écritures souhaitées puis enregistrez à n’importe quel moment par Ctrl + S ou le bouton Sauvegarder, puis continuez à ajouter des écritures. Les écritures saisies restent visibles sur fond gris mais ne sont plus modifiables dans la fenêtre de Saisie au kilomètre. La Saisie au kilomètre vous permet également de saisir les dates d’échéance de vos factures, mais le pointage de l’échéancier devra s’effectuer en Saisie par journal ou dans l'échéancier interactif. Navigation dans la fenêtre de saisie La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Choix de l’exercice Tous les exercices ouverts sont disponibles dans la saisie : choisissez l’exercice de saisie dans l’entête de la fenêtre. Colonnes par défaut • Journal : Vous pouvez saisir sur tous les types de journaux, sauf les journaux de type A Nouveaux et de type Trésorerie avec contrepartie pied de journal. • Date : La date est saisissable en totalité. Elle tient compte du paramétrage de la fiche du journal sélectionné (avec ou sans reprise de dates). • Pièce : La numérotation suit la numérotation paramétrée dans la fiche journal (avec ou sans reprise de pièce - en fonction du type de numérotation). Elle reste modifiable. Le numéro saisi dans la Saisie au kilomètre est un numéro "provisoire". En effet, il est possible qu'un autre utilisateur utilise ce même numéro avant que vous n'ayez sauvegardé votre travail. Si vous avez activé l'option Gestion des doublons dans les options du dossier, lorsque vous sauvegarderez votre saisie, alors un message vous signalera les doublons et vous proposera la renumérotation de vos pièces. Si vous n'avez pas activé cette option, vos numéros de pièces seront conservés en l'état. • Compte : Le compte peut être choisi dans le look-up ou crée directement en cours de saisie. Les comptes associés ne sont pas pris en compte en saisie au kilomètre. • Libellé : Un libellé est proposé par défaut en fonction de la règle définie sur le journal. Il reste modifiable. • Débit / Crédit : Le curseur est pré-positionné en fonction du sens de saisie défini sur la fiche du compte et du journal sélectionné. Vous pouvez équilibrer votre écriture en la soldant grâce à la touche F12 ou au bouton Equilibrer. • Date d’échéance : Cette colonne est renseignée sur les comptes de nature "Clients et comptes rattachés" et "Fournisseurs et comptes rattachés", lorsque vous saisissez dans un journal de type Achats, Ventes ou Opérations Diverses. Elle affiche la première date d'échéance calculée en fonction du Mode de règlement renseigné dans la fiche du compte. 22 GUIDE L'ouverture de l'échéancier peut être automatique (si vous avez sélectionné l'option Echéancier en cours de saisie dans la fiche du compte) ou manuelle (si vous cliquez sur le bouton "+" disponible dans le champ). • Moyen de paiement : Cette colonne est renseignée sur les comptes de nature "Clients et comptes rattachés" et "Fournisseurs et comptes rattachés", lorsque vous saisissez dans un journal de type Trésorerie. Ce champ est non obligatoire et vous permet de renseigner, si besoin, le moyen de paiement (chèque, virement...) par lequel vous réglez vos fournisseurs ou êtes réglés par vos clients. Champs obligatoires Pour passer à la ligne suivante, les champs suivants doivent obligatoirement être renseignés : • Journal • Date • Compte • Montant Tant que l'un de ces champs n’est pas renseigné, il vous sera impossible de passer à la ligne suivante. Affichage Un trait est automatiquement affiché à la fin d'une écriture dont l'équilibrage a été réalisé. Cet affichage a uniquement pour but de vous permettre de visualiser plus facilement votre Saisie au kilomètre. Tant que l'écriture courante n'est pas équilibrée, alors elle s'affiche en rouge. A l'équilibre, elle repasse en noir. Certains paramètres d'affichage peuvent être personnalisés dans Paramètres - Société - Général - Environnement de saisie, comme la grille horizontale, la grille verticale et la couleur des écritures déséquilibrées. Barre d’outils • Ajouter, insérer, supprimer : ces boutons vous permettent d'ajouter, d'insérer et de supprimer une ligne d'écriture. • Gestion des vues : ce bouton permet de modifier les vues et d'ajouter des colonnes optionnelles. • Monter, descendre : : ces boutons vous permettent de modifier l'ordre de priorité des lignes d'écritures. • Couper, coller, copier : ces boutons vous permettent de copier, couper et coller une ligne d'écriture. • Equilibrer (F12) : ce bouton et cette touche permettent de réaliser l'équilibre du journal. Sauvegarde La sauvegarde doit être une action volontaire de votre part. Elle s'effectue en cliquant sur le bouton Sauvegarder ou en utilisant la combinaison Ctrl+S. Elle ne tient pas compte de l'Option de saisie par journal activée dans Paramètres - Société - Options générales de saisie. Avertissements lors de l'enregistrement Les avertissements apparaissent uniquement lors de l'enregistrement de la Saisie au kilomètre. Ils sont de deux types. Avertissements non bloquants Ces avertissements vous signalent une anomalie, mais n'empêchent pas la génération de vos écritures en Saisie par journal. Montants négatifs : ce message apparaît si votre saisie contient des montants négatifs et que l'option Afficher en saisie les alertes sur les montants a été activée dans les options du dossier. Comptes non autorisés en saisie sur un type de journal / racines de comptes non autorisées dans un journal : ce message apparaît si votre saisie contient des "incohérences" entre les comptes et les journaux utilisés et que l'option Afficher en saisie les alertes sur les comptes a été activée dans les options du dossier. Gestion des doublons des numéros de pièces La gestion des doublons de numéros de pièce est effectuée lors de l'enregistrement de la Saisie au kilomètre, si l'option correspondante a été activée dans les options du dossier. A l'affichage de ces messages, les écritures s'enregistrent : toute modification devra donc s'effectuer en Saisie par journal. Avertissements bloquants 23 EBP Comptabilité Open Line Pro Ces avertissements vous signalent une erreur, que vous devez d'abord corriger. Ils concernent : • Déséquilibre du journal • Ecriture composée d’une seule ligne • Compte bloqué • Mois clôturé • Champ obligatoire manquant Totaux Une ligne de totalisation est présente en pied de masque : elle affiche le total des lignes débitrices et le total des lignes créditrices. Récapitulatif Un bouton Récapitulatif est disponible. Le récapitulatif présente une vue synthétique de votre Saisie au kilomètre : - il affiche les totaux des Débits, Crédits et Soldes pour chaque mois et chaque journal ; - il met en évidence les déséquilibres. Impression du brouillon Le bouton Impression du brouillon permet d'imprimer sous forme de brouillon les écritures saisies dans cette option. Comment saisir en saisie pratique ? La saisie pratique permet de saisir vos opérations sans aucune notion comptable préalable. Des modèles pré-paramétrés vous sont proposés et vous permettent de saisir les opérations suivantes : facture d'achats, facture de ventes, avoir ou remise, encaissement client, décaissement fournisseur et d'autres opérations. Pour accéder aux saisies pratiques, il faut sélectionner les menus Quotidien - Saisie pratique puis le type d'opération à effectuer (Mes achats, Mes ventes, Ma trésorerie). Puis pour ajouter une nouvelle saisie, vous disposez de plusieurs moyens : - faire Inser, - cliquer sur Ajouter dans la barre d'outils, - sélectionner Ajouter dans le menu contextuel. Comment simuler, confirmer ou valider une écriture ? Pour simuler, confirmer ou valider une écriture, vous devez être positionné sur en mode de saisie comptable : saisie par journal, saisie par écriture. Vous pouvez choisir pour une écriture l'un des trois statuts suivants : - écriture simulée, - écriture non validée ou confirmée, - écriture validée. Le même statut s'applique à toutes les lignes d'une même écriture. Le statut de chaque écriture est visible dans la colonne "Statut" des différents affichages. La modification de ce statut s'exécute en saisie par journal ou dans la saisie par écriture en sélectionnant l'une des options suivantes : - Bouton Traitement sur les écritures - Simuler l'écriture - Bouton Traitement sur les écritures - Confirmer l'écriture - Bouton Traitement sur les écritures - Valider l'écriture courante - Bouton Traitement sur les écritures - Valider tout - Menu Actions - Simuler l'écriture - Menu Actions - Confirmer l'écriture - Menu Actions - Valider l'écriture courante - Menu Actions - Valider tout La modification du statut peut aussi être commandée pour l'intégralité d'un journal et d'un mois à partir du gestionnaire de journaux, accessible par le menu Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux. 24 GUIDE Comment gérer les écritures de régularisation ? Principes généraux des écritures de régularisation De nombreux principes régissent la gestion des écritures de régularisation, dont font partie les Factures Non Parvenues, les Factures A Emettre, les Charges Constatées d'Avance, les Produits Constatés d'Avance... Des exemples de ce type d'écriture sont disponibles. Comment définir une écriture de régularisation ? Il suffit de se positionner sur la ligne d'écriture de la saisie journal que l'on veut régulariser. En fonction du compte de cette ligne, l'un de ces deux boutons peut être actif : - si le compte est un compte Fournisseur ou un compte Client, alors le bouton Facture à recevoir ou à émettre est actif, - si le compte est un compte Charge ou un compte Produit, alors le bouton Charge ou Produit constaté d'avance est actif. L'activation de ce bouton permet d'afficher la fenêtre de paramétrage de Facture non parvenue ou à recevoir ou de Charge ou Produit constaté d'avance. Comment générer les écritures de régularisation ou d'extourne ? Dans la fenêtre de paramétrage des Factures Non Parvenues ou A Emettre comme dans la fenêtre de paramétrage des Charges et Produits Constatés d'Avance, il faut renseigner un certain nombre de champs obligatoires. Lorsque tous ces champs sont valides, il suffit de cliquer sur les boutons disponibles Générer l'écriture de régularisation et/ou Générer l'écriture d'extourne. Les écritures voulues seront alors générées automatiquement dans la saisie journal. Comment suivre les écritures de régularisation ? Les écritures qui sont définies comme étant des écritures de régularisation sont répertoriées dans deux listes. Un certain nombre d'actions (visualisation, comptabilisation...) y sont également disponibles. Comment gérer les échéances ? Paramétrage des comptes La gestion des échéances dépend des paramétres sélectionnés sur les valeurs par défaut des options du dossier puis sur la fiche compte. Pour paramétrer les valeurs par défaut du dossier, vous devez : - sélectionner le menu Paramètres - Société - Options comptables - renseigner l'option Echéancier qui convient dans la Valeurs par défaut. Pour paramétrer la fiche compte, vous devez : - sélectionner le menu Quotidien - Plan comptable entreprise - renseigner l'option Echéancier qui convient dans l'onglet Paramétrage. Saisie des échéances La saisie des échéances s'effectue à partir de la saisie par journal ou à partir d'une nouvelle écriture comptable. La saisie d'une date d'échéance est possible en saisissant directement une date dans la colonne Date d'échéance. L'ouverture de l'échéancier et sa modification sont possibles soit en cliquant sur le bouton Echéancier disponible dans la barre de tâches, soit en cliquant sur le bouton "+" présent dans la colonne Date d'échéance. L'échéancier autorise un nombre illimité d'échéances par pièce. Pointer les échéances Pour effectuer le pointage d'une échéance, il suffit de cliquer sur le bouton Pointages disponible dans la barre de taches de la saisie journal. 25 EBP Comptabilité Open Line Pro Impression des échéances Toutes les échéances saisies peuvent être imprimées sous forme d'échéancier ou de Balance âgée et filtrées en fonction de leur date d'échéance (échues ou à échoir Echues = Dettes et créances dont le terme est dépassé et n'ont pas encore été payées. A Echoir = Dettes et créances qui ne sont pas encore arrivées à terme.). Comment effectuer une déclaration de TVA ? Avant toute saisie, vous devez tout d'abord : - paramétrer la TVA au niveau du dossier, - paramétrer la TVA au niveau des comptes. Puis, après ces paramétrages, vous pouvez exécuter les opérations liées à la déclaration elle-même : - création d'une déclaration de TVA, - exécution de la déclaration de TVA. Paramétrer la TVA sur le dossier Vous devez tout d'abord renseigner dans le menu Paramètres - Société - Coordonnées et Identification tous les éléments nécessaires à la gestion de la TVA sur votre dossier et à l'établissement des déclarations à proprement parler. Paramétrer de la TVA sur les comptes Ensuite, vous devez renseigner pour chaque compte, les différents champs de la zone "Paramétrage TVA" de l'onglet Paramétrages. Des exemples de paramétrage de comptes et de schémas d'écritures sont disponibles. Créer une nouvelle déclaration Vous pouvez créer une nouvelle déclaration dans la liste des déclarations de TVA, grâce au menu Quotidien - Déclarations de TVA, en : - activant le bouton Ajouter de la barre d'outils, - activant la touche Inser de votre clavier, - sélectionnant la tâche Ajouter dans le menu contextuel. Une fenêtre complémentaire vous permet de sélectionner la déclaration et la période de déclaration à créer. Exécuter une déclaration Après la validation de la fenêtre de création, le contenu même de la déclaration et des lignes qu'elle contient est affiché. Régulariser une déclaration Des exemples de régularisations à saisir lorsque la déclaration contient des montants négatifs sont disponibles. Comment effectuer la clôture mensuelle ? La clôture mensuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible les éléments saisis sur un mois et un journal de l'exercice courant. Pour pouvoir la mener à bien, vous devez d'abord vous assurer d'avoir respecté un certain nombre de principes. La clôture mensuelle est accessible dans le menu Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux. Dans le gestionnaire de journaux, vous devez d'abord sélectionner les journaux/mois que vous voulez clôturer : - soit en cochant la case située à gauche de la ligne, - soit en utilisant la combinaison Ctrl + Espace, - soit en utilisant le clavier et la souris Ctrl + Clic gauche de la souris. Les journaux/mois sélectionnés sont mis en surbrillance. Puis, dans la barre de tâches, sélectionnez Clôturer journaux/mois. Comment générer les A Nouveaux ? A Nouveaux automatiques La génération des A Nouveaux vise à enregistrer automatiquement le résultat comptable d'un exercice. 26 GUIDE Cet enregistrement peut être : - provisoire, s'il est généré en cours d'exercice, - ou définitif, s'il est généré au cours de la clôture annuelle ou après celle-ci. Dans les options du dossier, vous devez d'abord sélectionner le mode de génération des A Nouveaux, leur niveau de détail... Ensuite vous devez définir l'exercice destination ( = premier exercice suivant) comme étant l'exercice courant. Enfin, pour procéder à la génération des A Nouveaux, deux entrées sont disponibles : - menu Exercices/Clôtures - Exercices puis de la liste des exercices, - menu Quotidien - Exercices puis de la liste des exercices, De là, vous pouvez sélectionner Générer les A Nouveaux dans la barre de tâches. Lorsque la génération des A Nouveaux est demandée, un assistant s'ouvre : il est impératif que tous les contrôles qu'il contient soient exécutés avec succès pour que les A nouveaux soient effectivement générés. Pour information, les règles et accès valables pour la génération des A nouveaux sont également valables pour leur suppression. Balance d'ouverture Des A Nouveaux peuvent être saisis manuellement par l'intermédiaire de la Balance d'ouverture. Cette option s'avère particulièrement intéressante lorsque le dossier a d'abord été géré sur un autre logiciel puis que sa comptabilité est transférée sur Open Line. Pour créer cette balance d'ouverture, deux entrées existent : - menu Exercices/Clôtures - Exercices, - menu Quotidien - Saisie par journal, Sur un même exercice, il n'est pas recommandé de générer à la fois les A Nouveaux automatiques et une Balance d'ouverture. Comment effectuer la clôture annuelle ? La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible tous les éléments d'un exercice comptable. Pour pouvoir la mener à bien, vous devez d'abord vous assurer d'avoir respecté un certain nombre de principes. La clôture annuelle est accessible dans le menu Exercices/Clôtures - Clôture annuelle et passe par l'utilisation d'un assistant qui détaille la totalité des contrôles et des traitements. Comment imprimer ? Une impression peut être lancée de plusieurs façons : A partir d'une fiche, d'un masque de saisie..., cliquez simplement sur le bouton Imprimer de la barre d'outils. A partir d'une liste, cliquez sur le bouton Imprimer de la barre d'outils pour accéder à la page de filtres. A partir de chaque menu, sélectionner Impression, puis la catégorie et/ou le modèle d'impression désiré. Toutes ces impressions sont régies par un fonctionnement uniforme (Fenêtre principale de navigation, Modèles d'impression, Mots clefs, Filtres et aperçus). Des modèles par défaut existent et permettent d'imprimer, entre autres : - un journal, - un Grand Livre, - une balance, - une Balance Agée, - un échéancier, - un bilan, - un compte de résultat, - un journal centralisateur, - un rapprochement, - un comparatif entre N et N-1, - une situation de compte, 27 EBP Comptabilité Open Line Pro 28 - un avancement de la saisie, - un suivi des écritures. Ces modèles sont modifiables et peuvent être paramétrés à votre convenance grâce à l'éditeur de modèles. DIVERS Comment consulter le journal des événements ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant les différents événements intervenus sur le dossier comme, par exemple,: la modification du type de numérotation dans un journal, la date de la validation des écritures, la date de la clôture mensuelle... Comment sauvegarder ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde rapide. Comment restaurer ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. MANUEL FICHIER Nouveau dossier Accès : Fichier - Nouveau Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du dossier. Ces étapes consistent à : Sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur). En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes : Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à : Saisir le nom du serveur, La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de : - sélectionner le protocole, - saisir l'authentification de l'utilisateur. La suite de la création du dossier est identique à "lorsque les données sont installées sur l'ordinateur". Pour l'installation avec les données sur l'ordinateur, vous devez ensuite : Saisir le nom de la base de données, Saisir l'identification et les coordonnées de la société, Saisir d'autres informations et les informations de TVA, La territorialité est obligatoire car elle détermine un certain nombre de fonctionnalités dans l'application comme par exemple les taux de TVA pour le dossier. Il en va de même pour l'option de calcul de la TVA. Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée (codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris). Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable général. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de dossier. Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. Vous allez alors voir une barre de progression qui permet d'ouvrir un nouveau dossier et d'importer les tables par défaut. A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de saisir et de renseigner les options. Créer un nouveau raccourci Accès : Fichier - Créer un nouveau raccourci Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application. La création d'un raccourci de la base passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création d'un raccourci. • La 1ère étape vous présente l'assistant de création ; 29 EBP Comptabilité Open Line Pro Vous devez ensuite sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur où elles sont sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez les étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à : Saisir le nom du serveur, La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de : Sélectionner le protocole, Saisir l'authentification de l'utilisateur. La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : • L'étape suivante vous demande d'indiquer le nom du dossier (nom de la base de données) que vous souhaitez ouvrir ; • Enfin, les paramètres que vous avez saisi sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton Lancer pour créer le raccourci. • Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données. Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton Annuler. Ouvrir un dossier Accès : Fichier - Ouvrir Cette fonction permet d'ouvrir un dossier. Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche. Vous devez sélectionner le répertoire des données de Comptabilité et sélectionner le raccourci de la base que vous souhaitez ouvrir. Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton Annuler et appeler la fonction "Créer un nouveau raccourci" du menu Fichier. Fermer un dossier Accès : Fichier - Fermer Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application. Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier. Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. Quitter l'application Accès : Fichier - Quitter Cette fonction permet de fermer l'application. Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture de l'application, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. AFFICHAGE Tableau de bord Accès : Affichage - Afficher le tableau de bord Le tableau de bord permet de visualiser à la date système les éléments comptables les plus importants de votre exploitation. Contenu du tableau de bord Trois parties distinctes existent dans le tableau de bord livré par défaut : 30 MANUEL Situation de trésorerie Cet état se décompose en deux parties : Disponibilités : affiche le solde des comptes de caisse (Comptes de nature Caisse), le solde des comptes bancaires (comptes de nature Banque et Chèques postaux) et le solde des autres comptes financiers (Comptes de nature Autres comptes financiers) à la date système. Etat des créances et dettes : présente le solde des échéances échues et à échoir, par rapport à la date système. Les Créances et les Dettes diverses sont calculés grâce à la nature de compte Créances et Dettes diverses. Comparatif des résultats cumulés Ce graphique permet de comparer le résultat cumulé de l'exercice courant par rapport à celui de l'exercice précédent. Le résultat comptable est la différence existant entre la somme de tous les comptes de nature Produits et la somme de tous les comptes de nature Charges (= "nature Produits - nature Charges"). Comparatif chiffre d'affaire, résultat comptable et marge brute Ce graphique vous présente trois valeurs clefs pour suivre votre activité sur l'exercice courant. Le chiffre d'affaires correspond au cumul de tous les comptes de racine 70. La marge brute est la somme de tous les comptes de racine 70, 71, 72, 73 et 791 diminuée de tous les comptes de racine 60 (= racines "70+71+72+73+791-60") Il peut exister une divergence entre les éléments affichés dans le tableau de bord de la Comptabilité et le tableau de bord de la Gestion commerciale. Cette divergence peut provenir par exemple : - de pièces saisies directement en comptabilité, sans avoir été saisies sur la Gestion Commerciale ; - de pièces saisies sur la Gestion Commerciale mais n'ayant pas encore été transférées en Comptabilité. Afficher ou ne plus afficher le tableau de bord Lors de l'ouverture du dossier, le tableau de bord peut être affiché automatiquement. Pour cela il suffit de cocher la case Outils - Options - Apparence - Afficher le tableau de bord. Ecran de démarrage Accès : Affichage - Ecran de démarrage Cet écran vous permet de visualiser l'enchaînement des principales fonctions disponibles dans l'application. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Saisie mois courant : permet de se positionner sur la liste des journaux/mois pour accéder à la saisie par journal. Echéancier / Règlements : permet d'accéder à Démarrer une tâche du menu Echéancier/Règlement. Consultation / Lettrage : permet d'ouvrir la fenêtre de consultation sur le compte consulté en dernier. Rapprochement bancaire : permet d'accéder à la liste des rapprochements existants sur l'exercice courant. Déclaration de TVA : permet d'accéder à la liste des déclarations de TVA. Balance Clients et Fournisseurs : permet d'accéder à la Balance interactive. Situations de comptes : permet d'accéder à l'impression des situations de comptes de vos clients et de vos fournisseurs. Tableau de bord : permet d'afficher le tableau de bord du dossier. QUOTIDIEN 31 EBP Comptabilité Open Line Pro Quotidien - Démarrer une tâche Accès : Quotidien - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Saisie par journal : permet de se positionner sur la liste des cumuls des journaux pour accéder à la saisie par journal. Consultation/Lettrage : permet d'ouvrir la fenêtre de consultation ou de lettrage sur le compte consulté ou lettré en dernier. Rapprochement bancaire : permet d'accéder à la liste des rapprochements existants sur l'exercice courant. Relevé bancaire : permet d'accéder à la liste des relevés bancaires utilisés lors de la génération des rapprochements automatiques. Déclaration de TVA : permet d'accéder à la liste des déclarations de TVA créées sur le dossier et d'en créer une nouvelle. Recherche d'écritures : permet d'accéder à la liste regroupant toutes les écritures comptabilisées et d'y effectuer une recherche. PLAN COMPTABLE ENTREPRISE Plan comptable Accès : Quotidien - Plan comptable entreprise OU Paramètres - Plan comptable entreprise La gestion de la liste du plan comptable est commune à toutes les listes. Le plan comptable choisi par défaut lors de la création du dossier est importé sur le premier exercice comptable et son contenu reste modifiable à tout moment. Les créations, suppressions et modifications du plan comptable sont propagées automatiquement sur les exercices postérieurs à l’exercice courant, que ces exercices soient déjà créés ou à créer. En revanche, en aucun cas, les créations, suppressions et modifications intervenant dans le plan comptable ne sont rétroactives sur les exercices précédents. Un compte comptable peut être supprimé uniquement s’il n’a pas été mouvementé sur l’exercice duquel il est supprimé. La liste du plan comptable est divisée en onglets successifs : L’onglet « Tous » affiche tous les comptes du plan comptable sans distinction, du compte 1 au compte 9zzzzzzzzz. L’onglet « Capitaux » affiche tous les comptes de la classe 1 « Comptes de Capitaux », soit tous les comptes compris entre 1 et 1zzzzzzzzz. L’onglet «Immobilisations » affiche tous les comptes de la classe 2 « Comptes d’Immobilisations », soit tous les comptes compris entre 2 et 2zzzzzzzzz. L’onglet « Stocks » affiche tous les comptes de classe 3 « Comptes de Stocks et En-cours », soit tous les comptes compris entre 3 et 3zzzzzzzzz. L’onglet « Fournisseurs » affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 40 et 40zzzzzzzzz. L’onglet « Clients » affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 41 et 41zzzzzzzzz. 32 MANUEL L’onglet « Autres Tiers » affiche tous les autres comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 4 et 4zzzzzzzzz et non déjà présents dans les onglets Fournisseurs et Clients. L’onglet « Financiers » affiche tous les comptes de classe 5 « Comptes Financiers», soit tous les comptes compris entre 5 et 5zzzzzzzzz. L’onglet « Charges » affiche tous les comptes de classe 6 « Comptes de Charges », soit tous les comptes compris entre 6 et 6zzzzzzzzz. L’onglet « Produits » affiche tous les comptes de classe 7 « Comptes de Produits », soit tous les comptes compris entre 7 et 7zzzzzzzzz. Les colonnes du plan comptable reprennent les valeurs principales des fiches comptes Les colonnes N° de compte et Intitulé affichent le numéro et l’intitulé de la fiche du compte créé. Les colonnes Echéancier et Bloqué affichent une coche si l’option correspondante a été activée dans la fiche de ce compte. Les colonnes Débit et Crédit et Solde affichent le montant cumulé des mouvements intervenus sur ce compte durant l’exercice courant. Une ligne de totalisation de tous les Débits et de tous les Crédits affichés est disponible en pied de la liste. La colonne Type de compte affiche le type du compte qui peut être soit Racine, soit Détail. Les colonnes A et V indiquent si le compte est autorisé à être utilisé en Saisie pratique sur Achats (A) et/ou sur Ventes (V). Les actions possibles dans la liste Outre, les actions standards possibles sur toutes les listes, quelques actions supplémentaires sont disponibles : Consultation/Lettrage : pour accéder à la consultation de compte sans changer de menu, il vous suffit de sélectionner un compte dans la liste puis de cliquer sur la tâche Consultation/Lettrage. Cette action est possible sur un seul compte à la fois. Nature d'achat saisie pratique / Nature de vente saisie pratique : pour autoriser ou interdire un compte en Saisie pratique, sans avoir à ouvrir la fiche de ce compte, il vous suffit de le sélectionner dans la liste puis de cliquer sur la tâche Nature d'achat saisie pratique ou sur la tâche Nature de vente saisie pratique. Cette action est également possible sur plusieurs comptes à la fois. Autoriser/interdire le lettrage approché : pour autoriser ou interdire le lettrage approché sur un compte, sans ouvrir la fiche de ce compte, il vous suffit de le sélectionner dans la liste puis de cliquer sur la tâche Autoriser/interdire le lettrage approché. Cette action est possible également sur plusieurs comptes à la fois. Fiche compte Accès : Quotidien - Plan comptable entreprise OU Paramètres - Plan comptable entreprise La gestion de la fiche compte est commune à l’ensemble des fiches. Cette fiche se décompose en plusieurs onglets. - un en-tête Description de l'en-tête - un onglet Paramétrage Lettrage et rapprochement Autoriser le lettrage Autoriser le lettrage approché Prochain code lettrage Type de rapprochement 33 EBP Comptabilité Open Line Pro Règlement Gestion des échéanciers Mode de règlement Paramétrage de TVA Paramétrage de TVA Saisies pratiques Nature d'achat et Nature de vente - un onglet Paramétrage avancé Divers Comptes bloqués AN non détaillés Centralisation sur le Grand Livre Types de journaux autorisés et sens de saisie Type de journaux autorisés et sens de saisie Comptes associés Comptes associés - un onglet Coordonnées Cet onglet vous permet de renseigner l'adresse principale de facturation, le contact principal de facturation et les coordonnées bancaires principales du compte. Ces informations sont liées à la fiche Tiers : La modification de cet onglet entraînera la modification de la fiche Tiers et inversement. - un onglet Cumuls Description de l'onglet - un onglet Notes La gestion de l'onglet Notes est commune à toutes les fiches. - Autres actions possibles Certaines actions sont possibles sur un compte à partir de sa fiche : - Consultation du compte - Lettrage du compte - activation des saisies pratiques - Options diverses Un certain nombre de boutons sont disponibles dans la barre d'outils de la fiche compte. Ils permettent de faciliter la navigation entre l'application de comptabilité et l'application de Gestion Commerciale, ainsi que vers des sites internet. Fiche Tiers : Ce bouton permet d'accéder à la fiche Tiers et la totalité des contacts, adresses et coordonnées bancaires... d'un Tiers. La fiche Tiers ouverte dépend de l'application qui a créée le compte : - Lorsque le compte a été créé en Gestion commerciale, alors la fiche Tiers de la Gestion Commerciale est ouverte. - Lorsque le compte a été crée en Comptabilité, alors la fiche Tiers de la Comptabilité est ouverte. Solvabilité : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet permettant de répondre aux questions de solvalibité. Plan : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet fournissant des plans. Itinéraires : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet fournissant des itinéraires. 34 MANUEL SAISIE PAR JOURNAL SAISIE PAR JOURNAL Saisie par journal : la liste des journaux/mois Accès : Quotidien - Saisie par journal Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est possible directement. Elle affiche par journal et par mois les cumuls débiteurs et créditeurs enregistrés en comptabilité. Elle permet également d'accéder aux différents masques de saisie comptables. Les onglets Trois onglets différents sont proposés : chacun propose un tri différent de la même liste. Mois en cours Cet onglet affiche tous les journaux/mois existants sur le mois courant. Définition du mois en cours : - Si le mois système Mois système = Mois de l'ordinateur. est inclus dans l'exercice courant, alors le mois en cours est le mois système. Exercice courant 01/01/2008 au 31/12/2008 ; Date système : 10/03/2008 ; Mois en cours : Mars 2008. - Si le mois système Mois système = mois de l'ordinateur. est situé hors de l'exercice courant, alors le mois en cours est un mois qui est, à la fois, le plus proche du mois système et inclus dans l'exercice courant. Exercice courant 01/01/2007 au 31/12/2007 ; Date système : 10/03/2008 ; Mois en cours : décembre 2007. Tous les mois Le contenu de la liste dépend de l'état de l'exercice courant : - Si l'exercice courant est clôturé, alors seuls les mois de cet exercice clôturé sont visibles. - Si l'exercice courant est ouvert, alors tous les mois des exercices non clôturés sont visibles. Cet onglet affiche tous les journaux et tous les mois, triés d'abord par mois puis par journal. Tous les journaux Le contenu de la liste dépend de l'état de l'exercice courant : - Si l'exercice courant est clôturé, alors seuls les mois de cet exercice clôturé sont visibles. - Si l'exercice courant est ouvert, alors tous les mois des exercices non clôturés sont visibles. Cet onglet affiche tous les journaux et tous les mois, triés d'abord par journal puis par mois. Le contenu de la liste Quelque soit l'onglet sélectionné, le contenu de la liste reste identique : Débit : Affiche la somme de tous les montants débiteurs saisis sur un journal et une période. Elle est identique à la somme figurant en pied de ce journal/mois dans la colonne Débit. Crédit : Affiche la somme de tous les montants créditeurs saisis sur un journal et une période. Elle est identique à la somme figurant en pied de ce journal/mois dans la colonne Crédit. Un journal/mois doit être obligatoirement équilibré : la somme de tous les montants débiteurs doit être égale à la somme de tous les montants créditeurs. Lignes au débit : Ce champ affiche le nombre de lignes d'écritures saisies au débit sur un journal/mois. Lignes au crédit : Ce champ affiche le nombre de lignes d'écritures saisies au crédit sur un journal/mois. Clôturé : Une icône est affichée si un journal/mois a fait l'objet d'une clôture mensuelle. Si un journal/mois n'a pas été mouvementé, alors la ligne correspondante reste vierge. Le cumul des journaux/mois est automatiquement remis à jour à chaque saisie. Accéder à la saisie Plusieurs modes de saisies comptables vous sont proposés. Pour accéder à la saisie journal, il suffit de sélectionner un journal et une période, puis de choisir l'une ces possibilités : - double cliquer sur la ligne désirée ; - faire Entrée sur la ligne désirée ; - sélectionner Saisie par journal dans la barre de tâches ; 35 EBP Comptabilité Open Line Pro - sélectionner Saisie par journal dans le menu contextuel Menu contextuel = Clic droit de la souris.. Pour accéder à la saisie d'une nouvelle écriture comptable, il suffit de sélectionner un journal et une période, puis de choisir l'une de ces possibilités : - sélectionner Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ; - sélectionner Nouvelle écriture comptable dans le menu contextuel Menu contextuel = Clic droit de la souris. . Pour accéder à la saisie de la balance d'ouverture, il suffit de sélectionner un journal et une période, puis de choisir l'une de ces possibilités : - sélectionner Saisir la balance d'ouverture dans la barre de tâches ; - sélectionner Saisir la balance d'ouverture dans le menu contextuel Menu contextuel = Clic droit de la souris. . Corps de la fenêtre de saisie par journal Accès : Quotidien - Saisie par journal C'est à l'intérieur de la fenêtre de saisie que les opérations de saisie sont enregistrées. Cette page détaille les règles de navigation entre les lignes et les écritures, le contenu des différentes colonnes et leur comportement, le calcul des totaux des journaux. La saisie est régie par des principes de comptabilisation (lignes d'écritures, écritures comptables, mentions obligatoires, équilibrage des journaux). La saisie journal est le mode standard de comptabilisation. Il permet de saisir sur un même journal/mois plusieurs écritures, sans sortir du masque de saisie. C'est également le lieu dans lequel sont déversées toutes les écritures comptables provenant d'autres fonctionnalités (Saisie par guide ; écritures transférées de la Gestion Commerciale ; saisie par écriture...). Navigation dans la fenêtre de saisie La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Colonnes obligatoires affichées par défaut pour tous les types de journaux Les colonnes sont listées de gauche à droite : Statut Les différents statuts : Le statut s'applique à une écriture et donc à toutes les lignes d'écriture qui la composent. - Ecritures non validées (ni validées, ni simulées) : Les écritures possèdent par défaut le statut "non validé" lors de leur création. Elles sont modifiables et possèdent un statut vierge. Ce statut reste modifiable. - Ecritures validées : Dans certains cas (validation, clôture mensuelle, clôture annuelle), il est nécessaire de valider les écritures comptables, c'est-à-dire de les rendre intangibles. Elles affichent alors un statut "V". Ce statut n'est plus modifiable. - Ecritures simulées : Dans d'autres cas (situation périodique), il peut être nécessaire de passer les écritures comptables en mode "Simulé". Elles sont alors facilement identifiables, restent modifiables et sont obligatoirement exclues des opérations de rapprochement bancaire. Elles affichent alors un statut "S". Ce statut reste modifiable. Changement de statut : Le statut d'une écriture peut être modifié grâce au menu Ecritures ou grâce au menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris, sachant qu'une écriture ne peut posséder qu'un seul statut à la fois. Trois opérations sont possibles en fonction du statut en cours sur l'écriture sélectionnée : - Simuler : si l'écriture est de statut "Non validé", elle prend le statut "Simulé". - Confirmer : si l'écriture est de statut "Simulé", elle prend le statut "Non validé". - Valider : si l'écriture est de statut "Non validé", elle prend le statut "Validé". Cas particulier du journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal Le journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écriture du journal. Le même statut s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. Jour * Le jour de saisie s'entend ici comme un jour calendaire, dépendant de l'exercice courant et de la période de saisie sélectionnée. Le jour peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier. 36 MANUEL Le comportement de la date dépend du paramétrage "Reprise de date" effectué dans la fiche journal. N° de pièce Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Même si un numéro de pièce est proposé, il reste néanmoins modifiable par l'utilisateur. N° de document Lorsque la pièce provient d'une autre application (par exemple : Gestion Commerciale), alors ce champ affiche le numéro que ce document possède dans son application d'origine. Lorsque la pièce provient de la saisie guidée, alors ce champ affiche le numéro de l'écriture guidée à l'origine de cette écriture. Dans tous les autres cas, ce champ reste vierge et librement saisissable. Compte * La liste des comptes existants sur l'exercice courant est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. Pour obtenir les affichages des messages d'alerte sur les comptes saisis dans un mauvais journal, vous devez d'abord activer l'option Afficher en saisie les alertes sur les comptes dans les Options comptables. Les messages d'alerte affichés peuvent être : - bloquants et vous interdire de saisir le compte désiré, car ce compte est bloqué ; - non bloquants et vous permettre de poursuivre malgré tout votre saisie, quand le compte désiré n'est pas autorisé en saisie sur type de journal ou quand il fait partie des racines interdites de ce journal. Afin de vous faciliter la saisie des chaînes de comptes associés peuvent être créées. Libellé Le comportement du Libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Même si un libellé est proposé, il reste néanmoins modifiable par l'utilisateur. D'autre part, quelque soit le paramétrage de la fiche journal, il est possible de choisir dans la liste déroulante l'un des libellés type disponible et ainsi de remplacer le libellé proposé sans avoir à le resaisir manuellement. Débit / Crédit * Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend : - du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, - de la nature du compte saisi, - du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Dans tous les cas, le sens par défaut proposé peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Il ne peut pas être nul. Il peut être négatif. Néanmoins, si vous souhaitez limiter l'utilisation des montants négatifs, vous pouvez activer l'option Afficher en saisie les alertes sur les montants dans les Options comptables. Ainsi, à chaque saisie d'un montant négatif, un message d'alerte non bloquant sera affiché. Une écriture doit obligatoirement être équilibrée, c'est-à-dire que la somme des Débits de toutes les lignes qui la composent doit être égale à la somme des Crédits de toutes les lignes de la même écriture. Date d'échéance Cette colonne est uniquement présente dans les journaux de type Achats, Ventes et Opérations Diverses. Elle est accessible sur les comptes de natures Clients et Comptes rattachés et Fournisseurs et comptes rattachés. Elle affiche par défaut la première date d'échéance calculée en fonction du Mode de règlement présent dans la fiche du Tiers saisi. La date de l'échéance présentée peut être modifiée de plusieurs façons : - en saisissant directement dans le champ, - en sélectionnant une date dans le calendrier en cliquer sur le bouton d'accès à la liste déroulante,. - en modifiant l'échéancier, en cliquant sur le bouton "+" disponible dans le champ. Moyen de paiement Cette colonne est uniquement présente dans les journaux de type Trésorerie. Elle est accessible sur les comptes de natures Clients et Comptes rattachés et Fournisseurs et comptes rattachés. Elle est vierge par défaut et vous permet de renseigner le moyen de paiement par lequel vous avez réglé votre Fournisseur ou avez été réglé par votre Client. Totaux du journal Ces cumuls sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont reportés sur le cumul des journaux. 37 EBP Comptabilité Open Line Pro L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal. Débit : La somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie. Crédit : La somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie. Présentation de la fenêtre de saisie comptable Accès : Quotidien - Saisie par journal OU Quotidien - Nouvelle écriture comptable La gestion de la fenêtre de saisie est, dans les grandes lignes, commune à toutes les fiches. La fenêtre de saisie comptable s'applique à la saisie par journal et à la saisie par écriture. Cette page d'aide détaille les différents éléments dont la fenêtre de saisie comptable est composée. Barre de menus La barre de menus permet de réaliser un certain nombre d'actions liées au journal et au mois affiché. Les menus sont Fichier, Edition, Actions, Vues, ?. Barre d'outils La barre d'outils est représentée par des menus déroulants qui permettent de réaliser un certain nombre d'actions dans la fenêtre de saisie. Ces menus déroulants reprennent en partie les tâches disponibles dans la barre de menus, mais en facilitent l'utilisation : Sauvegarder : Permet de sauvegarder les saisies effectuées, sans fermer la fenêtre de saisie. La sauvegarde des écritures n'est pas automatique. Nous vous recommandons d'effectuer fréquemment leur sauvegarde ou de paramétrer les options du dossier, en cochant l'option Sauvegarde automatique dès l'équilibre de l'écriture, disponible dans Paramètres - Paramétrages - Options de saisie. Sauvegarder et Fermer : Permet de sauvegarder les saisies effectuées et de fermer la fenêtre de saisie. Fermer : Permet de fermer la fenêtre de saisie. Lorsque ce bouton est activée, un message de confirmation de sauvegarde apparait. Ce message concerne toutes les écritures saisies qui n'ont pas encore été sauvegardées et pas seulement la dernière écriture saisie ou modifiée. Annuler/Refaire : Permettent d'annuler et de refaire autant de fois que nécessaire les dernières actions réalisées et évite de devoir les reconstituer manuellement. Le logiciel mémorise les 15 dernières actions accomplies. Pour connaître les règles d'activation et de désactivation de ces options en saisie journal, il est nécessaire de se reporter aux Options Comptables du dossier. Précédent/Suivant : Permet de naviguer entre les différents masques de saisie sans être obligé de sortir de la saisie. Les règles de navigation dépendent de la liste à partir de laquelle la fenêtre de saisie a été ouverte. - Accès à la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie journal - Mois en cours : la navigation s'effectue d'un journal à un autre, mais reste sur le mois en cours. - Accès la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie par journal - Tous les mois : la navigation s'opère d'abord de journal en journal sur le même mois, puis passe seulement ensuite au mois suivant ou précédent. - Accès la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie par journal - Tous les journaux : la navigation s'opère d'abord de mois en mois sur le même journal, puis passe seulement ensuite au journal suivant ou précédent. - Accès à la saisie journal, à partir de Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux : la navigation est impossible ; il faut fermer la saisie journal puis la rouvrir sur le journal/mois désiré. Consultation/Lettrage : Permet d'accéder à la fenêtre de consultation du compte saisi sur la ligne d'écriture sélectionnée. Voir document : 38 MANUEL Permet d'accéder au document ayant permis de comptabiliser l'écriture sélectionnée. il peut s'agir d'une facture provenant de la Gestion commerciale, d'une écriture provenant de la saisie guidée, d'une écriture provenant de la saisie pratique. Lorsque une écriture issue de la saisie guidée puis comptabilisée dans la saisie journal est modifiée, alors le lien est cassé et le bouton Voir le document devient inactif. Régler : Permet de créer un nouveau règlement, si l'écriture sélectionnée est une Facture ou Avoir Client ou Fournisseurs. Ajouter : - Pour la saisie journal : Quelque soit la ligne sélectionnée, cette fonction permet d'ajouter une nouvelle écriture à la fin du journal, à la suite des autres écritures déjà existantes. Cette nouvelle écriture reprend l'ensemble des critères définis pour cette écriture dans le journal (date, n° de pièce...). - Pour la saisie par écriture : Quelque soit la ligne sélectionnée, cette fonction permet d'ajouter une nouvelle ligne, à la suite des autres lignes déjà existantes. Insérer : - Pour la saisie journal : Si la ligne d'écriture sélectionnée dans le journal est la première ligne d'une écriture, alors cette fonction permet d'insérer une écriture entre l'écriture sélectionnée et l'écriture précédente. Cette nouvelle écriture reprend l'ensemble des critères définis pour cette écriture dans le journal (date, n° de pièce...) Si la ligne d'écriture sélectionnée dans le journal est une autre ligne que la première ligne de l'écriture, alors cette fonction permet d'insérer une ligne entre la ligne sélectionnée et la ligne précédente. Cette nouvelle ligne reprend alors l'ensemble des critères déjà définis pour les autres lignes de la même écriture. - Pour la saisie par écriture : Cette fonction permet d'insérer une ligne, dans la même écriture, au-dessus de la ligne sélectionnée. Supprimer l'écriture : Permet de supprimer une écriture (et donc toutes les lignes d'écriture qui la compose). En conséquence, l'équilibrage du journal n'est pas remis en question. Supprimer la ligne : Permet de supprimer une ligne d'écriture en particulier, sans modifier ni supprimer les autres lignes de la même écriture. La suppression d'une ligne d'écriture remet en cause l'équilibrage obligatoire de cette écriture. Equilibrer : Permet de calculer automatiquement le montant qui équilibre l'écriture en cours de saisie. Autres fonctions disponibles : Plusieurs autres fonctions sont disponibles, sous forme de boutons dans la barre d'outils, comme sous forme d'actions incluses dans les menus déroulants de la barre de menus ou encore dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris.. En-tête de la fenêtre de saisie Journal : La liste des journaux existants est accessible dans la liste déroulante. Période : La liste de périodes dépend de l'état de l'exercice courant. Si l'exercice courant est clôturé, alors seules les périodes de cet exercice clôturé sont accessibles. Si l'exercice courant est ouvert, alors toute les périodes des exercices ouverts sont accessibles. Une période ne s'entend pas obligatoirement comme un mois complet mais peut aussi être une période faisant partie d'un mois calendaire. Exercice courant : du 15/01/2008 au 14/01/2009 inclus, 39 EBP Comptabilité Open Line Pro - La saisie est possible sur tous les journaux de l'exercice pour les mois entiers de février 2008 à décembre 2008 inclus. - La saisie est possible sur tous les journaux de l'exercice pour deux périodes inférieures aux mois calendaires, à savoir : * Période du 15 au 31 janvier 2009, affichée "janvier 2008" * Période du 01 au 14 janvier 2009, affichée "janvier 2009". Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les journaux et les mois est possible en fermant la fenêtre de saisie et en sélectionnant un autre journal et une autre période dans le cumul des journaux. Elle est également possible en sélectionnant directement le journal et/ou la période dans l'en-tête de la fenêtre de saisie grâce aux listes déroulantes. Corps de la fenêtre de saisie Vous pouvez obtenir ici plus de détail sur le corps de la fenêtre de saisie de la saisie par journal et sur le corps de la fenêtre de saisie de la saisie par écriture. Fermeture de la fenêtre de saisie La fenêtre de saisie peut être fermée, à la condition que l'écriture en cours de saisie soit équilibrée. La fenêtre de saisie peut être fermée : - directement par la croix rouge de la fenêtre, - par le menu Fichier - Fermer, - par le menu Fichier - Sauvegarder et Fermer, - par la combinaison de touches Alt + F4, - par le bouton Fermer, - par le bouton Sauvegarder et Fermer. Menu contextuel Le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. reprend un certain nombre de tâches disponibles dans les menus et dans la barre d'outils. Colonnes optionnelles Plusieurs colonnes optionnelles sont disponibles en fonction du type de journal sélectionné. Pour ajouter ou supprimer une colonne optionnelle, il faut cliquer sur le bouton Editer les vues de la barre de tâche de la fenêtre de saisie. Certaines colonnes sont obligatoires. Il est donc impossible de les retirer de la fenêtre de saisie (par exemple : Débit, Crédit, Date...). Les colonnes optionnelles sont gérées par dossier. Si le même dossier est ouvert par plusieurs utilisateurs différents, alors tous auront le même affichage. Autres fonctions disponibles en saisie Accès : Quotidien - Saisie par journal OU Quotidien - Nouvelle écriture comptable A côté des fonctions de base disponibles en saisie, il existe d'autres fonctions qui peuvent faciliter la saisie par journal ou la saisie par écriture. Traitement sur les écritures Simuler / Confirmer l'écriture Le fonctionnement de cette fonction correspond aux principes décrits sur la simulation et aux règles décrites dans la colonne Statut de la fenêtre de saisie par journal . Valider l'écriture courante Cette fonction permet de valider l'écriture sélectionnée. La validation d'une écriture s'opère dans les conditions suivantes : - l'écriture sélectionnée doit être équilibrée ; - l'écriture sélectionnée doit être de statut Non validé (la colonne Statut doit être vierge) ; - dans un journal de Trésorerie avec contrepartie en pied, la validation s'appliquera à l'unique écriture du journal et empêchera ensuite toute nouvelle création de ligne d'écriture ; - la validation n'empêche pas la modification des échéanciers ; - la validation rend intangibles les écritures comptables et leur contenu. Valider tout Cette fonction permet de valider l'ensemble des écritures d'un même journal/mois. Les règles de validation sont les mêmes que celles décrites dans le paragraphe Valider l'écriture courante. Contrepasser l'écriture 40 MANUEL La contrepassation est une opération consistant à créer une écriture inverse à une écriture déjà existante, mais n'ayant aucune incidence sur cette écriture d'origine. Cette fonction, disponible dans la barre de menus Ecritures - Contrepasser l'écriture et dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris., nécessite un paramétrage passant par une boite de dialogue. L'écriture déjà existante peut être située : - dans n'importe quel type de journal, sauf le journal de Trésorerie avec contrepartie en pied et dans le journal de type A Nouveaux, - sur n'importe quel mois de l'exercice courant et même sur un mois clôturé. L'écriture contrepassée doit être affectée : - dans le journal d'origine ou dans un journal de type Opérations Diverses, - sur le mois d'origine s'il est non clôturé, ou à défaut sur le premier mois non clôturé de l'exercice. Le statut de l'écriture contrepassée dépend du statut de l'écriture déjà existante : - Si l'écriture d'origine possède le statut Simulé, alors l'écriture contrepassée possède le statut Simulé ; - Si l'écriture d'origine possède le statut Validé ou Non Validée, alors l'écriture contrepassée possède dans tous les cas le statut Non Validé. L'écriture contrepassée prend comme numéro le numéro de pièce qui lui est attribué en fonction du paramétrage du journal de destination. Une écriture saisie dans un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied ne peut pas être contrepassée. Transférer Le transfert d'une écriture est une opération consistant à transférer une écriture saisie dans un journal et un mois vers un autre journal et un autre mois. L'écriture disparaît donc du journal/mois dans lequel elle se trouvait à l'origine. Cette fonction, disponible dans la barre menu Ecritures - Transférer l'écriture et dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris , nécessite un paramétrage passant par une boite de dialogue. L'écriture à transférer doit être : - de statut Non validé ou Simulé, - située dans un journal de type autre que Trésorerie avec contrepartie en pied et A Nouveaux. Le journal et le mois de destination doivent être : - différents du journal et du mois d'origine, - des journaux de type autre que Trésorerie avec contrepartie en pied et A Nouveaux, - des mois non clôturés. L'écriture transférée conserve le numéro de pièce qui lui a été attribué à l'origine et cela quelque soit le paramétrage du journal de destination. Ecritures de régularisation Facture non parvenue ou à émettre Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Facture/Avoir à emettre ou Facture/Avoir à recevoir et de générer l'écriture d'extourne. Charge ou produit constaté d'avance Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Charges ou Produits constatés d'avance et de générer l'écriture de régularisation puis l'écriture d'extourne. Echéanciers Deux types d'échéanciers existent. Le logiciel détermine quel échéancier doit être ouvert, en fonction du compte, du journal, du sens et du signe de la ligne sélectionnée. Echéancier de la Facture Ce bouton permet d'accéder à un échéancier spécifique dans lequel sont créées les échéances de la facture sélectionnée. Pointages Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre spécifique dans laquelle les pointages sont effectués. Fonctions spécifiques au menu contextuel Modifier la saisie guidée Une écriture saisie dans la saisie guidée puis comptabilisée en saisie journal n'est pas directement modifiable. Il faut d'abord sélectionner l'option Modifier la saisie guidée, disponible dans le menu contextuel. 41 EBP Comptabilité Open Line Pro Lorsque ce bouton est activé, alors l'écriture devient supprimable ou modifiable en saisie journal. Les modifications ou suppressions effectuées dans la saisie journal sont sans incidence sur la saisie guidée d'origine. Seul le statut de cette saisie guidée est modifié, il affiche Modifié en comptabilité. Ce statut signifie que le lien existant entre la saisie guidée d'origine et l'écriture comptable modifiée est cassé. Le bouton Modifier la saisie guidée devient inactif dès lors que l'écriture provenant de la saisie guidée a été modifiée en compta. Rafraîchir : Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de saisie, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (consultation, lettrage...). Cette fonction est indispensable pour prendre en compte les modifications effectuées dans les fenêtres de l'échéancier, du lettrage... La gestion des échéanciers et des pointages en saisie Accès : Quotidien - Saisie par journal OU Quotidien - Saisie par écriture L'échéancier est accessible à partir de la saisie journal et de la saisie par écriture. Comptes autorisés pour gérer les échéanciers Les échéanciers existent uniquement sur les comptes de nature "Fournisseurs et comptes rattachés", "Clients et comptes rattachés" et "Autres Tiers avec échéance". Dans la fiche de chacun des comptes de ces natures, il est ensuite possible d'affiner le mode de gestion (avec ou sans échéancier) et le mode d'affichage (ouverture automatique ou à la demande uniquement). Fonctionnement des échéanciers Deux types d'échéancier existent en fonction du compte, du journal, du sens et du signe de la ligne d'écriture sélectionnée dans la saisie journal. Il s'agit de l'échéancier de la facture et des Pointages. Echéancier de la facture L'Echéancier de la Facture est l'échéancier dans lequel sont déterminées les échéances de paiement de la facture en cours de saisie. Pour saisir une échéance sur une facture, plusieurs solutions existent : - saisir directement l'échéance dans la colonne Date de l'échéance, ce qui entraîne la modification de la première échéance disponible ; - ouvrir l'échéancier principal en cliquant sur le bouton Echéancier de la facture disponible dans la barre d'outils - ouvrir l'échéancier simplifié en cliquant sur le bouton "+" disponible dans la colonne Date d'échéance. Pour que les différents masques de saisie (Saisie journal, Echéancier Facture Principal, Echéancier Facture simplifié, Echéancier Pointages, Colonne Date de l'échéance) affichent les dernières modifications, nous vous invitons à procéder régulièrement à des sauvegardes (bouton Sauvegarder) et à des rafraîchissements (fonction Rafraîchir dans le menu contextuel). En-tête La zone d'en-tête est affichée uniquement lorsque l'échéancier est ouvert à partir du bouton Echéancier de la facture de la barre d'outils. Cette partie non saisissable reprend les éléments saisis sur la ligne d'écriture (compte, libellé du compte, date et le montant de la pièce) Corps 42 MANUEL Cette partie affiche par défaut toutes les échéances prévues qui résultent du respect du mode de règlement renseigné sur la fiche du compte saisi. Le nombre de lignes d'échéance pour une même ligne d'écriture est illimité : les boutons Ajouter et Supprimer permettent de créer et de supprimer des lignes d'échéances. La modification du contenu d'une ligne d'échéance est également possible en saisissant directement dessus. Quelques règles impératives doivent néanmoins être respectées : - La somme des pourcentages doit être égale à 100%. - La somme des montants doit être égale au montant de la pièce. Autres fonctions Répartir sur la sélection Ce bouton est disponible quelque soit le moyen d'affichage de l'échéancier. Il permet d'affecter à la ligne d'échéance sélectionnée la totalité du montant et du pourcentage non encore ventilés. Contenu de l'échéancier : Montant de la pièce : 400 Euros Echéance 1 : 30/06/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 2 : 31/07/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 3 : 31/08/2009 - Ni montant ni pourcentage renseignés Total des montants : 200 Euros Total des pourcentages : 50 % Lorsque je sélectionne Répartir sur la sélection, l'échéancier est recalculé ainsi, en renseignant automatiquement les valeurs de l'échéance 3 : Echéance 1 : 30/06/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 2 : 31/07/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 3 : 31/08/2009 - 200 Euros - 50 % Total des montants : 400 Euros Total des pourcentages : 100 % Régler l'échéance Ce bouton permet de créer un nouveau règlement du montant de l'échéance sélectionnée et, dans le même temps, de pointer ce règlement avec cette échéance. Régler la facture : Ce bouton permet de créer un nouveau règlement du montant total de la facture (toutes échéances confondues) et, dans le même temps, de pointer ce règlement avec ces échéances. Echéancier interactif : Ce bouton permet d'accéder à l'échéancier interactif. Visualiser les pointages Ce bouton permet d'afficher une nouvelle fenêtre listant toutes les lignes d'écritures avec lesquelles l'échéance sélectionnée a été pointée. Les lignes présentes dans cette fenêtre peuvent être des avoirs, des règlements et de remboursements. Pour consulter ou modifier le pointage exécuté entre l'échéance et n'importe laquelle de ces lignes, il vous suffit de cliquer sur Modifier. Choix des vues Une vue de l'échéancier Factures est proposé par défaut. Néanmoins les vues sont paramétrables afin de répondre aux besoins. Sauvegarder ou Fermer un échéancier Le bouton Sauvegarder permet de sauvegarder les dernières modifications faites dans l'échéancier sans le fermer. Le bouton Sauvegarder et Fermer permet à la fois de sauvegarder les dernières modifications et de le fermer. Le bouton Fermer entraîne la fermeture de l'échéancier sans sauvegarder les dernières modifications. Pointages 43 EBP Comptabilité Open Line Pro La fenêtre Pointages permet d'effectuer les pointage entre les avoirs, les règlements, les remboursements et les échéances de facture. Pour effectuer le pointage d'une échéance, il suffit de cliquer sur le bouton Pointages disponible dans la barre de taches de la saisie journal. En-tête Cette partie non saisissable reprend les éléments saisis sur la ligne d'écriture (compte, date et le montant du règlement, Reste à affecter...). Le Reste à affecter se calcule automatiquement : il résulte automatiquement de la différence entre le montant du règlement et le montant total des échéances pointées. Corps Cette partie affiche les échéances des factures et avoirs qui n'ont pas encore été totalement soldées. Aucune modification, aucune suppression ni aucun ajout de lignes d'échéances n'est possible dans cette zone. Seule la case à cocher Pointée ? est accessible : lorsqu'elle est cochée, elle permet d'imputer en totalité le montant affiché dans le champ Reste à affecter à une ligne d'échéance. Lorsqu'une échéance est rayée, cela signifie qu'elle a été "soldée" dans l'application de Gestion commerciale, c'est-à-dire que le règlement était supérieur ou inférieur au montant de l'échéance et qu'une écriture Perte ou Profit (comptes 658 ou 758) a été générée en comptabilité. Lorsqu'une échéance est en rouge, cela signifie qu'elle été pointée par une autre application et, donc, que ni pointage ni dépointage ne peuvent plus être effectués en comptabilité. La somme des Montants pointés de la grille ne peut être supérieure au montant du Reste à affecter de l'en-tête. Choix des vues Une vue de la fenêtre Pointages est proposée par défaut. Néanmoins les vues sont paramétrables afin de répondre aux besoins. Lors du transfert des factures d'acompte provenant d'autre module EBP, les échéances sur les comptes 4191 et/ou 4091, ne sont pas pointées. Il faudra donc faire le pointage en compta. Sauvegarder ou Fermer un échéancier Le bouton Sauvegarder permet de sauvegarder les dernières modifications faites dans l'échéancier sans le fermer. Le bouton Sauvegarder et Fermer permet à la fois de sauvegarder les dernières modifications et de le fermer. Le bouton Fermer entraîne la fermeture de l'échéancier sans sauvegarder les dernières modifications. Choix de l'échéance de l'avoir En Gestion commerciale, il est possible d'émettre des factures négatives possédant une ou plusieurs échéances. Lorsqu'elles sont transférées en comptabilité, ces factures négatives sont comptabilisées comme des avoirs mais conservent leurs échéances. Dans ce cas, lorsque vous cliquez sur le bouton Pointages d'une ligne d'avoir avec plusieurs échéances, la fenêtre Choix de l'échéance de l'avoir s'affiche : elle contient toutes les échéances de l'avoir sélectionné (= de la facture négative en Gestion commerciale). Il vous suffit de sélectionner l'une des échéances de cet avoir puis de cliquer sur Ok pour que la fenêtre de Pointages s'ouvre. Dès lors, le pointage d'une échéance de cet avoir avec une échéance de facture est possible de la même façon que pour un avoir ou un règlement (voir supra, paragraphe Pointages). Pour fermer cette fenêtre, sans traitement, il vous suffit de cliquer sur la croix rouge de la fenêtre. Règles d'accès aux échéances et aux pointages en fonction du type de ligne saisie Pour chaque ligne d'écriture saisie, le logiciel détermine automatiquement un type de ligne en analysant le compte, le sens de saisie et le type de journal. Ce type de ligne permet de définir quelle fenêtre est accessible (Echéancier de la facture ou Pointages), quelles lignes sont visibles et quelles actions y sont possibles. Ligne de type Facture 44 MANUEL Une ligne est de type Facture : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Ventes, Opérations ou A Nouveaux, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Achats, Opérations Diverses et A Nouveaux. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est possible soit en saisissant directement dans la colonne Date d'échéance, soit en cliquant sur le bouton Echéancier de la facture, soit en cliquant sur le bouton "+" de la colonne Date d'échéance. Seules les échéances de la facture en cours de saisie sont visibles. Aucun pointage n'est possible dans cette fenêtre. Ligne de type Avoir Une ligne est de type Avoir : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Ventes ou A Nouveaux, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Achats ou A Nouveaux. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible. En revanche, en cliquant que le bouton Pointages, il est possible d'accéder à la fenêtre de pointage qui présente toutes les échéances de factures non encore soldées sur le compte. Il est possible de pointer un avoir avec des échéances factures jusqu'à ce que le Reste à affecter soit nul. Audelà tout nouveau pointage devient impossible. Ligne de type Règlement Une ligne est de type Règlement : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Opérations Diverses ou Trésorerie, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Opérations Diverses ou Trésorerie. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible. En revanche, en cliquant que le bouton Pointages, il est possible d'accéder à la fenêtre de pointage qui présente toutes les échéances de factures et tous les avoirs non encore soldés sur le compte. Il est possible de pointer un règlement avec des échéances de facture jusqu'à ce que le Reste à affecter soit nul. Au-delà tout nouveau pointage d'échéance facture est impossible. Il est également possible de pointer un règlement avec des avoirs et cela sans limitation sur le Reste à affecter. Ligne de type Remboursement Une ligne est de type Remboursement : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Trésorerie, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Trésorerie. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible. En revanche, en cliquant que le bouton Pointages, il est possible d'accéder à la fenêtre de Pointage qui présente toutes les échéances de factures et tous les avoirs non encore soldés sur le compte. Il est possible de pointer un règlement avec des avoirs et cela sans limitation sur le Reste à affecter. Il est également possible de pointer un remboursement avec des factures, à condition que le Reste à affecter soit positif (c'est-à-dire que le règlement a déjà été pointé avec des avoirs). SAISIE PAR ÉCRITURE Saisir une nouvelle écriture comptable Accès : Quotidien - Saisie par journal - Nouvelle écriture comptable Cette fonction a pour but de vous permettre de saisir une écriture à la fois. Créer une nouvelle écriture ou accéder à une écriture déjà existante Les actions suivantes permettent d'ouvrir un masque de saisie qui contient toutes les lignes de la même écriture. Pour ajouter une nouvelle écriture, plusieurs possibilité existent : - Faire Ajouter dans la barre d'outils ; - cliquer sur Saisir une nouvelle écriture dans la barre de tâches ; - sélectionner Saisir une nouvelle écriture dans le menu contextuel. 45 EBP Comptabilité Open Line Pro Pour modifier une ligne d'écriture déjà existante, il faut la sélectionner dans la liste puis, au choix : - Faire Modifier dans la barre d'outils ; - double cliquer sur la ligne de la liste ; - sélectionner Modifier dans le menu contextuel. Pour supprimer une ligne d'écriture déjà existante, il faut accéder à cette ligne d'écriture par les actions de modification puis, dans le masque, supprimer la ligne d'écriture qui convient. Seules les lignes d'écriture comptabilisées directement par la fonction Saisir une nouvelle écriture sont modifiables ou supprimables. Les lignes saisies dans une autre fonctionnalité (par exemple : Mes achats...) ne sont ni modifiables ni supprimables directement à partir de la liste : il est nécessaire d'accéder au masque de saisie qui a permis de la générer. Contenu du masque de saisie Ce masque permet de saisir une seule écriture à la fois. Vous pouvez obtenir ici des informations sur : - la présentation générale de la fenêtre, - son contenu, - et ses fonctions. Lorsque l'écriture saisie dans ce masque est sauvegardée, elle s'ajoute automatiquement au journal et au mois de destination défini dans la zone d'en-tête. Les journaux de Trésorerie avec contrepartie en pied ne peuvent pas être sélectionnés dans ce masque. Pour saisir sur ce type de journaux, il faut accéder directement à la saisie par journal. Corps de la fenêtre de saisie par écriture Accès : Quotidien - Saisie par journal - Nouvelle écriture comptable C'est à l'intérieur de la fenêtre de saisie que les opérations de saisie sont enregistrées. Cette page détaille les règles de navigation entre les lignes et les écritures, le contenu des différentes colonnes et leur comportement. La saisie est régie par des principes de comptabilisation (lignes d'écritures, écritures comptables, mentions obligatoires, équilibrage des journaux). La saisie par écriture est un mode de saisie qui permet de comptabiliser une écriture à la fois. Navigation dans la fenêtre de saisie La navigation entre les champs et les lignes peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. La création d'une nouvelle écriture est proposée dès que l'écriture en cours de saisie est équilibrée. Colonnes obligatoires affichées par défaut pour tous les types de journaux Les colonnes sont listées de gauche à droite : Statut Les différents statuts : Le statut s'applique à une écriture et donc à toutes les lignes d'écriture qui la composent. - Ecritures non validées (ni validées, ni simulées) : Les écritures possèdent par défaut le statut "non validé" lors de leur création. Elles sont modifiables et possèdent un statut vierge. Ce statut reste modifiable. - Ecritures validées : Dans certains cas (validation, clôture mensuelle, clôture annuelle), il est nécessaire de valider les écritures comptables, c'est-à-dire de les rendre intangibles. Elles affichent alors un statut "V". Ce statut n'est plus modifiable. - Ecritures simulées : Dans d'autres cas (situation périodique), il peut être nécessaire de passer les écritures comptables en mode "Simulé". Elles sont alors facilement identifiables, restent modifiables et sont obligatoirement exclues des opérations de rapprochement bancaire. Elles affichent alors un statut "S". Ce statut reste modifiable. Changement de statut : Le statut d'une écriture peut être modifié grâce au menu Ecritures ou grâce au menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris, sachant qu'une écriture ne peut posséder qu'un seul statut à la fois. Trois opérations sont possibles en fonction du statut en cours sur l'écriture sélectionnée : - Simuler : si l'écriture est de statut "Non validé", elle prend le statut "Simulé". 46 MANUEL - Confirmer : si l'écriture est de statut "Simulé", elle prend le statut "Non validé". - Valider : si l'écriture est de statut "Non validé", elle prend le statut "Validé". Cas particulier du journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal Le journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écriture du journal. Le même statut s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. N° de document Lorsque la pièce provient d'une autre application (par exemple : Gestion Commerciale), alors ce champ affiche le numéro que ce document possède dans son application d'origine. Lorsque la pièce provient de la saisie guidée, alors ce champ affiche le numéro de l'écriture guidée à l'origine de cette écriture. Dans tous les autres cas, ce champ reste vierge et librement saisissable. Compte * La liste des comptes existants sur l'exercice courant est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. Pour obtenir les affichages des messages d'alerte sur les comptes saisis dans un mauvais journal, vous devez d'abord activer l'option Afficher en saisie les alertes sur les comptes dans les Options comptables. Les messages d'alerte affichés peuvent être : - bloquants et vous interdire de saisir le compte désiré, car ce compte est bloqué ; - non bloquants et vous permettre de poursuivre malgré tout votre saisie, quand le compte désiré n'est pas autorisé en saisie sur type de journal ou quand il fait partie des racines interdites de ce journal. Afin de vous faciliter la saisie des chaînes de comptes associés peuvent être créées. Libellé Le comportement du Libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Même si un libellé est proposé, il reste néanmoins modifiable par l'utilisateur. D'autre part, quelque soit le paramétrage de la fiche journal, il est possible de choisir dans la liste déroulante l'un des libellés type disponible et ainsi de remplacer le libellé proposé sans avoir à le resaisir manuellement. Débit / Crédit * Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend : - du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, - de la nature du compte saisi, - du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Dans tous les cas, le sens par défaut proposé peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Il ne peut pas être nul. Il peut être négatif. Néanmoins, si vous souhaitez limiter l'utilisation des montants négatifs, vous pouvez activer l'option Afficher en saisie les alertes sur les montants dans les Options comptables. Ainsi, à chaque saisie d'un montant négatif, un message d'alerte non bloquant sera affiché. Une écriture doit obligatoirement être équilibrée, c'est-à-dire que la somme des Débits de toutes les lignes qui la composent doit être égale à la somme des Crédits de toutes les lignes de la même écriture. Date d'échéance Cette colonne est uniquement présente dans les journaux de type Achats, Ventes et Opérations Diverses. Elle est accessible sur les comptes de natures Clients et Comptes rattachés et Fournisseurs et comptes rattachés. Elle affiche par défaut la première date d'échéance calculée en fonction du Mode de règlement présent dans la fiche du Tiers saisi. La date de l'échéance présentée peut être modifiée de plusieurs façons : - en saisissant directement dans le champ, - en sélectionnant une date dans le calendrier en cliquer sur le bouton d'accès à la liste déroulante,. - en modifiant l'échéancier, en cliquant sur le bouton "+" disponible dans le champ. Moyen de paiement Cette colonne est uniquement présente dans les journaux de type Trésorerie. Elle est accessible sur les comptes de natures Clients et Comptes rattachés et Fournisseurs et comptes rattachés. Elle est vierge par défaut et vous permet de renseigner le moyen de paiement par lequel vous avez réglé votre Fournisseur ou avez été réglé par votre Client. Présentation de la fenêtre de saisie comptable Accès : Quotidien - Saisie par journal OU Quotidien - Nouvelle écriture comptable 47 EBP Comptabilité Open Line Pro La gestion de la fenêtre de saisie est, dans les grandes lignes, commune à toutes les fiches. La fenêtre de saisie comptable s'applique à la saisie par journal et à la saisie par écriture. Cette page d'aide détaille les différents éléments dont la fenêtre de saisie comptable est composée. Barre de menus La barre de menus permet de réaliser un certain nombre d'actions liées au journal et au mois affiché. Les menus sont Fichier, Edition, Actions, Vues, ?. Barre d'outils La barre d'outils est représentée par des menus déroulants qui permettent de réaliser un certain nombre d'actions dans la fenêtre de saisie. Ces menus déroulants reprennent en partie les tâches disponibles dans la barre de menus, mais en facilitent l'utilisation : Sauvegarder : Permet de sauvegarder les saisies effectuées, sans fermer la fenêtre de saisie. La sauvegarde des écritures n'est pas automatique. Nous vous recommandons d'effectuer fréquemment leur sauvegarde ou de paramétrer les options du dossier, en cochant l'option Sauvegarde automatique dès l'équilibre de l'écriture, disponible dans Paramètres - Paramétrages - Options de saisie. Sauvegarder et Fermer : Permet de sauvegarder les saisies effectuées et de fermer la fenêtre de saisie. Fermer : Permet de fermer la fenêtre de saisie. Lorsque ce bouton est activée, un message de confirmation de sauvegarde apparait. Ce message concerne toutes les écritures saisies qui n'ont pas encore été sauvegardées et pas seulement la dernière écriture saisie ou modifiée. Annuler/Refaire : Permettent d'annuler et de refaire autant de fois que nécessaire les dernières actions réalisées et évite de devoir les reconstituer manuellement. Le logiciel mémorise les 15 dernières actions accomplies. Pour connaître les règles d'activation et de désactivation de ces options en saisie journal, il est nécessaire de se reporter aux Options Comptables du dossier. Précédent/Suivant : Permet de naviguer entre les différents masques de saisie sans être obligé de sortir de la saisie. Les règles de navigation dépendent de la liste à partir de laquelle la fenêtre de saisie a été ouverte. - Accès à la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie journal - Mois en cours : la navigation s'effectue d'un journal à un autre, mais reste sur le mois en cours. - Accès la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie par journal - Tous les mois : la navigation s'opère d'abord de journal en journal sur le même mois, puis passe seulement ensuite au mois suivant ou précédent. - Accès la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie par journal - Tous les journaux : la navigation s'opère d'abord de mois en mois sur le même journal, puis passe seulement ensuite au journal suivant ou précédent. - Accès à la saisie journal, à partir de Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux : la navigation est impossible ; il faut fermer la saisie journal puis la rouvrir sur le journal/mois désiré. Consultation/Lettrage : Permet d'accéder à la fenêtre de consultation du compte saisi sur la ligne d'écriture sélectionnée. Voir document : Permet d'accéder au document ayant permis de comptabiliser l'écriture sélectionnée. il peut s'agir d'une facture provenant de la Gestion commerciale, d'une écriture provenant de la saisie guidée, d'une écriture provenant de la saisie pratique. Lorsque une écriture issue de la saisie guidée puis comptabilisée dans la saisie journal est modifiée, alors le lien est cassé et le bouton Voir le document devient inactif. Régler : 48 MANUEL Permet de créer un nouveau règlement, si l'écriture sélectionnée est une Facture ou Avoir Client ou Fournisseurs. Ajouter : - Pour la saisie journal : Quelque soit la ligne sélectionnée, cette fonction permet d'ajouter une nouvelle écriture à la fin du journal, à la suite des autres écritures déjà existantes. Cette nouvelle écriture reprend l'ensemble des critères définis pour cette écriture dans le journal (date, n° de pièce...). - Pour la saisie par écriture : Quelque soit la ligne sélectionnée, cette fonction permet d'ajouter une nouvelle ligne, à la suite des autres lignes déjà existantes. Insérer : - Pour la saisie journal : Si la ligne d'écriture sélectionnée dans le journal est la première ligne d'une écriture, alors cette fonction permet d'insérer une écriture entre l'écriture sélectionnée et l'écriture précédente. Cette nouvelle écriture reprend l'ensemble des critères définis pour cette écriture dans le journal (date, n° de pièce...) Si la ligne d'écriture sélectionnée dans le journal est une autre ligne que la première ligne de l'écriture, alors cette fonction permet d'insérer une ligne entre la ligne sélectionnée et la ligne précédente. Cette nouvelle ligne reprend alors l'ensemble des critères déjà définis pour les autres lignes de la même écriture. - Pour la saisie par écriture : Cette fonction permet d'insérer une ligne, dans la même écriture, au-dessus de la ligne sélectionnée. Supprimer l'écriture : Permet de supprimer une écriture (et donc toutes les lignes d'écriture qui la compose). En conséquence, l'équilibrage du journal n'est pas remis en question. Supprimer la ligne : Permet de supprimer une ligne d'écriture en particulier, sans modifier ni supprimer les autres lignes de la même écriture. La suppression d'une ligne d'écriture remet en cause l'équilibrage obligatoire de cette écriture. Equilibrer : Permet de calculer automatiquement le montant qui équilibre l'écriture en cours de saisie. Autres fonctions disponibles : Plusieurs autres fonctions sont disponibles, sous forme de boutons dans la barre d'outils, comme sous forme d'actions incluses dans les menus déroulants de la barre de menus ou encore dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris.. En-tête de la fenêtre de saisie Journal : La liste des journaux existants est accessible dans la liste déroulante. Période : La liste de périodes dépend de l'état de l'exercice courant. Si l'exercice courant est clôturé, alors seules les périodes de cet exercice clôturé sont accessibles. Si l'exercice courant est ouvert, alors toute les périodes des exercices ouverts sont accessibles. Une période ne s'entend pas obligatoirement comme un mois complet mais peut aussi être une période faisant partie d'un mois calendaire. Exercice courant : du 15/01/2008 au 14/01/2009 inclus, - La saisie est possible sur tous les journaux de l'exercice pour les mois entiers de février 2008 à décembre 2008 inclus. - La saisie est possible sur tous les journaux de l'exercice pour deux périodes inférieures aux mois calendaires, à savoir : * Période du 15 au 31 janvier 2009, affichée "janvier 2008" * Période du 01 au 14 janvier 2009, affichée "janvier 2009". Navigation dans la fenêtre de saisie : 49 EBP Comptabilité Open Line Pro La navigation entre les journaux et les mois est possible en fermant la fenêtre de saisie et en sélectionnant un autre journal et une autre période dans le cumul des journaux. Elle est également possible en sélectionnant directement le journal et/ou la période dans l'en-tête de la fenêtre de saisie grâce aux listes déroulantes. Corps de la fenêtre de saisie Vous pouvez obtenir ici plus de détail sur le corps de la fenêtre de saisie de la saisie par journal et sur le corps de la fenêtre de saisie de la saisie par écriture. Fermeture de la fenêtre de saisie La fenêtre de saisie peut être fermée, à la condition que l'écriture en cours de saisie soit équilibrée. La fenêtre de saisie peut être fermée : - directement par la croix rouge de la fenêtre, - par le menu Fichier - Fermer, - par le menu Fichier - Sauvegarder et Fermer, - par la combinaison de touches Alt + F4, - par le bouton Fermer, - par le bouton Sauvegarder et Fermer. Menu contextuel Le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. reprend un certain nombre de tâches disponibles dans les menus et dans la barre d'outils. Colonnes optionnelles Plusieurs colonnes optionnelles sont disponibles en fonction du type de journal sélectionné. Pour ajouter ou supprimer une colonne optionnelle, il faut cliquer sur le bouton Editer les vues de la barre de tâche de la fenêtre de saisie. Certaines colonnes sont obligatoires. Il est donc impossible de les retirer de la fenêtre de saisie (par exemple : Débit, Crédit, Date...). Les colonnes optionnelles sont gérées par dossier. Si le même dossier est ouvert par plusieurs utilisateurs différents, alors tous auront le même affichage. Autres fonctions disponibles en saisie Accès : Quotidien - Saisie par journal OU Quotidien - Nouvelle écriture comptable A côté des fonctions de base disponibles en saisie, il existe d'autres fonctions qui peuvent faciliter la saisie par journal ou la saisie par écriture. Traitement sur les écritures Simuler / Confirmer l'écriture Le fonctionnement de cette fonction correspond aux principes décrits sur la simulation et aux règles décrites dans la colonne Statut de la fenêtre de saisie par journal . Valider l'écriture courante Cette fonction permet de valider l'écriture sélectionnée. La validation d'une écriture s'opère dans les conditions suivantes : - l'écriture sélectionnée doit être équilibrée ; - l'écriture sélectionnée doit être de statut Non validé (la colonne Statut doit être vierge) ; - dans un journal de Trésorerie avec contrepartie en pied, la validation s'appliquera à l'unique écriture du journal et empêchera ensuite toute nouvelle création de ligne d'écriture ; - la validation n'empêche pas la modification des échéanciers ; - la validation rend intangibles les écritures comptables et leur contenu. Valider tout Cette fonction permet de valider l'ensemble des écritures d'un même journal/mois. Les règles de validation sont les mêmes que celles décrites dans le paragraphe Valider l'écriture courante. Contrepasser l'écriture La contrepassation est une opération consistant à créer une écriture inverse à une écriture déjà existante, mais n'ayant aucune incidence sur cette écriture d'origine. Cette fonction, disponible dans la barre de menus Ecritures - Contrepasser l'écriture et dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris., nécessite un paramétrage passant par une boite de dialogue. L'écriture déjà existante peut être située : - dans n'importe quel type de journal, sauf le journal de Trésorerie avec contrepartie en pied et dans le journal de type A Nouveaux, 50 MANUEL - sur n'importe quel mois de l'exercice courant et même sur un mois clôturé. L'écriture contrepassée doit être affectée : - dans le journal d'origine ou dans un journal de type Opérations Diverses, - sur le mois d'origine s'il est non clôturé, ou à défaut sur le premier mois non clôturé de l'exercice. Le statut de l'écriture contrepassée dépend du statut de l'écriture déjà existante : - Si l'écriture d'origine possède le statut Simulé, alors l'écriture contrepassée possède le statut Simulé ; - Si l'écriture d'origine possède le statut Validé ou Non Validée, alors l'écriture contrepassée possède dans tous les cas le statut Non Validé. L'écriture contrepassée prend comme numéro le numéro de pièce qui lui est attribué en fonction du paramétrage du journal de destination. Une écriture saisie dans un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied ne peut pas être contrepassée. Transférer Le transfert d'une écriture est une opération consistant à transférer une écriture saisie dans un journal et un mois vers un autre journal et un autre mois. L'écriture disparaît donc du journal/mois dans lequel elle se trouvait à l'origine. Cette fonction, disponible dans la barre menu Ecritures - Transférer l'écriture et dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris , nécessite un paramétrage passant par une boite de dialogue. L'écriture à transférer doit être : - de statut Non validé ou Simulé, - située dans un journal de type autre que Trésorerie avec contrepartie en pied et A Nouveaux. Le journal et le mois de destination doivent être : - différents du journal et du mois d'origine, - des journaux de type autre que Trésorerie avec contrepartie en pied et A Nouveaux, - des mois non clôturés. L'écriture transférée conserve le numéro de pièce qui lui a été attribué à l'origine et cela quelque soit le paramétrage du journal de destination. Ecritures de régularisation Facture non parvenue ou à émettre Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Facture/Avoir à emettre ou Facture/Avoir à recevoir et de générer l'écriture d'extourne. Charge ou produit constaté d'avance Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Charges ou Produits constatés d'avance et de générer l'écriture de régularisation puis l'écriture d'extourne. Echéanciers Deux types d'échéanciers existent. Le logiciel détermine quel échéancier doit être ouvert, en fonction du compte, du journal, du sens et du signe de la ligne sélectionnée. Echéancier de la Facture Ce bouton permet d'accéder à un échéancier spécifique dans lequel sont créées les échéances de la facture sélectionnée. Pointages Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre spécifique dans laquelle les pointages sont effectués. Fonctions spécifiques au menu contextuel Modifier la saisie guidée Une écriture saisie dans la saisie guidée puis comptabilisée en saisie journal n'est pas directement modifiable. Il faut d'abord sélectionner l'option Modifier la saisie guidée, disponible dans le menu contextuel. Lorsque ce bouton est activé, alors l'écriture devient supprimable ou modifiable en saisie journal. Les modifications ou suppressions effectuées dans la saisie journal sont sans incidence sur la saisie guidée d'origine. Seul le statut de cette saisie guidée est modifié, il affiche Modifié en comptabilité. Ce statut signifie que le lien existant entre la saisie guidée d'origine et l'écriture comptable modifiée est cassé. Le bouton Modifier la saisie guidée devient inactif dès lors que l'écriture provenant de la saisie guidée a été modifiée en compta. 51 EBP Comptabilité Open Line Pro Rafraîchir : Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de saisie, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (consultation, lettrage...). Cette fonction est indispensable pour prendre en compte les modifications effectuées dans les fenêtres de l'échéancier, du lettrage... La gestion des échéanciers et des pointages en saisie Accès : Quotidien - Saisie par journal OU Quotidien - Saisie par écriture L'échéancier est accessible à partir de la saisie journal et de la saisie par écriture. Comptes autorisés pour gérer les échéanciers Les échéanciers existent uniquement sur les comptes de nature "Fournisseurs et comptes rattachés", "Clients et comptes rattachés" et "Autres Tiers avec échéance". Dans la fiche de chacun des comptes de ces natures, il est ensuite possible d'affiner le mode de gestion (avec ou sans échéancier) et le mode d'affichage (ouverture automatique ou à la demande uniquement). Fonctionnement des échéanciers Deux types d'échéancier existent en fonction du compte, du journal, du sens et du signe de la ligne d'écriture sélectionnée dans la saisie journal. Il s'agit de l'échéancier de la facture et des Pointages. Echéancier de la facture L'Echéancier de la Facture est l'échéancier dans lequel sont déterminées les échéances de paiement de la facture en cours de saisie. Pour saisir une échéance sur une facture, plusieurs solutions existent : - saisir directement l'échéance dans la colonne Date de l'échéance, ce qui entraîne la modification de la première échéance disponible ; - ouvrir l'échéancier principal en cliquant sur le bouton Echéancier de la facture disponible dans la barre d'outils - ouvrir l'échéancier simplifié en cliquant sur le bouton "+" disponible dans la colonne Date d'échéance. Pour que les différents masques de saisie (Saisie journal, Echéancier Facture Principal, Echéancier Facture simplifié, Echéancier Pointages, Colonne Date de l'échéance) affichent les dernières modifications, nous vous invitons à procéder régulièrement à des sauvegardes (bouton Sauvegarder) et à des rafraîchissements (fonction Rafraîchir dans le menu contextuel). En-tête La zone d'en-tête est affichée uniquement lorsque l'échéancier est ouvert à partir du bouton Echéancier de la facture de la barre d'outils. Cette partie non saisissable reprend les éléments saisis sur la ligne d'écriture (compte, libellé du compte, date et le montant de la pièce) Corps Cette partie affiche par défaut toutes les échéances prévues qui résultent du respect du mode de règlement renseigné sur la fiche du compte saisi. Le nombre de lignes d'échéance pour une même ligne d'écriture est illimité : les boutons Ajouter et Supprimer permettent de créer et de supprimer des lignes d'échéances. La modification du contenu d'une ligne d'échéance est également possible en saisissant directement dessus. Quelques règles impératives doivent néanmoins être respectées : 52 MANUEL - La somme des pourcentages doit être égale à 100%. - La somme des montants doit être égale au montant de la pièce. Autres fonctions Répartir sur la sélection Ce bouton est disponible quelque soit le moyen d'affichage de l'échéancier. Il permet d'affecter à la ligne d'échéance sélectionnée la totalité du montant et du pourcentage non encore ventilés. Contenu de l'échéancier : Montant de la pièce : 400 Euros Echéance 1 : 30/06/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 2 : 31/07/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 3 : 31/08/2009 - Ni montant ni pourcentage renseignés Total des montants : 200 Euros Total des pourcentages : 50 % Lorsque je sélectionne Répartir sur la sélection, l'échéancier est recalculé ainsi, en renseignant automatiquement les valeurs de l'échéance 3 : Echéance 1 : 30/06/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 2 : 31/07/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 3 : 31/08/2009 - 200 Euros - 50 % Total des montants : 400 Euros Total des pourcentages : 100 % Régler l'échéance Ce bouton permet de créer un nouveau règlement du montant de l'échéance sélectionnée et, dans le même temps, de pointer ce règlement avec cette échéance. Régler la facture : Ce bouton permet de créer un nouveau règlement du montant total de la facture (toutes échéances confondues) et, dans le même temps, de pointer ce règlement avec ces échéances. Echéancier interactif : Ce bouton permet d'accéder à l'échéancier interactif. Visualiser les pointages Ce bouton permet d'afficher une nouvelle fenêtre listant toutes les lignes d'écritures avec lesquelles l'échéance sélectionnée a été pointée. Les lignes présentes dans cette fenêtre peuvent être des avoirs, des règlements et de remboursements. Pour consulter ou modifier le pointage exécuté entre l'échéance et n'importe laquelle de ces lignes, il vous suffit de cliquer sur Modifier. Choix des vues Une vue de l'échéancier Factures est proposé par défaut. Néanmoins les vues sont paramétrables afin de répondre aux besoins. Sauvegarder ou Fermer un échéancier Le bouton Sauvegarder permet de sauvegarder les dernières modifications faites dans l'échéancier sans le fermer. Le bouton Sauvegarder et Fermer permet à la fois de sauvegarder les dernières modifications et de le fermer. Le bouton Fermer entraîne la fermeture de l'échéancier sans sauvegarder les dernières modifications. Pointages La fenêtre Pointages permet d'effectuer les pointage entre les avoirs, les règlements, les remboursements et les échéances de facture. Pour effectuer le pointage d'une échéance, il suffit de cliquer sur le bouton Pointages disponible dans la barre de taches de la saisie journal. En-tête Cette partie non saisissable reprend les éléments saisis sur la ligne d'écriture (compte, date et le montant du règlement, Reste à affecter...). Le Reste à affecter se calcule automatiquement : il résulte automatiquement de la différence entre le montant du règlement et le montant total des échéances pointées. 53 EBP Comptabilité Open Line Pro Corps Cette partie affiche les échéances des factures et avoirs qui n'ont pas encore été totalement soldées. Aucune modification, aucune suppression ni aucun ajout de lignes d'échéances n'est possible dans cette zone. Seule la case à cocher Pointée ? est accessible : lorsqu'elle est cochée, elle permet d'imputer en totalité le montant affiché dans le champ Reste à affecter à une ligne d'échéance. Lorsqu'une échéance est rayée, cela signifie qu'elle a été "soldée" dans l'application de Gestion commerciale, c'est-à-dire que le règlement était supérieur ou inférieur au montant de l'échéance et qu'une écriture Perte ou Profit (comptes 658 ou 758) a été générée en comptabilité. Lorsqu'une échéance est en rouge, cela signifie qu'elle été pointée par une autre application et, donc, que ni pointage ni dépointage ne peuvent plus être effectués en comptabilité. La somme des Montants pointés de la grille ne peut être supérieure au montant du Reste à affecter de l'en-tête. Choix des vues Une vue de la fenêtre Pointages est proposée par défaut. Néanmoins les vues sont paramétrables afin de répondre aux besoins. Lors du transfert des factures d'acompte provenant d'autre module EBP, les échéances sur les comptes 4191 et/ou 4091, ne sont pas pointées. Il faudra donc faire le pointage en compta. Sauvegarder ou Fermer un échéancier Le bouton Sauvegarder permet de sauvegarder les dernières modifications faites dans l'échéancier sans le fermer. Le bouton Sauvegarder et Fermer permet à la fois de sauvegarder les dernières modifications et de le fermer. Le bouton Fermer entraîne la fermeture de l'échéancier sans sauvegarder les dernières modifications. Choix de l'échéance de l'avoir En Gestion commerciale, il est possible d'émettre des factures négatives possédant une ou plusieurs échéances. Lorsqu'elles sont transférées en comptabilité, ces factures négatives sont comptabilisées comme des avoirs mais conservent leurs échéances. Dans ce cas, lorsque vous cliquez sur le bouton Pointages d'une ligne d'avoir avec plusieurs échéances, la fenêtre Choix de l'échéance de l'avoir s'affiche : elle contient toutes les échéances de l'avoir sélectionné (= de la facture négative en Gestion commerciale). Il vous suffit de sélectionner l'une des échéances de cet avoir puis de cliquer sur Ok pour que la fenêtre de Pointages s'ouvre. Dès lors, le pointage d'une échéance de cet avoir avec une échéance de facture est possible de la même façon que pour un avoir ou un règlement (voir supra, paragraphe Pointages). Pour fermer cette fenêtre, sans traitement, il vous suffit de cliquer sur la croix rouge de la fenêtre. Règles d'accès aux échéances et aux pointages en fonction du type de ligne saisie Pour chaque ligne d'écriture saisie, le logiciel détermine automatiquement un type de ligne en analysant le compte, le sens de saisie et le type de journal. Ce type de ligne permet de définir quelle fenêtre est accessible (Echéancier de la facture ou Pointages), quelles lignes sont visibles et quelles actions y sont possibles. Ligne de type Facture Une ligne est de type Facture : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Ventes, Opérations ou A Nouveaux, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Achats, Opérations Diverses et A Nouveaux. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est possible soit en saisissant directement dans la colonne Date d'échéance, soit en cliquant sur le bouton Echéancier de la facture, soit en cliquant sur le bouton "+" de la colonne Date d'échéance. 54 MANUEL Seules les échéances de la facture en cours de saisie sont visibles. Aucun pointage n'est possible dans cette fenêtre. Ligne de type Avoir Une ligne est de type Avoir : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Ventes ou A Nouveaux, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Achats ou A Nouveaux. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible. En revanche, en cliquant que le bouton Pointages, il est possible d'accéder à la fenêtre de pointage qui présente toutes les échéances de factures non encore soldées sur le compte. Il est possible de pointer un avoir avec des échéances factures jusqu'à ce que le Reste à affecter soit nul. Audelà tout nouveau pointage devient impossible. Ligne de type Règlement Une ligne est de type Règlement : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Opérations Diverses ou Trésorerie, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Opérations Diverses ou Trésorerie. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible. En revanche, en cliquant que le bouton Pointages, il est possible d'accéder à la fenêtre de pointage qui présente toutes les échéances de factures et tous les avoirs non encore soldés sur le compte. Il est possible de pointer un règlement avec des échéances de facture jusqu'à ce que le Reste à affecter soit nul. Au-delà tout nouveau pointage d'échéance facture est impossible. Il est également possible de pointer un règlement avec des avoirs et cela sans limitation sur le Reste à affecter. Ligne de type Remboursement Une ligne est de type Remboursement : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Trésorerie, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Trésorerie. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible. En revanche, en cliquant que le bouton Pointages, il est possible d'accéder à la fenêtre de Pointage qui présente toutes les échéances de factures et tous les avoirs non encore soldés sur le compte. Il est possible de pointer un règlement avec des avoirs et cela sans limitation sur le Reste à affecter. Il est également possible de pointer un remboursement avec des factures, à condition que le Reste à affecter soit positif (c'est-à-dire que le règlement a déjà été pointé avec des avoirs). BALANCE D'OUVERTURE Saisir la balance d'ouverture Accès : Quotidien - Saisie par journal - Saisir la balance d'ouverture OU Exercices/Clôtures - Exercices - Saisir la balance d'ouverture Cette fenêtre permet de saisir une reprise de balance au premier jour d'un exercice non clôturé. Il est donc ainsi possible de : - saisir des A Nouveaux qui proviendraient du même dossier mais qui auraient été saisis sur un autre logiciel ; - saisir manuellement sous la forme désirée les A Nouveaux d'un exercice à un autre, sans utiliser la fonction A Nouveaux prévue par le logiciel. Contenu de la fenêtre Vous pouvez obtenir ici des détails sur : - la présentation de cette fenêtre, - son contenu, - et ses fonctions. Néanmoins, vous trouverez ci-dessous quelques éléments primordiaux : Journal : Elle est obligatoirement comptabilisée sur un journal spécifique, créé par le logiciel. Seul le journal RAN de type A Nouveaux est disponible dans la liste. Mois : 55 EBP Comptabilité Open Line Pro Elle est obligatoirement comptabilisée sur le premier mois d'un exercice. Seul le premier mois du premier exercice non clôturé est donc disponible dans la liste. Jour : Elle ne peut être saisie qu'au premier jour de cet exercice. Coexistence d'un journal AN et d'un journal RAN sur le même exercice Il n'est pas possible de créer une balance d'ouverture sur un exercice dans lequel les A Nouveaux ont déjà été générés par le logiciel. Le journal RAN n'est pas automatiquement créé par défaut lors de la création du dossier : il n'apparaît dans le plan de journaux que lorsque qu'une écriture aura été sauvegardée dans cette fenêtre. Suppression de la balance d'ouverture Les lignes saisies dans la balance d'ouverture peuvent être modifiées ou supprimées une à une selon les mêmes règles que les autres lignes d'écritures. En revanche, en cas de besoin, il est possible de supprimer d'un seul geste les lignes saisies dans cette balance d'ouverture et ainsi que le journal RAN. Pour cela, il faut sélectionner l'exercice courant concerné puis sélectionner Outils - Balance d'ouverture - Supprimer la balance d'ouverture. Si la balance d'ouverture contient une écriture validée ou même si cette balance est clôturée mensuellement, alors sa suppression reste possible. Dans tous les cas, la suppression de la balance d'ouverture entraîne un enregistrement dans le journal des événements. RECHERCHE D'ÉCRITURES Recherche d'écritures Accès : Quotidien - Recherche d'écritures Cette liste présente toutes les lignes d'écriture comptabilisées dans la saisie journal, la saisie par écriture, la saisie pratique... Elle permet d'effectuer une recherche d'écriture, d'accéder à la saisie... Contenu de la liste Son contenu dépend de l'état de l'exercice courant : - si l'exercice courant est ouvert, alors toutes les lignes d'écritures des exercices ouverts sont visibles ; - si l'exercice courant est clôturé, alors seules les lignes d'écritures de cet exercice clôturé sont visibles. Les colonnes Jour, Pièce, N° de compte, Libellé, Débit, Crédit affichent pour chaque ligne les valeurs présentes en saisie. La colonne Origine informe du moyen par lequel la ligne a été comptabilisée : - Saisie journal : la ligne a été directement comptabilisée dans la saisie journal, - Mes achats : la ligne a été saisie par Mes achats, puis comptabilisée, - Mes ventes : la ligne a été saisie par Mes ventes, puis comptabilisée, - Saisie par guide : la ligne a été saisie par les guides, puis comptabilisée en saisie journal, Rechercher et trier des écritures Trois modes de tri et de recherche existent pour vous permettre de trouver une écriture. Chaque mode peut être utilisé indépendamment des autres, mais ils peuvent aussi être combinés : - Recherche dans la liste : Une zone existe dans la barre d'outils de la liste : elle est commune à toutes les listes de l'application. Vous pouvez saisir un caractère dans cette zone : instantanément, la liste se met à jour pour n'afficher que les lignes d'écritures comprenant votre recherche. - Recherche par les filtres : Un certain nombre de filtres vous sont proposés dans l'en-tête de la liste et en cliquant sur Filtrage avancé. Il vous suffit de sélectionner l'un de ces filtres, ou plusieurs d'entre eux, pour que toutes les lignes répondant aux critères sélectionnés soient affichées. 56 MANUEL Lorsque de nouveaux filtres sont définis, il est impératif de cliquer sur le bouton Actualiser la liste, de façon à mettre la liste à jour. - Tri par regroupement : Pour obtenir un résultat encoure plus précis, il est possible de procéder à des regroupements en glissant le titre des colonnes dans la zone grisée prévue à cet effet. Accéder à l'écriture comptable recherchée Lorsque vous avez sélectionné une ligne d'écriture dans la liste et que vous voulez accéder à l'écriture comptable, alors vous pouvez : - double cliquer sur la ligne désirée ; - faire Entrée sur la ligne désirée ; - sélectionner la tâche Modifier l'écriture comptable dans la barre de tâches ou le menu contextuel ; - sélectionner la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou le menu contextuel. Créer une nouvelle écriture comptable Lorsque vous voulez créer une nouvelle écriture comptable, alors vous pouvez : - sélectionner Saisie par journal dans la barre de tâches ou le menu contextuel ; - sélectionner Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou le menu contextuel ; - sélectionner Saisir la balance d'ouverture dans la barre de tâches ou le menu contextuel. Contrôle des pointages Lors de la mise à jour du logiciel, il se peut que certains dépointages d'échéances aient été effectués d'office. Dans ce cas, une option Contrôle des pointages est automatiquement disponible dans l'en-tête de la liste. La case à cocher Lignes à contrôler permet d'afficher les lignes d'écriture contenant au moins une échéance qui a fait l'objet de ce type de dépointage. Sur chaque ligne, il est possible d'accéder à l'Echéancier de la facture ou à Pointages et de réaliser de nouveau les pointages en respectant les nouvelles règles. Après avoir accepter le pointage, les lignes disparaissent de la liste. Supprimer les écritures Pour supprimer une ou plusieurs écritures, il vous suffit de sélectionner une seule ligne des écritures que vous voulez supprimer puis d'activer la tâche Supprimer les écritures. Une fenêtre complémentaire, listant toutes les écritures que vous avez sélectionnées, s'affiche alors. Confirmer supprime définitivement toutes les écritures sélectionnées. Annuler vous permet d'abandonner purement et simplement l'opération de suppression. Enfin, une boîte de compte-rendu répertorie tous les traitements effectués. Certaines écritures ne peuvent en aucun cas être supprimées à partir de cette liste : - les écritures saisies dans des journaux de Trésorerie en pied de journal, - l'écriture présente dans le journal AN (A Nouveaux), - l'écriture saisie dans le journal RAN (Balance d'ouverture), - les écritures provenant de la saisie guidée ou de la saisie pratique. - les écritures validées, - les règlements provenant de l'application de Gestion commerciale. Conservation des filtres Tous les filtres sélectionnés dans la Recherche d'écritures sont conservés dans une même session et sur un même exercice. En revanche, si vous changez d'exercice courant ou fermez puis ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués. SAISIE AU KILOMETRE 57 EBP Comptabilité Open Line Pro Saisie au kilmomètre Accès : Quotidien – Saisie au kilomètre La Saisie au kilomètre vous permet de saisir très rapidement des opérations de nature et de mois différents sans changer de fenêtre : factures, règlements, opérations diverses … Il s’agit d’une fenêtre de saisie et non de consultation : une fois les écritures enregistrées, elles seront consultables et modifiables en Saisie par journal. La provenance des écritures sera visible en Recherche d’écritures. A l’ouverture de la Saisie au kilomètre, l’écran est vide : saisissez alors rapidement toutes les écritures souhaitées puis enregistrez à n’importe quel moment par Ctrl + S ou le bouton Sauvegarder, puis continuez à ajouter des écritures. Les écritures saisies restent visibles sur fond gris mais ne sont plus modifiables dans la fenêtre de Saisie au kilomètre. La Saisie au kilomètre vous permet également de saisir les dates d’échéance de vos factures, mais le pointage de l’échéancier devra s’effectuer en Saisie par journal ou dans l'échéancier interactif. Navigation dans la fenêtre de saisie La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Choix de l’exercice Tous les exercices ouverts sont disponibles dans la saisie : choisissez l’exercice de saisie dans l’entête de la fenêtre. Colonnes par défaut • Journal : Vous pouvez saisir sur tous les types de journaux, sauf les journaux de type A Nouveaux et de type Trésorerie avec contrepartie pied de journal. • Date : La date est saisissable en totalité. Elle tient compte du paramétrage de la fiche du journal sélectionné (avec ou sans reprise de dates). • Pièce : La numérotation suit la numérotation paramétrée dans la fiche journal (avec ou sans reprise de pièce - en fonction du type de numérotation). Elle reste modifiable. Le numéro saisi dans la Saisie au kilomètre est un numéro "provisoire". En effet, il est possible qu'un autre utilisateur utilise ce même numéro avant que vous n'ayez sauvegardé votre travail. Si vous avez activé l'option Gestion des doublons dans les options du dossier, lorsque vous sauvegarderez votre saisie, alors un message vous signalera les doublons et vous proposera la renumérotation de vos pièces. Si vous n'avez pas activé cette option, vos numéros de pièces seront conservés en l'état. • Compte : Le compte peut être choisi dans le look-up ou crée directement en cours de saisie. Les comptes associés ne sont pas pris en compte en saisie au kilomètre. • Libellé : Un libellé est proposé par défaut en fonction de la règle définie sur le journal. Il reste modifiable. • Débit / Crédit : Le curseur est pré-positionné en fonction du sens de saisie défini sur la fiche du compte et du journal sélectionné. Vous pouvez équilibrer votre écriture en la soldant grâce à la touche F12 ou au bouton Equilibrer. • Date d’échéance : Cette colonne est renseignée sur les comptes de nature "Clients et comptes rattachés" et "Fournisseurs et comptes rattachés", lorsque vous saisissez dans un journal de type Achats, Ventes ou Opérations Diverses. Elle affiche la première date d'échéance calculée en fonction du Mode de règlement renseigné dans la fiche du compte. L'ouverture de l'échéancier peut être automatique (si vous avez sélectionné l'option Echéancier en cours de saisie dans la fiche du compte) ou manuelle (si vous cliquez sur le bouton "+" disponible dans le champ). • Moyen de paiement : Cette colonne est renseignée sur les comptes de nature "Clients et comptes rattachés" et "Fournisseurs et comptes rattachés", lorsque vous saisissez dans un journal de type Trésorerie. Ce champ est non obligatoire et vous permet de renseigner, si besoin, le moyen de paiement (chèque, virement...) par lequel vous réglez vos fournisseurs ou êtes réglés par vos clients. 58 MANUEL Champs obligatoires Pour passer à la ligne suivante, les champs suivants doivent obligatoirement être renseignés : • Journal • Date • Compte • Montant Tant que l'un de ces champs n’est pas renseigné, il vous sera impossible de passer à la ligne suivante. Affichage Un trait est automatiquement affiché à la fin d'une écriture dont l'équilibrage a été réalisé. Cet affichage a uniquement pour but de vous permettre de visualiser plus facilement votre Saisie au kilomètre. Tant que l'écriture courante n'est pas équilibrée, alors elle s'affiche en rouge. A l'équilibre, elle repasse en noir. Certains paramètres d'affichage peuvent être personnalisés dans Paramètres - Société - Général - Environnement de saisie, comme la grille horizontale, la grille verticale et la couleur des écritures déséquilibrées. Barre d’outils • Ajouter, insérer, supprimer : ces boutons vous permettent d'ajouter, d'insérer et de supprimer une ligne d'écriture. • Gestion des vues : ce bouton permet de modifier les vues et d'ajouter des colonnes optionnelles. • Monter, descendre : : ces boutons vous permettent de modifier l'ordre de priorité des lignes d'écritures. • Couper, coller, copier : ces boutons vous permettent de copier, couper et coller une ligne d'écriture. • Equilibrer (F12) : ce bouton et cette touche permettent de réaliser l'équilibre du journal. Sauvegarde La sauvegarde doit être une action volontaire de votre part. Elle s'effectue en cliquant sur le bouton Sauvegarder ou en utilisant la combinaison Ctrl+S. Elle ne tient pas compte de l'Option de saisie par journal activée dans Paramètres - Société - Options générales de saisie. Avertissements lors de l'enregistrement Les avertissements apparaissent uniquement lors de l'enregistrement de la Saisie au kilomètre. Ils sont de deux types. Avertissements non bloquants Ces avertissements vous signalent une anomalie, mais n'empêchent pas la génération de vos écritures en Saisie par journal. Montants négatifs : ce message apparaît si votre saisie contient des montants négatifs et que l'option Afficher en saisie les alertes sur les montants a été activée dans les options du dossier. Comptes non autorisés en saisie sur un type de journal / racines de comptes non autorisées dans un journal : ce message apparaît si votre saisie contient des "incohérences" entre les comptes et les journaux utilisés et que l'option Afficher en saisie les alertes sur les comptes a été activée dans les options du dossier. Gestion des doublons des numéros de pièces La gestion des doublons de numéros de pièce est effectuée lors de l'enregistrement de la Saisie au kilomètre, si l'option correspondante a été activée dans les options du dossier. A l'affichage de ces messages, les écritures s'enregistrent : toute modification devra donc s'effectuer en Saisie par journal. Avertissements bloquants Ces avertissements vous signalent une erreur, que vous devez d'abord corriger. Ils concernent : • Déséquilibre du journal • Ecriture composée d’une seule ligne • Compte bloqué • Mois clôturé • Champ obligatoire manquant 59 EBP Comptabilité Open Line Pro Totaux Une ligne de totalisation est présente en pied de masque : elle affiche le total des lignes débitrices et le total des lignes créditrices. Récapitulatif Un bouton Récapitulatif est disponible. Le récapitulatif présente une vue synthétique de votre Saisie au kilomètre : - il affiche les totaux des Débits, Crédits et Soldes pour chaque mois et chaque journal ; - il met en évidence les déséquilibres. Impression du brouillon Le bouton Impression du brouillon permet d'imprimer sous forme de brouillon les écritures saisies dans cette option. SAISIE PAR GUIDE Saisie guidée : principes Accès : Quotidien - Saisie par guide OU Paramètres - Modèles de guides de saisie La saisie par guide est une méthode qui permet d'automatiser la saisie et de comptabiliser une écriture dans un environnement comptable simple d'utilisation. Cette saisie s'articule autour de deux axes : - Modèles de guides : Un certain nombre de modèles de guide sont livrés par défaut : ils doivent permettre de répondre aux besoins les plus courants. Ils restent modifiables. La liste des modèles n'est pas exhaustive : vous pouvez créer autant de modèles que vous voulez, afin de répondre spécifiquement à vos besoins. Définir un modèle de guide, c'est : définir un modèle d'écriture, ayant ses caractéristiques propres. Ainsi lors de la saisie, il suffira d'appeler le modèle de guide désiré pour que tout ou partie de votre saisie soit automatisée. - Saisie par guide : Les écritures guidées sont les écritures qui ont été créées grâce aux modèles de guide. Elles peuvent être comptabilisés à la demande dans la saisie journal. Liste des écritures guidées Accès : Quotidien - Saisie par guides Les écritures guidées, déjà créées grâce à des modèles, sont affichées dans une liste dont le comportement est identique à celui défini dans toutes les listes. Les écritures guidées sont regroupées sous différents onglets : - Tous : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées, quelque soit leur écriture de référence (Achats, Ventes, Trésorerie ou Opérations diverses) - Achats : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées de type Achats. - Ventes : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées de type Ventes. - Trésorerie : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées de type Trésorerie. - Opérations diverses : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées de types Opérations diverses. Chaque écriture guidée est précisément identifiée par un certain nombre de critères issus de l'écriture ellemême. 60 MANUEL Les écritures guidées Accès : Quotidien - Saisie par guides La saisie par guide est l'un des modes de saisie offerts par le logiciel. Elle peut être immédiatement utilisée, grâce aux modèles de guide livrés par défaut. Ces modèles de guide déterminent le schéma de l'écriture et les règles d'automatisation de la saisie. Choisir le bon modèle de guide ou créer un modèle de guide spécifique à des opérations particulières sont des opérations préalables indispensables pour profiter pleinement de ce mode de saisie automatisé. Les écritures guidées sont accessibles à partir de la liste des écritures guidées. Chaque écriture guidée se divise en deux onglets : Saisie et Notes Onglet Saisie En-tête de l'onglet Saisie Libellé Ce champ saisissable. Guide * Le choix du modèle de guide se fait au moyen de la liste déroulante, qui propose tous les modèles actifs existants. Type de journal Cette zone est grisée et non modifiable. Elle permet de savoir dans quel type de journaux le guide sera généré. Journal Cette zone est grisée et non modifiable. Elle permet de savoir dans quel type de journaux le guide sera généré. Mois * Ce champ propose par défaut le mois système Mois système = Mois de l'ordinateur ou le mois le plus proche de ce mois système dans l'exercice courant. Si votre exercice courant est ouvert, alors vous pourrez créer de nouvelles Saisies par guide sur cet exercice et sur tous les exercices ouverts. En revanche, si votre exercice courant est clôturé, alors vous ne pourrez plus créer de nouvelles Saisies par guide sur cet exercice et vous pourrez uniquement accéder aux Saisies pratiques comptabilisées sur cet exercice clôturé. Numéro Ce numéro est automatiquement géré par le logiciel. Il est unique à chaque type de guide (préfixe alphabétique), à chaque guide (suffixe numérique) et à chaque exercice. Lorsque le guide est comptabilisé en saisie par journal, alors ce numéro de guide est affiché dans la colonne n° de document. Etat Ce champ est automatiquement géré par le logiciel. - En cours : Le guide n'a pas encore été comptabilisé. C'est-à-dire que le contenu du guide reste à tout moment modifiable, que les lignes qui y sont enregistrées ne sont pas comptabilisées et qu'elles n'apparaissent donc dans aucune impression ni aucune consultation. - Comptabilisé : Le guide a été comptabilité. C'est-à-dire que les lignes qu'il contient ont été comptabilisées sous forme d'écriture dans la saisie par journal et qu'elles apparaissent donc dans les impressions et les consultations. Aucune modification ni suppression ne peut plus être faite dans le guide lui-même. En revanche les modifications et suppressions restent possibles dans le journal dans lequel l'écriture a été comptabilisée. - Modifié en saisie par journal : Le guide a été comptabilisé puis au moins l'une des lignes de ce guide a été modifié. Corps de l'onglet Saisie Le corps du guide est accessible uniquement si tous les champs obligatoires de l'en-tête ont été renseignés. Dès qu'une zone du guide est saisie dans le corps du guide, alors l'en-tête n'est plus modifiable. Le corps du guide se divise en différentes colonnes : - Date * : Ce champ permet de saisir ou de sélectionner un jour dans le mois de l'exercice courant. 61 EBP Comptabilité Open Line Pro - Compte : Ce champ propose une liste déroulante de comptes pré-sélectionnés en fonction du type de guide. - N° de pièce : Ce champ affiche par défaut la valeur définie dans le modèle du guide. Si le journal dans lequel vous voulez générer votre écriture est paramétré en numérotation automatique, vous pouvez être amené à utiliser un numéro de pièce déjà utilisé par un autre utilisateur ou dans un autre masque de saisie. Pour être informé des doublons éventuels, il vous suffit de sélectionner l'option Afficher les alertes sur les numéros de pièces en doublon dans les options du dossier. - Libellé * : Ce champ affiche par défaut la valeur définie dans le modèle du guide. - Montant débit : Le champ accepte les montants positifs avec décimales. - Montant crédit : Le champ accepte les montants positifs avec décimales. Outre toutes les fonctions disponibles dans les listes, il existe deux boutons spécifiques : - Sauvegarder : Ce bouton permet de sauvegarder un guide avec tout ce qu'il contient, tout en le laissant modifiable et sans générer aucune écriture en comptabilité. - Comptabiliser : Ce bouton permet de sauvegarder un guide mais aussi de générer l'écriture en comptabilité. Lorsque que le bouton Comptabiliser est activé, alors le guide ne peut plus être modifié et son état passe à Comptabilisé. Créer des formules sur les numéros de pièce, les libellés et les calculs dans les modèles de guide Des formules existent déjà par défaut dans les modèles de guide livrés par défaut. Néanmoins, pour répondre à des besoins spécifiques, vous pouvez créer les formules qui vous conviennent. Une fois créées, ces formules pourront être sélectionnées dans les modèles de guide et donc permettre de mieux automatiser la saisie guidée. N° Pièce et libellé Il est possible de créer des numéros de pièce et des libellés pour implémenter le modèle de guide de saisie. La modification ou la suppression est impossible dés qu'un guide est utilisé. Libellé : Ce champ saisissable permet d'identifier le n° pièce ou le libellé créé. Préfixe : Ce champ permet de sélectionner un des n° pièce ou libellé prédéfini. Suffixe : Ce champ permet d'identifier les lignes d'écriture d'un guide. Formules Sans Formule : Permet de saisir un montant dans le modèle de guide de saisie sans aucun calcul particulier. TVA à partir du HT : Permet de calculer la TVA à partir du HT de la ligne de dessus. TVA à partir du TTC : Permet de calculer la TVA à partir du TTC de la ligne de dessus. Solde : Permet de calculer le solde du guide. SAISIE PRATIQUE Mes achats, Mes ventes La saisie pratique est un mode de saisie non comptable qui permet de saisir facilement une écriture. Comment saisir une facture d’achat ? Accès : Quotidien – Mes achats Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. - Indiquez la date de la facture. - Conservez le numéro de pièce proposé automatiquement ou indiquez le numéro de la facture. - Choisissez un fournisseur dans la liste. Si le fournisseur n’est pas présent, cliquez sur le bouton Nouveau fournisseur, indiquez son nom, éventuellement son adresse et sauvegardez la fiche. - Complétez la description si vous souhaitez apporter une précision. - Saisissez le total TTC. 62 MANUEL - Indiquez le type de TVA : le montant se calcule automatiquement. Vérifiez la cohérence avec la facture. Le montant doit être modifié s’il est différent de votre document. - Choisissez la nature d’achat correspondant au type de la facture et contrôlez le montant. - Un message vous propose ensuite d’effectuer une nouvelle saisie : répondez Oui pour continuer. Il est possible de solder automatiquement la facture en sélectionnant F12. Dans ce cas, le solde de la facture se place dans le champ Montant HT. Comment saisir une facture de vente ? Accès : Quotidien – Mes ventes Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat. Comment saisir un avoir, une remise ? Pour saisir un avoir, saisissez une facture avec des montants négatifs. Pour saisir une remise, utilisez la nature « Remises obtenues » ou « Remises accordées ». Création d'un nouveau compte Lors de la création d'un compta à partir d'un masque de saisie pratique, une fenêtre de création de compte simplifiée est proposée. Saisie sur plusieurs exercices Si votre exercice courant est ouvert, alors vous pourrez créer de nouvelles Saisies pratiques sur cet exercice et sur tous les exercices ouverts. En revanche, si votre exercice courant est clôturé, alors vous ne pourrez plus créer de nouvelles Saisies pratiques sur cet exercice et vous pourrez uniquement accéder aux Saisies pratiques comptabilisées sur cet exercice clôturé. Gestion des doublons de numéros de pièce Si le journal dans lequel vous voulez générer votre écriture est paramétré en numérotation automatique, vous pouvez être amené à utiliser un numéro de pièce déjà utilisé par un autre utilisateur ou dans un autre masque de saisie. Pour être informé des doublons éventuels, il vous suffit de sélectionner l'option Afficher les alertes sur les numéros de pièces en doublon dans les options du dossier. Ma trésorerie Comment saisir un encaissement client ? Accès : Quotidien – Ma trésorerie Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] et choisissez Encaissement. - Sélectionnez Encaissement client. - Indiquez la date de l’encaissement. - Choisissez la banque ou la caisse concernée. - Indiquez un n° de pièce, une description, le montant de l’encaissement. - Choisissez un client dans la liste. Si le client n’est pas présent, cliquez sur le bouton Nouveau client, indiquez son nom, éventuellement son adresse et sauvegardez la fiche. - A la fin de la saisie, un message vous propose de saisir une nouvelle opération : répondez Oui pour continuer. Comment saisir un décaissement fournisseur ? Accès : Quotidien – Ma trésorerie Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser], et choisissez Décaissement. 63 EBP Comptabilité Open Line Pro Sélectionnez Décaissement fournisseur et remplissez les différents champs comme pour l’encaissement client. Comment saisir une autre opération ? Le bouton Ajouter vous permet de saisir quatre types d’opérations : - Les encaissements - Les décaissements - Les virements (de banque à banque, de banque à caisse …) - Les remises de chèques. Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. Création d'un nouveau compte Lors de la création d'un compta à partir d'un masque de saisie pratique, une fenêtre de création de compte simplifiée est proposée. Saisie sur plusieurs exercices Si votre exercice courant est ouvert, alors vous pourrez créer de nouvelles Saisies pratiques sur cet exercice et sur tous les exercices ouverts. En revanche, si votre exercice courant est clôturé, alors vous ne pourrez plus créer de nouvelles Saisies pratiques sur cet exercice et vous pourrez uniquement accéder aux Saisies pratiques comptabilisées sur cet exercice clôturé. Gestion des doublons de numéros de pièce Si le journal dans lequel vous voulez générer votre écriture est paramétré en numérotation automatique, vous pouvez être amené à utiliser un numéro de pièce déjà utilisé par un autre utilisateur ou dans un autre masque de saisie. Pour être informé des doublons éventuels, il vous suffit de sélectionner l'option Afficher les alertes sur les numéros de pièces en doublon dans les options du dossier. CONSULTATION/LETTRAGE Consultation de compte Accès : Quotidien - Consultation/Lettrage OU Consultation - Consultation/Lettrage La consultation de compte permet d'afficher l'ensemble des lignes d'écritures enregistrées sur un compte de type Détail et sur un seul exercice. Cette consultation permet aussi bien de connaître le solde réel d'un compte à un instant donné, que de procéder aux lettrages qui s'imposent ou encore d'effectuer des recherches... La combinaison de différents filtres permet d'affiner la sélection des lignes d'écritures à afficher. Filtres Ces filtres sont mémorisés : Les dernières sélections effectuées sont conservées ; elles seront reprises à l'identique lors du prochain affichage de la fenêtre de consultation. Filtre sur les comptes, Filtre sur la période, Filtre sur le statut des lignes, Filtre sur le type de ligne. Sélection de l'exercice Les dates d'exercice proposées par défaut sont celles de l'exercice courant. 64 MANUEL Lorsque cet exercice courant est ouvert, alors tous les exercices ouverts sont accessibles. Vous pouvez donc sélectionner l'exercice que vous voulez consulter sans être obligé de changer d'exercice courant. Pour cela, il vous suffit d'ouvrir la liste déroulante disponible dans le champ Exercice. Lorsque l'exercice courant est clôturé, alors seul l'exercice courant est accessible. Sélection du compte La sélection du compte se fait dans l'en-tête de la fenêtre de consultation, champ Identification - Compte. Le compte peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants sur l'exercice courant. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. Dès que le numéro du compte est renseigné, alors les données de base de ce compte sont automatiquement mises à jour : - Intitulé du compte, - Cumul de tous les montants débiteurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, - Cumul de tous les montants créditeurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, - Solde de ce compte au dernier jour de l'exercice courant. Ces données de base sont totalement indépendantes des choix effectués sur les filtres comme de la date système (= date et heure de l'ordinateur). Affichage des lignes d'écriture L'affichage des lignes d'écritures dans la consultation reprend la majorité des informations renseignées dans le masque de saisie (Journal, Date, Pièce, Libellé, Débit/Crédit). En revanche, à l'inverse de la saisie, les lignes d'écritures sont par défaut affichées dans l'ordre chronologique. L'affichage des lignes d'écritures est directement dépendant des choix effectués sur les filtres. Certaines lignes peuvent apparaître grisées et en italique : il s'agit des lignes qui répondent aux critères de filtrage sur l'exercice courant mais qui ont été lettrées sur un exercice postérieur. Le délettrage de ces lignes n'est d'ailleurs uniquement possible que sur l'exercice au cours duquel elles ont été lettrées. Dans le pied de la zone d'affichage, une ligne de totalisation est affichée : elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. Enfin, le Solde progressif est recalculé en temps réel en fonction des seules lignes affichées. Lettrage et délettrage manuel Il est possible de lettrer ou delettrer des lignes d'écritures d'un compte directement dans la fenêtre de Consultation sans être obligé d'accéder à la fenêtre de Lettrage ; pour cela, il faut que cette option soit paramétrée dans la fiche compte. Le fonctionnement du lettrage, la sélection des lignes, l'utilisation de la ligne de totalisation, l'attribution du code lettrage... sont les mêmes que dans ceux définis dans la fenêtre de Lettrage à proprement parler. Lettrage automatique Une fonction permet d'effectuer le lettrage automatique des lignes d'écritures d'un compte. Autres actions possibles à partir de la consultation Accès à la saisie par journal : En double cliquant sur une ligne d'écriture, en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. ou en cliquant sur le bouton, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans la saisie journal ayant servie à l'enregistrer. Voir document : Il est possible d'accéder au document d'origine ayant permis l'enregistrement de la ligne d'écriture : il peut s'agir, par exemple, de la facture transférée par la Gestion commerciale. 65 EBP Comptabilité Open Line Pro Cacher le filtre/Afficher le filtre : En cliquant sur le bouton Cacher le filtre ou Afficher le filtre, il est possible d'afficher ou de masquer une ligne de filtre qui se positionne immédiatement avant les lignes d'écritures. Ce filtre contient des champs saisissables et permet d'affiner les sélections effectuées grâce aux filtres comptables mentionnés dans les paragraphes précédents. Rafraîchir : Ce bouton permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de consultation, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (lettrage, saisie journal...). Facture non parvenue ou à émettre Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Facture/Avoir à emettre ou Facture/Avoir à recevoir et de générer l'extourne de l'écriture à laquelle cette ligne appartient. Charge ou produit constaté d'avance Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Charges ou Produits constatés d'avance et de générer la régularisation puis l'extourne de la ligne sélectionnée. Principes de lettrage et de délettrage Accès : Le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage. Principes du lettrage Le lettrage consiste à : - sélectionner sur un compte au moins deux lignes d'écritures dont les montants s'équilibrent et qui ont trait à une opération commune, - puis à appliquer un même code alphanumérique appelé "code lettrage" ainsi qu'une même date de lettrage à ces lignes. Une facture n° 1234 de 1000 € est émise le 18/02/2008 au client DUPONT. Le 25/02/2008, le client Dupont adresse un chèque de 500 €, référencé 1234. Le 10/03/2008, le client Dupont adresse un nouveau chèque de 500 €, référence 1234. Ces deux règlements peuvent être identifiés comme venant solder la facture émise. Dès lors, ses trois lignes d'écriture peuvent être sélectionnées dans le compte du client DUPONT pour être identifiées par un même code et une même date de lettrage. La date de lettrage est la date système Date système = date et heure de l'ordinateur. à laquelle le lettrage a été effectué. Le lettrage peut être effectué aussi bien dans la fenêtre de Consultation que dans la fenêtre de Lettrage simplifié. Activer l'option sur le compte Pour que le lettrage ou le délettrage soient possibles, il faut que le compte soit de type Détail et que l'option "Autoriser le lettrage" soit activée sur sa fiche compte. Sélection des lignes La sélection des lignes peut se faire de deux façons différentes : - Soit grâce à la souris seule, en cochant la case située sur chaque ligne à l'extrême gauche de la fenêtre. - Soit en combinant le clavier et la souris (touche Ctrl + clic gauche). - Soit encore en combinant différentes touches du clavier (touche Ctrl + barre d'espace). Dans tous les cas, les lignes sélectionnées sont mises en surbrillance. En pied de masque, un "total des lignes sélectionnées" apparaît. - Cette ligne de totalisation est calculée en temps réel au fur et à mesure des sélections des lignes d'écritures. - Elle permet de contrôler immédiatement l'équilibrage de ces lignes qui conditionne l'exécution du traitement. Choix des boutons Le choix des boutons dépend du type des lignes sélectionnées. Si aucune des lignes sélectionnées n'est lettrée et que ces lignes sont équilibrées, alors le bouton "Lettrer" est accessible. 66 MANUEL Dans tous les autres cas, seul le bouton "Délettrer" est accessible. Option de lettrage automatique Une fonction de lettrage automatique est disponible. Gestion du code lettrage lors du lettrage de lignes d'écriture Lorsque des lignes non lettrées dont les montants s'équilibrent sont sélectionnées et que le lettrage est demandé, alors le "Prochain code lettrage" renseigné sur la fiche compte est proposé par défaut. Si le code lettrage proposé est accepté, alors : - le code lettrage proposé et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé puis est reporté sur la fiche compte. Si le code lettrage proposé par défaut est modifié, alors : - le code lettrage saisi et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé par rapport au code lettrage saisi puis est reporté sur la fiche compte. Gestion du code lettrage lors du délettrage des lignes d'écriture Lorsque des lignes lettrées dont les montants s'équilibrent et dont les codes lettrage sont identiques sont sélectionnées et que le délettrage est demandé, alors le code lettrage et la date de lettrage sont supprimés de toutes les lignes sélectionnées. La suppression de ce lettrage est sans impact sur le champ "Prochain code lettrage" de la fiche compte. Options de délettrage Le délettrage s'opère : - sur toutes les lignes sélectionnées déjà lettrées, - mais aussi sur les toutes lignes non sélectionnées possédant le même code lettrage. Pour faciliter le délettrage, trois options sont disponibles en cliquant sur le bouton "Délettrer" de la barre d'outils : Délettrer par compte : cette action permet de délettrer en une seule opération toutes les lignes déjà lettrées sur ce compte. Délettrer par code : cette action permet de définir une fourchette de codes lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces codes lettrage apparaissent et, cela, quelque soit leur date de lettrage. Délettrer par date : cette action permet de définir une fourchette de dates de lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces dates apparaissent et, cela, quelque soit leur code de lettrage. RELEVÉ BANCAIRE Liste des relevés bancaires Accès : Quotidien - Relevé bancaire La gestion des relevés est commune à toutes les listes. La liste des relevés permet d'accéder aux relevés. Les relevés bancaires permettent d’effectuer le rapprochement bancaire automatique, par l’import des fichiers bancaires à la norme Etebac 3. Ils nécessitent au préalable la création des banques. La création de la fiche Relevé bancaire est également possible directement dans l’option de rapprochement bancaire automatique. Il est possible de supprimer les anciens relevés ou les relevés entièrement pointés. La suppression d’un relevé n’entraînera aucun dépointage dans votre comptabilité. 67 EBP Comptabilité Open Line Pro Fiche relevé bancaire Accès : Quotidien – Relevé bancaire La gestion de la fiche relevé bancaire est commune à l’ensemble des fiches. La fiche de relevé bancaire est accessible à partir de la liste des relevés. Créer une fiche de relevé bancaire est une opération préalable obligatoire, lorsque que vous souhaitez effectuer des rapprochements bancaires automatiques. En-tête de la fiche relevé bancaire • Banque La banque peut être saisie ou sélectionnée grâce à la liste déroulante. Il s’agit de la banque à laquelle appartient le relevé bancaire. Ce champ est obligatoire. • N° Le numéro ne peut pas être saisi par l’utilisateur et sera calculé automatiquement par le logiciel à l’enregistrement de la fiche : il reprend le code de la banque auquel s’ajoute un numéro sur 5 chiffres, automatiquement incrémenté. BQ00001 • Date de l’ancien solde, Ancien solde, Date du nouveau solde, Nouveau solde Ces informations seront automatiquement renseignées après l’import du fichier de relevé bancaire. Dans le cas contraire, les champs restent saisissables. Ils ne sont présents qu’à titre informatif. Importer un fichier de relevé bancaire Format bancaire Si vous souhaitez importer un fichier de relevé bancaire à la norme Etebac 3 (norme bancaire), cliquez sur Importer + Importer un relevé bancaire et sélectionnez le fichier à importer. L’import du fichier permet de remplir les champs de l’entête "Date de l’ancien solde", "Ancien solde", "Date du nouveau solde", "Nouveau solde" ainsi que les lignes de relevé. Import paramétrable Si vous souhaitez importer un fichier sans format particulier, cliquez sur Importer + Import paramétrable. Etape : Destination et source de l’import Choisissez le type de fichier à importer : - Relevé bancaire avec colonnes « Débit » et « Crédit » signifie que les montants au débit et les montants au crédit sont dans 2 colonnes différenciées. - Relevé bancaire avec colonnes « Montant » signifie que les montants sont dans une seule colonne, et c’est le sens (positif ou négatif) qui détermine si le montant est un débit ou un crédit. - Relevé bancaire avec colonnes « Montant » et « Sens » signifie les montants sont dans une seule colonne, et qu’une colonne supplémentaire indique le sens, « D » pour débit et « C » pour crédit. Sélectionnez le fichier à importer. Choisissez un paramétrage précédemment effectué et enregistré. Etape : Codage du fichier Champs délimités ou Champs en largeur fixe : le choix est automatique en fonction du contenu fichier. - "Champs délimités" signifie que les champs du fichier sont séparés par un caractère (par exemple le pointvirgule, la virgule, l’espace, la tabulation …). - "Champs en largeur fixe" signifie que les champs du fichier sont alignés en colonne. Commencer l’import à la ligne … permet d’indiquer le n° de la 1ère ligne à importer (dans le cas où les fichiers contiennent une entête à ignorer). Ligne d’entête : la première ligne contient le nom des champs : à cocher lorsque le fichier contient une ligne d’entête avec le nom des champs à importer, ce qui facilitera l’association des colonnes et des champs. Etape : Largeur des champs : uniquement avec des champs en largeur fixe Grâce à la souris, tracez des traits pour séparer les champs. Pour vous aider, une règle affiche le nombre de caractères. Etape : Séparateurs / Identificateurs : uniquement avec des champs délimités Indiquez le caractère séparateur des champs. Indiquez si besoin le caractère délimitant les champs (l’identificateur guillemet par exemple). 68 MANUEL Etape : Association Associez chaque champ avec la colonne correspondante. Indiquez un nom au paramétrage si vous souhaitez l’utiliser ultérieurement. Ainsi au prochain import d’un fichier de même structure, vous n’aurez pas à refaire tout le paramétrage, vous pourrez le sélectionner à l’étape de début. Ces différents formats de date sont acceptés : année sur 2 ou 4 caractères ; avec ou sans séparateur de type /. - JJMMAA - JJ/MM/AA - JJMMAAAA - JJ/MM/AAAA Lignes de relevé bancaire Il est possible de saisir les lignes de relevé en remplissant les différents champs. Vous pouvez également modifier ou supprimer des lignes importées ou saisies. Ces lignes n’ont pas d’impact sur votre comptabilité : elles restent néanmoins importantes pour pouvoir mener à bien vos rapprochements bancaires. La suppression d’une ligne de relevé pointée n’entraînera aucun dépointage dans votre comptabilité. RAPPROCHEMENT BANCAIRE Liste des rapprochements Accès : Quotidien - Rapprochement La gestion de la liste des rapprochements est commune à toutes les listes. Un compte peut faire l'objet d'un rapprochement s'il remplit toutes ces conditions simultanément : - Il est de nature Compte pour rapprochement. - Il est défini comme étant compte de contrepartie d'un journal de type Trésorerie. - L'option Type de rapprochement par compte ou Type de rapprochement par journal est sélectionnée dans la fiche de ce compte. Création d'un nouveau rapprochement Lors de la création d'un rapprochement, une boîte de dialogue s'affiche. Il faut obligatoirement y renseigner les trois champs suivants : Le compte à rapprocher, qui peut être saisi directement ou sélectionné grâce à la liste déroulante. Automatique : Lorsque la case est cochée alors il est possible de visualiser et pointer les relevés bancaires appartenant à la même banque que le compte à rapprocher. Il est ensuite possible d'effectuer au choix un pointage manuel ou un pointage automatique. Le libellé du rapprochement, qui est saisissable et laissé au libre choix de l'utilisateur. La date de rapprochement, qui peut être saisie ou sélectionnée grâce au calendrier, en veillant à respecter les conditions suivantes : - elle doit être comprise dans l'exercice courant ; - elle doit être postérieure à la dernière date de rapprochement utilisée pour créer un rapprochement sur le même compte. Deux actions sont possibles sur cette boîte de dialogue : Valider : Pour valider les éléments saisis ou sélectionnés dans la boîte de dialogue et accéder directement au rapprochement. Annuler : Pour fermer la boîte de dialogue sans créer le rapprochement. Les trois éléments constitutifs du rapprochement (compte, libellé et date de rapprochement) ne sont plus modifiables dès que le rapprochement est créé. 69 EBP Comptabilité Open Line Pro La date de rapprochement détermine l'extraction des lignes d'écriture : seules les lignes d'écriture possédant une date d'écriture antérieure ou égale à la date de rapprochement seront visibles dans le rapprochement créé. Les écritures simulées ne sont pas prises en compte dans cette extraction. Suppression d'un rapprochement La suppression d'un rapprochement est possible, même si des pointages ont déjà été effectués sur ce rapprochement. En revanche, seule la suppression du dernier rapprochement existant pour un compte sur tous les exercices du dossier est possible. Rapprochement bancaire manuel Accès : Quotidien - Rapprochement La gestion de la fenêtre de rapprochement est commune à toutes les fiches. Les rapprochements bancaires sont accessibles à partir de la liste des rapprochements. Principes du rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire est un document qui permet de vérifier la concordance entre le compte "Banque" tenu par l'entreprise et le relevé bancaire adressé périodiquement par la banque. Ce document est obtenu en attribuant un code pointage et une date de pointage (correspondant à la date de rapprochement) à toutes les lignes d'écriture qui figurent à la fois dans le compte "Banque" de l'entreprise et dans le relevé bancaire. Le rapprochement bancaire doit être équilibré, c'est-à-dire que l'écart de rapprochement doit afficher un solde nul (0,00). La fenêtre de rapprochement est divisée en plusieurs parties Les Paramètres Les paramètres affichent des données dépendantes des éléments que vous avez saisis dans la boîte de création du rapprochement : Numéro de compte à rapprocher, Date de rapprochement, Solde du compte à rapprocher tel qu'il ressort de votre comptabilité à la Date du rapprochement. Dès que le rapprochement est créé, ces paramètres ne sont plus modifiables. La zone Ecart Solde du relevé : Dans ce champ doit être saisi le solde réel du compte à rapprocher à la date de rapprochement figurant sur le relevé de compte adressé par l'établissement bancaire. Si le solde final de ce relevé est créditeur, alors le montant à saisir doit être positif. Si le solde final de relevé est débiteur, alors le montant à saisir doit être négatif. Solde des lignes non pointées : Ce solde représente la différence entre la somme des montants débiteurs et la somme des montants créditeurs de toutes les lignes comptabilisées sur le compte à rapprocher, qui ne possèdent pas encore code pointage et, ce, jusqu'à la date de rapprochement. Ecart de rapprochement : Ce champ doit afficher un montant nul (0,00) pour que le rapprochement soit équilibré. Le montant calculé correspond à la différence existant entre le Solde du compte, le Solde du relevé et les Solde des lignes non pointées. Le filtre sur les lignes à afficher Trois options existent dans ce filtre, elles sont accessibles grâce à la liste déroulante : Toutes : Toutes les lignes d'écritures possédant ou non un code pointage et ayant une date d'écriture antérieure ou égale à la date de rapprochement sont affichées. Rapprochées : Seules les lignes d'écritures possédant un code pointage et ayant une date d'écriture antérieure ou égale à la date de rapprochement sont affichées. Non rapprochées : 70 MANUEL Seules les lignes d'écritures ne possédant pas de code pointage mais ayant une date d'écriture antérieure ou égale à la date de rapprochement sont affichées. Les lignes non rapprochées représentent toutes les opérations en suspens qui devront être pointées dans l'avenir. Ce filtre est proposé systématiquement lors de l'ouverture d'un rapprochement. Lors du pointage ou du dépointage d'une ligne d'écriture, l'affichage des lignes est mis à jour en temps réel. Ainsi, par exemple, si le filtre des lignes à afficher est à "Non rapprochées", alors chaque ligne "disparaît" de l'affichage au fur et à mesure de l'avancement du pointage. Chacune de ces lignes peut ensuite être retrouvée dans les filtres "Toutes" ou "Rapprochées" avec la mention du code et de la date de pointage qui leur a été attribués. Le prochain code pointage Le code pointage est par défaut à "Ok". Il peut être modifié de deux façons différentes : - Soit en saisissant directement dans le champ "Prochain code pointage". Dans ce cas, ce nouveau code pointage devient le code pointage par défaut et est proposé lors de tous les pointages ultérieurs. - Soit en saisissant directement ce code sur la ligne d'écriture en cours de pointage. Dans ce cas, le code saisi sur la ligne est recopié dans le champ "Prochain code pointage" et est proposé par défaut lors de tous les pointages ultérieurs. Dans tous les cas, la modification de ce code est sans impact sur les lignes d'écritures déjà pointées. Le corps du rapprochement Le corps du rapprochement affiche toutes les lignes d'écritures correspondant aux critères de filtrage définis dans la zone "Paramètres" et dans le filtre sur les "lignes à afficher". Le pointage et le dépointage dans un rapprochement Chaque ligne d'écriture peut être pointée ou dépointée indépendamment des autres lignes et cela de différentes façons : - Soit en double cliquant sur une ligne. - Soit en saisissant ou en supprimant les caractères du code pointage. - Soit en faisant "Entrée" sur la ligne désirée. - Soit en activant les boutons Pointer et Dépointer. Des groupes de lignes d'écritures peuvent être pointés en une seule opération en activant le bouton Pointer par Date qui ouvre la boîte de dialogue dans laquelle il faut renseigner : - Code pointage : Ce code pointage est par défaut le "Prochain code pointage" défini dans la fenêtre de rapprochement, mais peut être modifié. - Pointer toutes les lignes jusqu'au : La date de rapprochement est proposée par défaut mais peut être modifiée, soit en saisissant directement dans le champ, soit en sélectionnant la date dans le calendrier. - Si l'exécution du pointage est demandée, alors toutes les lignes d'écriture saisies à une date antérieure ou égale à la date limite et non encore pointées seront pointées avec le code pointage défini. Des groupes de lignes d'écritures peuvent être dépointés en une seule opération en activant le bouton Dépointer par code qui ouvre la boîte de dialogue dans laquelle il faut renseigner : - La fourchette de codes de pointage à supprimer : Par défaut, les codes proposés sont les codes pointage existants sur le rapprochement affiché. Ils peuvent être modifiés de façon à restreindre la fourchette proposée. - Si l'exécution du dépointage est demandée, alors toutes les lignes d'écritures affichées dans le rapprochement et possédant les codes pointage définis sont dépointées. Cette action est sans impact sur les lignes d'écritures pointées avec ces mêmes codes sur d'autres rapprochements que celui affiché. Les autres actions possibles dans un rapprochement Saisie : En sélectionnant une ligne d'écriture dans le rapprochement, il est possible d'accéder à la fenêtre de saisie en étant directement positionné sur la ligne d'origine. Consultation : En sélectionnant une ligne d'écriture dans le rapprochement, il est possible d'accéder à la fenêtre de consultation du compte concerné en étant directement positionné sur la ligne. Afficher/cacher le filtre : En cliquant sur ce bouton, il est possible de faire apparaître ou disparaître une ligne de filtre supplémentaire. Cette ligne se positionne juste avant la première ligne d'écriture dans le corps du rapprochement ; ces champs sont saisissables et permettent de faciliter la recherche des lignes. Vues : Une vue du rapprochement est proposée par défaut. Néanmoins, les vues sont paramétrables en fonction des besoins. Lignes affichées dans le rapprochement mais pointées sur un autre rapprochement 71 EBP Comptabilité Open Line Pro Des lignes d'écritures peuvent être affichées dans un rapprochement mais être pointées sur un rapprochement postérieur au rapprochement affiché. Dans ce cas, ces lignes sont affichées en grisé et en italique et mentionnent la date de rapprochement, le code de rapprochement et le libellé du rapprochement sur lequel le pointage a été effectué. Toute action sur ces lignes ne pourra évidemment se faire que sur le rapprochement concerné. Particularité du rapprochement par journal : récupération de toutes les lignes du journal RAN. Toutes les lignes saisies manuellement dans le journal RAN s'affichent dans le rapprochement bancaire, sauf les lignes mouvementant le compte à rapprocher. Pour effectuer un rapprochement correct, deux solutions sont possibles : - soit, pointer toutes les lignes provenant de RAN, car leur différence est égale au montant saisi sur le compte à rapprocher. - soit, revenir dans le journal RAN, remplacer le compte de banque à rapprocher par le compte de virements internes "580", puis saisir une Opération Diverses pour solder le "580" par le compte de banque à rapprocher. Cette seconde solution évite d'afficher dans le rapprochement des lignes d'A Nouveaux non pertinentes. Rapprochement bancaire automatique Accès : Quotidien - Rapprochement La gestion de la fenêtre de rapprochement est commune à toutes les fiches. Le rapprochement bancaire automatique est accessible à partir de la liste des rapprochements. Toutes les options disponibles dans le rapprochement bancaire manuel sont disponibles dans le rapprochement bancaire automatique : le principe est identique. Consultez la partie Rapprochement bancaire manuel. Comment procéder ? Pour effectuer le rapprochement bancaire automatique, vous devez suivre le cheminement suivant : • Créer les banques dans Paramètres – Banques. • Créer un relevé bancaire par le menu Tenue comptable. • Dans le relevé créé, procéder à l’import d’un fichier de relevé grâce au bouton Importer un relevé bancaire. Eventuellement ajouter, modifier et supprimer des lignes, ou importer un autre fichier. • Ajouter un nouveau rapprochement bancaire par le menu Tenue comptable, en cochant la case Automatique : les lignes d’écritures et les lignes de relevé s’affichent automatiquement. • Effectuer un pointage manuel en sélectionnant les lignes à relier, ou un pointage automatique grâce au bouton Rapprocher automatiquement. Les lignes de relevé Il s’agit des lignes des relevés appartenant à la même banque que le compte à rapprocher. Les filtres sur les lignes à afficher Les filtres s’appliquant sur les lignes d’écritures (Toutes, Rapprochées, Non rapprochées) s’appliquent également sur les lignes de relevé. Pointage • Manuel : Il suffit de sélectionner une ou plusieurs lignes d’écriture et une ou plusieurs lignes de relevé qui se compensent : le code pointage s’applique alors sur toutes ces lignes. • Automatique : Cliquez sur le bouton Rapprocher automatiquement : les lignes d’écriture et les lignes de relevé qui se compensent sont automatiquement pointées ensemble. Les lignes sont pointées une à une (une ligne d’écriture pour une ligne de relevé) en fonction du montant. Pour pointer plusieurs lignes ensemble, vous devez pointer manuellement. Les montants des relevés s’affichent comme sur un relevé papier, dans le sens de votre banque et non dans le sens de votre comptabilité. 72 MANUEL En rapprochement par compte, les montants à pointer ensemble sont de sens opposé : les débits sur les lignes d’écriture se pointent avec les crédits sur les lignes de relevé, et inversement. En rapprochement par journal, les montants à pointer ensemble sont dans le même sens. Dépointage Le dépointage s’effectue comme en rapprochement manuel et s’applique sur les lignes d’écriture et sur les lignes de relevé. Nouveau relevé Cette option permet de créer un nouveau relevé bancaire directement à partir de l’option de rapprochement bancaire. Voir relevé Cette option permet d’ouvrir la fiche relevé bancaire correspondant à la ligne de relevé sélectionnée. ÉCRITURES DE RÉGULARISATION Ecritures de régularisations : principes et exemples Principes généraux Il peut arriver que certains produits et certaines charges soient comptabilisés sur une période différente de la période comptable à laquelle ils doivent obligatoirement être rattachés. Il est donc nécessaire de saisir un certain nombre d’écritures de régularisation pour : - diminuer les charges et produits qui sont comptabilisés « à tort » dans une période, - augmenter les charges et produits qui appartiennent à une autre période. Une période s'entend aussi bien comme étant un exercice comptable (dans le cas standard de l'arrêté des comptes entre deux exercices) que comme une période comprise dans un seul exercice comptable (dans les cas de situations périodiques, en cours d'exercice). Les écritures de régularisation sont de deux types : - Les charges et produits à recevoir (c’est-à-dire : Factures à recevoir, Avoirs à recevoir, Factures à émettre, Avoirs à émettre). - Charges constatées d’avance et produits constatés d’avance. Dans l'application, le terme général "Facture à recevoir à ou émettre" est utilisé pour désigner toutes les opérations de type "Charges et produits à recevoir". Exemples d'écritures de régularisation Premier exercice : 01/01/2008 au 31/12/2008 Second exercice : 01/01/2009 au 31/12/2009. 1/ Exemple d'une facture non parvenue : 1.1/ FACTURE D'ACHAT Sur l'exercice 2009, je comptabilise une facture d’achat datée du 05/01/2009 : - Date : 05/01/2009 - 6011- Matières premières : 1000 - 445661 - Tva déductible : 196 - 401FRS - Fournisseurs : 1196 73 EBP Comptabilité Open Line Pro 1.2/ Je constate que cette pièce facture des marchandises livrées sur l’exercice 2008. 1.3/ ECRITURE DE REGULARISATION Je dois saisir manuellement une écriture de régularisation sur 2008 afin d'y enregistrer la charge qui lui appartient : - Date : 31/12/2008 - 6011 - Matières premières : 1000 - 44586 - Tva sur facture non parvenue : 196 - 408 - Fournisseurs Factures non parvenues : 1196 J'identifie cette écriture comme étant une "Facture non parvenue ou à émettre". 1.4/ ECRITURE D'EXTOURNE Je dois également annuler la charge comptabilisée sur 2009 en extournant l’écriture de régularisation de 2008. Pour cela, j'utilise la fonction "Générer l'extourne / Facture non parvenue ou à émettre" afin de générer une écriture d'extourne automatique. - Date : 05/01/2009 - 6011 - Matières premières : 1000 - 44586 - Tva sur facture non parvenue : 196 - 408 - Fournisseurs Factures non parvenues : 1196 2/ Exemple d'une charge constatée d’avance : 2.1/ FACTURE D'ACHAT Sur l’exercice 2008, je comptabilise un avis d’échéance d’assurance datée du 01/07/2008. - Date : 01/07/2008 - 616 - Assurances : 2000 - 401FRS - fournisseurs : 2000 J'identifie la ligne de charges comme étant une "Charge constatée d'avance" 2.2/ Je constate que cet avis d’échéance concerne la période du 01/07/2008 au 30/06/2009. 2.3/ ECRITURE DE REGULARISATION Je dois saisir une écriture de régularisation sur 2008 pour annuler la charge comptabilisée sur cet exercice mais relative à l’exercice 2009. Pour cela, j'utilise la fonction "Générer l'écriture de régularisation / Charge constatée d'avance" afin de générer une écriture de régularisation automatique. - Date : 31/12/2008 - 616 - Assurances : 1000 - 486- Charges constatées d'avance : 1000 2.4/ ECRITURE D'EXTOURNE Je dois également comptabiliser sur 2009 la charge qui revient à cet exercice, en extournant l’écriture de régularisation précédente. Pour cela,j'utilise la fonction "Générer l'écriture d'extourne / Charge constatée d'avance" afin de générer une écriture d'extourne automatique. - Date : 01/01/2009 - 616 - Assurances : 1000 74 MANUEL - 486- Charges constatées d'avance : 1000 Exploitation dans l'application En saisie journal, deux boutons sont disponibles "Facture non parvenue ou à émettre" et "Charge et produit constaté d'avance". Il suffit de sélectionner une ligne d'écriture et d'activer le bouton qui convient pour ouvrir la fenêtre de paramétrage : - Si la ligne sélectionnée mouvemente un compte Fournisseur ou un compte Client, alors il est possible de d'activer le bouton "Facture non parvenue ou à émettre". - Si la ligne sélectionnée mouvemente un compte de Charge ou un compte de Produit, alors il est possible d'activer le bouton "Charge ou Produit constaté d'avance". - Si la ligne mouvemente un autre compte que Fournisseur, Client, Charge ou Produit, alors aucun des boutons n'est actif. Le fait d'activer le bouton "Facture non parvenue ou à émettre" affiche une fenêtre de paramétrage spécifique. Il faut y sélectionner la date et le journal dans lesquels l'écriture d'extourne doit être comptabilisée (exemple 1.4 ci-dessus). Le fait d'activer le bouton "Charge et produit constaté d'avance" affiche une fenêtre de paramétrage spécifique. Il faut y sélectionner : - la date et le journal dans lesquels l'écriture de régularisation doit être comptabilisée (exemple 2.3 ci-dessus) - la date et le journal dans lesquels l'écriture d'extourne doit être comptabilisée (exemple 2.4 ci-dessus). Deux listes répertoriant toutes les écritures identifiées comme"Facture non parvenue ou à émettre" et "Charge ou produit constaté d'avance" existe. Elles permettent de suivre la vie d'une écriture de régularisation, d'accéder à l'écriture d'origine, de générer les écritures de régularisation et d'extourne... Charge ou produit constaté d'avance : fenêtre de paramétrage Principes Créer une écriture de charge ou de produit constaté d'avance, c'est créer une écriture de régularisation qui répond à certains principes. Un exemple de comptabilisation de ce type d'écriture est disponible (exemple 2). Accès Cette fenêtre de paramétrage est accessible : - soit à partir de la saisie journal ou de la saisie par écriture, en activant le bouton "Charge ou Produit constaté d'avance" sur une ligne d'écriture positive mouvementant un compte de Charge ou de Produit et dans un journal de type Ventes, Achats, Opérations Diverses ou Trésorerie. - soit à partir de la "liste des charges et produits constatés d'avance", lorsque l'écriture d'origine a déjà été identifiée. Le contenu de la fenêtre Les champs de l'en-tête : Code : Le code est attribué automatiquement par le logiciel à l'enregistrement de la fenêtre de paramétrage. Lorsque la ligne d'origine sélectionnée en saisie journal mouvemente un compte de Charges, alors le code commencera par CCA (pour Charge Constatée d'Avance). Lorsque la ligne d'origine sélectionnée en saisie journal mouvemente un compte Produits, alors le code commencera par PCA (pour Produit Constaté d'Avance). Type : Ce champ géré automatiquement par le logiciel explique pour quel type d'écriture la fenêtre de paramétrage est ouverte (Charge Constatée d'Avance ou Produit Constaté d'Avance). 75 EBP Comptabilité Open Line Pro Le type "Charge Constaté d'Avance" est appliqué lorsque la ligne d'écriture sélectionnée en saisie journal mouvemente un compte de charges (compte de classe 6). Le type "Produit Constaté d'Avance" est appliqué lorsque la ligne d'écriture sélectionnée en saisie journal mouvemente un compte de produits (compte de classe 7). Description : Un libellé est proposé par défaut : il s'agit du libellé de la ligne d'origine précédé de la notion "Régularisation". Il reste néanmoins modifiable. Ce libellé sera repris comme libellé de toutes les lignes de l'écriture de régularisation et de l'écriture d'extourne qui seront générées, et cela quelque soit le paramétrage du journal de destination. Montant de la charge ou du produit : Ce champ est renseigné automatiquement par le logiciel et n'est pas modifiable. Il présente le montant de la ligne d'origine qui a été identifiée en saisie journal comme une "charge ou produit constaté d'avance". Règle de calcul : La règle de calcul doit obligatoirement être définie. Trois modes de calcul sont disponibles : Par montant : Cette option permet d'accéder à un champ "Montant" saisissable. Il est ainsi possible de saisir directement le montant pour lequel l'écriture de régularisation va être comptabilisée. La ligne d'origine mouvemente le compte 616 (Prime d'assurance) pour 1000 Euros, enregistrée sur l'exercice 2008, mais couvrant la période de 01/07/2008 au 30/06/2009. Je peux définir que la charge à régulariser est de 500 Euros. Par Fraction : Cette option permet d'accéder à un champ "Numérateur" et à un champ "Dénominateur". Le montant de l'écriture de régularisation sera donc calculé à partir du montant de la ligne d'origine multiplié par le numérateur et divisé par le dénominateur. La ligne d'origine mouvemente le compte 616 (Prime d'assurance) pour 1000 Euros, enregistrée sur l'exercice 2008, mais couvrant la période de 01/07/2008 au 30/06/2009. Je peux définir que la charge à régulariser est de : 1000 Euros x 6 mois d'exercice 2008 / 12 mois de prestation. Par pourcentage : Cette option permet d'accéder à un champ "Pourcentage". Le montant de l'écriture de régularisation sera donc calculé à partir du montant de la ligne d'origine, multiplié par le pourcentage. La ligne d'origine mouvemente le compte 616 (Prime d'assurance) pour 1000 Euros, enregistrée sur l'exercice 2008, mais couvrant la période de 01/07/2008 au 30/06/2009. Je peux définir que la charge a régulariser est de 1000 Euros x 50 %. Montant de la régularisation : Ce champ dépend de la règle de calcul sélectionnée. Dans le cas du calcul "Par montant", le champ est directement saisissable. Dans le cas des calculs "Par fraction" et "Par Pourcentage", le champ est automatiquement calculé en fonction des formules. Dans les trois exemples précédents, le champ "Montant de la régularisation" affiche toujours 500 Euros. Compte de contrepartie : Un compte de contrepartie est proposé par défaut en fonction des options du dossier et du compte mouvementé sur la ligne d'origine. Lorsque que le compte mouvementé sur la ligne d'origine est un compte de charge débiteur, alors le compte de contrepartie proposé par défaut est le 486. Lorsque que le compte mouvementé sur la ligne d'origine est un compte de charge créditeur, alors le compte de contrepartie proposé par défaut est le 487. Lorsque que le compte mouvementé sur la ligne d'origine est un compte de produit créditeur, alors le compte de contrepartie proposé par défaut est le 487. Lorsque que le compte mouvementé sur la ligne d'origine est un compte de produit débiteur, alors le compte de contrepartie proposé par défaut est le 486. Le compte proposé par défaut reste modifiable, soit en saisissant directement dans le champ, soit en sélectionnant le compte désiré dans la liste déroulante. Onglet "Ecritures de régularisation" Ce cadre permet de déterminer : - la date et le journal dans lesquels l'écriture de régularisation doit être comptabilisée (Voir exemple 2.3) 76 MANUEL - ainsi que la date et le journal dans lesquels l'écriture d'extoune doit être comptabilisée (Voir exemple 2.4). Les mêmes règles de fonctionnement s'appliquent aux deux écritures à générer. Comptabilisé : Ce champ est géré automatiquement par le logiciel. Il est vierge par défaut. Une coche apparaît lorsque l'écriture de régularisation et/ou l'écriture d'extourne ont été générées. Journal : Le code du journal défini dans les options du dossier est proposé par défaut. Ce journal par défaut reste modifiable, soit en saisissant directement le code dans le champ soit en le sélectionnant dans la liste déroulante. Le journal de destination ne peut en aucun cas être un journal de type Trésorerie ou de type A Nouveaux. Date de génération : Une date de génération est proposée par défaut. - Dans le cas de l'écriture de régularisation : la date correspond par défaut au dernier jour de l'exercice dans lequel l'écriture d'origine est comptabilisée. - Dans le cas de l'écriture d'extourne : la date correspond par défaut au premier jour de l'exercice qui suit l'exercice dans lequel l'écriture de régularisation est comptabilisée. Cette date reste modifiable, soit en saisissant directement la date voulue dans la champ soit en la sélectionnant dans le calendrier. Onglet "Ecriture d'origine" : L'écriture d'origine servant de base à l'écriture d'extourne est affichée pour information. Elle n'est pas modifiable (Voir exemple 2.1). La ligne de charge ou de produit à partir de laquelle l'écriture de régularisation et d'extourne seront générées est affichée en gras. Onglet "Notes" : Cet onglet reste disponible à tout moment. Les actions possibles dans la fenêtre Générer l'écriture de régularisation : Ce bouton permet de générer l'écriture de régularisation à partir de l'écriture d'origine, en respectant le journal de destination, la date d'écriture sélectionnée, le mode de calcul et le compte de contrepartie. Générer l'écriture d'extourne : Ce bouton permet de générer l'écriture d'extourne de l'écriture de régularisation. Les autres boutons : - "Consultation/Lettrage" de l'écriture d'origine : Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de Consultation/Lettrage du compte qui a permis de créer une Charge ou un Produit constaté d'avance (c'est-à- dire le compte Charge ou de le compte Produit de l'écriture d'origine). - "Saisie par journal" de l'écriture d'origine : Ce bouton permet d'accéder à la saisie journal et de se positionner sur l'écriture d'origine. - "Saisie par journal" de l'écriture de régularisation : Ce bouton permet d'accéder à la saisie journal et de se positionner sur l'écriture de régularisation. - "Saisie par journal" de l'écriture d'extourne : Ce bouton permet d'accéder à la saisie journal et de se positionner sur l'écriture d'extourne. Cas particuliers Cas du n° de pièce : Le numéro de pièce renseigné sur la ligne de l'écriture d'origine identifiée comme Charge ou Produit à recevoir est repris pour toutes les lignes de l'écriture de régularisation. Le numéro qui sera alors comptabilisé restera modifiable. Cas du statut des écritures de régularisation et d'extourne générées : 77 EBP Comptabilité Open Line Pro Les écritures de régularisation et d'extourne possèdent par défaut le statut non validé et, ce, quelque soit le statut de l'écriture d'origine. Ensuite, le statut de ces écritures pourra être modifié comme n'importe quelle autre écriture. Facture non parvenue ou Facture à émettre : fenêtre de paramétrage Principes Créer une facture non parvenue ou à émettre, c'est créer une écriture de régularisation qui répond à certains principes. Un exemple de comptabilisation de ce type d'écriture est disponible (exemple 1). Accès Cette fenêtre de paramétrage est accessible : - soit à partir de la saisie journal ou de la saisie par écriture, en activant le bouton "Facture non parvenue ou à émettre" sur une ligne d'écriture mouvementant un compte Client ou Fournisseur et dans un journal de type Ventes, Achats ou Opérations Diverses. - soit à partir de la liste des factures non parvenues ou à émettre, lorsque l'écriture d'origine a déjà été identifiée. Le bouton "Facture non parvenue ou à émettre" permet de gérer toutes les écritures de type "Charges à payer et produits à recevoir". Le même bouton convient donc pour les Factures non parvenues, les Factures à émettre, les Avoirs non parvenus et les Avoirs à émettre. Le contenu de la fenêtre Les champs de l'en-tête Code : Le code est attribué automatiquement par le logiciel à l'enregistrement de la fenêtre de paramétrage. Lorsque la ligne d'origine sélectionnée en saisie journal mouvemente un compte Fournisseurs, alors le code commencera par FNP (qu'il s'agisse d'une Facture Non Parvenue ou d'un Avoir Non parvenu). Lorsque la ligne d'origine sélectionnée en saisie journal mouvemente un compte Clients, alors le code commencera par FAE (qu'il s'agisse d'une Facture A Emettre ou d'un Avoir A Emettre). Type : Ce champ géré automatiquement par le logiciel explique pour quel type d'écriture la fenêtre de paramétrage est ouverte (Facture Non parvenue ou Facture A Emettre). Description : Une description est proposée par défaut : il s'agit du libellé de la ligne d'origine précédé de la notion "Régularisation". La proposition reste modifiable. Cette description sera reprise comme libellé de toutes les lignes de l'écriture d'extourne qui sera générée, et cela quelque soit le paramétrage du journal de destination. Onglet "Ecriture d'extourne" Ce cadre permet de déterminer la date et le journal dans lequel l'écriture d'extourne doit être comptabilisée (Voir exemple 1.4). - Comptabilisé : Ce champ est géré automatiquement par le logiciel. Il est vierge par défaut. Un marqueur apparaît lorsque l'écriture d'extoune a été générée. - Journal : Le code du journal défini dans les options du dossier est proposé par défaut. Ce journal reste modifiable, soit en saisissant directement le code dans le champ soit en le sélectionnant dans la liste déroulante. Le journal de destination ne peut en aucun cas être un journal de type Trésorerie ou de type A Nouveaux. 78 MANUEL - Date de génération : Une date de génération est proposée par défaut : elle correspond au premier jour de l'exercice suivant la date de l'écriture d'origine. Cette date reste modifiable, soit en saisissant directement la date voulue soit en la sélectionnant dans le calendrier. Généralement, la date d'extourne correspond soit à la date du premier jour de l'exercice suivant la comptabilisation de l'écriture d'origine, soit la date à laquelle la facture définitive est effectivement enregistrée. Onglet "Ecriture d'origine" : L'écriture d'origine servant de base à l'écriture d'extourne est affichée pour information. Elle n'est pas modifiable (Voir exemple 1.3). Onglet "Notes" : Cet onglet reste disponible à tout moment. Les actions possibles dans la fenêtre Générer l'écriture d'extourne : Ce bouton permet de générer l'écriture d'extourne à partir de l'écriture d'origine, en respectant le journal de destination et la date d'écriture sélectionnés. Les autres boutons : - "Consultation/Lettrage" de l'écriture d'origine : Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de Consultation/Lettrage du compte qui a permis de créer une Facrture non parvenue ou à émettre (c'est-à-dire le compte Fournisseur ou Client de l'écriture d'origine). - "Saisie par journal" de l'écriture d'origine : Ce bouton permet d'accéder à la saisie journal et de se positionner sur l'écriture d'origine. - "Saisie par journal" de l'écriture d'extourne : Ce bouton permet d'accéder à la saisie journal et de se positionner sur l'écriture d'extourne. Cas particuliers Cas du n° de pièce : Le numéro de pièce renseigné sur la ligne de l'écriture d'origine identifiée comme Facture non parvenue est repris pour toutes les lignes de l'extourne. Le numéro qui sera alors comptabilisé restera modifiable. Cas du statut des écritures d'extourne générées : Une écriture d'extourne possède par défaut le statut non validé et, ce, quelque soit le statut de l'écriture d'origine. Ensuite, le statut de cette écriture d'extourne pourra être modifié comme n'importe quelle autre écriture. Liste des Charges et Produits Constatés d'Avance Accès : Quotidien - Ecritures de régularisation Deux listes permettent de présenter les différentes écritures de régularisation. Le but de ces écritures et des exemples de comptabilisation sont décrits dans les principes. Dans ce sous-menu, deux listes distinctes séparent les Charges et Produits constatés d'avance et les Factures non parvenues ou à émettre. Mais le principe d'affichage et de fonctionnement reste le même dans les deux listes. Le contenu des listes est géré par l'application en fonction des actions effectuées (dans la barre de tâches, sur les écritures d'origine..), mais n'est pas directement ouvert à la modification. Liste des Charges et Produits Constatés d'Avance Cette liste répertorie toutes les écritures de régularisation identifiées comme étant de type Charges et Produits Constatés d'Avance. Elle est mise à jour automatiquement par le logiciel à chaque fois que : - une nouvelle fenêtre de paramétrage de Charges et Produits Constatés d'Avance est sauvegardée, - une écriture de régularisation est générée, 79 EBP Comptabilité Open Line Pro - une écriture d'extourne est générée. Elle présente, en colonnes, une sélection des éléments importants pour l'identification et le suivi de chaque écriture de régularisation. Mais des colonnes peuvent être ajoutées ou supprimées grâce aux vues en fonction des besoins. Un certain nombre d'actions sont possibles sur cette liste : - Pour accéder à la fenêtre de paramétrage (et aux options qu'elle contient), il suffit de double cliquer sur la ligne sélectionnée. - Voir l'écriture d'origine permet d'accéder à la saisie journal et à l'écriture d'origine qui a été identifiée comme écriture de régularisation. - Voir document permet de visualiser le document ayant permis la comptabilisation de l'écriture d'origine. Il peut donc s'agir d'une saisie guidée, d'une facture issue de la Gestion Commerciale... - Voir l'écriture d'OD permet d'accéder à la saisie journal dans laquelle l'écriture de régularisation a été comptabilisée. - Voir l'écriture d'extourne permet d'accéder à la saisie journal dans laquelle l'écriture d'extourne a été comptabilisée. - Générer l'écriture d'OD permet de générer l'écriture de régularisation, si elle ne l'a pas encore été. - Générer l'écriture d'extourne permet de générer l'écriture d'extourne, à condition que l'écriture de régularisation soit déjà comptabilisée et que l'écriture d'extourne ne le soit pas encore. - Suppression des paramétrages : Les Charges et Produits constatés d'avance peuvent être supprimés. Leur suppression permettra de revenir sur l'écriture d'origine et de générer à nouveau une nouvelle écriture de régularisation. Mais, les écritures de régularisation et d'extourne déjà générées ne seront pas supprimées. liste des Factures Non Parvenues ou A Emettre Accès : Quotidien - Ecritures de régularisation Deux listes permettent de présenter les différentes écritures de régularisation. Le but de ces écritures et des exemples de comptabilisation sont décrits dans les principes. Dans ce sous-menu, deux listes distinctes séparent les Charges et Produits constatés d'avance et les Factures non parvenues ou à émettre. Mais le principe d'affichage et de fonctionnement reste le même dans les deux listes. Le contenu des listes est géré par l'application en fonction des actions effectuées (dans la barre de tâches, sur les écritures d'origine..), mais n'est pas directement ouvert à la modification. Liste des Factures A Recevoir ou A Emettre Cette liste répertorie toutes les écritures de régularisation identifiées comme étant de type Factures A Recevoir ou A Emettre. Elle est mise à jour automatiquement par le logiciel à chaque fois que : - une nouvelle fenêtre de paramétrage de Facture A Recevoir ou A Emettre est sauvegardée, - une écriture d'extourne est générée. Elle présente, en colonnes, une sélection des éléments importants pour l'identification et le suivi de chaque écriture de régularisation. Mais des colonnes peuvent être ajoutées ou supprimées grâce aux vues en fonction des besoins. Un certain nombre d'actions sont possibles sur cette liste : - Pour accéder à la fenêtre de paramétrage (et aux options qu'elle contient), il suffit de double cliquer sur la ligne sélectionnée. - Voir l'écriture d'origine permet d'accéder à la saisie journal sur l'écriture d'origine qui a été identifiée comme écriture de régularisation. - Voir document permet de visualiser le document ayant permis la comptabilisation de l'écriture d'origine. Il peut donc s'agir d'une saisie guidée, d'une facture issue de la Gestion Commerciale... 80 MANUEL - Voir l'écriture d'extourne permet d'accéder à la saisie journal dans laquelle l'écriture d'extourne a été comptabilisée. - Générer l'écriture d'extourne permet de générer l'écriture d'extourne, si elle ne l'a pas encore été. - Suppression de paramétrages : Des Factures Non Parvenues ou A Emettre peuvent être supprimées. Leur suppression permettra de revenir sur l'écriture d'origine et de générer à nouveau une nouvelle écriture d'extourne. Mais, les écritures extourne déjà générées ne seront pas supprimées. Compte-rendu de l'opération Lorsque vous générez des écritures de régularisation ou des écritures d'extourne à partir de la liste des Charges/Produits Constatés d'Avance ou de la liste des Factures Non Parvenues ou A Emettre, les traitements qui peuvent l'être sont d'abord exécutés puis une boîte de compte-rendu d'opération s'affiche. Cette boîte, affichée uniquement pour information, liste : - le codes des FNP ou CCA sur lesquels un traitement a été demandé, - le résultat du traitement pour chacun de ces codes. Ce résultat peut être de deux types : Ok : si tous les contrôles ont été exécutés avec succès et le traitement a pu être effectué. Echec : si un contrôle bloquant a échoué et que le traitement n'a pas pu être effectué. Pour connaître les raisons de cet échec, il suffit de cliquer sur le + situé à l'extrême gauche de la ligne. Enfin, pour fermer cette fenêtre, il suffit de cliquer sur Ok. DÉCLARATION DE TVA Liste des déclarations de TVA Accès : Quotidien - Déclarations de TVA La gestion de la liste des déclarations de TVA est commune à toutes les listes. Cette liste affiche toutes les déclarations créées et sauvegardées sur l'exercice courant. Les modifications et suppressions de déclarations de TVA sont possibles. Néanmoins, ces opérations risquent d'entraîner des incohérences avec les déclarations suivantes déjà sauvegardées et auront un impact sur les déclarations à créer. Création d'une nouvelle déclaration de TVA Une boîte de dialogue permet de choisir les paramétrages de la déclaration à créer. Déclaration * : La liste des déclarations proposées dépend du régime choisi dans les options du dossier. En régime ST (Régime Simplifié Annuel), seule la déclaration 3517 CA12 est disponible. Pour les autres régimes, la déclaration 3310 CA3 ainsi que l'annexe 3310A sont disponibles. Période * : Une liste déroulante affiche les périodes selon le régime défini dans les options du dossier. En régime ST (Régime Simplifié Annuel), seul l'exercice courant est disponible. En régime mensuel, tous les mois de l'exercice sont disponibles. En régime trimestriel, tous les trimestres de l'exercice sont disponibles. Si plusieurs régimes ont été définis dans les options du dossier, c'est le dernier régime de l'exercice courant qui est pris en compte. Choisissez les feuillets que vous désirez inclure dans la déclaration Dans cette partie, vous pouvez choisir d'ajouter des feuillets supplémentaires à la déclaration que vous avez déjà choisie. Ainsi, lorsque vous réaliserez l'aperçu de la déclaration de TVA, vous verrez afficher tous les feuillets sélectionnés et tous les montants qui doivent l'être seront automatiquement reportés d'un feuillet à l'autre. Ces choix restent réversibles grâce à un bouton existant dans la fenêtre de déclaration de TVA. 81 EBP Comptabilité Open Line Pro Fenêtre de la déclaration de TVA Accès : Quotidien - Déclaration de TVA Cette fenêtre est découpée en quatre onglets : Lignes sur débits Cet onglet permet de visualiser toutes les lignes saisies sur des comptes de TVA ayant l'option de calcul "Sur Débits" et toutes les lignes saisies sur des comptes soumis à TVA inclus dans les mêmes écritures. Il est possible d'accéder à la saisie journal comptabilisant cette écriture , soit en double-cliquant sur une ligne présente dans l'onglet, soit en cliquant sur le bouton Saisie par journal. Lignes sur encaissements Cet onglet permet de visualiser l'ensemble des lignes de règlement saisies sur des comptes de nature Tiers, dont l'échéance est affectée à une facture qui possède un compte de TVA ayant l'option de calcul "Sur Encaissements". Il est possible d'accéder à la saisie journal comptabilisant cette écriture, soit en double-cliquant sur une ligne présente dans l'onglet, soit en cliquant sur le bouton Saisie par journal. Aperçu Cet onglet permet de visualiser la déclaration de TVA à proprement parler (déclaration sous forme CERFA). De nombreux boutons vous permettent de naviguer dans votre déclaration (Page précédente / Page suivante) de l'imprimer, d'effectuer des recherches... Lignes non déclarées Contenu de l'onglet Cet onglet présente toutes les lignes d'écriture non incluses dans la déclaration de TVA. Il peut s'agir : - de lignes d'écriture saisies sur des comptes non correctement paramétrés, - de lignes d'écriture saisies sur des comptes paramétrés correctement mais dont le code taxe est inexistant sur le dossier, - de règlements non affectés à une échéance. Compte non correctement paramétré : Compte 701 (Ventes de produits finis) Territorialité : France Type d'opération : Biens et prestations de services Nature de taxe : (non renseignée) (>>>> ce paramétrage manquant doit être complété) Compte correctement paramétré, mais donc le code taxe est inexistant : Compte 627 (Services bancaires et assimilés) Territorialité : France Type d'opération : Biens et prestations de services Nature de taxe : Exonéré Interpréter et corriger les lignes de cet onglet Les lignes d'écritures saisies sur des comptes non correctement paramétrés apparaîtront dans le seul onglet Lignes non déclarées. Il convient donc de paramétrer correctement le compte problématique puis de relancer le calcul de la déclaration. Les lignes d'écriture concernées sont alors transférées dans l'onglet Lignes sur les Débits et incluses dans la déclaration. Les lignes d'écritures saisies sur des comptes correctement paramétrés (mais dont le code taxe est inexistant) apparaîtront à la fois dans l'onglet Lignes sur Débits et dans l'onglet Lignes non déclarées. Il convient uniquement de s'assurer que ces lignes d'écritures n'ont effectivement pas à être incluses dans une déclaration de TVA. 82 MANUEL Les lignes de règlements non affectés à une échéance apparaîtront dans le seul onglet Lignes non déclarées. Il convient d'affecter ces règlements à des échéances puis de relancer le calcul de la déclaration. Les lignes de règlements sont alors transférées dans l'onglet Lignes sur encaissements et incluses dans la déclaration. Autres fonctions Recalculer : Ce bouton permet de recalculer la déclaration de TVA après une nouvelle saisie ou une modification d'écriture. Le recalcul de la déclaration s'applique à tous les champs sur lesquels un calcul automatique est effectué, mais n'impacte pas les champs sans calcul. Sur la ligne 08 de la déclaration de TVA 3310 CA3 (année 2008), la Base Hors taxe est calculée automatiquement et affiche un montant de 5000 Euros. Vous choisissez de modifier ce montant et de le remplacer par 5002 Euros : votre saisie est prise en compte dans la déclaration. Si vous lancez le recalcul, alors le montant initial de 5000 Euros est réaffiché. En revanche, sur la ligne 25 de la déclaration de TVA 3310 CA3 (année 2008), le crédit de TVA est sans calcul. Vous choisissez d'y saisir un montant de 1000 Euros. Si vous lancez le recalcul, alors le montant saisi reste affiché. Valider : Ce bouton permet de valider définitivement la déclaration de TVA et empêche dorénavant toute modification de la déclaration de TVA concernée. En revanche, la suppression d'une déclaration de TVA validée reste possible. Dans ce cas, un événement avec justificatif sera enregistré. Ajouter / Retirer des feuillets : Lors de la création de la déclaration de TVA, si vous avez oublié d'ajouter certains feuillets ou, au contraire, si vous en avez ajouté à tort, alors ce bouton vous permet d'ajouter le feuillet manquant ou de retirer le feuillet inutile. Aperçu de la déclaration de TVA Accès : Quotidien - Déclaration de TVA La déclaration de TVA se décompose en deux parties : En-tête Les champs de l'en-tête recopient la période de déclaration sélectionnée dans la liste ainsi que l'adresse du Centre des Impôts, du dossier et toutes les informations administratives nécessaires, déjà renseignées sur le dossier. Ces champs ne sont pas modifiables. La zone "Paiement, Date et Signature" est accessible et doit être renseignée avant envoi. Corps de la déclaration de TVA Les différents champs de la déclaration de TVA sont renseignés en fonction des écritures incluses dans la période et des paramètres choisis sur les comptes de nature Comptes soumis à TVA et de nature Comptes de TVA. La liaison entre les lignes d'écriture et les champs de la déclaration de TVA se fait grâce aux codes taxes. La plupart des champs sont modifiables (champs grisés). Les saisies effectuées directement sur les déclarations dans les champs saisissables n'ont aucun impact sur la comptabilité. Case Néant : Cocher la case Néant permet de vider le formulaire mais n'empêche pas d'y saisir des montants. D'autre part, les lignes restent rattachées à la déclaration : elles ne seront donc pas présentées dans la déclaration suivante. 83 EBP Comptabilité Open Line Pro Un document répertorie un grand nombre de paramétrage de comptes ainsi que des schémas d'écritures en fonction du type d'opération à comptabiliser : pour le consulter, cliquer ici. Un document répertorie également un certain nombre de régularisations à saisir, lorsque la déclaration contient des montants négatifs : pour le consulter, cliquer ici. Régularisation d'une déclaration de TVA Dans certains cas, il peut s'avérer que votre déclaration de TVA présente des valeurs erronées ou non admissibles par l'administration. Ci-dessous sont listés un certains nombres de cas qui peuvent vous aidés à régulariser votre déclaration de TVA. TVA : Montants négatifs La déclaration de TVA ne doit pas contenir de montants négatifs. Or, un montant de TVA à déclarer peut être négatif dans le cas où la somme des avoirs pour un type de TVA est supérieure à la somme des factures pour le même type de TVA. Ces cas doivent être gérés en régularisation. CA3 : Saisie des régularisations Ligne 02 négative (Autres opérations imposables) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes sur autres opérations imposables est supérieure à la somme des factures de ventes sur autres opérations imposables. Vous devez saisir : - Ligne 02 : montant des factures de ventes sur autres opérations imposables. - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes sur autres opérations imposables (sans signe -). - Lignes 08 à 14 (taxe) : vous devez répercuter la modification de la ligne 02 sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes). - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes sur autres opérations imposables (sans signe -). Ligne 03 négative (Acquisitions intracommunautaires) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats en UE est supérieure à la somme des factures d’achats en UE. Vous devez saisir : - Ligne 03 : montant des factures d’achats en UE. - Ligne 3C : montant des avoirs d’achats en UE (sans signe -). - Lignes 08 à 14 (taxe) : vous devez répercuter la modification de la ligne 03 sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes). - Ligne 17 : montant de la TVA des factures d’achats en UE. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs d’achats en UE (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne 3A négative (Livraisons de gaz naturel ou d’électricité imposables en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats de gaz imposables est supérieure à la somme des factures d’achats de gaz imposables. Vous devez saisir : - Ligne 3A : montant des factures d’achats de gaz imposables. - Ligne 3C : montant des avoirs d’achats de gaz imposables (sans signe -). - Lignes 08 à 14 (taxe) : vous devez répercuter la modification de la ligne 3A sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes) - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs d’achats de gaz imposables (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne 3B négative (Achats de biens ou services auprès d’un assujetti non établi en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France est supérieure à la somme des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France. 84 MANUEL Vous devez saisir : - Ligne 3B : montant des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France. - Ligne 3C : montant des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France (sans signe -). - Lignes 08 à 14 (taxe) : vous devez répercuter la modification de la ligne 3B sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes) - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne 04 négative (Exportations hors CE) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’exportations hors CE est supérieure à la somme des factures d’exportations hors CE. Vous devez saisir : - Ligne 04 : montant des factures d’exportations hors CE. - Ligne 7B : montant des avoirs d’exportations hors CE (sans signe -). Ligne 05 négative (Autres opérations non imposables) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes sur autres opérations non imposables est supérieure à la somme des factures de ventes sur autres opérations non imposables. Vous devez saisir : - Ligne 05 : montant des factures de ventes sur autres opérations non imposables. - Ligne 7B : montant des avoirs de ventes sur autres opérations non imposables (sans signe -). Ligne 06 négative (Livraisons intracommunautaires) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes en UE est supérieure à la somme des factures de ventes en UE. Vous devez saisir : - Ligne 06 : montant des factures de ventes en UE. - Ligne 7B : montant des avoirs de ventes en UE (sans signe -). Ligne 6A négative (Livraisons de gaz naturel ou d’électricité non imposables en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes de gaz non imposables est supérieure à la somme des factures de ventes de gaz non imposables. Vous devez saisir : - Ligne 6A : montant des factures de ventes de gaz non imposables. - Ligne 7B : montant des avoirs de ventes de gaz non imposables (sans signe -). Ligne 07 négative (Achats en franchise) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats en franchise est supérieure à la somme des factures d’achats en franchise. Vous devez saisir : - Ligne 07 : montant des factures d’achats en franchise. - Ligne 7B : montant des avoirs d’achats en franchise (sans signe -). Ligne 7A négative (Ventes de biens ou services auprès d’un assujetti non établi en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes auprès d’un assujetti non établi en France est supérieure à la somme des factures de ventes auprès d’un assujetti non établi en France. Vous devez saisir : - Ligne 7A : montant des factures de ventes auprès d’un assujetti non établi en France. - Ligne 7B : montant des avoirs de ventes auprès d’un assujetti non établi en France (sans signe -). Ligne 08 négative (Opérations réalisées en France à 19,60 %) 85 EBP Comptabilité Open Line Pro Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 19,60 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 19,60 %. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes France à 19,60 % (sans signe -). - Lignes 08 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes France à 19,60 %. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes France à 19,60 % (sans signe -). Ligne 09 négative (Opérations réalisées en France à 5,50 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 5,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 5,50 %. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes France à 5,50 % (sans signe -) - Lignes 09 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes France à 5,50 % - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes France à 5,50 % (sans signe -). Ligne 10 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 8,50 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 8,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 8,50 %. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes DOM à 8,50 % (sans signe -). - Lignes 10 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes DOM à 8,50 %. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 8,50 % (sans signe -). Ligne 11 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 2,10 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 2,10 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 2,10 %. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes DOM à 2,10 % (sans signe -). - Lignes 11 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes DOM à 2,10 %. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 2,10 % (sans signe -). Ligne 13 négative (Opérations imposables à un ancien taux) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un ancien taux est supérieure à la somme des factures de ventes à un ancien taux. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes à un ancien taux (sans signe -). - Lignes 13 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes à un ancien taux. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes à un ancien taux (sans signe -). Ligne 14 négative (Opérations imposables à un taux particulier) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un taux particulier est supérieure à la somme des factures de ventes à un taux particulier. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes à un taux particulier (sans signe -). - Lignes 14 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes à un taux particulier. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes à un taux particulier (sans signe -). Ligne 19 négative (TVA sur biens constituant des immobilisations) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs sur immobilisations est supérieure à la somme des factures sur immobilisations. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs d’immobilisations (sans signe -). - Ligne 15 : montant de la TVA des avoirs d’immobilisations (sans signe -). - Ligne 19 : montant de la TVA des factures d’immobilisations. 86 MANUEL Ligne 20 négative (TVA sur autres biens et services) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats est supérieure à la somme des factures d’achats. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs d’achats (sans signe -). - Ligne 15 : montant de la TVA des avoirs d’achats (sans signe -). - Ligne 20 : montant de la TVA des factures d’achats. CA12 : Saisie des régularisations Lignes 01, 02, 03, 04, 4B ou 4D négatives (TVA collectée non imposable) Pour ces lignes, vous n’avez aucune régularisation à saisir. Ligne 05 négative (Opérations réalisées en France à 19,60 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 19,60 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 19,60 %. Vous devez saisir : - Ligne 05 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes France à 19,60 %. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes France à 19,60 % (sans signe -). Ligne 06 négative (Opérations réalisées en France à 5,50 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 5,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 5,50 %. Vous devez saisir : - Ligne 06 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes France à 5,50 %. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes France à 5,50 % (sans signe -). Ligne 07 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 8,50 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 8,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 8,50 %. Vous devez saisir : - Ligne 07 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes DOM à 8,50 %. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 8,50 % (sans signe -). Ligne 08 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 2,10 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 2,10 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 2,10 %. Vous devez saisir : - Ligne 08 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes DOM à 2,10 % - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 2,10 % (sans signe -). Ligne 09 négative (Opérations imposables à un taux particulier) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un taux particulier est supérieure à la somme des factures de ventes à un taux particulier. Vous devez saisir : - Ligne 09 (base) : montant des factures de ventes à un taux particulier. - Ligne 09 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes à un taux particulier. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes à un taux particulier (sans signe -). Ligne 10 négative (Opérations imposables à un ancien taux) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un ancien taux est supérieure à la somme des factures de ventes à un ancien taux. 87 EBP Comptabilité Open Line Pro Vous devez saisir : - Ligne 10 (base) : montant des factures de ventes à un ancien taux. - Ligne 10 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes à un ancien taux - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes à un ancien taux (sans signe -). Ligne AA négative (Livraisons de gaz naturel ou d’électricité imposables en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats de gaz imposables est supérieure à la somme des factures d’achats de gaz imposables. Vous devez saisir : - Ligne AA (base) : montant des factures d’achats de gaz imposables. - Ligne AA (taxe) : montant de la TVA des factures d’achats de gaz imposables. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs d’achats de gaz imposables (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne AB négative (Achats de biens ou services auprès d’un assujetti non établi en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France est supérieure à la somme des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France. Vous devez saisir : - Ligne AB (base) : montant des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France - Ligne AB (taxe) : montant de la TVA des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne 13 négative (Autres opérations imposables) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes sur autres opérations imposables est supérieure à la somme des factures de ventes sur autres opérations imposables. Vous devez saisir : - Ligne 13 (base) : montant des factures de ventes sur autres opérations imposables. - Ligne 13 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes sur autres opérations imposables. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes sur autres opérations imposables (sans signe -). Ligne 14 négative (Acquisitions intracommunautaires) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats en UE est supérieure à la somme des factures d’achats en UE. Vous devez saisir : - Ligne 14 (base) : montant des factures d’achats en UE. - Ligne 14 (taxe) : montant de la TVA des factures d’achats en UE. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs d’achats en UE (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne 15 négative (Acquisitions intracommunautaires d’immobilisations) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’immobilisations en UE est supérieure à la somme des factures d’immobilisations en UE. Vous devez saisir : - Ligne 14 (base) : montant des factures d’achats et immobilisations en UE. - Ligne 14 (taxe) : montant de la TVA des factures d’achats et immobilisations en UE. - Ligne 15 : montant de la TVA des factures d’immobilisations en UE. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs d’immobilisations en UE (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 23 négative si nécessaire. Ligne 20 négative (Déductions sur factures) 88 MANUEL Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats est supérieure à la somme des factures d’achats. Vous devez saisir : - Ligne 18 : montant de la TVA des avoirs d’achats (sans signe -). - Ligne 20 : montant de la TVA des factures d’achats. Ligne 23 négative (TVA déductible sur immobilisations) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs sur immobilisations est supérieure à la somme des factures sur immobilisations. Vous devez saisir : - Ligne 18 : montant de la TVA des avoirs d’immobilisations (sans signe -). - Ligne 23 : montant de la TVA des factures d’immobilisations. Paramétrage des comptes de TVA et schémas d'écritures Ce document présente un certain nombre de types d'opérations soumises à TVA. Pour chacun de ces types d'opération, il répertorie le paramétrage des comptes de TVA et des comptes soumis à TVA à utiliser, le schéma d'écriture à comptabiliser ainsi que les déclarations et numéros de lignes impactés par ces comptabilisations. Achats de marchandises - pour un dossier ayant son établissement en France 1 - Achats France 19.6 % Déclarations concernées et lignes impactées : J'identifie cette écriture comme étant une "Facture non parvenue ou à émettre" : - CA3 : Lignes 01 et 08 - CA12 : Ligne 05 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 %. - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 2 - Achats France 5.5 % Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 01 et 09 - CA12 : Ligne 06 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 5.5 %. - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 5.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.055.00 € 44566xxx - Débit - 55.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 3 - Achats UE à 19.6 % (acquisition intracommunautaire) 89 EBP Comptabilité Open Line Pro Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 03, 08, 17 et 20 - CA12 : Lignes 14 et 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 4452xxx - Tva due intracommunautaire : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunaitaire 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunautaire 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 4452xxxx - Crédit - 196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 4 - Achats UE à 5.5 % (acquisition intracommunautaire) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 03, 09, 17 et 20 - CA12 : Lignes 14 et 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 4452xxx - Tva due intracommunautaire : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunaitaire 5.5 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunautaire 5.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 4452xxxx - Crédit - 55.00 € 44566xxx - Débit - 55.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 5 - Achats France de gaz ou électricité imposable à 19.6 % Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 3A, 09 et 20 - CA12 : Lignes AA et 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 4455xxx - Tva à décaisser en France : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % Type d'opération : Livraisons gaz/électricité imposables Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 4455xxxx - Crédit - 196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 6 - Achats en franchise 90 MANUEL Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 07 - CA12 : Ligne 01 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : Exonération Type d'opération : Achats en franchise Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 7 - Achats à 19.6 % auprès d'un assujetti non établi en France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 3B, 08 et 20 - CA12 : Lignes AB et 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 4455xxx - Tva à décaisser en France : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : Assujetti établi hors de France Nature de taxe : Assujetti hors de France 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : Assujetti hors de France Nature de taxe : Assujetti établi hors de France 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 4455xxxx - Crédit - 196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 8 - Facture d'acompte d'achat à 19.6 % Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44586xxx - Tva sur le chiffre d'affaires sur factures non parvenues : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % - 4091xxx - Fournisseurs - Avances et acomptes versés sur commandes sans paramétrage Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.196.00 € 44586xxx - Crédit - 196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 4091xxxx - Débit - 1.196.00 € Dans ce cas-là, le montant de la TVA déductible n'est pas intégré à la déclaration, il est donc nécessaire de corriger manuellement le montant qui y est affiché. Ces lignes d'écriture sont visibles sur l'onglet "Lignes non déclarées" de la fenêtre de déclaration de TVA. Prestations de service UE à 19.6 % (client assujetti en France, fournisseur UE) 9 - Prestations de service UE à 19.6 % (client assujetti en France, fournisseur UE) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 2A, 08, 17 et 20 - CA12 : Lignes AC et 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : 91 EBP Comptabilité Open Line Pro Sans paramétrage - 4452xxx - Tva due intracommunautaire : Sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunaitaire 19.6 % - 604xxx - Achats de marchandises : Territorialté : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunautaire 19.6 % Type d'opération : Achats de prestations de services intracommunautaires Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 4452xxxx - Crédit - 196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 604xxxxx - Débit - 1.000.00 € Achats d'immobilisations - pour un dossier ayant son établissement en France Les comptes à utiliser pour les achats d'immobilisations sont des comptes : - de nature "Comptes d'immobilisation" pour les comptes soumis à TVA - de nature "TVA sur achats d'immobilisation" pour les comptes de TVA. Leur paramétrage est sensiblement identique à celui des Achats de marchandises (établissement en France), à la différence que le type d'opération devient "Immobilisations de biens et prestations de services" pour les comptes soumis à TVA. D'autre part, les lignes de déclarations impactées par ces achats sont différentes des exemples précédents. Ventes de marchandises - pour un dossier ayant son établissement en France 10 - Ventes France 19.6 % Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 01 et 08 - CA12 : Ligne 05 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Client : sans paramétrage - 44571xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 %. - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.196.00 € 44571xxx - Crédit - 196.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 11 - Ventes France 5.5 % Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 01 et 09 - CA12 : Ligne 06 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Client : sans paramétrage - 44571xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 5.5 %. - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 5.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.055.00 € 44571xxx - Crédit - 55.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 92 MANUEL 12 - Ventes UE Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 06 - CA12 : Ligne 04 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunautaire exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 13 - Ventes autres opérations imposables à 19.6 % Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 02 et 08 - CA12 : Ligne 13 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44571xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % Type d'opération : Autres opérations imposables Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.196.00 € 44571xxx - Crédit - 196.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 14 - Autres ventes non imposables Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 05 - CA12 : Ligne 03 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Client : sans paramétrage - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : Exonération Type d'opération : Autres opérations non imposables Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 15 - Ventes de gaz ou d'électricité non imposables Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 6A - CA12 : Ligne 4D Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : Exonération Type d'opération : Livraisons gaz/électricité non imposables Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 93 EBP Comptabilité Open Line Pro 16 - Ventes auprès d'un assujetti non établi en France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 7A - CA12 : Ligne 4B Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : Assujetti hors de France Nature de taxe : Assujetti établi hors de France exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 17 - Facture d'acompte de ventes à 19.6 % Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44587xxx - Tva sur le chiffre d'affaires sur factures à établir sans paramétrage - 44571xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % - 4191xxx - Clients - Avances et acomptes reçus sur commandes sans paramétrage Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.196.00 € 44587xxx - Débit - 196.00 € 44571xxx - Crédit - 196.00 € 4191xxxx - Crédit - 1.196.00 € Dans ce cas-là, le montant de la TVA collectée n'est pas intégré à la déclaration, il est donc nécessaire de corriger manuellement le montant affiché dans la déclaration. Ces lignes d'écriture sont visibles sur l'onglet "Lignes non déclarées" de la fenêtre de déclaration de TVA. Cas particuliers : Les opérations faites sous le régime de TVA non perçue et récupérable Vendeur établi en France métropolitaine et acheteur en DOM 18 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier France) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 04 - CA12 : Ligne 02 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 7079xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 19 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 19, 24 - CA12 : Ligne 20, 27 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 4456xxx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM 8.5 % ou 2.10 % Option de calcul : en fonction du fournisseur - 441xxx - Etat subvention à recevoir : 94 MANUEL sans paramétrage - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 441xxx - Crédit - 85.00 € 4456xxx - Débit - 85.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Dans ce cas-là, le montant de la TVA déductible n'est pas intégré à la déclaration, il est donc nécessaire de corriger manuellement le montant qui y est affiché. Vendeur établi en DOM et acheteur en France métropolitaine 20 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 04 - CA12 : Ligne 02 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 7079xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 7079xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 21 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier France) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : aucune ligne - CA12 : aucune ligne Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 607xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de la taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Vendeur établi en Guyane et acheteur établi en Réunion, ou vice-versa 22 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 04 - CA12 : Ligne 02 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 7079xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : Importation/exportation Nature de taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 7079xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 23 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : aucune ligne - CA12 : aucune ligne Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : Importation/exportation 95 EBP Comptabilité Open Line Pro Nature de la taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Vendeur établi en Guadeloupe ou Martinique et acheteur établi en Guyane ou Réunion, ou vice-versa 24 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 04 - CA12 : Ligne 02 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 7079xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 7079xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 25 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : aucune ligne - CA12 : aucune ligne Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de la taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Vendeur établi en Guadeloupe et acheteur établi en Martinique, ou vice-versa 26 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 01, 2, 10, 11 - CA12 : Lignes 07, 08 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 4457xxx - TVA : Territorialté : DOM Nature de taxe : DOM en fonction du taux - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : DOM Nature de taxe : DOM en fonction du taux Type d'opération : Biens et prestations de services ou autres opérations imposables Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.085.00 € 4457xxxx - Crédit - 85.00 € 7079xxxx - Crédit - 1.000.00 € 27 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 19, 20 - CA12 : Lignes 23, 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM 8.5 % ou 2.10 % 96 MANUEL Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.085.00 € 44566xxx - Débit - 85.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Cas particuliers : Les prestations de service localisables (article 259A du CGI) Vendeur établi en France Métropolitaine (territorialité du dossier France) 28 - Prestation facturée en DOM mais réalisée en France métropolitaine Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 08, 09 - CA12 : lignes 05, 06 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.085.00 € 44571xxx - Crédit - 85.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 29 - Prestation facturée en DOM et réalisée en DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 10, 11 - CA12 : lignes 07, 08 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.085.00 € 44571xxx - Crédit - 85.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € Acheteur établi en DOM (territorialité du dossier DOM) 30 - Prestation facturée en DOM mais réalisée en France métropolitaine Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.085.00 € 44566xxx - Débit - 85.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 31 - Prestation facturée en DOM et réalisée en DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 97 EBP Comptabilité Open Line Pro - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.085.00 € 44566xxx - Débit - 85.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Cas particuliers : les prestations immatérielles (article 259B du CGI) Vendeur établi en France métropolitaine : exemples de comptabilité du vendeur en Territorialité France 32 - Client situé en DOM, donc facturation taux DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 10, 11 - CA12 : lignes 07, 08 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.085.00 € 44571xxx - Crédit - 85.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 33 - Client situé en France, donc facturation taux France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 08, 09 - CA12 : lignes 05, 06 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.196.00 € 44571xxx - Crédit - 196.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € Vendeur établi en France métropolitaine : exemples de comptabilité de l'acheteur 34 - Client situé en DOM, donc facturation taux DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 607xxx - Achats de marchandises : 98 MANUEL Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.085.00 € 44566xxx - Débit - 85.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 35 - Client situé en France, donc facturation taux France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Vendeur établi en DOM : exemples de comptabilité du vendeur en Territorialité DOM 36 - Client situé en DOM, donc facturation taux DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 10, 11 - CA12 : lignes 07, 08 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.085.00 € 44571xxx - Crédit - 85.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 37 - Client situé en France, donc facturation taux France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 08, 09 - CA12 : lignes 05, 06 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.196.00 € 44571xxx - Crédit - 196.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € Vendeur établi en DOM : exemple de comptabilité de l'acheteur 38 - Client situé en DOM, donc facturation taux DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 99 EBP Comptabilité Open Line Pro - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.085.00 € 44566xxx - Débit - 85.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 39 - Client situé en France, donc facturation taux France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Cas particuliers : Achats et ventes d'immobilisation Les comptes à utiliser pour les achats d'immobilisations sont des comptes : - de nature "Comptes d'immobilisation" pour les comptes soumis à TVA - de nature "TVA sur achats d'immobilisation" pour les comptes de TVA. Leur paramétrage est sensiblement identique à celui des Achats de marchandises définis dans les cas particuliers, à la différence que le type d'opération devient "Immobilisations de biens et prestations de services" pour les comptes soumis à TVA. D'autre part, les lignes de déclarations impactées par ces achats sont différentes des exemples précédents. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etats standards Sous catégorie : Journal Sous catégorie : Grand Livre Sous catégorie : Balance .... Catégorie principale : Etats de gestion Sous catégorie : Echéancier Sous catégorie : Balance âgée par échéances Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage Catégorie principale : Etats fiscaux... 100 MANUEL Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. CONSULTATION Consultation - Démarrer une tâche Accès : Consultation - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Consultation/Lettrage : permet d'ouvrir la fenêtre de consultation ou de lettrage sur le compte consulté ou lettré en dernier. Grand Livre interactif : permet d'accéder à la fenêtre de consultation d'une série de comptes. Balance interactive : permet d'accéder à la fenêtre de consultation de la balance. Impressions : permet d'accéder à la fenêtre des impressions. CONSULTATION/LETTRAGE Consultation de compte Accès : Quotidien - Consultation/Lettrage OU Consultation - Consultation/Lettrage La consultation de compte permet d'afficher l'ensemble des lignes d'écritures enregistrées sur un compte de type Détail et sur un seul exercice. Cette consultation permet aussi bien de connaître le solde réel d'un compte à un instant donné, que de procéder aux lettrages qui s'imposent ou encore d'effectuer des recherches... La combinaison de différents filtres permet d'affiner la sélection des lignes d'écritures à afficher. Filtres Ces filtres sont mémorisés : 101 EBP Comptabilité Open Line Pro Les dernières sélections effectuées sont conservées ; elles seront reprises à l'identique lors du prochain affichage de la fenêtre de consultation. Filtre sur les comptes, Filtre sur la période, Filtre sur le statut des lignes, Filtre sur le type de ligne. Sélection de l'exercice Les dates d'exercice proposées par défaut sont celles de l'exercice courant. Lorsque cet exercice courant est ouvert, alors tous les exercices ouverts sont accessibles. Vous pouvez donc sélectionner l'exercice que vous voulez consulter sans être obligé de changer d'exercice courant. Pour cela, il vous suffit d'ouvrir la liste déroulante disponible dans le champ Exercice. Lorsque l'exercice courant est clôturé, alors seul l'exercice courant est accessible. Sélection du compte La sélection du compte se fait dans l'en-tête de la fenêtre de consultation, champ Identification - Compte. Le compte peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants sur l'exercice courant. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. Dès que le numéro du compte est renseigné, alors les données de base de ce compte sont automatiquement mises à jour : - Intitulé du compte, - Cumul de tous les montants débiteurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, - Cumul de tous les montants créditeurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, - Solde de ce compte au dernier jour de l'exercice courant. Ces données de base sont totalement indépendantes des choix effectués sur les filtres comme de la date système (= date et heure de l'ordinateur). Affichage des lignes d'écriture L'affichage des lignes d'écritures dans la consultation reprend la majorité des informations renseignées dans le masque de saisie (Journal, Date, Pièce, Libellé, Débit/Crédit). En revanche, à l'inverse de la saisie, les lignes d'écritures sont par défaut affichées dans l'ordre chronologique. L'affichage des lignes d'écritures est directement dépendant des choix effectués sur les filtres. Certaines lignes peuvent apparaître grisées et en italique : il s'agit des lignes qui répondent aux critères de filtrage sur l'exercice courant mais qui ont été lettrées sur un exercice postérieur. Le délettrage de ces lignes n'est d'ailleurs uniquement possible que sur l'exercice au cours duquel elles ont été lettrées. Dans le pied de la zone d'affichage, une ligne de totalisation est affichée : elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. Enfin, le Solde progressif est recalculé en temps réel en fonction des seules lignes affichées. Lettrage et délettrage manuel Il est possible de lettrer ou delettrer des lignes d'écritures d'un compte directement dans la fenêtre de Consultation sans être obligé d'accéder à la fenêtre de Lettrage ; pour cela, il faut que cette option soit paramétrée dans la fiche compte. Le fonctionnement du lettrage, la sélection des lignes, l'utilisation de la ligne de totalisation, l'attribution du code lettrage... sont les mêmes que dans ceux définis dans la fenêtre de Lettrage à proprement parler. Lettrage automatique Une fonction permet d'effectuer le lettrage automatique des lignes d'écritures d'un compte. Autres actions possibles à partir de la consultation 102 MANUEL Accès à la saisie par journal : En double cliquant sur une ligne d'écriture, en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. ou en cliquant sur le bouton, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans la saisie journal ayant servie à l'enregistrer. Voir document : Il est possible d'accéder au document d'origine ayant permis l'enregistrement de la ligne d'écriture : il peut s'agir, par exemple, de la facture transférée par la Gestion commerciale. Cacher le filtre/Afficher le filtre : En cliquant sur le bouton Cacher le filtre ou Afficher le filtre, il est possible d'afficher ou de masquer une ligne de filtre qui se positionne immédiatement avant les lignes d'écritures. Ce filtre contient des champs saisissables et permet d'affiner les sélections effectuées grâce aux filtres comptables mentionnés dans les paragraphes précédents. Rafraîchir : Ce bouton permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de consultation, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (lettrage, saisie journal...). Facture non parvenue ou à émettre Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Facture/Avoir à emettre ou Facture/Avoir à recevoir et de générer l'extourne de l'écriture à laquelle cette ligne appartient. Charge ou produit constaté d'avance Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Charges ou Produits constatés d'avance et de générer la régularisation puis l'extourne de la ligne sélectionnée. Principes de lettrage et de délettrage Accès : Le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage. Principes du lettrage Le lettrage consiste à : - sélectionner sur un compte au moins deux lignes d'écritures dont les montants s'équilibrent et qui ont trait à une opération commune, - puis à appliquer un même code alphanumérique appelé "code lettrage" ainsi qu'une même date de lettrage à ces lignes. Une facture n° 1234 de 1000 € est émise le 18/02/2008 au client DUPONT. Le 25/02/2008, le client Dupont adresse un chèque de 500 €, référencé 1234. Le 10/03/2008, le client Dupont adresse un nouveau chèque de 500 €, référence 1234. Ces deux règlements peuvent être identifiés comme venant solder la facture émise. Dès lors, ses trois lignes d'écriture peuvent être sélectionnées dans le compte du client DUPONT pour être identifiées par un même code et une même date de lettrage. La date de lettrage est la date système Date système = date et heure de l'ordinateur. à laquelle le lettrage a été effectué. Le lettrage peut être effectué aussi bien dans la fenêtre de Consultation que dans la fenêtre de Lettrage simplifié. Activer l'option sur le compte Pour que le lettrage ou le délettrage soient possibles, il faut que le compte soit de type Détail et que l'option "Autoriser le lettrage" soit activée sur sa fiche compte. Sélection des lignes La sélection des lignes peut se faire de deux façons différentes : - Soit grâce à la souris seule, en cochant la case située sur chaque ligne à l'extrême gauche de la fenêtre. - Soit en combinant le clavier et la souris (touche Ctrl + clic gauche). - Soit encore en combinant différentes touches du clavier (touche Ctrl + barre d'espace). Dans tous les cas, les lignes sélectionnées sont mises en surbrillance. En pied de masque, un "total des lignes sélectionnées" apparaît. - Cette ligne de totalisation est calculée en temps réel au fur et à mesure des sélections des lignes d'écritures. 103 EBP Comptabilité Open Line Pro - Elle permet de contrôler immédiatement l'équilibrage de ces lignes qui conditionne l'exécution du traitement. Choix des boutons Le choix des boutons dépend du type des lignes sélectionnées. Si aucune des lignes sélectionnées n'est lettrée et que ces lignes sont équilibrées, alors le bouton "Lettrer" est accessible. Dans tous les autres cas, seul le bouton "Délettrer" est accessible. Option de lettrage automatique Une fonction de lettrage automatique est disponible. Gestion du code lettrage lors du lettrage de lignes d'écriture Lorsque des lignes non lettrées dont les montants s'équilibrent sont sélectionnées et que le lettrage est demandé, alors le "Prochain code lettrage" renseigné sur la fiche compte est proposé par défaut. Si le code lettrage proposé est accepté, alors : - le code lettrage proposé et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé puis est reporté sur la fiche compte. Si le code lettrage proposé par défaut est modifié, alors : - le code lettrage saisi et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé par rapport au code lettrage saisi puis est reporté sur la fiche compte. Gestion du code lettrage lors du délettrage des lignes d'écriture Lorsque des lignes lettrées dont les montants s'équilibrent et dont les codes lettrage sont identiques sont sélectionnées et que le délettrage est demandé, alors le code lettrage et la date de lettrage sont supprimés de toutes les lignes sélectionnées. La suppression de ce lettrage est sans impact sur le champ "Prochain code lettrage" de la fiche compte. Options de délettrage Le délettrage s'opère : - sur toutes les lignes sélectionnées déjà lettrées, - mais aussi sur les toutes lignes non sélectionnées possédant le même code lettrage. Pour faciliter le délettrage, trois options sont disponibles en cliquant sur le bouton "Délettrer" de la barre d'outils : Délettrer par compte : cette action permet de délettrer en une seule opération toutes les lignes déjà lettrées sur ce compte. Délettrer par code : cette action permet de définir une fourchette de codes lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces codes lettrage apparaissent et, cela, quelque soit leur date de lettrage. Délettrer par date : cette action permet de définir une fourchette de dates de lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces dates apparaissent et, cela, quelque soit leur code de lettrage. LETTRAGE AUTOMATIQUE Lettrage automatique Accès : Sur un compte : le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage ; sur une série de comptes : Consultation - Lettrage automatique Le lettrage automatique est une fonction permettant de lettrer automatiquement des lignes d'écritures d'un compte ou de plusieurs comptes, sans avoir à les présélectionner manuellement dans la fenêtre de lettrage. 104 MANUEL Les principes et règles de lettrage sur un compte restent les mêmes que celles déjà définies dans le lettrage, le lettrage approché et la fenêtre de lettrage. Un assistant est affiché : Il permet de sélectionner les comptes lettrables à traiter, les lignes d'écritures non lettrées à rechercher, la méthode de lettrage ainsi que de définir les éléments liés au lettrage approché. Période du ... au ... : Ce champs permet de sélectionner les dates des lignes d'écritures à analyser. Type de comptes : Une liste déroulante permet de sélectionner une série de comptes en fonction de leur nature. Du compte ... au compte au ... : Une fourchette de comptes dépendant du choix du type de comptes est proposée. La sélection peut encore affinée, à la condition de rester dans les limites de la fourchette définie. Options : Une liste déroulante permet de sélectionner la méthode de lettrage à appliquer. - N° de pièce : Toutes les lignes d'écritures non encore lettrées dans un même compte, qui portent un numéro de pièce identique peuvent être lettrées entre elles, quelque soient leur montant respectif ou le nombre de lignes concernées. - N° de document : Toutes les lignes d'écritures non encore lettrées dans un même compte, qui portent un numéro de document identique peuvent être lettrées entre elles, quelque soient leur montant respectif ou le nombre de lignes concernées. - Solde progressif : Toutes les lignes d'écritures non lettrées dans un même compte peuvent être lettrées entre elles, à condition qu'un solde progressif nul, égal ou inférieur à l'écart autorisé sur ce compte soit obtenu et cela quelque soit le nombre de lignes concernées, leur numéro ou leur montant respectif. - Montant exact : Les lignes d'écritures non lettrées d'un même compte peuvent être lettrées à condition qu'elles s'équilibrent exactement entre elles. Au maximum, cinq lignes d'écritures peuvent permettent de réaliser cet équilibre. Lignes : Trois cases à cocher permettent d'affiner la sélection des lignes d'écritures en fonction de leur statut. Régularisation : La zone est accessible pour toutes les méthodes de lettrage, sauf la méthode "Montant exact". - Autoriser le lettrage approché : Si la case est cochée, alors les valeurs relatives au lettrage approché renseignées sur la fiche compte seront appliquées. - N° de pièce : Le champ est accessible si la case "Autoriser le lettrage approché" est cochée. Un numéro de pièce est proposé, mais il reste modifiable. Si le journal de destination est en numérotation manuelle, alors le numéro de pièce déterminé dans l'assistant sera utilisé pour comptabiliser l'écriture de régularisation. Si le journal de destination est en numérotation automatique, alors le numéro de pièce utilisé pour comptabiliser l'écriture de régularisation sera le prochain numéro de pièce défini dans la fiche journal. - Libellé : Le champs est accessible si la case Autoriser le lettrage approché est cochée. Un libellé est proposé, mais il reste modifiable Le même libellé sera repris sur toutes les écritures de régularisation qui seront créées. Démarrer : Ce bouton commande l'exécution du traitement en fonction des filtres choisis et de la méthode de lettrage. Annuler : Ce bouton permet de fermer l'assistant sans lancer le traitement. Deux accès différents : un choix de comptes différent Un bouton "Lettrage automatique" est disponible dans la fenêtre de Lettrage. Dans ce cas, le lettrage automatique est possible uniquement sur le compte affiché. Une entrée "Lettrage automatique" est disponible dans le menu Consultation/Lettrage. Dans ce cas, le lettrage automatique est possible sur tous les comptes définis comme lettrables sur l'exercice. LETTRAGE SIMPLIFIÉ 105 EBP Comptabilité Open Line Pro Principes de lettrage et de délettrage Accès : Le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage. Principes du lettrage Le lettrage consiste à : - sélectionner sur un compte au moins deux lignes d'écritures dont les montants s'équilibrent et qui ont trait à une opération commune, - puis à appliquer un même code alphanumérique appelé "code lettrage" ainsi qu'une même date de lettrage à ces lignes. Une facture n° 1234 de 1000 € est émise le 18/02/2008 au client DUPONT. Le 25/02/2008, le client Dupont adresse un chèque de 500 €, référencé 1234. Le 10/03/2008, le client Dupont adresse un nouveau chèque de 500 €, référence 1234. Ces deux règlements peuvent être identifiés comme venant solder la facture émise. Dès lors, ses trois lignes d'écriture peuvent être sélectionnées dans le compte du client DUPONT pour être identifiées par un même code et une même date de lettrage. La date de lettrage est la date système Date système = date et heure de l'ordinateur. à laquelle le lettrage a été effectué. Le lettrage peut être effectué aussi bien dans la fenêtre de Consultation que dans la fenêtre de Lettrage simplifié. Activer l'option sur le compte Pour que le lettrage ou le délettrage soient possibles, il faut que le compte soit de type Détail et que l'option "Autoriser le lettrage" soit activée sur sa fiche compte. Sélection des lignes La sélection des lignes peut se faire de deux façons différentes : - Soit grâce à la souris seule, en cochant la case située sur chaque ligne à l'extrême gauche de la fenêtre. - Soit en combinant le clavier et la souris (touche Ctrl + clic gauche). - Soit encore en combinant différentes touches du clavier (touche Ctrl + barre d'espace). Dans tous les cas, les lignes sélectionnées sont mises en surbrillance. En pied de masque, un "total des lignes sélectionnées" apparaît. - Cette ligne de totalisation est calculée en temps réel au fur et à mesure des sélections des lignes d'écritures. - Elle permet de contrôler immédiatement l'équilibrage de ces lignes qui conditionne l'exécution du traitement. Choix des boutons Le choix des boutons dépend du type des lignes sélectionnées. Si aucune des lignes sélectionnées n'est lettrée et que ces lignes sont équilibrées, alors le bouton "Lettrer" est accessible. Dans tous les autres cas, seul le bouton "Délettrer" est accessible. Option de lettrage automatique Une fonction de lettrage automatique est disponible. Gestion du code lettrage lors du lettrage de lignes d'écriture Lorsque des lignes non lettrées dont les montants s'équilibrent sont sélectionnées et que le lettrage est demandé, alors le "Prochain code lettrage" renseigné sur la fiche compte est proposé par défaut. Si le code lettrage proposé est accepté, alors : - le code lettrage proposé et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé puis est reporté sur la fiche compte. 106 MANUEL Si le code lettrage proposé par défaut est modifié, alors : - le code lettrage saisi et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé par rapport au code lettrage saisi puis est reporté sur la fiche compte. Gestion du code lettrage lors du délettrage des lignes d'écriture Lorsque des lignes lettrées dont les montants s'équilibrent et dont les codes lettrage sont identiques sont sélectionnées et que le délettrage est demandé, alors le code lettrage et la date de lettrage sont supprimés de toutes les lignes sélectionnées. La suppression de ce lettrage est sans impact sur le champ "Prochain code lettrage" de la fiche compte. Options de délettrage Le délettrage s'opère : - sur toutes les lignes sélectionnées déjà lettrées, - mais aussi sur les toutes lignes non sélectionnées possédant le même code lettrage. Pour faciliter le délettrage, trois options sont disponibles en cliquant sur le bouton "Délettrer" de la barre d'outils : Délettrer par compte : cette action permet de délettrer en une seule opération toutes les lignes déjà lettrées sur ce compte. Délettrer par code : cette action permet de définir une fourchette de codes lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces codes lettrage apparaissent et, cela, quelque soit leur date de lettrage. Délettrer par date : cette action permet de définir une fourchette de dates de lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces dates apparaissent et, cela, quelque soit leur code de lettrage. Lettrage simplifié Accès : Consultation - Lettrage simplifié La fenêtre de lettrage permet d'afficher l'ensemble des lignes d'écritures enregistrées sur un compte de type Détail et sur un seul exercice. Cette fenêtre permet aussi bien de connaître le solde réel d'un compte à un instant donné, que de procéder aux lettrages qui s'imposent ou encore d'effectuer des recherches... Elle est complémentaire de la fenêtre de consultation. La combinaison de différents filtres permet d'affiner les lignes d'écriture à afficher. Filtres Les filtres affichés sont mémorisés : les dernières sélections effectuées sont conservées ; elles seront reprises à l'identique lors du prochain affichage de la fenêtre de lettrage. Filtre sur les comptes, Filtre sur la période, Filtre sur le statut des lignes, Filtre sur le type de ligne. Sélection de l'exercice Les dates d'exercice proposées par défaut sont celles de l'exercice courant. Lorsque cet exercice courant est ouvert, alors tous les exercices ouverts sont accessibles. Vous pouvez donc sélectionner l'exercice que vous voulez consulter sans être obligé de changer d'exercice courant. Pour cela, il vous suffit d'ouvrir la liste déroulante disponible dans le champ Exercice. Lorsque l'exercice courant est clôturé, alors seul l'exercice courant est accessible. Sélection du compte 107 EBP Comptabilité Open Line Pro La sélection du compte se fait dans l'en-tête de la fenêtre de lettrage, champ Identification - Compte. Le compte peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants sur l'exercice courant. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. Dès que le numéro du compte est renseigné, alors les données de base de ce compte sont automatiquement mises à jour : Intitulé du compte Cumul de tous les montants débiteurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, Cumul de tous les montants créditeurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, Solde de ce compte au dernier jour de l'exercice courant. Ces données de base sont totalement indépendantes des choix effectués sur les filtres comme de la date système (= date et heure de l'ordinateur). Affichage des lignes d'écritures L'affichage des lignes d'écritures dans la fenêtre de lettrage reprend la majorité des informations renseignées dans le masque de saisie (Journal, Date, Pièce, Libellé, Débit/Crédit). En revanche, à l'inverse de la saisie, les lignes d'écritures sont par défaut affichées dans l'ordre chronologique. L'affichage de ces lignes d'écritures est directement dépendant des choix effectués sur les filtres. Certaines lignes peuvent apparaître grisées et en italique : il s'agit des lignes qui répondent aux critères de filtrage sur l'exercice courant mais qui ont été lettrées sur un exercice postérieur. Le délettrage de ces lignes n'est d'ailleurs uniquement possible que sur l'exercice au cours duquel elles ont été lettrées. La fenêtre de lettrage est séparée en deux tableaux qui regroupent les lignes d'écritures : - Le premier tableau affiche les Factures et les Remboursements. - Le second tableau affiche les Avoirs et les Règlements. Dans le pied de la zone d'affichage, une ligne de totalisation est affichée : elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. Enfin, le Solde progressif est recalculé en temps réel en fonction des seules lignes affichées. Lettrage et délettrage Le lettrage est possible à condition que cette option soit paramétrée dans la fiche compte. Le fonctionnement du lettrage, la sélection des lignes, l'utilisation de la ligne de totalisation, l'attribution du code lettrage... sont les mêmes que dans ceux définis dans la fenêtre de Consultation. Lettrage et délettrage manuel Il est possible de lettrer ou délettrer des lignes d'écritures d'un compte directement dans la fenêtre de Consultation sans être obligé d'accéder à la fenêtre de Lettrage ; pour cela, il faut que cette option soit paramétrée dans la fiche compte. Le fonctionnement du lettrage, la sélection des lignes, l'utilisation de la ligne de totalisation, l'attribution du code lettrage... sont les mêmes que dans ceux définis dans la fenêtre de Lettrage à proprement parler. Lettrage automatique Une fonction permet d'effectuer le lettrage automatique des lignes d'écritures d'un compte. Autres actions possibles à partir de la fenêtre de lettrage Accès à la saisie par journal : En double cliquant sur une ligne d'écriture, en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. ou en cliquant sur le bouton, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans la saisie journal ayant servie à l'enregistrer. 108 MANUEL Voir document : Il est possible d'accéder au document d'origine ayant permis l'enregistrement de la ligne d'écriture : il peut s'agit, par exemple, de la facture transférée par la Gestion Commerciale. Cacher le filtre/Afficher le filtre : En cliquant sur le bouton Cacher le filtre ou Afficher le filtre, il est possible d'afficher ou de masquer une ligne de filtre qui se positionne immédiatement avant les lignes d'écritures. Ce filtre contient des champs saisissables et permet d'affiner les sélections effectuées grâce aux filtres comptables mentionnés dans un paragraphe précédent. Rafraîchir : Ce bouton permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de lettrage, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (consultation, lettrage...). Facture non parvenue ou à émettre Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Facture/Avoir à emettre ou Facture/Avoir à recevoir et de générer l'extourne de l'écriture à laquelle cette ligne appartient. Charge ou produit constaté d'avance Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Charges ou Produits constatés d'avance et de générer la régularisation puis l'extourne de la ligne sélectionnée. GRAND LIVRE INTERACTIF Grand Livre interactif Accès : Consultation - Grand Livre Interactif Le Grand Livre interactif permet d'afficher à l'écran un compte ou une série de comptes selon différents critères de filtrage. Il permet une visualisation rapide du contenu des comptes et permet d'obtenir à l'écran en temps réel le résultat des recherches. Cette fenêtre est divisée en plusieurs zones. Un en-tête Filtre sur la période Filtre sur les natures de comptes Les natures de comptes disponibles dans la sélection sont : - Tous, soit tous les comptes du plan comptable de racine 1 à 9zzzzz sans distinction. - Bilan, soit tous les comptes du plan comptable de racine 1 à 5zzzzz. - Gestion, soit tous les comptes du plan comptable de racine 6 et 7zzzz. - Fournisseurs, soit tous les comptes du plan comptable de racine 40 à 40zzzz. - Clients, soit tous les comptes du plan comptable de racine 41 à 41zzzz. - Fournisseurs et Clients, soit tous les comptes du plan comptable de racine 40 à 41zzzz. - Comptes spéciaux, soit tous les comptes du plan comptable de racine 8 à 9zzzz. Filtre sur les comptes Ce filtre permet de sélectionner une fourchette de comptes. Les comptes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. A l'inverse du comportement standard, en consultation par exemple, tous les comptes (quelque soit leur type) peuvent être saisis. En effet, ici, il s'agit moins de sélectionner précisément un compte que de déterminer un intervalle. Ces comptes doivent néanmoins toujours être inclus dans la fourchette de départ déterminée par le choix de la nature de comptes. Option de centralisation des Fournisseurs/Clients Cette option de centralisation est liée aux seules natures de comptes Clients, Fournisseurs et Clients et Fournisseurs. Elle permet de cumuler entre eux, sur deux lignes uniquement, tous les comptes de nature Fournisseurs puis tous les comptes de nature Clients. Cette option permet donc d'alléger l'affichage. Filtre avancé sur le type des lignes Filtre avancé sur le statut des écritures Conservation des filtres : Tous les filtres sélectionnés dans le Grand Livre interactif sont conservés dans une même session et sur un même exercice. 109 EBP Comptabilité Open Line Pro En revanche, si vous changez d'exercice courant ou fermez puis ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués. Actualiser L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres. Corps de la fenêtre Comme pour la consultation, les lignes affichées sont les seules lignes qui répondent aux critères de filtrage ; elles reprennent l'ensemble des éléments de la saisie comptable. Actions possibles Consultation / Lettrage : Accès à la page de consultation du compte de la ligne sélectionnée Saisie par journal : Accès au journal d'origine de la ligne sélectionnée Voir le document : Accès direct au document qui a permis de générer cette ligne (document venant de la Gestion Commerciale, de la saisie par Guide...) Echéancier : Accès direct à l'échéancier de la ligne sélectionnée Lettrage automatique : Accès à l'assistant de lettrage automatique sur le compte de la ligne sélectionnée. BALANCE INTERACTIVE Balance interactive Accès : Consultation - Balance interactive La balance interactive permet d'afficher à l'écran le cumul des mouvements débiteurs, le cumul des mouvements créditeurs et le solde d'un compte ou d'une série de comptes selon différents critères de filtrage. Elle permet d'éviter les impressions d'une balance et d'obtenir à l'écran en temps réel le résultat des recherches. Cette fenêtre est divisée en plusieurs zones. Un en-tête Filtre sur la période Filtre sur les natures de comptes Les natures de comptes disponibles dans la sélection sont : - Tous, soit tous les comptes du plan comptable de racine 1 à 9zzzzz sans distinction. - Bilan, soit tous les comptes du plan comptable de racine 1 à 5 zzzzz. - Gestion, soit tous les comptes du plan comptable de racine 6 et 7zzzz. - Fournisseurs, soit tous les comptes du plan comptable de racine 40 à 40zzzz. - Clients, soit tous les comptes du plan comptable de racine 41 à 41zzzz. - Fournisseurs et Clients, soit tous les comptes du plan comptable de racine 40 à 41zzzz. - Comptes spéciaux, soit tous les comptes du plan comptable de racine 8 à 9zzzz. Filtre sur les comptes Ce filtre permet de sélectionner une fourchette de comptes. Les comptes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. A l'inverse du comportement standard, en consultation par exemple, tous les comptes, quelque soit leur type peuvent être saisis. En effet, ici, il s'agit moins de sélectionner précisément un compte que de déterminer un intervalle. Ces comptes doivent néanmoins toujours être inclus dans la fourchette de départ déterminée par le choix de la nature de comptes. Option de centralisation des Fournisseurs/Clients Cette option de centralisation est liée aux seules natures de comptes Clients, Fournisseurs et Clients et Fournisseurs. 110 MANUEL Elle permet de cumuler entre eux, sur deux lignes uniquement, tous les comptes de nature Fournisseurs puis tous les comptes de nature Clients. Cette option permet donc d'alléger l'affichage. Filtre avancé sur les comptes mouvementés Filtre avancé sur le statut des écritures Conservation des filtres : Tous les filtres sélectionnés dans la Balance interactive sont conservés dans une même session et sur un même exercice. En revanche, si vous changez d'exercice courant ou fermez puis ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués. Actualiser L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres. Corps de la fenêtre Chaque compte est affiché avec son numéro, son intitulé, la somme de tous les mouvements débiteurs puis la somme de tous les mouvements créditeurs intervenus sur ces comptes, en fonction des critères de filtrage sélectionnés. Actions possibles Consultation / Lettrage : Accès à la page de consultation du compte de la ligne sélectionnée. Lettrage automatique : Accès à l'assistant de lettrage automatique sur le compte de la ligne sélectionnée. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etats standards Sous catégorie : Journal Sous catégorie : Grand Livre Sous catégorie : Balance .... Catégorie principale : Etats de gestion Sous catégorie : Echéancier Sous catégorie : Balance âgée par échéances Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage Catégorie principale : Etats fiscaux... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), 111 EBP Comptabilité Open Line Pro affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. ÉCHÉANCIER / REGLEMENTS Echéanciers / Règlements - Démarrer une tâche Accès : Echéanciers / Règlements - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Consultation/Lettrage : permet d'ouvrir la fenêtre de consultation ou de lettrage sur le compte consulté ou lettré en dernier. Echéancier clients : permet d'accéder à l'échéancier interactif des clients. Echéancier fournisseurs : permet d'accéder à l'échéancier interactif des fournisseurs. Règlements clients : permet d'accéder à la liste des règlements clients. Règlements fournisseurs : permet d'accéder à la liste des règlements fournisseurs. CONSULTATION Consultation de compte Accès : Quotidien - Consultation/Lettrage OU Consultation - Consultation/Lettrage La consultation de compte permet d'afficher l'ensemble des lignes d'écritures enregistrées sur un compte de type Détail et sur un seul exercice. Cette consultation permet aussi bien de connaître le solde réel d'un compte à un instant donné, que de procéder aux lettrages qui s'imposent ou encore d'effectuer des recherches... La combinaison de différents filtres permet d'affiner la sélection des lignes d'écritures à afficher. Filtres Ces filtres sont mémorisés : Les dernières sélections effectuées sont conservées ; elles seront reprises à l'identique lors du prochain affichage de la fenêtre de consultation. Filtre sur les comptes, Filtre sur la période, Filtre sur le statut des lignes, Filtre sur le type de ligne. Sélection de l'exercice Les dates d'exercice proposées par défaut sont celles de l'exercice courant. 112 MANUEL Lorsque cet exercice courant est ouvert, alors tous les exercices ouverts sont accessibles. Vous pouvez donc sélectionner l'exercice que vous voulez consulter sans être obligé de changer d'exercice courant. Pour cela, il vous suffit d'ouvrir la liste déroulante disponible dans le champ Exercice. Lorsque l'exercice courant est clôturé, alors seul l'exercice courant est accessible. Sélection du compte La sélection du compte se fait dans l'en-tête de la fenêtre de consultation, champ Identification - Compte. Le compte peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants sur l'exercice courant. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. Dès que le numéro du compte est renseigné, alors les données de base de ce compte sont automatiquement mises à jour : - Intitulé du compte, - Cumul de tous les montants débiteurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, - Cumul de tous les montants créditeurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, - Solde de ce compte au dernier jour de l'exercice courant. Ces données de base sont totalement indépendantes des choix effectués sur les filtres comme de la date système (= date et heure de l'ordinateur). Affichage des lignes d'écriture L'affichage des lignes d'écritures dans la consultation reprend la majorité des informations renseignées dans le masque de saisie (Journal, Date, Pièce, Libellé, Débit/Crédit). En revanche, à l'inverse de la saisie, les lignes d'écritures sont par défaut affichées dans l'ordre chronologique. L'affichage des lignes d'écritures est directement dépendant des choix effectués sur les filtres. Certaines lignes peuvent apparaître grisées et en italique : il s'agit des lignes qui répondent aux critères de filtrage sur l'exercice courant mais qui ont été lettrées sur un exercice postérieur. Le délettrage de ces lignes n'est d'ailleurs uniquement possible que sur l'exercice au cours duquel elles ont été lettrées. Dans le pied de la zone d'affichage, une ligne de totalisation est affichée : elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. Enfin, le Solde progressif est recalculé en temps réel en fonction des seules lignes affichées. Lettrage et délettrage manuel Il est possible de lettrer ou delettrer des lignes d'écritures d'un compte directement dans la fenêtre de Consultation sans être obligé d'accéder à la fenêtre de Lettrage ; pour cela, il faut que cette option soit paramétrée dans la fiche compte. Le fonctionnement du lettrage, la sélection des lignes, l'utilisation de la ligne de totalisation, l'attribution du code lettrage... sont les mêmes que dans ceux définis dans la fenêtre de Lettrage à proprement parler. Lettrage automatique Une fonction permet d'effectuer le lettrage automatique des lignes d'écritures d'un compte. Autres actions possibles à partir de la consultation Accès à la saisie par journal : En double cliquant sur une ligne d'écriture, en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. ou en cliquant sur le bouton, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans la saisie journal ayant servie à l'enregistrer. Voir document : Il est possible d'accéder au document d'origine ayant permis l'enregistrement de la ligne d'écriture : il peut s'agir, par exemple, de la facture transférée par la Gestion commerciale. Cacher le filtre/Afficher le filtre : En cliquant sur le bouton Cacher le filtre ou Afficher le filtre, il est possible d'afficher ou de masquer une ligne de filtre qui se positionne immédiatement avant les lignes 113 EBP Comptabilité Open Line Pro d'écritures. Ce filtre contient des champs saisissables et permet d'affiner les sélections effectuées grâce aux filtres comptables mentionnés dans les paragraphes précédents. Rafraîchir : Ce bouton permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de consultation, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (lettrage, saisie journal...). Facture non parvenue ou à émettre Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Facture/Avoir à emettre ou Facture/Avoir à recevoir et de générer l'extourne de l'écriture à laquelle cette ligne appartient. Charge ou produit constaté d'avance Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Charges ou Produits constatés d'avance et de générer la régularisation puis l'extourne de la ligne sélectionnée. Principes de lettrage et de délettrage Accès : Le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage. Principes du lettrage Le lettrage consiste à : - sélectionner sur un compte au moins deux lignes d'écritures dont les montants s'équilibrent et qui ont trait à une opération commune, - puis à appliquer un même code alphanumérique appelé "code lettrage" ainsi qu'une même date de lettrage à ces lignes. Une facture n° 1234 de 1000 € est émise le 18/02/2008 au client DUPONT. Le 25/02/2008, le client Dupont adresse un chèque de 500 €, référencé 1234. Le 10/03/2008, le client Dupont adresse un nouveau chèque de 500 €, référence 1234. Ces deux règlements peuvent être identifiés comme venant solder la facture émise. Dès lors, ses trois lignes d'écriture peuvent être sélectionnées dans le compte du client DUPONT pour être identifiées par un même code et une même date de lettrage. La date de lettrage est la date système Date système = date et heure de l'ordinateur. à laquelle le lettrage a été effectué. Le lettrage peut être effectué aussi bien dans la fenêtre de Consultation que dans la fenêtre de Lettrage simplifié. Activer l'option sur le compte Pour que le lettrage ou le délettrage soient possibles, il faut que le compte soit de type Détail et que l'option "Autoriser le lettrage" soit activée sur sa fiche compte. Sélection des lignes La sélection des lignes peut se faire de deux façons différentes : - Soit grâce à la souris seule, en cochant la case située sur chaque ligne à l'extrême gauche de la fenêtre. - Soit en combinant le clavier et la souris (touche Ctrl + clic gauche). - Soit encore en combinant différentes touches du clavier (touche Ctrl + barre d'espace). Dans tous les cas, les lignes sélectionnées sont mises en surbrillance. En pied de masque, un "total des lignes sélectionnées" apparaît. - Cette ligne de totalisation est calculée en temps réel au fur et à mesure des sélections des lignes d'écritures. - Elle permet de contrôler immédiatement l'équilibrage de ces lignes qui conditionne l'exécution du traitement. Choix des boutons Le choix des boutons dépend du type des lignes sélectionnées. Si aucune des lignes sélectionnées n'est lettrée et que ces lignes sont équilibrées, alors le bouton "Lettrer" est accessible. Dans tous les autres cas, seul le bouton "Délettrer" est accessible. 114 MANUEL Option de lettrage automatique Une fonction de lettrage automatique est disponible. Gestion du code lettrage lors du lettrage de lignes d'écriture Lorsque des lignes non lettrées dont les montants s'équilibrent sont sélectionnées et que le lettrage est demandé, alors le "Prochain code lettrage" renseigné sur la fiche compte est proposé par défaut. Si le code lettrage proposé est accepté, alors : - le code lettrage proposé et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé puis est reporté sur la fiche compte. Si le code lettrage proposé par défaut est modifié, alors : - le code lettrage saisi et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé par rapport au code lettrage saisi puis est reporté sur la fiche compte. Gestion du code lettrage lors du délettrage des lignes d'écriture Lorsque des lignes lettrées dont les montants s'équilibrent et dont les codes lettrage sont identiques sont sélectionnées et que le délettrage est demandé, alors le code lettrage et la date de lettrage sont supprimés de toutes les lignes sélectionnées. La suppression de ce lettrage est sans impact sur le champ "Prochain code lettrage" de la fiche compte. Options de délettrage Le délettrage s'opère : - sur toutes les lignes sélectionnées déjà lettrées, - mais aussi sur les toutes lignes non sélectionnées possédant le même code lettrage. Pour faciliter le délettrage, trois options sont disponibles en cliquant sur le bouton "Délettrer" de la barre d'outils : Délettrer par compte : cette action permet de délettrer en une seule opération toutes les lignes déjà lettrées sur ce compte. Délettrer par code : cette action permet de définir une fourchette de codes lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces codes lettrage apparaissent et, cela, quelque soit leur date de lettrage. Délettrer par date : cette action permet de définir une fourchette de dates de lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces dates apparaissent et, cela, quelque soit leur code de lettrage. LETTRAGE AUTOMATIQUE Lettrage automatique Accès : Sur un compte : le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage ; sur une série de comptes : Consultation - Lettrage automatique Le lettrage automatique est une fonction permettant de lettrer automatiquement des lignes d'écritures d'un compte ou de plusieurs comptes, sans avoir à les présélectionner manuellement dans la fenêtre de lettrage. Les principes et règles de lettrage sur un compte restent les mêmes que celles déjà définies dans le lettrage, le lettrage approché et la fenêtre de lettrage. Un assistant est affiché : Il permet de sélectionner les comptes lettrables à traiter, les lignes d'écritures non lettrées à rechercher, la méthode de lettrage ainsi que de définir les éléments liés au lettrage approché. Période du ... au ... : Ce champs permet de sélectionner les dates des lignes d'écritures à analyser. Type de comptes : Une liste déroulante permet de sélectionner une série de comptes en fonction de leur nature. 115 EBP Comptabilité Open Line Pro Du compte ... au compte au ... : Une fourchette de comptes dépendant du choix du type de comptes est proposée. La sélection peut encore affinée, à la condition de rester dans les limites de la fourchette définie. Options : Une liste déroulante permet de sélectionner la méthode de lettrage à appliquer. - N° de pièce : Toutes les lignes d'écritures non encore lettrées dans un même compte, qui portent un numéro de pièce identique peuvent être lettrées entre elles, quelque soient leur montant respectif ou le nombre de lignes concernées. - N° de document : Toutes les lignes d'écritures non encore lettrées dans un même compte, qui portent un numéro de document identique peuvent être lettrées entre elles, quelque soient leur montant respectif ou le nombre de lignes concernées. - Solde progressif : Toutes les lignes d'écritures non lettrées dans un même compte peuvent être lettrées entre elles, à condition qu'un solde progressif nul, égal ou inférieur à l'écart autorisé sur ce compte soit obtenu et cela quelque soit le nombre de lignes concernées, leur numéro ou leur montant respectif. - Montant exact : Les lignes d'écritures non lettrées d'un même compte peuvent être lettrées à condition qu'elles s'équilibrent exactement entre elles. Au maximum, cinq lignes d'écritures peuvent permettent de réaliser cet équilibre. Lignes : Trois cases à cocher permettent d'affiner la sélection des lignes d'écritures en fonction de leur statut. Régularisation : La zone est accessible pour toutes les méthodes de lettrage, sauf la méthode "Montant exact". - Autoriser le lettrage approché : Si la case est cochée, alors les valeurs relatives au lettrage approché renseignées sur la fiche compte seront appliquées. - N° de pièce : Le champ est accessible si la case "Autoriser le lettrage approché" est cochée. Un numéro de pièce est proposé, mais il reste modifiable. Si le journal de destination est en numérotation manuelle, alors le numéro de pièce déterminé dans l'assistant sera utilisé pour comptabiliser l'écriture de régularisation. Si le journal de destination est en numérotation automatique, alors le numéro de pièce utilisé pour comptabiliser l'écriture de régularisation sera le prochain numéro de pièce défini dans la fiche journal. - Libellé : Le champs est accessible si la case Autoriser le lettrage approché est cochée. Un libellé est proposé, mais il reste modifiable Le même libellé sera repris sur toutes les écritures de régularisation qui seront créées. Démarrer : Ce bouton commande l'exécution du traitement en fonction des filtres choisis et de la méthode de lettrage. Annuler : Ce bouton permet de fermer l'assistant sans lancer le traitement. Deux accès différents : un choix de comptes différent Un bouton "Lettrage automatique" est disponible dans la fenêtre de Lettrage. Dans ce cas, le lettrage automatique est possible uniquement sur le compte affiché. Une entrée "Lettrage automatique" est disponible dans le menu Consultation/Lettrage. Dans ce cas, le lettrage automatique est possible sur tous les comptes définis comme lettrables sur l'exercice. CLIENTS Echéancier interactif Accès : Echéancier / Règlements - Clients - Echéancier interactif ET Echéancier / Règlements - Fournisseurs - Echéancier interactif L'échéancier interactif permet d'afficher à l'écran les échéances d'un compte ou d'une série de comptes selon différents critères de filtrage. Il permet une visualisation rapide des échéances et permet d'obtenir à l'écran en temps réel le résultat des recherches, sans passer par les impressions. Cette fenêtre est divisée en plusieurs zones. La liste affichée n'est pas directement modifiable. 116 MANUEL Un en-tête Filtre sur les dates d'échéance Ce filtre est indépendant de l'exercice courant comme des exercices existants : vous pouvez donc rechercher toutes les échéances que vous avez saisies dans votre dossier, sans avoir à changer d'exercice courant. Filtre sur les comptes Ce filtre permet de sélectionner une fourchette de comptes. Les comptes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. A l'inverse du comportement standard, comme en consultation par exemple, tous les comptes (quelque soit leur type) peuvent être saisis. En effet, ici, il s'agit moins de sélectionner précisément un compte que de déterminer un intervalle. Ces comptes doivent néanmoins toujours être inclus dans la fourchette de départ : - Dans la barre de navigation, si vous avez sélectionné Clients - Echéancier interactif, alors vous pourrez uniquement interroger les échéances enregistrées sur les comptes de nature Clients et comptes rattachés. - Dans la barre de navigation, si vous avez sélectionné Fournisseurs - Echéancier interactif, alors vous pourrez uniquement interroger les échéances enregistrées sur les comptes de nature Fournisseurs et comptes rattachés + Autres Tiers avec échéances. Options : Type d'échéance Ce filtre vous permet de rechercher plus précisément les échéances en isolant les factures des avoirs. Seulement les comptes autorisant l'échéancier Toutes les factures et tous les avoirs enregistrés sur des comptes Clients, Fournisseurs, Comptes rattachés et Autres Tiers avec échéances génèrent des échéances et, cela, même lorsque le compte n'autorise pas la gestion de l'échéancier. Lorsque cette option est activée, alors seules les échéances enregistrées sur des comptes autorisant l'échéancier sont visibles. Lorsque cette option est désactivée, alors toutes les échéances enregistrées sur tous les comptes sont visibles. Conservation des filtres : Les filtres sélectionnés dans l'échéancier interactif sont conservés dans une même session et même si vous changez d'exercice courant. En revanche, si vous fermez et ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués. Actualiser L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres. Onglets Toutes les échéances Cet onglet affiche toutes les échéances répondant aux critères de filtrage définis dans l'en-tête, et cela quelque soit le solde restant sur chaque échéance. Echéances réglées Cet onglet affiche toutes les échéances répondant aux critères de filtrage de l'en-tête et ayant été intégralement pointées. Le solde restant sur ces échéances est donc nul. Echéances non réglées Cet onglet affiche toutes les échéances répondant aux critères de filtrage de l'en-tête et n'ayant pas été intégralement pointées. Le solde restant sur ces échéances est donc différent de zéro. Corps de la fenêtre Comme pour les autres états interactifs, les lignes affichées sont les seules lignes qui répondent aux critères de filtrage ; elles reprennent l'ensemble des éléments de la saisie comptable. Les lignes affichées sont des lignes d'échéance de type Facture et de type Avoir. Toutes les informations importantes existant sur ces échéances ou sur les lignes d'écritures auxquelles elles se rapportent sont disponibles dans la liste : elles sont identiques à celles déjà affichées dans les échéanciers (Date d'échéance, Code Tiers, Montant de l'échéance, Solde de l'échéance...) Dans la colonne Pointée en dehors de la comptabilité, une coche apparaît sur l'échéance lorsque celle-ci a été pointée dans une autre application, par exemple en Gestion Commerciale. Cette information vous rappelle qu'il est impossible de modifier cette échéance en comptabilité. 117 EBP Comptabilité Open Line Pro Actions possibles Saisie par journal : Permet d'accéder à la saisie par journal et à l'écriture d'origine. Nouvelle écriture comptable : Permet de créer une nouvelle écriture comptable. Voir le document : Permet d'accéder directement au document qui a permis de générer l'écriture contenant l'échéance sélectionnée (document venant de la Gestion Commerciale, de la saisie par Guide...). Consultation / Lettrage : Permet d'accéder à la consultation du compte de la ligne sélectionnée. Régler la(les) échéances : Permet d'accéder à une fiche de règlement permettant de créer l'écriture comptable de règlement et proposant un pointage entre ce nouveau règlement et l'échéance sélectionnée. Pointer l'Avoir avec des échéances de facture : Permet d'accéder directement à l'échéancier de la ligne sélectionnée, afin de pointer un avoir avec une facture. Visualiser les pointages : Cette action vous permet de d'accéder à la liste de toutes les écritures qui ont permis de pointer cette échéance; il peut s'agir d'un avoir, présent dans l'Echéancier intéractif ou d'un règlement présent dans la liste des règlements. Vues Plusieurs vues par défaut vous sont proposées. Elles présentent des affichages différents de la même liste : Sans détail des pointages : Cette liste affiche les échéances en ligne, par ordre chronologique des dates d'échéances. Sans détail des pointages par Tiers : Cette liste affiche toutes les échéances, en triant les échéances d'abord par n° de compte puis par date d'échéance. Avec détails des pointages : Si un pointage a été exécuté sur une échéance, il vous suffit de cliquer sur le bouton "+" située à l'extrême gauche de la liste afin de connaître la ligne de règlement avec laquelle l'échéance a été pointée. D'autre part, vous pouvez bien-sûr modifier ou créer vos propres vues. Ecritures saisies sur les Autres Tiers avec échéances antérieurement à la version 2.1 Antérieurement à la version 2.1, la gestion de l'échéancier s'effectuait sur les comptes de nature Clients et Fournisseurs et Comptes rattachés. A partir de la version 2.1, la gestion de l'échéancier est étendue aux comptes de nature Autres Tiers avec échéances. Aussi, toutes les écritures saisies à partir de cette version sur des comptes de nature Autres Tiers avec échéances permettent la gestion de l'échéancier et seront visibles dans l'échéancier interactif. En revanche, afin de ne pas alourdir la consultation, les impressions, les opérations de pointage..., les écritures saisies antérieurement sur les comptes de nature Autres Tiers avec échéances ne permettent pas la gestion de l'échéancier et ne sont donc pas visibles dans l'échéancier interactif. Pour pouvoir gérer des échéances sur ces écritures, vous devrez au moins y effectuer une modification mineure (par exemple : n° de document, ajout dans le libellé...) Liste des règlements des Tiers Accès : Echéanciers / Règlements - Clients - Règlements Clients ET Echéanciers / Règlements - Fournisseurs - Règlements Fournisseurs La liste des règlements des Tiers est commune à toutes les listes. Elle permet d'accéder au détail des règlements, de consulter / modifier / générer un pointage entre un règlement et une échéance et de créer un nouveau règlement. Cette liste est alimentée automatiquement dès que vous saisissez une écriture de type Règlement dans un journal de type Trésorerie ou Opérations Diverses. Cette fenêtre est divisée en plusieurs zones. 118 MANUEL Un en-tête Filtre sur la période Ce filtre concernent les dates des écritures de règlement. Filtre sur les comptes Ce filtre permet de sélectionner une fourchette de comptes. Les comptes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. A l'inverse du comportement standard, comme en consultation par exemple, tous les comptes (quelque soit leur type) peuvent être saisis. En effet, ici, il s'agit moins de sélectionner précisément un compte que de déterminer un intervalle. Ces comptes doivent néanmoins toujours être inclus dans la fourchette de départ : - Dans la barre de navigation, si vous avez sélectionné Clients - Règlements clients, alors vous pourrez uniquement visualiser les règlements enregistrés sur les comptes de nature Clients et comptes rattachés. - Dans la barre de navigation, si vous avez sélectionné Fournisseurs - Règlements Fournisseurs , alors vous pourrez uniquement interroger les règlements enregistrés sur les comptes de nature Fournisseurs et comptes rattachés et Autres Tiers avec échéances. Conservation des filtres : Les filtres sélectionnés dans la liste des règlements sont conservés dans une même session et même si vous changez d'exercice courant. En revanche, si vous fermez et ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués. Actualiser L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres. Corps de la fenêtre Comme pour les autres états interactifs, les lignes affichées sont les seules lignes qui répondent aux critères de filtrage ; elles reprennent l'ensemble des éléments de la saisie comptable. Actions possibles Saisie par journal : Permet d'accéder au journal d'origine de la ligne sélectionnée. Nouveau règlement : Permet d'accéder à une nouvelle fiche de règlement. Consultation / Lettrage : Permet d'accéder à la consultation du compte de la ligne sélectionnée. Pointer le Règlement avec des échéances : Permet d'accéder au règlement déjà comptabilisé, afin de consulter ou de modifier le pointage entre le règlement et une échéance. Vues Plusieurs vues par défaut vous sont proposées. Elles présentent des affichages différents de la même liste : Avec détails des échéances pointées : Si un pointage a été exécuté entre un règlement et une échéance, il vous suffit de cliquer sur le bouton "+" située à l'extrême gauche de la liste afin de connaître l'échéance avec laquelle le règlement a été pointé. Sans détail des échéances pointées : Cette liste affiche tous les règlements, par ordre chronologique et par numéro de compte, regroupés par Banque. D'autre part, vous pouvez bien-sûr modifier ou créer vos propres vues. Ecritures saisies sur les Autres Tiers avec échéances antérieurement à la version 2.1 Antérieurement à la version 2.1, la fonctionnalité Règlements s'appliquait aux comptes de nature Clients et Fournisseurs et Comptes rattachés. A partir de la version 2.1, cette fonctionnalité est étendue aux comptes de nature Autres Tiers avec échéances. Aussi, tous les règlements saisis à partir de cette version sur des comptes de nature Autres Tiers avec échéances et dans des journaux de Trésorerie alimentent la liste des règlements. 119 EBP Comptabilité Open Line Pro En revanche, afin de ne pas alourdir la consultation, les impressions, les opérations de pointage..., les règlements saisis antérieurement sur les comptes de nature Autres Tiers avec échéances n'alimentent pas la liste des règlements. Pour voir les règlements sur ces écritures, vous devrez au moins y effectuer une modification mineure (par exemple : n° de document, ajout dans le libellé...) Fiche de Règlement Accès : Echéanciers / Règlements - Clients - Règlements Clients ET Echéanciers / Règlements - Fournisseurs - Règlements Fournisseurs Cette fonctionnalité a pour but de vous permettre de créer facilement un règlement sur un Tiers, sans passer systématiquement par la saisie par journal ou la saisie par écriture, et tout en exécutant le pointage des échéances. Création d'un nouveau règlement Tiers * : Vous devez saisir ou sélectionner dans la liste déroulante le compte de nature Clients et comptes rattachés, Fournisseurs et comptes rattachés ou Autres Tiers avec échéances sur lequel vous voulez enregistrer le règlement. Montant de règlement * : Vous devez saisir le montant du règlement à comptabiliser. Dans ce champ, vous pouvez : - saisir un valeur positive, pour enregistrer un règlement, - saisir une valeur négative, pour enregistrer un remboursement. Journal de banque * : Seuls sont autorisés les journaux de type Trésorerie et possédant un compte de contrepartie dans leur fiche journal. Libellé : Par défaut, ce champ affiche l'intitulé du compte sélectionné, mais il reste modifiable. Ce libellé sera ensuite repris sur toutes les lignes de l'écriture comptable et, cela, quelque soit le paramétrage du libellé dans la fiche du journal de banque sélectionné. Date de règlement * : Les règles sur les dates sont les mêmes que dans tous les autres masque de saisie : - si votre exercice courant est ouvert, alors vous pouvez créer un nouveau règlement sur n'importe quel exercice ouvert, - si votre exercice courant est clôturé, alors ne pourrez plus créer de nouveau règlement. Reste à affecter : Ce champ est calculé automatiquement. Il affiche la différence existant entre le montant du règlement saisi et les pointages effectués sur les échéances. Moyen de paiement : Ce champ affiche le Moyen de paiement par défaut défini dans les options du dossier, mais il reste modifiable. Il peut être renseigné à titre d'information, afin de conserver le moyen (chèque, traite, virement...) par lequel vous avez payé votre fournisseur ou avez été payé par votre client. Numéro de pièce : Le numéro de pièce dépend du journal de banque sélectionné et du paramétrage sur le numéro de pièce effectué dans ce journal. Il reste modifiable. Echéances à pointer : Les échéances affichées sont les échéances non soldées (non intégralement réglées) existant sur le compte. Leur affichage et les modes de pointage restent les mêmes que ceux définis dans Pointages. Actions possibles dans la fiche - Consultation/Lettrage : Ce bouton permet d'accéder à la consultation du compte de Tiers saisi dans le règlement, à condition qu'il soit sauvegardé. - Saisie par journal : Ce bouton permet d'accéder à la saisie par journal et à l'écriture comptable correspondante au règlement sauvegardé. 120 MANUEL - Echéancier interactif : Ce bouton permet d'affficher, en arrière plan, l'échéancier interactif. Sauvegarde La sauvegarde d'une fiche règlement entraîne automatiquement : - la création d'une nouvelle ligne de règlement dans la liste des Règlements, - la création d'une écriture comptable dans la saisie journal, - la mise à jour de l'échéancier Facture et de Pointages, - la mise à jour de l'échéancier interactif. Modification d'un règlement Ces modifications concernent les règlement sauvegardés. Modifications possibles La modification d'un règlement est possible si l'écriture a été générée à partir : - d'un import Communication Entreprise-Expert, - des Règlements des Tiers, - de la saisie au kilomètre, - de la saisie journal, - de la saisie par écriture, - ou des écritures de régularisation. Dans ces cas-là, le règlement est modifiable sur tous les champs, sauf : - Date, - Montant, - Journal. Enfin, la modification est possible même si cette écriture est simulée, lettrée, rapprochée, participe à une déclaration de TVA, pointe une échéance. Modifications impossibles La modification d'un règlement est impossible si l'écriture : - est issue de la Gestion Commerciale, - est générée à partir de la saisie pratique, - est générée à partir de la saisie guidée, - possède le statut Validé. Dans ces cas-là, toute modification est interdite, sauf celle liée au pointage/dépointage des échéances. Pour modifier un règlement, vous devez accéder à la saisie journal et y effectuer vos modifications. Celles-ci se répercuteront ensuite sur la fiche du règlement. Cas d'une écriture guidée : Une écriture issue de la saisie guidée n'est pas modifiable, à priori. Pourtant, il est possible pour la rendre modifiable. Pour cela, il faut : sélectionner l'écriture en saisie journal, ouvrir le menu contextuel, sélectionner Modifier l'écriture guidée. A partir de là, le règlement est modifiable car il n'est plus lié au masque de saisie qui a permis de le générer. Suppression d'un règlement Les règles de suppression sont les mêmes que celles de la modification : elles dépendent de la provenance de l'écriture et de son statut. FOURNISSEURS ET AUTRES TIERS Echéancier interactif Accès : Echéancier / Règlements - Clients - Echéancier interactif ET Echéancier / Règlements - Fournisseurs - Echéancier interactif L'échéancier interactif permet d'afficher à l'écran les échéances d'un compte ou d'une série de comptes selon différents critères de filtrage. Il permet une visualisation rapide des échéances et permet d'obtenir à l'écran en temps réel le résultat des recherches, sans passer par les impressions. Cette fenêtre est divisée en plusieurs zones. La liste affichée n'est pas directement modifiable. 121 EBP Comptabilité Open Line Pro Un en-tête Filtre sur les dates d'échéance Ce filtre est indépendant de l'exercice courant comme des exercices existants : vous pouvez donc rechercher toutes les échéances que vous avez saisies dans votre dossier, sans avoir à changer d'exercice courant. Filtre sur les comptes Ce filtre permet de sélectionner une fourchette de comptes. Les comptes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. A l'inverse du comportement standard, comme en consultation par exemple, tous les comptes (quelque soit leur type) peuvent être saisis. En effet, ici, il s'agit moins de sélectionner précisément un compte que de déterminer un intervalle. Ces comptes doivent néanmoins toujours être inclus dans la fourchette de départ : - Dans la barre de navigation, si vous avez sélectionné Clients - Echéancier interactif, alors vous pourrez uniquement interroger les échéances enregistrées sur les comptes de nature Clients et comptes rattachés. - Dans la barre de navigation, si vous avez sélectionné Fournisseurs - Echéancier interactif, alors vous pourrez uniquement interroger les échéances enregistrées sur les comptes de nature Fournisseurs et comptes rattachés + Autres Tiers avec échéances. Options : Type d'échéance Ce filtre vous permet de rechercher plus précisément les échéances en isolant les factures des avoirs. Seulement les comptes autorisant l'échéancier Toutes les factures et tous les avoirs enregistrés sur des comptes Clients, Fournisseurs, Comptes rattachés et Autres Tiers avec échéances génèrent des échéances et, cela, même lorsque le compte n'autorise pas la gestion de l'échéancier. Lorsque cette option est activée, alors seules les échéances enregistrées sur des comptes autorisant l'échéancier sont visibles. Lorsque cette option est désactivée, alors toutes les échéances enregistrées sur tous les comptes sont visibles. Conservation des filtres : Les filtres sélectionnés dans l'échéancier interactif sont conservés dans une même session et même si vous changez d'exercice courant. En revanche, si vous fermez et ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués. Actualiser L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres. Onglets Toutes les échéances Cet onglet affiche toutes les échéances répondant aux critères de filtrage définis dans l'en-tête, et cela quelque soit le solde restant sur chaque échéance. Echéances réglées Cet onglet affiche toutes les échéances répondant aux critères de filtrage de l'en-tête et ayant été intégralement pointées. Le solde restant sur ces échéances est donc nul. Echéances non réglées Cet onglet affiche toutes les échéances répondant aux critères de filtrage de l'en-tête et n'ayant pas été intégralement pointées. Le solde restant sur ces échéances est donc différent de zéro. Corps de la fenêtre Comme pour les autres états interactifs, les lignes affichées sont les seules lignes qui répondent aux critères de filtrage ; elles reprennent l'ensemble des éléments de la saisie comptable. Les lignes affichées sont des lignes d'échéance de type Facture et de type Avoir. Toutes les informations importantes existant sur ces échéances ou sur les lignes d'écritures auxquelles elles se rapportent sont disponibles dans la liste : elles sont identiques à celles déjà affichées dans les échéanciers (Date d'échéance, Code Tiers, Montant de l'échéance, Solde de l'échéance...) Dans la colonne Pointée en dehors de la comptabilité, une coche apparaît sur l'échéance lorsque celle-ci a été pointée dans une autre application, par exemple en Gestion Commerciale. Cette information vous rappelle qu'il est impossible de modifier cette échéance en comptabilité. 122 MANUEL Actions possibles Saisie par journal : Permet d'accéder à la saisie par journal et à l'écriture d'origine. Nouvelle écriture comptable : Permet de créer une nouvelle écriture comptable. Voir le document : Permet d'accéder directement au document qui a permis de générer l'écriture contenant l'échéance sélectionnée (document venant de la Gestion Commerciale, de la saisie par Guide...). Consultation / Lettrage : Permet d'accéder à la consultation du compte de la ligne sélectionnée. Régler la(les) échéances : Permet d'accéder à une fiche de règlement permettant de créer l'écriture comptable de règlement et proposant un pointage entre ce nouveau règlement et l'échéance sélectionnée. Pointer l'Avoir avec des échéances de facture : Permet d'accéder directement à l'échéancier de la ligne sélectionnée, afin de pointer un avoir avec une facture. Visualiser les pointages : Cette action vous permet de d'accéder à la liste de toutes les écritures qui ont permis de pointer cette échéance; il peut s'agir d'un avoir, présent dans l'Echéancier intéractif ou d'un règlement présent dans la liste des règlements. Vues Plusieurs vues par défaut vous sont proposées. Elles présentent des affichages différents de la même liste : Sans détail des pointages : Cette liste affiche les échéances en ligne, par ordre chronologique des dates d'échéances. Sans détail des pointages par Tiers : Cette liste affiche toutes les échéances, en triant les échéances d'abord par n° de compte puis par date d'échéance. Avec détails des pointages : Si un pointage a été exécuté sur une échéance, il vous suffit de cliquer sur le bouton "+" située à l'extrême gauche de la liste afin de connaître la ligne de règlement avec laquelle l'échéance a été pointée. D'autre part, vous pouvez bien-sûr modifier ou créer vos propres vues. Ecritures saisies sur les Autres Tiers avec échéances antérieurement à la version 2.1 Antérieurement à la version 2.1, la gestion de l'échéancier s'effectuait sur les comptes de nature Clients et Fournisseurs et Comptes rattachés. A partir de la version 2.1, la gestion de l'échéancier est étendue aux comptes de nature Autres Tiers avec échéances. Aussi, toutes les écritures saisies à partir de cette version sur des comptes de nature Autres Tiers avec échéances permettent la gestion de l'échéancier et seront visibles dans l'échéancier interactif. En revanche, afin de ne pas alourdir la consultation, les impressions, les opérations de pointage..., les écritures saisies antérieurement sur les comptes de nature Autres Tiers avec échéances ne permettent pas la gestion de l'échéancier et ne sont donc pas visibles dans l'échéancier interactif. Pour pouvoir gérer des échéances sur ces écritures, vous devrez au moins y effectuer une modification mineure (par exemple : n° de document, ajout dans le libellé...) Liste des règlements des Tiers Accès : Echéanciers / Règlements - Clients - Règlements Clients ET Echéanciers / Règlements - Fournisseurs - Règlements Fournisseurs La liste des règlements des Tiers est commune à toutes les listes. Elle permet d'accéder au détail des règlements, de consulter / modifier / générer un pointage entre un règlement et une échéance et de créer un nouveau règlement. Cette liste est alimentée automatiquement dès que vous saisissez une écriture de type Règlement dans un journal de type Trésorerie ou Opérations Diverses. Cette fenêtre est divisée en plusieurs zones. 123 EBP Comptabilité Open Line Pro Un en-tête Filtre sur la période Ce filtre concernent les dates des écritures de règlement. Filtre sur les comptes Ce filtre permet de sélectionner une fourchette de comptes. Les comptes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. A l'inverse du comportement standard, comme en consultation par exemple, tous les comptes (quelque soit leur type) peuvent être saisis. En effet, ici, il s'agit moins de sélectionner précisément un compte que de déterminer un intervalle. Ces comptes doivent néanmoins toujours être inclus dans la fourchette de départ : - Dans la barre de navigation, si vous avez sélectionné Clients - Règlements clients, alors vous pourrez uniquement visualiser les règlements enregistrés sur les comptes de nature Clients et comptes rattachés. - Dans la barre de navigation, si vous avez sélectionné Fournisseurs - Règlements Fournisseurs , alors vous pourrez uniquement interroger les règlements enregistrés sur les comptes de nature Fournisseurs et comptes rattachés et Autres Tiers avec échéances. Conservation des filtres : Les filtres sélectionnés dans la liste des règlements sont conservés dans une même session et même si vous changez d'exercice courant. En revanche, si vous fermez et ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués. Actualiser L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres. Corps de la fenêtre Comme pour les autres états interactifs, les lignes affichées sont les seules lignes qui répondent aux critères de filtrage ; elles reprennent l'ensemble des éléments de la saisie comptable. Actions possibles Saisie par journal : Permet d'accéder au journal d'origine de la ligne sélectionnée. Nouveau règlement : Permet d'accéder à une nouvelle fiche de règlement. Consultation / Lettrage : Permet d'accéder à la consultation du compte de la ligne sélectionnée. Pointer le Règlement avec des échéances : Permet d'accéder au règlement déjà comptabilisé, afin de consulter ou de modifier le pointage entre le règlement et une échéance. Vues Plusieurs vues par défaut vous sont proposées. Elles présentent des affichages différents de la même liste : Avec détails des échéances pointées : Si un pointage a été exécuté entre un règlement et une échéance, il vous suffit de cliquer sur le bouton "+" située à l'extrême gauche de la liste afin de connaître l'échéance avec laquelle le règlement a été pointé. Sans détail des échéances pointées : Cette liste affiche tous les règlements, par ordre chronologique et par numéro de compte, regroupés par Banque. D'autre part, vous pouvez bien-sûr modifier ou créer vos propres vues. Ecritures saisies sur les Autres Tiers avec échéances antérieurement à la version 2.1 Antérieurement à la version 2.1, la fonctionnalité Règlements s'appliquait aux comptes de nature Clients et Fournisseurs et Comptes rattachés. A partir de la version 2.1, cette fonctionnalité est étendue aux comptes de nature Autres Tiers avec échéances. Aussi, tous les règlements saisis à partir de cette version sur des comptes de nature Autres Tiers avec échéances et dans des journaux de Trésorerie alimentent la liste des règlements. 124 MANUEL En revanche, afin de ne pas alourdir la consultation, les impressions, les opérations de pointage..., les règlements saisis antérieurement sur les comptes de nature Autres Tiers avec échéances n'alimentent pas la liste des règlements. Pour voir les règlements sur ces écritures, vous devrez au moins y effectuer une modification mineure (par exemple : n° de document, ajout dans le libellé...) Fiche de Règlement Accès : Echéanciers / Règlements - Clients - Règlements Clients ET Echéanciers / Règlements - Fournisseurs - Règlements Fournisseurs Cette fonctionnalité a pour but de vous permettre de créer facilement un règlement sur un Tiers, sans passer systématiquement par la saisie par journal ou la saisie par écriture, et tout en exécutant le pointage des échéances. Création d'un nouveau règlement Tiers * : Vous devez saisir ou sélectionner dans la liste déroulante le compte de nature Clients et comptes rattachés, Fournisseurs et comptes rattachés ou Autres Tiers avec échéances sur lequel vous voulez enregistrer le règlement. Montant de règlement * : Vous devez saisir le montant du règlement à comptabiliser. Dans ce champ, vous pouvez : - saisir un valeur positive, pour enregistrer un règlement, - saisir une valeur négative, pour enregistrer un remboursement. Journal de banque * : Seuls sont autorisés les journaux de type Trésorerie et possédant un compte de contrepartie dans leur fiche journal. Libellé : Par défaut, ce champ affiche l'intitulé du compte sélectionné, mais il reste modifiable. Ce libellé sera ensuite repris sur toutes les lignes de l'écriture comptable et, cela, quelque soit le paramétrage du libellé dans la fiche du journal de banque sélectionné. Date de règlement * : Les règles sur les dates sont les mêmes que dans tous les autres masque de saisie : - si votre exercice courant est ouvert, alors vous pouvez créer un nouveau règlement sur n'importe quel exercice ouvert, - si votre exercice courant est clôturé, alors ne pourrez plus créer de nouveau règlement. Reste à affecter : Ce champ est calculé automatiquement. Il affiche la différence existant entre le montant du règlement saisi et les pointages effectués sur les échéances. Moyen de paiement : Ce champ affiche le Moyen de paiement par défaut défini dans les options du dossier, mais il reste modifiable. Il peut être renseigné à titre d'information, afin de conserver le moyen (chèque, traite, virement...) par lequel vous avez payé votre fournisseur ou avez été payé par votre client. Numéro de pièce : Le numéro de pièce dépend du journal de banque sélectionné et du paramétrage sur le numéro de pièce effectué dans ce journal. Il reste modifiable. Echéances à pointer : Les échéances affichées sont les échéances non soldées (non intégralement réglées) existant sur le compte. Leur affichage et les modes de pointage restent les mêmes que ceux définis dans Pointages. Actions possibles dans la fiche - Consultation/Lettrage : Ce bouton permet d'accéder à la consultation du compte de Tiers saisi dans le règlement, à condition qu'il soit sauvegardé. - Saisie par journal : Ce bouton permet d'accéder à la saisie par journal et à l'écriture comptable correspondante au règlement sauvegardé. 125 EBP Comptabilité Open Line Pro - Echéancier interactif : Ce bouton permet d'affficher, en arrière plan, l'échéancier interactif. Sauvegarde La sauvegarde d'une fiche règlement entraîne automatiquement : - la création d'une nouvelle ligne de règlement dans la liste des Règlements, - la création d'une écriture comptable dans la saisie journal, - la mise à jour de l'échéancier Facture et de Pointages, - la mise à jour de l'échéancier interactif. Modification d'un règlement Ces modifications concernent les règlement sauvegardés. Modifications possibles La modification d'un règlement est possible si l'écriture a été générée à partir : - d'un import Communication Entreprise-Expert, - des Règlements des Tiers, - de la saisie au kilomètre, - de la saisie journal, - de la saisie par écriture, - ou des écritures de régularisation. Dans ces cas-là, le règlement est modifiable sur tous les champs, sauf : - Date, - Montant, - Journal. Enfin, la modification est possible même si cette écriture est simulée, lettrée, rapprochée, participe à une déclaration de TVA, pointe une échéance. Modifications impossibles La modification d'un règlement est impossible si l'écriture : - est issue de la Gestion Commerciale, - est générée à partir de la saisie pratique, - est générée à partir de la saisie guidée, - possède le statut Validé. Dans ces cas-là, toute modification est interdite, sauf celle liée au pointage/dépointage des échéances. Pour modifier un règlement, vous devez accéder à la saisie journal et y effectuer vos modifications. Celles-ci se répercuteront ensuite sur la fiche du règlement. Cas d'une écriture guidée : Une écriture issue de la saisie guidée n'est pas modifiable, à priori. Pourtant, il est possible pour la rendre modifiable. Pour cela, il faut : sélectionner l'écriture en saisie journal, ouvrir le menu contextuel, sélectionner Modifier l'écriture guidée. A partir de là, le règlement est modifiable car il n'est plus lié au masque de saisie qui a permis de le générer. Suppression d'un règlement Les règles de suppression sont les mêmes que celles de la modification : elles dépendent de la provenance de l'écriture et de son statut. DONNEES Moyens de paiement Accès : Paramètres - Divers - Moyens de paiement La gestion de la fiche "Moyen de paiement" est commune à toutes les fiches. La fiche "Moyen de paiement" se compose des éléments suivants : un code * Indiquez un code moyen de paiement. Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé du moyen de paiement (au maximum 60 caractères alphanumériques). 126 MANUEL une nature * Sélectionnez un type de nature dans la liste déroulante. Cette liste n'est pas paramétrable. une banque Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement. La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques. Si la banque que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . La création du dossier propose par défaut une liste de moyens de paiement. La banque par défaut n'est pas renseignée dans les fiches moyens de paiement. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Modes de règlement Accès : Paramètres - Divers - Modes de règlement La gestion de la fiche "Mode de règlement" est commune à toutes les fiches. La fiche "Modes de règlement" se compose des éléments suivants : Le code * Indiquez un code pour votre mode de règlement. Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. Le libellé * Saisissez le libellé du mode de règlement (au maximum 60 caractères alphanumériques). Nous vous conseillons d'indiquer un libellé explicite qui reprenne le type de paiement et l'échéance. La création du dossier propose par défaut une liste de modes de règlement. Onglet détail Cet onglet est divisé en 2 parties : Création des lignes "d'échéances" pour le mode de règlement Test des lignes créées Création des lignes Pour valider une fiche mode de règlement, vous devez avoir au minimum une ligne d'échéance. Une ligne contient les renseignement suivants : % Il sert à calculer le montant de l'échéance par rapport au montant TTC de la facture multiplié par le pourcentage défini. Par défaut, il est égal à 100%. Nbre de jours Saisissez le nombre de jours pour le calcul de l'échéance, à partir de la date du document (de 1 à 365). La zone nombre de jours n'est pas accessible pour un règlement de type Comptant. Type de Règlement Choisissez dans la liste proposée, le mode de calcul d'échéance que vous souhaitez appliquer. Jour de règlement Indiquez le jour pour lequel vous souhaitez le règlement (de 1 à 31). Cette zone est accessible uniquement pour les types de règlement : Fin de mois le ou Net le. Mois comptable Cochez cette case si vous souhaitez faire fonctionner le mode de règlement en mois comptable pour le calcul de la date d'échéance. 127 EBP Comptabilité Open Line Pro Cette fonction sert pour considérer un nombre de jours en nombre de mois (31 jours devient 1 mois, 60 jours devient 2 mois...). Moyen de paiement Cette liste déroulante est paramétrable depuis la liste des moyens de paiement. Vous pouvez modifier, créer plusieurs lignes d'échéances pour un mode de règlement. Pour cela, cliquez sur l'icône Ajouter pour insérer une ligne et saisissez les différents critères que vous souhaitez. La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%. Test des lignes créées Pour tester les lignes que vous venez de créer, vous devez indiquer : une date qui corresponde à la date du document un montant qui corresponde au montant du document Dans le tableau à droite de ces zones, vous trouverez le résultat du calcul des échéances (Date échéance, Montant et Moyen de paiement) L'échéance, le règlement et le jour s'enchaînent pour le calcul de l'échéance de la facture. Exemple 1 Mode de règlement : CH30 Paramétrage d'une ligne échéance : % NB jours Type Jour Mois Moyen de règlement règlement comptable paiement 100 30 Net Chèque Date de facture : 01/01/2008, Montant : 100 Votre date d'échéance sera calculée ainsi : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net, ce qui donnera le 31/01/2008, ce qui donnera une date d'échéance au 31/01/2008 pour un montant de 100. Exemple 2 Mode de règlement :Prel4 Paramétrage de 4 lignes d'échéances: % NB jours Type Jour Mois Moyen de règlement règlement comptable paiement 25 Comptant Prélèvement 25 30 Net le 15 Prélèvement 25 60 Net le 15 Prélèvement 25 90 Net le 15 Prélèvement Date de facture : 01/01/2008, Montant : 100 € Les dates d'échéance seront calculées ainsi : 1ère ligne : 01/01/2008 + 0J soit le 01/01/2008, puis Comptant, ce qui donnera le 01/01/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 2ème ligne : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/02/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 3ème ligne : 01/01/2008 + 60J soit le 01/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/03/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 4ème ligne : 01/01/2008 + 90J soit le 31/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/04/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 128 MANUEL Les actions possibles dans la liste Ajouter : permet d'ajouter une nouvelle ligne d'échéance à la fin de la liste. Insérer : permet d'insérer une nouvelle ligne d'échéance entre deux lignes déjà existantes. Supprimer : permet de supprimer une ligne d'échéance existante. Monter/Descendre : permet de modifier l'ordre des priorités des lignes d'échéances sans être obligé de les supprimer et de les recréer. Couper/Copier/Coller : ces trois boutons ont un comportement identique au comportement standard défini, par exemple, dans Word et Excel. Toutes les actions accomplies sur la liste des échéances avec ces boutons ne doivent pas empêcher de respecter les règles de cohérence définies dans les paragraphes précédents. Onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Fiche Banques Accès : Paramètres - Banques La gestion de la fiche Banque est commune à toutes les fiches. Une fiche Banque est accessible à partir de la liste des Banques. Créer une fiche Banques est une opération qui peut être indispensable pour exécuter les transferts de règlements à partir de l'application de Gestion commerciale ou des rapprochements bancaires automatiques. Une banque s'identifie par les éléments suivants : • Le code banque * Saisissez un identifiant unique pour votre banque. Cet identifiant est limité à 5 caractères alphanumériques. • Le nom de la banque * Saisissez le nom de votre banque (au maximum 40 caractères alphanumériques). Onglet Adresse Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque. Adresse • Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. • Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, - si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, alors la ville et le pays sont renseignés par défaut, - si celui-ci existe mais n’est pas unique, alors la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie, - si celui-ci n’existe pas, alors le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. • Ville 129 EBP Comptabilité Open Line Pro Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ Ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. • Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ Département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. • Pays Champ saisissable. Le champ Pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. • Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Ce champ permet de saisir le site web lié à cette adresse. Contact • Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumériques). Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. • Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. • Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. • Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. • Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. • Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. • Service/Bureau Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • E-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir l'e-mail du contact. Onglet Comptabilité Cet onglet vous permet de saisir : • Le compte de banque * : Ce compte doit être un compte de type Détail. • Le journal de banque * : Ce journal doit être de type Trésorerie. 130 MANUEL Le journal de banque peut déjà être défini avec un compte de contrepartie. Dans ce cas : - si vous saisissez en premier le compte de banque, alors le journal associé sera automatiquement proposé et non modifiable ; - si vous saisissez en premier le journal de banque, alors le compte de contrepartie de ce journal sera automatiquement proposé et non modifiable. Onglet Coordonnées bancaires Cet onglet vous permet de définir les coordonnées bancaires de votre compte (RIB/BBAN, IBAN, BIC). Onglet Notes La gestion d'une Note est commune à toutes les fiches. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etats standards Sous catégorie : Journal Sous catégorie : Grand Livre Sous catégorie : Balance .... Catégorie principale : Etats de gestion Sous catégorie : Echéancier Sous catégorie : Balance âgée par échéances Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage Catégorie principale : Etats fiscaux... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. 131 EBP Comptabilité Open Line Pro EXERCICES/CLOTURES Exercices/Clôtures - Démarrer une tâche Accès : Exercices/Clôtures - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Validation des écritures : permet d'accéder au gestionnaire de journaux, à partir duquel sont effectués les traitements liés à la validation des écritures. Clôture mensuelle : permet d'accéder au gestionnaire de journaux, à partir duquel sont effectués les traitements liés à la clôture mensuelle des journaux. Clôture annuelle : permet de lancer l'assistant de clôture annuelle. EXERCICES Liste des exercices Accès : Exercices/Clôture - Exercices La gestion de la liste des exercices est commune à toutes les listes. L’affichage de cette liste reprend les principaux éléments sélectionnés de chaque fiche exercice. Lors de la création du dossier, deux exercices sont systématiquement créés par défaut. Le nombre d'exercices n'est pas limité sur un même dossier. En revanche, un même dossier ne peut pas contenir plus de deux exercices non clôturés. Date de début Cette date est la date de début de chaque exercice comptable, qui doit être obligatoirement renseignée lors de la création d’un exercice. Date de fin Cette date est la date de fin de chaque exercice comptable, qui doit être obligatoirement renseignée lors de la création d’un exercice. Aucun trou de date ni aucun doublon de date ne peut exister entre deux exercices du même dossier. Date de clôture Cette date est renseignée automatiquement par l’application lorsque l’exercice a fait l’objet d’une clôture annuelle. Exercice courant L’exercice courant est indépendant de la date système Date système = date et heure de l'ordinateur ou de l'état de l'exercice (ouvert ou clôturé). Il correspond à l’exercice comptable sur lequel l'utilisateur doit être positionné pour effectuer toutes les opérations, de la saisie à la clôture annuelle. Si le dossier possède un seul et unique exercice, alors ce seul exercice est défini par défaut comme étant l’exercice courant. 132 MANUEL Si le dossier possède plusieurs exercices comptables, alors l’exercice courant doit être manuellement sélectionné en fonction des besoins. L’exercice courant peut être identifié : - dans la liste des exercices, dans laquelle l’exercice courant est affiché en gras ; - dans la barre de titre de l’application, qui affiche les dates de l’exercice courant. Pour définir un exercice courant, il faut : - se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices, - puis sélectionner «Définir un exercice courant» dans la barre de tâches du volet de navigation ou dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. . Fiche exercice Accès : Exercices/Clôtures - Exercices La gestion de cette fiche Exercice est commune à l’ensemble des fiches. La fiche Exercice se décompose en : En-tête Période de l’exercice * : Affiche les dates de l’exercice sélectionné dans la liste. La modification des dates d’un exercice déjà créé peut se révéler impossible. Les quelques exemples ci-dessous illustrent les problèmes qui peuvent être rencontrés ; cette liste n'est pas exhaustive : 1/ Exercice du 01/01/2009 au 31/12/2009, avec une écriture non validée saisie au 02/01/2009. Il est possible d'avancer la date de début d'exercice au 01/12/2008. Il est possible de reculer la date de début d'exercice au 15/01/2009, à condition de supprimer d'abord l'écriture comprise dans la période à exclure. 2/ Exercice du 01/01/2009 au 31/12/2009, avec une écriture validée saisie au 02/01/2009. Il est possible d'avancer la date de début d'exercice au 01/12/2008. Il est impossible de reculer la date de début d'exercice au 15/01/2009, car il est impossible de supprimer l'écriture validée du 02/01/2009. 3/ Exercice au 01/01/2008 au 31/12/2009, tous les journaux/mois de cet exercice sont clôturés. Il est impossible d'avancer la date de début de cet exercice au 01/12/2008, car il est impossible de créer un mois antérieur à un mois clôturé. Il est impossible de reculer la date de début de cet exercice au 15/01/2009, car le journal est clôturé et contient des écritures validées non supprimables. Etat : Zone non modifiable renseignée par l’application en fonction de l’état de cet exercice. - Ouvert : la saisie est toujours possible sur cet exercice, la clôture annuelle n’ayant pas été effectuée. - Clôturé : La saisie est impossible sur cet exercice, car la clôture annuelle de cet exercice a été effectuée. Date de génération : Ce champ affiche, uniquement à titre d'information, la date système Date système = Date de l'ordinateur à laquelle les A Nouveaux de l'exercice affiché ont été générés sur l'exercice suivant. Onglet Notes La gestion de l'onglet Notes est commune à toutes les fiches. Comment générer les A Nouveaux ? A Nouveaux automatiques La génération des A Nouveaux vise à enregistrer automatiquement le résultat comptable d'un exercice. Cet enregistrement peut être : - provisoire, s'il est généré en cours d'exercice, - ou définitif, s'il est généré au cours de la clôture annuelle ou après celle-ci. 133 EBP Comptabilité Open Line Pro Dans les options du dossier, vous devez d'abord sélectionner le mode de génération des A Nouveaux, leur niveau de détail... Ensuite vous devez définir l'exercice destination ( = premier exercice suivant) comme étant l'exercice courant. Enfin, pour procéder à la génération des A Nouveaux, deux entrées sont disponibles : - menu Exercices/Clôtures - Exercices puis de la liste des exercices, - menu Quotidien - Exercices puis de la liste des exercices, De là, vous pouvez sélectionner Générer les A Nouveaux dans la barre de tâches. Lorsque la génération des A Nouveaux est demandée, un assistant s'ouvre : il est impératif que tous les contrôles qu'il contient soient exécutés avec succès pour que les A nouveaux soient effectivement générés. Pour information, les règles et accès valables pour la génération des A nouveaux sont également valables pour leur suppression. Balance d'ouverture Des A Nouveaux peuvent être saisis manuellement par l'intermédiaire de la Balance d'ouverture. Cette option s'avère particulièrement intéressante lorsque le dossier a d'abord été géré sur un autre logiciel puis que sa comptabilité est transférée sur Open Line. Pour créer cette balance d'ouverture, deux entrées existent : - menu Exercices/Clôtures - Exercices, - menu Quotidien - Saisie par journal, Sur un même exercice, il n'est pas recommandé de générer à la fois les A Nouveaux automatiques et une Balance d'ouverture. GESTIONNAIRE DE JOURNAUX Principes de simulation Le statut "Simulé" est symbolisé par un "S". Il s'applique à toutes les lignes d'une même écriture. Il est géré dans la saisie par journal, dans la saisie par écriture et dans le gestionnaire de journaux. L'utilisation de ce statut a un impact : - sur toutes les consultations et impressions, grâce au filtre, - sur les rapprochements, - sur la validation, - et sur les opérations de clôtures mensuelle et annuelle. Principes de validation Le statut "Validé" est symbolisé par un "V". Il s'applique à toutes les lignes d'une même écriture. Il est géré dans la saisie par journal, dans la saisie par écriture et dans le gestionnaire de journaux. L'utilisation de ce statut a un impact : - sur toutes les consultations et impressions, grâce au filtre, - sur les modifications des écritures en saisie, - et sur les opérations de clôtures mensuelle et annuelle. Principes de clôture mensuelle Accès : Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux Le lancement de ce traitement est géré dans le gestionnaire de journaux. La clôture mensuelle s'applique à la totalité des écritures d'un journal et d'un mois et vise à en interdire la modification. 134 MANUEL Pour pouvoir être clôturé mensuellement : - toutes les écritures d'un journal et d'un mois doivent posséder le statut Validé. - tous les mois du journal sélectionné doivent déjà être clôturés mensuellement sur les exercices précédents. Tous les journaux et tous les mois de l'exercice courant doivent être clôturés mensuellement pour pouvoir faire l'objet d'une clôture annuelle. CLOTURE ANNUELLE Principes de clôture annuelle Accès : Exercices/Clôture - Clôture annuelle La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. L’exécution de cette opération nécessite de vérifier au préalable le respect de certaines conditions ; la liste cidessous est non exhaustive et ne dispense pas des contrôles de comptabilité courants : - L’exercice à clôturer doit être le premier exercice non encore clôturé de tous les exercices existants sur le dossier. - Aucune écriture simulée ne doit plus exister sur cet exercice. - Toutes les écritures de cet exercice doivent être validées. - Tous les journaux/mois de l'exercice doivent être clôturés mensuellement. - Les comptes de caisse doivent être obligatoirement débiteurs au dernier jour de l'exercice courant. La clôture annuelle nécessite l'utilisation d'un assistant. Clôture annuelle Accès : Exercices/Clôtures - Clôture annuelle La clôture annuelle nécessite de respecter certains principes. Un assistant, se découpant en plusieurs pages, permet de lancer les contrôles préalables puis la clôture annuelle à proprement parler. Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page : Précédent et Suivant permettent la navigation d'une page à l'autre. Annuler permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement. Bienvenue dans l'assistant de clôture annuelle Un récapitulatif des opérations incluses dans ce traitement est affiché. Un bouton permet la sauvegarde du dossier. Page 1/4 : Clôture annuelle Cette page affiche les éléments relatifs à l'exercice à clôturer et reprend les valeurs définies dans les options du dossier. Les dates de cet exercice ne sont pas modifiables. Les comptes par défaut d'affectation du résultat restent modifiables, grâce à la liste déroulante. Néanmoins, le compte de bénéfice peut uniquement être un compte de nature "Résultat, bénéfice" et le compte de perte peut uniquement être un compte de nature "Résultat, perte". Le mode de génération des A Nouveaux n'est pas modifiable. Page 2/4 : Paramètres de l'exercice suivant Les dates de l'exercice suivant sont : - proposées et non modifiables si cet exercice suivant existe déjà, - proposées et modifiables si cet exercice n'existe pas encore. 135 EBP Comptabilité Open Line Pro Options : Le choix de l'option est modifiable. - Générer les A Nouveaux entraîne la génération automatique et irréversible des A Nouveaux sur l'exercice suivant. - Ne pas générer les A Nouveaux implique que la clôture annuelle sera effectuée sans génération des A Nouveaux, qui devront donc être saisis manuellement. Page 3/4 : Impressions Les impressions annuelles sont obligatoires et doivent être imprimées manuellement après la clôture d'un exercice. Elles doivent comprendre au minimum les états suivants : le Grand Livre, la Balance, tous les journaux et le journal centralisateur. Pour les imprimer, il faut accéder au menu Impressions qui convient. Le lancement des impressions définitives de l'exercice en cours de clôture est obligatoire. Il est recommandé de faire une copie de sauvegarde du dossier. Page 4/4 : Contrôles Le lancement des contrôles est obligatoire : le bouton Démarrer permet de les lancer. La réussite ou l'échec de chacun des contrôles est visible dans la colonne Statut. Echec : Si un contrôle bloquant échoue, alors le statut Echec est affiché au niveau du contrôle concerné. La clôture ne peut donc pas être exécutée. Il faut obligatoirement corriger les erreurs détectées avant de relancer le traitement. Il est possible d'obtenir des informations complémentaires sur les raisons de l'échec du contrôle en cliquant sur le "+" situé sur la ligne en erreur. Information : Si un contrôle non bloquant échoue, alors le statut Information es affiché au niveau du contrôle concerné. La clôture peut malgré tout être exécutée, sans avoir obligatoirement à corriger les erreurs détectées. Il est possible d'obtenir des informations complémentaires sur les raisons de l'échec du contrôle en cliquant sur le "+" situé sur la ligne en erreur. Ok : Si un contrôle réussit, alors un statut Ok est affiché pour chaque contrôle et la clôture annuelle peut continuer. Page : "Toutes les données ont nécessaires" ont été collectées. Cette page récapitule toutes les choix qui ont été effectués. Bouton : Lancer Ce bouton lance définitivement la clôture annuelle. L'exécution du traitement est symbolisée par une barre de défilement. Page : Opération terminée Une dernière page est affichée : elle rend compte du traitement exécuté. Le bouton Fermer permet de fermer l'assistant. L'exercice suivant est automatiquement affiché. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, 136 MANUEL Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etats standards Sous catégorie : Journal Sous catégorie : Grand Livre Sous catégorie : Balance .... Catégorie principale : Etats de gestion Sous catégorie : Echéancier Sous catégorie : Balance âgée par échéances Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage Catégorie principale : Etats fiscaux... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. PARAMETRES Paramètres - Démarrer une tâche Accès : Paramètres - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Ajouter un taux de TVA : Permet de créer un nouveau taux de TVA. Plan comptable : Permet d'accéder au plan comptable de l'exercice courant. Informations société : permet d'accéder au options du dossier telles que les coordonnées, les informations d'identification, le logo, les identifications de l'expert (cabinet, contacts) et le Trésor Public, les paramétrages généraux et de saisie, la police, le mot de passe... 137 EBP Comptabilité Open Line Pro JOURNAUX Plan de journaux Accès : Paramètres - Journaux La gestion du plan de journal est commune à toutes les listes. Il permet d'accéder aux fiches journal. Fonctionnement général : Le plan de journaux est unique pour tous les exercices du dossier. Ainsi, un journal OPERATIONS PAIE créé en 2009 sera automatiquement créé dans tous les exercices antérieurs non clôturés ou postérieurs, déjà créés ou à créer. De la même manière, il sera supprimé en même temps de tous les exercices non clôturés. Lors de la création du dossier et donc du premier exercice, un plan de journaux est créé par défaut. Il contient au moins un journal de chaque type de journaux et tous les journaux sont paramétrés par défaut : Plan de journaux livré par défaut : Un journal de Type ACHATS = AC, Achats Un journal de type VENTES = VE, Ventes Un journal de type Opérations Diverses = OD, Opérations Diverses Deux journaux de type Trésorerie = BP, Banque Principale + CA, Caisse Les paramètres par défaut des journaux restent modifiables, mais ces modifications se reporteront sur tous les exercices non clôturés du dossier. Cas des journaux de type A Nouveaux : Les journaux de type A Nouveaux ne sont pas créés automatiquement lors de la création du dossier, ils n'apparaissent donc pas dans le plan de journaux livré par défaut. En revanche, ces journaux sont gérés directement le logiciel. D'autre part, un journal d'A Nouveaux est créé uniquement sur l'exercice dans lequel il est utilisé. Lorsque les A Nouveaux sont générés par l'application, alors le journal "AN" est créé sur l'exercice dans lequel les A Nouveaux ont été comptabilisés. Lorsque qu'une écriture est sauvegardée dans le masque "Balance d'ouverture", alors le journal "RAN" est créé sur l'exercice dans lequel cette balance d'ouverture a été comptabilisée. Fiche journal Accès : Paramètres - Journaux La fiche journal est accessible à partir de la liste des journaux. La gestion de la fiche journal est commune à l'ensemble des fiches. La fiche journal est divisée en différentes parties : En-tête de la fiche journal Code * Ce code est unique pour tous les journaux et tous les types de journaux confondus. La saisie du code est laissée aux soins de l'utilisateur. Le champ accepte les caractères alphanumériques mais ni les caractères spéciaux ni les espaces. Le code est modifiable tant que la fiche journal est en cours de création. En revanche, si la fiche journal a déjà été sauvegardée au moins une fois, alors le code n'est plus modifiable. Type * 138 MANUEL Le type de journal est "Achats" par défaut. Le type doit être sélectionné dans la liste déroulante. Il est modifiable tant que la fiche journal est en cours de création. En revanche, si la fiche journal a déjà été sauvegardée au moins une fois, alors le type de journal n'est plus modifiable. Description * La description permet de saisir l'intitulé détaillé du journal. La saisie de la description est laissée aux soins de l'utilisateur. Le champ accepte les caractères alphanumériques, les caractères spéciaux et les espaces. Cette description reste modifiable à tout moment. Onglet saisie L'onglet Saisie regroupe les Racines non autorisées, la Numérotation des pièces, les Type et compte de contrepartie ainsi que la Reprise des dates dans une écriture. Onglet Notes La gestion de l'onglet Notes est commune à toutes les fiches. Modifications des paramètres et impact sur les autres exercices : Si un même journal existe sur plusieurs exercices et que les paramètres de ce journal sont modifiés sur l'exercice courant, alors : - les modifications de ces paramètres sont propagées sur tous les exercices suivants, - les modifications de ces paramètres ne sont propagées sur aucun des exercices antérieurs. PLAN COMPTABLE ENTREPRISE Plan comptable Accès : Quotidien - Plan comptable entreprise OU Paramètres - Plan comptable entreprise La gestion de la liste du plan comptable est commune à toutes les listes. Le plan comptable choisi par défaut lors de la création du dossier est importé sur le premier exercice comptable et son contenu reste modifiable à tout moment. Les créations, suppressions et modifications du plan comptable sont propagées automatiquement sur les exercices postérieurs à l’exercice courant, que ces exercices soient déjà créés ou à créer. En revanche, en aucun cas, les créations, suppressions et modifications intervenant dans le plan comptable ne sont rétroactives sur les exercices précédents. Un compte comptable peut être supprimé uniquement s’il n’a pas été mouvementé sur l’exercice duquel il est supprimé. La liste du plan comptable est divisée en onglets successifs : L’onglet « Tous » affiche tous les comptes du plan comptable sans distinction, du compte 1 au compte 9zzzzzzzzz. L’onglet « Capitaux » affiche tous les comptes de la classe 1 « Comptes de Capitaux », soit tous les comptes compris entre 1 et 1zzzzzzzzz. L’onglet «Immobilisations » affiche tous les comptes de la classe 2 « Comptes d’Immobilisations », soit tous les comptes compris entre 2 et 2zzzzzzzzz. L’onglet « Stocks » affiche tous les comptes de classe 3 « Comptes de Stocks et En-cours », soit tous les comptes compris entre 3 et 3zzzzzzzzz. L’onglet « Fournisseurs » affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 40 et 40zzzzzzzzz. L’onglet « Clients » affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 41 et 41zzzzzzzzz. 139 EBP Comptabilité Open Line Pro L’onglet « Autres Tiers » affiche tous les autres comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 4 et 4zzzzzzzzz et non déjà présents dans les onglets Fournisseurs et Clients. L’onglet « Financiers » affiche tous les comptes de classe 5 « Comptes Financiers», soit tous les comptes compris entre 5 et 5zzzzzzzzz. L’onglet « Charges » affiche tous les comptes de classe 6 « Comptes de Charges », soit tous les comptes compris entre 6 et 6zzzzzzzzz. L’onglet « Produits » affiche tous les comptes de classe 7 « Comptes de Produits », soit tous les comptes compris entre 7 et 7zzzzzzzzz. Les colonnes du plan comptable reprennent les valeurs principales des fiches comptes Les colonnes N° de compte et Intitulé affichent le numéro et l’intitulé de la fiche du compte créé. Les colonnes Echéancier et Bloqué affichent une coche si l’option correspondante a été activée dans la fiche de ce compte. Les colonnes Débit et Crédit et Solde affichent le montant cumulé des mouvements intervenus sur ce compte durant l’exercice courant. Une ligne de totalisation de tous les Débits et de tous les Crédits affichés est disponible en pied de la liste. La colonne Type de compte affiche le type du compte qui peut être soit Racine, soit Détail. Les colonnes A et V indiquent si le compte est autorisé à être utilisé en Saisie pratique sur Achats (A) et/ou sur Ventes (V). Les actions possibles dans la liste Outre, les actions standards possibles sur toutes les listes, quelques actions supplémentaires sont disponibles : Consultation/Lettrage : pour accéder à la consultation de compte sans changer de menu, il vous suffit de sélectionner un compte dans la liste puis de cliquer sur la tâche Consultation/Lettrage. Cette action est possible sur un seul compte à la fois. Nature d'achat saisie pratique / Nature de vente saisie pratique : pour autoriser ou interdire un compte en Saisie pratique, sans avoir à ouvrir la fiche de ce compte, il vous suffit de le sélectionner dans la liste puis de cliquer sur la tâche Nature d'achat saisie pratique ou sur la tâche Nature de vente saisie pratique. Cette action est également possible sur plusieurs comptes à la fois. Autoriser/interdire le lettrage approché : pour autoriser ou interdire le lettrage approché sur un compte, sans ouvrir la fiche de ce compte, il vous suffit de le sélectionner dans la liste puis de cliquer sur la tâche Autoriser/interdire le lettrage approché. Cette action est possible également sur plusieurs comptes à la fois. Fiche compte Accès : Quotidien - Plan comptable entreprise OU Paramètres - Plan comptable entreprise La gestion de la fiche compte est commune à l’ensemble des fiches. Cette fiche se décompose en plusieurs onglets. - un en-tête Description de l'en-tête - un onglet Paramétrage Lettrage et rapprochement Autoriser le lettrage Autoriser le lettrage approché Prochain code lettrage 140 MANUEL Type de rapprochement Règlement Gestion des échéanciers Mode de règlement Paramétrage de TVA Paramétrage de TVA Saisies pratiques Nature d'achat et Nature de vente - un onglet Paramétrage avancé Divers Comptes bloqués AN non détaillés Centralisation sur le Grand Livre Types de journaux autorisés et sens de saisie Type de journaux autorisés et sens de saisie Comptes associés Comptes associés - un onglet Coordonnées Cet onglet vous permet de renseigner l'adresse principale de facturation, le contact principal de facturation et les coordonnées bancaires principales du compte. Ces informations sont liées à la fiche Tiers : La modification de cet onglet entraînera la modification de la fiche Tiers et inversement. - un onglet Cumuls Description de l'onglet - un onglet Notes La gestion de l'onglet Notes est commune à toutes les fiches. - Autres actions possibles Certaines actions sont possibles sur un compte à partir de sa fiche : - Consultation du compte - Lettrage du compte - activation des saisies pratiques - Options diverses Un certain nombre de boutons sont disponibles dans la barre d'outils de la fiche compte. Ils permettent de faciliter la navigation entre l'application de comptabilité et l'application de Gestion Commerciale, ainsi que vers des sites internet. Fiche Tiers : Ce bouton permet d'accéder à la fiche Tiers et la totalité des contacts, adresses et coordonnées bancaires... d'un Tiers. La fiche Tiers ouverte dépend de l'application qui a créée le compte : - Lorsque le compte a été créé en Gestion commerciale, alors la fiche Tiers de la Gestion Commerciale est ouverte. - Lorsque le compte a été crée en Comptabilité, alors la fiche Tiers de la Comptabilité est ouverte. Solvabilité : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet permettant de répondre aux questions de solvalibité. Plan : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet fournissant des plans. Itinéraires : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet fournissant des itinéraires. 141 EBP Comptabilité Open Line Pro BANQUES Liste des banques Accès : Paramètres - Banques La gestion des banques est commune à toutes les listes. Elle permet de gérer les fiches Banques. Les banques permettent de créer des relevés bancaires pour le rapprochement bancaire automatique. Fiche Banques Accès : Paramètres - Banques La gestion de la fiche Banque est commune à toutes les fiches. Une fiche Banque est accessible à partir de la liste des Banques. Créer une fiche Banques est une opération qui peut être indispensable pour exécuter les transferts de règlements à partir de l'application de Gestion commerciale ou des rapprochements bancaires automatiques. Une banque s'identifie par les éléments suivants : • Le code banque * Saisissez un identifiant unique pour votre banque. Cet identifiant est limité à 5 caractères alphanumériques. • Le nom de la banque * Saisissez le nom de votre banque (au maximum 40 caractères alphanumériques). Onglet Adresse Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque. Adresse • Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. • Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, - si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, alors la ville et le pays sont renseignés par défaut, - si celui-ci existe mais n’est pas unique, alors la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie, - si celui-ci n’existe pas, alors le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. • Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. 142 MANUEL Le champ Ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. • Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ Département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. • Pays Champ saisissable. Le champ Pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. • Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Ce champ permet de saisir le site web lié à cette adresse. Contact • Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumériques). Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. • Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. • Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. • Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. • Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. • Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. • Service/Bureau Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • E-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir l'e-mail du contact. Onglet Comptabilité Cet onglet vous permet de saisir : • Le compte de banque * : Ce compte doit être un compte de type Détail. • Le journal de banque * : Ce journal doit être de type Trésorerie. 143 EBP Comptabilité Open Line Pro Le journal de banque peut déjà être défini avec un compte de contrepartie. Dans ce cas : - si vous saisissez en premier le compte de banque, alors le journal associé sera automatiquement proposé et non modifiable ; - si vous saisissez en premier le journal de banque, alors le compte de contrepartie de ce journal sera automatiquement proposé et non modifiable. Onglet Coordonnées bancaires Cet onglet vous permet de définir les coordonnées bancaires de votre compte (RIB/BBAN, IBAN, BIC). Onglet Notes La gestion d'une Note est commune à toutes les fiches. NATURES DE COMPTE Natures de comptes Accès : Paramètres - Natures de comptes Les natures de comptes permettent de regrouper entre eux plusieurs comptes de racines différentes pour lesquels il est possible de définir un comportement commun. La nature "Comptes de bilan" regroupent les comptes de racine 1+2+3+4+5 qui : - sont lettrables - ont un comportement identique sur certaines impressions - permettent de sélectionner le type d'A Nouveau désiré (détaillé ou non détaillé) -.... Les natures "Résultat, bénéfice" et "Résultat, perte" regroupent les comptes de racine 120 et 129 qui : - sont définies au niveau de la fiche exercice - sont validées/modifiées lors de la clôture annuelle. Les natures de comptes sont directement gérées par l'application et ne peuvent être ni modifiées ni supprimées. MODELES DE GUIDE Liste des modèles de guides de saisie Accès : Paramètres - Modèles de guides de saisie Les modèles de guides de saisie sont affichés dans une liste qui se comporte comme toutes les listes. Elle reprend les valeurs principales définies dans le modèle lui-même : - Type du modèle - Nom du modèle - Journal de destination - Modèle inactif Un certain nombre de modèles de guide sont livrés par défaut : ils doivent permettre de répondre aux besoins les plus courants. Ils restent modifiables. La liste des modèles n'est pas exhaustive : vous pouvez créer autant de modèles que vous voulez, afin de répondre spécifiquement à vos besoins. Les modèles de guides de saisie sont gérés sur l'ensemble du dossier. Ainsi un modèle crée sur l'exercice courant est utilisable sur tous les exercices précédents ou suivants non encore clôturés. Modèles de guides Accès : Paramètres - Modèles de guides L'affichage du contenu d'un guide de saisie se fait à partir de la liste des modèles, qui n'est pas exhaustive : vous pouvez créer autant de modèles que vous voulez, afin de répondre spécifiquement à vos besoins. 144 MANUEL Un certain nombre de modèles de guide sont livrés par défaut : ils doivent permettre de répondre aux besoins les plus courants et sont immédiatement utilisables. Ils restent modifiables. Définir un modèle de guide, c'est définir un modèle d'écriture, ayant ses caractéristiques propres. Ainsi lors de la saisie, il suffira d'appeler le modèle de guide désiré pour que tout ou partie de votre saisie soit automatisée. En-tête du modèle Type * : Une liste déroulante permet de sélectionner un type de journal. Nom * : Ce champ saisissable permet d'identifier distinctement les différents modèles. Journal de destination * : Une liste déroulante présente la liste de journaux de destination, établie en fonction du choix de guide précédemment effectué. Ce choix détermine précisément le journal dans lequel l'écriture saisie sera comptabilisée. Si le guide est de type Achats, alors seuls les journaux de type Achats sont affichés dans la liste. Inactif : Une case à cocher est disponible sur chaque modèle. Si cette option est cochée, alors le modèle devient inactif, c'est-à-dire qu'aucune écriture guidée ne pourra plus être créée d'après ce modèle. L'option peut être activée ou désactivée à tout moment. Corps du modèle Jour : Définit le jour de la date de l'écriture guidée. Compte : Permet de sélectionner un compte dans une liste déroulante ou de le saisir. Pièce : Permet de sélectionner une règle de numérotation de pièce prédéfinie dans une liste déroulante ou de saisir un numéro. Il est également possible de créer sa propre formule de numérotation de pièce. Libellé : Permet de sélectionner une règle de libellé prédéfinie dans une liste déroulante ou de saisir un libellé. Il est également possible de créer sa propre formule de libellé. Débit : Permet de sélectionner une formule ou de saisir un montant. Il est également de créer sa propre formule de calcul. Crédit : Permet de sélectionner une formule ou de saisir un montant. Il est également de créer sa propre formule de calcul. Si une formule est utilisée dans le modèle du guide, alors le calcul dans le guide se fera automatiquement. Mais, dans l'écriture guidée elle-même, si vous effectuez une modification sur la ligne comportant une formule, alors le calcul de cette formule ne se fera plus en automatique. Case à cocher : Chacune de ces colonnes est suivie d'une case à cocher. Lorsque la case est cochée alors, lors de la création d'une écriture guidée d'après ce guide, la valeur définie dans le modèle est présentée et reste modifiable. Lorsque la case est décochée alors, lors de la création d'une écriture guidée d'après ce guide, la valeur définie dans le modèle est présentée mais n'est plus modifiable. Les autres fonctions disponibles : - Ajouter : permet d'ajouter une nouvelle ligne après la dernière ligne saisie dans le guide. - Insérer : permet d'insérer une nouvelle ligne entre deux lignes déjà saisies dans le guide. - Supprimer : permet de supprimer une ligne existante. - Monter/Descendre : permet de modifier l'ordre des priorités des lignes sans être obligé de les supprimer et de les recréer. - Couper/Copier/Coller : ces trois boutons ont un comportement identique au comportement standard défini, par exemple, dans Word et Excel. Ces actions sont possibles uniquement sur les modèles de guide qui n'ont pas encore permis de créer des guides de saisie. MODELES DE LIBELLE 145 EBP Comptabilité Open Line Pro Libellé type Les libellés types ont pour but d'accélérer la saisie journal et la saisie par écriture, en affichant un modèle de libellé pré-existant et donc en évitant des saisies répétitives. Modèles de libellés Accès : Paramètres - Modèles de libellé Aucun modèle de libellé n'est livré par défaut. Les modèles de libellé doivent être créés en fonction de vos besoins. Ce sont ces modèles qui seront utilisables en saisie journal. Créer un Modèle de libellé Vous pouvez créer un nouveau modèle de libellé, à partir de la liste des modèles de libellés : - en cliquant sur le bouton Ajouter de la barre de tâches, - en cliquant sur le bouton Inser du clavier, - en sélectionnant Ajouter dans le menu contextuel (=clic droit). Dans la fiche du Libellé Type, vous devez saisir : - son code, - son Libellé, - le type de journal dans lequel vous souhaitez l'utiliser. La gestion de la fiche d'un Modèle de libellé est commune à l'ensemble des fiches. Rendre actif ou inactif un modèle de libellé Si la case Actif est cochée, alors le modèle de libellé est disponible en saisie journal. Si la case Actif est décochée, alors le modèle de libellé n'est plus disponible en saisie journal, mais il existe toujours. Cette option permet donc de masquer temporairement ou définitivement ce libellé et de limiter son utilisation. Il est possible d'activer ou de désactiver cette option à tout moment. Modifier ou supprimer un modèle de libellé La modification ou la suppression d'un modèle de libellé est toujours possible, que ce libellé ai déjà été utilisé ou non en saisie. La modification et la suppression de ces libellées sont bien-sûr sans incidence sur les écritures saisies. Utilisation des modèles de libellé en saisie journal ou en saisie par écriture Pour sélectionner un libellé type en saisie, il suffit de : - se positionner dans le champ Libellé de la ligne d'écriture et de cliquer sur le bouton d'accès à la liste déroulante, - ou de saisir l'un des caractères de ce libellé, pour que tous les libellés existants soient affichés. Seuls les modèles de libellé rattachés au type de journal en cours de saisie et Actif sont visibles. TAXES Taux de TVA Accès : Paramètres - Taxes La gestion de la liste des taux de TVA est commune à toutes les listes. La liste se décompose en deux onglets : Territorialité du dossier : Cet onglet affiche tous les taux autorisés sur la territorialité choisie sur le dossier. Taux de TVA : Cet onglet affiche tous les taux possibles qui permettront l'exploitation complète du dossier. L'ajout d'un taux de TVA est possible. Ces taux sont réglementés par l'Administration. En conséquence, pour les territorialités France, Corse, Dom et Monaco, seuls les types de TVA "Autre taux" et "Ancien taux" peuvent être utilisés pour créer de nouveaux taux. 146 MANUEL Les taux de TVA nouvellement créés ne seront pris en compte dans aucune déclaration de TVA, tant que la mise à jour des déclarations n'aura pas été effectuée par l'Administration. Types de TVA Accès : Paramètres - Taxes - Types de TVA La gestion de la fiche "Type de TVA" est commune à toutes les fiches. Une fiche "Type de TVA" contient : un champ Libellé *, un champ Nature *, une zone de Note. Cette notion de type de TVA sera reprise dans les fiches TVA. Les natures de TVA disponibles sont : Normal Réduit Super réduit Exonéré Ancien Autre La liste des natures de TVA est fixe, il n'est pas possible d'ajouter ou supprimer une nature de TVA. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. A la création du dossier, le fichier des types de TVA est automatiquement créé. Il est possible de créer des types de TVA mais uniquement avec une nature Ancien ou Autre. Territorialités Accès : Paramètres - Taxes - Territorialité La gestion de la fiche "Territorialité" est commune à toutes les fiches. La territorialité définit une appartenance à un espace territorial mais surtout à un régime fiscal particulier. A la création du dossier, le fichier des territorialités est automatiquement créé. Une fiche Territorialité contient un champ Libellé et une zone de Note. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Il est impossible d'ajouter, de modifier ou supprimer le libellé de la fiche territorialité. Toutefois, vous pouvez Ajouter, Modifier ou Supprimer la note de la territorialité et enregistrer la fiche avec les nouvelles informations. Cette notion de territorialité est importante car elle sera reprise dans les options du dossier, les fiches tiers, les fiches TVA et les documents de ventes. Types d'opération Accès : Paramètres - Taxes La gestion de la liste des types d'opération est commune à toutes les listes. Cette liste aide à établir la déclaration de TVA. Tout ajout, correction ou suppression peut entraîner des incohérences sur les déclarations de TVA. Régimes de TVA Accès : Paramètres - Taxes 147 EBP Comptabilité Open Line Pro La gestion de la liste des régimes de TVA est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les régimes existants définis par l'Administration française. Tout ajout peut entraîner des incohérences sur les états fiscaux. Les corrections et suppressions des régimes livrés par défaut sont impossibles. Déclarations livrées par défaut Liste Accès : Paramètres - Déclarations. La gestion de la liste des déclarations est commune à toutes les listes. Néanmoins aucun ajout, modification ni suppression n'est possible. Cette liste présente tous les types de déclarations autorisés et agréés par l'Administration, sans filtrage lié aux paramétrages choisis sur le dossier. Paramétrage Accès : Paramètres - Paramétrage des déclarations Aucun ajout ni aucune modification n'est possible dans ces fiches, qui représentent le contenu "système" de chaque déclaration. DIVERS Civilités Accès : Paramètres - Divers - Civilités La gestion de la fiche "Civilité" est commune à toutes les fiches. Saisissez le libellé * de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques). La création du dossier propose par défaut une liste de civilités. Les civilités seront disponibles pour toutes les fiches relatives aux tiers (clients / fournisseurs...). La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Codes postaux Accès : Paramètres - Divers - Codes postaux La gestion de la fiche "Code postal" est commune à toutes les fiches. Une fiche "Code postal" se compose de quatre zones à remplir : Le code postal * Saisissez le code postal. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. La ville * Saisissez le nom de la ville (au maximum 35 caractères alphanumériques). Le pays * Sélectionnez le pays associé au code postal. Le département Sélectionnez le département associé au code postal. Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche. 148 MANUEL La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Départements Accès : Paramètres - Divers - Départements La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches. La fiche "Département" se compose des champs suivants : Le Numéro * Saisissez le code du département. Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques. Le Nom * Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques). Le Pays * Sélectionnez le pays associé au département. La création du dossier propose par défaut une liste de départements. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Pays Accès : Paramètres - Divers - Pays La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches. La fiche "Pays" se compose des éléments suivants : Le code ISO * Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères. Le nom * Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques). La création du dossier propose par défaut une liste de pays. Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels qu'ils sont donnés dans l'ISO 3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1. Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides : Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, les listes déroulantes... UE Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Moyens de paiement Accès : Paramètres - Divers - Moyens de paiement La gestion de la fiche "Moyen de paiement" est commune à toutes les fiches. La fiche "Moyen de paiement" se compose des éléments suivants : un code * Indiquez un code moyen de paiement. Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. un libellé * 149 EBP Comptabilité Open Line Pro Saisissez le libellé du moyen de paiement (au maximum 60 caractères alphanumériques). une nature * Sélectionnez un type de nature dans la liste déroulante. Cette liste n'est pas paramétrable. une banque Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement. La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques. Si la banque que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . La création du dossier propose par défaut une liste de moyens de paiement. La banque par défaut n'est pas renseignée dans les fiches moyens de paiement. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Modes de règlement Accès : Paramètres - Divers - Modes de règlement La gestion de la fiche "Mode de règlement" est commune à toutes les fiches. La fiche "Modes de règlement" se compose des éléments suivants : Le code * Indiquez un code pour votre mode de règlement. Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. Le libellé * Saisissez le libellé du mode de règlement (au maximum 60 caractères alphanumériques). Nous vous conseillons d'indiquer un libellé explicite qui reprenne le type de paiement et l'échéance. La création du dossier propose par défaut une liste de modes de règlement. Onglet détail Cet onglet est divisé en 2 parties : Création des lignes "d'échéances" pour le mode de règlement Test des lignes créées Création des lignes Pour valider une fiche mode de règlement, vous devez avoir au minimum une ligne d'échéance. Une ligne contient les renseignement suivants : % Il sert à calculer le montant de l'échéance par rapport au montant TTC de la facture multiplié par le pourcentage défini. Par défaut, il est égal à 100%. Nbre de jours Saisissez le nombre de jours pour le calcul de l'échéance, à partir de la date du document (de 1 à 365). La zone nombre de jours n'est pas accessible pour un règlement de type Comptant. Type de Règlement Choisissez dans la liste proposée, le mode de calcul d'échéance que vous souhaitez appliquer. Jour de règlement Indiquez le jour pour lequel vous souhaitez le règlement (de 1 à 31). Cette zone est accessible uniquement pour les types de règlement : Fin de mois le ou Net le. Mois comptable Cochez cette case si vous souhaitez faire fonctionner le mode de règlement en mois comptable pour le calcul de la date d'échéance. 150 MANUEL Cette fonction sert pour considérer un nombre de jours en nombre de mois (31 jours devient 1 mois, 60 jours devient 2 mois...). Moyen de paiement Cette liste déroulante est paramétrable depuis la liste des moyens de paiement. Vous pouvez modifier, créer plusieurs lignes d'échéances pour un mode de règlement. Pour cela, cliquez sur l'icône Ajouter pour insérer une ligne et saisissez les différents critères que vous souhaitez. La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%. Test des lignes créées Pour tester les lignes que vous venez de créer, vous devez indiquer : une date qui corresponde à la date du document un montant qui corresponde au montant du document Dans le tableau à droite de ces zones, vous trouverez le résultat du calcul des échéances (Date échéance, Montant et Moyen de paiement) L'échéance, le règlement et le jour s'enchaînent pour le calcul de l'échéance de la facture. Exemple 1 Mode de règlement : CH30 Paramétrage d'une ligne échéance : % NB jours Type Jour Mois Moyen de règlement règlement comptable paiement 100 30 Net Chèque Date de facture : 01/01/2008, Montant : 100 Votre date d'échéance sera calculée ainsi : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net, ce qui donnera le 31/01/2008, ce qui donnera une date d'échéance au 31/01/2008 pour un montant de 100. Exemple 2 Mode de règlement :Prel4 Paramétrage de 4 lignes d'échéances: % NB jours Type Jour Mois Moyen de règlement règlement comptable paiement 25 Comptant Prélèvement 25 30 Net le 15 Prélèvement 25 60 Net le 15 Prélèvement 25 90 Net le 15 Prélèvement Date de facture : 01/01/2008, Montant : 100 € Les dates d'échéance seront calculées ainsi : 1ère ligne : 01/01/2008 + 0J soit le 01/01/2008, puis Comptant, ce qui donnera le 01/01/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 2ème ligne : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/02/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 3ème ligne : 01/01/2008 + 60J soit le 01/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/03/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 4ème ligne : 01/01/2008 + 90J soit le 31/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/04/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 151 EBP Comptabilité Open Line Pro Les actions possibles dans la liste Ajouter : permet d'ajouter une nouvelle ligne d'échéance à la fin de la liste. Insérer : permet d'insérer une nouvelle ligne d'échéance entre deux lignes déjà existantes. Supprimer : permet de supprimer une ligne d'échéance existante. Monter/Descendre : permet de modifier l'ordre des priorités des lignes d'échéances sans être obligé de les supprimer et de les recréer. Couper/Copier/Coller : ces trois boutons ont un comportement identique au comportement standard défini, par exemple, dans Word et Excel. Toutes les actions accomplies sur la liste des échéances avec ces boutons ne doivent pas empêcher de respecter les règles de cohérence définies dans les paragraphes précédents. Onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Codes NAF Accès : Paramètres - Divers - Codes NAF La gestion de la fiche "NAF" est commune à toutes les fiches. Le code NAF est utilisé dans les Options/Identifications administratives. La création du dossier propose par défaut une liste de codes NAF. La fiche "Code NAF" se compose des zones : Code NAF * Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques. Libellé * Indiquez le libellé du code NAF. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. SOCIÉTÉ Coordonnées Accès : Paramètres - Société - Coordonnées Les coordonnées à saisir sont celles de votre dossier-société. Il est important de les renseigner car ces informations seront reprises sur certaines impressions de vos documents (Grand Livre, Balance, Tva..). Identification Forme juridique ou civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom – Raison sociale Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Qualité de la personne Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse de la société Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. 152 MANUEL Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code Postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Autres informations Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Télécopie/Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Identification Saisissez les codes Siret, NAF, MSA, R.C.S et R.M de votre dossier-société. Ces informations pourront être imprimées en pied de certains de vos documents (Grand Livre...) Informations administratives Accès : Paramètres - Société - Informations administratives SIRET Le champ Siret permet de saisir un numéro de 14 caractères. Code NAF/APE Ce champ permet la sélection d’un Code NAF et affichage du libellé. 153 EBP Comptabilité Open Line Pro Si le code NAF que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code NAF en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . MSA Ce champ permet de saisir le numéro de Mutuelle Santé Agricole et autorise 50 caractères alphanumériques. N° Identification RCS Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre du Commerce et des Sociétés ; il autorise 13 caractères alphanumériques. N° Identification RM Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre des Métiers ; il autorise 13 caractères alphanumériques. Capital Ce champ permet de saisir 18 caractères numériques avec décimales. Informations TVA Accès : Paramètres - Société - Informations de TVA Tous les champs de l'onglet "Informations de TVA" sont déterminants pour établir votre déclaration de TVA : leur paramétrage est donc indispensable. Paramétrage et gestion de la TVA sur le dossier Siret Accès : Paramètres - Société - Informations administratives. La mention du Siret est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA : il est donc nécessaire de vérifier que cette information est bien renseignée. Centre des Impôts Accès : Paramètres - Société- Trésor Public - Centre des Impôts Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives au Centre des Impôts dont dépend l'entreprise. S.I.E. Accès : Paramètres - Société- Trésor Public - S.I.E. Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives au S.I.E S.I.E. = Service InterEntreprises.. dont dépend l'entreprise. Informations de TVA Accès : Paramètres - Société- Informations de TVA Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. Les différents champs de l'en-tête Ces champs (TVA intracommunautaire, SIE...) sont saisissables. Ils correspondent aux éléments devant obligatoirement apparaître dans une déclaration de TVA : ils seront donc imprimés en l'état dans les déclarations. Le contrôle de cohérence du paramétrage de TVA lors du transfert comptable Une option "Vérifier au moment du transfert comptable, la cohérence du paramétrage TVA sur les comptes" existe. Elle est inactive par défaut. Elle peut être activée (cochée) ou désactivée (décochée) à tout moment. Si cette option est activée alors, lors de chaque transfert comptable de la Gestion Commerciale vers la Comptabilité, la cohérence des paramétrages des comptes de TVA, des comptes soumis à TVA, des taux de TVA, des territorialités et des natures de taxes est vérifiée entre les deux applications. 154 MANUEL Lorsque tous les contrôles sont effectués avec succès alors le transfert comptable est effectué intégralement. Lorsqu'un contrôle est effectué sans succès, alors le transfert comptable est bloqué, générant une erreur de synchronisation, puis un message avertit de l'anomalie et rend possible la correction du paramétrage erroné. Si cette option est décochée alors aucun contrôle de cohérence n'est effectué entre la Gestion Commerciale et la Comptabilité. Toutes les écritures sont donc transférées en comptabilité sans information et cela même si les paramétrages des comptes de TVA, des comptes soumis à TVA, des taux de TVA, des territorialités et des natures de taxes sont divergents entre les deux applications. Les régimes Cette liste permet de sélectionner le code régime et le type de TVA dont l'entreprise relève. Ajouter : permet de créer la première ligne ou d'ajouter une nouvelle ligne dans le tableau de TVA. Supprimer : permet de supprimer la dernière ligne affichée, si aucune déclaration de TVA n'a été établie d'après ce code. Code Régime : Une liste déroulante permet de sélectionner le code régime de l'entreprise. Il gère à la fois le régime de TVA dont l'entreprise relève mais également la périodicité des déclarations. Périodicité : Ce champ non accessible dépend directement du code régime précédemment sélectionné et est affiché pour information uniquement. Option de calcul : Par défaut, l'option de calcul est "Sur les Débits", mais elle peut être modifiée par une sélection dans la liste déroulante. Date d'application : Une liste déroulante permet de sélectionner la date à partir de laquelle ce régime est appliqué à l'entreprise. Cette liste est directement dépendante du code régime et de la périodicité de déclaration qui lui est attaché. Une entreprise peut changer de code régime au cours de son existence : il est donc possible de déterminer un nouveau code régime en ajoutant une ligne dans le tableau. Néanmoins, il faut que la date d'application de ce nouveau régime soit postérieure à la dernière date d'application. Lors de la création des déclarations de TVA, c’est le dernier régime de l’exercice courant qui sera pris en compte. Logo de la société Accès : Paramètres - Société - Logo Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société. Il sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (Grand Livre, Balance...), sur les modèles de document avec logo. Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis Charger. Ensuite, utilisez l'icône pour rechercher le fichier qui contient votre image. Vous avez le possibilité de redimensionner celui-ci. Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG et ICO. EXPERT Expert- Cabinet Accès : Paramètres - Société - Expert - Cabinet Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées du cabinet de votre expert comptable. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions - Dossier Expert Comptable). Cabinet Identification Forme Juridique ou Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . 155 EBP Comptabilité Open Line Pro Nom / Raison sociale Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. SIRET Champ saisissable, limité à 14 caractères alphanumériques. Adresse du cabinet Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code Postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Expert - Contacts Accès : Paramètres - Société - Expert - Contacts Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées de votre expert comptable et d'un collaborateur. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions - Dossier Expert Comptable). Contacts Expert Comptable Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. 156 MANUEL Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Collaborateur Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Paramétrage et gestion de la TVA sur le dossier Siret Accès : Paramètres - Société - Informations administratives. La mention du Siret est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA : il est donc nécessaire de vérifier que cette information est bien renseignée. Centre des Impôts Accès : Paramètres - Société- Trésor Public - Centre des Impôts Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives au Centre des Impôts dont dépend l'entreprise. S.I.E. Accès : Paramètres - Société- Trésor Public - S.I.E. 157 EBP Comptabilité Open Line Pro Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives au S.I.E S.I.E. = Service InterEntreprises.. dont dépend l'entreprise. Informations de TVA Accès : Paramètres - Société- Informations de TVA Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. Les différents champs de l'en-tête Ces champs (TVA intracommunautaire, SIE...) sont saisissables. Ils correspondent aux éléments devant obligatoirement apparaître dans une déclaration de TVA : ils seront donc imprimés en l'état dans les déclarations. Le contrôle de cohérence du paramétrage de TVA lors du transfert comptable Une option "Vérifier au moment du transfert comptable, la cohérence du paramétrage TVA sur les comptes" existe. Elle est inactive par défaut. Elle peut être activée (cochée) ou désactivée (décochée) à tout moment. Si cette option est activée alors, lors de chaque transfert comptable de la Gestion Commerciale vers la Comptabilité, la cohérence des paramétrages des comptes de TVA, des comptes soumis à TVA, des taux de TVA, des territorialités et des natures de taxes est vérifiée entre les deux applications. Lorsque tous les contrôles sont effectués avec succès alors le transfert comptable est effectué intégralement. Lorsqu'un contrôle est effectué sans succès, alors le transfert comptable est bloqué, générant une erreur de synchronisation, puis un message avertit de l'anomalie et rend possible la correction du paramétrage erroné. Si cette option est décochée alors aucun contrôle de cohérence n'est effectué entre la Gestion Commerciale et la Comptabilité. Toutes les écritures sont donc transférées en comptabilité sans information et cela même si les paramétrages des comptes de TVA, des comptes soumis à TVA, des taux de TVA, des territorialités et des natures de taxes sont divergents entre les deux applications. Les régimes Cette liste permet de sélectionner le code régime et le type de TVA dont l'entreprise relève. Ajouter : permet de créer la première ligne ou d'ajouter une nouvelle ligne dans le tableau de TVA. Supprimer : permet de supprimer la dernière ligne affichée, si aucune déclaration de TVA n'a été établie d'après ce code. Code Régime : Une liste déroulante permet de sélectionner le code régime de l'entreprise. Il gère à la fois le régime de TVA dont l'entreprise relève mais également la périodicité des déclarations. Périodicité : Ce champ non accessible dépend directement du code régime précédemment sélectionné et est affiché pour information uniquement. Option de calcul : Par défaut, l'option de calcul est "Sur les Débits", mais elle peut être modifiée par une sélection dans la liste déroulante. Date d'application : Une liste déroulante permet de sélectionner la date à partir de laquelle ce régime est appliqué à l'entreprise. Cette liste est directement dépendante du code régime et de la périodicité de déclaration qui lui est attaché. Une entreprise peut changer de code régime au cours de son existence : il est donc possible de déterminer un nouveau code régime en ajoutant une ligne dans le tableau. Néanmoins, il faut que la date d'application de ce nouveau régime soit postérieure à la dernière date d'application. Lors de la création des déclarations de TVA, c’est le dernier régime de l’exercice courant qui sera pris en compte. Options comptables Saisie Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Saisie Contrôles effectués en cours de saisie Ces contrôles sont actifs dans toutes les fenêtre de saisie. 158 MANUEL Alertes sur les montants : Lorsque cette option est cochée et qu'un montant négatif est saisi, alors un message d'alerte est automatiquement affiché. Sinon, aucun message n'apparaîtra en saisie. Cette alerte apparaît dans tous les masques de saisie. Alertes sur les comptes : Lorsque cette option est cochée, alors tous les messages d'alerte sur les comptes sont affichés (par exemple : racines non autorisées en saisie dans un journal, les comptes non autorisés en saisie dans un type de journal...). Sinon, aucun message n'apparaîtra en saisie quelque soit les paramétrages effectués sur les comptes et les journaux. Cette alerte apparaît dans tous les masques de saisie Afficher sur les doublons des numéros de pièce (hors saisie journal) : Cette option concerne la Saisie journal, la Saisie pratique, Saisie au kilomètre et la Saisie par guide. Elle concerne particulièrement les journaux avec numérotation continue sur la période ou sur l'exercice. Plusieurs utilisateurs peuvent saisir simultanément dans un même journal mais dans des masques de saisie différents (Saisie par journal, Saisie pratique, Saisie au kilomètre, Saisie par guide) ; si ces saisies ne sont pas enregistrées, alors les numéros de pièce sont donc identiques pour tous les utilisateurs. Si l'option est activée, alors dès qu’un autre utilisateur tentera d’enregistrer ses saisies, un message lui signalera les doublons et lui proposera une re-numérotation automatique des numéros déjà utilisés. Trois possibilités s’offrent alors à lui : o annuler l’enregistrement, afin de lui permettre de modifier ses numéros de pièce et de les enregistrer à nouveau ; o refuser la re-numérotation pour que les écritures s’enregistrent telles qu’elles ; o accepter la re-numérotation automatique. Le nouveau numéro de pièce est alors attribué, il est visible dans la fenêtre de saisie en cours. Cette alerte apparaît dans tous les masques de saisie lorsque vous tentez de générer les écritures en Saisie journal. En revanche, lorsque vous saisissez directement en Saisie par journal, le contrôle des doublons n'est pas effectué. Options de saisie par journal Sauvegarde automatique dès l'équilibre de l'écriture : Lorsqu'elle est cochée alors les écritures sont automatiquement sauvegardées lorsqu'elles sont équilibrées. Sinon, il est nécessaire de les sauvegarder manuellement, soit en utilisant la combinaison Ctrl+S, soit en utilisant le bouton Sauvegarder disponible dans la barre d'outils des fenêtres. Cette option concerne uniquement la saisie journal. Activer Annuler / Refaire : Cette option peut être cochée si vous rencontrez des lenteurs dues à un grand nombre d'écritures saisies par mois. L'activation de cette option supprime la possibilité d'annuler ou refaire les dernières actions en saisie journal. De plus, si un journal/mois contient plus de 5000 lignes, alors les actions Annuler / Refaire seront toujours désactivées en saisie journal et cela, quelque soit l'option sélectionnée dans les Paramètres Société. Règlements Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Règlements Moyen de paiement par défaut Un moyen de paiement est proposé par défaut, mais il reste modifiable grâce à la liste déroulante. Il est automatiquement repris dans l'échéancier si aucun moyen de paiement n'est renseigné sur la fiche du compte concerné. Banque par défaut Ce champ permet de sélectionner la banque par défaut sur laquelle vous voulez émettre des règlements. Nombre de chèques par défaut Ce champ permet de sélectionner le nombre maximal de chèques disponibles dans les chéquiers. Saisie pratique Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Saisie pratique 159 EBP Comptabilité Open Line Pro Cette page permet de définir le journal par défaut utilisé pour comptabiliser une saisie pratique sur Mes achats, Mes ventes ou Ma Trésorerie. Ecritures de régularisation Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Ecritures de régularisation Cette page regroupe un certain nombre d'éléments qui déterminent les comptes et journaux à utiliser pour comptabiliser les écritures de régularisation. Charges/Produits constatés d'avance Journal de destination : Un journal de destination est proposé par défaut. Il correspond au premier journal de type Opérations Diverses disponible. Ce champ reste modifiable, soit en saisissant directement le code d'un autre journal dans le champ, soit en le sélectionnant dans la liste déroulante. Le journal par défaut défini dans ce champ sera repris dans la fenêtre de paramétrage des Charges et Produits constatés d'avance, aussi bien au niveau de l'écriture de régularisation que de l'écriture d'extourne. Compte de contrepartie Charges constatées d'avance : Un compte est proposé par défaut. Ce compte correspond au compte disponible dans le Plan Comptable Général pour ce type d'opération. Ce champ reste modifiable, soit en saisissant directement le nouveau numéro de compte dans le champ, soit en le sélectionnant dans la liste déroulante. Le compte par défaut défini dans ce champ sera repris dans la fenêtre de paramétrage des Charges et Produits constatés d'avance au niveau de l'écriture de régularisation. Comptes de contrepartie Produits constatés d'avance : Un compte est proposé par défaut. Ce compte correspond au compte disponible dans le Plan Comptable Général pour ce type d'opération. Ce champ reste modifiable, soit en saisissant directement le nouveau numéro de compte dans le champ, soit en le sélectionnant dans la liste déroulante. Le compte par défaut défini dans ce champ sera repris dans la fenêtre de paramétrage des Charges et Produits constatés d'avance au niveau de l'écriture de régularisation. Factures non parvenues ou à émettre Journal : Un journal de destination est proposé par défaut. Il correspond au premier journal de type Opérations Diverses disponible. Ce champ reste modifiable, soit en saisissant directement le code d'un autre journal dans le champ, soit en le sélectionnant dans la liste déroulante. Le journal par défaut défini dans ce champ sera repris dans la fenêtre de paramétrage des Factures non parvenues ou à émettre au niveau de l'écriture d'extourne. Fiche compte Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Fiche compte Les valeurs par défaut permettent de déterminer certaines valeurs qui seront appliquées à toutes les fiches de comptes lors de leur création. Les valeurs par défaut sont modifiables à tout moment et sont sans incidence sur les comptes déjà créés. Si ces valeurs ne conviennent pas pour un nouveau compte à créer ou pour un compte déjà existant, il est possible de modifier ces valeurs directement dans la fiche du compte concerné. Rapprochement bancaire Une liste déroulante permet de sélectionner l’un des trois types de rapprochement qui sera renseigné par défaut dans tous les nouveaux comptes de nature Comptes pour rapprochement Aucun : aucun rapprochement n'est possible pour ces comptes. Par journal : le type de rapprochement par journal est possible pour ces comptes. 160 MANUEL Par compte : le type de rapprochement par compte est possible pour ces comptes. Echéancier Une liste déroulante permet de sélectionner l'un des trois modes de gestion des échéances qui sera renseigné par défaut dans tous les nouveaux comptes de nature Clients et Comptes rattachés, de nature Fournisseurs et Comptes rattachés ou encore de nature Autres Tiers avec Echéance. Aucun : Aucun échéancier n'est disponible sur ces comptes. Echéancier : Les échéanciers (Echéancier de la facture et Pointage) peuvent apparaître à la demande. Echéancier automatique en saisie : L'échéancier de la facture apparait systématiquement lors de la saisie de ces comptes. Lettrage Une liste déroulante permet de sélectionner l’un des trois types de lettrage qui sera renseigné par défaut dans tous les nouveaux comptes de nature Comptes de Bilan. Aucun : aucun lettrage n'est possible sur ces comptes. Lettrage : le lettrage est possible pour ces comptes entre plusieurs lignes d'écriture dont le montant s’équilibre au centime près. Lettrage approché : le lettrage sera possible pour ces comptes entre plusieurs lignes d'écriture dont le montant ne s’équilibre pas. Lettrage approché Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Lettrage approché Ces valeurs par défaut sont reprises lors de l'activation du lettrage approché sur une fiche compte. Si des lignes d'écritures doivent être lettrées alors qu'elles ne sont pas équilibrées, alors le logiciel créera automatiquement une écriture d'équilibrage, selon les paramètres définis dans la zone : Ecart maximum : La valeur saisie doit être un montant positif avec décimales. Elle fixe le plafond de l'écart maximal autorisé entre plusieurs lignes d'écritures. Compte de régularisation au débit : Une liste déroulante affiche tous les comptes de nature Charges. Elle permet de choisir le compte à utiliser pour comptabiliser l'écart s'il est débiteur. Compte de régularisation au crédit : Une liste déroulante affiche tous les comptes de nature Produits. Elle permet de choisir le compte à utiliser pour comptabiliser l'écart s'il est créditeur. Journal de régularisation : Une liste déroulante affiche tous les journaux existants sur le dossier. Elle permet de choisir le journal de destination de l'écriture d'équilibrage. A Nouveaux Accès : Paramètres - Société - Options comptables - A Nouveaux La zone "A Nouveaux" permet de définir le paramétrage de comptabilisation du résultat des exercices. Certaines de ces informations seront reprises dans l'assistant de clôture annuelle. Type d'A Nouveaux : - Avec détails : Toutes les lignes d'écritures à reporter sur l'exercice suivant seront détaillées. La lecture des comptes peut donc en être facilitée. - Sans détails : toutes les lignes d'écritures appartenant à un même compte et qui doivent être reportées sur l'exercice suivant seront cumulées entre elles : une seule ligne apparaîtra donc dans chaque compte concerné. L'option choisie s'applique par défaut à tous les comptes de nature Bilan de l'exercice courant. Néanmoins, un choix différent peut être effectué sur chaque fiche compte. Mode de génération : - A la création d'un exercice : Lors de la création de l'exercice suivant, alors les A Nouveaux de l'exercice courant seront automatiquement reportés sur ce nouvel exercice. 161 EBP Comptabilité Open Line Pro - A la clôture d'un exercice : Lors de la clôture de l'exercice courant, les A Nouveaux de cet exercice seront automatiquement reportés sur l'exercice suivant. Mode de mise à jour : - Automatique au changement d'exercice courant : Si les A Nouveaux ont déjà été générés une première fois sur l'exercice suivant, alors leur mise à jour sera effectuée en temps réel à chaque changement d'exercice courant. - Manuelle : Les A Nouveaux ne seront pas mis à jour automatiquement. Pour les mettre à jour, il faut activer l'option Générer les A Nouveaux dans le menu Exercices/Clôtures. Compte de bénéfice / Compte de perte : Ces champs permettent de sélectionner dans une liste déroulante les comptes sur lesquels le résultat de l'exercice courant sera imputé. - Bénéfice : Seuls les comptes de nature "Résultat, bénéfice" sont autorisés. - Perte : Seuls les comptes de nature "Résultat, perte" sont autorisés. Situations de comptes - clients Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Situations de comptes Clients Trois zones de texte sont disponibles. Des textes sont livrés par défaut. Ils sont modifiables et sont utilisés pour l'impression des situations de comptes. Ils concernent uniquement les comptes Clients. Situations de comptes - fournisseurs Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Situations de comptes Fournisseurs Trois zones de texte sont disponibles. Des textes sont livrés par défaut. Ils sont modifiables et sont utilisés pour l'impression des situations de comptes. Ils concernent les comptes Fournisseurs et les Autres Tiers. GÉNÉRAL Environnement de saisie Accès : Paramètres - Société - Général Ces options permettent de définir les règles d'affichage du fond des grilles de saisie par journal et de saisie par écriture. Afficher la grille horizontale : permet d'afficher ou non un tracé horizontal sur les grilles de saisie. Afficher la grille verticale : permet d'afficher ou non un tracé vertical sur les grilles de saisie. Encadrer l'écriture courante : permet d'afficher ou non un encadré autour de l'écriture sur laquelle vous êtes positionné. Couleur de fond : permet de sélectionner la couleur de fond des grilles de saisie. Couleur des écritures déséquilibrées : permet de sélectionner la couleur à appliquer sur une écriture qui est déséquilibrée. Remettre l'environnement par défaut : permet de restituer l'environnement de saisie défini par défaut. Options - Général Police par défaut Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte (description commerciale de la fiche article, description dans les documents, onglet note...) : Police par défaut Taille par défaut 162 MANUEL UTILISATEURS Les Utilisateurs Accès : Paramètres - Utilisateurs - Utilisateurs Vous pouvez créer des utilisateurs, attacher ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. L'utilisateur connecté apparaît dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Création d'un utilisateur Pour définir un utilisateur, vous avez accès aux zones suivantes : Code * Saisissez un identifiant unique pour votre utilisateur. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques (A à Z et 0 à 9). Nom * Saisissez le nom de l'utilisateur (au maximum 100 caractères alphanumériques). Mot de passe Saisissez un mot de passe pour ouvrir le dossier avec cet utilisateur. Il sera demandé à chaque ouverture du logiciel. Confirmation Retapez le même mot de passe pour confirmation. Bloqué Si cette case est cochée, cet utilisateur ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou en Comptabilité. Cette sélection est reportée dans les bases des applications de Gestion commerciale et de Comptabilité. Connexion interdite dans cette application Si cette case est cochée, l'utilisateur ne pourra pas se connecter à l'application dans laquelle la case est cochée. Si la case est cochée sur la fiche utilisateur en Gestion, l'utilisateur pourra se connecter à la Comptabilité mais pas à la Gestion. Un message avertira l'utilisateur de ce fait. Groupes associés Cette partie vous permet de gérer les groupes d'utilisateurs rattachés à cet utilisateur à l'aide des boutons : o Ajouter : Cliquez sur ce bouton pour ajouter en fin de liste une nouvelle ligne Groupe utilisateurs. o Insérer : Cliquez sur ce bouton pour insérer une nouvelle ligne Groupe utilisateurs au dessus de celle sélectionnée. o Supprimer : Cliquez sur ce bouton pour effacer une ligne Groupe utilisateurs. o Vues : Cliquez sur ce bouton afin de personnaliser l'affichage de la grille. Saisissez le nom de la nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci. Vous disposez également des fonctions : o Monter/Descendre : Ces boutons permettent de modifier la position des lignes. o Couper/Copier/Coller : Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller. L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. Si vous sélectionnez un groupe, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en sélectionnant ou en dé-sélectionnant les autorisations. Gestion des droits Cette partie permet de définir la gestion des droits par utilisateur. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. 163 EBP Comptabilité Open Line Pro La colonne Libellé contient les différents menus pour lesquels vous pouvez définir les droits. Vous pouvez visualiser les sous-menus, en cliquant sur le petit + qui apparaît devant chaque menu. La colonne Tous permet d'autoriser automatiquement "Tous les droits" au menu sélectionné. En fonction des droits autorisés, le marquage de la case à cocher est différentes : Tous les droits pour ce menu et ses sous-menus sont autorisés. Aucun droit ne sont autorisés pour ce menu et ses sous-menus. Une partie des droits est autorisé pour ce menu ou un/des sous-menus. La partie Autorisation permet de personnaliser les droits de chaque menu. La partie Autorisations héritées permet de visualiser les droits de chaque menu provenant du/des groupe/s associé/s à cet utilisateur. Vous pouvez cocher/ dé-cocher les autorisations que vous souhaitez accorder à l'utilisateur affiché. Dès changement d'une autorisation sur un droit, l'autorisation héritée sera automatiquement dé- sélectionnée. Cliquez ici pour visualiser différents types de droits et exemples d'application des droits. Les Groupes d'utilisateurs Accès : Paramètres - Utilisateurs - Groupes d'utilisateurs Vous pouvez créer des groupes d'utilisateurs, définir une gestion de droits par groupe d'utilisateurs, et attacher ensuite un utilisateur à un groupe. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. On pourrait imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... La gestion de la fiche "Groupe d'utilisateurs" est communes à toutes les fiches. Création d'un groupe En en-tête de la fiche groupe, vous devez saisir les informations suivantes : Code * Saisissez un identifiant unique pour votre groupe d'utilisateurs. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques (A à Z et 0 à 9). Nom * Saisissez le nom du groupe (au maximum 100 caractères alphanumériques). Nom d'un service de votre société Utilisateurs associés Cette partie vous permet de gérer les utilisateurs rattachés à ce groupe à l'aide des boutons : o Ajouter : Cliquez sur ce bouton pour ajouter en fin de liste une nouvelle ligne utilisateur. o Insérer : Cliquez sur ce bouton pour insérer une nouvelle ligne utilisateur au dessus de celle sélectionnée. o Supprimer : Cliquez sur ce bouton pour effacer une ligne utilisateur. o Vues : Cliquez sur ce bouton afin de personnaliser l'affichage de la grille. Saisissez le nom de la nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci. Vous disposez également des fonctions : o Monter/Descendre : Ces boutons permettent de modifier la position des lignes. o Couper/Copier/Coller : Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller. L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. Gestion des droits Cette partie permet de définir les droits pour ce groupe. 164 MANUEL A la création d'une fiche, les droits sont tous autorisés par défaut. La colonne Libellé contient les différents menus pour lesquels vous pouvez définir les droits. Vous pouvez visualiser les sous-menus, en cliquant sur le petit + qui apparaît devant chaque menu. La colonne Tous permet d'autoriser automatiquement "Tous les droits" au menu sélectionné. En fonction des droits autorisés, le marquage de la case à cocher est différente : Tous les droits pour ce menu et ses sous-menus sont autorisés. Aucun droit ne sont autorisés pour ce menu et ses sous-menus. Une partie des droits est autorisé pour ce menu ou un/des sous-menus. La partie Autorisation permet de personnaliser les droits de chaque menu. Cliquez ici pour visualiser différents types de droits et exemples d'application des droits. Les Droits utilisateurs Accès : Paramètres - Utilisateurs - Groupes d'utilisateurs ou Paramètres - Utilisateurs - Utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Types de droits Il existe 3 types de droit : Visualisation et Modification Si le droit de modifier est sélectionné, la visualisation est automatiquement cochée. Il est possible d'autoriser uniquement la visualisation. Ces droits concernent les fonctions : Général / Options Exécution Ce droit est présent essentiellement pour les assistants. Sauvegarde, Maintenance, Editions des modèles d’impression... Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour ces droits, si on autorise : o la création, la visualisation est automatiquement cochée. o la création, la visualisation est automatiquement cochée. o la modification, la visualisation est automatiquement cochée. o la suppression, la visualisation est automatiquement cochée. o l’impression, la visualisation est automatiquement cochée. La "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Application des droits Quelques exemples d'application des droits : Gestion commerciale 1. Visualisation d'un type de document non autorisée. Dans l'onglet "Tous" de la liste des documents de ventes, ce type de document ne sera pas visible. 2. Création d'un document de type X non autorisée. Regroupement ou Transfert d'un document vers ce type de document, message d'information "Le regroupement est impossible car la création d’un document de "type X" n’est pas autorisé". Le document d'origine reste dans l'état initial. 3. Visualisation des clients non autorisée. Liste des documents de ventes, sélection d'une ligne et clic droit "Afficher le client". Message d'information : "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Clients (Visualisation).". 165 EBP Comptabilité Open Line Pro 4. Réalisation d'une sauvegarde non autorisée. Appel de l'assistant de sauvegarde, message d'information : "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Sauvegarde (Exécution).". Pour certaine fonction, si vous n'autorisez pas les droits le nombre d'onglets dans les fiches associées peut changer. Par exemple, pas de droit sur les tarifs, la fonction "Tarifs" ne sera pas accessible. De plus l'onglet "Tarifs" ne sera pas visible dans les fiches Articles, Clients, Catégories tarifaires... Comptabilité 1. Création d'une rapprochement bancaire. La création d'un nouveau rapprochement est impossible. Message d'information "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Rapprochement bancaire (Création)". 2. Suppression des modèles de libellés. La suppression d'un modèle de libellé est impossible. Message d'information "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : modèle de libellé (Suppression)". 3. Autorisation de consultation/lettrage/lettrage automatique. L'utilisateur n'est pas autorisé à consulter les comptes, à les lettrer ou à procéder à des lettrages automatiques. Message d'information "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Consultation/Lettrage/Lettrage automatique (autorisation)". Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etats standards Sous catégorie : Journal Sous catégorie : Grand Livre Sous catégorie : Balance .... Catégorie principale : Etats de gestion Sous catégorie : Echéancier Sous catégorie : Balance âgée par échéances Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage Catégorie principale : Etats fiscaux... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. 166 MANUEL Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. OUTILS Sauvegarde rapide Accès : Outils - Sauvegarde rapide La sauvegarde rapide est possible uniquement si une première sauvegarde classique a été réalisée. La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations paramétrées dans la sauvegarde "classique" effectuée précédemment. Une seule étape "résumé des éléments" est affichée. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde rapide. Sauvegarde Accès : Outils - Sauvegarde La sauvegarde passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de sauvegarde des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de sauvegarde des données. Cet écran vous indique, en autre, l'importance de la réalisation régulière d'une sauvegarde. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage de la sauvegarde. Choix des informations à inclure dans la sauvegarde Par défaut, l'option Inclure la configuration et l'environnement n'est pas cochée. Si vous avez défini un affichage spécifique sur votre poste de travail, la sauvegarde des informations de configuration est nécessaire. Pour information, la sauvegarde des modèles s'effectue en même temps que la sauvegarde du dossier. L'option Sauvegarder en fichier texte (à restaurer avec un autre moteur de base de données) permet de réaliser une sauvegarde de la base dans un fichier zip contenant des fichiers CSV. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. Informations nécessaires à la sauvegarde Sur le serveur SQL, un répertoire doit être créé et partagé pour la sauvegarde. Ce répertoire doit être saisi dans la zone intitulée "Chemin réseau du dossier partagé sur le serveur". Sur le serveur, j'ai créé à partir du disque C, un répertoire Sauvegarde. Le chemin qui apparaît dans le "Chemin réseau partagé" correspond à \\NOMSERVEURSQL\Sauvegarde. Dans le "chemin local correspondant sur le serveur", il faut saisir : C:\Sauvegarde. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. Choix de la destination de la sauvegarde Sélectionnez le chemin du dossier de sauvegarde que vous souhaitez. 167 EBP Comptabilité Open Line Pro Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours possibilité de récupérer vos données sur un autre ordinateur. Sauvegarde en ligne Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d'échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Mot de passe Suite à la sélection de la case, vous devez indiquer le mot de passe pour pouvoir partager la sauvegarde avec un partenaire. Commentaire Le renseignement de ce champ est facultatif. Il permet de saisir un texte décrivant la sauvegarde. Envoi d'une sauvegarde à un partenaire Pour envoyer une sauvegarde à un partenaire, vous devez saisir un mot de passe partenaire dans l'assistant de sauvegarde. Pour récupérer une sauvegarde, le partenaire doit s'identifier sur le site EBP (pas d'obligation d'avoir une licence). Sur la page de Gestion des sauvegardes en ligne, le partenaire clique sur Vous souhaitez accéder à une sauvegarde en ligne en tant que partenaire ? et saisit la licence et la clé web puis son mot de passe partenaire. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde. Restauration Accès : Outils - Restauration La restauration de dossier passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de restauration des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de restauration des données. Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va remplacer et écraser toutes vos données. Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une restauration de celui-ci. Pour cela, cliquez sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Sélection de la sauvegarde à restaurer Cet écran permet de sélectionner le chemin du Fichier de sauvegarde du dossier que vous souhaitez restaurer. Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner le fichier à restaurer. Cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix des informations à inclure dans la restauration Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier ou informations de configuration). Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration. Choix du type d'installation 168 MANUEL Sélectionnez le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur). En fonction du type d'installation sélectionné, vous aurez des étapes différentes : - Pour la restauration avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à : Saisir le nom du serveur, La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de : Sélectionner le protocole, Saisir l'authentification de l'utilisateur. La suite de la restauration du dossier est identique à celle "les données sont sur l'ordinateur". - Pour la restauration avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite choisir la destination de la restauration (voir paragraphe suivant) : La case à cocher "Spécifier les emplacement des fichiers de données qui seront restaurés" permet dans les étapes suivantes de définir l'emplacement de la base à restaurer. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix de la destination de la restauration Sélectionnez le chemin du dossier ou vous souhaitez restaurer les données. Nom du dossier Cette zone permet de charger le nom de la base. Pour cela, décochez la case "utiliser le nom du dossier d'origine". Vous pouvez ainsi restaurer une base sous un autre nom. Elle correspond à une copie de la base d'origine. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la restauration des données. Historique de sauvegarde Accès : Outils - Historique de sauvegarde L'historique de sauvegarde stocke chaque information concernant : - la date de la sauvegarde, - le code de l'utilisateur qui a réalisé la sauvegarde, - le nom de l'ordinateur (poste), - la destination : l'emplacement du fichier ZIP qui contient la sauvegarde. Sauvegarde en ligne EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. EBP sauvegarde est un service payant. La sauvegarde en ligne consiste à récupérer une sauvegarde normale et à l’envoyer sur un serveur. L’utilisateur se connecte ensuite sur le site EBP (ou sur http://sauvegarde.ebp.com) et dans son espace client, il télécharge ses sauvegardes s'il a besoin de faire une restauration. La sauvegarde en ligne se découpe en trois parties: les options, la sauvegarde et l’administration. o Par le menu Outils / Options / Services Internet, configurez votre sauvegarde en ligne. o Ensuite, lancez l'assistant de sauvegarde et sélectionnez Sauvegarde en ligne comme destination à la place de votre disque local. o Par le menu Outils / Administrer les sauvegardes en lignes, administrez les sauvegardes en ligne que vous avez ou allez réaliser. Cet accès est un lien vers le site http://Sauvegarde.ebp.com 169 EBP Comptabilité Open Line Pro Pour effectuer une sauvegarde en ligne, certaines informations sont obligatoires : Mot de passe, Application activée, Numéro de licence, Code d’activation, Clé web. Export du schéma de la base de données Accès : Outils - Exporter le schéma de l'application L'export du schéma de l'application passe par un assistant. Cet assistant permet de réaliser l'export de la liste de toutes les tables et champs de l'application. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'export du schéma de la base de données. Bienvenue... ... dans l'assistant d'export du/des schémas(s) de base(s) de données. Cet écran indique, entre autres, la structure du nom du fichier sauvegardé. Cliquer sur le bouton Suivant pour poursuivre l'export. Sélection des paramètres d'export du schéma Cet écran permet de : - définir le chemin du fichier généré, - le mode d'export. Deux modes d'export sont disponibles : - Simple : Le fichier contient les tables avec pour chacune le nom des champs, la traduction du champ, le type de données, la taille et si une valeur nulle est autorisée. La liste des tables associées est également présente. - Détaillé : Le fichier contient les tables avec pour chacune les options de la table et un descriptif détaillé des champs (exemple : champ système ou pas). La liste des tables associées est également présente. Le fichier généré sera au format XML. Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton Suivant. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. Opération terminée Cet écran contient la liste des fichiers générés avec leurs emplacements. Cliquez sur Fermer pour terminer le traitement. Communication Entreprise-Expert Accès : Outils - Communication Entreprise-Expert Ce outil permet de : - Recevoir des données, c'est-à-dire de réaliser des importations d'écritures d'autres logiciels dans le logiciel EBP. - Transmettre des données, c'est-à-dire de réaliser des exportations d'écritures du logiciel EBP vers d'autres logiciels. Recevoir des données Création automatique des comptes La case "Création automatique des comptes" doit être cochée pour que tous les comptes inexistants soient créés automatiquement avec l'intitulé "Compte créé pendant le transfert". Ces libellés seront modifiables par la suite dans le plan comptable. 170 MANUEL Si la case n'est pas cochée, alors à chaque nouveau compte, une fiche de création de compte s'ouvrira afin de renseigner les paramètres. Création automatique des journaux La case "Création automatique des journaux" doit être cochée pour que tous les journaux inexistants soient créés automatiquement avec le libellé "Journal créé pendant le transfert". Ces libellés seront modifiables par la suite dans le plan de journaux. Si la case n'est pas cochée, alors à chaque nouveau journal, une fiche de création de journal s'ouvrira afin de renseigner les paramètres. Transmettre des données La case Exporter tout le dossier doit être cochée pour que la totalité des écritures comptables soit exportée. Sinon, les critères d'export peuvent être définis en indiquant la période et la fourchette de journaux à prendre en compte. Exporter les liasses fiscales Accès : Outils - Exporter les liasses fiscales Cet outil permet d'éditer les liasses fiscales du dossier et de l'exercice en cours. Pour cela, il faut exporter le fichier au format "Liasses Fiscales". Fichier d'export : Un chemin et un nom de fichier sont proposés par défaut. Ils identifient le fichier qui sera généré par l'export. Ils peuvent être modifiés en cas de besoin, tout en conservant l'extension du fichier ".bal" Période d'export : Les dates de l'exercice courant sont proposées par défaut. Elles sont modifiables, à condition d'être toujours comprises dans cet exercice. Exporter : Ce bouton permet d'exporter la balance dans le fichier référencé plus haut. Ce fichier devra ensuite être importé dans un logiciel de Liasses Fiscales EBP. Assistant de maintenance des données Accès : Outils - Maintenance de données Entre chaque étape de l'assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de maintenance des données. Bienvenue... Avant tout traitement de maintenance, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !" Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône "..." puis cliquez sur le bouton Suivant. Opérations de maintenance à effectuer Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier. Base de données Permet de vérifier/réparer votre base en cas de problèmes et de l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle (défragmenter les index, compacter). Verrous Permet de supprimer les verrous, notamment si vous avez quitté anormalement le logiciel et que vous n'arrivez plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..). Utilisateurs Permet de supprimer les connections de tous les utilisateurs. Recalculer Permet de recalculer tous les compteurs par exemple par rapport aux documents de vente saisis. 171 EBP Comptabilité Open Line Pro Configuration Permet de supprimer toutes les vues personnalisées (vues non système des listes et grilles) ainsi que la position des fenêtres. Base de démonstration L'opération Réinitialiser la base de démonstration est disponible uniquement si vous demandez une maintenance sur la base de démonstration. Permet de mettre à jour le dossier de démonstration avec les données initiales. Cette opération est équivalente à une restauration du dossier de démonstration. Cette opération peut être longue. Cumuls Permet de recalculer tous les soldes de comptes, les totaux des journaux... existants sur le dossier. Ecritures comptables Permet de trier, par date et par pièce, les écritures comptables présentes sur tous les exercices ouverts et tous les mois non clôturés. Numéros de compte comptable Il se peut que votre plan comptable contienne un même compte sous deux formes : avec des zéros non significatifs (par exemple, compte 626000) et sans zéro non significatif (par exemple, compte 626). Cette situation peut générer des conflits. Cette opération de maintenance résout les conflits de la manière suivante : Le compte 626 existe sans être mouvementé et le compte 626000 existe avec des mouvements, alors : - les lignes d'écritures et les lignes d'échéance sont transférées du compte 626000 vers le compte 626 ; - le compte 626000 est supprimé. Le compte 626 n'existe pas et le compte 626000 existe avec des mouvements, alors : - le compte 626 est créé ; - les lignes d'écritures et les lignes d'échéance sont transférées du compte 626000 vers le compte 626 ; - le compte 626000 est supprimé. Le compte 626 existe avec des mouvements et le compte 626000 existe avec des mouvements, alors : - le compte 626 est conservé en l'état ; - un compte 6261 est créé ; - les lignes d'écritures et les lignes d'échéance sont transférées du 626000 sur le compte 6261 - le compte 626000 est supprimé. Dans tous les cas, les modifications effectuées sur le plan comptable sont automatiquement reportées dans toutes les saisies, dans les options... Les lettrages, pointages et rapprochements sont conservés. Certaines options de la fiche du compte d'origine (compte 626000) ne sont pas recopiées dans la fiche du compte de destination (compte 626). Une fois les opérations sélectionnées, vous devez cliquer sur Suivant. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des opérations que vous avez sélectionnées précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. Traitement de la maintenance En fin de traitement, la liste des opérations effectuées est affichée. Dans le cas où la maintenance a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport en cliquant sur le bouton Afficher le détail. Outil de requêtage Accès : Outils - Outil de requêtage Cet outil permet de réaliser une visualisation des données d’une table. Vous avez la possibilité de créer une nouvelle requête depuis un assistant ou saisir directement les instructions dans la zone Requête. 172 MANUEL Seule la commande SELECT… est acceptée. Suite à la saisie d’une requête, cliquer sur le bouton Exécuter pour visualiser le résultat. Il vous est possible de sauvegarder la requête ou de l’exporter. A la prochaine utilisation de l’outil, vous pouvez appeler la requête ou importer une autre requête. Pour vous aider dans la recherche des tables et champs, vous disposez de l’assistant Export de schéma de la base présent dans le menu Outils. Supprimer un dossier Accès : Outils - Supprimer Pour supprimer un dossier, il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de suppression d'un dossier. Bienvenue... ...dans l'assistant suppression de dossier Avant toute suppression de dossier, nous vous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier par l'intermédiaire du bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage. Choix du raccourci vers le dossier à supprimer Cette étape consiste à sélectionner le raccourci du dossier à supprimer. Par défaut, le dossier ouvert est sélectionné. Pour sélectionner le dossier à supprimer, vous devez cliquer sur l'icône "...", puis sélectionner le fichier raccourci (extension du fichier eha). Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la suppression du dossier. Maintenance sur les journaux Accès : Outils - Maintenance sur les journaux Si une clôture mensuelle a été effectuée à tort sur l'exercice courant, il est possible d'en demander la déclôture. la déclôture mensuelle ne peut être demandée que si l'exercice courant n'a pas encore fait l'objet d'une clôture annuelle. Choisissez le journal à déclôturer : Ce champ permet, grâce à une liste déroulante, de sélectionner un seul journal sur tous les journaux existants sur l'exercice courant. Déclôturer à partir du mois de : ce champ permet de sélectionner le premier mois de l'exercice courant qu'il faut déclôturer. Exercice courant du 01/01/2008 au 31/12/2008, non encore clôturé annuellement. Tous les journaux et tous les mois de cet exercice ont été clôturés mensuellement. Si vous sélectionner le journal ACHATS et la déclôture à partir du mois de SEPTEMBRE 2008, alors les mois de septembre, octobre, novembre et décembre 2008 du journal d'achats seront déclôturés. Veuillez saisir la raison ... : Ce champs doit obligatoirement être renseigné pour que la déclôture demandée soit exécutée. 173 EBP Comptabilité Open Line Pro La déclôture mensuelle et le motif saisi dans le champ de justification seront portés dans le journal des événements. Purger le plan comptable Accès : Outils – Purger le plan comptable Cette option vous permet de supprimer plusieurs comptes en une seule manipulation. Seuls les comptes non mouvementés pourront être supprimés. Etape 1 Choisissez l’exercice non clôturé de votre choix. Si besoin, choisissez une nature de comptes ou une fourchette de comptes précise (par défaut, tous les comptes non mouvementés seront proposés). Etape 2 La liste des comptes non mouvementés correspondant aux critères de l’étape précédente s’affiche. Cochez les comptes à supprimer, ou cochez l’option Sélectionner tout. Lancez l’opération. Purger les relevés bancaires Accès : Outils – Purger les relevés bancaires [sous réserve] Cette option vous permet de supprimer plusieurs relevés bancaires en une seule manipulation. Seuls les relevés entièrement pointés par l’option de rapprochement automatique pourront être supprimés. Bien entendu, cela n’impactera en rien les rapprochements bancaires déjà effectués : les lignes d’écriture pointées ne seront pas dépointées. - La liste des relevés bancaires entièrement pointés s’affiche. Cochez les relevés à supprimer, ou cochez l’option Sélectionner tout. - Lancez l’opération. Vous pouvez supprimer un relevé bancaire dont les lignes n’ont pas été pointées directement à partir de la liste des relevés. Editeur de modèles Accès : Outils - Editeur de modèles OU Tous menus - Impressions EBP Comptabilité est livré avec un puissant générateur d'état. Grâce à cet outil, vous pourrez personnaliser tous les modèles d'impression que nous vous proposons dans le logiciel et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèles à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez au générateur d'état en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : vous arrivez alors automatiquement sur le paramétrage de ce modèle. Etant donné que les possibilités offertes par cet outil sont très importantes, le niveau de complexité peut varier en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Dans ce cas, notre service technique peut créer vos modèles : nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les tarifs de cette prestation. Plan de regroupement Le logiciel vous permet d'accéder, consulter et modifier le plan de regroupement de votre Bilan et de votre Compte de résultat. Liste des plans de regroupements Accès : Outils - Plan de regroupement 174 MANUEL Quatre plans de regroupement sont disponibles : ils correspondent aux différents feuillets du Bilan et du Compte de résultat (2050, 2051, 2052 et 2053). Cette liste n'est pas modifiable : aucun plan de regroupement ne peut être ajouté ou supprimé. Pour accéder à l'un des plans de regroupements, il vous suffit de sélectionner l'un des plans puis, au choix : - de double cliquer dessus, - de cliquer sur Modifier dans la barre de tâches, - de sélectionner Modifier dans le menu contextuel, - de faire F2. Plan de regroupement Accès : Outils - Plan de regroupement Un plan de regroupement est accessible à partir de la liste des plans de regroupement. Affichage du plan de regroupement Il se présente sous forme de tableau avec différentes colonnes : Variable : La variable est unique. Elle n'est ni supprimable, ni modifiable. Elle se retrouve dans chaque cellule du Bilan et du Compte de Résultat imprimés. Les variables finissant par 3 (AA3, AB3..) sont les variables de la colonne Net de l'exercice N. Formule système : La formule système est la formule de calcul définie par défaut pour chaque variable. Elle n'est ni supprimable, ni modifiable. Formule utilisateur : La formule utilisateur est le seul champ qui peut être modifié. Par défaut, les formules utilisateur recopient les formules système. C'est la modification des formules utilisateur qui modifiera votre Bilan et votre Compte de résultat. Lorsque la formule utilisateur reprend à l'identique à la formule système, alors le champ affiche . Lorsque la formule utilisateur est vide, alors le champ affiche . Dans tous les autres cas, la formule utilisateur que vous aurez saisie sera directement visible dans le champ. Modifier une formule utilisateur Accès : Outils - Plan de regroupement Pour modifier une formule utilisateur, vous devez sélectionner une ligne puis, au choix : - double cliquer dessus, - sélectionner Modifier la formule utilisateur dans la barre d'outils, - sélectionner Modifier la formule utilisateur dans le menu contextuel, - faire F2. Dans tous les cas, cela entraîne l'ouverture de l'éditeur de formules. Vous pouvez alors saisir la formule qui vous convient, la supprimer... Afin de connaître le résultat de votre formule, il vous suffit de cliquer sur Calculer. Pour valider votre formule et l'intégrer au plan de regroupement, il vous suffit de cliquer sur OK. Pour annuler vos modifications et conserver la formule utilisateur précédente, il vous suffit de cliquer sur Annuler. Réinitialiser la formule Ce bouton vous permet de recopier instantanément la formule système dans la formule utilisateur, en écrasant toutes les modifications que vous auriez faites. Cacher/afficher le filtre Ce bouton affiche ou masque la ligne de filtre. Comme dans de nombreux masques, cette ligne permet d'effectuer des recherches sur toutes colonnes. 175 EBP Comptabilité Open Line Pro Règles de syntaxe Cette liste des règles de syntaxe n'est pas exhaustive. Règles de nommage Tout nom de fonction commence par une majuscule puis s'écrit en minuscule. Si le nom est composé de plusieurs mots, alors chaque mot commence par une majuscule. Les noms de fonctions ne doivent pas être accentués. DebitBalance ; CreditFlow Opérations + : Additionne les valeurs des données - : Soustarit les valeurs de données * : Multiplie les valeurs de données / : Divise les valeurs de données % : Permet d'obtenir un modulo Tests < : Inférieur <= : Inférieur ou égal > : Supérieur >= : Supérieur ou égal = : Egal != : Différent & : ET logique | : OU logique ! : NON logique NULL : cellule sans résultat Format des paramètres Les fonctions comptables nécessitent, pour la plupart, l'utilisation de numéros de compte ou de racines de comptes. D'autre part , la syntaxe du moteur de calcul impose les guillemets. DebitFlow ("707") : Appliqué sur les comptes de 707 à 707ZZZ DebitFlow ("707+708") : Appliqué sur les comptes de 707 à 707ZZZ et de 708 à 708ZZZ DebitFlow ("707-7074-7079") : Appliqué sur les comptes de 707 à 707ZZZ sauf de 7074 à 7074ZZZ et de 7079 à 7079ZZZ DebitFlow ("707…709") : Appliqué sur les comptes de 707 à 709ZZZ Il est aussi possible de combiner ces notations : DebitFlow ("707-7074…7079") : Appliqué sur les comptes de 707 à 707ZZZ sauf de 7074 à 7079ZZZ Liste des fonctions comptables Les fonctions suivantes sont nécessaires afin de couvrir l’ensemble des cas : Balance : Reprend le solde du compte peut importe qu’il soit débiteur ou créditeur (valeur absolue). Debit : Reprend le solde du compte s’il est débiteur de 100 alors debit (compte) =100 ; Reprend le solde du compte s’il est créditeur de 100 alors debit (compte) = -100. Credit : Reprend le solde du compte s’il est débiteur de 100 alors credit (compte) = -100 ; Reprend le solde du compte s’il est créditeur de 100 alors credit (compte) = 100. DebitBalance : Reprend le solde du compte uniquement si celui ci est débiteur sinon la valeur est égale à 0. CreditBalance : Reprend le solde du compte uniquement si celui ci est créditeur sinon la valeur est égale à 0. DebitFlow : Sommes des lignes d’un compte au débit. CreditFlow : Somme des lignes d’un compte au crédit. PreviousValue : Reprend la valeur d’une cellule N-1. Il convient d’écrire l’appel de la façon suivante : PreviousValue ("2035.AA"). Seules les cellules de N-1 sont accessibles. Accès aux données d’un autre feuillet Les données sont organisées en Paragraphes au sein du moteur de calcul. 176 MANUEL Ainsi la formule « AB + 10 » accède à la valeur de la variable « AB » présente dans le feuillet courant. Si la variable n’existe pas, cela génère une erreur. Pour accéder aux valeurs des variables des autres feuillets, il faut utiliser la notation pointée : « 2035.AB + 10 ». Il faut noter que le moteur de calcul ne supporte qu’un seul niveau de hiérarchie. Exercice N-1 L'exercice de N-1 est calculé d'après les formules utilisateur des variables finissant par 3 (AA3, AB3..) : l'exercice N-1 est donc calculé de la même façon que la colonne Net de l'exercice N. Imprimer le bilan et le compte de résultat Toutes les modifications effectuées dans les plans de regroupement sont immédiatement prises en compte lorsque vous lancez l'impression du Bilan ou du Compte de résultat. Mises à jour de versions Mettre à jour votre logiciel dans une version supérieure entraînera la modification de : - toutes les formules système, - toutes les formules utilisateur qui sont restées identiques aux formules système. En revanche, cette opération ne modifiera pas les formules utilisateur que vous avez modifiées. Import/Export de la configuration Accès : Outils - Import/Export de la configuration Cet assistant vous permet d'importer dans un dossier ou d'exporter d'un dossier des modèles d'impressions et des vues personnalisées. Bienvenue... Avant tout traitement d'import ou d'export nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !" Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant. Choix de l'opération à effectuer L'assistant affiche par défaut le dossier ouvert, vous pouvez changer de dossier et indiquer le dossier sur lequel vous souhaitez effectuer le traitement, ainsi que l'opération souhaitée (import ou export). Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton Suivant. Emplacement du fichier Cette étape vous permet d'indiquer : en import, l'emplacement du fichier à importer ; en export, l'emplacement et le nom du fichier à exporter. Une fois les emplacements définis, cliquez sur le bouton Suivant. Eléments à traiter Les éléments à traiter sont les modèles d'impression et les vues personnalisées. Choisissez le ou les éléments et cliquez sur le bouton Suivant Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. Archivage Accès : Outils - Archivage L'archivage permet de conserver toutes les données de votre dossier dans un seul fichier à un moment choisi. Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, et que les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. 177 EBP Comptabilité Open Line Pro Selon l’article 99 du Bulletin Officiel des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Traitement de l'archivage L'archivage passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'archivage des données. Bienvenue... Cette page est une page d'accueil, elle peut vous informer sur les obligations légales, les traitements que l'assistant va réaliser.... Suite à la lecture de ces informations, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Cette étape permet de choisir le dossier à archiver et l'emplacement de l'archivage. • Sélectionnez le dossier à archiver Vous pouvez sélectionner le dossier à archiver à l'aide des icônes "...". Par défaut, le dernier dossier ouvert s'affiche. • Emplacement du dossier d'archivage sur votre disque dur. Vous devez indiquer l'emplacement du fichier archive (ZIP) à générer. Par défaut, le logiciel vous propose d'archiver vos données sur le disque dur, dans le répertoire du logiciel. Vous pouvez utiliser l'icône "..." pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant, Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des répertoires que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. L'archivage de données est une opération qui peut être longue. Format du fichier d'archive Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte (csv). Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : Archives_Nomdel'application_Nomdudossier_datedujour.zip Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionary.xls, disponible dans l'archive. Les fichiers texte (csv) contiennent en premières lignes la description des champs, et les champs RTF (notes) apparaissent en clair. Si deux archives sont lancées le même jour, le premier fichier sera écrasé. Journal des événements Accès : Outils - Journal des événements Le journal des événements recense l'ensemble des événements qui nécessitent d'être tracés sur un même dossier. Ces événements sont de deux types : les événements sans justificatif et les événements avec justificatif. - Evénement sans justificatif : L'événement est automatiquement enregistré par l'application et sa génération est invisible à l'utilisateur. C'est le cas, par exemple, lorsque vous effectuez une clôture mensuelle - Evénement avec justificatif : L'événement est automatiquement créé par l'application, mais vous devez saisir une justification. C'est le cas, par exemple, lorsque vous demandez à modifier le type de numérotation d'un journal. 178 MANUEL 179 Dans tous les cas, il est possible d'éditer à tout moment le journal récapitulant tous les événements intervenus sur un dossier, et cela quelque soit l'exercice courant. OPTIONS Options - Services Internet Accès : Outils- Options Ces informations sont nécessaires pour réaliser la sauvegarde en ligne. Proxy HTTP / FTP Les parties FTP et HTTP servent à renseigner vos paramètres de connexion à Internet (pour la sauvegarde en ligne), notamment dans le cas où vous utilisez un proxy. Nous vous invitons à contacter votre installateur/Revendeur pour insérer les paramètres correspondants à votre installation. Sauvegarde en ligne Cette partie permet de définir : Mot de passe : mot de passe servant à créer/utiliser le compte de sauvegarde. Celui-ci est différent du mot de passe pour accéder au site EBP. Lors de la 1ère sauvegarde, le compte sera créé avec ce mot de passe, ensuite il sera utilisé pour s’identifier. E-Mail de notification : adresse à laquelle sera envoyé le rapport de sauvegarde 181 INFORMATIONS SOCIÉTÉ Assistance technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis, au choix: • Par téléphone, au 0811 65 20 00 (Coût d'un appel local) : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d'attente. Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi. • Par e-mail, à l'adresse suivante : openline.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons à vous répondre dans les 48h. *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux. Nous contacter EBP Informatique SA ZA Du Bel Air BP 95 Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex Tel : 01.34.94.80.00. Fax: 01.34.85.62.07. Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, activer en ligne votre produit, télécharger les dernières mises à jour, nous laisser un message, consulter les dernières promotions, etc... Glossaire Ce chapitre contient les définitions de termes principaux d'une gestion commerciale. Pour consulter la définition d'un terme précis, cliquer sur la 1er lettre de ce terme puis sur le terme. A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z A A Echoir Le terme A échoir s'applique à des dettes et à des créances dont la date d'échéance (=la date de paiement) prévue n'est pas encore dépassée. B Balance La balance est un élément de contrôle permettant de s'assurer que les mouvements ont été enregistrés en respectant les principes de la comptabilisation en partie double. Elle permet également de contrôler la somme des mouvements de chaque compte ainsi que leur solde, sans entrer dans le détail des lignes d'écritures comme le Grand Livre. C Chiffre d'affaires Le chiffre d'affaires correspond au cumul de tous les comptes de ventes (comptes de racine 70). Clôture annuelle La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangibles tous les mouvements intervenus durant un exercice comptable et à présenter le résultat de cet exercice. Clôture mensuelle La clôture mensuelle est un traitement périodique et volontaire qui vise à rendre intangible le contenu d'un journal et d'un mois. Après une clôture mensuelle, si certains champs peuvent rester modifiables, d'autres sont définitivement figés et plus aucune nouvelle ligne ou écriture ne peut plus être créée ou supprimée. Comptes Le compte est la plus petite entité nécessaire au classement et à l'enregistrement des mouvements comptables. Tous les comptes d'un exercice sont regroupés dans le Plan Comptable et y sont regroupés par classe, puis par racines communes... Contrepartie Un journal de Trésorerie peut posséder deux types de contrepartie automatique. La contrepartie ligne à ligne : pour chaque ligne d'écriture saisie, le logiciel propose une autre ligne d'écriture mouvementant le compte de contrepartie du journal et équilibrant ainsi l'écriture. Plusieurs écritures distinctes existent donc au sein d'un même journal. La contrepartie en pied de journal : pour chaque ligne d'écriture saisie, le logiciel mouvemente la ligne de contrepartie située en pied de journal qui cumule tous les montants saisis. Une seule écriture existe donc au sein d'un même journal. Contrepassation La contrepassation est une opération qui vise à annuler une écriture comptable en inversant les sens de saisie. Créances Droit permettant à une entreprise (créancier) d'exiger d'une autre personne l'exécution d'une obligation (par exemple : paiement d'une somme d'argent par un client). Créditeurs Personne physique ou morale qui dispose d'une somme d'argent sur son compte bancaire ou sur son compte courant postal ou dans les livres de comptabilité d'une entreprise. D 183 EBP Comptabilité Open Line Pro Date système La date système est la date et l'heure de l'ordinateur. Débiteurs Personne physique ou morale qui doit une somme d'argent à un tiers. Dettes Les dettes d'une entreprise sont tous les moyens de financement externes qui sont mis à sa disposition des tiers (banques, fournisseurs, organismes sociaux...) et dont elle devra s'acquitter. E Échéances Correspond à une date à laquelle un règlement sera exigible au titre d'une facture. Elle pourra faire référence au net à payer de la facture ou à une partie seulement (dans ce cas la facture se compose de plusieurs échéances). La gestion d'un échéancier constitue la base de votre gestion financière et de votre trésorerie. Échéancier Document où figurent, dans l'ordre chronologique des échéances : - les dettes à payer (montants et créanciers) - les règlements à recevoir (montants et débiteurs) Echues Le terme Echus s'applique à des dettes et à des créances dont la date d'échéance (=la date de paiement) prévue est dépassée Ecritures Une écriture comptable est un ensemble de lignes d'écritures saisies dans un journal et dont la totalité des montants débiteurs et des montants créditeurs s'équilibrent. Exercice L'exercice comptable est une période de vie du dossier qui s'écoule entre l'établissement des comptes annuels et permet de déterminer un résultat. Un exercice comptable est le plus souvent d'une durée de 12 mois consécutifs, mais cette durée peut exceptionnellement être réduite à 1 jour ou augmentée jusqu'à 23 mois. Exercice courant L'exercice courant est l'exercice de travail sélectionné parmi tous les exercices existants sur le dossier. Définir un exercice courant peut être déterminant pour exécuter un certain nombre d'opérations. Extourne L'extourne est un terme comptable qui désigne un certain type d'écriture d'annulation. Il s'agit alors d'utiliser les mêmes comptes et mêmes montants que l'écriture d'origine en inversant le sens de saisie (Débit devient Crédit et Crédit devient Débit). Ce terme d'extourne s'utilise particulièrement dans le cadre des écritures de régularisation. F G Grand Livre Le Grand Livre est un document comptable qui regroupe tous les comptes existants sur l'exercice et détaille l'intégralité des mouvements qui les composent. Il est constitué par le report des lignes d'écritures mouvementées sur tous les journaux. Ainsi, la somme de tous les mouvements du Grand Livre doit être égale à la somme de tous les mouvements des journaux. I INSEE Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques publie études et enquêtes statistiques sur la population, l'emploi, les salaires, les prix, les entreprises, la conjoncture économique, les comptes ... 184 Glossaire Source INSEE J Journal des événements Le journal des événements est un journal système qui répertorie toutes les informations, traitements ou changements de méthode importants intervenus sur un dossier. Journaux Un journal est un document comptable obligatoire sur lequel sont enregistrés tous les mouvements du dossier. Chacun de ces mouvements se comptabilise sous forme d'écritures, dont le solde doit obligatoirement être nul. Plusieurs journaux peuvent coexister sur un même exercice, ils sont regroupés dans le plan de journaux. L Ligne d'écriture Une ligne d'écriture est un élément constitutif d'une écriture comptable saisie dans un journal. Chaque ligne doit mentionner une date, un numéro de compte, un libellé faisant référence au document ayant servi de base à l'enregistrement, un montant débiteur ou un montant créditeur. Lettrage Le lettrage est un traitement disponible pour certains comptes qui vise à attribuer un même code et une même date de lettrage à plusieurs lignes d'écritures dont la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs s'équilibre et que l'on considère comme liées à une même opération. M Marge Brute Une marge est, d'une façon générale, la différence entre un prix de vente et un coût. La marge brute permet de calculer la différence existant entre : - tous les comptes de ventes (comptes de racine 70), de production stockée (comptes de racine 71), de production immobilisée (comptes de racine 72), de produits nets partiels (comptes de racine 73) et de transfert de charges d'exploitation (comptes de racine 791) - et tous les comptes d'achats (comptes de racine 60). Menu contextuel Le menu contextuel est le menu disponible sur certains masques grâce au clic droit de la souris. Modes de règlement Définissent de quelle manière et dans quels délais les clients procéderont aux règlements des factures établies en leur nom. Montant négatif Les montants négatifs sont peu utilisés en comptabilité. Néanmoins, s'ils le sont, ils seront ensuite soustraits des montants positifs, ce qui pourra avoir des incidences sur le Bilan et le compte de résultat Les annulations d'écriture doivent normalement être faites en saisissant la même écriture dans les sens inverses à ceux de l'écriture d'origine (Débit devient Crédit - Crédit devient Débit). N NAF Nomenclature des Activités Françaises qui permet la codification de l'APE, c'est-à-dire de l'activité principale exercée dans l'entreprise ou l'association. Le code NAF est l'un des codes INSEE. Cette nomenclature d'activités françaises a été instaurée par le décret n 92-1129 du 2 octobre 1992. Le code NAF est apposé par l'INSEE lors de son enregistrement auprès du Registre des Greffes du Tribunal du 185 EBP Comptabilité Open Line Pro Commerce. On parle de code APE de 1973 à 1992 et de code NAF depuis le 1er janvier 1993. La nomenclature d'activités française révision 1 (NAF rév. 1, 2003) est la nouvelle nomenclature statistique nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2003 à la NAF de 1993. La NAF rév. 1 reprend tous les niveaux de la NACE rév. 1.1 (nomenclature d'activités de la communauté européenne) et y ajoute un niveau national qui éclate (ou non) les classes de la NACE (niveau le plus détaillé) pour tenir compte des spécificités et des habitudes nationales. La nomenclature d'activités française révision 2 (NAF rév. 2, 2008) est la nouvelle nomenclature statistique nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2008 à la NAF rév. 1 datant de 2003. Depuis le 1er janvier 2008 (révision 2-2008), le code NAF est composé de 4 chiffres et une lettre. Exemple d'utilisation du code NAF : On le trouve sur le bulletin de salaire, c'est un élément obligatoire. N° TVA intracommunautaire Créé, le 1er janvier 1993, pour garantir les échanges commerciaux intracommunautaires. Pour la France, il est composé des lettres FR ajoutées d'une clé de deux chiffres attribuée par le centre des impôts du lieu d'exercice de l'entreprise, et du numéro SIREN.* Par exemple d'un N° d'entreprise : FR 74 451 784 746. Source INSEE O Opérations Diverses Un journal d'Opérations Diverses est un journal destiné à comptabiliser des mouvements qui ne peuvent pas être rattachés aux autres types de journaux existants sur l'exercice (achats, ventes, trésorerie) P R Rapprochement Un rapprochement est un état périodique permettant de vérifier la concordance entre un compte "Banque" tenu sur le dossier et le relevé bancaire adressé par cette banque. Règlements Opération permettant de solder une transaction financière. C'est l'acte par lequel s’éteint une obligation liée à une vente ou un achat entre deux ou plusieurs parties. Régularisation La vie d'une entreprise est découpée en exercices. Cela entraîne l'obligation de corriger les charges et produits afin que le résultat de chaque exercice soit déterminé de la façon la plus exacte possible. Pour ce faire, il est nécessaire de comptabiliser un certain nombre d'écritures de régularisation afin que chaque exercice enregistre uniquement ce qui lui incombe et rien d'autre. Ce type de régularisation doit être exécutée au moins une fois par exercice (avant de procéder à la clôture annuelle). Les écritures de régularisation répondent à des règles précises. Elles comprennent deux grands groupes (Charges à payer ou Produits à recevoir / Charge ou Produits constatés d'avance). Report A Nouveaux Le Report A Nouveaux est destiné à enregistrer le résultat de l'exercice. Il peut être bénéficiaire ou déficitaire. Résultat comptable Le résultat comptable est la différence existant entre la somme de tous les comptes de produits (comptes de racine 7) et tous les comptes de charges (comptes de racine 6). 186 Glossaire S Sens de saisie Une ligne d'écriture possède un seul et unique sens de saisie : il peut être débiteur (si le montant est saisi au débit) ou créditeur (si le montant est saisi au crédit). S.I.E Service Inter-Entreprise du Trésor Public dont dépend le dossier et auquel doit être adressée la déclaration de TVA. Simulation La simulation est un statut qui peut être attribué à une écriture pour la distinguer des autres écritures du dossier (écritures non validées ou validées). Ce statut peut être attribué temporairement et modifié à la demande. SIREN Système d’Identification du Répertoire des Entreprises qui est un code INSEE. Il est attribué aux entreprises françaises lors de leur immatriculation quelle que soit leur forme juridique. Le SIREN identifie de façon unique chaque entreprise. Les SIREN existent au sein d'un répertoire géré par l'INSEE, SIRENE. Il est national, invariable et dure le temps de la vie de l'entreprise. Il correspond au NIR (n° de sécurité sociale) des personnes physiques. Il est composé de neuf chiffres, les huit premiers sont attribués séquentiellement, sauf pour les organismes publics commençant par 1 ou 2, le neuvième est une clé de contrôle. Il sert de base pour le numéro d'inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), pour le numéro d'inscription au Répertoire des Métiers (RM) et pour le numéro d'opérateur sur le marché intracommunautaire (TVA) N° Siren : 732 829 320. Source INSEE SIRET Le numéro SIRET est un identifiant d'établissement. Cet identifiant numérique de 14 chiffres est articulé en deux parties : - la première est le numéro SIREN de l'entreprise (ou unité légale ou personne juridique) à laquelle appartient l'unité SIRET ; - la seconde, habituellement appelée NIC (Numéro Interne de Classement), se compose d'un numéro d'ordre à quatre chiffres attribué à l'établissement et d'un chiffre de contrôle, qui permet de vérifier la validité de l'ensemble du numéro SIRET. Source INSEE T Taux de TVA Les taux de TVA sont régis par l'Etat, qui distingue les taux applicables en France continentale (19,6 %, 5,5 % et 2,1 %) et des taux spécifiques à la Corse et aux DOM. Territorialité de la TVA Le choix de la territorialité permet de déterminer si une opération est soumise à la TVA française, à la TVA d'un autre Etat membre de l'Union Européenne ou n'y est pas soumise. Transfert le transfert comptable est une opération qui vise supprimer une écriture comptable d'un journal/mois d'origine et de la transférer sur un autre journal/mois. TVA Taxe sur la valeur ajoutée Impôt indirect qui, à chaque stade de la production et de la commercialisation, frappe la différence entre le prix d'achat d'un produit à un stade et son prix de vente au stade suivant. Sauf exception, sont concernés tous les biens et les services consommés ou utilisés en France, qu'ils soient d'origine française ou étrangère. La TVA est payée par les entreprises, ou par les personnes physiques assujetties, sur la base du montant facturé en France à leurs clients après déduction des montants de TVA qui ont grevé leurs propres acquisitions de biens ou de services. 187 EBP Comptabilité Open Line Pro 188 Institué en France en 1954, cet impôt, dont le taux varie suivant les types de biens et de services, a été progressivement adopté à l'étranger, notamment par les États membres de l'Union européenne. Source INSEE V Validation La validation est opération qui vise à rendre intangible une écriture comptable ou un ensemble d'écritures comptables. Index 2 Clôture annuelle .............................. 27, 132, 135 2050 ........................................................... 174 Clôture mensuelle ............................ 26, 132, 134 2051 ........................................................... 174 Code lettrage ........................... 66, 103, 106, 114 2052 ........................................................... 174 Code NAF .................................................... 152 2053 ........................................................... 174 Code régime ......................................... 154, 157 A Codes postaux ............................................. 148 A 32, 139 Colonnes ....................................................... 12 A Nouveaux ...................................... 26, 55, 133 Colonnes optionnelles ..................................... 36 A Nouveaux automatiques ........................ 26, 133 Commencer ................................................... 17 A Nouveaux manuels ............................... 26, 133 Communication Entreprise Expert ................... 170 AAE ........................................................ 80, 81 Compararatif des résultats cumulés .................. 30 Accéder à la saisie .......................................... 35 Comparatif chiffre d'affaire, résultat comptable et Actions ............................................................ 9 marge brute ................................................ 30 Activer Annuler Refaire .................................. 158 Comparatif entre deux exercices ....................... 27 Afficher le tableau de bord ............................... 30 Compléter à droite par des zéros .................... 158 Ajouter une écriture .................................. 38, 47 Compte de banque ................................ 129, 142 Ajouter une ligne ...................................... 38, 47 Compte de régularisation au crédit ................. 158 Alerte sur les doublons des numéros de pièce .. 158 Compte de régularisation au débit .................. 158 Alerte sur les numéros de pièces .................... 158 Compte de résultat .................................. 27, 174 Alertes sur les comptes ................................. 158 Compte rendu d'opérations .............................. 81 Alertes sur les montants ................................ 158 Comptes ............ 19, 26, 32, 33, 89, 139, 140, 144 Annuler ............................................ 38, 47, 158 Configuration requise ........................................ 5 ANP ........................................................ 80, 81 Confirmation d'une écriture .............................. 24 Aperçu des impressions .... 100, 111, 131, 136, 166 Confirmer l'écriture ................................... 40, 50 Archivage .................................................... 177 Consultation ..........7, 19, 32, 42, 52, 64, 101, 112 Assistance technique ..................................... 181 Consultation / Lettrage .................................... 31 Assistant de clôture annuelle .......................... 135 Consultation de compte .......................... 109, 110 Autoriser/interdire le lettrage approché ...... 32, 139 Contact et adresse sur une fiche compte .... 33, 140 Autres fonctions en saisie .......................... 40, 50 Contacts ...................................................... 156 Autres Tierrs ........................................... 32, 139 Contenu système des déclarations .................. 148 Avoir .................................................. 42, 52, 62 Contrepasser l'écriture .............................. 40, 50 Avoirs à émettre ..................... 25, 73, 78, 80, 158 Contrôles des pointages .................................. 56 Avoirs non parvenus ............... 25, 73, 78, 80, 158 Convention utilisation EBP ................................. 3 Avoirt avec échéances ............................... 42, 52 Coordonnées ................................... 33, 140, 152 B Coordonnées bancaires .......................... 129, 142 Balance ......................................................... 27 Couleur de fond ............................................ 162 Balance Clients et Fournisseurs ........................ 31 Cumul des journaux/mois ................................ 35 Balance d'ouverture ................................. 26, 133 D Balance interactive ................................ 101, 110 Date de génération des A Nouveaux................ 133 Balance mensuelle .......................................... 27 Date de l'échéance ................................... 42, 52 Balance standard ............................................ 27 Date d'échéance ....................................... 36, 46 Balance trimestrielle ....................................... 27 Dates des exercices ...................................... 133 Banque par défaut ........................................ 158 Décaissement ..................................... 31, 32, 63 Banques .................................... 67, 68, 129, 142 Décaissement fournisseur ................................ 63 Barre de navigation .......................................... 7 Déclaration de TVA . 26, 31, 32, 81, 82, 83, 84, 89, Barre de tâches ................................................ 7 146, 147, 148 Barres d'outils ................................................ 10 Déclarations ................................................... 81 Base de données .......................................... 170 Déclôture mensuelle ..................................... 173 BBAN ................................................... 129, 142 Déletttrage .............................. 66, 103, 106, 114 BIC ...................................................... 129, 142 Démarrer Consultation .................................. 101 Bilan ...................................................... 27, 174 Démarrer Exercices/Clôtures .......................... 132 C Démarrer Paramètres .................................... 137 Capital ................................................... 32, 139 Démarrer une tâche ........... 32, 101, 112, 132, 137 Case Néant .................................................... 83 Démonstration ................................................. 5 Catégorie d'impression ..... 100, 111, 131, 136, 166 Départements .............................................. 149 CCA ................................. 25, 73, 75, 79, 81, 158 Différents modes de saisie ............................... 20 Centres des Impôts ................................ 154, 157 Disponibiltés .................................................. 30 Champs de saisie .............................................. 9 Données de base ............................................ 18 Changer d'exercice ......................................... 19 Données principales ........................................ 17 Charge ou produit constaté d'avance........... 40, 50 Dossier ....... 26, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 158 Charges .................................................. 32, 139 Doublons des numéros de pièce ................. 62, 63 Charges à recevoir .................. 25, 73, 78, 79, 158 Doublons des numéros de pièces ...................... 61 Charges constatées d'avance .... 25, 73, 75, 79, 81, 158 E Ecart maximum ............................................ 158 Charges ou produits constatés d'avance 25, 73, 75, 79, 158 Echéance en rouge ................................... 42, 52 Echéance rayée ........................................ 42, 52 Choix de l'échéance de l'avoir .................... 42, 52 Echéances .... 25, 56, 116, 118, 120, 121, 123, 125 Civilités ....................................................... 148 Echéances non réglées ........................... 116, 121 Clients ................................................... 32, 139 Echéances non soldées ........................... 116, 121 189 EBP Comptabilité Open Line Pro Echéances réglées ................................. 116, 121 Formules des guides de saisie .......................... 62 Echéances soldées ................................. 116, 121 Fournisseurs ........................................... 32, 139 Echéancier .................... 25, 27, 56, 116, 121, 158 G Echéancier / Réglement ................................... 31 Génération des AN ........................................ 133 Echéancier clients ......................................... 112 Gestion de la TVA .................................. 154, 157 Echéancier de la facture ....................... 25, 40, 50 Gestion des doublons ......................... 22, 58, 158 Echéancier du compte ............................... 40, 50 Glossaire ..................................................... 183 Echéancier Factures .................................. 42, 52 Grand Livre .................................................... 27 Echéancier fournisseurs ................................. 112 Grand Livre Interactif ............................. 101, 109 Echéancier interactif ....................... 112, 116, 121 Grille horizontale .......................................... 162 Echéancier Règlements ............................. 42, 52 Grille verticale .............................................. 162 Echéanciers ........................... 40, 42, 50, 52, 112 I Echéanciers / Règlements .................................. 7 IBAN .................................................... 129, 142 Ecran de démarrage ........................................ 31 Identification ................................................ 153 Ecriture de régularisation .... 25, 73, 75, 78, 79, 80, Immbobilisations ..................................... 32, 139 158 Impirmer un comparatif entre deux exercices .... 27 Ecritures de régularisation .. 25, 40, 50, 73, 75, 79, Import ........................................................ 170 80 Import/Export de la configuration ................... 177 Ecritures déséquilibrées ................................. 162 Importer des relevés bancaires ........................ 68 Ecritures guidées .......................... 60, 61, 62, 144 Impressions 27, 100, 101, 111, 131, 136, 166, 174 Editeur de filtres ............................................. 13 Imprimer ....................................................... 27 Editeur de modèle .......................................... 27 Imprimer le Grand Livre .................................. 27 Editeur de modèles ....................................... 174 Imprimer un bilan ........................................... 27 Encadrer l'écriture courante ........................... 162 Imprimer un compte de résultat ....................... 27 Encaissement ...................................... 31, 32, 63 Imprimer un échéancier .................................. 27 Encaissement client ........................................ 63 Imprimer un journal ........................................ 27 Environnement de saisie ................................ 162 Imprimer un journal centralisateur ................... 27 Environnement par défaut ............................. 162 Imprimer un rapprochement ............................ 27 Equilibrage .................................................. 158 Imprimer une balance ..................................... 27 Equilibrer l'écriture ................................... 38, 47 Informations société ..................................... 137 Etat ............................................................ 133 Informations sur une fiche compte ............. 33, 140 Etat de l'exercice .......................................... 133 Insérer une ligne ...................................... 38, 47 Etat de rapprochement ......................... 20, 70, 72 Installation ...................................................... 5 Etat des créances et dettes .............................. 30 Interface ......................................................... 7 Evolution des recettes et des dépenses par mois 30 Internet ....................................................... 179 Exemples d'écritures de régularisation .............. 73 Introduction ..................................................... 1 Exercice ........................................................ 19 Itinéraire ................................................ 33, 140 Exercice courant ...................................... 19, 132 J Exercices comptables ....................... 18, 132, 133 journal .......................................................... 27 Exercices/Clôtures .................................... 7, 132 Journal centralisateur ...................................... 27 Expert Cabinet ............................................. 155 Journal de banque ................................. 129, 142 Export ......................................................... 170 Journal de régularisation ............................... 158 Export du schéma de la base de données ........ 170 Journal des évènements ........................... 28, 178 Exporter ........................................................ 13 Journaux ................................................ 19, 138 Exporter la base de données .......................... 170 L Lettrage 19, 25, 31, 42, 52, 64, 66, 101, 103, 106, 107, 112, 114, 158 F Facture............................................... 42, 52, 80 Facture Client ........................................... 31, 32 Lettrage approché ........................................ 158 Facture d'achat .............................................. 62 Lettrage automatique ...................... 101, 104, 115 Facture de vente ............................................ 62 Liasse fiscaile ............................................... 171 Facture Fournisseur .................................. 31, 32 Libellés des écritures guidées ........................... 60 Facture négative ....................................... 42, 52 Libellés type ................................................ 146 Facture non parvenue .......................... 40, 50, 80 Lignes non déclarées ....................................... 82 Facture non parvenue ou à émettre 25, 73, 78, 80, Lignes sur Débits ............................................ 82 158 Lignes sur Encaissements ................................ 82 Factures à émettre ............ 25, 73, 78, 80, 81, 158 Liste déroulante ............................................... 9 Factures non parvenues ..... 25, 73, 78, 80, 81, 158 Liste des déclarations de TVA sauvegardées ....... 81 FAE .................................. 25, 73, 78, 80, 81, 158 Liste des déclarations par défaut .................... 148 Fenêtre de saisie ...................................... 38, 47 Liste des écritures guidées ............................... 60 Fenêtre d'impression ....................................... 27 Liste des exercices ........................................ 132 Fenêtre principale de navigation ................. 11, 13 Liste des rapprochements ................................ 69 Fermer .......................................................... 30 Liste des Règlements ............................. 118, 123 Fermer la saisie ........................................ 38, 47 Liste page ................................................ 11, 13 Feuillest à inclure dans une déclaration de TVA... 81 Logo ........................................................... 155 Feuillets ...................................................... 174 Logs ........................................................... 178 Fiche ............................................................. 14 Longueur des comptes généraux .................... 158 Fiche de règlement ................................ 120, 125 Longueur des numéros de pièce ..................... 158 Fiche Tiers .............................................. 33, 140 M Filtre automatique .......................................... 13 Ma trésorerie ................................................. 63 Filtres ...................... 13, 100, 111, 131, 136, 166 Maintenance de données ............................... 171 Filtres et aperçus ............................................ 27 Maintenance sur les journaux ......................... 173 FNP .................................. 25, 73, 78, 80, 81, 158 Menu contextuel ............................................. 12 190 Index Menus ............................................................. 7 Purger les relevés bancaires ........................... 174 Mes achats .................................................... 62 Q Mes écritures comptables ..................... 45, 46, 56 Quel mode de saisie choisir ? ........................... 20 Mes ventes .................................................... 62 Quitter .......................................................... 30 Message des situations de comptes ................. 158 Quotidien................................................... 7, 32 Messages..................................................... 158 R Mise à jour d'une fenêtre ........... 64, 101, 107, 112 Raccourci ....................................................... 29 Modèles de guide ............................................ 60 RAN .............................................................. 55 Modèles de guides ........................................ 144 Rapprochement .............................................. 27 Modèles de libellé ......................................... 146 Rapprochement automatique ..... 20, 67, 68, 69, 72 Rapprochement bancaire .... 20, 31, 32, 67, 68, 69, 70, 72, 158 Modèles d'impression . 27, 100, 111, 131, 136, 166 Modes de règlement............................... 127, 150 Modes de saisie .............................................. 20 Rapprochement manuel ........................ 20, 69, 70 Modifier la saisie guidée ............................ 40, 50 Rayé ....................................................... 42, 52 Modifier l'écriture comptable ............................ 56 Recalcul ...................................................... 171 Mois en cours ................................................. 35 Recalculer la déclaration de TVA ....................... 82 Montants négatifs ......................................... 158 Recherche d'écritures ........................... 31, 32, 56 Mots clés ....................................................... 27 Refaire ............................................. 38, 47, 158 Moyen de paiement .................................. 36, 46 Régimes de TVA ........................................... 147 Moyen de paiement par défaut ....................... 158 Règlement ............................................... 42, 52 Moyens de paiement ............... 126, 127, 149, 150 Règlements.................................................. 112 N Règlements Clients ......................... 112, 118, 123 Nature d'achats saisie pratique .................. 32, 139 Règlements des Tiers ............................. 118, 123 Nature de vente saisie pratique ................. 32, 139 Règlements Fournisseurs ................. 112, 118, 123 Natures de comptes ...................................... 144 Régler ..................................................... 38, 47 Natures de taxes ................................... 154, 157 Régler la facture ......................... 42, 52, 120, 125 Ne plus afficher le tableau de bord .................... 30 Régler l'échéance ........ 42, 52, 116, 120, 121, 125 Néant ............................................................ 83 Régler les échéances ............... 116, 120, 121, 125 Nombre de chèques par chéquier .................... 158 Régler une facture .................................... 38, 47 Notes ............................................................ 15 Règles de libellés des guides de saisie ............... 62 Nous contacter ............................................. 181 Règles de numérotation des guides de saisie ...... 62 Nouveau dossier ............................................. 29 Régularisation d'une déclaration de TVA ............ 26 Nouveau règlement ..... 42, 52, 118, 120, 123, 125 Régularisations d'une déclaration de TVA ........... 84 Nouvelle écriture comptable ............ 35, 45, 46, 56 Relevés bancaires ................... 32, 67, 68, 72, 174 O Remboursement ....................................... 42, 52 Options ................... 152, 153, 155, 156, 158, 179 Rembourser un avoir ................................. 38, 47 Options de base ............................................. 17 Remise .......................................................... 62 Options de calcul ................................... 154, 157 Remise de chèques ................................... 32, 63 Options de saisie par journal .......................... 158 Répartir sur la sélection ............................. 42, 52 Outils ....... 158, 167, 168, 171, 172, 173, 174, 177 Répartir sur toutes les échéances ............... 42, 52 Outils de requêtage ...................................... 172 Restauration .................................................. 28 Ouvrir ........................................................... 30 Restauration de dossier ................................. 168 P Reste à affecter ........................................ 42, 52 Paramétrage avancé d'un compte .............. 33, 140 RIB ...................................................... 129, 142 Paramétrage des comptes pour la TVA .............. 89 Rouge ..................................................... 42, 52 Paramétrage d'un compte ......................... 33, 140 S Paramètres ................................ 7, 146, 147, 148 S.I.E .................................................... 154, 157 Pays ........................................................... 149 Saisie ... 35, 36, 38, 40, 42, 45, 46, 47, 50, 52, 146 PCA ................................. 25, 73, 75, 79, 81, 158 Saisie au kilomètre ......................................... 20 Périodicité de la déclaration de TVA ......... 154, 157 Saisie comptable ................................. 20, 35, 45 Plan ....................................................... 33, 140 Saisie d'une seule écriture ............................... 45 Plan comptable ......................... 32, 137, 139, 174 Saisie kilomètre ........................................ 22, 58 Plan de journaux .......................................... 138 Saisie mois courant ......................................... 31 Plan de regroupement ................................... 174 Saisie non comptable ...................................... 20 Pointage ............................................. 25, 42, 52 Saisie par classeur .......................................... 20 Pointage bancaire ..................................... 31, 32 Saisie par écriture ......... 38, 40, 42, 46, 47, 50, 52 Pointages ........................................... 25, 42, 52 Saisie par écriture comptable ........................... 20 Pointages bancaires .................................. 31, 32 Saisie par guide ............................ 20, 21, 60, 144 Pointée ? ................................................. 42, 52 Saisie par guides .......................... 60, 61, 62, 144 Pointer des échéances ............................ 116, 121 Saisie par journal ... 20, 21, 32, 35, 36, 38, 40, 42, Précédent ................................................ 38, 47 47, 50, 52, 56 Présentation de la fenêtre de saisie ............. 38, 47 Saisie pratique .................................... 20, 62, 63 Présentation des vues ..................................... 13 Saisir la balance d'ouverture ...... 35, 42, 52, 55, 56 Principes de clôture annuelle .......................... 135 Saisir une balance d'ouverture ................... 38, 47 Principes de la saisie par guide ......................... 60 Sauvegarde .................................... 28, 167, 169 Principes des écritures de régularisation ...... 73, 80 Sauvegarde à l'équilibre ................................ 158 Produits .................................................. 32, 139 Sauvegarde automatique dès l'équilibre de Produits à recevoir .................. 25, 73, 78, 79, 158 l'écriture ................................................... 158 Produits constatés d'avance 25, 73, 75, 79, 81, 158 Sauvegarde en fichier texte ........................... 167 Proxy .......................................................... 179 Sauvegarde en ligne ....................... 167, 169, 179 Purge du plan comptable ............................... 174 Sauvegarde rapide ........................................ 167 Purger le plan comptable ............................... 174 Sauvegarder et Fermer la saisie ................. 38, 47 191 EBP Comptabilité Open Line Pro 192 Sauvegarder la saisie ................................ 38, 47 Schémas d'écritures ........................................ 89 Schémas d'écritures pour la TVA ...................... 89 Services Internet .......................................... 179 Simuiler l'écriture ..................................... 40, 50 Simulation ................................................... 134 Simulation d'une écriture ................................. 24 Situation de compte ........................................ 27 Situation de comptes .................................... 158 Situation de trésorerie ..................................... 30 Situations de comptes ............................... 27, 31 Solde porgressif ........................................... 107 Solde progressif .............................. 64, 101, 112 Solvabilité .............................................. 33, 140 Statut des lignes ...................................... 36, 46 Statut Non validé ............................................ 24 Statut Simulé .......................................... 24, 134 Statut Validé ........................................... 24, 134 Stocks .................................................... 32, 139 Suivant ................................................... 38, 47 Suppression d'écritures ................................... 56 Supprimer les écritures ................................... 56 Supprimer un dossier .................................... 173 Supprimer une écriture ............................. 38, 47 Supprimer une ligne.................................. 38, 47 Syntaxe ....................................................... 174 T Tabbleau de bord ............................................ 31 Tableau de bord ............................................. 30 Taux de TVA ......................................... 137, 146 Taxes .......................................................... 147 Territorialité ................................... 147, 154, 157 Textes enrichis ............................................... 10 Tous les journaux ........................................... 35 Tous les mois ................................................. 35 Tout est prêt .................................................. 18 Traitements sur les écritures ...................... 40, 50 Transférer l'écriture .................................. 40, 50 Trier les écritures ........................................... 56 TVA .... 26, 81, 82, 83, 84, 89, 146, 147, 148, 154, 157 Type d'opération ................................... 154, 157 Types de TVA ............................................... 147 Types d'opérations ........................................ 147 V V 32, 139 Valeurs par défaut ........................................ 158 Validation des écritures .......................... 132, 134 Validation d'une écriture .................................. 24 Valider la déclaration de TVA ............................ 82 Valider l'écriture courante .......................... 40, 50 Valider tout .............................................. 40, 50 Virement ....................................................... 63 Visualiser les pointages ............................. 42, 52 Voir document .......................................... 38, 47 Volet de navigation ........................................... 7 Vues ....................................................... 13, 70 Bâtiment www.ebp.com Que vous ayez une activité d’installation, rénovation, entretien, dépannage… ce logiciel vous permet d’automatiser l’intégralité de votre gestion. Les fonctions avancées de planning, gestion d’affaires et suivi de chantier vous assurent un pilotage optimal. Pour une gestion approfondie de votre entreprise du bâtiment Réalisez des documents de vente structurés Organisez vos devis en insérant des tranches de travaux, images, sous-totaux et aux couleurs de votre entreprise. Grâce à une présentation claire, véhiculez une image professionnelle ! Maîtrisez l’intégralité de la chaîne des achats et stocks Traitez toutes les opérations liées à vos fournisseurs et soustraitants (demandes de prix, commandes…) et gérez vos stocks, de l’inventaire aux multi-dépôts, pour ne jamais être pris au dépourvu. Honorez vos commandes et évitez les ruptures de stock. Contrôlez la rentabilité de vos chantiers Grâce aux fonctions d’analyse, suivez, par chantier, l’état des dépenses réelles par rapport aux prévisions effectuées. Vous avez alors instantanément les bonnes informations pour réajuster, si besoin, les postes qui font défaut. Regroupez les informations clés de vos projets Grâce à la gestion d’affaires, vous retrouvez dans un seul endroit toutes les informations liées à une affaire (ventes, achats, études, contrats, interventions...) et profitez d’un tableau de synthèse en temps réel. Vous avez ainsi une vision globale de vos chantiers et savez exactement où vous en êtes. Transférez en quelques clics vos données en comptabilité Transformez vos factures et règlements en écritures comptables et transférez-les dans votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez également les envoyer à votre Expert-Comptable, au format de son logiciel*. PRO G BÂTIMENT ESTION DES VENTES SUIVI DE CHANTIER MAÎTRISE DES ACHATS - STO CKS Avancement de travaux Etudes des déboursés Factures Gestion d’aaires Planning SAV Inventaire Multi-dépôts Réapprovisionnement Devis PRO 2015 * EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS , ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. ZOOM sur les fonctions clés Gérez l’intégralité de votre chaîne commerciale Créez des devis répondant aux spécificités du bâtiment : gérez plusieurs taux de TVA, intégrez des ouvrages, fournitures, main d’œuvre… et structurez-les avec des tranches de travaux. Personnalisez la présentation en ajoutant des couleurs, des images et en modifiant la police. Gagnez du temps au quotidien : la création des documents de vente de l’ensemble de la chaîne commerciale s’effectue de manière quasiautomatique : transfert d’un devis en commande, d’une commande en demande de prix fournisseur ou bon de livraison et enfin en facture. Vous limitez les ressaisies et les erreurs, les informations étant reprises d’un document à l’autre. Facturez vos clients en fonction de l’avancement des travaux Lorsque les travaux s’étalent sur une longue période et que vous avez engagé d’importantes dépenses, vous pouvez commencer à facturer à votre client une partie des travaux en réalisant des factures d’avancement. Vous avez la possibilité de créer autant de factures d’avancement que vous le souhaitez jusqu’à la fin du chantier. Lissez ainsi votre trésorerie dans le temps ! Evitez les impayés Le logiciel vous informe des factures qui sont arrivées à échéance. Vous pouvez ainsi relancer vos clients en retard de paiement en envoyant automatiquement des lettres de rappel. Le message s’adapte à la relance effectuée (relance 1, relance 2...). Optimisez votre processus de vente Gérez vos ressources humaines et matérielles Organisez le planning quotidien de vos chantiers Saisissez et visualisez l’emploi du temps de vos salariés, les réservations de vos matériels et les interventions liées à la maintenance et au S.A.V. Vous voulez planifier une intervention en urgence ? Visualisez instantanément les salariés et le matériel disponible et allouez les bonnes ressources au bon moment. Suivez les heures de vos salariés Pour chacun de vos salariés, vous renseignez le nombre et type d’heures effectués (heure normale, heure de nuit…) par chantier. Ainsi, vous connaissez avec précision le coût réel de la main d’œuvre au fur et à mesure de l’avancement d’un chantier. Vous êtes informé lorsque les heures effectuées sont différentes du prévisionnel et pouvez alors réajuster en conséquence. Profitez d’une analyse détaillée des ressources utilisées sur une affaire. Maîtrisez vos achats et vos stocks Achetez aux meilleures conditions Vous souhaitez connaître facilement le fournisseur qui peut vous proposer les conditions d’achat les plus avantageuses pour un chantier ? Avec la fonction d’étude des déboursés, le logiciel vous permet de comparer les fournisseurs de votre base selon plusieurs critères : prix, délai de livraison, quantités achetées. Une fois les différentes réponses obtenues, vous pouvez les mettre en concurrence puis effectuer votre commande ou demande de prix. Maîtrisez les quantités en stock Vous souhaitez agir rapidement lorsqu’un devis est signé ? Afin d’être assuré d’avoir à disposition l’ensemble des marchandises dont vous avez besoin sur votre chantier, le logiciel vous informe dès que le stock minimum ou d’alerte a été atteint. Lancez alors l’assistant de réapprovisionnement et passez commande à votre fournisseur instantanément. Gérez plusieurs dépôts de stockage Si vous stockez votre matériel / marchandise dans différents endroits (ex : entrepôt, véhicule pro, magasin....), le logiciel vous permet de gérer autant de dépôts de stocks que vous le souhaitez. Vous pouvez ainsi ventiler vos réceptions de marchandises dans les différents dépôts, établir l’inventaire pour chacun d’entre eux et même réaliser des bons de transfert inter-stocks pour pallier une rupture par exemple. Gérez le service après vente Automatisez le SAV récurrent de vos produits Vous vendez un article nécessitant un entretien régulier ? Réalisez en quelques clics un contrat de maintenance avec les interventions prévues. Le logiciel se charge de mettre en place la facturation associée. Si votre activité SAV est récurrente, reposez-vous sur un modèle type pour gagner du temps et éviter ainsi les ressaisies inutiles. Gérez les interventions occasionnelles Un client vous appelle pour un dépannage ? Etablissez facilement une fiche d’intervention complète (nature, salarié, matériel....) ou utilisez un modèle d’intervention type pour gagner du temps. Ces informations peuvent également s’incrémenter automatiquement dans le planning, pour une réactivité optimale ! Au retour, renseignez le rapport d’intervention et éditez la facture. Disposez d’un suivi précis de vos actions SAV Sachez toujours où vous en êtes grâce au tableau de bord spécifique SAV. Il vous indique en temps réel les contrats arrivant à échéance, ceux à reconduire, à facturer ainsi que la liste des interventions à venir. Ainsi, vous ne passez à coté d’aucune affaire et honorez vos contrats en temps et en heure ! Analysez l’évolution de votre activité Accédez immédiatement à vos indicateurs clés Avec le tableau de bord du logiciel, vous disposez instantanément des indicateurs essentiels de votre entreprise : les devis en cours, à relancer ou encore l’évolution de votre chiffre d’affaires. Ces informations sont automatiquement mises à jour dès qu’une action est réalisée. Vous pouvez ainsi prendre les décisions adéquates et mener les actions qui en découlent. Contrôlez la rentabilité de vos chantiers La bonne santé financière de votre entreprise est primordiale. Vous devez pouvoir évaluer rapidement la rentabilité dégagée sur vos chantiers et identifier les postes à «risque». Notre logiciel dispose d’une fonction de «suivi de chantier» vous permettant de comparer les dépenses prévues et réalisées en terme de fournitures, main d’oeuvre, matériel... Vous êtes alerté si un poste de dépense dépasse votre prévisionnel et pouvez agir en conséquence avant la fin des travaux. Regroupez les informations clés de vos projets Reposez-vous sur votre logiciel afin d’archiver l’intégralité des actions réalisées sur une affaire. La gestion d’affaires vous permet de disposer d’un récapitulatif complet regroupant l’ensemble des documents de vente, d’achats, de stocks, les suivis de chantiers, les contrats et interventions pour un même client ou chantier. Cette synthèse générale vous permet d’identifier en un clic les coûts, le chiffre d’affaires et la marge dégagée. Profitez aussi de statistiques sur les clients, les fournisseurs… Vous avez ainsi une vision globale de votre affaire et savez exactement où vous en êtes. Caractéristiques générales • Nombre de dossiers illimité • Tableau de bord en page d’accueil • Archivage du dossier • Recherche multicritères • Version réseau : nous consulter • Création de champs personnalisés Fichier clients • Fiches prospects et clients détaillées • Envoi de SMS via les partenaires(1) Eco.sms, SMS Envoi et SMS to b (hors coût de SMS) • Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire(1) • Gestion des clients en sommeil • Historique des documents de vente • Edition automatique de courriers de relance • Assistant de création de mailings Fichier éléments • Création de différentes familles d’éléments • Création d’une bibliothèque interne avec fourniture, main d’oeuvre, matériel, ouvrage, divers et texte • Création de fournitures avec temps de pose • Calcul des prix de vente suivant le déboursé sec, les frais généraux, la main d’oeuvre… • Historique des éléments • Mise en sommeil des éléments obsolètes • Grille multi-tarifs • Gestion des promotions • Saisie du conditionnement avec distinction entre les unités d’achat, de stock et de vente • Mise à jour des tarifs fournisseurs dans les fiches éléments avec assistant d’import de tarifs Bibliothèques et tarifs fournisseurs • Bibliothèque interne • Import des bibliothèques d’ouvrages(2) Annuel des Prix, ArtiPrix, Batiprix • Import des tarifs fournisseurs(2) Cédéo, Dupont, Semangles, Clim+, Sofip, Brossette, Réseau Pro, Rexel, Coaxel, La Plateforme du Bâtiment, Schneider Electric, Catelec, Covap, Sider, Comptoir du Sud Ouest, Vaillant, Le Gallais, Chausson Matériaux, Téréva • Séparation entre chaque bibliothèque de tarifs et la bibliothèque interne Métrés Gestion des ventes • Création des documents : devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs... • Association de documents (de type Word, Excel®, image, plan...) à un devis, facture ou fiche client • Gestion de la DEEE • Gestion de l’éco-contribution mobilier • Modèles d’attestations de TVA à taux réduit • Modèles d’impression pré-paramétrés • Découpage du devis en tranches (6 niveaux) • TVA neuf ou rénovation • Personnalisation du devis (couleur, police, images) • Ajout d’options dans le devis • Indexation des devis • Date de validité et impression de relances de devis • Calcul de la retenue de garantie • Affichage en rouge des éléments dont la marge est négative ou égale a zéro • Récapitulatif des montants HT par taux de TVA et des montants HT Net Avancement soumis à TVA • Génération automatique d’une facture à partir d’un devis • Saisie de factures d’acompte • Création de factures d’avancement de travaux en quantité, pourcentage ou montant • Gestion de l’avancement sur le global ou sur le détail de la facture • Regroupement d’une sélection de bons de livraison sur une même facture • Gestion du compte prorata • Gestion de la contremarque • Import d’appels d’offres (au format Excel) Gestion des affaires • Fiche affaire détaillée • Association de l’ensemble des documents liés à l’affaire (ventes, achats, stocks…) • Possibilité d’intégrer jusqu’à 5 documents de liaison dans une fiche affaire • Synthèse récapitulative de l’affaire en temps réel (coûts, CA, marge dégagée...) Gestion des achats • Fiches fournisseurs • Gestion des fournisseurs en sommeil • Demandes de prix, bons de réception, commandes et factures fournisseurs • Réception partielle ou globale • Saisie de différentes affaires dans les lignes d’un document d’achat • Gestion de l’éco-contribution mobilier Gestion du stock • Bons d’entrée et de sortie de stock • Calcul du PUMP • Historique des mouvements de stock • Réapprovisionnement automatique • Gestion du multi-dépôts • Saisie de bons de transfert Gestion de la sous-traitance • Documents d’achat et de vente spécifiques • Gestion des sous-traitants en sommeil • Gestion de l’éco-contribution mobilier • Création de factures d’avancement (au pourcentage) Suivi de chantier simplifié • Saisie rapide des montants des dépenses (fourniture, main d’oeuvre, matériel, frais complémentaires) par chantier • Saisie de la référence et du nom du fournisseur • Edition d’un récapitulatif des déboursés (prévus/réalisés/gain) Suivi de chantier détaillé • Saisie, par élément, du déboursé et de la quantité prévue pour le chantier. • Liaison du suivi de chantier à un document de vente • Analyse du chantier selon différents niveaux : consommation générale, consommations par article, consommation par tranche de travaux • Rentabilité financière du chantier : déboursé main d’oeuvre, fourniture, matériel en montant et en pourcentage Saisie des temps salariés • Saisie par salarié des heures effectuées • Association d’un salarié à un suivi de chantier simplifié ou détaillé • Création de fiches salariés • Gestion du type d’heures salariés (normales, supplémentaires, complémentaires, intempéries) Maintenance/S.A.V. • Tableau de bord Maintenance • Saisie des informations de garantie dans les fiches éléments • N° de série et garantie dans les documents de vente • Historique maintenance/S.A.V. Contrats • Saisie et impression de contrats de maintenance • Création d’un nouveau contrat à partir d’une facture client • Facturation périodique des contrats • Reconduction des contrats • Impression de lettres de reconduction tacite • Analyse de la rentabilité du contrat à partir du suivi de chantier simplifié • Délai d’alerte paramétrable dans chaque contrat Interventions • Génération de fiches d’intervention • Association de documents à une intervention • Impression de bons d’intervention • Facturation directe de l’intervention • Regroupement de plusieurs interventions sur une même facture • Impression d’attestations d’entretien de chaudière • Création directe d’une intervention à partir d’un devis, d’une commande ou d’une facture • Saisie des actions clients • Lien entre le planning et les interventions Planning • Saisie des rendez-vous salariés et des réservations du matériel • Création et consultation des fiches d’interventions pour le S.A.V. Règlements • Enregistrement des règlements clients • Edition des bordereaux de remise en banque • Enregistrement des paiements fournisseurs • Echéancier fournisseurs • Modes de règlement multi-échéances • Génération de fichiers de virement et prélèvement à la norme bancaire SEPA Import/Export de fichiers • Import/export paramétrable des fichiers clients, prospects, fournisseurs, éléments au format ASCII délimité ou fixe • Génération et transfert automatique des écritures comptables au format de nombreux logiciels comptables(3) (1) l’utilisation de cette fonction nécessite la souscription au Service PRIVILEGE ou PREMIUM (2) les bibliothèques d’ouvrages et les tarifs fournisseurs ne sont pas fournis dans le logiciel (3) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Septembre 2014 Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : 274 CRM www.ebp.com Assurez la croissance et la pérennité de votre entreprise grâce à cette solution complète qui va vous aider à développer votre efficacité commerciale. Concevez et qualifiez votre base de données, menez des actions maketing ciblées et rentables et gérez votre force de vente. Pour une gestion approfondie de votre relation client Disposez d’une base de données complète Créez vos contacts ou importez des fichiers issus d’Outlook® ou Excel® et renseignez les informations essentielles à connaître sur vos clients et prospects (coordonnées, effectif, potentiel...). Une base de données qualifiée est essentielle pour bien identifier vos opportunités de vente. Augmentez vos revenus avec des campagnes marketing pertinentes Ciblez précisément vos clients et prospects et mettez en place les actions de fidélisation ou de prospection adéquates. Gérez vos opérations de A à Z et analysez leur rentabilité pour optimiser votre budget marketing. Enregistrez l’ensemble des échanges commerciaux Gardez un historique de toutes les actions menées (appels, RDV, relance…) pour une parfaite connaissance de chacun de vos clients / prospects. Optimisez votre relation client en sachant toujours où vous en êtes ! Pilotez votre force commerciale Disposez d’une vision précise sur vos équipes : attribuez un portefeuille de clients ou prospects à chacun de vos commerciaux, visualisez leur charge de travail grâce à un agenda dédié et mesurez leur efficacité grâce aux différents indicateurs. Travaillez à plusieurs et en simultané Avec la version réseau, plusieurs collaborateurs peuvent accéder en temps réel aux données du logiciel. Pour plus de sécurité, paramétrez pour chaque utilisateur des droits d’accès aux différentes fonctions. CO N NAISSANCE PROSPECT/CLIENT PILOTAGE PERSONNALISATION CAMPAGNES MARKETING Historique Suivi Qualication d’activité Tableau de bord de vente Forces de A r n entabilité alyse Prospection Fidélisation Segmentation CRM PRO PRO 2015 Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J ’achete mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet ZOOM sur les fonctions clés Naviguez simplement dans le logiciel Bénéficiez d’une interface intuitive qui facilite l’utilisation du logiciel : l’ergonomie se base sur des environnements bureautiques que vous utilisez chaque jour et proche de vos usages quotidiens : Internet, Microsoft® Office. Vous retrouvez ainsi des automatismes courants. Soyez rapidement opérationnel Accédez en un clic à vos tâches quotidiennes, des assistants de navigation (Open Guide) vous accompagnent dans chaque situation de travail : tiers, actions, opérations... Vous pouvez également les personnaliser selon vos habitudes, pour un meilleur confort d’utilisation. Facilitez la recherche d’informations quotidienne La recherche multicritères sera votre meilleure alliée pour retrouver instantanément et dans tout le logiciel n’importe quel type d’information : un nom, une date, un numéro de téléphone... Ce moteur de recherche ultra puissant vous fera gagner un temps précieux. Profitez d’une prise en main du logiciel facilitéE Mesurez la rentabilité de vos campagnes marketing grâce au module de statistiques Mettez en place une véritable démarche de connaissance client Constituez et qualifiez votre base de données Créez vos prospects et clients ou importez-les à partir de fichiers issus d’Outlook® ou Excel® pour gagner du temps. Classez-les ensuite dans différentes bases selon le degré de connaissance : prospects peu qualifiés , prospects ou clients plus aboutis lorsqu’une action commerciale est envisageable. Cette qualification vous permet ensuite d’identifier clairement vos opportunités de vente. Enregistrez l’ensemble des échanges commerciaux Savoir où vous en êtes dans votre relation avec votre client est primordial et reflète votre sérieux. Aussi, vous pouvez conserver dans le logiciel un historique de toutes les activités menées pour chaque contact : appels, RDV, email, courrier, SMS… Ces fiches détaillées vous permettent ainsi d’être toujours au fait de ce qu’il se passe et réactif lorsqu’un client vous sollicite. Identifiez vos sources de business Avec les fiches « opportunités » vous avez une vision précise de vos affaires potentielles. Renseignez l’état d’avancement de l’opportunité (découverte, négociation…) pour attribuer un pourcentage de réussite, suivez l’ensemble des activités et indiquez le CA estimé. Gérez vos forces de vente Attribuez un portefeuille de clients/prospects Associez un interlocuteur commercial unique à chaque contact pour assurer un suivi personnalisé et créer une relation de confiance durable et de qualité avec vos prospects et clients. Suivez le bon déroulement du planning Chaque collaborateur de l’entreprise peut disposer d’un agenda afin de gérer ses RDV prospects et clients. Le manager peut quant à lui consulter les agendas de toute l’équipe, attribuer des droits d’accès, gérer les priorités… Travaillez à plusieurs sur le logiciel et créez des espaces de travail dédiés Avec le mode réseau, plusieurs personnes peuvent accéder en temps réel aux données du logiciel. Vous pouvez mettre en place des espaces sécurisés, confidentiels et entièrement paramétrables. Vos collaborateurs accèdent ainsi aux données que vous aurez configurées à l’aide des droits utilisateurs. Augmentez vos revenus grâce aux campagnes marketing Dressez un profil précis de vos clients et prospects Préparez efficacement vos opérations commerciales en segmentant vos contacts selon différents critères : typologie de client, vente additionnelle, données géographiques, épuration des doublons… Un ciblage bien défini vous permet de proposer une offre adaptée aux attentes de vos clients et prospects. Gérez vos opérations de prospection et de fidélisation Créez, selon vos besoins, des cycles de fidélisation sur votre parc clients ou bien des campagnes de prospection pour développer votre chiffre d’affaires. Définissez les dates de l’opération, choisissez le support de communication et réalisez votre publipostage. Vous pouvez envoyer des SMS, des emails et des courriers en vous appuyant sur les modèles de mailing pré-paramétrés du logiciel ou en les personnalisant à votre image. Enfin, renforcez la relation client en mettant en place un suivi phoning et attribuez un commercial dédié à chaque fiche contact. Mesurez la rentabilité de vos actions Pour chaque campagne, vous retrouvez les opportunités et les activités qui y sont liées et pouvez visualiser les retombées. Pour aller plus loin et analyser votre ROI (retour sur investissement), vous disposez d’un module de statistiques qui vous indique le pourcentage d’avancement, les taux de retours, les coûts et chiffre d’affaires liés à l’opération. Vous avez ainsi un reporting précis pour établir vos conclusions et optimiser votre budget marketing. Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : 5 ou 10 dossiers • Réseau : nous consulter • Tableau de bord (activités à traiter, opportunités en cours, statut des pistes, évolution du CA/mois…) • Assistant de navigation personnalisable (Open Guide) • Barre de tâches • Gestion des favoris • Recherche multicritères • Aide en ligne • Archivage des fiches • Sauvegarde et restauration des données • Sauvegarde automatique à la fermeture du dossier • Gestion des droits par utilisateur Gestion des prospects/clients • Recueil d’informations : coordonnées, société, effectif, CA, évaluation (froid, tiède, chaud), collaborateur unique, multi-adresses, famille • Classification des tiers selon leur statut : fiche pistes (tiers peu qualifiés), comptes (entreprise) et contacts (personne) • Conversion sans ressaisie de fiche « piste » en « compte » et/ou « contact » lorsque la piste est qualifiée • Multiples contacts par fiche « compte » • Classification des « comptes » par famille et sous famille • Assistant de mise à jour des fiches pistes, comptes clients, contacts, comptes fournisseurs • Respect de l’Opt-In (réglementation sur l’envoi d’informations et offres commerciales) • Localisation des tiers et calcul d’itinéraires avec Mappy, Google Maps, Yahoo France, Bing(1) • Informations sur la solvabilité des clients avec société.com • Import/Export des contacts Outlook® et de Google Contacts • Import paramétrable de tiers • Export vers Excel® Echanges avec un tiers (clients) • Fichiers e-mails, appels, courriers, fax, SMS, tâches, événements • Création de fiches « Activités » de type e-mail, appel, courrier, fax, tâche, évènement, SMS, pour archiver les informations liées à un échange avec un tiers (motif, date, heure, durée, compte rendu) • Onglet « Activités » dans chaque fiche piste, contact et compte pour visualiser tous les échanges enregistrés avec le tiers • Affectation d’une fiche « Activités » à un tiers • Historique complet de tous les échanges • Assistant de mise à jour des fiches « Activités » (date et / ou heure, priorité, statut et collaborateur) • Alerte de rappel sur les tâches à effectuer • Création automatique d’activités de type e-mail depuis les fiches tiers • Ajout d’un bouton dans Microsoft Office Outlook® pour dupliquer l’email dans le CRM Gestion des collaborateurs • Affectation d’un collaborateur unique par tiers • Famille collaborateurs pour les classer par secteur • Reprise de toutes les activités par collaborateurs • Gestion d’agenda par collaborateur • Création et modification d’activités directement depuis l’agenda • Gestion des priorités avec un écran de travail personnalisé par collaborateur Opportunités de vente • Création de fiche « opportunité » • Informations sur l’offre commerciale concernée, la date de création… • Etat d’avancement de l’opportunité • Pourcentage de réussite par défaut • Ventes estimées et réelles • Motif de gain/perte, montant estimé pondéré • Suivi des opportunités (affaires en cours) • Analyse des résultats • Assistant de mise à jour des opportunités Opérations marketing • Actions marketing ciblées (prospection ou fidélisation) • Envoi ciblé de courriers ou d’emails grâce à l’assistant de publipostage(2) (courriers) et d’emailing • Modèles de lettres pré-établies(2) pour une utilisation immédiate • Duplication et impression automatique des courriers • Envoi automatique d’emails en nombre • Campagne de SMS via les partenaires(1) Eco. sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) Campagnes marketing • Créations d’actions marketing sur les supports e-mails, appels, fax, SMS et courriers(2) • Segmentation des tiers (code postal, classification, évaluation, origine, statut…) • Vérification des cibles de la campagne grâce à la détection des doublons • Détection des fiches invalides (données non renseignées par rapport au choix du support) • Création de campagnes d’appels avec attribution des fiches aux collaborateurs • Evaluation des coûts d’une campagne grâce au module statistique • Récapitulatif détaillé de la campagne • Distinction des tiers sollicités lors de la campagne et ceux par bouche à oreille • Export paramétrable des cibles de campagnes pour l’utilisation d’une solution d’emailing externe Personnalisation des vues dans toutes les fiches/listes • Personnalisation des modèles d’impression • Personnalisation des vues dans toutes les fiches/listes • Champs personnalisés : possibilité d’ajouter des champs supplémentaires (texte, date/ heure, champ booléen, menu déroulant) dans les fiches tiers, articles, devis, ligne de devis, campagne, cible de campagne Agenda • Agenda par collaborateur • Présentation paramétrable par jour, semaine, mois • Création et modification des activités directement depuis l’agenda • Synchronisation du calendrier Microsoft Office Outlook® • Création d’activités avec le critère de diffusion privé • Visualisation des activités de type « Appels » et « Evènements » dans l’agenda Tableau de bord • Tableau de bord paramétrable • Futures activités à traiter classées par priorité (ex : appel à effectuer à tel client). • Opportunités en cours à traiter • Graphique de l’évolution du CA • Evolution de la qualification des tiers • Pipeline : statistiques sur l’ensemble des étapes du CRM pour évaluer l’efficacité commerciale Accès à distance - EBP Reports On Line(3) • Un service pour publier, partager et consulter à distance vos données depuis le site web ou l’application mobile EBP Reports On Line disponible sous iOS, Windows® 8 et Android). Liste des fonctions non exhaustive (1) Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM (2) Nécessite de posséder Microsoft® Office Word 2003 ou supérieur (3) Service inclus dans les offres de services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails, nous consulter. • Fonctions accessibles à partir de la version Classic • Fonctions supplémentaires à partir de la version PRO EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014 Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits(1) • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Intégrez EBP CRM PRO à votre logiciel EBP Gestion Commerciale PRO (à acquérir en supplément) Profitez d’une solution globale pour votre gestion et suivez vos opportunités jusqu’à la proposition commerciale. Nos solutions de CRM et de Gestion Commerciale travaillent en parfaite synergie : le CRM accède aux données de la gestion nécessaires au métier de la relation client pour vous faire bénéficier : - d’une synchronisation des fiches tiers - de la fonction « Devis » de la Gestion Commerciale Nécessite que les applications CRM et Gestion Commerciale soient installées et activées sur le même poste, et que les dossiers de ces deux applications soient liés. CRM Classic Notre solution vous permet de recueillir toutes les informations relatives à vos clients et prospects et de mettre en place des actions commerciales. Développez votre business grâce à une parfaite connaissance de vos clients ! Pour gérer votre relation client Assistance téléphonique incluse 2015 www.ebp.com Disposez d’une base de données complète. Créez vos contacts ou importez des fichiers issus d’Outlook® ou Excel® et renseignez les informations essentielles à connaître sur vos clients et prospects (coordonnées, effectif, potentiel...). Une base de données qualifiée est essentielle pour bien identifier vos opportunités de vente. Gardez un historique des actions menées Centralisez l’ensemble des échanges commerciaux (appels, RDV, relance…) pour une parfaite connaissance de chacun de vos clients / prospects. Optimisez votre relation client en sachant toujours où vous en êtes ! Mettez en place des actions commerciales Réalisez des campagnes de prospection et de fidélisation sur votre base, en utilisant les modèles de courriers et e-mails pré-établis(1) du logiciel. Programmez également des envois de SMS(2). Optimisez les journées de votre force commerciale Accédez en un clic au planning de vos collaborateurs. Visualisez la charge de travail de chacun et organisez au mieux l’activité. Contrôlez la réalisation de vos objectifs Suivez en temps réel l’avancée de votre chiffre d’affaires : transformation des opportunités, déroulement des actions marketing… Prenez les bonnes décisions et mettez en place les actions en conséquence. (1) Nécessite de posséder Microsoft® Office Word 2003 ou supérieur (2) Cette fonction nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM, hors coût de SMS Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonnne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits(1) • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Caractéristiques générales • Version monoposte • Nombre de dossiers : 5 • Tableau de bord (activités à traiter, opportunités en cours, statut des pistes, évolution du CA/mois…) • Assistant de navigation personnalisable (Open Guide) • Barre de tâches • Gestion des favoris • Recherche multicritères • Aide en ligne • Sauvegarde et restauration des données • Sauvegarde automatique à la fermeture du dossier Gestion des prospects/clients • Recueil d’informations clients / prospects : coordonnées, société, CA, évaluation (froid, tiède, chaud) • Classification des tiers selon leur statut : pistes, contacts, comptes • Gestion des pistes : tiers peu qualifiés • Respect de l’Opt-In (réglementation sur l’envoi d’informations et offres commerciales) • Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire avec société.com, mappy, yahoo France, Bing(1) • Assistant de mise à jour des fiches comptes clients, contacts, pistes Échange avec un tiers (clients) • Création de fiche appel, email… pour archiver les informations liées à un échange avec un tiers (motif, date, heure, durée, compte rendu) et affectation de la fiche au tiers • Fiches activité e-mails, appels, courriers, fax, tâches, évènements, SMS • Historique complet de tous les échanges • Onglet « Activités » dans chaque fiche piste, contact et compte • Assistant de mise à jour des fiches activités (date et/ou heure, priorité, statut et collaborateur) • Alerte de rappel sur les tâches à effectuer Opportunités de vente • Création de fiche « opportunité » • Assistant de mise à jour des opportunités • Motif de gain/perte, montant estimé pondéré • Etat d’avancement de l’opportunité • Informations sur l’offre commerciale • Pourcentage de réussite par défaut • Suivi des opportunités (affaires en cours) • Analyse des résultats Opérations marketing • Actions marketing ciblées (prospection ou fidélisation) • Envoi ciblé de courriers ou d’emails grâce à l’assistant de publipostage (courriers) et d’emailing(2) • Modèles de lettres pré-établies(2) • Envoi de SMS via les partenaires(1) Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) Gestion des collaborateurs • Affectation d’un collaborateur unique par tiers • Gestion d’agenda par collaborateur • Création et modification d’activités directement depuis l’agenda • Reprise de toutes les activités par collaborateurs Import/Export • Import paramétrable de tiers à partir de fichiers .csv ou .txt • Import paramétrable de contacts Outlook® ou Google Contacts • Export paramétrable des pistes, familles, collaborateurs, clients, prospects, contacts, fournisseurs… Accès à distance - EBP Reports On Line(3) • Un service pour publier, partager et consulter à distance vos données depuis le site web ou l’application mobile EBP Reports On Line (disponible sous iOS, Windows® 8 et Android). Liaison avec EBP Gestion Commerciale Classic (à acquérir en supplément) • Synchronisation des fiches tiers • Création de devis gestion commerciale depuis le logiciel de CRM (nécessite que les applications CRM et Gestion Commerciale soient installées et activées sur le même poste, et que les dossiers de ces deux applications soient liés) Liste des fonctions non exhaustive (1) Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM (2) Nécessite de posséder Microsoft® Office Word 2003 ou supérieur 3) Service inclus dans les offres de services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails, nous consulter. CRM CLASSIC 2015 Visualisez en coup d’œil les indicateurs clés de votre activité EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014 Mon Budget Perso Gestion Perso Budget, emprunt, compte… Avec ce logiciel, vous maîtrisez vos dépenses et suivez vos revenus au fur et à mesure de vos opérations bancaires. Vous optimisez ainsi votre budget sur les mois à venir. Pour une parfaite maîtrise de votre budget 2015 www.ebp.com Maîtrisez votre budget Saisissez simplement vos dépenses/revenus et suivez le solde de votre compte. Pour votre futur budget, indiquez vos prévisions de sorties et de rentrées d’argent. Importez vos relevés bancaires en quelques clics Intégrez automatiquement et directement dans le logiciel toutes vos opérations déjà effectuées en récupérant votre relevé bancaire sur le site internet de votre banque. Calculez simplement vos emprunts Définissez le crédit idéal pour vos projets grâce aux différentes simulations que vous pouvez créer. Indiquez simplement le montant du prêt souhaité, le taux, le nombre d’années... et vous obtenez le tableau des amortissements. Optimisez votre budget Automatisez vos opérations récurrentes une fois pour toutes : loyer, virements, salaire... Gérez un budget en colocation Vous analysez en détail les différents éléments payés par chaque colocataire et établissez un budget qui leur est propre. Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J ’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Importation des données de Microsoft Money® *EBP Mon Budget Perso, N°1 des ventes volume sur l’année 2013. Source : panelmarket GFK Mass M - CES - OER et Internet Sales sur le segment Finances Personnelles. Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Caractéristiques générales • Gestion des comptes de plusieurs personnes • Sécurisation par mot de passe • Fonction Recherche • Possibilité de créer des filtres • Calendrier • Création de notes pour mémoriser des tâches ou des événements à venir Gestion des comptes • Saisie des dépenses et rentrées d’argent • Visualisation du solde final du compte • Echéanciers général et par colocataire • Gestion des cartes à débit différé • Automatisation des mouvements récurrents • Gestion du compte en colocation • Conversion du compte dans une autre devise Gestion financière • Réalisation et suivi de budget multicomptes • Accès direct aux relevés d’opérations téléchargés sur le site Internet de la banque pour en faciliter l’import • Gestion d’alertes • Pointage des opérations • Rapprochement bancaire • Budget prévisionnel • Simulation d’emprunts et d’investissements • Calculatrice financière • Création d’un échéancier Import/Export • Importation des données de Microsoft Money® • Importation des relevés bancaires du site internet de la banque • Import des fichiers TXT, CSV, QIF et OFX • Export des comptes au format TXT, CSV, QIF, HTML ou XML Tâches • Graphiques des revenus et dépenses mensuels ou annuels • Choix de la périodicité des graphiques : mois, année • Analyse par catégorie, sous-catégorie, par tiers, par type... • Comparatif des dépenses, revenus et soldes • Edition et contrôle de la validité des RIB • Impression de la simulation d’emprunts et d’investissements • Tableau d’amortissement • Impression du palmarès des tiers par revenu • Impression du palmarès des tiers par dépense • Impression des revenus et dépenses par tiers, par type, par catégorie, par sous-catégorie Liste des fonctions non exhaustive Mon Budget Perso 2015 EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Septembre 2014 Visualisez l’évolution de votre budget en un clin d’œil 1655 Business Plan Création & Reprise Classic Simplifiez la création de votre nouveau projet. Vous construisez facilement votre business plan. Vous pouvez ainsi gérer le démarrage et le développement de votre nouvelle activité de manière sereine. Ce logiciel est la solution incontournable pour vous accompagner dans votre projet de création ou de reprise d’activité. Pour créer, développer ou reprendre une entreprise 2015 www.ebp.com Définissez les différentes opportunités de votre projet Gagnez du temps en pilotant simultanément plusieurs business plans. En effet, vous pouvez en construire jusqu’à 5 en parallèle et analyser les différentes alternatives stratégiques de votre entreprise. Construisez la stratégie de votre activité avec une vision à long terme Évitez les erreurs en construisant automatiquement les tableaux financiers. Vous saisissez en toute simplicité les valeurs prévisionnelles (ventes, achats, emprunts, investissements) qui serviront à construire vos tableaux et indicateurs financiers (plan de financement, compte de résultat, tableau de trésorerie…). Reprenez une entreprise en toute simplicité Ne faites pas d’erreur dans la saisie de vos données comptables. Importez automatiquement la balance N-1 de votre comptabilité (EBP Compta Classic 2015) afin d’avoir toutes les informations nécessaires pour la reprise de l’entreprise. Ajustez votre stratégie et prenez les bonnes décisions Suivez facilement l’écart entre vos prévisions et les réalisations grâce aux comparatifs estimé/réalisé. Avec cette comparaison vous piloterez votre entreprise avec précision. Faites de votre dossier financier un vrai atout professionnel Les différents modèles de rapports personnalisables vous permettent de rédiger et d’éditer un dossier financier unique. Présentez un dossier complet et qualitatif afin d’obtenir un financement. Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Recommandé par 30 jours d’Assistance téléphonique Inclus Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Caractéristiques générales • Version monoposte • Création de 5 business plans • Navigation de page en page et retour en arrière, comme dans un navigateur web • Possibilité d’ajouter des commentaires à chaque étape du business plan • Aide en ligne • Etapes du business plan clairement définies : prévisions, résultats, rapports • Travail sur plusieurs business plans en même temps • Synchronisation avec EBP Compta Classic 2015 (import automatique des balances, fiches communes) Saisie • Écriture d’un business plan sur une ou plusieurs années (jusqu’à 6 ans) • Prévisions annuelles ou mensuelles • Importation de la balance N-1 • Amortissement linéaire ou dégressif des investissements • Calcul de l’échéancier des emprunts et créditsbails • Gestion des saisonnalités • Gestion des échéanciers par exercice • Impôts et taxes • Choix entre deux types d’activités : négoce ou production • Rémunérations des salariés et des dirigeants Analyse financière • Simulations : le changement d’une donnée prévisionnelle a un impact immédiat sur les résultats • Bilan prévisionnel intégrant les éléments antérieurs en cas de reprise • Compte de résultat prévisionnel intégrant les éléments antérieurs en cas de reprise • Tableau de trésorerie • Seuil de rentabilité • Plan de financement • Besoin en Fonds de Roulement (BFR) • Fonds de Roulement Net Global (FRNG) • Récapitulatifs de TVA • Effectifs du personnel • Ratios financiers et graphiques • Graphiques dynamiques • Personnalisation des graphiques (couleur, type de graphique etc.) • Tableaux comparatifs estimé/réalisé Dossier final • Modèle de rapport personnalisable • Possibilité de créer jusqu’à 3 modèles de rapport • Génération du dossier final sous format PDF avec tableaux, graphiques et ratios Liste des fonctions non exhaustive Business plan création & reprise CLASSIC 2015 Suivez l’écart entre les réalisations et vos prévisions grâce aux tableaux comparatifs et aux graphiques dynamiques EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014 Point de Vente Commerce de détail LES 5 POINTS CLÉS Cette solution est idéale pour gérer votre commerce de proximité. Encaissez vos clients rapidement grâce au mode écran tactile et disposez d’un outil de gestion puissant pour piloter l’intégralité de votre magasin : stocks, achats, fidélité, promotion... Pour gérer votre commerce de proximité Facilitez votre encaissement quotidien Profitez d’un écran de caisse intuitif, personnalisable à vos couleurs et selon vos préférences de travail. Encaissez vos clients en quelques clics grâce au mode écran tactile. Réalisez des opérations commerciales Le logiciel vous permet d’éditer un coupon supplémentaire lors de l’impression du ticket de caisse. Idéal pour mettre en avant une offre promotionnelle ou communiquer sur un produit en particulier ! Simplifiez tous les aspects de votre gestion Suivi des stocks, réapprovisionnement, commandes fournisseurs, inventaire… tout est centralisé dans le logiciel pour une gestion optimale. Visualisez en un coup d’œil vos chiffres clés Analysez efficacement votre activité en profitant de statistiques détaillées sur vos articles, vos clients, votre CA... Transférez en quelques clics vos données en comptabilité Transformez vos factures et règlements en écritures comptables et transférez-les dans votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez également les envoyer à votre Expert-Comptable, au format de son logiciel*. *EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. www.ebp.com 2015 ZOOM sur les fonctions clés Encaissez vos clients rapidement Associez votre logiciel à un écran tactile ou reliez un clavier et une souris. Scannez les étiquettes codes barres de vos articles. Evitez les ressaisies et diminuez ainsi le temps d’attente en caisse. Satisfaction client garantie ! Personnalisez votre caisse Choisissez les fonctions de caisse dont vous avez besoin au quotidien et paramétrez votre écran de vente : de la couleur du fond d’écran jusqu’à la taille des boutons. Pour plus de sécurité, mettez en place un système de verrouillage manuel ou automatique. Gérez plusieurs modes de règlement Offrez la possibilité à vos clients de régler leurs achats avec différents moyens de paiements (carte bleue, chèque, espèces, ticket restaurant…). Editez également des factures à la demande. Profitez d’un système d’encaissement puissant Véhiculez une image professionnelle de votre entreprise Personnalisez vos tickets de caisse Insérez votre logo, votre adresse, vos heures sur vos tickets de caisse... et diffusez largement les informations clés de votre commerce... Un véritable outil de communication à moindre coût ! Réalisez des documents de ventes soignés Utilisez nos modèles pré-paramétrés pour réaliser facilement des commandes clients aux couleurs de votre entreprise. Transférez-les ensuite directement en facture sans ressaisie. Editez des lettres de relance Un client tarde à vous payer ? Relancez-le en choisissant la lettre la plus adaptée au niveau de relance. Envoyez ce document directement par email. Gérez votre commerce de A à Z : de l’encaissement jusqu’à l’analyse pointue de votre activité Dynamisez vos ventes Développez la fidélité client Mettez en place une stratégie de fidélisation efficace se basant, selon votre choix, sur un nombre de point, un chiffre d’affaires ou un nombre de passages en caisse… Ainsi, lors de l’encaissement, le logiciel alimente automatiquement les points fidélité associés au compte du client. Partez à la conquête de nouveaux clients Donnez la possibilité à vos clients d’acheter des chèques cadeaux. Ils pourront ainsi les offrir à leur proche. Un bon moyen de vous faire connaître ! Gérez vos soldes et promotions Rythmez votre activité commerciale en fonction des saisons et des évènements. Définissez dans votre logiciel les remises accordées et la période concernée. Pour toujours plus d’efficacité, vous pouvez également éditer un ticket supplémentaire afin de communiquer sur un article ou une offre commerciale en particulier. Pilotez vos stocks et optimisez le réassort Evitez les ruptures de stock Pour chacun des articles, définissez le stock minimum et le stock d’alerte. Une fois atteint, le logiciel considère cet article comme étant à réapprovisionner et vous en informe avec un message d’alerte. Optimisez vos commandes fournisseurs Choisissez d’être réapprovisionné automatiquement quand vos stocks deviennent critiques. Ou passez commande au coup par coup. Enregistrez une réception globale ou partielle en fonction des articles reçus. Enfin, relancez les fournisseurs qui tardent à vous livrer en éditant des lettres pré-paramétrés. Réalisez votre inventaire en quelques clics A l’aide d’un assistant et d’un document de synthèse prêt à l’emploi, réalisez un état précis de vos marchandises. Profitez d’indicateurs clés pour analyser votre activité Visualisez l’essentiel de votre business grâce au tableau de bord Dès l’ouverture du logiciel, le tableau de bord vous indique les commandes à traiter, les articles les plus vendus, vos meilleurs clients… Vous avez aussi un aperçu de votre trésorerie : les paiements en retard et à venir, l’évolution de votre chiffre d’affaires… Affinez vos analyses pour plus de précision Editez des statistiques pré-paramétrées portant sur vos articles, clients et fournisseurs. Analysez votre chiffre d’affaires par tranche horaire, vendeur, code postal… Précisez votre analyse en appliquant des filtres : choix de l’article, du fournisseur, de la période, du commercial. Donnez de la mobilité à vos données Avec notre service de mobilité Reports On Line(1), publiez, partagez et consultez à distance les données de votre logiciel sur tablette, smartphone ou ordinateur. Pratique si vous êtes amené à vous déplacer dans vos différents magasins ! (1) Inclus dans le service PRIVILEGE ou PREMIUM ou payable annuellement. Caractéristiques générales • Personnalisation des listes et de tous les modèles d’impression • Nombre de dossiers : 10 • Outil de sauvegarde multi-supports et restauration des données • Gestion des utilisateurs avec définition des droits • Tableau de bord (CA journalier, indice de vente, fréquentation/CA) • Filtrage des tickets : en attente, en compte, réglés, transférés en factures • Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire avec société.com, manageo, bilansgratuits.fr, mappy, yahoo France, Bing*. Encaissement (Front Office) • Personnalisation de l’écran de vente • Mode écran tactile • Mode RDS** Gestion des ventes comptoir • Saisie des articles • Ventes en attente, avec impression du ticket en attente • Gestion des articles liés pour les ventes additionnelles • Modification du mode de règlement sur un ticket validé • Ventes en compte (différé et rattaché à un client) • Gestion des retours articles • Gestion des avoirs • Multi-règlements : carte bancaire, chèque, espèces, ticket restaurant, bon d’achat, chèque cadeau, avoir • Regroupement de tickets en facture • Saisie du code postal à chaque saisie de ticket (édition de statistiques) • Edition de ticket sans prix avec le détail des articles (ticket cadeau) • Tri des articles par famille sur le ticket de caisse • Impression automatique d’une facturette à chaque vente (en plus du ticket) • Édition d’un ticket supplémentaire (offre promotionnelle, nouveau produit...) Caisse • Verrouillage de la caisse, manuel ou automatique • Suivi du fond de caisse • Mouvements de caisse avec la création de types de mouvements de caisse • Clôture de caisse avec déclaration des montants en caisse, impression du Z de caisse et du Z de caisse consolidé (regroupement des tickets de plusieurs caisses) • Impression du X de caisse, journal de caisse • Gestion des abonnements • Statistiques sur les bons d’achats et chèques cadeaux • Ecran de comptage de caisse • Suivi des clients • Saisie du multi-règlements pour les ventes en compte • Remise en banque automatique des paiements CB Gestion Commerciale (Back Office) Gestion des achats • Recherche sur les lignes de pièces : numéro de série, code article... • Saisie déportée commandes, bons de livraison • Livraison/réception globale ou partielle des commandes avec gestion des reliquats • Recherche des articles par référence fournisseur dans les pièces d’achat • Impression des étiquettes avec prix normal et prix soldé • Virements SEPA • Contremarque : détection de commandes clients à livrer suite à la réception de commandes fournisseurs Gestion des ventes • Fichiers clients, commerciaux, articles • Gestion des codes-barres à prix et poids variables • Devis, commandes, bons de livraison, factures • Gestion de la DEEE • Gestion de l’éco-contribution ameublement • Saisie déportée des devis et factures • Transferts et regroupements de pièces • Facturation HT ou TTC • Gestion multi-devises, multi-échéances • Gestion des remises articles ou clients avec choix de la priorité • Multi-facturation périodique • Grille tarifaire par client • Gestion des soldes et promotions • Relance clients personnalisée • Recherche des articles par référence fournisseur dans les pièces de vente • Prélèvements SEPA • Consultation des tickets de caisse • Remise en banque centralisée : Back et Front Office • Réservation d’articles en rupture de stock avec versement d’arrhe ou d’acompte Gestion des stocks • Bons d’entrées, bons de sorties • Fabrication des articles composés • Saisie de l’inventaire complet • Inventaire tournant : sélection d’une liste d’articles à inventorier Gestion de la Relation Client • Qualification des clients selon une grille de classification (16 statuts maximum) • Création d’une action (appel téléphonique, rendez-vous, note, e-mail, courrier, vente) • Rattachement des actions d’un client à une affaire • Rappel automatique des rendez-vous et appels téléphoniques à honorer • Statistiques de temps passé, chiffre d’affaires généré par affaire • Historique de la fidélité par client • Gestion des cartes de fidélité (par point, par chiffre d’affaires, par nombre de passages en caisse) • Calcul du CA hors promotion • Gestion des remises, articles offerts, bons d’achat • Chèques cadeaux • Sélection et exclusion des articles concernés par la fidélité client (en cas de promotion...) • Envoi de SMS via des partenaires* : Eco. sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) Statistiques • Consultation des statistiques depuis la fiche tiers et la fiche article • Palmarès des articles, meilleurs vendeurs • Activité du magasin par tranche horaire et par vendeur • Panier moyen, indice de vente • Statistiques globales illustrées par un graphique (tableau de bord) Import/Export des fichiers • Génération de fichiers PDF avec envoi par e-mail depuis toutes les éditions et exportations au format EXCEL®, JPEG, TIFF, HTML, RTF • Transfert en comptabilité des factures, tickets de caisse et mouvements de caisse au format du logiciel de l’Expert-Comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. • Imports et exports paramétrables des fichiers articles, familles d’articles, clients, fournisseurs et contacts • Lien e-Commerce* Oxatis: envoi des articles/ clients vers le site Web puis récupération automatique des commande en ligne sur le logiciel EBP Logiciel 2 en 1 : Gestion Commerciale + Encaissement Fonctions Principales Périphériques compatibles Afin de vous permettre de travailler dans des conditions optimales, EBP Point de Vente Commerce de Détail est compatible avec de nombreux matériels et périphériques de caisse. Vous pouvez ainsi le relier aux appareils que vous utilisez couramment (imprimantes tickets, lecteur TPE, tiroirs-caisse….) et profiter d’une véritable synergie dans votre gestion. Notre logiciel est également compatible avec la norme OPOS et fonctionne donc avec l’ensemble des périphériques de cette norme. Parmi les marques compatibles : EPSON, TOSHIBA, AURES, METROLOGIC, ZEBRA Pour connaître la liste détaillée des périphériques compatibles, consultez notre site : www.ebp.com Compatible opos *Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM. **En option. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX 333 Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2015. • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : (1) Excepté pour le Front Office : écran supportant une résolution de 800*600 • Processeur : : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits(1) • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Pack Éco Entreprise Rédigez facilement vos devis et factures et tenez votre comptabilité générale grâce à 2 logiciels très simples d’utilisation. 2 logiciels pour le prix d’1 Assistance téléphonique incluse 2015 www.ebp.com Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet EBP Compta Classic 2015 Choisissez la saisie adaptée à votre niveau en comptabilité Pratique, guidée ou par journal, adoptez celle qui vous convient. Gagnez du temps en automatisant les opérations régulières (EDF, loyer…) grâce à l’enregistrement de modèle de saisie. Visualisez en un coup d’oeil les chiffres clés de votre entreprise Suivez votre situation de trésorerie en temps réel, grâce au tableau de bord. Visualisez les indicateurs clés de performance : chiffre d’affaires, résultat comptable etc. Télédéclarez et télépayez en quelques clics Télédéclarez en EDI la TVA puis télépayez* directement depuis votre logiciel. Pour encore plus d’efficacité, profitez du télépaiement de l’IS*. Simplicité, gain de temps, suivi et sécurité : tout y est ! EBP Devis & Facturation Classic 2015 Bénéficiez d’un outil facile à prendre en main Profitez d’une interface proche de vos outils quotidiens. Gagnez en efficacité en créant vos bases clients et articles et évitez ainsi les ressaisies lors de la rédaction de vos documents. Réalisez des documents de vente professionnels Créez des devis et factures soignés en utilisant l’un de nos 200 modèles pré-paramétrés ou personnalisez-les en ajoutant votre logo, des couleurs... véhiculez ainsi une image professionnelle de votre entreprise. Transférez facilement vos données en comptabilité Transformez vos factures et règlements en écritures comptables et transférez-les dans votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez également les envoyer à votre Expert-Comptable, au format de son logiciel**. * Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. ** EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE.. Classic Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : 5 • Version monoposte • Tableau de bord • Aide en ligne • Gestion des favoris • Assistant de navigation personnalisable • Recherche d’écriture multi-critères Traitements comptables • Création de journaux • Saisie simplifiée, guidée, par journal et par mois • Journal centralisateur • Gestion des abonnements • Ventes comptoir • Gestion des échéances • Lettrage manuel, approché, automatique et simplifié • Rapprochement bancaire manuel • TVA sur les débits, sur les encaissements • Calcul automatique de la TVA • Justificatif TVA • Télédéclaration EDI-TVA (CA3, CA12, annexe 3310A, acompte de TVA 3514 et demande de remboursement 3519)* • Télépaiement EDI-TVA (CA3, CA12, Acompte de TVA 3514)* • Télépaiement de l’Impôt sur les Sociétés (IS)* • Saisie des notes de frais depuis l’application gratuite EBP Notes de Frais et échange des données avec EBP Compta Classic • Etats interactifs • Relevés bancaires • Situations de comptes • Balance âgée • Validation, clôtures Statistiques tableau de bord • Solde de comptes de banque • Etat des créances clients • Etat des dettes fournisseurs Editions • Grand livre, balance et journaux • Echéancier • Encours clients • Rapprochement bancaire • Bilan et compte de résultat (états préparatoires) Import/Export • Export liasses fiscales • Communication Entreprise-Expert • Import et export paramétrables des écritures, comptes et journaux • Export comptabilités informatisées (L.47 A) conforme à la réglementation du Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées Liste des fonctions non exhaustive * Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. pack Éco entreprise Classic 2015 EBP Compta Classic 2015 Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : 5 • Version monoposte • Barre de tâches • Assistant de navigation • Recherche multicritères • Aide en ligne • Sauvegarde et restauration de données • Tableau de bord • Import paramétrable des fichiers Clients • Fichiers clients et prospects • Contacts illimités • Famille clients • Saisie des règlements (moyens de paiements, banque, règlement libre) • Historique des articles, des devis et factures par client • Envoi de SMS via les partenaires* Eco.sms, SMS Envoi, et SMS to b (hors coût de SMS) Gestion des ventes • Devis, factures, avoirs, factures et avoirs d’acompte • Personnalisation grâce à l’assistant de paramétrage (logo, coordonnées, mentions légales) • Modèles pré-paramétrés : 100 • Envoi par email des documents • Transfert de devis en facture • Gestion de la TVA • Frais de port HT • Gestion des remises en % ou en montant Articles • Famille articles • Article de type bien ou service • Libellé et description de l’article • Gestion de la DEEE • Indicateurs : prix de revient, taux de marge, taux de marque, taux de TVA, prix de vente HT et TTC Statistiques • Evolution du chiffre d’affaires, de la marge et du volume des ventes • Chiffre d’affaires par article, par client et par famille de client Import/Export • Génération comptable des règlements et des factures au format du logiciel du cabinet comptable** • Import paramétrable Liste des fonctions non exhaustive *Nécessite la souscription au Service PRIVILEGE ou PREMIUM. **EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. EBP Devis & Facturation Classic 2015 EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014 EBP Démat’ Service de dématérialisation des factures fournisseurs EBP Démat’ est un service en ligne permettant d’automatiser le traitement des factures fournisseurs de vos clients. La technologie de Lecture Automatique des Documents intégrée extrait les données essentielles des factures scannées. Vos collaborateurs n’auront plus à saisir les écritures, elles seront générées automatiquement dans votre logiciel de comptabilité EBP. L’accès rapide et précis aux informations contenues sur les factures stockées engendre, par ailleurs, des gains de productivité importants lors de la révision des dossiers. www.ebp.com/expert-comptable ZOOM sur les fonctions clés Disponible en mode SaaS, EBP Démat’ est un service parfaitement intégré à l’outil de production du cabinet*. Après avoir scanné les factures de vos clients ou reçu leurs fichiers de factures électroniques, vous importez les documents PDF ou image dans l’application EBP Démat’. L’outil reconnaît automatiquement les différents champs des factures et génère en quelques secondes les écritures comptables correspondantes. Vous pouvez également paramétrer, en quelques clics, les différents champs de vos modèles de factures ainsi que les comptes fournisseurs, de charges ou de TVA à mouvementer. L’outil travaillera ensuite en toute autonomie. Vérifiez et acceptez les écritures, puis exportez-les vers votre logiciel de Comptabilité*. Toutes les factures enregistrées sont conservées dans l’espace de stockage en ligne hébergé avec EBP Démat’. Vous conservez en toute sécurité les visuels des factures, classés selon l’arborescence de votre choix (dossiers, période, année…). Vous retrouvez des informations précises contenues sur vos factures à l’aide de la fonction de recherche fulltext : montant, fournisseur, date, mot clé, etc… Profitez d’une solution facile à mettre en oeuvre *Export automatique vers le logiciel de Comptabilité Ligne Expert-Comptable et Business Pack EBP et export manuel vers les logiciels Quadra, Cador, Coala, Cegid. Numérisation de la facture Intégration des écritures dans votre logiciel de production Recherche de factures Reconnaissance automatique de la facture Vérification et acceptation des écritures DéMATérialisation traitement Intégration consultation 1 2 3 4 5 Gérez de multiples pièces d’achat EBP Démat’ permet de gérer les documents du cycle de facturation de vos clients : Factures multi-taux de TVA (jusqu’à 4 taux) Factures avec port Factures d’acompte Factures avec escompte Factures en autoliquidation Avoirs Achats intracommunautaires etc… Améliorez la productivité de vos missions de tenue et de révision Disposez d’une technologie avancée à portée de main Basée sur la technologie de Lecture Automatique des Documents, EBP Démat’ est un service intelligent développé en France par le service Recherche & Développement d’EBP. L’outil reconnait et extrait tous les caractères et mots contenus dans les factures importées. Profitez de la base collaborative de modèles de factures EBP Démat’ repose sur une base collaborative de modèles de factures partagée entre les partenaires EBP. Ainsi, si un cabinet partenaire a déjà reconnu les champs d’une facture Métro et que vous enregistrez une facture similaire pour votre client, vous n’aurez pas à placer les zones de la facture. Optimisez la révision des dossiers La recherche de documents est largement facilitée grâce à un puissant moteur de recherche fulltext. La pièce comptable est également affichée directement à partir de l’écriture. La révision des comptes est ainsi optimisée. Sécurisez et partagez les factures de vos clients EBP Démat’ permet l’automatisation du processus de traitement des factures de vos clients. Vous accédez aux documents scannés de manière unique et centralisée. Vous offrez à vos clients un service à valeur ajoutée en leur permettant d’accéder à leurs factures hébergées sur EBP Démat’. Suivez le traitement des factures en temps réel Vous suivez et pilotez en temps réel l’activité de traitement des factures des dossiers clients du cabinet, via le tableau de bord proposé : documents en cours de traitement, documents non reconnus à traiter, écritures à vérifier, etc… Tableau de bord : visualisez rapidement l’état du traitement des factures Fonctions Principales 1682 SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Décembre 2014. Acquisition • Création illimitée de dossiers clients • Accès au portail avec gestion des utilisateurs et des dossiers • Gestion des factures : multi-taux de TVA (jusqu’à 4 taux), avec port, avec escompte, avec acompte, en autoliquidation, Avoirs, Achats intracommunautaires • Tableau de bord de suivi du traitement des factures : Importer des documents, documents en cours de traitement, documents non reconnus à traiter, écritures à vérifier, écritures vérifiées en attente d’export, écritures exportées • Rafraichissement en temps réel des données du tableau de bord • Import des factures numérisées au format PDF, PNG, JPG, TIF, TIFF • Import paramétrable des factures selon le nombre de pages (1 à 5 pages) • Import du plan comptable et des fournisseurs • Indexation et classement des documents dans l’espace de stockage intégré • Extraction des données nécessaires au traitement comptable • Gestion des doublons Reconnaissance • Extraction des données nécessaires au traitement comptable grâce au module OCR / LAD (Reconnaissance Optique des Caractères / Lecture Automatique de Documents) • Reconnaissance dynamique des zones de la facture • Reconnaissance manuelle des zones de la factures en double écran avec visualisation de l’image • Bibliothèque de modèles de factures reconnues mutualisées avec les utilisateurs EBP • Enregistrement de nouveaux modèles de factures Accessibilité • Accès au document depuis l’écriture comptable • Recherche fulltext dans les documents • Visionneuse de documents intégrée • Historique des factures traitées • Historique de consommation des documents pour chaque société • Classement des documents dans une arborescence paramétrable Traitement comptable • Génération automatique des écritures • Modification des écritures • Validation des écritures • Anomalies détectées sur les écritures affichées depuis la liste des écritures à vérifier • Intégration automatique des écritures vers EBP Comptabilité Ligne Expert-Comptable et Business Pack • Reprise du plan comptable et des fournisseurs définis dans ... Communication • Gestion des droits par utilisateur • Stockage • Liaison avec EBP Comptabilité Ligne ExpertComptable et Business Pack : - Import automatique du plan comptable et des fournisseurs - Export des écritures vérifiées et intégration automatique dans le logiciel • Export manuel des écritures vérifiées au format .CSV, Quadra, Cador, Coala, Cegid. Liste des fonctions non exhaustive et susceptible d’évoluer. Equipe Profession Comptable EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable Compta & Gestion Commerciale www.ebp.com Classic 2015 Ce logiciel vous permet de maîtriser tous les maillons essentiels de votre entreprise, de la gestion commerciale (achat, vente, stock) à la comptabilité (bilan, compte de résultat, TVA). Gagnez du temps grâce à la synchronisation des données entre la comptabilité et la gestion commerciale. Pour gérer l’ensemble de votre activité dans un seul logiciel Gérez l’ensemble de vos tâches administratives Pilotez tout le processus de vente, des phases de facturation, à la gestion de vos clients et en passant par un suivi automatisé des règlements. Vos factures sont automatiquement transférées en comptabilité. Vous évitez ainsi les erreurs de saisie et pouvez gérer votre activité avec plus de sérénité. Bénéficiez d’un suivi de trésorerie précis Des retards dans les paiements de vos clients ? Le logiciel vous indique les factures non réglées. Utilisez plusieurs modèles et niveaux de lettres de relance pour être payé plus rapidement, ou faites le choix de les personnaliser. Disposez d’un historique détaillé des actions menées pour suivre l’avancement des dossiers. Choisissez la saisie adaptée à votre niveau en comptabilité Pratique, guidée ou par journal, adoptez celle qui vous convient. Gagnez du temps en automatisant les opérations régulières (EDF, loyer…) grâce à l’enregistrement de modèle de saisie. Pilotez vos forces de vente Vous souhaitez gérer simplement le commissionnement de vos commerciaux ? Lorsqu’un de vos vendeurs réalise une vente, le logiciel calcule automatiquement la commission associée en fonction du barème que vous avez préalablement défini. Télédéclarez et télépayez facilement en quelques clics (TVA, Impôt sur les Sociétés) Fini les envois papier ! Télédéclarez en EDI la TVA puis télépayez(1) directement depuis votre logiciel. Pour encore plus d’efficacité, profitez du télépaiement de l’IS(1). Simplicité, gain de temps, suivi et sécurité : tout y est ! (1)Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. Assistance téléphonique incluse Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet ZOOM sur les fonctions clés Suivez en temps réel les indicateurs clés de votre entreprise : chiffre d’affaires, marge, etc… Adaptez le logiciel à votre entreprise Vos documents reflètent l’image de votre entreprise, personnalisez-les ! 400 modèles d’impression sont à votre disposition pour créer vos documents professionnels. Vous avez également la possibilité de créer vous-même vos propres factures, lettres de relance etc.. Conservez ainsi une cohérence graphique entre vos différents documents et reflétez votre professionnalisme auprès de vos clients et partenaires. Faites le choix de la saisie correspondant à vos connaissances en comptabilité Que vous soyez novice ou expérimenté en comptabilité, ce logiciel vous propose une saisie adaptée. Simplifiée, guidée ou par journal, ces modes d’enregistrements d’écritures permettent à tout type d’utilisateur de gérer une comptabilité aux normes en vigueur et de suivre l’ensemble des traitements comptables. Naviguez simplement dans le logiciel Bénéficiez d’une interface intuitive qui facilite l’utilisation du logiciel : l’ergonomie se base sur des environnements bureautiques que vous utilisez chaque jour et proche de vos usages quotidiens : Internet, Microsoft® Office. Vous retrouvez ainsi des automatismes courants. Synchronisez vos données entre la comptabilité et la gestion commerciale L’intégration de la facturation et de la comptabilité vous garantit la cohérence des informations saisies. Évitez les ressaisies inutiles : toutes les modifications apportées depuis la fiche client de la facturation seront automatiquement intégrées en comptabilité et inversement. Profitez de la recherche multi-critères La recherche multi-critères sera votre meilleure alliée pour modifier, mettre à jour ou gérer votre comptabilité quotidienne. Cet outil puissant vous permet de rechercher une écriture, un document de vente… d’après une multitude de critères. Retrouvez n’importe quelle opération d’après le montant, un client ou un numéro de compte, etc. Profitez d’une prise en main du logiciel facilitéE Bénéficiez de véritables outils d’aide à la décision Visualisez rapidement vos indicateurs clés Des tableaux de bord vous permettent de suivre précisément l’évolution de vos indicateurs clés de performance : trésorerie, créances clients, dettes fournisseurs etc. Consultez à tout moment les devis à relancer, le palmarès clients ainsi que vos articles les plus performants. Pilotez votre entreprise à l’aide de statistiques de ventes Mettez en place très simplement une véritable démarche statistique adaptée à votre entreprise. Suivez l’évolution de votre chiffre d’affaires, de la marge réalisée ou encore de vos meilleurs clients. Etudiez les données par article ou par client. Ces informations en main, vous êtes prêt à prendre les bonnes décisions pour développer votre activité. Donnez une dimension « mobile » à vos données Avec notre service de mobilité EBP Reports On Line(1), publiez, partagez et consultez à distance les données de votre logiciel depuis le site web ou l’application mobile du service (disponible sous iOS, Windows® 8 et Android). Accédez à vos documents en tout lieu et à tout moment, pour être toujours plus réactif ! Gagnez en efficacité et automatisez votre gestion Optimisez votre processus de facturation A partir d’un devis, vous créez ensuite automatiquement l’ensemble des documents nécessaires jusqu’à la facturation (commande, demande de prix fournisseur, bon de livraison) et ce, sans ressaisie. Les informations étant reprises d’un document à l’autre, vous gagnez du temps et limitez les erreurs. La synchronisation entre les deux logiciels permet d’intégrer ces données en comptabilité. Assurez-vous un suivi des stocks méticuleux Le logiciel vous permet de suivre les évolutions de votre base article, de lancer vos réapprovisionnements en fonction de la demande client et de préparer vos inventaires. Optimisez ainsi vos coûts en évitant le sur-stockage et suivez précisément vos achats. Suivez vos règlements clients/fournisseurs et évitez les impayés Pointez rapidement vos factures et règlements clients à l’aide du lettrage automatique, assurez-vous ainsi du paiement de vos créances et évitez le processus de relance. Suivez avec précision vos dettes fournisseurs pour identifier les factures réglées et celles restant à payer. Exportez et importez vos documents simplement pour synchroniser vos outils et ceux de vos partenaires Soyez conforme avec la législation concernant les téléprocédures Conformément à la législation, ce logiciel vous permet de télédéclarer et télépayer(2) la TVA. Pour encore plus d’efficacité profitez du télépaiement de l’IS(2). Simplicité, gain de temps, suivi et sécurité : tout y est ! Communiquez facilement avec votre Expert-Comptable Ce logiciel vous permet d’exporter en quelques clics vos données comptables pour envoi à votre cabinet d’expertise référent. Ces données seront converties au format de son logiciel(3), les écritures corrigées sont automatiquement intégrées à votre comptabilité. Retraitez l’ensemble des données selon vos habitudes Exportez simplement des données vous permettant de calculer des ratios en rapport avec votre activité. Retraitez ainsi certaines informations sur vos logiciels habituels (Excel, Access etc.) et appuyez-vous sur la comptabilité pour vous accompagner dans la prise de décision. (1)Nécessite la souscription au service PRIVILEGE au PREMIUM. (2) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. (3) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST. Caractéristiques générales • Version monoposte • Nombre de dossiers : 5 • Version réseau : nous consulter • Sauvegarde et restauration • Gestion des favoris • Archivage des données • Recherche multi-critères Transfert comptable • Historique des transferts comptables • Import du transfert comptable (écritures, échéances, pointages) Tiers • Fichiers et famille clients, prospects et fournisseurs • Sous familles clients et fournisseurs • Tarifs et promotions clients • Simulation de tarif fournisseur • Tarifs et promotions fournisseurs • Gestion des modes de règlement et des échéances multiples • Multi-adresses de facturation et de livraison • Publipostage • Clients /fournisseurs en sommeil/bloqués / partiellement bloqués • Envoi de SMS via les partenaires(1) Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de sms) Articles • Famille articles • Article de type bien ou service • Mise en sommeil des articles • Etiquettes avec code-barres • Gestion de la DEEE • Historique des éco-contributions (Ecotaxe) • Gestion des articles de remplacement • Indicateurs : prix de revient, taux de marge, prix de vente HT, taux de TVA, prix de vente TTC • Fiches frais de port Stocks • Bons d’entrée, bons de sortie • Visualisation des mouvements de stocks • Valorisation du stock au PUMP • Saisie des inventaires • Justification des écarts de stock Ventes/Achats • Devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs… • Gestion des frais de port • Livraison totale ou partielle • Envoi par email des documents de vente • Assistant de paramétrage des documents • EBP Report Designer : 400 modèles d’impression • Saisie des règlements (complets ou partiels) • Multi-échéances, pointage entre échéances • Gestion des écarts de règlements • Préparation à la remise en banque • Gestion des lettres de relance • Demandes de prix, bons de réception, commandes, factures et avoirs fournisseurs • Transfert automatique de documents • Etat sur les demandes de prix • Gestion des bons de retour et avoirs partiels • Réception totale ou partielle Gestion des commerciaux • Fichier et famille commerciaux • Barème de commissionnement Statistiques • Statistiques clients, articles, documents sous forme de tableaux, graphiques : CA, marge, palmarès clients… • Solde de comptes de banque • Etat des créances clients • Etat des dettes fournisseurs Traitements comptables • Saisie pratique et guidée • Saisie par journal et par mois • Gestion des abonnements • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Consultation des comptes inter-exercices • Lettrage manuel, automatique, simplifié • Lettrage partiel • Justificatif de TVA • TVA sur débits/encaissements • Télédéclarations en EDI-TVA(2) (CA3, CA12, annexe 3310A, déclaration 3519/3514) • Télépaiement de l’IS(2) • Rapprochement bancaire manuel • Rapprochement par compte et par journal • Import des relevés bancaires • Grand livre et balance interactifs • Clôtures mensuelles et annuelles • Balance inter-exercices • Réimputation des écritures de compte à compte, de journal à journal et de période à période • Modes de règlement • Moyens de paiement • Saisie multi-échéances • Gestion des échéances • Ventes comptoir • Association de comptes pour automatiser la saisie • Ecritures simulées • Contre-passation d’écritures • Validation des écritures • Journal centralisateur • Etats interactifs (Grand livre et balance) • Balance âgée Editions • Journaux, Grand livre, balance • Bilan et compte de résultat (états préparatoires) • Situations des comptes • Impressions annuelles • Balance et Grand livre analytiques • Echéancier par pointage et par lettrage Import/Export • Communication Entreprise-Expert • Import paramétrable • Import paramétrable des écritures, des comptes et des journaux • Import texte des écritures et des comptes au format EBP • Export paramétrable • Export des liasses fiscales • Export Comptabilités informatisées (L.47 A) conforme à la réglementation CFCI. • Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML • Imports paramétrables des fichiers articles, clients, familles clients, familles articles, contacts et barèmes des éco-contributions • Transfert des règlements et factures vers EBP Compta • Liaison avec les sites e-commerce(1) Oxatis, Prestashop, ePages... : envoi des articles vers le site, récupération automatique des commandes en ligne Liaison avec EBP CRM Classic • Synchronisation des articles, des devis et des unités avec CRM Classic (logiciel à acquérir séparément) Compatible • EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un Smartphone et échange des données avec EBP Compta & Gestion Commerciale (1) Nécessite la souscription à une Assistance PRIVILEGE ou PREMIUM. (2) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014 Bar & Restaurant LES 5 POINTS CLÉS Gérant d’un restaurant, d’un fast food, d’un bar… reposez-vous sur un logiciel 100% adapté à votre activité : écran de vente personnalisable, gestion des tables, des menus, liaison salle/cuisine, partage de notes… Pour une gestion approfondie de votre établissement Simplifiez votre encaissement quotidien Personnalisez votre écran de caisse selon vos préférences de travail. Paramétrez votre plan de salle, vos tarifs... et encaissez vos clients en quelques clics grâce au mode écran tactile. Optimisez la gestion des commandes Enregistrez vos commandes selon le niveau de services (entrée, plat, dessert...) avec les commentaires associés afin de bien coordonner la préparation en cuisine ensuite. Gérez différents modes de règlement Adaptez-vous à chaque portefeuille : CB, chèque, espèces, TR... et grâce à la fonction « partage de note », répartissez simplement l’addition et éditez des notes de frais. Profitez d’une gestion commerciale complète Votre logiciel va plus loin que l’encaissement ! Définissez des droits d’accès pour vos serveurs pour sécuriser la caisse, gérez toute la chaîne commerciale (ventes, stocks, achats) et visualisez les chiffres clés de votre activité. Transférez en quelques clics vos données en comptabilité Transformez vos factures et règlements en écritures comptables et transférez-les dans votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez également les envoyer à votre Expert-Comptable, au format de son logiciel*. *EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. www.ebp.com 2015 ZOOM sur les fonctions clés Visualisez, à tout moment, la disponibilité de vos tables Identifiez sur votre écran de vente la disposition des tables par zone de service (terrasse, étage…) et leurs statuts (libre, occupée) ainsi que l’avancement du repas. Ainsi, vous avez une vision immédiate de vos tables vacantes ou du temps d’attente. Gagnez du temps grâce à la saisie des commandes sur PDA* Choisissez la table, le nombre de couverts, saisissez les plats ou les menus commandés et envoyez l’addition directement depuis le PDA. La caisse est automatiquement alimentée avec les données saisies. L’erreur de commande devient ainsi quasi-inexistante pour une satisfaction client accrue ! Adaptez vos tarifs en fonction de la prestation réalisée Paramétrez jusqu’à 5 tarifs en fonction, par exemple, du mode de consommation : sur place, à emporter, en livraison… Adaptez-les également selon les plages horaires ou par zone de service (ex : +5% en terrasse). Optimisez l’accueil client et la prise de commande Améliorez votre qualité de service Adaptez-vous aux exigences de vos clients Renseignez lors de la commande les souhaits de vos clients concernant l’arrivée des plats. Par exemple, sur une même table, servez simultanément l’entrée d’un client et le plat d’un autre. Précisez également les éléments de préparation : accompagnement, cuisson, sauces ou autres… Coordonnez efficacement la préparation des plats en cuisine Imprimez directement en cuisine les commandes à venir par niveau de services (entrée, plat, dessert) afin de lancer au bon moment les plats en salle. Pour optimiser encore plus votre organisation, reliez plusieurs imprimantes cuisine afin de dispatcher les plats selon leurs affectations, comme par exemple « imprimante entrée », « imprimantes rôtisserie »… Répondez aux attentes de vos clients : de la prise de commande à l’encaissement * L’utilisation de cette fonction nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM. Compatible avec PDA Dolphin 6000 de Honeywell (avec le système d’exploitation Windows® mobile 6.5) et PDA Airpod AP 430 de Sopeg (avec le système d’exploitation Windows® CA 5.0). Sous réserve qu’une connexion Wifi soit active depuis la caisse. PDA à acquérir séparément. Profitez d’un système d’encaissement puissant Encaissez vos clients rapidement Associez votre logiciel à un écran tactile ou reliez un clavier et une souris. Paramétrez vos menus et formules. Evitez les ressaisies et diminuez ainsi le temps d’attente en caisse. Satisfaction client garantie ! Personnalisez votre caisse Choisissez les fonctions de caisse dont vous avez besoin au quotidien et paramétrez votre écran de vente : de la couleur du fond d’écran jusqu’à la taille des boutons. Pour plus de sécurité, mettez en place un système de verrouillage manuel ou automatique. Gérez plusieurs modes de règlement Offrez la possibilité à vos clients de régler avec différents moyens de paiements (carte bleue, chèque, espèces, ticket restaurant…). Grâce à la fonction partage de note, encaissez les paiements de chacun et déduisez ainsi au fur et à mesure le montant de l’addition restante. A la demande, vous pouvez éditer des notes de frais. DYNAMISEZ VOS VENTES Personnalisez vos tickets de caisse Insérez votre logo, votre adresse, vos heures d’ouverture sur vos tickets de caisse.... et diffusez largement les informations clés sur votre établissement. Communiquez sur vos évènements et actions Lors de l’impression du ticket de caisse, éditez un coupon supplémentaire pour mettre en avant une information sur une ouverture exceptionnelle, un menu particulier, une nouvelle carte à découvrir… Développez la fidélité client Mettez en place une stratégie de fidélisation efficace se basant, selon votre choix, sur un nombre de point, un chiffre d’affaires ou un nombre de passages en caisse… et réalisez des cartes de fidélité. Lors de l’encaissement, le logiciel alimente automatiquement les points fidélité associés au compte du client. Gérez et analysez l’activité de votre établissement Gagnez du temps dans votre clôture de caisse En fin de journée, le Z de caisse se calcule automatiquement. Vous êtes ouvert de 19h à 2h? Grâce à la gestion du travail de nuit, éditez un Z de caisse correspondant précisément à vos horaires d’ouverture. Puis, transformez vos règlements en écritures comptables et transférez-les dans votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez également les envoyer à votre Expert-Comptable, au format de son logiciel*. Evitez les ruptures de stock A chaque plat préparé, le logiciel décompte les articles utilisés. Lorsque le stock atteint le seuil minimum ou d’alerte que vous avez défini préalablement, une commande fournisseur est automatiquement créée ! Profitez de statistiques détaillées sur votre établissement Véritable outil d’aide à la décision, le logiciel vous permet de visualiser rapidement les chiffres clés de votre activité : tableaux de bord, statistiques par tranche horaire, par serveur, meilleurs articles vendus… * EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC,APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Logiciel 2 en 1 : Gestion Commerciale + Encaissement EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2015. 824 Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : (1) Excepté pour le Front Office : écran supportant une résolution de 800*600 • Processeur : : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits(1) • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Périphériques compatibles Afin de vous permettre de travailler dans des conditions optimales, EBP Bar & Restaurant est compatible avec de nombreux matériels et périphériques de caisse. Vous pouvez ainsi le relier aux appareils que vous utilisez couramment (imprimantes tickets, lecteur TPE, tiroirs-caisse….) et profiter d’une véritable synergie dans votre gestion. Notre logiciel est également compatible avec la norme OPOS et fonctionne donc avec l’ensemble des périphériques de cette norme. Parmi les marques compatibles : EPSON, TOSHIBA, AURES, METROLOGIC, ZEBRA Pour connaître la liste détaillée des périphériques compatibles, consultez notre site : www.ebp.com Compatible opos Caractéristiques générales • Look Microsoft® et adaptation aux thèmes Windows® XP, Windows® VistaTM , Windows® 7 et 8 • Outil de sauvegarde multi-supports et restauration des données • Version réseau : nous consulter • Nombre de dossiers : 10 • Gestion des utilisateurs avec définition des droits • Tableau de bord (CA journalier, indice de vente, nombre de couverts, fréquentation/ CA) • Prise de commande mobile sur PDA**  Encaissement (Front Office) Gestion des fichiers • Paramétrage de l’écran de vente • Mode PC et écran tactile • Edition de ticket de caisse personnalisé • Mode formation Caisses • Prise de commande et encaissement • Vision cuisine et ticket de caisse • Mise en attente et rappel de la commande • Boutons « articles » classés par niveau de services (entrées, plats, desserts…) • Boutons totalement personnalisables • Commentaires «cuisine» : accompagnement, cuisson, sauce ou autres • Fiche technique par article • Suivi du fond de caisse • Mouvements de caisse • Clôture de caisse avec impression du Z de caisse • Impression du X de caisse, journal de caisse • Identification des serveurs Gestion des tables • Gestion de l’état de la table, en fonction de l’évolution du repas • Affichage synthétique de l’état des tables (libre, occupée) • Gestion de plan de table par zone de service (terrasse, étage) • Rappel ticket grâce au n° de table • Paramétrage multiple des commandes • Compteur de temps d’attente entre chaque niveau de service Gestion des menus • Composition des menus (type de plat, choix) • Gestion de 2 taux de TVA différents (principal et minoritaire) • Composition des menus avec des articles composés ou des articles déjà liés Suivi des clients • Gestion des cartes de fidélité par point, CA ou sur le nombre de passages • Gestion des remises, articles offerts • Historique de la fidélité par client (tickets, gains) Liaison salle/cuisine • Impression des tickets en cuisine + commentaires (accompagnement, cuisson…) • Gestion du « à suivre » pour lancer les plats à venir (paramétrage jusqu’à 8 niveaux) • Paramétrage de l’intitulé des « à suivre » • Gestion des imprimantes multiples Paiement • Multi-règlements : carte bancaire, chèque, espèces, ticket restaurant, chèque vacances • Edition bordereau pour tickets restaurant et chèques vacances • Partage de note avec déduction automatique • Fonction division de note • Partage de note par produit (ex : bouteille de vin) • Impression de l’addition (sans règlement) • Edition de note de frais selon la demande du client • Édition d’un ticket supplémentaire personnalisable (offre promotionnelle, nouveau produit...) Périphériques • Voir encart ci-dessous  Gestion Commerciale (Back Office) Gestion des achats • Fichier, commande fournisseur • Stocks : bon d’entrée, de sortie, saisie d’inventaire… • Livraison/réception globale ou partielle des commandes • Virements SEPA Gestion des ventes • Devis, commande, facture, bon de livraison • Ventes en compte (différé et rattaché à un client) • Relance Clients • Gestion jusqu’à 5 tarifs différents : sur place, à emporter, bar, table, en livraison • Gestion des tarifs par plages horaires (heure de début/fin, jours d’application) ou zone de service • Gestion du travail de nuit • Facturation HT ou TTC • Gestion multi-devises, multi-échéances • Gestion des remises articles ou clients avec choix de la priorité • Grille tarifaire par client • Multi-facturation périodique • Consultation des tickets de caisse • Prélèvements SEPA • Articles liés et composés • Gestion des soldes et promotions • Gestion et impression de codes-barres Gestion du stock • Bons d’entrées, bons de sorties • Fabrication des articles composés • Saisie de l’inventaire complet Fidélité client • Historique de la fidélité par client • Gestion des cartes de fidélité (par point, parchiffre d’affaires, par nombre de passages en caisse) • Gestion des remises, articles offerts, bons d’achat • Chèques cadeaux Statistiques • Statistiques détaillées : par tranche horaire,par serveur, panier moyen, indice de vente… Import/Export des fichiers • Imports et exports paramétrables des fichiers articles, familles d’articles, clients, fournisseurs et contacts • Génération de fichiers PDF avec envoi par email depuis toutes les éditions et exports au format • Remise en banque centralisée : Back et Front Office • Transfert en comptabilité des règlements, factures, tickets de caisse et mouvements de caisse au format du logiciel de l’ExpertComptable* * EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. ** L’utilisation de cette fonction nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM. Compatible avec PDA Dolphin 6000 de Honeywell (avec le système d’exploitation Windows® mobile 6.5) et PDA Airpod AP 430 de Sopeg (avec le système d’exploitation Windows® CA 5.0). Sous réserve qu’une connexion Wifi soit active depuis la caisse. PDA à acquérir séparément. Le SaaS (Software As A Service) est un nouveau mode de consommation qui répond à la demande de disponibilité en temps réel des données de gestion d’une entreprise ou d’un cabinet. Le cabinet d’expertise comptable et ses clients disposent d’un accès immédiat et simultané aux données des logiciels en ligne qu’ils partagent. EBP se charge de tout ! Finies les contraintes d’hébergement et de sauvegarde informatique ! Vous vous recentrez sur votre cœur de métier. LES LOGICIELS EN LIGNE EBP VOUS ALLEZ DIRE OUI ! POUR VOS CLIENTS Pilotage de l’entreprise en temps réel Les logiciels de comptabilité ou gestion commerciale EBP sont hébergés sur des serveurs sécurisés et accessibles via une connexion internet. Vos clients accèdent donc à la demande, 24h/24 et 7j/7, depuis leur ordinateur PC, MAC ou tablette numérique, à leur application de gestion. Ils pourront ainsi piloter efficacement leur entreprise quel que soit le lieu où ils se trouvent : suivi des ventes, état du stock, saisi d’un devis à l’issue d’un rendez-vous client, situation de comptes ou de trésorerie… POUR VOTRE CABINET Optimisation du travail collaboratif et de la satisfaction clients Côté cabinet, vos collaborateurs effectuent la tenue et la révision des dossiers en ligne directement depuis l’application de leur client. Le partage des dossiers et les échanges de données de gestion sont instantanés. En partageant le même écran, vos collaborateurs accompagnent leurs clients dans leur tenue comptable en temps réel, sans avoir à se déplacer et à échanger des fichiers. «76% des experts-comptables estiment que le Cloud améliore la relation client-cabinet» Source : SIC Newsletter 2012 Des données sécurisées 77% des TPE ont peur pour la confidentialité de leurs données stockées dans le Cloud* Avec les logiciels en ligne EBP, les données de votre client sont protégées par des identifiants sécurisés et personnels. Ainsi, seules les personnes possédant ces codes auront accès aux données depuis le logiciel. Votre client reste propriétaire de ses données, EBP s’engage à en préserver l’intégrité et la confidentialité. De même, EBP garantit la mise en place de mesures techniques et organisationnelles afin d’empêcher tout accès ou utilisation fraudeuse des données ainsi que de prévenir toute perte, altération et destruction de données. Tout comme une banque protège les données d’un client, EBP utilise ses coffres forts pour garantir à vos clients un accès à leurs données 24h/24 et 7j/7. 69% des TPE trouvent inquiétant de penser que les données puissent être stockées à l’étranger.* Rassurez vos clients : les serveurs de stockage des logiciels en ligne EBP sont basés en Ile de France. *Etude téléphonique réalisée par OpinionWay en septembre 2013 auprès de 606 dirigeants d’entreprises de moins de 20 salariés PARTOUT, TOUT LE TEMPS La gestion n’a pas de frontière ! Votre client accède à son logiciel grâce à une simple connexion Internet. A partir d’un PC, d’un Mac ou d’une tablette, il peut se connecter et travailler où qu’il soit. Plus besoin d’emporter son ordinateur, le logiciel est accessible depuis n’importe quel poste connecté à Internet. TOUJOURS A JOUR Les logiciels évoluent ! Les nouveautés légales et fonctionnelles sont intégrées automatiquement. Les mises à jour sont évidemment incluses dans les abonnements aux logiciels en ligne. Les logiciels incluront toujours les nouveaux développements fonctionnels et légaux. Les logiciels de Comptabilité et de Gestion Commerciale Classic et PRO sont hébergés chez EBP. Pour y accéder, votre client se connecte à un portail dédié sur https://webapps.ebpcloud.com. Seule l’installation d’un utilitaire Citrix lors de la 1ère connexion est nécessaire pour le bon fonctionnement des logiciels en ligne. Cette installation est automatiquement proposée lors de la connexion au portail (si le poste qui souhaite se connecter ne possède pas déjà l’utilitaire). Une fois connecté, votre client travaille depuis son poste sur ses données hébergées sur les serveurs à distance. Il n’y a donc aucun risque de perte (en cas de cambriolage, crash disque, incendie…), les données seront toujours accessibles. S’il le souhaite, votre client peut également toujours réaliser lui-même ses sauvegardes et les restaurer par la suite. 1571 Le Cloud Computing, la stratégie gagnant-gagnant Les avantages des logiciels en ligne Du côté de la technique, les logiciels en ligne EBP, comment ça marche ? Equipe Profession Comptable EBP Email : experts.fr@ebp.com - Fax : 01 34 94 83 42 EBP Informatique • SA au capital de 1 Million d’euros • APE 5829B RCS Versailles B 33083894700043 • Rue de Cutesson • ZA du Bel Air BP 95 F-78513 RAMBOUILLET CEDEX • Tél. : 01 34 94 80 00 • Fax : +33 (0)1 34 94 83 47 • Document non contractuel • Août 2014 • Tous les prix figurant dans ce document sont indicatifs et des prix publics conseillés • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • Fichier clients déclaré à la CNIL sous N° 1217538 • Droit d’accès et de rectification en écrivant à EBP, Rue de Cutesson • ZA du Bel Air BP 95 F-78513 RAMBOUILLET CEDEX • Nos fichiers ne font l’objet d’aucune divulgation en dehors du groupe EBP Cabinet Accès aux logiciels en ligne EBP Vos clients www.cabinet.com Restaurant Artisan Médecin TPE Boulanger Serveurs EBP EBP propose des logiciels de Comptabilité et de Gestion Commerciale en ligne, déclinés en 3 niveaux de fonctionnalités différents. Vous répondez ainsi précisément à la demande de vos clients quels que soient leur secteur d’activité, leur taille et leurs besoins. Logiciels en ligne EBP compta en ligne Itool Compta Start EBP Compta Classic en ligne EBP Compta PRO en ligne Abonnement annuel 97€ HT au lieu de 129€ HT 206€ HT au lieu de 275€ HT 289€ HT au lieu de 385€ HT Nombre d’utilisateurs standard 1 1 1 Nombre de sociétés standard 1 1 3 Outils paramétrables : Assistant de navigation, filtres, tris, menu Favoris, etc... x x x Import-Export des écritures au format du logiciel de votre Expert-Comptable(1) x x x Saisie pratique, guidée, par journal x x x Lettrage manuel, simplifié x x x Télédéclaration de TVA(2) Etats préparatoires x x Bilan et Compte de Résultat (états préparatoires) x x x Grand-Livre et Balance interactifs x x x Rapprochement bancaire x x Multi-échéancier x x TVA sur débits/ sur encaissements x x Saisie au kilomètre x x Prévisions de trésorerie x Virements/Prélèvements CFONB, SEPA, Virements internationaux CFONB x Gestion des immobilisations x Comptabilité analytique (3 axes) x Gestion des budgets généraux et analytiques x Scan’N Go : dématérialisation des factures fournisseurs(3) x (1) EBP, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST. (2) Cette fonction nécessite la souscription au service EBP Télédéclaration (disponible uniquement pour les logiciels EBP Compta Classic et PRO en ligne). (3) Nécessite la souscription à un forfait Scan’N Go. (1) EBP, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST. Interface identique au mode licence Interface identique au mode licence EBP GESTION COMMERCIALE en ligne Itool Gestion Commerciale Start EBP Gestion Commerciale Classic en ligne EBP Gestion Commerciale PRO en ligne Abonnement annuel 97€ HT au lieu de 129€ HT 239€ HT au lieu de 319€ HT 404€ HT au lieu de 539€ HT Nombre d’utilisateurs standard 1 1 1 Nombre de sociétés standard 1 1 3 Outil paramétrable : assistant de navigation, gestion des favoris x x x Fichiers clients, prospects et articles x x x Gestion des ventes : devis, factures, avoirs x x x Transfert comptable au format du logiciel de l’Expert-Comptable(1) x x x Tarifs et promotions fournisseur x x x Statistiques détaillées et Tableau de bord x x x Personnalisation des listes clients, articles… x x Relance Clients x x Multi-échéances x x Règlements clients x x Gestion des achats : demande de prix, facture fournisseur… x x Gestion des stocks : entrée, sortie, mouvement, suivi, inventaire… x x Gestion des commerciaux : barèmes, calcul de commissions x x Facturation périodique x Fichier de virements/prélèvements, virements internationaux (SEPA) x Champs personnalisés x Statistiques et tableaux de bord paramétrables x Configurations Minimales Requises : Connexion Internet (minimum 1 Mo en ADSL) Connexion 3G (débit minimum de 500 Ko) Poste PC Processeur : P4 2 GHz ou supérieur Mémoire : 1 Go Ecran : résolution 1024x768 Espace disque libre : 1 Go Windows XP® SP3 Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits Windows® 7 32 bits et 64 bits Ipad/Iphone (consultation de données) Espace disque libre : 1 Go IOS5 ou supérieur Poste MAC Processeur : Intel 2 GHz ou supérieur Mémoire : 1 Go Ecran : résolution 1024x768 Espace disque libre : 1 Go Navigateurs Web compatibles : Internet Explorer Chrome Safari Firefox Systèmes d’exploitation supportés : Ordinateur, Tablette, Smartphone : Windows® Mac OS Windows® et Mac OS sont des systèmes d’exploitation dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Compatible L’offre des logiciels en ligne EBP En tant que partenaire EBP, nous accordons à vos clients une remise de 25% : La première année, si votre client gère lui-même son abonnement. La première année et les suivantes, si votre cabinet gère l’abonnement de ses clients. Itool Start EBP Gamme Classic EBP Gamme PRO PROGRAMME FORMATION Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • Document non contractuel • SA au capital de 1 Million d’euros • NAF 5829C • RCS Versailles B 33083894700043 • Février 2015 www.ebp.com LOCATION IMMOBILIÈRE  Bien paramétrer son logiciel et l’adapter à ses besoins.  Apprendre à gérer les loyers (appels de loyers, quittance, relances pour impayés...). 1. Présentation générale n Configuration matériel n Présentation du manuel n Présentation du logiciel n Installation du logiciel 2. Schéma de fonctionnement du logiciel 3. Utilisateurs n Création et sélection des utilisateurs n Connexion d’un utilisateur existant 4. Création des tables n Table «Propriétaires» / «Lots» / «Locataires» / «Fournisseurs» / «Banques» n Tables annexes (Revenus, TVA, types de règlement, modes de règlements...) 5. Gestion des locataires n Comptes locatifs n Appels de Loyers n Régularisation des charges locatives n Alertes (aux impayés, aux assurances, ramonage...) n Alertes fin de bail n Relances/Courriers n Reçus 6. Gestion des comptes n Comptes locatifs n Comptes généraux lots n Comptes fournisseurs n Banques n Comptabilité générale n Plan Comptable 7. Gestion des impôts n Droit au bail et taxe additionnelle n Déclaration foncière n TVA Locative 8. Maintenance de la base de données n Sauvegarde n Restauration 9. Présentation et manipulation d’un jeu d’essai Logiciel : EBP Location Immobilière Public concerné : Pour toute entreprise ou particulier souhaitant gérer efficacement ses locations de biens immobiliers. Pré-requis : Être initié à l’informatique et avoir des connaissances sur la location de biens (états des lieux, loyers, charges...). Objectifs Personnalisées document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 1/15 PROCEDURE D’INSTALLATION DES LOGICIELS EBP EN ENVIRONNEMENT IACA Mode opératoire réalisé en collaboration avec : EBP SOLUTIONS EDUCATION 2010 EBP Informatique SA ZA Bel Air – BP 95 78513 Rambouillet Cedex www.ebp.com Tel : 01 34 94 83 82 Fax : 01 34 94 83 42 education.fr@ebp.com Mr Thierry Pouplier IANTE Economie et Gestion Académie Aix Marseille thierry.pouplier@ac-aix-marseille.fr Mr Cyril Doillon Point Ac@r Istres acar.istres@ac-aix-marseille.fr document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 2/15 Soucieux de la qualité de ses services, EBP s’est attaché à fournir un document technique facilitant l’installation de ses logiciels dans l’environnement IACA. IACA (Installation Automatique de Comptes et Administration) est un programme développé par le CRDP de Champagne-Ardenne, qui simplifie et automatise le travail de l'administrateur du réseau. IACA crée les utilisateurs automatiquement, offre un répertoire sécurisé à chaque utilisateur, permet d'observer les ordinateurs à distance, d'autoriser ou d'interdire un programme immédiatement, de créer des répertoires partagés, de déterminer les droits et les restrictions en fonction de l'utilisateur et de l'ordinateur… Pour obtenir plus d’informations ou acheter le logiciel, rendez-vous sur http://www.crdp-reims.fr/iaca/ IACA équipe aujourd’hui 1600 établissements dont les établissements de l’académie d’AixMarseille. Ceux-ci sont en grand nombre utilisateurs de solutions EBP. C’est pourquoi EBP a particulièrement travaillé au sein de cette académie afin de développer une procédure d’installation de ses logiciels dans cet environnement. Monsieur Pouplier et Monsieur Doillon ont collaboré avec les équipes techniques EBP en vue d’établir ce document. Nous leur adressons nos plus sincères remerciements eu égard à l’implication dont ils ont fait preuve lors de cette démarche. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs PREFACE document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 3/15 I – Introduction 4 II – Installation du serveur 5 III – Installation du poste client 7 IV – Activation du logiciel 9 IV-1 Deux modes d’activation 9 IV-2 Activation automatique 10 IV-2 Activation manuelle 10 V – Création d’un dossier sur le poste client 12 IV – L’Equipe Education EBP 15 SOMMAIRE document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 4/15 Environnement technique Environnement spécifique : IACA (lecteur U) Postes Serveurs : Microsoft® Active Directory 2000 ,2003 ou 2008 Postes Clients : Windows® XP PRO SP2 ou SP3, Windows® VISTA SP1, Windows® 7 Produits EBP : EBP Open Line Pro I – INTRODUCTION document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 5/15 Lors d’une installation réseau, le moteur de base de données Microsoft SQL Server 2005 Express doit être installé sur le serveur. En environnement IACA, vous devez installer les composants serveur d’EBP Open Line Pro sur votre poste serveur en suivant la procédure ci-dessous : Etape 1 Ecran d’accueil et contrat de licence Validez la licence d’utilisation. Cliquez sur Suivant. Etape 2 Type d’installation Cliquez sur « Installation réseau » II – INSTALLATION DU SERVEUR document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 6/15 Etape 3 Type d’installation réseau Cliquez sur « Poste serveur » Puis cliquez sur le bouton « Installer » Etape 4 Fin de l’installation Cliquez sur le bouton « Terminer » pour fermer L’installation du poste serveur est terminée. Les données créées par les élèves seront stockées sur le serveur, dans le dossier : C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL.x\MSSQL\Data document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 7/15 Connectez-vous sur le poste client en ADMINISTRATEUR de MODELE. L’Administrateur doit installer le logiciel EBP Open Line Pro sur les postes clients ou le(s) sousparc(s) définis dans le parc d’ordinateurs. L’icône de raccourci créée lors de l’installation doit êtres accessible aux utilisateurs des postes clients. Procédure d’installation : Etape 1 Ecran d’accueil et contrat de licence Validez la licence d’utilisation. Cliquez sur Suivant. Etape 2 Type d’installation Cliquez sur « Installation réseau » III – INSTALLATION DU CLIENT document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 8/15 Etape 3 Type d’installation réseau Cliquez sur « Poste client » Puis cliquez sur le bouton « Installer » Etape 4 Fin de l’installation Cliquez sur le bouton « Terminer » pour fermer document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 9/15 IV - 1 – Deux modes d’activation Toujours connecté avec le compte Administrateur de modèles. Lors du premier lancement du logiciel EBP Open Line Pro une fenêtre d’activation apparaitra à l’écran. Pour activer le logiciel cliquez sur « Activer ». Une nouvelle fenêtre apparaît à l’écran sélectionnez le mode d’activation automatique si votre ordinateur est relié à internet, sinon sélectionnez le mode d’installation manuelle. Etape 1 Fenêtre d’évaluation Cliquez sur « Activez votre logiciel » Etape 2 Type d’activation Cliquez sur le bouton « Activer automatiquement » si votre ordinateur est relié à internet. Cliquez sur le bouton « Activer manuellement » si votre ordinateur n’est pas relié à internet. IV – ACTIVATION DU LOGICIEL document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 10/15 IV – 2 – Activation automatique Si vous avez sélectionné l’activation automatique du logiciel, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. IV - 2 - Activation manuelle Un fois la fenêtre d'activation manuelle ouverte vous avez accès aux zones à remplir pour l’activation. A la fin du processus d’activation un message d'avertissement apparaît celui-ci vous indique la version de votre logiciel. document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 11/15 IV – ACTIVATION DU LOGICIEL IV – ACTIVATION DU LOGICIEL document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 12/15 Depuis le logiciel EBP Open Line Pro, cliquez sur le menu Fichier, Nouveau pour lancer l’assistant de création d’un nouveau dossier. Etape 1 Bienvenue dans l’assistant Création de dossier Cliquez sur le bouton « Suivant » pour continuer l’assistant de création d’un nouveau dossier Etape 2 Informations relatives à la base de données – Type d’installation Choisissez l’option « Poste client seul » Cliquez sur le bouton « Suivant » Etape 3 Informations relatives à la base de donnée - Connexion Cliquez sur la liste déroulante pour que l’assistant charge la liste des serveurs disponibles. V – CREATION D’UN DOSSIER SUR LE POSTE CLIENT document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 13/15 Etape 4 Informations relatives à la base de donnée Choisissez dans la liste le « Nom du Serveur\ebp » ou est installé votre Server SQL 2005 Express Laissez l’option « Afficher les options de connexion avancées » décochée. Cliquez sur le bouton « Suivant » Etape 5 Informations relatives à la base de donnée - Authentification Indiquez le « Nom du dossier » à créer Cliquez sur le bouton « Suivant » Etape 6 Informations relatives à l’application -Identification Indiquez les informations d’identification de votre dossier. Vous pouvez toutefois passez cette étape pour les saisir ultérieurement en passant par le menu Outils / Options. Cliquez sur le bouton « Suivant » document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 14/15 Etape 7 Informations relatives à l’application –Autres Informations – Information de TVA Indiquez les informations d’identification de votre dossier et de TVA. Pour une création plus rapide du dossier, décochez « Importer tous les codes postaux… » Cliquez sur le bouton « Suivant » Etape 8 Informations relatives à l’application –Dates d’exercice Indiquez les informations d’identification de votre dossier et de TVA. Cliquez sur le bouton « Suivant » Etape 9 Toutes les données nécessaires ont été collectées Tous les informations nécessaires à la création de votre dossier ont été saisie. Cliquez sur le bouton « Lancer » pour finaliser la création de votre nouveau dossier Les raccourcis du dossier sont créés dans « Mes Documents ». IACA créant des profils itinérants élèves et professeurs retrouveront leurs raccourcis dans le répertoire « Mes Documents » (le chemin mappé « U:\ ») peut importe la machine sur laquelle ils se connectent. document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 15/15 Pour toute information complémentaire vous pouvez contacter l’équipe Education d’EBP, par téléphone : 01 34 94 83 82 par fax : 01 34 94 83 42 par e-mail : education.fr@ebp.com Venez également découvrir notre offre de solutions et services dédiés dans l’espace Education de notre site Internet sur le www.ebp.com/fr/espaces/education.aspx VI – L’EQUIPE EDUCATION D’EBP Version 1.1 – document non contractuel – Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Documentation d’information technique spécifique Education PGI Open Line PRO EBP Informatique SA Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex www.ebp.com Equipe Education : 01 34 94 83 82 education.fr@ebp.com 2 Version 1.1 – document non contractuel – Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Sommaire 1. Le P.G.I. ............................................................................................................................. 3 1.1. Rapidité de saisie ......................................................................................................... 3 1.2. Transferts des données automatiques et directs .................................................... 4 2. La technologie ................................................................................................................... 5 2.1. Une garantie de pérennité pour les clients EBP Open Line .................................. 5 2.2. Configurations minimales requises ............................................................................ 5 2.3. Une architecture réseau légère .................................................................................. 5 3. Une installation simplifiée grâce à des procédures explicites ................................... 6 3.1 Installation monoposte : ............................................................................................... 6 3.2 Installation réseau : ...................................................................................................... 6 4. Le travail collaboratif ........................................................................................................ 8 5. L’ouverture ....................................................................................................................... 10 3 Version 1.1 – document non contractuel – Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. 1. Le P.G.I. Le Progiciel de Gestion Intégré se compose d’une base de données dans laquelle sont stockées les informations des applications utilisant ces données. Une base de données commune donc pas de ressaisies inutiles, une fiche client modifiée en comptabilité le sera également en gestion commerciale. 1.1. Rapidité de saisie Les élèves n’ont pas à ressaisir deux fois la même information. Une fiche client saisie en gestion commerciale… 4 Version 1.1 – document non contractuel – Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. …sera automatiquement créée en comptabilité 1.2. Transferts des données automatiques et directs Les documents commerciaux sont traduits en écritures comptables. Une facture commerciale… …sera traduite en écritures comptables 5 Version 1.1 – document non contractuel – Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. 2. La technologie Utilisation de la technologie 2.1. Une garantie de pérennité pour les clients EBP Open Line • SQL Server, solution leader de la base de données et des solutions décisionnelles • Toujours plus de fonctionnalités et de possibilités avec une même solution 2.2. Configurations minimales requises • postes élèves : Pentium 4 2GHz ou équivalent, 1Go de RAM (Le logiciel peut fonctionner avec moins de mémoire (512Mo sous XP) mais certaines lenteurs seront observées) • Configuration du serveur : Pentium 4 2GHz ou équivalent, espace disque libre 1.5Go + 250Mo par dossier élève, 2Go de RAM, Windows Server 2.3. Une architecture réseau légère 6 Version 1.1 – document non contractuel – Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. 3. Une installation simplifiée grâce à des procédures explicites Il suffit d’insérer le CD et de suivre les instructions : 3.1 Installation monoposte Le moteur de base de données Microsoft SQL 2005 et le PGI s’installent automatiquement sur le poste. 3.2 Installation réseau 7 Version 1.1 – document non contractuel – Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Trois possibilités : 3.2.1 Installation ‘Poste client’, pour installer un poste élève connecté à un serveur de données. Cliquer sur ‘Installer’ et le PGI s’installe sur le poste élève. Le(s) serveur(s) de données sera ensuite automatiquement détecté lors de la création du dossier de travail L’élève n’aura besoin d’aucun partage sur le serveur car Microsoft SQL Server gère ses utilisateurs de manière autonome. 3.2.2 Installation ‘Poste client+serveur’, pour installer le moteur SQL Server et le PGI sur un même poste. 8 Version 1.1 – document non contractuel – Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. 3.2.3 Installation ‘Poste serveur’, pour installer Microsoft SQL Server sur le serveur de données. 4. Le travail collaboratif Afin de favoriser le travail collaboratif et mettre en place des exercices pratiques en groupes d’élèves, le P.G.I. propose une gestion complète des droits utilisateurs. Les élèves pourront ainsi avoir des rôles bien définis pour simuler au mieux le monde de l’entreprise. 4.1. L’élève « comptable » qui aura des droits restreints sur la partie gestion commerciale 4.2. L’élève « commercial » qui aura des droits restreints sur la comptabilité, voire une interdiction totale d’utiliser l’application comptable 9 Version 1.1 – document non contractuel – Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. 4.3. L’élève « dirigeant de l’entreprise » qui aura tous les droits, y compris celui de gérer les différents droits utilisateurs (compte administrateur) 10 Version 1.1 – document non contractuel – Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. 5. L’ouverture Dans une majorité de filières, il est demandé la pratique du langage SQL. Grâce au Microsoft Management Studio Express on pourra s’exercer à la requête au travers d’un outil simple. Ce logiciel spécialement conçu pour une utilisation optimale sur Mac, couvre tous vos besoins essentiels en gestion d’entreprise : de la chaîne commerciale (ventes, stocks…) à la tenue d’une comptabilité générale (état préparatoire de TVA, bilan, compte de résultat...). Performant et facile à prendre en main, ce logiciel 2 en 1 vous permet de gérer efficacement votre activité. Pour gérer l’ensemble de votre activité dans un seul logiciel 2015 www.ebp.com Retrouvez une interface de travail proche de vos outils Mac Exclusivement conçu pour l’environnement Macintosh, ce logiciel vous permet de travailler dans une interface très proche de vos habitudes de navigation sur les outils Apple®. Gagnez du temps en facturation Créez des documents soignés en utilisant nos modèles pré-paramétrés ou personnalisez-les selon vos besoins. Quand un devis est accepté, transférez-le en facture sans ressaisie en comptabilité. Choisissez la saisie qui vous convient Par période ou par journal, adoptez celle que vous préférez. Gagnez du temps en automatisant les saisies les plus fréquentes à l’aide de la recopie d’écritures. Editez vos documents comptables en quelques clics Etablissez votre bilan et compte de résultat ainsi que votre état préparatoire de TVA pour préparer au mieux vos déclarations. Echangez vos données de façon sécurisée Transférez vos fichiers à votre Expert-Comptable pour la révision de vos comptes, au format de son logiciel*. En un clic, les écritures corrigées s’intègrent automatiquement dans votre comptabilité ! *EBP, Sage, Ciel Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Compta & Devis-Factures Mac 30 jours d’Assistance téléphonique Inclus Fonctions Principales • Snow Léopard (10.6), Lion (10.7), Mountain Lion (10.8), OS X Mavericks (10.9) Configurations Minimales Requises : Snow Léopard, Lion, Mountain Lion et Mavericks sont des systèmes d’exploitation dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. • Processeur : Intel avec OS 10.6 minimum, 10.7, 10.8, 10.9 • Mémoire : 2 Go de mémoire vive • Espace disque libre : 8 Go Systèmes d’exploitation supportés : Caractéristiques générales • Version monoposte • Nombre de dossiers : 5 • Nombre d’enregistrements illimités par table • Recherche multi-critères par fenêtre •Filtres de recherches Traitements comptables • Générateur d’états et modèles inclus • Gestion des tiers (clients et fournisseurs) • Saisie par période et par journal • Lettrage manuel • Gestion des relances • Etats préparatoires à la TVA CA3 et CA12 • TVA sur débits/ encaissements • Rapprochement bancaire manuel • Un RIB par tiers • Journaux (Achats, Ventes, Trésorerie, A-nouveaux, Opérations diverses…) Editions • Grand livre • Bilan et compte de résultat (états préparatoires) • Echéancier • Balance âgée • Journaux Gestion des ventes • Devis • Commande • Bon de livraison • Facture • Transfert de devis en facture • Editeur de modèles d’impression • Gestion des reliquats • Paiements multi-échéances • Multi adresses • 5 tarifs possibles • Remise par famille et / ou gamme Suivi des tiers • Gestion des modes de règlements et des échéances multiples • Gestion simple des commerciaux Articles et stocks • Fichier famille articles • Gestion des taxes • Bons d’entrée et de sortie • Mouvements de stocks • Saisie des inventaires (à date, en valeur) • Commandes • Bons de livraison partiels • Visualisation des commandes et factures en cours •Besoins en approvisionnement Import/Export • Export de toutes les fenêtres au format texte • Import dans la liste selon les colonnes présentes • Export des tables pour l’article L215-3 • Export comptabilités informatisées (L.47 A) conforme à la réglementation du Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées Liste des fonctions non exhaustive Compta & devis-factures mac 2015 Visualisez en un coup d’œil les échéances dues et relancez vos clients Réalisez rapidement vos devis en saisissant directement vos clients, vos articles... EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juin 2014 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expert comptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Sage Ligne 100 Version 11 - 14.. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Isagri Sage Ligne 100 Version 11 - 14. : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expert comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Sage Ligne 100 Version 11 - 14.. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Isagri Sage Ligne 100 Version 11 - 14 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com Sage ligne 100 Version 11 - 14 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Exporter des écritures Importer des écritures www.ebp.com Depuis Sage Ligne 100 Version 11 - 14 n Accédez à l’option Format Ligne 100 et 30 du menu Fichier + Importer. n Dans le champ Type, sélectionnez Ecritures Sage (*.pnm). n Sélectionnez le fichier à importer et cliquez sur Ouvrir. Remarque : Les journaux doivent être créés avant de réaliser l’importation. n Accédez à l’option Format Sage du menu Fichiers + Exporter. n Définissez les critères de l’export et validez. n Choisissez le nom et l’emplacement du fichier à générer et validez. Sage ligne 100 Version 11 - 14 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Open LineTM Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Exportez les données de votre comptabilité. n Cochez Exporter tout l’exercice si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours, ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Cochez si besoin la case permettant d’exporter le n° de document à la place du n° de pièce. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Sage Ligne 100 Version 11 - 14. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Quadratus Sage Ligne 100 Version 11 - 14 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Recevoir des données dans votre comptabilité. n Cochez les options souhaitées :  Les cases Création automatique des comptes et des journaux pour créer les comptes et journaux inexistants .  La case Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire pour permettre l’import sur ce type de compte.  La case Importer le numéro de pièce dans le numéro de document pour conserver la numérotation automatique des pièces.  La case Importer les écritures comptables en mode simulation pour vérifier les écritures avant de les confirmer. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Sage Ligne 100 Version 11 - 14. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Quadratus Sage Ligne 100 Version 11 - 14 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Sage ligne 100 Version 11 - 14 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expert comptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Quadratus QuadraCompta Version 1.55.4. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Isagri Quadratus QuadraCompta Version 1.55.4 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expert comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Quadratus QuadraCompta Version 1.55.4. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Isagri Quadratus QuadraCompta Version 1.55.4 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com Quadratus QuadraCompta Version 1.55.4 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Exporter des écritures Importer des écritures www.ebp.com Depuis Quadratus QuadraCompta Version 1.55.4 n Utilisez l’option Import ASCII (Compta) du menu Outils + Suivi des dossiers. n Sélectionnez le fichier à importer et validez. n Accédez à l’option Export ASCII du menu Outils + Suivi des dossiers. n Sélectionnez le nom et l’emplacement du fichier à générer. n Indiquez si besoin la période à exporter. n En Choix des données à exporter, choisissez Tout* ou sélectionnez les journaux et la période de votre choix. n Dans les zones Mises à zéro et Renumérotation, ne cochez rien. n Pour exporter dans la devise du dossier, cochez Exporter tous les montants dans la monnaie de Tenue. n Validez l’export. *NB : Si vous choisissez la totalité du dossier, les écritures seront ajoutées à celles déjà présentes dans le dossier EBP de votre client, lorsqu’il intégrera le fichier. Pour éviter cela, vous pouvez choisir d’envoyer un journal d’O.D. Quadratus QuadraCompta Version 1.55.4 n fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Open LineTM Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Exportez les données de votre comptabilité. n Cochez Exporter tout l’exercice si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours, ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Cochez si besoin la case permettant d’exporter le n° de document à la place du n° de pièce. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Quadratus QuadraCompta Version 1.55.4. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Quadratus QuadraCompta Version 1.55.4 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Recevoir des données dans votre comptabilité. n Cochez les options souhaitées :  Les cases Création automatique des comptes et des journaux pour créer les comptes et journaux inexistants .  La case Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire pour permettre l’import sur ce type de compte.  La case Importer le numéro de pièce dans le numéro de document pour conserver la numérotation automatique des pièces.  La case Importer les écritures comptables en mode simulation pour vérifier les écritures avant de les confirmer. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Quadratus QuadraCompta Version 1.55.4. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Quadratus QuadraCompta Version 1.55.4 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Quadratus QuadraCompta Version 1.55.4 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expert comptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Isagri IsaCompta Version 3.10010. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Isagri IsaCompta Version 3.10010 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expert comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Isagri IsaCompta Version 3.10010. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Isagri IsaCompta Version 3.10010 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com Isagri IsaCompta Version 3.10010 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Exporter des écritures Importer des écritures www.ebp.com Depuis Isagri IsaCompta Version 3.10010 n Accédez à l’option Recevoir du menu Fichier + Echanges prestataire comptable. n Cliquez sur le bouton « … ». n Dans le champ Type, sélectionnez Fichiers d’échange Isacompta V 4.00 et inférieur. n Sélectionnez le fichier à importer et validez. n Accédez à l’option Envoyer du menu Fichier + Echanges. n Sélectionnez Autre. n Choisissez le nom et l’emplacement du fichier à générer. n Définissez les critères de l’export et validez Isagri IsaCompta Version 3.10010 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Open LineTM Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Exportez les données de votre comptabilité. n Cochez Exporter tout l’exercice si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours, ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Cochez si besoin la case permettant d’exporter le n° de document à la place du n° de pièce. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel IsaCompta Version 3.10010. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel IsaCompta Version 3.10010 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Recevoir des données dans votre comptabilité. n Cochez les options souhaitées :  Les cases Création automatique des comptes et des journaux pour créer les comptes et journaux inexistants .  La case Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire pour permettre l’import sur ce type de compte.  La case Importer le numéro de pièce dans le numéro de document pour conserver la numérotation automatique des pièces.  La case Importer les écritures comptables en mode simulation pour vérifier les écritures avant de les confirmer. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel IsaCompta Version 3.10010. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel IsaCompta Version 3.10010 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Isagri IsaCompta Version 3.10010 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 Communication Entreprise-Expert Coala Comptabilité (Ecritures) fiche technique Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expert comptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Coala Comptabilité (Ecritures). n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Coala Comptabilité (Ecritures) : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expert comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Coala Comptabilité (Ecritures). n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Coala Comptabilité (Ecritures) : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 Communication Entreprise-Expert Coala Comptabilité (Ecritures) fiche technique Depuis Coala Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Ouvrez un journal. n Accédez à l’option Exporter du menu Fichier. n Choisissez le nom du fichier d’export ainsi que le chemin où il doit être créé et validez. n Ouvrir le journal dans lequel les écritures sont à importer. n Dans la fenêtre du journal, cliquez sur Fichier + Importer. n Sélectionnez Ecritures et validez. n Sélectionnez le fichier à importer et validez. www.ebp.com Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 Communication Entreprise-Expert Coala Comptabilité (Dossier Complet) fiche technique Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expertcomptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Coala Comptabilité (Dossier Complet). n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Coala Comptabilité (Dossier Complet) : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Option non disponible. Voir fiche Ecritures. www.ebp.com Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 Communication Entreprise-Expert Coala Comptabilité (Dossier Complet) fiche technique Depuis Coala Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Option non disponible. Voir fiche Ecritures. n Créez ou ouvrez un dossier. n Accédez à l’option Importer du menu Fichier. n Un message vous rappelle que l’importation va écraser les données du dossier. Confirmez pour passer à la fenêtre suivante. n Sélectionnez le fichier généré par EBP puis validez. Attention : cette fonction écrase toutes les données d’un dossier. www.ebp.com Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 Communication Entreprise-Expert Coala Comptabilité (journal) fiche technique Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures www.ebp.com n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expertcomptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Coala Comptabilité (Journal). n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Coala Comptabilité (Journal) : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Option non disponible. Voir fiche Ecritures. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 Communication Entreprise-Expert Coala Comptabilité (journal) fiche technique Depuis Coala Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures www.ebp.com n Option non disponible. Voir fiche Ecritures. n Ouvrez le Bloc-notes de Windows (généralement accessible par le menu Démarrer + Programmes + Accessoires). n Utilisez la commande Ouvrir du menu Fichier afin d’ouvrir le fichier exporté depuis EBP. n Utilisez la commande Sélectionner tout du menu Edition, puis la commande Copier du menu Edition. n Dans COALA Comptabilité, accédez à l’option Coller les lignes du presse-papier du menu Utilitaires. nModifiez si besoin le type des journaux créés automatiquement. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 Communication Entreprise-Expert Coala Comptabilité (Interface Expert) fiche technique Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures www.ebp.com n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expertcomptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Coala Comptabilité (Journal). n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Coala Comptabilité (Journal) : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Option non disponible. Voir fiche Ecritures. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 Communication Entreprise-Expert Coala Comptabilité (Interface Expert) fiche technique Exporter des écritures Importer des écritures www.ebp.com Depuis Coala Comptabilité n Option non disponible. Voir fiche Ecritures. n Ouvrez le dossier dans lequel l’importation doit être effectuée. n Double-cliquez dans la fenêtre de droite sur Comptabilité. n Dans la fenêtre de gauche, positionnez-vous sur l’exercice correspondant au fichier à importer. n Dans le menu déroulant où se trouve Journaux, sélectionnez Etats. n Dans la fenêtre centrale, cliquez sur Import Comptabilité, dans Etats d’import. n Si cette option n’est pas présente (pour un 1er import dans le dossier), faites clic droit + Ajouter, ouvrez Etats d’import et cochez Import Comptabilité, puis cliquez sur OK. n Dans la fenêtre de droite (nommée Attributs), dans le menu déroulant Fournisseur, sélectionnez EBP. n Dans le menu déroulant Logiciel, sélectionnez la version voulue. n Indiquez la taille des comptes. n Dans la fenêtre du milieu (nommée Etats), faites clic droit + Importer. n Indiquez si besoin la période à importer. n Cliquez sur OK. n Sélectionnez le fichier à importer. Attention : pour obtenir la clé ARF permettant d’importer le fichier EBP dans COALA Comptabilité, veuillez contacter le Service Clients de COALA. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 Communication Entreprise-Expert Coala Comptabilité fiche technique Depuis EBP Open LineTM Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Exportez les données de votre comptabilité. n Cochez Exporter tout l’exercice si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours, ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Cochez si besoin la case permettant d’exporter le n° de document à la place du n° de pièce. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Coala Comptabilité. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Coala Comptabilité : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Recevoir des données dans votre comptabilité. n Cochez les options souhaitées :  Les cases Création automatique des comptes et des journaux pour créer les comptes et journaux inexistants .  La case Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire pour permettre l’import sur ce type de compte.  La case Importer le numéro de pièce dans le numéro de document pour conserver la numérotation automatique des pièces.  La case Importer les écritures comptables en mode simulation pour vérifier les écritures avant de les confirmer. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Coala Comptabilité. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Coala Comptabilité : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expert comptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Ciel Compta Version 8. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Ciel Compta Version 8 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expert comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Ciel Compta Version 8. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Ciel Compta Version 8 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com Ciel Compta Version 8 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Exporter des écritures Importer des écritures www.ebp.com Depuis Ciel Compta Version 8 n Accédez à l’option Imports standards du menu Utilitaires + Importations. n Cochez la case Logiciels spécifiques tout euro et cliquez sur Suivant. n Sélectionnez le fichier généré par EBP. Remarque : L’importation peut également être réalisée à partir de l’option Relations Expert / Import du menu Utilitaires. n Accédez à l’option Relation Expert / Export du menu Utilitaires. n Sélectionnez les critères de l’export. n Cochez si besoin les cases En brouillard et Validées et cliquez sur Suivant. n Cochez l’option Par fichier, renseignez le chemin du fichier d’export et validez. n Confirmez le message si les écritures affichées correspondent bien aux écritures à exporter. Ciel Compta Version 8 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expert comptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Ciel Compta Version 11. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Ciel Compta Version 11 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expert comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Ciel Compta Version 11. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Ciel Compta Version 11 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Accédez à l’option Communication Entreprisewww.ebp.com Ciel Compta Version 11 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Exporter des écritures Importer des écritures www.ebp.com Depuis Ciel Compta Version 11 n Accédez à l’option Imports standards du menu Utilitaires + Importations. n Cochez la case Logiciels spécifiques tout euro et cliquez sur Suivant. n Sélectionnez le fichier généré par EBP. Remarque : L’importation peut également être réalisée à partir de l’option Relations Expert / Import du menu Utilitaires. n Accédez à l’option Relation Expert / Export du menu Utilitaires. n Sélectionnez les critères de l’export. n Cochez si besoin les cases En brouillard et Validées et cliquez sur Suivant. n Cochez l’option Par fichier, renseignez le chemin du fichier d’export et validez. n Confirmez le message si les écritures affichées correspondent bien aux écritures à exporter. Ciel Compta Version 11 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Open LineTM Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Exportez les données de votre comptabilité. n Cochez Exporter tout l’exercice si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours, ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Cochez si besoin la case permettant d’exporter le n° de document à la place du n° de pièce. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Ciel Compta. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Ciel Compta : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Recevoir des données dans votre comptabilité. n Cochez les options souhaitées :  Les cases Création automatique des comptes et des journaux pour créer les comptes et journaux inexistants .  La case Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire pour permettre l’import sur ce type de compte.  La case Importer le numéro de pièce dans le numéro de document pour conserver la numérotation automatique des pièces.  La case Importer les écritures comptables en mode simulation pour vérifier les écritures avant de les confirmer. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Ciel Compta. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Ciel Compta : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Ciel Compta Version 11 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expert comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Champagne Informatique CI Expert. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Champagne Informatique CI Expert : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com Champagne Informatique CI Expert n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expertcomptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Champagne Informatique CI Expert. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Champagne Informatique CI Expert : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert www.ebp.com Depuis Champagne Informatique CI Expert Exporter des écritures n Importez les mouvements comptables dans Expert Compta : Fermez le logiciel MINIKIT FCN. Dans Expert Compta, accédez à l’option Importer les écritures comptables du menu Tenue + Importer + RECMVTS. Choisissez le format 10 : KIT Transfert de balances et Mouvements. n Affichez les mouvements comptables avant l’intégration par l’option Afficher les écritures comptables importées du menu Tenue + Importer + AFFMVTS. n Intégrez les mouvements comptables dans Expert Compta par l’option Intégrer les écritures comptables dans EXPERT du menu Tenue + Importer + INTMVTS. n Export des écritures : Accédez à l’option Les mouvements comptables à EBP du menu Tenue + Exporter+ COPMVTSEBP. Choisissez l’exercice. Choisissez Mouvements par FTP. Sélectionnez une plage de comptes puis validez. n Procédure de transfert : Accédez au serveur FRP par l’option SVRFTP du menu Services (F24). Positionnez la souris sur la ligne de transfert concernée. Faites un clic droit et cliquez sur Enregistrer la cible sous. Sélectionner le répertoire, changez le nom du fichier puis vérifiez que le type du fichier est bien .txt. Champagne Informatique CI Expert Importer des écritures 1ère étape : Création d’un « tracé ASCII » (à faire une seule fois) n Etablissez une correspondance des codes journaux par l’option Mise à jour des correspondances journaux micro à EXPERT du menu Tenue + Importer + CORJNL. n Etablissez une correspondance des numéros de comptes par l’option Mise à jour des correspondances comptes micro à EXPERT du menu Tenue + Importer + CORJNL. n Enregistrez les mouvements exportés depuis EBP sur le serveur du bureau. n Demandez le transfert à partir du logiciel MINIKIT FCN : Ouvrez le logiciel MINIKIT FCN. Accédez à l’option Transfert de Balances et Mouvements du menu Outils. Utilisez les trois petits points pour aller chercher les mouvements dans le dossier client sur le serveur. Double-cliquez sur le fichier. Choisissez le type de fichier EBP CI. Cliquez sur le bouton Contrôle afin de tester vos données et de vérifier les mouvements générés. Cliquez sur le bouton Transférer. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert www.ebp.com Depuis EBP Open LineTM Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Exportez les données de votre comptabilité. n Cochez Exporter tout l’exercice si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours, ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Cochez si besoin la case permettant d’exporter le n° de document à la place du n° de pièce. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Champagne Informatique CI Expert. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Champagne Informatique CI Expert : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Recevoir des données dans votre comptabilité. n Cochez les options souhaitées :  Les cases Création automatique des comptes et des journaux pour créer les comptes et journaux inexistants .  La case Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire pour permettre l’import sur ce type de compte.  La case Importer le numéro de pièce dans le numéro de document pour conserver la numérotation automatique des pièces.  La case Importer les écritures comptables en mode simulation pour vérifier les écritures avant de les confirmer. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Champagne Informatique CI Expert n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Champagne Informatique CI Expert : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Champagne Informatique CI Expert Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expert comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Cegid Sisco II Cabinet Version 6.8. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Cegid Sisco II Cabinet Version 6.8 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com Cegid Sisc o II Cabinet Version 6.8 n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expertcomptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Cegid Sisco II Cabinet Version 6.8. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Cegid PGI Version S5 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert www.ebp.com Depuis Cegid PGI Version S5 Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Ecritures du menu EDI + Réception EDI Cegid. n Choisissez SISCO II. n Indiquez le numéro du dossier saisi lors de l’exportation. n Dans la liste des emplacements, sélectionnez Répertoire Dossier. n Confirmez le traitement du fichier mouvements et la mise à jour des intitulés de compte. • Validez l’importation des écritures. • Répondez Oui pour conserver le fichier de mouvements. Cegid Sisc o II Cabinet Version 6.8 n Accédez à l’option Ecritures du menu EDI + Envoi EDI Cegid. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expertcomptable (ou à votre client). n Répondez Non à la demande d’un arrêt provisoire de la période de mouvements. n Répondez Oui pour transférer le plan comptable. n Indiquez la période des écritures à exporter. n A la sélection du code journal, indiquez un code pour n’exporter que les écritures d’un journal particulier, ou appuyez sur la touche Entrée pour exporter tous les journaux à la fois. n Confirmez l’export. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert www.ebp.com Depuis EBP Open LineTM Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Exportez les données de votre comptabilité. n Cochez Exporter tout l’exercice si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours, ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Cochez si besoin la case permettant d’exporter le n° de document à la place du n° de pièce. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Cegid Sisco II Cabinet Version 6.8. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Cegid Sisco II Cabinet Version 6.8 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Recevoir des données dans votre comptabilité. n Cochez les options souhaitées :  Les cases Création automatique des comptes et des journaux pour créer les comptes et journaux inexistants .  La case Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire pour permettre l’import sur ce type de compte.  La case Importer le numéro de pièce dans le numéro de document pour conserver la numérotation automatique des pièces.  La case Importer les écritures comptables en mode simulation pour vérifier les écritures avant de les confirmer. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Cegid Sisco II Cabinet Version 6.8 n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Cegid Sisco II Cabinet Version 6.8 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Cegid Sisc o II Cabinet Version 6.8 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expert comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Cegid PGI Version S5. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Cegid PGI Version S5. : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com n Option non disponible. Cegid PGI Version S5 (journal) Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert www.ebp.com Depuis Cegid PGI Version S5 Exporter des écritures Importer des écritures n Utilisez le module « Communication SX ». n Option non disponible. n Cliquez sur Envoyer. n Sélectionnez le type de transfert Business/Expert. n Indiquez la nature du transfert Journal. n Sélectionnez le type d’envoi par Fichier. n Indiquez le chemin et le nom du fichier d’échange. n Déroulez l’assistant jusqu’au bout et confirmez l’export. Cegid PGI Version S5 (journal) Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils . n Sélectionnez Recevoir des données dans votre comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Cegid PGI Version S5. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Cegid PGI Version S5 : Comptes, codes journaux et montants.  Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com Cegid PGI Version S5 (dossier complet) n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expertcomptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Cegid PGI Version S5. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Cegid PGI Version S5 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert www.ebp.com Depuis Cegid PGI Version S5 Exporter des écritures Importer des écritures n Utilisez le module « Communication SX ». n Cliquez sur Recevoir. n Indiquez le chemin et le nom du fichier d’échange. n Déroulez l’assistant jusqu’au bout. *NB : Si vous choisissez d’exporter la totalité du dossier, les écritures seront ajoutées à celles déja présentes dans le dossier EBP de votre client, lorsqu’il intégrera le fichier. Pour éviter cela, vous pouvez choisir d’envoyer un journal d’O.D. n Utilisez le module « Communication SX ». n Cliquez sur Envoyer. n Sélectionnez le type de transfert Business/Expert. n Indiquez la nature du transfert Journal. n Sélectionnez le type d’envoi par Fichier. n Indiquez le chemin et le nom du fichier d’échange. n Déroulez l’assistant jusqu’au bout et confirmez l’export. Cegid PGI Version S5 (dossier complet) Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert www.ebp.com Depuis EBP Open LineTM Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures Cegid PGI Version S5 n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Exportez les données de votre comptabilité. n Cochez Exporter tout l’exercice si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours, ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Cochez si besoin la case permettant d’exporter le n° de document à la place du n° de pièce. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Cegid PGI Version S5. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Cegid PGI Version S5 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Recevoir des données dans votre comptabilité. n Cochez les options souhaitées :  Les cases Création automatique des comptes et des journaux pour créer les comptes et journaux inexistants .  La case Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire pour permettre l’import sur ce type de compte.  La case Importer le numéro de pièce dans le numéro de document pour conserver la numérotation automatique des pièces.  La case Importer les écritures comptables en mode simulation pour vérifier les écritures avant de les confirmer. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Cegid PGI Version S5. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Cegid PGI Version S5 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expert comptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel CCMX Winner. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel CCMX Winner : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expert comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel CCMX Winner. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Azur CCMX Winner : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com CCMX Winner Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Exporter des écritures www.ebp.com Depuis CCMX Winner CCMX Winner n Accédez à l’option Emettre du menu Dossier + Echange. n Cochez Les écritures et choisissez les journaux à exporter. n Cochez Comptable et indiquez la période à exporter. n Dans les Paramètres d’envoi des journaux, indiquez En détail. n Ne cochez rien de plus. Indiquez le chemin de destination. n Dans le champ Produit de destination, sélectionnez ASCII. n Dans le champ Emission avec, sélectionnez Lettrage, date écrit, et validez. Le fichier généré s’appelle EXXXX. CO, où XXXX est remplacé par le nom du dossier. Date d’échéance : 10 Date (position du jour) : 1 Date (position du mois) : 3 Date (position de l’année) : 5 Validez 2ème étape : Importation des écritures (à faire à chaque importation) n Utilisez le menu Dossier + Echanges + Recevoir. n Sélectionnez l’option Tracé ASCII écritures. n Indiquez le chemin du fichier à importer et validez. n Sélectionnez le tracé créé dans la première étape (EBP) et validez. n Validez les deux fenêtres suivantes. n Dans la dernière fenêtre, affectez à chaque journal EMETTEUR le journal RECEPTEUR présent dans CCMX Expert Winner et validez. Importer des écritures 1ère étape : Création d’un « tracé ASCII » (à faire une seule fois) n Accédez à l’option Tracé ASCII du menu Dossier + Echanges + Paramètre ASCII. n Cliquez sur le bouton écritures n Complétez la fenêtre de cette façon : ODE : EBP (au choix) Intitulé : EBP Compta (au choix) Nom du fichier à traiter : rien Longueur de l’enregistrement : rien Code enreg. spécifi que : rien Code enreg. à exclure : rien Position : rien Cochez Séparateur de champs et indiquez « , » Cochez Séparateur de décimales et indiquez « . » n Cochez Délimiteur de zones et indiquez « n Ne cochez pas Séparateur de millier • Ne cochez rien d’autre et cliquez sur Définition du tracé. • Indiquez le rang de chaque champ : Code journal : 3 Date : 2 Date (position du jour) : 1 Date (position du mois) : 3 Date (position de l’année) : 5 Compte général : 4 Intitulé du compte : 5 Montant Débit : 8 Montant Crédit : 9 Pièce : 7 Libellé : 6 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Open LineTM Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Exportez les données de votre comptabilité. n Cochez Exporter tout l’exercice stoutes les écritures de l’exercice en cours, ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Cochez si besoin la case permettant d’exporter le n° de document à la place du n° de pièce. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel CCMX Winner. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel CCMX Winner : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Recevoir des données dans votre comptabilité. n Cochez les options souhaitées : Les case Création automatique des comptes et des journaux pour créer les comptes et journaux inexistants. La case Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire pour permettre l’import sur ce type de compte. La case Importer le numéro de pièce dans le numéro de document pour conserver la numérotation automatique des pièces. La case Importer les écritures comptables en mode simulation pour vérifier les écritures avant de les confirmer n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel CCMX Winner. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel CCMX Winner : Comptes, codes journaux et montants.  Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com CCMX Winner Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expert comptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Cador Dorac Version 6.1.0.16. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Cador Dorac Version 6.1.0.16 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expert comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Cador Dorac Version 6.1.0.16. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Cador Dorac Version 6.1.0.16. : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com Cador Dorac Versions 6.1.0.16 et antérieures Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Exporter des écritures Importer des écritures n Utilisez l’option Comptabilité du menu Outils + Exportation. n Cochez Export écritures. n Indiquez la période à exporter. n Changez si besoin le nom et l’emplacement du fichier à générer, puis cliquez sur OK. n Accédez à l’option Comptabilité CADOR-DORAC (Format IN) du menu Outils + Importation. n Sélectionnez le fichier à importer et validez l’importation. www.ebp.com Depuis Cador Dorac Version Version 6.1.0.16 Cador Dorac Versions 6.1.0.16 et antérieures fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Open LineTM Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Exportez les données de votre comptabilité. n Cochez Exporter tout l’exercice si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours, ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Cochez si besoin la case permettant d’exporter le n° de document à la place du n° de pièce. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Cador Dorac Version 6.1.0.16. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Cador Dorac Version 6.1.0.16 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Recevoir des données dans votre comptabilité. n Cochez les options souhaitées :  Les cases Création automatique des comptes et des journaux pour créer les comptes et journaux inexistants .  La case Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire pour permettre l’import sur ce type de compte.  La case Importer le numéro de pièce dans le numéro de document pour conserver la numérotation automatique des pièces.  La case Importer les écritures comptables en mode simulation pour vérifier les écritures avant de les confirmer. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Cador Dorac Version 6.1.0.16. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Cador Dorac Version 6.1.0.16 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Cador Dorac Versions 6.1.0.16 et antérieures Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expert comptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Azur DiaCompta Expert V4.2.0. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Azur DiaCompta Expert V4.2.0 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expert comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Azur DiaCompta Expert V4.2.0. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Azur DiaCompta Expert V4.2.0 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com Azur DiaCompta Expert V4.2.0 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Ascii Standard Azur du menu Outils + Export. n Choisissez le nom et le chemin du fichier à générer. n Cliquez sur OK et confirmez l’export. n Accédez à l’option Ascii standard Azur du menu Outils + Export. n Pointez Mise à jour comptes et écritures. • Indiquez le chemin et le nom du fichier et cliquez sur OK. www.ebp.com Depuis Azur DiaCompta Expert V4.2.0 Azur DiaCompta Expert V4.2.0 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Open LineTM Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Exportez les données de votre comptabilité. n Cochez Exporter tout l’exercice si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours, ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Cochez si besoin la case permettant d’exporter le n° de document à la place du n° de pièce. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Azur DiaCompta Expert V4.2.0. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Azur DiaCompta Expert V4.2.0 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Recevoir des données dans votre comptabilité. n Cochez les options souhaitées :  Les cases Création automatique des comptes et des journaux pour créer les comptes et journaux inexistants .  La case Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire pour permettre l’import sur ce type de compte.  La case Importer le numéro de pièce dans le numéro de document pour conserver la numérotation automatique des pièces.  La case Importer les écritures comptables en mode simulation pour vérifier les écritures avant de les confirmer. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Azur DiaCompta Expert V4.2.0. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Azur DiaCompta Expert V4.2.0: Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Azur DiaCompta Expert V4.2.0 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 Communication Entreprise-Expert Apisoft Comptabilité Expert Version 2.00 fiche technique Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expert comptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Apisoft Comptabilité Expert Version 2.00. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Apisoft Comptabilité Expert Version 2.00 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expert comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Apisoft Comptabilité Expert Version 2.00. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Apisoft Comptabilité Expert Version 2.00 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Export de données du menu Utilitaires + Export. n Renseignez les informations suivantes : Nom de l’export : EXPORT EBP (au choix) Table à exporter : ECRITURES Type d’export : ASCII Délimité Nom du fichier à générer : NomDuFichier.txt Enregistrement Entête : Non Séparateurs : « ; » Suppression des espaces : Oui n Par le bouton +, sélectionnez les champs suivants : Date, Journal, Compte, Libellé écriture, Référence, Montant, Sens. n Cliquez sur le bouton Exporter. n Accédez à l’option Import de données du menu Utilitaires. n Renseignez les informations suivantes : Paramétrage : IMPORT EBP (au choix) Séparateur : « ; » Convers. Caractère : Non Format Date : 1 - JJMMAA Type Montant : 3 - Un champ Montant… Sens Crédit : -1 Nom fi chier écriture : NomDuFichier.txt n Renseignez la position des champs suivants : Journal : 2 Référence : 3 Compte : 4 Date : 5 LibManu : 6 Montant : 7 Sens : 8 n Cliquez sur le bouton Importer. www.ebp.com Apisoft Comptabilité Expert Version 2.00 Depuis Apisoft Comptabilité Expert Version 2.00 Communication Entreprise-Expert Apisoft Comptabilité Expert Version 3.00 fiche technique Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expert comptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Apisoft Comptabilité Expert Version 3.00. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Apisoft Comptabilité Expert Version 3.00 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expert comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Apisoft Comptabilité Expert Version 3 .00. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Apisoft Comptabilité Expert Version 3.00 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Export de données du menu Utilitaires + Export. n Renseignez les informations suivantes : Nom de l’export : EXPORT EBP (au choix) Table à exporter : ECRITURES Type d’export : ASCII Délimité Nom du fichier à générer : NomDuFichier.txt Enregistrement Entête : Non Séparateurs : « ; » Suppression des espaces : Oui n Par le bouton +, sélectionnez les champs suivants : Date, Journal, Compte, Libellé écriture, Référence, Montant, Sens. n Cliquez sur le bouton Exporter. n Accédez à l’option Import de données du menu Utilitaires. n Renseignez les informations suivantes : Paramétrage : IMPORT EBP (au choix) Séparateur : « ; » Convers. Caractère : Non Format Date : 1 - JJMMAA Type Montant : 3 - Un champ Montant… Sens Crédit : -1 Nom fi chier écriture : NomDuFichier.txt n Renseignez la position des champs suivants : Journal : 2 Référence : 3 Compte : 4 Date : 5 LibManu : 6 Montant : 7 Sens : 8 n Cliquez sur le bouton Importer. www.ebp.com Apisoft Comptabilité Expert Version 3.00 Depuis Apisoft Comptabilité Expert Version 3.00 Communication Entreprise-Expert Apisoft Comptabilité Expert Version 3.00 fiche technique Depuis EBP Open LineTM Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Exportez les données de votre comptabilité. n Cochez Exporter tout l’exercice si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours, ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Cochez si besoin la case permettant d’exporter le n° de document à la place du n° de pièce. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Apisoft Comptabilité Expert. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Apisoft Comptabilité Expert : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Recevoir des données dans votre comptabilité. n Cochez les options souhaitées :  Les cases Création automatique des comptes et des journaux pour créer les comptes et journaux inexistants .  La case Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire pour permettre l’import sur ce type de compte.  La case Importer le numéro de pièce dans le numéro de document pour conserver la numérotation automatique des pièces.  La case Importer les écritures comptables en mode simulation pour vérifier les écritures avant de les confirmer. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Apisoft Comptabilité Expert. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Apisoft Comptabilité Expert : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 Communication Entreprise-Expert API Comptabilité gamme 8 fiche technique Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils n Sélectionnez Transmettre des données à votre expertcomptable (ou à votre client) n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel API Comptabilité Gamme 8 n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter Options de l’échange (Zip, envoyer par mail) n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel API Comptabilité Gamme 8 : Comptes, codes journaux et montants Libellés et numéros de pièces n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expertcomptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel API Comptabilité Gamme 8. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel API Comptabilité Gamme 8 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert www.ebp.com Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 Communication Entreprise-Expert API Comptabilité gamme 8 fiche technique Depuis API Comptabilité Gamme 8 Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Export de données du menu Utilitaires + Export. n Renseignez les informations suivantes : Nom de l’export : EXPORT EBP (au choix) Table à exporter : ECRITURES Type d’export : ASCII Délimité Nom du fichier à générer : NomDuFichier.txt Enregistrement Entête : Non Séparateurs : « ; » Suppression des espaces : Oui n Par le bouton +, sélectionnez les champs suivants : Date, Journal, Compte, Libellé écriture, Référence, Montant, Sens. n Cliquez sur le bouton Exporter. n Accédez à l’option Import de données du menu Utilitaires. n Renseignez les informations suivantes : Paramétrage : IMPORT EBP (au choix) Séparateur : « ; » Convers. Caractère : Non Format Date : 1 - JJMMAA Type Montant : 3 - Un champ Montant… Sens Crédit : -1 Nom fi chier écriture : NomDuFichier.txt n Renseignez la position des champs suivants : Journal : 2 Référence : 3 Compte : 4 Date : 5 LibManu : 6 Montant : 7 Sens : 8 n Cliquez sur le bouton Importer. www.ebp.com Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 Communication Entreprise-Expert API Comptabilité gamme 8 fiche technique Depuis EBP Open LineTM Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures www.ebp.com n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Exportez les données de votre comptabilité. n Cochez Exporter tout l’exercice si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours, ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Cochez si besoin la case permettant d’exporter le n° de document à la place du n° de pièce. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel API Comptabilité Gamme 8. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Quadratus API Comptabilité Gamme 8 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Recevoir des données dans votre comptabilité. n Cochez les options souhaitées :  Les cases Création automatique des comptes et des journaux pour créer les comptes et journaux inexistants .  La case Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire pour permettre l’import sur ce type de compte.  La case Importer le numéro de pièce dans le numéro de document pour conserver la numérotation automatique des pièces.  La case Importer les écritures comptables en mode simulation pour vérifier les écritures avant de les confirmer. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel API Comptabilité Gamme 8. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel API Comptabilité Gamme 8 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Communication Entreprise-Expert Ligne Expert-Comptable Le module Communication Entreprise-Expert permet d’optimiser les échanges d’écritures entre vos clients et votre cabinet. Vous récupérez les données de gestion commerciale, de comptabilité ou de paye saisies par vos clients afin d’effectuer la révision dans votre outil de production habituel. Vous renvoyez ensuite les OD correctives à vos clients en quelques clics seulement. www.ebp.com/expert-comptable ZOOM sur les fonctions clés Depuis votre cabinet, vous récupérez simplement les écritures comptables en provenance des logiciels EBP installés chez vos clients, directement dans votre logiciel de production habituel. Vous contrôlez ainsi les écritures passées par vos clients et les modifez si nécessaire. Vous renvoyez ensuite les OD correctives à vos clients qui les intègrent dans leur logiciel de comptabilité EBP. Votre client ou vous même, à partir de son logiciel EBP, définissez les options générales de transfert : 1- Sélectionnez la période et les journaux à exporter ou l’export du dossier complet(1). 2- Définissez vos options de transfert : dossier de destination, inclure dans un fichier zip, envoyer par e-mail… 3- Choisissez l’outil de production de destination(2) : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), CIEL, SAGE ligne 100, COALA, QUADRATUS, AZUR, CCMX (Winner et AS400), ISAGRI, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE-OUEST, GESTIMUM, INFORCE, HELIAST (import uniquement) Echangez efficacement avec vos clients (1) Export du Dossier complet compatible vers CEGID PGI version S5 et COALA Comptabilité (2) Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs Choisissez votre format d’échange En quelques clics, vous paramétrez et personnalisez l’export des données comptables depuis le logiciel EBP. Une fois vos paramétrages définis, ceux-ci sont automatiquement mémorisés. Ainsi, vous n’avez plus besoin de les renseigner pour vos futurs échanges. Vous pouvez créer autant de modèles d’import ou d’export que de dossiers entreprise si nécessaire. Paramétrez simplement vos échanges Pré-paramétrage par défaut en fonction de votre outil de production Selon le nombre de caractères importés (ou exportés), choisissez le sens pour tronquer vos numéros et libellés. Uniformisez les libellés à l’import (ou à l’export) grâce aux options Majuscules et ASCII. Paramétrage à la carte des comptes collectifs, centralisateurs et auxiliaires Paramétrage des types de journaux et de comptes à l’import ZOOM sur les fonctions clés Les tables de concordances permettent de visualiser la liste des comptes et journaux à exporter ou à importer. Sans modifier le plan comptable et sans altérer le paramétrage précédemment établi, vous pouvez modifier la concordance entre les données sources et les données de destination, pour les comptes et pour les journaux. Cela vous évite, une fois les écritures importées, de passer des OD de ré-affectation de compte à compte et de journal à journal, ou de faire des réimputations entre comptes ou entre journaux. Les concordances que vous définissez sont également mémorisées. Vous pouvez les enrichir au fur et à mesure de la vie de votre dossier client. Personnalisez les tables de concordances Grâce aux tables de concordances vous pouvez, par exemple, modifier l’intitulé du compte, renseigner le compte auxiliaire en alphanumérique ou encore changer le type de compte si nécessaire Comptes exportés par votre client Comptes importés dans votre outil de Production 560 SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Septembre 2014. Equipe Profession Comptable EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Configurations Minimales Requises : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go Compta www.ebp.com Gérez efficacement votre comptabilité générale (saisie, téléprocédures*…) et profitez d’un outil analytique grâce à ce logiciel complet et performant. établissez le bilan et le compte de résultat, gérez vos immobilisations et exploitez les données de votre entreprise grâce aux prévisions de trésorerie et à la gestion des budgets. Pour une tenue approfondie de votre comptabilité Retrouvez facilement des écritures Une puissante recherche multi-critères vous permet de retrouver des écritures selon n’importe quel élément présent en comptabilité (numéro, date, libellés etc.). Ne perdez plus de temps à rechercher une pièce et filtrez les écritures selon vos propres critères. Suivez précisément la situation de vos immobilisations Gérez aisément les amortissements et les cessions de vos immobilisations. Amortissez séparément différents composants pour plus de flexibilité. Valorisez votre comptabilité et vos résultats Réalisez des ventilations sur plusieurs axes analytiques. Vous pouvez également comparer les dépenses estimées avec celles réalisées grâce à la gestion des budgets. Mettez en place une véritable démarche d’analyse de votre comptabilité. Anticipez le risque de trésorerie négative Le logiciel calcule automatiquement des prévisions à partir de vos données (encaissements/décaissements et échéanciers). Bénéficiez ainsi d’une véritable aide à la décision pour maîtriser votre situation de trésorerie. échangez vos données de façon sécurisée Transférez vos fichiers à votre Expert-Comptable pour la révision de vos comptes, au format de son logiciel**. En un clic, les écritures corrigées s’intègrent automatiquement dans votre comptabilité ! COMPTABILITÉ ANALYSE PERSONNALISATION IMMOBILISATION Télé- procédures Lettrage Saisie au ki ol mètre Tableau de bord Budget Trésorerie Ventilation Linéaire / dégressif ss A e m m ortients EBP Compta PRO PRO 2015 *Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. ** EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST. ZOOM sur les fonctions clés Le rapprochement bancaire automatique vous permet de gagner du temps Assurez-vous que tous les encaissements et débits sont bien enregistrés en comptabilité. A l’aide du rapprochement bancaire automatique, optimisez cette opération chronophage et concentrez-vous sur l’analyse de vos encaissements et décaissements. La gestion des abonnements vous permet d’optimiser la saisie des écritures récurrentes A l’aide de l’outil de gestion des abonnements, vous pouvez paramétrer l’enregistrement de modèle de saisie. Ainsi, l’enregistrement des opérations récurrentes (loyer, EDF, abonnements) est simplifié et automatiquement intégré en comptabilité chaque mois. Enregistrez rapidement un nombre important de pièces comptables La saisie au kilomètre vous permet d’enregistrer en un seul mouvement comptable un ensemble d’écritures. Ne vous préoccupez plus du journal d’enregistrement ou de la date, cette saisie vous permet d’inclure ces critères dans une seule et même fenêtre. Gagnez en efficacité et automatisez la comptabilité de votre entreprise Utilisez la comptabilité analytique pour valoriser vos résultats Ventilez vos charges et produits selon vos critères A l’aide de la comptabilité analytique et de 3 axes, ventilez les charges et produits pour identifier le résultat par produit ou par composante de votre entreprise. De cette manière identifiez vos postes principaux de revenus et de dépenses mais aussi les clients et produits à valoriser. éditez les Soldes Intermédiaires de Gestion (SIG) pour identifier les éléments constitutifs de votre résultat Grâce au calcul des SIG, vous pourrez dégager facilement la marge (de production ou commerciale), la valeur ajoutée, l’excédent brut d’exploitation ou encore le résultat d’exploitation. Muni de ces éléments, vous pourrez calculer les principaux ratios financiers en toute autonomie. Anticipez le risque de trésorerie négative grâce au prévisionnel qui vous alerte sur l’arrivée d’un solde de trésorerie négatif. Pilotez votre entreprise et optimisez votre gestion Gérez et anticipez les problématiques de trésorerie Les données comptables sont directement intégrées à un outil de prévision de trésorerie, vous pouvez ainsi prévoir les besoins de votre entreprise et mettre en place des actions à destination des clients/fournisseurs (demande de paiement comptant en échange d’escompte, délai de règlements fournisseurs etc.). Profitez de la gestion de budget pour un suivi optimal de vos actions En comparant les dépenses estimées et réalisées vous avez la main sur la gestion de votre entreprise. Ajustez si besoin vos prévisions ou mettez en place des actions correctives pour atteindre vos objectifs. Suivez l’évolution de vos résultats d’une année sur l’autre éditez un comparatif entre N et N-1 afin d’évaluer les performances de votre entreprise. Identifiez ainsi les axes d’améliorations et les réussites de votre activité. Suivez vos dépenses et leurs variations entre deux exercices comptables. Exportez et importez vos documents simplement pour synchroniser vos outils et ceux de vos partenaires Soyez conforme avec la législation concernant les téléprocédures Conformément à la législation, ce logiciel vous permet de télédéclarer et télépayer* la TVA. Pour encore plus d’efficacité profitez du télépaiement de l’IS*. Simplicité, gain de temps, suivi et sécurité : tout y est ! Communiquez facilement avec votre Expert-Comptable Ce logiciel vous permet d’exporter en quelques clics vos données comptables pour envoi à votre cabinet d’expertise référent. Ces données seront converties au format de son logiciel**, les écritures corrigées sont automatiquement intégrées à votre comptabilité. Exportez vos données vers d’autres logiciels pour retraiter l’information selon vos habitudes A l’aide d’un outil d’exportation vous pourrez facilement extraire les données vous permettant de calculer des ratios en rapport avec votre activité. Retraitez ainsi certaines données sur vos logiciels habituels et appuyez vous sur la comptabilité pour vous accompagner dans la prise de décision. Profitez d’une prise en main du logiciel facilitée Naviguez facilement dans le logiciel Bénéficiez d’une interface simple et intuitive. L’ergonomie du logiciel est basée sur des environnements bureautiques utilisés chaque jour et proche de vos usages courants : web, outils Windows®… Ne perdez plus de temps lors de vos premiers pas dans le logiciel. Soyez rapidement opérationnel Accédez directement à vos tâches quotidiennes, des assistants de navigation (Open Guide) vous guident dans chaque situation de travail : ventes, stocks… Vous pouvez également les personnaliser selon vos habitudes. Une recherche multi-critères pour faciliter la gestion des pièces comptables La recherche multi-critères sera votre meilleure alliée pour modifier, mettre à jour ou gérer votre comptabilité quotidienne. Cet outil puissant vous permet de rechercher une écriture d’après une multitude de critères. Retrouvez n’importe quelle opération d’après le montant, la ligne d’une écriture, un client ou un numéro de compte, etc. * Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. ** EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST. EBP Démat’ Dématérialisez et automatisez le traitement de vos factures fournisseurs Enregistrez, consultez et recherchez rapidement vos factures fournisseurs. Vous gagnez en productivité et divisez par 3 vos coûts de traitement. La recherche intelligente intégrée à l’outil vous permet de retrouver vos factures selon n’importe quel critère. Disponible dernier trimestre 2014 NOUVEAU ! EBP Démat’ Caractéristiques générales • Nombre de sociétés : 5 ou 10 • Aide en ligne • Plan Comptable Entreprise • Plan Comptable Syndicat • Sauvegarde et restauration • Sauvegarde en ligne* • Tableau de bord paramétrable • Recherche multicritère • Version réseau : nous consulter • Gestion des favoris • Choix de la devise du dossier • Gestion de groupes d’écritures • Alertes paramétrables • Champs obligatoires personnalisables Transfert comptable • Historique des transferts comptables • Import du transfert comptable (écritures, échéances, pointages) • Transfert comptable avec champs personnalisés Traitements comptables • Saisie au kilomètre • Saisie guidée • Saisie pratique et ventes comptoir • Abonnements • Association de comptes pour automatiser la saisie journal • Ecritures simulées • Contre-passation d’écritures • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Réimputation des écritures de compte à compte, de journal à journal et de période à période • Consultation des comptes • Consultation des comptes inter-exercices • Lettrage manuel, automatique, simplifié • Pointage au lettrage • Lettrage au pointage • Délettrage automatique • Rapprochement par compte, par journal • Rapprochement bancaire manuel et automatique • Gestion des échéances • TVA sur les débits et encaissements • Justificatif de TVA • Télédéclaration (CA3, CA12 et annexe 3310A, 3514 acomptes trimestriels, 3519 demande de remboursement) et télépaiement EDI-TVA** • Génération du fichier de virement de TVA • Report automatique du crédit de TVA • Télépaiement de l’impôt sur les sociétés (IS)** • Documents associés aux lignes d’écritures • Libellés types • Recalcul des soldes • Tri par date • Import des lignes de relevés au format CFONB, Qif, OFX • Comptabilisation manuelle des lignes de relevés bancaires • Comptabilisation automatique des lignes de relevés bancaires • Découvert autorisé • Colonne Solde N-1 dans la Balance interactive • Règlements des Tiers • Validation des écritures • Clôtures mensuelles et annuelles • Prévision de trésorerie • Gestion des chéquiers et des lettres-chèques • Balance inter-exercices • Reformatage des comptes • Journal des événements • Archivage des données • Virements internationaux • Virements et prélèvements CFONB • Virements et prélèvements SEPA • Gestion des notes de frais • Gestion des indemnités kilométriques • Suivi des relances clients • Échéancier interactif • Grand livre interactif • Balance interactive • Gestion des effets de commerce • Gestion des valeurs en attente et remises en banque Analytique et budgets • 3 plans (axes) • Ventilations analytiques • Affichage en saisie quand multi-ventilations analytiques • Grilles analytiques • Outil d’application de grilles analytiques • Consultation interactive • Gestion des budgets généraux et analytiques • OD Analytiques • Grilles analytiques Immobilisations • Codification automatique en Alphanumérique des codes immobilisations d’immobilisations • Localisation, fournisseur • Notion de famille (héritage des paramètres de la famille) • Consultation du plan d’amortissement • Mode d’amortissement linéaire et non amortissable • Mode d’amortissement dégressif • Gestion comptable et fiscale • Simulation d’achat d’une immobilisation • Recherche d’une immobilisation à partir du numéro, de son libellé • Gestion des cessions d’immobilisations, de la mise au rebut • Gestion des éclatements (fractionnement d’immobilisations en plusieurs immobilisations) • Gestion des mutations • Gestion des composants • Gestion des dépréciations • Gestion de la valeur de revente dans les calculs d’amortissements (avec ou sans dérogatoire) • Génération des écritures de dotation annuelle, choix de la période • Génération des écritures d’achat • Génération des écritures de cession • Gestion des interventions (réparations...) Editions • Journaux • Grand Livre • Balance • Balance âgée par échéance ou par lettrage • Comparatif des indicateurs comptables N/N-1 • Balance mensuelle, trimestrielle • Bilan, compte de résultat (états préparatoires) • Situations des comptes • Encours clients • Créances clients / Dettes fournisseurs • Impressions annuelles • Balance analytique • Grand livre analytique • Cerfa 2054 : récapitulatif des mouvements des immobilisations au cours de l’exercice • Cerfa 2055 : situations et mouvements des dotations de l’exercice et ventilation des amortissements dérogatoires • Soldes Intermédiaires de Gestion • Rémunération des comptes courants et associés Importation/Exportation • Import et export paramétrable des écritures, des comptes et des journaux • Import / export paramétrables des écritures avec multi-ventilations analytiques • Import / export paramétrables des plans et postes analytiques • Import / export paramétrables des OD analytiques • Exportation des impressions au format PDF, Word®, Excel® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML • Export des liasses fiscales • Import texte des écritures et des comptes au format EBP • Communication Entreprise - Expert • Import / export des guides de saisie • Export Comptabilités informatisées (L.47 A) conforme à la réglementation CFCI. Version réseau : nous consulter • Gestion des droits par utilisateur • Gestion des droits par groupe d’utilisateurs Compatible • EBP Reports On Line*** : consultation à distance des données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet. • EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un smartphone et échange des données avec EBP Compta PRO * Nécessite la souscription à une Assistance PRIVILEGE ou PREMIUM. ** Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. *** Abonnement payable annuellement et tacitement reconduit. Tarifs pour les Cabinets Comptables, nous consulter. •  Fonctions accessibles à partir de la version Classic • Fonctions supplémentaires à partir de la version PRO EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014 Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Pack Éco Artisans du Bâtiment Gérez simplement votre entreprise du bâtiment grâce à 2 logiciels ne nécessitant aucune compétence en gestion et en comptabilité ! 2 logiciels essentiels pour gérer votre entreprise Assistance téléphonique incluse 2015 www.ebp.com Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet EBP Compta Classic 2015 Choisissez la saisie adaptée à votre niveau en comptabilité Pratique, guidée ou par journal, adoptez celle qui vous convient. Gagnez du temps en automatisant les opérations régulières (EDF, loyer…) grâce à l’enregistrement de modèle de saisie. Visualisez en un coup d’oeil les chiffres clés de votre entreprise Suivez votre situation de trésorerie en temps réel, grâce au tableau de bord. Visualisez les indicateurs clés de performance : chiffre d’affaires, résultat comptable etc. Télédéclarez et télépayez en quelques clics Télédéclarez en EDI la TVA puis télépayez(1) directement depuis votre logiciel. Pour encore plus d’efficacité, profitez du télépaiement de l’IS(1). Simplicité, gain de temps, suivi et sécurité : tout y est ! EBP Devis & Facturation Bâtiment 2015 Chiffrez vos prestations au plus juste Créez vos fiches fournitures, ouvrages, main d’œuvre, matériel et importez les tarifs de plus de 20 fournisseurs du bâtiment(2). Vous disposez ainsi d’une bibliothèque d’éléments complète pour éviter les ressaisies lors de la rédaction de vos documents de vente. Réalisez des documents de vente structurés Organisez vos devis en insérant des tranches de travaux, images, sous-totaux et aux couleurs de votre entreprise. Véhiculez ainsi une image professionnelle en quelques clics ! Transférez facilement vos données en comptabilité Transformez vos factures et règlements en écritures comptables et transférez-les dans votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez également les envoyer à votre Expert-Comptable, au format de son logiciel(3). (1) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. (2) Les tarifs fournisseurs ne sont pas fournis dans le logiciel. (3) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Caractéristiques générales • Version monoposte • Nombre de dossiers : 5 • Tableau de bord • Aide en ligne • Gestion des favoris • Assistant de navigation personnalisable • Recherche d’écriture multi-critères Traitements comptables • Création de journaux • Saisie simplifiée, guidée, par journal et par mois • Journal centralisateur • Gestion des abonnements • Ventes comptoir • Gestion des échéances • Lettrage manuel, approché, automatique et simplifié • Rapprochement bancaire manuel • TVA sur les débits, sur les encaissements • Calcul automatique de la TVA • Justificatif TVA • Télédéclaration EDI-TVA (CA3, CA12, annexe 3310A, acompte de TVA 3514 et demande de remboursement 3519)* • Télépaiement EDI-TVA (CA3, CA12, Acompte de TVA 3514)* • Télépaiement de l’Impôt sur les Sociétés (IS)* • Saisie des notes de frais depuis l’application gratuite EBP Notes de Frais et échange des données avec EBP Compta Classic • Etats interactifs • Relevés bancaires • Situations de comptes • Balance âgée • Validation, clôtures Statistiques tableau de bord • Solde de comptes de banque • Etat des créances clients • Etat des dettes fournisseurs Editions • Grand livre, balance et journaux • Echéancier • Encours clients • Rapprochement bancaire • Bilan et compte de résultat (états préparatoires) Import/Export • Export liasses fiscales • Communication Entreprise-Expert • Import et export paramétrables des écritures, comptes et journaux • Export comptabilités informatisées (L.47 A) conforme à la réglementation du Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées Liste des fonctions non exhaustive * Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. pack Éco artisans du bâtiment Classic 2015 EBP Compta Classic 2015 Caractéristiques générales • Nombre de dossiers illimité • Aide en ligne • Barre de tâches et de navigation • Tableau de bord • Correcteur orthographique • Sauvegarde et restauration des données Clients • Fiches prospects et clients détaillées • Relances clients (3 modèles) • Echéancier clients • Traitement des règlements • Envoi de SMS via les partenaires* Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) Bibliothèques d’éléments • Bibliothèque d’éléments avec fourniture, main d’oeuvre, ouvrage, matériel… • Création de fournitures avec temps de pose • Calcul des prix de vente suivant le déboursé sec, les frais généraux… • Import des tarifs fournisseurs : Cédéo, Dupont, Semangles, Clim+, Sofip, Brossette, Réseau Pro, Rexel, Coaxel, La Plateforme du Bâtiment, Schneider Electric, Catelec, Covap, Sider, Comptoir du Sud Ouest, Vaillant, Le Gallais, Chausson Materiaux • Séparation entre chaque bibliothèque de tarifs fournisseurs et la bibliothèque interne Devis - Facturation • Devis, factures, factures d’acompte, avoirs • Ajout de tranches de travaux dans le devis • TVA neuf ou rénovation • Personnalisation du devis avec styles de polices, couleurs, images… • Transfert automatique de devis en facture • Modèles d’impressions prêts à l’emploi • Modèles d’attestations de TVA à taux réduit • Gestion des états des devis (en cours, à relancer, accepté) • Gestion de la DEEE Statistiques • Evolution et palmarès des ventes, du CA, de la marge et du volume des ventes • Chiffre d’affaires par article, par client et par famille de client Import/Export • Génération comptable des factures et des règlements clients au format de nombreux logiciels comptables** • Import paramétrable Liste des fonctions non exhaustive * Hors coût de SMS. Cette fonction nécessite la souscription au Service PRIVILEGE ou PREMIUM ** EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE EBP Devis & Facturation Bâtiment 2015 EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014 Pack Bâtiment Profitez d’une suite de logiciels aux fonctions avancées pour une gestion pointue de votre activité du bâtiment. Grâce au mode réseau, vous pouvez, en plus, travailler à plusieurs et en simultané. 4 logiciels pour une gestion approfondie de votre entreprise 2015 www.ebp.com Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet EBP Bâtiment PRO 2015 Que vous ayez une activité d’installation, rénovation, entretien, dépannage… ce logiciel vous permet d’automatiser l’intégralité de votre gestion. Les fonctions avancées de planning, gestion d’affaires et suivi de chantier vous assurent un pilotage optimal. EBP Immobilisations PRO 2015 Gérez efficacement vos immobilisations conformément à la réglementation CRC 2002- 10 méthode simplifiée. Etablissez vos plans d’amortissement, contrôlez vos acquisitions en crédit-bail, vos locations et vos emprunts et suivez très précisément la situation actuelle de vos immobilisations. Analysez également leur répartition grâce à la fonction analytique. EBP Compta PRO 2015 Gérez efficacement votre comptabilité générale (saisie, téléprocédures(1), rapprochement bancaire…) et profitez d’un outil analytique grâce à ce logiciel complet et performant. Etablissez le bilan et le compte de résultat, gérez vos immobilisations et exploitez les données de votre entreprise grâce aux prévisions de trésorerie et à la gestion de budget. EBP Paye Bâtiment 2015 Gérez efficacement votre paye grâce à une solution adaptée au secteur du bâtiment. Vous réalisez simplement vos bulletins de salaires grâce au plan de paye spécifique bâtiment et vous effectuez vos déclarations (DADS-U et DADS-U CI-BTP à la norme 4DS(2), DUCS EDI(2) URSSAF et IRC / IP, DPAE) conformément à la législation. PRO 30 jours d’Assistance téléphonique Inclus (1) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. (2) Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM. Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Pack Bâtiment PRO 2015 EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Septembre 2014 EBP Bâtiment PRO 2015 • Nombre de dossiers illimité • Tableau de bord en page d’accueil • Version réseau : nous consulter • Fiches prospects et clients détaillées • Gestion des tiers en sommeil • Recherche multicritères • Historique des documents de vente • Edition automatique de courriers de relance • Création d’une bibliothèque interne avec fourniture, main d’oeuvre, matériel, ouvrage, divers et texte • Création de fournitures avec temps de pose • Calcul des prix de vente suivant le déboursé sec, les frais généraux, la main d’oeuvre, le bénéfice, le prix de revient • Historique des éléments • Mise en sommeil des éléments obsolètes • Gestion des promotions • Bibliothèque interne • Import de nombreux tarifs fournisseurs(1) (Cédéo, Dupont, Semangles, Clim+, Sofip, Brossette, Réseau Pro, Rexel, Coaxel, La Plateforme du Bâtiment, Schneider Electric, Catelec, COVAP, Sider, Comptoir du Sud Ouest, Vaillant, Le Gallais, Chausson Matériaux, Téréva , enseignes du groupe Sonepar) • Imports des bibliothèques d’ouvrages(1) Annuel des Prix, Artiprix, Batiprix • Création des documents : devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs... • Gestion de la DEEE • Gestion de l’éco-contribution mobilier • TVA neuf ou rénovation • Saisie de factures d’acompte • Étude des déboursés • Réapprovisionnement automatique • Suivi de chantier simplifié/détaillé • Saisie par salarié ou par chantier des heures effectuées • Gestion de la sous-traitance • Gestion des contrats de maintenance et interventions • Planning • Gestion des affaires • Gestion des achats (fournisseurs et soustraitants) • Enregistrement des règlements clients • Génération de fichiers de virement et prélèvement à la norme bancaire SEPA • Génération et transfert automatique des écritures comptables au format de nombreux logiciels comptables(2) EBP Compta PRO 2015 • Nombre de dossiers : 10 • Version réseau : nous consulter • Aide en ligne • Plan Comptable Entreprise • Tableau de bord paramétrable • Recherche multicritère • Gestion des Favoris • Gestion de groupes d’écritures • Alertes paramétrables • Champs obligatoires personnalisables • Bilan et compte de résultat (états préparatoires) • Prévision de trésorerie • Télédéclaration de TVA (CA3, CA12 et annexe 3310A, 3514 acomptes trimestriels, 3519 demande de remboursement)(3) • Télépaiement EDI-TVA(3) • Télépaiement de l’Impôt sur les Sociétés (IS)(3) • Saisie pratique, guidée, par journal et au kilomètre • Lettrage manuel, automatique, simplifié • Délettrage automatique • Echéancier détaillé • Suivi des relances clients • Règlements des tiers • Prévision de trésorerie • Rapprochement bancaire automatique avec import de relevés • Virements et prélèvements SEPA • Virements et prélèvements CFONB • Virements internationaux • Comptabilité analytique multi-axes • Gestion des budgets • Comparatif N/N-1 • Balance et Grand livre analytique • Soldes Intermédiaires de Gestion (SIG) • Comptabilisation automatique des lignes de relevés bancaires • Balance mensuelle, trimestrielle • Ventilations analytiques • Grilles analytiques • Consultation interactive • Gestion des budgets généraux et analytiques • OD Analytiques • Rémunération des comptes courants et associés • Export comptabilités informatisées (L.47.A.) EBP Immobilisations PRO 2015 • Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simplifiée • Plan d’amortissement économique et fiscal • Gestion des modes d’amortissement linéaire, dérogatoire, dégressif, non amortissable • Gestion des cessions d’immobilisations • Gestion du crédit-bail, des locations et des emprunts • Déclarations fiscales obligatoires 2054 et 2055 • Gestion de l’analytique • Gestion des interventions (réparations...) • Exportation paramétrable des écritures vers EBP Compta EBP Paye Bâtiment 2015 • Nombre de dossiers : 10 • Version réseau : nous consulter • Tableau de bord • Plan de paye spécifique Bâtiment • Profils de paye Bâtiment • Interrogation des données de paye • Gestion des acomptes et des prêts • Sauvegarde des documents administratifs • Gestion des contrats de prévoyance et assurance • Définition de nouveaux types d’absences • DUCS EDI(4) URSSAF et IRC / IP • DADS-U et DADS-U CI-BTP à la norme 4DS(4) • Attestation Employeur Dématérialisée(4) • Registre du personnel • Télédéclaration de la DADS-U, DPAE et la DUCS au format EDI(3) • Planning hebdomadaire • Explication des calculs de paye • Nombreux profils proposés : cadre, non cadre, apprenti, etc. • Saisie semi-automatique des formules • Gestion des RTT et du DIF • Assistant de création de modèles de bulletins • Nombre de salariés illimité (1) Les tarifs fournisseurs et les bibliothèques d’ouvrages ne sont pas fournis dans le logiciel. (2) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST pour le logiciel EBP Compta PRO (3) Cette fonction nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. (4) Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM. Les attestations et déclarations d’EBP Paye PRO nècessitent l’utilisation d’Adobe® Acrobat® 9 1651 Compta Classic Ce logiciel facile à prendre en main offre toutes les fonctionnalités essentielles à la tenue d’une comptabilité générale. Il intègre également un outil de prévisions pour vous aider à piloter efficacement votre activité. Pour tenir votre comptabilité et suivre vos prévisions Assistance téléphonique incluse 2015 www.ebp.com Profitez d’une interface proche de vos outils bureautiques Naviguez intuitivement dans le logiciel grâce à son environnement de travail, proche de vos usages quotidiens (Excel®, Outlook®...). Disposez ainsi d’une prise en main rapide. Tenez votre comptabilité générale de A à Z Ce logiciel très complet vous permet de tenir votre comptabilité (saisie des écritures, bilan, compte de résultat). Télédéclarez et télépayez* votre TVA en quelques clics, directement depuis votre logiciel. Souplesse, simplicité, gain de temps, suivi et sécurité : tout y est ! Suivez avec précision l’évolution de votre entreprise et maîtrisez votre développement Grâce aux comparatifs estimé/réalisé du module prévisionnel, suivez année par année l’écart entre les réalisations et vos prévisions initiales. Ainsi, vous maîtrisez le développement de votre business. Estimez et anticipez l’évolution de votre activité Grâce au module prévisionnel, visualisez via un tableau de bord synthétique l’évolution de vos ventes, votre trésorerie et les taux de marge globaux prévisionnels. Le calcul du seuil de rentabilité vous permet d’affiner vos objectifs annuels et mensuels. Echangez vos données de façon sécurisée Transférez vos fichiers à votre Expert-Comptable pour la révision de vos comptes, au format de son logiciel**. En un clic, les écritures corrigées s’intègrent automatiquement dans votre comptabilité ! * Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. ** EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST. Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Module + Prévisionnel Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Caractéristiques générales • Version monoposte • Nombre de sociétés : 5 • Tableau de bord • Assistant de navigation personnalisable • Gestion des favoris • Recherche multi-critères • Aide en ligne Traitements comptables • Saisie simplifiée, guidée, par journal et par mois • Ventes comptoir • Gestion des échéances • Gestion des abonnements • TVA sur débits/encaissements • Lettrage • Rapprochement bancaire manuel • Télédéclaration (CA3, CA12, annexe 3310A, acompte de TVA 3514 et demande de remboursement 3519) et télépaiement EDI-TVA (CA3, CA12, acompte de TVA)* • Télépaiement de l’Impôt sur les Sociétés (IS)* • Justificatif de TVA • Report automatique du crédit de TVA • Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié • Etats interactifs (Grand livre et balance) • Saisie des notes de frais depuis l’application gratuite EBP Notes de Frais et échange des données avec EBP Compta Classic • Relevés bancaires • Situations de comptes • Balance âgée • Validation, clôtures Editions • Grand livre et balance • Echéancier détaillé sur le lettrage • Encours clients • Bilan et compte de résultat (états préparatoires) Module Prévisionnel • Prévisionnel sur 6 ans • Comparatifs annuels : estimé / réalisé • Analyse financière complète : tableaux et ratios financiers, graphiques • Edition de dossiers financiers prévisionnels : 5 Import/Export • Communication Entreprise-Expert • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML • Import et export paramétrable des écritures, comptes et journaux • Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel® • Export liasses fiscales • Export paramétrable • Export comptabilités informatisées (L.47 A) conforme à la réglementation du Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées Liste des fonctions non exhaustive *Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. Compta + module prévisionnel CLASSIC 2015 Visualisez via un tableau de bord synthétique, l’évolution de votre activité année après année. EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014 Compta Révisions & Prévisions Associez une comptabilité complète (générale et analytique) à deux outils de révisions et de prévisions. Grâce au module de révision, préparez votre dossier comptable et anticipez la venue de votre Expert-Comptable pour la validation annuelle de vos comptes. Cet outil de pilotage permet également d’évaluer tous vos projets d’investissement à l’aide d’analyses approfondies et détaillées. Pour développer votre entreprise Analysez vos données Suivez rigoureusement les dépenses de votre entreprise grâce à la mise en place d’une gestion analytique et budgétaire. Analysez votre situation financière grâce à des tableaux de gestion. Editez vos documents comptables Toutes les données enregistrées dans votre logiciel alimentent automatiquement vos documents comptables : télédéclaration* de TVA, bilan et compte de résultat. Cela simplifie ainsi vos démarches administratives. Analysez vos investissements Analysez sur le long terme (jusqu’à 20 ans) votre projet d’investissement grâce aux nombreux graphiques, tableaux et ratios : ratio de rentabilité, de productivité, besoin en fond de roulement, tableau de trésorerie… Effectuez la révision Préparez en toute simplicité votre dossier comptable grâce à l’outil de révision et anticipez la venue de votre ExpertComptable pour la validation annuelle de vos comptes. Communiquez facilement Echangez simplement et de façon sécurisée vos données avec votre Expert-Comptable, pour la révision de vos comptes, au format de nombreux logiciels comptables**. * Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. ** EBP, ITOOL, CEGID ( Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX ( Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, A ZUR, C ADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST www.ebp.com PRO v19 2015 ZOOM sur les fonctions clés La comptabilité analytique multi-axes Visualisez vos comptes de façon plus détaillée et suivez l’évolution de votre société pour un poste et une période précise. Les axes analytiques Suivez le détail de vos charges et de vos produits sur un, deux ou trois axes analytiques distincts. La gestion par axe vous permet de procéder à une analyse des charges et des produits suivant des critères différents. La ventilation analytique Gérez l’analytique sur les comptes de charges, de produits ou d’immobilisations. Pour éviter les oublis de ventilation, en fin de saisie comptable, la grille de ventilation s’ouvre automatiquement. La consultation analytique La gestion de l’analytique prend tout son sens lors de la consultation analytique. Elle permet d’interroger un axe ou un poste analytique, sans passer par un aperçu écran. Cette consultation vient compléter les éditions du compte de résultat, du Grand livre et des ventilations analytiques. L’export vers Excel® Exportez très simplement vos ventilations analytiques vers Excel® grâce à l’export paramétrable. Vous pouvez ainsi étudier finement les résultats de votre entreprise. La consultation analytique permet de visualiser la rentabilité d’un secteur, d’un service, d’un produit… La déclaration et la télédéclaration de TVA Editez vos déclarations de TVA CA3, CA12 et annexe 3310A agréées par la Direction Générale des Finances Publiques. La gestion de la TVA sur les encaissements et sur les débits Gérez votre TVA sur les débits (comptabilisée lors de l’écriture de vente ou d’achat) ou bien sur les encaissements (comptabilisée lors de l’écriture du règlement). L’édition des déclarations de TVA Le logiciel calcule automatiquement le montant de votre déclaration à payer. Il ne vous reste plus qu’à l’éditer et à l’envoyer à votre centre des impôts. Terminées les erreurs liées à la recopie des montants sur votre déclaration papier. La télédéclaration et le télépaiement de la TVA au format EDI Gagnez du temps grâce au service EBP Télédéclaration*. Vous télétransmettez et télépayez votre déclaration de TVA agréée par la DGFiP et vous suivez directement à partir de votre logiciel, l’avancement de votre déclaration (confirmation de réception, de conformité…). * Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. Un justificatif permet de retrouver les montants indiqués dans la déclaration de TVA. Le module de prévisions L’outil de prévisions vous permet d’analyser tout projet d’investissement. Vous souhaitez acquérir un nouvel outil de production ? Acheter une nouvelle entreprise ? Ce module vous permet de récupérer les données issues de votre comptabilité, d’effectuer des simulations et de visualiser l’impact de votre futur investissement sur votre trésorerie. L’importation de la Balance Importez votre Balance issue de votre comptabilité au format TXT par exemple, pour l’intégrer dans le bilan et compte de résultat prévisionnels. Vous pouvez intégrer vos données comptables jusqu’à 3 exercices antérieurs. Etablissement de différents scénarios A partir des données issues de votre comptabilité, vous pouvez établir jusqu’à 20 simulations différentes sur un même dossier (des plus optimistes aux plus pessimistes). Ses prévisions peuvent être annuelles comme mensuelles et chaque modification aura un impact immédiat sur vos résultats. L’analyse et la décision finale Les nombreux tableaux, graphiques et ratios vous permettent d’effectuer une analyse approfondie et détaillée de votre projet. Il vous sera alors plus facile de prendre la décision de réaliser ou non votre investissement. Vous pouvez également présenter un dossier final complet et professionnel à vos futurs partenaires financiers. Un mode réseau perfomant EBP Compta PRO offre la possibilité de travailler en réseau sur une architecture Client/Serveur. Le logiciel est livré avec un moteur de base de données, Pervasive SQL, adapté aux échanges de données en réseau. La version réseau ouvre les portes du travail simultané et à plusieurs. Tous vos tableaux, graphiques et ratios s’établissent automatiquement grâce aux éléments antérieurs et aux prévisions établies sur les années à venir. La révision comptable La révision vous permet de préparer votre dossier en prévision de la venue de votre Expert Comptable pour la vérification annuelle de vos comptes. Création d’une campagne de révision Grâce au modèle de révision pré-paramétré dans le logiciel, créez facilement votre propre campagne de révision. Indiquez simplement les comptes ou les fourchettes de comptes que vous souhaitez contrôler (trésorerie, ventes, clients etc.). En cours de révision A partir de la fenêtre de révision, consultez facilement un compte et le détail de chaque écriture. Vous pouvez également accéder à la saisie, pour effectuer d’éventuelles corrections. La révision vous permet de préparer votre dossier avant la venue de votre Expert-Comptable. EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juin 2014 Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : (1) Excepté pour le Front Office : écran supportant une résolution de 800*600 • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits(1) • Espace disque libre : 2 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Caractéristiques générales • Menu contextuel, volet de navigation • Tableau de bord • Nombre de dossiers : 10 • Version monoposte • Version réseau : nous consulter • Sécurité et maintenance • Outil de sauvegarde multi-supports • Gestion des utilisateurs avec définition des droits • Dossier protégé par un mot de passe • Envoi de SMS via les partenaires(1) : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de sms) Traitements comptables • Saisie simplifiée, saisie guidée • Saisie avancée • Saisie au kilomètre • Gestion des abonnements avec paramétrage de la fréquence • Numérotation automatique des pièces • Recherche d’écritures multi-critères • Réimputation des écritures entre comptes ou journaux • Réimputation des écritures entre périodes • Réimputation des écritures en saisie • Contre-passation des écritures • Multi-devises • Gestion des échéances multiples • Lettrage en cours de saisie • Lettrage et délettrage manuel et automatique • Lettrage partiel • Rapprochement manuel par journal et par compte • Verrouillage du rapprochement bancaire • Rapprochement automatique par compte et pa journal • Importation d’un relevé bancaire • Comptabilisation d’un relevé bancaire • Outil de prévisions de trésorerie • Grand-Livre interactif • Balance interactive • Saisie des encaissements clients • Remise en banque des règlements • Saisie des décaissements fournisseurs avec impression d’un courrier, d’une lettre chèque ou d’une lettre traite • Génération de LCR et BOR • Génération de prélèvements • Génération de virements • Virements/prélèvements au format SEPA • TVA sur les débits et sur les encaissements • Préparation et impression des déclarations de TVA CA3, 3310A, CA12 • Formulaire 3514 (acomptes trimestriels) • Déclaration 3519 (demande de remboursement) • Télédéclaration et télépaiement EDI-TVA(2) • Clôtures mensuelles et annuelles • Gestion des notes de frais • Saisie des notes de frais depuis un smartphone et échange des données avec EBP Compta Suivi des tiers • Informations clients / fournisseurs : contact, banque, adresse... • Impression de la balance âgée • Prévisions de règlements • Echéancier prévisionnel • Echéancier détaillé • Lettres de relance avec sélection automatique du texte et incrémentation du niveau de relance • Gestion des modes de règlement • Gestion des chéquiers • Impression des encours clients dépassés Editions • Journaux, Grand-Livre, Balance • Rapprochement bancaire • Tous les fichiers de base • Tableaux de gestion : Marge Brute, Résultat d’Exploitation, Résultat Net Comptable • Situations de comptes clients et fournisseurs • Liste des clients à relancer • Liste des clients relancés • Etat préparatoire au Bilan • Etat préparatoire au Compte de Résultat • Suivi et anomalie • Paramétrage des modèles d’impression Analytique et budgétaire • Ventilations analytiques multi-axes • Ventilations analytiques en cours de saisie (sur plusieurs postes) • Ventilations analytiques sur les comptes de classe 2 • Consultation analytique • Impression du Grand-Livre analytique et du résultat analytique • Impression des ventilations analytiques par poste ou par compte • Export paramétrable des ventilations analytiques vers Excel® • Synthèse des écarts budgétaires et des écarts N/N-1 • Gestion des grilles analytiques • Gestion des budgets analytiques ou généraux Immobilisations • Conforme à la réglementation CRC 2002-10 méthode simplifiée • Modes d’amortissement non amortissable, linéaire, dégressif, dérogatoire • Gestion des dépréciations • Gestion des cessions d’immobilisations • Gestion des mutations, des composants et des éclatements • Gestion des crédits-bails, des catégories • Gestion des Unités Génératrices de Trésorerie (UGT) • Génération des écritures comptables • Consultation du plan d’amortissement • Génération des écritures de dotation et de cession Import-Export • Export des principales éditions au format Excel et au format PDF et envoi par e-mail • Téléchargement de plans comptables métiers depuis le site EBP • Export et import des écritures au format du logiciel du cabinet comptable: EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST • Export de la balance vers EBP Etats Financiers Statistiques • Evolution des créances clients • Evolutions des dettes fournisseurs • Coût de financement de trésorerie • Agios sur retards de paiement • Répartition du chiffre d’affaires • Estimation des marges • Soldes N-1, N et N+1 • Graphiques Outil de révisions comptables • Création et duplication de modèles de révision • Création d’une campagne de révision à partir d’un modèle paramétré • Consultation d’un compte en cours de révision • Accès à la saisie en cours de révision • Possibilité d’associer des documents au cycle de révision (EXCEL®, Word...) • Verrouillage d’un compte révisé • Export / Import des modèles de révision • Export vers EXCEL® de l’impression Module Prévisions • Gestion de différentes hypothèses sur un même dossier • Structure modulaire : saisies, résultats, paramètres... • Paramétrage personnalisé des fiches de révisions • Prévisions annuelles ou mensuelles • Amortissement linéaire ou dégressif des investissements jusqu’à 50 ans • Simulations : le changement d’une donnée prévisionnelle a un impact immédiat sur les résultats • Calcul et édition du seuil de rentabilité • Documents comptables de synthèse et tableau de trésorerie • Fond de Roulement • Tableau de financement • Seuil de rentabilité • Large gamme de tableaux, graphiques et ratios Accès à distance - EBP Reports OnLine(3) • Un service pour publier, partager et consulter l’application mobile EBP Reports On Line disponible sous iOS, Windows® 8 et Android (1) Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM. (2) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. (3) Service inclus dans les offres de services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails, nous consulter. compta pro v19 Révisions & prévisions 2015 Coiffure & Esthétique LES 5 POINTS CLÉS Profitez d’un logiciel conçu pour gérer votre salon en quelques clics : saisie de rendez-vous, fiche technique client, gestion des employés, encaissement, suivi des stocks, transfert en comptabilité… Pour une gestion approfondie de votre salon Simplifiez votre encaissement quotidien Profitez d’un écran de caisse intuitif, personnalisable selon vos préférences de travail. Paramétrez vos prestations (soins, coupes, forfaits…) et encaissez vos clients en quelques clics grâce au mode écran tactile. Organisez vos journées de manière optimale Le planning interactif, en liaison directe avec la caisse, vous permet de gérer vos rendez-vous et vos collaborateurs en fonction des disponibilités et heures d’affluence. Développez votre relation client Constituez une base de données clients riche en informations : préférences, historique des visites… Créez une carte de fidélité pour toujours plus de satisfaction client ! Mesurez en temps réel l’activité de votre salon Avec le tableau de bord vous visualisez immédiatement vos résultats quotidiens : CA généré, fréquentation, meilleurs collaborateurs… Transférez en quelques clics vos données en comptabilité Transformez vos factures et règlements en écritures comptables et transférez-les dans votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez également les envoyer à votre Expert-Comptable, au format de son logiciel*. *EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. www.ebp.com 2015 ZOOM sur les fonctions clés Encaissez vos clients rapidement Associez votre logiciel à un écran tactile ou reliez un clavier et une souris. Scannez les étiquettes codes barres de vos articles. Evitez les ressaisies et diminuez ainsi le temps d’attente en caisse. Satisfaction client garantie ! Personnalisez votre caisse Choisissez les fonctions de caisse dont vous avez besoin au quotidien et paramétrez votre écran de vente : de la couleur du fond d’écran jusqu’à la taille des boutons. Pour plus de sécurité, mettez en place un système de verrouillage manuel ou automatique. Gérez plusieurs modes de règlement Offrez la possibilité à vos clients de payer avec différents moyens de paiements (carte bleue, chèque, espèces, chèque cadeau…). Lors de la sortie du ticket de caisse, profitez-en pour éditer un coupon supplémentaire afin de mettre en avant une offre promotionnelle, un nouveau produit… Profitez d’un système d’encaissement puissant Organisez efficacement l’activité de votre salon Visualisez vos rendez-vous en un coup d’oeil Bénéficiez d’une vision globale de votre activité sous forme journalière, hebdomadaire ou mensuelle grâce au planning. Attribuez des couleurs par catégorie pour simplifier la lecture et optimiser ainsi votre organisation. Par exemple, vos rendez-vous «coiffure» sont visibles en bleu, les rendez-vous «esthétique» en rouge et les rendez-vous «fournisseurs» en vert. Gagnez du temps lors du passage en caisse Renseignez toutes les informations nécessaires pour vos rendez-vous (collaborateur, horaire, durée, prestations). Dès l’arrivée d’un client, vous transformez directement votre rendez-vous en ticket sans aucune ressaisie. Ainsi, au moment du paiement, vous n’avez plus qu’à encaisser votre client. Optimisez la prise de rendez-vous Renseignez les jours d’activité de vos salariés. Ainsi, en cas d’absence, le logiciel vous informe automatiquement de l’impossibilité de prise de rendez-vous avec le collaborateur concerné. Organisez efficacement votre activité : de la prise de rendez-vous à l’encaissement Développez la satisfaction client Ayez une parfaite connaissance client Votre logiciel conserve un historique technique et commercial des précédentes venues de vos clients : fréquence des visites, produits utilisés, dernière prestation… Ainsi, garantissez à votre client un accueil personnalisé dès son arrivée. Partez à la conquête de nouveaux clients et fidélisez votre parc existant Mettez en place une stratégie de fidélisation efficace se basant, selon votre choix, sur un nombre de point, un chiffre d’affaires ou un nombre de passages en caisse… et réalisez des cartes de fidélité. Lors de l’encaissement, le logiciel alimente automatiquement les points fidélité associés au compte du client. Donnez aussi la possibilité à vos clients d’acheter des chèques cadeaux. Ils pourront ainsi les offrir à leurs proches. Un bon moyen de vous faire connaître ! Proposez des abonnements à vos clients Récompensez la régularité des visites de vos clients fidèles en mettant en place des abonnements à tarif préférentiel. Ils se règlent dès le premier passage et s’utilisent autant de fois que prévu sans repasser par la caisse. Pilotez vos stocks et optimisez le réassort Evitez les ruptures de stock Pour chacun des articles, définissez le stock minimum et le stock d’alerte. Une fois atteint, le logiciel considère cet article comme étant à réapprovisionner et vous en informe avec un message d’alerte. Optimisez vos commandes fournisseurs Choisissez d’être réapprovisionné automatiquement quand vos stocks deviennent critiques. Ou passez commande au coup par coup. Enregistrez une réception globale ou partielle en fonction des articles reçus. Enfin, relancez les fournisseurs qui tardent à vous livrer en éditant des lettres pré- paramétrés. Réalisez votre inventaire en quelques clics A l’aide d’un assistant et d’un document de synthèse prêt à l’emploi, réalisez un état précis de vos marchandises. Gérez et analysez simplement l’activité de votre salon Gagnez du temps dans votre clôture de caisse En fin de journée, le Z de caisse se calcule automatiquement. Vos règlements sont ensuite transformés en écritures comptables. Vous pouvez les transférer dans votre logiciel de comptabilité ou les envoyer à votre Expert-Comptable, au format de son logiciel. Vous gagnez ainsi du temps pour vous consacrer entièrement à votre cœur de métier. Suivez précisément votre activité Véritable outil d’aide à la décision, le logiciel vous permet de visualiser rapidement les chiffres clés de votre salon : tableaux de bord, statistiques par tranche horaire, palmarès collaborateur, meilleurs articles vendus… Donnez de la mobilité à vos données Avec notre service de mobilité Reports On Line(1), publiez, partagez et consultez à distance les données de votre logiciel sur tablette, smartphone ou ordinateur. Pratique si vous êtes amené à vous déplacer dans vos différents salons ! (1) Inclus dans le service PRIVILEGE ou PREMIUM ou payable annuellement. Logiciel 2 en 1 : Gestion Commerciale + Encaissement EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2015. Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : (1) Excepté pour le Front Office : écran supportant une résolution de 800*600 • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits(1) • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Périphériques compatibles Afin de vous permettre de travailler dans des conditions optimales, EBP Coiffure & Esthétique est compatible avec de nombreux matériels et périphériques de caisse. Vous pouvez ainsi le relier aux appareils que vous utilisez couramment (imprimantes tickets, lecteur TPE, tiroirs-caisse….) et profiter d’une véritable synergie dans votre gestion. Notre logiciel est également compatible avec la norme OPOS et fonctionne donc avec l’ensemble des périphériques de cette norme. Parmi les marques compatibles : EPSON, TOSHIBA, AURES, METROLOGIC, ZEBRA Pour connaître la liste détaillée des périphériques compatibles, consultez notre site : www.ebp.com Compatible opos Caractéristiques générales • Look Microsoft® et adaptation aux thèmes Windows® XP, Windows® VistaTM , Windows® 7 et 8 • Outil de sauvegarde multi-supports et restauration des données • Version réseau : nous consulter • Nombre de dossiers : 10 • Gestion des utilisateurs avec définition des droits  Encaissement (Front Office) • Paramétrage de l’écran de vente • Mode PC et écran tactile Caisses • Encaissement de prestations, articles, abonnements, forfaits, chèques cadeaux. • Mise en attente des tickets • Boutons totalement personnalisables • Multi-règlements : carte bancaire, chèque, espèces, chèque cadeau, avoir • Clôture de caisse avec impression du Z de caisse • Choix du tarif (homme, femme, enfant...) par ligne d’article • Identification des employés • Edition d’un ticket supplémentaire (offre promotionnelle, nouveau produit...) • Verrouillage de la caisse, manuel ou automatique Gestion des clients • Fiches clients avec informations de base • Fiche technique client : profil (type de cheveux, grain de peau, allergies) et préférences (employé habituel, style) • Historique complet : visites, prestations, produits utilisés, abonnements • Gestion des cartes de fidélité par point, CA ou sur le nombre de passages • Gestion des remises, articles offerts Planning • Mode tactile • Planning des rendez-vous : par jour, par semaine, par mois • Prise de rendez-vous rapide depuis l’écran principal • Ajout/annulation de rendez-vous en un clic • Saisie des informations associées : horaire, employé, client, prestations, etc. • Transformation du rendez-vous en ticket Gestion des employés • Fiches Personnel • Affectation de chaque vente à un employé • Objectifs, commissionnement • Gestion des jours d’activité, congés, maladie • Statistiques Prestations/Articles • Ventes de prestations et d’articles à l’unité • Personnalisation des forfaits et services : coupe, coloration, épilation, massage, etc. • Gestion des abonnements et mises à jour automatiques après chaque visite • Automatisation des tarifs selon les forfaits (homme, femme, enfant) • Gestion des stocks et inventaires Statistiques • Activité du salon par tranche horaire, jour de la semaine et par employé • Résultat des ventes et prestations • Panier moyen, indice de vente • Statistiques globales illustrées par un graphique Périphériques • voir encart ci-dessous  Gestion Commerciale (Back Office) Gestion des achats • Devis, fichier, commande fournisseur • Stocks : bon d’entrée, de sortie, saisie d’inventaire… • Livraison/réception globale ou partielle des commandes • Consultation des tickets de caisse • Virements SEPA Gestion des ventes • Devis, commande, facture, bon de livraison • Ventes en compte (différé et rattaché à un client) • Relance Clients • Facturation HT ou TTC • Gestion multi-devises, multi-échéances • Gestion des remises articles ou clients avec choix de la priorité • Grille tarifaire par client • Multi-facturation périodique • Prélèvements SEPA • Articles liés et composés • Gestion des soldes et promotions • Gestion et impression de codes-barres Gestion des stocks • Bons d’entrées, bons de sorties • Fabrication des articles composés • Saisie de l’inventaire complet Fidélité client • Historique de la fidélité par client • Gestion des cartes de fidélité (par point, par chiffre d’affaires, par nombre de passages en caisse) • Gestion des remises, bons d’achat Statistiques • Tableau de bord (CA journalier, indice de vente, fréquentation/CA). • Statistiques par tranche horaire, palmarès collaborateur, meilleurs articles vendus… Import/Export des fichiers • Imports et exports paramétrables des fichiers articles, familles d’articles, clients, fournisseurs et contacts • Génération de fichiers PDF avec envoi par email depuis toutes les éditions et exports au format • Remise en banque centralisée : Back et Front Office • Transfert en comptabilité des règlements, factures, tickets de caisse et mouvements de caisse au format du logiciel de l’ExpertComptable* * EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. 971 EBP Compta Classic Table des matières Félicitations ! ........................................................................................................................................ 1 Convention d'utilisation d'EBP ................................................................................................................. 3 Préambule ......................................................................................................................................... 3 Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) ..................................................... 3 Étendue des obligations de support d’EBP .............................................................................................. 3 Assistance de proximité sur le site ........................................................................................................ 3 Sauvegarde des données ..................................................................................................................... 3 Limitation de garantie ......................................................................................................................... 3 Limitations de responsabilité ................................................................................................................ 4 Dispositions finales ............................................................................................................................. 4 MISE EN ROUTE .................................................................................................................................... 5 Configuration minimale requise ..................................................................