Manuel de découverte Ciel Gestion commerciale et Gestion commerciale Évolution 2013 - Manuels- CIEL
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CIEL-Manuel-de-decouverte-Ciel-Associations-et-Associations-Evolution-MAN_WA_v2013-Manuels
CIEL-Manuel-de-decouverte-Ciel-Associations-et-Associations-Evolution-MAN_WA_v2013-Manuels
Manuel de découverte
Ciel Gestion commerciale et
Gestion commerciale ÉvolutionChère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un
logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions
de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre
référencement.
Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le
suivi logique d’une chaîne commerciale : de la mise en place d'un dossier (avec les clients,
les articles, les fournisseurs) à la saisie puis aux traitements des pièces commerciales.
Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Gestion commerciale Evolution sont détaillées à la
fin de ce manuel.
Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du
Manuel de référence électronique ainsi que de l’aide contextuelle.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.3
Contenu de votre boîtier
Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez :
• le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel.
• le certificat d'authenticité, vous donnant l'assurance que vos logiciels sont des produits authentiques Ciel, et sur lequel vous trouverez votre numéro de licence,
demandé lors du référencement.
Configuration minimale
Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps
de traitement
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet
Explorer 7.0 (ou supérieur).
• Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé).
• 512 Mo de Ram.
• 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.
• Imprimante : laser, jet d'encre.
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768.
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie
compatible MAPI (Outlook conseillé).
• Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur).
• Fonctions "Intuiciel" : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou
supérieur).
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés
que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires
respectifs.Sommaire
Prise en main ..................................................................................... 6
Documentation ..................................................................................7
Si vous débutez .................................................................................9
Entraînez-vous ................................................................................13
Création et mise en place d’un dossier ............................................. 21
Créez votre dossier ..........................................................................22
Les paramètres du dossier ................................................................25
Créez les données de base ................................................................27
Saisie et traitements des pièces commerciales ................................. 45
Saisissez les pièces clients ................................................................46
Saisissez les pièces fournisseurs ........................................................66
Gestion de production.......................................................................67
Commandes des articles en rupture....................................................68
Les états........................................................................................... 69
Principes généraux ...........................................................................70
Les états articles..............................................................................72
Les états clients fournisseurs .............................................................75
Les états analyses............................................................................82
Traitements de fin d’année ............................................................... 86
L’assistant Top Clôture .....................................................................87
Le journal comptable ........................................................................88
La régulation des stocks ...................................................................89
Purge des pièces commerciales (Norme DGFiP) ....................................90
Gestion des dossiers......................................................................... 93
La sauvegarde .................................................................................94
La restauration ................................................................................95
Les fonctionnalités de Ciel Gestion Commerciale Évolution .............. 97
La gestion des stocks multi-dépôts .....................................................98
La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux ........................... 100
La relation client ............................................................................ 101
Gestion avancée des relances clients ................................................ 102
Liste des ordres de production ......................................................... 103
Les factures d’abonnement.............................................................. 104Les factures multi-échéances........................................................... 105
Les infos «perso»........................................................................... 106
La gestion des sociétés ................................................................... 106
Administration avancée des utilisateurs............................................. 106
Index.............................................................................................. 107Prise en main7
Prise en main
Documentation
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de
la souris
• faire un clic droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Les symboles du manuel
La formation Flash
Des séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour les
consulter, cliquez sur le menu AIDE puis sélectionnez FORMATION FLASH.
La formation est lancée sur une page internet, sur le site ciel.com.
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels électroniques (au
format PDF) accessibles depuis le menu AIDE :
• le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales
fonctions du logiciel. Vous retrouvez en fin de manuel les fonctionnalités spécifiques à
Ciel Gestion commerciale Evolution.
• le Manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui
contient trois autres supports additionnels :
• la Présentation générale qui décrit des fonctions et des paramétrages généraux du
logiciel.
• le Générateur d’états qui décrit le fonctionnement du générateur d’états vous permettant ainsi de personnaliser vos éditions.
• le Générateur de Tableaux de bord qui décrit la personnalisation des fenêtre de type
tableau de bord.
L'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer les manuels doit être
installée sur votre ordinateur.
Pour imprimer les manuels électroniques
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Symbole Fonction
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence
électronique ou l’aide.8
Prise en main
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes.
Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu
AIDE ou par la touche
Préférences
) Menu DOSSIER commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES
Cette commande vous permet de fixer les préférences de votre logiciel.
Chaque logiciel Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de
travail. Vous pourrez rendre certaines tâches automatiques, choisir la couleur des lignes ou encore choisir des options d'impressions.
LReportez-vous au chapitre Les Préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis le menu
AIDE.
Utilitaires
) Menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES
Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données.
Les logiciels Ciel disposent de plusieurs utilitaires destinés à vérifier, réparer ou réindexer un fichier.
Ils vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application.
LReportez-vous au chapitre Les Utilitaires du manuel électronique Annexes disponible depuis le menu
AIDE.
Date de travail
) Menu DOSSIER commande OPTIONS - DATE DE TRAVAIL
La Date de travail sera fixée par défaut lors des saisies. Il s'agit de la date du jour de travail.
Modifiez la date puis cliquez sur le bouton [OK] pour l'enregistrer.
Informations
) Menu DOSSIER commande OPTIONS - INFORMATIONS
La commande INFORMATIONS ouvre une fenêtre qui vous renseigne sur votre dossier courant.
Cette commande est également accessible depuis le menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES - INFORMATIONS.Menu Dossier
37
Liste des pays
) Menu DOSSIER commande OPTIONS - LISTE DES PAYS
Votre logiciel vous propose ici une liste de pays.
Vous retrouvez les boutons , et ainsi que le menu déroulant FILTRAGE.
Pour créer un pays
1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Choix d’un élément s’affiche.
2. Sélectionnez dans la liste proposée le ou les pays que vous souhaitez créer.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Le pays s’ajoute dans la fenêtre Liste des Pays.
* Cette liste regroupe tous les pays actuellement existants.
Pour créer un pays manuellement
1. Double-cliquez sur créer manuellement un autre pays dans la fenêtre Choix d’un élément.
La fenêtre Pays s’affiche.
2. Saisissez le Code du pays ainsi que le Nom du pays.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer.
La case à cocher Voir le détail affiche des zones supplémentaires concernant les codes ISO3166 et administratifs, ainsi que le Code utilisateur, Indicatif téléphonique, Monnaie officielle du pays, Nationalité, Langue, Pays
de rattachement et Continent.Menu Dossier
38
États paramétrables
) Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions
disponibles. Ce générateur autorise la création de nouveaux états tout comme la modification de ceux qui
existent déjà.
LUn manuel électronique spécifique décrit cette commande. Reportez-vous au manuel électronique
Le générateur d’états disponible depuis le menu AIDE.
Imports paramétrables
) Menu DOSSIER commande OPTIONS - IMPORTS PARAMÉTRABLES
Cette commande vous permet d'importer des données (articles, clients, fournisseurs, contacts, représentants, remises promotions, banques, modes de règlement, etc.) dans Ciel Gestion Commerciale.
* Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, vous devez créer le fichier contenant
les informations que vous voulez importer.
Créer un import
1. Pour créer un nouvel import, cliquez sur le bouton [Créer] de la liste des imports paramétrables.
2. Sélectionnez la Famille du format d'import puis cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre Nouvelle importation s'affiche. Un assistant vous aide dans ce traitement.
* Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant] .
Choix du fichier à importer
3. Sélectionnez à l'aide de l'icône le fichier à importer.
Le programme vous propose d'effectuer une analyse du fichier pour déterminer son format.
Vous pouvez également cliquer sur le bouton [Détecter automatiquement].Menu Dossier
39
Plusieurs formats sont disponibles :
• CSV.
• Délimité.
• DBF.
• Longueur fixe.
• Standard Ciel Windows™.
• Fichier XML.
• Standard Ciel MAC.
4. Sélectionnez dans la liste déroulante le Type de conversion.
5. Pour un paramétrage avancé de l'importation, vous disposez du mode avancé. Pour y accéder, cochez
l'option Mode avancé.
Si vous sélectionnez ce mode, vous ne pouvez pas revenir en mode simple, mode par défaut.
Format du fichier délimité
6. Indiquez les options relatives au format de fichier :
• Caractères de fin de fichier.
• Caractères de remplissage.
• Séparateurs d'enregistrements.
• Taille d'un enregistrement, etc.
Définition des options globales
Cette étape vous permet de spécifier des options générales de l'importation (options, format des nombres,
format des dates, type de séparateur de date, format booléen).
Définition des rubriques du fichier à importer
La partie supérieure de la fenêtre vous permet de visualiser les rubriques à importer.
Vous pouvez à ce stade, CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une rubrique.
Valeurs par défaut
Vous pouvez, ajouter ou supprimer des rubriques pour lesquelles une valeur par défaut est définie par
l'application.
7. Cochez respectivement les cases Création ou Modification (Colonne Création et Colonne Modification) si
vous souhaitez que ces valeurs soient utilisées en création ou en modification.
Essai et Enregistrement
• Vous pouvez à ce stade tester l'importation. Pour cela, cliquez sur le bouton [Contrôler uniquement].
• Vous pouvez aussi lancer l'importation. Cliquez alors sur le bouton [Exécuter l’importation].
Saisissez le Nom de l'import et éventuellement un commentaire dans la zone Description. Cliquez sur le
bouton [Enregistrer].
Modifier un import
1. Pour modifier un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
La fenêtre de paramétrage de l'importation s'affiche.
2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Supprimer un import
1. Pour supprimer un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Ce traitement étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression.
2. Cliquez sur le bouton [Oui].Menu Dossier
40
Exécuter un import
1. Pour exécuter un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Exécuter].
La fenêtre Ouvrir s'affiche.
2. Sélectionnez le fichier contenant les informations que vous voulez importer dans Ciel Gestion Commerciale pour Windows et validez l'importation des données en cliquant sur le bouton [OK].
Une fois les données importées, Ciel Gestion Commerciale pour Windows vous informe du résultat du
traitement.Menu Dossier
41
Imports
) Menu DOSSIER - commande IMPORTS
La fenêtre Liste des TPF (taxe para fiscales) présente la liste de tous les codes TPF existants.
Exemple
La taxe agroalimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de base, huiles usagées), etc.Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA.
Vous pouvez à partir de la liste des TPF, CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TPF.
Créer un taux de TPF
1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
La fenêtre Nouvelle TPF s’affiche.
Cette fenêtre est composée de quatre zones, nécessaires à l'enregistrement d'un taux de TPF pour la gestion de vos pièces commerciales.
2. Saisissez d'abord le Code : c'est une zone alphanumérique obligatoire.
3. Indiquez le Taux de TPF auquel ce code va être rattaché.
4. Précisez ensuite le Compte de T.P.F collectée ainsi que le Compte de T.P.F déductible.
Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité. Enregistrez le taux de
TPF en cliquant sur le bouton [OK]. Voir Dépôts, page 107.
Modifier un taux de TPF
1. Pour modifier un taux de TPF, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier] (ou
menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Taux de TPF s'affiche.
2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Supprimer un taux de TPF
1. Pour supprimer un taux de TPF, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]
(ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Attention !
Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans les
paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options).
Le taux de TPF indiqué
en première ligne dans
la liste est le taux utilisé
par défaut.Menu Listes
122
Banques
) Menu LISTES - commande BANQUES
Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales de vente qui ont été saisies.
Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement par exemple).
Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces. Aussi, vous pouvez afficher vos pièces
par regroupement (Intuilistes).
LPour plus de détails sur les Intuilistes, reportez-vous au document ANNEXES disponible depuis le menu
AIDE.
Vous pouvez à partir de la liste des pièces clients, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale
(devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs).
De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en
une autre pièce.
Créer une pièce commerciale : saisie standard
) Menu VENTES - sélectionner la commande correspondant à la pièce commerciale à créer
puis cliquez sur le bouton .
• Si vous cliquez directement sur le bouton (Créer], un assistant vous aide à créer votre pièce commerciale.
• Si vous activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Créer], vous
pouvez sélectionner la pièce commerciale à créer.
A partir de la liste de la pièce commerciale client , cliquez sur le bouton [Créer].
Attention !
Le principe de création d'une pièce commerciale (vente ou achat) de type commande est quasi
similaire à celui d’un devis, d'une facture, d'un avoir, d'un bon de livraison ou encore d'un bon de
réception.
De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres.Menu Ventes
147
Selon vos préférences de saisie (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES), une fenêtre peut s’afficher afin que vous choisissiez le mode de saisie à savoir ici : standard.
La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la
pièce commerciale.
* Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant le cliquer-glisser.
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale
Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue
(devis, facture, commande...).
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la Liste des Pièces (devis, factures...)
Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous
établissez la pièce.
L'en-tête de la pièce commerciale
Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client et Mode de règlement.
Informations client
1. Dans la liste déroulante qui est proposée à l’ouverture de la fenêtre, sélectionnez le client pour lequel
vous établissez la pièce.
Selon vos préférences de saisie (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES), les clients sont
sélectionnables soit par leur nom soit par leur code.
* Si le client n’existe pas, vous pouvez directement l’indiquer. Selon la zone qui est disponible dans votre
application : Client ou Nom, saisissez le code ou le nom du client. L’application vous proposera de le
créer. Voir Créer un client, page 64.
2. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception, si vous devez faire parvenir au
client un accusé de réception par e-mail.
3. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer.
4. Si cette pièce commerciale doit être prise en compte dans le calcul des objectifs et statistiques d’une
affaire, sélectionnez l’Affaire concernée.
5. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale.
6. Saisissez éventuellement une Remarque.
Attention !
Tant que le client n'est pas renseigné, vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce
commerciale.Menu Ventes
148
Informations pièce
* Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale
(commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande
PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce
s'affiche automatiquement.
7. Indiquez la Date de la pièce commerciale (date de travail).
* La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de
facturation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES). Dans le cas contraire, un message vous en
informe.
Mode de paiement
Le mode de paiement mémorisé au niveau de la fiche client s'affiche automatiquement.
8. Vous pouvez le modifier. Pour cela, activez la liste des modes de règlements existants en cliquant sur
l’icône Liste .
La zone Date Echéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date de la pièce
et du mode de règlement.
L'onglet Lignes
Dans la plupart des fenêtres des pièces commerciales, vous trouvez les boutons suivants :
1. Dans la zone Article, cliquez sur l’icône Liste et choisissez l’article. Selon les préférences de saisie
que vous avez définies (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES), les articles sont sélectionnables soit par leur libellé soit par leur code.
Si l’article n’existe pas, saisissez dans la zone Description un libellé le décrivant. Faites un clic-droit et
cliquez sur la commande CRÉER L’ARTICLE. Voir Créer un article, page 85.
ajouter une ligne de saisie
insérer une nouvelle ligne de saisie
copier à l'identique la ligne d'un article déjà enregistré
supprimer une ligne de saisie
insérer un commentaire
effectuer des traitements sur le sous-total : insertion d'une ligne de sous-total, choix des colonnes à
prendre en compte dans le sous-total.
effectuer certains traitements (visualiser l'article correspondant à la pièce commerciale en cours,
modifier le taux de TVA ou le taux de TPF).Menu Ventes
149
2. Dans la zone Qté, saisissez la quantité de l'article commandé.
Dans le cas où vous avez défini des calculs sur les quantités, cliquez sur l’icône et choisissez le
calcul à appliquer. Voir Paramètres des calculs sur la quantité, page 29. Le résultat du calcul s’affiche automatiquement.
Vous pouvez saisir une facture négative. Saisissez alors l’opérateur « - » devant la quantité.
* Si vous avez activé l’alerte des remises/promotions (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES -
FACTURATION) et qu’une remise peut être appliquée, un message vous demande de confirmer soit après
la sélection de l’article soit après la saisie de la quantité.
Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie. Par contre, les
remises en tranches s’appliquent suivant le montant total de la ligne (quantité × PU HT ou TTC).
Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche article. Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le Prix
de vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif).
Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez coché l'option Fixer
le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif).
Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie. Vous pouvez
modifier ces codes.
Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à l'article et
entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC.
Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce
cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous voulez, par exemple,
arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous
avez sélectionné dans la fiche article (onglet Prix/Tarif) :
• Fixer le prix de vente HT,
• Fixer le coefficient de marge,
• Fixer le prix de vente TTC.
Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC.
3. Certaines informations que vous avez modifiées dans la pièce peuvent être reportées dans la fiche article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes :
• la désignation longue,
• le dépôt,
• le taux de TVA,
• le prix de vente HT, le prix de vente TTC,
• le poids brut, le poids net,
• la quantité par colis,
• l’unité.Menu Ventes
150
Les lignes de sous-total
Une ligne de sous-total reprend toutes les lignes qui sont situées au-dessus et calculent le sous-total. Par
défaut, les colonnes Quantité et Montant total TTC sont calculées. Vous pouvez ajouter d'autres valeurs à
totaliser.
Sélectionner les colonnes à totaliser.
1. Cliquez sur la flèche du bouton [Sous-total] et sélectionnez Colonnes sous-total.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez les colonnes à prendre en compte dans le calcul du sous-total.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
La sélection des colonnes est mémorisée et sera reprise à la prochaine création d'une pièce commerciale
de vente.
Insérer une ligne de sous-total
Une fois que vous avez défini les éléments à calculer, vous pouvez insérer les lignes dans la pièce commerciale.
1. Cliquez sur le bouton [Sous-total]. Une nouvelle ligne s'insère.
2. Cliquez sur les flèches et situées à droite de la fenêtre afin de bien positionner la ligne de soustotal après toutes les lignes qu'elle doit calculer.
3. Pour personnaliser la cellule Sous-total, cliquez dedans, vous pouvez alors :
• ajouter une description en-dessous de l'intitulé,
• modifier la présentation du texte (police, gras...). Il suffit de sélectionner le texte, une palette de mise
en forme s'affiche alors automatiquement.
4. Renouvelez l'opération si vous avez besoin d'insérer plusieurs lignes de sous-total.
Exemple
* Les lignes de sous-total seront prises en compte dans les transferts et dans les états.
L'onglet Pied
Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale.
Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones.
La remise globale, remise accordée au client, diffère du taux de remise attribué ponctuellement par article
; mais ces deux remises sont cumulables.
Le taux paramétré par défaut dans la fiche client s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux mais aussi le
Montant.
1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte correspond à
l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat.
Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans votre pièce commerciale client, le Montant TTC
de l'éco-participation s'affiche à titre informatif. Menu Ventes
151
* La zone Eco-participation est uniquement visible dans les pièces commerciales de ventes (client).
Vous pouvez imprimer la liste pièces avec Eco-participation à partir du menu VENTES - commande PIÈCES
CLIENTS - boutons situés au dessus de la liste des éléments.
2. Ciel Gestion Commerciale vous permet de facturer la pièce commerciale directement en TTC.
Pour cela cochez l'option Facturer en TTC.
3. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes.
* Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres de
facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis).
4. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû.
Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone Total HT + Port.
Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés.
5. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des articles.
6. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce. La zone Réglé affiche le total des
règlements perçus pour la pièce. Cliquez sur l’icône Liste pour consulter le détail des acomptes ou
des règlements.
7. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en cours, a été
accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut.
Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont automatiquement renseignées
en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la pièce commerciale client.
L'onglet Infos tiersMenu Ventes
152
1. Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.).
2. Le nom de la société du client s'affiche automatiquement. De même l'adresse saisie dans la fiche client
est indiquée. Modifiez les si besoin.
* Vous pouvez saisir les coordonnées d’un tiers qui n’ont pas encore été renseignées dans le logiciel. A la
validation de votre pièce commerciale, Ciel Gestion Commerciale vous demandera si vous voulez le
créer.
Copier l'adresse
1. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur les boutons ou
.
Ils vous permettent de copier respectivement l'adresse de facturation ou de livraison.
2. Cliquez sur le bouton si vous souhaitez sélectionner une autre adresse.
Cette adresse sera indiquée dans l'entête de la pièce commerciale.
* Si l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) a été cochée pour l’une de ces adresses dans la fiche
client ainsi que dans les paramètres de facturation, un message vous informe que l’adresse est
inexacte.
Le montant du crédit disponible est rappelé.
Contact
Sélectionnez le contact de votre client dans la liste déroulante.
Nature
Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA.
1. Sélectionnez l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou
prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles.
La case CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne.
2. Indiquez dans ce cas le numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une commercialisation
avec la CEE.
La case Hors CEE est utilisée pour l'exportation dans un pays à l'étranger, hors CEE.
La Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA.
Vous pouvez changer dans une pièce commerciale la nature du client notamment pour le mode Suspension de taxe.
3. Cochez la case Assujetti à TPF si votre client est assujetti à TPF.
4. Si vous avez affecté un code tarif au client (fiche ARTICLE - onglet complément), ce code s'affiche automatiquement dans la zone Tarif.
Dans le cas contraire, vous pouvez lui affecter un tarif en sélectionnant un code tarif dans la liste
déroulante.
L'onglet Echéances
Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution.
Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.) vous devez
cocher la case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale - Onglet Echéances.
Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale.
• Pour ajouter manuellement une échéance, cliquez sur le bouton .
• Pour générer une ou plusieurs échéances automatiquement, cliquez sur .Menu Ventes
153
Ajouter manuellement une échéance
1. Pour ajouter une échéance, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une nouvelle ligne est insérée à la liste.
2. Saisissez dans chaque colonne les informations suivantes :
• mode de règlement,
• montant du règlement,
• montant de l'échéance, libellé,
• dernier règlement effectué pour cette échéance,
• date du dernier règlement.
Vous pouvez spécifier des montants d'échéances différents.
3. Validez le traitement en cliquant sur le bouton [OK].
Générer une ou plusieurs échéances automatiquement
1. Pour générer une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton [Générer échéances].
2. Indiquez les informations nécessaires :
• le nombre d'échéances,
• le mode de règlement,
• la date initiale de l'échéance (date de base).
Le libellé s'affiche automatiquement dans la zone Echéances.
Le bouton [Modifier] vous permet de modifier votre date d'échéance et le bouton [Détails] affiche le détail
(date, montant, etc.) des échéances. Voir Modifier la date d’échéance, page 153.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Modifier la date d’échéance
1. Cliquez sur le bouton [Modifier] de la fenêtre Génération des échéances.
2. Pour les paiements à échéance, vous devez préciser le nombre de jours ou l'échéance. Cochez l'une des
options proposées :
• A réception
• A 30 ou 60 ou 90 jours fin de mois.Menu Ventes
154
• à la fin du nombre de jours voulu : dans ce cas, cochez l’une des trois options :
• jours nets : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez,
• jours nets + fin de mois : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, ramenée en fin
de mois.
• Fin de mois + jours nets : l’échéance est en fin de mois plus le nombre de jour que vous indiquez.
3. Dans la zone Le ... du mois, vous pouvez préciser le jour de l’échéance. Par exemple, c’est le cas des
échéances à X jours fin de mois le 10, le 15, ou le 20 par exemple.
La date d'échéance choisie est rappelée dans la zone Libellé.
4. La zone Exemple vous permet de calculer la date d’échéance selon les paramètres choisis. Indiquez la
date correspondante en face de la zone Le.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la date d'échéance.
Après avoir généré une échéance, vous pouvez la modifier ou la supprimer.
Modifier une échéance
Pour modifier une échéance, double-cliquez dans la zone concernée et saisissez les nouvelles informations.
Supprimer une échéance
Si vous souhaitez supprimer une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton .
* Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement.
L'onglet Observations
Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale.
Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final.
Ici, l’échéance est définie à
30 jours net fin de mois le 10.Menu Ventes
155
Les boutons de la fenêtre
Les boutons disponibles en haut de la fenêtre vous permettent de lancer différentes actions. Certains traitements sont propres au type de la pièce (avoir, facture,...).
de créer une autre pièce commerciale sans quitter la fenêtre. Ce bouton est uniquement
accessible lorsque vous modifier ou consulter une pièce commerciale.
supprimer la pièce commerciale. Ce bouton n’est pas accessible lorsque la pièce est en
cours de création et pas encore enregistrée via le bouton [OK].
lancer l'impression de la pièce commerciale en cours
lancer l'aperçu de la pièce commerciale en cours
envoyer la pièce commerciale par e-mail
atteindre le premier élément de la liste
atteindre l'élément précédent de la liste
atteindre un élément précis
atteindre l'élément suivant de la liste
atteindre le dernier élément de la liste
Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant via internet.
valider la facture, l’avoir ou le bon de livraison que vous avez saisi.
saisir ou annuler un acompte.Menu Ventes
156
Enregistrer une pièce commerciale
1. Une fois que vous avez fini de saisir la pièce, cliquez sur le bouton [OK].
2. Si le client n’existe pas, un message vous demande si vous voulez le créer. Cliquez sur le bouton [Oui].
Si vous cliquez sur le bouton [Non], le logiciel attribuera le code du client divers, défini dans les paramètres de facturation.
Une fenêtre s’affiche et vous propose différents traitements.
3. Cochez le ou les traitements que vous voulez lancer immédiatement ou cliquez sur le bouton [Plus
tard]. Ultérieurement, vous pourrez accéder à ces traitements depuis les listes des pièces.
LPour plus de détails sur les traitements, reportez-vous au paragraphe “Enregistrer une pièce
commerciale”, page 144.
régler la facture en cours.
transférer la pièce en bon de livraison, commande, facture, avoir.
rembourser l’avoir en cours.
accepter le devis en cours afin de le transférer en facture.
créer un abonnement pour la facture saisie.
ouvrir la liste des règles des calculs sur quantité, ouvrir la fiche du représentant ou du
client sélectionné dans la pièce en cours de saisie.
enregistrer la pièce commerciale.Menu Ventes
157
Modifier une pièce commerciale
1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .
La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche.
2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Supprimer une pièce commerciale
1. Pour supprimer une pièce commerciale client, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale
Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée.
Le bouton vous permet de visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer.
1. Activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Aperçu] puis choisissez le
format de votre choix.
La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut
dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES).
2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant
pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale.
Valider une pièce commerciale
1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton .
2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui].
3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK].
Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer.Menu Ventes
158
Conséquences de la validation
Bons de livraison/ bons de réception
La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de
la (ou des) commande(s) correspondante(s).
Factures
La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une
facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison.
Avoirs
Il existe deux types d'avoirs :
• les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks,
• les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les
stocks, en les augmentant.
Transférer une pièce commerciale : généralités
Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce commerciale
client (devis, factures, commandes, bons de livraison) en une autre pièce commerciale.
Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation, impression de
la pièce commerciale, etc.).
Pour transférer une pièce commerciale :
• Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale (vente ou achat).
Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez sur [OK].
La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [OK].
Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué.
• S’il s’agit d’une pièce de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu VENTES. Cet assistant vous
aide à transférer votre pièce commerciale.Voir Top Facture, page 139.
* Vous pouvez transférer une pièce commerciale de vente (devis, facture, commande...) en une autre en
utilisant le cliquer-glisser.
Exemple : transférer un devis en facture
1. Sélectionnez le devis à transférer.
2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée,
glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures.
Transférer une pièce commerciale de vente
1. Un message vous demande de confirmer le traitement.
Attention !
Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer.
Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée.
Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez
plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture).
Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable.
Pièce d’origine Transferts possibles en :
Devis Commande, Facture
Bon de livraison (BL) Facture
Commande Bon de livraison, BL Livrable, FactureMenu Ventes
159
Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la pièce transférée ou
de la pièce commerciale créée. Pour cela, cochez la ou les options de votre choix.
2. Dans le cas d’un transfert d’une commande en BL livrable, une option supplémentaire est proposée :
Autoriser la livraison partielle. Cochez cette option si vous voulez que le bon de livraison soit généré partiellement à hauteur du stock réel.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle pièce a été générée.
Transférer une commande en plusieurs fois
Il est possible de transférer une même commande plusieurs fois. Ainsi, vous pouvez établir des factures,
bons de livraison ou bons de réception au fur et à mesure de l'avancement de la commande.
1. Sélectionnez la commande concernée puis cliquez sur le bouton [Transférer].
2. Choisissez une des fonctions proposées : Transférer en bon de livraison ou Transférer en BL livrable ou
Transférer en bon de réception ou Transfert en facture. Un message vous indique si le transfert a réussi ou
non.
3. Allez dans la liste de la pièce générée (factures, bons de livraison...) et ouvrez-la.
4. Supprimez les lignes des articles qui n'ont pas encore été facturés, livrés ou réceptionnés.
* Vous pouvez conserver les lignes de sous-total. En effet, le logiciel ne fera pas apparaître un sous-total
en première position ni plusieurs sous-totaux à la suite.
5. Cliquez sur le bouton [OK] puis sur le bouton [Valider].
6. A la facturation, livraison ou réception des autres articles, sélectionnez à nouveau la commande et
transférez-la.
7. Dans la nouvelle pièce générée, les articles restant s'afficheront. Continuez de la même façon pour
tous les articles de la commande.
Les traitements
Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en fonction du type
de pièce.
Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine.
Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de destination.
Pièce d'origine Vous pouvez :
Devis Imprimer le devis
Bon de livraison Imprimer, valider le bon de livraison
BL livrable Imprimer
Commande Imprimer la commande
Facture Valider, imprimer, régler la facture
Pièce de destination Vous pouvez :
Bon de livraison Valider, imprimer, visualiser l’aperçu, envoyer par
e-mail le bon de livraison
BL livrable Valider, imprimer, visualiser l’aperçu, envoyer par
e-mail le bon de livraison
Commande Imprimer, visualiser l’aperçu, envoyer par e-mail
la commandeMenu Ventes
160
LPour plus d’informations sur le transfert d’une pièce commerciale, reportez-vous aux traitements
spécifiques à chaque pièce commerciale.
Les options supplémentaires
Certains traitements sont accessibles à partir du bouton de la liste des pièces clients.
Ils vous permettent de :
• rendre une facture irrécouvrable
• Considérer non-comptabilisée.
• Générer un abonnement
La plupart de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL (clic-droit).
Facture irrécouvrable
Voir Rendre une facture irrécouvrable, page 183.
Considérer non-comptabilisée
Ce traitement vous permet de «décomptabiliser» une pièce déjà comptabilisée.
Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement.
Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme
non-comptabilisée.
Générer un abonnement
Voir Abonnements clients, page 195.
Dupliquer une pièce
Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée.
Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée.
Ouvrir le client, le représentant
Ces fonctions vous permettent de consulter la fiche du client, du représentant pour lequel la pièce commerciale a été saisie.
Les options d’affichage de la liste
) Ces options sont accessibles par le bouton .
Afficher l’aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce.
1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la
liste.
Facture Valider, imprimer, visualiser l’aperçu, envoyer par
e-mail la facture
Avoir Valider, imprimer, visualiser l’aperçu, envoyer par
e-mail l'avoirMenu Ventes
161
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande
IMPRIMER L'IMAGE.
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir une autre pièce dans la liste. Son aperçu s'affichera
immédiatement.
Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît
plus.
Afficher le détail
Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que
les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant
échéance etc.)
Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît
plus.
Affiner la sélection
Cette fonction permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage.
Lorsque vous cliquez sur la fonction Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche.
Vous pouvez afficher les pièces :
• de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de
liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précé-
dent et le client suivant,
• en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au,
• en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant.
Envoyer une pièce par e-mail
Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au client via la messagerie
électronique.
Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique
sur votre ordinateur et un modem.
Envoyer une pièce commerciale par e-mail suite à sa création
1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton .
Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader®) contenant la pièce est inséré dans un
nouveau message.
2. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du
destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide.
Vous devez saisir l’adresse.
3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.Menu Ventes
162
Envoyer une pièce commerciale par e-mail à partir de la liste des pièces
1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par e-mail.
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la commande
ENVOYER UN EMAIL.
3. Une fenêtre s'affiche. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée
comme adresse du destinataire. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Dans ce cas,
votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir l’adresse
directement dans l'e-mail.
4. Dans la zone Document, sélectionnez le pré-imprimé que vous voulez transmettre. Si vous laissez
Votre logiciel mémorise vos impressions. Pour cela vous devez indiquer le nombre d’impressions à conserver dans les préférences d'impression. Par défaut, le programme en garde 10.
La commande IMPRESSIONS du menu DOSSIER vous permet :
• d’obtenir votre DERNIÈRE IMPRESSION
• de REVOIR UNE IMPRESSION parmi celles qui ont été enregistrées.
Dernière impression
Lorsque vous sélectionnez DERNIÈRE IMPRESSION, la fenêtre d'aperçu vous propose la toute dernière impression que vous avez réalisée. Vous pouvez relancer son édition à partir de cette fenêtre en utilisant le menu
CONTEXTUEL (clic droit) commande IMPRIMER TOUT.
Revoir une impression
La commande REVOIR UNE IMPRESSION vous propose une liste contenant les dernières impressions réalisées.
Dans cette liste vous pouvez connaître le Nom, la Taille, la Date et le Chemin utilisés pour chacune des
impressions mémorisées.
Vous pouvez sélectionner une impression et demander à nouveau son édition :
1. Sélectionnez l'impression que vous souhaitez relancer en cliquant sur la ligne de votre choix.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre Aperçu s'affiche.
3. Activez la commande IMPRIMER TOUT pour lancer votre édition.
* Vous pouvez avoir accès directement à l'une des dernières impressions mémorisées en sélectionnant
celle-ci directement dans le sous-menu IMPRESSIONS.Menu Dossier
45
Mot de passe
) Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE
Cette commande permet de quitter l'application. Si un dossier est ouvert lorsque vous activez la commande, il est automatiquement fermé.
D'autres moyens sont à votre disposition pour quitter l'application :
• Le raccourci clavier
Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes et d’établir une
comparaison avec vos prévisions. Ainsi, vous pouvez suivre votre activité plus facilement.
Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions.
Exemple, vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une
affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes.
Vous retrouvez dans la liste toutes les affaires que vous avez créées.
Créer une affaire
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et Libellé de l’affaire.
* Le code par défaut défini dans les paramètres de numérotation (menu DOSSIER - commande
PARAMÈTRES - NUMÉROTATION) est repris et incrémenté à chaque création.
L’onglet Synthèse présente le comparatif entre les valeurs du chiffre d'affaires et celles des objectifs ainsi
que la rentabilité.
3. Dans l’onglet Objectifs, vous renseignez les prévisions des achats ou des ventes. Pour cela, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez dans les zones Période de...à la période à prendre en compte.
Vous pouvez utiliser l'icône ou l'icône permettant de sélectionner une date particulière (maximum, période de saisie courante, dates d’exercice courant, période d'objectif courante).
4. Dans la première colonne, saisissez le chiffre d’affaire prévisionnel à atteindre sur le premier mois.
5. Procédez à l’identique pour les autres mois de la période sélectionnée.
Les autres colonnes sont calculées automatiquement par le logiciel en fonction des pièces commerciales
validées pour cette affaire.
6. L’onglet Statistiques est renseigné automatiquement en fonction des pièces de vente ou d’achat validées
pour cette affaire. Pour les consulter, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez la période en
prendre en compte.
7. L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. Sélectionnez
l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes.
8. L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont
actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception
fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire.Menu Listes
119
9. Dans l’onglet Observations, saisissez éventuellement un commentaire. Une palette d’outils de mise en
forme du texte s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone.
10.Cliquez sur le bouton [OK]. Vous pourrez alors associer des pièces commerciales à cette affaire qui
permettra de compléter l’onglet Synthèse.
Modifier une affaire
1. Pour modifier une affaire, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
2. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer une affaire
* Une affaire ne peut pas être supprimée si elle est liée à une pièce commerciale.
1. Sélectionnez dans la liste l’affaire à supprimer.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].
3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui].
Lancer les états d’une affaire
1. Dans la liste des affaires, sélectionnez la ou les affaires à imprimer.
2. Cliquez sur l’un des boutons .
La fenêtre des états relatifs à une affaire s’affiche.
Vous pouvez éditer la fiche d’une affaire, toute la liste des affaires, les objectifs détaillés ou cumulés par
affaire, les statistiques par affaire.
3. Sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer.
4. Décochez éventuellement la case La sélection seulement si vous voulez prendre en compte toutes les
affaires.
5. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer].Menu Listes
120
TVA
) Menu LISTES - commande TVA
Cette fenêtre répertorie les différents établissements bancaires utilisés par la société.
Les banques sont identifiées par leur code, leur nom, leurs codes IBAN et BIC, leur code guichet, leur
numéro de compte, leur clé R.I.B., etc.
Vous pouvez à partir de la liste des banques CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une banque.
Créer une banque
1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
La fenêtre Nouvelle banque s’affiche.
2. Saisissez le Code puis le Nom de la banque.
Onglet Coordonnées
La banque indiquée en première
ligne est la banque principale.Menu Listes
123
3. Indiquez le nom de l’agence et celui de l’interlocuteur.
4. Saisissez l'Adresse postale, le Téléphone, le Fax, le Portable, le Télex , l’ Email et le site Internet de l'établissement bancaire
* En cliquant sur l’icône , vous pourrez directement écrire à votre agence via votre messagerie
électronique. En cliquant sur l’icône , vous serez rediriger vers le site Internet de la banque.
Onglet R.I.B./Divers
Identification
5. Indiquez le code IBAN et le code BIC ainsi que le RIB : le Code banque, le Code guichet, le N° de compte
bancaire, la Clé R.I.B.
• Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire.
• Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers
normalisés au niveau international.
6. Renseignez la domiciliation et le nom du titulaire du compte bancaire.
Divers
7. Saisissez le n° de compte comptable en vous aidant de l’icône , puis le montant de découvert autorisé,
le N° Emetteur LCR et le N° Emetteur national.
Onglet Infos Dailly
8. Renseignez la Date de convention de la banque, la Forme juridique et le N° RCS.
* Vous pouvez utiliser l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner une date
particulière (Fin du mois courant, Fin de l'année).
Les informations
concernant la Domiciliation bancaire
sont disponibles sur
un de vos Relevés
d'Identité Bancaire
(R.I.B.).Menu Listes
124
Siège social
9. Saisissez l'adresse complète du siège social de l'établissement bancaire (adresse postale, Email, site
Internet).
10.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Modifier une banque
1. Pour modifier une banque, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu
CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Banque s'affiche.
2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Supprimer une banque
Pour supprimer une banque :
1. Sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande
SUPPRIMER).
Un message vous demande de confirmer la suppression.
2. Cliquez sur le bouton [Oui].Menu Listes
125
Modes de paiement
) Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT
Cette fenêtre répertorie les différents comptes utilisés par la société. Les comptes sont identifiées par leur
numéro de compte, leur intitulé, leur numéro type, leur type, leur classe.
LPour plus d'informations sur le paramétrage d’une liste : colonnes, regroupements (Intuilistes©),
reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes du manuel ANNEXES disponible depuis le menu AIDE.
Vous pouvez à partir de la liste des modes de paiement CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un mode de
paiement.
Créer un compte
1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche :
2. Renseignez les zones N° Compte et Intitulé.Menu Listes
131
3. Cliquez sur [OK et Créer] pour valider.
Modifier un compte
Pour modifier un compte :
1. Sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier] ou (menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER).
La fenêtre Comptes s'affiche.
3. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Supprimer un compte
Pour supprimer un compte :
1. Sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer] (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).
Un message vous demande de confirmer la suppression.
3. Cliquez sur le bouton [Oui].
Journaux
) Menu LISTES - commande COMPTABILITÉ - JOURNAUX