Les nouveautés de Ciel Compta et de Ciel Compta Evolution 2013 - CIEL

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Les nouveautés de Ciel Compta et de Ciel Compta EvolutionChère Cliente, Cher Client, Ce guide vous permet de découvrir les nouveautés de votre logiciel et de récupérer les données de votre ancienne version. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829CSommaire Les nouveautés de Ciel Compta et Compta Evolution ........................... 7 Accueil Ciel .....................................................................................................................7 Mon Compte Ciel..............................................................................................................7 Amélioration de l’intuiciel ..................................................................................................8 Choix du code de lettrage .................................................................................................8 Modification de l’historique des archives ..............................................................................8 Modification de l’ouverture d’un dossier...............................................................................9 Déclaration de TVA...........................................................................................................9 Consulter plusieurs comptes ..............................................................................................9 Emprunts........................................................................................................................9 Multi sélection de codes analytiques ................................................................................. 10 Calcul de la trésorerie prévisionnelle................................................................................. 10 Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion .................................................. 10 Amélioration de la purge ................................................................................................. 10 Référence d’obligation fiscale........................................................................................... 11 Association de comptes................................................................................................... 11 FlashCode et QR-Code .................................................................................................... 11 Détail du calcul des formules des états fiscaux ................................................................... 11 La migration d’une ancienne version.................................................. 12 Ouvrir un dossier dans la nouvelle version................................................... 12 Connaître le numéro de votre ancienne version de Ciel Compta ............................................ 12 Vous utilisiez une version supérieure ou égale à 12.00 ou à Evolution 5.00 ............................ 12 Vous utilisiez une version inférieure ou égale à 11.10 ou à Evolution 4.10 ............................. 13 Récupérer un dossier dans la nouvelle version ............................................ 14 Présentation.................................................................................................................. 14 Les éléments non récupérés ............................................................................................ 14 Contrôles avant récupération ........................................................................................... 15 Informations complémentaires avant récupération.............................................................. 15 Procédure de récupération d’un dossier ............................................................................. 16 Vérifications après récupération ....................................................................................... 23 Nouvelle interface du logiciel ....................................................................... 24 Les fenêtres .................................................................................................................. 24 Affichage et recherches................................................................................................... 25 Boutons de commande ................................................................................................... 27 Modifications fonctionnelles majeures ............................................................................... 27Nouveaux accès ........................................................................................... 28 Questions - Réponses................................................................................... 29 L’historique des nouveautés............................................................... 31 Les nouveautés de la version Evolution 5.40................................................ 31 Réviser une immobilisation.............................................................................................. 31 L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation ............................................ 34 Disparition de l'amortissement dégressif et passage à la méthode dérogatoire........................ 36 Les nouveautés des versions 13.00 et Evolution 6.00 .................................. 39 Synchronisation comptable vers Sage Ligne 30 & 100 et Sage Coala ..................................... 39 Nouvel Intuiciel ............................................................................................................. 39 Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGI) ........................... 40 Calcul automatique des frais kilométriques en saisie d’écritures............................................ 40 Impression d’une lettre chèque ........................................................................................ 40 Trésorerie prévisionnelle ................................................................................................. 40 Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet ..................................................... 41 Mise à jour automatique ................................................................................................. 41 Localisation automatique dans les comptes clients et fournisseurs ........................................ 41 Les nouveautés des versions 13.10 et Evolution 6.10 .................................. 42 Enrichissement de la Synchro Compta vers Sage Ligne 30, 100, Start et Sage Coala ............... 42 Nouveau bordereau de déclaration de TVA......................................................................... 42 PDF en couleur .............................................................................................................. 42 Date de saisie des écritures ............................................................................................. 42 Nouveaux formats d’import/export ................................................................................... 43 Les nouveautés des versions 14.00 et Evolution 7.00 .................................. 44 Besoin d’aide................................................................................................................. 44 Trouvtoo.......................................................................................................................44 Nouveau mode comptable ............................................................................................... 44 Nouveau format d’import/export ...................................................................................... 45 Relevé bancaire ............................................................................................................. 45 Saisies des A-nouveaux .................................................................................................. 45 Import balance .............................................................................................................. 45 Synchro compta............................................................................................................. 45 Etats analytiques : Bilan et Compte de résultat synthétiques................................................ 46 Affichage de la colonne ’Intitulé du compte’ ....................................................................... 46 Modification du solde pointé ............................................................................................ 46 Informations complémentaires......................................................................................... 46 Affichage des alertes ...................................................................................................... 47 Les nouveautés des versions 14.10 et Evolution 7.10 .................................. 48 Nouvel assistant d’import et d’export des écritures ............................................................. 48Les nouveautés des versions 15.00 et Evolution 8.00 .................................. 49 Nouvelle interface .......................................................................................................... 49 Les aperçus................................................................................................................... 51 Acquisition d’informations légales ..................................................................................... 52 Mise sous surveillance .................................................................................................... 52 Nouveau mode comptable cahier : dépenses/recettes ......................................................... 52 Nouveaux modes de la Synchro compta ............................................................................ 52 Nouveaux formats d’import des écritures .......................................................................... 52 Annuler le lettrage manuel .............................................................................................. 53 Gestion des inventaires des immobilisations ...................................................................... 53 Etats analytiques et budgétaire : affichage des éléments non imputés................................... 53 Paramétrage des états fiscaux ......................................................................................... 53 Réouverture d’exercice : nouvelles étapes ......................................................................... 53 Format RImport : pointage récupéré................................................................................. 53 Les nouveautés des versions 16.00 et Evolution 9.00 .................................. 54 Personnalisation des polices ............................................................................................ 54 Les regroupements dans les listes (Intuiliste) .................................................................... 54 Les règles .....................................................................................................................54 Saisie Z de caisse .......................................................................................................... 55 Règles d’affectation relevé .............................................................................................. 55 Compte de TVA par défaut .............................................................................................. 55 Pointage automatique par import : nouveaux formats ......................................................... 55 Consultation des écritures d’un compte en saisie ................................................................ 55 Infos perso. dans les comptes.......................................................................................... 57 Les nouveautés des versions 17.00 et Evolution 10.00 ................................ 58 Les barres d’actions ....................................................................................................... 58 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 59 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 59 Les actions flash ............................................................................................................ 59 Gestion du crédit-bail ..................................................................................................... 59 Affichage des cumuls par mois ......................................................................................... 60 Gestion multi-analytique de niveau 1 ................................................................................ 60 Les nouveautés des versions 17.20 et Evolution 10.20 ................................ 61 Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A. ................................................................ 61 Les nouveautés des versions 18.00 et Evolution 11.00 ................................ 62 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 62 Insertion automatique .................................................................................................... 62 Correcteur orthographique .............................................................................................. 63 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 63 Plan comptable général 2010........................................................................................... 64 Saisie simplifiée des factures et avoirs .............................................................................. 64Simplification des échanges de données avec votre expert-comptable ................................... 64 Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 64 Gestion multi-analytique de niveau 1 ................................................................................ 64 Ecritures de redevances de crédit-bail............................................................................... 65 Comptes exonérés de TVA............................................................................................... 65 Création de dossier à partir d’une société existante ............................................................ 65 Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 66Les nouveautés de Ciel Compta et Compta Evolution 7 Les nouveautés de Ciel Compta et Compta Evolution Il s’agit des nouveautés des versions 19.00 et 12.00. Accueil Ciel  Bouton de la barre d’actions Après l’installation rapide de votre logiciel, vous accédez à la nouvelle page d’accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler : • J’entre dans l’univers Ciel : vous permet de découvrir Ciel à travers une vidéo de présentation. • Je découvre mon logiciel : vous permet de voir une démonstration des principales fonctionnalités de votre logiciel. • Je consulte mon manuel de découverte : vous permet d’accéder au manuel de découverte au format pdf. • Je prends connaissance des nouveautés : vous permet de parcourir le guide des mises à jour de votre logiciel au format pdf. • J’ouvre la société exemple : vous permet de découvrir votre logiciel avec la société Exemple. • Je crée mon dossier : vous permet de créer directement votre dossier. • J’ouvre mon dossier : vous permet d’ouvrir le ou les dossiers déjà créés. Mon Compte Ciel  Bouton [Mon Compte Ciel] au centre du bureau; ou au dessus de la zone Trouvtoo dans la barre des menus. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Internet Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance.  Vous devez disposer d’une connexion Internet pour que ce bouton fonctionne. Vous pouvez accédez à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel. En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au dessus de la zone Trouvtoo.Les nouveautés de Ciel Compta et Compta Evolution 8 Amélioration de l’intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’intuiciel est composé des onglets : Mon bureau, accessible depuis l’icône ; Mon tableau de bord, accessible depuis l’icône ; et Mes états statistiques, accessible depuis l’icône situés dans la barre d’actions. Le bouton [Mon Compte Ciel] à été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barres et sous forme de secteurs. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. Choix du code de lettrage  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - Onglet Options Vous disposez d’une nouvelle option Demander qui va vous permettre de saisir votre prochain code de lettrage pendant le lettrage manuel. 1. Dans l’onglet Options, cochez l’option Demander dans la zone Lettrage/pointage. 2. Lors du lettrage manuel de ce compte, le code de lettrage vous sera demandé. Solde évolutif  Menu TRAITEMENT - commande CONSULTATION  Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE MANUEL  Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE AUTOMATIQUE  Menu TRAITEMENT - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE  Menu TRAITEMENT - commande TRAVAIL SUR UN COMPTE Dans les fenêtres de consultation des comptes et de pointage des écritures, la nouvelle colonne Solde évolutif vous indique le solde lignes après lignes. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement des erreurs de pointage. Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L’historique des archives DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accéder à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Dossier clôturé Les dossiers clôturés sont désormais consultables depuis le menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES.Les nouveautés de Ciel Compta et Compta Evolution 9 Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur La fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). Déclaration de TVA Assistant de déclaration de TVA  Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - ASSISTANT Cet assistant n’est désormais plus visible dans le menu ETAT si vous avez adhéré au service de télédéclaration de la DGFiP. Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Téléprocédure TVA  Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA L’assistant Téléprocédures TVA va vous permettre de télédéclarer votre TVA à la DGFiP, si vous avez précédemment adhéré au service de télédéclaration de la DGFiP et souscrit à Ciel directDéclaration TVA. Vous pouvez également retransmettre la dernière déclaration ou visualiser une déclaration Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Télédéclaration de TVA du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Consulter plusieurs comptes  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - bouton [Consulter le compte] Vous pouvez désormais consulter plusieurs comptes à la fois. 1. Pour cela, choisissez un compte à consulter dans le plan de comptes. 2. Sans fermer le compte que vous consultiez précédemment, revenez sur le plan de compte et sélectionnez un autre compte. Vous pouvez alors naviguer d'un compte à l'autre en cliquant sur les onglets correspondants. Emprunts Vous pouvez désormais saisir des emprunts et effectuer des simulations d’emprunts. Ce qui vous permet de suivre l’évolution de la dette contractée et d’enregistrer automatiquement vos écritures d’échéances d’emprunt. A partir de la liste des emprunts, vous pouvez créer, modifier, supprimer, simuler, consulter un emprunt. Liste des emprunts  Menu LISTES - commande EMPRUNTS Dans la liste des emprunts, vous disposez des boutons suivants: • [Simuler un emprunt] : le principe est le même que la création d'un emprunt à taux fixe mais sans l'onglet Comptabilité ; les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas.Les nouveautés de Ciel Compta et Compta Evolution 10 • [Passer en emprunt actif] : vous pouvez à tout moment rendre une simulation d’emprunt active. • [Consulter] : vous pouvez consulter les écritures d’emprunt. • [Réalisation d’emprunt] : permet d’enregistrer l’emprunt et de passer l’opération de recette. • [Remboursement d’emprunt] : permet de générer une écriture de dépense afin de rembourser l'emprunt soit totalement soit partiellement. • [Frais de dossier] : permet de saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l'emprunt. Créer un emprunt  Menu LISTES - commande EMPRUNTS - Bouton [Créer] Une fenêtre vous propose deux options à cocher : • Je souhaite créer un emprunt à taux fixe avec des remboursements constants, • Je souhaite créer un autre type d’emprunt. Dans un emprunt à taux fixe, le tableau d'amortissement est calculé automatiquement. Et, dans un autre type d’emprunt, le tableau d'amortissement doit être saisi manuellement et reste modifiable. Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Multi sélection de codes analytiques  Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Vous pouvez désormais sélectionner plusieurs codes analytiques à la fois lorsque vous cliquez sur le bouton [Ajouter] dans l’onglet Répartition. Calcul de la trésorerie prévisionnelle  Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Uniquement dans Ciel Compta Evolution Vous pouvez calculer les remboursement d’emprunts en tenant compte des dates d’échéance. Les simulations d’emprunts peuvent aussi être prises en compte dans le calcul. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Remboursement d'emprunts et sur la colonne correspondante. 2. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez aussi utiliser la commande Calculer les échéances du menu Contextuel (clic droit). Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates des échéances d'emprunt. Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion  Menu Etats - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION Vous pouvez désormais éditer l’état Solde intermédiaire de gestion avec l’option Détail des comptes. Amélioration de la purge  Menu TRAITEMENT - commande PURGE. L’option Tous les budgets a été ajoutée aux traitements de la purge. Lors du lancement de la purge des écritures, si vous cochez l’option Toutes les écritures, par défaut les zones Rapprochement bancaire et Déclaration de TVA sont également cochées et grisées.Les nouveautés de Ciel Compta et Compta Evolution 11 Référence d’obligation fiscale  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES TVA - Onglet Téléprocédures TVA Désormais, vous renseignez la référence d’obligation fiscale dans l’onglet Téléprocédures TVA des PARAMÈTRES TVA du menu DOSSIER. Cette référence doit commencer par «TVA» suivie d’un à trois chiffres. Association de comptes  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTE - Comptes clients/fournisseurs - Onglet Options • Dans un compte fournisseur, vous pouvez désormais définir un compte de charges associé à ce compte fournisseur. • Dans un compte client, vous pouvez désormais définir un compte de produits associé à ce compte client. Pour cela, renseignez la zone Compte de charges ou Compte de produits de l’onglet Options. FlashCode et QR-Code  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des flashCode dans vos états. Les flashCode et QRCode sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashCode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes: • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). • Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Détail du calcul des formules des états fiscaux  Menu ETATS - commande ETATS FISCAUX - Aperçu Dans la barre d’actions de l’aperçu des états fiscaux, un nouveau bouton [Voir les zones cliquables] vous permet de voir les zones cliquables, celles-ci s’affichent en bleu dans l’aperçu. Si vous cliquez sur ces zones, vous accédez au détail du calcul du montant.La migration d’une ancienne version 12 La migration d’une ancienne version Ouvrir un dossier dans la nouvelle version Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Compta, soit : • votre dossier de travail nécessite une mise à jour, • soit vous devez récupérer votre dossier. Connaître le numéro de votre ancienne version de Ciel Compta Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reporter à la bonne procédure d’ouverture de dossier. Pour cela : 1. Ouvrez votre ancienne version de Ciel Compta. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL COMPTA du menu AIDE ou ?. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Pour voir les tableaux de correspondance des versions, reportez-vous au paragraphe “Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ?”, page 29. Vous utilisiez une version supérieure ou égale à 12.00 ou à Evolution 5.00 Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Compta. 1. Activez le menu DOSSIER - commande OUVRIR. 2. Sélectionnez votre dossier et cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre ci-dessous s'affiche.  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. 1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier, assurez-vous que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée.La migration d’une ancienne version 13 2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement.  A la fin du traitement, un message vous indique que la mise à jour de votre dossier est terminée. Vous pouvez commencer à travailler. Vous utilisiez une version inférieure ou égale à 11.10 ou à Evolution 4.10 Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de Ciel Compta, vous devez effectuer une récupération. Voir Récupérer un dossier dans la nouvelle version, page 14. La procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la version 2010 (version Millésime 16.00 ou version Evolution 9.00). Avant de détailler la procédure de récupération de vos anciennes données, voici les modifications apportées sur votre ordinateur à la suite de l’installation de la nouvelle version de Ciel Compta : • les raccourcis qui étaient présents dans le menu Démarrer ont été supprimés, • l’exécutable de l’ancienne version a été renommé en ancienwk.exe. Vous pouvez y accéder depuis l’explorateur Windows en allant dans le répertoire d’installation de l’ancienne version (C:\Ciel\Wcpta par défaut) puis en double-cliquant sur le fichier ancienwk.exe. Attention ! Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple). De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne seront pas supprimés.La migration d’une ancienne version 14 Récupérer un dossier dans la nouvelle version Présentation Dans cette partie, nous allons détailler la récupération des anciens dossiers : • d’une version Ciel Compta inférieure ou égale à Ciel Compta 2005 vers Ciel Compta 2006 minimum. • d’une version Evolution inférieure ou égale à Ciel Compta Evolution 4.10 vers Ciel Compta Evolution 5.20 minimum. Ces dernières versions sont des logiciels totalement nouveaux. Pour cette raison, il n’est plus question d'une simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. En effet, la quasi intégralité de votre ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier Ciel Compta.  Reportez-vous au paragraphe ci-dessous “Les éléments non récupérés”, page 14. Cette documentation a non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données, mais également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à vérifier après la récupération.  Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la procédure de récupération s’effectue sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre ancienne version. Les éléments non récupérés Les éléments qui ne seront pas récupérés de votre ancien dossier Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution sont les suivants : Les états paramétrables La nouvelle version de Ciel Compta intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Cependant, la récupération des anciens états n’est pas possible. Ceci étant, de nombreux états pré-définis sont livrés dans cette nouvelle version. Les rapprochements bancaires La nouvelle version de Ciel Compta intègre un nouveau module de rapprochement bancaire afin de répondre au mieux aux besoins des utilisateurs. Le système étant totalement différent, la récupération des rapprochements bancaires effectués sur votre ancien dossier ne peut être réalisée. Cependant, toutes les écritures pointées lors de ces rapprochements sont récupérées avec ce statut. Les budgets des prévisions Les budgets N et N-1 définis dans les prévisions ne sont pas récupérés. Ces montants étaient précédemment annuels, ils sont désormais mensuels dans la nouvelle version. Un même compte pouvait être utilisé dans plusieurs prévisions. Dans la nouvelle version, ils sont saisis directement dans la fiche des comptes. L’historique des clôtures L’historique des clôtures n’est pas récupéré. Cependant vous pourrez toujours consulter cet historique depuis votre ancienne version. Les commentaires des tâches et rappels Les commentaires des tâches et des rappels ne sont pas récupérés.La migration d’une ancienne version 15 Contrôles avant récupération Avant de lancer la récupération, des éléments sont à contrôler dans votre dossier actuel. Ceci vous évitera une récupération partielle.  L'installation de la nouvelle version n’a pas supprimé votre ancienne version. Seuls les raccourcis standards sont effacés. Les écritures lockées 1. Vous devez vérifier si des écritures «lockées» sont présentes dans le dossier que vous souhaitez récupé- rer. Si c’est la cas, vous devez repasser ces écritures en brouillard. Pour cela, effectuez une recherche de ces écritures en activant le menu SAISIES commande LISTE DES ÉCRITURES - onglet Lignes. 2. Cliquez sur le bouton [Rechercher] puis sur l'onglet Recherche avancée. 3. Nommez la requête : Ecritures en L (par exemple). Double-cliquez ensuite sur la première ligne, sous le titre de la colonne Val puis sélectionnez la condition Egal. Saisissez la valeur L (en majuscule obligatoirement). Cliquez sur le bouton [Ok]. 4. Validez en cliquant sur [Enregistrer] puis sur [Ok]. 5. De retour dans la liste des écritures, les écritures lockées s’affichent. Appuyez sur la touche du clavier et double-cliquez sur n'importe quelle ligne du mouvement. 6. Un message vous propose de visualiser l'écriture en grille de saisie. Après confirmation, le mouvement apparaît dans la grille de saisie. Cochez l'option Brouillard et cliquez sur [Enregistrer] pour remettre l'écriture au brouillard. Codes analytiques Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta, nous vous conseillons de vérifier, dans les répartitions des codes analytiques, qu'un même code n’est pas présent dans plusieurs niveaux (comme l'exemple ci-dessous). Si tel est le cas, vous devez modifier ces répartitions. En effet, il n'est plus possible dans la nouvelle version de Ciel Compta d’affecter un même code à plusieurs niveaux. Informations complémentaires avant récupération Nous allons détailler quelques informations complémentaires avant de lancer la récupération. Ceci n'altère en rien la récupération mais vous indique simplement ce que le logiciel fera dans certains cas. Ecritures d'abonnement Les écritures qui ont été générées via les abonnements, quel que soit leur type, seront récupérées dans la grille de saisie «au kilomètre». Durée du traitement La procédure de récupération peut être longue. Elle est fonction de la taille de votre dossier et de votre ordinateur. De plus, cette procédure ne peut être annulée.La migration d’une ancienne version 16 Procédure de récupération d’un dossier Nous allons détailler la procédure de récupération de votre ancien dossier Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution. Il est conseillé de lire les paragraphes précédents avant de lancer la récupération de votre ancien dossier. En effet, ceci vous permettra d'optimiser la récupération de votre ancien dossier.  Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Compta doit être installée sur votre ordinateur, en plus de l’ancienne version. Démarrer Ciel Compta 1. Lancez la nouvelle version de Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution en double-cliquant sur le raccourci qui a été créé sur le bureau. La fenêtre de sélection du Dossier s'affiche. 2. Cochez l’option correspondant au dossier que vous souhaitez ouvrir. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Attention ! Il est recommandé d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer cette procédure de récupération. Cette option vous permet de sélectionner manuellement le répertoire à prendre en compte. Fenêtre dans Ciel Compta Evolution Fenêtre dans Ciel ComptaLa migration d’une ancienne version 17 Sélectionner le dossier La fenêtre qui s’affiche est fonction de l’option que vous avez cochée auparavant. Vous avez coché l’option Version <= 2005 La fenêtre ci-dessous s’affiche. 1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer.  Lorsque votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, reportez-vous au paragraphe “Si votre ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste...”, page 18. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Vous avez coché l’option Version ≥ 2006 ou Version 2006 La fenêtre ci-dessous s’affiche  Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Compta. Pour le moment, vous ne pouvez ouvrir que le dossier d'exemple que nous livrons avec le logiciel. 1. Pour choisir votre ancien dossier, cliquez sur le bouton [Ancienne version]. Le logiciel va rechercher sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Compta. Le bouton [Ancienne version] vous permet de choisir votre ancien dossier. Pour sélectionner manuellement votre ancien dossier, conservez la touche de votre clavier enfoncée et cliquez sur le bouton [Ancienne version].La migration d’une ancienne version 18 Vous obtenez la liste des anciens dossiers dans une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. 2. Choisissez le dossier que vous souhaitez récupérer.  Lorsque votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, reportez-vous au paragraphe ci-dessous “Si votre ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste...”, page 18. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Si votre ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste... Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste en question, il faut le sélectionner manuellement. Pour cela : 1. cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers. 2. Choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. La fenêtre d'ouverture de dossier s'affiche. 3. Cliquez sur le bouton [Ancienne version] tout en maintenant la touche enfoncée. 4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le dossier à récupérer. 5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.La migration d’une ancienne version 19 Choisir un utilisateur Par défaut, le dossier est géré par l’utilisateur MAITRE. 1. Si dans votre ancien dossier, plusieurs utilisateurs étaient définis, sélectionnez votre nom. 2. Cliquez sur le bouton [Ok]. Saisir le mot de passe Si votre ancien dossier était protégé par un mot de passe, vous obtenez une fenêtre comme ci-dessous. 1. Saisissez votre mot de passe. Vous ne disposez que de 3 essais. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Le logiciel effectue certains contrôles avant de récupérer l’ancien dossier.La migration d’une ancienne version 20 Les contrôles • Avant de lancer la procédure de récupération de votre ancien dossier, assurez-vous que votre ancienne version n'est pas ouverte. Si c'est le cas, un message, comme celui présenté ci-dessous, vous en informe. Contrôle ancienne version Ciel Compta Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta, voici 3 cas de figures pouvant se présenter en fonction de votre ancienne version : Si votre dossier correspond à une version inférieure à Ciel Compta 7.00 Dans ce cas, un message, comme celui présenté ci-dessous, vous informera que la récupération de votre ancien dossier n'est pas possible. Vous ne pouvez pas récupérer directement un dossier provenant d’une version inférieure à 7.00. Vous devez d’abord récupérer le dossier dans une version comprise entre 7.00 et 11.10 pour ensuite pouvoir le récupérer dans une version plus récente. Nous vous invitons, dans ce cas, à prendre contact avec nos techniciens conseil. Si votre dossier correspond à une version supérieure ou égale à Ciel Compta 7.00 et inférieure à Ciel Compta 11.10 Dans ce cas, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Un message comme celui présenté ci-dessous s'affiche. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La récupération de votre ancien dossier peut commencer. Si votre dossier correspond à une version égale à Ciel Compta 11.10 Dans ce cas aucune mise à niveau n'est nécessaire, la récupération de votre ancien dossier peut commencer directement.La migration d’une ancienne version 21 Contrôle ancienne version Ciel Compta Evolution Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta Evolution, voyons les 2 cas de figures pouvant se présenter en fonction de votre ancienne version : Si votre dossier correspond à une version inférieure ou égale à Ciel Compta Evolution 5.0 Dans ce cas, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Un message comme celui présenté ci-dessous s'affiche. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence alors. Si votre dossier correspond à une version égale à Ciel Compta Evolution 5.10 Dans ce cas aucune mise à niveau n'est nécessaire, la récupération de votre ancien dossier peut commencer directement. La récupération Une fois que vous avez sélectionné votre dossier, la procédure de récupération de vos données est lancée. Une fenêtre indique la progression du traitement.  La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre dossier. En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération. Une fois le traitement terminé, le message ci-dessous s'affiche.La migration d’une ancienne version 22 Le compte rendu de la récupération Une fois la récupération terminée, une nouvelle fenêtre, semblable à celle présentée ci-dessous, s'affiche. Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être incomplètes ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des erreurs. Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver : Note Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des données qui ont été modifiées après récupération. Alerte Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. Erreur Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes. Ces erreurs entraînent la non-récupération d'une donnée. Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire d'explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icone Imprimante situé en haut à droite de la fenêtre. Attention ! Vous devez renouveler la procédure de récupération pour chaque dossier à récupérer.La migration d’une ancienne version 23 Vous pouvez fermer la fenêtre du compte rendu. Vous vous retrouvez dans votre dossier récupéré avec la nouvelle version de Ciel Compta.  Ce même compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser vos vérifications ou vos modifications sur votre nouveau dossier. Vérifications après récupération La récupération de votre ancien dossier est maintenant terminée. Nous allons détailler les vérifications que vous pouvez être amené à réaliser sur votre nouveau dossier. Les accélérateurs de type «Caisse» Les accélérateurs de type «Caisse» ne sont pas récupérés. Si un accélérateur de ce type existait précédemment, il faudra le redéfinir en type «Trésorerie» une fois le dossier récupéré (menu DOSSIER - OPTIONS, commande PRÉFÉRENCES et choisir la préférence Accélérateurs dans la famille Comptabilité). Le nom utilisateur et le mot de passe Si vous aviez définis plusieurs utilisateurs dans votre ancien dossier de comptabilité, vous devez, après l’ouverture du dossier dans la nouvelle version, vérifier le nom Utilisateur et le Mot de passe. Attention ! Vous pouvez accéder à l’ancienne version de votre dossier en activant la commande DÉMARRER VERSION < A 2006 du menu DIVERS. Vérifiez etsaisissez éventuellement le nom utilisateur et le mot de passe.La migration d’une ancienne version 24 Nouvelle interface du logiciel Dans cette nouvelle version de Ciel Compta, l’interface du logiciel a été modifié pour vous en faciliter l’utilisation. Nous allons détailler ici, via la fenêtre du plan de comptes, les principales différences existant entre l’ancienne et la nouvelle version. Les fenêtres Anciennes versions Lorsque vous activiez la commande PLAN COMPTABLEdu menu BASES, deux fenêtres s’ouvraient : • la liste des comptes composant le Plan de comptes. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné et affiché dans une couleur différente. • le détail du compte sélectionné dans la liste.La migration d’une ancienne version 25 Nouvelles versions Lorsque vous activez la commande PLAN DE COMPTES du menu LISTES, une unique fenêtre s’ouvre : la liste des comptes composant le plan de comptes. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente. Affichage et recherches Ancienne version Les icones de recherche étaient situés en bas de la fenêtre de consultation du compte sélectionné. À partir des versions 12.00 et Evolution 5.00 Sivoussélectionnez l’optionAfficherl’aperçu depuis ce bouton, un aperçu du numéro de compte sélectionné s’affiche à droite de la fenêtre. À partir des versions 17.00 et Evolution 10.00La migration d’une ancienne version 26 Afficher les comptes d’une classe particulière • Pour afficher les comptes d’une classe en particulier, cliquez sur l’un des liens situés dans la partie gauche de la fenêtre Plan de comptes. Exemple Pour afficher les comptes Financiers, cliquez sur le lien Financiers : Afficher un compte à partir de son numéro • Pour afficher un compte dont vous connaissez le numéro, saisissez ce numéro dans la zone de recherche. Exemple Pour afficher le compte 4130000 Clients effets à recevoir, saisissez 4130000 dans la zone de recherche :  Vous pouvez effectuer à partir de cette zone des recherches simples ou avancées, et enregistrer vos critères de recherches. Pour plus d'informations, reportez-vous au chapitre Les filtres (recherches) du manuel électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE. À partir des versions 12.00 et Evolution 5.00 À partir des versions 17.00 et Evolution 10.00 À partir des versions 17.00 et Evolution 10.00 À partir des versions 12.00 et Evolution 5.00La migration d’une ancienne version 27 Boutons de commande Anciennes versions Ces boutons étaient situés en haut de la fenêtre de consultation du compte sélectionné. Nouvelles versions Les boutons situés dans la partie supérieure de la fenêtre vous permettent d’accéder aux principales commandes exécutables à partir de la fenêtre. Exemple Dans la fenêtre Plan de comptes, ces boutons permettent respectivement de : • créer un compte, • modifier un compte, • supprimer un compte, • consulter les écritures relatives à un compte, travailler sur le compte, lettrer, pointer des écritures d’un compte, • fermer la fenêtre. Modifications fonctionnelles majeures Dans cette nouvelle version de Ciel Compta, certaines fonctions ont été profondément modifiées : • Le rapprochement bancaire La nouvelle version de Ciel Compta intègre un nouveau module de rapprochement bancaire afin de répondre au mieux aux besoins des utilisateurs. Reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - rubrique Rapprochement bancaire pour plus d’informations sur cette fonctionnalité. • L’import des écritures comptables La procédure d’importation des écritures de paye ou de gestion commerciale en comptabilité a été modifiée. Reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - rubrique Import des écritures en attente pour plus d’informations sur cette fonctionnalité. • La Synchro compta La procédure des échanges des écritures entre clients/experts-comptables a été modifiée et vous propose deux modes de synchro compta. Reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - rubrique Synchroniser les données comptables pour plus d’informations sur cette fonctionnalité. À partir des versions 12.00 et Evolution 5.00 À partir des versions 17.00 et Evolution 10.00La migration d’une ancienne version 28 Nouveaux accès Dans cette nouvelle version de Ciel Compta, l’accès à certaines fonctionnalités a été modifié pour vous en faciliter l’utilisation. Voici les principales modifications : Anciennes versions Nouvelles versions Menu BASES Menu LISTES Vous retrouvez désormais vos principales commandes (plan de comptes, consulter un compte, journaux, chéquiers, modes de paiement, etc.) dans le menu LISTES. Menu BASES commande IMMOBILISATIONS Menu IMMOBILISATIONS Le nouveau menu Immobilisations vous permet de gérer et de suivre toutes vos immobilisations (Fonction disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution) Menu SAISIES commande LISTE DES ÉCRITURES Menu LISTES commande ÉCRITURES Menu ETATS commande DÉCLARATION DE TVA Menu TRAITEMENTS commande DÉCLARATIONS DE TVA Menu ETATS commande RELANCES CLIENTS Menu TRAITEMENTS commande RELANCES - RELANCES CLIENTS Le menu DIVERS regroupe des commandes issues de différents menus dans l’ancienne version (tableau de bord, statistiques, relation expert, mailing, exports balance, etc.) Menu FENÊTRES commande MODE DÉCOUVERTE / MODE COMPLET Menu DIVERS commande MENUS DÉCOUVERTE / MENUS STANDARD Menu DIVERS commande MON INTUICIEL Menu FENÊTRES commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel dans le fenêtre principale. Menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION EXPERT - COORDONNÉES Menu ECHANGES commande COORDONNÉES EXPERTCOMPTABLE Menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION EXPERT - IMPORT Menu ECHANGES commande IMPORTER DES ÉCRITURES. Menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION EXPERT - EXPORT Menu ECHANGES commande EXPORTER DES ÉCRITURES. Menu EXPERT COMPTA - commande RELATION EXPERT - HISTORIQUE DES TRANSFERTS Menu ECHANGES commande HISTORIQUE IMPORTS/ EXPORTS Menu DIVERS commande SYNCHRO COMPTA Menu ECHANGES commande SYNCHRO COMPTA Menu DIVERS commande IMPORTS/EXPORTS Menu ECHANGES commande IMPORTER DES ÉCRITURES. Menu ECHANGES commande EXPORTER DES ÉCRITURES. Menu ECHANGES commande IMPORTER UNE BALANCE. Menu ECHANGES commande EXPORTER UNE BALANCE.La migration d’une ancienne version 29 Questions - Réponses Dois-je effectuer une sauvegarde de mon ancien dossier avant de lancer la procédure de récupération de mes données ? Oui. Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant d’effectuer cette manipulation. Pour cela, activez la commande SAUVEGARDE du menu UTILITAIRES de l’ancienne version de Ciel Compta.  Nous vous conseillons vivement de conserver cette copie de sauvegarde. Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ? 1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre ancien dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL COMPTA du menu AIDE ou ?. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Tableau de correspondance Ciel Compta Tableau de correspondance Ciel Compta Evolution Numéro de version Millésime 7.00 - 7.01 - 7.10 - 7.11 2001 8.00 - 8.01 - 8.02 2002 9.00 - 9.10 2003 10.00 - 10.50 2004 11.00 - 11.10 2005 12.00 - 12.10 - 12.20 - 12.40 - 12.50 - 12.51 2006 13.00 - 13.10 2007 14.00 - 14.10 2008 15.00 - 15.10 -15.20 2009 16.00 - 16.10 2010 17.00 - 17.10 - 17.20 2011 18.00 - 18.10 2012 19.00 2013 Numéro de version Millésime 1.10 - 1.11 2002 2.00 2003 3.00 - 3.50 2004 4.00 - 4.10 2005 5.00 - 5.10 - 5.20 - 5.30 - 5.40 - 5.41 - 5.50 - 5.51 2006 (Gamme R) 6.00 - 6.10 2007 7.00 - 7.10 2008 8.00 - 8.10 - 8.20 2009 9.00 - 9.10 2010 10.00 - 10.10 - 10.20 2011 11.00 - 11.10 2012 12.00 2013La migration d’une ancienne version 30 Quelles sont les étapes à respecter lors de la récupération des données de mon ancien dossier ? Installation de la nouvelle version de votre logiciel La nouvelle version de Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution doit être installée sur votre ordinateur. Avant la récupération • Contrôle de certains éléments de votre dossier actuel : • répartition des codes analytiques • vérification des écritures lockées • Copie de sauvegarde de votre ancien dossier. Récupération de vos données • Lancement de Ciel Compta • Sélection de votre ancien dossier • Saisie éventuelle du mot de passe • Remise à niveau éventuelle de votre ancien dossier • Récupération et compte rendu du traitement Après la récupération • Vérification de certains éléments (accélérateurs de type «Caisse»). Quels sont les éléments qui ne seront pas récupérés depuis mon ancien dossier ? Les éléments suivants ne seront pas récupérés : • les états paramétrables • les rapprochements bancaires • les budgets et prévisions • les commentaires des tâches et rappels • les accélérateurs de type «Caisse» • l’historique des clôtures. Au début de la procédure de récupération, un message m'indique que mon logiciel est trop ancien pour être mis à jour. Que dois-je faire ? Selon la version de votre logiciel, il se peut que la récupération de votre ancien dossier ne soit pas possible. Nous vous invitons, dans ce cas, à contacter nos techniciens conseil au numéro Indigo 0 825 00 40 30. Que se passe-t-il s’il y a une coupure de courant pendant la récupération de mes données ? 1. Lancez une restauration de vos données dans l’ancienne version de Ciel Compta (Menu UTILITAIRES commande RESTAURATION). 2. Lancez une réindexation dans l’ancienne version de Ciel Compta en activant la commande RÉINDEXATION du menu UTILITAIRES. 3. Activez le menu ? commande RESSOURCES/INFORMATIONS - RÉPARATION pour lancer une réparation des données. La fenêtre Réparation des données s’affiche. Cochez les options Tentative de correction et Détail des enregistrements modifiés ou effacés puis cliquez sur [Ok]. 4. Relancez par la suite la procédure de récupération de vos données.L’historique des nouveautés 31 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 13.00 et 5.40. Les nouveautés de la version Evolution 5.40 Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution Réviser une immobilisation A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : • révision de la durée d'amortissement • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat • nouvelle approche par composant des immobilisations.  Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). Révision de la durée d'amortissement L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en fonction de son utilisation (usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de l'amoindrissement de valeur de cet actif ou de la durée d'usage. Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est =100,00 Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Après 2 ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les 2 années qui suivent. On passe donc de 5 à 4 ans. A partir du 31/12/2006 passage d'une dotation de 30 au lieu de 20. Application des nouvelles normes Immobilisations CRC 2002-10 ! A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Le plan d’amortissement est modifié suite à l’application des nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10L’historique des nouveautés 32 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.L’historique des nouveautés 33 On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Le plan est dorénavant sur 4 ans. Les 2 premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30. Révision de la valeur résiduelle Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à un test de dépréciation le 31/12/2005, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est estimée à 510 (au lieu de 600 soit une dépréciation de 90). Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Révision de la valeur d'achat. Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/04. La valeur d'achat est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.L’historique des nouveautés 34 Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2006. Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées au 31/12/2005)/3 années restants à amortir) et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation « Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter des exercices ouverts à compter du 01/01/2005. Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux. La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composants et sa « structure ». Pour chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi.» «PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation comptable, et faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil National de la Comptabilité» . Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire pour la détermination des résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005 à toutes les entreprises pour l'ensemble des immobilisations figurant à l'actif du bilan à la clôture de l'exercice précédent. Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des comptes consolidés.(Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003 art.1). Exemple Soit une machine E acquis le 01/01/02 . La valeur d'achat est = 20000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ansL’historique des nouveautés 35 A l'ouverture de l'exercice 2005, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette machine, en l'occurrence la structure : • un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans • un composant B d'une durée prévue d'utilisation fixée à 5 ans. • Structure : 7000 € • Composant A : 8000 € • Composant B : 5000 € 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation. 2. La fenêtre Révision s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient ensuite la fenêtre suivante. 3. Il est alors possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure «) puis sa valeur dans la zone . Sur les lignes suivantes saisissez le code des 2 composants ainsi que leur libellé et leur valeur.  Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront alors calculées automatiquement.L’historique des nouveautés 36 On obtient la liste des immobilisations suivante. Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir de l'exercice 2005 : • composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans • composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans Voir Révision de la durée d'amortissement, page 31. Disparition de l'amortissement dégressif et passage à la méthode dérogatoire Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la constatation d'un amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus lors du passage aux nouvelles règles comptables. Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective. Attention ! N'hésitez pas à contacter votre expert-comptable ou votre comptable afin d'effectuer une éventuelle régularisation comptable concernant les exercices précédents.L’historique des nouveautés 37 Exemple de plan d’amortissement d'une immobilisation en mode dégressif Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de l'immobilisation et cocher Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal Dégressif. On obtient le plan d’amortissement suivant.L’historique des nouveautés 38 Historique Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information apparaît dans l'onglet Historique de la fiche immobilisation (pour les révisions de valeur résiduelle, valeur d'achat et révision de la durée). On peut voir notamment la date à laquelle a été effectuée la révision, le type de révision effectuée et l'exercice révisée. Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la révision. Remarques diverses Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche en ce qui concerne la date de début d'amortissement, les valeurs d'achat et à amortir, le mode d'amortissement, la durée, et la partie Valeur bloquée. De plus certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées : • la durée (donc la date de fin et le taux d'amortissement), • la valeur d'achat (donc la valeur à amortir). Il est possible d'effectuer plusieurs révisions sur la même immobilisation. Toutes les immobilisations révisées apparaissent en italique dans la liste des immobilisations.L’historique des nouveautés 39 Les nouveautés des versions 13.00 et Evolution 6.00 Synchronisation comptable vers Sage Ligne 30 & 100 et Sage Coala  Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA La synchronisation est une méthode d’échange de données comptables simple, rapide et dynamique. Elle facilite les échanges de données entre l'expert-comptable et son client. Vous pouvez ainsi envoyer et récupérer automatiquement les données comptables de votre expert/client équipé d'une application Ciel, Sage L30 et L100 ou Sage Coala. Cette fonction permet : au client • d'effectuer les saisies comptables qui sont de plus en plus gérées par ses soins du fait de l'informatisation croissante des PME. • de conserver à sa disposition les éléments comptables nécessaires à la tenue de sa gestion courante. • de transférer périodiquement les données comptables à son cabinet d'expertise comptable et ce, dans les délais convenus entre le client et l'expert-comptable. à l'expert-comptable • d'incorporer rapidement les données reçues dans ses propres fichiers. • d'effectuer un suivi précis des affaires de son client. • de conseiller immédiatement son client sans avoir à attendre la fin de l'année fiscale pour intervenir sur le dossier de ce dernier. Pour des informations détaillées sur la Synchro Compta (paramétrage, émission, réception et historique des synchronisations) reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Nouvel Intuiciel  Menu DIVERS - commande INTUICIEL L'intuiciel © est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L'intuiciel est composé de quatre onglets : • Mon bureau • Mon tableau de bord • Mes états et statistiques • Mes actualités Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.L’historique des nouveautés 40 Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGI)  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE Conformément à la nouvelle réglementation de la DGI, Ciel Compta vous permet d'archiver les états et d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. Ce traitement est réalisé lors de la clôture de l’exercice (assistant Top Clôture).  Vous pouvez par la suite consulter l'historique des données archivées à partir du menu DIVERS de votre application. Pour des informations détaillées sur l’archivage DGI, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Calcul automatique des frais kilométriques en saisie d’écritures  Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES. Cette commande vous permet de calculer le montant des remboursements dans le cas ou l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale. Pour des informations détaillées sur le calcul des frais kilométriques, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Impression d’une lettre chèque  GRILLE DE SAISIE AU KILOMÈTRE - clic droit LETTRE CHÈQUE Vous pouvez, à partir de la grille de saisie au Kilomètre, imprimer une lettre chèque. Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs. 1. Pour cela, activez le commande LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. L'impression se lance directement. Trésorerie prévisionnelle  Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie. Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins et éventuellement de négocier par avance avec vos partenaires financiers. Pour des informations détaillées sur la création et la gestion d’une trésorerie prévisionnelle, reportezvous à l’aide intégrée au logiciel. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Impôts (DGI) impose un archivage des données. Attention ! • Avec Ciel Compta vous ne pouvez créer qu'une seule trésorerie prévisionnelle. • Avec Ciel Compta Evolution, il n'y a pas de limitation. Vous pouvez créer plusieurs trésoreries prévisionnelles. De même, vous pouvez établir des budgets prévisionnels.Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet  Menu DIVERS - commande TRANSFERT INTERNET Cette commande vous permet de transférer des écritures à votre expert-comptable via Internet. 1. Vous devez choisir le type de transfert : • mode simple : envoi de toutes vos écritures ou uniquement celles qui n'ont pas été envoyées. • mode avancé : sélection des écritures à envoyer. 2. Pour lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Exporter]. 3. La fenêtre Saisie des informations utilisateur s'affiche. Renseignez les informations nécessaires (Code client, N° Licence, Nom de la société, etc). 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider et lancer le transfert. Mise à jour automatique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - MISE À JOUR La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de Ciel auquel vous accédez directement depuis l'INTUICIEL - onglet Mes actualités. Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans Ciel Compta. Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel. Pour des informations détaillées sur la mise à jour automatique, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Localisation automatique dans les comptes clients et fournisseurs  A partir de la fenêtre d’un Compte client (411) ou fournisseur (401) - Onglet Client ou Fournisseur Les icones vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du client ou du fournisseur. • Le premier icone affiche la fenêtre de localisation. • Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant.Les nouveautés des versions 13.10 et Evolution 6.10 Enrichissement de la Synchro Compta vers Sage Ligne 30, 100, Start et Sage Coala Création d’un dossier comptable via la Synchro compta  Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA Vous pouvez maintenant créer un nouveau dossier dans Ciel Compta qui contiendra toutes les données du fichier de synchronisation que vous avez reçu. Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. Pour des informations détaillées sur la Création d’un dossier via la Synchro Compta, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Gestion des A-nouveaux  Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES, ou  Menu DOSSIER - PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ onglet Synchro Compta Vous pouvez maintenant définir la personne qui sera chargée de la génération des A-nouveaux : soit l’expert-comptable soit le client. Dans la zone Génération des A-nouveaux par, il suffit de sélectionner l’option Expert comptable ou Client. Coordonnées de l’expert comptable Les coordonnées de l’expert comptable sont récupérés dans le fichier de synchronisation. Simplification de la validation des écritures de l’expert comptable  Menu DIVERS - commande LANCER LA SYNCHRO COMPTA Si vous êtes Expert comptable, lors de l’envoi des données à votre client, les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Il vous est demandé si vous voulez valider les écritures, cochez l'option Oui puis saisissez la Date de validation des écritures. Nouveau bordereau de déclaration de TVA  Menu TRAITEMENTS - commande DÉCLARATIONS DE TVA - ASSISTANT - option Éditer une déclaration de TVA.  Menu TRAITEMENTS - commande DÉCLARATIONS DE TVA - LISTE DES DÉCLARATIONS - bouton [Etat]. Si vous êtes en régime réel de TVA, vous pouvez éditer votre état fiscal de déclaration de TVA sur le nouveau bordereau de saisie de la Direction Générale des Impôts. En effet, ce nouveau bordereau de saisie : 3310-N°10963*11 et valable à compter du 01/09/2006 est disponible dans Ciel Compta. PDF en couleur Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur (les journaux, le grand-livre, etc.). Vous pourrez donc les imprimer en couleur si votre imprimante le permet. Date de saisie des écritures  Menu SAISIES - commandes FACTURE CLIENT ou FACTURE FOURNISSEUR Lors de vos saisies de factures, vous pouvez indiquer une date d’échéance inférieure à la date de saisie.L’historique des nouveautés 43 Nouveaux formats d’import/export  Menu DIVERS - commande IMPORTS/EXPORTS - AUTRES IMPORTS  Menu DIVERS - commande IMPORTS/EXPORTS - AUTRES EXPORTS Format Ciel • Le nouveau format Import Ciel permet d’importer dans Ciel Compta des écritures comptables provenant d’autres logiciels Ciel. • A l’inverse, le format Export Ciel permet d’exporter des écritures provenant de Ciel Compta vers d’autres applications Ciel. Ces deux nouveaux formats tiennent compte de la longueur maximale des comptes, des codes journaux et des codes analytiques propre à Ciel Compta. Format Cegid, CCMX, Sage Coala Vous avez maintenant deux nouveaux formats : Ecritures Cegid Sisco 2 et Ecritures CCMX permettant d’importer vos écritures provenant des logiciels Cegid ou CCMX . Vous pouvez également exporter vos écritures de Ciel Compta vers les logiciels Cegid ou CCMX en utilisant les formats Export écritures CCMX ou Export écritures Cegid Sisco 2. Sage Coala dispose maintenant de nouveaux formats qui vous seront également proposés dans Ciel Compta lors de vos exports ou imports d’écritures.L’historique des nouveautés 44 Les nouveautés des versions 14.00 et Evolution 7.00 Besoin d’aide  Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE icone du bureau Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Valider] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Trouvtoo  Menu DIVERS - commande TROUVTOO Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (par exemple toutes les factures du client Dupont) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • à l'aide de Google Desktop (nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur www.google.fr). • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google Desktop, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur . Nouveau mode comptable  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU A la création d’un dossier, un autre mode comptable vous est proposé. Vous avez le choix entre : • Standard : par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode standard. Ce mode comptable propose des saisies guidées des écritures qui facilite votre travail ainsi qu’une tenue de comptabilité poussée et complète. • Cahier : ce mode permet de tenir une comptabilité de façon simplifiée. La saisie des écritures est sous forme d’un cahier comptable. De plus, vous disposez des principaux états (journaux, grand-livre, etc) ainsi que des traitements essentiels (pointage, relevé bancaire, déclaration de TVA etc.). Si vous voulez créer un dossier en mode Cahier, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Cahier. Vous pourrez par la suite convertir votre dossier en mode Comptable si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas.L’historique des nouveautés 45 Nouveau format d’import/export  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. Le format RImport permet de transmettre plus d’informations sur les paramètres des données (journaux, modes de paiement, etc.). L'exportation ou importation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Relevé bancaire Format  Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Les formats d’import relevé permettent à votre logiciel de décoder les relevés bancaires que vous pourrez importer depuis le site Internet de votre banque. Ainsi décodé, ce fichier sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. Vous disposez de trois formats d'import : • le format Texte : fichier *.txt et *.csv reconnu. • le format QIF : Quicken Interchange Format. • le format OFX : Open Financial eXchange. Saisie  Menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : • manuelle, • par l’import des lignes du relevé bancaire au format QIF, OFX ou Texte. Le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque. Saisies des A-nouveaux  Menu SAISIES - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX Vous disposez maintenant d’une saisie simplifiée des A-nouveaux sous forme de Débit/Crédit et à partir de votre plan de comptes qui vous est présenté. Import balance  Menu DIVERS - commande IMPORT/EXPORT - IMPORT BALANCE Vous pouvez importer toutes les écritures d’une balance dans Ciel Compta. Synchro compta  Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA Vous pouvez échanger des données synchronisées via la plateforme Ciel. Le destinataire pourra alors le télécharger sur le site internet de Ciel. Pour plus de détails, reportez-vous au guide de référence électronique disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.L’historique des nouveautés 46 Etats analytiques : Bilan et Compte de résultat synthétiques Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution  Menu ÉTATS - commande ANALYTIQUES - BILAN SYNTHÉTIQUE et COMPTE DE RÉSULTAT SYNTHÉTIQUE Vous pouvez pour une comptabilité analytique éditer un bilan synthétique et un compte de résultat synthétique. Le bilan et le compte de résultat permettent de constituer les documents des comptes annuels. Affichage de la colonne ’Intitulé du compte’  Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD et SAISIE AU KILOMÈTRE Vous pouvez masquer/afficher ou déplacer la colonne Intitulé du compte afin de faciliter votre saisie. Dans une cellule de la colonne Intitulé du compte, faites un clic droit et choisissez la commande Affichage ’Intitulé du compte’. La fenêtre suivante s’affiche : Modification du solde pointé  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - onglet Banque Vous avez la possibilité de modifier le solde pointé d’un compte de banque directement à partir de sa fiche. Dans la zone Solde Pointé, l’icone permet d’accéder à la fenêtre Régularisation du solde pointé. Informations complémentaires  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES Dans la fiche d’un compte, vous disposer de l’icone qui vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte.L’historique des nouveautés 47 Affichage des alertes Les alertes s’affichent sous forme d’un message au niveau de la barre de statut. Vous pouvez aussi l’afficher au niveau de la barre des tâches de Windows™. Pour cela, faites un clic-droit dans la barre de statut et sélectionnez la commande CHANGER LES OPTIONS D’AFFICHAGE. Dans l’onglet Alertes, vous pouvez choisir votre option d’affichage des alertes. Il est possible de revenir à un affichage dans une fenêtre normale en modifiant les préférences Agenda (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES). Pour plus de détails sur les préférences de l’agenda, reportez-vous au manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.L’historique des nouveautés 48 Les nouveautés des versions 14.10 et Evolution 7.10 Nouvel assistant d’import et d’export des écritures  Menu DIVERS - commande RELATION EXPERT - ASSISTANT D’ÉCHANGES DE DONNÉES Ciel Compta permet de transmettre et recevoir vos écritures comptables dans différents formats. Vous disposez maintenant d’un assistant d'export et d'import qui regroupe tous les types d'envoi et de réception disponibles dans votre logiciel. Cet assistant vous guide dans votre choix de format d’export et d’import en fonction des logiciels que possèdent votre expert-comptable ou client. Pour plus de détails, consultez le guide de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.L’historique des nouveautés 49 Les nouveautés des versions 15.00 et Evolution 8.00 Nouvelle interface Mode d’affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer en cliquant sur la barre de titre. Barre de titre Navigation par onglet Navigation multi-fenêtres OngletsL’historique des nouveautés 50 Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale L'Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel. Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Localisation, itinéraire et recherche d’adresse  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - COMPTE CLIENT/FOURNISSEUR - onglet Clients ou Fournisseurs Dans la fiche d’un compte client (410) ou fournisseur (411), les boutons de localisation et de recherche d’adresse sont maintenant au-dessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante : Localisation • : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Recherche d’adresse • : permet de faire une recherche de l’adresse du client ou du fournisseur via internet afin de vérifier l’exactitude de l’adresse.L’historique des nouveautés 51 Les aperçus Afficher l’aperçu dans la liste des comptes  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTE L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’un compte directement à partir du plan de comptes. 1. Sélectionnez dans la liste le compte pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cochez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste.  Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton []. Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser un aperçu en PDF Vous pouvez désormais visualiser un aperçu avant impression au format PDF. Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton . L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche alors au format PDF. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur.L’historique des nouveautés 52 Acquisition d’informations légales  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - COMPTE CLIENT/FOURNISSEUR - onglet Clients ou Fournisseurs Dans la fiche d’un compte client (410) ou fournisseur (411), au-dessus de la zone Coordonnées, vous disposez d’un nouveau bouton . Ce bouton permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client ou de votre fournisseur via le site Infogreffe. Mise sous surveillance  Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités. • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications). Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Nouveau mode comptable cahier : dépenses/recettes  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU A la création d’un dossier en mode cahier, vous pouvez maintenant choisir le mode comptable «dépensesrecettes», en plus du mode «créances-dettes». Nouveaux modes de la Synchro compta  Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES - onglet Synchro compta Vous avez maintenant le choix entre deux modes de Synchro compta : • La Synchro compta + : permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis par le client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.). • La Synchro compta (simplifiée) : permet d'ajouter les nouvelles écritures transmises par le client ou l'expert-comptable. Pour plus de détails sur le mode de fonctionnement de la Synchro compta, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Nouveaux formats d’import des écritures  Menu DIVERS - commande IMPORTS/EXPORTS - AUTRES IMPORTS De nouveaux formats d’import des écritures sont disponibles : • API, • Apisoft, • Cote Ouest, • Gestimum, • Quadratus, • Ciel Saisie Comptable.L’historique des nouveautés 53 Annuler le lettrage manuel  Menu TRAITEMENTS - commande LETTRAGE MANUEL Vous pouvez désormais annuler le lettrage en cours ou les lettrages de la séquence. Si vous voulez annuler le lettrage que vous venez d’effectuer ou les lettrages de la séquence, cliquez sur le bouton . Un message vous demandera si vous voulez annuler tous les lettrages c’est-à-dire les lettrages de la séquence ou le lettrage en cours. Gestion des inventaires des immobilisations Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu IMMOBILISATIONS - commande INVENTAIRE Vous disposez désormais d’une commande permettant d’inventorier vos immobilisations. L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique. Etats analytiques et budgétaire : affichage des éléments non imputés  Menu ETATS - commande ANALYTIQUE - GRAND LIVRE ou BALANCE ou ÉTAT BUDGÉTAIRE Vous pouvez afficher dans votre état budgétaire les codes non imputés. Pour cela, vous devez cocher l’option Affichage des codes non imputés. De même, dans l’état du grand livre analytique et de la balance analytique, il est possible d’éditer les comptes non affectés, en cochant la case Affichage des comptes non affectés. Paramétrage des états fiscaux  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - famille États fiscaux Dans le but de simplifier la personnalisation des états fiscaux, chaque formule est maintenant accessible séparément. Ainsi, lorsque vous double-cliquez dans une cellule de l’état, uniquement la formule de cette cellule apparaît dans l’éditeur de script. Réouverture d’exercice : nouvelles étapes  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - RÉOUVERTURE Deux nouvelles étapes vous permettent de reporter les écritures non pointées et les écritures non lettrées dans l’A-nouveau. Aussi, vous avez la possibilité de sélectionner les comptes à reporter. Dans ce cas, une étape supplémentaire est proposée. Format RImport : pointage récupéré  Menu DIVERS - commande RELATIONS EXPERTS - ASSISTANT DES ÉCHANGES DE DONNÉES ou IMPORT ou AUTRES EXPORTS Le format RImport permettant d’importer et d’exporter des écritures dans un fichier prend en compte les écritures pointées.L’historique des nouveautés 54 Les nouveautés des versions 16.00 et Evolution 9.00 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. A la validation par le bouton [OK], le logiciel se ferme et se relance automatiquement. Les regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez afficher certaines listes par regroupements, cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : plan de comptes, écritures, prévisions, codes analytiques, journaux, modes de paiement, chéquiers, familles Top Saisie, modèles, abonnements, tâches, immobilisations. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT. Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Les règles  A partir de la barre de navigation Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution Les règles permettent de personnaliser les listes de votre dossier et ainsi d’ajouter des alertes, d’affecter des valeurs par défaut ou encore de remplir certaines rubriques.  Les règles ne remplacent pas les vérifications par défaut. Le logiciel effectue toujours ses contrôles et, en second lieu, applique vos règles. Afin d’accéder à la liste des règles, vous devez ajouter vous-même une tâche dans la barre de navigation.L’historique des nouveautés 55 Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Saisie Z de caisse  Menu SAISIES - commande SAISIE Z DE CAISSE Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée, édité par une caisse enregistreuse. Ce ticket totalise toutes les recettes en TTC enregistrées dans la journée et possède un numéro d’identification. Cette nouvelle saisie permet d’enregistrer comptablement un ticket Z de caisse.  Par défaut, la saisie des ventes se fait en TTC. Cependant, vous pouvez saisir le détail de vos ventes en HT. Pour cela, dans les préférences de saisie, vous disposez de l’option Saisie Z de caisse : détail des ventes en HT. Vous y accédez par le menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, groupe Comptabilité - Options de saisie. La saisie d’un Z de caisse se déroule en deux étapes. Tout d’abord, vous saisissez la répartition de votre chiffre d’affaires (par rayon, nature de biens...) puis la répartition par mode de règlement. Pour des informations détaillées sur cette saisie, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Règles d’affectation relevé  Menu LISTES - commande RÈGLES D'AFFECTATION RELEVÉ Afin de faciliter les saisies des relevés bancaires, les règles permettent d’affecter automatiquement un compte, un mode de paiement et éventuellement un code analytique aux opérations d’un relevé bancaire. Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations du relevé qui répondent à une règle puis attribue le compte, le mode de paiement voire le code analytique, définis dans la règle. Vous pouvez définir les règles soit à partir de la commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ soit à partir de la saisie d’un relevé bancaire (clic droit dans la grille de saisie - commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION). Pour plus de détails sur la création et l’utilisation d’une règle, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Compte de TVA par défaut  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut sur les comptes client, fournisseur ainsi que sur les comptes de charges et produits. Ce compte de TVA sera systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Pointage automatique par import : nouveaux formats  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL  Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Il est maintenant possible d’effectuer un pointage automatique à partir d'un fichier électronique au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste. Pour cela, vous disposez du bouton . Consultation des écritures d’un compte en saisie  A partir d’une commande de saisie accessible par le menu SAISIES - clic droit sur le compteL’historique des nouveautés 56 Vous pouvez consulter le compte sur lequel vous saisissez une écriture. Positionnez le curseur de votre souris sur la zone du numéro de compte et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. La fenêtre de celui-ci s’affiche.L’historique des nouveautés 57 Infos perso. dans les comptes Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Les Infos perso. sont des rubriques personnalisées. En plus des Infos perso. associées aux lignes d’écritures, vous pouvez maintenant en créer dans les comptes. Une fois que vous avez créé vos rubriques personnalisées associées aux comptes, vous pouvez les compléter dans les fiches des comptes au niveau de l’onglet Infos Perso.  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - double-clic sur un compte Dans la fiche d’un compte, l’onglet Infos Perso. s’affiche si vous avez créé une rubrique personnalisée de compte. Cet onglet présente les rubriques personnalisées de compte. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut.L’historique des nouveautés 58 Les nouveautés des versions 17.00 et Evolution 10.00 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel. Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation.L’historique des nouveautés 59 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptée celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement à la sélection d'un élément, dans les listes concernées (plan de compte, pointage, lettrage, relances clients, liste des immobilisations, liste des modèles, liste des cahiers). Gestion du crédit-bail Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation. La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes, Immobilisations et Crédits-bails. Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci, vous pouvez enregistrer l’acquisition du crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous disposez du bouton .  Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - CRÉDITS-BAILS Vous disposez de deux nouveaux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail : • Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir. • Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant à payer. Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1).L’historique des nouveautés 60 Affichage des cumuls par mois  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTE - onglet Soldes validés L’onglet Soldes validés présent dans un compte récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont maintenant présentés mois par mois. L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton . Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles via la flèche du bouton [Regroupement]. Balance comparative N à N -10  Menu ETATS - commande BALANCE Cet état permet de comparer sur différentes années, le solde de vos comptes à une période donnée. Les cumuls sont toujours calculés par mois entier, même si la période est précisée au jour. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Nouvelle option «Soldes N-1 au mois» dans des états  Menu ETATS - commande BILAN SYNTHÉTIQUE ou COMPTES DE RÉSULTAT SYNTHÉTIQUE ou SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION Vous pouvez maintenant inclure les soldes mensuels de l'exercice précédent dans les états Bilan synthétique, Compte de résultat synthétique et Soldes Intermédiaires de Gestion. Pour cela, vous devez cochez l’option Soldes N-1 au mois qui est proposée. Gestion multi-analytique de niveau 1  A partir d’une zone de sélection du Code analytique - icône Vous pouvez maintenant affecter plusieurs codes analytiques de niveau 1 à une écriture ou à un compte. Pour cela, vous disposez de l'icône située dans les zones de sélection d'un code analytique. Lorsque vous cliquez dessus, vous pouvez alors affecter plusieurs codes analytiques et définir les différentes répartitions.  Seules la saisie des A-nouveaux et la saisie cahier ne disposent pas de la gestion multi-analytique. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1).L’historique des nouveautés 61 Les nouveautés des versions 17.20 et Evolution 10.20 Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A. Dans le cas où vous avez adhéré à un Organisme de Gestion Agréée, vous avez maintenant la possibilité de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A. Pour cela, vous devez renseigner les informations sur votre O.G.A. dans les paramètres de la société puis indiquer lors de la télédéclaration que l’O.G.A est destinataire. Paramétrage O.G.A  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ, onglet O.G.A Transmission à l’O.G.A  Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA Afin de transmettre votre déclaration à votre Organisme de Gestion Agréée (OGA), vous devez simplement cocher la case Télétransmission OGA dans la seconde étape de l’assistant de la téléprocédure de TVA. Attention ! Certaines informations sont obligatoires sans quoi votre déclaration ne pourra être transmise. Il s’agit des renseignements suivants : • le Nom, • l’adresse, le code postal et la ville, • le N°agrément, • le numéro de SIRET.L’historique des nouveautés 62 Les nouveautés des versions 18.00 et Evolution 11.00 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles... Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE.L’historique des nouveautés 63 Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections. Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT. Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. • Choix des langues Ciel Compta Evolution est livré avec deux dictionnaires : français et anglais. Vous pouvez alors choisir la langue en la sélectionnant. Avec l'option , le logiciel détecte la langue dans laquelle est votre texte et utilise le dictionnaire approprié. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants.L’historique des nouveautés 64 Plan comptable général 2010  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Dans l’étape Choix du modèle de plan comptable, vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle notamment à partir du Plan Comptable Général 2010. Vous l’adapterez par la suite à vos besoins. Saisie simplifiée des factures et avoirs  Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE  Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR Vous avez la possibilité de saisir un avoir ou une facture dans les saisies guidées ou rapides. Le sens de l’écriture varie selon la saisie que vous choisissez : un avoir ou une facture. Dans les fenêtres de saisies rapides ou guidées, vous disposez de deux options : Facture et Avoir. Il suffit de choisir celle qui correspond à votre saisie. Simplification des échanges de données avec votre expert-comptable  A partir du menu ECHANGES Le nouveau menu Echanges est destiné aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. A partir de ce menu, vous pouvez : • échanger vos données avec votre expert-comptable via la Synchro compta ou l’import/export, • importer ou exporter une Balance, • envoyer le dossier de votre société, • saisir les coordonnées de votre expert-comptable, • consulter l’historique des imports/exports. Enfin, vous disposez de deux nouveaux formats d’import/export : le format d’export Cegid PGI et les formats d’import et d’export Sage Petites Entreprises. Intégration de la norme SEPA  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous les renseignez dans les comptes de banque au niveau de l’onglet Banque. Gestion multi-analytique de niveau 1  Menu SAISIES - RELEVÉ BANCAIRE  Menu LISTES - RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ Vous pouvez maintenant affecter plusieurs codes analytiques de niveau 1 à une écriture ou à un compte dans les saisie de relevé bancaire et dans la création d’une règle d’affectation relevé. Pour cela, vous disposez de l'icône située dans les zones de sélection d'un code analytique. Lorsque vous cliquez dessus, vous pouvez alors affecter plusieurs codes analytiques et définir les différentes répartitions. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Copyright 2012 Sage Ciel Compta - Guide des mises à jour - Référence : MAJ WK 19.00/12.00 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logicielL’historique des nouveautés 65 Ecritures de redevances de crédit-bail UNIQUEMENT DANS CIEL GESTION COMMERCIALE EVOLUTION Les écritures de redevances de crédit-bail sont maintenant gérées dans Ciel Compta. Dans la fiche d’un crédit-bail  Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS Au niveau de l’onglet Crédit-bail, vous devez renseigner la zone Total des redevances HT et le Taux de TVA applicable aux redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement. Cet onglet se compose de deux parties. • Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures. • Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement. Enregistrement des écritures de redevances  Menu SAISIES - commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devez passer par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS. Les écritures fonctionnent comme des abonnements et une fois enregistrées, vous les retrouverez dans la liste des écritures. Comptes exonérés de TVA  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES Dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits, vous disposez de la nouvelle option Exonéré de TVA. En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée sur le compte en question. Création de dossier à partir d’une société existante  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Vous pouvez créer votre dossier à partir d'une société existante. Pour cela, dans l’étape Choix du modèle de plan comptable, sélectionnez . Cette fonction est utile lorsque vous gérez plusieurs sociétés. Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les coordonnées de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de les re-saisir dans la nouvelle société. Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1).L’historique des nouveautés 66 Ciel Business Mobile  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel. Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. Guide de référence Intégrale de gestion Ciel QuantumChère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel.Sommaire Documentation ..................................................................................7 Naviguez dans le guide électronique .....................................................8 Menu Dossier.................................................................................... 10 Vue d’ensemble ...............................................................................11 Nouveau .........................................................................................12 Ouvrir ............................................................................................16 Fermer ...........................................................................................17 Paramètres .....................................................................................18 Ciel Business Mobile .........................................................................35 Options ..........................................................................................38 Imports ..........................................................................................43 Exports ..........................................................................................43 Mise en page ...................................................................................44 Imprimer ........................................................................................46 Aperçu avant impression...................................................................47 Impressions ....................................................................................48 Mot de passe...................................................................................49 Sauvegarde/Restauration..................................................................51 Quitter ...........................................................................................60 Menu Edition .................................................................................... 61 Vue d’ensemble ...............................................................................62 Annuler ..........................................................................................63 Couper ...........................................................................................63 Copier ............................................................................................63 Coller .............................................................................................63 Effacer ...........................................................................................64 Fiches ............................................................................................64 Sélectionner tout .............................................................................65 Rechercher .....................................................................................65 Poursuivre la recherche ....................................................................66 Atteindre ........................................................................................66 Rafraîchir........................................................................................66 Tout afficher ...................................................................................67 Liste ..............................................................................................67 Menu Listes ...................................................................................... 68 Vue d’ensemble ...............................................................................69 Clients............................................................................................70 Prospects........................................................................................84 Fournisseurs ...................................................................................89 Représentants .................................................................................98 Banques ....................................................................................... 102 Modes de paiement ........................................................................ 104Chéquiers ..................................................................................... 107 Affaires ........................................................................................ 110 Etapes de recouvrement ................................................................. 113 TVA ............................................................................................. 115 TPF .............................................................................................. 116 Codes analytiques .......................................................................... 117 Les devises ................................................................................... 121 Infos perso ................................................................................... 123 Autres listes .................................................................................. 125 Menu Gestion.................................................................................. 126 Vue d’ensemble ............................................................................. 127 Top Facture................................................................................... 128 Pièces clients................................................................................. 131 Ventes.......................................................................................... 150 Achats.......................................................................................... 189 Articles ......................................................................................... 205 Familles articles ............................................................................. 225 Remises/Promotions....................................................................... 229 Gammes....................................................................................... 233 Dépôts ......................................................................................... 235 Mouvements de stock ..................................................................... 242 Ordres de production...................................................................... 246 Eco-participations .......................................................................... 247 e-Commerce ................................................................................. 249 Menu Comptabilité.......................................................................... 261 Vue d’ensemble ............................................................................. 262 L’assistant Top Saisie ..................................................................... 263 Saisie kilomètre ............................................................................. 264 Saisies ......................................................................................... 265 Liste des écritures.......................................................................... 289 Le Plan de comptes ........................................................................ 291 Consulter un compte ...................................................................... 295 Les prévisions ............................................................................... 296 Les journaux ................................................................................. 298 Familles Top Saisie......................................................................... 300 Modèles/abonnements .................................................................... 301 Formats d’import relevé .................................................................. 305 Immobilisations ............................................................................. 308 Echanges de données ..................................................................... 338 Menu Traitements........................................................................... 355 Vue d’ensemble ............................................................................. 356 Génération des écritures ................................................................. 357 Gestion de production..................................................................... 358 Commandes des articles en rupture.................................................. 364Contremarque ............................................................................... 366 Régulation des stocks ..................................................................... 369 Recouvrement ............................................................................... 371 Migration SEPA .............................................................................. 374 Remises en banque ........................................................................ 376 Virements fournisseurs ................................................................... 379 Travail sur un compte..................................................................... 381 Le pointage manuel........................................................................ 383 Le rapprochement bancaire ............................................................. 385 Lettrage manuel ............................................................................ 386 Lettrage automatique ..................................................................... 389 Contrepassation............................................................................. 390 Les réimputations .......................................................................... 393 Validation brouillard ....................................................................... 395 Fin d’exercice ................................................................................ 396 Purge ........................................................................................... 400 Relations clients/tâches .................................................................. 402 Rappels ........................................................................................ 403 Mise sous surveillance .................................................................... 405 Menu Etats ..................................................................................... 406 Vue d’ensemble ............................................................................. 407 Portefeuille des commandes ............................................................ 408 Commandes non livrées.................................................................. 410 Relevé de comptes ......................................................................... 411 Echéancier .................................................................................... 412 Evolution des ventes ...................................................................... 413 Lettre de pénalités de retard ........................................................... 414 Encours Clients.............................................................................. 415 Suivi des stocks ............................................................................. 416 Articles ......................................................................................... 418 Capacité de fabrication ................................................................... 423 Etats récapitulatifs ......................................................................... 424 Grand livre.................................................................................... 425 Balance ........................................................................................ 427 Journaux ...................................................................................... 429 Centralisateur ............................................................................... 430 Brouillard...................................................................................... 431 Analytique .................................................................................... 432 Déclaration de TVA......................................................................... 434 Etats immobilisations ..................................................................... 437 Bilan-Résultat synthétiques ............................................................. 444 Etats fiscaux ................................................................................. 445 Soldes Intermédiaires de Gestion ..................................................... 446 Autres états comptables ................................................................. 447 Etats chaînés................................................................................. 450Menu Pilotage................................................................................. 452 Vue d’ensemble ............................................................................. 453 Mise à jour des données ................................................................. 454 Consulter les états ......................................................................... 455 Menu Divers ................................................................................... 462 Vue d’ensemble ............................................................................ 463 Analyseur commercial ventes .......................................................... 464 Analyseur commercial achats........................................................... 466 Objectifs ....................................................................................... 468 Répartition par famille .................................................................... 469 Importer....................................................................................... 470 Statistiques Gestion ....................................................................... 471 Statistiques comptables .................................................................. 473 Trésorerie prévisionnelle ................................................................. 474 Historique archivages DGFiP ............................................................ 477 Télécharger Ciel directDéclaration .................................................... 478 Menu Fenêtres ................................................................................ 479 Vue d’ensemble ............................................................................ 480 Fermer ......................................................................................... 481 Tout fermer................................................................................... 481 Suivante ....................................................................................... 481 Précédente.................................................................................... 481 Cascade ....................................................................................... 482 Mosaïque ...................................................................................... 482 Mon Intuiciel ................................................................................. 483 Afficher la barre de Navigation......................................................... 488 Afficher la barre de statut ............................................................... 488 Menu Aide ...................................................................................... 489 Vue d’ensemble ............................................................................ 490 Index ........................................................................................... 491 Aide contextuelle ........................................................................... 491 Besoin d’aide................................................................................. 491 Informations de dernière minute ...................................................... 492 Démo rapide ................................................................................. 492 Manuel de référence ....................................................................... 492 Annexes ....................................................................................... 492 Manuel générateur d’états............................................................... 492 Manuel générateur de tableaux de bord ............................................ 493 Installation Mode TSE ..................................................................... 493 Infos Mise à jour ............................................................................ 493 A propos de... ............................................................................... 493 Index.............................................................................................. 4947 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels : • le manuel de découverte qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. • le manuel de référence - que vous consultez actuellement - qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel, accessible depuis le menu AIDE. • le manuel électronique Annexes accessible depuis le menu AIDE. Ce manuel spécifique décrit des fonctions et des paramétrages généraux du logiciel. • le manuel électronique Générateur d’états qui décrit le fonctionnement du générateur d’états vous permettant ainsi de personnaliser vos éditions. Ce manuel est également accessible depuis le menu AIDE. • le manuel électronique Générateur de tableaux de bord qui décrit le fonctionnement des tableaux de bord. Ce manuel est également accessible depuis le menu AIDE. Installation d'Adobe Reader© Si l'application Adobe Reader © nécessaire pour lire et imprimer les manuels électroniques n'est pas présente sur votre ordinateur, il vous est proposé de l'installer. Cliquez sur Lancer l'installation d'Adobe Reader© et suivez la procédure. Pour imprimer les manuels électroniques Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide.8 L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande INDEX du menu AIDE ou par la touche . Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles. Naviguer dans le guide électronique Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le guide électronique et ainsi consulter facilement l'information souhaitée. Les signets Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche. Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant. Exemple Pour consulter le sommaire du guide, cliquez sur le signet nommé Sommaire. Les liens dans le guide Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du guide. C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe correspondant. C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé pour atteindre le paragraphe correspondant. Accéder à une information spécifique Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas une recherche. 1. Pour cela, activez la commande RECHERCHER du menu EDITION. 2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher].9 Exemple 1. Activez la commande RECHERCHER du menu EDITION. 2. Saisissez Inventaire dans la zone Rechercher puis cochez la case Mot entier. 3. Cliquez sur le bouton [Rechercher] pour lancer l'opération. Saisir la fiche d'appréciation 1. Vous la trouverez en annexe du guide électronique. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir] situé ci-après. 2. Vous pouvez la remplir directement à l'écran. Cliquez tout simplement dans les zones concernées pour activer la saisie. Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton [Imprimer la fiche].Nouveau, Ouvrir, Fermer Paramètres Ciel Business Mobile Options Imports, Exports Mise en page Imprimer, Aperçu avant impression, Impressions Mot de passe Sauvegarde/Restauration Quitter Menu Dossier11 Menu Dossier Vue d’ensemble Votre logiciel vous permet de conserver toutes les informations concernant votre société dans un dossier que vous devez créer. Les commandes du menu DOSSIER vous permettent ainsi d'accéder à votre dossier, d'en modifier les données ou bien de les supprimer.12 Menu Dossier Nouveau  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création, nommez votre société. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. 3. Une message vous demande si vous voulez récupérer un dossier Ciel Compta. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non]. Attention ! La récupération n'est possible que si vous avez une version de Ciel Compta supérieure ou égale à une version 2006 : Ciel Compta Évolution : version supérieur ou égale à la version 5.00. Ciel Compta : version supérieur ou égale à la version 12.00. Ciel Compta Facile : version supérieur ou égale à la version 1.00.13 Menu Dossier Si vous récupérez un dossier Ciel Compta, vous accédez à la fenêtre suivante. • Si Ciel Compta est installé sur votre poste, cochez la première option. Intégrale de gestion Ciel Quantum détecte tous les dossiers créés dans Ciel Compta. Sélectionnez le dossier de la société dans la liste déroulante. • Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre poste, cochez la deuxième option. Sélectionnez le dossier comptable dans le répertoire où il se trouve sur votre poste. • Cliquez sur le bouton [Récupérer]. Un message affiche la progression du traitement. A la fin de la récupération s'affiche un récapitulatif des opérations effectuées par l'application, cliquez sur le bouton [Fermer]. Si vous ne récupérez pas de dossier Ciel Compta, la fenêtre de Choix du modèle comptable s’affiche. Choix du modèle comptable Si vous n’avez pas choisi de récupérer un dossier de Ciel Compta, le logiciel vous propose de choisir un modèle de plan comptable parmi les différents plans comptables proposés par défaut par votre logiciel lors de la création du dossier. • Choisissez pour votre société le plan comptable dans la liste proposée par le logiciel. • Vous pouvez également choisir de ne pas utiliser de plan comptable et de le créer manuellement dans le logiciel. Pour cela, choisissez l’option située en bas de la liste. • Cliquez sur le bouton [OK]. L'assistant Top Départ s'affiche. Assistant Top Départ  Si vous avez récupéré un dossier Ciel Compta, les paramètres de celui-ci sont déjà renseignés. Cette étape ne s'affiche donc pas. Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .14 Menu Dossier Etape : paramètres du dossier Monnaie du dossier 1. Indiquez la monnaie du dossier. 2. Modifiez si nécessaire le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela, cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte. Validez en cliquant sur [Ok]. Longueurs des comptes 3. Cliquez sur le bouton . 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques. 5. Cliquez sur le bouton [Ok]. Monnaie de la devise 6. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante. 7. Choisissez la devise à utiliser par défaut en cliquant sur le bouton liste. 8. Sélectionnez le nombre de décimales à prendre en compte. 9. Cochez l'option Récupération des informations de référencement pour récupérer les informations saisies lors de votre référencement. Etape : paramétrage des décimales 1. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez pour les quantités, les prix, les taux (TVA, TPF, escompte, remise) les poids, les coefficients etc. 2. Pour revenir aux paramètres initiaux, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut]. Etape : raison sociale Cette étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code NAF (A.P.E.), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Vous ne pourrez plus modifier ces paramètres une fois que votre dossier sera créé.15 Menu Dossier 6. Saisissez le R.M (Répertoire des Métiers). 7. Saisissez le R.S.E.I.R.L (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). 8. Indiquez votre Code société. Etape : coordonnées et paramètres Cette étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez la période de votre premier exercice, de votre exercice courant et la période de saisie. Vous pouvez saisir directement les dates ou utiliser l'icone de dates spéciales . 3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante. 4. Indiquez si oui ou non vous procédez à l’Enregistrement immédiat des écritures. Si oui, les écritures seront automatiquement enregistrées à la validation de leur saisie. Etape : autres paramètres Cette étape vous permet de définir les paramètres de votre dossier : comptabilité, TVA, facturation, numérotation, immobilisations, synchro compta, pilotage. Pour cela, cliquez sur le bouton correspondant. Une fois votre société créée, vous pourrez toujours modifier les paramètres via le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES. Etape : logos Cette étape vous permet d'insérer le logo de votre entreprise. Vous pouvez : • coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse papier. • importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, CD-Rom). • récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique. Pour régler la taille de l'image Pour ajuster la taille de l'image, utilisez l'un des icones ou le curseur du zoom . Etape : options de démarrage 1. Vous pouvez définir en tant qu'administrateur les droits des utilisateurs sur le dossier que vous créez. Cliquez sur le bouton . 2. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.16 Menu Dossier Ouvrir  Menu DOSSIER - commande OUVRIR La commande ouvrir vous permet de changer de dossier courant. Lors de la création de votre dossier si vous avez coché l'option Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement, votre logiciel ouvre directement votre dossier. Vous n'avez donc pas à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Par contre si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant. Si vous avez créé votre propre dossier La fenêtre qui s’affiche vous propose de choisir le dossier à ouvrir : • SOCIÉTÉ EXEMPLE correspondant à la société d'exemple, livrée en standard avec le logiciel. • Vous devez également avoir le dossier correspondant à celui que vous avez créé à l'aide de l'assistant. Si vous avez créé plusieurs dossiers ils apparaissent dans cette fenêtre. 1. Cliquez sur le dossier à ouvrir.  Si votre dossier ne s'affiche pas dans la liste, cliquez sur le bouton [Choisir le dossier] pour sélectionner directement le fichier Intégrale de Gestion Ciel Quantum sur votre ordinateur. 2. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus proposé. 3. Si un mot de passe est attribué au dossier, une fenêtre s'affiche et vous devez le saisir. Cliquez ensuite sur le bouton [Ok]. Si vous n'avez pas encore créé votre propre dossier Seul le fichier d'exemple est présent dans la fenêtre qui s'ouvre. Vous pouvez créer un nouveau dossier à partir de celle-ci, en cliquant sur le bouton [Créer un dossier]. Vous obtenez alors la fenêtre de création d'un nouveau dossier. La procédure à suivre est identique à celle décrite avec la commande NOUVEAU du menu DOSSIER. Voir Nouveau, page 12.17 Menu Dossier Fermer  Menu DOSSIER - commande FERMER Cette commande permet de fermer le dossier ouvert. Dès que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement fermé. La fenêtre de votre logiciel ne présente plus qu'un nombre limité de menus et commandes.18 Menu Dossier Paramètres  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES Cette commande présente l'ensemble des paramètres (Société, TVA, Facturation, Numérotation, etc.) du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création. Paramètres société  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit des éléments permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité, Responsable), des coordonnées de votre expertcomptable, du logo de votre société. Onglet Coordonnées 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise. 2. Précisez ensuite l'adresse complète de votre société (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnées (Téléphone, Télécopie, adresse e-mail, etc). 3. Indiquez le Capital, le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code NAF (A.P.E) (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S., soit le numéro d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.19 Menu Dossier 4. Vous devez saisir votre N.I.I : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il est généralement fourni par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA. 5. Saisissez le R.M (Répertoire des Métiers). 6. Saisissez le R.S.E.I.R.L (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée).  La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états et éditions que vous effectuez à partir de votre logiciel. Onglet Compléments 1. Choisissez la Forme juridique de votre entreprise. 2. Le Code société s'affiche automatiquement. Saisissez le nom de l’Etablissement. 3. Précisez son Activité ainsi que le titre et le nom du Responsable. 4. Indiquez les coordonnées de votre expert-comptable. Onglet O.G.A 1. Saisissez le nom, le N° d’agrément et le numéro de SIRET de votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.). 2. Indiquez son adresse et ses coordonnées téléphoniques (fixe, portable, fax).  Ces informations permettront de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A., via le menu ETATS - commande DÉCLARATION TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA. 3. Dans la zone Réf. interne, saisissez la référence de votre dossier chez votre O.G.A. Celle-ci est utilisée pour la télédéclaration. 4. Précisez éventuellement l’adresse E-mail de votre interlocuteur et l’adresse du site Internet de votre O.G.A. Onglet Logos Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société. Vous disposez de plusieurs méthodes : coller, importer l’image dans Intégrale de gestion Ciel Quantum ou encore récupérer l’image depuis un scanneur ou appareil photo. Onglet Commentaire Cet onglet vous permet de saisir des commentaires concernant votre société.20 Menu Dossier Paramètres Comptabilité  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ Onglet Paramètres Dates 1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice. 2. Indiquez l'intervalle de dates de l'exercice N, exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer les saisies. Les dates correspondant à l' exercice N+1 ainsi que les dates de la Période de saisie sont alors renseignées automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel. Vous pouvez modifier cette période de saisie.  En général, la période de saisie est proposée par défaut dans toutes les fenêtres de sélection des critères des états et des traitements (validation du brouillard, lettrage, etc.). 3. Précisez la date de début des objectifs dans la zone Période objectif du. La date de Fin des objectifs se calcule automatiquement.  L’icone situé en fin de zone permet d’ouvrir le calendrier et de choisir une date. Attention ! La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.21 Menu Dossier Régime fiscal Sélectionnez le régime fiscal auquel votre société est soumise et, pour les BIC, le type d'impôt dont elle relève. Comptabilisation des pièces et règlements La génération des écritures comptables peut être automatisée lors de la validation de vos pièces commerciales ou de l’enregistrement de vos règlements. Pour cela, cochez l’option Comptabilisation immédiate. L’option Ignorer les erreurs est alors accessible. L’option Ignorer les erreurs permet de toujours valider des pièces commerciales, enregistrer des règlements même si l’application ne peut pas générer l’écriture correspondante. Ceci est utile lorsque des informations comptables manquent. Vous pourrez alors générer une écriture ultérieurement. Onglet Tiers Vous disposez de plusieurs méthodes pour affecter des comptes à vos clients ou fournisseurs à la création de leur fiche. 1. Cochez le type d’affectation qui sera appliqué à la création de leur fiche : • Automatique : choisissez alors dans la liste déroulante la composition du compte : racine du compte + code client ou fournisseur racine du compte + nom du client ou fournisseur. • Affecter le compte : sélectionnez alors le compte qui sera proposé à chaque création d’une fiche client ou fournisseur. Vous pourrez toujours le modifier dans la fiche. • Ne pas affecter de compte : dans ce cas, aucun compte ne sera rattaché au client ou fournisseur. Vous sélectionnerez le compte du client ou du fournisseur dans sa fiche. Voir Onglet Complément, page 75. Dans la partie Enregistrement des écritures comptables, l’application propose des comptes qui seront utilisés par défaut pour enregistrer les écritures. 2. Pour les modifier, cliquez sur l’icone Liste et choisissez un compte dans la liste des comptes (clients, fournisseurs, charges, produits) qui s’affiche. Cliquez sur [OK].  Ces comptes sont pris en compte uniquement si aucun compte comptable du client ou fournisseur n’est renseigné dans sa fiche. Onglet Devises Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case Gestion du multi-devises. Vous pouvez définir la devise à utiliser par défaut, ainsi que le journal de régularisation et les comptes concernés. Onglet Racines/Défauts Les éléments de cet onglet sont pré-paramétrés selon le PC99, mais vous pouvez les modifier. Ils permettent au logiciel de vérifier, notamment en saisie guidée, la bonne utilisation des comptes.22 Menu Dossier Le bouton ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer : La longueur des comptes et des codes analytiques Cliquez sur les boutons pour définir le nombre de caractères autorisés pour les numéros de comptes et les codes analytiques (13 caractères maximum). Les caractères autorisés Précisez si vous souhaitez Autoriser les minuscules et/ou les caractères accentués en cochant les cases correspondantes. Les racines de classe et de compte Vérifiez les racines de classe et compte proposées par défaut selon le PC99, et modifiezles si nécessaire.  Pour les comptes clients et fournisseurs, si vous souhaitez créer des comptes alphanumériques, la racine doit être au minimum de 3 caractères numériques. En effet, lors de la création d'un compte, les trois premiers caractères sont exclusivement numériques. Si vous créez des comptes entièrement numériques, une racine sur 2 caractères suffira. Onglet Comptes Cet onglet vous permet de sélectionner les comptes qui seront proposés par défaut lors de vos saisies : • comptes de port : port soumis, port non soumis, Facturé soumis, Facturé non soumis. • comptes divers : escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, charges exceptionnelles, acompte versé, acompte reçu. Onglet Synchro compta Cette commande vous permet de paramétrer les informations nécessaires à la Synchro compta. Mode de fonctionnement de la Synchro compta Deux modes sont proposés : Attention ! Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des comptes une fois les paramètres de synchronisation définis.23 Menu Dossier • Synchro compta : est un mode simplifié de synchronisation. Vous pouvez envoyer uniquement les nouvelles écritures à n’importe quelle date. Vous pouvez aussi choisir les écritures ou envoyer tout le dossier comptable. Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le pointage et le lettrage sont récupérés. La Synchro compta est proche d’un export enrichi des écritures, à la diffé- rence qu’elle permet de distinguer les nouvelles écritures de celles qui ont déjà été envoyées, ce qui évite les doublons. • Synchro compta + : est identique à l’ancienne Synchro compta. Ce mode vous permet d’échanger en fin de mois toutes ou les nouvelles écritures, y compris celles des Anouveaux, ainsi que de les valider. Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le lettrage et le pointage sont récupérés. Le client et l'expert ne peuvent jamais saisir d'écritures simultanément sur une période identique de manière à garantir la cohérence des écritures. Les modifications extra-comptables (lettrage, rapprochement) sont toujours accessibles sur toutes les périodes. La Synchro compta + intègre une gestion des conflits. Si un élément de base (compte de tiers ou un code analytique) est modifié à la fois par l'expert et par le client, un code de priorité s'applique. Pour des informations plus détaillées sur la gestion des conflits en Synchro compta +, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application. 1. Si vous souhaitez gérer l'échange de données par synchronisation, cochez l’option Synchro compta ou Synchro compta +. Modalité de transfert des données 2. Sélectionnez le sens du transfert des données : • Client  Expert : le client envoie des données à son expert-comptable. • Expert  Client : l'expert-comptable envoie des données à son client. 3. Choisissez le logiciel de destination : Ciel, Sage 30&100 ou Sage Expert (anciennement Coala), c'est-à-dire le logiciel vers lequel les données seront transférées. 4. (Uniquement en mode Synchro compta + ) Selon l'accord que vous avez passé avec votre client ou avec votre expert-comptable, indiquez la personne choisie pour générer le journal des A-nouveaux : • expert-comptable : votre expert-comptable se chargera alors de la synchronisation des A-nouveaux. • client : votre client fera la synchronisation des A-nouveaux. Attention ! Vous devez synchroniser les écritures dans le même mode que votre client ou expertcomptable, sans quoi il sera impossible de récupérer le fichier généré (XML). Il est toutefois possible de changer le mode de Synchro compta.24 Menu Dossier Informations complémentaires expert-comptable 5. Saisissez le numéro de dossier qui est obligatoire puis le code de l'expert-comptable. Si le logiciel destinataire est Sage Expert, le code de l'expert-comptable est obligatoire. Pour plus d'informations sur les coordonnées de l'expert-comptable, reportez-vous au paragraphe “Onglet Compléments”, page 19. Dates Synchro compta+ (Uniquement en mode Synchro compta +) La date de la dernière synchro (date de fin de période) et la date de la dernière validation (date de fin de période inférieure ou égale à la date de Synchro compta) sont automatiquement renseignées. Divers (Uniquement si le logiciel destinataire est Sage Expert) Si vous transférez vos données vers un logiciel Sage Expert (anciennement Coala), la partie Divers s'affiche en bas de la fenêtre. 6. Sélectionnez le compte collectif des clients ainsi que le compte collectif des fournisseurs, à l'aide de l'icone d'appel de liste . Vous pouvez créer un compte collectif directement en cliquant sur le bouton situé en bas de la fenêtre Liste des comptes clients ou Liste des comptes fournisseurs.  Les comptes collectifs ne peuvent pas être utilisés dans les écritures. L'E-mail du serveur de médiation est proposé par défaut et permet de transférer votre fichier de Synchro compta par e-mail. Les écritures sont envoyées à Sage Expert. Ensuite, Sage Expert transfère vos écritures à votre expert-comptable. 7. Ne modifiez pas cet e-mail sinon vous ne pourrez pas valider votre paramétrage. 8. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur le bouton [Ok].25 Menu Dossier Paramètres TVA  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA Onglet TVA L’option Assujetti à la TVA est cochée par défaut. Vous ne pouvez pas la décocher. 1. Par défaut, le Taux de TVA affiché est 19,6 % mais vous pouvez le modifier en cliquant sur l'icone . Si vous souhaitez créer d'autres taux de TVA, utilisez la commande TVA du menu LISTES. Régime de TVA 2. Selon le régime de TVA dont relève la société, cochez l'option correspondante : • Régime réel : permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA CA3. La TVA à payer (ou à récupérer) correspond à la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible. • Régime simplifié : correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12. Type de TVA Vous pouvez définir un type de TVA sur les achats ou sur les ventes. • Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits. Ainsi, en saisie guidée de factures et de règlements, les comptes de TVA à utiliser seront proposés automatiquement. • Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Dans ce cas, sélectionnez l'option Encaissements. Lors de l'écriture de facturation, un compte de TVA en attente sera utilisé (les comptes26 Menu Dossier de TVA en attente ne sont pas retenus pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA). Lors de l'écriture de règlement de cette facture, le compte de TVA en attente est soldé au profit du réel compte de TVA (qui lui est retenu pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA). Numéro fiscal (FRP) Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de TVA et permet à votre centre d'impôt de vous identifier. 3. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration de TVA, renseignez : • le numéro de Recette de votre Centre des impôts. • le numéro de Dossier attribué par votre Centre des impôts. Ces informations seront automatiquement reportées dans votre déclaration de TVA générée dans Intégrale de gestion Ciel Quantum. Comptes par défaut 4. Indiquez les comptes que vous utiliserez pour gérer votre déclaration de TVA. Le bouton ouvre la liste des comptes de TVA existants. • Les comptes de TVA à payer et crédit de TVA sont utilisés pour générer l'écriture de régularisation de TVA. • Le compte de TVA à régulariser est utilisé pour l'imputation comptable des montants saisis sur les lignes Sommes à imputer et Sommes à ajouter figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte de remboursement de TVA est utilisé pour l'imputation comptable du montant saisi sur la ligne Remboursement figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte d'acompte de TVA est utilisé pour l’écriture annuelle de TVA dans le cas du Régime simplifié. Onglet Déclaration de TVA Cet onglet permet de définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de la déclaration. 5. Double-cliquez dans la cellule à remplir pour saisir le compte ou la racine de compte concerné(e). Vous accédez à la liste des comptes disponibles en cliquant sur l’icone . L’option Ventilation des opérations imposables est active si votre régime de TVA est réel et si votre TVA sur les ventes est soumise aux encaissements. Si vous cochez cette case, vous devez renseigner vos comptes de TVA collectée dans la ventilation des opérations imposables. Onglet Téléprocédures TVA Si vous souhaitez télédéclarer votre TVA, vous devez renseigner obligatoirement toutes les zones demandées. Seule l'option J'ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiP n'est pas obligatoire.27 Menu Dossier  Cliquez sur les boutons pour obtenir des informations sur la télédéclaration de la TVA, sur le moyen d'y souscrire auprès de la DGFiP et sur le télérèglement. 1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton . Une page Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage Téléprocédures TVA. 2. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la DGFiP en cochant la case correspondante, et en indiquant votre numéro d'adhésion dans la zone Numéro ou date d'adhésion DGFiP. Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposé par la DGFiP, cochez la case correspondante. La présence d'un RIB dans votre logiciel (au niveau d'un compte de banque, onglet Banque) est alors obligatoire. 3. Dans la zone Identification du redevable, indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail du redevable de la déclaration. 4. Dans la zone Identification de l'émetteur, choisissez l'émetteur de la télédéclaration : Société courante ou Expert-comptable. 5. Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [Ok]. Attention ! Selon l'émetteur choisi, vous devez obligatoirement renseigner dans la fenêtre Paramètres société du menu DOSSIER : pour la société courante (onglet Coordonnées) : sa raison sociale, son e-mail, son adresse, le numéro de SIRET et le numéro d'identification TVA. pour l'expert-comptable (onglet Compléments) : les zones Société et e-mail.28 Menu Dossier Paramètres Facturation  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Onglet Divers Cet onglet regroupe les informations spécifiques à la loi sur les nouvelles relations commerciales du 15 mai 2001, dite NRE. Cette loi impose l'affichage des délais de paiement sur les factures. Des pénalités de retard sont exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture, si les sommes dues sont réglées après cette date. 1. Dans la zone Pénalités de retard, indiquez le taux des intérêts de retard retenu. 2. Saisissez le taux d'escompte appliqué dans la zone Escompte en cas de paiement anticipé. 3. Dans la zone de saisie, indiquez les autres informations que vous voulez afficher sur votre facture. En cas de livraison vers d'autres pays de la Communauté Européenne, vous devez obligatoirement inscrire sur la facture la mention exonération de TVA (art 262 ter I du CGI). 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Onglet Saisie Cet onglet vous permet de paramétrer selon vos besoins certaines options utilisées principalement lors de la saisie des pièces commerciales (alertes, contrôles et calculs automatiques etc.).29 Menu Dossier Alerte sur les pièces commerciales Vous pouvez être alerté ou non lorsque vous êtes en saisie de pièces commerciales. Il suffit de cocher (ou décocher) les options suivantes : • Article bloqué • Client bloqué • Quantité insuffisante sur stock (alerte sur la quantité du stock réel ou sur la quantité du stock disponible). • Alerte sur la gestion des articles HT/TTC • Nature soumises à taxes. Si des clients sont en mode de TVA C.E.E., Hors C.E.E ou Suspension de TVA et que vous indiquez un taux de TVA lors de vos saisies de pièces, un message vous alertera que l'ajout d'une TVA est impossible. • Cochez l’option Client NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) pour être alerté si une adresse client (adresse de livraison, de facturation ou autres) est incorrecte. Cette alerte est également valable pour les adresses de prospects. • Encours client dépassé : cochez cette option si vous souhaitez être alerté qu’un client a dépassé son encours au moment de la validation d’une facture. • Remises / Promotions : en cochant cette option, un message vous avertit au moment de la saisie de pièce commerciale s’il existe des remises/promotions pouvant être appliquées à un article. • Niveau risque client à partir de : vous pouvez associer un niveau de risque à vos clients à partir duquel une alerte s’affichera si vous souhaitez créer pour ce client une nouvelle pièce commerciale. Par exemple, si vous avez défini à votre client un niveau de risque Moyen et que vous souhaitez faire apparaître une alerte à partir du niveau Moyen, le logiciel affichera une alerte lors de la création d’une pièce commerciale relative à ce client. Gestion des clients Si vous cochez la case Blocage automatique, les clients ayant un total dû supérieur au crédit accordé seront automatiquement bloqués. Si vous cochez Déblocage automatique, les clients bloqués dont le total dû redevient inférieur ou égal au crédit accordé seront automatiquement débloqués. Mode de calcul des statistiques articles Si vous cochez la case Comptabiliser les remises pied, les remises que vous avez effectuées seront prises en compte dans vos statistiques. Les escomptes seront pris en compte si vous cochez la case Comptabiliser l’escompte. Statistiques représentants Si vous cochez l'option Factures et avoirs validés, les statistiques représentants se mettront à jour lorsque les factures et avoirs seront validés. Si vous cochez la case Factures réglées, les valeurs des statistiques représentants changeront lorsque les factures seront réglées. Autres Lorsque vous cochez la case Contrôle et calcul de la clé EAN13, le programme vérifie et calcule automatiquement la clé EAN13 quand vous saisissez le code article. Le programme effectue le même type de vérification lorsque les cases Contrôle clé RIB et Contrôle du N.I.I sont cochées. 30 Menu Dossier Cocher la case Edition des factures selon le client vous permet d'imprimer automatiquement le nombre de documents indiqué dans la zone Nombre exemplaire facture de l'onglet Complément de la fiche client. Voir Onglet Complément, page 75. L’option Edition des étiquettes articles selon le stock permet d’imprimer automatiquement le nombre des étiquettes selon le stock restant de l’article. Onglet Options Cet onglet vous permet de paramétrer la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des abonnements, du multi-échéances, etc. Gestion 1. Sélectionnez le mode de gestion de la TVA sur port soumis. Le Port soumis correspond aux frais de port soumis à la TVA : ces frais seront saisis hors taxes. Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans cette zone. 2. Sélectionnez un code article pour la saisie libre. Cet article sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code article. Le code article défini dans cette zone s'affichera automatiquement dès que vous saisirez une information de type prix, quantité, dépôt, code TVA ou TPF, etc. 3. Définissez également un article automatique. Cet article sera utilisé pour générer automatiquement des pièces commerciales (factures d’acompte, remboursement d’avoir).  Ces deux codes sont obligatoires. S'il ne sont pas renseignés, un message l'indique. 4. Cochez l'option Visible dans les états pour que ces codes s'affichent lors des éditions. 5. Sélectionnez un code client par défaut. Ce client sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code client. Le code client défini dans cette zone s'affichera automatiquement dès que vous saisirez une information de type prix, quantité, etc. 6. Sélectionnez un code fournisseur par défaut. Ce fournisseur sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code fournisseur. 7. Cochez les options correspondantes si vous gérez : • le Multi-échéances : gestion des factures payables en plusieurs fois. • les Relations client : gestion des contacts commerciaux que vous établissez avec un client (opérations de prospection, actions marketing, lettres de relances). • les Abonnements : gestion des factures de ventes et d'achats répétitives et à intervalle de temps régulier. • la TPF : gestion de la taxe para-fiscale : taxe perçue sur des produits agroalimentaires, sur les viandes de boucherie, sur les huiles de base et huiles usagées, etc. • les Gammes : gestion de gammes de produits définies selon des critères. • les nomenclatures. Stocks Cette partie vous permet de paramétrer le mode de gestion des stocks.31 Menu Dossier 8. Cochez, en fonction de votre activité, les cases Gérer les stocks, Gérer les mouvements de stock, Gérer le multi-dépôts (suivi des stocks des différents dépôts de votre entreprise), Articles stockables par défaut (articles gérés en stock par défaut), Gérer les n° de série/lot (stocks des articles gérés par des numéros de série ou de lot). Gestion à 0 ou négatif Il s'agit du paramétrage concernant le Prix d'Achat Moyen Pondéré (PAMP) à la création d'un article. • PAMP = 0 : le prix moyen pondéré reste à zéro lorsque le stock passe en négatif. • PAMP = dernier PAMP : le dernier PAMP est conservé si le stock passe en négatif. Un stock nul ou négatif ou un prix d'achat nul entraîne un PAMP nul.  Au cours de l’exécution du programme, le PAMP est mis à jour dans les cas suivants : • validation de factures fournisseurs, • entrées «manuelles» de stock direct, • validation d'ordre d'assemblage. 9. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Paramètres Numérotation  menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION La fenêtre des paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces commerciales pour lesquelles l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche est possible. Codes Bases 1. Saisissez le code d'origine pour les bases pour lesquelles vous souhaitez paramétrer une incrémentation automatique.32 Menu Dossier Exemple Saisissez C0001 pour le fichier Clients. Lors de la création d'une fiche Client, le premier code proposé sera C0001. Pour la création de la fiche suivante, le logiciel indiquera automatiquement C0002. 2. Laissez la zone vide si vous ne souhaitez pas définir d'incrémentation automatique. Codes Pièces clients et fournisseurs Le principe est identique à celui des Codes bases. 1. Saisissez le code d'origine pour les pièces pour lesquelles vous souhaitez paramétrer une incrémentation automatique. Exemple Avant utilisation du logiciel, le numéro de la dernière facture que vous avez faite manuellement correspondait à FA971249. Pour paramétrer l’incrémentation automatique des numéros de factures à la suite de la dernière facture émise, saisissez le numéro FA971250 dans la zone Factures. 2. Laissez la zone vide si vous ne souhaitez pas définir d'incrémentation automatique. Paramètres Immobilisations  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - IMMOBILISATIONS Général Vous définissez les paramètres nécessaires à la gestion des immobilisations. 1. Cochez l’option Proratiser les dotations linéaires sur pour préciser si vous souhaitez travailler : • avec des années d'une durée fixe de 360 jours ou • avec la durée réelle des années soit 365 jours (donc des mois de 30, 31, 28 ou 29 jours). Dans ce cas, vous pouvez calculer le taux linéaire en jours en cochant l’option Calcul du taux linéaire en jours. 2. Cochez l’option Utiliser la méthode étalement si nécessaire. Dans le cas où le calcul d’une immobilisation avec valeur bloquée ne peut être ajusté, le logiciel la recalculera automatiquement avec la méthode de l’étalement.33 Menu Dossier Exemple Pour une immobilisation dont la valeur initiale d’achat est 100 et qui s’amortit en linéaire sur une durée de 1 an et 6 mois, vous obtiendrez, en année de 365 jours : • avec la méthode étalement : taux = 100/1.50 = 66.67 • avec le calcul du taux linéaire en jours : taux = (100/546)*365 = 66.85 Comptabilité 3. Vérifiez les comptes à utiliser lors des cessions d'immobilisation. Coefficients dégressifs 4. Cliquez sur le bouton [Coefficients dégressifs] situé dans la barre d’actions pour accé- der à la liste de ceux-ci. La fenêtre affiche deux parties : • les coefficients standards dans la partie haute. • la liste des coefficients spéciaux en dessous. Chaque coefficient spécial dispose d'une date de début, d'une date de fin et de coefficients pour chaque tranche de dates. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer ces coefficients. Ces coefficients sont, par défaut, paramétrés selon la réglementation de janvier 2001. Le taux d'amortissement dégressif s'obtient en multipliant le coefficient d'amortissement linéaire par les coefficients suivants : pour les biens fabriqués ou acquis avant le 1er janvier 2001 : • 1,5 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans • 2 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans • 2,5 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans pour les biens fabriqués ou acquis à compter du 1er janvier 2001 : • 1,25 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans • 1,75 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans • 2,25 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans. Une fois les modifications effectuées, validez en cliquant sur le bouton [Ok].34 Menu Dossier Paramètres Pilotage  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - PILOTAGE. Il est possible de récupérer des écritures après clôture d’un exercice. Vous pouvez reprendre des écritures des 4 derniers exercices. 1. Cochez l’option Reprise des écritures archivées. 2. Indiquez le chemin du répertoire de votre base archivée, en cliquant sur l’icone situé en fin de zone. Calculs sur les quantités  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - CALCULS SUR QUANTITÉ La commande CALCULS SUR QUANTITÉ vous permet de créer des règles de calcul, dans le but de les appliquer sur les quantités des articles, lors de vos saisies de pièces commerciales clients (vente). Exemple : vous vendez des bobines de fil électrique au mètre et vous facturez en nombre de bobines (et non au mètre). Il suffit de définir une règle qui calcule le nombre de bobines en fonction de la longueur que le client veut.35 Menu Dossier Ciel Business Mobile Vue d’ensemble Cette fonction permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel. Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/.36 Menu Dossier Envoyer les données  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - ENVOYER LES DONNÉES • Si vous envoyez vos données pour la première fois : Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous proposant d’ouvrir la fenêtre de réglage de Ciel Business Mobile. Si vous cliquez sur [Oui], la fenêtre de paramétrage Ciel Business Mobile s’affiche. Voir Paramétrage, page 36. • Si vous avez déjà envoyé vos données une ou plusieurs fois : Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous demandant de confirmer l’envoi de vos données sur Internet. Si vous cliquez sur [Oui], une fenêtre de progression de l’envoi des données s’affiche. • Pour envoyer vos données, vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la barre d’actions de l’accueil de votre logiciel. Paramétrage  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - PARAMÉTRAGE La fenêtre de réglages de Ciel Business Mobile vous permet de paramétrer vos options, ainsi que vos codes et identifiants de connexion. • Dans la zone Options d’envoi des données sur les serveurs Ciel, vous retrouvez plusieurs cases à cocher. Par défaut, aucune de ces options n’est activée. • envoyer les données automatiquement : à chaque enregistrement de votre dossier, votre logiciel Ciel publie automatiquement les données mises à jour sur Internet.37 Menu Dossier • Afficher un icone dans la zone de notification : cette fonction affiche un icone dans la zone de notification se trouvant en bas à droite de la barre de statuts de votre logiciel. Cet icone vous donne un accès rapide aux options de publication. • Envoyer les données à la fermeture du dossier : lors de la fermeture de votre dossier, votre logiciel Ciel publiera les données sur Internet. Vous pouvez choisir d’afficher un message de confirmation de la publication des données en cochant la case Demander confirmation. • La zone du Code Dossier sur Serveur Ciel est renseignée par défaut. Il s’agit du nom de dossier de votre société. • La zone Identifiant (login) reprend votre identifiant sur Internet. Il est également renseigné par défaut. • La zone Mot de Passe reprend votre mot de passe. Pour ajouter ou modifier votre mot de passe, cliquez sur le bouton [...]. La fenêtre de paramétrage du mot de passe s’affiche. • La zone Dernier envoi le... à vous indique la date de la dernière publication de données que vous avez effectuée. • Pour rétablir les valeurs par défaut, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut]. • Pour enregistrer vos modifications, validez en cliquant sur le bouton [OK]. • Le bouton [En Savoir Plus ?] ouvre une page internet du site Ciel, vous présentant les points forts de Ciel Business Mobile. Informations de connexion  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - INFORMATIONS DE CONNEXION Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre d’informations concernant Ciel Business Mobile s’affiche. Vous pouvez imprimer ces informations en cliquant sur le bouton [Imprimer].38 Menu Dossier Options  Menu DOSSIER - commande OPTIONS

Préférences  Menu DOSSIER commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES Cette commande vous permet de fixer les préférences de votre logiciel. Chaque logiciel Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de travail. Vous pourrez rendre certaines tâches automatiques, choisir la couleur des lignes ou encore choisir des options d'impressions. Reportez-vous au chapitre Les Préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE. Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices L’onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille des polices dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Options de saisie de facturation  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Gestion Commerciale - Saisie des pièces commerciales En création de pièce commerciale, la sélection du client et de l’article peut se faire deux façons : soit par le code soit par le nom. Il suffit de choisir l’option qui vous convient. Utilitaires  Menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données.39 Menu Dossier Les logiciels Ciel disposent de plusieurs utilitaires destinés à vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application. Reportez-vous au chapitre Les Utilitaires du manuel électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE. Date de travail  Menu DOSSIER commande OPTIONS - DATE DE TRAVAIL La Date de travail sera fixée par défaut lors des saisies. Il s'agit de la date du jour de travail. Modifiez la date puis cliquez sur le bouton [Ok] pour l'enregistrer. Informations  Menu DOSSIER commande OPTIONS - INFORMATIONS La commande INFORMATIONS ouvre une fenêtre qui vous renseigne sur votre dossier courant. Cette commande est également accessible depuis le menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES - INFORMATIONS. Liste des pays  Menu DOSSIER commande OPTIONS - LISTE DES PAYS Votre logiciel vous propose ici une liste de pays. Vous retrouvez les boutons , et . 1. Pour créer un pays, cliquez sur le bouton . La fenêtre Choix d’un élément s’affiche.40 Menu Dossier 2. Sélectionnez dans la liste proposée le ou les pays que vous souhaitez créer puis cliquez sur le bouton [Ok]. Le pays s’ajoute dans la fenêtre Liste des Pays.  Cette liste regroupe tous les pays actuellement existants. 3. Si vous souhaitez créer un pays manuellement double-cliquez sur créer manuellement un autre pays dans la fenêtre Choix d’un élément. La fenêtre Pays s’affiche. 4. Saisissez le Code du pays ainsi que le Nom du pays. Cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer. La case à cocher Voir le détail affiche des zones supplémentaires concernant les codes ISO3166 et administratifs, ainsi que le Code utilisateur, Indicatif téléphonique, Monnaie officielle du pays, Nationalité et Continent. États paramétrables  Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions disponibles. Ce générateur autorise la création de nouveaux états tout comme la modification de ceux qui existent déjà. Un manuel électronique spécifique décrit cette commande. Reportez-vous au manuel électronique Le générateur d’états disponible depuis le menu AIDE. Imports paramétrables  Menu DOSSIER commande OPTIONS - IMPORTS PARAMÉTRABLES Cette commande vous permet d'importer des données (articles, clients, fournisseurs, contacts, représentants, tarifs par famille, banques, modes de règlement, etc.) dans Intégrale de gestion Ciel Quantum.  Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, vous devez créer le fichier contenant les informations que vous voulez importer.41 Menu Dossier Créer un import 1. Pour créer un nouvel import, cliquez sur le bouton [Créer] de la liste des imports paramétrables. 2. Sélectionnez la Famille du format d'import puis cliquez sur le bouton [Ok]. La fenêtre Nouvelle importation s'affiche. Un assistant vous aide dans ce traitement.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant] . Choix du fichier à importer 3. Sélectionnez à l'aide de l'icone le fichier à importer. Le programme vous propose d'effectuer une analyse du fichier pour déterminer son format. Vous pouvez également cliquer sur le bouton [Détecter automatiquement]. Plusieurs formats sont disponibles : • CSV • Délimité • DBF • Longueur fixe • Standard Ciel Windows • Fichier XML • Standard Ciel MAC 4. Sélectionnez dans la liste déroulante le Type de conversion. 5. Pour un paramétrage avancé de l'importation, vous disposez du mode avancé. Pour y accéder, cochez l'option Mode avancé. Si vous choisissez ce mode, vous ne pouvez pas revenir en mode simple, mode par défaut. Format du fichier délimité 6. Indiquez les options relatives au format de fichier : • Caractères de fin de fichier • Caractères de remplissage • Séparateurs d'enregistrements • Taille d'un enregistrement, etc. Définition des options globales Cette étape vous permet de spécifier des options générales de l'importation (options, format des nombres, format des dates, type de séparateur de date, format booléen). Définition des rubriques du fichier à importer La partie supérieure de la fenêtre vous permet de visualiser les rubriques à importer. Vous pouvez à ce stade, CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une rubrique. Valeurs par défaut Vous pouvez, ajouter ou supprimer des rubriques pour lesquelles une valeur par défaut est définie par l'application. 7. Cochez respectivement les cases Création ou Modification (Colonne Création et Colonne Modification) si vous souhaitez que ces valeurs soient utilisées en création ou en modi-42 Menu Dossier fication. Essai et Enregistrement • Vous pouvez à ce stade tester l'importation. Pour cela, cliquez sur le bouton [Contrôler uniquement]. • Vous pouvez aussi lancer l'importation. Cliquez alors sur le bouton [Exécuter l’importation]. 8. Saisissez le Nom de l'import et éventuellement un commentaire dans la zone Description. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Modifier un import 1. Pour modifier un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre de paramétrage de l'importation s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer un import 1. Pour supprimer un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Ce traitement étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression. 2. Cliquez sur le bouton [Oui]. Exécuter un import 1. Pour exécuter un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Exé- cuter]. La fenêtre Ouvrir s'affiche. 2. Sélectionnez le fichier contenant les informations que vous voulez importer dans Inté- grale de gestion Ciel Quantum et validez l'importation des données en cliquant sur le bouton [Ok]. Une fois les données importées, Intégrale de gestion Ciel Quantum vous informe du résultat du traitement. Liste des règles  Menu DOSSIER - Commande OPTIONS - LISTE DES RÈGLES Pour plus d’informations concernant les RÈGLES, référez-vous à l’Aide intégrée de votre logiciel en appuyant sur la TOUCHE F1 de votre clavier ou depuis le menu AIDE, commande AIDE CONTEXTUELLE.43 Menu Dossier Imports  Menu DOSSIER - commande IMPORTS Cette fonction est disponible selon le contexte. Par exemple, vous pouvez l’activer lorsque la liste des états paramétrables du générateur d’états est ouverte. Elle vous permet d’importer une liste d’états. Exports  Menu DOSSIER - commande EXPORTS Cette commande permet d'exporter les informations affichées et sélectionnées. Elle est active, par exemple, quand la liste des clients ou des fournisseurs est ouverte et qu'au moins un élément de la liste est sélectionné.  Si plusieurs formats d'export sont disponibles, le logiciel en présente alors la liste. Vous devez faire votre choix et valider. 1. Spécifiez le format de fichier (text, PDF, HTML, etc.). 2. Une fois votre choix fait, la fenêtre d'enregistrement de fichier s’affiche. Indiquez la destination du fichier sur votre disque.44 Menu Dossier Mise en page  Menu DOSSIER - commande MISE EN PAGE Cette commande vous permet de spécifier votre format d'impression par défaut. Onglet Standard 1. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquez sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante. 2. Pour définir votre format d’impression par défaut : • cochez l’option Orientation et choisissez le mode Portrait ou Paysage, • cochez l’option Papier et sélectionnez la Taille, le Bac de celui-ci, • cochez l’option Copies et indiquez le Nombre de copies que vous souhaitez. 3. L'option Copies groupées vous permet, lors d'une impression de plusieurs exemplaires d'un document de plusieurs pages, d'imprimer les documents de telle sorte que vous n'ayez pas à les trier manuellement une fois imprimés. Exemple 4. Vous souhaitez faire 3 copies d'un dossier de 5 pages. Si vous cochez cette option votre impression se présentera comme suit : page 1-2-3-4 et 5, 5 fois. Si vous décochez cette option votre impression sera la suivante : 5 fois la page 1 puis 5 fois la page 2 etc. Vous devrez donc dans ce dernier cas trier vos documents. 5. Définissez les Marges. Le bouton [Défaut] permet de revenir aux valeurs d’origine.45 Menu Dossier Onglet Options avancées Dans cet onglet, vous pouvez cocher l’option Générer une impression par document. • Si cette case n'est pas cochée et que vous imprimez par exemple 5 factures ayant chacune 3 pages, l'imprimante considérera qu'elle reçoit un seul et unique document de 15 pages. • Si cette option est cochée, l'imprimante recevra 5 documents distincts de 3 pages chacun. Cette option peut s'avérer indispensable si, par exemple, votre imprimante dispose d'une option d'agrafage (dans le premier cas les 15 feuilles seront agrafées, dans le deuxième cas les feuilles seront agrafées 3 par 3). Il est aussi nécessaire de cocher cette option si vous utilisez une imprimante multibacs. 6. Cliquez sur [OK] pour enregistrer vos modifications.46 Menu Dossier Imprimer  Menu DOSSIER - commande IMPRIMER Cette commande ouvre selon le contenu de la fenêtre en cours : • une fenêtre dans laquelle s’affiche la liste des états disponibles ou • la fenêtre de mise en page. Exemple Si la fiche d’un client est ouverte, vous pourrez imprimer un état avec la valeur de toutes les rubriques de la fiche.47 Menu Dossier Aperçu avant impression  Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION La commande APERÇU AVANT IMPRESSION vous permet de consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • Vous pouvez lancer votre impression directement à partir de cette fenêtre en cliquant sur le bouton . • Vous pouvez lancer un aperçu en PDF en cliquant sur le bouton . • Pour exporter votre édition en PDF, cliquez sur le bouton . Une fenêtre de l’explorateur s’affiche. Choisissez le dossier de destination de votre fichier PDF et cliquez sur le bouton [OK]. • Vous avez envoyer cette édition par email en cliquant sur le bouton .48 Menu Dossier Impressions  Menu DOSSIER - commande IMPRESSIONS Votre logiciel mémorise vos impressions. Pour cela vous devez indiquer le nombre d’impressions à conserver dans les préférences d'impression. Par défaut, le programme en garde 10. La commande IMPRESSIONS du menu DOSSIER vous permet : • d’obtenir votre DERNIÈRE IMPRESSION • de REVOIR UNE IMPRESSION parmi celles qui ont été enregistrées. Dernière impression Lorsque vous sélectionnez DERNIÈRE IMPRESSION, la fenêtre d'aperçu vous propose la toute dernière impression que vous avez réalisée. Vous pouvez relancer son édition à partir de cette fenêtre en utilisant le menu CONTEXTUEL (clic-droit) commande IMPRIMER TOUT. Revoir une impression La commande REVOIR UNE IMPRESSION vous propose une liste contenant les dernières impressions réalisées. Dans cette liste vous pouvez connaître le Nom, la Taille, la Date et le Chemin utilisés pour chacune des impressions mémorisées. Vous pouvez sélectionner une impression et demander à nouveau son édition : 1. Sélectionnez l'impression que vous souhaitez relancer en cliquant sur la ligne de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [Ok]. La fenêtre Aperçu s'affiche. 3. Activez la commande IMPRIMER TOUT pour lancer votre édition.  Vous pouvez avoir accès directement à l'une des dernières impressions mémorisées en sélectionnant celle-ci directement dans le sous-menu IMPRESSIONS.49 Menu Dossier Mot de passe  Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un mot de passe.  L'assistant de création de votre société vous a proposé d’indiquer un mot de passe lors de la dernière étape. Créer un mot de passe Si vous n’avez pas créé de mot de passe et que vous souhaitez le faire maintenant, activez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe affiche des points, sinon elle est vide. 1. Pour créer un mot de passe cliquez sur le bouton [Créer], la fenêtre Mot de passe s'affiche. 2. Saisissez votre Mot de passe. Si vous voulez qu’il soit visible lors de votre saisie, cochez l’option Afficher le mot de passe en clair. 3. Indiquez un indice qui vous aidera à vous en rappeler. La liste déroulante vous propose quelques indices mais vous pouvez en créer un nouveau en le saisissant directement dans la zone Indice. 4. Cliquez sur le bouton [Ok]. Le programme revient à la fenêtre précédente, il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone concernée. 5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour fermer la fenêtre.  Lors de l'ouverture de votre fichier, votre mot de passe vous sera demandé. Il vous suffira de le saisir puis de cliquer sur le bouton [OK].50 Menu Dossier Modifier un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez votre nouveau mot de passe et confirmez-le. 4. Indiquez également un nouvel indice. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Vous revenez à la fenêtre précédente. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter. Supprimer un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton . 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter. Mode avancé Pour une gestion plus complète des utilisateurs, des groupes et de leurs droits vous disposez du mode avancé. Pour y accéder, cliquez sur le bouton .51 Menu Dossier Sauvegarde/Restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION Cette commande a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Vous pouvez également restaurer une sauvegarde. Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. e-Sauvegarde  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - E-SAUVEGARDE La sauvegarde de vos données est un traitement essentiel dans la bonne tenue de vos dossiers. En effet, 90 % des sociétés qui doivent faire face à des pertes de données informatiques (suite à une panne, un vol de matériel, un incendie, etc.) disparaissent dans les 2 ans qui suivent ces pertes. D'où l'importance d'un système de sauvegarde toujours plus sécurisé et performant. C'est pourquoi Ciel met à votre disposition un système de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, permettant une protection optimale de vos données ; en les conservant hors des locaux de l'entreprise, cette sauvegarde par externalisation représente l'une des meilleures solutions pour un archivage informatique La mise en oeuvre et l'utilisation de e-Sauvegarde nécessitent : • Internet Explorer 5.5 ou supérieure • une connexion Internet, • un logiciel de messagerie • un abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde pour utiliser cette fonctionnalité au-delà de l'offre d'essai dont vous bénéficiez.  A ce titre, nous vous invitons à vous reporter aux conditions générales de souscription à l'offre Ciel e-Sauvegarde. Réaliser une sauvegarde en ligne Une fois votre site créé, vous pouvez effectuer la sauvegarde de votre dossier sur votre site et archiver ainsi en toute sécurité les données informatiques de votre entreprise. La première sauvegarde que vous effectuerez sera complète. Lors des sauvegardes suivantes, seuls les éléments nécessaires seront mis à jour. Ce système de sauvegarde incrémentale permet de réduire le temps du traitement. • Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - E-SAUVEGARDE du menu DOSSIER.  Si vous n'avez pas encore de site e-Sauvegarde, l'application vous propose automatiquement de créer un site. Voir Créer le site, page 55.52 Menu Dossier • Une fenêtre affiche la progression du traitement en cours. Une fois que celle-ci n'est plus à l'écran, votre sauvegarde en ligne est effectuée. Vous retrouverez votre sauvegarde sur votre site. Sauvegarde  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE Sauvegarde sur disquette 1. Insérez une disquette formatée dans votre lecteur puis activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER. 2. Un message vous demande de choisir l'emplacement où seront sauvegardées vos données, par défaut il sélectionne Disquette 3½ (A:). Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer la procédure de sauvegarde ; une fois celle-ci terminée le programme vous informe que la sauvegarde est réussie. Vous pouvez indiquer des préférences de sauvegarde en activant le menu DOSSIER commande OPTIONS-PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE. Reportez-vous au chapitre Les Préférences - Sauvegarde du manuel électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE. Sauvegarde sur un autre support Le principe est le même si vous souhaitez sauvegarder votre dossier sur un disque dur externe ou un autre support. Sélectionnez votre support et cliquez sur le bouton [Ok]. e-Restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - E-RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées. Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. Votre restauration s’effectue en ligne. Vous pourrez y accéder depuis votre site. Le principe est le même que la sauvegarde en ligne (e-sauvegarde). A l’activation de cette commande, il vous sera demandé de choisir le mode de restauration, comme pour la restauration de votre dossier sur votre système informatique. Voir Restauration, page 53. 1. Une fois le mode de restauration choisi, cliquez sur le bouton [Suivant>]. 2. Sélectionnez le format e-Sauvegarde à l’aide du menu déroulant. 3. Cliquez sur le bouton [Ok].53 Menu Dossier Restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.  Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. 54 Menu Dossier La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous voulez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin. 5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. ...réalisée avec e-Sauvegarde version 1 1. A partir de votre logiciel, sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION, puis activez la commande ACCÉDER AU SITE. 2. Identifiez-vous puis cliquez sur le lien Archives de la barre de navigation horizontale de votre site. 3. Cliquez ensuite sur le dossier Archives e-Sauvegarde V.1 puis sélectionnez la sauvegarde à restaurer. 4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquez le répertoire dans lequel vous souhaitez copier la sauvegarde. 5. Une fois le téléchargement terminé, activez la commande RESTAURATION du menu DOSSIER et sélectionnez le fichier téléchargé précédemment. ...réalisée avec e-Sauvegarde version 2 A partir de votre logiciel, sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION, puis activez la commande E-RESTAURATION.55 Menu Dossier Créer le site  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - CRÉER LE SITE Lorsque vous lancez la commande E -SAUVEGARDE pour la première fois, seule la fonction CRÉER LE SITE est accessible. La fonction E-SAUVEGARDE dispose d'un assistant de connexion qui facilite la création de votre site de sauvegarde. Etape 1 1. Dans cette première étape, saisissez votre Code client Ciel. Ce code client vous est remis lors du référencement de votre logiciel auprès du Département Services de Ciel. Il précise notamment votre souscription à l'offre Ciel eSauvegarde. Par conséquent, si votre code est incorrect ou erroné, un message vous le signale. 2. Cliquez sur le lien Conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour prendre connaissance de l'abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde. 3. Une fois les termes de l'offre lus, vous revenez sur l'étape 1 de l'Assistant de connexion. Cochez la case J'accepte les conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour passer à l'étape suivante de création de site. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant>].56 Menu Dossier Etape 2 L'adresse Internet complète de votre site e-Sauvegarde vous est indiquée. 5. Renseignez vos paramètres d'identification en tant qu'administrateur du site, à savoir : • votre adresse e-mail, pour vous identifier facilement en tant qu'administrateur ; • votre mot de passe que vous confirmez en le saisissant à deux reprises, pour une sécurité et une confidentialité maximales de l'accès au site.  Ces paramètres, qui protègent l'accès à l'espace d'administration de votre site, vous seront demandés à chaque fois que vous souhaiterez vous connecter au site eSauvegarde. 6. Cliquez sur [Suivant>] pour continuer le paramétrage de connexion au site.57 Menu Dossier Etape 3 7. Les coordonnées saisies lors de la procédure de référencement de votre logiciel sont reprises dans cette étape. Vérifiez que le nom de la Société, du Contact et le numéro de Téléphone sont corrects, et modifiez-les si nécessaire. Ces informations sont obligatoires et essentielles pour réaliser la création du site eSauvegarde. Veillez par conséquent à leur exactitude. Etape 4 Cette dernière étape vous permet de lancer la création du site et d'y accéder. 8. Après avoir pris connaissance des informations qui vous sont données dans cette dernière fenêtre, cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer le processus de création. Un message vous indique que la création du site s'est bien passée.58 Menu Dossier 9. Cliquez sur le bouton [Ok] pour accéder à votre site. Votre site e-Sauvegarde est à présent créé.  Un mail de confirmation vous est également envoyé via votre messagerie électronique. Connecter un autre logiciel Ciel au site e-Sauvegarde à partir d'un autre ordinateur... Nous vous rappelons que si vous possédez plusieurs applications Ciel, vous pouvez souscrire un abonnement e-Sauvegarde pour chacun des logiciels que vous possédez. Cela vous permettra ensuite d'archiver les données de vos dossiers sur un seul et même site Internet. Si vous installez toutes ces applications à partir du même poste, l'opération de création de site ne doit être réalisée qu'une seule fois pour tous les produits Ciel auxquels vous avez souscrit l'abonnement. En revanche, si vous souhaitez connecter des logiciels Ciel sur des postes différents, vous devez, dans ce cas, créer votre site de sauvegarde pour chaque logiciel concerné. Activez la commande CRÉER le site comme nous venons de le voir. Si vous avez déjà créé un site de sauvegarde en ligne pour un autre de vos logiciels, l'assistant de connexion n'est composé que de deux étapes : • la première étape dans laquelle vous indiquez votre code client et acceptez les conditions générales d'utilisation ; • la deuxième étape dans laquelle vous saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe. Une vérification de vos droits d'accès est réalisée afin de synchroniser vos applications et le service Ciel e-Sauvegarde. Vous êtes maintenant prêt à réaliser les sauvegardes en ligne de tous les produits Ciel pour lesquels vous avez souscrit une offre e-Sauvegarde.59 Menu Dossier Si vous avez oublié votre mot de passe... A partir de la page d'accueil de votre site e-Sauvegarde, cliquez sur le lien hypertexte J'ai perdu mon mot de passe. Vous accédez à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe. Accéder au site  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - ACCÉDER AU SITE La commande ACCÉDER AU SITE vous permet de vous connecter à votre site e-Sauvegarde pour visualiser l’ensemble des sauvegardes et des archives réalisées pour chaque dossier. Identifiez-vous en saisissant votre adresse e-mail ainsi que le mot de passe que vous avez défini lors de la création puis cliquez sur le lien hypertexte Envoi. Supprimer le site  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SUPPRIMER LE SITE La commande SUPPRIMER LE SITE vous permet d'effacer toutes traces des paramètres de votre site e-Sauvegarde sur votre disque ainsi que sur le serveur. 1. Dans la fenêtre Suppression de site, précisez votre identifiant administrateur, qui correspond à votre adresse e-mail. 2. Saisissez ensuite votre mot de passe administrateur, identique à celui que vous avez saisi lors de la création du site. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement. Si vous avez oublié votre mot de passe... Cliquez sur le bouton [J'ai perdu mon mot de passe]. Vous accédez à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe.60 Menu Dossier Quitter  Menu DOSSIER - commande QUITTER Cette commande permet de quitter l'application. Si un dossier est ouvert lorsque vous activez la commande, il est automatiquement fermé. D'autres moyens sont à votre disposition pour quitter l'application : • Le raccourci clavier + . • La commande FERMETURE, présentée dans le menu Système que vous ouvrez en cliquant sur l'icone présenté dans l'angle haut/gauche de la fenêtre application. • Un double clic sur l'icone du menu système. • Un clic sur la case de fermeture de la fenêtre , placée dans l'angle haut/droit de la fenêtre application. Si vous avez activé l'alerte sauvegarde, dans les préférences sauvegarde de votre logiciel, un message vous rappelle que vous devez effectuer régulièrement des sauvegardes et vous demande si vous souhaitez en effectuer une avant de quitter votre logiciel. Reportez-vous au chapitre Les Préférences - Sauvegarde du manuel électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE.Annuler Couper, Copier, Coller Effacer Fiches Sélectionner tout Rechercher, Poursuivre la recherche Atteindre Rafraîchir Tout afficher Liste Menu Edition62 Menu Edition Vue d’ensemble A l'ouverture d'une commande du menu LISTES, le menu EDITION devient actif. Il présente des commandes permettant d'effectuer des traitements simples sur les éléments de la liste, comme la création, la modification d'une fiche ou encore les opérations de COUPER-COPIER-COLLER. La plupart des commandes présentées dans le menu EDITION peuvent être également activées par le menu CONTEXTUEL : vous ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris.63 Menu Edition Annuler  Menu EDITION - commande ANNULER Vous utilisez cette commande pour annuler la dernière action que vous venez de réaliser. Couper  Menu EDITION - commande COUPER Cette commande vous permet de retirer d'un document un texte (ou une image) sélectionné et de le stocker dans le presse-papiers afin de pouvoir le récupérer et le coller dans un autre document. L'action de couper efface la sélection. Copier  Menu EDITION - commande COPIER Cette commande vous permet de copier du texte sélectionné (ou une image) dans le presse-papiers. Vous réutiliserez ce texte dans un autre document en utilisant la commande COLLER. Coller  Menu EDITION - commande COLLER Cette commande vous permet de coller un texte ou une image préalablement copié et stocké dans le presse-papiers.64 Menu Edition Effacer  Menu EDITION - commande EFFACER Cette commande permet d'effacer une sélection. Fiches  Menu EDITION - commande FICHES Cette commande est active seulement si une liste ou une fiche est ouverte (Liste des clients, fournisseurs, contacts, liste des factures, etc.). Elle permet de : • CRÉER : créer un nouvel élément dans la liste en cours, identique au bouton [Créer]. • MODIFIER : modifier un des éléments présentés dans une liste, similaire au bouton [Modifier]. • PROPRIÉTÉS : cette commande est contextuelle, elle permet d'afficher les propriétés d'un élément sélectionné dans une liste. Attention, cette commande n'est pas systématiquement active. • ENREGISTRER : enregistrer les modifications apportées dans une fiche. • VERSION PRÉCÉDENTE : revenir à la fiche telle qu'elle était avant modification. • INSÉRER : insérer un élément dans la liste. • SUPPRIMER : supprimer un élément de la liste, identique au bouton [Supprimer]. • DUPLIQUER : dupliquer un élément de la liste. Attention ! Ne pas confondre avec la commande SUPPRIMER qui concerne les informations stockées dans une base et non des informations simplement affichées comme par exemple le texte d'une note.65 Menu Edition Sélectionner tout  Menu EDITION - commande SÉLECTIONNER TOUT Cette commande sélectionne toutes les informations d'une zone active. Par exemple tout le texte d'une zone saisissable, tous les éléments d'une liste, etc. Rechercher  Menu EDITION - commande RECHERCHER La commande RECHERCHER est utilisée pour effectuer une recherche dans une liste. Elle s'applique aux informations affichées dans la liste active et non à celles contenues dans les fichiers. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre puis cliquez sur le bouton [Ok]. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des libellés présents dans la fenêtre puis sélectionne le premier élément répondant à la demande. Les cases à cocher Mot entier uniquement, Respecter Min/Maj et Sélectionner les éléments sont des options qui permettent d'indiquer des critères de recherche plus pointus. • Mot entier uniquement : si cette case est cochée vous devez saisir entièrement le mot que vous recherchez tel qu'il est enregistré dans votre liste. Par exemple, pour rechercher un article contenant le mot LOGICIEL, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez LOG, votre recherche ne pourra aboutir. • Respecter Min/Maj : si cette case est cochée vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche. Par exemple, pour rechercher un article dont le libellé est enregistré sous LOGICIEL, vous devrez indiquer le mot en majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. Par contre vous pouvez saisir l'abréviation LOG, votre recherche sera effectuée avec succès. • Sélectionner les éléments : si cette case est cochée le programme sélectionnera toutes les éléments répondant à votre recherche.66 Menu Edition Poursuivre la recherche  Menu EDITION - commande POURSUIVRE LA RECHERCHE Une fois un élément trouvé par la commande RECHERCHER, vous pouvez relancer le traitement avec les mêmes critères afin de trouver l'élément suivant qui correspond à ceux-ci. Il suffit donc d'activer cette commande. Atteindre  Menu EDITION - commande ATTEINDRE Lorsque vous êtes dans une fiche, la commande ATTEINDRE vous permet d'accéder rapidement à une autre fiche sans repasser par la liste des fiches. C'est l'équivalent du bouton qui se trouve dans la barre d’actions de la plupart des fiches. Rafraîchir  Menu EDITION - commande RAFRAÎCHIR Cette commande rafraîchit l'affichage dans les listes. Dans la plupart des cas, le rafraîchissement est automatique.67 Menu Edition Tout afficher  Menu EDITION - commande TOUT AFFICHER Cette commande vous permet, lorsque vous venez d'exécuter un filtre dans une liste, de revenir à la liste initiale. Liste  Menu EDITION - commande LISTE La commande LISTE permet d'obtenir la liste des éléments disponibles quand vous avez à saisir une information qui elle-même appartient à une liste.Clients, Prospects, Fournisseurs Représentants Banques, Modes de paiement Chéquiers Affaires Etapes de recouvrement TVA, TPF Codes analytiques Devises Infos perso, Autres listes Menu Listes69 Menu Listes Vue d’ensemble Le menu LISTES est composé d'éléments ayant des répercussions directes sur la saisie des écritures et pièces commerciales ainsi que sur les traitements à effectuer. Avant de commencer vos saisies, vous devez passer en revue les différentes listes de votre dossier. Dans la plupart des fiches qui composent le menu LISTES (clients, fournisseurs, articles, familles d’articles, représentants), vous trouverez des boutons vous permettant d'accéder plus rapidement à certaines informations. Le bouton [Créer] génère automatiquement une fiche avec incrémentation d'un nouveau Code. Cette fiche s'ajoute dans la liste, à la suite des autres fiches. Les boutons magnétoscopes permettent de faire défiler les différentes fiches de la liste. Ainsi, vous visualisez très rapidement et dans son ensemble les renseignements qui les composent. La flèche, située à l'extrême gauche, permet de consulter la première fiche, la flèche à l'extrême droite se rend directement sur la dernière fiche créée. Les flèches du bas permettent d'afficher respectivement la fiche précédente ou suivante. Le bouton permet d’atteindre un élément rapidement. Les éventuelles modifications apportées à la fiche en cours sont conservées lorsque vous cliquez sur un des boutons magnétoscopes.70 Menu Listes Clients  Menu LISTES - commande CLIENTS Le terme Client désigne des personnes qui achètent régulièrement des services ou des produits dans un établissement commercial. La liste des clients répertorie tous les clients créés. Les clients sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Pour plus d'informations sur le paramétrage des colonnes, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes du manuel électronique ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Les options d’affichage  Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, toutes les pièces commerciales afférentes au client sélectionné. Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus.71 Menu Listes Afficher l'aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard de la fiche d'un client. 1. Sélectionnez dans la liste le client pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche alors à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande Imprimer l'image. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre client dans liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Créer un client 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). Identification du client Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque client créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie des pièces commerciales.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Clients à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases. 2. Si ce paramétrage est effectué, le code client s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 3. Saisissez le Nom du client puis indiquez son numéro de SIRET. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. 4. Indiquez le code NAF du client. Le code NAF - anciennement code APE - définit l'activité principale du travailleur indépendant ou de l'entreprise. 5. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le code du Représentant. Le bouton Liste permet d'accéder aux données saisies à partir du menu LISTES commande REPRÉSENTANTS. Le nom correspondant au code sélectionné s'affiche. L'affectation d'un représentant au client permet de calculer les statistiques et les commissions basées sur le chiffre d'affaires ou sur les encaissements. 6. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le client. La famille permet de classer les clients selon certains critères (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter des statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille.72 Menu Listes Informations financières 1. Dans la zone Crédit accordé, saisissez le montant du crédit alloué au client. Lors de la saisie d'une facture, le logiciel vous informe si ce crédit est dépassé. 2. Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturés aux clients qui n'ont pas encore été réglés. Cette zone est mise à jour lors de la validation des factures, des avoirs et la création de règlements. Le Crédit Disponible correspond à la différence entre le crédit maximum autorisé et l'encours. Cette zone est renseignée et mise à jour par le programme. 3. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le mode de paiement. Vous pouvez également classer le client suivant des critères de Risque. Exemple Le client peut être bon, moyen ou mauvais payeur. En fonction de ces catégories, sélectionnez un critère de risque Faible, Moyen ou Élevé. Il est possible d'établir une différence entre certains clients en cochant ou non la case Bloqué. Plusieurs opérations sont possibles concernant un client bloqué : • Vous pourrez effectuer une Recherche sur cet élément pour répertorier tous les clients pour lesquels vous avez coché cette case. • Vous pouvez aussi demander l'affichage systématique d'un message informant qu'un client est déclaré bloqué en cochant l'option correspondante dans le menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies - alertes sur les pièces commerciales. • Vous pouvez modifier les paramètres (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisies - Gestion des clients) de manière à ce que le client soit automatiquement bloqué lorsqu'il dépasse l'encours autorisé. 4. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce client apparaissent dans l'édition des relevés de comptes.  Si vous ne cochez pas cette case dans la fiche client, vous pouvez quand même obtenir le relevé de comptes pour tous les clients. Pour cela, cochez la case Inclure les autres clients lors du paramétrage de l'état de RELEVÉ DE COMPTES dans la zone Options. Onglet Adresse Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation du client. Cette adresse est utilisée pour les pièces commerciales suivantes : • accusés de réception de commandes, • avoirs, • factures et pro forma/devis, • traites. En saisie de pièce, vous pourrez choisir l'adresse d'impression indiquée dans l'onglet Informations Tiers de la pièce commerciale en cours. 1. Saisissez l'adresse postale de facturation du client.73 Menu Listes 2. Indiquez la Forme juridique ; l’icone vous permet de consulter la liste correspondante. 3. Précisez les coordonnées téléphoniques du client (téléphone, fixe, portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son adresse Internet. 4. L’option NPAI (n’habite pas à l’adresse indiquée) permet d’indiquer que l’adresse de facturation et/ou de livraison n’est plus correcte. Ces clients seront exclus des relances que vous ferez. Et, quand vous saisirez des pièces commerciales de vente, vous pourrez être averti qu’une adresse client est incorrecte, à condition d’activer l’alerte. Vérification d’une adresse Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin d’en vérifier l'exactitude. Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom). Une fois les critères définis, cliquez sur le bouton [Rechercher]. Les résultats de la recherche s'affichent dans la partie inférieure de la fenêtre. • Si les critères de recherche ne sont pas assez pertinents, la liste de tous les résultats trouvés s'affiche dans une autre fenêtre. Sélectionnez dans ce cas, la société que vous recherchez puis cliquez sur le bouton [Ok]. Vous revenez à la fenêtre de recherche. • Le bouton [Mise à jour] vous permet d'actualiser l'adresse dans la fiche Client. • Cliquez sur le bouton [Annuler] pour supprimer la recherche. La fenêtre se ferme automatiquement. Vous revenez à la fiche du Client. Onglet Livraison Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Livraison du client. Lors de la création de la fiche Client, l'adresse de facturation est automatiquement proposée en adresse de livraison. Vous pouvez bien entendu la modifier. L’adresse de facturation est proposée par défaut en adresse de livraison. Vous pouvez la modifier.74 Menu Listes Localisation Vérification d’une adresse Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin d’en vérifier l'exactitude. Voir Vérification d’une adresse, page 73. 1. Saisissez si besoin l'adresse postale de livraison du client. 2. Indiquez la Forme juridique ; l’icone de sélection vous permet de consulter la liste correspondante. 3. Saisissez les coordonnées téléphoniques (téléphone fixe, portable), Fax, Télex, l’adresse électronique, l'adresse Internet. 4. Cliquez sur le bouton pour consulter et déterminer éventuellement une (ou plusieurs autres adresses) de livraison pour le client. 5. Pour revenir à la fenêtre de l'adresse de livraison, cliquez sur le bouton . Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client).75 Menu Listes Onglet Complément Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA, des tarifs, à la définition d’un compte comptable et d’un code analytique pour le client sélectionné, etc. Nature 1. Sélectionnez le mode de TVA : • l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. • l’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. • choisissez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. • la Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du client notamment pour le mode Suspension de taxe. 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'immatriculation de TVA du client utilisé lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez la case Assujetti à TPF si votre client est soumis à la TPF (Taxe Para Fiscale). Divers La date de création de la fiche client est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un client en fonction de sa date de création. 4. Indiquez le Nombre d'exemplaires de factures (duplicata) que vous souhaitez obtenir pour ce client et un éventuel Taux de remise. En principe, il correspond au taux accordé à ce client mais vous pourrez le modifier lors de la saisie des pièces commerciales. 5. Cochez la case Client Divers s'il s'agit d'un client occasionnel. 6. Cochez la case Ne pas relancer si vous ne souhaitez pas relancer ce client. Tarifs 7. Si vous utilisez la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au client. 8. Si vous voulez facturer votre client en TTC, cochez l’option correspondante.76 Menu Listes Affaire 9. Vous pouvez associer une affaire à un client. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client. Comptabilité Un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque client dans la zone Compte comptable. Ainsi les écritures comptables seront générés sur le compte de votre client. Cette zone est renseignée en fonction des paramètres comptables que vous avez définis. Voir Onglet Tiers, page 21. Vous pouvez toujours modifier le compte attribué. Exemple 411001 pour le premier client créé. Dans le cadre d'une gestion analytique par client de votre comptabilité, vous pouvez lui attribuer un code Analytique.  Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables. Le bouton Liste vous permet d'accéder à la liste des codes analytiques déjà saisis. Vous pouvez à partir de la liste des codes analytiques en créer d'autres. Le bouton vous permet de définir plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 269. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce client. Le contact indiqué en première ligne (en gras) est considéré comme étant le contact principal. 1. Cliquez sur le bouton pour saisir un nouveau contact. Une nouvelle ligne s’insère. 2. Saisissez les informations du contact (nom du contact, fonction, téléphone, email, nom de la société, etc.), directement dans les cellules . 3. Pour effacer un contact, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton . Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Onglet Relations Client La fonction RELATIONS CLIENTS vous permet de gérer vos relations clients comme un agenda à partir duquel vous enregistrez vos tâches à effectuer.77 Menu Listes Exemple Il peut s'agir d'un entretien téléphonique, la présentation commerciale d'un produit. De même, cela peut concerner une action ou un projet que vous devez réaliser dans les jours qui viennent. Vous recevez par exemple un appel téléphonique pour une demande de prix de la part d'un client. Vous pouvez enregistrer directement dans la fiche du client une nouvelle tâche. Voir Relations clients/tâches, page 402. Onglet Banque 1. Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le le RIB : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB. Indiquez la Domiciliation bancaire. • Le code IBAN correspond à l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international.  Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. 2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 3. Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. 4. Dans le cas où vous effectuez des prélèvements magnétiques, votre client vous a livré un mandat vous autorisant à le débiter. Et, vous devez obligatoirement renseigner la référence et la date du mandat de votre client. Pour cela, cliquez sur le bouton [Mandat SEPA]. Onglet Recouvrement Vous y retrouvez les étapes de recouvrement réalisées ou ignorées pour ce client avec le libellé de l’étape de recouvrement, le N° de pièce client qui lui est affiliée, le solde dû et éventuellement un commentaire de l’étape que vous pouvez laisser lors du traitement du recouvrement. Voir Commentaire de l’étape, page 373. Vous pouvez également modifier le commentaire de l’étape depuis cet onglet. Les informations concernant l’Identification bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). 78 Menu Listes • Cochez la case Ne pas gérer le recouvrement pour retirer tous les encours client de la liste de recouvrement. • Cochez la case Inclure les lignes soldées pour afficher dans la liste les lignes concernant des pièces qui ont déjà été réglées par le client. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le client. Exemple Client régulier - Grosses commandes - Relations importantes. Modifier un client 1. Pour modifier un client, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Client s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer un client 1. Pour supprimer un client, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Saisir une pièce commerciale client Le bouton vous permet de créer, depuis la liste des clients, une pièce commerciale pour le client sélectionné. Sélectionnez dans le menu déroulant la pièce commerciale (devis, facture, commande) à créer. Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 132. Effectuer un règlement client La bouton vous permet de saisir, depuis la liste des clients, un règlement pour le client sélectionné. 79 Menu Listes La fenêtre Nouveau règlement s’affiche. Elle vous permet d’indiquer toutes les informations nécessaires à la saisie du règlement. Voir Saisir un règlement, page 179. Informations légales Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe.  Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page internet s'ouvre. Les actions sur les clients Les boutons situés en haut de la fenêtre vous permettent d'activer certaines commandes relatives au client sélectionné. Certaines de ces commandes sont aussi accessibles en activant le menu CONTEXTUEL depuis la liste des clients. Vous pouvez créer un devis, créer une facture, créer un règlement, visualiser les statistiques, les objectifs, l'historique des pièces du client, l'historique des règlements du client. Les états disponibles Les commandes et affichent la liste des états prédéfinis correspondants (offre promotionnelle, annonce des soldes, relance avec infos pénalités de retard). Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Recouvrement”, page 371. Tâche Cette commande permet de créer une tâche dans votre agenda concernant le fournisseur sélectionné. Voir Relations clients/tâches, page 402. Statistiques Les statistiques peuvent s'appliquer aux éléments suivants : • Clients • Fournisseurs • Articles • Représentants Les statistiques clients, fournisseurs ou articles sont directement disponibles à partir de la fenêtre Liste des clients, Liste des fournisseurs ou Liste des articles par le bouton situé dans la barre d’actions.80 Menu Listes Ces statistiques peuvent être représentées graphiquement ou imprimées. Elles sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées. 1. Indiquez dans les zone Du...Au la période à prendre en compte. Utilisez l'icone calendrier ou l'icone permettant de sélectionner une date particulière (aujourd'hui, cette année, période de saisie courante, période d'objectifs, etc.). 2. Vous pouvez visualiser les statistiques globales de tous vos clients en cochant l’option Tous les clients. 3. Cliquez sur l’icone situé dans la barre d’actions pour imprimer vos statistiques. Ouvrir le compte Le bouton vous permet d’ouvrir le compte du client sélectionné. Voir Consulter un compte, page 295. Consulter les écritures Le bouton ouvre les écriture du compte Client. Voir Liste des écritures, page 289.81 Menu Listes Objectifs Le logiciel gère les objectifs (clients, fournisseurs, familles d'articles, etc.) sur une année ; le paramétrage par défaut de l'année s'effectue via le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ (Période objectifs du). La fenêtre Objectifs accessible par le bouton situé dans la barre d’actions vous permet de comparer, visualiser, imprimer (icone impression) les valeurs du CA et celles des objectifs. 1. Indiquez dans les zone Du...Au la période à prendre en compte. 2. Utilisez l'icone calendrier ou l'icone permettant de sélectionner une date particulière (aujourd'hui, cette année, période de saisie courante, période d'objectifs, etc.). Historique pièces clients L'historique disponible depuis le bouton situé dans la barre d’actions constitue un outil de suivi et de contrôle des pièces commerciales clients. La fenêtre à laquelle vous accédez affiche la liste de toutes les pièces commerciales du client sélectionné. Vous pouvez ainsi les consulter ou les modifier. Voir Pièces clients, page 131. Historique règlement La fenêtre à laquelle vous accédez affiche la liste de tous les règlements du client sélectionné. Vous pouvez ainsi les consulter rapidement. Voir Règlements, page 178.82 Menu Listes Détail des ventes Le bouton situé dans la barre d’actions vous permet de visualiser le détail des pièces saisies pour un client. Voir Détail pièces clients, page 150. Afficher le détail Cette commande permet d'afficher, en bas de la fenêtre, toutes les pièces commerciales afférentes au client sélectionné. • Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette commande. La coche placée devant n'apparaît plus. Afficher l'aperçu Cette commande permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la fiche d'un client. 1. Sélectionnez dans la liste le client pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Cliquez sur le bouton situé dans la barre de liste et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Si d’autres états que la fiche standard du client sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton dans le menu déroulant. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande Imprimer l'image. 3. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette commande. La coche placée devant n'apparaît plus. Autres options D’autres options sont accessibles à partir du bouton de la fiche client ou en activant le menu CONTEXTUEL. Vous pouvez créer un devis, créer une facture, créer un règlement, visualiser les statistiques, les objectifs, l'historique des pièces du client, l'historique des règlements du client ou modifier l'encours initial. Modification de l’encours initial Cette fonction vous permet de modifier l'encours défini au départ pour le client. Lorsque vous modifiez l'encours initial, le montant de l'encours total est automatiquement modifié. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.83 Menu Listes Envoyer un email  Pour utiliser cette commande, vous devez avoir une messagerie électronique sur votre ordinateur et une connexion internet. Cette commande permet d'envoyer un email directement depuis votre logiciel à un ou plusieurs clients. 1. Dans la liste des clients, sélectionnez la ou les personnes à qui vous envoyez un email. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et choisissez la commande ENVOYER UN EMAIL. La fenêtre Envoyer un email s'affiche. Les adresses email renseignées dans les fiches clients sont récupérées. En fonction de votre sélection, la zone A: affiche : • Soit l'adresse email de la personne à qui vous voulez envoyer un message. Si aucune adresse email n'a été définie dans la fiche, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir l’adresse dans l’email. • Soit le nom du groupe de personnes sélectionnées, par exemple Clients-> email. 3. Si d'autres adresses emails sont disponibles (par exemple celle d'un contact), dans la zone Cc:, sélectionnez éventuellement une adresse ou un groupe à mettre en copie. Vous pouvez choisir un document pré-défini. Si vous laissez , le logiciel utilisera celui par défaut à savoir le document «Annonce des soldes».  Les documents pré-définis sont des états que vous pouvez personnaliser via la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES (menu DOSSIER - OPTIONS), dans la famille Mailing client. 4. Pour personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante. 5. Saisissez le texte de votre email. 6. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton . 7. Pour visualiser l'email avant l’envoi, cochez l'option Afficher la messagerie. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. En fonction des critères que vous avez définis auparavant, soit l’email est directement envoyé soit votre messagerie électronique s’ouvre. • Dans le premier cas, il se peut qu'un avertissement s'affiche. L'envoi d'un email depuis une autre application c'est-à-dire depuis votre logiciel Ciel doit être autorisée. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. • Dans le second cas, votre messagerie s'ouvre, le document éventuellement choisi est joint à votre message. Si les adresses email des destinataires ne sont pas indiquées, renseignez-les. Envoyez votre email comme vous en avez l’habitude.84 Menu Listes Prospects  Menu LISTES - commande PROSPECTS Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Dans ce cas, vous pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing. Cette liste répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez.  La gestion des prospects est quasi identique à celle des clients. Les options d’affichage  Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, toutes les pièces commerciales afférentes au prospect sélectionné. Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Afficher l'aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard de la fiche d'un prospect. 1. Sélectionnez dans la liste le prospect pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche alors à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande Imprimer l'image. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre prospect dans liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Créer un prospect Cette commande vous permet d'enregistrer un nouveau prospect. 1. Cliquez sur le bouton [Créer] (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). 2. Saisissez le Code, le Nom du prospect et éventuellement son numéro de SIRET et son code NAF (APE).85 Menu Listes  Le numéro de SIRET identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. Le code NAF - anciennement code APE - définit l'activité principale du travailleur indépendant ou de l'entreprise. 3. Sélectionnez la Famille auquel il appartient et son Représentant. Onglet Adresse Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation du prospect.  Cette adresse est utilisée pour les devis. 1. Saisissez l'adresse postale de facturation du prospect. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client). Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du prospect afin d’en vérifier l'exactitude. Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom). • Une fois les critères définis, cliquez sur le bouton [Rechercher]. Les résultats de la recherche s'affichent dans la partie inférieure de la fenêtre. • Si les critères de recherche ne sont pas assez pertinents, la liste de tous les résultats trouvés s'affiche dans une autre fenêtre. Sélectionnez dans ce cas, la société que vous recherchez puis cliquez sur le bouton [Ok]. Vous revenez à la fenêtre de recherche. • Le bouton [Mise à jour] vous permet d'actualiser l'adresse dans la fiche du prospect. • Cliquez sur le bouton [Annuler] pour supprimer la recherche. La fenêtre se ferme automatiquement. Vous revenez à la fiche du prospect. Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Pour cela, le N° de Siret du client doit être renseigné. 2. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante. 3. Précisez ensuite le numéro de Téléphone du prospect (fixe, portable), le Fax, le Télex, l'email, éventuellement l'adresse de son site Internet. Le bouton ouvre un état qui vous permettra de paramétrer l’édition d’un courrier pour le client sélectionné.86 Menu Listes Onglet Complément Nature Les éléments de cette zone sont nécessaires à la gestion de la TVA. 1. Sélectionnez dans le menu déroulant le Mode de TVA : • Local : pour les prospects se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. • CEE : dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. • Hors CEE : si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. • Suspension de taxe : pour les prospects non assujettis à la TVA.  Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du prospect notamment pour le mode Suspension de taxes. 2. Indiquez le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA du prospect utilisé lors d'une opé- ration commerciale avec la CEE. 3. Si le prospect est assujetti à la TPF (Taxe Para Fiscale), cochez l’option correspondante. Divers 4. La date de création de la fiche prospect est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un prospect en fonction de sa date de création. Sélectionnez le mode de paiement et le taux de remise appliqué. Tarifs 5. Si vous utilisez la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au prospect. 6. Si vous Facturez en TTC, cochez cette option. Onglet Contacts  La gestion des prospects est quasi identique à celle des clients. Pour des informations détaillées sur cet onglet Voir Onglet Contacts, page 76. Onglet Relations Clients  La gestion des prospects est quasi identique à celle des clients. Pour des informations détaillées sur cet onglet Voir Onglet Relations Client, page 76. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le prospect. Modifier un prospect 1. Pour modifier un prospect, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier] (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Prospect s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.87 Menu Listes Supprimer un prospect 1. Pour supprimer un prospect, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer] (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Les options prospects Le bouton [Options] vous permet d'activer certaines commandes liées aux prospects. Ces commandes sont aussi accessibles en activant le menu CONTEXTUEL depuis la fiche d'un prospect. • Convertir les prospects • Mailing • Tâches • Historique Pièces • Détail des ventes du prospect sélectionné, Voir le détail de la fiche du prospect sélectionné. Convertir le prospect sélectionné en client 1. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez la commande CONVERTIR LES PROSPECTS. 2. Définissez dans ce cas les paramètres à prendre en compte lors du changement d'un prospect en client. Vous pouvez : • Garder le même Code • Utiliser la numérotation automatique des clients • Affecter le code client de votre choix. 3. Cochez la case Ouvrir le client pour ouvrir la fiche du client après la conversion.  Vous pouvez convertir plusieurs prospects en clients via une sélection multiple (pour cela, maintenez la touche de votre clavier enfoncée). Si vous souhaitez appliquer le choix de la numérotation à tous les prospects sélectionnés, cochez l'option Appliquer à tous. 4. Cliquez sur [Ok] pour valider. Afficher le détail Cette commande permet d'afficher, en bas de la fenêtre, toutes les devis afférents au prospect sélectionné. • Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette commande. La coche placée devant n'apparaît plus. Afficher l'aperçu Cette commande permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la fiche d'un prospect. 1. Sélectionnez dans la liste le prospect pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche.88 Menu Listes 2. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande Imprimer l'image. Si d’autres états que la fiche standard du prospect sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton . 3. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette commande. La coche placée devant n'apparaît plus. Envoyer un email L’envoi d’email à des prospects étant identique à celui des clients, reportez-vous au paragraphe “Envoyer un email”, page 83.89 Menu Listes Fournisseurs  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS La liste des fournisseurs présente les mêmes particularités que celle des clients. Cette fenêtre contient au fur et à mesure de leur création, la liste des fournisseurs identifiés par leur code, leur nom, leur famille, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Les options d’affichage  Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, toutes les pièces commerciales afférentes au fournisseur sélectionné. Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Afficher l'aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard de la fiche d'un fournisseur. 1. Sélectionnez dans la liste le fournisseur pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche alors à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande Imprimer l'image. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre fournisseur dans liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus.90 Menu Listes Créer un fournisseur 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). Identification du fournisseur  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Fournisseurs à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 2. Si ce paramétrage est effectué, le Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Néanmoins, vous pourrez très bien retrouver ce fournisseur par d'autres critères, si vous ne connaissez pas le code. 3. Saisissez le Nom du fournisseur. 4. Indiquez le numéro de SIRET et le code NAF (APE) du fournisseur.  Le numéro de SIRET identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. Le code NAF - anciennement code APE - définit l'activité principale du travailleur indépendant ou de l'entreprise. 5. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de catégoriser vos fournisseurs selon les critères de votre choix (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter différentes statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille. Informations financières 6. Dans la zone Crédit accordé, affectez un crédit maximum autorisé à un fournisseur. En saisie de facture, le programme vous préviendra lorsque ce crédit sera dépassé. 7. Sélectionnez ensuite à l'aide du bouton Liste le Mode de paiement. Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de Risque. Exemple Il est possible d'établir une différence entre certains fournisseurs en cochant ou non la case Bloqué. 8. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce fournisseur apparaissent dans l'édition des relevés de comptes.91 Menu Listes Onglet Adresses Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation du fournisseur. Cette adresse est utilisée pour les pièces commerciales suivantes : • accusés de réception de commandes, • avoirs, • factures et pro forma/devis. 1. Saisissez l'adresse postale de facturation du fournisseur. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre fournisseur). Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin d’en vérifier l'exactitude. Voir Vérification d’une adresse, page 73. Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre fournisseur via le site InfoGreffe. Pour cela, le N° de Siret du fournisseur doit être renseigné. 2. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante. 3. Précisez ses coordonnées téléphoniques (Téléphone fixe, Portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son adresse Internet. 4. Cliquez sur le bouton pour consulter et déterminer éventuellement une (ou plusieurs autres adresses) de facturation pour le fournisseur. Pour revenir à la fenêtre de l'adresse de livraison, cliquez sur le bouton 5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider la saisie. Onglet Complément92 Menu Listes Nature Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA. 1. Sélectionnez dans la liste déroulante le Mode de TVA : • Local : pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays si les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. • CEE : s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. • Hors CEE : si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. • Suspension de taxe : ce mode s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode Suspension de taxe. 2. Si vous avez choisi le mode de TVA CEE, indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Si le fournisseur est assujetti à la TPF (taxe para fiscale), cochez l’option correspondante. Compta Un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque fournisseur dans la zone Compte comptable. Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilité, vous pouvez lui attribuer un code analytique. Le bouton Liste vous permet d'accéder à la liste des codes analytiques déjà saisis. Vous pouvez à partir de la liste des codes analytiques en créer d'autres. Le bouton vous permet de définir plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 269. Autres 1. Saisissez le taux de remise accordé au fournisseur sur le total facturé. 2. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le dépôt du fournisseur. 3. Cochez l’option Fournisseur Divers s’il s’agit d’un fournisseur occasionnel. La date de création de la fiche fournisseur est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un fournisseur en fonction de sa date de création. Gestion de la TVA Même si vous avez déclaré être soumis au régime de TVA sur les encaissements dans les paramètres de facturation, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lors de la génération des écritures comptables, le compte de TVA à utiliser s'adaptera automatiquement.93 Menu Listes Affaire Vous pouvez associer une affaire à un fournisseur. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du fournisseur. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez le fournisseur. Le contact indiqué en première ligne (en gras) est considéré comme étant le contact principal. 1. Cliquez sur le bouton pour saisir un nouveau contact. 2. Saisissez les informations du contact (nom du contact, fonction, téléphone, email,...). 3. Pour supprimer un contact, cliquez sur le bouton . Onglet Banque 1. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 2. Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. 3. Renseignez le Code IBAN, le Code BIC ainsi que le le RIB : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB. Indiquez la Domiciliation bancaire. • Le code IBAN correspond à l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international.  Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le fournisseur. Les informations concernant la Domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). 94 Menu Listes Elles peuvent vous permettre une meilleure gestion de vos fournisseurs. Exemple Fournisseur régulier - Livraisons dans les délais. Modifier un fournisseur 1. Pour modifier un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fiche du Fournisseur s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer un fournisseur 1. Pour supprimer un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Saisir une pièce commerciale fournisseur Le bouton vous permet de créer, depuis la liste des fournisseurs, une pièce commerciale pour le fournisseur sélectionné. Sélectionnez dans le menu déroulant la pièce commerciale (commande, bon de réception, facture) à créer. Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 132. Effectuer un règlement fournisseur La bouton vous permet de saisir, depuis la liste des fournisseurs, un règlement pour le fournisseur sélectionné. La fenêtre Nouveau règlement s’affiche. Elle vous permet d’indiquer toutes les informations nécessaires à la saisie du règlement. Voir Saisir un règlement, page 179.95 Menu Listes Les options fournisseurs Le bouton [Options] vous permet d'activer certaines commandes relatives au fournisseur sélectionné. Ces commandes sont accessibles par le menu déroulant du bouton ou en activant le menu CONTEXTUEL (clic-droit) à partir de la liste des fournisseurs. Tâche Cette commande permet de créer une tâche dans votre agenda concernant le fournisseur sélectionné. Voir Relations clients/tâches, page 402. Statistiques fournisseurs Cette commande vous permet d’afficher les statistiques fournisseurs. Elle fonctionne sur le même principe que les statistiques clients. Voir Statistiques, page 79. Objectifs fournisseurs Cette commande vous permet d’afficher les objectifs fournisseurs. Elle fonctionne sur le même principe que les objectifs clients. Voir Objectifs, page 81. Historique pièces fournisseurs L'historique constitue un outil de suivi et de contrôle des pièces commerciales fournisseurs. La fenêtre à laquelle vous accédez affiche la liste de toutes les pièces commerciales du fournisseur sélectionné. Vous pouvez ainsi les consulter ou les modifier. Voir Pièces fournisseurs, page 189. Historique règlements La fenêtre à laquelle vous accédez affiche la liste de tous les règlements effectués pour le fournisseur sélectionné. Vous pouvez ainsi les consulter rapidement. Voir Règlements, page 178. Détail des achats Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces fournisseurs saisies. Voir Détail pièces fournisseurs, page 195. Afficher le détail Cette commande permet d'afficher, en bas de la fenêtre, toutes les pièces commerciales afférentes au fournisseur sélectionné. • Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette commande. La coche placée devant n'apparaît plus.96 Menu Listes Afficher l'aperçu Cette commande permet de visualiser l'aperçu de l'état standard d'un fournisseur. 1. Sélectionnez dans la liste le fournisseur pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande Imprimer l'image. Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton . 3. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette commande. La coche placée devant n'apparaît plus. Envoyer un email  Pour utiliser cette commande, vous devez avoir une messagerie électronique sur votre ordinateur et une connexion internet. Vous pouvez envoyer un email directement depuis votre logiciel à un ou plusieurs fournisseurs. 1. Sélectionnez le ou les fournisseurs à qui vous envoyez un email. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et choisissez la commande ENVOYER UN EMAIL. La fenêtre Envoyer un eMail s'affiche. Les adresses email renseignées dans les fiches fournisseurs sont récupérées. En fonction de votre sélection, la zone A: affiche : • Soit l'adresse email de la personne à qui vous voulez envoyer un message. Si aucune adresse email n'a été définie dans la fiche, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir l’adresse dans l’email. • Soit le nom du groupe de personnes sélectionnées, par exemple Fournisseurs-> email. 3. Si d'autres adresses emails sont disponibles (par exemple celle d'un contact), dans la zone Cc:, sélectionnez éventuellement une adresse ou un groupe à mettre en copie. 4. Pour personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante. 5. Saisissez le texte de votre email. 6. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton [Joindre un fichier]. 7. Pour visualiser l'email avant l’envoi, cochez l'option Afficher la messagerie. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. En fonction des critères que vous avez définis auparavant, soit l’email est directement envoyé soit votre messagerie électronique s’ouvre.97 Menu Listes • Dans le premier cas, il se peut qu'un avertissement s'affiche. L'envoi d'un email depuis une autre application c'est-à-dire depuis votre logiciel Ciel doit être autorisée. Cliquez alors sur [Oui]. • Dans le second cas, votre messagerie s'ouvre, le document éventuellement choisi est joint à votre message. Si les adresses email des destinataires ne sont pas indiquées, renseignez-les. Envoyez votre email comme vous en avez l’habitude.98 Menu Listes Représentants  Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS Le terme Représentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise. Cette fenêtre contient la liste des représentants identifiés par leur code, leur nom, leur fonction, leur commission, etc. Activer l'aperçu de la fiche du représentant 1. Sélectionnez dans la liste le représentant pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre représentant dans liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus.99 Menu Listes Créer un représentant 1. Cliquez sur le bouton [Créer...] (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). Identification du représentant  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Représentants à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le Code représentant s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur créé. 2. Saisissez le Nom du représentant. 3. Cliquez sur l'icone commentaire pour saisir si besoin un commentaire. 4. Sélectionnez à l'aide de l’icone de sélection la Fonction du représentant ainsi que la Région dans laquelle il prospecte. 5. Saisissez l'adresse postale du représentant. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre représentant). 6. Précisez ensuite ses coordonnées téléphoniques (téléphone fixe, portable, Fax, Télex) ainsi que son adresse électronique. La zone Commissions vous permet de déterminer un Taux de commission général pour le représentant ainsi qu'un taux de commission spécifique pour chaque famille d'articles. Plusieurs cas de figures peuvent se présenter : • Taux de commission général et Taux de commission pour une famille d'articles renseignés. Lors de la saisie d'une pièce commerciale, c'est la commission affectée à la famille d'articles qui prévaut sur la commission générale. • Uniquement le taux de commission général est renseigné. C'est ce taux qui sera utilisé pour toute pièce commerciale saisie et rattachée au représentant. • Uniquement un (ou plusieurs) taux de commission pour une famille d'articles sont renseigné(s). L'affectation d'une commission spécifique pour chaque famille d'articles permet une gestion encore plus précise et complète des taux de commissions. Pour créer un taux de commission général 1. Saisissez la valeur dans la zone Taux. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.100 Menu Listes Pour créer un taux de commission pour une famille d'articles 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la colonne Familles d'articles, saisissez le code de la famille pour laquelle vous voulez saisir un taux. Cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour sélectionner le code de la Famille dans la liste que vous obtenez. 3. Saisissez le taux de la commission à prendre en compte pour cette famille dans la colonne Commissions. 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Le bouton permet d'effacer la ligne sélectionnée dans le tableau des commissions par famille. Modifier un représentant 1. Pour modifier un représentant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Représentant s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer un représentant 1. Pour supprimer un représentant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Afficher l'aperçu de la fiche du représentant A partir du bouton [Options], vous pouvez activer l'aperçu de l'état standard de la fiche d'un représentant. 1. Sélectionnez dans la liste le représentant pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande Imprimer l'image.101 Menu Listes Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton . Afficher les objectifs du représentant Sélectionner le représentant souhaité puis cliquer droit dessus. Dans le menu contextuel qui s’affiche, sélectionner la commande OBJECTIFS. Il est également possible de cliquer sur le bouton OPTIONS et sélectionner la commande OBJECTIFS dans le menu qui s’affiche. La fenêtre Objectifs représentant s’affiche. Dans la colonne Objectif, entrer la valeur souhaitée. Les autres valeurs du tableau se rempliront automatiquement en fonction du CA. Le chiffre d’affaires est calculé selon l’option choisie dans les paramètres de facturation. (renvoi nécessaire) Vous avez la possibilité en cliquant sur le bouton OPTIONS d’afficher les statistiques Représentant ou d’afficher le détail du représentant. Envoyer un email L’envoi d’email à des représentants étant identique à l’envoi à des clients, reportezvous au paragraphe “Envoyer un email”, page 83.102 Menu Listes Banques  Menu LISTES - commande BANQUES Cette fenêtre répertorie les différents établissements bancaires utilisés par la société. Les banques sont identifiées par leur code, leur nom, leur code guichet, leur numéro de compte, leur clé R.I.B., etc. Créer une banque 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). La fenêtre Nouvelle banque s’affiche. 2. Saisissez le Code puis le Nom de la banque. Onglet Coordonnées 3. Saisissez l'Adresse postale, le Téléphone, le Fax, le Télex de l'établissement bancaire. Onglet R.I.B./Divers 4. Indiquez les codes IBAN et BIC ainsi que le Code banque, le Code guichet, le N° de compte, la Clé R.I.B. • Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international. 5. Renseignez la Domiciliation et le nom du Titulaire du compte bancaire. La banque indiquée en première ligne est la banque principale.103 Menu Listes 6. Sélectionnez le Compte comptable de la banque. 7. Dans la zone Mt découvert autorisé, indiquez le montant du découvert que votre banque vous accorde. 8. Saisissez le N° Emetteur LCR et le N° Emetteur national. Onglet Infos Dailly 9. Renseignez la Date de convention de la banque. Vous pouvez utiliser l'icone calendrier ou l'icone permettant de sélectionner une date particulière (Fin du mois courant, Fin de l'année). 10.Indiquez la Forme juridique et le N° RCS. 11.Saisissez l'adresse complète du siège social de l'établissement bancaire (adresse postale, adresses électroniques). 12.Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Modifier une banque 1. Pour modifier une banque, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Banque s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer une banque 1. Pour supprimer une banque, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Les informations concernant l’Identification bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.).104 Menu Listes Modes de paiement  Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT - La commande MODES DE PAIEMENT regroupe les modes de paiements déjà définis dans Intégrale de gestion Ciel Quantum (CB, Chèque, Virement, CESU, etc.) ainsi que les modes de paiement que vous créez. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer un mode de paiement. Créer un mode de paiement 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau mode de paiement s’affiche. 2. Saisissez le code puis l'intitulé du mode de paiement.  L’intitulé sera repris sur vos pièces commerciales. 3. Dans la zone Type, sélectionnez la catégorie à laquelle appartient le règlement (Chèque, Virement, Prélèvements). 4. Si vous générez votre journal comptable, saisissez un code journal et la Banque attachée au mode de paiement. 5. Cochez la case Magnétique s'il s'agit d'un mode de règlement pour lequel vous pouvez effectuer un transfert magnétique (type LCR/BOR, prélèvement). 6. Saisissez dans la zone Compte Effets à recevoir, le compte comptable Clients - Effets à recevoir utilisé lors de la liaison comptable des règlements clients. 7. Saisissez dans la zone Compte Effets à payer, le compte comptable Fournisseurs – Effets à payer utilisé lors de la liaison comptable des règlements fournisseurs.105 Menu Listes S'il s'agit d'un paiement à échéance, l'échéance est indiquée dans la zone Echéance. 8. Cliquez sur le bouton [Modifier] pour modifier la date d'échéance. Modifier la date d’échéance Pour les paiements à échéance, vous devez préciser le nombre de jours ou l'échéance. 1. Cochez l'une des options proposées : • A réception • A 30, 60 ou 90 jours fin de mois. 2. Précisez le nombre de jours net puis cochez la case Fin de mois si le paiement est effectué à la fin du mois. Vous pouvez aussi avoir le cas des échéances à X jours fin de mois le 10, le 15, ou le 20 par exemple. 3. Notez la date correspondante en face de la zone Le. Cela permet au logiciel de calculer la date de la prochaine échéance. La date d'échéance choisie est rappelée dans la zone Libellé. 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider la date d'échéance. 5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider la création du mode de paiement. Attention ! Si vous transférez vos écritures comptables vers Ciel Compta, seuls les deux premiers caractères du code journal seront transférés.106 Menu Listes Modifier un mode de paiement 1. Pour modifier un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un mode de paiement 1. Pour supprimer un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez alors sur le bouton [Oui].107 Menu Listes Chéquiers  Menu LISTES - commande CHÉQUIERS - Créer un chéquier 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau chéquier s’affiche. 2. Saisissez le Code du chéquier ainsi que son Intitulé. Si vous avez l'habitude de numé- roter vos chéquiers, vous pouvez utiliser ce numéro comme code. 3. La zone Ouverture permet de préciser la date à partir de laquelle vous commencez à utiliser le chéquier. 4. Dans la zone Compte, indiquez le code du compte auquel est associé le chéquier. 5. Si vous avez créé plusieurs chéquiers pour un même compte banque, vous pouvez définir celui utilisé par défaut en cochant la case correspondante. 6. Si vous souhaitez gérer les numéros de chèque, cochez la case Gestion des numéros de chèque. La fenêtre se modifie et affiche deux parties supplémentaires :108 Menu Listes  Pour les règlements fournisseurs, la gestion des numéros de chèque est fonctionnelle à condition : • qu'une banque soit renseignée avec un compte comptable, • qu'un mode de paiement de type chèque soit renseigné avec cette banque, • qu'un chéquier soit renseigné avec cette banque. Le chéquier sera alors associé au mode de paiement de type chèque. Informations sur les chèques 7. Renseignez les zones Premier, Dernier et Prochain numéro de chèque. Détail du chéquier Dans la partie Détail du chéquier, vous constatez que la colonne Numéro de chèque est automatiquement renseignée par tous les numéros de chèques déclarés. De même, la colonne Statut indique que tous les numéros déclarés sont libres car non utilisés. Contrôler l'imputation des numéros de chèques Au fur et à mesure de la saisie des paiements et de l'imputation des chèques, le statut des numéros affectés sera automatiquement modifié. Les chèques en cours sont ceux utilisés dans des écritures en cours de modification, en cours de saisie ou dans des règlements fournisseurs non comptabilisés. • Pour consulter l'écriture associée à un chèque utilisé, sélectionnez le chèque puis activez la commande OUVRIR L'ÉCRITURE ASSOCIÉE du menu CONTEXTUEL (clic-droit). Annuler un chèque Si un numéro de chèque ne doit pas être utilisé, vous pouvez l'extraire de la liste des numéros Libres afin qu'il ne soit pas proposé en saisie. • Pour cela, sélectionnez le numéro de celui que vous devez annuler puis cliquez sur le bouton [Annuler chèque]. 8. Validez la création du chéquier en cliquant sur [Ok].  Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’un chéquier et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau chéquier reste active. Modifier un chéquier 1. Pour modifier un chéquier, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].109 Menu Listes Supprimer un chéquier 1. Pour supprimer un chéquier, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui].110 Menu Listes Affaires  Menu LISTES - commande AFFAIRES Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes et d’établir une comparaison avec vos prévisions. Ainsi, vous pouvez suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions. Exemple, vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Vous retrouvez dans la liste toutes les affaires que vous avez créées. Créer une affaire 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et Libellé de l’affaire.  Le code par défaut défini dans les paramètres de numérotation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION) est repris et incrémenté à chaque création. Onglet synthèse L’onglet Synthèse présente le comparatif entre les valeurs du chiffre d'affaires et celles des objectifs ainsi que la rentabilité. Onglet objectifs 3. Dans l’onglet Objectifs, vous renseignez les prévisions des achats ou des ventes. Pour cela, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez dans les zones Période de...à la période à prendre en compte. Vous pouvez utiliser l'icône ou l'icône permettant de sélectionner une date particulière (aujourd'hui, cette année, période de saisie111 Menu Listes courante, période d'objectifs, etc.). 4. Dans la première colonne, saisissez le chiffre d’affaire prévisionnel à atteindre sur le premier mois. 5. Procédez à l’identique pour les autres mois de la période sélectionnée. Les autres colonnes sont calculées automatiquement par le logiciel en fonction des pièces commerciales validées pour cette affaire. Onglet statistiques 6. L’onglet Statistiques est renseigné automatiquement en fonction des pièces de vente ou d’achat validées pour cette affaire. Pour les consulter, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez la période en prendre en compte. Onglet Pièces 7. L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes. Onglet Stocks 8. L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire. Onglet Ecritures L’onglet Ecritures vous permet d’ajouter une ou plusieurs écriture(s) à votre affaire. 9. Pour ajouter une écriture à votre affaire, cliquez sur le bouton . 10.La liste des écritures s’affiche. Sélectionnez l’écriture souhaitée et cliquez sur le bouton [OK]. 11.Pour retirer une écriture de votre affaire, cliquez sur le bouton . 12.La zone Ecriture incluses dans l’affaire pour les exercices clôturés vous permet, lors des clôtures d’exercice, d’entrer des soldes produit et charges afin de ne pas modifier le montant des soldes des écritures encore d’actualité. Onglet observations 13.Dans l’onglet Observations, saisissez éventuellement un commentaire. Une palette d’outils de mise en forme du texte s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone. 14.Cliquez sur le bouton [OK]. Vous pourrez alors associer des pièces commerciales à cette affaire qui permettra de compléter l’onglet Synthèse. Modifier une affaire 1. Pour modifier une affaire, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK].112 Menu Listes Supprimer une affaire  Une affaire ne peut pas être supprimée si elle est liée à une pièce commerciale. 1. Sélectionnez dans la liste l’affaire à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Lancer les états d’une affaire 1. Dans la liste des affaires, sélectionnez la ou les affaires à imprimer. 2. Cliquez sur l’un des boutons ou . La fenêtre des états relatifs à une affaire s’affiche. Vous pouvez éditer la fiche d’une affaire, toute la liste des affaires, les objectifs détaillés ou cumulés par affaire, les statistiques par affaire. 3. Sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer. 4. Décochez éventuellement la case La sélection seulement si vous voulez prendre en compte toutes les affaires. 5. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer].113 Menu Listes Etapes de recouvrement  Menu LISTES - Commande ETAPES DE RECOUVREMENT Le recouvrement est le processus d’envoi de relances aux clients pour prévenir et éviter les impayés. Pour activer le traitement du recouvrement automatique par votre logiciel, vous devez pour cela définir des étapes dans la liste des étapes de recouvrement. Dans chaque étape, vous pouvez définir des actions, prévoir quand l’étape doit se réaliser et filtrer les clients selon leurs encours ou niveau de risque. Le principe sera alors le suivant : A la réalisation d’une étape, les échéances passeront automatiquement dans l’étape suivante. En activant la commande ETAPES DE RECOUVREMENT du menu LISTES, la liste des étapes de recouvrement s’affiche. Elle est présentée de la manière suivante : Vous pouvez modifier l’ordre de vos étapes en cliquant sur les boutons et . L’ordre que vous définissez dans cette liste est important car c’est lui qui définit l’ordre dans lequel seront activées vos étapes de recouvrement. Créer une étape de recouvrement avec l’assistant  Menu Listes - Commande Etapes de recouvrement - Bouton [Créer]. Vous accédez à la fenêtre de l’assistant de création d’étape de recouvrement. 1. Choisissez un nom à donner à votre étape et renseignez-le dans la zone Libellé. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Dans la fenêtre Quelles actions ?, vous devez renseigner les actions que va déclencher votre étape. • Editer la lettre : lorsque cette case est cochée, l’étape imprimera une lettre type que vous pouvez choisir dans le menu déroulant.114 Menu Listes • Attribuer au client le risque : lorsque cette case est cochée, vous pouvez choisir dans la liste déroulante un niveau de risque qui sera affecté au client lors de la réalisation de l’étape. • Bloquer le client : lorsque cette case est cochée, le client ne peut plus effectuer de nouveaux achats. • Créer un rappel dans l’agenda... jours après la réalisation de l’étape : cette fonction permet de créer un rappel agenda une fois l’étape terminée. Dans la zone Description, vous pouvez ajouter une description à votre rappel. Une fois vos actions renseignées, cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Dans la fenêtre Quand ?, vous devez renseigner le moment ou l’étape de recouvrement doit se déclencher. Définissez dans le menu déroulant à quel moment vous souhaitez prévoir l’étape : • après la date d’échéance : l’étape de recouvrement s’active lorsque la date d’échéance est dépassée. • avant la date d’échéance : l’étape de recouvrement s’active avant la date d’échéance. • après l’étape précédente : si une étape précédente a déjà été créée, vous pouvez demander à ce que le logiciel lance automatiquement cette étape après que l’étape précédente ait été effectuée. Vous pouvez définir un nombre de jours à appliquer à la condition. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. Dans la fenêtre Options ?, vous devez choisir vos options client. • Sélectionnez les clients concernés : tous les clients, les clients dont l’encours autorisé est dépassé, ou les clients dont l’encours disponible est inférieur à une valeur en euros que vous devez préciser dans la zone correspondante. • Le choix d’ignorer cette étape pour certains clients selon leur niveau de risque vous permet, par exemple, de ne pas activer cette étape pour les clients ayant un niveau de risque faible ou nul. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 5. Le résumé de l’étape de recouvrement s’affiche. Cliquez sur [OK] pour valider la création de votre nouvelle étape de recouvrement. Créer une étape de recouvrement sans assistant  Menu Listes - Commande Etapes de recouvrement - Bouton [Créer] - Option Créer sans assistant... Dans la fiche de création d’une étape, vous retrouvez toutes les étapes détaillées dans l’assistant. Voir Créer une étape de recouvrement avec l’assistant, page 113. Les boutons [Aperçu] et [Imprimer] situés dans la barre d’actions vous permettent d’éditer les états des étapes de recouvrement. Vous pouvez effectuer d’autres actions pour le recouvrement en créant des règles. Voir Liste des règles, page 42.115 Menu Listes TVA  Menu LISTES - commande TVA La fenêtre Liste des taux de TVA (Taxe sur la valeur ajoutée) présente la liste de tous les codes TVA existants. Créer un taux de TVA 1. Cliquez sur le bouton [Créer...] (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). La fenêtre Nouveau taux de TVA s’affiche. 2. Saisissez le Code ; c'est une zone alphanumérique obligatoire. 3. Indiquez le Taux de TVA auquel ce code va être rattaché. 4. Précisez le Compte de TVA collectée (type 44571) ainsi que le Compte de TVA déductible (type 44566).  Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité. 5. Cochez la case TVA non perçue si vous souhaitez calculer et mentionner cette taxe sur la facture du client. 6. Indiquez le compte en attente de TVA collectée, compte de TVA utilisé pour les recettes à régulariser ainsi que le compte en attente de TVA déductible, compte de TVA récupérée sur les achats à régulariser. 7. Choisissez si nécessaire un compte de TVA déductible sur les immobilisations.  La TVA non perçue est une particularité notable dans les Dom-Tom. Elle n'est pas répercutée sur le montant TTC de la facture. Voir Dépôts, page 235. 8. Enregistrez le taux de TVA en cliquant sur le bouton [Ok]. Le taux de TVA indiqué en gras dans la liste est le taux utilisé par défaut.116 Menu Listes TPF  Menu LISTES - commande TPF

La fenêtre Liste des TPF (taxe para fiscales) présente la liste de tous les codes TPF existants. Exemple La taxe agro-alimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de base, huiles usagées), etc.Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA. Créer un taux de TPF 1. Cliquez sur le bouton [Créer...] (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). La fenêtre Nouvelle TPF s’affiche. Cette fenêtre est composée de quatre zones, nécessaires à l'enregistrement d'un taux de TPF pour la gestion de vos pièces commerciales. 2. Saisissez d'abord le Code : c'est une zone alphanumérique obligatoire. 3. Indiquez le Taux de TPF auquel ce code va être rattaché. 4. Précisez ensuite le Compte de T.P.F collectée ainsi que le Compte de T.P.F déductible.  Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité. 5. Enregistrez le taux de TPF en cliquant sur le bouton [Ok]. Attention ! Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options). Le taux de TPF indiqué en première ligne dans la liste est le taux utilisé par défaut.117 Menu Listes Codes analytiques  Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES - Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes analytiques. Ces codes analytiques seront ensuite utilisés dans la saisie des écritures. Vous pouvez affecter les codes analytiques directement à une fiche client, fournisseur, article et famille d’articles, ainsi qu’à chaque compte. Ainsi, lors des saisies, l’application reprendra le code analytique correspondant. Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires ou uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante. Créer un code analytique 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche.118 Menu Listes 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé. 3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet Répartition est alors visible. 4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget est alors visible. Onglet Répartition Une comptabilité analytique doit permettre d'analyser vos coûts. Cette analyse peut être réalisée par fonction économique, par moyen d'exploitation, par responsabilité, par activité d'exploitation d'où la nécessité des répartitions. Pour réaliser une répartition, vous devez créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition. Vous pouvez définir jusqu'à trois niveaux de répartition, le premier niveau étant le code analytique en cours de création. Exemple Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service après-vente, administration. La répartition peut être la suivante : • 20% à l'administration, • 35% au service après-vente, • 45% au service commercial. Pour répartir les charges entre ces 3 départements, vous devez au préalable créer un code analytique pour chaque département. Pour l'exemple, les codes sont ADM (Administration), AP (Après-vente), COM (Commercial). Ces codes sont alors au niveau 2 de la répartition. Ensuite, le pourcentage du budget attribué au département Administration est réparti entre le service Paye et le service Comptabilité. Les codes analytiques de ces services sont également à créer ; par exemple Paye, Compta ; et constitueront le niveau 3 de la répartition. Établir une répartition (niveau 2) 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le code analytique à intégrer dans la répartition. Si ce code n'existe pas, cliquez sur le bouton [Créer]. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Les codes analytiques que vous ajoutez sont de niveau 2 dans la répartition, ce qui est indiqué dans la colonne Niveau. 4. Indiquez le pourcentage de répartition dans la colonne correspondante. 5. Si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie, cochez la case Modifier les Mt en saisie. 6. Faites de même pour tous les autres codes analytiques. Le total doit être égal à 100%.119 Menu Listes Établir une sous-répartition (niveau 3) Vous pouvez répartir le budget à un 3ème niveau, c'est-à-dire faire une sous-répartition. 1. Sélectionnez le code analytique de niveau 2 et cliquez sur le bouton . 2. Choisissez le code analytique de la répartition de niveau 3 et cliquez sur [OK]. 3. Indiquez le pourcentage de répartition dans la colonne correspondante. 4. Si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie, cochez la case Modifier les Mt en saisie. 5. Faites de même pour les autres codes analytiques de niveau 3. Le total de la sous-répartition doit être égal à 100%. Contrôler le total des répartitions Les répartitions devant être égales à 100%, vous pouvez contrôler vos totaux sans avoir à les calculer par vous-même. • Cliquez sur le bouton . Un message vous informe si la répartition est égale à 100% ou non. Si ça n'est pas le cas, le niveau où la répartition n'est pas équilibrée vous est indiqué. Équilibrer les répartitions Si une répartition n'est pas égale à 100%, vous pouvez recalculer le pourcentage d'un code analytique sans avoir à saisir sa valeur par vous-même. 1. Sélectionnez le code analytique pour lequel le pourcentage de répartition est inexact. 2. Cliquez sur le bouton . Le pourcentage a changé automatiquement et la répartition est égale à 100%. Onglet Budget Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1.  Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche ou . • Pour afficher les budgets de la période N-1, cochez la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du montant budgété. • Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés, cochez la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé dans les pré- férences comptables du dossier.  Les préférences comptables sont accessibles depuis le menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - dossier Comptabilité - groupe Analytique.120 Menu Listes Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. • Pour afficher les cumuls de la période N-1, cochez la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Onglet Soldes validés Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. Onglet Graphique La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées. • Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [Ok] situé au bas de la fenêtre.  Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’un code et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau code analytique reste active. Modifier un code analytique 1. Pour modifier un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un code analytique Pour supprimer un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 121 Menu Listes Les devises  Menu LISTES - commande DEVISES -  Cette commande est uniquement disponible si vous avez coché l’option Gestion de multi-devises dans les paramètres comptables du dossier (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ - onglet Devises). La commande DEVISES du menu LISTES regroupe les devises que vous créez. Elle permet de créer, modifier ou supprimer une devise, modifier les taux, consulter l'évolution des taux sous forme de graphique et convertir rapidement le montant d'une devise en euro. Créer une devise 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la devise à créer puis cliquez sur [Ok]. La fenêtre Nouvelle devise s'affiche. 3. Le libellé de la devise est proposé par défaut selon le code choisi précédemment. Modifiez-le si nécessaire. 4. Précisez le nombre de décimales autorisées. 5. Définissez la date à laquelle le taux saisi a été fixé. Par la suite, aucun taux ne pourra être défini à une date antérieure à la date saisie lors de la création de la devise. 6. Saisissez le dernier Taux connu de la devise. 7. Validez la création de la devise en cliquant sur [Ok].  Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’une devise et d’en recréer une autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouvelle devise reste active.122 Menu Listes Supprimer une devise  La devise définie par défaut dans les paramètres comptables de la société ne peut être supprimée. 1. Sélectionnez la devise dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Cliquez alors sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression.123 Menu Listes Infos perso  Menu LISTES - commande INFOS PERSO Cette commande permet de créer, modifier des informations personnelles. Ces informations vous permettent de personnaliser les fenêtres de saisie (société, fournisseurs, clients, articles, pièces clients etc.) en y ajoutant les rubriques de votre choix. Ces informations apparaîtront dans les fenêtres de saisie dans un onglet intitulé Infos Perso. et dans les états paramétrables. Créer une rubrique 1. Sélectionnez dans la liste des Fichiers personnalisables la ligne de votre choix puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). 3. Dans la fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur, indiquez le nom de la rubrique. 4. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur l’icone de sélection . 5. S'il s'agit d'un type Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés. 6. Validez la création de la rubrique en cliquant sur [OK].124 Menu Listes Infos perso. dans les comptes  Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Les Infos perso. sont des rubriques personnalisées. En plus des Infos perso. associées aux lignes d’écritures, vous pouvez maintenant en créer dans les comptes. Une fois que vous avez créé vos rubriques personnalisées associées aux comptes, vous pouvez les compléter dans les fiches des comptes au niveau de l’onglet Infos Perso. 125 Menu Listes Autres listes  Menu LISTES - commande AUTRES LISTES Dans votre logiciel, les Familles Clients, les Familles Fournisseurs, les Titres, les Fonctions, etc. sont des listes. Une liste correspond à l’enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. 1. Double-cliquez sur le liste que vous souhaitez ouvrir pour accéder à son contenu. Créer un nouvel élément 1. Dans la fenêtre Liste, cliquez sur le bouton [Créer] (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). 2. Dans la fenêtre Création d'un nouvel élément, saisissez le nom du nouvel élément. 3. Validez en cliquant sur le bouton [Ok].  Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’un nouvel élément Liste et d’en recréer un autre immédiatement. Modifier un élément d’une liste 1. Pour modifier une élément existant d’une liste, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Modifier] (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok]. Supprimer un élément d’une liste 1. Pour supprimer un élément d’une liste, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui].Top Facture Pièces clients Ventes, Achats Articles, Familles articles Remises / Promotions Gammes, Critères de gamme Dépôts, Mouvements de stock Ordres de production Eco-participations e-Commerce Menu Gestion127 Menu Gestion Vue d’ensemble Vous pouvez saisir à partir du menu GESTION de l’application les pièces commerciales clients et fournisseurs, créer vos articles, familles d’articles et tarifs, gérer vos dépôts, mouvements de stock et ordre de production, créer un site internet marchand. L’Intégrale de gestion Ciel Quantum vous permet de saisir une pièce commerciale en utilisant : • la saisie standard. Voir Créer une pièce commerciale : saisie document, page 129. • la saisie document. Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 132. Avant de commencer la saisie proprement dite, définissez vos besoins en matière de modèles de pièces commerciales. Vous pouvez concevoir entièrement le dessin de vos pièces à l'aide de la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES accessible par le menu DOSSIER commande OPTIONS. Voir États paramétrables, page 40.  Le dessin des pièces commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner votre gestion commerciale, vous pouvez très bien utiliser les modèles existants par défaut dans le logiciel. Attention Les pièces commerciales d’Achats (COMMANDES, BONS DE RÉCEPTION, FACTURES, AVOIRS, RÈGLEMENTS) sont gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes : seule la dénomination de certaines zones diffère. Des renvois vous permettront d’obtenir plus d’informations sur la saisie et les traitements des pièces commerciales.128 Menu Gestion Top Facture  Menu GESTION - commande TOP FACTURE Cet assistant vous aide à créer ou à transférer vos pièces commerciales. 1. Choisissez l'opération à effectuer : • créer une pièce commerciale, • transférer une (ou plusieurs) pièce(s) commerciale(s) existante(s) en une autre. 2. Cliquez sur le bouton [Ok]. Créer une pièce commerciale  Si dans les préférences de saisie des pièces commerciales, vous avez souhaité que le logiciel vous propose de choisir le mode de saisie, un message s'affiche. Vous devez donc opter pour une saisie Standard ou une saisie Document. • Saisie Standard : vous saisirez la pièce commerciale dans la fenêtre habituelle. • Saisie Document : vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande, etc. rapidement. Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.). 3. Si vous souhaitez ne plus afficher cette fenêtre, cochez la case Ne plus demander.  Le dernier mode de saisie sélectionné sera appliqué par défaut. 4. Cliquez sur [Continuer]. 5. Sélectionnez la pièce commerciale à créer (devis, commande, facture, bon de livraison) puis cliquez sur le bouton [Créer]. 6. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche le client pour lequel vous créez la pièce. Cliquez sur le bouton [Ok]. 7. Sélectionnez dans la liste des articles, le ou les article(s) à prendre en compte. 8. Cliquez sur le bouton [Ok]. 9. La fenêtre de saisie de la pièce commerciale s'affiche. Renseignez toutes les zones nécessaires puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 132.129 Menu Gestion Créer une pièce commerciale : saisie document  Uniquement pour les pièces de vente Si vous avez opté pour une saisie Document, la fenêtre suivante s’affiche. Extrait d’un devis Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).  Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en «saisie standard». Pour cela, activez la commande convertir en mode standard accessible depuis le menu CONTEXTUEL (clic-droit) de la liste des pièces clients. Voir Pièces clients, page 131. Dans la partie inférieure de la fenêtre de Saisie document, vous retrouvez les boutons et icones suivants : Options Les options de la barre d’actions vous permettent d’activer des commandes supplémentaires qui varient selon le type de pièce que vous créez. Exemple d’un devis : Pour des informations détaillées sur la saisie document, reportez-vous à l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document. Une fois votre pièce commerciale enregistrée, plusieurs actions sont possibles si vous avez paramétré l’affichage de la fenêtre ci-dessous dans les préférences de saisie (menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe gestion). Saisissez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icone «Crayon».130 Menu Gestion Vous pouvez lancer une ou plusieurs de ces opérations. 1. Sélectionnez la ou les opération(s) à effectuer puis validez par [Ok]. 2. Vous pouvez effectuer ces opérations ultérieurement. Dans ce cas, cliquez sur [Plus tard]. • Valider la pièce, • Régler la pièce, • Imprimer la pièce, • Envoyer la pièce par e-mail, • Visualiser la pièce (aperçu). Pour Ne plus afficher cette fenêtre, cochez l'option correspondante. Pour des informations détaillées sur les préférences de saisie, reportez-vous au chapitre Les Préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE. Transférer une pièce commerciale 1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche la ou les pièce(s) commerciale(s) à transférer.  Pour sélectionner plusieurs pièces vous devez maintenir la touche de votre clavier enfoncée. 2. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher (toutes les pièces, uniquement les devis, les commandes, les factures, les bons de livraison, etc.). Cliquez sur [Ok] pour valider. 3. Sélectionnez la pièce de destination. 4. Si vous transférez plusieurs pièces en une autre (exemple transfert de plusieurs devis en facture), cochez l'option Transfert groupé puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].  Un transfert groupé vous permet de transférer plusieurs pièces en même temps. Ce transfert générera une seule pièce qui regroupera toutes les pièces transférées. 5. Une fenêtre de confirmation s'affiche. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée ou IMPRIMER, VALIDER ou RÉGLER la nouvelle pièce créée. Cliquez sur le bouton [Ok]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. Voir Transférer une pièce commerciale : généralités, page 144.131 Menu Gestion Pièces clients  Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS

Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales de vente qui ont été saisies. Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement par exemple). Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces. Vous pouvez à partir de la liste des pièces clients, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs). De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en une autre pièce.132 Menu Gestion Les options d’affichage  Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher le détail Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce sélectionnée dans la liste. 1. Sélectionnez dans la liste la pièce que vous voulez voir en aperçu. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste.  Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Affiner la sélection Cette fonction permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez sur la fonction Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez afficher les pièces : • de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précédent et le client suivant, • en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au, • en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant. Créer une pièce commerciale : saisie standard  Menu GESTION - sélectionner la commande correspondant à la pièce commerciale à créer puis cliquez sur le bouton . • Si vous cliquez directement sur le bouton [Créer], un assistant vous aide à créer votre pièce commerciale. • Si vous activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Créer], vous pouvez sélectionner la pièce commerciale à créer.133 Menu Gestion A partir de la liste de la pièce commerciale client ou fournisseur, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la pièce commerciale.  Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant le cliquer-glisser. Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue (devis, facture, commande...). Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la Liste des Pièces (devis, factures...) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous établissez la pièce. L'entête de la pièce commerciale Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client ou fournisseur et Mode de paiement. Informations pièce  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale (commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces. 1. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. Indiquez la Date de la pièce commerciale (date de travail).  La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES). Dans le cas contraire, un message vous en informe. Informations client ou fournisseur 2. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le code client ou fournisseur pour lequel vous établissez la pièce. Le nom de la société est rappelé. 3. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception, si vous devez faire parvenir au client un accusé de réception par email. Attention ! Le principe de création d'une pièce commerciale (vente ou achat) de type commande est quasi similaire à celui d’un devis, d'une facture, d'un avoir, d'un bon de livraison ou encore d'un bon de réception. De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres. Attention ! Le code client est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce commerciale si cette zone n'est pas renseignée.134 Menu Gestion 4. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer. 5. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale. 6. Saisissez éventuellement une Remarque. Mode de paiement Le mode de règlement mémorisé au niveau de la fiche client ou fournisseur s'affiche automatiquement. 7. Vous pouvez le modifier. Pour cela, activez la liste des modes de règlements existants en cliquant sur le bouton Liste . La zone Date Echéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date de la pièce et du mode de règlement. L'onglet Lignes Dans la plupart des fenêtres du menu GESTION, vous trouvez les boutons suivants : ajouter une ligne de saisie insérer une nouvelle ligne de saisie copier à l'identique la ligne d'un article déjà enregistré supprimer une ligne de saisie insérer un commentaire effectuer des traitements sur le sous-total : insertion d'une ligne de sous-total, choix des colonnes à prendre en compte dans le sous-total. effectuer certains traitements (visualiser l'article correspondant à la pièce commerciale en cours, modifier le taux de TVA ou le taux de TPF).135 Menu Gestion 1. Dans la zone Article, sélectionnez le code de l'article en cliquant sur le bouton . Vous pouvez également sélectionner une gamme d’articles en cliquant sur . La fenêtre de sélection d’une gamme s’affiche. Cliquez sur la ligne de la gamme souhaitée. Le détail de la gamme s’affiche ; cliquez sur le bouton pour afficher les articles de la gamme. Vous pouvez modifier le prix et la quantité en double cliquant sur les cases. Cliquez sur la ligne pour sélectionner la gamme et cliquez sur [OK]. Le libellé saisi lors de la création de l'article s'affiche dans la zone Description. Vous pouvez le modifier. 2. Indiquez la Quantité de l'article commandé.  Vous pouvez saisir une facture négative. Pour cela, vous devez préciser une quantité négative. Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche article. Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le Prix de vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez coché l'option Fixer le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie. Vous pouvez modifier ces codes. Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à l'article et entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC. Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous voulez, par exemple, arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous avez sélectionné dans la fiche article (onglet Prix/Tarif) : • Fixer le prix de vente HT, • Fixer le coefficient de marge, • Fixer le prix de vente TTC. Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC. 3. Si l'article est géré par n° de série/lot, cliquez sur le bouton pour saisir les numé- ros de sortie ou d’entrée de stock. Voir Saisir les numéros de série/lot, page 244. 4. Dans la zone Réf. Fournisseur, vous pouvez sélectionner un article par sa référence fournisseur. Cette référence doit être auparavant saisie dans la fiche de l’article au niveau de l’onglet Fournisseur, dans la zone Référence. effectuer certains traitements (consulter la fiche du client, du fournisseur, du représentant, valider la pièce commerciale en cours, etc.)136 Menu Gestion  Si cette colonne n’est pas affichée, faites un clic-droit, choisissez ROPRIÉTÉS DE LA LISTE puis cliquez sur le bouton [Colonnes affichées] enfin ajoutez RÉFÉRENCE FOURNISSEUR. L'onglet Pied Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale. Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones. La remise globale, remise accordée au client ou fournisseur, diffère du taux de remise attribué ponctuellement par article ; mais ces deux remises sont cumulables. Le taux paramétré par défaut dans la fiche client ou fournisseur s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux mais aussi le Montant. 1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte correspond à l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans votre pièce commerciale client, le Montant TTC de l'éco-participation s'affiche à titre informatif.  La zone Eco-participation est uniquement visible dans les pièces commerciales de ventes (client). Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Eco-participation à partir de la barre d’actions - boutons ou . 2. Intégrale de gestion Ciel Quantum vous permet de facturer la pièce commerciale directement en TTC. Pour cela cochez l'option Facturer en TTC. 3. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes.  Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis). 4. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû. Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone Total HT + Port. Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés. 5. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des articles. 6. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce. La zone Réglé Attention ! L’option Facturer en TTC n’est pas disponible dans les pièces commerciales d’achat (fournisseur).137 Menu Gestion affiche le total des règlements perçus pour la pièce. Cliquez sur le bouton Liste pour consulter le détail des acomptes ou des règlements. 7. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en cours, a été accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut. Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont automatiquement renseignées en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la pièce commerciale client ou fournisseur. L'onglet Infos tiers 1. Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.). 2. Le nom de la société s'affiche automatiquement. L'adresse saisie dans la fiche client ou la fiche fournisseur est indiquée. Modifiez-la si besoin. Le montant du crédit disponible est rappelé. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation du client ou fournisseur sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur) via internet.138 Menu Gestion Contact 3. Sélectionnez si nécessaire le contact de votre client ou fournisseur dans la liste déroulante. Pour cela, vous devez auparavant renseigner les contacts dans les fiches de vos clients ou fournisseurs. Copier l'adresse 4. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur les boutons ou . Ils vous permettent de copier respectivement l'adresse de facturation ou de livraison renseigné dans la fiche du client. 5. Cliquez sur le bouton si vous souhaitez sélectionner une autre adresse.  Cette adresse sera indiquée dans l'entête de la pièce commerciale. Nature Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA. 1. Sélectionnez l'option Local pour les clients ou fournisseurs se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. La case CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. 2. Indiquez dans ce cas le numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une commercialisation avec la CEE. La case Hors CEE est utilisée pour l'exportation dans un pays à l'étranger, hors CEE. La Suspension de taxe s'utilise pour les clients ou fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer dans une pièce commerciale la nature du client ou fournisseur notamment pour le mode Suspension de taxe. 3. Cochez la case Assujetti à TPF si votre client ou fournisseur est assujetti à TPF. 4. Si vous avez affecté un code tarif au client (fiche ARTICLE - onglet complément), ce code s'affiche automatiquement dans la zone Tarif. Dans le cas contraire, vous pouvez lui affecter un tarif en sélectionnant un code tarif dans la liste déroulante. L'onglet Echéances Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.) vous devez cocher la case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale - Onglet Echéances. Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale. • Pour ajouter manuellement une échéance, cliquez sur le bouton . • Pour générer une ou plusieurs échéances automatiquement, cliquez sur .139 Menu Gestion Ajouter manuellement une échéance 1. Pour ajouter une échéance, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une nouvelle ligne est insérée à la liste. 2. Saisissez dans chaque colonne les informations suivantes : • mode de règlement, • montant du règlement, • montant de l'échéance, libellé, • dernier règlement effectué pour cette échéance, • date du dernier règlement. Vous pouvez spécifier des montants d'échéances différents. 3. Validez le traitement en cliquant sur le bouton [Ok]. Générer une ou plusieurs échéances automatiquement 1. Pour générer une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton [Générer échéances]. 2. Indiquez les informations nécessaires : • le nombre d'échéances • le mode de règlement • la date initiale de l'échéance (date de base). Le libellé s'affiche automatiquement dans la zone Echéances. Le bouton [Modifier] vous permet de modifier votre date d'échéance et le bouton [Détails] affiche le détail (date, montant, etc.) des échéances. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.140 Menu Gestion Modifier la date d’échéance 1. Cliquez sur le bouton [Modifier] de la fenêtre Génération des échéances. 2. Pour les paiements à échéance, vous devez préciser le nombre de jours ou l'échéance. Cochez l'une des options proposées : • A réception • A 30, 60 ou 90 jours fin de mois. 3. Précisez le nombre de jours net puis cochez la case Fin de mois si le paiement est effectué à la fin du mois. 4. Vous pouvez aussi avoir le cas des échéances à x jours fin de mois le 10, le 15 ou le 20 par exemple. 5. Indiquez la date correspondante en face de la zone Le. Cela permet au logiciel de calculer la date de la prochaine échéance. La date d'échéance choisie est rappelée dans la zone Libellé. 6. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider la date d'échéance. Après avoir généré une échéance, vous pouvez la modifier ou la supprimer. Modifier une échéance Pour modifier une échéance, double-cliquez dans la zone concernée et saisissez les nouvelles informations. Supprimer une échéance Si vous souhaitez supprimer une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton .  Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. L'onglet Observations Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale. Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final. Ici, l’échéance est définie à 30 jours net fin de mois le 10.141 Menu Gestion Boutons de la fiche d’une pièce commerciale Des icones de navigation et des boutons sont disponibles dans la barre d’actions. Ils vous permettent de : atteindre le premier élément de la liste atteindre l'élément précédent de la liste atteindre un élément précis atteindre l'élément suivant de la liste atteindre le dernier élément de la liste lancer l'impression de la pièce commerciale en cours lancer l'aperçu de la pièce commerciale en cours envoyer la pièce commerciale par email créer un élément supprimer un élément142 Menu Gestion Modifier une pièce commerciale 1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer une pièce commerciale 1. Pour supprimer une pièce commerciale client, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée. Le bouton vous permet de visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer. 1. Activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Aperçu] puis choisissez le format de votre choix. afficher les différentes options disponibles valider et enregistrer la pièce commerciale143 Menu Gestion La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). 2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale. Voir Mise en page, page 44. Valider une pièce commerciale 1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [Ok]. Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer. Conséquences de la validation Bons de livraison/ bons de réception La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s). Factures La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison. Attention ! Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer. Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée. Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture). Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable.144 Menu Gestion Avoirs Il existe deux types d'avoirs : • les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks, • les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les stocks, en les augmentant. Transférer une pièce commerciale : généralités Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce commerciale client ou fournisseur (devis, factures, commandes, bons de livraison, bon de réception) en une autre pièce commerciale. Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation, impression de la pièce commerciale, etc.). Pour transférer une pièce commerciale : • Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale (vente ou achat). Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez sur [Ok]. La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué. • S’il s’agit d’une pièce de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu GESTION. Cet assistant vous aide à transférer votre pièce commerciale.Voir Top Facture, page 128.  Vous pouvez transférer une pièce commerciale de vente (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Exemple : transférer un devis en facture 1. Sélectionnez le devis à transférer. 2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures.145 Menu Gestion Transférer une pièce commerciale de vente Transférer une pièce d'achat 1. Un message vous demande de confirmer le traitement. Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la pièce transférée ou de la pièce commerciale créée. Pour cela, cochez la ou les options de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [Ok]. Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle pièce a été générée. Les traitements Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en fonction du type de pièce. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine. Pièce d’origine Transferts possibles en : Devis Commande, Facture Bon de livraison (BL) Facture Commande Bon de livraison, BL Livrable, Facture Facture Avoir Pièce d’origine Transferts possibles en : Commande Bon de réception, Facture Bon de réception (BR) Facture Facture Avoir Pièce d'origine Vous pouvez : Devis Imprimer le devis Bon de livraison Imprimer, valider le bon de livraison Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception146 Menu Gestion Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de destination. Les options de la barre d’actions Certains traitements sont accessibles à partir de la barre d’actions de la liste des pièces clients. Ils vous permettent de : • Dupliquer une pièce, • Facture irrécouvrable, • Générer l’écriture, Ouvrir l’écriture, Ouvrir l’écriture d’irrécouvrabilité, • Ouvrir le client, le représentant, • Régler, Transférer une pièce client, • Activer la contremarque. Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Pour plus de détails, nous vous renvoyons à l’aide intégrée (TOUCHE F1 depuis l’application). Dupliquer une pièce Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée. Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée. Facture irrécouvrable Cette commande doit être utilisée lorsque la créance d'un client est définitivement devenue irrécupérable. Pour rendre une facture irrécouvrable : 1. Sélectionnez la facture dans la liste des factures. 2. Activez la commande FACTURE IRRÉCOUVRABLE à partir du bouton [Options] ou du menu CONTEXTUEL. 3. La fenêtre Facture irrécouvrable s'affiche. Saisissez la date de constatation. Des informations concernant le client sont rappelées (nom du client, montant du règlement, mode de règlement, référence de la facture). 4. Notez une éventuelle observation dans la zone prévue à cet effet. Pièce de destination Vous pouvez : Bon de livraison Valider, imprimer le bon de livraison Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Avoir Valider, imprimer l'avoir Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception147 Menu Gestion Un message vous informe que la facture a été rendue irrécouvrable. 5. Si vous souhaitez générer l'écriture d'irrécouvrabilité dans le journal comptable, paramétrez une période incluant la date de la constatation de l'irrécouvrabilité. 6. Un message vous demande si vous souhaitez bloquer le client. Cliquez sur [Oui] si c'est le cas. Les commandes Ces commandes sont accessibles depuis la barre d’actions ou par le MENU CONTEXTUEL (clicdroit). Générer l'écriture Cette commande permet de générer l'écriture d'une pièce commerciale (avoir et facture) et de la comptabiliser. 1. Sélectionnez l'avoir ou la facture à comptabiliser. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande GÉNÉRER L'ÉCRITURE. Un message vous informe que la pièce commerciale a bien été comptabilisée et précise le numéro de mouvement généré. Ouvrir l'écriture Cette commande permet de visualiser l'écriture enregistrée pour la pièce commerciale (avoir, facture, facture d’acompte). 1. Sélectionnez la facture, facture d’acompte ou l'avoir. 2. Faites un clic-droit puis choisissez la commande OUVRIR L'ÉCRITURE. Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d'écritures de la pièce commerciale. Vous pouvez alors modifier l'écriture. Pour les écritures générées par la facturation, seules certaines rubriques sont modifiables : • Journal, • Libellé (du mouvement et de la ligne), • Commentaire, • N° de compte sauf si celui-ci est associé à un chéquier, • Référence du pointage/lettrage, • Code analytique, • Quantité, • Rubriques personnalisées (Infos perso). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Ouvrir l'écriture d'irrécouvrabilité Si une facture est irrécouvrable, vous pouvez consulter l'écriture associée. 1. Sélectionnez la facture concernée.148 Menu Gestion 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande OUVRIR L'ÉCR. D'IRRÉCOUVRABILITÉ. Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d'écritures d'irrécouvrabilité de la pièce commerciale. Envoyer une pièce par e-mail Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au client via la messagerie électronique. Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem. Envoyer une pièce commerciale par mail suite à sa création Vous avez deux possibilités pour accéder à l’envoi d’une pièce commerciale par email : • dans la fiche de la pièce, une fois que vous avez saisi tous les critères, cliquez sur l’icone , • après la création de la pièce, un message indiquant que la pièce a bien été enregistrée s’affiche. Cochez la case Envoyer la pièce par Email et cliquez sur [OK]. Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un nouveau message. 3. L'adresse email définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse email n'est définie, la zone reste vide. Vous devez saisir l’adresse. 4. Envoyez votre email comme vous en avez l’habitude. Envoyer une pièce commerciale par mail à partir de la liste des pièces 1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la commande ENVOYER UN EMAIL. 3. Une fenêtre s'affiche. L'adresse email définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Si aucune adresse email n'est définie, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir l’adresse directement dans l'email. 4. Dans la zone Document, sélectionnez le pré-imprimé que vous voulez transmettre. Si vous laissez , le logiciel utilisera l'état défini dans les préfé- rences Modèles de pièces clients. 5. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante.149 Menu Gestion 6. Pour visualiser l'email dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la messagerie. 7. Saisissez le texte de votre email si nécessaire. 8. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton [Joindre un fichier]. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour envoyer l'email.  Il se peut qu'un avertissement s'affiche. L'envoi d'un email depuis une autre application c'est-à-dire depuis votre logiciel Ciel doit être autorisée. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 10. Si votre messagerie s'ouvre, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un nouveau message. Envoyez votre email comme vous en avez l’habitude.150 Menu Gestion Ventes  Menu GESTION - commandes VENTES Détail pièces clients  Menu GESTION - commande VENTES - DÉTAIL PIÈCES CLIENTS Cette fenêtre vous permet d'obtenir des informations détaillées sur chaque pièce commerciale de vente (devis, commande, facture, facture d'acompte, bon de livraison, etc.) qui a été saisie. Plusieurs options vous permettent d'affiner le résultat : • Vous pouvez afficher la liste des pièces par client (Tous les clients ou un client précis) et/ou par article (Tous les articles ou un article précis) et/ou par représentant (Tous les représentants ou un représentant précis). • Utilisez les icones et pour naviguer dans la liste des articles et/ou des clients. • Vous pouvez indiquer un intervalle de dates à prendre en compte. • De même, vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement, factures et avoirs validés, etc.). Pour cela, sélectionnez dans la liste déroulante de la zone Critères l'option à prendre en compte. Vous pouvez par la suite visualiser la pièce de votre choix. Cliquez sur le bouton [Fermer] pour fermer la fenêtre de la pièce commerciale et revenir au détail des pièces. Devis/Pro forma  Menu GESTION - commande VENTES - DEVIS/ PROFORMA151 Menu Gestion La liste des devis répertorie tous les devis existants. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, supprimer, transférer, ou valider un devis. Dans la partie haute de la fenêtre, chaque ligne correspond à un devis. Le détail du devis sélectionné est présenté dans la partie basse de la fenêtre. Les options d’affichage  Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce. 1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Afficher le détail Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) Affiner la sélection Voir Affiner la sélection, page 132. Saisir un devis Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 132. Modifier un devis 1. Pour modifier un devis, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre Devis s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].152 Menu Gestion Supprimer un devis Les devis qui ne sont plus utilisés ou qui n'ont pas donné lieu à un transfert en facture peuvent être supprimés à tout moment. 1. Pour supprimer un devis, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton [Oui]. Consulter l’aperçu ou imprimer un devis Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 142. Accepter un devis 1. Pour accepter un devis, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de confirmer. Cliquez sur le bouton [Oui] si c’est le cas. La facture est imprimée sur le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). Vous pouvez consulter la facture ainsi créée dans la liste des FACTURES du menu GESTION.  La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée. De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste des RÈGLEMENTS du menu GESTION. Attention ! Cette commande vous permet donc d'enchaîner : - le transfert du devis en facture, - la validation de la facture ainsi créée, - l’impression de la facture.153 Menu Gestion Transférer un devis  Menu GESTION commande - DEVIS - bouton Après la saisie d'un devis, vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre client. Transférer un devis en facture Vous pouvez transférer un devis /pro forma en facture autant de fois que vous le souhaitez. Cela vous permet de mémoriser des «modèles» de factures sous forme de factures pro forma. Ce traitement est pratique dans le cas de factures répétitives : • factures de loyers pour des sociétés de location ou de contrats de maintenance mensuels. • factures de marchandises qui reviennent périodiquement. 1. Sélectionnez le devis à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.  Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du devis transféré. Transférer un devis en commande 1. Sélectionnez le devis à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN COMMANDE. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade imprimer la pièce d'origine ou la pièce de destination. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Un message vous indique que le transfert s'est bien déroulé et qu'une commande a bien été générée.  Si vous consultez la fiche de cette commande issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du devis transféré.154 Menu Gestion Transférer plusieurs devis en facture Vous pouvez effectuer un transfert groupé de devis en facture. Ce transfert génère une facture qui englobe tous les devis transférés. 1. Sélectionnez dans la liste les devis à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transfert groupé en facture. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade imprimer la pièce transférée et/ou imprimer et valider la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. Transférer plusieurs devis en commande Vous pouvez effectuer un transfert groupé de devis. Ce transfert génère une commande qui englobe tous les devis transférés. 1. Sélectionnez dans la liste les devis à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transfert groupé en commande. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée ou la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. Voir Transférer une pièce commerciale : généralités, page 144. Les options Certains traitements sont accessibles à partir de la barre d’actions de la liste des devis. Ils vous permettent de : • Dupliquer un devis, • Ouvrir le client, le représentant, • Afficher le détail, • Afficher l’aperçu, • Affiner la sélection. Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL (clic-droit).155 Menu Gestion Dupliquer un devis Cette commande vous permet de dupliquer le devis sélectionné. Un message vous informe qu'un nouveau devis a été généré. Envoyer un devis par email Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 148.156 Menu Gestion Commandes  Menu GESTION - commande VENTES - COMMANDES La liste des commandes clients répertorie toutes les commandes existantes. Une commande reste modifiable tant qu’elle n’a pas été soldée par un ou plusieurs bons de livraison (BL). Il s'agit d'une commande ouverte. Vous pouvez saisir une commande directement mais une commande peut aussi provenir d'un devis. A partir de cette fenêtre vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une ou plusieurs commande(s) ou effectuer certains traitements (TRANSFERT EN BL, TRANSFERT EN FACTURE, etc.). Toutes ces opérations permettent d'évaluer instantanément le portefeuille clients. Les options d’affichage  Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce. 1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.157 Menu Gestion Afficher le détail Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) Affiner la sélection Voir Affiner la sélection, page 132. Saisir une commande Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 132. Modifier une commande 1. Sélectionnez la commande dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre Commande s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok]. Supprimer une commande Les commandes qui ne sont plus utilisées ou qui n'ont pas donné lieu à un transfert en facture ou BL peuvent être supprimées à tout moment. 1. Sélectionnez la commande dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton [Oui]. Consulter l’aperçu ou imprimer une commande Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 142. Transférer une commande Après la saisie d'une commande (ou le transfert d'un devis en commande), vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre client. Transférer une commande en BL 1. Sélectionnez la commande à transférer. 2. Cliquez sur le bouton puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN BON DE LIVRAISON. 3. Confirmez le traitement.158 Menu Gestion 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER et VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Un message vous indique que le transfert s'est bien déroulé et qu'un bon de livraison a bien été générée.  Lorsqu'un client est bloqué un message vous l'indique lors du transfert d'une pièce commerciale. Vous devez confirmer ou interrompre le transfert. Ce message d'alerte est particulièrement intéressant dans le cas suivant : vous enregistrez une commande du client Martin (client jusqu'alors non bloqué). Vous apprenez, par différentes sources, que ce client est en cours de faillite et que plusieurs de ses fournisseurs n'ont pas été payés. Vous allez donc bloquer ce client. Lors du transfert de la pièce commerciale, un message vous rappellera que ce client est bloqué : vous aurez la possibilité d'interrompre le transfert. Transférer partiellement une commande en BL Lorsque vous procédez au transfert d'une commande en bon de livraison, c'est la totalité des quantités qui est affectée au bon de livraison (quantité livrée = quantité commandée). Il est possible d'établir plusieurs bons de livraison pour une seule et même commande. Exemple Nous avons en commande une quantité de 50 articles. La livraison s'effectue en deux fois : 25 articles sont livrés une première fois. 1. Transférez dans un premier temps, la commande en bon de livraison. 2. Double-cliquez sur le bon de livraison généré. 3. Dans la colonne Qté liv. de la partie Lignes, la quantité indiquée est 50 ; indiquez, à la place, 25 ; les 25 articles non encore livrés s'affichent dans la colonne Qté reliquat. 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer la quantité. Le programme prend en compte la différence de quantité dans la commande. 5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour quitter la fiche bon de livraison.  La commande ne sera soldée que lorsque la quantité livrée sera égale à la quantité commandée et que tous les bons de livraison ou factures afférents à commande seront validés. Transférer plusieurs commandes en BL Vous pouvez effectuer un transfert groupé de commandes en bon de livraison. Ce transfert génère un bon de livraison global pour toutes les commandes transférées. 1. Sélectionnez dans la liste les commandes à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT GROUPÉ EN BL. 3. Confirmez le traitement.159 Menu Gestion 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER et VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. Génération de BL Livrables à partir d'une ou plusieurs commandes Vous pouvez transférer une commande en BL livrable. Si vous cochez la case Autoriser la livraison partielle, le bon de livraison sera généré partiellement à hauteur du stock réel. Le stock réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock. Dans le cas contraire, le BL ne sera généré que si le stock réel est égal ou supérieur à la quantité commandée. Exemple 1 Stock réel article «Intégrale de gestion Ciel Quantum» = 12 Commande de 15 articles. Transfert en BL livrable avec l'option Autoriser la livraison partielle cochée. Création d'un BL de 12 articles. Validation des BL créés.  La validation immédiate des BL permet de s'assurer qu'il n'y aura pas de mouvements entraînant une rupture de stock entre la création de ces BL et leur validation. Exemple 2 Stock réel article «Intégrale de gestion Ciel Quantum» = 12 Commande A de 5 articles Commande B de 11 articles Deux cas peuvent se présenter : Premier cas Vous souhaitez que chacune de ces commandes soit transférée totalement en BL, uniquement si le stock réel est suffisant. Dans ce cas, activez uniquement l'option Valider la pièce créée. Le programme ne générera que la commande A car après la validation du BL lié à cette commande, le stock réel est insuffisant (=7) pour livrer totalement la commande B (=11). Deuxième cas Vous souhaitez que le programme effectue les transferts de commande jusqu'à épuisement du stock réel. Dans ce cas, activez les options Autoriser la livraison partielle puis Valider la pièce créée. Le programme générera totalement la commande A et partiellement la commande B (7 articles livrés).  Le stock réel des articles est mis à jour à la validation des BL ou des factures directes (celles qui ne sont pas liées à un BL).160 Menu Gestion Transfert d'une commande en facture 1. Sélectionnez la commande à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.  Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de commande, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date de la commande transférée. Transfert groupé de plusieurs commandes en facture Vous pouvez effectuer un transfert groupé de commandes. Ce transfert génère une facture qui englobe tous les commandes transférées. 1. Sélectionnez dans la liste les commandes à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transfert groupé en facture. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER et VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. Voir Transférer une pièce commerciale : généralités, page 144. Attention ! Une commande transférée en bon de livraison ne peut pas faire l'objet d'un nouveau transfert en facture ; il faudra, dans ce cas, passer par le bon de livraison pour effectuer le transfert. Les commandes soldées ne sont plus modifiables (sauf en cas de reliquat). Mais vous pouvez néanmoins les consulter et les imprimer.161 Menu Gestion Gestion des acomptes Saisir un acompte  Menu GESTION - sélectionner la pièce commerciale (devis, commande, BL) - bouton .  Menu GESTION - commande VENTES - FACTURES - flèche du bouton - Saisir un acompte Un acompte correspond à un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû. La saisie d'un acompte s'effectue sur les pièces commerciales (devis, commande, bon de livraison, facture) non soldées et génère une facture d'acompte.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro de la Facture d'acompte à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces. Le Code, le Nom du client et le numéro de la pièce sont rappelés dans le cadre supérieur de la fenêtre Saisie d'acompte. 1. Saisissez dans la zone Description le détail de l'acompte. 2. Indiquez le Mode de paiement : par défaut, le logiciel vous propose le mode de règlement associé à la pièce commerciale en vigueur. Selon le mode de règlement sélectionné, la Date d'échéance est automatiquement renseignée. Modifiez-la si besoin. 3. Saisissez le montant de l'Acompte. 4. Indiquez si vous le souhaiter la Référence de l’acompte. 5. Sélectionnez à l'aide du triangle de sélection le taux de TVA applicable. Les zones Montant dû, Montant réglé et Solde dû sont automatiquement renseignées. 6. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider l'acompte. Un règlement de type «acompte» est automatiquement généré dans la liste des règlements du menu GESTION - commande VENTES.  Une facture d'acompte peut être modifiée mais ne peut être supprimée.162 Menu Gestion Annuler un acompte  Menu GESTION - sélectionner la pièce commerciale (devis, commande, BL) - bouton - annulation d’acompte  Menu GESTION - commandes VENTES - FACTURES - flèche du bouton - annulation acompte 1. Dans la fenêtre Annulation d'acompte, la Date (date du jour) est automatiquement renseignée. Modifiez-la si besoin. 2. Le Code du client ainsi que le numéro de la pièce sont rappelés dans le cadre supé- rieur de la fenêtre. Indiquez le Mode de paiement : par défaut, le logiciel vous propose le mode de règlement associé à la pièce commerciale en vigueur. Selon le mode de règlement sélectionné, la Date d'échéance est automatiquement renseignée. Modifiez-la si besoin. 3. Cochez la case correspondant à l'acompte que vous souhaitez annuler. 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider la suppression de l'acompte. Un message vous indique que le traitement s'est bien déroulé, qu'un règlement a été généré ainsi qu'une annulation de la facture d'acompte. Attention ! Les règlements d'acompte ne peuvent faire l'objet d'une suppression à partir de la liste des règlements.163 Menu Gestion Gestion des reliquats de commandes Le logiciel gère les reliquats de commande. Plusieurs cas de gestion de reliquats sont possibles. Exemple 1 1. Vous transférez une commande de 15 articles A en BL. 2. Vous ne livrez que 12 articles A. 3. Pour solder le reliquat de commande, vous devez valider le BL. 4. Transférez de nouveau la commande en BL. Exemple 2 1. Vous transférez une commande de 15 articles A en BL. 2. Vous modifiez la quantité commandée en saisissant 10. 3. Pour solder la commande, vous devez effectuer la même modification dans le BL puis le valider. Exemple 3 1. Vous transférez une commande de 10 articles A en BL. 2. Vous insérez dans la commande 5 articles B. 3. Pour solder la commande, validez le BL. 4. Transférez de nouveau la commande en BL. Les options Certains traitements sont accessibles à partir de la barre d’actions de la liste des commandes. Ils vous permettent de : • Dupliquer une commande • Solder une commande • Ouvrir le client, le représentant. • Afficher l’aperçu, le détail, • Affiner la sélection. Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Dupliquer une commande Cette fonction vous permet de dupliquer la commande sélectionnée. Un message vous informe qu'une nouvelle commande a été générée. Solder une commande Cette fonction permet de solder la commande sélectionnée. La commande ou le reliquat de commande est ainsi réglé. Envoyer une commande par email Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 148.164 Menu Gestion Bons de livraison (BL)  Menu GESTION - commande VENTES - BONS DE LIVRAISON Cette liste répertorie tous les bons de livraison qui existent. Dans la plupart des cas, un bon de livraison intervient à la suite d'une commande. Mais vous pouvez générer les bons de livraison de deux façons : • soit à partir d’une commande préalablement enregistrée, ou d’un reliquat de commande, • soit de façon directe, sans saisie préalable de commande. Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un ou plusieurs bon(s) de livraison ou effectuer certains traitements (transfert et validation de BL, etc.). Les options d’affichage  Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce. 1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.165 Menu Gestion Afficher le détail Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) Affiner la sélection Voir Affiner la sélection, page 132. Saisir un bon de livraison Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 132. Modifier un bon de livraison 1. Sélectionnez le bon de livraison dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre Bon de livraison s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok]. Supprimer un bon de livraison Les bons de livraison qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment. Sélectionnez le bon de livraison dans la liste et cliquez sur le bouton . Consulter l’aperçu ou imprimer un bon de livraison Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 142. Valider un bon de livraison Voir Valider une pièce commerciale, page 143. Transférer un bon de livraison Après la saisie d'un bon de livraison (ou le transfert d'une commande en bon de livraison), vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre client. Attention ! La validation est une opération irréversible. Des bons de livraison validés ne pourront plus être modifiés. La validation d’un bon de livraison entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s).166 Menu Gestion Transférer un bon de livraison en facture Cette opération vous permet de facturer automatiquement un bon de livraison. 1. Sélectionnez dans la liste le bon de livraison préalablement validé. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE. 3. A ce stade, un message vous demande de VALIDER et/ou IMPRIMER la pièce à transférer ou à créer. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Un autre message vous indique que le transfert s'est bien effectué.  Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de bon de livraison, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du bon de livraison transféré. Transférer plusieurs bons de livraison en facture Vous pouvez effectuer un transfert groupé de plusieurs bons de livraison en facture. Ce transfert génère une facture globale pour tous les bons de livraison transférés. 1. Sélectionnez dans la liste les bons de livraison à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] et sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT GROUPÉ EN FACTURE. 3. Confirmez le traitement. 4. A ce stade, un message vous demande de valider et/ou imprimer la pièce à transférer (ou à créer). Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Un autre message vous indique que le transfert s'est bien effectué.  Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de plusieurs bons de livraison, vous constatez que dans la zone Description - Onglet Lignes les numéros et les dates des bons de livraison transférés sont repris. Voir Transférer une pièce commerciale : généralités, page 144.167 Menu Gestion Enregistrer un acompte Voir Gestion des acomptes, page 161. Certains traitements sont accessibles à partir de la barre d’actions de la liste des bons de livraison. Ils vous permettent de : • Dupliquer un bon de livraison, • Ouvrir le client, le représentant, • Afficher le détail, l’aperçu, • Affiner la sélection. Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Dupliquer un bon de livraison Cette commande vous permet de dupliquer le bon de livraison sélectionné. Un message vous informe qu'un nouveau bon de livraison a été généré. Factures d’acompte  Menu GESTION - commandes VENTES - FACTURES D’ACOMPTE Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.  Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée. Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le client correspondant, etc. Voir Gestion des acomptes, page 161. Attention ! Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE).168 Menu Gestion Factures  Menu GESTION - commandes commandes VENTES - FACTURES Les factures peuvent être générées de plusieurs façons : • soit à partir d’une commande préalablement enregistrée, ou d’un reliquat de cette commande, • soit à partir d'un bon de livraison validé, • soit à partir d'un devis, • soit de façon directe, sans saisie préalable de commande, bon de livraison ou devis. Vous pouvez à partir de la liste des factures CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER ou effectuer certains traitements (transfert, validation, création et annulation d'acompte, etc.). D'autres commandes sont accessibles à partir du menu CONTEXTUEL (clic-droit). Vous pouvez rendre une FACTURE IRRÉCOUVRABLE ou encore GÉNÉRER UN ABONNEMENT. Les options d’affichage  Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce. 1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.169 Menu Gestion Afficher le détail Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) Affiner la sélection Voir Affiner la sélection, page 132. Saisir une facture Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 132. Modifier une facture 1. Pour modifier une facture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . La fenêtre de la facture sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer une facture 1. Sélectionnez la facture dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Consulter l’aperçu ou imprimer une facture Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 142. Attention ! Une facture validée ne peut être supprimée.170 Menu Gestion Valider une facture La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison. Voir Valider une pièce commerciale, page 143. Transférer une facture Après la saisie d'une facture (ou le transfert d’un devis, d'une commande ou d’un bon de livraison en facture), vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre client. Transférer une facture en avoir Vous pouvez transférer une facture en avoir directement à partir de la liste des factures. 1. Sélectionnez la facture à transférer. 2. Cliquez sur le bouton puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN AVOIR. 3. A ce stade, un message vous demande de VALIDER, IMPRIMER ou RÉGLER la pièce transfé- rée et/ou de VALIDER, IMPRIMER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Vous pouvez demander la réintégration des articles en stock en cochant la case correspondante. Un autre message vous indique que le transfert s'est bien effectué.  Si vous consultez la fiche de cet avoir issu d'un transfert de facture, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date de la facture transférée. Attention ! Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer. Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée. Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture). Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable.171 Menu Gestion Transférer plusieurs factures en avoir Vous pouvez effectuer un transfert groupé de plusieurs factures en avoir. Ce transfert génère un avoir global pour toutes les factures transférées. 1. Sélectionnez dans la liste les factures à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] et sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT GROUPÉ EN AVOIR. 3. Confirmez le traitement. 4. A ce stade, un message vous demande de VALIDER et/ou IMPRIMER la pièce à transférer (ou à créer). Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Un autre message vous indique que le transfert s'est bien effectué.  Si vous consultez la fiche de cet avoir issu d'un transfert de plusieurs factures, vous constatez que dans la zone Description - Onglet Lignes les numéros et les dates des factures transférées sont repris. Régler une facture Vous pouvez saisir un règlement à partir de la liste des factures. Cela vous permet de gagner du temps lors de l'enregistrement d'un règlement partiel ou d'un escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. 1. Sélectionnez la facture pour laquelle vous souhaitez enregistrer un règlement puis cliquez sur le bouton [Régler].172 Menu Gestion 2. La fenêtre Règlement s'affiche. Elle contient déjà tous les principaux renseignements nécessaires à un règlement. Saisissez les données complémentaires ou spécifiques. Voir Règlements, page 178. Gestion des acomptes Le principe de création ou d’annulation d’un acompte a été décrit précédemment au chapitre Les Commandes. Voir Gestion des acomptes, page 161. Les options Certains traitements sont accessibles à partir du bouton et de la barre d’actions de la liste des factures. Ils vous permettent de : • Dupliquer une facture, • Rendre une facture irrécouvrable, • Générer un abonnement, • Ouvrir le client, le représentant. Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Dupliquer une facture Cette commande vous permet de dupliquer la facture sélectionnée. Un message vous informe qu'une nouvelle facture a été générée. Rendre une facture irrécouvrable Cette commande doit être utilisée lorsque la créance d'un client est définitivement devenue irrécupérable. 1. Sélectionnez la facture dans la liste des factures. 2. Activez la commande FACTURE IRRÉCOUVRABLE du bouton [Options]. 3. La fenêtre Facture irrécouvrable s'affiche. 4. Saisissez la date de constatation. Des informations concernant le client sont rappelées (nom du client, montant du règlement, mode de paiement, référence de la facture). 5. Notez une éventuelle observation dans la zone prévue à cet effet. 6. Un message vous demande si vous souhaitez bloquer le client. Cliquez sur le bouton Attention ! Vous devez valider la facture avant de procéder à son règlement.173 Menu Gestion [Oui] si c’est le cas. 7. Un message vous informe par la suite que la facture a été rendue irrécouvrable. Générer un abonnement Voir Abonnements clients, page 185. Les commandes du menu Contextuel (clic-droit) Générer l'écriture Cette commande permet de générer l'écriture d'une facture et de la comptabiliser. 1. Sélectionnez la facture à comptabiliser. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande GÉNÉRER L'ÉCRITURE. Un message vous informe que la facture a bien été comptabilisée et précise le numéro de mouvement généré. Envoyer un eMail Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 148. Ouvrir l'écriture Cette commande permet de visualiser l'écriture enregistrée pour la facture. 1. Sélectionnez la facture du client ou fournisseur. 2. Faites un clic-droit puis choisissez la commande OUVRIR L'ÉCRITURE. Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d'écritures de la facture. Vous pouvez alors modifier l'écriture. Pour les écritures générées par la facturation, seules certaines rubriques sont modifiables : • Journal, • Libellé (du mouvement et de la ligne), • Commentaire, • N° de compte sauf si celui-ci est associé à un chéquier, • Référence du pointage/lettrage, • Code analytique, • Quantité, • Rubriques personnalisées (Infos perso). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Attention ! Si vous souhaitez générer l'écriture d'irrécouvrabilité dans le journal comptable, paramétrez une période incluant la date de la constatation de l'irrécouvrabilité. 174 Menu Gestion Ouvrir l'écriture d'irrécouvrabilité Si une facture client est irrécouvrable, vous pouvez consulter l'écriture associée. 1. Sélectionnez la facture concernée. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande OUVRIR L'ÉCR. D'IRRÉCOUVRABILITÉ. Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d'écritures d'irrécouvrabilité de la pièce commerciale. Avoirs  Menu GESTION - commandes VENTES - AVOIRS La liste des avoirs répertorie tous les avoirs existants. Les avoirs peuvent être générés de trois façons : • issus d'un transfert de facture, • en saisie directe, • issus d'un règlement ayant un écart de règlement positif. Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER, MODIFIER, IMPRIMER ou effectuer certains traitements (TRANSFERT, VALIDATION, REMBOURSEMENT D'UN AVOIR, etc.). Les options d’affichage  Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce. 1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu.175 Menu Gestion 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Afficher le détail Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) Affiner la sélection Voir Affiner la sélection, page 132. Saisir un avoir Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 132. Modifier un avoir 1. Pour modifier un avoir (non validé), sélectionnez-le dans la liste des avoirs puis cliquez sur le bouton . La fenêtre de l’avoir sélectionné s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer un avoir 1. Sélectionnez l’avoir dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Consulter l’aperçu ou imprimer un avoir Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 142. Valider un avoir 1. Pour valider un avoir, cliquez sur le bouton [Valider]. 2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur [Ok]. Attention ! Un avoir validé ne peut être supprimé.176 Menu Gestion  Il existe deux types d'avoirs : • les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks, • les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les stocks, en les augmentant. Remboursement d’avoir Cette fonction vous permet d'obtenir un remboursement par un avoir. Etape préalable au remboursement d’avoir 1. Création d'une facture client ou fournisseur. 2. Règlement de la facture. 3. Le client ou fournisseur souhaite être remboursé (transfert de la facture en avoir). 4. Remboursement de l'avoir. Saisir un remboursement d'avoir 1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir pour lequel vous souhaitez être remboursé puis cliquez sur le bouton . La fenêtre Remboursement d’avoir s’affiche. 2. Indiquez la Date du remboursement. Utilisez l'icone calendrier ou l'icone permettant de sélectionner une date spéciale (date du jour, début de semaine courante, etc.). 3. Sélectionnez le Mode de paiement. 4. Cochez si besoin l'option Ne pas inclure le montant des frais de port. 5. Confirmez le remboursement de l'avoir en cliquant sur le bouton [Ok].177 Menu Gestion Les options Certains traitements sont accessibles à partir du bouton et de la barre d’actions de la liste des avoirs. Ils vous permettent de : • Dupliquer un avoir, • Ouvrir le client, le représentant. Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Remboursement de trop perçu Lorsque vous enregistrez un règlement dont le montant est supérieur au montant de la facture, le logiciel vous propose d'imputer la différence en créant un avoir ou en créant une écriture de profit (trop perçu). 1. Pour rembourser ce trop perçu, activez la commande AVOIRS du menu GESTION. 2. Sélectionnez l’avoir. Cet avoir doit être validé. 3. Cliquez sur le bouton [Remboursement]. Un règlement négatif est automatiquement généré. Dupliquer un avoir Cette commande vous permet de dupliquer l’avoir sélectionné. Un message vous informe qu'un nouvel avoir a été généré. Envoyer un avoir par email Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 148. Les commandes du menu Contextuel Générer l'écriture Cette commande permet de générer l'écriture d'un avoir client ou fournisseur et de la comptabiliser. 1. Sélectionnez l'avoir concerné. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande GÉNÉRER L'ÉCRITURE. Un message vous informe que l'avoir a bien été comptabilisé et précise le numéro de mouvement généré.178 Menu Gestion Ouvrir l'écriture Cette commande permet de visualiser l'écriture enregistrée pour l’avoir. 1. Sélectionnez l’avoir du client ou fournisseur. 2. Faites un clic-droit puis choisissez la commande OUVRIR L'ÉCRITURE. Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d'écritures de l’avoir. Vous pouvez alors modifier l'écriture. Pour les écritures générées par la facturation, seules certaines rubriques sont modifiables : • Journal, • Libellé (du mouvement et de la ligne), • Commentaire, • N° de compte sauf si celui-ci est associé à un chéquier, • Référence du pointage/lettrage, • Code analytique, • Quantité, • Rubriques personnalisées (Infos perso). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Règlements  Menu GESTION - commandes VENTES - RÈGLEMENTS Cette liste regroupe tous les règlements clients qui existent. Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour les factures mais également les avoirs. Elle présente les mêmes particularités de fonctionnement que celles des clients, articles, factures etc.179 Menu Gestion Les options d’affichage  Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce. 1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Afficher le détail Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) Affiner la sélection Voir Affiner la sélection, page 132. Saisir un règlement Dans la liste des règlements, cliquez sur le bouton . Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces client. Cette commande est aussi accessible en sélectionnant dans la liste des factures, la facture que vous souhaitez régler puis en cliquant sur le bouton . Informations règlements  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces - Clients. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. 1. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut).  La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet paramètres).180 Menu Gestion Dans le cas contraire, un message vous en informe. 2. Indiquez la date d'échéance du règlement. L'icone affiche le calendrier. L'icone affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour, date de travail). 3. Sélectionnez le client à l'aide du bouton Liste . Le mode de paiement attribué au client lors de sa création ainsi que son libellé s'affichent automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de règlement. 4. La zone N° de pièce affiche le numéro de règlement. Modifiez-le si nécessaire. 5. Saisissez une éventuelle Référence pour le règlement. Cliquez sur l'icone pour noter une observation Exemple Dans le cas d'un règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de chèque. S'il s'agit d'un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire. Si le mode de paiement est de type Prélèvement (PRVT) : 6. Si vous souhaitez effectuer un prélèvement SEPA, il vous est possible d’ajouter un texte de 140 caractères maximum pour indiquer un motif ou un commentaire au pré- lèvement. Pour cela, cliquez sur l’icone .Une zone de texte s’affiche, et vous pouvez alors saisir vos précisions. La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors de la remise du prélèvement, le texte sera cependant tronqué à 140 caractères.  Pour que cette option relative au prélèvement SEPA soit activée, vous devez avoir au préalable coché comme magnétique le mode de paiement Prélèvement (PRVT) dans le menu LISTES - MODES DE PAIEMENT. Montant 7. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du règlement s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à régler dans la zone Mt règlement. Ce n'est pas obligatoirement le montant d'une seule facture. Le montant du règlement peut concerner plusieurs factures.  Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif. 8. L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler. Exemple Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 150 €. Vous saisissez 151 dans la zone Montant règlement.181 Menu Gestion L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler. 9. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Générer un avoir] et [Pertes et profits] se grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture. 10.Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant, vous indiquez ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. Exemple Vous avez effectué une facture au client Martin de 152 € TTC en mentionnant sur la facture «Escompte de 2 % pour paiement anticipé». Le client Martin vous règle par anticipation, soit 149 € TTC ; vous devez donc lors de l'enregistrement du règlement de cette facture indiquer 149 € dans la zone Mt règlement et 3 € dans la zone Mt Escompte. Si votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le cas contraire, ne remplissez pas cette zone). Attention ! Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture, il ne faudra pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture dans la mesure où, ce dernier a déjà été déduit lors de la facturation. Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart de règlement.182 Menu Gestion Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines opérations. Règlement partiel La facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0. Si plusieurs factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le montant du règlement soit atteint en commençant par la première de la liste. La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le montant devra être égal au solde dû. Solder La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines opérations. Solder La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). Générer un avoir La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir et reste donc disponible pour régler une prochaine facture. Le programme vous informe de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le numéro d'avoir qui suit le dernier créé. Cliquez sur le bouton [Ok] pour confirmer le règlement. Echéances factures et avoir validés non réglés Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés. Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs factures. Vous pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement dans la colonne Montant. • Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler. • Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliquez sur le bouton [Tout régler] tout en conservant la touche de votre clavier enfoncée. • Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée. Régler une facture avec un ou plusieurs avoir(s) Vous pouvez solder une facture client à l'aide d'un ou plusieurs avoirs. Le montant du ou des avoirs sera déduit du montant de la facture. 1. Dans la liste des règlements (menu GESTION, commande VENTES - RÈGLEMENTS), cliquez sur le bouton [Créer].183 Menu Gestion 2. Sélectionnez le client concerné. Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés. 3. Appuyez sur la touche puis double-cliquez sur la facture à régler et les avoirs à déduire pour connaître le règlement. Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction des avoirs utilisés. Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le pied du règlement. 4. Cliquez sur [Ok] pour valider. Modifier un règlement 1. Pour modifier un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok]. Supprimer un règlement Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment. 1. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton [Oui]. Générer dans le journal comptable l'écriture d'impayé 1. Sélectionnez le règlement concerné. 2. Faites un clic-droit pour activer le menu CONTEXTUEL et choisissez la commande GÉNÉ- RER L’ÉCRITURE. 3. Générez le journal comptable en paramétrant une période incluant la date de la constatation de l'impayé. Les options Certains traitements sont accessibles à partir du bouton [Options] de la liste des règlements. Ils vous permettent de : • Rendre un règlement impayé (uniquement pour les règlements clients), • Changer de mode de paiement.184 Menu Gestion Rendre un règlement impayé (uniquement pour les règlements clients)  Liste des règlements clients - menu CONTEXTUEL ou bouton [Options] - commande RÈGLEMENT IMPAYÉ Cette commande vous permet de rendre un règlement impayé, à l'exception des règlements d'acompte. 1. Indiquez la Date de constatation de l'impayé et une éventuelle Observation. 2. Lors de la confirmation de l'impayé, précisez si vous souhaitez bloquer le client.  Toutes les factures associées à un règlement impayé sont logiquement «désoldées» et peuvent faire l'objet d'un nouveau règlement. Changer le mode de règlement 1. Cette commande vous permet de modifier le mode de règlement. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le nouveau mode de règlement. 2. Une nouvelle fenêtre s'affiche. Sélectionnez la banque à prendre en compte. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 4. Un message vous demande de confirmer la modification du mode de règlement. Cliquez sur [Oui]. Les commandes du menu Contextuel (clic-droit) Générer l'écriture Cette commande permet de générer l'écriture d'un règlement saisi pour un client ou fournisseur et de le comptabiliser. 1. Sélectionnez le règlement à comptabiliser. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande GÉNÉRER L'ÉCRITURE. Un message vous informe que le règlement a bien été comptabilisé et précise le numéro de mouvement généré. Ouvrir l'écriture de règlement Cette commande permet de visualiser l'écriture enregistrée pour un règlement client. 1. Sélectionnez le règlement du client. 2. Faites un clic-droit puis choisissez la commande OUVRIR L'ÉCRITURE DE RÈGLEMENT. Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d'écritures du règlement. Ouvrir l'écriture d'impayé Vous pouvez consulter l'écriture associée à un règlement client impayé. 1. Sélectionnez le règlement concerné. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande OUVRIR L'ÉCR. RÈGLEMENT IMPAYÉ. Vous accédez à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d'écritures générées pour l'impayé.185 Menu Gestion Abonnements clients  Menu GESTION - commandes VENTES - ABONNEMENTS CLIENTS Cette commande vous permet de générer des factures d'abonnement c'est à dire des factures répétitives et à intervalle de temps régulier (loyer). La génération d'un abonnement implique la génération d'une même facture pour une période donnée.  Le principe est le même aussi bien pour les factures clients que pour les factures fournisseurs. Les options d’affichage  Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce. 1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Afficher le détail Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) Affiner la sélection Voir Affiner la sélection, page 132.186 Menu Gestion Saisir une facture d’abonnement La création d'un abonnement s'effectue à partir d'une facture courante validée sélectionnée dans la liste des factures. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Sélectionnez dans la liste qui s’affiche la facture à partir de laquelle vous souhaitez générer un abonnement et cliquez sur le bouton [Ok]. 3. La fenêtre Nouvel Abonnement s'affiche. Saisissez toutes les informations nécessaires à l'abonnement.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Abonnements à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - Numérotation - zone Codes pièces. 4. Si ce paramétrage est effectué, le Code de la facture d'abonnement s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 5. Saisissez ensuite le Libellé de la facture d'abonnement. Informations 6. Le code de la facture de référence est automatiquement indiqué. Si vous souhaitez modifier cette information, cliquez sur le bouton Liste . 7. Sélectionnez à l'aide du calendrier ou de l'icone de dates spéciales , les dates de début (A partir de) et de fin (Jusqu'au) de l'abonnement. Fréquence 8. Indiquez la Périodicité. Un abonnement peut être généré toutes les semaines, tous les mois, tous les 15 jours, tous les trimestres, etc. 9. Indiquez le Jour de la semaine s'il s'agit d'un abonnement hebdomadaire ou à la quinzaine. 10.Précisez le jour du mois s'il s'agit d'un abonnement mensuel, trimestriel ou semestriel (Tous les 1 du mois par exemple).187 Menu Gestion Génération 11.La date de la dernière facture enregistrée et celle de la prochaine facture à générer sont rappelées. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 12. Pour lancer la génération de l’abonnement, sélectionnez dans la liste des factures d’abonnement la facture correspondante puis cliquez sur le bouton . La fenêtre Génération des factures d’abonnement s’affiche. 13.Cochez l’une des options proposées : • Jusqu'au : les factures seront générées jusqu'a la date indiquée dans la zone de droite. • La prochaine facture : les factures seront générées en fonction de la date de la dernière facture. • Toutes les factures jusqu’à la fin de l’abonnement : toutes les factures seront générées en fonction des dates de début et de fin de l'abonnement. 14.Cochez la case Valider les factures générées si vous souhaitez valider automatiquement les factures d'abonnement générées. 15.Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement. Modifier une facture d’abonnement  Vous pouvez modifier un abonnement si aucune facture n'a été générée. 1. Pour modifier un abonnement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre Abonnement s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok]. Cette partie ne s’affiche pas lorsque vous avez sélectionné plusieurs abonnements.188 Menu Gestion Supprimer une facture d’abonnement 1. Pour supprimer un abonnement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression de l'enregistrement. Cliquez sur le bouton [Oui]. La suppression met fin à l'abonnement. Options Les fonctions suivantes sont directement accessibles depuis la liste des abonnements, dans le groupe Actions situé en haut de la fenêtre. Vous pouvez également les activer à partir du menu contextuel (clic droit). Ouvrir le client Cette fonction permet de consulter la fiche du client pour lequel la facture d'abonnement a été générée. Renouveler un abonnement Vous pouvez, à partir de la liste des abonnements, renouveler un abonnement. 1. Un message vous demande de confirmer le renouvellement de l'abonnement. 2. Cliquez sur le bouton [Oui] puis saisissez les informations dans la fenêtre qui s’affiche. Ouvrir le modèle Cette fonction permet de consulter la facture à partir de laquelle l'abonnement a été généré. Attention ! S'il s'agit d'un abonnement non échu, un message vous demande de confirmer aussi la suppression des factures correspondantes non validées.189 Menu Gestion Achats  Menu GESTION - commande ACHATS La commande ACHATS regroupe des sous commandes qui vous permettent de saisir, consulter, modifier, supprimer les pièces fournisseurs de la chaîne commerciale. Ce menu est composé des COMMANDES, des FACTURES, des RÈGLEMENTS fournisseurs ainsi que des BONS DE RÉCEPTION. Pièces fournisseurs  Menu GESTION - commandes ACHATS - PIÈCES FOURNISSEURS Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales d’achat qui ont été saisies. Vous pouvez à partir de la liste des pièces fournisseurs, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale (commandes, factures, bons de réception, avoirs). De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en une autre pièce, etc. Attention ! Les pièces commerciales d’Achats (COMMANDES, BONS DE RÉCEPTION, FACTURES, AVOIRS, RÈGLEMENTS) sont gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes. Seule la dénomination de certaines zones diffère. De ce fait, des renvois vers les sous commandes des Ventes vous permettront d’obtenir plus d’informations sur la saisie et les traitements des pièces commerciales fournisseurs.190 Menu Gestion Créer une pièce commerciale fournisseur La création d’une pièce commerciale fournisseur est quasiment identique à celle d’un client. Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe “Créer une pièce commerciale : saisie standard”, page 132. Modifier une pièce commerciale fournisseur 1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer une pièce commerciale fournisseur 1. Pour supprimer une pièce commerciale fournisseur, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée. Le bouton vous permet de visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer. 1. Activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Aperçu] puis choisissez le format de votre choix. La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES).191 Menu Gestion 2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale. Voir Mise en page, page 44. Valider une pièce commerciale 1. Pour valider une pièce commerciale d’achat, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [Ok]. Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer. Conséquences de la validation Bons de réception La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s). Factures La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de réception. Avoirs Il existe deux types d'avoirs : • les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires de l’article sera modifié et non les stocks, • les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les stocks, en les augmentant. Attention § Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer. Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée. Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture). Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable.192 Menu Gestion Transférer une pièce commerciale Pour plus d’informations sur le transfert d’une pièce commerciale, reportez-vous au paragraphe “Transférer une pièce commerciale : généralités”, page 144. Les options Certains traitements sont accessibles à partir de la barre d’actions de la liste des pièces clients. Ils vous permettent de : • Dupliquer une pièce, • Ouvrir le client, le représentant, • Afficher l’aperçu, Afficher le détail, • Affiner la sélection. Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL (clic-droit). Dupliquer une pièce Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée. Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée. Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce. 1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir une autre pièce dans la liste. Son aperçu s'affichera immédiatement. 3. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Affiner la sélection Cette fonction permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez sur Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche, en dessous des boutons. Vous pouvez afficher les pièces de Tous les fournisseurs ou d'un fournisseur préalablement sélectionné.193 Menu Gestion Les boutons flèches et vous permettent d'afficher respectivement le fournisseur précédent et le fournisseur suivant. 1. Indiquez dans les zones Période du ... au, une fourchette de dates à prendre en compte. L'icone affiche le calendrier. L'icone affiche une liste déroulante de dates pré-définies (date du jour, date de travail). 2. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher. Pour cela, cliquez sur le menu déroulant de la zone Critères. Les commandes du menu Contextuel (clic-droit) Générer l'écriture Cette commande permet de générer l'écriture d'une pièce commerciale (avoir et facture) et de la comptabiliser. 1. Sélectionnez l'avoir ou la facture à comptabiliser. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande GÉNÉRER L'ÉCRITURE. Un message vous informe que la pièce commerciale a bien été comptabilisée et précise le numéro de mouvement généré. Ouvrir l'écriture Cette commande permet de visualiser l'écriture enregistrée pour la pièce commerciale (avoir, facture, facture d’acompte). 1. Sélectionnez la facture ou l'avoir 2. Faites un clic-droit puis choisissez la commande OUVRIR L'ÉCRITURE. Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d'écritures de la pièce commerciale. Vous pouvez alors modifier l'écriture. Pour les écritures générées par la facturation, seules certaines rubriques sont modifiables : • Journal, • Libellé (du mouvement et de la ligne), • Commentaire, • N° de compte sauf si celui-ci est associé à un chéquier, • Référence du pointage/lettrage, • Code analytique, • Quantité, • Rubriques personnalisées (Infos perso). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].194 Menu Gestion Envoyer une pièce par e-mail Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au fournisseur via la messagerie électronique. Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem. Envoyer une pièce commerciale par mail suite à sa création Vous avez deux possibilités pour accéder à l’envoi d’une pièce commerciale par email : • dans la fiche de la pièce, une fois que vous avez saisi tous les critères, cliquez sur le bouton , • après la création de la pièce, le message suivant s’affiche : Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un nouveau message. 4. L'adresse email définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse email n'est définie, la zone reste vide. Vous devez saisir l’adresse. 5. Envoyez votre email comme vous en avez l’habitude. Envoyer une pièce commerciale par mail à partir de la liste des pièces 1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la commande ENVOYER UN EMAIL. 3. Une fenêtre s'affiche. L'adresse email définie pour le fournisseur auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Si aucune adresse email n'est définie, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messageCochez l’option Envoyer par email et cliquez sur le bouton [OK].195 Menu Gestion rie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir l’adresse directement dans l'email. 4. Dans la zone Document, sélectionnez le pré-imprimé que vous voulez transmettre. Si vous laissez , le logiciel utilisera l'état défini dans les préfé- rences Modèles de pièces fournisseurs. 5. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante. 6. Saisissez le texte de votre email. 7. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton [Joindre un fichier]. 8. Pour visualiser l'email dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la messagerie. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour envoyer l'email.  Il se peut qu'un avertissement s'affiche. L'envoi d'un email depuis une autre application c'est-à-dire depuis votre logiciel Ciel doit être autorisée. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 10.Si votre messagerie s'ouvre, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un nouveau message. Envoyez votre email comme vous en avez l’habitude. Détail pièces fournisseurs  Menu GESTION - commandes ACHATS - commande DÉTAIL PIÈCES FOURNISSEURS Cette fenêtre vous permet d'obtenir des informations détaillées sur chaque pièce commerciale d’achat (commande, facture, facture d'acompte, bon de réception, etc.) qui a été saisie. Plusieurs options vous permettent d'affiner le résultat : • Vous pouvez afficher la liste des pièces par fournisseur (Tous les fournisseurs ou un fournisseur précis) et/ou par article (Tous les articles ou un article précis). • Utilisez les icones et pour naviguer dans la liste des articles et/ou des fournisseurs. • Vous pouvez indiquer un intervalle de dates à prendre en compte. • De même, vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement, factures et avoirs validés, etc.). Pour cela, sélectionnez dans la liste déroulante de la zone Critères l'option à prendre en compte. Vous pouvez par la suite visualiser la pièce de votre choix. Cliquez sur le bouton [Fermer] pour fermer la fenêtre de la pièce commerciale et revenir au détail des pièces.196 Menu Gestion Commandes  Menu GESTION - commandes ACHATS - COMMANDES A partir de la liste des commandes fournisseurs vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une ou plusieurs commande(s) ou effectuer certains traitements (TRANSFERT EN FACTURE, etc.). Toutes ces opérations vous permettent d'évaluer instantanément le portefeuille fournisseurs. La gestion des commandes fournisseurs est quasi-identique à celle des commandes clients.Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe “Commandes”, page 156. Bons de réception (BR)  Menu GESTION - commandes ACHATS - BONS DE RÉCEPTION Cette liste répertorie tous les bons de réception qui existent. Dans la plupart des cas, un bon de réception intervient suite à une commande. Et, il vous est possible de générer les bons de réception de deux façons : • soit à partir d’une commande préalablement enregistrée, ou d’un reliquat de commande • soit de façon directe, sans saisie préalable de commande. 197 Menu Gestion Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un ou plusieurs bon(s) de réception ou effectuer certains traitements (transfert et validation de BR, etc.). Créer un bon de réception Reportez-vous au paragraphe “Créer une pièce commerciale : saisie standard”, page 132. Modifier un bon de réception 1. Pour modifier un bon de réception, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre Bon de réception s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok]. Supprimer un bon de réception Les bons de réception qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment. Pour supprimer un bon de réception, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . Consulter l’aperçu ou imprimer un bon de réception Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 142.198 Menu Gestion Valider un bon de réception Voir Valider une pièce commerciale, page 143. Transférer un bon de réception Après la saisie d'un bon de réception (ou le transfert d'une commande en BR), vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre fournisseur. Transférer un BR en facture 1. Sélectionnez le BR à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée et/ou IMPRIMER, VALIDER, RÉGLER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Un message vous indique que le transfert s'est bien déroulé et qu'un bon de livraison a bien été générée. Transférer plusieurs BR en facture Vous pouvez effectuer un transfert groupé de plusieurs BR en facture. Ce transfert génère une facture globale pour toutes les BR transférés. Cette opération permet la facturation automatique de tous les BR créés et validés pendant une période donnée. 1. Sélectionnez dans la liste les BR à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT GROUPÉ EN FACTURE. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER, VALIDER, RÉGLER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Création et annulation d'acompte Voir Gestion des acomptes, page 161. Attention § La validation est une opération irréversible. Des bons de réception validés ne pourront plus être modifiés.199 Menu Gestion Factures d’acompte fournisseurs  Menu GESTION - commandes ACHATS - FACTURES D’ACOMPTE Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.  Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée. Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le fournisseur correspondant, etc. Voir Gestion des acomptes, page 161. Factures  Menu GESTION - commandes ACHATS - FACTURES La liste des factures fournisseurs répertorie toutes les factures fournisseurs qui existent. Les factures fournisseurs peuvent être générées de plusieurs façons : • soit à partir d’une commande préalablement enregistrée ou d’un reliquat de cette commande, • soit à partir d'un bon de réception validé, • soit de façon directe, sans saisie préalable de commande ou bon de réception. La gestion des factures fournisseurs est quasi-identique à celle des factures clients. Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe “Factures”, page 168. Attention § Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE).200 Menu Gestion Avoirs  Menu GESTION - commandes ACHATS - AVOIRS La liste des avoirs fournisseurs répertorie tous les avoirs existants. Les avoirs peuvent être générés de trois façons : • issus d'un transfert de facture, • en saisie directe, • issus d'un règlement ayant un écart de règlement positif. Vous pouvez à partir de la liste des avoirs CRÉER, MODIFIER, IMPRIMER ou effectuer certains traitements (TRANSFERT, VALIDATION, REMBOURSEMENT D'UN AVOIR, GÉNÉRER L’ÉCRITURE, OUVRIR L’ÉCRITURE, etc.). La gestion des avoirs fournisseurs est identique à celle des avoirs clients. Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe “Avoirs”, page 174. Règlements  Menu GESTION - commandes ACHATS - RÈGLEMENTS La liste des règlements fournisseurs regroupe tous les règlements qui existent. Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour les factures mais également les avoirs. Saisir un règlement fournisseur Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces fournisseurs. 1. Dans la liste des règlements, cliquez sur le bouton . Informations règlements  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces - Fournisseurs. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. 2. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut).  La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet paramètres). Dans le cas contraire, un message vous en informe. 3. Indiquez la date d'échéance du règlement. 4. Sélectionnez le fournisseur à l'aide du bouton Liste .201 Menu Gestion Le mode de paiement attribué au fournisseur lors de sa création ainsi que son libellé s'affichent automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de règlement. Si votre mode de paiement est de type chèque et que plusieurs chéquiers sont enregistrés sur votre compte de banque, vous pouvez cliquer sur l'icone pour choisir un autre chéquier que celui attribué par défaut. 5. La zone N° de pièce affiche le numéro de règlement. Modifiez-le si nécessaire. Lorsque le mode de paiement est de type Chèque avec gestion des numéros de chèques, cette zone affiche le N° de chéquier qui sera utilisé pour ce règlement. 6. Saisissez une éventuelle Référence. 7. Cliquez sur l'icone pour noter une observation. Par exemple, dans le cas d'un règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de chèque. S'il s'agit d'un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire. 8. Si le mode de paiement est de type Virement (VIR) : Si vous souhaitez effectuer un virement SEPA, il vous est possible d’ajouter un texte de 140 caractères maximum pour indiquer un motif ou un commentaire au virement. Pour cela, cliquez sur l’icone . Une zone de texte s’affiche, et vous pouvez alors saisir vos précisions. La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors de la remise du virement, le texte sera cependant tronqué à 140 caractères. Pour que cette option relative au virement SEPA soit activée, vous devez avoir au pré- alable coché comme magnétique le mode de paiement Virement (VIR) dans le menu LISTES - MODES DE PAIEMENT.  Pour plus de détails sur les virements SEPA, Voir Virements fournisseurs, page 379. Montant 9. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du règlement s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à régler dans la zone Mt règlement.  Le montant du règlement peut concerner plusieurs factures. Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif. L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler. Exemple Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 150 €. Vous saisissez 151 dans la zone Montant règlement. L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler. 10.Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Générer un avoir] et [Pertes et profits] se grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture. 11.Lorsque qu’une réduction vous est accordé pour paiement anticipé ou comptant, vous indiquez ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat.202 Menu Gestion Si votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le cas contraire, ne remplissez pas cette zone). Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines opérations. • Règlement partiel La facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0. Si plusieurs factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le montant du règlement soit atteint en commençant par la première de la liste. La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le montant devra être égal au solde dû. • Solder La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines opérations. • Solder La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). • Générer un avoir La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir et reste donc disponible pour régler une prochaine facture. Le programme vous informe de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le numéro d'avoir qui suit le dernier créé. Cliquez sur le bouton [Ok] pour confirmer le règlement. Echéances factures et avoir validés non réglés Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés. Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs factures. Vous pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement dans la colonne Montant. • Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler. • Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliAttention ! Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture, il ne faudra pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture dans la mesure où, ce dernier a déjà été déduit lors de la facturation. Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart.203 Menu Gestion quez sur le bouton [Tout régler] tout en conservant la touche de votre clavier enfoncée. • Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée. Régler une facture avec un ou plusieurs avoir(s) Vous pouvez solder une facture fournisseur à l'aide d'un ou plusieurs avoirs. Le montant du ou des avoirs sera déduit du montant de la facture. 1. Dans la liste des règlements (menu GESTION, commande ACHATS - RÈGLEMENTS), cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Sélectionnez le fournisseur concerné. Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés. 3. Appuyez sur la touche puis double-cliquez sur la facture à régler et les avoirs à déduire pour connaître le règlement. Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction des avoirs utilisés. Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le pied du règlement. 4. Cliquez sur [Ok] pour valider. Modifier un règlement 1. Sélectionnez le règlement dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok]. Supprimer un règlement Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment. 1. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton [Oui]. Générer dans le journal comptable l'écriture d'impayé 1. Sélectionnez le règlement concerné. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande GÉNÉRER L’ÉCRITURE. 3. Générez le journal comptable en paramétrant une période incluant la date de la constatation de l'impayé.204 Menu Gestion Options Les traitements accessibles par le bouton [Options] ou par le menu Contextuel sont quasi-identiques à ceux des règlements clients. Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous aux paragraphes “Les options”, page 183 et “Les commandes du menu Contextuel (clic-droit)”, page 184. Abonnements fournisseurs  Menu GESTION - commandes ACHATS - ABONNEMENTS FOURNISSEURS Cette commande vous permet de générer des factures d'abonnement c'est à dire des factures répétitives et à intervalle de temps régulier (loyer). La génération d'un abonnement implique la génération d'une même facture pour une période donnée. La gestion des abonnements fournisseurs est identique à celle des abonnements clients. Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe “Abonnements clients”, page 185.205 Menu Gestion Articles  Menu GESTION - commande ARTICLES Le terme Article englobe les produits de commerce, les produits fabriqués, les prestations de service ou les produits annexes (port, etc.). Afficher l'aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’une fiche article. 1. Sélectionnez dans la liste l'article pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre article dans liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Créer un article 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). Identification de l’article Le Code article est une zone alphanumérique (15 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque article créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Articles à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 2. Si ce paramétrage est effectué, le code article s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. Attention ! Le code article est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la fiche article si cette zone n'est pas renseignée.206 Menu Gestion 3. Saisissez le Libellé de l'article. 4. Si vous gérez des articles à l'international, vous pouvez les saisir dans 2 langues étrangères. Pour cela, cliquez sur le bouton [International]. Exemple Vous pouvez par exemple saisir dans l'onglet Langue 1 un article en Anglais puis dans l'onglet Langue 2 ce même article en Chinois. 1. Indiquez le Libellé de l'article puis saisissez le descriptif dans la zone Désignation. 2. Cliquez sur [Ok] pour valider.  Vous pourrez par la suite éditer vos articles en prenant en compte le critère de la langue. 3. Précisez la Famille à laquelle appartient cet article. La famille vous permet de classer des articles selon les critères de votre choix et en fonction des statistiques que vous souhaitez obtenir. 4. Cochez la case Bloqué si vous souhaitez établir une différence entre certains articles : • dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle, • ou d'une rupture de stock proche. Tout comme pour les clients «bloqués», vous pouvez paramétrer l'affichage d'un message lors de la saisie de cet article dans une pièce commerciale (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies). Informations stock 5. Si vous souhaitez gérer le stock de certains articles, cochez la case Gestion de stock. Dans le cas contraire, décochez cette case. 6. Si vous gérez le suivi de stock par N° de série ou N° de lot, cochez l'option correspondante. Ces options ne sont disponibles que si vous avez autorisé la gestion des N° de série/lot dans les paramètres de facturation. Voir Paramètres Facturation, page 28. Le Stock réel est une zone numérique que vous ne pouvez renseigner qu'à la création d'un article. Le stock réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock. Dans le cadre d'une modification de la fiche Article, cette zone n'est plus accessible ; le stock est automatiquement calculé par le logiciel en fonction des entrées et des sorties. Si vous souhaitez modifier le Stock réel, vous devez effectuer : • une entrée de stock manuelle, • ou une régulation de stock. Lorsque vous saisissez un stock de départ, le logiciel génère automatiquement un mouvement de stock. Toutes les entrées et sorties d'articles sont mémorisées dans la base des mouvements de stocks. Le Stock théorique correspond à la quantité en Stock réel moins la quantité en Stock client commandée plus les Commandes fournisseurs.207 Menu Gestion Vous n'avez pas accès aux zones En Cde client et En Cde fourn. car elles sont automatiquement calculées en fonction des commandes, des achats et/ou des ventes non soldées. Le Stock mini vous permet d'éditer par exemple les états de réapprovisionnement de stocks (liste des articles dont le stock réel est inférieur à ce stock minimum). Cette zone permet aussi de paramétrer le seuil de réapprovisionnement lors du traitement des commandes (fournisseurs) d'articles en rupture de stock. Le Stock maxi vous permet d'éditer la liste des articles «surstockés» (article dont le stock réel est supérieur au stock maximum). Cette zone intervient aussi lors du paramétrage du traitement des commandes (fournisseurs) d'articles en rupture de stock. Onglet Prix Tarif Cet onglet vous permet de paramétrer les éléments nécessaires à la gestion des prix. 1. Sélectionnez le mode de calcul du prix de l'article. Fixer le prix de vente HT Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente HT. Par défaut, cette option est sélectionnée. Lorsque l'option Fixer le prix de vente HT est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du coefficient de marge (le prix de vente sera donc inchangé). Fixer le prix de vente TTC Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente TTC. Cette option permet de gérer les effets d'une modification du prix d'achat.208 Menu Gestion Fixer le coefficient de marge Lorsque l'option Fixer le coefficient de marge est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du prix de vente (le coefficient de marge sera donc inchangé).  Le choix du mode de calcul permet aussi d'éviter les différences d'arrondis lors des calculs de la TVA dans les pièces commerciales. Les lignes des pièces commerciales, les prix et les remises auxquelles vous aurez accès seront en HT ou en TTC suivant le mode de calcul que vous aurez choisi. 2. Sélectionnez le Taux de TVA appliqué à l'article. Vous pouvez aussi choisir un taux de TPF (Taxe Para Fiscale) si vous êtes soumis à cette taxe. PAMP Le PAMP (Prix d'Achat Moyen Pondéré) est calculé automatiquement au fur et à mesure des entrées de stock. Cette zone est calculée selon la formule suivante : Prix d'achat HT La zone numérique Prix d'achat HT est facultative. Dans le cas d'une société de services, cette zone peut correspondre au coût de la prestation. Pour une société industrielle, il peut s'agir du coût interne de fabrication ou du prix de revient. Pour les sociétés de négoce ou pour les détaillants, il s'agira du prix d'achat facturé par le fournisseur. A chaque nouvelle entrée de stock, qu'il s'agisse d'un mouvement de stock direct (menu Gestion - mouvements de stock) ou qu'il s'agisse d'une facturation fournisseur, ce prix d'achat prendra la valeur indiquée dans la facture d'achat ou dans le mouvement de stock. Coefficient de marge La zone Coefficient n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le coefficient de marge. C'est le coefficient multiplicateur qui, s'appliquant au prix d'achat, donne le prix de vente hors taxes. Si aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraînera le calcul automatique d'un coefficient. Prix de vente HT La zone Prix de vente HT n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente HT. Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient de marge est recalculé en fonction du prix d'achat et du nouveau prix de vente. Prix de vente TTC La zone Prix de vente TTC n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente TTC. Si vous modifiez le prix de vente TTC, notamment pour obtenir un prix TTC «tout rond», le prix de vente HT est recalculé en fonction du taux de TVA. Le coefficient de marge est aussi recalculé. Dernier PAMP x Stock réel + Quantité entrée en stock x Prix achat / Stock réel + Quantité entrée.209 Menu Gestion Grille des tarifs La gestion des tarifs s'effectue avec la grille tarifaire des fiches articles. Vous pouvez : • Gérer des tarifs par quantité : le prix de vente dépendra des quantités de la grille des tarifs (quantité maximale que vous aurez saisies dans les fiches articles). • Gérer des codes tarifs : vous affectez directement un tarif (de 1 à 7) à un client (les différents tarifs ayant été préalablement saisis dans la fiche article). Ces deux possibilités peuvent être utilisées de façon combinée suivant les conditions que vous souhaitez accorder à vos clients.  Dans la fiche Client, la zone Code tarif (onglet Complément) permet d'indiquer le type de tarif dont chaque client bénéficie. Exemple Un article peut être vendu à différents clients bénéficiant chacun de conditions différentes. La fiche de cet article est composée de : • Code : Pentium II 400 • Désignation : Pentium II 400 Mhz • Prix de vente Hors Taxes : 2313,72 € Vous êtes fabricant de matériel informatique et votre clientèle se répartit entre des grossistes, des revendeurs et des particuliers. • Le particulier sera facturé au prix de vente public, c'est-à-dire au prix de vente indiqué dans la fiche article. • Le grossiste se verra affecter un tarif suivant un barème que vous aurez arbitrairement fixé et qui pourra tenir compte de sa rapidité de paiement, du chiffre d'affaire qu'il vous aura généré sur l'année précédente ou de tout autre critère sachant que de toute façon, il vous en achète une quantité suffisante sur l'année pour bénéficier de tel ou tel tarif. • Le revendeur ou distributeur : pour ce type de client vous préférez accorder des remises au cas par cas en tenant compte de la quantité de la commande. Dans ce cas, le tarif est purement fonction de la quantité. Saisie des tarifs Les tarifs d'un article sont saisis dans la zone Grille de tarifs. 1. Cochez l’option Modification puis cliquez sur le bouton . Une nouvelle ligne s'insère dans la grille de tarifs.210 Menu Gestion 2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie. Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche . Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches et simultanément. 3. Saisissez la quantité puis les tarifs qui correspondent aux quantités. Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs. Les tarifs s'affichent par colonne (1 colonne par tarif). Vous pouvez ainsi effectuer un croisement entre les tarifs et les quantités. La colonne Qté correspond à la quantité minimale nécessaire pour bénéficier du tarif correspondant. Vous devez avoir précisé préalablement dans la fiche Client (zone Tarif - onglet Complément) qu'il bénéficie d'un code tarif. Si vous utilisez effectivement les tarifs par quantité, les prix devront être saisis dans l'ordre décroissant car les quantités doivent être saisies dans l'ordre croissant. Le logiciel effectue un contrôle de cohérence sur les quantités saisies : vous ne pourrez pas saisir des valeurs qui se chevauchent. Si c'est le cas un message vous l'indique.  Si le mode de calcul est défini à partir du HT, vous devrez saisir les différents tarifs en Hors Taxes. Si le mode de calcul est défini à partir du TTC, vous devrez saisir les différents tarifs en TTC. • Pour ajouter une nouvelle ligne au tableau, cliquez sur le bouton . • Pour supprimer une ligne de la grille des tarifs, cliquez sur le bouton . Le menu déroulant vous permet d'effectuer certains traitements sur les tarifs : Modifier le libellé d'un tarif Cette commande vous permet de changer le Libellé d'un tarif. 1. Sélectionnez le tarif à modifier puis cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Saisissez le nouveau libellé puis cliquez sur [Ok]. Pour effectuer des modifications, ajouter ou supprimer des tarifs, cochez le mode Modification. Pour consulter la grille des tarifs et effectuer des croisements entre les quantités et les tarifs, cochez le mode Visualisation.211 Menu Gestion Affecter à un article le même tarif qu'un autre article 1. Activez cette commande si vous souhaitez, pour gagner du temps, appliquer à un article la grille de tarifs d'un autre article. 2. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche l'article contenant la grille des tarifs à prendre en compte. 3. Cliquez sur le bouton [Ok]. La grille des tarifs est appliquée à l'article en cours. Appliquer un pourcentage à la sélection Cette commande vous permet d'affecter un pourcentage à une sélection. Saisissez le pourcentage à appliquer puis cliquez sur le bouton [Ok]. Le pourcentage est automatiquement repris dans la zone sélectionnée. Appliquer un coefficient à la sélection Cette commande vous permet d'affecter un coefficient à une sélection. Saisissez le coefficient à appliquer puis cliquez sur le bouton [Ok]. Le coefficient est automatiquement repris dans la zone sélectionnée. Ajouter une valeur à la sélection Cette commande vous permet d'ajouter une valeur à une sélection. Saisissez la valeur à ajouter puis cliquez sur le bouton [Ok]. La valeur est ajoutée au montant de la zone sélectionnée. Exemple Sélectionnez une zone Quantité. La valeur inscrite est 20. Activez la commande Ajouter une valeur à une sélection. Saisissez la valeur 10. La quantité est automatiquement modifiée et passe à 30. Mode Modification / Mode Visualisation Dans la grille des tarifs, deux modes sont disponibles : • Pour consulter la grille des tarifs et effectuer des croisements entre les quantités et les tarifs, cochez le mode Visualisation. • Pour effectuer des modifications, ajouter ou supprimer des tarifs, cochez le mode Modification.212 Menu Gestion Onglet Dépôts  Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gestion de stock de la fenêtre Article. Vous pouvez visualiser les quantités en stock dans chaque dépôt. Cette liste est mise à jour au fur et à mesure des entrées et/ou des sorties de stock dans le dépôt. 1. Cliquez sur le bouton [Mouvements] pour visualiser la liste de tous les mouvements de stock associés à l'article. Voir Mouvements de stock, page 242. 2. Pour connaître les dépôts qui possèdent l'article sélectionné en stock, cochez l'option N'afficher que les dépôts qui ont du stock de cet article. Transférer un article vers un autre dépôt 1. Cliquez sur le bouton [Transferts entre dépôt]. 2. Sélectionnez le dépôt source. 3. Cliquez sur le bouton [Transfert entre dépôts]. La fenêtre Transfert de dépôt à dépôt s’affiche. 4. Saisissez le Libellé du transfert et la Quantité d'articles à transférer. 5. Sélectionnez le dépôt Source et le dépôt de Destination. 6. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 7. Si votre article est géré en numéro de série/lot, il vous est alors demandé de saisir les numéros à sortir du stock. Voir Saisir les numéros de série/lot, page 244.213 Menu Gestion  Les stocks (réel, théorique, maxi et mini) sont mis à jour en fonction de la quantité transférée. Modifier le stock d’un article 1. Pour modifier le stock de l'article dans le dépôt sélectionné, activez la commande MODIFIER LE STOCK du menu CONTEXTUEL (clic-droit). 2. La fenêtre de modification du stock s'affiche. Double-cliquez dans la colonne Quantités pour saisir le nouveau stock de l'article. Saisissez une quantité positive pour une entrée de stock ou une quantité négative pour une sortie. Si votre article est géré en numéro de série/lot, il vous est alors demandé de saisir les numéros à entrer ou à sortir du stock. Voir Saisir les numéros de série/lot, page 244.  Les transferts peuvent être réalisés pour un seul article du dépôt ou pour l'ensemble des articles référencés sur le site. Pour cela, activez la commande TRANSFERT DE DÉPÔTS. Onglet N° de série/lot Cet onglet affiche tous les numéros de série ou de lot qui ont du stock sur l'article. • Si vous voulez également voir les numéros de série ou de lot des articles dont le stock est à zéro, cochez l'option Afficher le n° épuisé. Bloquer un numéro Vous pouvez bloquer un numéro afin d'empêcher sa sortie. 1. Sélectionnez le numéro. 2. Cliquez sur le bouton droit de votre souris et choisissez la commande BLOQUER. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer. Dans la colonne Bloqué, la case est alors cochée.  Pour effectuer l'action inverse, vous disposez de la commande DÉBLOQUER du menu CONTEXTUEL (clic-droit). Onglet Désignation Cette zone est réservée à la description détaillée de l'article. 1. Saisissez le nom de l'article ainsi que ses attributs (poids, volume, conditionnement, version, etc.). Pour agrémenter la fiche article, vous pouvez coller, importer la photo de l'article ou encore la récupérer d’un scanneur/appareil photo.214 Menu Gestion Importer une image 1. Cliquez sur le lien importer une image ou activez le menu CONTEXTUEL commande IMPORTER. 2. La fenêtre Ouvrir s'affiche. Sélectionnez l'image à importer. 3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. L'image s'affiche dans la zone Photo. 4. Vous pouvez ajuster le zoom de la photo à l'aide des options suivantes . Vous pouvez supprimer définitivement la photo. Pour cela, sélectionnez la commande EFFACER du menu CONTEXTUEL (clic-droit). Onglet Complément Informations complémentaires 1. La zone Code barre n'est à renseigner que si vous utilisez le code barre. Intégrale de gestion Ciel Quantum gère le code barre de type EAN13. Si vous souhaitez que le programme calcule ou vérifie la clef de contrôle du code EAN13, cochez l'option Contrôle et calcul de la clé EAN13 dans les PARAMÈTRES DE FACTURATION - onglet Saisie du menu DOSSIER.Voir Paramètres Facturation, page 28. 2. Saisissez à l'aide du triangle de sélection la Marque de l'article, si l'article en possède une. 3. Indiquez un Substitut d'article, susceptible de remplacer l'article courant en cas de rupture de stocks ou de fin de série.  Nous vous conseillons de créer tous vos articles dans un premier temps et de revenir ensuite sur les fiches concernées pour y affecter les articles de substitution. 4. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Equipements Electriques et Electroniques, affectez-lui à l'aide du bouton Liste l'éco-participation correspondante. 5. Indiquez la Catégorie de l'article. Vous pouvez sélectionner une catégorie dans la liste prédéfinie. 6. S'il s'agit d'un article pour lequel vous n'effectuez pas une gestion complète (pas de gestion de stock...), cochez la case Article divers. Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains éléments seront automatiquement repris dans les lignes de la pièce commerciale. Ces éléments sont : • le code article, • le dépôt favori, • les codes de TVA et TPF. 7. Si l'article n'est plus utilisé (article démodé, obsolète, non vendu), cochez la case Ne plus utiliser. Cet article ne s'affichera plus dans la liste des articles que vous activez lors de la saisie d'une pièce commerciale.215 Menu Gestion 8. Si vous voulez que l’article soit sur votre site en ligne e-Commerce, cochez l’option Publiable sur le web. 9. Saisissez le nombre de mois Garantie de l'article ( 6 mois, 12 mois). 10.Indiquez la Catégorie de l’article. 11.Des unités (Kg, Litre, Mètre) vous sont proposées. Si l’unité dont vous avez besoin n’existe pas par défaut, vous pouvez la créer via un clic droit dans la zone Unité, commande CRÉER. 12.Si vous gérez vos stocks d'articles à flux tendu (stock à 0), cochez l'option Contremarque. Dans ce cas, vous devez obligatoirement renseigner le fournisseur dans la fiche article, au niveau de l'onglet Fournisseur. Conditionnement 13.Indiquez un Conditionnement de l'article à la vente et à l'achat. Les zones Poids net, Poids brut et Quantité par colis sont facultatives. Elles apportent des précisions supplémentaires sur l'article. Onglet Nomenclature  Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gérer les nomenclatures dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES DE FACTURATION - Onglet Options - zone Nomenclatures). Selon votre activité, vous pouvez être amené à gérer vos articles d'après une structure particulière. Vous pouvez commercialiser des produits simples ou des produits composés à partir d'autres éléments. Dans ces deux cas, vous êtes amené à gérer des nomenclatures. Créer une nomenclature d’article à un niveau 1. Cliquez sur le bouton dans l'onglet Nomenclature de la fiche article. 2. Sélectionnez le premier article qui entre dans la composition puis cliquez sur le bouton [Ok]. 3. Répétez l'opération pour les autres articles qui composent votre nomenclature. Après avoir renseigné les différents composants, vous pouvez calculer automatiquement le prix du composé en fonction de la somme matricielle des prix des composants. 4. Pour cela, cliquez sur le bouton . • Pour visualiser la liste des composés de la nomenclature sélectionnée, cliquez sur le bouton .216 Menu Gestion • Pour supprimer une nomenclature, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton . Gestion des nomenclatures multi-niveaux Si vous commercialisez des produits composés (chaque article composé est issu de plusieurs articles composants), vous êtes donc amené à gérer des nomenclatures multiniveaux.  On parle de nomenclatures multi-niveaux si l'un des articles du composé est luimême un composé. Après avoir créé des nomenclatures d'articles, vous pourrez effectuer des assemblages. Voir Créer un ordre d’assemblage, page 358. Exemple de nomenclature multi-niveaux Vous commercialisez un pack de «Solution» qui regroupe 3 logiciels : Ciel Compta, Ciel Gestion, Ciel Paye. Après avoir saisi les 3 fiches articles, vous créez celle de la Solution en renseignant cette fois l'onglet Nomenclature. Vous commercialisez aussi le pack «Solution Plus» qui comporte les éléments de la Solution ainsi que deux logiciels complémentaires (Ciel Prospects et Ciel Tableaux de Bord). L'onglet Nomenclature de la fiche article «Solution Plus» regroupe les éléments suivants : • Solution, • Ciel Prospects, • Ciel Tableaux de Bord. Dans la colonne Composants, le symbole indique que cet article est composé de plusieurs éléments. Dans cet exemple, l'article ART0001 est un article composé. Pour visualiser les composants de cet article, cliquez sur le symbole ou activez la commande DÉPLOYER ou TOUT DÉPLOYER du menu CONTEXTUEL (clic-droit).217 Menu Gestion La gestion des nomenclatures passe par une phase de transformation des éléments de base pour obtenir un produit fini. Cette phase passe par les ordres d'ASSEMBLAGE, de désassemblage ou d'ANNULATION D'ASSEMBLAGE. Si vous gérez votre stock en multi-dépôts... Lors d’un assemblage, vous devez choisir les composants dans la liste des dépôts qui s’affiche. L’ordre dans lequel les dépôts s’affichent, est respecté.Voir Gestion de production, page 358. Onglet Fournisseur Cliquer sur le bouton pour ajouter un fournisseur, puis sélectionnez-le dans la liste qui s’affiche. Vous pouvez le définir comme Fournisseur principal en activant la commande CLIC DROIT - DÉFINIR COMME FOURNISSEUR PRINCIPAL. 1. Sélectionnez le Fournisseur de l’article à l'aide du bouton Liste . 2. Saisissez la Référence de l'article attribuée par le fournisseur. Les zones Marge HT et Marge ne sont pas accessibles. Le montant de la marge réalisée entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat et le pourcentage de marge entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat vont s'afficher dans ces zones. Onglet Comptabilité 1. Renseignez les différents comptes d'achat (classe 6) et comptes de vente (classe 7). Ces zones seront automatiquement remplies si vous avez rattaché un article à une famille d'articles dont les mêmes zones de l'onglet Comptabilité ont été renseignées. Précisez un code Analytique si vous gérez une comptabilité analytique. Vous pouvez vous aider du bouton Liste . Le bouton vous permet de définir plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 269. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur l'article. Exemple Logiciel éducatif particulièrement destiné aux enfants de 7 à 10 ans.  Les boutons situés dans la barre d’actions de la fiche article vous permettent de consulter les statistiques et les objectifs articles, le détail des ventes et des achats.218 Menu Gestion Modifier un article 1. Pour modifier un article, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Articles s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer un article 1. Pour supprimer un article, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Les Options Certains traitements sont accessibles à partir du bouton et de la barre d’actions de la liste des articles. Ils vous permettent de : • Mettre à jour le prix des articles, les désignations longues, • Calculer le prix et poids des nomenclatures, • Lancer une régulation des stocks, • Afficher l’aperçu d’une fiche article, etc. Mise à jour du prix des articles Cette commande vous permet de mettre à jour les prix de vente ou d’achat de vos articles. Vous pouvez ne sélectionner qu'une partie de votre fichier. Etape 1 : Sélection des articles Plusieurs sélections sont possibles. Vous pouvez modifier : • Le prix d'un article précis Cochez l'option L'article et sélectionnez l'article concerné à l'aide du bouton Liste . • Le prix de plusieurs articles précédemment sélectionnés 1. Cochez l'option La sélection. Les articles dont les prix seront mis à jour sont ceux que vous avez sélectionné dans la fiche article. 2. Pour sélectionner plusieurs articles dans la liste des articles, cliquez sur les lignes correspondantes tout en maintenant la touche enfoncée.219 Menu Gestion • Le prix d'une famille d'articles Pour changer les prix d'une famille d'articles, cochez l'option Une famille. • Le prix de Tous les articles 1. Pour changer les prix de l'intégralité du fichier article activez l'option Tous les articles. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape suivante de l'assistant. Etape 2 : Sélection des prix Vous pouvez modifier : • le prix de vente ou le coefficient de marge, • le prix d'achat. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Etape 3 : Paramétrage des augmentations Si vous avez sélectionné l'option Prix de vente et coefficient de marge dans l'étape 2, vous pourrez modifier les prix des articles selon leur mode de calcul (article géré en HT ou article géré en TTC) et selon le mode de gestion des prix (fixation du prix de vente ou du coefficient de marge). • Cochez la case Mettre à jour la grille de tarifs si vous souhaitez que la grille de tarifs soit mise à jour dans chaque fiche article concernée. Si vous avez sélectionné l'option prix d'achat dans l'étape 2, vous pouvez modifier les prix des articles selon un taux ou un montant fixe. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Etape 4 : Paramétrage des arrondis Cette étape vous permet d'arrondir le prix des articles après mise à jour (augmentation ou diminution). Si vous ne souhaitez pas d'arrondi, aucun ajustement de prix ne sera effectué. Si vous souhaitez effectuer un arrondi, vous disposez de deux méthodes : • Méthode standard : tous vos prix sont arrondis à une puissance de dix. Cliquez sur le triangle de sélection pour ouvrir la liste déroulante et sélectionnez le nombre souhaité. • Prix psychologiques : la méthode est similaire à celle de la méthode standard mais dans ce cas, la colonne Terminer par vous permet de saisir la valeur par laquelle le prix doit se terminer. Dans ces deux cas, une fenêtre composée d'une grille s'affiche. 5. Indiquez la (les) «fourchette(s)» de prix (Prix > = à, Prix < à), la valeur (Arrondir à) et le Mode d'arrondi (double-cliquez dans la colonne pour modifier le mode indiqué : infé- rieur, supérieur ou au plus près) associés à chacune d'elle. 6. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider les modifications. Reportez-vous à l’aide intégrée à l’application pour des exemples précis sur les méthodes d’arrondis.220 Menu Gestion Mise à jour des désignations longues Ce traitement permet d’actualiser les descriptions longues des articles. Les désignations des articles seront remplacées par leurs libellés. 1. Une fois que vous avez sélectionné le ou les articles à mettre à jour, cliquez sur le bouton [Options] et choisissez la commande MISE À JOUR DÉSIGNATION LONGUE. Cette opération peut être effectuée sur : • Toutes les désignations, • Les désignations renseignées, • Les désignations non renseignées. 2. Cochez l'option de votre choix puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Dans l'étape suivante, cochez [Oui] si vous souhaitez effectuer la même opération sur les désignations internationales. 4. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 5. Cochez si oui ou non vous souhaitez récupérer les libellés des nomenclatures. 6. Cliquez sur [OK] pour valider la mise à jour. 7. Cette opération étant irréversible, un message vous demande d'effectuer une sauvegarde avant de lancer le traitement. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Calcul prix/poids nomenclatures Cette commande vous permet de calculer le Prix (Prix d'achat HT, Prix de vente HT, Prix de vente TTC) et le Poids (Net et Brut) d’un article composé. Pour calculer le prix et le poids de plusieurs articles en même temps : 1. Sélectionnez les articles souhaités. 2. Choisissez la commande CALCUL PRIX/POIDS NOMENCLATURES dans la liste déroulante du bouton [Options]. La fenêtre Calcul des prix et poids des articles composés s'affiche. 3. Cochez les prix et poids que vous souhaitez mettre à jour. 4. Cliquez sur [OK] pour valider. Régulation des stocks  Menu GESTION - commande ARTICLES - bouton [Régulation des stocks] Voir Régulation des stocks, page 369. Statistiques  Menu GESTION - commande ARTICLES - bouton [Statistiques] Cette commande vous permet d’afficher les statistiques articles. Elle fonctionne sur le même principe que les statistiques clients. Voir Statistiques, page 79.221 Menu Gestion Objectifs  Menu GESTION - commande ARTICLES - bouton [Objectifs] Cette commande vous permet d’afficher les objectifs fournisseurs. Elle fonctionne sur le même principe que les objectifs clients. Voir Objectifs, page 81. Détail des ventes  Menu GESTION - commande ARTICLES - bouton [Détail des ventes] Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces saisies sur un article. Voir Détail pièces clients, page 150. Détail des achats  Menu GESTION - commande ARTICLES - bouton [Détail des achats] Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces saisies sur un article. Voir Détail pièces fournisseurs, page 195. Remplissage automatique  Menu GESTION - commande ARTICLES - clic droit dans la liste Cette commande vous permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains choix d'affichage des fenêtres Liste.  La liste des rubriques qui s'affiche dépend de la liste préalablement sélectionnée. Cette fenêtre est composée des colonnes suivantes : • Nom de la rubrique à remplir • Action éventuelle à effectuer sur la rubrique • Valeur éventuelle utilisée par l'action • Type de rubrique • Commentaire de la rubrique. 1. Dans la zone Action, cochez l'action à exécuter sur la rubrique.222 Menu Gestion Les actions possibles Ne pas modifier : aucune modification ne sera apportée à la rubrique. Remplir avec la valeur : une valeur que vous aurez préalablement définie sera affectée à la rubrique. Effacer la rubrique : cochez cette action si vous souhaitez supprimer la rubrique. Mettre en majuscules : cette action vous permet d'appliquer l'attribut Majuscules au contenu de la rubrique. Mettre en minuscules : cette action vous permet d'appliquer l'attribut Minuscules au contenu de la rubrique. Mettre en titre : le format Titre sera affecté au contenu de la rubrique. Ajouter la valeur : cette option vous permet d'ajouter une valeur spécifique à la valeur courante de la rubrique. 2. Sélectionnez à l'aide du bouton , la valeur à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [Ok]. La case à cocher Utiliser une formule, affiche l'éditeur de script qui vous permet de spécifier une valeur calculée. Pour plus d'informations, reportez-vous au chapitre L'Editeur de script du manuel électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE. 3. Cliquez sur le bouton [Lancer le remplissage] pour lancer le traitement. La mise à jour est effectuée pour tous les éléments sélectionnés. Afficher l'aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’une fiche article. 1. Sélectionnez dans la liste l'article pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre article dans liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton . 3. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus.223 Menu Gestion Rechercher un article par code barre  Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options] Cette commande permet de rechercher un article par son code-barre. Vous pouvez également rechercher les codes barres des N° de série/lot. 1. Activez la commande RECHERCHE PAR CODE BARRE afin d’afficher la fenêtre de saisie du code-barre. 2. A l’aide d’une douchette, scannez le code-barre de votre article. Le code-barre s’affiche automatiquement puis la fiche de l’article concerné s’ouvre. Si vous ne pouvez pas utiliser votre douchette, vous avez toujours la possibilité de saisir le code-barre manuellement. Les commandes du menu Contextuel (clic-droit) Liste des mouvements du stock  Menu GESTION - commande ARTICLES - (clic-droit) LISTE DES MOUVEMENTS DU STOCK Vous pouvez visualiser directement les mouvements de stock concernant l’article sélectionné. Voir Mouvements de stock, page 242. Liste des composés  Menu GESTION - commande ARTICLES - (clic-droit) LISTE DES COMPOSÉS Vous pouvez voir les éléments qui composent un article. Modification du PAMP  Menu GESTION - commande ARTICLES - (clic-droit) MODIFICATION DU PAMP Cette commande vous permet de modifier le PAMP (Prix d’Achat Moyen Pondéré) défini pour un article sans avoir à repasser par la fiche de celui-ci. A l’activation de cette commande, le code de l'article, son libellé ainsi que l'ancien PAMP sont rappelés. 1. Saisissez le Nouveau PAMP de l'article. 2. Validez en cliquant sur le bouton [Ok].  La modification du PAMP génère un mouvement de stock de régularisation. Objectifs  Menu GESTION - commande ARTICLES - (clic-droit) OBJECTIFS Le logiciel gère les objectifs (clients, fournisseurs, articles, familles d’articles etc.) sur une année ; le paramétrage par défaut de l'année s'effectue via le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ (onglet Paramètres, Période objectif du et au).224 Menu Gestion La fenêtre Objectifs vous permet de comparer, visualiser, imprimer (icone impression) sous forme de graphiques les valeurs du chiffre d'affaires et celles des objectifs. • Indiquez dans les zone Du...Au la période à prendre en compte. Détail des ventes  Menu GESTION - commande ARTICLES - (clic-droit) DÉTAIL DES VENTES Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces saisies sur un article. Voir Détail pièces clients, page 150. Détail des achats  Menu GESTION - commande ARTICLES - (clic-droit )DÉTAIL DES ACHATS Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces saisies sur un article. Voir Détail pièces fournisseurs, page 195.225 Menu Gestion Familles articles  Menu GESTION - commande FAMILLES D'ARTICLES Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille. Exemple Matériel informatique, Logiciels, Papeterie. Ce classement vous permettra d'établir par la suite des états et statistiques par famille d'articles. Vous pouvez à partir de la liste des familles d’articles CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une famille d’articles. Créer une famille d’articles 1. Cliquez sur le bouton .(ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). Identification La zone Identification vous permet de saisir les caractéristiques de chaque famille d'articles.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Familles articles à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le Code s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le.226 Menu Gestion Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur créé. 2. Saisissez le Libellé. Onglet Complément 1. Indiquez le Code TVA ainsi que le Code TPF auxquels sera rattachée la famille d'articles. 2. La partie Conditionnement permet de préciser éventuellement un conditionnement pour l'article à la vente comme à l'achat. Exemple Vous achetez des chemises emballées par lot de 10. Vous les revendez ensuite à l'unité. Dans ce cas, vous notez 1 dans la zone Vente et 10 dans la zone Achat. Le Coefficient de marge est facultatif. Il s'agit du coefficient multiplicateur qui s'applique au prix d'achat et donne le prix de vente hors taxes. Si aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraînera le calcul automatique d'un coefficient. 3. Saisissez la Garantie en mois. Elle correspond au nombre de mois de garantie associé à la famille d'articles. 4. Indiquez éventuellement le fournisseur auquel est rattaché cette famille d'articles. Le bouton Liste vous permet de sélectionner dans la liste qui s'affiche un fournisseur. Onglet Comptabilité Dans cet onglet vous précisez les comptes de vente et d'achat. Ils correspondent aux comptes de charges et de produits. Vous devez remplir ces différentes zones pour votre comptabilité. Ces comptes comptables seront automatiquement repris dans l'onglet Comptabilité de la fenêtre Article au moment de l'affectation de l'article à une famille d'articles. Voir Onglet Comptabilité, page 217. Vous pouvez attribuer un code analytique si vous effectuez une gestion analytique des familles d'articles. Vous pouvez vous aider du bouton Liste . Le bouton vous permet de définir plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 269.  Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables Onglet Tarifs Dans cet onglet, vous pouvez spécifier une grille tarifaire pour la famille d'articles. Si vous n'avez recours qu'à une seule grille de tarifs pour les différents articles d'une famille, vous pouvez dans ce cas définir une grille de tarifs au niveau de la famille d'articles.227 Menu Gestion  La détermination d'une grille de tarifs au niveau de la famille d'articles permet d'éviter une nouvelle saisie de tarifs à chaque création d'article comportant les mêmes caractéristiques tarifaires.  Lorsque vous affecterez une famille à un article, vous pouvez reprendre les paramètres définis dans la famille d'articles. Ajouter un tarif Sélectionnez le type de tarifs (montant, % remise/prix de vente HT, coefficient/prix d'achat HT). 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une ligne de tarifs s'insère dans la grille. 2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie. Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche . Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches et simultanément. 3. Saisissez les quantités et les tarifs correspondants. Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs. 4. Validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Supprimer un tarif 1. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Une ligne de tarifs s'insère dans la grille. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Les outils Le bouton vous permet de MODIFIER LES LIBELLÉS DES TARIFS, d'AFFECTER À LA FAMILLE D'ARTICLES LES MÊMES TARIFS QU'UNE AUTRE FAMILLE D'ARTICLES, d’APPLIQUER UN POURCENTAGE, UN COEFFICIENT, UNE VALEUR À UNE SÉLECTION. Pour plus d’informations sur ces commandes reportez-vous au chapitre “DÉPÔTS”, PAGE 235. Onglet Stocks 1. Cochez la case Gestion de stock si vous effectuez un suivi de vos stocks (gestion des entrées et des sorties de stock).228 Menu Gestion 2. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le dépôt correspondant à la famille d’articles puis cliquez sur le bouton [Ok]. 3. Après avoir renseigné tous les paramètres, cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Le bouton vous permet de déterminer les objectifs de la famille d'articles. Cette commande est aussi accessible par le menu CONTEXTUEL depuis la liste des familles d'articles. Voir Objectifs, page 223. Onglet Fournisseurs 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter...] pour ajouter une ligne supplémentaire. Vous pouvez choisir un fournisseur en cliquant sur le bouton Liste . 2. Dans la liste des Fournisseurs qui s’affiche, sélectionnez le fournisseur souhaité et cliquez sur le bouton [OK]. Pour afficher les fournisseurs bloqués, cochez la case correspondante située en haut à droite de la fenêtre. 3. Pour supprimer un fournisseur, cliquez sur le bouton [Supprimer...]. Pour définir un fournisseur par défaut, activez le menu contextuel (clic-droit) et sélectionnez l’option Définir comme fournisseur principal. Le fournisseur principal apparaît alors en caractères gras.229 Menu Gestion Remises/Promotions  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS La liste des remises et promotions permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et/ou d’articles. Créer une remise, promotion avec l’assistant L’assistant permet de créer deux types de tarifs : • des remises qui sont applicables à une sélection de clients et d'articles, • des soldes et promotions qui sont uniquement applicables à une sélection d’articles. 1. Cliquez sur le bouton puis dans la fenêtre de l’assistant, cochez l’option Des rabais, remises, ristournes ou Des soldes et promotions enfin cliquez sur le bouton [Suivant]. Vous avez également une autre possibilité : cliquez sur la flèche du bouton [Créer] puis choisissez la fonction Créer des remises ou Créer des soldes et promotions. L’assistant de création des tarifs s’affiche. Choisir les clients Choisissez les clients pour lesquels vous souhaitez appliquer une remise. 2. Cochez l’une des options proposées : • Tous les clients : la remise est applicable à tous les clients, • Tous les clients ayant une famille : la remise est applicable à tous les clients rattachés à une famille, quelle que soit sa famille. • Les clients de la famille : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez une famille. • Le client : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez un client en particulier. • Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape suivante. Attention ! Cette étape est uniquement proposée dans le cadre d’une remise. Si vous créez une promotion, passez au paragraphe suivant.230 Menu Gestion Choisir les articles Vous choisissez les articles sur lesquels seront appliqués la remise ou la promotion. 3. Cochez l’une des options proposées : • Tous les articles : la remise est applicable à tous les articles que vous avez, • Tous les articles ayant une famille : la remise est applicable à tous les articles rattachés à une famille, quelle que soit sa famille. • Les articles de la famille : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez une famille. • L’article : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez un article en particulier. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape suivante. Définir le tarif 5. Deux modes d’affichage de la remise dans les lignes des pièces commerciales sont proposés. Cochez la présentation que vous voulez adopter : • Remise sur le prix de vente : le prix est affiché directement avec la remise. Le taux de la remise n’est donc pas indiqué. • Remise ajoutée à la ligne de facturation : le taux de la remise est indiqué. Vous avez le prix de base et le prix après l’application de la remise. Vous pouvez également définir la remise selon des tranches de prix ou de quantité d’articles. Cochez alors l’option Oui puis définissez les tranches. 6. Dans la dernière zone, cochez l’option % ou Montant et saisissez le taux ou le montant de la réduction à affecter au tarif. 7. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape suivante. Choisir une période 8. Saisissez la période de dates sur laquelle la remise sera appliquée. Vous pouvez utilisez les icônes du calendrier . Si vous laissez les zones vides, la remise sera valable indéfiniment. 9. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Nommer la réduction 10.Saisissez le nom de la réduction, par exemple : opération fidélité : 5% de remise. 11.Cochez l’option Ajouté dans la description de la ligne de pièce si vous voulez que le nom de la remise soit affiché dans les pièces commerciales, au niveau de la description de l’article. 12.Cliquez sur le bouton [OK].231 Menu Gestion Créer une remise sans l’assistant 1. A partir de la liste des remises/promotions, cliquez sur la flèche du bouton puis choisissez la commande CRÉER SANS ASSISTANT. Cette commande est aussi accessible à l'aide du menu CONTEXTUEL (clic droit). Vous définissez un taux de remise sur une sélection de clients et d’articles qui sera appliqué au prix de base de votre article ou à la ligne de facturation. La fenêtre Nouveau tarif s'affiche. 2. Dans la zone Libellé, saisissez le nom de la remise. 3. Cochez l’option Ajouté à la description si vous voulez que l’intitulé de la remise s’affiche dans la description de l’article, sur les pièces commerciales. 4. Afin de choisir les clients qui peuvent bénéficier de la remise, cochez l’une des options proposées : • Tous les clients : la remise est applicable à tous les clients. • Tous les clients ayant une famille : la remise est applicable à tous les clients rattachés à une famille, quelle que soit sa famille. • Les clients de la famille : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez une famille. • Le client : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez un client en particulier. 5. Vous choisissez les articles sur lesquels une remise peut être appliquée, pour cela cochez l’une des options : • Tous les articles. • Tous les articles ayant une famille : la remise est appliquée à tous les articles rattachés à une famille, quelle que soit sa famille. • Les articles de la famille : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez une famille. • L’article : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez un article en particulier. 6. Dans la zone Tarifs, saisissez le Taux de remise accordé. 7. Deux modes d’affichage de la remise dans les lignes des pièces commerciales sont proposés. Cochez la présentation que vous voulez adopter : • Remise sur le prix de vente : le prix est affiché directement avec la remise. Le taux de la remise n’est donc pas indiqué. • Remise ajoutée à la ligne de facturation : le taux de la remise est indiqué. Vous avez le prix de base et le prix après l’application de la remise. 8. Indiquez la période d’application de la remise à l’aide des icônes du calendrier . 9. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider la création du tarif.232 Menu Gestion Modifier une remise, une promotion 1. Pour modifier un tarif, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer une remise, une promotion 1. Pour supprimer un tarif, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].233 Menu Gestion Gammes  Menu LISTES - commande GAMMES La liste des gammes permet de créer des gammes de produits et /ou d’articles. Créer un critère de gamme  Menu GESTION - Commande CRITÈRES DE GAMME... - bouton CRÉER Définissez le libellé du critère de gamme dans la zone de texte Libellé. Cliquez sur pour définir les valeurs de ce critère. Entrez les valeurs souhaitées et cliquez sur [OK et créer]. Créer une gamme d’articles  Menu GESTION - Commande GAMMES... 1. Dans la fenêtre Liste des gammes, cliquez sur le bouton [créer]. 2. L’assistant de création de gamme s’affiche. Saisissez un code et une désignation pour la nouvelle gamme et cliquez sur [Suivant]. 3. Choisissez dans la liste déroulante le critère souhaité et cochez les valeurs. Vous avez la possibilité de rajouter des nouvelles valeurs avec le clic droit. Cliquez sur [Suivant]. 4. Vous pouvez sélectionner jusqu’à trois critères de gammes. 5. Une fenêtre indiquant un compte rendu de vos critères s’affiche. Pour rattacher la gamme à une famille d’articles, cliquez sur pour la sélectionner. 6. Cliquez sur [Ok]. La nouvelle gamme s’affiche. Vous pouvez fixer dans la liste déroulante le mode d’affichage en fonction des prix (HT, TTC) ou des coefficients de marge. Vous pouvez choisir d’annuler la création d’un article de gamme en décochant la case au début de la ligne ou en utilisant le CLIC DROIT. Pour copier des valeurs de prix, vous pouvez utiliser le CLIC DROIT - COPIER. Cliquez sur [Ok] pour enregistrer la gamme. Vous pouvez par la suite modifier ou supprimer la gamme en cliquant sur [Modifier] ou [Supprimer] ou en utilisant le clic droit. Modifier une gamme d’articles  Menu GESTION - commande GAMMES... - Bouton [Modifier...] Vous pouvez modifier les articles de la gamme en double-cliquant sur la ligne souhaitée. La fiche de l’article s’affiche et vous pouvez apporter les modifications souhaitées. Voir Articles, page 205. Cliquez sur [OK] pour enregistrer les modifications. 234 Menu Gestion Compléter une gamme d’articles  Menu GESTION - commande GAMMES... - Bouton [Compléter] Vous avez la possibilité de compléter votre gamme d’articles en rajoutant des nouvelles combinaisons de critères. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton [Compléter...] situé dans la barre d’actions. L’assistant s’affiche. Il est semblable à l’assistant de création de gamme, sauf que les critères de gamme sont déjà définis. 2. Choisissez les valeurs souhaitées et cliquez sur [Suivant]. 3. Une fenêtre indiquant un compte rendu de vos critères s’affiche. Pour rattacher la gamme à une famille d’articles, cliquez sur pour la sélectionner. 4. Cliquez sur [Terminer]. Les articles complétant la gamme s’affichent. 5. Cliquez sur [OK] pour valider les modifications.235 Menu Gestion Dépôts  Menu GESTION - commande DÉPÔTS La commande DÉPÔTS vous permet d'enregistrer les dépôts de votre société. Le premier dépôt de la liste est le dépôt principal. Vous pouvez à partir de la liste des dépôts CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un dépôt. Vous pouvez à partir de la liste des dépôts CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un dépôt. Créer un dépôt 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). Identification du dépôt Le dépôt Principal figure par défaut dans tous les dossiers que vous créez et celui-ci peut être modifié.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Dépôts à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code du dépôt s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque dépôt créé. 2. Indiquez le Libellé complet du dépôt ainsi que ses coordonnées postales (Adresse, CP, Ville, Pays).236 Menu Gestion Onglet Responsable Renseignez les différentes zones concernant le responsable du dépôt : Nom, Titre, Fonction, N° de téléphone fixe et Mobile, Fax, adresse électronique. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur le dépôt. Modifier un dépôt 1. Pour modifier un dépôt, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Dépôt s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer un dépôt 1. Pour supprimer un dépôt, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Transférer les articles d’un dépôt vers un autre dépôt Transfert de tous les articles Vous pouvez transférer les articles d'un dépôt vers un autre dépôt. 1. Sélectionnez le dépôt à transférer puis faites un clic-droit et choisissez la commande TRANSFÉRER VERS UN AUTRE DÉPÔT. 2. Sélectionnez dans la liste déroulante, le dépôt de destination. 3. Validez en cliquant sur le bouton [Ok].237 Menu Gestion  La quantité de la colonne Stock réel est mise à jour en fonction de la quantité transférée. Transfert d’un article Vous pouvez également transférer un article vers un autre dépôt à partir de la fiche article, onglet Dépôt. Voir Transférer un article vers un autre dépôt, page 212. Changer le dépôt dans une facture Vous pouvez à partir d’une facture client changer le dépôt d’un article, préalablement sélectionné. 1. Cliquez, comme le montre la fenêtre ci-dessous, sur le bouton [Outils] puis sélectionnez la commande CHANGER LE DÉPÔT. 2. Sélectionnez le dépôt dans lequel l’article sera pris pour cette vente. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Réapprovisionner un dépôt  Menu GESTION - commande DÉPÔTS - clic-droit RÉAPPROVISIONNER CE DÉPÔT Saisie du dépôt source 1. Dans la fenêtre Assistant de transfert de dépôts, sélectionnez le Dépôt source à partir duquel vous souhaitez réapprovisionner le dépôt sélectionné.238 Menu Gestion 2. Le Dépôt de destination sera réapprovisionné en fonction de la quantité d'articles disponible dans le dépôt source. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 3. Si le dépôt source est insuffisant, cochez l'une des deux options proposées : • Ne pas réapprovisionner, • Réapprovisionner (au détriment du stock du dépôt source qui passe en négatif). 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.  Chaque fois que vous effectuez une de ces transactions (transfert ou réapprovisionnement entre dépôts), un mouvement de stock est généré. Vous pouvez activer la commande MOUVEMENTS DE STOCK du menu GESTION pour consulter toutes les opérations réalisées. Gestion des stocks multi-dépôts Dans le cadre d’une gestion de stock multi-dépôts, vous devez respecter les étapes décrites ci-dessous. Vous pouvez ainsi suivre avec exactitude les stocks des différents dépôts de votre entreprise (entrepôts, boutiques, siège social, etc.) 1. Enregistrer vos différents dépôts Voir Créer un dépôt, page 235. 2. Affecter un article à un dépôt Les différents dépôts de stockage de l'article sont indiqués dans la fiche article onglet Dépôt.  Si vous saisissez plusieurs dépôts pour un même article, un des dépôts doit être déclaré en dépôt favori. 1. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste , le Dépôt favori de l'article. Il s'agit du dépôt principal utilisé lors de la facturation. 2. Saisissez dans la colonne Stock réel, le nombre d'articles stockés dans le dépôt favori puis dans les autres dépôts. C’est à partir de ces différents dépôts que le choix sera possible si la quantité de l'article facturé est insuffisante.239 Menu Gestion Vous pouvez renseigner le Stock minimum et le Stock maximum d'alerte sur chaque dépôt. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 3. Réapprovisionner vos dépôts La saisie de pièces commerciales fournisseurs vous permet de réapprovisionner vos stocks par dépôt. Après avoir défini un dépôt dans la fiche du fournisseur (onglet Complément), vous pouvez passer à l'enregistrement de vos pièces fournisseurs par dépôt. Lors de la saisie d’une pièce fournisseur, le dépôt par défaut est celui auquel est rattaché le fournisseur sélectionné. Pour définir un autre dépôt que celui indiqué dans la fiche Fournisseur, double-cliquez dans la colonne Dépôt de la pièce commerciale et sélectionnez à l'aide du bouton Liste le dépôt concerné. Exemple Votre fournisseur «Tout pour les PC» approvisionne le dépôt de Bordeaux. 1. Vous indiquez donc Bordeaux dans la zone Dépôt de la fiche fournisseur correspondante. Lorsque vous enregistrez une pièce auprès de ce fournisseur, c'est le dépôt de Bordeaux qui va être pris en compte automatiquement dès que vous renseignerez la zone Fournisseur de la pièce commerciale. Or, vous souhaitez que la pièce soit rattachée au dépôt de Paris. 2. Pour cela, double-cliquez dans la colonne Dépôt dans la ligne de la pièce commerciale puis activez la liste auxiliaire des dépôts à l'aide du bouton . 3. Sélectionnez dans la liste le dépôt de Paris puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. 4. Gérer les variations de stocks Lors de la saisie de vos factures clients, si la quantité en stock de l'article que vous commandez est insuffisante dans le dépôt spécifié, un message vous en informe. Vous pouvez dans ce cas : • utiliser l'article de substitution, si celui-ci a été défini dans la fiche article (onglet Complément), • effectuer un transfert de dépôt à dépôt, • utiliser un autre dépôt dont la quantité en stock de l'article est suffisante • lancer la fabrication de l'article, s'il s'agit d'un article composé. Utiliser l'article de substitution Si vous avez renseigné la zone Substitut dans la fiche article (onglet Complément), vous pouvez avoir recours à cet article de substitution pour satisfaire la commande de votre client, à condition que la quantité en stock de ce substitut soit suffisante. Dans le cas contraire, un message vous signale que la quantité en stock est insuffisante lorsque vous validez cette option.240 Menu Gestion Effectuer un transfert d'un dépôt vers un autre Pour accéder à cette commande, cliquez sur le bouton de la pièce commerciale en cours puis activez la commande TRANSFERT DE DÉPÔT. Vous pouvez ainsi faire appel à un autre dépôt pour compléter la quantité manquante. La quantité manquante sera transférée du dépôt sélectionné (dépôt source) vers le dépôt courant (dépôt de destination). Exemple Vous commandez 15 logiciels de Ciel Quantum à partir du dépôt de Paris. Or, la quantité en stock de ce dépôt n'est que de 10. En revanche, sur le dépôt de Rouen, la quantité en stock est de 20. Lors du transfert vous précisez que vous souhaitez déplacer 5 articles du dépôt de Rouen vers le dépôt de Paris. Il restera donc 15 articles en stock dans le dépôt de Rouen. Utiliser un autre dépôt Vous devez pour cela, modifiez le dépôt indiqué dans la pièce commerciale. Double-cliquez dans la colonne Dépôt de la pièce commerciale puis sélectionnez le nouveau dépôt à l'aide du bouton . Si vous choisissez cette option, c'est le dépôt indiqué dans la pièce commerciale qui sera utilisé pour alimenter toute la commande. Le stock du dépôt courant ne sera donc pas modifié. Exemple Vous commandez 15 logiciels de Ciel Quantum à partir du dépôt de Paris. Or, la quantité en stock de ce dépôt n'est que de 10. En revanche, dans le dépôt de Rouen, la quantité en stock est de 20. En utilisant ce dépôt pour répondre à cette commande, les 15 articles seront prélevés du dépôt de Rouen ; la quantité restant en stock sera donc de 5. La quantité en stock de cet article dans le dépôt de Paris restera inchangée, c'est-à-dire de 10. Fabriquer l'article composé Le logiciel vous propose d'effectuer cette opération si l'article composé est en rupture de stock mais que le nombre de composants est suffisant pour lancer la fabrication. Vous pouvez aussi lancer la fabrication en cliquant sur le bouton commande FABRIQUER L'ARTICLE COMPOSÉ. 5. Mouvements de stocks manuels et automatiques En saisie automatique... Les mouvements de stocks générés automatiquement lors de la validation de pièces commerciales prennent en compte le dépôt affecté lors de l'enregistrement de la pièce. Aucune modification n'est possible à ce stade; seul un transfert de dépôt peut être envisagé pour une modification de mouvements de stock.241 Menu Gestion En saisie manuelle... La création d'une entrée ou sortie de stock s'effectue par défaut dans le dépôt défini dans la fiche article concernée. Vous pouvez modifier ce dépôt si vous le souhaitez. 1. Dans la fenêtre de création d'un mouvement de stock (menu GESTION - commande MOUVEMENTS DE STOCK), cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, double-cliquez dans la zone Dépôt et sélectionnez à l'aide du bouton le dépôt souhaité. 6. Analyser vos dépôts Pour un meilleur suivi et une gestion plus optimale de vos stocks, Intégrale de gestion Ciel Quantum vous donne la possibilité d'obtenir vos états par dépôt. Toutes les éditions liées aux articles tiennent compte d'une gestion multi-dépôts, à savoir : • le suivi des stocks, • l'inventaire des articles, • la capacité de fabrication.242 Menu Gestion Mouvements de stock  Menu GESTION - commande MOUVEMENTS DE STOCK La liste des mouvements de stock affiche tous les mouvements manuels ou automatiques effectués lors de la gestion de vos pièces commerciales (bon de livraison, factures d'achat et de vente, etc.) ainsi que les traitements spécifiques comme la RÉGULATION DES STOCKS, les TRANSFERTS D'UN DÉPÔT VERS UN AUTRE, les RÉAPPROVISIONNEMENTS.  Cette commande est aussi utilisée dans le cas de mouvements exceptionnels (pertes, vols...) en ce qui concerne les sorties et pour les entrées en stock si vous n'utilisez pas la chaîne d’achat. Vous pouvez à partir de cette liste CRÉER ou VISUALISER un mouvement de stock. Attention ! Certains services internes à une entreprise se servent exclusivement de cette commande pour gérer leurs stocks car ils n'ont ni entrée, ni sortie, par le biais de pièces commerciales.243 Menu Gestion Créer un mouvement de stock manuellement (entrée ou sortie)  Un mouvement de stock est identifié par : • son Numéro, • le Code de l'article mouvementé, • sa Date, • le Type de mouvement de stock, • la Quantité mouvementée, • son Libellé, • son numéro de série ou de lot, • le Dépôt dans lequel à lieu le mouvement, etc. 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Code du mouvement de stock à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - Numérotation - zone Codes bases. Si ce paramétrage est effectué, le numéro du mouvement de stock s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier. Le Numéro est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque mouvement de stock créé. 2. Saisissez-le si vous n’avez pas défini de numérotation automatique des mouvements de stock. 3. Indiquez la Date du mouvement de stock. Utilisez l'icone calendrier pour la sélectionner. 4. Sélectionnez l'Article pour lequel vous effectuez une entrée ou une sortie de stock. La désignation s'affiche automatiquement. 5. Saisissez la Quantité à mouvementer.  S'il s'agit d'une Sortie de stock, saisissez une quantité négative. 6. Saisissez le Libellé du mouvement de stock et indiquez le Dépôt concerné.244 Menu Gestion 7. Si le suivi de l'article est géré par un numéro de série ou lot, cliquez dans la cellule N° série/lot pour saisir les numéros à entrer ou à sortir. Voir Saisir les numéros de série/ lot, page 244. Le Prix d’Achat Hors Taxe de l'article est rappelé. 8. Enregistrez le mouvement de stock en cliquant sur le bouton [Ok]. Générer un mouvement de stock automatiquement Les entrées de stock automatiques peuvent provenir de diverses opérations : • Chaque création d'article avec incrémentation d'un stock réel, générera une ligne de type opération manuelles dans les mouvements de stock. • Chaque validation de bons de réception (BR), facture directe d'achat, avoir client (avec incrémentation des stocks) générera autant de lignes d'entrée de stock que d'articles figurant dans ces pièces commerciales. • Chaque validation d'ordre d'assemblage, de désassemblage ou d’annulation d’assemblage générera une ligne d'entrée de stock du composé et autant de lignes de sortie de stock que d'articles composants figurant dans la nomenclature du composé. • Chaque inventaire d'articles effectué par la commande RÉGULATION DES STOCKS et faisant apparaître des écarts positifs générera des entrées de stock. Saisir les numéros de série/lot En entrée de stock 1. Cliquez dans la première cellule et saisissez le numéro de série ou de lot. 2. Si l'article est géré en lot, dans la cellule Quantité, indiquez le nombre d'articles qui se réfèrent à ce numéro de lot. Dans le cas d'une gestion en série, la quantité est toujours égale à 1 et vous n'avez pas besoin de renseigner la quantité. 3. Vous pouvez saisir un code barre au numéro de série ou de lot. 4. Procédez de la même manière pour les autres numéros à attribuer. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Attention ! Le mouvement de stock créé est directement validé. Certaines zones ne sont donc pas modifiables. Attention ! La génération automatique d'un mouvement de stock est directement validée. Certaines zones ne sont donc pas modifiables.245 Menu Gestion En sortie de stock  A ce stade, cette saisie n'est pas obligatoire par contre elle sera impérative à la validation des pièces. La colonne Bloqué vous informe par une coche qu'un numéro ne peut être sorti. Le blocage ou déblocage des numéros s'effectue dans la fiche article. 1. Sélectionnez les numéros à sortir du stock. 2. Cliquez sur le bouton [Ajouter] ou faites un double-clic. Les numéros de série ou de lot s'affichent alors dans la partie N°saisis. 3. Vous pouvez entrer un Code barre dans la zone correspondante, si vous souhaitez sortir des numéros de série ou de lot en fonction de leur code barre. 4. Vous pouvez toujours retirer des numéros si par exemple ils ont été malencontreusement ajoutés. Pour cela, sélectionnez-les en bas de la fenêtre et cliquez sur le bouton [Enlever]. 5. Une fois que vous avez fini, cliquez sur le bouton [OK].246 Menu Gestion Ordres de production  Menu GESTION - commande ORDRE DE PRODUCTION Cette commande vous permet de consulter les ordres de production existants. Vous pouvez depuis cette fenêtre lancer la création d'un assemblage, désassembler ou annuler un assemblage. Créer un ordre de production Cette commande est également accessible par le menu CONTEXTUEL (clic-droit). Voir Gestion de production, page 358. Consulter un ordre de production 1. Sélectionnez l'ordre de production que vous souhaitez visualiser. 2. Cliquez sur le bouton [Consulter].  Vous pouvez éditer l'état Ordre de production disponible en cliquant sur l'icone . La fenêtre suivante s’affiche et vous pouvez alors régler vos paramètres.247 Menu Gestion Eco-participations  Menu GESTION - commande ÉCO-PARTICIPATIONS La loi DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques) a pour objectif de limiter le gaspillage des matières premières. Le principe est que le consommateur rapporte ses équipements usagés et s'acquitte de l'éco-participation pour financer leur recyclage. L'éco-participation correspond donc à la contribution financière du consommateur pour la collecte, la réutilisation ou le recyclage d'un produit usagé. Son montant varie selon le produit et le type de traitement qu'il nécessite, et doit apparaître sur la fiche de l'article pour information. Dans la liste des éco-participations, vous pouvez créer, modifier, supprimer une écoparticipation. Créer une éco-participation 1. Cliquez sur le bouton [Créer] ou activez le menu CONTEXTUEL - commande CRÉER. La fenêtre ci-dessous s’affiche.248 Menu Gestion 2. Indiquez le Code ainsi que le Libellé de l'éco-participation. 3. Vous pouvez lui attribuer une famille d'éco-participation. Sélectionnez sa Famille d'appartenance à l'aide du menu déroulant. Vous pouvez directement en créer une. Pour cela faites un clic-droit dans la zone du menu déroulant puis choisissez la commande CRÉER du menu CONTEXTUEL. Vous pouvez également créer vos familles d'éco-participation par le menu LISTES - commande AUTRES LISTES. Voir Autres listes, page 125. 4. Saisissez le Montant TTC de l'éco-participation et cliquez sur le bouton [OK]. Modifier une éco-participation 1. Pour modifier une éco-participation, cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une éco-participation  Une éco-participation ne peut être supprimée si celle-ci est utilisée. 1. Pour supprimer une éco-participation, cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous informe que l'application va vérifier si l'éco-participation est utilisée. 3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression. Exporter les données de la liste vers Office Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic-droit) puis sélectionnez la commande Office. Imprimer la liste des éco-participations 1. Vous pouvez imprimer la liste de vos éco-participations en cliquant sur l’icone ou situés dans la barre de la liste. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez la ligne Liste des éco-participations.249 Menu Gestion e-Commerce  Menu GESTION - commande E-COMMERCE Cette commande permet d’accéder directement aux fonctionnalités d’e-Commerce. Créer le site  Menu GESTION - commande E-COMMERCE - CRÉER LE SITE Dans Intégrale de gestion Ciel Quantum, vous devez ouvrir le dossier de votre société contenant les données qui seront récupérées dans votre site e-Commerce. Lorsque vous activez la commande E-COMMERCE pour la première fois, un "assistant" démarre automatiquement et vous demande les informations nécessaires à la création de votre site.  Vous passez d'une étape à l'autre en cliquant sur les boutons situés en bas de la fenêtre : [Précédent] et [Suivant]. Etape 1: adresse de votre site 1. Choisissez le Nom du site qui identifie votre société. Ce nom est utilisé pour définir l'adresse de votre site et pour identifier ce dernier sur la plate-forme d'hébergement de Ciel e-Commerce. 2. L'adresse de la plate-forme d'hébergement de Ciel e-Commerce est : http://commerce.ciel.com Ainsi, si vous nommez votre dossier masociete, l'adresse de votre site e-commerce sera : http://commerce.ciel.com/masociete 3. Saisissez votre numéro de licence pour créer un site complet.250 Menu Gestion Etape 2: vos coordonnées 4. Enregistrez vos coordonnées. Ces informations pourront être modifiées ultérieurement en activant l'Assistant de création/modification de site. Etape 3: identification de votre site Cette étape vous permet de personnaliser votre site. Titre Le titre saisi dans cette zone apparaîtra sur toutes les pages de votre site de commerce.  Vous pourrez le modifier ultérieurement, ainsi que toutes les informations qui vont suivre. Attention ! Les caractères accentués ainsi que les espaces entre les mots ne sont pas acceptés.251 Menu Gestion Site société Ciel e-Commerce n'a pas vocation à être le site Internet principal de votre société (site institutionnel). Si vous souhaitez créer un site institutionnel à l'occasion de votre projet e-commerce vous pouvez relier votre site de commerce à votre site institutionnel par un lien qui sera proposé sur toutes les pages du site de commerce. 5. Saisissez ici l'adresse de votre site institutionnel. Exemple: www.masociete.com Contact e-mail Vous devez également spécifier une adresse de courrier électronique (e-mail) qui sera accessible depuis toutes les pages de votre site de commerce. Cette adresse e-mail permettra aux visiteurs du site de communiquer avec vous. 6. Saisissez cette adresse e-mail dans la zone correspondante. Exemple: durand@masociete.com Etape 4: Logo 7. Afin que le logo de votre société apparaisse sur toutes les pages de votre site d'e-commerce, indiquez, dans cette étape, le nom et l'emplacement du fichier constituant votre logo. Vous pouvez créer votre logo à partir de n'importe quel logiciel graphique du marché. Deux contraintes sont cependant à respecter : • son format : ce fichier doit être au format GIF ou JPEG, qui sont les 2 formats standards d'images sur internet. • sa taille : elle est fixée à 150 pixels de large pour 100 pixels de haut.  Si la taille du logo sélectionné est différente de 150x100, il sera envoyé à la plate forme d'hébergement de Ciel e-Commerce, mais son affichage sera incorrect.252 Menu Gestion Etape 5: compte d’affectation des ventes Avec le Module Boutique, l'accès à votre site est ouvert aux internautes du monde entier, donc à des clients potentiels non référencés dans votre gestion commerciale. Pour que les commandes de ces clients soient intégrées à Intégrale de gestion Ciel Quantum, il convient de déterminer à quel compte client seront affectées les commandes des clients nationaux et éventuellement à quel compte client seront affectées les commandes des clients export. 8. Sélectionnez dans la liste déroulante le compte client auquel seront rattachées les ventes boutique des clients nationaux. Faites éventuellement de même pour les clients exports.  Seule la sélection du Compte client national est obligatoire. Le compte client export est facultatif. Tarifs appliqués aux ventes des clients Boutique Le choix des comptes clients de référence impacte tous les aspects de la navigation des clients 'boutique'. En effet, les tarifs indiqués dans la boutique sont les tarifs applicables pour le client boutique sélectionné. Il en va de même pour le régime de TVA applicable, pour les informations de stock, etc. Les éventuelles remises dont dispose ce compte client sont bien sûr appliquées sur le site de commerce.  Pour déterminer si les tarifs de ce client sont hors taxe ou TTC, vous devez configurer correctement la catégorie tarifaire à laquelle ce client est rattaché. Etape 6: paramètres d’expédition Cette étape vous permet d'affecter des frais de port à toutes les commandes passées sur le site. 9. Pour cela sélectionnez à partir de cette fenêtre un article de port normal. De plus, vous pouvez proposer à vos internautes le choix entre une livraison normale ou express. 253 Menu Gestion  Ces articles n'ont pas nécessairement un prix fixe. Il suffit de définir le prix de ces articles dans les différentes catégories tarifaires des clients et éventuellement de gérer des remises spécifiques à chaque client. Il vous est donc possible de définir un forfait de livraison spécifique à chaque client. Frais de livraison 10.Indiquez le montant des frais de livraison appliqués aux articles que vous commercialisez. Livraison gratuite à partir de… Cette zone permet de paramétrer un seuil au-delà duquel la livraison normale est gratuite. Le code de la monnaie de tenue de compte de la gestion commerciale s'affiche à côté de cette zone. TVA sur le port 11.Cochez l'option Appliquer la TVA sur le port pour les clients assujettis à la TVA si vous souhaitez que les frais de livraison soient également soumis à la TVA. 12.Cochez l'option Proposer l'enlèvement par le client si vous souhaitez que vos clients internationaux ayants droit au crédit d'enlèvement puissent en bénéficier lors de sa commande. Etape 7: paramètres de sécurité Cette fenêtre permet de définir le code d'accès et mot de passe qui permettent d'accéder aux statistiques de fréquentation, au paramétrage des options d'affichage sur le site et à la validation des commandes.  Vous devez choisir comme code d'accès une valeur différente des codes clients existants. Il n'y a pas de mot de passe par défaut, veuillez donc en définir un afin de pouvoir accéder à l'espace d'administration. 13.Cochez la case Utiliser une connexion sécurisée (SSL) pour que vos opérations de paiement puisse s'effectuer via un protocole sécurisé. Le SSL repose sur un système de cryptage des données et permet, entre autres, de sécuriser les opérations de paiement : lorsque le client valide sa commande, il est dirigé vers une nouvelle page sécurisée, avec une adresse commençant par https et un signe de cadenas en bas de la fenêtre. Il entre le numéro de sa carte bleue et la date d'expiration dans cet espace sécurisé, où toutes les données sont chiffrées, donc impossibles à récupérer par un pirate. Le numéro de carte bancaire ne circule pas en clair sur Internet, il est d'abord crypté et ensuite transféré au serveur de commerce. Si le serveur est hébergé à distance (hébergement mutualisé par exemple), le commerçant passera lui aussi par une connexion sécurisée SSL pour récupérer les numéros de carte bleue, afin que la chaîne soit sécurisée de bout en bout. Etape 8: lancement de la création du site Cette dernière étape vous permet de créer votre site.254 Menu Gestion 14.Cliquez sur le bouton [Lancer la création]. Une barre de progression s'affiche alors et rappelle le déroulement du transfert des données de votre gestion commerciale vers la plate-forme d'hébergement de Ciel e-Commerce. Par la suite, la fenêtre affichée indique que la création du site s'est bien passée et vous invite à procéder aux paramétrages complémentaires. 15.Cliquez sur le bouton [OK] pour accéder à votre site. Votre site est à présent créé et nous vous recommandons de le visiter immédiatement. Ceci vous permettra de voir comment se présente votre catalogue, et d'identifier les réglages supplémentaires que vous souhaiterez effectuer. Nous vous recommandons de visiter le site en tant que client boutique, puis en tant que client en compte, et de passer une commande dans ces deux modes. Naviguez sur votre site 1. Pour obtenir une description détaillée de ces deux modes, connectez-vous comme client en compte. Vous aurez besoin d'utiliser le code d'accès et le mot de passe d'un des clients de votre gestion commerciale. Vous trouverez ces informations en cliquant sur le bouton [Dépannage] de Ciel eCommerce ou dans Intégrale de gestion Ciel Quantum en activant le menu GESTION commande E-COMMERCE - DÉPANNAGE. 2. Si vous créez des commandes sur votre site durant ces manipulations, veillez à les effacer pour qu'elles ne soient pas prises en compte dans votre gestion commerciale. Reportez-vous à la description du module de contrôle des commandes pour effectuer cette tâche. Mise à jour de votre site  Menu GESTION - commande E-COMMERCE - MISE À JOUR Votre site e-commerce s'appuie sur les données existantes de votre gestion commerciale : • votre catalogue évolue fréquemment, ainsi que les tarifs de vos articles, • vous créez fréquemment de nouveaux clients, qui ont souvent des conditions tarifaires spécifiques, • les stocks disponibles évoluent chaque fois que vous enregistrez une commande client ou un approvisionnement, • les documents de ventes de vos clients passent du statut de bon de commande à bon de livraison puis facture. Pour fonctionner de manière optimale, votre site e-commerce doit donc refléter ces évolutions. Il doit aussi s'enrichir de nouvelles images et informations détaillées sur vos articles. Enfin, vos pages d'accueil et de promotions, pour être perçues comme vivantes, doivent être renouvelées périodiquement. Pour répondre à ces besoins, vous disposez avec Ciel e-Commerce de deux modes de mise à jour de votre site. • Une mise à jour des fichiers et des paramètres du site, qui vous permet d'adapter les informations "marketing" de votre site.255 Menu Gestion • Une mise à jour complète des données du site qui permet de récupérer dans Intégrale de gestion Ciel Quantum les commandes reçues sur le site et d'envoyer vers le site toutes les informations de votre gestion commerciale qui ont été crées ou modifiées depuis la dernière mise à jour. Cette mise à jour complète comporte également la mise à jour des fichiers et paramètres. Accès à internet pour la mise à jour Le poste de travail sur lequel s'effectue la mise à jour doit être équiper d’une connection Internet afin de communiquer avec la plate-forme d'hébergement. 1. Si vous disposez d'une connexion partagée à Internet via votre réseau (connexion permanente du type ADSL, câble ou ligne spécialisée ou bien connexion à activation automatique du type Numéris), n’établissez pas cette connexion ; 2. Si vous vous connectez à Internet à l'aide d'un modem classique, vous devrez : • établir la connexion à Internet avant de lancer votre mise à jour ou, • paramétrer cette connexion de telle sorte qu'elle s'établisse automatiquement dès qu'un programme cherche à accéder à Internet. 3. Dans tous les cas et en particulier si vous souhaitez effectuer les mises à jour de façon automatique et planifiée, assurez-vous que la connexion est bien libérée une fois la mise à jour effectuée. Mise à jour des fichiers et paramétrage du site Voir Modification des fichiers et des paramètres du site, page 260. Mise à jour complète des données du site 4. Lancez l'application pour accéder à l'assistant et au bouton [Lancer une mise à jour]. Cette fonction vous permet d'effectuer une mise à jour complète de votre site, c'est-à-dire à la fois des données de gestion (réintégration des commandes puis mise à jour des données sur le site) et des "attributs du site" (options définies dans l'assistant et fichiers complémentaires tels que pages d'accueil, descriptions d'articles, etc.). Cette fonction sert donc à mettre votre site marchand en adéquation avec les informations de votre gestion commerciale. La mise à jour permet ainsi : • de récupérer les commandes passées sur le site pour les intégrer à votre gestion commerciale, • d'actualiser et extraire les données issues de la gestion commerciale telles que les changements de tarifs, les modifications du statut des commandes, les informations de stocks, les nouveaux clients, les pièces en cours, etc. • d'adapter les options du site telles que les pages d'accueil, des fiches produits détaillées, les options de paiement, de port, etc. Une barre de progression s'affiche et vous indique le déroulement de la procédure. En fin de mise à jour, vous accéder directement au site marchand.  Vous disposez d'un crédit d'une mise à jour quotidienne, vous ne pouvez donc lancer cette fonction qu'une fois par jour.256 Menu Gestion Cependant, durant les sept premiers jours suivant la création de votre site, vous avez droit à douze mises à jour quotidiennes, ce qui vous permet de réaliser l'adaptation fine de votre site. La mise à jour peut être : • Manuelle : elle est déclenchée, comme décrit précédemment, par le bouton [Lancer une mise à jour]. • Automatique : grâce au bouton [Mise à jour automatique] de l'assistant de création/ modification de site qui vous permet de programmer l'heure à laquelle cette mise à jour doit être lancée. L'application Ciel e-Commerce doit alors rester ouverte (en fenêtre ou en icone) pour que cette automatisation fonctionne. Import des commandes  Menu GESTION - commande E-COMMERCE - IMPORT DES COMMANDES L’intégration des commandes dans votre gestion commerciale s’effectue via la commande IMPORT DES COMMANDES. Cette réintégration permet d’enregistrer les commandes issues de votre site e-commerce dans votre gestion commerciale, sur le compte des clients en Compte ou sur les comptes «Client National» ou «Client Export» pour les clients boutiques. A cette occasion, chacune des commandes se voit attribuer une référence interne par votre gestion commerciale. Cette référence répond au même schéma de numérotation que les commandes saisies manuellement dans la gestion commerciale. Par retour, l’information concernant le changement de statut des Bons de commandes lorsqu’ils sont transformés en Bon de livraison ou en Facture est mise à jour sur le site. Validation des commandes Rappelons que toutes les commandes passées sur le site doivent être validées par l’administrateur avant de pouvoir être importées dans la gestion commerciale, sauf si l’option d’activation de validation de commande est configurée différemment. 1. Lorsque vous lancez une mise à jour, la fenêtre suivante s’affiche si des commandes sont en attente de validation sur votre site. 2. Par défaut, l’option Ouvrir le site pour valider les commandes est sélectionnée. Si vous cliquez sur le bouton [OK], le site s’ouvre et permet à l’administrateur de valider les commandes passées sur le site. 3. L’option Mettre à jour les données du site sans valider les commandes lance une mise à jour sans tenir compte des commandes en attente de validation. 4. Ces commandes sont accessibles par la fonction Commandes à valider, de l’espace d’administration pour une validation puis intégration ultérieure. Mise à jour de l’état des stocks Lorsque vous lancez une mise à jour complète, les commandes passées sur le site sont envoyées dans la gestion commerciale et l’état des stocks des articles concernés dans la gestion est mis à jour.257 Menu Gestion Ce n’est qu’ensuite que les données du site sont mises en adéquation avec les données de la gestion commerciale. Ainsi, à l’issue de la mise à jour, votre site reflète les stocks exacts de votre gestion. Changement du statut des bons de commandes L’intégration des Bons de commandes dans la gestion commerciale se fait lors de la mise à jour. Les bons de commandes transformés en Bon de Livraison ou en Facture sont accessibles sur le site par la fonction Mes commandes en cours. Lorsque le client Boutique ou en Compte se connecte au site et renseigne son identifiant et mot de passe, ce dernier peut visualiser le processus suivi par ses commandes en se référant aux références internes et web affichées sur le site. Dépannage  Menu GESTION - commande E-COMMERCE - DÉPANNAGE Cette commande permet de : • accéder aux mots de passe des clients en compte et client Boutique, et représentants, • sauvegarder le site, • supprimer le site, • recréer le site à partir d'une sauvegarde, • réinitialiser les données du site. Accéder aux mots de passe Afin de pouvoir restituer facilement son mot de passe à un client (Boutique ou en Compte) qui l'aurait oublié, vous pouvez accéder à cette information à partir de l'assistant de création/modification de site sans avoir à vous connecter à votre site en tant qu'administrateur. Vous pouvez trier la liste affichée en cliquant sur l'en-tête de colonne du critère souhaité. Pour les clients en compte, le programme rappelle : • le code d'accès du client : il s'agit du Code Client enregistré dans Intégrale de gestion Ciel Quantum, • son mot de passe. Pour les clients Boutique, le programme rappelle : • le code d'accès du client : il s'agit de l'adresse e-mail que le client a saisi lorsqu'il a passé une commande, • son mot de passe, • la fonction " mettre le site en veille ".258 Menu Gestion Sauvegarder le site Cette commande vous permet de sauvegarder les paramétrages de votre site : • fichier site .xml, • licence .xml, • les mots de passe des clients, • les informations de paiements (commandes acceptées...), • les paramétrages des commandes (description des articles...). Réinitialiser les données du site Cette option permet de détruire toutes les données présentes sur le serveur et de les recharger intégralement. Cette fonction ne doit bien sûr être utilisée qu'avec précaution.  Si toutes les données sont réinitialisées, les mots de passe des clients en Compte et Boutique sont pour leur part conservés tels quels afin que votre opération de maintenance n'affecte pas vos clients. Supprimer le site Lorsque vous activez la fonction, un message de confirmation s'affiche suivi de la suppression effective du site. Effets de la suppression d'un site Le site, stocké sur le serveur d'hébergement, est supprimé, ainsi que les informations locales (nom et paramètres du site).  Les fichiers joints du site et présents sur le poste de travail de l'application Ciel eCommerce (images, fichiers HTML, etc.) ne sont pas affectés par cette suppression. Recréer le site à partir d’une sauvegarde Cette commande vous permet de récupérer les informations d'une sauvegarde afin de récréer un nouveau site identique. Réinitialiser toutes les données du site Cette commande permet de détruire toutes les données présentes sur le serveur. Les tables de données sont remises à zéro et les informations sont intégralement rechargées. Attention ! Les statistiques de présentation du site ne sont pas sauvegardées. Attention ! Une fois confirmée, la suppression d'un site est définitive.259 Menu Gestion Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. 1. Cliquez sur le bouton [Oui] si vous souhaitez vraiment réinitialiser vos données. 2. Sinon, cliquez sur le bouton [Non] pour fermer la fenêtre. Catalogue articles  Menu GESTION - commande E-COMMERCE - CATALOGUE ARTICLES Un message vous informe que votre dossier de gestion commerciale va être fermé pendant l'utilisation de cette commande. La fenêtre Configuration du catalogue s'affiche. A partir de cette fenêtre vous pouvez construire et publier plusieurs catalogues sur votre site, contrôler les droits d'accès par type de client, gérer vos promotions et également mettre en avant vos produits complémentaires. Vous pouvez créer des catalogues promotionnels manuellement ou les auto-générer à partir de certains champs de vos fiches articles. • Pour ouvrir un catalogue double-cliquez dessus. • Pour effectuer une action telle CRÉER, DUPLIQUER ou MODIFIER un catalogue, cliquez sur les boutons respectifs en bas de la fenêtre Configuration du catalogue ou afficher le menu CONTEXTUEL en faisant un clic-droit sur l'élément sélectionné. • Pour effectuer une sélection de plusieurs articles (dans la partie droite des différents onglets) vous pouvez utiliser la touche pour une sélection continue ou la touche pour une sélection discontinue. Frais de port  Menu GESTION - commande E-COMMERCE - FRAIS DE PORT Cette fonction ouvre votre site e-Commerce. Vous pouvez alors y paramétrer vos frais de port. Accéder au site  Menu GESTION - commande E-COMMERCE - ACCÉDER AU SITE Cette commande vous permet d’accéder à votre site et de procéder aux paramétrages complémentaires de votre site d'e-commerce. Attention ! Nous vous conseillons d'utiliser cette commande avec précaution. Attention ! Vous utilisez la technique dite du "drag &drop" ou "cliquez déposer" pour alimenter vos catalogues.260 Menu Gestion Modification des fichiers et des paramètres du site La modification de votre site permet de mettre à jour les paramètres définis dans l'assistant de création/modification du site (options de payement, de port …) mais aussi toutes les informations complémentaires de type page d'accueil, fiches produits détaillées, etc. Cette modification s'effectue en cliquant sur le bouton [Modifier le site…] de l'application Ciel e-Commerce ou depuis Intégrale de gestion Ciel Quantum par le menu GESTION - commande E-COMMERCE - ACCÉDER AU SITE. Vous pouvez modifier votre site autant de fois que vous le souhaitez, sans que cela décrémente votre crédit quotidien de mises à jour : seules les mises à jour complètes du site incluant les données de gestion commerciale décrémentent votre crédit de mises à jour. Si vous souhaitez que cette mise à jour prenne en compte des fichiers nouveaux ou modifiés concernant : • les pages d'accueil et de promotions, • votre page d'aide et vos conditions générales de ventes, • les photos ou descriptions détaillées de vos articles. Vous devrez créer ou modifier ces fichiers puis les placer dans les répertoires adéquats avant de lancer la commande de modification du site. La modification suit les mêmes étapes que la création de site à l'exception des deux premières, qui définissent des paramètres qui sont figés une fois pour toutes lors de la création. Vous pouvez ainsi modifier les paramètres suivants : • l’identification de votre société et du contact à destination de Ciel, • le nom du site et du contact à destination des visiteurs du site, • le logo affiché sur toutes les pages du site, • les comptes d'affectation des ventes du module boutique, • le paramétrage des frais de port, • le code d'accès et le mot de passe pour l'administration de votre site. Après avoir parcouru les étapes de modification, l'assistant vous propose de lancer la mise à jour. 1. Validez la mise à jour afin que vos modifications soient effectives. Une barre de progression s'affiche et indique le déroulement de la procédure. Un message vous indique que la modification a réussi. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour ouvrir votre site immédiatement. Télécharger Ciel e-Commerce  Menu GESTION - commande E-COMMERCE - TÉLÉCHARGER CIEL E-COMMERCE Ce menu ouvre votre navigateur Internet et vous dirige vers la page de téléchargement de Ciel e-Commerce.Top Saisie, Saisie Kilomètre, Saisies Liste des écritures Plan de comptes, Consulter un compte Prévisions Journaux Familles Top Saisie Modèles/abonnements Formats d’import relevé Immobilisations Echanges de données Menu Comptabilité262 Menu Comptabilité Vue d’ensemble La saisie des écritures est une étape obligatoire dans la tenue de votre comptabilité. Pour cela, vous disposez : • de l'assistant TOP SAISIE qui vous propose plusieurs modèles de saisie, • de grilles de saisie rapide (FACTURE CLIENT RAPIDE, FACTURE FOURNISSEUR RAPIDE, ENCAISSER UN MONTANT, RÉGLER UN MONTANT) • de grilles de saisie guidées (FACTURE CLIENT, FACTURE FOURNISSEUR, ENCAISSEMENT, PAIEMENT). En mode SAISIE STANDARD, vous enregistrez vos pièces et écritures comptables dans une grille de saisie. Le mode SAISIE KILOMÈTRE, vous permet de saisir les différentes lignes de plusieurs pièces à des dates différentes mais toujours sur le même mois. Si vous tenez une comptabilité en devises étrangères, le menu SAISIE EN DEVISES vous permet d’effectuer vos saisies avec la devise de votre choix. Vous pouvez consulter la liste de toutes vos écritures et les modèles de pièces comptables déjà paramétrées. Dans le cadre d'une comptabilité analytique, vous visualisez vos écritures analytiques via la liste des écritures.263 Menu Comptabilité L’assistant Top Saisie  Menu COMPTABILITÉ - commande TOP SAISIE L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles.  Cochez l'option Ne pas afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas automatiquement à chaque ouverture de dossier. 1. Sélectionnez l'opération que vous voulez effectuer puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [Ok]. 4. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération en complétant les lignes d'écriture. Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier.264 Menu Comptabilité Saisie kilomètre  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIE KILOMÈTRE Avec la saisie kilomètre, vous saisissez les lignes de pièces de différentes dates mais toujours d’un même mois. C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. Cette saisie est particulièrement utilie pour enregistrer les bordereaux de remises en banque. Imprimer une lettre chèque Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque. Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs. 1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis activez la commande LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic-droit). L'impression se lance directement.265 Menu Comptabilité Saisies  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES Généralités sur les saisies Les différents modes de saisie Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser l'un des différents modes de saisie mis à votre disposition. Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant TOP SAISIE qui vous propose plusieurs modèles de saisie. Voir L’assistant Top Saisie, page 263. Les saisies rapides La particularité des grilles de saisie rapide est d'accélérer considérablement le travail de saisie par le nombre réduit de zones à renseigner et l'utilisation d'automatismes de saisie définis, entre autres, dans les valeurs par défaut (comme le compte de contrepartie dans les fiches des journaux). Vous disposez des grilles suivantes : • facture fournisseur rapide, • régler un montant, • facture client rapide, • paiement Les saisies guidées Ce mode de saisie vous guide dans la saisie de vos pièces comptables en présentant des libellés plus complets et explicites sur les informations que vous devez saisir. La saisie des différentes lignes d'écritures est automatisée à l'aide des paramétrages par défaut, définis en création de dossier, dans le Plan de comptes et les Journaux. Il existe quatre types de guides de saisie correspondant à des opérations courantes : • facture client : pour enregistrer les factures émises à vos clients, • facture fournisseur : pour enregistrer les factures de vos fournisseurs, prestataires... • encaissement : pour enregistrer les règlements des factures clients, • paiement : pour enregistrer les règlements que vous effectuez à vos fournisseurs. La saisie standard Ce mode de saisie permet d'enregistrer les pièces et écritures comptables dans une grille de saisie. Vous devrez définir les informations générales de la pièce (date, code journal, numéro de pièce, etc.) puis les informations des différentes lignes qui la composent (compte, libellé, montant, etc.). Voir Saisie standard, page 280.266 Menu Comptabilité Des options de saisie sont mises à votre disposition pour faciliter la saisie des écritures. Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Les Préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE. La saisie au kilomètre Avec le mode SAISIE KILOMÈTRE, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates mais toujours d’un même mois. C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez l'utiliser plus particulièrement pour enregistrer les bordereaux de remises en banque. Voir Saisie kilomètre, page 264. La saisie en devise Si vous tenez une comptabilité en devises étrangères, le menu SAISIE EN DEVISES vous permet d’effectuer vos saisies avec la devise de votre choix. Voir La gestion des devises, page 286. Enregistrer les écritures Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous devez l'enregistrer en comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive. La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture. • Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez sur le bouton [Enregistrer] : Brouillard Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout moment.  Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans la colonne Statut. Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ÉTATS. Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou partie du brouillard, par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. Validation Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité.  Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans la colonne Statut. Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas : • annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation, • modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne ou une réimputation de compte.267 Menu Comptabilité Simulation Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants prévisionnels, afin d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement dit ; anticiper des paiements ; insérer les éléments d'un marché éventuel ; etc.  Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la mention Simulation dans la colonne Statut. Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être modifiées. Elles peuvent être ou non incluses dans les différents états. Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en comptabilité par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. A propos des écritures analytiques Vous pouvez demander l’appel automatique de la grille de saisie analytique lorsque vous enregistrez des écritures de type analytique. Pour cela : 1. Activez le menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - Comptabilité - Analytique. 2. Cochez la case Appel automatique de la grille de saisie analytique. 3. Au moment de l’enregistrement d’une écriture analytique, un message vous propose de modifier la répartition analytique. Si vous optez pour [Oui], vous accédez alors à la fenêtre de Saisie analytique. Voir Gérer les écritures analytiques en grille de saisie, page 267. Gérer les écritures analytiques en grille de saisie Dans le cadre d'une écriture analytique, votre logiciel vous permet de visualiser et de modifier directement en grille de saisie vos montants ou vos pourcentages. 1. Saisissez votre écriture (quel que soit le mode de saisie choisie). 2. Enregistrez l'écriture en brouillard ou en simulation. A l'enregistrement un message vous informe que vous pouvez modifier les répartitions analytiques.  Pour cela, vous devez avoir coché la case Appel automatique de la grille de saisie analytique dans les préférences comptables du menu DOSSIER (option Analytique). 3. Le cas échéant, cliquez sur le bouton [Oui]. Le masque de saisie de votre écriture analytique s'ouvre. Cette fenêtre est composée de deux parties distinctes : • Dans une première zone, le montant à répartir ainsi que le montant restant à répartir sont affichés. • Dans la seconde zone, vous pouvez visualiser les éléments de la répartition. Ces élé- ments sont modifiables si et seulement si vous avez préalablement coché l'option Possibilité de modification des montants en saisie lors de la répartition budgétaire. 268 Menu Comptabilité A chaque niveau de répartition est associée une couleur. • Les informations sont affichées en rouge quand il s'agit d'un 1er niveau de répartition. • Les informations sont affichées en bleu quand il s'agit d'un 2ème niveau de répartition. • Les informations sont affichées en gris quand il s'agit d'un 3ème niveau de répartition. 1. Double-cliquez dans les zones montant ou pourcentage réel pour modifier les élé- ments de la répartition. 2. Vous pouvez opérer des modifications sur les pourcentages ou les montants en utilisant les boutons suivants : • [100%] applique le pourcentage de 100% sur la ligne sélectionnée. • [Equilibre] établit l'équilibre budgétaire sur la ligne sélectionnée. • [Pourcentage original] restaure les données après modification. 3. Confirmez votre saisie en cliquant sur le bouton [Valider]. Pour quitter la saisie sans prendre en compte les modifications, cliquez sur [Annuler]. Définir et utiliser des comptes de contrepartie  en saisie standard ou kilomètre Pour chaque journal que vous utilisez, vous pouvez définir : • un compte de contrepartie, • le libellé qui sera affecté au débit de l'écriture, • le libellé qui sera affecté au crédit de l'écriture, • le prochain numéro de pièce à affecter à l'écriture imputée au journal. En saisie des écritures, le numéro de pièce suivant la dernière pièce enregistrée dans le même journal est proposé par défaut dans la zone Pièce N°. Il est également repris comme N° Pointage. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Contrepartie], le Compte de contrepartie défini pour le journal est automatiquement imputé à la ligne en cours de saisie. Le montant permettant de solder le mouvement est imputé au débit ou au crédit selon le cas. Solder la pièce sur la dernière ligne d'écriture  en saisie standard ou kilomètre Pour qu'une pièce soit enregistrée dans le brouillard, en simulation ou validée, elle doit être équilibrée, c'est-à-dire que le total des lignes débitrices doit être strictement identique au total des lignes créditrices. Lorsque vous enregistrez la dernière ligne d'écriture d'une pièce, cliquez sur le bouton [Solde] pour calculer le montant permettant de l'équilibrer. Il renseigne automatiquement la zone Débit ou Crédit selon le cas.269 Menu Comptabilité Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1  à partir d’une zone de sélection du code analytique. Vous pouvez ventiler des écritures sur plusieurs codes analytiques, à un seul niveau, avec le même montant ou avec une répartition du montant. Lorsque vous cliquez sur l’icone , la fenêtre suivante s’affiche : Le montant global est rappelé en haut de la fenêtre. 1. Vous pouvez soit répartir 100% du montant global avec un code analytique soit répartir en plusieurs codes analytiques. Afin de vous aider dans cette saisie, les totaux des colonnes sont affichés par défaut. Si la totalisation ne s’affiche pas, placez votre souris dans la colonne Montant ou % et faites un clic-droit puis sélectionnez la commande Totaliser. Le total s’affiche alors en bas de la colonne. 2. Cliquez dans la colonne Code analytique et sélectionnez le premier code analytique sur lequel l’écriture est répartie. Par défaut, le montant global est repris dans la colonne Montant et le Pourcentage est à 100%. 3. Saisissez le Pourcentage ou le Montant de répartition. Le logiciel calcule automatiquement le montant ou le pourcentage, selon la colonne que vous avez renseignée. 4. Répétez la procédure pour tous les autres codes analytiques à affecter. 5. Cliquez sur le bouton [Equilibrer] pour compléter la dernière ligne ou pour ajuster une répartition qui ne tombe pas juste. Exemple Le total d’une dépense est égal à 46,99 euros. Cette dépense est répartie sur les deux codes analytiques COM et ADM, à 50% chacun. Après la saisie du pourcentage sur les deux lignes, le montant est arrondi à 23,50 euros. Le total de la répartition est de 47 euros donc supérieur au montant global. Si un montant est modifié manuellement, le pourcentage change également, comme ci-dessous :270 Menu Comptabilité En utilisant le bouton [Equilibrer], le pourcentage est conservé et le montant rajusté automatiquement. 6. Une fois que vous avez fini, cliquez sur le bouton [OK]. Ventiler sur plusieurs comptes  à partir d’une zone de sélection d’un compte - icone Vous pouvez ventiler des écritures sur plusieurs comptes. Pour information, le montant global est affiché en haut de la fenêtre ainsi que le montant restant à affecter.  Le total des répartitions doit être égal au montant global de l'opération. 1. Cliquez dans la colonne N°compte et sélectionnez le premier compte sur lequel l'opération est répartie. La zone Intitulé du compte est renseignée automatiquement lorsque vous passez à une autre zone. 2. Saisissez le Montant de la répartition. 3. Si vous tenez une comptabilité analytique, sélectionnez le Code analytique correspondant à l'opération. 4. Procédez à l'identique pour les autres comptes sur lesquels l'opération doit être ventilée. 5. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton [OK]. Enregistrer les abonnements  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - ENREGISTRER LES ABONNEMENTS Cette liste affiche les écritures d’abonnements ou dites périodiques arrivées à échéance mais qui ne sont pas encore enregistrées. Vous trouverez également des écritures de redevances si vous avez coché la case Passer l’écriture automatiquement dans la fiche d’un crédit-bail. Ces écritures fonctionnent comme des abonnements et une fois enregistrées, vous les retrouverez dans la liste des écritures. Exemple Vous créez le 15 du mois, une opération dont l'échéance est au 5 et dont la date de début est dans ce même mois. Il en résulte une échéance qui n'a pas encore été enregistrée : celle du mois courant. Vous pouvez alors provoquer cet enregistrement.  Pour visualiser ces abonnements, vous devez avoir coché la case Activer l'écriture automatiquement (dans la fenêtre Périodicité) lors du paramétrage de l’abonnement. Voir Créer un abonnement, page 303. Pour que la liste des écritures périodiques à enregistrer s'affiche automatiquement à l'ouverture de votre dossier, cochez la case Lancer «Enregistrer les abonnements» à l'ouverture du fichier. • Sélectionnez les opérations à enregistrer puis cliquez sur le bouton [Enregistrer].271 Menu Comptabilité Modifier une écriture d’abonnement 1. Pour modifier une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok]. Passer une écriture d’abonnement plus tard Pour repousser l'enregistrement d'une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Plus tard]. Passer une écriture d’abonnement maintenant 1. Pour enregistrer immédiatement une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Maintenant]. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Facture/avoir fournisseur rapide  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE Cette commande permet de saisir des factures ou avoirs fournisseurs rapides. 1. Cochez le type de pièce : Facture ou Avoir. 2. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou au numéro de Attention ! Les options telles que la date d'échéance, le N° de pointage, le code budgétaire ne figurent pas dans la grille de saisie en tant que zones à renseigner. Néanmoins, elles sont automatiquement prises en compte dans l'écriture si vous les avez paramétrées dans les fiches clients et fournisseurs concernés. Dans le cas contraire, ces zones ne seront pas renseignées.272 Menu Comptabilité facture, en cochant l'une des deux options. L'icone permet de saisir un commentaire pour l'écriture.  Si vous effectuez une saisie en devises (menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIES EN DEVISES), une zone supplémentaire vous permet de choisir la devise à utiliser. 3. La date du jour est proposée par défaut. Vous pouvez la modifier. 4. Renseignez la zone Client ou Fournisseur en fonction de la grille sélectionnée. Vous obtenez la liste des comptes en cliquant sur le bouton Liste , situé en fin de zone. 5. Saisissez le montant de la facture dans la zone Total TTC puis appuyez sur la touche . Le reste est calculé automatiquement. 6. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini, ou sélectionnez-en un autre en cliquant sur le bouton Liste . 7. Vous pouvez associer un code analytique en cliquant sur le bouton Liste ou plusieurs codes analytiques en cliquant sur l’icône . Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 269.  Toute modification des écritures enregistrées à partir d'un des modes de saisie Facture client rapide et Facture fournisseur rapide s'effectue par l'intermédiaire des grilles de saisie guidée Facture client et Facture fournisseur. Ventiler sur plusieurs comptes • Pour ventiler le montant de la facture sur plusieurs comptes de contrepartie, activez l'option Ventiler sur ...Plusieurs comptes. Dans ce cas, la fenêtre affiche une grille de saisie vous permettant de saisir les comptes et les montants répartis. Le compte de contrepartie apparaît sur la première ligne activée dans la colonne N° de compte. 1. Pour saisir le nouveau montant HT, utilisez la touche [Tabulation] pour placer le curseur dans la colonne Montant HT. 2. Saisissez le deuxième compte en cliquant sur . Le solde du montant HT se calcule alors automatiquement. 3. Procédez à l'identique si le montant doit être ventilé sur plus de deux comptes. Générer un modèle ou un abonnement Voir Créer un modèle, page 303. / Voir Créer un abonnement, page 303.273 Menu Comptabilité Enregistrer l’écriture Voir Enregistrer les écritures, page 266. Effacer l’écriture Le bouton permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie. Régler un montant  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - RÉGLER UN MONTANT Cette commande permet d’enregistrer rapidement les règlements effectués à vos fournisseurs, par le montant décaissé. L'intégralité des écritures fournisseurs est reprise, quel que soit le mode de saisie utilisé. 1. Recherchez les factures d'après le montant du règlement perçu ou décaissé : pour cela, saisissez ce montant dans la zone Montant. Vous pouvez préciser le Compte en saisissant une racine de compte. 2. Si le montant seul ne suffit pas à réaliser la recherche, cochez la case Affiner la recherche. Vous pouvez préciser la date d'échéance dans la zone Non réglé au, le N° de pièce. 3. Appuyez sur pour que s'affiche la (ou les) facture(s) correspondant aux critères demandés. 4. Sélectionnez dans la liste la facture à régler. Pour visualiser l'écriture avant d'enregistrer le règlement • Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer puis cliquez sur le bouton . Exemple : Grille de saisie Régler un montant274 Menu Comptabilité La grille de saisie correspondante s'ouvre, avec tous les éléments automatiquement attribués s'ils ont été paramétrés comme valeur par défaut (journal, date d'échéance, budget, paiement, etc.). Vous pouvez effectuer les opérations réalisables dans les autres grilles de saisie : imprimer, envoyer dans le brouillard de saisie, en simulation, ou valider l'écriture. Pour enregistrer le règlement sans obtenir le détail de l'écriture • Vérifiez que la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer n'est pas cochée puis cliquez sur le bouton . Dans ce cas, votre logiciel procède automatiquement au lettrage de l'écriture et enregistre le règlement dans le brouillard. Si une erreur est détectée, l'écriture réapparaît dans la grille de saisie correspondante afin d'y être rectifiée. Selon le régime de TVA défini dans les paramètres du dossier la grille de saisie diffère. Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (PARAMÈTRES TVA - TVA SUR ACHATS), lorsque vous saisissez une facture fournisseur, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne pourrez la récupérer que lorsque vous aurez payé/réglé la facture. Lorsque vous enregistrez le montant du règlement avec la commande Régler un montant, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA déductible. Cas particulier des fournisseurs : gestion de la TVA (menu LISTES commande FOURNISSEUR - onglet Complément) Il est possible d'indiquer dans la fiche d'un fournisseur un régime de TVA différent de celui indiqué dans les paramètres TVA - TVA sur les achats. Exemple Vous êtes assujetti au régime de TVA sur les débits dans les paramètres TVA. Votre fournisseur DUBOIS, lui, est assujetti au régime de TVA sur les encaissements (zone cochée dans la fiche de son compte, onglet Fournisseur). La TVA sera alors récupérable pour ce fournisseur en particulier au moment du paiement de la facture.275 Menu Comptabilité Facture/avoir fournisseur  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR Exemple Grille de saisie guidée Facture/Avoir fournisseur 1. Choisissez le type de saisie : Facture ou avoir. 2. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou sera libre, en cochant l'une des deux options. 3. Le code du Journal est proposé par défaut et doit correspondre à un journal de type ventes ou achats (selon le cas). Si ce n’est pas le cas, cliquez sur l'icone d'appel de liste présenté en fin de zone, puis sélectionnez le journal adéquat dans la liste proposée. 4. Renseignez la zone Fournisseur en fonction de la grille sélectionnée. Vous obtenez la liste des comptes en cliquant sur l'icone . Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro. Le N° Facture ou N° Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire. Il correspond généralement au numéro de pièce indiqué sur la facture. L'icone , situé à la fin de la zone Libellé, permet de saisir un commentaire pour l'écriture.276 Menu Comptabilité 5. La Date du jour est proposée comme date du mouvement. Vous pouvez la modifier. Si vous avez paramétré une gestion des échéances pour ce compte, la date Echéance est alors automatiquement calculée selon la date de la facture. 6. Dans la zone Réf. pointage/let, le numéro de facture est proposé par défaut pour effectuer le lettrage de cette facture avec le règlement que vous enregistrerez. Vous pouvez le modifier.  Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du compte pour que vous puissiez les renseigner lors de la saisie. 7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur la fiche du compte concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. L'icone ouvre la liste des codes analytiques disponibles et l’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 269. 8. Saisissez le montant de la facture dans la zone Total TTC puis appuyez sur la touche . Ventiler sur plusieurs comptes • Par défaut, l'option Ventiler sur ...Plusieurs comptes est activée. Dans la grille de saisie, le compte de contrepartie apparaît sur la première ligne activée dans la colonne N° de compte. Le logiciel calcule alors le Montant HT, le Taux de TVA et propose le Compte de TVA pour les lignes de contrepartie. 1. Saisissez le deuxième compte en cliquant sur . Le solde du montant HT se calcule alors automatiquement. 2. Procédez à l'identique si le montant doit être ventilé sur plus de deux comptes. Ventiler sur un seul compte • Pour ventiler sur un seul compte, activez l'option Ventiler sur ...Un compte. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini, ou sélectionnez-en un autre en cliquant sur l'icone . Générer un modèle ou un abonnement Voir Créer un modèle, page 303. Voir Créer un abonnement, page 303. Enregistrer l’écriture Voir Enregistrer les écritures, page 266.277 Menu Comptabilité Effacer l’écriture Le bouton permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie. Paiement  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - PAIEMENT Cette commande permet d’enregistrer les règlements de vos fournisseurs. 1. Sélectionner le fournisseur pour lequel un paiement est à enregistrer. Afin de faciliter la saisie du règlement et les opérations de lettrage, dès que vous saisissez le numéro du compte Fournisseur ou celui du compte Client, votre logiciel affiche la liste des écritures non lettrées de ce compte. Lorsque la liste est présentée : 2. Cliquez sur la (ou les) facture(s) correspondant au règlement à enregistrer. Si le règlement concerne plusieurs factures, procédez à leur sélection en appuyant simultanément sur la touche et en cliquant sur les lignes concernées. 3. Cochez la case Lettrage à la validation de l'écriture pour lettrer automatiquement la facture et son règlement. 4. Cliquez sur le bouton [Régler]. Le logiciel bascule alors le mouvement sélectionné en saisie de paiement ou d'encaissement, hormis les renseignements suivants qu'il vous faut compléter : la Date du règlement, le Libellé, le N° de Pièce et le numéro de compte Banque. Si aucune des factures présentées dans la liste des écritures non lettrées ne correspond au règlement que vous voulez enregistrer : 1. Cliquez sur le bouton [Annuler]. 2. Renseignez les différentes zones de la pièce. Selon le régime de TVA défini dans les paramètres du dossier la grille de saisie diffère. Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (Paramètres TVA - TVA sur achats), lorsque vous saisissez une facture fournisseur, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne pourrez la récupérer que lorsque vous aurez payé/réglé la facture. 3. Sélectionnez le taux de TVA. Lorsque vous enregistrez le montant du règlement avec le guide de saisie Paiement, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA déductible.  Il est possible d'indiquer dans la fiche d'un compte fournisseur (menu LISTES - commande FOURNISSEUR - onglet complément) un régime de TVA différent de celui indiqué dans les paramètres TVA - TVA sur les achats.278 Menu Comptabilité Exemple Vous êtes assujetti au régime de TVA sur les débits dans les paramètres TVA. Votre fournisseur DUBOIS, lui, est assujetti au régime de TVA sur les encaissements (zone cochée dans la fiche de son compte, onglet Fournisseur). La TVA sera alors récupérable pour ce fournisseur en particulier au moment du paiement de la facture. Gestion automatique des escomptes Si, dans les paramètres comptables, vous avez coché la case Gestion de l'écart dans les règlements, lors de la saisie des règlements fournisseurs et encaissements clients, les montants des escomptes seront imputés sur l'un des comptes déclarés dans ces paramètres. 1. Lors de la saisie de l'encaissement ou du paiement, indiquez le montant réellement réglé dans la zone Montant réglé. L'escompte se calcule automatiquement en fonction du montant TTC indiqué. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 3. Dans la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement, sélectionnez l'option de votre choix (Règlement partiel ou supérieur, Escompte accordé, Perte ou Profit) puis cliquez sur [Ok]. Après enregistrement de l'encaissement ou du paiement, en consultant la liste des écritures, vous pouvez constater la ventilation de l’écart de règlement en escompte ou en perte et profit. Utilisation des chéquiers Vous pouvez utiliser le mode de paiement par chèque lorsque vous enregistrez un encaissement ou un paiement en saisie guidée. Saisie des chéquiers Pour utiliser ce mode de paiement vous devez répertorier les numéros de chèques de chacun des chéquiers utilisés. Voir Créer un chéquier, page 107. Utilisation en saisie guidée 1. Cliquez sur l'icone d'appel de liste situé à la fin de la zone Paiement. 2. Dans la fenêtre Mode de paiement, sélectionnez chèque puis cliquez sur [Ok]. Saisie Z de caisse  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIE Z DE CAISSE Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée, édité par une caisse enregistreuse. Ce ticket totalise toutes les recettes en TTC enregistrées dans la journée et possède un numéro d’identification. Cette nouvelle saisie permet d’enregistrer comptablement un ticket Z de caisse.  Par défaut, la saisie des ventes se fait en TTC. Cependant, vous pouvez saisir le détail de vos ventes en HT. Pour cela, dans les préférences de saisie, vous disposez de l’option Saisie Z de caisse : détail des ventes en HT. Vous y accédez par le menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, groupe Comptabilité - Options de saisie.279 Menu Comptabilité La saisie d’un Z de caisse se déroule en deux étapes. Tout d’abord, vous saisissez la répartition de votre chiffre d’affaires (par rayon, nature de biens...) puis la répartition par mode de règlement. Pour des informations détaillées sur cette saisie, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Saisie des A-nouveaux  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIE DES A-NOUVEAUX A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et vous présente votre plan de comptes à partir duquel vous allez directement faire votre saisie. 1. Dans la partie Comptes située à gauche de la fenêtre, cliquez sur le type de comptes correspondant à votre saisie. 2. Saisissez les A-nouveaux compte par compte dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. Si le compte n’existe pas, vous pouvez en créer un directement en cliquant sur le bouton [Créer un compte]. Voir Créer un compte, page 291. 3. Répétez pour tous les comptes faisant l'objet de report d'A-nouveaux. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer l’écriture] pour valider.280 Menu Comptabilité  Si un compte n'est pas équilibré, un message vous le signale et il est impossible d'enregistrer. Cliquez alors sur le bouton [OK] puis corrigez afin d'obtenir un Montant Débit égal au Montant Crédit. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture puis cliquez sur le bouton [Ok].  Vous pouvez visualiser les écritures du report des A-nouveaux dans la liste des écritures. • : ce bouton permet d’interrompre votre saisie et de la continuer ulté- rieurement sans perdre les montants déjà saisis. • : ce bouton permet de supprimer tous les montants saisis. Dans ce cas, un message vous demandera de confirmer la suppression. Saisie standard  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIE STANDARD Ce mode de saisie permet d'enregistrer les pièces et écritures comptables dans une grille de saisie. Vous devrez définir les informations générales de la pièce (date, code journal, numéro de pièce, etc.) puis les informations des différentes lignes qui la composent (compte, libellé, montant, etc.). 281 Menu Comptabilité A titre d'exemple, nous allons détailler la saisie d'une facture client.  Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche ou sur la touche . Cette disposition est valable pour toutes les zones. Les données de l'entête Devise Si vous effectuez une saisie en devises (menu COMPTABILITÉ, commande SAISIES - SAISIES DEVISES), une zone supplémentaire vous permet de choisir la devise à utiliser. Journal Le Journal est proposé par défaut selon la dernière écriture effectuée en saisie standard. Vous pouvez le modifier en sélectionnant un des codes proposés dans la liste des journaux que vous obtenez en cliquant sur l'icone d'appel de liste, présenté en fin de zone, ou en appuyant sur la touche de votre clavier. Dans notre exemple, il s’agit du journal de ventes : VT.282 Menu Comptabilité Date La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert la société est proposée par défaut comme Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres comptables (onglet Paramètres). Voir Paramètres Comptabilité, page 20. N°de pièce La zone N°de pièce vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement. Voir Créer un journal, page 298. Libellé Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des journaux. Si un numéro de pièce est défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme libellé de l'écriture, mais vous pouvez le modifier. La grille de saisie Saisie de la première ligne 1. Dans la première ligne de la colonne N°de compte, saisissez la racine du compte client, soit les trois premiers caractères 411, puis cliquez sur le bouton présenté en fin de zone. Vous obtenez ainsi la liste des comptes, à partir du premier compte client. Sélectionnez le compte adéquat puis cliquez sur le bouton [Ok]. Dans notre exemple, il s’agit du compte 411001 de la société Ets Durant.  Si vous avez coché l'option de saisie Afficher la liste auxiliaire pour les comptes dans les préférences comptables, la liste auxiliaire des comptes s’ouvre automatiquement dès que le curseur se place dans la zone Compte. 2. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture. Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. 3. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. Pour notre exemple, saisissez 500 au débit. 4. Dans la zone Code mode de paiement, vous pouvez indiquer le mode de paiement utilisé.  Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton présenté en fin de zone pour en sélectionner un.283 Menu Comptabilité La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis pour le mode de paiement et la date de l'écriture. Vous pouvez la modifier. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'entête de l'écriture, il est repris par défaut comme Référence pointage/Let. Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur numéro de pointage de cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture correspondant au montant TTC réglé. Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Code lettrage. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone. Saisie de la deuxième ligne 1. Saisissez la racine du compte de TVA puis cliquez sur le bouton présenté en fin de zone pour sélectionner le compte dans la liste proposée. 2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option Calcul automatique, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Saisie de la troisième ligne Renseignez la zone N° de compte par le numéro 706000. Comme pour la ligne 2 : • le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture, • le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit. Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code analytique. Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du compte. Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/analytiques existante en cliquant sur le bouton .  La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation analytique/budgétaire obligatoire est cochée dans les préférences comptables. Attention ! Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas possible sur ces zones. Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé.284 Menu Comptabilité Opérations sur les lignes d’écritures  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIE KILOMÈTRE Solder l'écriture Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde]. Enregistrer une contrepartie Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie. Insérer une ligne Ce bouton permet d'ajouter une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie. Effacer une ligne Ce bouton permet de supprimer une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie. Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer]. Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie. Dupliquer une ligne Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille de saisie. Générer un modèle ou un abonnement Voir Créer un modèle, page 303. Voir Créer un abonnement, page 303. Enregistrer l’écriture Voir Enregistrer les écritures, page 266.285 Menu Comptabilité Calculer les frais kilométriques  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIE KILOMÈTRE ou SAISIES - SAISIE STANDARD - clic-droit sur une cellule de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES. Dans la partie supérieure de la fenêtre, vous pouvez visualiser le tableau détaillé des frais kilométriques. Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale. 1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule. 2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. 3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres. 4. Cliquez ensuite sur le bouton [Ok] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés et le montant s'inscrit dans la zone correspondante. Autres saisies  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - AUTRES SAISIES Cette commande permet de réaliser : • une facture/avoir client rapide: Voir Facture/avoir fournisseur rapide, page 271. • une facture/avoir client: les saisies guidées d'une facture client et d'une facture fournisseur sont semblables. La seule différence réside dans le choix du destinataire de la facture : client ou fournisseur.Voir Facture/avoir fournisseur, page 275. • d’encaisser un montant, • un encaissement. Encaisser un montant Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (PARAMÈTRES TVA - TVA SUR VENTES), lorsque vous saisissez une facture client, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne devrez la payer que lorsque vous aurez encaissé le règlement.286 Menu Comptabilité Lorsque vous enregistrez le montant du règlement avec la commande Encaisser un montant, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA collectée. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Régler un montant”, page 273. Encaissement Cette commande permet d’enregistrer rapidement les règlements de vos clients. Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (Paramètres TVA - TVA sur ventes), lorsque vous saisissez une facture client, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne devrez la payer que lorsque vous aurez encaissé le règlement. Lorsque vous enregistrez le montant du règlement avec le guide de saisie Encaissement, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA collectée. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Paiement”, page 277. Saisies en devises  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIES EN DEVISES Si vous tenez une comptabilité en devises étrangères, cette commande vous permet d’effectuer les saisies suivantes avec la devise de votre choix : • facture/avoir client rapide : Voir Autres saisies, page 285. • facture/avoir fournisseur rapide : Voir Facture/avoir fournisseur rapide, page 271. • facture/avoir fournisseur : Voir Facture/avoir fournisseur, page 275. • facture/avoir client : Voir Autres saisies, page 285. • encaissement : Voir Autres saisies, page 285. • paiement : Voir Paiement, page 277. • saisie standard : Voir Saisie standard, page 280. • saisie kilomètre : Voir Saisie kilomètre, page 264. La gestion des devises Si vous gérez une comptabilité multidevise, vous devez impérativement utiliser une des commandes du sous-menu SAISIES EN DEVISES pour enregistrer vos écritures. Tous les modes de saisie y sont proposés. Ils sont similaires à ceux utilisés pour enregistrer des écritures en euros. Paramétrages préalables Déclarer la gestion multidevise Pour enregistrer des écritures dans différentes devises, vous devez impérativement cocher l'option Gestion du multi-devises dans les paramètres du dossier. Voir Onglet Devises, page 21.287 Menu Comptabilité Définir les devises utilisées Préalablement à la saisie des écritures, vous devez créer les différentes devises utilisées. A ce stade, vous pouvez saisir les derniers taux connus de la devise, à la date de fixation de chacun. Voir Créer une devise, page 121. Modifier en cours de saisie le taux de la devise utilisée Pour que vous puissiez modifier le taux de la devise directement en cours de saisie, vous devez préalablement cocher l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables du dossier. Saisir des écritures en devises Quel que soit le mode de saisie utilisé, une zone supplémentaire Devise est présentée dans l'entête des fenêtres de saisie que vous obtenez par les commandes SAISIES EN DEVISES. 1. Indiquez la devise que vous voulez utiliser. Le bouton Liste , présenté à droite de la zone, ouvre la liste des devises existantes. 2. Si vous avez coché l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables, la zone Taux présentée dans l'entête de la fenêtre est active. Par défaut, le taux est proposé en fonction de la date de l’écriture. Vous pouvez le modifier en saisissant le nouveau taux directement dans la zone. 3. Procédez comme pour les saisies normales (en euro). Conséquences sur la saisie et la liste des écritures Une fois la devise et son taux définis, vous saisissez vos écritures comme à l'accoutumée. Les montants sont exprimés dans la devise choisie. Dans la liste des écritures, vous retrouvez le détail du mouvement avec dans les colonnes Montant débit et Montant crédit les montants exprimés en devises. Les éditions en devises Dans les éditions, le critère Les écritures dont la devise est permet d'imprimer les écritures dans la devise de votre choix. Pour cela, cochez l'option et sélectionnez la devise à prendre en compte. Pour prendre en compte toutes les écritures dans la monnaie du dossier, décochez cette option. Constatation des écarts de conversion Si vous souhaitez saisir l'écriture de règlement en euros d'une facture saisie en devises ou inversement, il se peut qu'un écart de conversion soit constaté au moment de l’enregistrer. Pour être informé du constat d'une différence de conversion, immédiatement après l’enregistrement de l'écriture : 1. Sélectionnez la facture concernée dans la liste des factures non lettrées. 288 Menu Comptabilité 2. Si vous souhaitez lettrer l’écriture directement après sa validation, cochez la case Lettrage à la validation de l'écriture. 3. Cliquez sur [Régler] pour basculer l'écriture en saisie de règlement. 4. Après avoir complété les éléments manquants, validez l'écriture de règlement en cliquant sur [Enregistrer]. 5. Si vous avez coché la case Lettrage à la validation de l'écriture, confirmez le lettrage. Si un écart de conversion est constaté, la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement affiche l'écriture pour l'écart de conversion et vous demande si vous souhaitez l'enregistrer.289 Menu Comptabilité Liste des écritures  MENU COMPTABILITÉ - commande LISTE DES ÉCRITURES La liste des écritures présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. 1. Cliquez sur l'un des boutons suivants afin d’afficher les écritures par : • Mouvements Dans ce cas l’option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet d’afficher les écritures du mouvement dans la partie inférieure de la fenêtre. Le détail peut être présenté par lignes d'écritures ou par lignes analytiques. Si vous gérez les écritures analytiques par répartition, cochez le ou les niveaux afin d'afficher les montants calculés en fonction des pourcentages de répartition. • Lignes • Lignes analytiques : si vous gérez les écritures analytiques par répartition, cochez le ou les niveaux afin d'afficher les montants calculés en fonction des pourcentages de répartition. 2. Choisissez les écritures à prendre en compte. Pour cela, cliquez sur le bouton et choisissez la commande AFFINER LA SÉLECTION. Une zone s'affiche et propose des critères supplémentaires de tri. Vous pouvez alors : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au.290 Menu Comptabilité • préciser le statut (Brouillard, Validation ou Simulation) des écritures à afficher en cliquant sur la zone Statut. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal. Saisir une écriture 1. Pour saisir une écriture, cliquez sur le bouton [Créer]. Ce bouton ouvre un menu déroulant comportant différentes grilles de saisie disponibles également depuis le menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES. 2. Sélectionnez la grille de saisie de votre choix. Pour plus d’informations sur ces grilles de saisie, reportez-vous au paragraphe “Saisies”, page 265 . Modifier une écriture  Vous ne pouvez pas modifier une écriture lettrée ou pointée. Ceci étant, vous avez toujours la possibilité de délettrer ou dépointer une écriture tant qu'elle n'est pas validée. 1. Sélectionnez l’écriture dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications. Pour les écritures générées par la facturation, seules certaines rubriques sont modifiables : • Journal, • Libellé (du mouvement et de la ligne), • Commentaire, • N° de compte sauf si celui est associé à un chéquier, • Référence du pointage/lettrage, • Code analytique, • Quantité, • Rubriques personnalisées (Infos perso). 3. Cliquez sur le bouton [Ok]. Supprimer une écriture  Vous ne pouvez pas supprimer une écriture lettrée ou pointée. 1. Sélectionnez l’écriture dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton [Oui].291 Menu Comptabilité Le Plan de comptes  Menu COMPTABILITÉ- commande PLAN DE COMPTES La commande PLAN DE COMPTES regroupe les comptes livrés avec le plan comptable que vous avez choisi lors de la création de votre dossier, ainsi que ceux que vous créez. Afficher l'aperçu 1. Sélectionnez dans la liste le compte pour lequel vous voulez visualiser l'état standard. 2. Cochez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. 3. Pour ne plus afficher l'aperçu, décochez cette option. Créer un compte 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre Nouveau compte, saisissez le Numéro de compte ainsi que son Libellé. L’icone vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte. L’icone vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte.292 Menu Comptabilité Onglet Options Utilisation Pour qu'un compte puisse être utilisé en saisie, il faut que la zone Utilisable soit impérativement cochée. Pour diverses raisons, il se peut que l'on interdise l'utilisation d'un compte en saisie. Exemple Vous avez créé un compte fournisseur 401DURAN et vous lui avez affecté des écritures. Vous constatez, par la suite, qu'il existe déjà un compte 401DURAND pour ce fournisseur. En conséquence, vous devez tout d'abord solder le compte 401DURAN, au profit du compte 401DURAND. Le compte 401DURAN ayant été mouvementé, vous ne pouvez pas le supprimer : le logiciel, comme la réglementation, l'interdisent. En revanche, pour interdire la saisie de nouvelles écritures sur ce compte, décochez la zone Utilisable. Lettrage/pointage • La zone Lettrable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un lettrage ; en principe, il s'agit des comptes de tiers (clients, fournisseurs). Vous pouvez indiquer le prochain code lettrage à utiliser. • La zone Pointable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un pointage. Vous pouvez indiquer le prochain code pointage à utiliser. Budgets/analytique Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors des saisies d’écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icone . Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 269.  Si vous avez coché, au préalable, l'option Ventilation analytique/budgétaire obligatoire (dans les Préférences comptables du dossier), vous serez obligé d'affecter un code analytique lors de la saisie des écritures. Le code associé au compte sera repris automatiquement en saisie d'écritures. Saisie Cette partie regroupe des paramètres intervenant lors de la saisie des écritures. Le fait de ne pas les cocher accélérera la saisie standard et au kilomètre. En effet, le programme ne placera pas le curseur sur ces zones. • L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage. • Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez l'option Echéance pour les comptes clients et les comptes fournisseurs. Vous ne cocherez pas cette option pour les autres comptes à l'exception d'une utilisation spécifique (par exemple : utilisation de la zone date d'échéance pour les banques afin de gérer la date de valeur). • La zone Quantité est plutôt dédiée à une gestion analytique. Elle permet d'imputer des quantités pour un compte, en général, des comptes de classe 6 ou 7.293 Menu Comptabilité Saisie Infos perso Les Infos perso vous permettent de saisir, directement dans la grille de saisie, les rubriques de votre choix, et de personnaliser ainsi vos lignes d'écritures. Pour modifier l'intitulé des champs, cliquez sur le bouton . La liste des Infos perso s'affiche. Voir Infos perso, page 123. Dans la fiche d’un compte, l’onglet Infos Perso. s’affiche si vous avez créé une rubrique personnalisée de compte. Cet onglet présente les rubriques personnalisées de compte. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. Options TVA Les options de TVA sont différentes selon le type de compte que vous créez. • Options disponibles dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits : Exonéré de TVA En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte en question. Compte de TVA par défaut Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. 1. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de TVA. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Options disponibles dans un compte de type TVA :  Des options de TVA apparaissent uniquement dans un compte de TVA (445). Cliquez sur l'icone pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies. Onglet Banque  Cet onglet est uniquement disponible pour un compte de banque. Chemin d'accès Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion CFONB. Soldes Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées. 1. Vous pouvez modifier le solde pointé. Pour cela, dans la zone Solde Pointé, cliquez sur l’icone . La fenêtre Régularisation du solde pointé s’affiche.294 Menu Comptabilité 2. Saisissez la valeur qui permettra de régulariser votre solde pointé. 3. Cliquez sur le bouton [Ok]. Vous revenez à la fiche de la banque. Liste des banques La liste des banques rattachées au compte est affichée. Vous pouvez directement consulter ou modifier les fiches des banques. Pour cela, double-cliquez sur la banque concernée. Onglet Immobilisations  Cet onglet est uniquement visible pour un compte d'immobilisations. Il présente la liste des immobilisations rattachées au compte. Vous pouvez attribuer des comptes de dotations et d'amortissements en cliquant sur l'icone . Onglet Client ou Fournisseur  L'onglet Client est uniquement visible dans un compte Client. De même, l'onglet Fournisseur n'est visible que dans un compte Fournisseur. Vous accédez à la liste des clients et fournisseurs rattachés au compte. Vous pouvez consulter, modifier les fiches clients ou fournisseurs à partir du compte. Pour cela, double-cliquez sur le client ou fournisseur concerné. Onglet Budget Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. Onglet Soldes validés Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ainsi présentés mois par mois. Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. L’exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d’un autre exercice, cliquez sur le bouton . Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement]. Afficher les totalisations Vous pouvez afficher les totalisations et ainsi visualiser les cumuls annuels. 1. Faites un clic-droit sur l’intitulé d’une colonne qui comporte des valeurs numériques, par exemple sur Crédit. 2. Choississez la commande TOTALISER.295 Menu Comptabilité 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez l’option Somme et cliquez sur le bouton [OK]. Les totaux s’affichent sur une ligne pour chaque exercice et tout en bas des colonnes pour tous les exercices cumulés. Onglet Graphiques La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées. Pour valider la création du compte, cliquez sur le bouton [Ok] situé au bas de la fenêtre.  Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’un compte et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau compte reste active. Modifier un compte 1. Sélectionnez le compte dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok]. Consulter un compte Sélectionnez une écriture dans la liste puis cliquez sur le bouton . Consulter un compte  Menu COMPTABILITÉ - commande CONSULTER UN COMPTE Cette commande permet de consulter les écritures du compte sélectionné dans la liste des comptes. Vous pouvez préciser une période et le type d'écritures à prendre en compte (brouillard et/ou simulation).296 Menu Comptabilité Les prévisions  Menu COMPTABILITÉ - commande PRÉVISIONS

Si vous gérez une comptabilité budgétaire prévisionnelle, vous devez créer des codes prévisionnels. La commande PRÉVISIONS du menu LISTES regroupe les codes prévisionnels que vous créez. Elle vous permet de créer, modifier ou supprimer un code prévisionnel. Créer un code prévisionnel • Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle prévision s’affiche. Définir le code et son intitulé 1. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé. 2. Pour afficher les totaux, cochez la case correspondante. La fenêtre affiche une partie supplémentaire Totaux. Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones de cette partie qui indiquent les prévisions établies pour ce code prévisionnel sur l'exercice précédent, sur l'exercice en cours et sur le prochaine exercice. Ces totaux sont calculés automatiquement lorsque les zones de l'onglet Budgets d'un compte sont renseignées. Détailler les budgets sur un ou plusieurs comptes Après avoir défini le code prévisionnel et son intitulé, indiquez les comptes ou la racine de comptes sur lesquels vous souhaitez définir un budget. Ajouter un compte 1. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton . Vous obtenez la liste de tous les comptes. 2. Sélectionnez le compte de votre choix puis cliquez sur [Ok]. Ajouter une racine de compte 1. Pour ajouter une racine de comptes, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin du bouton puis sélectionnez la commande une racine. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez la racine des comptes à ajouter puis cliquez sur [Ok]. Définir le budget d’un compte  La saisie des budgets s'effectue au niveau de la fiche du compte, onglet Budgets. 1. Double-cliquez sur la ligne correspondant au compte.297 Menu Comptabilité La fiche du compte s'ouvre. 2. Cliquez sur l'onglet Budgets. 3. Renseignez les différentes zones de l'onglet. 4. Pour valider la création de la prévision, cliquez sur le bouton [Ok] situé au bas de la fenêtre.  Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’une prévision et d’en recréer une autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau compte reste active. Modifier un code prévisionnel 1. Pour modifier un code prévisionnel, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok]. Supprimer un code prévisionnel 1. Pour supprimer un code prévisionnel, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression.298 Menu Comptabilité Les journaux  Menu COMPTABILITÉ - commande JOURNAUX La commande JOURNAUX permet de créer, modifier ou supprimer un journal. Le logiciel vous propose, par défaut, 5 journaux : • AN journal des A-nouveaux • BQ journal de banque • HA journal des achats • OD journal des opérations diverses • VT journal de ventes  Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que de comptes bancaires. Créer un journal • Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau journal s’affiche. 1. Le journal est défini par un Code (sur trois caractères alphanumériques au maximum) et un Intitulé. 2. Le type de journal est ensuite précisé : Achats, Ventes, Trésorerie, Opérations Diverses, A-nouveaux. Les contrôles effectués en saisie d'écritures dépendent du type de journal. Par exemple, dans un journal d'achats, la saisie sur un compte de racine client est impossible. Options • Le compte de contrepartie est utilisé en saisie d'écritures pour solder automatiquement le mouvement sur la dernière ligne d'écriture. Pour utiliser la contrepartie automatique en saisie cochez la case correspondante et renseignez le Compte de contrepartie. Vous pouvez compléter ce compte en renseignant le Libellé au débit et le Libellé au crédit. Ils seront également repris en saisie. Exemples Pour le journal de banque, saisissez 512000. Lors de la saisie des écritures sur ce journal, vous pouvez saisir les montants débiteurs puis les montants créditeurs. Pour équilibrer l'écriture, il suffit de cliquer sur le bouton [Contrepartie]. Le solde est affecté au compte 512000. Pour le journal de ventes, le compte de contrepartie peut être le compte de TVA collectée 445714. En saisie d'écritures non guidée, saisissez le compte de ventes puis le compte clients. En cliquant sur le bouton [Contrepartie], le logiciel ajoute automatiquement la ligne d'écriture qui concerne la TVA. 299 Menu Comptabilité • L’option Rupture d'écritures sur solde permet de changer automatiquement le numéro d'écriture dès que le solde des lignes est équilibré. Gestion des numéros de pièce • Si vous souhaitez incrémenter automatiquement un numéro de pièce sur le journal, saisissez le Prochain n° de pièce à utiliser. • Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal. • Pour valider la création du journal, cliquez sur le bouton [Ok] situé au bas de la fenêtre.  Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’un journal et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau journal reste active. Modifier un journal 1. Pour modifier un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok]. Supprimer un journal 1. Pour supprimer un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton 2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression.300 Menu Comptabilité Familles Top Saisie  Menu COMPTABILITÉ - commande FAMILLES TOP SAISIE Les familles sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par famille selon un critère de votre choix. Créer une famille Top saisie 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle famille Top Saisie s’affiche. 2. Saisissez l'intitulé de la famille. 3. Dans la zone Affecté à, indiquez le type d'écriture auquel elle est affectée en cliquant sur l'icone . 4. Validez la création de la famille en cliquant sur [Ok].  Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’une famille et d’en recréer une autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouvelle famille Top Saisie reste active. Modifier une famille Top Saisie 1. Pour modifier une famille Top Saisie, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok]. Supprimer une famille Top Saisie 1. Pour supprimer une famille Top Saisie, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression.301 Menu Comptabilité Modèles/abonnements  Menu COMPTABILITÉ - commande MODÈLES/ABONNEMENTS La commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu COMPTABILITÉ regroupe les modèles et abonnements que vous créez. Principe A partir d'une écriture existante, vous pouvez générer un modèle que vous rappellerez chaque fois que vous serez amené à enregistrer une écriture de même type. Vous pouvez également programmer plusieurs écritures à dates fixes : il s’agit d’un abonnement. Créer un modèle ou un abonnement Créer un modèle 1. Cliquez sur l’onglet Modèles de saisie puis, dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur le type d’écriture à utiliser. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de saisie s’affiche. 3. Saisissez le nom du modèle. 4. Pour pouvoir utiliser ce modèle depuis l’assistant de saisie, affectez-lui une famille. Le bouton ouvre la liste des familles Top Saisie existantes. 5. Saisissez l’écriture modèle et validez l’enregistrement du modèle en cliquant sur [Ok]. Le modèle enregistré est visible dans la liste des modèles. Créer un abonnement 1. Cliquez sur l’onglet Abonnements puis, dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur le type d’écriture à utiliser. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre de saisie s’affiche. 3. Saisissez le nom de l’abonnement puis cliquez sur le bouton . La fenêtre Périodicité permet de saisir les paramètres qui déterminent l'abonnement 4. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au). Définissez la fréquence à laquelle elles le seront (zone Tous les). Validez vos choix en cliquant sur [Ok]. 5. Dans la fenêtre de saisie, saisissez l’écriture d’abonnement puis validez l’enregistrement de l’abonnement en cliquant sur [Ok]. 302 Menu Comptabilité L’abonnement enregistré est visible dans la liste des abonnements. Modifier un modèle ou un abonnement 1. Pour modifier un modèle ou un abonnement, sélectionnez-le dans l’onglet correspondant puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok]. Supprimer un modèle ou un abonnement 1. Pour supprimer un modèle ou un abonnement, sélectionnez-le dans l’onglet correspondant puis cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer. Saisir une écriture à partir d’un modèle 1. Pour saisir une écriture à partir d’un modèle, sélectionnez le modèle à utiliser (onglet Modèles de saisie) puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, vérifiez et complétez les informations puis enregistrez votre écriture. Voir Enregistrer les écritures, page 266. Générer des modèles et abonnements pendant la saisie A partir d'une écriture existante, vous pouvez générer un modèle que vous rappellerez chaque fois que vous serez amené à enregistrer une écriture de même type. Exemple Vous recevez tous les deux mois une facture d'EDF. La date, le numéro de pièce et le montant varient d'une facture à l'autre. En revanche, le journal, le numéro de compte fournisseur, le mode de paiement ne changent pas. Dans ce cas, vous pouvez créer un modèle Facture EDF qui reprendra ces informations.  Les modèles sont liés au mode de saisie dans lequel ils sont créés. Ainsi, un modèle créé en mode Saisie Standard ne sera pas proposé en Saisie guidée.  Pour réutiliser votre modèle via l'assistant Top Saisie, vous devrez lui affecter une famille (création à partir de la commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu COMPTABILITÉ).303 Menu Comptabilité Créer un modèle 1. Activez une des commandes de saisie puis saisissez intégralement l'écriture qui doit servir de modèle. 2. Avant d'enregistrer l'écriture, sélectionnez la commande ENREGISTRER COMME MODÈLE du menu CONTEXTUEL (clic-droit). 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nom du modèle à créer puis cliquez sur le bouton [Ok]. Un message confirme l'enregistrement du modèle d'écriture. 4. Cliquez sur [Ok] pour revenir dans la grille de saisie et enregistrer votre écriture.  Vous pouvez également créer un modèle à partir de la commande MODÈLES/ ABONNEMENTS du menu COMPTABILITÉ. Voir Créer un modèle, page 301. Saisir une écriture d'après un modèle 1. Activez une des commandes de saisie puis sélectionnez la commande SAISIR À PARTIR D'UN MODÈLE du menu CONTEXTUEL (clic-droit).  Pour utiliser un modèle, la fenêtre de saisie ne doit contenir aucune ligne d'écriture. Une fenêtre affiche la liste des modèles déjà créés. 2. Sélectionnez le modèle et cliquez sur [Ok]. L'écriture est alors transférée en saisie. 3. Vérifiez les données et modifiez-les si nécessaire puis enregistrez votre écriture.  Vous pouvez également saisir une écriture d’après un modèle à partir de la commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu COMPTABILITÉ. Créer un abonnement A partir d'une écriture existante, vous pouvez programmer plusieurs écritures à dates fixes. Exemple Vous réglez tous les 5 du mois votre facture de loyer, généralement du même montant. 1. Activez une des commandes de SAISIES puis saisissez intégralement l'écriture qui doit servir de modèle d'abonnement. 2. Avant d'enregistrer l'écriture, sélectionnez la commande ENREGISTRER COMME ABONNEMENT du menu CONTEXTUEL (clic-droit). 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nom du modèle à créer puis cliquez sur le bouton [Ok]. La fenêtre Périodicité permet de saisir les paramètres qui déterminent l'abonnement. 4. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au). Définissez la fréquence à laquelle elles le seront (zone Tous les). Pour pouvoir déclencher l'enregistrement de l'écriture d'abonnement via la commande ENREGISTRER L'ABONNEMENT du menu COMPTABILITÉ, cochez la case Activer l'écriture automatiquement.304 Menu Comptabilité Validez vos choix en cliquant sur [Ok]. Un message confirme l'enregistrement de l'abonnement. 5. Cliquez sur [Ok] pour revenir dans la grille de saisie et enregistrer votre écriture.  Vous pouvez également créer un abonnement à partir de la commande MODÈLES/ ABONNEMENTS du menu COMPTABILITÉ. Voir Créer un abonnement, page 301.305 Menu Comptabilité Formats d’import relevé  Menu COMPTABILITÉ - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Cette liste regroupe les formats d'import de relevé bancaire que vous créez. Il s'agit de configurer votre logiciel pour qu'il puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF ou au format OFX que vous pourrez importer depuis le site Internet de votre banque. Ainsi décodé, ce fichier sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer un format. Vous pouvez créer plusieurs formats, ce qui est très utile si vous avez plusieurs banques car elles ne fournissent pas le même format. Créer un format d’import des relevés bancaires Vous disposez de trois formats d'import : • le format Texte : fichier *.txt et *.csv reconnu. • le format QIF : Quicken Interchange Format. • le format OFX : Open Financial eXchange. 1. Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton . La fenêtre Format d’import des relevés bancaires s’affiche. 2. Sélectionnez le format du relevé bancaire (Standard, QIF, OFX) en cliquant sur la flèche de la liste déroulante. Import au format Standard (Texte) Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de votre logiciel.  Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel® , vous devez auparavant les ouvrir avec Excel® puis les enregistrer au format Texte. Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant, date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes. 3. Indiquez quelle donnée se trouve dans la première colonne de votre fichier de relevé (ouvrez-le avec Excel et observez le contenu de chaque colonne). Pour cela, double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant au relevé. 4. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire dans un format d'import, vous devez donc au moins renseigner celle-ci.306 Menu Comptabilité 5. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’entête et pied de document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre de lignes à laisser lors de la lecture du relevé. 6. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK]. Import au format QIF Contrairement au format standard (Texte), l'import au format QIF n'est pas basé sur la définition des colonnes du relevé. 1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format QIF (Français) ou QIF (US). La différence entre ces deux formats QIF est le format de la date : • Français : format de date de type Jour/Mois/Année • US : format de date de type Mois/Jour/Année. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé. Import au format OFX Comme pour le format QIF, vous n’avez pas à définir le contenu des colonnes du relevé bancaire. 1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format OFX puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé. Modifier un format d’import des relevés bancaires 1. Pour modifier un format d’import relevé, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].307 Menu Comptabilité Supprimer un format d’import des relevés bancaires 1. Pour supprimer un format d'import relevé, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression, cliquez sur le bouton [Oui].308 Menu Comptabilité Immobilisations  Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - LISTE DES IMMOBILISATIONS La liste des immobilisations présente le détail de chacune des fiches Immobilisations et Crédits-bails créés. A gauche de la fenêtre sont présentées les catégories : Toutes, Immobilisations, Créditsbails. Il suffit de cliquer dessus pour afficher les fiches correspondantes. Lorsque vous êtes sur la catégorie Tous, les crédits-bails sont affichés en bleu pour les différencier des immobilisations. A propos des immobilisations Lorsque vous faites l'acquisition de votre logiciel, il est tout à fait probable que vous ayez déjà amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements. Vous devez donc tout d'abord créer une fiche pour chacune des immobilisations existantes. Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours. Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et mettez à jour les fiches Immobilisations. A propos des crédits-bails Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.  Uniquement l’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée pour un crédit-bail.309 Menu Comptabilité Liste des immobilisations  Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - LISTE DES IMMOBILISATIONS Cette liste présente le détail de chacune des fiches Immobilisations ou crédits-bails existantes. A ce stade, vous pouvez : • créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails, • réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut, • recalculer les dotations à la date de votre choix, • effectuer un virement de poste à poste, • réviser une immobilisation, • acquérir un crédit-bail, • etc. Vous ouvrez la fiche descriptive d'un élément en double-cliquant sur son titre dans la liste. Afficher toutes les immobilisations et crédits-bails • Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices antérieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il n'y a plus lieu de calculer leur amortissement et dotation. Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste des immobilisations. Exemple Si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2010, il vous est proposé d’afficher aussi les immobilisations sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2010. • Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste. Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure à la date de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste.310 Menu Comptabilité  Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible via le bouton ). Afficher l'aperçu d’une immobilisation L’option Afficher l’aperçu permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’une fiche immobilisation ou crédit-bail ainsi que l’état Codes barres. 1. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l’option Afficher l’aperçu. 2. Choisissez une fiche dans la liste pour voir son aperçu. 3. Vous pouvez choisir un autre état que celui de la fiche standard. Pour cela cliquez sur le bouton et sélectionnez l’état de votre choix. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande Imprimer l'image.311 Menu Comptabilité Les commandes Le bouton permet d’activer ou non les options d’affichage, d’éditer des graphiques, d’exporter la sélection, de trier les éléments de la liste, d’agrandir ou réduire la taille des polices, de définir les propriétés de la liste. Le bouton [Créer] vous permet de créer une immobilisation. Le bouton [Modifier] vous permet de modifier l'immobilisation sélectionnée. Le bouton [Supprimer] vous permet de supprimer la ou les immobilisations sélectionnées. S'il y a des immobilisations qui sont utilisées par le programme, un message vous avertira que vous ne pouvez pas supprimer l'immobilisation sélectionnée. Le bouton [Calculer au] vous permet de modifier la date de calcul de l'immobilisation. Non disponible pour un crédit-bail Le bouton [Sortir] traite la cession ou la mise au rebut de l'immobilisation sélectionnée. Le bouton [Acquisition crédit-bail] permet d’enregistrer l’écriture d’acquisition d’un crédit-bail et de le basculer en immobilisation. Non disponible pour un crédit-bail Le bouton [Virement] permet d’effectuer les changements de postes comptables d’une immobilisation d’un exercice à l’autre. Non disponible pour un crédit-bail Le bouton [Réviser] permet de réviser une immobilisation sur sa valeur, sa durée ou permet la décomposition d’une immobilisation.312 Menu Comptabilité Vous pouvez également activer différentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE, ÉCRITURE D'ACHAT ou DE CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL. La fiche d'une immobilisation Activez la commande LISTE DES IMMOBILISATIONS du menu IMMOBILISATIONS, puis cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche d'immobilisation s'ouvre, elle est composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d’un crédit-bail. L'onglet Fiche Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la Date d'achat, la Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc. Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Fournisseur, etc. L'onglet Complément Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une immobilisation constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le numéro de Pièce comptable. Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note texte. L'onglet Plan Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement. L'onglet Historique Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation divisible. L’onglet Crédit-bail  Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail. Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables.313 Menu Comptabilité Saisir une immobilisation ou un crédit-bail 1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, puis cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail]. Pour poursuivre la création, reportez-vous au paragraphe “Saisie d’une immobilisation”, page 313 ou Saisie d’un crédit-bail. Saisie d’une immobilisation 1. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur ou sur . Le curseur passe à la zone suivante. 2. Saisissez un Libellé. Pour notre exemple : Poste serveur. 3. Passez à la zone suivante. 4. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur l’icône d’appel de liste située en fin de zone. Dans l’onglet Fiche 1. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à titre d’exemple, indiquez : • la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique • sa Localisation : Siège social • son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro 2. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/04/2010. La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par exemple lors de l'acquisition d'un matériel qui est mis en service un certain temps après l'achat. 3. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire. Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement diffé- rente de celle de la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02). 4. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone Taux de TVA. 5. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement. Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement. Nous avons ici saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation. En effet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties. Voir Traitements, page 318.314 Menu Comptabilité Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Voir Calculer les immobilisations, page 320. Dans l'onglet Complément 1. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n° interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des Entreprises). 2. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible puis indiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité. 3. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière. 4. En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considé- rée dans certains états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont ignorées dans les différentes éditions.  L'icone Commentaire ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel commentaire pour l'immobilisation affichée. Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou par importation. L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de créer ; l'onglet Historique est vide. Enregistrer l’immobilisation et l’écriture d’achat 1. Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [Ok]. 2. Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'écriture d'achat. • Si vous le souhaitez, cliquez sur [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [Ok]. • Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations (clic-droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture d'achat). Saisie d’un crédit-bail 1. Saisissez le Code du crédit-bail puis appuyez sur la touche . Le curseur passe à la zone suivante. 2. Saisissez le Libellé puis passez à la zone suivante.  A la création du crédit-bail, le N° de compte est inaccessible puisque le bien n'appartient pas encore à l'entreprise.315 Menu Comptabilité Dans l’onglet Crédit-bail  Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail. 1. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois dans la liste déroulante. 2. Saisissez la durée du bail. 3. Indiquez la date de la première échéance des redevances. Vous pouvez la saisir directement dans la zone ou cliquez sur l'icône d'appel du calendrier . 4. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous procéderez à l'acquisition du crédit-bail. 5. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances. 6. Indiquez le Taux de TVA applicable aux redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. Les montants des engagements restants calculés par le logiciel ne sont pas modifiables. La case Comptabilisé est cochée lorsque l’écriture correspondante est passée en comptabilité. Cas des redevances variables Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez plusieurs possibilités : • modifier manuellement les montants des redevances, • utiliser les options de calcul automatisé. Saisie manuelle Pour modifier une redevance, double-cliquez dans sa cellule et saisissez son montant. Saisie automatisée 1. Sélectionnez la ligne à partir de laquelle le logiciel recalcule les échéances. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez une des options suivantes : • Recopier vers le bas avec % var : le montant est recalculé selon le pourcentage de variation que vous indiquez. Et, ce nouveau montant est recopié dans le reste du tableau. • Recopier vers le bas avec % évo : le montant est recalculé selon le pourcentage d'évolution que vous indiquez. Le montant est recopié puis recalculé à chaque échéance. • Recopier vers le bas avec Mt var : le montant est recalculé selon le montant de variation que vous indiquez. Et, ce nouveau montant est recopié dans le reste du tableau. • Recopier vers le bas : le montant est recopié dans le reste du tableau sans recalcul.  Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides.316 Menu Comptabilité Dans l’onglet Fiche 1. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives mais utiles pour les recherches et le classement. Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement théorique ainsi que de calculer l'état Valeurs nettes des immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis directement. 2. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance. 3. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce montant est alors reporté dans la zone Valeur fiscale. 4. Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire. 5. Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation théorique du bien. Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs aux amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un créditbail. Dans l’onglet Complément et Plan • L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encore nécessaire de renseigner ces zones. • L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique. Dans l’onglet Enregistrement Cet onglet permet de déterminer l’enregistrement des écritures de redevances. Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures. 6. Pour activer l’enregistrement automatique des écritures, cochez la case Passer l’écriture automatiquement. 7. Les écritures sont générées en fonction des dates de redevances définies dans l’onglet Crédit-bail. Vous pouvez enregistrer l’écriture avant ces dates, pour cela saisissez le nombre de jours à prendre en compte avant la date de la redevance. 8. Le Libellé est renseigné par défaut. Si celui proposé ne vous convient pas, saisissez un autre libellé. 9. Vous pouvez compléter l’intitulé de l’écriture avec la date de la redevance. Pour cela, cochez la case Ajouter la date de la redevance au libellé. Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement. 10.Le journal de Banque est en général utilisé pour ce type d’opérations. Si vous n’êtes pas dans ce cas, sélectionnez le journal sur lequel les redevances sont enregistrées en317 Menu Comptabilité cliquant sur l’icône . 11.Indiquez le compte de banque ou fournisseur ainsi que le compte de redevances de créditbail. Le compte de redevances est le plus souvent un compte de charge 612. 12.Si votre comptabilité est analytique, choisissez le Code analytique du compte de redevance. L'icône permet d'en affecter plusieurs. 13.Sélectionnez le Mode de paiement utilisé pour les écritures de redevances.  Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devrez passer par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS du menu COMPTABILITÉ - SAISIES. Voir Enregistrer les abonnements, page 270. 14.Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail. Reprise d’antériorité Votre logiciel vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en «bloquant» la valeur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous choisirez alors la date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée. 1. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes, cochez la case Valeur bloquée (dans l’onglet Fiche de la fiche immobilisation). 2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le 31 décembre de l'exercice précédant celui en cours. 3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en place de vos immobilisations dans votre logiciel). Méthode de calcul La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux manières : • Etalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices, • Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice. Le plan d'amortissement Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs suivantes : Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente. Pour la première année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur résiduelle en cas de Valeur bloquée Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement. Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année. Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation.318 Menu Comptabilité Amortissement linéaire Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période d'amortissement est constante. Cette annuité est calculée par rapport à un taux approprié à la valeur du bien. Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en service indiquée dans la zone Date de début. Dans ce cas, la première annuité sera réduite prorata temporis pour tenir compte de la période écoulée depuis la date de mise en service jusqu'à la date de clôture.  Symétriquement, la dernière annuité sera également réduite prorata temporis, si nécessaire. Amortissement exceptionnel Certaines immobilisations donnent droit à un type d'amortissement exceptionnel. En effet, l'amortissement est destiné à compenser une dépréciation subie par des éléments d'actif. Dans le cas d'éléments soumis à une dépréciation anormale, les entreprises peuvent avoir recours à l'amortissement exceptionnel qui prend en compte l'évolution de la technique, l'aléas d'une fabrication, l'état du marché, etc. Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-même le plan d'amortissement : • Double-cliquez sur la colonne Dotation pour saisir la valeur de chaque année que vous affiche le logiciel. Appuyez sur la touche pour valider chaque annuité. Amortissement dégressif L'amortissement dégressif, calculé selon un barème spécifique, intervient dans le cadre de l'acquisition de biens d'équipements, autres que les immeubles d'habitation, les chantiers et les locaux servant à l'exercice de la profession, ainsi que tous les investissements hôteliers (immeubles ou matériels). Traitements Acquérir un crédit-bail Acquisition Si votre entreprise choisit d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous devez basculer ce crédit-bail en immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture d'acquisition correspondante. 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche du crédit-bail et cliquez sur le bouton [Acquisition crédit-bail]. Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées seront utilisées pour calculer un nouveau plan d'amortissement.319 Menu Comptabilité 2. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations seront reprises dans la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date de début. Si vous acquérez le bien avant la fin du bail, indiquez la date d'acquisition qui a été conclue. 3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez renseigné le prix d’achat contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement dans cette zone. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être modifié. Vous devez impérativement renseigner le N° de compte et la durée de l'amortissement. Saisies dans la fiche de l’immobilisation à l’acquisition Lorsque vous procédez à l'acquisition d'un crédit-bail, celui-ci devient une immobilisation et certaines données doivent être renseignées. La plupart des informations indispensables à la gestion d'une immobilisation sont automatiquement récupérées de l'acquisition : • La Date d'achat et la Date de début : par défaut, ces dates correspondent à la date saisie précédemment dans la fenêtre Acquisition d’une immobilisation en crédit-bail. • La Valeur d'achat, la Valeur à amortir et la Valeur fiscale : correspondent au prix d'achat contractuel du crédit bail. 1. Renseignez le N° de compte de l’immobilisation. 2. Saisissez la durée de l'amortissement pour établir un nouveau plan. 3. Cliquez sur le bouton [OK] sans quoi l'acquisition ne sera pas prise en compte et le crédit-bail ne passera pas en immobilisation. Un message vous demande d'enregistrer l'écriture d'achat de l'immobilisation. Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Voir Enregistrer l’immobilisation et l’écriture d’achat, page 314. Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations via un clic-droit, commande ÉCRITURE D'ACHAT.320 Menu Comptabilité Calculer les immobilisations Le bouton [Calculer au] vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour une date donnée. Cela peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette fonction met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée. 1. Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, dans la liste des immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées puis cliquez sur [Calculer au]. La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche. 2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations. Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou en utilisant l'icone d'appel du calendrier . Vous noterez la présence de l'icone en forme de triangle qui vous propose des périodes pré-programmées : date du jour, fin de semaine, etc. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer la procédure de calcul. Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle seront alors recalculés. Sortir une immobilisation  La sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations à l’aide du bouton [Sortir]. Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de l'immobilisation correspondante afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values réalisées et, d'autre part, de stopper le calcul des amortissements. Il s’agit d’une cession. De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou obsolète, vous le sortez des immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut. Mise au rebut L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut d'une immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation s’affiche. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 3. Sélectionnez le Type de sortie Mise au rebut puis validez la sortie en cliquant sur [Ok].321 Menu Comptabilité Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été mise au rebut apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession totale d'une immobilisation La cession totale intervient dans le cas d'une vente. Exemple Vous souhaitez revendre un de vos ordinateurs. La sortie de cette fiche d'immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation apparaît. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date de travail). 3. Sélectionnez le Type de sortie Cession. 4. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut. Le Prix TTC s'affiche automatiquement. 5. Indiquez le nom de l'Acheteur. Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement les plus ou moins values à court et long terme, la TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui servira à déterminer la plus ou moins value. 6. Cliquez sur [Ok]. Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation, cliquez sur [Oui]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession partielle d’une immobilisation Votre logiciel autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément. Par exemple, un ensemble de chaises de bureau immobilisé sont dans une seule fiche. Vous pouvez céder ou mettre au rebut une partie de cet ensemble. Dans ce cas, l'option Immobilisation divisible doit être cochée dans l'onglet Complément de la fiche de l'immobilisation.322 Menu Comptabilité Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que l'immobilisation est divisible et vous demande si vous souhaitez la sortir Totalement ou Partiellement. Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous l'avons expliqué précédemment. Par contre, si vous cliquez sur Partiellement la fenêtre Sortie partielle de l’immobilisation s’affiche. 1. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation car lors de l'enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle immobilisation avec ce code et les valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie. 3. Indiquez le Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération. 4. Vous disposez de trois possibilités pour la cession partielle d’une immobilisation : • indiquez directement un montant correspondant à la Valeur à amortir. • indiquez dans la zone Quantité le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. • indiquez un Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. 5. Cliquez sur [Ok]. Vous obtenez alors la fenêtre proposée lors de la sortie d'une immobilisation. Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu précédemment. L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant à la partie conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de l'opération (date, type de sortie, valeur d'origine du bien immobilisé et valeur restante) que vous pourrez consulter depuis l'onglet Historique de la fiche immobilisation.323 Menu Comptabilité Enregistrer l’écriture de cession Lorsque vous avez effectué une sortie d'immobilisation, un message vous propose d'enregistrer l'écriture de cession. • Si vous le souhaitez, cliquez sur [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [Ok]. • Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture de cession depuis la liste des immobilisations (clic-droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture de cession). Réviser une immobilisation Modification du plan d'amortissement suite à l'application des nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10 Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : • révision de la durée d'amortissement • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat • nouvelle approche par composant des immobilisations.  Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). Révision de la durée d'amortissement L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en fonction de son utilisation (usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de l'amoindrissement de valeur de cet actif ou de la durée d'usage. Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/09. La valeur à amortir est =100,00 Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Après 2 ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les 2 années qui suivent. On passe donc de 5 à 4 ans. A partir du 31/12/2011 passage d'une dotation de 30 au lieu de 20. 1. Depuis la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser] situé dans la barre d’actions. Attention ! A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations.324 Menu Comptabilité Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton [Réviser] situé dans la barre d’actions. 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Le plan est dorénavant sur 4 ans. Les 2 premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30. Révision de la valeur résiduelle Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/09. La valeur à amortir est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à un test de dépréciation le 31/12/2010, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est estimée à 510 (au lieu de 600 soit une dépréciation de 90). Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200.325 Menu Comptabilité 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Révision de la valeur d'achat Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/08. La valeur d'achat est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2010. Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées au 31/12/2009)/3 années restants à amortir) et non plus de 200.326 Menu Comptabilité 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation « Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter des exercices ouverts à compter du 01/01/2005. Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux. La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composant(s) et sa « structure ». Pour chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi.» PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation comptable, et faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil National de la Comptabilité «. Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire pour la détermination des résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005 à toutes les entreprises pour l'ensemble des immobilisations figurant à l'actif du bilan à la clôture de l'exercice précédent. Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des comptes consolidés. (Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003 art.1). Exemple Soit une machine E acquis le 01/01/07 . La valeur d'achat est = 20000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans327 Menu Comptabilité A l'ouverture de l'exercice 2010, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette machine, en l'occurrence la structure, un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans et un composant B fixée à 5 ans. • Structure : 7000 € • Composant A : 8000 € • Composant B : 5000 € 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient ensuite la fenêtre suivante. 3. Il est possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure «) puis sa valeur dans la zone . Sur les lignes suivantes saisissez le code des deux composants ainsi que leur libellé et328 Menu Comptabilité leur valeur.  Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront alors calculées automatiquement. On obtient la liste des immobilisations suivante : Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir de l'exercice 2010 : • composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans • composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans Voir Révision de la durée d'amortissement, page 323. Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à la méthode dérogatoire Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la constatation d'un amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus lors du passage aux nouvelles règles comptables.329 Menu Comptabilité Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective. Exemple de plan d'une immobilisation en mode dégressif Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de l'immobilisation et cocher Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal Dégressif. On obtient le plan d’amortissement suivant. Attention ! N'hésitez pas à contacter votre expert-comptable ou votre comptable afin d'effectuer une éventuelle régularisation comptable concernant les exercices précédents.330 Menu Comptabilité Historique Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information s’affiche dans l'onglet Historique de la fiche immobilisation (pour les révisions de valeur résiduelle, valeur d'achat et révision de la durée. On peut voir notamment la date à laquelle a été effectuée la révision, le type de révision effectuée et l'exercice révisée. Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la révision. Remarques diverses Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche en ce qui concerne la date de début d'amortissement, les valeurs d'achat et à amortir, le mode d'amortissement, la durée, et la partie Valeur bloquée. De plus certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées : • la durée (donc la date de fin et le taux d'amortissement), • la valeur d'achat (donc la valeur à amortir). Il est possible d'effectuer plusieurs révisions sur la même immobilisation. Toutes les immobilisations révisées apparaissent en italique dans la liste des immobilisations. Familles  Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - FAMILLE Les familles sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par famille selon un critère de votre choix. 1. Pour créer une famille, cliquez sur le bouton [Créer].331 Menu Comptabilité Une nouvelle fiche apparaît. 2. Saisissez le Code puis le Libellé de cette nouvelle famille. 3. Indiquez le Type d'amortissement ainsi que la Durée d'amortissement qui seront affectés par défaut aux diverses immobilisations rattachées à cette famille. Vous pourrez les modifier par la suite. Pour ouvrir la liste des types d’amortissements, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone. 4. Pour valider la création de la nouvelle famille, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la fenêtre, ou sur le bouton [Ok et créer] qui permet de valider la création d’une nouvelle famille et d’en recréer une autre immédiatement, car la fenêtre Nouvelle famille reste active. Localisations  MENU COMPTABILITÉ - COMMANDE IMMOBILISATION - LOCALISATION Lorsqu'une entreprise est répartie sur plusieurs sites, il est nécessaire de préciser l'endroit où se trouve chaque immobilisation. Toutes les immobilisations sont alors rattachées à des codes localisations afin de faciliter ensuite l'inventaire physique du parc. Les localisations sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par localisations selon un critère de votre choix. 1. Pour créer une fiche localisation, cliquez sur le bouton [Créer] puis renseignez les zones Code et Libellé. 2. Pour valider la création de la nouvelle localisation, cliquez sur le bouton [Ok] situé au bas de la fenêtre, ou sur le bouton [Ok et créer] qui permet de valider la création d’une nouvelle localisation et d’en recréer une autre immédiatement, car la fenêtre Nouvelle localisation reste active.332 Menu Comptabilité Virements  Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - VIREMENTS Effectuer un virement Le bouton [Virement] de la fiche Immobilisation vous permet d'effectuer les changements de compte comptable d'une immobilisation d'un exercice à l'autre. En effet, une fois que vous avez saisi la fiche Immobilisation d'un ordinateur (par exemple), le seul moyen de modifier le N° de compte que vous avez affecté à cette immobilisation est d'effectuer un virement de compte à compte. 1. Sélectionnez la fiche d'immobilisation concernée. 2. Cliquez sur le bouton [Virement]. 3. Dans la fenêtre Nouveau virement, précisez la date du virement (date système par défaut), ainsi que le nouveau compte. Le bouton présenté en fin de zone vous permet de consulter la liste des comptes. 4. Cliquez sur [Ok] pour confirmer ce virement.  Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création du virement et d’en effectuer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau virement reste active. Les changements d'affectation de comptes interviennent dans les éditions suivantes : • Dotations mensuelles • Etat préparatoire 2054-2055 Ecritures de dotations  Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - ÉCRITURES DE DOTATIONS Cette commande permet de générer les écritures de dotations aux amortissements et les écritures de régularisation des immobilisations cédées.  Si vous avez saisi de nouvelles fiches ou modifié le contenu de certaines, nous vous conseillons de lancer le recalcul des dotations aux amortissements. Voir Acquérir un crédit-bail, page 318.333 Menu Comptabilité 1. Choisissez le journal dans lequel les écritures vont être enregistrées. 2. Pour que les écritures générées soient centralisées par compte, cochez la case Centralisation par compte. Pour générer les écritures de régularisation des immobilisations cédées, cochez la case Régularisation des cessions. 3. Par défaut, dans la partie Période, le logiciel vous propose le calcul des dotations de l’exercice en cours. Vous pouvez cependant indiquer un intervalle de dates ou le mois pour lequel vous souhaitez générer les écritures. 4. Modifiez le Libellé des écritures de dotations si vous le souhaitez. Si vous avez coché la case Régularisation des cessions, indiquez le libellé des écritures de régularisation dans la zone Régul. cessions. Vous pouvez ajouter le code immobilisation à ce libellé en cochant la case correspondante. 5. Choisissez le type d'enregistrement des écritures (Brouillard, Validation ou Simulation) puis cliquez sur le bouton pour lancer le traitement. Inventaire  Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - INVENTAIRE L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant, d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique.334 Menu Comptabilité La gestion des codes-barres Les codes-barres sont générés automatiquement à partir des codes localisations et immobilisations affectés lors de la saisie de la fiche immobilisation ; aucune manipulation n'est donc nécessaire pour établir ces codes. Plusieurs types d'étiquettes à associer physiquement à vos localisations et à vos immobilisations sont disponibles depuis le menu Immobilisations, commande États immobilisations - Autres états. La commande INVENTAIRE ouvre une fenêtre regroupant toutes les immobilisations recensées. Inventorier une immobilisation Pour inventorier une immobilisation, vous avez deux possibilités : • la saisie manuelle du stock physique des immobilisations, • ou la saisie automatique du stock physique. Saisie manuelle 1. Cliquez sur le bouton [Saisie manuelle]. Une fenêtre s’affiche : 2. Sélectionnez la localisation de l’immobilisation à recenser. Attention ! Après chaque saisie, l'immobilisation apparaît en couleur dans la localisation spécifiée : en bleu : l'immobilisation se trouve dans la bonne localisation, en rouge : l'immobilisation est mal localisée.335 Menu Comptabilité 3. Choisissez l’immobilisation puis saisissez sa quantité. Si votre immobilisation n’est pas divisible, la quantité est égale à 1. 4. Pour prendre en compte les immobilisations sorties, cochez la case correspondante. Pour prendre en compte les crédits-bails, cochez la case correspondante.  Si vous saisissez deux immobilisations de même code dans la même localisation, la quantité de cette immobilisation augmente d'une unité. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Saisie automatique La saisie automatique de l'inventaire se fait par lecture optique. Pour effectuer un inventaire automatique, il est préférable de posséder un lecteur optique relié à un poste portable. 1. Cliquez sur le bouton [Saisie auto]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, la saisie du code Localisation et du code Immobilisation s'effectue par lecture optique et votre logiciel vous les indique. Modifier la saisie de l’inventaire 1. Cliquez sur le signe + correspondant à la localisation de l’immobilisation. 2. Sélectionnez l’immobilisation pour laquelle le stock physique est à changer. 3. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 4. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [Ok]. Purger un inventaire 1. Pour supprimer une immobilisation inventoriée, cliquez sur le signe + correspondant à sa localisation. 2. Sélectionnez l’immobilisation pour laquelle l’inventaire est à effacer. 3. Cliquez sur le bouton [Purger]. 4. Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur [Oui]. Purger tout l’inventaire  Ce traitement efface toutes les saisies que vous avez effectuées dans l’inventaire. 1. Appuyez sur le bouton droit de votre souris et choisissez la commande PURGER TOUT L’INVENTAIRE. 2. Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur [Oui]. Purger une localisation 1. Dans la liste des inventaires, sélectionnez la localisation souhaitée et cliquez sur le bouton [Purger]. Vous pouvez utiliser la commande PURGER LA LOCALISATION du menu CONTEXTUEL (clic-droit). 2. Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur [Oui].336 Menu Comptabilité Relocaliser une immobilisation Cette commande corrige la localisation d’une immobilisation mal affectée ou une immobilisation non affectée. Une immobilisation mal localisée dans l’inventaire est affichée en rouge. 1. Sélectionnez l’immobilisation et cliquez sur le bouton [Relocaliser]. 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur [Oui]. Intégrale de gestion attribue la localisation définie dans la fiche de l’immobilisation. Relocaliser tout l’inventaire Lorsque plusieurs immobilisations sont mal localisées dans l’inventaire, vous pouvez toutes les relocaliser en une seule fois. 1. Faites un clic-droit et choisissez la commande RELOCALISER TOUT L’INVENTAIRE. 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur [Oui]. Intégrale de gestion attribue les localisations définies dans les fiches des immobilisations. Etats de l’inventaire Vous pouvez lancer différents états de votre inventaire à savoir les immobilisations inventoriées, les immobilisations non inventoriées ou encore exporter l’inventaire. Export inventaire Cet état permet d’exporter l’inventaire ou de l’envoyer par email. 1. Dans la fenêtre Etats inventaire, cliquez sur la ligne Export inventaire. 2. Sélectionnez la sortie de l’inventaire (Fichier ou Email) puis cliquez le bouton [Ok]. 3. Selon votre choix, enregistrez le fichier d’export généré (.DBF) ou envoyez l'email contenant le fichier en pièce jointe. Immobilisations non inventoriées Cet état fait apparaître les immobilisations saisies dans le logiciel mais qui n'ont pas été inventoriées. La liste des immobilisations concernées apparaît avec les localisations et quantités théoriques. 1. Dans la fenêtre liste Inventaire, cliquez sur le bouton [Etats]. 2. Dans la fenêtre Etats inventaire, sélectionnez la ligne Immobilisations non inventoriées. 3. Pour obtenir un aperçu de l’état à l’écran, cliquez sur le bouton [Ecran]. Pour lancer directement l’impression de l’état, cliquez sur le bouton [Imprimante]. Inventaire Cet état fait apparaître, par localisation, les immobilisations répertoriées avec d'une part, leur localisation théorique et, d'autre part, leur quantité théorique. Un sous-total par localisation permet d'obtenir une vue globale des immobilisations effectivement présentes. Vous pouvez alors comparer quantitativement le réel et le théorique. 1. Dans la fenêtre Etats inventaire, sélectionnez la ligne Inventaire.337 Menu Comptabilité 2. Pour obtenir un aperçu de l’état à l’écran, cliquez sur le bouton [Ecran]. Pour lancer directement l’impression de l’état, cliquez sur le bouton [Imprimante]. 3. Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez les immobilisations à prendre en compte, vous avez le choix entre : • Toutes les immobilisations inventoriées (correctes ou non), • Uniquement les immobilisations inventoriées correctes, • Les immobilisations inventoriées incorrectes. Dans ce cas, choisissez si vous voulez prendre en compte toutes les erreurs (option Délocalisées et quantités incorrectes) ou les immobilisations délocalisées dans l’inventaire ou les immobilisations dont les quantités sont incorrectes. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Récupération Ciel Immobilisations  Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - RÉCUPÉRATION CIEL IMMOBILISATIONS Cette fonction permet de récupérer les immobilisations saisies dans Ciel Immobilisations. Vous possédez une version de Ciel Immobilisations inférieure ou égale à 10.0 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le dossier à récupérer. Vous possédez une version de Ciel Immobilisations supérieure ou égale à 11.0 1. Cliquez sur le bouton . Dans l'explorateur, sélectionnez le fichier .sgimo à récupérer.338 Menu Comptabilité Echanges de données Vue d’ensemble Ce sous-menu du menu Comptabilité regroupe tous les moyens d’échanger des données avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de votre expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations. Vous pouvez : • échanger vos données avec votre expert-comptable via la Synchro compta ou l’import/ export, • importer ou exporter une Balance, • envoyer par email le dossier de votre société, • saisir les coordonnées de votre expert-comptable, • consulter l’historique des imports/exports. Le format Ximport Ce format vous permet d’importer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier à importer est : XIMPORT.TXT. Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours. Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées. Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit pas dépasser 137 caractères. Il doit avoir la structure suivante : N° de Mouvement 5 caractères Numérique Journal 2 caractères Alphanumérique Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ) Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ) N° de pièce 12 caractères Alphanumérique Compte 11 caractères Alphanumérique Libellé 25 caractères Alphanumérique Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique Crédit-Débit 1 caractère (D ou C)339 Menu Comptabilité Importer des écritures  Menu COMPTABILITÉ - commande ECHANGES DE DONNÉES - IMPORTER DES ÉCRITURES Cette commande peut être utilisée : • par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable (écritures de bilan, par exemple), • par votre expert-comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité.  Les écritures sont intégrées dans le brouillard. Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage Expert (Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX, Cote Ouest, Gestimum, Quadratus peuvent être intégrées dans votre logiciel. Options pour l’import des écritures  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à effectuer lors de l’import. Par exemple, vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc. Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche de votre clavier). N° de pointage 12 caractères Alphanumérique Code analyt./budgét 6 caractères Alphanumérique Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique Euro 1 caractère Alphanumérique Avec en plus pour le format Ciel 2003 : Version 4 caractères Alphanumérique Le séparateur décimal doit être une virgule. Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche Attention ! Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être importé.340 Menu Comptabilité Importation des écritures A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. 1. Sélectionnez l’éditeur de logiciel dans lequel les écritures ont été générées : • Ciel : vos écritures proviennent d’un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote Ouest, Gestimum. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier et qu’elles n’y sont pas encore intégrées, ces écritures sont attente. Votre logiciel les détecte et les importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation a été effectuée.  Tant que les écritures ne seront pas importées dans votre logiciel, à l’ouverture du dossier destinataire, un message vous demandera de confirmer l’importation. • Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 4. Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche. • Cliquez sur le bouton [Vérifier] pour lancer une vérification de toutes les écritures à transférer. • Cliquez sur le bouton [Modifier] pour effectuer des changements sur une ou plusieurs écritures. • Pour ne pas prendre en compte les modifications, cliquez sur le bouton [Annuler les modifications]. • Cliquez sur le bouton [Continuer] pour lancer le transfert des données. 5. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comporte des numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer. Exporter des écritures  Menu COMPTABILITÉ - commande ECHANGES - EXPORTER DES ÉCRITURES A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix que ces écritures soient en brouillard ou validées. Elles pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres logiciels.341 Menu Comptabilité Vous pouvez exporter des écritures de votre logiciel vers d’autres logiciels : Sage Expert (anciennement Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX ou encore vers d’autres applications Ciel. Réglages de l’export au format Ciel  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel. 1. Indiquez le fichier de destination des écritures comptables (Texte, XImport, RImport, Ciel Compta). En choisissant Ciel Compta, le logiciel recherche les dossiers de comptabilité présents sur votre disque et vous propose de choisir celui qui doit recevoir les écritures. Si plusieurs versions de Ciel Compta sont installées sur votre machine, vous pouvez la choisir à l'aide de l'option Application à utiliser. La liste des sociétés est alors actualisée et vous devez refaire votre choix. 2. Dans l'onglet Options, le numéro du prochain mouvement comptable généré vous est précisé. Et, pour afficher et contrôler les écritures avant leur transfert, cochez les options correspondantes. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche de votre clavier).342 Menu Comptabilité Exportation des écritures A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export : • Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert (Coala) ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid. 1. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adéquat. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche. 3. Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email]. Avec le bouton [Email], le fichier des écritures est créé puis mis en pièce jointe d’un nouvel email prédéfini. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à inclure. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte. Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit : • par date de mouvement : indiquez alors la date de début et de fin des mouvements à exporter. • par mois de mouvement : indiquez le premier et le dernier mois des mouvements à prendre en compte. • par numéro de mouvement : indiquez le premier et dernier numéro de mouvement que vous voulez inclure. • pour les journaux : sélectionnez dans la liste déroulante le journal (A-nouveaux, Banque, Achats etc.). Seules les écritures contenues dans ce journal seront sélectionnées. 4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes : • Écritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis pré- cédemment seront exportées. • Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées.343 Menu Comptabilité 5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur des comptes. 6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les envoyer ainsi que de mettre le fichier des écritures en pièce jointe d’un nouvel email prédéfini. Pour cela, cochez les cases Voir les écritures avant le transfert et Envoyer le fichier par mail. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. 8. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient vos écritures comptables. 9. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].  A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats d’import n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. • Si vous avez opté pour une sortie Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail adressé à votre expert-comptable. Il ne vous reste plus qu’à envoyer l’e-mail. • Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine ouverture du fichier concerné. Les fichiers créés lors de l’exportation sont nommés par défaut. Ce tableau peut vous aider à les retrouver. Tableau de correspondance entre les formats et fichiers d’exportation Format d’exportation Fichier d’exportation généré CCMX CCMX Winner.Txt Cegid Sisco 2 SI00001.trt (le dernier chiffre varie en fonction du numéro de dossier que vous avez attribué) Cegid PGI Cegid PGI.CSV Ciel XImport.Txt ou RImport.txt Sage Expert ARF Coala.Txt Sage 30 ou Sage100 EXPORT_SAGE.Txt Sage Expert Journaux Export Ecritures Sage Coala Journaux.xls Sage 30 ou Sage100 (Convertisseur) XIMPORT.Txt Sage Petites Entreprises Ecran.dat344 Menu Comptabilité Importer une balance  Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES - IMPORTER UNE BALANCE 1. A l'activation de cette commande, choisissez le fichier de la balance à récupérer. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. La fenêtre suivante s’affiche : 3. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le journal des A-nouveaux (AN). 4. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message s’affiche et vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. Exporter une balance  Menu COMPTABILITÉ - commande ECHANGES DE DONNÉES - EXPORTER UNE BALANCE Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un autre dossier. 1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (TXT). 2. Cliquez sur le bouton [Fichier] pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton [Email] pour joindre le fichier à un nouvel e-mail. La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche. 3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la période d'exercice qui sera considérée par défaut.345 Menu Comptabilité 4. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez exporter l'état. L’icône vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte. • Vous pouvez également choisir d’exporter les écritures d'un journal en particulier.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton [Tous]. Dans l’onglet + de critères : 5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet et sélectionnez les options de votre choix. 6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Synchro compta  Menu COMPTABILITÉ - commande ECHANGES DE DONNÉES - SYNCHRO COMPTA Présentation La Synchro compta facilite les échanges de données comptables entre l'expert-comptable et son client. Vous pouvez ainsi envoyer et récupérer automatiquement les écritures comptables de votre expert/client équipé d'une application Ciel, Sage 30 et 100 ou Sage Expert (anciennement Coala). Cette fonction permet : au client • d'effectuer les saisies comptables qui sont de plus en plus gérées par ses soins du fait de l'informatisation croissante des PME. • de conserver à sa disposition les éléments comptables nécessaires à la tenue de sa gestion courante. • de transférer périodiquement les données comptables à son cabinet d'expertise comptable et ce, dans les délais convenus entre le client et l'expert-comptable. à l'expert-comptable • d'incorporer rapidement les données reçues dans ses propres fichiers. • d'effectuer un suivi précis des affaires de son client. • de conseiller immédiatement son client sans avoir à attendre la fin de l'année fiscale346 Menu Comptabilité pour intervenir sur le dossier de ce dernier. La Synchro compta+ permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis par le client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.). La Synchro compta (simplifiée) permet d’ajouter des nouvelles écritures transmises par le client ou l’expert-comptable. Paramètres Synchro compta  Menu COMPTABILITÉ - commande ECHANGES DE DONNÉES - SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES Cette commande vous permet de paramétrer les informations nécessaires à la Synchro compta. Mode de fonctionnement de la Synchro compta Deux modes sont proposés : • Synchro compta : est un mode simplifié de synchronisation. Vous pouvez envoyer uniquement les nouvelles écritures à n’importe quelle date. Vous pouvez aussi choisir les écritures ou envoyer tout le dossier comptable. Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le pointage et le lettrage sont récupérés. La Synchro compta est proche d’un export enrichi des écritures, à la diffé- rence qu’elle permet de distinguer les nouvelles écritures de celles qui ont déjà été envoyées, ce qui évite les doublons. • Synchro compta + : est identique à l’ancienne Synchro compta. Ce mode vous permet d’échanger en fin de mois toutes ou les nouvelles écritures, y compris celles des Anouveaux, ainsi que de les valider. Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le lettrage et le pointage sont récupérés. Le client et l'expert ne peuvent jamais saisir d'écritures simultanément sur une période identique de manière à garantir la cohérence des écritures. Les modifications extra-comptables (lettrage, rapprochement) sont toujours accessibles sur toutes les périodes. La Synchro compta + intègre une gestion des conflits. Si un élément de base (compte de tiers ou un code analytique) est modifié à la fois par l'expert et par le client, un code de priorité s'applique. Pour des informations plus détaillées sur la gestion des conflits en Synchro compta +, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application. 1. Si vous souhaitez gérer l'échange de données par synchronisation, cochez l’option Synchro compta ou Synchro compta +. Attention Vous devez synchroniser les écritures dans le même mode que votre client ou expertcomptable, sans quoi il sera impossible de récupérer le fichier généré (XML). Il est toutefois possible de changer le mode de Synchro compta.347 Menu Comptabilité Modalité de transfert des données 2. Sélectionnez le sens du transfert des données : • Client  Expert : le client envoie des données à son expert-comptable. • Expert  Client : l'expert-comptable envoie des données à son client. 3. Choisissez le logiciel de destination : Ciel, Sage 30&100 ou Sage Expert (anciennement Coala), c'est-à-dire le logiciel vers lequel les données seront transférées. 4. Selon l'accord que vous avez passé avec votre client ou avec votre expert-comptable, indiquez la personne choisie pour générer le journal des A-nouveaux : • expert-comptable : votre expert-comptable se chargera alors de la synchronisation des A-nouveaux. • client : votre client fera la synchronisation des A-nouveaux. Informations complémentaires expert-comptable 5. Saisissez le numéro de dossier qui est obligatoire puis le code de l'expert-comptable. Si le logiciel destinataire est Sage Expert, le code de l'expert-comptable est obligatoire. Dates Synchro compta+ La date de la dernière synchro (date de fin de période) et la date de la dernière validation (date de fin de période inférieure ou égale à la date de Synchro compta) sont automatiquement renseignées. Divers Si vous transférez vos données vers un logiciel Sage Expert (anciennement Coala), la partie Divers s'affiche en bas de la fenêtre. 6. Sélectionnez le compte collectif des clients ainsi que le compte collectif des fournisseurs, à l'aide de l'icône d'appel de liste . Vous pouvez créer un compte collectif directement en cliquant sur le bouton (Créer] situé en bas de la fenêtre Liste des comptes clients ou Liste des comptes fournisseurs.  Les comptes collectifs ne peuvent pas être utilisés dans les écritures. L'E-mail du serveur de médiation est proposé par défaut et permet de transférer votre fichier de Synchro compta par e-mail. Les écritures sont envoyées à Sage Expert qui les transfère ensuite à votre expert-comptable. 7. Ne modifiez pas cet e-mail sinon vous ne pourrez pas valider votre paramétrage. 8. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur le bouton [OK]. Lancer la Synchro compta  Menu COMPTABILITÉ - commande ECHANGES DE DONNÉES - SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA La Synchro compta permet d'échanger des informations (émission et réception) de façon dynamique et rapide.348 Menu Comptabilité Exemple 1. Le client exécute une Synchro compta pour envoyer ses écritures à son expert-comptable. 2. L'expert récupère ces données et les traite. 3. L'expert renvoie les données après analyse et traitement. 4. Le client reçoit les données. Elles sont intégrées à son application. Il n'a aucune modification à effectuer. Pour exécuter une Synchro compta, un assistant vous aide dans ce traitement.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant]. Transmettre des écritures en mode Synchro compta + Etape 1 : choix du traitement 1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette option vous permet de générer un fichier de données. Attention ! Vous pouvez envoyer et récupérer les données comptables de votre expert ou client équipé d'un logiciel de comptabilité Ciel (Ciel Compta 2007 (version 13.00) ou Ciel Compta Evolution 2007 (version 6.00) ou Ciel Compta Facile), Sage (Start Compta, 30, 100) ou Sage Expert.349 Menu Comptabilité Etape 2 : choix des écritures La fenêtre correspondant au sens du transfert défini dans les paramètres de Synchro compta s’affiche. 2. Dans les deux cas, vous devez sélectionner les écritures. Choisissez dans la liste déroulante le type d'écritures à envoyer : • Toutes : toutes les écritures (écritures déjà transmises, écritures non transmises) saisies depuis le début de l’exercice seront synchronisées. • Nouvelles : les écritures créées, modifiées, supprimées depuis la dernière émission ou la dernière réception seront synchronisées. 3. Si vous émettez des données dans le sens de transfert : • Client  Expert-comptable, indiquez alors la Date de synchro.  Lorsque la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un message vous informe d'un risque de distorsions sur les fichiers générés. • Expert-comptable  Client, les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Pour cela, cochez l'option Oui et saisissez la Date de validation des écritures. Vous pouvez utiliser l'icône du Calendrier ou l'icône des Dates spéciales . Sens du transfert : Client  Expert-comptable Sens du transfert : Expert-comptable  Client350 Menu Comptabilité  La date de synchronisation ou de validation doit obligatoirement être le dernier jour d’un mois. Par défaut, le logiciel affiche la date de fin de mois du mois précédent. Etape 3 : emplacement du fichier généré 4. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication défini par défaut. 5. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix. 6. Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option Oui puis saisissez l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client. Etape 4 : saisie d’un commentaire 7. Vous pouvez ajouter un commentaire à votre envoi. Saisissez-le dans la zone correspondante. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 9. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 10.Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK]. Transmettre des écritures en mode Synchro compta (simple) Etape 1 : choix du traitement 1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette option vous permet de générer un fichier de données. Etape 2 : choix des données à transmettre Dans cette étape, vous choisissez les éléments que vous voulez transmettre. Vous avez plusieurs possibilités pour envoyer vos écritures, vous pouvez : • Transmettre les nouvelles écritures jusqu’à une date définie : cette option permet d’envoyer uniquement les nouvelles écritures que vous avez saisies depuis le début de l’exercice courant jusqu’à la date de votre choix. Les données de structure de votre comptabilité : plan de comptes, journaux, pointage, lettrage, etc, sont transmis par défaut. Le report des A-Nouveaux et la validation des écritures ne sont pas effectués.  Si la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un message vous informe d'un risque de distorsions sur les fichiers générés. • Avoir plus de critères pour transmettre : cette option permet de transmettre soit les nouvelles écritures saisies depuis la dernière Synchro compta soit toutes les écritures du dossier. Vous pouvez aussi valider les écritures, envoyer les écritures d’A-Nouveaux, transmettre ou non les données de base de votre comptabilité. • Transmettre l’intégralité du dossier : toutes vos écritures et toutes les données de votre comptabilité seront envoyées. Cette option est particulièrement utile si votre expertcomptable ne possède encore aucun élément de votre comptabilité. 2. Cochez l’option de votre choix.351 Menu Comptabilité • Si vous choisissez l’option Transmettre les nouvelles écritures jusqu’au. Le logiciel indique par défaut la date de fin de mois du mois précédent. Vous pouvez indiquer une autre date et pas forcément une date de fin de mois. • Si vous cochez l’option Je souhaite souhaite avoir plus de critères pour transmettre, une étape supplémentaire s’affiche Etape 3 : paramètres supplémentaires 3. Choisissez dans la liste déroulante le type d'écritures à envoyer : • Toutes : toutes les écritures de l’exercice courant (écritures déjà transmises, écritures non transmises) seront synchronisées. • Nouvelles : seules les écritures créées depuis la dernière émission seront synchronisées. 4. Par défaut, le logiciel affiche la date de début de l’exercice courant et la date de fin de mois du mois précédent. Si nécessaire, modifiez cette période de dates. Vous pouvez utiliser l'icône du Calendrier ou l'icône des Dates spéciales .  Les dates ne sont pas obligatoirement des dates de début et de fin de mois. 5. Les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Pour cela, cochez l'option Oui. 6. Si vous voulez transmettre l’écriture d’A-Nouveaux, cochez l’option Oui. 7. Vous pouvez inclure ou non les données de base de votre comptabilité : plan de comptes, journaux, etc. Dans ce cas, cochez l’option Oui ou Non. Etape 4 : emplacement du fichier généré 8. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication défini par défaut. 9. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix. 10.Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option Oui puis saisissez l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client. 11.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 12.Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour le fermer.352 Menu Comptabilité Recevoir des écritures (en mode Synchro compta et Synchro compta +)  Si l'option Messagerie a été sélectionnée lors de l'émission des données, vous recevez un e-mail . Vous devez enregistrer sur votre disque la pièce jointe reçue (fichier Zip) qui contient le fichier XML. Pour cela, utilisez la technique du «Copier/Coller». 1. Choisissez l'option Recevoir des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Pour récupérer le fichier XML transmis, cliquez sur l'icône de sélection . 3. La fenêtre Choisir le fichier s'ouvre. Sélectionnez le fichier dans le répertoire dans lequel vous l'avez préalablement enregistré.  Vous pouvez directement sélectionner le fichier au format Zip sans avoir à le décompresser. En effet, votre logiciel récupérera automatiquement le fichier XML. 4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir] puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. 5. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 6. Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour le fermer. Historique  Menu COMPTABILITÉ - commande ECHANGES DE DONNÉES - SYNCHRO COMPTA - HISTORIQUE L'historique affiche la liste de toutes les Synchro compta effectuées. Consulter l'historique de la Synchro compta sélectionnée Cette commande vous permet de visualiser le compte-rendu de la Synchro compta sélectionnée. • Cliquez sur le bouton [Consulter]. Le rapport de synchronisation au format Txt affiche le détail de l'opération. Supprimer l’historique de la Synchro compta sélectionnée Cette commande vous permet d’effacer le ou les historiques de votre choix. 1. Sélectionnez dans la liste le ou les historiques de Synchro compta à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Attention Votre mode de synchro compta doit être le même que celui de votre client ou expertcomptable. Si vous recevez un fichier généré en mode Synchro compta + et que vous êtes en Synchro compta ou inversement, la récupération du fichier sera impossible.353 Menu Comptabilité Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. 3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour valider. Purger l’historique de Synchro compta Cette commande vous permet de purger l'historique de Synchro compta et ainsi d'effacer tous les comptes-rendus existants. • Cliquez sur le bouton [Purger]. Envoyer le dossier  Menu COMPTABILITÉ - commande ECHANGES DE DONNÉES - ENVOYER LE DOSSIER Cette commande permet d’envoyer une sauvegarde de votre dossier au format zip soit par e-mail soit ultérieurement par le moyen de votre choix. Vos préférences telles que vos états personnalisés ne sont pas prises en compte dans cette sauvegarde.  L’envoi par e-mail fonctionne lorsqu’une messagerie électronique est installée sur votre poste. Vous pouvez auparavant renseigner l’adresse e-mail de votre expert-comptable par la commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLE du menu COMPTABILITÉ - ECHANGES DE DONNÉES. 1. Activez la commande ENVOYER LE DOSSIER. 2. Un message vous demande si vous voulez envoyer votre dossier par e-mail ou l’enregistrer sur le bureau de votre ordinateur. Cliquez sur le bouton de votre choix. • Si vous avez choisi l’envoi par e-mail, la sauvegarde de votre dossier est directement mise en pièce jointe d’un nouveau message. Et, l’adresse e-mail de votre expert-comptable est récupérée des paramètres société. Vérifiez que l’adresse de votre expert-comptable et envoyez votre email. • Si vous avez choisi d’enregistrer la sauvegarde sur le Bureau, un message vous informe de la réussite du traitement. Cliquez sur le bouton [OK]. Coordonnées expert-comptable  Menu COMPTABILITÉ - commande ECHANGES DE DONNÉES - COORDONNÉES EXPERTCOMPTABLE Cette commande permet de renseigner les coordonnées postales, téléphoniques, les adresses e-mail et du site internet de votre expert-comptable. Attention L'expert-comptable doit posséder la même version de votre logiciel que la vôtre pour utiliser votre sauvegarde.354 Menu Comptabilité Lorsque vous activez la commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLE, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre expert-comptable, plus précisément dans la seconde partie de la fenêtre.  Vous accédez également à cette commande via le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ - onglet Compléments. Historique Imports/Exports  Menu COMPTABILITÉ - commande ECHANGES DE DONNÉES - HISTORIQUE IMPORTS/EXPORTS L’historique des transferts récapitule tous les imports, exports que vous avez effectués. Vous pouvez consulter, supprimer vos imports ou encore les réimporter. Consulter un transfert Pour visualiser les écritures comptables d’un import, sélectionnez l’import dans la liste puis cliquez sur le bouton [Consulter]. Vous pouvez également double-cliquer sur la ligne d’import. Supprimer un transfert 1. Pour supprimer un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. La suppression étant irréversible, un message vous demande de confirmer celle-ci, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Options Vous pouvez réimporter, exporter ou retransférer un fichier d'import. • Réimporter : vous pouvez réimporter vos écritures. • Exporter : l'exportation génère un fichier Ximport et vous choisissez son emplacement. • Retransférer : le transfert génère un fichier Ximport directement dans le dossier comptable devant recevoir les écritures. Vous devez au préalable choisir ce dossier comptable dans les préférences Liaison comptable (menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - dossier Liaison comptable). 1. Sélectionnez l'import dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Options] puis activez la commande RÉIMPORTER ou EXPORTER ou RETRANSFÉRER. 3. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 4. Si vous avez choisi la commande EXPORTER, une autre fenêtre s'affiche et votre logiciel vous demande de choisir l'emplacement du fichier généré. Un dernier message vous informe si le traitement a été réalisé avec succès.Menu Traitements Génération des écritures Gestion de production Commandes articles en rupture Contremarque Régulation des stocks Recouvrement Migration SEPA Remises en banque Virements fournisseurs Travail sur un compte Pointage Rapprochement bancaire Lettrage manuel, Lettrage automatique Contrepassation, Réimputation Validation brouillard Purge Fin d’exercice Relations clients/tâches, Rappels Mise sous surveillance356 Menu Traitements Vue d’ensemble Plusieurs opérations de comptabilité et de gestion sont regroupées dans ce menu. Il vous permet notamment de : En Gestion : Les traitements qui peuvent être effectués sur les pièces commerciales ont été décrits précédemment (menu GESTION). Hormis ces traitements que l’on peut qualifier de directs, Intégrale de gestion Ciel Quantum dispose également de traitements annexes comme la régulation des stocks, la purge des pièces commerciales, la gestion de production, les relations clients, les rappels, le recouvrement pour les clients en retard de paiement etc. En Comptabilité : •pointer vos écritures comptables avec votre compte bancaire afin de vérifier l'intégrité de vos flux financiers ou à l'inverse de dérapprocher des écritures déjà pointées, •effectuer un lettrage automatique ou manuel permettant de rapprocher une facture et son règlement, •réaliser une contrepassation : annuler comptablement un mouvement erroné en créant un mouvement inverse, •réimputer un compte : effectuer un remplacement global de compte dans les écritures, •valider les écritures, •clôturer un exercice avant réouverture d'un nouvel exercice (grâce à l'assistant Top Clôture), définir l’ensemble des tâches que vous devez effectuer à une date et une heure de votre choix, etc.357 Menu Traitements Génération des écritures  Menu TRAITEMENTS - commande GÉNÉRATION DES ÉCRITURES  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Sélection des pièces Vous devez indiquer dans cette étape la période et les pièces commerciales à prendre en compte. 1. Saisissez pour cela, un intervalle de dates puis cochez les pièces d'achat et de vente concernées. 2. Vous pouvez Inclure les pièces qui ont déjà été comptabilisées en cochant la case correspondante. Options d’enregistrement 3. Sélectionnez les comptes à centraliser. 4. La centralisation permet de regrouper les écritures de plusieurs factures d'un même mois pour un compte identique. 5. La centralisation des comptes est généralement utilisée pour cumuler des écritures sur un même compte afin d'éviter un trop grand nombre de lignes comptables. 6. Pour regrouper les codes analytiques, cochez la case correspondante.  Quand la pièce commerciale se compose de plusieurs articles avec le même compte comptable, le regroupement est automatiquement réalisé lors de la génération du journal comptable. Exemple Trois factures ont été saisies en juillet 2005. Les trois factures sont affectées au compte client divers 4110001. Lors de la génération du journal comptable, vous demandez une centralisation des comptes clients. Pour ces 3 factures, vous obtenez dans le journal comptable : • une seule ligne client 411001 regroupant le total TTC des 3 factures, • deux lignes TVA et les lignes articles. Vous pouvez obtenir le détail des échéances par client ou fournisseur. Validation du paramétrage C'est à partir de cette fenêtre que vous lancez le traitement. Cliquez sur le bouton [Terminer].358 Menu Traitements Gestion de production  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION La commande gestion de production vous permet de gérer les nomenclatures articles en créant des ordres de fabrication : assemblage, désassemblage, annulation d'assemblage. • L'assemblage vous permet de fabriquer un article composé en réunissant plusieurs articles composants. • Le désassemblage consiste à décomposer un article préalablement assemblé. • Les assemblages étant mémorisés, vous pouvez à tout moment annuler un assemblage et ainsi rétablir les stocks initiaux. Créer un ordre d’assemblage  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - ASSEMBLAGE  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Etape 1 : Sélection de l'article à assembler 1. Sélectionnez dans la liste l'article à assembler. 2. Cochez l'option Articles en rupture seulement, si vous ne souhaitez assembler que les articles dont le stock est insuffisant (stock réel négatif ou nul). Etape 2 : Choix de l'opération à effectuer 3. Saisissez dans la zone Quantité le nombre d'éléments à assembler. 4. Cliquez sur l'icone pour saisir les numéros de série/lot de votre article composé. Voir Saisir les numéros de série/lot, page 244.359 Menu Traitements  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Gestion de production à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases. Si ce paramétrage est effectué le code Gestion de production s'affiche automatiquement. 5. Dans le cas contraire, saisissez-le (15 caractères maximum). 6. Saisissez la Date et le Libellé de l'ordre d'assemblage. 7. Cochez la méthode de calcul du PAMP (Prix d’Achat Moyen Pondéré) de l'article à composer : • Suivant le prix d'achat : les prix d'achat des articles de la nomenclature sont utilisés pour calculer le PAMP de l'article à assembler. • Suivant le PAMP : le PAMP de la nomenclature est utilisé pour calculer le PAMP de l'article à assembler. • Pas de calcul 8. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Etape 3 : Options Cas d'un assemblage d'articles simples 9. Sélectionnez, parmi les options proposées, le traitement à effectuer si le stock est insuffisant pour effectuer l'assemblage. • Annuler l'assemblage • Continuer (le stock sera négatif) • Demander (un message vous demande dans tous les cas le traitement à effectuer). Cas d'un assemblage d'articles composés 1. Sélectionnez l'une des options de fabrication : • Fabriquer tous les éléments • Fabriquer uniquement les éléments qui manquent L'option Fabriquer tous les éléments vous permet de sélectionner le traitement à effectuer si le stock est insuffisant pour lancer l'assemblage.360 Menu Traitements 2. Cochez l'une des options proposées. • Annuler l'assemblage • Continuer (le stock sera négatif) • Fabriquer • Demander (un message vous demande dans tous les cas le traitement à effectuer). Etape 4 : Sélection des dépôts Le code du dépôt dans lequel l'article est stocké une fois assemblé s'affiche. 3. Cochez l'option Dépôt favori s'il s'agit du dépôt principal. Une fois cette option cochée, vous ne pouvez plus modifier le dépôt. 4. Sélectionnez le ou les dépôts dans le(s)quel(s) vous pouvez choisir les composants. L'ordre dans lequel les dépôts sont proposés sera respecté. Voir Dépôts, page 235. Etape 5 : Bilan des besoins en composants Cette fenêtre récapitule tous les composants nécessaires à l'assemblage. Vous pouvez comparer le stock des composants avant assemblage et le stock après assemblage. Lorsque vous lancez un ordre d'assemblage : • le stock réel de chaque composant est diminué, • le stock réel de l'article composé augmente. 5. Si les composants sont gérés en numéro de série/lot, cliquez sur l'icone dans la colonne N°série/lot, pour saisir les numéros. Voir Saisir les numéros de série/lot, page 244. 6. Cliquez sur le bouton pour commencer l’assemblage. Cochez l'option Impression de l'ordre de production pour éditer l’état correspondant.361 Menu Traitements Annuler un assemblage  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - ANNULATION D’ASSEMBLAGE 1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche l'assemblage à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement. Créer un ordre de désassemblage  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - DÉSASSEMBLAGE Cette commande permet de désassembler des composés préalablement assemblés. Les différentes zones à renseigner sont les mêmes que celles d'un ordre d'assemblage, excepté le Type d'ordre qui doit être «Désassemblage». 1. Sélectionnez l'article à désassembler puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Saisissez dans la zone Quantité le nombre d'éléments à désassembler. 3. Indiquez la référence dans la zone Code désassemblage (13 caractères maximum). 4. Saisissez la Date et le Libellé de l'ordre de désassemblage.Vous pouvez sélectionner la date avec le calendrier ou une date prédéfinie .362 Menu Traitements 5. Sélectionnez le code du dépôt dans lequel l'article est stocké une fois désassemblé. 6. Cochez l'option Dépôt favori si ce dépôt a été déclaré comme étant un dépôt favori. 7. Cliquez sur le bouton [Lancer] pour lancer le traitement. Le nombre de composés «désassemblages» dépend du stock réel de l'article composé En effet, si vous indiquez une quantité supérieure au stock réel du composé, le programme vous proposera lors de la validation de désassembler à hauteur du stock réel ou d'interrompre le traitement.  Une sortie de stock du composé et une entrée de stock pour chaque composant associé sont automatiquement créées dans les mouvements de stock, lors de la validation d'un ordre de désassemblage. Commandes fournisseurs  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - COMMANDES FOURNISSEURS Cette fonctionnalité permet de réapprovisionner des articles qu’ils soient en rupture de stock ou non. Les bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement. Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes fournisseurs à travers 3 étapes.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Dans la première étape, la liste de vos articles composés s’affiche. • Vous pouvez n’afficher que les articles composés arrivés en rupture de stock (stock réel négatif ou nul). Pour cela, cochez l’option Articles en rupture seulement. Attention ! Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte.363 Menu Traitements • L’option Liste détaillée permet de voir les articles qui composent l’assemblage. 1. Sélectionnez l’article composé à réapprovisionner. Dans la seconde étape : 2. Sélectionnez la Quantité d’articles à commander. 3. Saisissez la Date de la commande. Vous pouvez aussi utiliser l’icone du calendrier. 4. Sélectionnez le Dépôt sur lequel la commande sera faite. Vous avez le choix entre le : • Dépôt du fournisseur, • Dépôt de l’élément : chaque élément de la nomenclature sera commandé sur son dépôt favori, • le Dépôt de votre choix. Si vous commandez sur votre dépôt principal, cochez directement l’option Dépôt favori. Dans la troisième étape : Le code ainsi que le nom de l’article sélectionné sont affichés. 5. Vous pouvez réapprovisionner : • la Totalité des articles composants : tous les articles qui composent l’assemblage sont pris en compte. • Seulement les articles composants manquants : seuls les articles en rupture de stock de l’assemblage seront réapprovisionnés. Sélectionnez alors le type de stock (réel, théorique, disponible). Dans ce cas, vous devez sélectionner le ou les dépôts dans le(s)quel(s) les composants sont à commander. Cochez ou décochez les dépôts de votre choix. Dans la quatrième étape : Vous pouvez choisir les composants à commander et leur fournisseur. 6. Choisissez le fournisseur souhaité à l’aide du bouton dans les cases Code fournisseur. 7. Cocher la case Commander pour commander l’article. 8. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le réapprovisionnement et générer les commandes.  Un message vous informe que la pièce fournisseurs a été créée. Vous retrouverez votre bon de commande dans la liste des pièces fournisseurs (menu GESTION - commande ACHATS - PIÈCES FOURNISSEURS).364 Menu Traitements Commandes des articles en rupture  Menu TRAITEMENTS - commande COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE Cette fonctionnalité vous permet de générer automatiquement des bons de commandes destinés à vos fournisseurs afin de réapprovisionner vos articles en rupture de stock. Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes à travers 3 étapes.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Vous devez choisir dans la première étape les articles pour lesquels un bon de commande sera généré. 1. Sélectionnez l’une des options suivantes : • Tous les articles : l’application intégrera tous les articles en rupture de stock. • Une famille : il ne sera pris en compte que les articles en rupture de stock de la famille sélectionnée. • Un fournisseur : seuls les articles en rupture de stock provenant du fournisseur sélectionné seront traités. Dans la seconde étape, 2. Choisissez le type de stock (réel, théorique, disponible) à partir duquel sera déterminé le réapprovisionnement. 3. Sélectionnez le niveau du stock : Seuls les articles ayant un code fournisseur sont pris en compte.365 Menu Traitements • Stock < 0 : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est négatif seront pris en compte. • Stock < Quantité min. : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est infé- rieur au stock minimum seront pris en compte. 4. Dans la troisième étape, sélectionnez l’option qui permettra de définir la quantité d’articles à commander. Vous avez le choix entre commander un nombre d’articles suffisant pour : • remettre le stock à zéro ou, • remettre le stock à la quantité minimale ou, • remettre le stock à la quantité maximale. 5. Pour imprimer les bons de commandes dès après leur création, cochez l’option Edition des commandes. Vous pouvez aussi envoyer les bons de commandes à vos fournisseurs par email. Pour cela, cochez l’option Envoi des commandes par email. Dans ce dernier cas, les adresses email de vos fournisseurs doivent être renseignées. 6. Dans la dernière étape, choisissez le fournisseur souhaité à l’aide du bouton dans les cases Code fournisseur. Cocher la case Commander pour commander l’article. 7. Cliquez sur le bouton pour générer des bons de commandes.  Un message vous informe que les pièces fournisseurs ont été créées. Vous retrouvez votre ou vos commandes dans la Liste des commandes fournisseurs (menu GESTION - commande ACHATS - COMMANDES).366 Menu Traitements Contremarque  Menu TRAITEMENTS - commande CONTREMARQUE La contremarque a pour but de gérer les stocks à flux tendu (stock à 0). Cette fonctionnalité permet de générer des commandes fournisseurs à partir des commandes clients. Ainsi, la réception de la marchandise du fournisseur déclenche la livraison au client.  Les articles doivent être gérés en contremarque. Pour cela, vous devez cocher l'option Contremarque dans les fiches articles ainsi que renseigner le fournisseur (dans l'onglet Fournisseur). Générer les commandes fournisseurs Avant de générer des commandes fournisseurs d'articles en contremarque, vous devez saisir les commandes clients. 1. Activez la commande CONTREMARQUE - COMMANDES FOURNISSEURS. 2. Choisissez le fournisseur souhaité à l’aide du bouton dans les cases Code fournisseur. Cocher la case Commander pour commander l’article. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer. Intégrale de gestion Ciel Quantum génère alors les commandes fournisseurs à partir des commandes clients comportant des articles gérés en contremarque. Les commandes clients et fournisseurs sont alors liées.  Vous pouvez consulter les commandes fournisseurs à partir du menu GESTION - commande ACHATS - PIÈCES FOURNISSEURS ou du menu GESTION - commande ACHATS - COMMANDES. Modifier une commande d'un article en contremarque Si vous voulez modifier une commande des articles en contremarque, vous devez : • supprimer la commande fournisseur liée, • revenir dans la pièce client que vous aviez saisie et la modifier, • générer à nouveau les commandes fournisseurs. Générer les bons de livraison clients Avant de générer les bons de livraison clients, vous devez saisir et valider les bons de réception fournisseurs. Pour cela, la méthode la plus simple est de transférer les commandes fournisseurs en bons de réception à partir du menu GESTION - commande ACHATS - COMMANDES - bouton [Transférer]. Attention ! Un bon de réception non validé ne peut pas être généré en bon de livraison client.367 Menu Traitements 1. Activez la commande CONTREMARQUE - LIVRAISONS CLIENTS. 2. Cocher la case Livrer pour livrer l’article. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer.  Les pièces commerciales sont alors créées. Vous pouvez les consulter à partir du menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS ou du menu GESTION - commande VENTES - BONS DE LIVRAISON. Articles à commander  Menu TRAITEMENTS - CONTREMARQUE - ARTICLES À COMMANDER Une fenêtre s’affiche demandant le type de sortie. Choisir la sortie souhaitée. La fenêtre Articles à commander s’ouvre. Les articles commandés par le client qui sont cochés « Contremarque » et qui sont en attente de commande fournisseur s’affichent. Vous pouvez choisir d’afficher tous les articles ou seulement un article en sélectionnant le bouton radio L’article puis en choisissant l’article en cliquant sur . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner l’article souhaité et cliquer sur le bouton [OK]. Vous pouvez choisir d’afficher tous les fournisseurs ou seulement un en sélectionnant le bouton radio Le fournisseur puis en choisissant le fournisseur en cliquant sur . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner le fournisseur souhaité et cliquer sur le bouton [OK]. Vous avez la possibilité d’afficher ou non les sous-totalisations par article ou par client en cochant la case correspondante. Cliquez sur le bouton [OK]. L’aperçu s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Si vous choisissez FICHIER comme type de sortie, une fenêtre Sortie s’affiche. Choisir dans la liste déroulante le type de fichier de sortie. Articles à recevoir  Menu TRAITEMENTS - CONTREMARQUE - ARTICLES À RECEVOIR Une fenêtre s’affiche demandant le type de sortie. Choisir la sortie souhaitée. La fenêtre Articles à recevoir s’ouvre. Les articles commandés aux fournisseurs qui sont cochés « Contremarque » et qui sont en attente de réception s’affichent. La sélection des articles et des fournisseurs est identique à celle des Articles à commander. Voir Articles à commander, page 367. Vous avez la possibilité d’afficher ou non les sous-totalisations par article en cochant la case correspondante. Cliquez sur le bouton [OK]. L’aperçu s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Une fois les articles reçus, on a la possibilité de générer une livraison client. 368 Menu Traitements Articles à livrer  Menu TRAITEMENTS - CONTREMARQUE - ARTICLES À LIVRER Une fenêtre s’affiche demandant le type de sortie. Choisir la sortie souhaitée. La fenêtre Articles à livrer s’ouvre. Les articles commandés aux fournisseurs qui sont cochés « Contremarque » qui ont été reçus et qui doivent être livrés au(x) client(s) s’affichent. Vous pouvez choisir d’afficher tous les articles ou seulement un article en sélectionnant le bouton radio L’article puis en choisissant l’article en cliquant sur . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner l’article souhaité et cliquer sur le bouton [OK]. Vous pouvez choisir d’afficher tous les clients ou seulement un en sélectionnant le bouton radio Le client puis en choisissant le client en cliquant sur . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner le client souhaité et cliquer sur le bouton [OK]. Vous avez la possibilité d’afficher ou non les sous-totalisations par article en cochant la case correspondante. Cliquez sur le bouton [OK]. L’aperçu s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Une fois les articles reçus, on a la possibilité de générer une livraison client. 369 Menu Traitements Régulation des stocks  Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DES STOCKS Cette commande permet de saisir manuellement ou de vérifier le stock physique d'un article. Elle est surtout utilisée dans le cas des saisies d’inventaire. Préparation de l'inventaire  Avant d'effectuer une régulation de stock, vous pouvez procéder à un état de l'inventaire des articles. Cet état peut vous servir de support papier pour le contrôle physique du stock ; vous saisirez le stock comptabilisé manuellement dans la colonne réservée au pointage. Voir Inventaire des articles, page 418. Saisie du stock physique  La commande RÉGULATION DES STOCKS ne vous permet pas de créer ou modifier un article : seule la quantité physique de chaque stock pourra et devra être renseignée. 1. Sélectionnez le Dépôt dans lequel sont stockés les articles. 2. En mode Mode saisie code article, sélectionnez l'article pour lequel vous souhaitez saisir le stock physique. 3. Saisissez le stock comptabilisé dans la zone Stock physique. 4. Cliquez sur le bouton [Valider la saisie] pour enregistrer le nouveau stock. 5. Si votre article est géré en numéro de série/lot, saisissez dans la colonne N° série/lot les numéros d'entrée dans le cas d'une régulation de stock positive ou les numéros de sortie dans le cas d'une régulation de stock négative. Voir Saisir les numéros de série/ lot, page 244. La fenêtre Régulation des stocks contient les informations suivantes (renseignée pour la plupart, sur chaque fiche article) : • Code article • Désignation courte • Stock physique dépôt : correspond au stock de «pointage» : c'est la seule colonne modifiable. • Ecart stock dépôt : il correspond au stock réel moins le stock physique. • Stock théorique dépôt : il correspond à la quantité en stock réel moins la quantité en commande client plus la quantité en commande fournisseur. • Stock mini dépôt : seuil minimum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock maximum dépôt : seuil maximum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock réel dépôt : correspond au stock réel avant inventaire. • Numéro de série ou de lot pour les articles suivis par numéros. 6. Double-cliquez dans la colonne Stock physique dépôt puis saisissez les modifications. 370 Menu Traitements La colonne Ecart Stock Dépôt est mise à jour. Si la quantité physique est inférieure au stock réel, l'écart sera négatif, et inversement. 7. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Lancer la régulation]. Un message vous demande de confirmer le traitement. A l'issue de cette opération, le fichier de stock est modifié de façon irréversible. 8. Vous pouvez éditer l'état en cliquant sur le bouton [Génération de l’état]. Cet état correspond à la transcription exacte des informations contenues dans la liste RÉGULATION DES STOCKS. • Vous devrez à nouveau cliquer sur le bouton [Réinitialiser] pour afficher les articles avec les modifications prises en compte sur les colonnes Stock Réel Dépôt et Stock Théorique Dépôt. • Le bouton [remise à zéro] remet toutes les données de la colonne Stock Physique Dépôt à zéro. Voir Mouvements de stock, page 242.371 Menu Traitements Recouvrement  Menu TRAITEMENTS - commande RECOUVREMENT Lorsque vous activez cette fonction, la fenêtre de recouvrement s’affiche. Vous y retrouvez tous les encours clients arrivant bientôt à échéance ou dont les échéances sont dépassées. Cette liste prend en compte vos factures et avoirs clients (validés et nonvalidés) et les écritures comptables contenant un compte client. Elle ne prend pas en compte les écritures lettrées et les écritures comptables liées à une pièce commerciale. Pour pouvoir travailler sur le recouvrement, vous devez avoir défini au préalable au moins une étape de recouvrement. Voir Etapes de recouvrement, page 113. La fenêtre de recouvrement se présente de la manière suivante : Vos clients possédant un encours sont regroupés dans cette liste. A gauche de la fenêtre, dans la barre Etapes, vous pouvez afficher vos clients selon certains critères. • L’onglet Toutes affiche tous vos encours clients. • Les autres onglets sont créés automatiquement par les étapes de recouvrement que vous avez au préalable créées (menu LISTES - Commande ÉTAPES DE RECOUVREMENT). Ils regroupent les pièces commerciales selon l’étape dans laquelle elles se trouvent. Votre logiciel affiche vos encours clients selon leur état de recouvrement. • L’onglet Non soldé regroupe toutes les pièces commerciales ayant dépassé les étapes de recouvrement que vous avez définies et qui n’ont toujours pas réglé leur encours. Ces opérations sont considérées comme non soldées.372 Menu Traitements Actions Réaliser le recouvrement Grâce à cette fenêtre vous allez pouvoir réaliser les actions que vous avez spécifiées au préalable dans vos étapes de recouvrement. Sélectionnez la pièce commerciale souhaitée et cliquez sur le bouton . L’action spécifiée dans l’étape de recouvrement dans laquelle se trouve l’action est lancée. Par exemple, si la pièce commerciale sélectionnée se trouve dans une étape de recouvrement dans laquelle vous avez spécifié un envoi de lettre de relance, l’action de cliquer sur le bouton [Réaliser] lancera l’impression d’une relance pour cet encours. Ignorer une étape de recouvrement Le bouton situé dans la barre d’actions vous permet de faire passer la pièce commerciale sélectionnée directement à l’étape suivante sans passer par la réalisation de l’étape. Revenir à l’étape de recouvrement précédente Le bouton vous permet de remettre la pièce commerciale sélectionnée dans l’étape de recouvrement précédente. Ouvrir Le bouton vous permet de consulter le détail de la pièce commerciale ou de l’écriture sélectionnée. Options d’affichage : ce bouton affiche les échéances selon les critères indiqués dans l’étape.373 Menu Traitements : ce bouton affiche les échéances sans tenir compte de la date prévue de l’étape. Commentaire de l’étape La colonne Commentaire de l’étape permet d’ajouter un commentaire dans votre étape. Lorsque vous choisissez de RÉALISER ou d’IGNORER l’étape pour ce client, le commentaire s’enregistre dans la fiche du client concerné. Afficher les A-nouveaux Vous pouvez, depuis le menu contextuel (clic-droit) choisir d’afficher les A-nouveaux. Un message s’affiche, vous indiquant que l’affichage des A-nouveaux effacera votre sélection et vos commentaires. Pour continuer, cliquez sur le bouton [Oui]. Les A-nouveaux s’affichent et une coche apparaît devant la commande. Pour ne plus afficher les A-nouveaux, réitérez l’opération. La coche placée sur le devant de la commande n’apparaît plus.374 Menu Traitements Migration SEPA  Menu TRAITEMENTS - Commande MIGRATION SEPA La migration SEPA vous permet de mettre à jour la base de données RIB pour obtenir des IBAN et BIC. Vous enregistrez un fichier regroupant les données RIB que vous envoyez ensuite à un intervenant (banque, logiciel habilité...). Une fois le fichier renvoyé par l’intervenant, le logiciel réécrit automatiquement les IBAN et BIC.  Vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel. Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. Assistant de migration  Menu TRAITEMENTS - Commande MIGRATION SEPA - ASSISTANT DE MIGRATION... L’assistant de migration des RIB en IBAN/BIC s’affiche. Deux choix vous sont proposés : • Envoyer vos RIB : cette fonction vous permet d’exporter les RIB de vos clients et/ou fournisseurs. • Recevoir vos IBAN/BIC : cette fonction vous permet d’importer les IBAN/BIC de vos clients et/ou fournisseurs. Choisissez l’action souhaitée à l’aide des boutons radio et cliquez sur le bouton [Suivant>]. Envoyer vos RIB 1. Dans la fenêtre de l’assistant, sélectionnez les RIB à exporter : • Clients / fournisseurs • Clients • Fournisseurs. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 3. La fenêtre suivante s’affiche, vous indiquant que seuls les RIB valides seront envoyés. Vous pouvez faire vérifier la validité des RIB entrés dans le logiciel en cochant la case Vérification des RIB. Un outil plus complet Vérification des données bancaires est à votre disposition pour plus de vérifications. Il est disponible depuis le menu TRAITEMENTS, commandes MIGRATION SEPA - VÉRIFICATIONS DONNÉES BANCAIRES. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Si vous avez choisi de faire vérifier les RIB, la fenêtre de compte-rendu de la vérification s’affiche. 5. L’état d’export des RIB s’affiche. Plusieurs exports sont disponibles. Vous pouvez créer vous-même un export par le biais des états paramétrables. Voir États paramétrables, page 40.375 Menu Traitements Recevoir vos IBAN/BIC 1. Après avoir sélectionné l’action Recevoir vos IBAN/BIC dans la fenêtre de l’assistant, cliquez sur le bouton [OK]. 2. La fenêtre de l’explorateur s’affiche. Sélectionnez le fichier envoyé par la banque et cliquez sur le bouton [OK]. 3. Un message s’affiche, indiquant que les IBAN et BIC ont bien été importés dans le logiciel. Vérification des données bancaires  Menu TRAITEMENTS, commandes MIGRATION SEPA - VÉRIFICATIONS DONNÉES BANCAIRES Cette fonction permet de vérifier la validité des données bancaires des clients, fournisseurs et banques. • Vérification RIB : cette fonction est identique à la case à cocher Vérification RIB située dans l’assistant de migration. Si les données ne sont pas valides, une fenêtre listant les erreurs s’affiche. Si les données sont valides, une coche verte s’affiche. • Vérification IBAN / BIC : si les données ne sont pas valides, une fenêtre listant les erreurs s’affiche. Si les données sont valides, une coche verte s’affiche. • Cohérence RIB <=> IBAN : cette fonction vérifie la cohérence entre l’IBAN et le RIB concaténé en IBAN. Si le RIB ou l’IBAN est incorrect, la vérification ne s’effectue pas et le client, fournisseur ou banque concerné ne s’affichera pas dans la liste des RIB / IBAN vérifiés. Cliquez sur le bouton [Fermer] pour fermer la fenêtre.376 Menu Traitements Remises en banque  Menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE Cette commande permet de marquer les règlements que vous allez remettre à la banque. Intégrale de gestion Ciel Quantum gère deux types de remises magnétiques : • LCR/BOR (Lettre de change relevé et Billet à ordre) • Prélèvements (paiement par prélèvement autorisé) Vous pouvez également éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des chèques (sur rayon et hors rayon) que vous remettez à l'encaissement. Génération de l’enregistrement 1. Sélectionnez à l’aide du bouton Liste la Banque de remise. 2. Sélectionnez ensuite le Type de remise : bordereau, LCR/BOR ou prélèvements. Pour choisir les écritures à afficher dans la liste, vous pouvez : • sélectionner le mode de règlement de la remise. Pour les règlements de type LCR/BOR, vous pouvez effectuer un tri en indiquant le code d'acceptation par défaut (lettre de change acceptée, lettre de change non acceptée ou billet à ordre). Vous pouvez n'inclure que les tiers acceptés Dailly. • préciser une date d’échéance. • préciser le statut des écritures en sélectionnant l'une des options suivantes : Remis, Non remis. • déterminer si la gestion de banque se fait hors rayon ou sur rayon. Il s’agit du lieu de compensation du tiers payeur : Sur rayon si la domiciliation bancaire du client se trouve dans le même département et Hors rayon dans le cas contraire.  Les enregistrements générés peuvent être modifiés avant leur transfert magnétique : vous pouvez en effet modifier le code d'acceptation, changer le mode de paiement. • Pour remettre un élément en banque, cliquez sur cet élément afin de le sélectionner puis cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions de la fenêtre. Attention ! Vous devez au préalable : compléter les coordonnées de votre banque (menu LISTES - commande BANQUE) indiquer, dans les fiches clients (onglet Banque), l'établissement payeur ainsi que le lieu de compensation (cochez les options hors rayon ou sur rayon). définir le mode de règlement des factures réglées.377 Menu Traitements • Pour supprimer le marquage d’une remise, cliquez sur le bouton . La ligne est automatiquement décochée. • Pour annuler une remise, cochez l'option Remis. La liste de tous les éléments remis s'affiche. Sélectionnez dans cette liste, le règlement pour lequel vous souhaitez annuler la remise puis cliquez sur le bouton [Annuler la remise].  Le logiciel vous informe, au moment de la génération des écritures de remise magnétique, des erreurs de saisie ou de l’absence d’éléments obligatoires pouvant entraîner un rejet de votre remise magnétique par la banque. Effectuez les modifications nécessaires puis générez de nouveau la remise. Bordereau de remise en banque 1. Cliquez, en fonction sur le type de règlement préalablement sélectionné, sur le bouton [Bordereau] ou [Transfert magnétique]. Cette commande vous permet d'éditer un bordereau de remise en banque : • bordereau de remise de chèques, • bordereau de remise LCR/BOR, • bordereau de remise prélèvement SEPA ou CFONB.  Pour effectuer un prélèvement SEPA, vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel. Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http:// www.ciel.com/. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez les paramètres de la remise en banque. 3. Saisissez la Date qui doit être prise en compte lors de l’émission du bordereau. 4. Indiquez la Référence de la remise en banque. Bordereau 1. Sélectionnez dans le menu déroulant le type de bordereau. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Un message vous demande de choisir le type de sortie souhaitée (Ecran ou Imprimante) pour visualiser le détail de la remise. LCR/BOR et Prélèvement 1. En fonction du type de remise, les options proposées diffèrent. • LCR/BOR 1. Sélectionnez le fichier d’export magnétique dans le menu déroulant. 2. Cochez l'option Edition de la remise LCR/BOR si vous souhaitez imprimer le bordereau qui accompagne votre remise. 3. Sélectionnez également l’édition de l’acte de cession de créances.378 Menu Traitements • Prélèvement (magnétique) 1. Choisissez le format SEPA ou CFONB. 2. Cochez l'option Edition de la remise de prélèvements si vous souhaitez imprimer le bordereau qui accompagne votre remise. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Si vous effectuez des prélèvements SEPA, le module Ciel directDéclaration s’ouvre. Ainsi, vous pourrez les télétransmettre directement aux banques. La télétransmission est uniquement possible avec des prélèvements au format SEPA. Pour plus de détails sur le paramétrage et l’envoi des prélèvements, reportez-vous au manuel de référence Ciel Direct Déclaration livré avec ce module. Si vous effectuez une remise de type : • LCR/BOR, une fenêtre dans laquelle vous devez saisir des informations complémentaires avant d'effectuer votre transfert magnétique s'affiche. • Prélèvement au format CFONB, une fenêtre s’affiche dans laquelle vous devez préciser la date d’échéance du prélèvement ainsi que le type de prélèvement : ordinaire ou accé- léré. 3. Saisissez les informations nécessaires puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 4. Sélectionnez le répertoire dans lequel enregistrer le fichier de remise magnétique. 5. Un message vous demande de choisir la sortie pour l’édition du bordereau de remise. Cliquez sur le bouton [Ecran] pour obtenir un aperçu ou sur le bouton [Imprimante] pour lancer l’impression papier.379 Menu Traitements Virements fournisseurs  Menu TRAITEMENTS - Commande VIREMENTS FOURNISSEURS...  Pour effectuer un virement SEPA, vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel. Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http:// www.ciel.com/. La fenêtre Virement fournisseur SEPA s’affiche. 1. Sélectionnez la banque à l’aide du bouton Liste . 2. Sélectionnez le mode de paiement dans la liste déroulante. Pour choisir les règlements à afficher dans la liste, vous pouvez préciser le statut des règlements en sélectionnant l'une des options suivantes : Remis, Non remis.  Les enregistrements générés peuvent être modifiés avant leur transfert magnétique : vous pouvez en effet changer le mode de règlement. • Pour remettre un règlement fournisseur, sélectionnez l’élément souhaité dans la liste puis cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions de la fenêtre. • Pour supprimer le marquage d’un règlement, cliquez sur le bouton . La ligne est automatiquement décochée. • Pour annuler une remise, cochez l'option Remis. La liste de tous les éléments remis s'affiche. Sélectionnez dans cette liste, le règlement pour lequel vous souhaitez annuler la remise puis cliquez sur le bouton [Annuler la remise]. Attention ! Pour avoir accès à ce mode de paiement vous devez avoir au préalable : - un mode de paiement de type Virement défini comme magnétique - saisi un règlement fournisseur utilisant ce mode de paiement - renseigné l’IBAN et le BIC de votre fournisseur (onglet banque de la fiche) et de votre banque - renseigné votre numéro de Siret. Voir Paramètres société, page 18.380 Menu Traitements  Le logiciel vous informe, au moment de la génération du fichier, des erreurs de saisie ou de l’absence d’éléments obligatoires pouvant entraîner un rejet de votre fichier de virement par la banque. Effectuez les modifications nécessaires puis générez de nouveau la remise. Modifier le paiement Pour modifier le mode de paiement de votre facture fournisseur, cliquez sur le bouton . La liste des modes de paiement s’affiche. Sélectionnez le nouveau mode de paiement et cliquez sur le bouton [OK]. Le logiciel vous demande confirmation de ce choix. Si vous souhaitez modifier le mode de paiement, cliquez sur le bouton [OK]. Générer le fichier 1. Sélectionnez le ou les règlement(s) souhaité(s) dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de Saisie des paramètres du virement s’affiche. 3. Renseignez les informations suivantes : • Date • Référence : entrez ici la référence souhaitée, limitée à 35 caractères. (Cette information est obligatoire) • Format : il s’agit du format de fichier virement SEPA. 4. Si vous souhaitez Editer une remise de virement, cochez la case correspondante. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Le fichier des virements (fichier XML) est transféré vers Ciel directDéclaration. Et, c’est à partir du module Ciel directDéclaration que vous envoyez ce fichier directement à votre banque. Si vous avez coché l’édition d’une remise en virement, une fenêtre s’affiche dans laquelle vous devez choisir le type de sortie : Ecran ou Impression. Choisissez la sortie souhaitée.381 Menu Traitements Travail sur un compte  Menu TRAITEMENTS - commande TRAVAIL SUR UN COMPTE Cette commande permet d'effectuer la plupart des opérations qu'il est possible de réaliser sur un compte. Vous pouvez ainsi : • saisir directement un règlement sur un compte de tiers, • modifier une pièce, • solder, lettrer, contrepasser, extourner une écriture, • etc. 1. Cliquez sur le bouton liste situé à la fin de la zone Compte. Dans la liste des comptes qui s'affiche, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer un traitement puis cliquez sur le bouton [Ok]. 2. Dans la fenêtre Travail sur un compte, sélectionnez la ou les écritures (en maintenant la touche enfoncée) à traiter puis cliquez sur le bouton correspondant au traitement à effectuer. Régler Cette commande génère automatiquement les écritures d'encaissement (ou de paiement) des mouvements sélectionnés. Exemple Vous voulez générer un règlement pour trois factures. 1. Après sélection des 3 écritures concernées (en cliquant dessus avec la touche enfoncée), cliquez sur le bouton [Régler]. 2. Le logiciel demande de valider le Journal de Banque, le compte, la date du règlement. Il vous propose aussi de lettrer directement les lignes sélectionnées avec le règlement.382 Menu Traitements 3. Choisissez le type d'enregistrement puis cliquez sur [Ok]. Dans la fenêtre Travail sur un compte, vous retrouvez les écritures initiales avec en contrepartie les mouvements générés pour chaque facture au journal de banque. Contrepasser Voir Contrepassation, page 390. Extourner Cette commande génère une réimputation de compte mais contrairement à cette dernière, l'écriture initiale est conservée. Dans la fenêtre Extourne : 1. Indiquez la date de l'opération. 2. Saisissez le journal ainsi que le compte sur lequel sera réimputée l'écriture. 3. Précisez le mode d'extourne. Solder Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde]. Inverser D/C Cette commande permet d'inverser les montants débit/crédit du mouvement sélectionné. Un message vous demande de confirmer l'inversion. Lettrage Voir Lettrage manuel, page 386. Pointage Voir Le pointage manuel, page 383.383 Menu Traitements Le pointage manuel  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage. 1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez sur le bouton [Ok]. 2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche. 3. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou [Dépointer]. Pointage automatique Vous pouvez effectuer un pointage automatique à partir d'un fichier d'import généré avec le protocole CFONB. Pour cela : 1. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l’option Relevé de compte CFONB. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le fichier d'import de votre relevé bancaire (.txt) puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].384 Menu Traitements Il est maintenant possible d’effectuer un pointage automatique à partir d'un fichier électronique au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste. Pour cela, cliquez sur le bouton et sélectionnez l’option Autres formats.385 Menu Traitements Le rapprochement bancaire  Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Le rapprochement bancaire consiste à marquer les écritures comptabilisées par votre banque et celles de votre comptabilité. Cette opération permet ainsi de détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la banque et le solde de votre comptabilité. Les différences seront composées : • d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque. • à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous. Effectuer un nouveau rapprochement bancaire 1. Dans la fenêtre Rapprochement bancaire, sélectionnez l'option Créer un rapprochement bancaire. 2. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le rapprochement puis cliquez sur [Ok]. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, renseignez les informations relatives au relevé bancaire (Référence, Période, Solde initial et Solde final) puis cliquez sur [Ok]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche. 5. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton ou . Les lignes pointées apparaissent en italique. Pointage automatique Voir Pointage automatique, page 383. Modifier un rapprochement bancaire Dans la fenêtre Rapprochement bancaire, sélectionnez l'option Modifier un rapprochement bancaire. Le principe est ensuite identique à la réalisation d'un nouveau rapprochement bancaire. Imprimer un rapprochement bancaire 1. Dans la fenêtre Rapprochement bancaire, sélectionnez l'option Editer un rapprochement bancaire. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez les valeurs à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [Ok].386 Menu Traitements Lettrage manuel  Menu TRAITEMENTS - commande LETTRAGE MANUEL Dans le cas du lettrage manuel, vous effectuez le lettrage d'un compte à la fois. 1. Indiquez le numéro du Compte à lettrer. 2. Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Date du et au. • cocher les cases Brouillard et/ou Simulation. • sélectionnez l'option Les lettrées, Les non-lettrées ou Les deux. 3. Cliquez sur le bouton pour lancer la sélection des écritures.  Si le compte n'est pas déclaré lettrable dans la base plan comptable, le logiciel vous en informe et vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] s'il doit bien être lettré. Lettrer manuellement les écritures ligne à ligne La première solution pour lettrer les écritures d'un compte consiste à sélectionner les différentes lignes à lettrer. Pour cela : 1. Double-cliquez sur la première ligne devant être lettrée. La ligne ainsi sélectionnée est alors affichée en italique, un code lettrage par défaut est affecté dans la colonne Lettre, et le montant débit ou crédit mouvemente la ligne Courants dans le tableau récapitulatif des soldes. 2. Procédez ainsi pour chacune des lignes à lettrer. 3. Lorsque le solde des écritures sélectionnées est à zéro, le logiciel vous propose alors de changer de code lettrage afin qu'une nouvelle lettre soit affectée aux prochaines écritures à lettrer. Si vous voulez utiliser un code lettrage différent pour chaque groupe d'écritures à lettrer, cliquez sur le bouton [Oui]. Dans le cas contraire, cliquez sur [Non]. 4. Si votre lettrage n’est pas équilibré, un message vous en informe et vous propose : • de délettrer toutes les écritures du traitement en cours. Pour cela, cliquez sur le bouton [Abandonner], • d’enregistrer une écriture qui équilibre le lettrage. Pour cela, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. La fenêtre Equilibrage du lettrage s’affiche. Voir Equilibrer les écritures à lettrer dont le solde est différent de zéro, page 387. • de poursuivre le lettrage. Cliquez alors sur le bouton [Continuer].387 Menu Traitements Lettrer automatiquement les écritures selon le montant ou le n° de pointage Dans ce cas, le lettrage est effectué par le logiciel, d'après l'option que vous retenez.  Aucun lettrage manuel ne doit être en cours pour utiliser cette commande. 1. Cliquez sur le bouton . 2. Sélectionnez l'option correspondant au type de lettrage que vous voulez effectuer : • [Montant] : Le logiciel analyse le montant des écritures pour effectuer le lettrage. • [Référence] : Dans ce cas, le logiciel recherche les écritures ayant le même numéro, défini dans la zone Ref. Pointage/Lettrage lors de la saisie des écritures, et leur affecte le même code lettrage si leur solde est à zéro. 3. Si vous choisissez un lettrage par montant, définissez ensuite la puissance de recherche en choisissant un niveau sur une échelle de 1 à 10. Ces niveaux correspondent au nombre maximum de règlements que le logiciel doit faire correspondre à la facture. Ainsi, si vous choisissez le niveau 1, le logiciel recherchera pour une facture donnée un seul et unique règlement du même montant. Pour le niveau 2, votre logiciel cherchera 2 montants dont la somme donnera le montant de la facture, et ainsi de suite. Lettrer toutes les écritures présentées dont le solde est à zéro Si le solde des écritures affichées dans la liste est à zéro, ce que vous vérifiez dans la colonne Solde des écritures Non lettrées, cliquez sur le bouton . Equilibrer les écritures à lettrer dont le solde est différent de zéro Il se peut qu'un écart de règlement entre la facture et le paiement empêche le lettrage des écritures. Dans ce cas, vous avez la possibilité d'enregistrer (avec le bouton )une écriture de régularisation dont le montant sera calculé par le logiciel de telle sorte qu'il équilibre les différentes lignes à lettrer. Pour cela, vous devez avoir autorisé l'écart de règlement pour le lettrage dans les options du dossier (Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - dossier Comptabilité - Règlement). La fenêtre suivante s’affiche :388 Menu Traitements Selon qu'il s'agit d'une charge ou d'un produit, le montant correspondant à l'écart de règlement est imputé au compte adéquat défini dans les paramètres du dossier. Exemple La facture du client 411000, de 228.37 euros, doit être lettrée avec son règlement qui est de 228.67 euros. Le logiciel va créer une écriture de régularisation pour équilibrer les 30 centimes d'euros en sus. Dans notre exemple, le montant est imputé au débit du compte 411000 et au crédit du compte 770000 Produits exceptionnels. 1. Cochez l’option Voir l’écriture avant de l’enregistrer pour un contrôle préalable. 2. Par défaut, l’écriture générée est enregistrée en Brouillard. Vous pouvez modifier son statut en cochant les options Validation ou Simulation. 3. Cliquez sur le bouton [Ok]. Délettrer un compte A tout moment vous avez la possibilité d'annuler le lettrage des mouvements d'un compte. 1. Activez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS. 2. Choisissez le compte à délettrer et la plage de dates. 3. Cochez l’option Les lettrées. 4. Sélectionnez la ligne d’écriture. Pour délettrer toutes les écritures présentées dans la liste, sélectionnez une ligne de vos écritures (n’importe laquelle). Faites un clic-droit à l’aide de votre souris puis sélectionnez l’option Tout sélectionner (du menu CONTEXTUEL). 5. Cliquez sur le bouton . 6. Cliquez sur le bouton . Vous écritures délettrées ne sont plus affichées à l’écran. Pour les visualiser, cochez l’option Les Lettrées. Annuler le lettrage A tout moment vous pouvez annuler le lettrage que vous venez d’effectuer ou les lettrages de la séquence, c'est-à-dire depuis l'ouverture de la fenêtre. 1. Cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande si vous voulez annuler les lettrages de la séquence ou le lettrage en cours. Cliquez sur le bouton correspondant à votre choix. 3. Les écritures qui étaient lettrées ne le sont plus.389 Menu Traitements Lettrage automatique  Menu TRAITEMENTS - commande LETTRAGE AUTOMATIQUE Le traitement que vous effectuez par cette commande est identique à celui que vous lancez avec le bouton de la commande LETTRAGE MANUEL, à la différence près que vous pouvez lettrer plusieurs comptes en même temps et que seuls les comptes déclarés lettrables sont pris en compte. 1. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un intervalle de dates. 2. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer le lettrage. Le bouton vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. • Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 3. Validez le traitement en cliquant sur [Ok]. Annuler le lettrage d'un compte A tout moment vous pouvez annuler le lettrage d'un compte. 1. Cochez la case Mode délettrage située dans l'entête de la fenêtre. 2. Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez annuler le lettrage. Le bouton vous permet de choisir une série de comptes. Vous pouvez également délettrer uniquement le dernier lettrage automatique effectué. 3. Validez le traitement en cliquant sur [Ok].390 Menu Traitements Contrepassation  Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité. Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs. .La commande CONTREPASSATION présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Attention ! Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée.391 Menu Traitements 1. Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de présenter les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l’option Afficher le détail est proposée par le bouton et permet de visualiser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre. • Lignes comptables. 2. Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au. • préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal.  Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton . 3. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser ou sélectionnez-le et cliquez sur le bouton . La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche. 1. La date du jour est proposée par défaut comme date de l'écriture à contrepasser mais vous pouvez la modifier dans la zone Date. Par défaut, le logiciel vous propose d'imputer le mouvement au Journal d'O.D. mais vous pouvez le modifier. Le libellé du mouvement est également proposé par défaut. Vous pouvez le modifier. 2. Choisissez le mode utilisé pour générer l'écriture en sélectionnant l'option correspondante : • Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé. • Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est apposé aux montants. 3. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture.392 Menu Traitements 4. Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option correspondante : • Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard. • Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité. • Simulation : le mouvement est enregistré en simulation. 5. Validez le traitement en cliquant sur [Ok]. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la réussite du traitement. 6. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [Ok]. Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°....393 Menu Traitements Les réimputations  Menu TRAITEMENTS - commande RÉIMPUTATION Réimputation d'un compte  Menu TRAITEMENTS - commande RÉIMPUTATION - COMPTE Cette opération consiste à permuter automatiquement des écritures passées pour un compte sur un autre compte.  La réimputation est effectuée uniquement sur des écritures en brouillard ou simulation. Exemple Saisissez des écritures pour le compte 411DURAND. En même temps, un compte 411DURANT (avec un T) existe dans le plan de comptes. Vous vous apercevez qu'il y a eu une mauvaise affectation et que des écritures destinées au 411DURAND ont été saisies sur le 411DURANT. Pour remédier rapidement à cette confusion, il suffit d'intervertir les numéros de compte pour la période concernée. 1. Saisissez le numéro de compte à réimputer. Le bouton ouvre la liste des comptes disponibles. 2. Saisissez le compte sur lequel les écritures vont être réimputées. 3. Indiquez la période de réimputation. 4. Lancez l'opération en cliquant sur . 5. Le logiciel vous avertit qu'il va procéder à la réimputation et vous demande de confirmer le traitement. Réimputation d'un code budgétaire  Menu TRAITEMENTS - commande RÉIMPUTATION - CODE ANALYTIQUE La réimputation d'un code analytique s'effectue de la même façon que celle d'un compte, à la différence près que la réimputation porte sur les codes analytiques et peut être exécutée sur des écritures validées. Exemple Vous achetez du matériel informatique que vous dédiez au service Développement de votre société. Vous attribuez, lors de la saisie des écritures, le code DV créé pour le service Développement. Ces écritures sont validées directement. Vous vous apercevez, trop tard, que le matériel en question ne devait pas être affecté au service Développement mais orienté vers le service Maintenance. Vous procédez donc à la réimputation des codes.394 Menu Traitements Réimputation d'un journal  Menu TRAITEMENTS - commande RÉIMPUTATION - JOURNAL La réimputation d'un journal s'effectue de la même façon que celle d'un compte, à la différence près que la réimputation porte sur les journaux.395 Menu Traitements Validation brouillard  Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du brouillard de saisie ou du brouillard de simulation. Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier. Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. ou encore effectuer une contrepassation. Voir Contrepassation, page 390. Vous allez choisir les mouvements devant être validés en définissant des critères de sélection. Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates. 1. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code seront sélectionnés pour la validation. 2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent. 3. Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez la case Inclure les écritures en simulation. 4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton . 5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [Ok]. 6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre choix. Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés. 7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [Ok].  Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation apparaît dans la colonne Statut.396 Menu Traitements Fin d’exercice  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE Avant de lancer la clôture, vous devez impérativement mettre à jour l'historique des taux de change. Pour procéder aux évaluations, le logiciel utilise le dernier taux de change renseigné dans le menu LISTES, commande DEVISES. Renseignez, pour chacune de vos devises, le taux à la date de clôture de votre exercice. L'assistant Top Clôture L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute sécurité. Clôture et réouverture Si vous ne souhaitez pas utiliser l'assistant Top Clôture, vous devez : 1. lancer la clôture, 2. puis lancer la réouverture. L’assistant Top Clôture  Menu TRAITEMENTS - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute sécurité. 1. Lisez attentivement l'étape Clôture - Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 2. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icones correspondant aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture puis cliquez sur le bouton [Suivant>]. Vous trouverez le détail des traitements avant clôture dans l’aide intégrée, rubrique Assistant Top Clôture. L'étape suivante vous permet d'archiver les états et d'exporter les données ayant contribués à leur établissement. Attention ! La validation du brouillard est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Impôts (DGFiP) impose un archivage des données. Cette opération permet d'archiver les états et les lignes comptables ayant permis d'établir les documents légaux.397 Menu Traitements  Les données seront archivées dans le répertoire indiqué par défaut dans la fenêtre. 3. Cliquez sur le bouton [Exécuter] pour exporter les données à archiver. Pour certaines éditions (grand livre, balance, journaux) la liste des états disponibles s'affiche. Choisissez alors l'état à archiver et cliquez sur le bouton [Ok]. A la fin de l'opération, le bouton [Exécuter] est grisé et la case Archivé cochée. 4. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Terminer].  Vous pourrez par la suite consulter l’historique des données archivées.Voir Historique archivages DGFiP, page 477. 5. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. 6. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [Ok]. 7. La première étape de l’assistant de Réouverture s'affiche automatiquement. Vous pouvez alors procéder à l'ouverture d'un nouvel exercice. Voir Réouverture, page 398. Clôture  Menu TRAITEMENTS - commandes FIN D’EXERCICE - CLÔTURE 1. Lisez attentivement l'étape Clôture - Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces élé- ments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. L'étape Archivage DGFiP vous permet d’archiver directement tous les documents comptables légaux et obligatoires ainsi que d’exporter les lignes d’écritures. Il vous est indiqué le chemin du répertoire dans lequel seront archivés ces documents. 3. Cliquez sur chaque bouton correspondant aux documents comptables (Grand livre, Balance, Journaux, Export des lignes comptables, etc.) à archiver. Si vous tenez une comptabilité analytique, dans la partie États analytiques/Données analytiques de la fenêtre, cliquez sur chaque bouton [Exécuter]. 4. Dans certains cas, la liste des états disponibles s'affiche, choisissez alors l'édition à archiver puis cliquez sur le bouton [Ok]. Une fois le traitement terminé, l’option Archivé est cochée. 5. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Terminer]. 6. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. 7. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [Ok]. Vous devez maintenant lancer la réouverture de votre exercice. Attention ! La validation du brouillard est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture. Voir Validation brouillard, page 395.398 Menu Traitements Réouverture  Menu TRAITEMENTS - commandes FIN D’EXERCICE - RÉOUVERTURE Cette commande n'est accessible que si vous avez auparavant effectué la clôture de l'exercice (menu TRAITEMENTS - commandes FIN D’EXERCICE - RÉOUVERTURE). 1. Lisez attentivement l'étape Réouverture - Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le compte de report à nouveau. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 3. Dans l'étape Options, définissez vos choix concernant les budgets puis précisez si vous souhaitez reprendre en détail les écritures non lettrées et non pointées. 4. Si vous voulez supprimer les déclarations de TVA de l'exercice précédent, cochez l'option correspondante. Dans le cas contraire, cochez l'option Ne pas supprimer les déclarations. 5. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture. 6. A la fin du traitement, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [Ok]. Clôture et réouverture dans le cadre d’une comptabilité multidevises En clôture, le logiciel constate automatiquement les écritures de différence de conversion actif/passif (constatation des gains et de pertes de change latents), suite à l'évaluation au taux du jour de clôture, des dettes et créances en devises. Pour les pertes latentes des comptes de tiers, le logiciel ne génère pas d'écriture de provision pour pertes de change. Dans le journal paramétré en tant que journal des A-Nouveaux, le logiciel génère un mouvement de clôture pour chaque écriture en devise. Les écritures d'évaluation constatées automatiquement par le logiciel sont inscrites dans le mouvement de clôture de la devise locale. Etapes de vérification supplémentaires Si vous gérez une comptabilité multidevises, la clôture comporte quelques étapes de vérification supplémentaires à une clôture d'exercice ordinaire : Données supplémentaires à contrôler Vous devez vérifier les racines de comptes clients/fournisseurs : le logiciel constate les différences de conversion actif/passif sur les écritures (non lettrées) des comptes clients et fournisseurs correspondant à ces racines. Paramètres Vérifiez l'exactitude des comptes de différence de conversion Actif et différence de conversion Passif utilisés pour l'enregistrement des écritures de différences de conversion des dettes et créances en devises.399 Menu Traitements Traitement des comptes clients et fournisseurs : écritures de différences de conversion actif et passif Clôture Traitement des comptes de Tiers déclarés «lettrables» dans le Plan de comptes Les écritures de différences de conversion actif et passif sont exclusivement constatées sur les écritures en devise non lettrées au jour de la clôture. Il est donc TRES IMPORTANT de lettrer vos comptes clients et fournisseurs avant d'effectuer la clôture. Le logiciel enregistre les écritures sur les comptes de différence de conversion actif et passif compte tenu : • de la variation du taux de change (différence entre le taux de change de la devise le jour de l'inscription en comptabilité, et le taux de change le jour de la clôture), • du type d'enregistrement comptable (dettes ou créances). Traitement des comptes de Tiers déclarés «non lettrables» dans le Plan de comptes Le logiciel ne constate aucune différence de conversion actif/passif sur les comptes de tiers non lettrables. Réouverture Comptes de Tiers déclarés «lettrables» Les écritures non lettrées et les écritures de différences de conversion actif et passif sont reprises en détail dans le mouvement de réouverture du journal des A Nouveaux. De plus, les écritures de différences de conversion actif et passif sont automatiquement extournées dans le journal des Opérations Diverses. Comptes de Tiers déclarés «non lettrables» Les écritures de ces comptes sont reprises sous forme de solde pour chaque compte de tiers.400 Menu Traitements Purge  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE -

La purge permet de détruire des pièces commerciales de vente et/ou d'achat. Pour faciliter ce traitement, un assistant vous aide dans les opérations que vous devez effectuer.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . 1. La première étape de l'assistant vous rappelle le principe de la purge et vous permet de définir les critères à prendre en compte. Vous pouvez sélectionner : • une date limite de purge : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces commerciales dont la date est antérieure à celle indiquée. • une sélection de pièces : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces sélectionnées. Quelle que soit l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] pour sélectionner les pièces à purger. Date limite de purge Si vous avez auparavant choisi l’option Date de limite de purge, vous allez choisir les pièces commerciales à prendre en compte dans les étapes qui suivent. 2. L'étape 2 de l'assistant vous permet de cocher les pièces commerciales de vente ainsi que les règlements clients à purger. 3. Dans l'étape 3, cochez les pièces commerciales d'achat ainsi que les règlements fournisseurs. Vous pouvez également purger les mouvements de stocks. Sélection de pièces  La fenêtre de sélection ne propose que les pièces validées. Les règlements d'acompte ne s'affichent pas dans la liste. Ils seront automatiquement purgés avec la facture d'acompte. 1. Si vous avez préalablement choisi l’option Une sélection de pièces, sélectionnez alors, dans la liste qui s'affiche, les pièces commerciales de vente (pièces clients) à purger. 2. Sélectionnez également les pièces commerciales d'achat (pièces fournisseurs) à purger. 3. Sélectionnez ensuite les règlements clients puis les règlements fournisseurs à purger.  Pour sélectionner plusieurs pièces, maintenez la touche de votre clavier enfoncée.401 Menu Traitements Archivage des pièces Quel que soit les critères de sélection que vous avez fait, cette étape vous est proposée. En effet, elle est obligatoire, vos pièces commerciales devant être conservées. Cette étape de l'assistant vous permet d’archiver directement tous les documents commerciaux légaux et obligatoires. Il vous est indiqué le chemin du répertoire dans lequel seront archivés ces documents. 4. Cliquez sur le premier bouton correspondant au document des pièces clients à archiver puis faites de même pour les pièces fournisseurs.  Une fois le traitement terminé, l’option Archivé est cochée. Sauvegarde et purge des pièces La purge est une opération irréversible. L'application vous propose donc d'effectuer une sauvegarde. 5. Pour lancer la sauvegarde, cliquez sur le bouton . 6. Cliquez ensuite sur le bouton pour lancer le traitement. 7. Un message vous demande de confirmer la purge, cliquez sur le bouton [Ok]. Si vous n'avez pas encore effectué votre sauvegarde, un message vous propose de : • : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre dossier et lancer la purge. • : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge sans sauvegarde préalable. Si vous choisissez la deuxième option, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 8. Une fenêtre s'affiche. Elle vous informe que l'opération s'est bien déroulée. Vous y retrouvez le détail des pièces purgées. Attention ! Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques et les objectifs (clients ou fournisseurs) sont automatiquement mis à jour. En effet, ces données sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées.402 Menu Traitements Relations clients/tâches  Menu TRAITEMENTS - commande RELATIONS CLIENTS/TÂCHES Cette fonction vous permet de tenir un agenda en créant des tâches à effectuer. Enregistrer une tâche Dans la fenêtre Nouvelle tâche : 1. Précisez la date de début éventuelle. Vous pouvez pour cela utiliser les boutons ou . 2. Saisissez dans la zone Description l'intitulé de la tâche. 3. Indiquez dans la zone Famille le critère de votre choix (urgent, en attente, personnel, etc.). 4. Vous pouvez définir vous même une famille. Pour cela, positionnez le curseur de la souris dans la zone Famille et cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL. Sélectionnez ensuite la commande CRÉER. 5. Indiquez le Lieu de l'action de la tâche. • Le bouton Liste permet de sélectionner une valeur dans une liste prédéfinie. • Le bouton Gomme efface la valeur indiquée. Vous pouvez mentionner le nom d'une personne à contacter dans la zone Contact. 6. Indiquez le Statut (A faire, En cours, Terminé) de la tâche. 7. Cochez la case Active pour signaler que l'alerte est activée. La date et l'heure de l'alerte sont alors rappelées au bas de la fenêtre. 8. Précisez le jour et l'heure à laquelle vous souhaitez être rappelé. 9. Saisissez si besoin un commentaire dans la zone inférieure de la fenêtre. 10.Cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer la tâche. Modifier une tâche 1. Pour modifier une Tâche, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre qui correspond à l'élément sélectionné s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer une tâche 1. Pour supprimer une Tâche, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Il vous est demandé de confirmer la suppression. Cliquez sur [Oui] si c'est la cas.403 Menu Traitements Rappels  Menu TRAITEMENTS - commande RAPPELS Cette commande vous permet de consulter, dès l'ouverture de votre dossier la liste des tâches en cours ou en attente. Vous pouvez à partir de cette fenêtre modifier ou supprimer une tâche ou encore marquer un élément comme étant «Terminé». Le bouton [Agenda] ouvre la fenêtre Liste des tâches. Voir Relations clients/tâches, page 402. Modifier un élément de la liste des rappels 1. Pour modifier un élément, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre correspondante s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok]. Mettre un terme à une action 1. Pour mettre un terme à un rappel, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Terminer]. Cette commande vous permet d'indiquer que l'opération est «Terminée». Elle n'apparaît plus dans la fenêtre d'alerte. 2. Vous pouvez aussi double-cliquer dans la ligne de l'élément concerné pour rappeler la fiche à l'écran. Cochez ensuite la case Terminé dans la zone Statut.404 Menu Traitements Désactiver l’alerte Le bouton [Désactiver] vous permet de désactiver les alertes agenda. Lorsque l'alerte est inactive, les éléments n'apparaissent plus dans la fenêtre d'alerte.  Si vous ne vous voulez pas que la fenêtre Liste des alertes agenda soit présentée systématiquement chaque fois que vous ouvrez le dossier, désactivez l'option Ouverture au démarrage du menu CONTEXTUEL.405 Menu Traitements Mise sous surveillance  Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Mettre une société sous surveillance 1. Cliquez sur le bouton . 2. Choisissez les clients ou fournisseurs que vous souhaitez mettre sous surveillance. • cochez fournisseurs pour faire apparaître la liste des fournisseurs, • cochez clients pour faire apparaître la liste des clients. 3. Cliquez sur [OK] pour valider votre choix. Un message s’affiche pour vous signaler que la mise sous surveillance s’est bien déroulée. Consulter les informations légales Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel dans l'onglet Mes actualités. Cliquez sur le bouton . Vous accédez alors à votre espace InfoGreffe, • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications). Désactiver la surveillance d'une société 1. Sélectionnez dans la liste la société que vous ne voulez plus mettre sous surveillance. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur [Oui].Menu Etats Portefeuille des commandes Commandes non livrées Relevé de comptes Echéancier Evolution des ventes Lettre de pénalités de retard Encours clients Suivi des stocks Articles Capacité de fabrication Etats récapitulatifs Grand livre Balance Journaux Centralisateur Brouillard Analytique Déclaration de TVA Etats immobilisations Bilan-Résultat synthétiques Etats fiscaux Soldes Intermédiaires de Gestion Autres états comptables Etats chaînés407 Menu Etats Vue d’ensemble Le menu ETATS vous donne accès aux états les plus utilisés. Vous pouvez ainsi suivre avec précision vos écritures comptables ainsi que vos clients, fournisseurs, stocks, statistiques, etc. Les états disponibles peuvent être regroupés de la façon suivante : Les états articles •Inventaire des articles, catalogue des articles, nomenclature des articles, etc. Les états clients et fournisseurs •Portefeuille des commandes, commandes non livrées, échéancier, évolution des ventes, encours clients, relance client, etc. Les états comptables •les états comptables : Grand livre, Balance, Journaux, Brouillard. •les états budgétaires/analytiques : si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y rapportant. •les états clients et fournisseurs : Echéancier, Balance agée, Encours clients, Bordereau de remise en banque, Lettre de pénalités de retard. •la déclaration de TVA. •le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique. •les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC), 2054 et 2055. les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan.408 Menu Etats Portefeuille des commandes  Menu ETATS - commande PORTEFEUILLE DES COMMANDES

Cet état vous permet d'éditer les commandes clients ou fournisseurs. Vous pouvez ainsi visualiser les commandes pour lesquelles des quantités ont été livrées et celles pour lesquelles des reliquats doivent être soldés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez le type de commandes à prendre en compte : vous pouvez éditer le portefeuille de toutes les commandes, uniquement les commandes soldées ou non soldées. 3. Choisissez un critère de tri. Vous pouvez éditer par client, article ou fournisseur. 4. Selon le fichier, vous pouvez éditer l'état pour tous les clients ou fournisseurs, un en particulier, ou pour une famille. Cochez l'option de votre choix. 5. Précisez les articles à inclure dans l'édition du portefeuille (Tous, un article en particulier, une famille).409 Menu Etats 6. Vous pouvez définir ou non un critère de date à prendre en compte. Ainsi, le portefeuille des commandes peut être obtenu en prenant en compte : • la date de création de la commande : correspond à la date saisie dans la zone Date de la fiche de la commande. • la date de livraison précisée dans l'entête : correspond à la date saisie dans la zone Date livraison de la commande. • la date de livraison de chaque ligne de détails : correspond aux dates par article saisies dans les lignes de détails dans la colonne Date livraison. • sans tenir compte des dates 7. Pour Tenir compte de la remise en pied de commande et/ou pour Tenir compte de l'escompte en bas de commande, cochez l'option correspondante. 8. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Voir Commandes, page 156.410 Menu Etats Commandes non livrées  Menu ETATS - commande COMMANDES NON LIVRÉES Cet état permet d'éditer les commandes non livrées clients ou fournisseurs. Cette édition permet aussi de visualiser les reliquats de commandes. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie 2. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 3. Sélectionnez la date de livraison de la commande (date saisie dans la zone Date livraison de la commande). 4. Vous pouvez opter pour un détail de l'édition par Client ou par Article (pour les commandes fournisseurs l’édition peut être détaillée par Fournisseur ou par Article). Cochez pour cela une des deux options proposées. 5. Cliquez sur [Ok] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.411 Menu Etats Relevé de comptes  Menu ETATS - commande RELEVÉ DE COMPTES Le relevé de comptes permet d'obtenir la liste des factures et avoirs soldés ou non pour les clients ou les fournisseurs assujettis au relevé de factures. Cette édition peut servir à la fois d'indicateur interne pour suivre les factures à encaisser et peut être également envoyée périodiquement (en général tous les mois) à chaque client, en tant que relevé de factures à payer. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez le ou les client(s). Vous pouvez sélectionner un client particulier, tous les clients ou une famille client. 3. Vous disposez d'une case à cocher Relevé de comptes dans l'entête des fiches clients et fournisseurs. Lorsqu'elle est cochée, les factures et avoirs validés du client ou fournisseur apparaissent automatiquement sur le relevé. Si elle n'est pas cochée et que vous souhaitez que les factures et avoirs validés des autres clients figurent néanmoins sur le relevé, cochez la case Inclure les autres clients de la zone Options. 4. Précisez les factures qui vont figurer sur le relevé : Uniquement les factures à encaisser ou toutes les factures. 5. Sélectionnez la période à prendre en compte (intervalle de dates correspondant aux dates d’échéances de la facture). 6. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider le paramétrage de l’état.412 Menu Etats Echéancier  Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER • L'échéancier des factures clients ou fournisseurs est une liste des factures classées par date d'échéance. • Le suivi des échéances des factures clients ou fournisseurs vous permet de suivre, sur une année complète, les échéances des factures. Ces états vous permettent de gérer précisément votre trésorerie prévisionnelle. Seules les factures validées apparaîtront dans l'état. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez les clients : tous les clients, une famille clients ou un client particulier. 3. Indiquez les factures qui vont figurer sur l'échéancier : toutes les factures ou uniquement les factures non encaissées. 4. Saisissez la date d'échéance qui correspond à la date de référence des écritures à inclure dans l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.413 Menu Etats Evolution des ventes  Menu ETATS - commande ÉVOLUTION DES VENTES Cet état vous permet de suivre l'évolution des ventes articles ou clients, sur six intervalles de dates consécutifs, selon : • le chiffre d'affaires, • la quantité vendue, • la marge sur le PAMP, • ou la marge sur le prix d'achat. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les articles ou clients concernés. Vous pouvez sélectionner un article/ client particulier, tous les articles/clients ou une famille article/client. 3. Choisissez la ventilation à opérer : par semaines, mois ou trimestres. 4. Indiquez les valeurs à prendre en compte (chiffre d'affaires, quantité vendue, marge réalisée sur PAMP (Prix d’achat moyen pondéré) ou marge réalisée sur PA (Prix d’achat) et le format souhaité (valeur, % ou les 2). 5. Sélectionnez la présentation souhaitée : Par famille article/client ou Par article/client et trié par famille article/client. 6. Cliquez sur [Ok] pour valider le paramétrage de l'état.414 Menu Etats Lettre de pénalités de retard  Menu ETATS - commande LETTRE DE PÉNALITÉS DE RETARD Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard calculées selon le taux légal d'indemnité de paiement indiqué dans l'onglet Divers des PARAMÈTRES FACTURATION. Voir Paramètres Facturation, page 28. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les clients auxquels vous souhaitez adresser la lettre de pénalités de retard. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état. 4. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.415 Menu Etats Encours Clients  Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS La zone Encours des fiches clients vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours. Un seul état Encours client est disponible. Il s’agit d’une liste de client indiquant l’encours actuel de chacun. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie Si vous avez opté pour la sortie Fichier, la fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez le format de sortie du fichier. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.416 Menu Etats Suivi des stocks  Menu ETATS - commande SUIVI DES STOCKS Cette commande vous permet d'obtenir l'un des deux types d'états suivants : • Réapprovisionnement : il est nécessaire de lancer la commande d'un article lorsque la quantité réelle est strictement inférieure à la quantité indiquée dans le stock minimum. • Surstockage : on parle de surstockage lorsque la quantité réelle dépasse la quantité maximum indiquée en stock. Vous pouvez ainsi connaître rapidement les articles pour lesquels un réapprovisionnement est à prévoir ou ceux pour lesquels un surplus de stock a été enregistré.  Vous devez au préalable renseigné dans la fiche article les zones Stock maximum et Stock minimum. Seuls les articles pour lesquels vous avez coché la zone Gestion de stock dans la fiche article apparaîtront dans cet inventaire. Pour obtenir l’état de surstockage 1. Cochez l'option Surstockage dans la zone Sélection du type de suivi. 2. Précisez le stock à prendre en compte (stock réel, stock théorique ou stock disponible). 3. Sélectionnez les articles à inclure dans l'état. 4. Définissez la présentation de l'état. Il peut être trié par articles, fournisseurs ou famille d'articles. 5. Si vous triez l'état par dépôt, sélectionnez le dépôt concerné (Tous, un dépôt précis). 6. Vous pouvez obtenir le Détail par dépôt. Cochez pour cela la case correspondante. 7. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Pour obtenir l’état de réapprovisionnement 1. Cochez l'option Réapprovisionnement dans la zone Sélection du type de suivi. 2. Précisez le stock à prendre en compte (stock réel, stock théorique ou stock disponible). 3. Sélectionnez les articles à inclure dans l'état. 4. Déterminez si la rupture du stock se fait par rapport à zéro ou un stock minimum. 5. Définissez la présentation de l'état. Il peut être trié par articles, fournisseurs, famille d'articles. 6. Si vous triez l'état par dépôt, sélectionnez le dépôt concerné (Tous, un dépôt précis). Vous pouvez obtenir le Détail par dépôt. Cochez pour cela la case correspondante. L'option Afficher la quantité à commander vous permet de noter : • les quantités à commander sur une édition papier (saisie manuelle sur l'état).417 Menu Etats • les quantités à commander en fonction du stock minimum ou du stock maximum. 7. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.418 Menu Etats Articles  Menu ETATS - commande ARTICLES Cette commande vous permet d'obtenir les états suivants : Inventaire des articles  Menu ETATS - commande ARTICLES - INVENTAIRE DES ARTICLES Cet état vous permet de connaître le stock réel de chacun de vos articles ainsi que la valorisation de ce stock au PAMP (Prix d’achat moyen pondéré).  Seuls les articles pour lesquels vous avez coché la zone Gestion de stock dans la fiche article apparaîtront dans cet inventaire. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les articles concernés. Vous pouvez sélectionner tous les articles ou une famille d'articles. 3. Choisissez la présentation souhaitée : en liste, triée par code article ou découpée par famille d'articles.419 Menu Etats 4. Pour obtenir un détail par dépôt, cochez la case correspondante. 5. Si vous cochez la case Colonne Quantité physique, le logiciel édite une colonne vierge vous permettant de noter, sur une édition papier, les quantités comptabilisées lors de l'inventaire. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Par la suite, vous pourrez effectuer la régulation automatique des soldes via la commande RÉGULATION DES STOCKS du menu TRAITEMENTS. Voir Régulation des stocks, page 369. Catalogue des articles  Menu ETATS - commande ARTICLES - CATALOGUE DES ARTICLES Cette commande vous permet d'imprimer un catalogue de vos articles destiné aux clients ou aux vendeurs. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche :420 Menu Etats 2. Sélectionnez le type de catalogue à imprimer : clients ou vendeurs. 3. Sélectionnez les articles qui vont figurer dans le catalogue : tous les articles ou ceux associés à une famille ou un fournisseur. 4. Choisissez la présentation du catalogue: par code article, par famille d'articles, ou par fournisseur. 5. Vous pouvez spécifier une grille de tarifs particulière. Pour cela, cochez les cases des tarifs que vous souhaitez imprimer sur le catalogue. Vous pouvez obtenir jusqu'à 7 tarifs par article ; ils correspondent à ceux saisis dans la fiche Article. 6. Pour qu'apparaissent les éléments du paramétrage de l'état, cochez la case Impression des critères de sélection. 7. Si vous avez accompagné la désignation longue d'une photo dans la fiche article, vous pouvez la faire figurer sur le catalogue en cochant la case Impression photos. 8. Cliquez sur [Ok] pour valider le paramétrage de l'état de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Articles par dépôt  Menu ETATS - commande ARTICLES - ARTICLES PAR DÉPÔT Si vous gérez un stock multi-dépôts, vous pouvez imprimer la liste ou les fiches de vos articles par dépôt pour suivre les stocks des différents dépôts de votre entreprise. Voir Gestion des stocks multi-dépôts, page 238. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Si vous avez choisi l’option Fichier, la fenêtre de paramétrage suivant s’affiche. 2. Indiquez le format de sortie du fichier. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Nomenclature des articles  Menu ETATS - commande ARTICLES - NOMENCLATURE DES ARTICLES Cet état permet l'édition de la nomenclature des articles composés et de leurs composants. L'état peut être réalisé pour tous les articles ou pour une famille d'articles.421 Menu Etats Suivi des n° de série/lot  Menu ETATS - commande ARTICLES - SUIVI DES N° DE SÉRIE/LOT Cet état vous permet de suivre un numéro de série ou de lot afin de tracer toute la durée de vie du produit dans l'entreprise. Ainsi, à tout moment, vous savez de quel fournisseur provient un produit, à quel client il a été vendu ou bien s'il est encore en stock. 1. Sélectionnez les articles et numéros concernés. Vous pouvez choisir tous les articles ou un article en particulier ainsi que tous les n° de série/lot ou bien un numéro en particulier. 2. Saisissez dans les zones Du et Au la date de début et de fin de la période à prendre en compte. Vous pouvez aussi utiliser l'icone d'appel du calendrier . 3. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Etiquettes des n° de série/lot  Menu ETATS - commande ARTICLES - ÉTIQUETTE DES N° DE SÉRIE/LOT Cet état permet d'imprimer des étiquettes pour vos numéros de série/lot suivant différents critères. 1. Sélectionnez les N° de série / lot concernés. 2. Choisissez le nombre d’exemplaires souhaité pour vos étiquettes. 3. L'option Etiquette avec son code barre imprime le code barre du n° de série/lot s'il est renseigné. 4. L’option Afficher les N° de série / lot épuisés vous permet d’imprimer des étiquettes y compris pour les numéros épuisés. 5. Validez en cliquant sur le bouton [OK].422 Menu Etats N° de série / lot par client  Menu ETATS - commande ARTICLES - N° DE SÉRIE/LOT PAR CLIENT Cet état permet d’afficher les n° de série/lot pour un ou plusieurs clients avec la possibilité de préciser une période de date. 1. Dans la zone Critères de sélection, choisissez le ou les clients souhaités. 2. Choisissez ensuite le ou les numéros de série / lot souhaités. 3. Vous pouvez définir ensuite une période à prendre en compte à l’aide du bouton . 4. Validez en cliquant sur le bouton [OK].423 Menu Etats Capacité de fabrication  Menu ETATS - commande CAPACITÉ DE FABRICATION Cet état permet de connaître, en fonction des stocks réels, la quantité assemblable ou commercialisable des articles de type composé. Vous pouvez ainsi mieux suivre et optimiser la gestion de vos articles composés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. L'état peut être réalisé pour tous les articles de type composé ou pour une famille d'articles composés. 1. Déterminez si cette édition va être triée par code article composé ou découpée par famille d'articles composés. 2. Vous pouvez obtenir le détail par dépôt en cochant la case correspondante. 3. Cliquez sur [Ok] pour valider le paramétrage de l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.424 Menu Etats Etats récapitulatifs  Menu ETATS - commande ÉTATS RÉCAPITULATIFS Cette commande permet d'éditer l'état récapitulatif TVA et l'état récapitulatif TPF. Vous obtiendrez ainsi les montants totaux des TVA ou des TPF de vos ventes. Vous retrouverez également le total des ventes HT et TTC, le détail des ventes HT avec remise et sans remise, le total des frais de ports. 1. Sélectionnez l'état récapitulatif de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer] ou [Aperçu]. 3. Vous pouvez éditer l'état pour tous les clients, un en particulier, ou pour une famille. 4. Selon l'état choisi, vous pouvez ajouter la ventilation des ventes par code TVA ou bien par code TPF. 5. Ces états sont par défaut créés à partir des factures et avoirs validés. Vous pouvez inclure les factures et avoirs non validés en cochant l'option Toutes les factures et avoirs. 6. Choisissez un critère de date pour la sélection des factures et avoirs. Votre état récapitulatif peut être obtenu en fonction de : • la date de création de la pièce : correspond à la date saisie dans la zone Date de la pièce. • la date d'échéances de la pièce : correspond à la date saisie dans l'onglet Dates échéances de la pièce. 7. Sélectionnez le mois à prendre en compte. 8. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.425 Menu Etats Grand livre  Menu ETATS - commande GRAND LIVRE 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez Grand-livre puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton vous permet de choisir une série de comptes ou racines. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok].426 Menu Etats Grand livre avec quantités / par échéance Vous pouvez imprimer un grand livre avec uniquement les écritures ayant une quantité ou bien avec uniquement les écritures ayant une date d'échéance. • A l'activation de la commande GRAND LIVRE, sélectionnez dans la liste des états disponibles Grand livre avec quantités ou Grand livre par échéance puis cliquez sur un type de sortie. 1. Indiquez la période des écritures à prendre en compte dans les zones Du et au. 2. Sélectionnez les comptes à inclure dans le grand livre : Tous, un compte en particulier ou une classe de comptes. 3. Si vous voulez éditer les écritures d'un seul journal, cochez l'option Le Journal et choisissez-le. 4. Pour prendre en compte les Écritures en brouillard et Écritures en simulation, cochez les options correspondantes. 5. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 6. Précisez si vous voulez prendre en compte les écritures Pointées, Non pointées ou Les deux (pointées et non pointées) ou Lettrées, Non lettrées ou Les Deux. 7. Vous pouvez imprimer le grand-livre avec un saut de page par compte ou par classe, ou encore sans saut de page. Cochez l'option de votre choix. 8. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer l'édition.427 Menu Etats Balance  Menu ETATS - commande BALANCE Lorsque vous lancez cet état, une liste d’états disponibles vous est présentée. Vous avez alors le choix entre l’édition d’une balance, d’une balance comparative N à N-10, d’une balance rapide. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. Balance 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer la balance en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte. • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton .428 Menu Etats 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok]. Balance comparative N à N-10 Cet état permet de comparer sur différentes années le solde de vos comptes à une période donnée. Une fois que vous avez choisi le type de sortie, la fenêtre de paramétrage s’affiche. 1. Dans les zones Du...au, saisissez les dates de la période à comparer. Les cumuls sont toujours calculés par mois entier, même si la période est précisée au jour. Par exemple, la période du 1er janvier au 15 janvier, le cumul est celui du mois de janvier en entier. 2. Cochez les exercices qui seront comparés à l’exercice N. 3. Sélectionnez les comptes concernés. Vous pouvez choisir tous les comptes ou un intervalle de comptes ou encore un intervalle de racines de comptes. 4. Cochez ou décohez les options d’affichage suivantes : • Affichage des soldes : cette option permet d’afficher les soldes des exercices anté- rieurs à N. Par défaut, seuls les soldes de l’exercice en cours sont présentés. • Affichage des écarts : cette option permet d’afficher les écarts entre les exercices. Si vous cochez cette case, sélectionnez la présentation de l’écart en %, en montant ou les deux. • Sous-totaux par classe : permet d’afficher les comptes par classes avec son soustotal. 5. Cochez les options écritures en brouillard et / ou écritures en simulation pour les prendre en compte. 6. Cliquez sur le bouton [OK].429 Menu Etats Journaux  Menu ETATS - commandes JOURNAUX La commande JOURNAUX permet d'éditer la liste des écritures de chaque journal. 1. Pour la commande JOURNAUX, dans la liste des états disponibles sélectionnez celui à générer. 2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche: 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Indiquez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état en cochant les cases correspondantes.  Pour prendre en compte tous les journaux, cliquez sur le bouton . 5. Précisez l'affichage souhaité (Journal/Mois ou Mois/Journal). 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok]. Attention ! Seules les écritures validées sont prises en compte.430 Menu Etats Centralisateur  Menu ETATS - commandes CENTRALISATEUR La commande CENTRALISATEUR permet d'effectuer une édition de contrôle comprenant le cumul des écritures Débit et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche: 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Indiquez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état en cochant les cases correspondantes.  Pour prendre en compte tous les journaux, cliquez sur le bouton . 4. Précisez l'affichage souhaité (Journal/Mois ou Mois/Journal). 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.431 Menu Etats Brouillard  Menu ETATS - commande BROUILLARD Cette commande vous permet de lancer l'impression de toutes les écritures saisies en mode brouillard. Vous pouvez y inclure également les écritures en simulation. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Indiquez si vous voulez obtenir un état : • pour tous les journaux ou pour un journal particulier, en sélectionnant l'option correspondante. Le bouton ouvre la liste des journaux disponibles. • pour tous les mouvements ou pour certains en particulier, en sélectionnant l'option correspondante, et en renseignant l'intervalle des numéros de mouvement à prendre en compte. 4. Pour inclure les écritures en simulation, cochez la case correspondante. 5. Si vous avez sélectionnez l'option Tous les journaux, vous pouvez demandez l'impression d'un journal par page en cochant la case Saut de page par journal. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok].432 Menu Etats Analytique  Menu ETATS - commande ANALYTIQUE Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous disposez d’une série d'états vous permettant d'établir les statistiques et résultats basés sur les codes analytiques affectés au cours de l'exercice. Grand livre analytique  Menu ETATS - commande ANALYTIQUE - GRAND LIVRE Par défaut, les écritures seront classées par code analytique puis par compte de comptabilité générale. Vous pouvez modifier ce tri dans la partie Options qui s'affiche en cliquant sur le bouton [Continuer]. Balance  Menu ETATS - commande ANALYTIQUE - BALANCE Par défaut, les cumuls et soldes seront classés par code analytique puis par compte de comptabilité générale. Vous pouvez modifier ce tri dans la partie Options qui s'affiche en cliquant sur le bouton [Continuer] de la fenêtre de paramétrage de l’état. Echéancier  Menu ETATS - commande ANALYTIQUE - ÉCHÉANCIER Ces deux éditions ne sont utiles que pour les entreprises qui affectent des codes analytiques aux écritures concernant leurs clients et fournisseurs. Cela peut être utile dans le cas d'une entreprise ayant plusieurs secteurs d'activité bien distincts et voulant connaître la part qui revient à chacun de ces secteurs dans les montants exigibles clients et fournisseurs. Etat budgétaire  Menu ETATS - commande BUDGÉTAIRE - ÉTAT BUDGÉTAIRE Pour les codes budgétaires inclus dans l'édition demandée, le logiciel va calculer : • le montant budgété • le montant réalisé • le montant de l'écart • le pourcentage d'écart par rapport au budget. Les débits sont traduits en chiffres positifs, les crédits en chiffres négatifs. Par conséquent, pensez à affecter aux codes analytiques des budgets de ventes avec des chiffres négatifs. Voir Créer un code analytique, page 117. Le logiciel calcule des sous-totaux sur le radical du code budgétaire (premier caractère du code) ce qui permet d'effectuer des regroupements.433 Menu Etats Bilan synthétique  Menu ETATS - commande ANALYTIQUES - BILAN SYNTHÉTIQUE Le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin d'exercice, il présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres. 1. Une fois que vous avez choisi un type de sortie (Fichier, Aperçu, etc.), précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le bilan ou compte de résultat en indiquant un intervalle de dates. 2. Indiquez les codes analytiques à inclure dans votre bilan ou compte de résultat synthétiques, dans les zones Du...au. 3. Vous pouvez prendre en compte un niveau de codes analytiques. Dans ce cas, sélectionnez-le en cliquant sur le bouton de la liste déroulante. 4. Cochez les options Écritures en brouillard et/ou Écritures en simulation pour les prendre en compte. 5. Cliquez sur le bouton [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, choisissez le format de sortie (PDF, Word, etc.) puis cliquez sur [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Compte de résultat synthétique  Menu ETATS - commande ANALYTIQUES - COMPTE DE RÉSULTAT SYNTHÉTIQUE Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise durant un exercice comptable. 1. Une fois que vous avez choisi un type de sortie (Fichier, Aperçu, etc.), précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le bilan ou compte de résultat en indiquant un intervalle de dates. 2. Indiquez les codes analytiques à inclure dans votre bilan ou compte de résultat synthétiques, dans les zones Du...au. 3. Vous pouvez prendre en compte un niveau de codes analytiques. Dans ce cas, sélectionnez-le en cliquant sur le bouton de la liste déroulante. 4. Cochez les options Écritures en brouillard et/ou Écritures en simulation pour les prendre en compte. 5. Cliquez sur le bouton [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, choisissez le format de sortie (PDF, Word, etc.) puis cliquez sur [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.434 Menu Etats Déclaration de TVA  Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA Assistant  Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA - ASSISTANT Vous pouvez générer la déclaration de TVA via un assistant. Cette déclaration correspond au régime de TVA que vous avez indiqué dans les paramètres TVA du menu Dossier : • état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel, • état CA12, si vous avez choisi régime simplifié. Effectuer une nouvelle déclaration de TVA 1. Cochez l'option Créer une déclaration de TVA puis cliquez sur le bouton [Ok]. Dans la fenêtre qui s'affiche, paramétrez la déclaration : 2. Choisissez la période à prendre en compte pour la déclaration. 3. Précisez si vous souhaitez inclure les écritures en brouillard et/ou en simulation. 4. Si vous avez modifié l'une des informations du paramétrage de la TVA, cochez la case Recalculer les valeurs automatiquement pour en tenir compte. 5. Validez votre paramétrage en cliquant sur [Ok]. L'état préparatoire Déclaration de TVA s'affiche. Il comprend l'ensemble des lignes de la déclaration papier. 6. Vérifiez et modifiez, si nécessaire, les informations qui figureront sur la déclaration de TVA.  Pour afficher le feuillet selon de la déclaration, cliquez sur le bouton situé au bas de la fenêtre. 7. Vous pouvez ajouter un commentaire à la déclaration en cliquant sur le bouton situé dans la barre d’actions. 8. Validez la déclaration en cliquant sur [Ok]. 9. Pour obtenir l'aperçu avant impression de la déclaration, cliquez sur le bouton [Aperçu]. Pour directement imprimer la déclaration, cliquez sur le bouton [Impression].435 Menu Etats Modifier une déclaration de TVA  Vous ne pouvez pas modifier une déclaration validée. 1. Cochez l'option Ouvrir une déclaration de TVA puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Sélectionnez la ligne correspondant à la déclaration à modifier puis cliquez sur [Ok]. Dans la fenêtre qui s'affiche, modifiez le paramétrage de la déclaration. Imprimer une déclaration de TVA 1. Cochez l'option Editer une déclaration de TVA puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Sélectionnez la déclaration à imprimer puis cliquez sur [Ok]. 3. Pour obtenir l'aperçu avant impression de la déclaration, cliquez sur le bouton [Ecran]. Pour lancer directement l'impression de la déclaration, cliquez sur le bouton [Imprimante]. Afficher les déclarations de TVA 1. Cochez l'option Afficher les déclarations de TVA puis cliquez sur le bouton [Ok]. La liste des déclarations de TVA s'affiche. Transmettre une déclaration à la DGFiP 1. Si vous souhaitez transférer vos déclarations de TVA depuis votre logiciel vers la DGFiP, cochez l’option Télédéclarer une déclaration de TVA. 2. Si vous n’avez pas encore établi de déclaration, suivez les étapes décrites précédemment au paragraphe “Effectuer une nouvelle déclaration de TVA”, page 434. 3. Sélectionnez la déclaration à transmettre. L'assistant de télédéclaration se lance ensuite automatiquement. Télédéclaration avec l'assistant Téléprocédures TVA  Vous accédez également à cet assistant via le menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA. Via le module Ciel directDéclaration TVA et le portail Ciel (www.ciel.com), l'assistant Téléprocédures TVA vous permet de transférer vos déclarations de TVA depuis votre logiciel de comptabilité vers la Direction Générale des Finances Publiques. Ce type de transfert de données s'appelle une télédéclaration. Pour plus de détails, consultez l’aide contextuelle (touche , rubrique Téléprocédures TVA.436 Menu Etats Liste des déclarations de TVA  Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA - LISTE DES DÉCLARATIONS Cette liste regroupe toutes les déclarations de TVA que vous avez générées. A partir de cette liste, vous pouvez : • imprimer votre déclaration, • la valider, • la transmettre à la DGFiP. Pour plus d’informations, consultez l’aide contextuelle (touche ). TVA détaillée  Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA - TVA DÉTAILLÉE Cet état permet d’imprimer le détail de votre déclaration de TVA. 1. A l’activation de la commande, choisissez le type de sortie (aperçu, fichier, imprimante). 2. Saisissez la période sur laquelle sera établi l'état. Vous pouvez utiliser l'icone du calendrier. 3. Si vous souhaitez inclure les écritures en brouillard et/ou en simulation, cochez les options correspondantes. 4. Cochez l'option Afficher un solde par compte si vous voulez que les soldes de chaque compte s'affichent. 5. Cliquez sur le bouton [Ok]. Historique Téléprocédures TVA  Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA - HISTORIQUE TÉLÉPROCÉDURES TVA Cet état vous permet d’éditer un historique des déclarations de Téléprocédures TVA. Si vous n’avez pas encore effectué de télédéclaration, le logiciel vous propose un lien vers Ciel DirectDéclaration. Mise à jour Téléprocédures TVA  Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA - MISE À JOUR TÉLÉPROCÉDURES TVA Cette commande permet d’installer la mise à jour du module EDI TVA.437 Menu Etats Etats immobilisations  Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS Dotations  Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - DOTATIONS Les DOTATIONS MENSUELLES permettent d’éditer la valeur des dotations pour un mois donné. Trois états permettent d’imprimer pour le mois en cours, depuis le début de l'exercice et pour l'exercice en cours : • le détail des dotations par compte, • les dotations par compte, • des dotations par immobilisation, 1. Dans la Liste des états disponibles, sélectionnez l’état à imprimer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Sélectionnez la date à prendre en compte puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].  Vous pouvez prendre en compte les immobilisations en mode simulation en cochant la case correspondante. Si vous cochez la case Voir le commentaire, le commentaire s’affiche en bas de la fenêtre. Si vous cochez la case voir la vignette, le descriptif de l’état sélectionné et son aperçu s’affiche à droite de la fenêtre.438 Menu Etats • Si vous avez opté pour une sortie Fichier, une étape supplémentaire s'affiche. 1. Choisissez le format du fichier et cliquez sur [Ok]. 2. L'explorateur Windows s'affiche, indiquez le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. • Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Plus et moins values  Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - PLUS ET MOINS VALUES Cette commande édite les plus et moins-values à court et à long terme réalisées sur les cessions d'immobilisations à une date donnée. La définition des plus ou moins-values s'effectue selon le tableau suivant (CT = Court Terme ; LT = Long Terme) : Un message vous demande de sélectionner la destination de l’impression. 1. Choisissez une sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Indiquez la date à prendre en compte puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. • Si vous avez opté pour une sortie Fichier, une étape supplémentaire s'affiche. 1. Choisissez le format du fichier et cliquez sur [Ok]. 2. L'explorateur Windows s'affiche, indiquez le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. • Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Durée de détention des éléments cédés PLUS VALUES MOINS VALUES - de 2 ans 2 ans et + - de 2 ans 2 ans et + Eléments amortissables CT CT à hauteur des amortissements LT au-delà CT CT Eléments non amortissables CT LT CT LT439 Menu Etats Réintégrations fiscales  Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - RÉINTÉGRATIONS FISCALES Avec cette commande vous obtenez la liste de toutes les réintégrations fiscales à opérer sur les dotations d'amortissements de vos immobilisations. Cela concerne les immobilisations dont la valeur brute d'achat dépasse un plafond fixé par l'administration. En effet, la réintégration fiscale correspond à la différence entre l'amortissement comptable qui est calculé sur la totalité de la valeur de l'immobilisation et l'amortissement fiscal. Un message vous demande de sélectionner la destination de l’impression. 1. Choisissez une de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Indiquez la date à prendre en compte puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. TVA à reverser  Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - TVA À REVERSER Cette commande permet d'éditer, pour le mois considéré, l'état récapitulatif des valeurs de TVA à reverser pour chaque bien immobilier cédé. Le montant de la TVA à reverser est également indiqué dans la zone TVA à reverser de la fenêtre de sortie de l’immobilisation. Un message vous demande de sélectionner la destination de l’impression. 1. Choisissez une sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. 2. Indiquez la date à prendre en compte puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. • Si vous avez opté pour une sortie Fichier, une étape supplémentaire s'affiche. 1. Choisissez le format du fichier et cliquez sur [Ok]. 2. L'explorateur Windows s'affiche, indiquez le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. • Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.440 Menu Etats Tableau immobilisations  Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - TABLEAU IMMOBILISATIONS Cette commande vous permet d'éditer un tableau des immobilisations à une date précise. 1. Saisissez la date à prendre en compte. 2. Sélectionnez le format de sortie puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Crédits-bails  Menu Etats - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - CRÉDITS-BAILS... Cette commande vous permet d’éditer vos états relatifs aux crédit-bails. Engagements de crédit-bail 1. Dans la fenêtre de l’état crédit-bail, sélectionnez le format à prendre en compte : impression, aperçu, fichier, email. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez la date de calcul à prendre en compte. 3. Si vous souhaitez inclure les immobilisations en crédit-bail en mode simulation, cochez la case correspondante. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. 5. Si vous avez choisi une sortie d’état Fichier, votre logiciel vous demande de choisir le format de fichier souhaité. Sélectionnez-le dans le liste déroulante, puis cliquez sur le bouton [OK]. Valeurs nettes des crédits-bails 1. Dans la fenêtre de l’état crédit-bail, sélectionnez le format à prendre en compte : impression, aperçu, fichier, email. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez la date de calcul à prendre en compte. 3. Si vous souhaitez inclure les immobilisations en crédit-bail en mode simulation, cochez la case correspondante. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. 5. Si vous avez choisi une sortie d’état Fichier, votre logiciel vous demande de choisir le format de fichier souhaité. Sélectionnez-le dans le liste déroulante, puis cliquez sur le bouton [OK].441 Menu Etats Export immobilisations  Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - EXPORT IMMOBILISATIONS Cette commande permet d'exporter les informations affichées et sélectionnées. Elle est active, par exemple, quand la liste des immobilisations ou des fournisseurs est ouverte et qu'au moins un élément de la liste est sélectionné.  Si plusieurs formats d'export sont disponibles, le logiciel en présente alors la liste. Vous devez faire votre choix et valider. Vous devez spécifier le format de fichier (text, PDF, HTML, etc.). Une fois votre choix fait, la fenêtre d'enregistrement de fichier vous permet d'indiquer la destination du fichier sur votre disque. Stats immobilisations  Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - STATISTIQUES Cette commande vous permet d'obtenir une édition des diverses valeurs saisies dans vos fiches d'immobilisations. 1. Choisissez une sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fenêtre] : pour consulter la fenêtre du graphique. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. 2. Sélectionnez l'élément pour lequel vous souhaitez obtenir les statistiques (valeurs d'achat, valeurs à amortir, cumuls des dotations, valeurs résiduelles, dotations). 3. Sélectionnez le type de regroupement pour lequel vous voulez obtenir les statistiques (par comptes, par familles, par localisations, par codes analytiques). 4. Indiquez la date de calcul. 5. Validez vos choix en cliquant sur le bouton [Ok]. Pour inclure les immobilisations sorties avant la date de calcul, cochez la première option. Pour inclure les immobilisations sorties sur l’exercice de la date de calcul, cochez la deuxième option442 Menu Etats Modifier la présentation du graphique Si vous avez choisi Fenêtre comme sortie de l’état, vous pouvez modifier la présentation du graphique. 1. Dans la barre d’actions de la fenêtre du graphique, cliquez sur le bouton [Propriétés]. 2. Dans la fenêtre Propriétés du graphique, choisissez une des options pour intervenir sur : • l'aspect du graphique : lignes, barres ou secteurs, • l’affichage ou non des légendes, des commentaires les couleurs utilisées.443 Menu Etats 3. Pour modifier les couleurs, cliquez sur le bouton [Couleurs] situé en bas de la fenêtre. La fenêtre Couleurs du graphique s’affiche. 4. Sélectionnez la couleur de fond en cliquant sur le triangle de sélection. Vous pouvez obtenir un dégradé de couleurs. Demander l’aperçu avant impression ou l’impression directe • Pour obtenir l’aperçu avant impression, activez la commande APERÇU du menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic-droit dans la fenêtre du graphique). • Pour lancer l’impression du graphique, activez la commande IMPRIMER du menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic-droit dans la fenêtre du graphique). Autres états  Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - AUTRES ÉTATS Cette commande affiche la liste des autres états disponibles. Vous pouvez obtenir les états suivants : codes barres immobilisations, étiquettes, fiche immobilisation ; immobilisation par code analytique, par compte, par famille, par localisation ; immobilisations soumises à la CFE ; immobilisations dérogatoires par compte ; liste des immobilisations. • Dans la Liste des états disponibles, sélectionnez celui que vous souhaitez visualiser puis cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimante].444 Menu Etats Bilan-Résultat synthétiques  Menu ETATS - commande BILAN-RÉSULTAT SYNTHÉTIQUES Les Bilan et Compte de résultats synthétiques vous permettent de préparer les éditions fiscales. Bilan synthétique  Menu ETATS - commande BILAN-RÉSULTAT SYNTHÉTIQUES - BILAN SYNTHÉTIQUE 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Cochez l’option Soldes N-1 au mois si vous voulez comparer le bilan ou le compte de résultat par rapport à l’exercice précédent. 4. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte : brouillard et/ou simulation. Si ces deux options sont décochées, seules les écritures validées seront éditées. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Compte de résultat synthétique  Menu ETATS - commande BILAN-RÉSULTAT SYNTHÉTIQUES - COMPTE DE RÉSULTAT SYNTHÉTIQUE Vous obtenez l’édition du compte de résultat synthétique de la même façon que l’édition d’un bilan synthétique. Voir Bilan synthétique, page 444.445 Menu Etats Etats fiscaux  Menu ETATS - commande ÉTATS FISCAUX Cette commande regroupe les états préparatoires suivants : • 2050 (BIC - Régime réel): vous accédez à cet état par la commande ÉTATS FISCAUX - 2050 (BIC - RÉGIME RÉEL) • 2033 (BIC - Régime simplifié): vous accédez à cet état par la commande ÉTATS FISCAUX - 2033 ( BIC - RÉGIME SIMPLIFIÉ) • 2035 (BNC): vous accédez à cet état par la commande ÉTATS FISCAUX - 2035 (BNC) • 2054 - 2055: vous accédez à cet état par la commande ÉTATS FISCAUX - 2054 - 2055 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte : brouillard et/ou simulation. 4. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.446 Menu Etats Soldes Intermédiaires de Gestion  Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION Les Soldes Intermédiaires de Gestion sont des documents fiscaux à joindre au Bilan. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte : brouillard et/ou simulation. 4. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.447 Menu Etats Autres états comptables  Menu ETATS - commande AUTRES ÉTATS COMPTABLES La commande AUTRES ÉTATS regroupe les états suivants : • Echéancier, • Balance agée, • Autres états. Echéancier  Menu ETATS - commande AUTRES ÉTATS COMPTABLES - ÉCHÉANCIER Cette commande vous permet d'imprimer différents types d'échéancier et ainsi de contrôler le règlement de vos fournisseurs et le paiement de vos clients. Seules les écritures pour lesquelles une date d'échéance a été inscrite sont prises en compte. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Choisissez les comptes concernés par l'échéancier. 448 Menu Etats 4. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte (Débit et/ou Crédit). 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Balance agée  Menu ETATS - commande AUTRES ÉTATS COMPTABLES - BALANCE AGÉE Cet état vous présente la liste des écritures clients et fournisseurs non soldées. Vous pouvez ainsi effectuer des prévisions de trésorerie et surveiller les échéances. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez le mois à partir duquel vous voulez imprimer l'état ou indiquez un intervalle. 3. Choisissez les comptes concernés par l'état : clients ou fournisseurs. 4. Indiquez la date à utiliser pour la sélection : d'échéance ou date d'écriture. 5. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte : brouillard et/ou simulation. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok].449 Menu Etats Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Autres états  Menu ETATS - commande AUTRES ÉTATS COMPTABLES - AUTRES ÉTATS La commande AUTRES ÉTATS regroupe les états suivants : • Etat du lettrage, • Etat prévisionnel. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Définissez les critères à prendre en compte pour l’état. 3. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.450 Menu Etats Etats chaînés  Menu ETATS - commande ÉTATS CHAÎNÉS Vous pouvez lancer, en une seule fois, plusieurs éditions différentes. Vous pouvez ainsi éditer toutes les éditions de fin d’années (grand-livre, balance, journaux) en une seule fois ou créer votre propre état chaîné. A l’activation de la commande, la fenêtre Etats chaînés s’affiche. Lancer un état chaîné 1. Choisissez l’état de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [Exécuter]. 3. Les fenêtres de paramétrage des états s'ouvrent les unes après les autres. Renseignez chacune d’entre elles et cliquez sur le bouton [Ok]. 4. Le type de sortie de l’édition peut vous être demandé, cliquez alors sur le bouton [Ecran] ou [Imprimante]. Créer un état chaîné 1. Cliquez sur le bouton situé en bas de la fenêtre. 2. Saisissez le nom de votre état chaîné puis cliquez sur le bouton [Ok]. 3. Cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. 4. Choisissez dans la liste qui s’ouvre l’état que vous voulez intégrer et cliquez sur le bouton [Ok]. 5. Ajoutez de la même manière les autres états. Vous disposez dans la barre d’actions des fonctions suivantes : • Modifier la logique : vous pouvez définir des filtres de recherche et des critères de tri. Pour plus d'informations sur les filtres de recherche, reportez-vous au manuel électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE. • Modifier la sortie : vous avez la possibilité de choisir et paramétrer la sortie de votre édition (Impression, Fichier, Email, Fenêtre). • Propriétés : si l'état sélectionné possède des propriétés modifiables, vous pourrez les personnaliser. • Mise en page : vous pouvez définir directement les paramètres de mise en page de votre état chaîné. Voir Mise en page, page 44. • Commentaire : vous pouvez ajouter un commentaire sur votre état chaîné.451 Menu Etats • Modifier le script lié : vous accédez à l'éditeur de script. • Rubriques : vous accédez à la fenêtre des rubriques locales. Pour plus de détails sur les fonctionnalités de l’éditeur de script, reportez-vous au manuel électronique Annexes, partie L'éditeur de scripts, disponible depuis le menu AIDE. : En utilisant ce bouton, l’état que vous ajoutez sera positionné avant celui sélectionné dans la liste. : Vous supprimez l’état sélectionné. : Dans la fenêtre qui s’affiche, vous pouvez : • utiliser les paramètres par défaut de l'état en cochant l’option correspondante, ou bien • saisir les valeurs de l'état en cochant l'option Définir les paramètres prédéfinis. • Ne pas demander les paramètres à l'exécution : dans ce cas, la saisie des valeurs de l'état ne sera pas demandée à son lancement. Les paramètres par défaut ou que vous avez prédéfinis seront alors pris en compte. • Désactiver l'état : l'état sera ignoré. 6. Utilisez les boutons [Essayer] ou [Vérifier] pour contrôler votre état chaîné. 7. Cliquez sur le bouton [Ok]. Modifier un état chaîné 1. Sélectionnez dans la liste des états chaînés celui à modifier. 2. Cliquez sur la flèche du bouton et sélectionnez la commande MODIFIER.  Un état chaîné livré en standard avec l'application ne peut être modifier. Pour cela, vous devez le dupliquer. Intégrale de gestion Ciel Quantum vous le propose automatiquement. Cliquez alors sur le bouton [Dupliquer] puis renommez l'état chaîné. 3. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok]. Liste des états 1. Sélectionnez dans la liste des états chaînés celui que vous voulez personnaliser. 2. Cliquez sur la flèche du bouton et sélectionnez la commande LISTE DES ÉTATS. La fenêtre des états paramétrables s'affiche. Vous pouvez alors renommer, dupliquer, supprimer l'état chaîné, etc.Mise à jour des données Consulter les états Menu Pilotage453 Menu Pilotage Vue d’ensemble Le pilotage fait appel à des outils informatiques décisionnels (en anglais «Business intelligence») qui consiste à exploiter les données de l'entreprise et à modéliser des représentations à base de requêtes afin de constituer des tableaux de bord. L’Intégrale de Gestion Ciel Quantum permet aux responsables et aux dirigeants d’une entreprise d’optimiser le pilotage et la performance de leur activité. Pour cela, des catalogues d’états sont disponibles à partir du menu Pilotage. Ces catalogues vous offre une analyse poussée des données d’une entreprise sous forme de tableau de bord (reporting). Vous disposez ainsi d’une aide à la décision et d’informations exactes grâce à des indicateurs clefs, afin d’évaluer l’activité d’une entreprise. Chaque utilisateur peut accéder en quelques clics à ces indicateurs clés et peut prendre les bonnes décisions à son propre niveau de responsabilité. L’Intégrale de Gestion Ciel Quantum fonctionne avec une base de données dynamiques et en interaction avec Ciel Pilotage. Ciel Pilotage permet l'accès à vos données en vue de leur analyse et de leur présentation dans un document. Vous n’avez pas besoin de connaître l’utilisation des bases de données (par exemple SQL).454 Menu Pilotage Mise à jour des données  Menu PILOTAGE - commande MISE À JOUR DES DONNÉES

La base de données doit être mise à jour régulièrement afin de recevoir les nouvelles données saisies dans L’Intégrale de Gestion Ciel Quantum. Ainsi, vous assurez l’exactitude des informations, visibles dans Ciel Pilotage. 1. Activez la commande MISE À JOUR DE DONNÉES. 2. Un message vous demande confirmer, cliquez alors sur le bouton [OK]. Une fenêtre affiche l’avancement du traitement. 3. Un dernier message vous informe que la mise à jour est terminée. Cliquez sur le bouton [OK] pour le fermer. Attention ! La mise à jour des données peut-être très longue. La durée dépend de la taille de votre dossier Quantum.455 Menu Pilotage Consulter les états  Menu PILOTAGE - commande CONSULTER LES ÉTATS

Le pilotage fonctionne avec des catalogues d’états. Ces catalogues sont divisées en 2 catégories : • la gestion commerciale. Voir Catalogue des états de gestion commerciale, page 458. • la comptabilité. Voir Catalogue des états de comptabilité, page 460. Lancer un état 1. Une fois que vous avez activé la commande CONSULTER LES ÉTATS, la liste de tous les états des catalogues s’affiche : 2. Sélectionnez l’état comptable ou de gestion commerciale à consulter puis cliquez sur le bouton [OK].456 Menu Pilotage 3. Indiquez la période à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [OK]. Ciel Pilotage s’ouvre : Pour chaque état, des correspondances sont accessibles. Les correspondances sont des déclinaisons de l’état et permettent ainsi d’obtenir des résultats complets. Exemple : Les correspondances de l’état Ventes clients sont : • Synthèse : analyse des ventes sur une période donnée. • Top 3 : le palmarès des ventes par client. • Pondération : approche des ventes par le chiffre d’affaires et par la marge réalisés par les clients. • Répartition : schéma des ventes par client. • Comparaison N-1 : comparaison des ventes par clients avec les ventes de l’année pré- cédente sous forme de tableau ou de graphique. • Détail/Article : le détail des ventes aux clients par article. • Détail/Article : le détail des ventes aux clients par article avec l’évolution des ventes. • Analyse mensuelle : progression du chiffre d’affaire et de la marge hors taxe. Liste des correspondances de l’état. Cliquez sur une correspondance pour la visualiser. Les onglets des différentes correspondances de l’état. Cliquez sur l’onglet de votre choix.457 Menu Pilotage Rafraîchir les données de l’état Un document généré à un moment précis reflète l'état des données au moment de la génération : elles peuvent cependant avoir maintenant évolué. Vous pouvez mettre à jour les données dans un document à partir de Ciel Pilotage, qui se reconnecte à la base de données et extrait les données qui ont fait l'objet d'une mise à jour. 1. Pour mettre à jour les données dans Ciel Pilotage, cliquez sur le bouton . 2. Saisissez les dates des périodes à prendre en compte. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Sauvegarder un état  La sauvegarde comprend les correspondances de l’état. • Lorsque vous fermez un état, le logiciel vous propose automatiquement de sauvegarder, ou, • vous pouvez enregistrer manuellement : 1. Dans Ciel Pilotage, activez le menu FICHIER puis la commande ENREGISTRER. 2. Choisissez un emplacement de sauvegarde dans le répertoire de votre choix. Vous pourrez par la suite rouvrir et utiliser votre document.458 Menu Pilotage Catalogue des états de gestion commerciale Thématique 1 : développement commercial INFORMER ANALYSER ANTICIPER ALERTER Segmentation Clients Inactif Toutes Activités Ventes Client Evolution Ventes Comparaison Prix de Vente Ventes Représentant Ventes Article Ventes Famille Article DÉVELOPPEMENT COMMERCIAL Tableau de bord et Indicateurs clés Chiffre d'affaires commercial (Facturé, A livrer)    Carnet de commandes   Contribution à la marge globale de l’entreprise (Clients, Articles, Représentants, Affaires...)    Analyse commerciale approfondie Analyse multiaxes du chiffre d’affaires et de la marge (Clients, Articles, Représentants, Affaires...)    Palmarès des ventes    Comparaison des prix de vente    Suivi des taux de remise    Suivi des taux de marge    Panier Moyen et nombre de ventes   Dépendance Client, Pondération, Règle des 20/80    Evolution mensuelle et par exercice social des indicateurs clés    Analyse comparative sur plusieurs périodes des indicateurs clés   Analyse des indicateurs clés par client, article, affaire, représentant, période     Identification des Potentiels et Risques commerciaux Segmentation Clients (Nouveaux, en croissance, en perte de vitesse, perdus)    Clients Inactifs par famille   Développement des ventes sur clients existants    Identification des points de sous performance   Clients en perte de vitesse ou perdus   459 Menu Pilotage Thématique 2 : optimisation de la gestion opérationnelle INFORMER ANALYSER ANTICIPER ALERTER Stocks Cadencier Livraison Stock à date Stock Rotation Jour CA OPTIMISATION DE LA GESTION OPÉRATIONNELLE Stocks Tableaux de bord et Indicateurs Clés    Analyse multiaxes    Stock à ce jour par article, par dépôt   Stock à terme par article, par dépôt   Quantités disponibles, réservées, commandées, préparées   Stock à date par article, par dépôt   Taux de rotation des stocks   Stock prévisionnel avec le détail des commandes clients et fournisseurs attendues   Niveau de stock en vol/valeur et jour de CA (intégralité des articles)   Niveau de stock en vol/valeur et jour de CA (articles les plus vendus)   Rupture immédiate ou à terme (intégralité des articles)   Rupture immédiate ou à terme des articles les plus vendus   Risque de surstockage  460 Menu Pilotage Catalogue des états de comptabilité Thématique 1: suivi de l’activité et de la rentabilité INFORMER ANALYSER ANTICIPER ALERTER Charges Evolution Produits Evolution Rentabilité Mensuelle Charges Détail Evolution Charges sur 5 ans SUIV DE L’ACTIVITÉ ET DE LA RENTABILITÉ Tableau de bord et Indicateurs clés Chiffre d'affaires Comptable (Clients, Périodes, Natures de compte, Centres de Profit, ...)    Marge Brute, Valeur Ajoutée, EBE, Résultat d'exploitation, Résultat Net   Analyse financière Analyse exploratoire et multiaxes du Compte de Résultat    Analyse détaillée sur la Comptabilité Générale, Analytique et Reporting    Evolution mensuelle et par exercice social des indicateurs clés    Analyse comparative sur plusieurs périodes des indicateurs clés    Analyse des indicateurs clés par Tiers, Périodes, Natures de compte, Comptes, Ecritures, Sections Analytiques    Exploration des agrégats jusqu'au n° de compte et détail des écritures    Identification des risques et opportunités Evolutions anormales des postes de charges     Evolutions anormales des postes de produits    Décroissance d'activité    Dégradation de rentabilité   Rentabilité négative  461 Menu Pilotage Thématique 2 : maîtrise des équilibres financiers INFORMER ANALYSER ANTICIPER ALERTER Trésorerie Flux Trésorerie MAITRISE DES ÉQUILIBRES FINANCIERS Position de trésorerie Position de trésorerie et Valeurs mobilières de placement   Flux de trésorerie  Analyseur commercial ventes Analyseur commercial achats Objectifs Répartition par famille Importer Statistiques Gestion , Statistiques Comptables Trésorerie prévisionnelle Historique archivage DGFiP Télécharger Ciel directDéclaration Menu Divers463 Menu Divers Vue d’ensemble Le menu DIVERS permet d’effectuer une analyse et un suivi de votre gestion commerciale et de votre comptabilité. Vous pouvez ainsi : • assurer un suivi précis des clients, des fournisseurs, des stocks, des statistiques, etc. • analyser vos ventes et achats, • importer des données (articles, clients, fournisseurs, etc.) • visualiser, via les statistiques comptables, les principales informations relatives à votre société (évolution des comptes, indicateurs clefs, répartition des charges/produits, répartition des classes). • gérer une trésorerie prévisionnelle, • consulter l’historique des archivages imposés par la DGFiP. • exporter la Balance, • etc. 464 Menu Divers Analyseur commercial ventes  Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES Ces états vous permettent d'effectuer un suivi commercial précis. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés dans la barre d’actions : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche : Analyseur commercial Cette commande s'apparente à un journal commercial des ventes. Elle contient le détail des factures et avoirs validés. L'état que vous obtenez est un outil de suivi et d'analyse statistique. 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez la période à prendre en compte. 2. Vous pouvez trier les informations par pièces, par clients, par articles, etc. De même, vous pouvez déterminer un sous-total (sous-totaux par pièces, par familles clients, etc). Cochez les options de votre choix. 3. Cochez la case Plus de critères si vous souhaitez afficher un autre type de pièces.465 Menu Divers 4. Cliquez sur le triangle de sélection qui apparaît à droite de la zone Des pièces de type. Vous pouvez sélectionner les devis, les avoirs, les bons de livraison, les factures et avoirs non validés, etc. 5. Pour que le détail de chaque ligne apparaisse sur l'édition, cochez la case Afficher le détail des lignes. Le bouton [Valeurs par défaut] permet de rétablir les critères définis par défaut. 6. Cliquez sur [Ok] pour valider le paramétrage de l’état. Graphiques des ventes 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez la période à prendre en compte. 2. Vous pouvez trier les informations par pièces, par clients, par articles, etc. Cochez la ou les options de votre choix. 3. Cochez la case Plus de critères si vous souhaitez afficher un autre type de pièces. 4. Cliquez sur le triangle de sélection qui apparaît à droite de la zone Des pièces de type. Vous pouvez sélectionner les devis, les avoirs, les bons de livraison, les factures et avoirs non validés, etc. 5. Cliquez sur [Ok] pour valider le paramétrage de l’état. Ventes par département Cet état affiche les ventes par département sous forme de graphique. Ventes par mois Cet état affiche les ventes par mois sous forme de graphique. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.466 Menu Divers Analyseur commercial achats  Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL ACHATS Ces états vous permettent d'effectuer un suivi commercial précis. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés dans la barre d’actions : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. Analyseur commercial et statistiques périodiques Cette commande s'apparente à un journal commercial des achats. Elle contient le détail des factures et avoirs validés. L'état que vous obtenez est un outil de suivi et d'analyse statistique. 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez donc la période à prendre en compte. 2. Vous pouvez trier les informations par pièces, par fournisseurs, par articles, etc. 3. De même, vous pouvez déterminer un sous-total (sous-totaux par pièces, par familles fournisseurs, par fournisseurs etc). 4. Cochez la case Plus de critères si vous souhaitez afficher un autre type de pièces. 5. Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection qui apparaît à droite de la zone Des pièces de type. Vous pouvez sélectionner les avoirs, les bons de réception, les factures et avoirs non validés, etc. 6. Pour que le détail de chaque ligne apparaisse sur l'édition, cochez la case Afficher le détail des lignes. Le bouton [Valeurs par défaut] permet de rétablir les critères définis par défaut. 7. Cliquez sur [Ok] pour valider. Graphiques des achats 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez donc la période à prendre en compte. Vous pouvez trier les informations par pièces, par fournisseurs, par articles, etc. 2. Cochez la case Plus de critères si vous souhaitez afficher un autre type de pièces.467 Menu Divers Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection qui apparaît à droite de la zone Des pièces de type. Vous pouvez sélectionner les avoirs, les bons de commande, les factures et avoirs non validés, les bons de réception etc. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Achats par département Cet état affiche les achats par département. Sélectionnez le format de sortie du fichier (Texte, Excel, Html, PDF...). Achats par mois Cet état affiche les ventes par mois. Sélectionnez le format de sortie du fichier (Texte, Excel, Html, PDF...).468 Menu Divers Objectifs  Menu DIVERS - commande OBJECTIFS Ces états permettent d'obtenir un récapitulatif des objectifs que vous gérez : • à partir du bouton [Options] des fiches Clients, Fournisseurs et Articles ; • à partir du bouton des fiches familles d'articles. Pour chaque catégorie, vous pouvez obtenir des objectifs cumulés ou détaillés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons suivants : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les éléments à prendre en compte. 3. Choisissez la présentation de l'état (Tri). 4. Cliquez sur [Ok] pour valider le paramétrage de l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.469 Menu Divers Répartition par famille  Menu DIVERS - commande RÉPARTITION PAR FAMILLE Ces états affichent sous forme de tableau ou de graphique la répartition des articles, clients ou fournisseurs par famille. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons suivants : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez la présentation de l’état puis validez le paramétrage en cliquant sur [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.470 Menu Divers Importer  Menu DIVERS - commande IMPORTER

Lorsque vous activez cette commande, la liste des imports paramétrables classée par famille s'affiche. Cette commande vous permet d'importer des données (articles, clients, fournisseurs, contacts, représentants, tarifs par famille, banques, modes de règlement, etc.) dans Intégrale de gestion Ciel Quantum. Voir Imports paramétrables, page 40.  Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, vous devez créer le fichier contenant les informations que vous voulez importer. • Sélectionnez dans la liste l'Import à prendre en compte, par exemple Import des banques puis cliquez sur le bouton [Ok].471 Menu Divers Statistiques Gestion  Menu DIVERS - commande STATISTIQUES GESTION Statistiques globales  Menu DIVERS - commande STATISTIQUES GESTION - GLOBALES Certaines statistiques sont directement disponibles à partir du bouton [Options] des listes clients, articles, fournisseurs, représentants. Ces statistiques peuvent être représentées graphiquement ou éditées. Les statistiques suivantes sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées et s'appliquent aux articles, clients, fournisseurs et représentants. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons suivants : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les articles, clients ou fournisseurs ou représentants à prendre en compte. 3. Spécifiez le type de présentation de l'édition. 4. Sélectionnez ensuite les dates à prendre en compte. • les dates d'exercice • les dates de période (prédéfinies dans les paramètres de facturation). 5. Cliquez sur [Ok] pour valider le paramétrage de l’état.472 Menu Divers  Les statistiques représentants possèdent les mêmes critères avec deux options supplémentaires : • elles peuvent être calculées en fonction des factures et avoirs validés ou des factures réglées ; • le calcul des commissions peut s'effectuer en fonction du chiffre d'affaires, de la marge réalisée sur le Prix d’achat moyen pondéré ou de la marge réalisée sur le Prix d’achat. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre. Statistiques états  Menu DIVERS - commande STATISTIQUES GESTION - ÉTATS Cette commande vous permet d'obtenir une vue globale des statistiques pour : • un ou tous les clients, • un ou tous les fournisseurs, • un ou tous les articles, • un ou tous les représentants. 1. Cliquez sur l'onglet de votre choix pour obtenir les statistiques souhaitées. 2. Utilisez les flèches précédente ou suivante pour naviguer.473 Menu Divers Statistiques comptables  Menu DIVERS - commande STATISTIQUES Cette commande propose les états suivants : • Evolution des comptes • Indicateurs clefs Cet état vous permet de visualiser rapidement les éléments principaux de votre comptabilité : soldes débit et crédit, résultat comptable, chiffre d'affaire, répartition charges produits, répartition d’une classe, etc. • Répartition charges produits • Répartition d'une classe 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons suivants : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Définissez les critères à prendre en compte pour l’état. 3. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.474 Menu Divers Trésorerie prévisionnelle  Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie. Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins et éventuellement de négocier par avance avec vos partenaires financiers. Créer une trésorerie prévisionnelle 1. Activez le menu DIVERS commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE - bouton . 2. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie. 3. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un compte en particulier ou Tous les comptes de trésorerie. 4. Cliquez sur le bouton Liste pour sélectionner le compte à prendre en compte. 5. Cochez la périodicité de la prévision (jour, semaine, quinzaine, mois...). 6. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les calculs. Attention ! Avec Intégrale de gestion Ciel Quantum, il n'y a pas de limitation. Vous pouvez créer plusieurs trésoreries prévisionnelles.475 Menu Divers Trésorerie prévisionnelle : saisie des montants 7. Les options d'affichage vous permettent de trier les données à afficher. Vous pouvez afficher : • le détail • les totaux • les prévisions écoulées • le type de période (prévision sur une semaine, une décade, une quinzaine ou un mois). Pour une périodicité mensuelle, cette zone n'est pas modifiable. Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle. Celui-ci est fonction des options d'affichage préalablement définies. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante. Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos recettes puis celles correspondant à vos dépenses. • La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés en début de période. • La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois. • La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et calculées avec le solde initial.  Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour. 1. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou votre recette ainsi qu’au mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions. 2. Saisissez le montant de la recette ou la dépense. 3. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte pour la période sélectionnée. 4. Pour ajouter, insérer ou supprimer une ligne du plan de trésorerie, cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande correspondante. Calcul de la trésorerie prévisionnelle Vous pouvez calculer les règlements clients et paiements fournisseurs en tenant compte des dates d’échéance de paiement. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients (ou Paiements fournisseurs) et sur la colonne correspondante. 2. Activez le menu CONTEXTUEL (clic-droit) puis choisissez la commande CALCULER LES ÉCHÉANCES. Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des clients. Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période suite à une modification.476 Menu Divers 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer votre trésorerie prévisionnelle. Modifier une trésorerie prévisionnelle 1. Pour modifier une trésorerie prévisionnelle, sélectionnez-la dans la liste des trésoreries prévisionnelles puis cliquez sur le bouton . Vous pouvez également double-cliquer dans la liste des trésoreries sur celle que vous souhaitez modifier. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok]. Supprimer une trésorerie prévisionnelle 1. Pour supprimer une trésorerie prévisionnelle, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression de la trésorerie. Cliquez sur le bouton [Oui].477 Menu Divers Historique archivages DGFiP  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE ARCHIVAGES DGFIP L'archivage de vos pièces est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Impôts). L'archivage est donc obligatoire. L'historique des archivages DGFiP récapitule toutes les archives que vous avez générées. La fenêtre présente les dossiers d'archivage datés. Ces dossiers contiennent des fichiers d’archives au format texte (.txt). Pour accéder aux fichiers d’archives, sélectionnez un dossier d'archivage puis cliquez sur le signe «+». Le bouton permet de visualiser l’archive sélectionnée.478 Menu Divers Télécharger Ciel directDéclaration  Menu DIVERS - commande TÉLÉCHARGER CIEL DIRECTDÉCALARTION Cette commande permet d’installer le logiciel Ciel directDéclaration. Cette application vous permet de transmettre : • des prélèvements et/ou des virements magnétiques directement aux banques. • vos déclarations de TVA directement à la DGFiP. A l’activation de cette commande, vous accédez à une page internet du site Ciel dans laquelle il vous suffit de cliquer sur le bouton [Télécharger].Fermer Tout fermer Suivante Précédente Cascade Mosaïque Mon Intuiciel Afficher la barre de Navigation Afficher la barre de statut Menu Fenêtres480 Menu Fenêtres Vue d’ensemble 481 Menu Fenêtres Fermer  Menu FENÊTRES - commande FERMER Vous utilisez cette commande pour fermer la fenêtre active dans la fenêtre principale de votre logiciel. Tout fermer  Menu FENÊTRES - commande TOUT FERMER Vous utilisez cette commande pour fermer d'un seul coup toutes les fenêtres ouvertes. Suivante  Menu FENÊTRES - commande SUIVANTE Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre suivant celle qui est affichée. Précédente  Menu FENÊTRES - commande PRÉCÉDENTE

Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre précédant celle qui est affichée.482 Menu Fenêtres Cascade  Menu FENÊTRES - commande CASCADE Cette commande a pour effet de placer toutes les fenêtres ouvertes de telle sorte que leurs barres de titres soient toujours visibles et accessibles.  Sous la commande CASCADE, vous disposez de la liste des fenêtres ouvertes dans la fenêtre principale de votre logiciel, ceci permet de mettre directement une fenêtre ouverte et masquée au premier plan. Mosaïque  Menu FENÊTRES - commande MOSAÏQUE Cette commande a pour effet de placer toutes les fenêtres ouvertes les unes à côté des autres. La fenêtre active est celle affichée au premier plan. Elle est reconnaissable par la couleur de sa barre de titre (non grisée). Sous la commande MOSAÏQUE, vous disposez de la liste des fenêtres ouvertes dans la fenêtre principale de votre logiciel, ceci permet de mettre directement une fenêtre ouverte et masquée au premier plan.483 Menu Fenêtres Mon Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L'Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n'est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis le bouton de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales et comptables ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire. L'Intuiciel est composé de quatre parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions. • Mon Bureau, accessible par l’icone de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions484 Menu Fenêtres que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la personnalisation de votre Intuiciel. Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser mon bureau”, page 484. • Mon tableau de bord, accessible par l’icone de l’onglet . Voir Mon tableau de bord, page 486. • Mes états et statistiques, accessible par l’icone de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton . Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe “Mes états et statistiques”, page 486. • Mes actualités, accessible par l’icone de l’onglet . Voir Mes actualités, page 487. Personnaliser mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisserdéposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche.485 Menu Fenêtres 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se crée. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icones d’affiche. • Le bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné. • Le bouton vous permet de renommer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné. • Le bouton vous permet de modifier l’icone de la tâche sélectionnée. • Le bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Vous pouvez utiliser les icones et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. Mes bureaux Trois bureaux sont disponibles. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles... Restaurer le paramétrage par défaut 1. Pour restaurer l’affichage du bureau par défaut, cliquez sur le bouton . 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].486 Menu Fenêtres Mon tableau de bord Vous pouvez visualiser dans l’onglet Mon tableau de bord les principales informations de votre société. Vous pouvez afficher ces données : • pour le mois en cliquant sur le bouton (ce paramétrage est réglé par défaut), • pour l’année en cliquant sur le bouton . De même, vous pouvez repérer rapidement les évolutions du chiffre d’affaires, les factures non réglées, à relancer ainsi que les devis en cours. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. Mes états et statistiques Vous accédez directement à certains états de votre logiciel. Pour plus de détail, reportez-vous au chapitre “Menu Etats”, page 406. Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables. Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel Générateurs d’Etats disponible depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel.487 Menu Fenêtres Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d’icones d’affiche. • Le bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. • Le bouton vous permet de renommer l’état ou le groupe d’états sélectionné. • Le bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. Mes actualités Cet onglet vous permet d’accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique.488 Menu Fenêtres Afficher la barre de Navigation  Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION Cette commande vous permet de faire apparaître ou disparaître la barre de navigation. Lorsque cette commande est active, la barre de navigation apparaît à gauche dans l’interface. 1. Cliquez une fois sur la commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION pour l'activer. Dans le menu, une coche apparaît devant la commande. 2. Cliquez de nouveau pour la désactiver. La coche disparaît. Afficher la barre de statut  Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE STATUT Cette commande vous permet de faire apparaître ou disparaître la barre de statut. Lorsque cette commande est active, la barre de statut apparaît en bas dans l’interface. Cette barre indique la date, l'heure, le début et la fin de l'exercice courant, etc. 1. Cliquez une fois sur la commande AFFICHER LA BARRE DE STATUT pour l’activer. Dans le menu FENÊTRES, une coche apparaît devant la commande. 2. Cliquez de nouveau pour la désactiver. La coche disparaît.Index Aide contextuelle Besoin d’aide Informations de dernière minute Démo rapide... Manuel de référence, Annexes Manuel Générateur d’états, Générateur de tableaux de bord Installation mode TSE Infos Mise à Jour A propos de Menu AideVue d’ensemble 491 Menu Aide Index  Menu AIDE - commande INDEX Cette commande ouvre l’aide intégrée sur l’onglet Sommaire. L’onglet Index, quant à lui, présente une liste d’expressions et de mots-clés classés par ordre alphabétique. Pour afficher une des rubriques correspondant à un mot-clé, cliquez dans la liste sur le mot-clé de votre choix puis sur le bouton [Afficher]. Aide contextuelle  Menu AIDE - commande AIDE CONTEXTUELLE Lorsque vous faites appel à l’aide contextuelle, l’aide intégrée présente la rubrique correspondant au contexte de travail. Exemple Vous êtes en train de créer une fiche article et vous avez besoin d’obtenir de l’aide précisément sur cette commande : • activez la commande AIDE CONTEXTUELLE du menu AIDE, • ou appuyez sur la touche de votre clavier. Besoin d’aide  Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE Cette fonction ouvre une fenêtre dans laquelle vous obtiendrez les coordonnées de notre service assistance. Vous pouvez également saisir la clé permettant d’augmenter le nombre de postes en réseau. 1. Cliquez sur le bouton [Nombre de postes]. 2. Saisissez votre clé.492 Menu Aide Informations de dernière minute  Menu AIDE - commande INFORMATIONS DE DERNIÈRE MINUTE Cette commande ouvre la fenêtre qui vous est proposé lors du premier démarrage de votre logiciel. Il s'agit en général d'informations complémentaires au manuel et qui n'ont pu y être intégrées. Démo rapide  Menu AIDE - commande DÉMO RAPIDE... Cette commande ouvre une démonstration rapide du logiciel dans votre navigateur web. Manuel de référence  Menu AIDE - commande MANUEL DE RÉFÉRENCE Cette commande ouvre le manuel de référence de votre logiciel. Annexes  Menu AIDE - commande ANNEXES Cette commande ouvre le manuel d’annexes de votre logiciel. Manuel générateur d’états  Menu AIDE - commande MANUEL GÉNÉRATEUR D’ÉTATS Cette commande ouvre le manuel du générateur d’états de votre logiciel.493 Menu Aide Manuel générateur de tableaux de bord  Menu AIDE - commande MANUEL GÉNÉRATEUR DE TABLEAUX DE BORD Cette commande ouvre le manuel du générateur de tableaux de bord de votre logiciel. Installation Mode TSE  Menu AIDE - commande INSTALLATION MODE TSE Cette commande ouvre le manuel d’installation en mode TSE de votre logiciel. Infos Mise à jour  Menu AIDE - commande INFOS MISE À JOUR Cette commande ouvre le manuel d’infos mise à jour de votre logiciel. A propos de...  Menu AIDE - commande A PROPOS DE...

Vous trouvez dans l'à propos le détail de la licence de l'utilisateur pour lequel votre logiciel a été installé ainsi que le rappel du texte législatif sur les limites d'utilisation de l'application. Le site Internet Ciel est accessible en cliquant sur le bouton [http:// www.ciel.com].494 Index A Abonnement 186, 303 générer 187 renouveler 188 Achats 189 Acompte annuler 162 saisir 161 Agenda 403 alertes 403 Ajustement 317 Amortissement dégressif 318 exceptionnel 318 linéaire 318 plan 317 Analyses 463 Annuler écriture validée 390 un acompte 162 un assemblage 361 A-nouveaux 279 Archivage DGI 477 pièces 401 Articles 205 catalogue 419 dépôts 212 inventaire 418 mise à jour des prix 218 mise à jour désignations 220 nomenclature 215 Assemblage annuler 361 ordre d’assemblage 358 ordre de désassemblage 361 Autres listes 125 Avoirs 174 remboursement 176 trop perçu 177 valider 175 B Balance 427 analytique 432 Barre navigation 488 statut 488 Bilan synthétique 437 Bons de livraison 164 Bons de réception 196 BOR 376 Brouillard imprimer 431 valider 395 Budget définir 294 état 432 C Centralisateur 430 Cession partielle 321 totale 321 Chéquiers 107 Clients liste 70 relations clients 76, 402 Clôturer un exercice 397 archivage DGI 396 assistant Top Clôture 396 en comptabilité multidevises 398 Codes analytiques 117 codes barres 214 prévisionnels 296 Commandes 156 fournisseurs 362 reliquats 163 solder 163 transférer 157 Contremarque 215, 366 Contrepartie 268495 Contrepassation 390 Créer un article 205 un chéquier 107 un client 71 un dépôt 235 un fournisseur 89 un modèle de saisie 303 un mouvement de stock 242 un représentant 98 un taux de TPF 116 un taux de TVA 115 une autre liste 125 une banque 102 une devise 121 une famille d’articles 225 une nomenclature article 215 une prévision 296 une tâche 402 D Date d’échéance 105, 140 Déclaration de TVA 434 imprimer 435 liste 436 télédéclaration 435 valider 436 Délettrer 388 Dépôts 235 créer 235 multi-dépôts 238 réapprovisionner 237 transférer vers un autre dépôt 236 Devis /Pro forma 150 accepter 152 transférer 153 Devises 121 clôture et réouverture 398 gestion 286 saisir en devises 287 directDéclaration 478 Dossier fermer 17 mise en page 43 modifier les paramètres 18 nouveau 12 ouvrir 16 quitter 60 restaurer 51, 52 sauvegarder 51 Dotations mensuelles 437 E Echéancier 412, 434, 447 e-Commerce 249 accéder au site 259 catalogue articles 259 créer le site 249 import des commandes 256 mots de passe 257 sauvegarder le site 258 Eco-participations 136, 214, 247 Ecritures 289 exporter 340 Editions autres états 443 dotations mensuelles 437 plus ou moins values 438 réintégrations fiscales 439 TVA à reverser 439 e-Restauration 52 e-Sauvegarde 51 Etats fiscaux 445 récapitulatifs TPF 424 récapitulatifs TVA 424 Exercice clôture (multidevises) 398 réouverture 398 réouverture (multidevises) 398 Exports 43, 441 écritures 340 F Factures 166 abonnement 185 factures d’acompte 167, 199 multi-échéances 138 régler 171 suivi des échéances 412 transférer 170 valider 170 Fichier ASCII 338496 Format d’import XImport 338 Fournisseurs 89 Frais kilométriques 285 G Gestion de production 246 Grand livre 425 analytique 432 Graphiques 442 I Immobilisations 308 cession partielle 321 cession totale 321 fiche 312 inventaire 333 liste 309 reprise d’antériorité 317 réviser 323 saisir 313 sortir 320 Imports 43, 470 paramétrables 40, 470 Impressions aperçu 47 imprimer 46 Imprimer article par dépôt 420 balance 427 brouillard 431 commandes non livrées 410 déclaration de TVA 435 échéancier 434, 447 échéancier des factures 412 encours clients 415 états chaînés 450 états récapitulatifs 424 évolution des ventes 413 grand livre 425 inventaire des articles 418 journaux 429 lettre de pénalités de retard 414 objectifs 468 ordre de production 360 portefeuille des commandes 408 relevé de comptes 411 statistiques 471 suivi des stocks 416 Infos perso 123 Intuiciel 483 Inventaire 418 J Journal comptable 357 Journaux imprimer 429 L LCR 376 Lettrage annuler 388 automatique 389 manuel 386 Lettre de pénalités de retard 414 M Mise à jour des prix articles 218 Mise au rebut 320 Mise sous surveillance 405 Modèles de saisie 301 Modes de paiement 104 Mot de passe 49 Mouvements de stock 242 automatique 244 manuel 243 N Nomenclature articles multi-niveaux 216 simple 215 Norme DEEE 247 Normes CRC 2002-10 323497 O Objectifs 81, 468 Ordres de production 246 P Paramètres comptabilité 20 facturation 28 immobilisations 32 numérotation 31 pilotage 34 société 18 TVA 25 Pays 39 Pièces commerciales clients 131 créer 132 envoyer par e-mail 148, 194 fournisseurs 189 purger 400 saisie document 129 Top facture 128 valider 143, 191 Pilotage catalogues 458, 460 lancer 455 mise à jour 454 Plan d’amortissement 317 normes CRC 2002-10 323 Plan de comptes 291 Plus et moins-values 438 Pointage manuel 383 Portefeuille des commandes 408 Prévisions 296 Promotions 229 Prospects 84 Purge 400 R Rappels 403 Rapprochement bancaire 385 Rapprocher des écritures avec sa banque 385 une facture et son règlement 386 Réapprovisionnement 416 articles composants 362 Régulation des stocks 369 Réimputation 393 Réintégrations fiscales 439 Relevé de comptes 411 Relevés d’identité bancaire 293 Reliquats 163 Remboursement d’avoir 176 Remise commerciale 135 de chèques en banque 376 magnétiques 376 Remises 229 Réouverture exercice 398 Répertoire 54 Représentants 98 Reprise d’antériorité 317 Restauration 51, 52, 53 S Saisie A-nouveaux 279 au kilomètre 266 rapide 271 standard 265 Saisie document 128 Sauvegarde 51, 52 en ligne 51 Série/lot gérer numéros 31, 206 saisie 244 suivi 421 Site e-Sauvegarde accéder 59 supprimer 59 Solder une commande 163 une facture 182, 202, 203 Soldes Intermédiaires de Gestion 446 Sortie d’immobilisations 320 Statistiques 79, 441, 471 globales 471, 472Stocks entrée de stock 243 régulation 369 sortie de stock 243 Surstockage 416 Synchro Compta émission 348, 350 réception 352 Synchro compta paramètres 22 Synchro Compta + émission 348 réception 352 T Tarifs grille de tarifs 209 remises 229 Taux de commission 99 TéléTVA 435 Top Clôture 396 Top Départ 13 Top Facture 128 TPF 116 Transférer plusieurs BL en facture 166 plusieurs BR en facture 198 plusieurs commandes en BL 158 plusieurs commandes en facture 160 plusieurs devis en commande 154 plusieurs devis en facture 154 plusieurs factures en avoir 171 un BL en facture 166 un BR en facture 198 un devis en commande 153 un devis en facture 153 une commande en BL 157 une commande en BL livrable(s) 159 une commande en facture 160 une commande partielle en BL 158 une facture en avoir 170 une pièce commerciale 144 Trésorerie prévisionnelle créer 474 liste 474 modifier 476 supprimer 476 TVA déclaration 434 liste des déclarations 436 télédéclaration 435 TVA à reverser 439 V Valider des écritures 266 le brouillard 395 une pièce commerciale 143, 191 Ventes 150 Virement de poste à poste 332 X XImport 338 Copyright Ciel 2011 Guide de référence Intégrale de gestion Ciel Quantum - ME_WGQ 5.10 - 09.11 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Manuel de découverte Ciel Gestion commerciale et Gestion commerciale ÉvolutionChère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une chaîne commerciale : de la mise en place d'un dossier (avec les clients, les articles, les fournisseurs) à la saisie puis aux traitements des pièces commerciales. Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Gestion commerciale Evolution sont détaillées à la fin de ce manuel. Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de référence électronique ainsi que de l’aide contextuelle. Bien cordialement, L'équipe Ciel.3 Contenu de votre boîtier Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez : • le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel. • le certificat d'authenticité, vous donnant l'assurance que vos logiciels sont des produits authentiques Ciel, et sur lequel vous trouverez votre numéro de licence, demandé lors du référencement. Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur). • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur). • Fonctions "Intuiciel" : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.Sommaire Prise en main ..................................................................................... 6 Documentation ..................................................................................7 Si vous débutez .................................................................................9 Entraînez-vous ................................................................................13 Création et mise en place d’un dossier ............................................. 21 Créez votre dossier ..........................................................................22 Les paramètres du dossier ................................................................25 Créez les données de base ................................................................27 Saisie et traitements des pièces commerciales ................................. 45 Saisissez les pièces clients ................................................................46 Saisissez les pièces fournisseurs ........................................................66 Gestion de production.......................................................................67 Commandes des articles en rupture....................................................68 Les états........................................................................................... 69 Principes généraux ...........................................................................70 Les états articles..............................................................................72 Les états clients fournisseurs .............................................................75 Les états analyses............................................................................82 Traitements de fin d’année ............................................................... 86 L’assistant Top Clôture .....................................................................87 Le journal comptable ........................................................................88 La régulation des stocks ...................................................................89 Purge des pièces commerciales (Norme DGFiP) ....................................90 Gestion des dossiers......................................................................... 93 La sauvegarde .................................................................................94 La restauration ................................................................................95 Les fonctionnalités de Ciel Gestion Commerciale Évolution .............. 97 La gestion des stocks multi-dépôts .....................................................98 La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux ........................... 100 La relation client ............................................................................ 101 Gestion avancée des relances clients ................................................ 102 Liste des ordres de production ......................................................... 103 Les factures d’abonnement.............................................................. 104Les factures multi-échéances........................................................... 105 Les infos «perso»........................................................................... 106 La gestion des sociétés ................................................................... 106 Administration avancée des utilisateurs............................................. 106 Index.............................................................................................. 107Prise en main7 Prise en main Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel La formation Flash Des séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour les consulter, cliquez sur le menu AIDE puis sélectionnez FORMATION FLASH. La formation est lancée sur une page internet, sur le site ciel.com. Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels électroniques (au format PDF) accessibles depuis le menu AIDE : • le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du logiciel. Vous retrouvez en fin de manuel les fonctionnalités spécifiques à Ciel Gestion commerciale Evolution. • le Manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient trois autres supports additionnels : • la Présentation générale qui décrit des fonctions et des paramétrages généraux du logiciel. • le Générateur d’états qui décrit le fonctionnement du générateur d’états vous permettant ainsi de personnaliser vos éditions. • le Générateur de Tableaux de bord qui décrit la personnalisation des fenêtre de type tableau de bord.  L'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer les manuels doit être installée sur votre ordinateur. Pour imprimer les manuels électroniques Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence électronique ou l’aide.8 Prise en main L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou par la touche . Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles.9 Prise en main Si vous débutez Si vous débutez avec Ciel Gestion commerciale, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l'accent sur des points précis et des notions à retenir avant de commencer. Quelques astuces pour gagner du temps ! Vous gagnerez du temps et optimiserez votre gestion en : • créant vos éléments de base (codes articles, clients, fournisseurs) avant de saisir vos pièces commerciales. • saisissant ensuite vos devis clients. • transformant directement un devis en facture. • utilisant les modèles de documents (devis, factures, commandes, prêts à l’emploi, fournis avec Ciel Gestion commerciale. • personnalisant vos modèles de documents selon vos besoins. Nous vous conseillons de créer les éléments en suivant l'ordre indiqué ci- dessous. • Les taux de TVA, TPF, les modes de règlement, les tarifs par famille • Les clients • Les fournisseurs • Les représentants • Les familles d'articles • Les articles Voir Créez les données de base, page 27 Saisissez un nouvel article La fiche Article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion complète des achats et des ventes. La notion d’article est très importante. Avant de vouloir saisir votre pièce commerciale commencez par enregistrer vos articles. Pour saisir un nouvel article : • activez la commande ARTICLES du menu LISTES (ou du menu CONTEXTUEL) puis cliquez sur le bouton . • ou cliquez sur le groupe Mes articles de la barre de navigation, puis cliquez sur créer un article. Il est préférable de passer un peu plus de temps à créer les éléments de base de votre dossier pour ensuite gagner du temps lors de la saisie et des traitements de vos pièces commerciales (devis, factures, règlements).10 Prise en main La fenêtre Article s’affiche. Pour plus d’informations sur la saisie d’un article Voir Les articles, page 32 Créez un devis pour un client Pour créer un devis, vous devez activer la commande DEVIS/ PROFORMA du menu VENTES. La fenêtre Liste des devis s’affiche. Cliquez alors sur le bouton [Créer] pour saisir votre nouveau devis. Saisissez toutes les informations caractérisant l’article. Le code article est obligatoire. Validez la création de votre article en cliquant sur le bouton [OK]. Saisissez toutes les informations caractérisant votre devis. Le numéro du devis est obligatoire. Validez la création de votre devis en cliquant sur le bouton [OK].11 Prise en main Transformez des devis en factures Pour éviter de saisir des factures, Ciel Gestion commerciale vous permet de gagner du temps en transférant directement vos devis en factures. 1. Sélectionnez, comme le montre la fenêtre ci-dessous, le ou les devis à transformer. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE ou TRANSFERT GROUPÉ EN FACTURE. 2. Confirmez le traitement. 3. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.  Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du devis transféré. Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 56. Facilitez votre gestion en utilisant les modèles de documents Ciel Gestion commerciale met à votre disposition des modèles de documents (offres promotionnelles, contrats de vente, etc.) et des modèles de documents commerciaux (modèles de devis, factures, commandes, bons de livraison, etc.). Ces nouveaux modèles de documents, prêts à l'emploi, vous feront gagner un temps précieux lors de l'établissement de vos devis, factures, contrats et autres documents. Personnalisez vos documents Vous pouvez par la suite personnaliser vos modèles selon vos besoins (insertion d’un logo par exemple) à partir du générateur de documents.12 Prise en main Reportez-vous à la partie Générateur d'états du Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble du suivi logique d’une chaîne commerciale. A vous ensuite de l’adapter selon votre propre gestion commerciale. Attention ! N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Créez votre société Etablissez votre premier devis client Transformez votre devis en facture Enregistrez les règlements clients Transférez les pièces commerciales Communiquez avec vos tiers Gérez vos stocks Analysez vos ventes Enregistrez les éléments de base en comptabilité de votre dossier13 Prise en main Entraînez-vous Lancez votre logiciel Vous pouvez lancer le logiciel à la fin de la procédure d'installation, en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - GESTION COMMERCIALE - CIEL GESTION COMMERCIALE. Ouvrez le dossier Société Exemple Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois. Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel. Dans la page d’accueil qui s’affiche à chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le bouton [J’ouvre la société exemple].  Vous pouvez aussi l’ouvrir en passant la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la fenêtre d’ouverture d’un dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par un clic-droit, commande VOIR LES DOSSIERS EXEMPLES.14 Prise en main La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche. L’Intuiciel L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire. Il est composé de trois parties, accessibles depuis les boutons de la barre d’actions. Barre de titre Barre de menus Barre d’état Barre d’actions Intuiciel Zone de recherche15 Prise en main Mon Bureau Mon Bureau accessible par l’icône , est actif par défaut. Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la personnalisation de votre Intuiciel. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles... Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser mon bureau”, page 17. L'accueil Ciel Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec sept boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. Consulter mon compte Ciel Le bouton vous permet d’accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Mon tableau de bord Mon tableau de bord, est accessible par l’icône . Vous pouvez visualiser dans l’onglet Mon tableau de bord les principales informations de votre société. Vous pouvez afficher ces données : • pour le mois en cliquant sur le bouton (ce paramétrage est réglé par défaut), • pour l’année en cliquant sur le bouton . 16 Prise en main De même, vous pouvez repérer rapidement les évolutions du chiffre d’affaires, les factures non réglées, à relancer ainsi que les devis en cours. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. Mes états et statistiques Mes états et statistiques, est accessible par l’icône . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton . Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables. Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Générateur d’Etats du manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe.17 Prise en main Renommer un état ou un groupe d'états 1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états. 2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK]. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin appuyez sur la touche . Supprimer un état en utilisant le glisser-déposer 1. Sur l'état à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenezle enfoncé. 2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des états. Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d'icônes s’affiche. Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations. • Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Personnaliser mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisserdéposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné.18 Prise en main 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se crée. Renommer une tâche ou un groupe de tâches 1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches. 2. Appuyez sur la touche de votre clavier. 3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches. 4. Appuyez sur la touche de votre clavier. Supprimer une tâche ou un groupe de tâches en utilisant le glisser-déposer 1. Sur la tâche ou le groupe de tâches à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des tâches. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes d’affiche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche.19 Prise en main Restaurer le paramétrage par défaut 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations. • Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Effectuez des recherches avec Trouvtoo Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée. 2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche.  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Pour lancer une recherche, cliquez sur . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur . Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de Ciel Gestion commerciale, • le mode standard, pour une gestion et un suivi de vos données plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD du menu DIVERS.  Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous quittez l’application.20 Prise en main Besoin d’aide Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône . Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de téléphone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Quittez le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : • activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, • cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre.Création et mise en place d’un dossier22 Création et mise en place d’un dossier Créez votre dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création, cochez l’option de votre choix. 2. Renseignez le Nom de votre société. 3. Cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant Top Départ s'affiche. 4. Vous pouvez soit créer un nouveau dossier soit récupérer un dossier de Ciel Devis Factures, Ciel Facturation Facile ou Ciel Professionnel indépendant. • Cochez l'option Créer un nouveau dossier de Ciel Gestion commerciale puis cliquez sur le bouton [Suivant>] ou bien, • Cochez l'une des options : Récupérer un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou bien Récupérer un dossier de Ciel Professionnel indépendant puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Récupération d’un dossier, page 24. Création d’un nouveau dossier Monnaie du dossier 1. Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné. Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela : • cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu Contextuel puis choisissez la commande CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES, • dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte, • cliquez sur le bouton [OK].23 Création et mise en place d’un dossier Longueurs des comptes 2. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton . 3. Cochez l'option Récupération des informations de référencement pour reprendre les informations saisies lors de votre référencement.  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Paramétrage des décimales 4. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez paramétrer pour les quantités, les prix, les taux (TVA, TPF, escompte, remise) les poids, les coefficients etc.) à l'aide de ce même bouton.  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Choix du mode de création 5. Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante : • Mode de création rapide en 3 étapes Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner. Voir Création rapide d’un dossier, page 23 • Mode de création détaillé en 8 étapes Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (familles d'articles, articles, clients, fournisseurs, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Voir Création détaillée d’un dossier, page 24 Création rapide d’un dossier  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Première étape : raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société.24 Création et mise en place d’un dossier Deuxième étape : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez la période de votre exercice courant et la période de saisie. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante. Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. 3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création détaillée d’un dossier La création détaillée d’un dossier est expliquée dans le manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Récupération d’un dossier La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion commerciale qui contiendra les éléments d'un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou Ciel Professionnel indépendant. 1. Sélectionnez le dossier à récupérer et cliquez sur le bouton [OK]. 2. Cochez le mode de mise à jour que vous souhaitez appliquer : • Mise à jour standard : permet de récupérer la totalité des données du dossier. • Mise à jour avancée : permet de sélectionner les éléments que vous souhaitez récupérer du dossier. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. En mode avancé, sélectionnez les éléments à récupérer (Tiers, Articles, Pièces) puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la récupération. Un message affiche les éléments récupérés et enregistrés dans Ciel Gestion commerciale. 6. Cliquez sur le bouton [Continuer].  Votre dossier est créé. Vous pouvez commencer à travailler.25 Création et mise en place d’un dossier Les paramètres du dossier  Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES Cette commande présente l'ensemble des paramètres (Société, Facturation, Numérotation, Banque) du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création (création détaillée d’un dossier). Paramètres société  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit des éléments permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité, Responsable), des coordonnées de votre expertcomptable, du logo de votre société. Paramètres comptabilité  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ Dans l’onglet Paramètres, définissez : • les dates de Début et de fin de l'exercice courant de votre société, • les dates de Début et de fin de période de saisie, • la date de Début des objectifs. La date de fin se calcule automatiquement,  La date de début de votre exercice courant correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel. • la TVA sur les ventes, la TVA sur les achats. Si la TVA est exigible au moment de la facturation, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits. Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Sélectionnez alors l'option Encaissements. • les principaux comptes et journaux, • les réglages comptables (longueur des comptes, racine de compte, caractères utilisés, etc.). Pour cela, cliquez sur le bouton [Modifier les réglages compta] Dans l’onglet Comptes, paramétrez : • les racines de divers comptes (escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, acompte versé, acompte reçu), • les comptes de port (port soumis, port non soumis , Facturé soumis, etc.), 26 Création et mise en place d’un dossier Paramètres facturation  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION La fenêtre Paramètres de facturation contient des informations variées. Vous devez définir : • la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des abonnements, du multi-échéances, etc. • les valeurs par défaut à utiliser lors la saisie des pièces commerciales, • l’affichage de messages d'alerte lors de la saisie des pièces commerciales, • les mentions relatives à la loi NRE, etc. Paramètres Numérotation  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION La fenêtre Paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces commerciales pour lesquelles l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche est possible. Paramètres Banque principale  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - BANQUE PRINCIPALE. Cet fenêtre regroupe les données bancaires de votre société. Il vous permet de créer les différents établissements bancaires utilisés par la société. Consultez le Manuel de référence, Menu Dossier, paramètres pour obtenir tout le détail sur les paramètres de votre dossier.27 Création et mise en place d’un dossier Créez les données de base Les éléments suivants constituent les données de base de votre dossier : • Les taux TVA, TPF, les modes de règlement, les remises/promotions, • Les représentants, • Les fournisseurs, • Les articles, • Les familles d’articles, • Les clients, • Les affaires. La TVA  Menu LISTES - commande TVA Une liste correspond à l'enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Ces éléments seront utilisés en saisie pour compléter plus rapidement les fiches clients, fournisseurs, factures, etc. Vous pouvez à partir de la liste des TVA CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TVA. 1. Pour créer un taux de TVA, cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle TVA s’affiche. 2. Saisissez le Code ; c'est une zone alphanumérique obligatoire. 3. Indiquez le Taux de TVA auquel ce code va être rattaché. 4. Précisez le Compte de TVA collectée (type 44571) ainsi que le Compte de TVA déductible (type 44566).  Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité.28 Création et mise en place d’un dossier 5. Cochez la case TVA non perçue si vous souhaitez calculer et mentionner cette taxe sur la facture du client. 6. Indiquez le compte de TVA collectée à régulariser, compte de TVA utilisé pour les recettes à régulariser ainsi que le compte de TVA déductible à régulariser, compte de TVA récupérée sur les achats à régulariser.  La TVA non perçue est une particularité notable dans les Dom-Tom. Elle n'est pas répercutée sur le montant TTC de la facture. 7. Enregistrez le taux de TVA en cliquant sur le bouton [OK]. La TPF  Menu LISTES - commande TPF La fenêtre Liste des TPF (Taxe Para Fiscale) présente la liste de tous les codes TPF existants. Exemple La taxe agroalimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de base, huiles usagées), etc. Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA. Vous pouvez à partir de la liste des TPF CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TPF. Les modes de paiement  Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT Cette liste répertorie tous les modes de paiement des pièces commerciales (chèque, carte bleue, virement, traite, espèces, etc.) au fur et à mesure de leur création. Vous pouvez à partir de la liste créer, modifier ou supprimer un mode de paiement. Les remises et promotions  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS La liste des remises et promotions permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par famille d’articles. En version Evolution, vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou par client. Il est possible de définir deux types de tarifs : • des remises qui sont applicables à une sélection de clients et d'articles, • des soldes et promotions qui sont uniquement applicables à une sélection d’articles. La remise est appliquée au prix de base de votre article ou à la ligne de facturation.  Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce commerciale. Attention ! Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options).29 Création et mise en place d’un dossier En version Evolution, il est possible de créer des remises/promotions par tranches. La remise par tranches peut être appliquée de deux façons : • sur la totalité d’une tranche : la remise est calculée sur une seule tranche, celle qui correspond au montant ou à la quantité de l'article. • par tranches successives : la remise est calculée sur plusieurs tranches à partir de la quantité ou du montant de l'article. Chaque tranche correspond à un calcul de remise. Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Remises/promotions pour obtenir plus de détails Les représentants  Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS Le terme Représentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise. Cette fenêtre contient la liste des représentants identifiés par leur code, leur nom, leur fonction, leur commission, etc. Vous pouvez à partir de la liste des représentants CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un représentant. Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, représentants pour obtenir tout le détail sur les représentants. Les fournisseurs  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS Identification du fournisseur La première partie de la fiche fournisseur comporte différents renseignements généraux sur l'identité du fournisseur. 30 Création et mise en place d’un dossier Identification du fournisseur  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Fournisseurs à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Néanmoins, vous pourrez très bien retrouver ce fournisseur par d'autres critères, si vous ne connaissez pas le code. 2. Saisissez le Nom du fournisseur. 3. Indiquez le numéro de SIRET du fournisseur. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. 4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de catégoriser vos fournisseurs selon les critères de votre choix (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter différentes statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille. Informations financières 1. Dans la zone Crédit accordé, vous affectez un crédit maximum autorisé à un fournisseur. En saisie de facture, le programme vous préviendra lorsque ce crédit sera dépassé. 2. Sélectionnez ensuite à l'aide de l’icône Liste le Mode de règlement. Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de Risque. Exemple Il est possible d'établir une différence entre certains fournisseurs en cochant ou non la case Bloqué. 3. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce fournisseur apparaissent dans l'édition des relevés de comptes. Onglet Adresse Cet onglet vous permet de saisir les adresses de Facturation du fournisseur. 1. L'option Facturation donne accès à l'adresse principale de facturation et l'option Toutes à la totalité des adresses (principale et autres adresses) du fournisseur. Sélectionnez l'option Facturation puis saisissez l'adresse postale de facturation du fournisseur. 2. Indiquez la Forme juridique de votre fournisseur. 3. Précisez ses coordonnées téléphoniques (Téléphone fixe, Portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son adresse Internet. Pour plus de détails sur l’ajout des autres adresses et sur la définition d’une adresse principale, reportez-vous à l’Aide de votre logiciel accessible par la touche .31 Création et mise en place d’un dossier Le bouton [Vérifier] permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre fournisseur). Onglet Complément Nature Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA. 1. Sélectionnez le mode de TVA (Local, CEE, Hors CEE ou Suspension de taxe). • Sélectionnez l'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays si les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. • L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. • Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. • La Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode Suspension de taxe. 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre fournisseur est assujetti à TPF. Compta Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque fournisseur dans la zone Compte comptable. Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Évolution pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code analytique. Autres 4. Saisissez le taux de remise accordé au fournisseur sur le total facturé. 5. Cochez l’option Fournisseur Divers s’il s’agit d’un fournisseur occasionnel. Gestion de la TVA Même si vous avez déclaré être soumis au régime de TVA sur les encaissements dans les paramètres de facturation, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lors du transfert des écritures en comptabilité, le compte de TVA à utiliser s'adaptera automatiquement. • Précisez alors si vous êtes soumis à la TVA sur les débits ou sur les encaissements.32 Création et mise en place d’un dossier Affaire Vous pouvez associer une affaire à un fournisseur. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du fournisseur. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce fournisseur. Onglet Banque 1. Renseignez le code IBAN et le code BIC ainsi que le R.I.B. : Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte ainsi que la Clé RIB.  Les informations concernant la Domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). 2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 3. Sélectionnez si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation, et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le fournisseur. Elles peuvent vous permettre une meilleure gestion de vos fournisseurs. Les familles d’articles  Menu LISTES - commande FAMILLES ARTICLES Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille. Exemple Matériel informatique, Logiciels, Papeterie. Ce classement vous permettra d'établir par la suite des états et statistiques par famille d'articles. Vous pouvez à partir de la liste des familles d’articles CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une familles d’articles. Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Familles articles pour obtenir tout le détail sur le mode de création des familles d’articles. Les articles  Menu LISTES - commande ARTICLES Le terme Article fait référence à des produits de négoce, des produits fabriqués, des prestations de service ou bien des produits annexes (port, etc.).33 Création et mise en place d’un dossier Identification de l’article La fiche article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion complète des achats et des ventes. Le Code article est une zone alphanumérique (15 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque article créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Articles à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code article s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 2. Saisissez le Libellé de l'article. Si vous gérez des article à l'international, vous pouvez les saisir dans 2 langues étrangères. 3. Précisez la Famille à laquelle appartient cet article. La famille vous permet de classer des articles selon les critères de votre choix et en fonction des statistiques que vous souhaitez obtenir. 4. Cochez la case Bloqué si vous souhaitez établir une différence entre certains articles : • dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle, • ou d'une rupture de stock proche. Tout comme pour les clients «bloqués», vous pouvez paramétrer l'affichage d'un message lors de la saisie de cet article dans une pièce commerciale (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies). Attention ! Le code article est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la fiche article si cette zone n'est pas renseignée. Vous n'avez pas accès aux zones Cde client et Cde fourn. car elles sont automatiquement calculées en fonction des commandes achats et / ou ventes non soldées.34 Création et mise en place d’un dossier Quantités en stock Si vous souhaitez gérer le stock de certains articles, cochez la case Gestion de stock. Dans le cas contraire, décochez cette case. Le Stock réel est une zone numérique que vous ne pouvez renseigner qu'à la création d'un article. Le stock réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock. Dans le cadre d'une modification de la fiche Article, cette zone n'est plus accessible ; le stock est automatiquement calculé par le logiciel en fonction des entrées et des sorties. Si vous souhaitez modifier le Stock réel, vous devez effectuer : • une entrée de stock manuelle • ou une régulation de stock Lorsque vous saisissez un stock de départ, le logiciel génère automatiquement un mouvement de stock. Toutes les entrées et sorties d'articles sont mémorisées dans la base des mouvements de stocks. • Le Stock mini vous permet d'éditer par exemple les états de réapprovisionnement de stocks (liste des articles dont le stock réel est inférieur à ce stock minimum). • Le Stock maxi vous permet d'éditer la liste des articles «surstockés» (article dont le stock réel est supérieur au stock maximum). Cette zone intervient aussi lors du paramétrage du traitement des commandes (fournisseurs) d'articles en rupture de stock. Onglet Prix Tarif Cet onglet vous permet de paramétrer les éléments nécessaires à la gestion des prix. 1. Sélectionnez le mode de calcul du prix de l'article. Fixer le prix de vente HT Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente HT. Par défaut, cette option est active. Lorsque l'option Fixer le prix de vente HT est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du coefficient de marge (le prix de vente sera donc inchangé). Fixer le prix de vente TTC Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente TTC. Cette option permet de gérer les effets d'une modification du prix d'achat. Fixer le coefficient de marge Lorsque l'option Fixer le coefficient de marge est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du prix de vente (le coefficient de marge sera donc inchangé).  Le choix du mode de calcul permet aussi d'éviter les différences d'arrondis lors des calculs de la TVA dans les pièces commerciales. Les lignes des pièces commerciales, les prix et les remises auxquelles vous aurez accès seront en HT ou en TTC suivant le mode de calcul que vous aurez choisi. Attention ! Le Stock théorique correspond à la quantité en Stock réel moins la quantité en Stock client commandée plus les Commandes fournisseurs.35 Création et mise en place d’un dossier 2. Sélectionnez le Taux de TVA appliqué à l'article. 3. Sélectionnez le Taux de TPF. Cette option ne s’affiche que si vous gérez la TPF ; option définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES). PAMP Le PAMP (Prix d'achat moyen pondéré) est calculé automatiquement au fur et à mesure des entrées de stock. Cette zone est calculée selon la formule suivante : Prix d'achat HT La zone numérique Prix d'achat HT est facultative. Dans le cas d'une société de services, cette zone peut correspondre au coût de la prestation. Pour une société industrielle, il peut s'agir du coût interne de fabrication ou du prix de revient. Pour les sociétés de négoce ou pour les détaillants, il s'agira du prix d'achat facturé par le fournisseur. A chaque nouvelle entrée de stock, qu'il s'agisse d'un mouvement de stock direct (menu LISTES - MOUVEMENTS DE STOCK) ou qu'il s'agisse d'une facturation fournisseur, ce prix d'achat prendra la valeur indiquée dans la facture d'achat ou dans le mouvement de stock. Coefficient de marge La zone Coefficient n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le coefficient de marge. C'est le coefficient multiplicateur qui, s'appliquant au prix d'achat, donne le prix de vente hors taxes. Si aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraînera le calcul automatique d'un coefficient. Prix de vente HT La zone Prix de vente HT n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente HT. Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient de marge est recalculé en fonction du prix d'achat et du nouveau prix de vente. Prix de vente TTC La zone Prix de vente TTC n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente TTC. Si vous modifiez le prix de vente TTC, notamment pour obtenir un prix TTC «tout rond», le prix de vente HT est recalculé en fonction du taux de TVA. Le coefficient de marge est aussi recalculé. Grille des tarifs La gestion des tarifs s'effectue avec la grille tarifaire des fiches articles. Vous pouvez : • Gérer des tarifs par quantité : le prix de vente dépendra des quantités de la grille des tarifs (quantité maximale que vous aurez saisies dans les fiches articles). • Gérer des codes tarifs : vous affectez directement un tarif (de 1 à 7) à un client (les différents tarifs ayant été préalablement saisis dans la fiche article). Ces deux possibilités peuvent être utilisées indépendamment suivant les conditions que vous souhaitez accorder à vos clients. Dernier PAMP x Stock réel + Quantité entrée en stock x Prix achat / Stock réel + Quantité entrée.36 Création et mise en place d’un dossier  Dans la fiche Client, la zone Code tarif (onglet Complément) permet d'indiquer le type de tarif dont chaque client bénéficie. Exemple Un article peut être vendu à différents clients bénéficiant chacun de conditions différentes. La fiche de cet article est composée de : • Code : Pentium II 400 • Désignation : Pentium II 400 Mhz • Prix de vente Hors Taxes : 2313,72 € Vous êtes fabricant de matériel informatique et votre clientèle se répartit entre des grossistes, des revendeurs et des particuliers. • Le particulier sera facturé au prix de vente public, c'est-à-dire au prix de vente indiqué dans la fiche article. • Le grossiste se verra affecter un tarif suivant un barème que vous aurez arbitrairement fixé et qui pourra tenir compte de sa rapidité de paiement, du chiffre d'affaire qu'il vous aura généré sur l'année précédente ou de tout autre critère sachant que de toute façon, il vous en achète une quantité suffisante sur l'année pour bénéficier de tel ou tel tarif. • Le revendeur ou distributeur : pour ce type de client vous préférez accorder des remises au cas par cas en tenant compte de la quantité de la commande. Dans ce cas, le tarif est purement fonction de la quantité. Saisie des tarifs Les tarifs d'un article sont saisis dans la zone Grille de tarifs. 1. Cliquez sur le bouton . Une nouvelle ligne s'insère dans la grille de tarifs. 2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie. Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche . Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches et simultanément. 3. Saisissez la quantité puis les tarifs qui correspondent aux quantités. Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs. Pour modifier, ajouter ou supprimer des tarifs, cochez le mode Modification. Pour consulter la grille des tarifs et effectuer des croisements entre les quantités et les tarifs, cochez le mode Visualisation.37 Création et mise en place d’un dossier Les tarifs s'affichent par colonne (1 colonne par tarif). Vous pouvez ainsi effectuer un croisement entre les tarifs et les quantités. La colonne Qté correspond à la quantité minimale nécessaire pour bénéficier du tarif correspondant. Vous devez avoir précisé préalablement dans la fiche Client (zone Tarif - onglet Complément) qu'il bénéficie d'un code tarif. Si vous utilisez effectivement les tarifs par quantité, les prix devront être saisis dans l'ordre décroissant car les quantités doivent être saisies dans l'ordre croissant. Le logiciel effectue un contrôle de cohérence sur les quantités saisies : vous ne pourrez pas saisir des valeurs qui se chevauchent. Si c'est le cas un message vous l'indique.  Si le mode de calcul est défini à partir du HT, vous devrez saisir les différents tarifs en Hors Taxes. Si le mode de calcul est défini à partir du TTC, vous devrez saisir les différents tarifs en TTC. Onglet Désignation Cette zone est réservée à la description détaillée de l'article. 1. Saisissez le nom de l'article ainsi que ses attributs (poids, volume, conditionnement, version, etc.). 2. Vous pouvez attacher la photo de l'article pour agrémenter la fiche article. Vous pouvez copier-coller, importer une photo ou bien la récupérer depuis un scanneur ou appareil photo. Onglet Complément Informations complémentaires 1. La zone Code barre n'est à renseigner que si vous utilisez le code barre. Ciel Gestion commerciale pour Windows gère le code barre de type EAN13. Si vous souhaitez que le programme calcule ou vérifie la clef de contrôle du code EAN13, cochez l'option Contrôle et calcul de la clé EAN13 dans les PARAMÈTRES DE FACTURATION - onglet Saisie du menu DOSSIER. Voir Paramètres facturation, page 26. 2. Saisissez à l'aide du triangle de sélection la Marque de l'article, si l'article en possède une. 3. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Équipements Électriques et Électroniques, affectez-lui à l’aide du bouton Liste, l’éco-participation correspondante. 4. Indiquez un Substitut d'article, susceptible de remplacer l'article courant en cas de rupture de stocks ou de fin de série.  Nous vous conseillons de créer tous vos articles dans un premier temps et de revenir ensuite sur les fiches concernées pour y affecter les articles de substitution. 5. Indiquez la Catégorie de l'article. Vous pouvez sélectionné une catégorie dans la liste prédéfinie. 6. Sélectionnez dans la liste déroulante l'unité de l'article. Celle-ci sera reprise dans les pièces commerciales.38 Création et mise en place d’un dossier 7. S'il s'agit d'un article pour lequel vous n'effectuez pas une gestion complète (pas de gestion de stock...), cochez la case Article divers. Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains éléments seront automatiquement repris dans les lignes de la pièce commerciale. Ces éléments sont : • le code article • les codes de TVA et TPF 8. Si l'article n'est plus utilisé (article démodé, obsolète, non vendu), cochez la case Ne plus utiliser. Cet article ne s'affichera plus dans la liste des articles que vous activez lors de la saisie d'une pièce commerciale. 9. Si l’article est susceptible d’être publié sur internet, cochez l’option Publiable sur le web. 10.Indiquez le nombre de mois Garantie de l'article ( 6 mois, 12 mois). La date de création de l'article s'affiche. 11.Vous pouvez spécifier la catégorie de l’article. Conditionnement 12.Indiquez un Conditionnement de l'article à la vente et à l'achat.  Les zones Poids net, Poids brut et Quantité par colis sont facultatives. Elles apportent des précisions supplémentaires sur l'article. Onglet Nomenclature  Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gérer les nomenclatures dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION - Onglet Options - zone Nomenclatures). Selon votre activité, vous pouvez être amené à gérer vos articles d'après une structure particulière. Vous pouvez commercialiser des produits simples ou des produits composés à partir d'autres éléments. Dans ces deux cas, vous êtes amené à gérer des nomenclatures. Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Articles pour obtenir tout le détail sur les nomenclatures. Onglet Fournisseur Cette zone vous permet d'indiquer des informations concernant le fournisseur. 1. Sélectionnez le Code du fournisseur à l'aide du bouton Liste . 2. Saisissez la Référence de l'article attribuée par le fournisseur. Les zones Marge HT et Marge ne sont pas accessibles. Le montant de la marge réalisée entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat et le pourcentage de marge entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat vont s'afficher dans ces zones.39 Création et mise en place d’un dossier Onglet Comptabilité 1. Renseignez les différents comptes d'achat (classe 6) et comptes de vente (classe 7). Ces zones seront automatiquement remplies si vous avez rattaché un article à une famille d'articles dont les mêmes zones de l'onglet Comptabilité ont été renseignées. 2. Précisez un code Analytique si vous gérez une base analytique dans Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution. Vous pouvez ensuite exporter tous ces codes. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur l'article. Les clients  Menu LISTES - commande CLIENTS Le terme Client désigne des personnes qui achètent régulièrement des services ou des produits dans un établissement commercial. La liste des clients répertorie tous les clients créés. Les clients sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez à partir de la liste des clients CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un client. Identification du client Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque client créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie des pièces commerciales.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Clients à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code client s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 2. Saisissez le Nom du client puis indiquez son numéro de SIRET. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. 3. Sélectionnez à l'aide de l’icône le code du Représentant. 4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le client. La famille permet de classer les clients selon certains critères (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter des statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille. Informations financières 1. Dans la zone Crédit accordé, saisissez le montant du crédit alloué au client. Lors de la saisie d'une facture, le logiciel vous informe si ce crédit est dépassé. 2. Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturés aux clients qui n'ont pas encore été réglés. Cette zone est mise à jour lors de la validation des factures, des avoirs et la création de règlements.  Le Crédit Disponible correspond à la différence entre le crédit maximum autorisé et l'encours. Cette zone est renseignée et mise à jour par le programme.40 Création et mise en place d’un dossier 3. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le mode de paiement. Vous pouvez également classer le client suivant des critères de Risque (bon, moyen ou mauvais payeur). En fonction de ces catégories, sélectionnez un critère de risque Faible, Moyen ou Élevé. Il est possible d'établir une différence entre certains clients en cochant ou non la case Bloqué. 4. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce client apparaissent dans l'édition des relevés de comptes. Onglet Adresses Cet onglet vous permet de saisir les adresses de Facturation et de Livraison du client. Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes : • Facturation : adresse principale de facturation. • Livraison : adresse principale de livraison. • Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison). 1. Sélectionnez l’option de votre choix pour renseigner l’adresse de votre client. 2. Saisissez l'adresse postale de facturation ou de livraison du client. 3. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante. 4. Précisez les coordonnées téléphoniques du client (Téléphone fixe, portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son adresse Internet. 5. Cochez l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) si l’adresse de facturation que vous avez n’est plus correcte. Pour plus de détails sur l’ajout des autres adresses et sur la définition d’une adresse principale, reportez-vous à l’Aide de votre logiciel accessible par la touche . Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client). Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Onglet Complément Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA, des tarifs, à la définition d’un compte comptable et d’un code analytique pour le client sélectionné, etc. Nature 1. Sélectionnez l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier articles. La case CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne.41 Création et mise en place d’un dossier 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'immatriculation de TVA du client utilisé lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. La Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du client notamment pour le mode Suspension de taxe. 4. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre client est assujetti à TPF. Facture 5. Indiquez le Nombre d'exemplaires de factures (duplicata) que vous souhaitez obtenir pour ce client et un éventuel Taux de remise. Il correspond au taux accordé à ce client mais vous pourrez le modifier lors de la saisie des pièces commerciales. Comptabilité Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque client dans la zone Compte comptable. Exemple 411001 pour le premier client créé. Dans le cadre d'une gestion analytique par client de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code Analytique.  Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables. Divers 6. Cochez la case Client Divers s'il s'agit d'un client occasionnel et la case Ne pas relancer si vous ne souhaitez pas le relancer. Tarifs 7. Si vous n'utilisez pas la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au client. 8. Cochez la case Facturer en TTC pour facturer votre client en TTC. Affaire Vous pouvez associer une affaire à un client. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce client.42 Création et mise en place d’un dossier Onglet Banque 1. Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le R.I.B. : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB. • Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international.  Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. 2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 3. Sélectionnez si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. 4. Dans le cas où vous effectuez des prélèvements magnétiques, votre client vous a livré un mandat vous autorisant à le débiter. Et, vous devez obligatoirement renseigner la référence et la date du mandat de votre client. Pour cela, cliquez sur le bouton [Mandat SEPA]. Ces informations seront reprises dans le fichier généré lors des remises en banque. Onglet Relance Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution Voir Gestion avancée des relances clients, page 102. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le client. Les informations concernant l’Identification bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). 43 Création et mise en place d’un dossier Les prospects  Menu LISTES - commande PROSPECTS Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Vous pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing. La liste des prospects répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un prospect ou le CONVERTIR EN CLIENT. Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, prospects pour obtenir tout le détail sur la gestion des prospects. Les affaires  Menu LISTES - commande AFFAIRES Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes ainsi que d’établir une comparaison avec vos prévisions. Vous pouvez donc suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions. Exemple Vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Créez une affaire 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et Libellé de l’affaire.  Le code par défaut défini dans les paramètres de numérotation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION) est repris et incrémenté à chaque création. L’onglet Synthèse présente le comparatif entre les valeurs du chiffre d'affaires et celles des objectifs ainsi que la rentabilité. 2. Dans l’onglet Objectifs, vous renseignez les prévisions des achats ou des ventes. Pour cela, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez dans les zones Période de...à les dates à prendre en compte. 3. Dans la première colonne, saisissez le chiffre d’affaire prévisionnel à atteindre sur le premier mois. 4. Procédez à l’identique pour les autres mois de la période sélectionnée. Les autres colonnes sont calculées automatiquement par le logiciel en fonction des pièces commerciales validées pour cette affaire. L’onglet Statistiques est renseigné automatiquement en fonction des pièces de vente ou d’achat validées pour cette affaire. Pour les consulter, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez la période en prendre en compte. 5. L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes.44 Création et mise en place d’un dossier L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire. 6. Dans l’onglet Observations, saisissez éventuellement un commentaire. Une palette d’outils de mise en forme du texte s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous pourrez alors associer des pièces commerciales à cette affaire qui permettra de compléter l’onglet Synthèse. Lancez les états des affaires Vous pouvez éditer la fiche d’une affaire, toute la liste des affaires, les objectifs détaillés ou cumulés par affaire, les statistiques par affaire. 1. Dans la liste des affaires, sélectionnez la ou les affaires à imprimer. 2. Cliquez sur l’un des icônes . La fenêtre des états relatifs à une affaire s’ouvre. 3. Sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer. 4. Décochez la case La sélection seulement si vous voulez inclure toutes les affaires. 5. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer].. Saisie et traitements des pièces commerciales46 Saisie et traitements des pièces commerciales Saisissez les pièces clients Rappels Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier. Vous êtes maintenant prêt à saisir vos premières pièces commerciales. Les pièces commerciales se répartissent en deux modules : l'un concerne la saisie des pièces clients (menu VENTES), l'autre la saisie des pièces fournisseurs (menu ACHATS). Avant de commencer la saisie proprement dite, définissez vos besoins en matière de modèle de pièces commerciales. Vous pouvez concevoir entièrement le dessin de vos pièces à l'aide de la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES du menu DOSSIER. Un manuel électronique spécifique décrit cette commande. Reportez-vous au Générateur d'états disponible à partir du MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE.  Le dessin des pièces commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner votre gestion commerciale, vous pouvez très bien utiliser les modèles existants par défaut dans le logiciel. Les différents modes de saisie Ciel Gestion commerciale vous permet de saisir une pièce commerciale de plusieurs façons : • la saisie Document : saisie des informations directement dans la pièce commerciale concernée. • la saisie standard. • à l’aide de l’assistant Top Facture (Menu VENTES commande TOP FACTURE). Pièces de vente Pièces d’achat Devis Commandes Commandes Bons de réception (BR) Bons de livraison (BL) Factures Factures, Avoirs Avoirs  Les factures d’acompte sont automatiquement générées lorsque vous saisissez un acompte pour un client ou un fournisseur. Attention ! Les pièces commerciales de Ventes (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs) sont gérées par le logiciel de la même façon. De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres. Des renvois vers le Manuel de référence et l’aide intégrée au logiciel vous permettent d’obtenir plus d’informations sur la saisie et les traitements des pièces commerciales.47 Saisie et traitements des pièces commerciales La saisie document Uniquement pour les pièces commerciales de vente Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande, etc. rapidement. Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).  Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard. Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la liste des pièces clients. Exemple : Extrait d’un devis Fonctions disponibles dans le menu Contextuel Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Modifier les colonnes, Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre, ajouter un sous-total, choisir les colonnes sous-total, sélectionner l’option de Facturation en TTC, insérer l’adresse de livraison, de facturation ou une autre adresse, etc. Fonctions disponibles dans la barre d’actions Saisissez les informations directement dans la pièce commerciale.48 Saisie et traitements des pièces commerciales Les boutons présentés en haut de la fenêtre varient selon le type de pièce que vous créez. Dans tous les types de pièces, vous pouvez : • créer une autre pièce commerciale tout en enregistrant la pièce en cours, • efface la pièce commerciale en cours, • lancer l'aperçu avant impression ou imprimer la pièce commerciale en cours, • envoyer la pièce par e-mail, • naviguer dans les pièce commerciales (début, précédent, suivant, fin) et atteindre un élément, • modifier le représentant, • modifier l'affaire, ce bouton permet d’affecter une affaire à la pièce. • consulter le client. Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce mode de saisie. L’assistant Top Facture  Menu VENTES - commande TOP FACTURE Cet assistant vous aide à créer ou à transférer vos pièces commerciales. Choisissez l'opération à effectuer puis cliquez sur le bouton [OK]. Créez une pièce commerciale  Si dans les préférences de saisie des pièces commerciales, vous avez souhaité que le logiciel vous propose de choisir le mode de saisie, un message s'affiche. 1. Vous pouvez opter pour une saisie Standard ou une saisie Document. Cliquez sur le bouton [Continuer].49 Saisie et traitements des pièces commerciales 2. Sélectionnez la pièce commerciale à créer (devis, commande, facture, bon de livraison, avoir) puis cliquez sur le bouton [Créer]. 3. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche le client pour lequel vous créez la pièce puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. La fenêtre de saisie de la pièce commerciale s'affiche. Elle dépend du mode de saisie sélectionné. Renseignez toutes les zones nécessaires puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Voir Créez une pièce commerciale client, page 50. Transférez une pièce commerciale 1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche la ou les pièce(s) commerciale(s) à transférer.  Pour sélectionner plusieurs pièces vous devez maintenir la touche de votre clavier enfoncée. 2. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher (toutes les pièces, uniquement les devis, les commandes, les factures, les bons de livraison, etc.). Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 3. Sélectionnez la pièce de destination. Si vous transférez plusieurs pièces en une autre (exemple transfert de plusieurs devis en facture), cochez l'option Transfert groupé puis validez en cliquant sur le bouton [OK].  Un transfert groupé vous permet de transférer plusieurs pièces en même temps. Ce transfert générera une seule pièce qui regroupera toutes les pièces transférées. Une fenêtre de confirmation s'affiche. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée ou IMPRIMER, VALIDER ou RÉGLER la nouvelle pièce créée. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 56. Liste des pièces clients  Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales de vente qui ont été saisies.50 Saisie et traitements des pièces commerciales Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement par exemple). Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces. Vous pouvez à partir de la liste des pièces clients, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs). De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en une autre pièce. Créez une pièce commerciale client  Menu VENTES - sélectionner la commande correspondant à la pièce commerciale à créer puis cliquez sur le bouton .  Vous pouvez créer des pièces commerciales clients en utilisant la saisie document. Voir La saisie document, page 47 • Si vous cliquez directement sur le bouton (Créer], un assistant vous aide à créer votre pièce commerciale. • Si vous activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Créer], vous pouvez sélectionner la pièce commerciale à créer. A partir de la liste de la pièce commerciale client ou fournisseur, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la pièce commerciale.  Vous pouvez créer une pièce commerciale de vente en utilisant le cliquer-glisser. Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale 1. Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. 2. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue. Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures...) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous établissez la pièce. L'entête de la pièce commerciale Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client ou fournisseur et Mode de règlement. Informations pièce  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale (commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces. 1. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. Indiquez la Date de la pièce commerciale (date du jour par défaut).51 Saisie et traitements des pièces commerciales  La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES). Dans le cas contraire, un message vous en informe. Informations client ou fournisseur 2. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le code client ou fournisseur pour lequel vous établissez la pièce. Le nom de la société est rappelé. 3. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception, si vous devez faire parvenir au client un accusé de réception par e-mail. 4. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer. 5. Si cette pièce commerciale doit être prise en compte dans le calcul des objectifs et statistiques d’une affaire, sélectionnez l’Affaire concernée. 6. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale. 7. Saisissez éventuellement une Remarque. Mode de règlement Le mode de règlement mémorisé au niveau de la fiche client ou fournisseur s'affiche automatiquement. 8. Vous pouvez le modifier. Pour cela, cliquez sur le bouton Liste . La zone Date Echéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date de la pièce et du mode de règlement. L'onglet Lignes 1. Double-cliquez dans la zone Article pour sélectionner le code de l'article. Le libellé saisi lors de la création de l'article s'affiche dans la zone Description. Vous pouvez le modifier. Attention ! Le code client est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce commerciale si cette zone n'est pas renseignée.52 Saisie et traitements des pièces commerciales 2. Indiquez la Quantité de l'article commandé. Dans le cas où vous avez défini des calculs sur les quantités, cliquez sur l’icône et choisissez le calcul à appliquer. Vous pouvez saisir une facture négative. Pour cela, vous devez préciser une quantité négative.  Si vous avez activé l’alerte des remises/promotions (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION) et qu’une remise peut être appliquée, un message vous demande de confirmer soit après la sélection de l’article soit après la saisie de la quantité. Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie. Par contre, les remises en tranches s’appliquent suivant le montant total de la ligne (quantité × PU HT ou TTC). Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche article. Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le Prix de vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez coché l'option Fixer le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie. Vous pouvez modifier ces codes. Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à l'article et entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC. Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous voulez, par exemple, arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous avez sélectionné dans la fiche article (onglet Prix/Tarif) : • Fixer le prix de vente HT, • Fixer le coefficient de marge, • Fixer le prix de vente TTC. Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC. Certaines informations que vous avez modifiées dans la pièce peuvent être reportées dans la fiche de l’article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande METTRE À JOUR L’ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : la désignation longue, le dépôt, le taux de TVA, le prix de vente HT, le prix de vente TTC, le poids brut, le poids net, la quantité par colis, l’unité. Les lignes de sous-total Une ligne de sous-total reprend toutes les lignes qui sont situées au-dessus et calculent le sous-total. Par défaut, les colonnes Quantité et Montant total TTC sont calculées. Vous pouvez ajouter d'autres valeurs à totaliser. Sélectionner les colonnes à totaliser 1. Cliquez sur la flèche du bouton [Sous-total] et sélectionnez Colonnes sous-total. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez les colonnes à prendre en compte dans le calcul du sous-total.53 Saisie et traitements des pièces commerciales 3. Cliquez sur le bouton [OK]. La sélection des colonnes est mémorisée et sera reprise à la prochaine création d'une pièce commerciale de vente. Insérer une ligne de sous-total Une fois que vous avez défini les éléments à calculer, vous pouvez insérer les lignes dans la pièce commerciale. 1. Cliquez sur le bouton [Sous-total]. Une nouvelle ligne s'insère. 2. Cliquez sur les flèches situées à droite de la fenêtre afin de bien positionner la ligne de sous-total après toutes les lignes qu'elle doit calculer. 3. Vous pouvez personnaliser la cellule Sous-total. Pour cela, cliquez dedans, vous pouvez alors ajouter une description en-dessous de l'intitulé, modifier la présentation du texte (police, gras...). 4. Renouvelez l'opération si vous avez besoin d'insérer plusieurs lignes de sous-total.  Les lignes de sous-total seront prises en compte dans les transferts et dans les états. L'onglet Pied Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale. Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones. La remise globale, remise accordée au client ou fournisseur, diffère du taux de remise attribué ponctuellement par article ; mais ces deux remises sont cumulables. Le taux paramétré par défaut dans la fiche client ou fournisseur s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux mais aussi le Montant. 1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte correspond à l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. 2. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes. Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis). 3. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû. Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés. 4. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des articles. Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone Total HT + Port. 5. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce. La zone Réglé affiche le total des règlements perçus pour la pièce. Cliquez sur le bouton Liste pour consulter le détail des acomptes ou des règlements. 6. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en cours, a été accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut.54 Saisie et traitements des pièces commerciales Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont automatiquement renseignées en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la pièce commerciale client ou fournisseur. L'onglet Infos tiers Société et Adresse Le nom de la société du client s'affiche automatiquement. Et, l'adresse principale saisie dans la fiche client est indiquée. Vous pouvez la modifier. 1. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur l’icône située à la fin de la zone Société. La fenêtre Liste des adresses s'ouvre. Vous pouvez alors copier l'adresse de facturation ou de livraison à prendre en compte dans la pièce. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant via internet. Forme juridique Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.).Contact 2. Sélectionnez le contact de votre client dans la liste déroulante. Nature Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA. Tarif Si vous avez affecté un code tarif au client (fiche Client - onglet Complément), ce code s'affiche automatiquement dans la zone Tarif. 3. Dans le cas contraire, vous pouvez lui affecter un tarif en sélectionnant un code tarif dans le liste déroulante. Crédit disponible Le montant du crédit disponible est rappelé au bas de la fenêtre. L'onglet Observations Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale. Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final. Modifiez une pièce commerciale client 1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider.55 Saisie et traitements des pièces commerciales Supprimez une pièce commerciale client 1. Pour supprimer une pièce commerciale client, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Consultez l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée. 1. Si vous souhaitez visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton . La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). 2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale. Validez une pièce commerciale 1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK]. Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer. Conséquences de la validation Bons de livraison/ bons de réception La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s).56 Saisie et traitements des pièces commerciales Factures La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison. Avoirs Il existe deux types d'avoirs : • les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks, • les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les stocks, en les augmentant. Transférez une pièce commerciale : généralités Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce commerciale client ou fournisseur (devis, factures, commandes, bons de livraison, bon de réception) en une autre pièce commerciale. Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation, impression de la pièce commerciale...). Pour transférer une pièce commerciale : • Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale (vente ou achat). Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué. • S’il s’agit d’une pièce de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu VENTES. Cet assistant vous aide à transférer votre pièce commerciale.Voir L’assistant Top Facture, page 48.  Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Exemple : Transférer un devis en facture 1. Sélectionnez le devis à transférer. 2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures. Attention ! Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer. Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée. Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture). Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable.57 Saisie et traitements des pièces commerciales Transférez une pièce commerciale de vente Transférez une pièce d'achat 1. Un message vous demande de confirmer le traitement. Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la pièce transférée ou de la pièce commerciale créée. Pour cela, cochez la ou les options de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle pièce a été générée. Les traitements Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en fonction du type de pièce. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine. Pièce d’origine Transferts possibles en : Devis Commande, Facture Bon de livraison (BL) Facture Commande Bon de livraison, BL Livrable, Facture Facture Avoir Pièce d’origine Transferts possibles en : Commande Bon de réception, Facture Bon de réception (BR) Facture Facture Avoir Pièce d’origine Vous pouvez : Devis Imprimer le devis Bon de livraison Imprimer, valider le bon de livraison Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception58 Saisie et traitements des pièces commerciales Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de destination. Pour plus d’informations sur le transfert d’une pièce commerciale, reportez-vous aux traitements spécifiques à chaque pièce commerciale détaillés dans le Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Les options supplémentaires Certains traitements sont accessible à partir de la barre d’actions de la liste des pièces clients. Ils vous permettent de : • Dupliquer une pièce. • Considérer non-comptabilisée. • Ouvrir le client, le représentant, l’article. Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Selon le type de pièce, des traitements supplémentaires peuvent être disponibles (valider ou transférer la pièce, saisir ou annuler un acompte, générer un abonnement, facture irrécouvrable...). Dupliquez une pièce Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée. Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée. Considérez non-comptabilisée Ce traitement vous permet de "décomptabiliser" une pièce commerciale déjà comptabilisée. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme non-comptabilisée. Pièce de destination Vous pouvez : Bon de livraison Valider, imprimer le bon de livraison Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Avoir Valider, imprimer l'avoir Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception59 Saisie et traitements des pièces commerciales Les options d’affichage de la liste  Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce sélectionnée. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Affiner la sélection Cette option permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez sur Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez alors afficher les pièces : • de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précédent et le client suivant, • en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au, • en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant. Envoyez une pièce par e-mail Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au client via la messagerie électronique. Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem. Envoyez une pièce commerciale par mail suite à sa création 1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton . Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un nouveau message. 2. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous devez saisir l’adresse. 3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.60 Saisie et traitements des pièces commerciales Envoyez une pièce commerciale par mail à partir de la liste des pièces 1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la commande ENVOYER UN E-MAIL. 3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir l’adresse directement dans l'e-mail. Vous pouvez choisir un document pré-défini (uniquement les pièces commerciales clients). Si vous laissez , le logiciel utilisera l'état défini dans les préférences. 4. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante. 5. Saisissez le texte de votre mail. 6. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton . 7. Si vous voulez visualiser l'e-mail dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la messagerie. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. Si votre messagerie s'ouvre, le modèle de document éventuellement choisi est joint à votre message au format PDF (Adobe Reader). Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Les factures d’acompte  Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - FACTURES D’ACOMPTE Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.  Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée. Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le client correspondant, etc. Attention ! Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE).61 Saisie et traitements des pièces commerciales Les règlements  Menu VENTES commande RÈGLEMENTS Cette liste regroupe tous les règlements clients ou fournisseurs qui existent. Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour les factures mais également les avoirs. Elle présente les mêmes particularités de fonctionnement que celles des clients, articles, factures etc. Saisissez un règlement  Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS - bouton . Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces clients ou fournisseurs. Cette commande est aussi accessible en sélectionnant dans la liste des factures, la facture que vous souhaitez régler puis en cliquant sur le bouton . Informations règlements  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces - Clients ou Fournisseurs. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. 1. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut).  La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet paramètres). Dans le cas contraire, un message vous en informe. 2. Indiquez la Date d'échéance du règlement. L'icône affiche le calendrier. L'icône affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour, date de travail). 3. Sélectionnez le Client à l'aide de l’icône . Le mode de Règlement attribué au client lors de sa création ainsi que son libellé s'affichent automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de règlement. 4. Saisissez une éventuelle Référence pour le règlement. Cliquez sur le bouton pour noter une observation. Par exemple, dans le cas d'un règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de chèque. Pour un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire.62 Saisie et traitements des pièces commerciales 5. Si le mode de paiement est de type Prélèvement (PRVT) et que vous souhaitez effectuer un prélèvement SEPA, il vous est possible d’ajouter un texte de 140 caractères maximum pour indiquer un motif ou un commentaire au prélèvement. Pour cela, cliquez sur le bouton . Une zone de texte s’affiche, et vous pouvez alors saisir vos précisions.  La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors de la remise du prélèvement, le texte sera cependant tronqué à 140 caractères. Pour que cette option relative au prélèvement SEPA soit activée, vous devez avoir au préalable coché comme magnétique le mode de paiement Prélèvement (PRVT) dans le menu LISTES - MODES DE PAIEMENT. Montant 1. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du règlement s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à régler dans la zone Mt règlement. Ce n'est pas obligatoirement le montant d'une seule facture. Le montant du règlement peut concerner plusieurs factures.  Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif.63 Saisie et traitements des pièces commerciales 2. L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler. Exemple Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 150 €. Vous saisissez 151 dans la zone Montant règlement. L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler. 3. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Générer un avoir] et [Pertes et profits] se grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture. 4. Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant, vous indiquez ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. Exemple Vous avez effectué une facture au client Martin de 152 € TTC en mentionnant sur la facture «Escompte de 2 % pour paiement anticipé». Le client Martin vous règle par anticipation, soit 149 € TTC ; vous devez donc lors de l'enregistrement du règlement de cette facture indiquer 149 € dans la zone Mt règlement et 3 € dans la zone Mt Escompte. Si votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le cas contraire, ne remplissez pas cette zone). Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines opérations. • Règlement partiel : la facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0. Si plusieurs factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le montant du règlement soit atteint en commençant par la première de la liste. La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le montant devra être égal au solde dû. • Solder : la (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines opérations. • Solder La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). • Générer un avoir La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir et reste donc disponible pour régler une prochaine facture. Attention ! Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture, il ne faudra pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture dans la mesure où, ce dernier a déjà été déduit lors de la facturation. Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart de règlement.64 Saisie et traitements des pièces commerciales Le programme vous informe de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le numéro d'avoir qui suit le dernier créé. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le règlement. Échéances factures et avoir validés non réglés Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés. 1. Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs factures. Vous pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement dans la colonne Montant. • Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler. • Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliquez sur le bouton [Tout régler] tout en conservant la touche de votre clavier enfoncée. 2. Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée. Réglez une facture à l’aide de plusieurs avoirs Vous pouvez régler une facture client ou fournisseur à l'aide d'un ou plusieurs avoirs. Le montant de la facture sera déduit du montant du ou des avoirs. 1. Dans la liste des règlements (menu VENTES/ACHATS - commande RÈGLEMENTS) cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Sélectionnez le client concerné. Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés. 3. Double-cliquez sur la facture à régler ainsi que les avoirs auxquels sera déduit le montant du règlement. Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction des avoirs utilisés. Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le pied du règlement. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Modifiez un règlement 1. Pour modifier un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimez un règlement Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Un message vous informe que la suppression a été effectuée.65 Saisie et traitements des pièces commerciales Règlement impayé  Liste des règlements - menu CONTEXTUEL - commande IMPAYÉ Cette commande vous permet de rendre un règlement impayé, à l'exception des règlements d'acompte. 1. Indiquez la Date de constatation de l'impayé et une éventuelle Observation. 2. Lors de la confirmation de l'impayé, précisez si vous souhaitez bloquer le client.  Toutes les factures associées à un règlement impayé sont logiquement «désoldées» et peuvent faire l'objet d'un nouveau règlement.66 Saisie et traitements des pièces commerciales Saisissez les pièces fournisseurs Les pièces commerciales d’Achats (commandes, bons de réception, factures, avoirs, règlements) sont gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes : seule la dénomination de certaines zones diffère. Vous pouvez, comme pour les pièces de ventes, saisir, consulter, modifier ou supprimer les pièces fournisseurs de la chaîne commerciale.  Vous ne pouvez utiliser la saisie document pour créer des pièces commerciales d’achat. Reportez-vous à la rubrique Pièces fournisseurs de l’aide intégrée (touche F1) pour obtenir tous les détails sur le fonctionnement des différentes commandes du menu ACHATS et les traitements associés.67 Saisie et traitements des pièces commerciales Gestion de production  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION La gestion de production vous permet de gérer les nomenclatures articles et le réapprovisionnement de vos articles. Vous pouvez créer des ordres de fabrication : • assemblage • désassemblage • annulation d'assemblage. L'assemblage vous permet de fabriquer un article composé en réunissant plusieurs articles composants. Le désassemblage consiste à décomposer un article préalablement assemblé. Les assemblages étant mémorisés, vous pouvez à tout moment annuler un assemblage et ainsi rétablir les stocks initiaux. La fonctionnalité COMMANDES FOURNISSEURS permet de réapprovisionner les articles d’un assemblage. Les bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement.  A la fin d’un assemblage, vous pouvez cocher l'option Impression de l'ordre de production pour éditer l’état correspondant. Pour plus de détails concernant la Gestion de production, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Attention ! Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte.68 Saisie et traitements des pièces commerciales Commandes des articles en rupture  Menu TRAITEMENTS - commande COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE Cette fonctionnalité vous permet de générer automatiquement des bons de commandes fournisseurs afin de réapprovisionner les articles en rupture de stock. Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes à travers 3 étapes.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Vous devez choisir, dans la première étape, les articles pour lesquels un bon de commande sera généré. 1. Sélectionnez l’une des options suivantes : • Tous les articles : l’application intégrera tous les articles en rupture de stock. • Une famille : il ne sera pris en compte que les articles en rupture de stock de la famille sélectionnée. • Un fournisseur : seuls les articles en rupture de stock provenant du fournisseur sélectionné seront traités. 2. Dans la seconde étape, choisissez le type de stock (réel, théorique, disponible) à partir duquel sera déterminé le réapprovisionnement. 3. Sélectionnez le niveau du stock : • Stock < 0 : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est négatif seront pris en compte. • Stock < Quantité min. : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est infé- rieur au stock minimum seront pris en compte. 4. Dans la troisième étape, sélectionnez l’option qui permettra de définir la quantité d’articles à commander. Vous avez le choix entre commander un nombre d’articles suffisant pour : • remettre le stock à zéro ou, • remettre le stock à la quantité minimale ou, • remettre le stock à la quantité maximale. 5. Pour imprimer les bons de commandes dès après leur création, cochez l’option Edition des commandes. Vous pouvez aussi envoyer les bons de commandes à vos fournisseurs par e-mail. Pour cela, cochez l’option Envoi des commandes par e-mail. Dans ce cas, les adresses email doivent être renseignées dans les fiches fournisseurs. 6. Cliquez sur le bouton [Lancer] pour effectuer la génération des bons de commandes.  Un message vous informe que les pièces fournisseurs ont été créées. Vous retrouvez votre ou vos commandes dans la Liste des commandes fournisseurs (menu ACHATS - commande COMMANDES). Attention ! Seules les articles ayant un code fournisseur sont pris en compte.Les états70 Les états Principes généraux Les différents types d’états Les états peuvent être regroupés de la façon suivante : Les états articles Ciel Gestion commerciale vous permet d’obtenir des états spécifiques aux articles : inventaire des articles, catalogue des articles, nomenclature des articles, etc. Les états clients et fournisseurs Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des clients et des fournisseurs : portefeuille des commandes, commandes non livrées, échéancier, évolution des ventes, encours clients, etc. Les états analyses Ces états vous permettant d’effectuer une analyse et un suivi précis de votre gestion commerciale : analyseur commercial ventes, statistiques, objectifs, répartition par famille. Vous pouvez ainsi assurer un suivi précis de vos clients, fournisseurs, stocks, statistiques, etc. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. L’imprimante Configurez une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion commerciale pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES. Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. Choisissez une imprimante Lorsque vous demandez une impression, Ciel Gestion commerciale pour Windows utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Gestion commerciale celle que vous voulez utiliser.71 Les états Exemple Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Configurez votre imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion commerciale pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant respectivement les menus DÉMARRER, PARAMÈTRES et IMPRIMANTES. Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. La liste des états disponibles Au lancement d’un état, plusieurs états peuvent être disponibles. Dans ce cas une fenêtre semblable à celle ci-dessous s’ouvre. Aperçu de l’état sélectionné Commentaire sur l’état. Pour agrandir l’aperçu, glissez le curseur vers la droite. Pour ne plus afficher le commentaire et l’aperçu de l’état sélectionné, décochez cette case. Liste des états. Types de sorties.72 Les états Les états articles Inventaire des articles  Menu ETATS - commande INVENTAIRE DES ARTICLES Cet état vous permet de connaître le stock réel de chacun de vos articles ainsi que la valorisation de ce stock au PAMP (Prix d’achat moyen pondéré).  Seuls les articles pour lesquels vous avez coché la zone Gestion de stock dans la fiche article apparaîtront dans cet inventaire. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les articles concernés. Vous pouvez sélectionner tous les articles ou une famille d'articles. 3. Choisissez la présentation souhaitée : en liste triée par code article ou découpée par famille d'articles. 4. Si vous cochez la case Colonne Quantité physique, le logiciel édite une colonne vierge vous permettant de noter, sur une édition papier, les quantités comptabilisées lors de l'inventaire. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur le bouton [OK]. L’option Détail par dépôt n’est que disponible que dans Ciel Gestion commerciale Evolution.73 Les états Par la suite, vous pourrez effectuer la régulation automatique des soldes via la commande RÉGULATION DES STOCKS du menu TRAITEMENTS. Voir La régulation des stocks, page 89. Catalogue des articles  Menu ETATS - commande CATALOGUE DES ARTICLES Cette commande vous permet d'imprimer un catalogue de vos articles destiné aux clients ou aux vendeurs. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez le type de catalogue à imprimer : clients ou vendeurs. 3. Sélectionnez les articles qui vont figurer dans le catalogue : tous les articles ou ceux associés à une famille ou un fournisseur. 4. Choisissez la présentation du catalogue: par code article, par famille d'articles, ou par fournisseur. 5. Vous pouvez spécifier une grille de tarifs particulière. Pour cela, cochez les cases des tarifs que vous souhaitez imprimer sur le catalogue. Vous pouvez obtenir jusqu'à 7 tarifs par article ; ils correspondent à ceux saisis dans la fiche Article. 6. Pour qu'apparaissent les éléments du paramétrage de l'état, cochez la case Impression des critères de sélection. 7. Si vous avez accompagné la désignation longue d'une photo dans la fiche article, vous pouvez la faire figurer sur le catalogue en cochant la case Impression photos. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état de l’état. Nomenclature des articles  Menu ETATS - commande NOMENCLATURE DES ARTICLES Cet état permet l'édition de la nomenclature des articles composés et de leurs composants. L'état peut être réalisé pour tous les articles ou pour une famille d'articles.74 Les états Capacité de fabrication  Menu ETATS - commande CAPACITÉ DE FABRICATION Cet état permet de connaître, en fonction des stocks réels, la quantité assemblable ou commercialisable des articles de type composé. Vous pouvez ainsi mieux suivre et optimiser la gestion de vos articles composés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche L'état peut être réalisé pour tous les articles de type composé ou pour une famille d'articles composés. 2. Déterminez si cette édition va être triée par code article composé ou découpée par famille d'articles composés. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie e-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. L’option Détail par dépôt n’est disponible que dans Ciel Gestion commerciale Evolution.75 Les états Les états clients fournisseurs Portefeuille des commandes  Menu ETATS - commande PORTEFEUILLE DES COMMANDES Cet état vous permet d'éditer les commandes clients ou fournisseurs. Vous pouvez ainsi visualiser les commandes pour lesquelles des quantités ont été livrées et celles pour lesquelles des reliquats doivent être soldés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez le type de commandes à prendre en compte : vous pouvez éditer le portefeuille de toutes les commandes, uniquement les commandes soldées ou non soldées. 3. Choisissez un critère de tri. Vous pouvez éditer par client, article ou fournisseur. 4. Selon le fichier, vous pouvez éditer l'état pour tous les clients ou fournisseurs, un en particulier, ou pour une famille. 5. Précisez les articles à inclure dans l'édition du portefeuille (Tous, un article en particulier, une famille). 6. Vous pouvez définir ou non un critère de date à prendre en compte. Ainsi, le portefeuille des commandes peut être obtenu en prenant en compte : • la date de création de la commande : correspond à la date saisie dans la zone Date de la fiche de la commande. • la date de livraison précisée dans l'en-tête : correspond à la date saisie dans la zone Date livraison de la commande. • la date de livraison de chaque ligne de détails : correspond aux dates par article saisies dans les lignes de détails dans la colonne Date livraison. • sans tenir compte des dates 7. Indiquez une période de dates dans les zones Du... au. 8. Pour Tenir compte de la remise en pied de commande et/ou pour Tenir compte de l'escompte en pied de commande, cochez l'option correspondante. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.76 Les états Commandes non livrées  Menu ETATS - commande COMMANDES NON LIVRÉES Cet état permet d'éditer les commandes non livrées clients ou fournisseurs. Cette édition permet aussi de visualiser les reliquats de commandes. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie 2. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 3. Sélectionnez la date de livraison de la commande (date saisie dans la zone Date livraison de la commande). 4. Vous pouvez opter pour un détail de l'édition par Client ou par Article (pour les commandes fournisseurs l’édition peut être détaillée par Fournisseur ou par Article). Cochez pour cela une des deux options proposées. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.77 Les états Relevé de comptes  Menu ETATS - commande RELEVÉ DE COMPTES Le relevé de comptes permet d'obtenir la liste des factures et avoirs soldés ou non pour les clients ou les fournisseurs assujettis au relevé de factures. Cette édition peut servir à la fois d'indicateur interne pour suivre les factures à encaisser et peut être également envoyée périodiquement (en général tous les mois) à chaque client, en tant que relevé de factures à payer. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez le ou les client(s). Vous pouvez sélectionner un client particulier, tous les clients ou une famille client. 3. Vous disposez d'une case à cocher Relevé de comptes dans l'en tête des fiches clients et fournisseurs. Lorsqu'elle est cochée, les factures et avoirs validés du client ou fournisseur apparaissent automatiquement sur le relevé. Si elle n'est pas cochée et que vous souhaitez que les factures et avoirs validés des autres clients figurent néanmoins sur le relevé, cochez la case Inclure les autres clients de la zone Options. 4. Précisez les factures qui vont figurer sur le relevé : Uniquement les factures à encaisser ou toutes les factures. 5. Indiquez si vous voulez éditer votre relevé de comptes en fonction de : • la date de création de la pièce : correspond à la date saisie dans la zone Date de la pièce. • la date d'échéance de la pièce : correspond à la date saisie dans l'onglet Dates échéances de la pièce. 6. Sélectionnez la période à prendre en compte (intervalle de dates correspondant aux dates de création ou aux dates d’échéances de la facture). 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.78 Les états Echéancier  Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER • L'échéancier des factures clients ou fournisseurs est une liste des factures classées par date d'échéance. • Le suivi des échéances des factures clients ou fournisseurs vous permet de suivre, sur une année complète, les échéances des factures. Ces états vous permettent de gérer précisément votre trésorerie prévisionnelle. Seules les factures validées apparaîtront dans l'état. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les clients : tous les clients, une famille clients ou un client particulier. 3. Indiquez les factures qui vont figurer sur l'échéancier : toutes les factures ou uniquement les factures non encaissées. 4. Saisissez la date d'échéance qui correspond à la date de référence des écritures à inclure dans l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.79 Les états Evolution des ventes  Menu ETATS - commande ÉVOLUTION DES VENTES - ARTICLES/CLIENTS Cet état vous permet de suivre l'évolution des ventes articles ou clients, sur six intervalles de dates consécutifs, selon : • le chiffre d'affaires, • la quantité vendue, • la marge sur le PAMP, • ou la marge sur le prix d'achat. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez les articles ou clients concernés. Vous pouvez sélectionner un article/ client particulier, tous les articles/clients ou une famille article/client. 3. Choisissez la ventilation à opérer : par semaines, mois ou trimestres. 4. Indiquez les valeurs à prendre en compte (chiffre d'affaires, quantité vendue, marge réalisée sur PAMP (Prix d’achat moyen pondéré) ou marge réalisée sur PA (Prix d’achat) et le format souhaité (valeur, % ou les 2). 5. Sélectionnez la présentation souhaitée : Par famille article/client ou Par article/client et trié par famille article/client. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Lettre de pénalités de retard  Menu ETATS - commande LETTRE DE PÉNALITÉS DE RETARD Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard calculées selon le taux légal d'indemnité de paiement indiqué dans l'onglet Divers des PARAMÈTRES FACTURATION. Voir Paramètres facturation, page 26. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche.80 Les états 2. Sélectionnez les clients auxquels vous souhaitez adresser la lettre de pénalités de retard. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur le bouton [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Encours Clients  Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS La zone Encours des fiches clients vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours.Voir Informations financières, page 39 Relance client  Menu ETATS - commande RELANCE CLIENT La relance client est également disponible dans la liste des clients (menu LISTES - commande CLIENTS) en cliquant sur le bouton [Options], commande RELANCE. Relance avec infos de pénalité de retard Cet état permet d'éditer une relance avec la liste des factures dues et échues et le rappel des conditions des pénalités de retard. Relance client Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Vous pouvez personnaliser la lettre de relance en attribuant un niveau de relance. 1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3). 2. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.  Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés dont le solde dû est supérieur à zéro et dont la date d'échéance est inférieure ou égale à la date de travail. Attention ! Cet état est uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale (Millésime). En revanche, dans Ciel Gestion commerciale Evolution, les relances s’effectuent à l’aide d’un traitement plus complet. Reportez-vous au paragraphe “Gestion avancée des relances clients”, page 102.81 Les états Relance client expert La Relance client Expert nécessite un paramétrage plus avancé. 1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3). 2. Cochez le ou les client(s) ou la famille client à prendre en compte. 3. Indiquez dans la zone Sélection des factures : • la date d'échéance des factures non réglées • le nombre de jours de dépassement • le mode de règlement. 4. Sélectionnez le montant en fonction du crédit disponible ou du solde dû. 5. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer.  Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés, non soldés et échus à une date donnée suivant un montant. Mailing  LISTE DES CLIENTS - bouton [Options] - Mailing Cette commande permet de paramétrer votre fichier de mailing (offre promotionnelle, annonce de soldes, annonce de fermeture pour congés annuels, etc.). 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. 2. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. Vous devez préciser pour certains états la période. Indiquez pour cela l’intervalle de dates à prendre en compte. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.82 Les états Les états analyses Etats récapitulatifs TVA et TPF  Menu ETATS - commande ETATS RÉCAPITULATIFS Cette commande permet d'éditer l'état récapitulatif TVA et l'état récapitulatif TPF. Vous obtiendrez ainsi les montants totaux des TVA ou des TPF de vos ventes. Vous retrouverez également le total des ventes HT et TTC, le détail des ventes HT avec remise et sans remise, le total des frais de ports. 1. Sélectionnez l'état récapitulatif de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer] ou [Aperçu]. 3. Vous pouvez éditer l'état pour tous les clients, un en particulier, ou pour une famille. 4. Selon l'état choisi, vous pouvez ajouter la ventilation des ventes par code TVA ou bien par code TPF. 5. Ces états sont par défaut créés à partir des factures et avoirs validés. Vous pouvez inclure les factures et avoirs non validés en cochant l'option Toutes les factures et avoirs. 6. Choisissez un critère de date pour la sélection des factures et avoirs. Votre état récapitulatif peut être obtenu en fonction de : • la date de création de la pièce : correspond à la date saisie dans la zone Date de la pièce. • la date d'échéance de la pièce : correspond à la date saisie dans l'onglet Dates échéances de la pièce. 7. Sélectionnez le mois à prendre en compte. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Analyseur commercial ventes  Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES Ces états vous permettent d'effectuer un suivi commercial précis. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie 2. La fenêtre de paramétrage s’affiche. Renseignez les informations nécessaires.83 Les états Analyseur commercial Cette commande s'apparente à un journal commercial des ventes. Elle contient le détail des factures et avoirs validés. L'état que vous obtenez est un outil de suivi et d'analyse statistique. 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez alors la période à prendre en compte. 2. Vous pouvez trier les informations par pièces, par clients, par articles, etc. De même, vous pouvez déterminer un sous-total (sous-totaux par pièces, par familles clients, etc). 3. Cochez la case Plus de critères si vous souhaitez afficher un autre type de pièces. 4. Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection qui apparaît à droite de la zone Des pièces de type. Vous pouvez sélectionner les devis, les avoirs, les bons de livraison, les factures et avoirs non validés, etc. 5. Pour que le détail de chaque ligne apparaisse sur l'édition, cochez la case Afficher le détail des lignes. Le bouton [Valeurs par défaut] permet de rétablir les critères définis par défaut. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Graphiques des ventes 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez alors la période à prendre en compte. 2. Vous pouvez trier les informations par pièces, par clients, par articles, etc. 3. Cochez la case Plus de critères si vous souhaitez afficher un autre type de pièces. 4. Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection qui apparaît à droite de la zone Des pièces de type. Vous pouvez sélectionner les devis, les avoirs, les bons de livraison, les factures et avoirs non validés, etc. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Ventes par département Cet état affiche les ventes par département sous forme de graphique. Ventes par mois Cet état affiche les ventes par mois sous forme de graphique.84 Les états Statistiques  Menu DIVERS - commande STATISTIQUES Certaines statistiques sont directement disponibles à partir du bouton [Options] des listes clients, articles, fournisseurs. Ces statistiques peuvent être représentées graphiquement ou éditées. Les statistiques suivantes sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées et s'appliquent aux articles, clients, fournisseurs et représentants. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez les articles, clients ou fournisseurs ou représentants à prendre en compte. 3. Spécifiez le type de présentation de l'édition. 4. Sélectionnez ensuite les dates à prendre en compte. • les dates d'exercice • les dates de période (prédéfinies dans les paramètres de facturation). 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Les statistiques représentants possèdent les mêmes critères avec deux options supplémentaires : • elles peuvent être calculées en fonction des factures et avoirs validés ou des factures réglées ; • le calcul des commissions peut s'effectuer en fonction du chiffre d'affaires, de la marge réalisée sur le Prix d’achat moyen pondéré ou de la marge réalisée sur le Prix d’achat. Objectifs  Menu DIVERS - commande OBJECTIFS Ces états permettent d'obtenir un récapitulatif des objectifs que vous gérez : • à partir du bouton des fiches Clients, Fournisseurs et Articles ; • à partir du bouton des fiches Familles d'articles. Pour chaque catégorie, vous pouvez obtenir des objectifs cumulés ou détaillés.85 Les états 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez les éléments à prendre en compte. 3. Choisissez la présentation de l'état (Tri). 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état. Répartition par famille  Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES Ces états affichent sous forme de tableau ou de graphique la répartition des articles, clients ou fournisseurs par famille.Traitements de fin d’année87 Traitements de fin d’année L’assistant Top Clôture  Menu TRAITEMENTS - commande TOP CLÔTURE L'assistant TOP CLÔTURE vous permet de préparer et effectuer les opérations de fin d'année. Ainsi, vous clôturer votre dossier en toute sécurité.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . La première étape de l'assistant vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. 1. Cliquez sur le bouton pour lancer la sauvegarde. Dans la fenêtre d'avertissement qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Un message vous informe que la sauvegarde est terminée. Vous revenez à l'assistant Top Clôture. 2. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture. Les traitements suivants sont proposés : 3. A la fin des traitements, cliquez sur le bouton [Terminer]. éditer les objectifs Voir Objectifs, page 84. lancer la régulation des stocks Voir La régulation des stocks, page 89. éditer les statistiques Voir Statistiques, page 84. générer le journal comptable Voir Le journal comptable, page 88. réaliser l'inventaire des articles Voir Inventaire des articles, page 72. modifier les paramètres de facturation Voir Paramètres facturation, page 26.88 Traitements de fin d’année Le journal comptable  Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE Au préalable, vous devez avoir fixer les préférences de génération des écritures (logiciel destinataire, vérifications des écritures, etc). Pour plus de détails sur les options de transfert des écritures comptables, reportez-vous au chapitre Les Préférences dans la partie Présentation générale du manuel de référence, disponible depuis le menu AIDE. Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Sélection des pièces 1. Indiquez dans cette étape la période et les pièces commerciales à prendre en compte. Saisissez pour cela un intervalle de dates puis cochez les pièces d'achat et de vente concernées. 2. Vous pouvez Inclure les pièces qui ont déjà été comptabilisées en cochant la case correspondante. Options d’enregistrement 3. Sélectionnez les comptes à centraliser. La centralisation permet de regrouper les écritures de plusieurs factures d'un même mois pour un compte identique. La centralisation des comptes est généralement utilisée pour cumuler des écritures sur un même compte afin d'éviter un trop grand nombre de lignes comptables.  Quand la pièce commerciale se compose de plusieurs articles avec le même compte comptable, le regroupement est automatiquement réalisée lors de la génération du journal comptable. Exemple Trois factures ont été saisies en juillet 2012. Les trois factures sont affectées au compte client divers 4110001. Lors de la génération du journal comptable, vous demandez une centralisation des comptes clients. Pour ces 3 factures, vous obtenez dans le journal comptable : • une seule ligne client 411001 regroupant le total TTC des 3 factures, • deux lignes TVA et les lignes articles. 4. Vous pouvez obtenir le détail des échéances par client ou fournisseur. Validation du paramétrage 5. C'est à partir de cette fenêtre que vous lancez le traitement. Cliquez sur le bouton [Terminer]. 6. Une fois le traitement lancé, une fenêtre de prévisualisation des écritures s'affiche. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.89 Traitements de fin d’année La régulation des stocks  Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DES STOCKS Cette commande permet de saisir manuellement ou de vérifier le stock physique d'un article. Elle est surtout utilisée dans le cas des saisies d’inventaire. Préparation de l'inventaire  Avant d'effectuer une régulation de stock, vous pouvez procéder à un état de l'inventaire des articles. Cet état peut vous servir de support papier pour le contrôle physique du stock ; vous saisirez le stock comptabilisé manuellement dans la colonne réservée au pointage.Voir Inventaire des articles, page 72. Saisie du stock physique  La commande RÉGULATION DES STOCKS ne vous permet pas de créer ou modifier un article : seule la quantité physique de chaque stock pourra et devra être renseignée. 1. En mode Mode saisie code article, sélectionnez l'article pour lequel vous souhaitez saisir le stock physique. 2. Saisissez le stock comptabilisé dans la zone Stock physique. 3. Cliquez sur le bouton [Valider la saisie] pour enregistrer le nouveau stock. La fenêtre Régulation des stocks contient les informations suivantes (renseignée pour la plupart, sur chaque fiche article) : • Stock physique dépôt : correspond au stock de «pointage» : c'est la seule colonne modifiable. • Ecart stock dépôt : il correspond au stock réel moins le stock physique. • Stock théorique dépôt : il correspond à la quantité en stock réel moins la quantité en commande client plus la quantité en commande fournisseur. • Stock mini dépôt : seuil minimum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock maximum dépôt : seuil maximum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock réel dépôt : correspond au stock réel avant inventaire. 4. Double-cliquez dans la colonne Stock physique dépôt puis saisissez les modifications. La colonne Ecart Stock Dépôt est mise à jour. Si la quantité physique est inférieure au stock réel, l'écart sera négatif et inversement. 5. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Lancer la régulation]. Un message vous demande de confirmer le traitement. A l'issue de cette opération, le fichier de stock est modifié de façon irréversible. 6. Vous pouvez éditer l'état en cliquant sur le bouton [Génération de l’état]. Cet état correspond à la transcription exacte des informations contenues dans la liste RÉGULATION DES STOCKS.90 Traitements de fin d’année Purge des pièces commerciales (Norme DGFiP)  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Gestion commerciale vous permet d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. La purge permet de détruire des pièces commerciales de vente et/ou d'achat. Pour faciliter ce traitement, un assistant vous aide dans les opérations que vous devez effectuer.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . 1. La première étape de l'assistant vous rappelle le principe de la purge et vous permet de définir les critères à prendre en compte. Vous pouvez sélectionner : • une date limite de purge : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces commerciales dont la date est antérieure à celle indiquée. Saisissez manuellement la date ou utiliser l'icône du calendrier ou des dates spéciales . • une sélection de pièces : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces sélectionnées. Quelle que soit l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] pour sélectionner les pièces à purger. Date limite de purge Si vous avez auparavant choisi l’option Date de limite de purge, vous allez choisir les pièces commerciales à prendre en compte dans les étapes qui suivent. 2. L'étape 2 de l'assistant vous permet de cocher les pièces commerciales de vente ainsi que les règlements clients à purger. 3. Dans l'étape 3, cochez les pièces commerciales d'achat ainsi que les règlements fournisseurs. Vous pouvez également purger les mouvements de stocks. Sélection de pièces  La fenêtre de sélection ne propose que les pièces validées. Les règlements d'acompte ne s'affichent pas dans la liste. Ils seront automatiquement purgés avec la facture d'acompte. 4. Si vous avez préalablement choisi l’option Une sélection de pièces, sélectionnez alors, dans la liste qui s'affiche, les pièces commerciales de vente (pièces clients) à purger. 5. Sélectionnez également les pièces commerciales d'achat à purger. 6. Sélectionnez ensuite les règlements clients puis les règlements fournisseurs à purger. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données.91 Traitements de fin d’année  Pour sélectionner plusieurs pièces, maintenez la touche de votre clavier enfoncée. Archivage des données Quel que soit les critères de sélection que vous avez fait, cette étape vous est proposée. En effet, elle est obligatoire, vos pièces commerciales devant être conservées. Cette étape de l'assistant vous permet d’archiver directement tous les documents commerciaux légaux et obligatoires. Il vous est indiqué le chemin du répertoire dans lequel seront archivés ces documents. 7. Cliquez sur le titre correspondant au document des pièces clients à archiver puis faites de même pour les pièces fournisseurs.  Une fois le traitement terminé, une coche verte apparaît. Sauvegarde et purge des pièces La purge est une opération irréversible. L'application vous propose donc d'effectuer une sauvegarde. 8. Pour lancer la sauvegarde, cliquez sur le bouton . 9. Cliquez ensuite sur le bouton [Purge] pour lancer le traitement. 10.Un message vous demande de confirmer la purge, cliquez sur le bouton [OK]. Si vous n'avez pas encore effectué votre sauvegarde, un message vous propose de : • : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre dossier et lancer la purge. • : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge sans sauvegarde préalable. Si vous choisissez la deuxième option, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 11.Une fenêtre s'affiche. Elle vous informe que l'opération s'est bien déroulée. Vous y retrouvez le détail des pièces purgées. Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques et les objectifs (clients ou fournisseurs) sont automatiquement mis à jour. En effet, ces données sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées.92 Traitements de fin d’année Historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L'archivage de vos pièces est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement est donc obligatoire. L'historique des archives récapitule toutes les archives que vous avez générées et vous pouvez les consulter. Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.Gestion des dossiers94 Gestion des dossiers La sauvegarde Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde : • Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original. • e-Sauvegarde : la sauvegarde de votre dossier sera réalisée à distance sur Internet avec Ciel e-Sauvegarde. 3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume sur lequel sera stockée la copie de votre dossier. 4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. Vous pourrez toujours modifier les paramètres de sauvegarde par le menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.95 Gestion des dossiers La restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.  Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. 96 Gestion des dossiers La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin est. 5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. Les points de restauration Pour des raisons de sécurité, Ciel Gestion commerciale peut réaliser des points de restauration, c’est à dire des sauvegardes en fonction de paramètres que vous aurez préalablement définis. Pour plus de détails sur les points de restauration, reportez-vous au chapitre Les Préférences et les Utilitaires dans la partie Présentation générale du manuel de référence, accessible dans le menu AIDE. Attention ! Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde. La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement.Les fonctionnalités de Ciel Gestion Commerciale Évolution98 Les fonctionnalités de Ciel Gestion Commerciale Évolution La gestion des stocks multi-dépôts Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution Cette commande vous permet de suivre avec exactitude les stocks des différents dépôts de votre entreprise (entrepôts, boutiques, siège social, etc.). Enregistrez vos différents dépôts  Menu LISTES - commande DÉPÔTS - bouton [Créer]. Le dépôt principal figure par défaut dans tous les dossiers que vous créez mais celui-ci peut être modifié si besoin. Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Dépôts à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone CODES BASES. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code du dépôt s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque dépôt créé. 2. Indiquez le Libellé complet du dépôt ainsi que ses coordonnées postales (Adresse, CP, Ville, Pays). 3. Renseignez les différentes zones concernant le responsable du dépôt et un commentaire éventuel dans la zone Observations. Cliquez sur [OK] pour valider. Affectez un article à un dépôt Les différents dépôts de stockage de l'article sont indiqués dans la fiche Article onglet Dépôt.  Si vous saisissez plusieurs dépôts pour un même article, un des dépôts doit être déclaré en dépôt favori. 1. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste , le Dépôt favori de l'article. Il s'agit du dépôt principal utilisé lors de la facturation. 2. Saisissez dans la colonne Stock réel, le nombre d'articles stockés dans le dépôt favori puis dans les autres dépôts. C'est à partir de ces différents dépôts que le choix sera possible si la quantité de l'article facturé est insuffisante. 3. Vous pouvez renseigner le Stock minimum et le Stock maximum d'alerte sur chaque dépôt. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Réapprovisionnez vos dépôts La saisie de pièces commerciales fournisseurs vous permet de réapprovisionner vos stocks par dépôt. Après avoir défini un dépôt par défaut dans la fiche du fournisseur (onglet Complément), vous pouvez passer à l'enregistrement de vos pièces fournisseurs par dépôt. Lors de la saisie d'une pièce fournisseur, le dépôt par défaut est celui auquel est rattaché le fournisseur sélectionné.99 Les fonctionnalités de Ciel Gestion Commerciale Évolution Pour définir un autre dépôt que celui indiqué dans la fiche Fournisseur, double-cliquez dans la colonne Dépôt de la pièce commerciale et sélectionnez à l'aide du bouton Liste le dépôt concerné. Gérez les variations de stocks Lors de la saisie de vos factures clients, si la quantité en stock de l'article que vous commandez est insuffisante dans le dépôt spécifié, un message vous en informe. Vous pouvez dans ce cas : • utiliser l'article de substitution, si celui-ci a été défini dans la fiche article (onglet Complément), • effectuer un transfert de dépôt à dépôt, • utiliser un autre dépôt dont la quantité en stock de l'article est suffisante, • lancer la fabrication de l'article, s'il s'agit d'un article composé. Mouvements de stocks manuels et automatiques En saisie automatique... Les mouvements de stocks générés automatiquement lors de la validation de pièces commerciales prennent en compte le dépôt affecté lors de l'enregistrement de la pièce. Aucune modification n'est possible à ce stade; seul un transfert de dépôt peut être envisagé pour une modification de mouvements de stock. En saisie manuelle... La création d'une entrée ou sortie de stock s'effectue par défaut sur le dépôt défini dans la fiche article concernée. Vous pouvez modifier ce dépôt si vous le souhaitez. Dans la fenêtre de création d'un mouvement de stock (menu LISTES - commande MOUVEMENTS DE STOCK), cliquez sur le bouton [Créer]. Dans la fenêtre qui s'affiche, double-cliquez dans la zone Dépôt et sélectionnez à l'aide du bouton le dépôt souhaité. Analysez vos dépôts Pour un meilleur suivi et une gestion plus optimale de vos stocks, Ciel Gestion commerciale vous donne la possibilité d'obtenir vos états par dépôt. Toutes les éditions liées aux articles (menu ETATS) tiennent compte d'une gestion multidépôts, à savoir : • les articles par dépôt, le suivi des stocks • l'inventaire des articles • la capacité de fabrication. Lors d'un assemblage, vous devez choisir les composants dans la liste des dépôts qui s'affiche. L'ordre dans lequel les dépôts s'affichent est respecté. Pour plus de détail concernant les dépôts, la gestion des stocks multi-dépôts, les états relatifs à la gestion multi-dépôts, reportez-vous au Manuel de référence électronique accessible depuis le menu AIDE.La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Nomenclature Si vous commercialisez des produits composés (chaque article composé est issu de plusieurs articles composants), vous êtes donc amené à gérer des nomenclatures multiniveaux. On parle de nomenclatures multi-niveaux si l'un des articles du composé est lui-même un composé. Après avoir créé des nomenclatures d'articles (menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Nomenclature), vous pourrez effectuer des assemblages. Exemple de nomenclature multi-niveaux Vous commercialisez un pack de Solution qui regroupe 3 logiciels : Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale, Ciel Paye. Après avoir saisi les 3 fiches articles, vous créez celle de la Solution en renseignant cette fois l'onglet Nomenclature. Vous commercialisez aussi le pack Solution Plus qui comporte les éléments de la Solution ainsi que deux logiciels complémentaires (Ciel Prospects et Ciel Business Plan). L'onglet Nomenclature de la fiche article Solution Plus regroupe les éléments suivants : • Solution, • Ciel Prospects, • Ciel Business Plan. Dans la colonne Composants, le symbole indique que cet article est composé de plusieurs éléments. Dans cet exemple, l'article ART0001 est un article composé. Pour visualiser les composants de cet article, cliquez sur le symbole ou activez la commande DÉPLOYER ou TOUT DÉPLOYER du menu CONTEXTUEL (clic droit). La gestion des nomenclatures passe par une phase de transformation des éléments de base pour obtenir un produit fini. Cette phase passe par les ordres d'assemblage, de désassemblage ou d'annulation d'assemblage. Pour plus de détails concernant la gestion des nomenclatures articles multi-niveaux, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu Aide.101 Les fonctionnalités de Ciel Gestion Commerciale Évolution La relation client Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu LISTES - commande CLIENTS - onglet RELATIONS CLIENT La fonction Relations Client vous permet de gérer vos relations client comme un agenda à partir duquel vous enregistrez vos tâches à effectuer. Exemple Vous recevez par exemple un appel téléphonique pour une demande de prix de la part d'un client. Vous pouvez enregistrer directement dans la fiche du client une nouvelle tâche. Vous pouvez consulter et effectuer le suivi de toutes les tâches enregistrées à partir de l'onglet Relations client de la fiche Client. Pour plus de détail concernant la relation client, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.102 Les fonctionnalités de Ciel Gestion Commerciale Évolution Gestion avancée des relances clients Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution Paramétrage  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION L’onglet Relances permet de choisir les lettres à utiliser par défaut lors du traitement des relances clients. Il vous est proposé des modèles de lettres pré-paramétrés adaptés à chaque niveau de relance. Vous pouvez modifier les modèles de lettres ou en créer de nouvelles par la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES (menu DOSSIER - commande OPTIONS). Pour chaque niveau de relance, cliquez sur le bouton et choisissez la lettre à utiliser par défaut. Relance  Menu TRAITEMENTS - commande RELANCE Cette commande permet de gérer les relances par niveaux ainsi que d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement.  Lors de la saisie de vos pièces commerciales, vous devez renseigner la zone Date Echéance. Les relances peuvent être effectuées sur trois niveaux. Si vous avez défini dans les paramètres facturation les lettres à utiliser par défaut pour chaque niveau, les trois niveaux des relances apparaissent à gauche de la fenêtre. Dans le niveau Non soldé, vous trouverez les pièces relancées trois fois et toujours non réglées. Lorsque vous effectuez une relance, la lettre est éditée mais aussi le niveau de relance est incrémenté pour les pièces choisies. Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Récapitulatif des relances par client  Menu LISTES - commande CLIENTS L’onglet Relances de la fiche client présente les relances réalisées ou ignorées pour le client. Vous retrouvez des informations sur la relance (libellé, date de relance, niveau de la relance dans la colonne Commentaire) ainsi que sur la pièce non réglée (numéro, date, date d’échéance, solde dû). • Cochez la case Ne pas relancer pour interdire la relance sur ce client. • Cochez la case Inclure les lignes soldées pour afficher les relances réalisées sur des pièces qui ont été réglées par le client.103 Les fonctionnalités de Ciel Gestion Commerciale Évolution Liste des ordres de production Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu LISTES - commande ORDRES DE PRODUCTION Cette commande vous permet de consulter rapidement les ordres de production existants. Vous pouvez depuis cette fenêtre lancer la création d'un assemblage, désassembler ou annuler un assemblage. Voir Gestion de production, page 67. 1. Pour consulter un ordre de production, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Consulter]. Vous pouvez éditer l'état Ordre de production disponible en cliquant sur l’une des icônes suivantes . Vous pouvez afficher affiner la sélection en cliquant sur le bouton . Dans la zone supplémentaire qui s'affiche en haut de la fenêtre, indiquez alors une période à prendre en compte.104 Les fonctionnalités de Ciel Gestion Commerciale Évolution Les factures d’abonnement Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  menu VENTES/ ACHATS - commande ABONNEMENT CLIENTS/ABONNEMENT FOURNISSEURS Cette commande vous permet de générer des factures d'abonnement clients ou fournisseurs c'est à dire des factures répétitives et à intervalle de temps régulier (loyer). La génération d'un abonnement implique la génération d'une même facture pour une période donnée. Créez un abonnement  La création d'un abonnement client ou fournisseur s'effectue à partir d'une facture courante validée sélectionnée dans la liste des factures. 1. Sélectionnez la facture à partir de laquelle vous souhaitez générer un abonnement puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Nouvel Abonnement s'affiche. Saisissez toutes les informations relatives à l'abonnement. 2. Saisissez le Code ainsi que le Libellé de la facture d’abonnement. Le code de la facture de référence est automatiquement indiqué. Pour le modifier, cliquez sur le bouton Liste. 3. Sélectionnez à l'aide de l'icône calendrier ou de l'icône de dates spéciales, les dates de début (A partir de) et de fin (Jusqu'au) de l'abonnement. 4. Indiquez la Périodicité. Un abonnement peut être généré toutes les semaines, tous les mois, tous les 15 jours, tous les trimestres, tous les semestres, etc. 5. Dans la zone Génération, la date de la dernière facture enregistrée et celle de la prochaine facture à générer sont rappelées. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 6. Pour lancer la génération de l’abonnement, sélectionnez dans la liste le ou les abonnements correspondants puis cliquez sur le bouton [Générer les factures]. Générez les factures d’abonnement 7. Cochez l’une des options proposées : • Jusqu'au : les factures seront générées jusqu'a la date indiquée dans la zone de droite • La prochaine facture : les factures seront générées en fonction de la date de la dernière facture. • Toutes les factures jusqu’à la fin de l’abonnement : toutes les factures seront générées en fonction des dates de début et de fin de l'abonnement. 8. Cochez la case Valider les factures générées si vous souhaitez valider automatiquement les factures d'abonnement générées. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Un message vous indique en fin de traitement que la génération des factures d'abonnement s'est bien déroulée. Pour plus de détail concernant les factures d’abonnement, reportez-vous au Manuel de référence électronique accessible depuis le menu AIDE.105 Les fonctionnalités de Ciel Gestion Commerciale Évolution Les factures multi-échéances Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  menu VENTES/ACHATS - onglet échéance de la pièce commerciale en cours Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.) vous devez cocher la case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale - Onglet Échéances. Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale. Ajoutez une échéance manuellement 1. Pour ajouter une échéance, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une nouvelle ligne est insérée dans la liste. 2. Sélectionnez la date d'échéance et le mode de règlement puis saisissez le montant de l'échéance. Le libellé ainsi que le solde dû s'affichent automatiquement. Vous pouvez spécifier des montants d'échéances différents. 3. Validez le traitement en cliquant sur le bouton [OK]. Générez une ou plusieurs échéances automatiquement 1. Pour générer automatiquement une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton [Générer échéances]. 2. Indiquez les informations nécessaires : • le nombre d'échéances • le mode de règlement • la date initiale de l'échéance (date de base). • Le libellé s'affiche automatiquement dans la zone Echéances. L’icône vous permet de modifier votre date d'échéance et le bouton [Détails] affiche le détail (date, montant, etc.) des échéances. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Pour plus de détails concernant les factures multi-échéances, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.106 Les fonctionnalités de Ciel Gestion Commerciale Évolution Les infos «perso» Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  menu LISTES - commande INFOS PERSO menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - UTILITAIRES FICHIERS Les infos perso vous permettent de personnaliser les fenêtres de saisie (société, fournisseurs, clients, articles, pièces clients) en y ajoutant les rubriques de votre choix. Ces rubriques apparaîtront dans les fenêtres de saisie dans un onglet intitulé Infos Perso et dans les états paramétrables. Créez une rubrique utilisateur 1. Sélectionnez dans la liste des Fichiers personnalisables la ligne de votre choix puis cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur s'affiche. Indiquez le nom de la rubrique. 3. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur le bouton Liste. S'il s'agit d'un type Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés. 4. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK]. Pour plus de détails concernant les rubriques utilisateurs, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. La gestion des sociétés Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution Avec Ciel Gestion commerciale Évolution, vous pouvez gérer plus de 5 sociétés. Pour chaque société à gérer vous devez créer un nouveau dossier. La commande NOUVEAU du menu DOSSIER vous permet de créer votre dossier. Administration avancée des utilisateurs Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE - bouton [Mode avancé] Pour une gestion plus complète des utilisateurs, des groupes et de leurs droits, vous disposez du mode avancé dans Ciel Gestion commerciale Évolution. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Mode avancé] de la fenêtre Contrôle d’accès au dossier.107 Index A Achats pièces fournisseurs 66 Affaires 43 Afficher détail 59 Afficher menus découverte/standard 19 Archivage 91 historique 92 Articles 32 catalogue 73 inventaire 72 nomenclatures articles multi-niveaux 100 Assistant clôture de dossier 87 création de dossier 22 saisie de pièces 48 Avoirs 46 B Besoin d’aide 20 Bons de livraison 46 Bons de réception 46 C Clients 39 encours 80 relation client 101 Commandes 46 Commandes articles 68 Créer un article 32 un client 39 un fournisseur 29 une nomenclature article 38 D Dépôts 98 gestion du stock multi-dépôts 98 Devis / Pro forma 46 Documentation 7 Dossier créer 22 paramètres 25 Récupérer 24 restaurer 95 sauvegarder 94 E Echéancier 78 Escompte 53 Etats analyses 82 articles 72 clients fournisseurs 75 récapitulatifs TVA et TPF 82 F Factures 46 d’abonnement 104 d’acompte 60 multi-échéances 105 Familles articles 32 Fin d’exercice 87 Fournisseurs 29 G Gestion de production 67 liste des ordres 103108 I Impressions imprimante 70 types 70 Imprimante choisir 70 configurer 70, 71 Imprimer catalogue des articles 73 commandes non livrées 76 échéancier des factures 78 encours clients 80 états récapitulatifs 82 évolution des ventes 79 inventaire des articles 72 lettre de pénalités de retard 79 mailing 81 nomenclature des articles 73 portefeuille des commandes 75 relance 80 relevé de comptes 77 Intuiciel 14 Inventaire 72 L Lettre de pénalités de retard 79 M Mailing 81 Modes de règlement 28 O Objectifs 84 Ordre de production 103 P Paramètres banque principale 26 comptabilité 25 facturation 26 numérotation 26 société 25 Pièces commerciales assistant Top facture 48 clients 49 créer 50 décomptabiliser 58 envoyer par e-mail 59 fournisseurs 66 saisie document (ventes) 47 valider 55 Points de restauration 96 Portefeuille des commandes 75 Prospects 43 R Réapprovisionner articles 68 Règlements 61 Régulation des stocks 89 Relance client 80, 102 Relation client 101 Relevé de comptes 77 Remise commerciale 52, 53 Représentants 29 Restaurer un dossier 95 Rupture de stock commande 68 S Saisie Document 47 Sauvegarder un dossier 94 Solder 63 Statistiques 84 Stocks 89Copyright 2012 Ciel Manuel de découverte Ciel Gestion Commerciale Millésime / Évolution - MAN_WG - V12.0 / 19.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel T Tarifs grille de tarifs 35 par famille 28 Top facture 48 TPF 28 Transférer une pièce commerciale 56 Trouvtoo 19 TVA 27 non perçue 28 V Valider une pièce commerciale 55 Ventes saisie document 47 INFO PRODUIT Ciel Comptes Personnels version 10.0 pour Windows SYNTHESE PRODUIT ....................................................... 2 NOUVEAUTES ET AMELIORATIONS FONCTIONNELLES.............................. 3 DATES DE DISPONIBILITE................................................... 7 CONFIGURATION.......................................................... 8 SUPPORT DE LIVRAISON.................................................... 9 NOMENCLATURES ........................................................ 10 DETAILS DE L’INSTALLATION ............................................... 11 DIFFERENCES COMPTES PERSONNELS/COMPTES PERSONNELS PREMIUM ............. 122 / 12 INFOPRODUIT CIEL COMPTES PERSONNELS 10.0 / VERSION V2012 POUR WINDOWS SYNTHESE PRODUIT Caméléon Version de Caméléon utilisée : 15.0 Configuration conseillée Nécessite Internet Explorer 7.0 minimum (Service Pack à jour). Protection Pas de protection, uniquement le référencement. Support de livraison La version 10.0 de Ciel Comptes Personnels est disponible sur CD-Rom Un seul CD-Rom contenant Ciel Comptes Personnels, le manuel de découverte, Acrobat Reader 10.1, et une vidéo de bienvenue. Support de documentation Assistance  Téléphone : - Contrat : 0825 00 40 97 - Garantie : 0825 00 40 95  Horaires d'ouverture : - Contrat : Assistance toute la journée - Garantie : 12h30 à 14h30 Précédente Actuelle Numéro de version 9.0 10.0 Informations dernière minute (Tableau de bord)   Aide (Aide.chm)   Manuel utilisateur (ME_WCP.pdf et WCP_Fiche.pdf)   Manuel technique (AE WCP.pdf)   Manuel installation et découverte (doc papier)   Infos mise à jour (MAJ WCP.pdf)    Le document est modifié et mis à jour dans cette version x Le document n'est pas modifié mais il est à jour par rapport à la version - Le document n'est pas mis à jour avec la version N Nouveauté3 / 12 INFOPRODUIT CIEL COMPTES PERSONNELS 10.0 / VERSION V2012 POUR WINDOWS NOUVEAUTES ET AMELIORATIONS FONCTIONNELLES Les principales nouveautés de la version 10.0 :  Normes SEPA Dans les fiches possédant la saisie du RIB, un contrôle de cohérence est effectué par rapport à l'IBAN saisi. La zone de saisie de l'IBAN a de plus été adaptée.  Modifier une opération pointée Désormais on peut modifier une opération qui est déjà pointée. Le logiciel ouvre une fenêtre indiquant le dépointage automatique de l’opération. On a le choix entre effectuer une modification (et dépointer l'opération) ou afficher l'opération en lecture seule en cliquant sur le bouton [Visualiser]. L’opération ne sera alors pas dépointée.  Documentation La documentation PDF dans la barre de navigation a été déplacée dans le menu ‘Aide’. 4 / 12 INFOPRODUIT CIEL COMPTES PERSONNELS 10.0 / VERSION V2012 POUR WINDOWS NOUVEAUTES CAMELEON  Redimensionnement automatique des colonnes Une nouvelle option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes d'une liste  Gestion de l'insertion automatique dans les zones de texte On peut constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions...qui sont utilisées fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques.  Création d’une liste d’insertion automatique A partir d’une zone de texte (Commentaire, Note, Observations), clic-droit insertion automatique - afficher la liste. Cette fonction permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. qui sont utilisés régulièrement. Lors des saisies, le logiciel va proposer la liste de terme. Il suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans le texte.  Automatisation de l’insertion Menu Dossier - Options - Préférences puis dans le groupe Aide à la saisie. Afin que le logiciel propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, il faut cocher la case 'Afficher la liste des propositions pendant la saisie' et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots.  Correcteur orthographique multi-langues.  Activation de la vérification orthographique Menu Dossier - Options - Préférences - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, il faut l’activer en cochant la case 'Vérifier l’orthographe'. 5 / 12 INFOPRODUIT CIEL COMPTES PERSONNELS 10.0 / VERSION V2012 POUR WINDOWS  Vérification orthographique La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lors de la saisie, il faut faire un clic-droit et choisir 'Orthographe'. On peut choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu contextuel. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande 'Vérifier tout'.  Les options de corrections du menu Contextuel Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. Correction au cours de la frappe : si cette option est désactivée, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge.  Saisie assistée des Codes postaux et Villes françaises Menu Dossier - Options - Préférences - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel propose des codes postaux et villes lors des saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsqu'on saisit les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et proposera les codes postaux et villes correspondants.  Intuiciel L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques. Désormais, on y accède depuis les boutons de la barre d’actions. Mon Bureau, et Mes Etats et statistiques sont désormais personnalisables à l'aide du bouton Un bouton permet de revenir au paramétrage par défaut.  Personnaliser 'Mon bureau' Le principe est d’ajouter les tâches qui sont utilisés le plus souvent par glisser-déposer. Dans le clic droit du paramétrage l'option "Afficher toutes les tâches" permet de disposer de tâches supplémentaires. La flèche blanche, lors du positionnement de la tâche sur l'ellipse, indique un emplacement disponible. Chaque tâche peut être renommée, paramétrée ou supprimée. L’icône est aussi personnalisable. 6 / 12 INFOPRODUIT CIEL COMPTES PERSONNELS 10.0 / VERSION V2012 POUR WINDOWS Les icônes « Rotation vers la gauche » et « Rotation vers la droite » permettent de mémoriser la position de la palette par défaut.  Personnaliser 'Mes états et statistiques' Le principe est d’ajouter les états qui sont utilisés le plus souvent par glisser-déposer. Les groupes et les états peuvent être renommés, déplacés ou supprimés.  Mon tableau de bord Le "look" de 'Mon tableau de bord' a été revu, mais il présente les mêmes indicateurs qu'auparavant. On peut désormais forcer le recalcul des données en cliquant sur  Tâches favorites La fenêtre « Choix d’une tâche » affiche les tâches les plus courantes. L’option « Mode avancé » (située en bas de cette fenêtre) permet d’afficher toutes les tâches disponibles. Cette option n’est, par défaut, jamais cochée.  Windows 7 :  Lorsqu’une barre de progression, liée à un traitement est exécutée : le fond du bouton fait apparaître une jauge verte, derrière l’icône, qui se remplit progressivement.  Selon le type de message affiché dans le logiciel une pastille apparaît sur l’icône de l’application : Question posée à l’utilisateur Message d’information Message d’alerte7 / 12 INFOPRODUIT CIEL COMPTES PERSONNELS 10.0 / VERSION V2012 POUR WINDOWS DATES DE DISPONIBILITE 11/07/20118 / 12 INFOPRODUIT CIEL COMPTES PERSONNELS 10.0 / VERSION V2012 POUR WINDOWS CONFIGURATION  Configuration minimale requise  Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur)  Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé)  512 Mo de Ram  300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation  Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom  Imprimante : laser, jet d'encre  Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768  Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé)  Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur)  Fonctions «Intuiciel» : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur) Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Microsoft est une marque déposée et Windows™ et son logo sont des marques déposées de Microsoft Corporation.9 / 12 INFOPRODUIT CIEL COMPTES PERSONNELS 10.0 / VERSION V2012 POUR WINDOWS SUPPORT DE LIVRAISON Version monoposte Le programme Ciel Compte Personnels, Acrobat Reader 10.1, le manuel de découverte et une vidéo de bienvenue sont livrés sur le même CD-ROM. 10 / 12 INFOPRODUIT CIEL COMPTES PERSONNELS 10.0 / VERSION V2012 POUR WINDOWS NOMENCLATURES Pour les versions standards Versions standards (versions avec référencement) : code G5 : WCP Code Nomenclature Désignations WCP* : Version monoposte sur CD-ROM CD PRG WCP : CD-ROM comprenant Ciel Comptes Personnels mono pour Windows + manuel électronique + Acrobat Reader 10.111 / 12 INFOPRODUIT CIEL COMPTES PERSONNELS 10.0 / VERSION V2012 POUR WINDOWS DETAILS DE L’INSTALLATION Lors de l'installation de Ciel Comptes Personnels, voici les emplacements où seront copiés les éléments détaillés ci-dessous : - Le fichier d'exemple Mes comptes.sgcpo sera copié dans le dossier Mes documents ou Documents sous le système d’exploitation Vista - Tous les autres éléments seront copiés par défaut dans le dossier Program Files/Ciel/Comptes Personnels ou Programmes/Ciel sous le système d’exploitation Vista ou Seven. Ce chemin est proposé par défaut par l'installeur. L'utilisateur a toutefois la possibilité de modifier ce choix. Dans ce cas, le dossier Comptes Personnels sera créé où l'utilisateur le souhaite. RACCOURCIS INSTALLES Lors de l'installation de Ciel Comptes Personnels, voici les différents raccourcis mis en place : - Sur le Bureau : raccourci nommé Ciel Comptes Personnels lié à WCP.exe. - Menu Démarrer : création des dossiers Ciel et Comptes Personnels avec les raccourcis : - Ciel Comptes Personnels lié à WCP.exe. - Manuel utilisateur lié à ME_WCP.pdf. - Info mise à jour lié à MAJ WCP.pdf.12 / 12 INFOPRODUIT CIEL COMPTES PERSONNELS 10.0 / VERSION V2012 POUR WINDOWS DIFFERENCES COMPTES PERSONNELS/COMPTES PERSONNELS PREMIUM WCPP WCP COMMENTAIRES Paramètres Réglages OUI OUI La zone "Catégories utilisées lors de l'enregistrement des frais professionnels" n'apparait que dans prémium Listes Modèles d'opérations OUI OUI Dans Premium deux types de modèles supplémentaires : "Dépense professionnelle", "Recette professionnelle" Opérations périodiques OUI OUI Dans Premium deux types d'opérations périodiques supplémentaires : "Dépense professionnelle", "Recette professionnelle" Notes de frais OUI NON Frais kilométriques OUI NON Type de frais professionnels (Autres listes) OUI NON Règles d'affectation relevé OUI OUI Dans Premium, dans le choix des affectations, possibilité de cocher professionnelle et d'affecter un type de frais pro et/ou une note de frais Opérations Dépense professionnelle OUI NON Recette professionnelle OUI NON Saisie d'opération OUI OUI Dans Premium, possibilité de saisir des opérations professionnelles (colonnes supplémentaires) Gérer mes comptes OUI OUI Dans Premium, il y a un groupe supplémentaire dans la barre d’action :"professionnelle" Manuel de découverte Ciel Comptes personnelsChère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. En effet, ces informations nous sont indispensables pour vous faire bénéficier de l'assistance téléphonique au démarrage (2 appels sous 30 jours). Pour contacter nos techniciens-conseil, composez le numéro indigo Garantie : 0825 00 40 95. Bien cordialement, L'équipe Ciel.Contenu de votre boîtier Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez : • le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel intégrant le manuel de référence et le manuel de découverte au format PDF, • votre numéro de licence au dos de la pochette, demandé lors du référencement.Configuration minimale requise • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur) • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) • 512 Mo de Ram • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom • Imprimante : laser, jet d'encre • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur) • Fonctions «Intuiciel» : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur). Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaires respectifs.Sommaire Découverte ......................................................................................... 6 Documentations.................................................................................7 Le manuel de découverte ....................................................................................7 Le manuel de référence.......................................................................................7 L’aide en ligne ...................................................................................................7 Le site Internet Ciel ............................................................................................7 Prise en main ..................................................................................... 8 Prendre en main le logiciel ..................................................................9 Introduction ......................................................................................................9 Lancer votre logiciel............................................................................................9 Commencer à travailler .......................................................................................9 La fenêtre principale de l'application ................................................................... 11 L’Intuiciel© ..................................................................................................... 12 Trouvtoo© ...................................................................................................... 12 Création du dossier .......................................................................... 13 Créer votre fichier ............................................................................14 Gérer sa comptabilité ....................................................................... 16 Comment débuter ? .........................................................................17 Généralités...................................................................................................... 17 Démarrage de votre comptabilité........................................................................ 17 Les travaux courants ........................................................................................ 19 Autres travaux ................................................................................................. 20 Gérer vos comptes ...........................................................................21 Saisir une recette ............................................................................................. 21 Saisir une dépense simple ................................................................................. 22 Saisir une dépense ventilée ............................................................................... 22 Saisir un virement ............................................................................................ 24 Consulter un compte......................................................................................... 25 Pointer les relevés de banque............................................................................. 26 Consulter les catégories .................................................................................... 27 Évaluer votre situation ...................................................................................... 28 Gérer votre trésorerie prévisionnelle ................................................................... 30 Index................................................................................................ 31Découverte7 Découverte Documentations Le manuel de découverte Il s’agit du présent document. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Les conventions utilisées dans ce manuel sont les suivantes : • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris. • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris. • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris. Les symboles du manuel Le manuel de référence Le manuel de référence au format PDF vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer. Pour consulter le manuel de référence : À partir de votre logiciel Ciel, cliquez sur le menu AIDE puis sur la commande MANUEL DE RÉFÉRENCE.  Si l'application Adobe Reader® , nécessaire pour lire et imprimer le manuel, n'est pas installée sur votre ordinateur, il vous est alors proposé de l'installer. Pour imprimer le manuel de référence : Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée, le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou par la touche . Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Comptes personnels, des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de réfé- rence électronique ou l’aide.Prise en main9 Prise en main Prendre en main le logiciel Introduction L'environnement de base de Ciel Comptes personnels vous est présentée. Par ailleurs, vous découvrirez les principales fonctions du logiciel. Celles-ci correspondent à 90% des travaux de gestion de vos comptes. L'objectif est donc de vous faire saisir une recette, une dépense et un virement puis de vous familiariser au pointage des relevés bancaires et à l'analyse de l'état de vos comptes. En règle générale, le but premier est de savoir «où on en est». Vous devez donc, à tout moment, connaître ce que vous avez dépensé et ce dont vous disposez réellement sur vos comptes. Enfin, vous pourrez « décortiquer » vos recettes et vos dépenses afin d'en découvrir avec précision leur répartition. Lancer votre logiciel Vous pouvez lancer le logiciel à la fin de la procédure d'installation en cliquant sur l'icône présentée sur le bureau de votre ordinateur. Par la suite, pour lancer votre logiciel, vous pourrez aussi suivre la procédure suivante : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows™, 2. S1électionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTES PERSONNELS - CIEL COMPTES PERSONNELS. Commencer à travailler Vous êtes invité à découvrir Ciel Comptes personnels en utilisant le fichier d'exemple tout en parcourant ce manuel de découverte. Vous passerez ensuite à la création de votre fichier puis vous découvrirez progressivement les différentes fonctions du logiciel. Ouvrir le dossier d'exemple 1. Dans le menu DÉMARRER de Windows™, sélectionnez la commande PROGRAMMES puis CIEL - COMPTES PERSONNELS - CIEL COMPTES PERSONNELS.10 Prise en main 2. Activez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. La fenêtre Ouvrir s’affiche. 3. Sélectionnez dans le répertoire Mes documents le fichier d'exemple Mes comptes puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].11 Prise en main La fenêtre principale de l'application Dans ce manuel vous effectuerez diverses manipulations et pour cela vous utiliserez le fichier d'exemple Mes comptes livré avec Ciel Comptes personnels. À l’ouverture de Ciel Comptes personnels, vous obtenez la fenêtre suivante : La barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents onglets. Elle est masquée par défaut. Ces raccourcis permettent d’activer des fonctions du logiciel : • ouvrir des applications ou des fichiers, • présenter des images ou des notes texte, • contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de boîtes aux lettres électroniques (Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire. Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le chapitre Présentation Générale, disponible dans le MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Une barre horizontale appelée barre d'actions est également présente sous les menus. Elle facilite l'accès aux principaux fichiers de votre dossier et permet de naviguer d’un onglet de l’intuiciel à l’autre. La totalité des options est accessible à l'aide des menus.12 Prise en main L’Intuiciel©  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L'Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n'est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Accueil. L'Intuiciel© est une interface qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables, à des récapitulatifs et statistiques. Il est composé de trois onglets accessibles depuis la barre d’actions : • Mon bureau accessible par l’icône est l’onglet actif par défaut ; • Mon tableau de bord accessible par l’icône où vous avez une vision globale des informations sur vos comptes ; • Mes états et statistiques accessible par l’icône où vous retrouvez une liste d’états et de statistiques. Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Trouvtoo© Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant. • ou sur le Web via le moteur de recherche . Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez ainsi du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher dans la zone de recherche située au dessus de la barre d’action. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur deux ou trois cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur .Création du dossier14 Création du dossier Créer votre fichier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Vous allez maintenant créer un fichier à l’aide de l'assistant Top départ. 1. Choisissez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER. La fenêtre d'enregistrement de fichiers s'affiche. 2. Saisissez le nom de votre fichier et choisissez éventuellement sa destination. Par exemple, sous Windows XP, les fichiers sont créés automatiquement dans le répertoire Mes documents. Ciel Comptes personnels ouvre alors l'assistant de création de fichier. Vous allez, en plusieurs étapes, fournir les informations nécessaires à la tenue de vos comptes. 3. Dans la première étape, renseignez vos coordonnées puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. Dans la seconde étape, créez vos comptes bancaires. Pour cela, cliquez sur le bouton [Créer]. La fiche vide d'un compte s'affiche. 5. Complétez-la en indiquant plus particulièrement le Solde initial. Il s'agit du solde de votre dernier relevé de banque, celui à partir duquel vous allez débuter votre comptabilité. 6. Créez ainsi autant de comptes que vous en possédez : autres comptes courants, livret épargne, Codevi, etc. 7. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 8. Dans la troisième étape vous pouvez ajouter des moyens de paiement. Vous pouvez créer autant de moyens de paiement de type chèque que vous avez de chéquiers en circulation (vous et votre conjoint par exemple). Il en est de même pour les cartes bancaires.15 Création du dossier  Il est également possible de modifier ou supprimer ceux qui vous sont proposés par défaut. 9. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 10.Dans les étapes 4 et 5, vous avez respectivement les listes des catégories de dépense et de recette définies par défaut. Vous pourrez créer vos catégories par la suite, lors de vos saisies. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. La fenêtre suivante vous permet de créer vos titres ou actions. Si vous êtes connaisseurs, vous pouvez les saisir. Cependant, il sera toujours possible de renseigner ces informations plus tard, en ayant pris soin de vous procurer les documents nécessaires. Pour finir, une dernière fenêtre vous propose de sélectionner des options de démarrage : • La première option est cochée par défaut. Elle permet d’ouvrir automatiquement le fichier que vous venez de créer, à chaque lancement de Ciel Comptes personnels. • La seconde vous permet de définir un mot de passe qui vous sera demandé à chaque ouverture du fichier. 11.Cliquez sur le bouton [Terminer]. Le logiciel crée votre fichier et affiche la fenêtre principale.Gérer sa comptabilité17 Gérer sa comptabilité Comment débuter ? Généralités L'objectif premier est de commencer rapidement votre comptabilité. Il est donc nécessaire de fixer des méthodes, vérifier la présence de certains paramètres enfin, de saisir les premières opérations qui permettront de mettre en phase votre comptabilité et vos comptes. De façon générale, deux cas peuvent se présenter : • vous teniez vos comptes manuellement, • vous ne gériez pas de comptes personnels. Vous teniez vos comptes manuellement Dans ce cas, la tâche sera plus simple. En effet, vous avez, en théorie, déjà pointé vos relevés et vous connaissez la différence entre le solde en banque et le solde réel de vos comptes. Autrement dit, vous connaissez les opérations qui ne sont pas encore passées en banque (chèques émis non retirés, paiement par carte à débit différé, TIP renvoyés, etc). Pour démarrer votre comptabilité, il suffit ici d'avoir la liste de ces opérations et le dernier relevé bancaire. Vous ne gériez pas vos comptes Si vous ne teniez pas encore vos comptes, il vous suffira d'appliquer l’exemple de méthode qui suit. Vous devez vous munir de différents documents. • Pour vos dépenses : votre dernier relevé de comptes, vos talons de chéquiers de la période couverte par le relevé, vos reçus de carte bancaire, les différentes factures payées par TIP et autre moyen automatique et la liste des différents prélèvements automatiques. • Pour les recettes : le dernier montant des salaires, les remboursements de Sécurité Sociale et autres justificatifs d'entrées d'argent. Vous devez dans un premier temps effectuer le contrôle des différentes données de base. Démarrage de votre comptabilité Vous teniez vos comptes manuellement 1. Par le menu MES COMPTES, commande GÉRER MES COMPTES, saisissez les opérations que vous n'avez encore pas pointées et qui ne sont, par conséquent, pas encore passées en banque. 2. Si, lors de la création de votre fichier, vous n'avez pas saisi le solde du dernier relevé de banque, indiquez-le dans la fiche du compte en question dans la zone Solde initial (menu LISTES - commande COMPTES). Pour les livrets, vous pouvez également indiquer le montant du dernier relevé. 3. Procédez ainsi pour tous vos comptes et toutes vos opérations en attente.18 Gérer sa comptabilité  Certains cas particuliers que vous pouvez rencontrer tels les échéances d'emprunt, les prélèvements automatiques réguliers et constants, etc. vous seront présentés un peu plus loin. Vous ne teniez aucun compte Comme il vous a été précisé précédemment, vous devez disposez d'un minimum de documents (relevés, factures, chéquiers, justificatifs de paiement par carte, etc.). 1. Indiquez, comme solde de départ du premier compte traité, le solde de fin de relevé (menu LISTES - commande COMPTES, zone Solde initial). 2. Par le menu MES COMPTES, commande GÉRER MES COMPTES, saisissez les différentes opé- rations qui ne sont pas présentes sur le relevé. 3. Pour cela, utilisez vos chéquiers, vos justificatifs de carte bancaire, vos factures pour lesquelles le TIP ou le virement (ou prélèvement) a été accordé, vos bulletins de salaire, vos bordereaux de remboursement de Sécurité Sociale, etc. Il se peut que vous soyez obligés de prendre l'avant-dernier relevé pour voir si telle ou telle opération n'a pas déjà été enregistrée auprès de votre banque.  Pour les chèques et les cartes, utilisez les talons et les justificatifs pour retrouver la nature des opérations (type de dépenses, bénéficiaire, etc.). En règle générale, si vous ne teniez pas vos comptes, vous risquez d’omettre certaines opérations parce que vous ne disposez plus des justificatifs ou par oubli. En fait, vous saisirez ces opérations plus tard, à réception des prochains relevés qui vous permettront de constater leur existence. Ainsi, votre comptabilité se mettra à jour progressivement. Cas particuliers Échéance d'emprunt Pour optimiser l'enregistrement des échéances des emprunts qui courent, soit vous créez une simple opération automatique en la passant sur un poste de dépense, soit vous utilisez le gestionnaire d'emprunts (menu LISTES - commande EMPRUNTS). Ce dernier vous permet d’aller plus loin, notamment en vous autorisant à enregistrer le tableau d'amortissement et à ventiler le capital remboursé, les intérêts et les frais. 1. Pour débuter votre comptabilité, saisissez une simple dépense. Voir Saisir une dépense simple, page 22 2. Créez la catégorie de dépense si cela est nécessaire. Prélèvement automatique Un loyer représente l'exemple «type» du prélèvement (ou virement) d'un montant constant à échéance fixe. Aussi, pour le lancement de votre comptabilité, nous vous conseillons de saisir les dépenses correspondantes manuellement. Par la suite, il suffira de créer une opération automatique dite périodique pour chaque prélèvement ou virement. Pour plus de détails sur les opérations périodiques, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE.19 Gérer sa comptabilité Retraits d'espèces Pour les retraits d'espèces, plusieurs méthodes peuvent être utilisées. • Vous pouvez considérer tout retrait comme une dépense diverse et donc vous enregistrez cette opération sur la catégorie Dépenses diverses avec un mode de paiement adapté au type de retrait effectué (carte, retrait au guichet, etc.) • Vous pouvez créer un compte Caisse sur lequel vous effectuerez un virement à chaque retrait. Vous enregistrez ensuite vos dépenses sur le compte caisse. Vous serez amené à utiliser un compte caisse si vous réalisez un achat conséquent en espèces. En effet, il peut s'avérer délicat d'enregistrer une dépense importante en Dépenses diverses. Si vous réalisez de fréquents retraits d'espèces, vous avez tout intérêt à créer un modèle de saisie qui comportera déjà la majorité des données relatives à ce genre d'opération. Cela est d'autant plus utile si vous êtes habitué à effectuer des retraits à montant constant, par exemple, vous retirez presque toujours 30 euros par carte dans les guichets automatiques.  Nous vous indiquons ici une méthode parmi beaucoup d'autres. De plus, nous ne décrivons pas chacune des manipulations à effectuer. Les travaux courants Ce chapitre résume les travaux couramment effectués pour une tenue correcte de votre comptabilité. Les saisies L'activité principale de tenue des comptes est la saisie. Elle impose un minimum de rigueur notamment en inscrivant clairement vos talons de chèques et en conservant tout justificatif lors d'un paiement par carte bancaire. De même, pour certaines dépenses, vous devrez vous aider des factures. C'est le cas de celles que vous réglez par TIP (EDF, France Télécom, etc.). En effet, pour payer, vous devez renvoyer le TIP. Pour cela, munissez-vous de la facture ou alors attendez votre relevé de banque pour constater le paiement. De plus, certaines opérations n'apparaissent que sur un avis, un courrier ou un contrat, qui eux-mêmes ne vous sont peut-être expédiés qu'une seule fois en début d'année (allocations familiales, mensualisation des impôts, etc.), voire une fois pour toutes (loyer). Dans ce cas, soit vous considérez cela comme une écriture périodique (le montant doit bien sûr être constant), soit vous enregistrez ces opérations depuis les relevés.  Les emprunts sont des opérations automatiques spécifiquement gérées. Enfin, d'autres opérations n'ont aucun autre justificatif que le relevé de banque luimême. C'est le cas des cotisations de cartes bancaires, parfois des agios, etc.  Vous devez accorder le temps nécessaire à la création des opérations automatiques et des modèles qui faciliteront ensuite vos travaux de saisie.20 Gérer sa comptabilité Le pointage Le pointage est un travail essentiel pour connaître exactement votre situation. Il permet simplement de connaître les opérations qui ne sont pas encore enregistrées en banque. L'objectif du pointage est d'obtenir un solde des opérations pointées égal à celui de votre dernier relevé puis un solde réel qui vous indique l'état de vos finances puisqu'il intègre les opérations non pointées, c'est-à-dire celles qui ne sont pas encore passées en banque. Autres travaux Les autres travaux ne sont que recherches, consultations, éditions et statistiques. Ils dépendent de votre volonté et de vos besoins d'aller plus loin dans le suivi de vos finances.21 Gérer sa comptabilité Gérer vos comptes  Menu MES COMPTES - commande NOUVELLE RECETTE Saisir une recette 1. Cliquez sur l'icône Nouvelle recette de la barre de navigation. Une première fenêtre s'affiche et vous propose la liste de vos comptes. 2. Choisissez celui sur lequel vous enregistrez la recette. Exemple Sélectionnez le compte chèque courant BGO et validez en cliquant sur le bouton [OK]. Vous pouvez aussi utiliser la touche de votre clavier. La fenêtre suivante s’affiche : 3. Par défaut, le programme propose la date de travail. Saisissez la Date de l'opération si elle est différente. Vous pouvez utiliser l'icône d’appel du calendrier ou celui des dates prédéfinies . 4. Passez à la zone suivante pour valider la date en cours. Exemple Saisissez 07 puis appuyez sur la touche . Le curseur passe à la zone Montant.  Utilisez le même procédé pour passer d'une zone à l'autre. 5. Saisissez le montant de l'opération, par exemple 1450 euros puis appuyez sur la touche . 6. Dans la rubrique Catégorie, indiquez la catégorie de votre recette à l’aide de l’icône d’appel de liste situé en fin de zone. 7. Le bouton [Plusieurs catégories] vous permet de ventiler votre recette. La saisie répartie sur plusieurs catégories est décrite au paragraphe “Saisir une dépense ventilée”, page 22.22 Gérer sa comptabilité 8. Dans la zone Description, Ciel Comptes personnels reprend par défaut le nom de la catégorie de recette. Modifiez si vous le voulez l'intitulé de cette description. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la recette et fermer la fenêtre.  Le bouton permet d'enregistrer l'opération que vous venez de saisir comme modèle. Par exemple, si vous percevez votre salaire tous les mois, vous pourrez l'enregistrer en tant que modèle.Par la suite, il suffira de le l’ouvrir et de renseigner le montant de l'opération. Saisir une dépense simple 1. Cliquez sur l'icône Nouvelle dépense de la barre de navigation. 2. Sélectionnez le compte concerné par votre dépense et validez en cliquant sur [OK]. Vous pouvez utiliser la touche de votre clavier. 3. La fenêtre de saisie d'une dépense est semblable à celle d'une recette mais vous devez renseigner deux zones supplémentaires : Paiement et Réf. Pour vous familiariser avec cette fonction, saisissez la dépense ci-dessous : • Date : 08 • Montant : 30 euros • Catégorie : Essence • Paiement : Carte • Référence : 081010 4. Validez en cliquant sur [OK]. Saisir une dépense ventilée La saisie ventilée est le fait de payer en une seule fois, avec un moyen de paiement unique, une dépense comportant différentes catégories. Par exemple, au supermarché, vous achetez de l'alimentation, des vêtements et des meubles. Exemple Vous avez effectué différents achats dans un même magasin. Vous souhaitez maintenant enregistrer votre dépense et la ventiler. 1. Pour cela, utilisez les données ci-dessous : • Date : 0810 • Montant : 153 euros • Catégories : Alimentation pour 60 euros - Habillement pour 50 euros - Meubles pour 43 euros. • Paiement : Chèque.23 Gérer sa comptabilité Pour saisir votre dépense sur plusieurs catégories : 1. Cliquez sur le bouton [Plusieurs catégories]. La fenêtre suivante s'affiche : 2. Indiquez une catégorie en double-cliquant dans la cellule puis saisissez le montant correspondant. Un code statistique qui est facultatif peut être renseigné. Vous trouverez une description détaillée sur les codes statistiques dans le chapitre Paramètres du MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre précédente. La zone Réf. est renseignée automatiquement si vous avez indiqué vos informations chéquier ou carte bancaire lors de la création des modes de paiement. 4. Renseignez la rubrique Code statistique puis passez à la zone Description. 5. Dans la zone Description, indiquez le nom de votre dépense, par exemple, Achats supermarché. Vous obtenez la fenêtre ci-dessous : 6. Cliquez sur [OK] pour enregistrer votre opération et fermer la fenêtre.  Le bouton permet d’enregistrer votre saisie en modèle de dépense.24 Gérer sa comptabilité Saisir un virement La saisie de virements doit être utilisée pour tout transfert d'argent entre deux comptes. Exemple Virement de la caisse vers une banque ou inversement. Virement entre deux comptes chèques, entre un compte chèques et un livret d'épargne, etc.  Si vous effectuez des virements d'un montant constant à échéance régulière, vous avez tout intérêt à créer une opération périodique (par exemple, le versement mensuel d'une somme fixe sur un Plan Epargne Logement). Vous trouverez une description détaillée sur les opérations périodiques dans le chapitre Menu Listes du MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. 1. Cliquez sur l'icône Nouveau virement de la barre de navigation ou sélectionnez la commande NOUVEAU VIREMENT du menu MES COMPTES. 2. Choisissez le compte sur lequel sera prélevé l'argent. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre de saisie s'affiche. 4. Indiquez la date de l'opération et saisissez le montant. 5. Choisissez le compte vers lequel l'argent sera versé. 6. La zone Description est automatiquement renseignée par le programme, modifiez-la si nécessaire. 7. Enregistrez votre virement en cliquant sur [OK]. 8. Comme pour les recettes et les dépenses, vous pouvez enregistrer un modèle de virement en cliquant sur l'icône . Vous venez d’effectuer les trois principales opérations de la tenue d'une comptabilité personnelle. 9. Une fois toutes les opérations saisies, rien ne permet d'évaluer avec précision votre situation. Pour chacun de vos comptes, il vous reste à vérifier si les opérations sont bien passées en banque. Pour cela, vous devez pointer vos comptes bancaires en utilisant vos derniers relevés. Voir Pointer les relevés de banque, page 2625 Gérer sa comptabilité Consulter un compte 1. Pour consulter l'état de votre compte, activez la commande GÉRER MES COMPTES située dans le menu MES COMPTES. 2. Choisissez le compte «Compte Chèque (BGO)» dans la liste proposée puis validez à l'aide de la touche . La liste des opérations passées sur le compte chèque (BGO) s’affiche. L'en-tête de la fenêtre dispose de trois boutons qui vous permettent de créer une dépense, une recette ou un virement. 3. Le libellé du compte choisi est repris dans la zone Compte, dans notre exemple il s’agit du Compte chèque (BGO). Les boutons flèches vous permettent de naviguer d'un compte à l'autre sans fermer votre fenêtre. Le menu déroulant Opérations vous permet de sélectionner les opérations que vous souhaitez consulter : pointées, non pointées ou les deux (toutes). 4. Choisissez votre période de consultation à l'aide des boutons situés en fin de zone. Le programme affiche le Solde en banque qui doit être rigoureusement identique à celui indiqué en bas de votre dernier relevé. Le Solde réel tient compte de toutes les opérations enregistrées quelle que soit la date indiquée et qui ne sont pas encore passées en banque. Il est donc l'indicateur exact de l'état de votre compte. Modifier une opération Double-cliquez sur l’opération à modifier ou sélectionnez-la dans la liste puis activez la commande MODIFIER du menu CONTEXTUEL (clic-droit). 26 Gérer sa comptabilité Supprimer une opération Sélectionnez l’opération dans la liste et choisissez la commande SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL (clic-droit) puis confirmez la suppression. Pointer les relevés de banque Vous disposez de deux méthodes de pointage. Le pointage dit manuel et le pointage par import dit automatique. Pointage manuel  Menu MES COMPTES - commande GÉRER MES COMPTES  Munissez-vous de votre relevé de banque. 1. Cliquez sur le bouton [Gérer mes comptes] dans la barre d’actions. 2. Sélectionnez le compte que vous allez pointer. Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous retrouvez la liste des opérations que vous avez effectuées sur votre compte. 3. Pour pointer, consultez votre relevé de banque pour chercher l'opération correspondante dans la liste. 4. Dans la colonne Opération pointée, double-cliquez dans la case à cocher. Utilisez le même principe pour dépointer votre opération. Les opérations pointées apparaissent alors en rouge.  Marquez également l'opération au stylo sur votre relevé de banque. Si vous ne trouvez pas une opération dans la liste alors qu'elle se trouve sur votre relevé, c'est qu'elle n'a pas été saisie ou qu'il y a une différence de montant ou de date. 5. Pointez ainsi toutes les opérations jusqu'à ce que toutes les lignes de votre relevé soient cochées.27 Gérer sa comptabilité Vous pouvez connaître votre situation exacte en consultant les différents soldes affichés au-dessus de la liste des opérations : Solde en banque et Solde réel. 6. Répétez l'opération pour tous vos comptes bancaires.  Il est possible d’effectuer un tri de vos opérations en utilisant le menu déroulant Opérations. Celui-ci vous permet d'afficher les opérations pointées, non pointées ou bien toutes. Pointage automatique  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE PAR IMPORT  Vous pouvez également effectuer un pointage par import à partir du menu MES COMPTES - commande GÉRER MES COMPTES ou menu CONTEXTUEL (clic-droit), fonction POINTER PAR IMPORT. Le pointage automatique consiste à récupérer les opérations de votre relevé bancaire dans Ciel Comptes personnels et de les comparer avec les opérations que vous avez saisies. Le logiciel repère les opérations non pointées. Il ne vous reste plus qu’à les vérifier et à les enregistrer. Vos opérations seront automatiquement pointées. Avant de lancer le pointage par import, vous devez : • récupérer votre relevé bancaire sur le site internet de votre banque. • définir le format d’import du relevé bancaire. Nous vous conseillons de consulter les formats d'import proposés pour vérifier celui qui fonctionne avec votre banque (menu LISTES - commande FORMATS D'IMPORT RELEVÉ BANCAIRE). Vous disposez des trois formats suivants : Texte, QIF (Français et US), OFX. Pour plus de détails sur les formats d’import des relevés bancaires, consultez le MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Consulter les catégories Vous obtenez toutes les opérations qui se rattachent à une catégorie donnée. Par exemple, pour la catégorie de dépenses Alimentation, vous pouvez immédiatement connaître : • le détail depuis la tenue de vos comptes, • le total d'un mois donné, • le total sur toute une période de votre choix. 1. Sélectionnez la commande CATÉGORIES du menu LISTES. Attention ! Le Solde en banque doit être rigoureusement identique à celui indiqué en bas de votre dernier relevé pointé. Quant au Solde réel, il tient compte de toutes les opérations enregistrées quelle que soit la date indiquée. Il est donc l'indicateur exact de l'état de votre compte.28 Gérer sa comptabilité La fenêtre qui s'affiche vous propose deux catégories. La première catégorie représente les Dépenses et la seconde les Recettes. 2. Sélectionnez la ligne Alimentation et cliquez sur le bouton [Consulter]. Une fenêtre présentant toutes les opérations de dépenses d'Alimentation s’affiche. Par défaut, Ciel Comptes personnels affiche les opérations de l'année en cours. Si vous sélectionnez au moins une fois une autre période, celle-ci sera automatiquement reprise lors de la prochaine consultation. 3. Pour consulter les opérations d'un mois précis, utilisez l'icône d’appel du calendrier . Exemple Pour connaître vos dépenses sur la journée en cours, cliquez sur l'icône d'appel des dates prédéfinies, sélectionnez l’option Aujourd’hui. Le programme affiche alors la liste des opérations de dépenses en alimentation de la journée en cours. La colonne Montant total affiche le total des opérations saisies. Évaluer votre situation Pour obtenir une situation d'ensemble, nous allons utiliser deux méthodes : le parcours rapide des soldes des catégories et l'impression d'un bilan.29 Gérer sa comptabilité Visualiser les soldes Cette fonction permet d'afficher une fenêtre dans laquelle les soldes des catégories seront présentés pour chaque mois de l'année avec le total annuel et la moyenne mensuelle. 1. Sélectionnez la commande SOLDES/BUDGETS du menu ANALYSES ou utilisez la Barre de navigation. La fenêtre ci-dessous s'affiche. 2. Ciel Comptes personnels affiche un tableau dans lequel vous retrouvez : • les noms des catégories, en première colonne, • les douze mois de l'année, • le total annuel et la moyenne mensuelle de la catégorie, dans les deux dernières colonnes. Pour les visualiser, faites défiler l'ascenseur horizontal. Ainsi, pour chaque catégorie, vous disposez du montant réalisé chaque mois.  Les catégories de type recettes sont placées à la suite de celles de type dépenses. La fonction de cette fenêtre ne s'arrête pas à la présentation de vos recettes et dépenses réalisées. En effet, la notion de budget est abordée.30 Gérer sa comptabilité Définir les budgets Définir un budget consiste à estimer le montant de vos recettes et de vos dépenses sur l'année. A l'aide du menu déroulant Afficher, vous pouvez choisir d'afficher : • les montants réalisés, • les montants budgétisés : les valeurs réalisées sont remplacées par les montants prévisionnels, • tous les montants : les montants réalisés sont comparés aux prévisions. Deux cases à cocher facilitent l'analyse : • Afficher l'écart affiche la différence entre le montant réalisé et le montant budgétisé. • Afficher le pourcentage présente le pourcentage d'atteinte des budgets.  Les montants budgétés doivent être saisis directement dans le tableau. De plus, il est possible de changer l'année consultée à l'aide de l'icône d'appel du calendrier ou en saisissant directement l'année. Dans notre cas, il s'agit de l'année 2010. Pour plus de détails sur les budgets, reportez-vous au Manuel de référence. Gérer votre trésorerie prévisionnelle  Menu ANALYSES - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet d’établir les prévisions de votre plan de trésorerie. Le logiciel calcule automatiquement vos soldes. La période sur laquelle vous faites vos prévisions est représentée mois par mois. • Dans la colonne Plan de trésorerie, les lignes de vos entrées d’argent puis celles de vos sorties d’argent sont présentées. La ligne Solde de la période affiche le total sur un mois. • La première ligne Solde début de période indique le solde des comptes sélectionnés en début de période. • La dernière ligne Solde final indique le solde une fois les recettes et dépenses renseignées et calculées. Pour plus de détails sur la gestion de la trésorerie prévisionnelle, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE.31 Index A Aide en ligne 7 B Barre de navigation 11 Budgets 30 C Comptabilité 16 Compte consulter 25 gérer 21 Configuration minimale 4 Contenu de votre boîtier 3 Créer votre dossier 14 D Démarrer comptabilité 17 Dépense simple 22 ventilée 22 E Echéance d’emprunt 18 Évaluer votre situation 28 F Fenêtre principale 11 I Intuiciel© 12 L Lancer le logiciel 9 M Manuel de découverte 7 référence 7 P Pointage 20 automatique 27 manuel 26 Prélèvement automatique 18 R Recette 21 Retraits d’espèces 19 S Saisies 19 Saisir un virement 24 une dépense simple 22 une dépense ventilée 22 une recette 21 Site Internet Ciel 7 T Travaux courants 19 Trésorerie prévisionnelle 30 Trouvtoo© 12 V Virement 24 Visualiser les soldes 29Copyright 2012 Ciel Manuel de découverte Ciel Comptes personnels - MAN_WCP - V11.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Manuel de découverte Ciel Compta et Ciel Compta EvolutionChère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une chaîne comptable : de la création d’un dossier à la saisie des écritures, puis au suivi comptable avec le lettrage, le rapprochement bancaire, la déclaration de TVA, etc. Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Compta Evolution sont détaillées à la fin de ce manuel. Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de référence électronique ainsi que de l’aide contextuelle intégrée au logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel.Contenu de votre boîtier Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez : • le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel, • votre numéro de licence au dos de la pochette, demandé lors du référencement.Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur). • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur). • Fonctions "Intuiciel" : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur). Pour utiliser directDéclaration • Processeur 1,5 GHz • 2Go de Ram • 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste. • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur) • Une Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.Sommaire Prise en main ..................................................................................... 7 Documentation ..................................................................................8 Si vous débutez ...............................................................................10 Entraînez-vous ................................................................................13 Création et mise en place d’un dossier ............................................. 20 Créez votre dossier ..........................................................................21 Créez un dossier via la Synchro compta ..............................................26 Contrôlez et modifiez le plan de comptes ............................................27 Vérifiez les journaux.........................................................................35 Créez vos chéquiers et vos RIB ..........................................................37 Préparez une comptabilité analytique..................................................40 La tenue de votre comptabilité ......................................................... 42 Saisissez les écritures comptables ......................................................43 Rapprochez une facture et son règlement............................................57 Rapprochez des écritures avec votre banque .......................................59 Pointez des écritures ........................................................................60 Annulez une écriture validée..............................................................61 Le brouillard....................................................................................63 Gérez la trésorerie prévisionnelle .......................................................65 Les états........................................................................................... 67 Principes généraux ...........................................................................68 Les états comptables ........................................................................70 Les états clients et fournisseurs .........................................................74 Les états fiscaux ..............................................................................75 Traitements ...................................................................................... 76 Clôturez et réouvrez un exercice ........................................................77 Exécutez une Synchro compta ...........................................................79 Importez ou exportez des écritures ....................................................88 Gestion des dossiers......................................................................... 95 La sauvegarde / restauration .............................................................96 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution.................................... 99 Les prévisions ............................................................................... 100 Gérez une comptabilité multi-devises ............................................... 101 Les immobilisations ........................................................................ 103 Infos perso. .................................................................................. 119Index.............................................................................................. 120Prise en main8 Prise en main Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel La formation Flash Les séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour les consulter, vous avez deux possibilités : 1. A partir de la page d'accueil du logiciel, cliquez sur l’icône Je découvre mon logiciel. 2. A partir de votre logiciel, cliquez sur le menu AIDE puis sélectionnez FORMATION FLASH. Dans les deux cas, la formation est lancée sur une page internet, sur le site ciel.com. Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels électroniques: • le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du logiciel. • le manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient les annexes, et le générateur d’états. Installation d'Adobe Reader© Si l'application Adobe Reader© nécessaire pour lire et imprimer les manuels électroniques n'est pas présente sur votre ordinateur, il vous est proposé de l'installer. Cliquez sur Lancer l'installation d'Adobe Reader© et suivez la procédure. Pour imprimer les manuels électroniques Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence électronique ou l’aide.9 Prise en main L’aide est contextuelle c’est-à-dire qu’elle affiche directement l’explication propre à la fenêtre active. Par exemple, vous êtes dans les paramètres de la société, l’aide s’affiche à la page «Paramètres société». Ainsi, vous n’avez pas à rechercher l’information. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l’aide contextuelle en : • appuyant sur la touche de votre clavier, • activant la commande AIDE du menu ? (AIDE). Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles.10 Prise en main Si vous débutez Quelques notions de comptabilité Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en comptabilité. Exercice Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte). Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois. Compte et Plan de comptes Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8 classes. Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On distingue ainsi : • les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers. • les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits). • les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation. Mouvement et écritures Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en comptabilité, on dit qu’on passe des écritures. Solde Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des montants enregistrés au crédit. Grand livre Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul pour chacun d'eux. Balance La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées au débit et des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les comptes. Bilan Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il comprend : • à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise, • au passif : les ressources dont dispose l’entreprise.11 Prise en main Compte de résultat Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de l’entreprise (bénéfice ou perte). Lettrage Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la concordance du compte Banque, tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire, adressé périodiquement par votre banque. Contrepassation Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire.12 Prise en main Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Compta. Attention ! N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Créez votre dossier Créez vos chéquiers et vos RIB Saisissez vos écritures et comparez-les : Editez et validez le brouillard Imprimez les éditions comptables : Imprimez les éditions de fin d’année : Clôturez l’exercice Contrôlez et modifiez le plan comptable et les journaux grand-livre, balance, journaux, ... bilan et compte de résultat, SIG lettrage, rapprochement bancaire, ... 13 Prise en main Entraînez-vous Lancez votre logiciel Vous pouvez lancer le logiciel en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA. La page d’accueil s’affiche. Ouvrez le dossier Société Exemple Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel. 1. Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . 2. Le fichier Société exemple s’ouvre alors. Lorsque vous installez Ciel Compta ™, seul le dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par le bouton J’ouvre mon dossier  Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois. Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de Ciel Compta, • le mode standard, pour une gestion et un suivi des données de comptabilité plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD du menu DIVERS.  Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous quittez l’application.14 Prise en main Quittez le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : • activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, • cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre. La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche : Attention ! Ciel Compta dispose de deux modes comptables : Standard et Cahier. Votre logiciel se présente différemment (menus, fonctions spécifiques...) selon le mode comptable choisi à la création d’un dossier. Ce manuel vous explique le fonctionnement de Ciel Compta dans le mode comptable par défaut (Standard). Pour plus de détails sur l’autre mode, reportez-vous au Manuel de référence, accessible dans le menu Aide. Barre d’actions Barre de menus Barre de titre Barre d’état Intuiciel Zone de recherche Trouvtoo15 Prise en main La barre de menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus. Les menus sont détaillés dans le Manuel de référence. La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Vous l’affichez ou masquez à partir du menu FENÊTRES. La barre d'actions La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est dans toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Vous pouvez ajouter des groupes et importer des tâches de votre ancienne barre d’outils. Les barres de navigation et d’actions sont détaillées dans le manuel Annexes. L’Intuiciel L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions : • Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la personnalisation de votre Intuiciel. Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser Mon bureau”, page 16. • Mon tableau de bord, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous pouvez visualiser dans cet ongletles principales informations de votre société. 16 Prise en main Vous pouvez repérer rapidement les résultats, les factures non payées par vos clients, celles à relancer, les évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques, etc. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. • Mes états et statistiques, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton de personnalisation. Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser Mes états et statistiques”, page 18. Consulter mon Compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Personnaliser Mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisserdéposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche.17 Prise en main 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes d’affiche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. Mes bureaux Trois bureaux sont disponibles. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore uniquement vos immobilisations... Restaurer le paramétrage par défaut 1. Pour restaurer l’affichage du bureau par défaut, cliquez sur le bouton . 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné Ce bouton vous permet de renommer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche.Personnaliser Mes états et statistiques Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables. Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Générateur d’Etats disponible dans le MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d’icônes d’affiche. Effectuez des recherches Trouvtoo© Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Ce bouton vous permet de renommer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné.19 Prise en main 1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée. 2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Pour lancer une recherche, cliquez sur le bouton . 4. Pour arrêter une recherche, cliquez sur le bouton . Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - Rubrique Trouvtoo. Besoin d’aide Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône présent sur la fenêtre principale. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de téléphone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion.Création et mise en place d’un dossier21 Création et mise en place d’un dossier Créez votre dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création, saisissez le nom de votre société.  Ciel Compta détecte les dossiers créés dans une autre application Ciel. Et, vous pouvez créer un dossier comptable pour cette société. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant de création d'un dossier s'affiche. Choix du modèle de plan comptable Vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle de plan comptable (Plan comptable Général 2010, Agricole, Associations, BTP, etc.) que vous adapterez par la suite à vos besoins. 1. Sélectionnez le modèle de votre choix . Si vous ne voulez pas utiliser de modèle, cliquez sur . Si vous voulez utiliser une société existante comme modèle de création, sélectionnez . Cette fonction est utile lorsque vous gérez plusieurs sociétés. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans le cas où vous créez une société en vous basant sur un dossier comptable existant, reportez-vous directement au paragraphe “Création à partir d’un dossier existant”, page 24.22 Création et mise en place d’un dossier Choix du mode comptable Par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode Standard. Le mode Cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite convertir votre dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas. Si vous voulez créer un dossier dans ce mode, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Cahier. A l’inverse le mode Standard permet une saisie guidée des écritures (facture/avoir client ou fournisseur, encaissement, paiement, etc). 3. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Paramètres du dossier 1. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton . 2. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales. Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier : • dans la zone Monnaie du dossier, cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL, • sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES, • dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante puis choisissez la devise à utiliser par défaut en cliquant sur le bouton Liste . 4. Cochez l'option Récupération des informations du référencement si vous souhaitez que les informations saisies lors de votre référencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez pas à les re-saisir. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Choix du mode de création 1. Sélectionnez l'option correspondant au mode de création de votre dossier : • Mode de création rapide en 3 étapes Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner. • Mode de création détaillé en 8 étapes Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (comptes, journaux, modes de paiement, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>].23 Création et mise en place d’un dossier Création rapide d’un dossier  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Première étape : raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société. Deuxième étape : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante. Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : • Saisir les A-nouveaux. Voir Saisie des A-nouveaux, page 50 • Importer une balance. • Ne rien faire. 4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.24 Création et mise en place d’un dossier Création détaillée d’un dossier La création détaillée d’un dossier est expliquée dans le Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Si vous créez votre dossier dans ce mode, la création se déroule en 8 étapes. Création à partir d’un dossier existant Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les coordonnées de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de les re-saisir dans la nouvelle société. 1. Lorsque vous avez choisi Partir d’un dossier existant dans l’étape Choix du modèle de plan comptable, vous accédez à la liste des dossiers créés dans Ciel Compta. Cliquez sur le dossier qui servira de modèle. L’assistant Top départ s’affiche et vous présente la liste des données qui ne sont pas récupérées dans la nouvelle société (les écritures comptables, les comptes clients, les déclarations de TVA, etc.) En effet, les éléments spécifiques à une société n’ont pas lieu d’être dans celle que vous êtes en train de créer. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Dans cette étape, vous avez la possibilité ou pas de récupérer certaines données du dossier existant. Selon le cas, sélectionnez l’option Oui ou Non pour chacun des élé- ments. Par exemple, vous gérez la comptabilité de deux sociétés différentes mais qui sont dans le même secteur d’activité et dans la même ville et les fournisseurs sont identiques. Vous pouvez alors sélectionner Oui pour les comptes fournisseurs et les modèles d’écritures associés.25 Création et mise en place d’un dossier  Si vous conservez les comptes de banque, les coordonnées bancaires (IBAN, BIC...) sont en revanche effacées. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 5. Dans la dernière étape, saisissez la Raison sociale de la nouvelle société. 6. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création du nouveau dossier.26 Création et mise en place d’un dossier Créez un dossier via la Synchro compta  Cette commande est uniquement accessible si tout dossier est fermé.  Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA Vous pouvez créer un nouveau dossier dans Ciel Compta qui contiendra toutes les données du fichier de synchronisation que vous avez reçu. Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. 1. Si un dossier est ouvert, fermez-le. 2. Activez le menu DOSSIER puis la commande SYNCHRO COMPTA. Le fichier que vous avez reçu doit être situé dans le répertoire Communication. Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\INFO CONSULT.2186918231\Communication\Reçus 3. Pour cela, il suffit de copier le fichier de synchronisation que vous avez reçu dans ce répertoire. Dans le cas contraire, précisez le chemin du fichier en cliquant sur l’icône . 4. Cliquez sur le bouton [OK]. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, nommez votre dossier et cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre affiche l'évolution du traitement. Une fois la création du dossier terminé, celui-ci s'ouvre ainsi qu'un rapport qui affiche les résultats du traitement. 6. Saisissez la Référence d’obligation fiscale.27 Création et mise en place d’un dossier Contrôlez et modifiez le plan de comptes Les comptes disponibles dans votre dossier sont conformes au plan comptable que vous avez choisi lors de la création de votre dossier. Voir Choix du modèle de plan comptable, page 21 Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux qui vous manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement propres à chaque société. La liste des comptes Vous obtenez la liste des comptes en sélectionnant la commande PLAN DE COMPTES du menu LISTES. La liste des comptes composant le plan de comptes s'ouvre. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente. Modifiez un compte Pour modifier ou supprimer un compte, vous devez préalablement le sélectionner dans la liste. Pour cela, vous pouvez indifféremment : • déplacer le curseur sur le compte de votre choix, en appuyant sur les touches ou de votre clavier, • cliquer sur le numéro de compte, • saisir le ou les premiers chiffres du numéro de compte. Exemple Vous voulez modifier le libellé du compte bancaire 512000. 1. Saisissez les chiffres 512. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier] présenté en haut de la fenêtre. 3. Saisissez le nouveau libellé dans la zone Intitulé. 4. Afin de prendre en compte la modification, cliquez sur le bouton [OK]. Créez un compte Création des comptes de tiers : clients et fournisseurs Afin d'effectuer le suivi des comptes de tiers et plus particulièrement des comptes clients, vous devez les créer. A titre d'exemple, vous allez créer le compte client 411DUR Ets Durant. 1. Dans la partie gauche de la liste des comptes, cliquez sur la catégorie Clients. 2. Cliquez sur le bouton [Créer] présenté en haut de la fenêtre. La fenêtre Nouveau compte s’affiche. 1. Dans la zone N° Compte, saisissez le numéro du compte de tiers à créer, soit 411DUR. 2. Appuyez sur la touche puis, saisissez l'Intitulé du compte.28 Création et mise en place d’un dossier Selon le numéro de compte saisi, les onglets nécessaires sont présentés. Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte. Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. Onglet Options Cet onglet regroupe les renseignements sur le fonctionnement du compte. 3. Sélectionnez les options de votre choix en vous aidant du tableau ci-après. Option cochée Signification Utilisable Vous pouvez utiliser le compte en saisie. Lettrable Demander Vous pouvez lettrer le compte et saisir le prochain code de lettrage. En lettrage manuel, vous pouvez choisir votre code de lettrage personnalisé. Pointable Vous pouvez pointer le compte et saisir le prochain code de pointage. Ventilation Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors des saisies d’écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône .29 Création et mise en place d’un dossier Onglet Client ou Fournisseur Dans cet onglet, vous saisissez les renseignements concernant plus particulièrement le client ou fournisseur en question. 1. Renseignez les coordonnées complètes du client ou du fournisseur. 2. Saisissez le numéro de Siret de la société de votre client ou fournisseur. 3. Saisissez le nom de la banque et précisez son emplacement en sélectionnant l'option correspondante. Saisie L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage. Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez la case Echéance. En gestion analytique, vous pouvez saisir des quantités sur des comptes (classes 6 et 7 en général). Saisie des Infos Perso Uniquement dans Ciel Compta Evolution Les Infos perso vous permettent d’ajouter les rubriques de votre choix dans les grille de saisie, ainsi de personnaliser vos lignes d'écritures. Le bouton [Modifier l’intitulé] permet de modifier le nom de vos champs. Exonéré de TVA En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte en question. Compte Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Compte de produits Vous pouvez attribuer un compte de produit à ce compte client. Compte de charges Vous pouvez attribuer un compte de charge à ce compte fournisseur.30 Création et mise en place d’un dossier 4. Les zones Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de remise en banque. Elles correspondent au lieu de compensation : • Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même département que celui de la domiciliation bancaire. • Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l'extérieur du département de la domiciliation bancaire. 5. La zone Gestion de la TVA n'est accessible que pour les comptes fournisseurs. Même si vous êtes soumis au régime de TVA sur les encaissements, déclaré dans le paramé- trage du dossier, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le compte concerné, la grille de saisie s'adaptera automatiquement. 6. Indiquez le mode de paiement associé par défaut au compte. Calcul de la date d'échéance Si vous souhaitez effectuer un suivi précis des comptes clients et fournisseurs, particulièrement lorsque vous accordez des délais de paiement à vos clients, vous pouvez demander que la date d'échéance des factures (date à laquelle elles doivent être réglées) soit calculée en saisie des écritures selon les paramètres définis. Pour cela : 1. Cliquez sur l’icône présenté à la fin de la zone Echéance. 2. Sélectionnez les options de votre choix et cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Localiser le client/fournisseur sur une carte • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itiné- raire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur).31 Création et mise en place d’un dossier Vérifier l’adresse du client ou fournisseur Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom). Informations légales Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe.  Le N° de Siret doit obligatoirement être renseigné. Onglet Complément Uniquement dans Ciel Compta Evolution Contact Les renseignements saisis permettent d'obtenir rapidement les coordonnées de vos contacts. Divers Cette partie vous permet d'enregistrer des renseignements d'ordre administratifs, économiques et juridiques concernant vos clients ou fournisseurs ( Forme juridique, code APE, Chiffre d'affaire etc.). Onglet Relance Uniquement dans Ciel Compta Evolution  Cet onglet n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client. Ciel Compta Evolution vous permet de paramétrer trois niveaux de relance pour vos éditions de lettres de relance concernant les clients en retard de paiement. 32 Création et mise en place d’un dossier Ce paramétrage concerne un client, pour un compte donné. Onglet Immobilisations Uniquement dans Ciel Compta Evolution  Cet onglet n'est visible que dans un compte d'Immobilisations. Il présente la liste des immobilisations rattachées à ce compte. Onglet Budget Uniquement dans Ciel Compta Evolution Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. Onglet Soldes validés Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ensuite présentés mois par mois. Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton . Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement]. Sélectionnez les modèles de lettres qui seront utilisés pour la première, deuxième et troisième relance.33 Création et mise en place d’un dossier Onglet Graphiques La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Les écritures en brouillard, en simulation ou validées sont différenciées. Onglet Infos perso. Uniquement dans Ciel Compta Evolution Cet onglet présente les rubriques personnalisées des comptes, que vous avez créées via la commande INFOS PERSO. du menu LISTES. Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalisées. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique que vous avez ajouté, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. Ces informations peuvent être utilisées par exemple dans des mailings. Création d’un compte de TVA Lors de la saisie d’une racine de compte de TVA (445), l’onglet Options affiche une partie supplémentaire, Options TVA, qui vous permet d’indiquer le type de TVA et le taux à appliquer au compte. • Cliquez dans les zones pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies.  Le taux de TVA peut être modifié lorsque vous enregistrez des écritures sur le compte correspondant, mais, pour établir la déclaration de TVA, il est préférable de créer un compte pour chaque type et taux de TVA utilisé. Création d’un compte de Banque Lors de la saisie d’un compte de Banque (512), les onglets Banque et Agence apparaissent. 1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte. 2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB. 3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées. 4. Indiquez éventuellement le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. Si vous dépassez ce découvert autorisé, vous serez averti dans l’Intuiciel 5. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion Relevé CFONB. Si vous effectuez la saisie des relevés bancaire par import : 6. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. 7. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Ainsi, lors de la saisie du relevé bancaire, ces informations seront automatiquement34 Création et mise en place d’un dossier reprises. 8. Dans l'onglet Agence, saisissez les coordonnées complètes de la banque. Validez la création d’un compte Une fois que vous avez indiqué toutes les informations concernant le compte, cliquez sur le bouton [OK], présenté en haut de la fenêtre.35 Création et mise en place d’un dossier Vérifiez les journaux Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal. La liste des journaux Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous créez un dossier. Vous pouvez en consulter la liste par la commande JOURNAUX du menu LISTES. Vous devez donc vérifier qu'ils vous conviennent, les modifier si besoin, supprimer ceux que vous n'utilisez pas ou en créer de nouveaux. Pour cela, utilisez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer], présentés en haut de la fenêtre.  Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que de comptes bancaires. Qu'est-ce qu'un compte de contrepartie ? Il s'agit d'un numéro de compte proposé en saisie des écritures pour solder les pièces enregistrées sur le journal correspondant. Lorsque vous créez ou modifiez les journaux, vous pouvez définir : • le compte de contrepartie à utiliser pour chacun d'eux, • le libellé au débit ou au crédit de la ligne d'écriture imputée au compte.  En mode Saisie guidée, le compte est automatiquement proposé. En revanche, en mode Saisie standard ou Saisie au kilomètre, vous devez cliquer sur le bouton [Contrepartie], présenté à ce stade.36 Création et mise en place d’un dossier Exemple Nous allons modifier le journal de ventes pour déclarer le compte 706000 comme compte de contrepartie. 1. Dans la liste des journaux, sélectionnez le journal VT puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre de modification du journal s’affiche. 1. Cochez l'option Rupture d'écritures sur solde si vous voulez que le numéro d’écriture change automatiquement lorsque le solde des lignes est équilibré 2. Cochez la case Utiliser la contrepartie automatique en saisie. 3. Dans la zone Compte de contrepartie, saisissez le numéro 706 puis appuyez sur la touche ou >Entrée>. 4. Dans la zone Libellé crédit de contrepartie, saisissez Formation. Gestion des numéros de pièce Pour faciliter et homogénéiser la saisie des numéros de pièce, vous pouvez saisir le numéro qui devra être attribué à la prochaine pièce que vous enregistrerez sur ce journal. Exemple Dans le journal de ventes, le numéro d'une pièce correspond généralement à celui de la facture. Nous indiquons donc le numéro de la prochaine facture, soit 501 dans notre exemple. 5. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer les modifications apportées au journal des ventes.Créez vos chéquiers et vos RIB Les chéquiers  Menu LISTES - commande CHÉQUIERS Si vous voulez utiliser le principe de gestion des chéquiers, lorsque vous effectuez la saisie des règlements par chèque à l'aide du guide de saisie Paiements, vous devez déclarer vos chéquiers. Un chéquier différent est affecté à chaque compte-chèques et par conséquent à chaque journal de banque. • Pour créer un chéquier, cliquez sur le bouton [Créer] situé en haut de la fenêtre Liste des chéquiers. Dans la fenêtre Nouveau chéquier, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche . Les relevés d’identité bancaire  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES Si vous voulez récupérer vos extraits de comptes bancaires en vue de les rapprocher avec les écritures enregistrées dans votre dossier, vous devez impérativement déclarer l’identification bancaire et toutes les données s'y rapportant. L’identification bancaire est déclarée au niveau de l’onglet Banque des comptes Banque. Voir Création d’un compte de Banque, page 33 Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion CEFONB. Si votre banque vous fournit des relevés bancaires via internet : choisissez le format d’import de votre banque et sélectionnez le fichier du relevé bancaire de votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées).38 Création et mise en place d’un dossier Les formats des relevés bancaires  Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Afin d’importer le relevé bancaire fourni par votre banque, vous devez configurer votre logiciel pour qu'il puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF (Quicken Interchange Format) ou au format OFX (Open Financial eXchange). Ainsi décodé, le fichier du relevé sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche : Format Texte Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de Ciel Compta.  Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel®, vous devez auparavant les ouvrir avec Excel® puis les enregistrer au format Texte. Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant, date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes. 1. Ouvrez avec Excel le relevé fourni par votre banque et observez le contenu de chaque colonne. 2. Sélectionnez le type de format Standard en cliquant sur le triangle de sélection . 3. Double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant au relevé. 4. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire, vous devez donc au moins renseigner celle-ci. 5. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’entête et pied de document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre de lignes à laisser lors de la lecture du relevé. 6. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK].39 Création et mise en place d’un dossier Format QIF ou format OFX Contrairement au format Texte (standard), l'import au format QIF ou OFX n'est pas basé sur la définition des colonnes du relevé. 1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format : soit QIF (Français) ou QIF (US), soit OFX. La différence entre les deux formats QIF est le format de la date : • Français : format de date de type Jour/Mois/Année • US : format de date de type Mois/Jour/Année. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé.40 Création et mise en place d’un dossier Préparez une comptabilité analytique Les codes analytiques  Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes analytiques. Dans le plan de comptes, chaque compte peut être associé directement à un code analytique. A chaque fois que vous saisirez une ligne d'écriture, vous pourrez également l'affecter à un code analytique. Cette liste regroupe les codes analytiques que vous créez. Vous pouvez à partir de cette fenêtre créer, modifier ou supprimer un code analytique. Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires, ou uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante. 1. Cliquez sur le bouton [Créer] . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche. 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet Répartition est alors visible. Uniquement dans Ciel Compta Evolution Répartition à plusieurs niveaux 3. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget est alors visible. Onglet Répartition Uniquement dans Ciel Compta Evolution Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée par fonction économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition. Exemple Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service après-vente, administration. La répartition peut être la suivante : • 20% à l'administration • 35% au service après-vente • 45% au service commercial Pour répartir ces charges sur ces 3 départements, il faut créer un code analytique pour chaque département. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour choisir les codes analytiques concernés par la répartition que vous souhaitez effectuer. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les codes souhaités puis cliquez sur [OK].41 Création et mise en place d’un dossier Si le code souhaité n'est pas créé, cliquez sur le bouton [Créer] pour le créer. 3. Dans la colonne Pourcentage, indiquez le pourcentage de répartition. 4. Cochez la case Modifier les Mt en saisie si vous souhaitez procéder à des modifications en cours de saisie. 5. Faites de même pour les autres codes analytiques concernés par la répartition. • Le bouton permet de répartir le budget sur un niveau supplémentaire. • Le bouton permet de vérifier l'exactitude des répartitions. • Le bouton permet d'équilibrer les répartitions. Onglet Budget Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1.  Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche ou . • Pour afficher les budgets de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du montant budgété. • Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés, vous devez cochez la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé dans les préférences comptables du dossier. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. • Pour afficher les cumuls de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Onglet Soldes validés Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. Graphique La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées. Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre.La tenue de votre comptabilité43 La tenue de votre comptabilité Saisissez les écritures comptables Les différents modes de saisie Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser un des différents modes de saisie mis à votre disposition dans Ciel Compta. Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant Top Saisie qui vous propose plusieurs modèles de saisie. Voir L’assistant Top Saisie, page 51 Le mode Saisie standard Vous enregistrez vos pièces comptables dans une grille de saisie. Vous devez définir les informations générales de la pièce (date, code du journal, numéro de pièce, etc.) puis les informations de chaque ligne d'écriture qui la compose (numéro de compte, libellé, montant, etc.). Cependant, plusieurs moyens sont mis à votre disposition pour vous faciliter la saisie des écritures de telle sorte que vous n'ayez plus qu'à valider les informations qui vous sont proposées par défaut. Consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Généralités. Le mode Saisie rapide Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Compta met à votre disposition les grilles de saisie suivantes : • Facture/Avoir client rapide. • Factures/Avoir fournisseur rapide. • Encaisser un montant. • Régler un montant. Le mode Saisie au kilomètre Semblable au mode Saisie standard, vous utiliserez plus particulièrement le mode Saisie au kilomètre pour enregistrer différentes lignes d'écritures à des dates différentes (par exemple, pour les bordereaux de remises en banque). Le mode Saisie guidée Dans ce cas, vous n'avez pas à saisir l'ensemble des lignes d'écritures et des informations de la pièce. Les lignes de contrepartie (TVA, charges, produits, etc.) sont automatiquement proposées selon les paramétrages définis pour le dossier, le Plan comptable et les journaux ; ce qui facilite grandement les opérations de saisie. Quatre guides de saisie sont disponibles : • Facture/Avoir client : pour saisir les factures ou avoirs que vous émettez à vos clients. • Facture/Avoir fournisseur : pour saisir les factures ou avoirs de vos fournisseurs, prestataires, etc.44 La tenue de votre comptabilité • Encaissement : pour saisir le règlement des factures et avoirs clients. • Paiement : pour saisir le règlement que vous effectuez à vos fournisseurs. Pour que vous puissiez comparer ces différents modes de saisie, nous détaillons, dans les pages qui suivent, l'enregistrement en mode Saisie standard et en mode Saisie guidée d'une facture, adressée au client Ets Durant 411DUR, d'un montant TTC de 400 €. Saisie standard d’une écriture  Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD Activez la commande SAISIE STANDARD du menu SAISIES.  Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche ou sur la touche . Cette disposition est valable pour toutes les zones. Les données de l'en-tête 1. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou à un libellé libre, en sélectionnant l'une des deux options. 2. Si vous voulez que le montant de la TVA soit calculé automatiquement lors de la saisie, sélectionnez Calcul automatique. Le dernier code Journal utilisé est proposé par défaut dans la zone Journal. Pour notre exemple, la facture client doit être enregistrée dans un journal de ventes : VT. 3. Cliquez sur le bouton Liste situé à la fin de la zone Journal et sélectionnez le journal de ventes. 4. La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert le dossier est proposée par défaut comme Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres de comptabilité. 5. La zone Pièce N° vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumé- riques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement. Voir Gestion des numéros de pièce, page 36 6. Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des journaux. Dans notre exemple, un numéro de pièce étant défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme libellé. Nous allons le compléter. Le curseur étant placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche de votre clavier. La grille de saisie d’écritures Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d'écritures qui composent la facture client, soit : • ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411DUR (400 euros), • ligne 2 : montant de la TVA (65.55 euros), • ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (334.45 euros).45 La tenue de votre comptabilité Saisie de la première ligne 1. Dans la première ligne de la colonne N° de compte, saisissez la racine du compte client, soit les trois premiers caractères 411 ou cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour afficher la liste des comptes. 2. Sélectionnez le compte adéquat, soit 411DUR dans notre exemple. 3. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture. Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. 4. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Placez le curseur dans la colonne Montant débit puis saisissez le montant.  Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. 5. Dans la zone Code mode de paiement, indiquez le mode de paiement utilisé. Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour en sélectionner un. 6. Vous pouvez changer l’affichage de la colonne Intitulé du compte. Pour cela, faites un clic droit dans une cellule puis choisissez la commande AFFICHAGE ’INTITULÉ DU COMPTE’. La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis dans le compte et la date de l'écriture. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Vous pouvez la modifier. Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'en-tête de l'écriture, il est repris par défaut comme Référence pointage/Let.Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur le numéro de pointage de cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture correspondant au montant TTC réglé. Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Référence pointage/Let. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone. Saisie de la deuxième ligne 1. Saisissez la racine du compte de TVA, soit 445 puis cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour sélectionner le compte dans la liste proposée 445714 TVA collectée 19.6% pour l’exemple. 2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. Attention ! Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas possible sur ces zones. Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé.46 La tenue de votre comptabilité Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option Calcul automatique, située en haut de la fenêtre, est activée par défaut. Saisie de la troisième ligne Renseignez la zone Compte par le numéro 706000. Comme pour la ligne 2 : • le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture, • le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit. Ventilation budgétaire Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code analytique. Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du compte. Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/ analytiques existante en cliquant sur l’icône Liste. L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques.  La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation analytique/budgétaire obligatoire est cochée dans les préférences comptables. L'écriture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous. Les boutons présentés au dessus de la grille de saisie vont vous permettre d'effectuer différents traitements sur la pièce saisie ou sur une des lignes d'écritures.47 La tenue de votre comptabilité Opérations sur les lignes d’écritures Calculez les frais kilométriques  Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES. Activez cette commande. La fenêtre Calcul des frais kilométriques s’affiche. Vous visualisez le tableau détaillé des frais kilométriques. Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale. 1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule. 2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. 3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres. 4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés et le montant s'inscrit dans la zone correspondante Enregistrez l'écriture en comptabilité Pour saisir une autre pièce, l'écriture doit être soldée et enregistrée en comptabilité. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 50 Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde]. Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie. Ce bouton ajoute une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie. Ce bouton supprime une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie. Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer]. Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie. Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille. Ce bouton supprime toutes les lignes de la grille de saisie.48 La tenue de votre comptabilité Imprimez une lettre chèque Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque. Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs. 1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis activez la commande LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. L'impression se lance directement. Saisie d'une écriture en mode saisie guidée  Menu SAISIES - commandes FACTURE/AVOIR CLIENT - FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR - ENCAISSEMENT - PAIEMENT Vous allez maintenant saisir la même facture client en mode Saisie guidée. Activez la commande FACTURE/AVOIR CLIENT du menu SAISIES. Saisie de la première ligne 1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. Pour notre exemple, sélectionnez l’option Facture. Le code du dernier Journal utilisé est proposé par défaut. Comme vous venez de saisir une facture client, c'est normalement le code du journal de ventes, soit VT, qui est proposé. 2. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone puis sélectionnez le journal de ventes dans la liste proposée. 3. Le numéro du compte Client doit avoir une racine qui correspond à celle indiquée dans les paramètres du dossier, soit 411 pour les clients. Cliquez sur le bouton Liste pré- senté en fin de zone et sélectionnez le compte 411DUR dans la liste qui s'affiche. Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro. 4. Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire mais ce numéro facilitera la recherche et l’identification d’écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement. 5. Le libellé du compte est proposé comme Libellé de l'écriture. Vous allez compléter ce libellé. Lorsque le curseur est placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche . 6. La date du jour est proposée comme Date du mouvement. Vous pouvez la modifier. Comme nous avons paramétré le calcul de la date d'Echéance pour le compte 411DUR, celle-ci est automatiquement calculée selon la date de la pièce. La zone Réf. pointage/let sera utilisée pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez ultérieurement. Par défaut, le numéro de facture est proposé, mais vous pouvez le modifier.  Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du compte pour que vous puissiez les renseigner lors de la saisie.49 La tenue de votre comptabilité 7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur la fiche du compte concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. Sélectionnez le code analytique. L’icône d’affecter plusieurs codes analytiques. 8. Saisissez le montant Total TTC de la facture puis activez l'option Ventiler sur ...Un compte. 9. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini, ou sélectionnez-en un autre en cliquant sur le bouton Liste . La facture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous : Enregistrez l'écriture en comptabilité Comme en mode Saisie standard, vous devez enregistrer la pièce soldée en comptabilité pour effectuer de nouvelles saisies.  L’écriture est enregistrée au débit ou au crédit selon la saisie que vous avez choisi : une facture ou un avoir. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 50Saisie des A-nouveaux  Menu SAISIES - commande SAISIES DES A-NOUVEAUX Afin de démarrer votre comptabilité, vous devez passer l’a-nouveau c’est-à-dire saisir les soldes de départ des comptes. Les soldes à saisir correspondent soit aux a-nouveaux générés lors de la clôture de votre ancien exercice soit à la balance des comptes dans le cas où vous installez votre comptabilité en cours d’exercice. A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et présente votre plan de comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. Celleci sera automatiquement enregistrée dans le journal des A-nouveaux (AN). 1. Dans la partie Comptes de la fenêtre, sélectionnez le type de comptes sur lesquels les reports d’A-nouveaux sont à saisir. 2. Dans la colonne Montant débit ou Montant crédit du compte, saisissez le montant du solde de départ. 3. Répétez pour tous les comptes concernés. Les comptes doivent être équilibrés. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture puis cliquez sur le bouton [OK]. L’enregistrement des écritures en comptabilité Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous devez l'enregistrer en comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive. La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture. • Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Brouillard Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout moment.  Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans la colonne Statut. Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ETATS. Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou partie du brouillard, par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. Validation Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité.  Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans la colonne Statut.51 La tenue de votre comptabilité Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas : • annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation, • modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne ou une réimputation de compte. Simulation Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants prévisionnels, afin d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement dit ; anticiper des paiements ; insérer les éléments d'un marché éventuel ; etc.  Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la mention Simulation dans la colonne Statut. Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être modifiées. Elles peuvent être ou non incluses dans les différents états.  Si vous avez enregistré une facture au lieu d’un avoir ou inversement (en saisie rapide ou guidée), vous pouvez rectifier l’erreur à tout moment en choisissant l’autre option : Facture ou Avoir. Et, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton [Enregistrer] afin que le logiciel passe l’écriture dans l’autre sens. Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en comptabilité par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. L’assistant Top Saisie  Menu SAISIES - commande TOP SAISIE L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles.  Cochez l'option Ne plus afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas automatiquement à chaque ouverture de dossier.52 La tenue de votre comptabilité 1. Sélectionnez l'opération que vous voulez effectuer et cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération en complétant les lignes d'écriture. Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier. Exemples de saisies Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez ainsi vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie. Les factures Une facture d'achat Une facture de vente  Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou l'émission d’une pièce commerciale. En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment ce que vous devez et ce que l'on vous doit . Achats au comptant Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans votre logiciel sans appeler le compte Fournisseur. Je reçois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat • TTC au crédit du compte Fournisseur. • HT au débit du compte Achats. • TVA au débit du compte TVA déductible. • TTC au crédit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au débit du compte Fournisseur. J’envoie une facture de vente Mon client me paye • TTC au débit du compte Client. • HT au crédit du compte Ventes. • TVA au crédit du compte TVA collectée. • TTC au débit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au crédit du compte Client. J’enregistre une note d’essence • Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Carburant. • Montant TVA au débit de TVA déductible.53 La tenue de votre comptabilité Les salaires Sans enregistrer les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Assedic, Caisse de retraite… Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. J’enregistre une dépense de papeterie • Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je calcule les charges sociales • Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte URSSAF (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx). • Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx). • Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx). • Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte Assedic (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx). • Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx). • Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx). • etc… pour chaque caisse. Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse.En enregistrant les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. Un prêt bancaire Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse. J’obtiens un prêt • Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP . • Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx). Je paye une mensualité de ce prêt • Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP. • Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts (661xxx). • Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx).55 La tenue de votre comptabilité Factures payées par effet Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut pour cela créer deux comptes : • 403xxx Effets à payer. • 413xxx Effets à recevoir. Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite. Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs différentes échéances. Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures. La TVA Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet de passer l'opération comptable correspondante. Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal. Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure. Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite • Montant TTC au crédit du compte Fournisseur. • Montant HT au débit du compte Achats. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. • Montant TTC au débit du compte Fournisseur. • Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé "Traite Dupont" et la date d'échéance. La traite est retirée de mon compte à l’échéance • Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP. • Même somme au débit du compte Effets à payer. Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre) • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. Je paye cette TVA au Trésor Public • Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser.56 La tenue de votre comptabilité Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire que j'ai un CREDIT de TVA. Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre. J’ai un crédit de TVA • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA. Je paye ma TVA en tenant compte du crédit • TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible. • Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.57 La tenue de votre comptabilité Rapprochez une facture et son règlement A quoi sert le lettrage des écritures ? Le lettrage permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés, ceci afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Ce traitement peut être réalisé : • au fur et à mesure de la saisie des écritures, en cliquant sur le bouton [Lettrer], • ou en différé, par les commandes LETTRAGE MANUEL et LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. Le lettrage automatique 1. Activez la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer le lettrage. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation.58 La tenue de votre comptabilité Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. Le lettrage manuel Après avoir effectué un lettrage automatique, il est possible que certaines écritures ne soient pas lettrées. Par exemple, lorsque le montant du règlement ne correspond pas exactement au montant de la facture. Dans ce cas, utilisez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS, pour obtenir le détail des écritures du compte de votre choix et à partir de laquelle vous pourrez : • effectuer le lettrage automatique par montant ou numéro de pointage, • lettrer toutes les écritures dont le solde est à zéro en utilisant le bouton [Par solde], • délettrer les écritures, • ou lettrer les écritures en double-cliquant sur les lignes concernées, • équilibrer le lettrage si le solde des écritures est différent de zéro, • annuler le lettrage. Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Lettrage manuel, accessible dans le menu AIDE.59 La tenue de votre comptabilité Rapprochez des écritures avec votre banque Saisie du relevé bancaire  Menu SAISIES- commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : soit manuellement, soit par l’import des lignes du relevé bancaire. Dans ce dernier cas, le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque. Toutes les lignes de votre relevé bancaire sont intégrées dans votre compte de banque. Par la suite, vous pourrez effectuer un rapprochement bancaire entre les lignes du relevé bancaire et les écritures saisies dans votre comptabilité. Voir Rapprochez les écritures, page 59  Vous pouvez saisir un relevé bancaire uniquement dans un journal de Banque et sur un compte de Banque. Dans le cas d’un import du relevé bancaire, vous devez au préalable : • vous munir du fichier du relevé bancaire auprès de votre banque, • connaître le format d’import de votre banque. A l’activation de cette commande, un assistant s’affiche et vous guide à travers différentes étapes. Pour plus de détails, consultez le Manuel de Menu Saisies, Relevé bancaire référence, accessible par le menu AIDE. Rapprochez les écritures  Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de mettre en parallèle et de comparer les écritures de journaux de banque avec vos relevés de comptes bancaires. Vous pouvez alors détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la banque et le solde de votre comptabilité. Les différences seront composées : • d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque. • à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous. Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Rapprochement bancaire.60 La tenue de votre comptabilité Pointez des écritures  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage. 1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche. 3. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou [Dépointer]. Pointage automatique Vous pouvez également effectuer un pointage automatique à partir : • d'un fichier électronique, au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste, • d’un fichier généré au format CFONB. Selon le format du relevé fourni par votre banque, cliquez sur le bouton [Pointer par import] et choisissez Relevé de compte CFONB ou Autres formats. 61 La tenue de votre comptabilité Annulez une écriture validée  Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité. Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs.  Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée. La commande CONTREPASSATION du menu TRAITEMENTS présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de présenter les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet de visualiser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre. • Lignes comptables.62 La tenue de votre comptabilité Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au. • préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal.  Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton . 1. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser, ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton . La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche. Par défaut, le logiciel propose : • la Date du jour comme date de l'écriture, • d'imputer le mouvement au Journal d'O.D, • le libellé du mouvement. 2. Modifiez ces éléments si nécessaire. 3. Choisissez le mode à utiliser pour générer l'écriture : • Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé. • Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est apposé aux montants. 4. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture. 5. Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option correspondante : • Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard. • Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité. • Simulation : le mouvement est enregistré en simulation. 6. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. 7. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la réussite du traitement. Fermez le message en cliquant sur [OK]. Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°....63 La tenue de votre comptabilité Le brouillard Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice. Lorsque des écritures sont enregistrées dans le brouillard, Ciel Compta vérifie : • l'existence du code journal et de tous les comptes utilisés dans le Plan de comptes, • la validité de la date d'écriture (comprise dans la période de saisie) et des dates d'échéances, • la validité des codes budgétaires, • l'équilibre des écritures, etc. Si le logiciel détecte une erreur, il l'indiquera. Il sera nécessaire de corriger le mouvement dans le brouillard. Lors de la validation, le logiciel affectera un numéro de mouvement. Enregistrez des écritures dans le brouillard Pour enregistrer des écritures dans le brouillard, dans la partie inférieure de la grille de saisie, sélectionnez l'option Brouillard puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 50 Validez le brouillard  Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice. Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du brouillard de saisie ou du brouillard de simulation. Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier.  Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. (opérations diverses) ou encore effectuer une contrepassation. Vous allez choisir les mouvements à valider en définissant des critères de sélection. Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates. 1. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code seront sélectionnés pour la validation. 2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent. 3. Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez la case Inclure les écritures en simulation.64 La tenue de votre comptabilité 4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton . 5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK]. 6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre choix. Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés. 7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK].  Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation apparaît dans la colonne Statut. Consultez la liste des écritures  Menu LISTES - commande ÉCRITURES Cette commande vous permet de consulter la liste de vos écritures enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Pour modifier une écriture en brouillard ou en simulation, double-cliquez sur le mouvement concerné : la grille de saisie correspondante s'affiche et vous pouvez modifier l'écriture. Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Liste des écritures. Editez le brouillard  Menu ETATS - commande BROUILLARD Cette édition vous permet d'imprimer toutes les écritures non validées, qu'elles soient enregistrées en brouillard ou en simulation. Voir Brouillard, page 7265 La tenue de votre comptabilité Gérez la trésorerie prévisionnelle  Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet de créer une trésorerie prévisionnelle. 1. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie. 2. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un compte en particulier ou Tous les comptes de trésorerie. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les calculs. Plan de trésorerie : saisie des montants Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle. Celui-ci est fonction des options d'affichage préalablement définies. 1. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante. Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos recettes puis celles correspondant à vos dépenses. • La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés en début de période. • La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois.66 La tenue de votre comptabilité • La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et calculées avec le solde initial. Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour. 2. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou votre recette ainsi qu’au mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions. 3. Saisissez le montant de la recette ou la dépense. 4. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte pour la période sélectionnée. Calcul de la trésorerie prévisionnelle Vous pouvez calculer les règlements clients, les paiements fournisseurs et les mensualités d’emprunt en tenant compte des dates d’échéance de paiement. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients, Paiements fournisseurs ou Remboursement d’emprunts et sur la colonne correspondante. 2. Activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez la commande CALCULER LES ÉCHÉANCES. Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des clients et des fournisseurs et en fonction des dates d’échéance des mensualités d’emprunt. • Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période suite à une modification. • Le bouton [Recréer] vous permet de créer une nouvelle trésorerie. Attention ! Si vous cliquez sur le bouton [Recréer], la trésorerie existante sera supprimée.Les états68 Les états Principes généraux Les différents types d’état Les états comptables Votre logiciel vous permet d'obtenir les états comptables suivants : Grand-livre, Balance, Journaux, Brouillard, Déclarations de TVA. Les états budgétaires/analytiques Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y rapportant à partir de la commande ANALYTIQUE du menu ETATS. Les états clients et fournisseurs Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des factures clients et fournisseurs : Echéancier, Balance agée, Encours clients, Relances clients, Lettre de pénalités de retard, Bordereau de remise en banque, etc. Les états fiscaux Le menu ETATS vous permet d'éditer : • le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique : pour préparer les éditions fiscales. • les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC), 2054 et 2055. • les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan. Les états statistiques La commande STATISTIQUES du menu DIVERS propose les états suivants : Evolution des comptes, Indicateurs clefs, Répartition charges produits, Répartition d'une classe. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. L’imprimante Configurez une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Compta pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES. Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails.69 Les états Choisissez une imprimante Lorsque vous demandez une impression, Ciel Compta pour Windows utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Compta celle que vous voulez utiliser. Exemple Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante.70 Les états Les états comptables Grand livre  Menu ETATS - commande GRAND LIVRE 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton vous permet de choisir une série de comptes ou racines. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Balance  Menu ETATS - commande BALANCE Lorsque vous lancez cet état, une liste d’états disponibles vous est présentée. Vous avez alors le choix entre l’édition d’une balance, d’une balance comparative N à N-10, d’une balance rapide. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez Balance puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.71 Les états • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer la balance en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte. • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Journaux - Centralisateur  Menu ETATS - commande JOURNAUX ou CENTRALISATEUR La commande JOURNAUX permet d'éditer la liste des écritures de chaque journal. La commande CENTRALISATEUR permet d'effectuer une édition de contrôle comprenant le cumul des écritures Débit et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal.  Seules les écritures validées sont prises en compte. 1. Pour la commande JOURNAUX, dans la liste des états disponibles sélectionnez celui à générer. 2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Cochez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.  Pour prendre en compte tous les journaux, cliquez sur le bouton .72 Les états 5. Précisez l'affichage souhaité (Journal/Mois ou Mois/Journal). 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Brouillard  Menu ETATS - commande BROUILLARD Cette commande vous permet de lancer l'impression de toutes les écritures saisies en mode brouillard. Vous pouvez y inclure également les écritures en simulation. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Indiquez si vous voulez obtenir un état : • pour tous les journaux ou pour un journal particulier, en sélectionnant l'option correspondante. Le triangle de sélection ouvre la liste des journaux disponibles. • pour tous les mouvements ou pour certains en particulier, en sélectionnant l'option correspondante, et en renseignant l'intervalle des numéros de mouvement à prendre en compte. 4. Pour inclure les écritures en simulation, cochez la case correspondante. 5. Si vous avez sélectionnez l'option Tous les journaux, vous pouvez demander l'impression d'un journal par page en cochant la case Saut de page par journal. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.73 Les états Déclarations de TVA  Menu ETATS - commandes DÉCLARATIONS DE TVA - ASSISTANT Vous pouvez générer la déclaration de TVA via un assistant. Cette déclaration correspond au régime de TVA que vous avez indiqué dans les paramètres TVA du menu DOSSIER : • état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel • état CA12, si vous avez choisi régime simplifié Consultez le chapitre Menu Etats, § Déclaration de TVA du Manuel de référence, accessible depuis le menu AIDE. La télédéclaration avec l’assistant Téléprocédures TVA  Menu ETATS - commandes DÉCLARATIONS DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TV A Via le module Ciel directDéclaration TVA et le portail Ciel (www.ciel.com), l'assistant Téléprocédures TVA vous permet de transférer vos déclarations de TVA depuis Ciel Compta vers la Direction Générale des Finances Publiques. Consultez la partie Télédéclaration de TVA du Manuel de référence. Attention ! Cet assistant n’est visible dans le menu ETATS que si vous n’avez pas souscrit au dispositif de télédéclaration auprès de la DGFiP dans les paramètres TVA de votre dossier.74 Les états Les états clients et fournisseurs Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche . Echéancier  Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER Cette commande vous permet d'imprimer différents types d'échéancier et ainsi de contrôler le règlement de vos fournisseurs et le paiement de vos clients. Seules les écritures pour lesquelles une date d'échéance a été inscrite sont prises en compte. Balance Agée  Menu ETATS - commande BALANCE AGÉE Cet état vous présente la liste des écritures clients et fournisseurs non soldées. Vous pouvez ainsi effectuer des prévisions de trésorerie et surveiller les échéances Encours clients  Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS La zone Encours autorisé des fiches tiers du plan de comptes vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours. Relances clients  Menu TRAITEMENTS - commandes RELANCES - RELANCES CLIENTS Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Pour cela : • lors de la saisie de vos écritures, vous devez avoir renseigné la zone Echéance, • les zones Forme juridique, Capital et RCS doivent être renseignées dans les paramètres sociétés (menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ), • la case Relance autorisée dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Relance) doit être cochée.  Assurez-vous que le lettrage a bien été effectué avant l'édition des lettres de relance. Seules les factures lettrées sont considérées comme réglées par le logiciel. Lettre de pénalités de retard  Menu ETATS - commande LETTRE PÉNALITÉS DE RETARD Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard calculées selon le taux légal d'indemnité de paiement indiqué dans les paramètres comptables.75 Les états Bordereau de remise en banque  Menu ETATS - commande BORDEREAU DE REMISE EN BANQUE Cette commande permet d'éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des moyens de paiement que vous remettez à l'encaissement. Les états fiscaux Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche . Bilan synthétique et Compte de résultat synthétique  Menu ETATS - commande BILAN-RÉSULTAT SYNTHÉTIQUES Les Bilan et Compte de résultat synthétiques permettent de préparer les éditions fiscales. Le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin d'exercice, il présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres. Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise durant un exercice comptable. Il permet de savoir si l'exploitation de votre entreprise durant l'année est : • un bénéfice : total des produits > total des charges • une perte : total des produits < total des charges Le bilan et le compte de résultat permettent de constituer les comptes annuels. Etats fiscaux  Menu ETATS - commande ÉTATS FISCAUX Cette commande regroupe les états préparatoires suivants : • 2050 (BIC - Régime réel) • 2033 (BIC - Régime simplifié) • 2035 (BNC) • 2054 - 2055 Soldes Intermédiaires de Gestion  Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION Les Soldes Intermédiaires de Gestion sont des documents fiscaux à joindre au Bilan. Vous pouvez afficher le détail des comptes dans votre état si vous cochez l’option correspondante.Traitements77 Traitements Clôturez et réouvrez un exercice  Menu TRAITEMENTS - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute sécurité. 1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces élé- ments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 3. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture, puis cliquez sur le bouton [Suivant>]. Vous trouverez le détail des traitements avant clôture dans l’aide intégrée, rubrique Assistant Top Clôture, lien Traitements. L'étape suivante vous permet d'archiver les états et d'exporter les données ayant contribués à leur établissement.  Les données seront archivées dans le répertoire indiqué par défaut dans la fenêtre. 4. Cliquez sur les boutons correspondants aux documents légaux à archiver (Grand livre, Journaux, Balance...). A la fin de l'opération, les boutons se transforment en boutons .  Par la suite, vous pourrez consulter, l’HISTORIQUE DES ARCHIVES à partir du menu DIVERS. 5. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Terminer]. 6. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. 7. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK]. 8. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le Attention ! La validation du brouillard, des écritures et des déclarations de TVA est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. Cette opération permet d'archiver les états et les lignes comptables ayant permis d'établir les documents légaux.78 Traitements compte de report à nouveau. 9. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 10.Pour reporter le détail des écritures non lettrées et des écritures non pointées dans l'A-nouveau, sélectionnez les options Oui. Si vous cochez Non, vous obtenez uniquement un solde pour ces comptes. 11.Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 12.Dans l'étape Options, définissez vos choix concernant les budgets. 13.Si vous voulez supprimer les déclarations de TVA de l'exercice précédent, cochez l'option correspondante. 14.Dans l’étape Report en détail dans l’écriture d’A-nouveau, indiquez si vous souhaitez ou non reprendre en détail les écritures non pointées dans l’A-nouveau. 15.Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture. 16.A la fin du traitement, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK].79 Traitements Exécutez une Synchro compta  Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA Présentation La Synchro compta facilite les échanges de données comptables entre l'expert-comptable et son client. Vous pouvez ainsi envoyer et récupérer automatiquement les écritures comptables de votre expert/client équipé d'une application Ciel, Sage 30 et 100 ou Sage Expert. Cette fonction permet : au client • d'effectuer les saisies comptables qui sont de plus en plus gérées par ses soins du fait de l'informatisation croissante des PME. • de conserver à sa disposition les éléments comptables nécessaires à la tenue de sa gestion courante. • de transférer périodiquement les données comptables à son cabinet d'expertise comptable et ce, dans les délais convenus entre le client et l'expert-comptable. à l'expert-comptable • d'incorporer rapidement les données reçues dans ses propres fichiers. • d'effectuer un suivi précis des affaires de son client. • de conseiller immédiatement son client sans avoir à attendre la fin de l'année fiscale pour intervenir sur le dossier de ce dernier. La Synchro compta+ permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis par le client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.). La Synchro compta (simplifiée) permet d’ajouter des nouvelles écritures transmises par le client ou l’expert comptable. Paramétrage  Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES Cette commande vous permet de paramétrer les informations nécessaires à la synchronisation.80 Traitements Mode de fonctionnement de la Synchro compta Deux modes sont proposés : • Synchro compta : est un mode simplifié de synchronisation. Vous pouvez envoyer uniquement les nouvelles écritures à n’importe quelle date. Vous pouvez aussi choisir les écritures ou envoyer tout le dossier comptable. Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le pointage et le lettrage sont récupérés. La Synchro compta est proche d’un export enrichi des écritures, à la diffé- rence qu’elle permet de distinguer les nouvelles écritures de celles qui ont déjà été envoyées, ce qui évite les doublons. • Synchro compta + : est identique à l’ancienne Synchro compta. Ce mode vous permet d’échanger en fin de mois toutes ou les nouvelles écritures, y compris celles des Anouveaux, ainsi que de les valider. Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le lettrage et le pointage sont récupérés. Le client et l'expert ne peuvent jamais saisir d'écritures simultanément sur une période identique de manière à garantir la cohérence des écritures. Les modifications extra-comptables (lettrage, rapprochement) sont toujours accessibles sur toutes les périodes. La Synchro compta + intègre une gestion des conflits. Si un élément de base (compte de tiers ou un code analytique) est modifié à la fois par l'expert et par le client, un code de priorité s'applique. Pour des informations plus détaillées sur la gestion des conflits en Synchro compta +, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application. 1. Si vous souhaitez gérer l'échange de données par synchronisation, cochez l’option Synchro compta ou Synchro compta +. Modalité de transfert des données 2. Sélectionnez le sens du transfert des données : • Client  Expert : le client envoie des données à son expert-comptable. • Expert  Client : l'expert-comptable envoie des données à son client. 3. Choisissez le logiciel de destination : Ciel, Sage 30&100 ou Sage Expert (anciennement Coala), c'est-à-dire le logiciel vers lequel les données seront transférées. 4. Uniquement en mode Synchro compta + Selon l'accord que vous avez passé avec votre client ou avec votre expert-comptable, indiquez la personne choisie pour générer le journal des A-nouveaux : • expert-comptable : votre expert-comptable se chargera alors de la synchronisation des A-nouveaux. • client : votre client fera la synchronisation des A-nouveaux. Attention ! Vous devez synchroniser les écritures dans le même mode que votre client ou expert comptable, sans quoi il sera impossible de récupérer le fichier généré (XML). Il est toutefois possible de changer le mode de Synchro compta.81 Traitements Informations complémentaires expert-comptable 5. Saisissez le numéro de dossier qui est obligatoire puis le code de l'expert-comptable. Si le logiciel destinataire est Sage Expert, le code de l'expert-comptable est obligatoire. Pour plus d'informations sur les coordonnées de l'expert-comptable, reportez-vous au paragraphe “Coordonnées”, page 88. Dates Synchro compta+ (Uniquement en mode Synchro compta +) La date de la dernière synchro (date de fin de période) et la date de la dernière validation (date de fin de période inférieure ou égale à la date de Synchro compta) sont automatiquement renseignées. Divers (uniquement si le logiciel destinataire est Sage Expert) Si vous transférez vos données vers un logiciel Sage Expert (anciennement Coala), la partie Divers s'affiche en bas de la fenêtre. 6. Sélectionnez le compte collectif des clients ainsi que le compte collectif des fournisseurs, à l'aide de l'icône d'appel de liste. Vous pouvez créer un compte collectif directement en cliquant sur le bouton [Créer] situé en bas de la fenêtre Liste des comptes clients ou Liste des comptes fournisseurs.  Les comptes collectifs ne peuvent pas être utilisés dans les écritures. L'E-mail du serveur de médiation est proposé par défaut et permet de transférer votre fichier de Synchro compta par e-mail. Les écritures sont envoyées à Sage Expert qui les transfère ensuite à votre expert-comptable. 7. Ne modifiez pas cet e-mail sinon vous ne pourrez pas valider votre paramétrage. 8. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur le bouton [OK]. Lancez une Synchro compta  Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA La Synchro compta permet d'échanger des informations (émission et réception) de façon dynamique et rapide. Exemple • Le client exécute une synchronisation pour envoyer ses écritures à son expert-comptable. • L'expert récupère ces données et les traite. • L'expert renvoie les données après analyse et traitement. • Le client reçoit les données. Elles sont intégrées à son application. Il n'a aucune modification à effectuer. Attention ! Vous pouvez envoyer et récupérer les données comptables de votre expert ou client équipé d'un logiciel de comptabilité Ciel (Ciel Compta 2007 (version 13.00) ou Ciel Compta Evolution 2007 (version 6.00), Sage (Start Compta, Ligne 30, Ligne 100) ou Sage Coala Comptabilité.82 Traitements  Pour exécuter une Synchro compta, un assistant vous aide. Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant]. Transmettez des écritures en mode Synchro compta + Etape 1 : choix du traitement 1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette option vous permet de générer un fichier de données. Etape 2 : choix des écritures La fenêtre correspondant au sens du transfert défini dans les paramètres de Synchro compta s’affiche. 2. Dans les deux cas, vous devez sélectionner les écritures. Choisissez dans la liste déroulante le type d'écritures à envoyer : • Toutes : toutes les écritures (écritures déjà transmises, écritures non transmises) saisies depuis le début de l’exercice seront synchronisées. • Nouvelles : les écritures créées, modifiées, supprimées depuis la dernière émission ou la dernière réception seront synchronisées. 3. Si vous émettez des données dans le sens de transfert : • Client → Expert comptable, indiquez alors la Date de synchro.  Si la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un message vous informe d'un risque de distorsions sur les fichiers générés. • Expert comptable → Client, les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Pour cela, cochez l'option Oui et saisissez la Date de validation des écritures. Vous pouvez utiliser l'icône du Calendrier ou l'icône des Dates spéciales .  La date de synchronisation ou de validation doit obligatoirement être le dernier jour d’un mois. Par défaut, le logiciel affiche la date de fin de mois du mois précédent. Sens du transfert : Client → Expert-comptable Sens du transfert : Expert-comptable → Client83 Traitements Etape 3 : emplacement du fichier généré 4. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication défini par défaut. Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\Société Exemple.857779126\Communication\Recus. 5. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix. 6. Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option Oui puis saisissez l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client. Etape 4 : saisie d’un commentaire 7. Vous pouvez ajouter un commentaire à votre envoi. Saisissez-le dans la zone correspondante. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 9. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 10.Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour le fermer.84 Traitements Transmettez des écritures en mode Synchro compta (simple) Etape 1 : choix du traitement 1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette option vous permet de générer un fichier de données. Etape 2 : choix des données à transmettre Dans cette étape, vous choisissez les éléments que vous voulez transmettre. Vous avez plusieurs possibilités pour envoyer vos écritures, vous pouvez : • Transmettre les nouvelles écritures jusqu’à une date définie : cette option permet d’envoyer uniquement les nouvelles écritures que vous avez saisies depuis le début de l’exercice courant jusqu’à la date de votre choix. Les données de structure de votre comptabilité : plan de comptes, journaux, pointage, lettrage, etc, sont transmis par défaut. Le report des A-Nouveaux et la validation des écritures ne sont pas effectués.  Si la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un message vous informe d'un risque de distorsions sur les fichiers générés. • Avoir plus de critères pour transmettre : cette option permet de transmettre soit les nouvelles écritures saisies depuis la dernière Synchro compta soit toutes les écritures du dossier. Vous pouvez aussi valider les écritures, envoyer les écritures d’A-Nouveaux, transmettre ou non les données de base de votre comptabilité. • Transmettre l’intégralité du dossier : toutes vos écritures et toutes les données de votre comptabilité seront envoyées. Cette option est particulièrement utile si votre expertcomptable ne possède encore aucun élément de votre comptabilité. 2. Cochez l’option de votre choix. • Si vous choisissez l’option Transmettre les nouvelles écritures jusqu’au. Le logiciel indique par défaut la date de fin de mois du mois précédent. Vous pouvez indiquer une autre date et pas forcément une date de fin de mois. • Si vous cochez l’option Je souhaite avoir plus de critères pour transmettre, une étape supplémentaire s’affiche85 Traitements Etape 3 : paramètres supplémentaires. 3. Choisissez dans la liste déroulante le type d'écritures à envoyer : • Toutes : toutes les écritures de l’exercice courant (écritures déjà transmises, écritures non transmises) seront synchronisées. • Nouvelles : seules les écritures créées depuis la dernière émission seront synchronisées. 4. Par défaut, le logiciel affiche la date de début de l’exercice courant et la date de fin de mois du mois précédent. Si nécessaire, modifiez cette intervalle de dates. Vous pouvez utiliser l'icône du Calendrier ou l'icône des Dates spéciales.  Les dates ne sont pas obligatoirement des dates de début et de fin de mois. 5. Les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Pour cela, cochez l'option Oui. 6. Si vous voulez transmettre l’écriture d’A-Nouveaux, cochez l’option Oui. 7. Vous pouvez inclure ou non les données de base de votre comptabilité : plan de comptes, journaux, etc. Dans ce cas, cochez l’option Oui ou Non.86 Traitements Etape 4 : emplacement du fichier généré 8. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication défini par défaut. Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\Société Exemple.857779126\Communication\Recus. 9. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix. 10.Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option Oui puis saisissez l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client. 11.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 12.Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour le fermer. Recevez des écritures (en mode Synchro compta et Synchro compta +  Si l'option Messagerie a été sélectionnée lors de l'émission des données, vous recevez un e-mail .Vous devez enregistrer sur votre disque la pièce jointe reçue (fichier Zip) qui contient le fichier XML. Pour cela, utilisez la technique du «Copier/Coller». Attention ! Votre mode de synchronisation doit être le même que celui de votre client ou expert-comptable. Si vous recevez un fichier généré en mode Synchro compta + et que vous êtes en Synchro compta ou inversement, la récupération du fichier sera impossible.87 Traitements 1. Choisissez l'option Recevoir des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Pour récupérer le fichier XML transmis, cliquez sur l'icône de sélection . 3. La fenêtre Choisir le fichier s'ouvre. Sélectionnez le fichier dans le répertoire dans lequel vous l'avez préalablement enregistré.  Vous pouvez directement sélectionner le fichier au format Zip sans avoir à le décompresser. En effet, Ciel Compta récupérera automatiquement le fichier XML. 4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir] puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. 5. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 6. Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour le fermer. Historique  Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - HISTORIQUE L'historique affiche la liste de toutes les synchronisations effectuées. Consultez l'historique de la synchronisation sélectionnée Cliquez sur le bouton [Consulter]. Cette commande vous permet de visualiser le compte-rendu de la synchronisation sélectionnée. Le rapport de synchronisation au format Txt affiche le détail de l'opération. Supprimer l’historique de la Synchro compta sélectionnée Cette commande vous permet d’effacer le ou les historiques de votre choix. 1. Sélectionnez dans la liste le ou les historiques de Synchro compta à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui] pour valider. Purgez l’historique de synchronisation Cliquez sur le bouton [Purger]. Cette commande vous permet de purger l'historique de synchronisation et ainsi d'effacer tous les comptes-rendus existants.88 Traitements Importez ou exportez des écritures  Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES et EXPORTER DES ÉCRITURES Ces commandes sont destinées aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de votre expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations. Vous pourrez ainsi : • Créer un fichier d'export contenant les écritures d'un dossier, que ces écritures soient en brouillard ou validées. • Récupérer le fichier d'export pour intégrer dans un brouillard les écritures qu'il contient. Paramétrage Coordonnées  Menu ECHANGES - commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLES Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre expert-comptable. Dans la partie Expert-comptable, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable. Options pour l’import des écritures  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à effectuer lors de l’import. Par exemple, vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc. Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche ). Réglages de l’export au format Ciel  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel, notamment le format d’export (XImport, RImport, Ciel Compta), l’affichage et le contrôle des écritures avant leur transfert, etc. Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche ).89 Traitements Le format Ximport Ce format vous permet de créer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier est XIMPORT.TXT. Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours. Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées. Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit pas dépasser 137 caractères. Il doit avoir la structure suivante : N° de Mouvement 5 caractères Numérique Journal 2 caractères Alphanumérique Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ) Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ) N° de pièce 12 caractères Alphanumérique Compte 11 caractères Alphanumérique Libellé 25 caractères Alphanumérique Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique Crédit-Débit 1 caractère (D ou C) N° de pointage 12 caractères Alphanumérique Code analyt./budgétaire 6 caractères Alphanumérique Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique Euro 1 caractère Alphanumérique Avec en plus pour le format Ciel 2003 : Version 4 caractères Alphanumérique Le séparateur décimal doit être une virgule. Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche.90 Traitements Exportez des écritures  Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix. Les écritures pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres logiciels : Sage Expert (anciennement Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX. A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export : • Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert (Coala) ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid. 1. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adéquat. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche. • Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel email.  Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur Universel. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à inclure, par exemple l’export des écritures vers Sage 30 ou Sage 100.91 Traitements 3. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte. Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit : • Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois que vous définissez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la fourchette de numéros que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le code seront sélectionnées. 4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes : • Écritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis pré- cédemment seront exportées. • Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. 5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur des comptes. 6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les envoyer. Pour cela, cochez la case Voir les écritures avant le transfert. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. 8. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient vos écritures comptables.92 Traitements 9. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].  A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. • Si vous avez opté pour une sortie Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail adressé à votre expert-comptable. Il ne vous reste plus qu’à envoyer l’e-mail. • Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine ouverture du fichier concerné. Importez des écritures  Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES Cette commande peut être utilisée : • par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable (écritures de bilan, par exemple), • par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité. Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage Expert (Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX, Cote Ouest, Gestimum, Quadratus peuvent être intégrées dans Ciel Compta. A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. 1. Sélectionnez l’éditeur de logiciel dans lequel les écritures ont été générées : • Ciel : vos écritures proviennent d’un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote Ouest, Gestimum. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Compta et qu’elles n’y sont pas encore intégrées, ces écritures sont attente. Ciel Compta les détecte et les importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation a été effectuée.  Tant que les écritures ne seront pas importées dans Ciel Compta, à l’ouverture du dossier destinataire, un message vous demandera de confirmer l’importation. • Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche Attention ! Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être importé.93 Traitements et vous avez les formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 4. Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche. Une fois que vous avez vérifié les écritures, cliquez sur le bouton [Continuer]. 5. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comporte des numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer.  Les formats d’import, exceptés RImport et Ciel Compta, n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture.Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. Importez une balance  Menu ECHANGES - commande IMPORTER UNE BALANCE 1. Sélectionnez le fichier de la balance à récupérer. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Une fenêtre s'affiche. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le journal des A-nouveaux. 3. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message s’affiche et vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. Exportez une balance  Menu ECHANGES - commande EXPORTER UNE BALANCE Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un autre logiciel. 1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (au format .Txt). 2. Cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de94 Traitements votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail. La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche. 3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la période d'exercice qui sera considérée par défaut. 4. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.Gestion des dossiers96 Gestion des dossiers La sauvegarde / restauration Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Sauvegarde sur support  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde. • Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original. 3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Sauvegarde en ligne  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE Vous pouvez sauvegarder vos données en ligne avec Ciel e-Sauvegarde. Ce système de sauvegarde permet de conserver les données de votre logiciel hors des locaux de l'entreprise. La mise en oeuvre et l'utilisation de Ciel e-Sauvegarde nécessitent une connexion Internet qui est utilisée lors de : • l’abonnement au service Ciel e-Sauvegarde, • la création/modification du site à l'aide d'un assistant, • l'accès au site pour télécharger une sauvegarde archivée, Attention ! Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.97 Gestion des dossiers • la réalisation d'une sauvegarde en ligne. Consultez le Manuel de référence, Menu Dossier, § Sauvegarde/Restauration. Restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant].98 Gestion des dossiers La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous voulez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les si besoin. 5. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Dans la dernière étape, cliquez sur le bouton [Restaurer] lancer la restauration.Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution100 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution Les prévisions Uniquement dans Ciel Compta Evolution  Menu LISTES - commande PRÉVISIONS Si vous gérez une comptabilité budgétaire prévisionnelle, vous devez créer des codes prévisionnels. La commande PRÉVISIONS du menu LISTES regroupe les codes prévisionnels que vous créez. Elle vous permet de créer, modifier ou supprimer un code prévisionnel. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle prévision s’affiche. 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis l'intitulé. 3. Pour afficher les totaux, cochez la case correspondante. La fenêtre affiche une partie supplémentaire : Totaux. Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones de cette partie qui indiquent les prévisions établies pour ce code prévisionnel sur l'exercice précédent, sur l'exercice en cours et sur le prochaine exercice. Ces totaux sont calculés automatiquement lorsque l'onglet Budgets d'un compte est renseigné. Détaillez les budgets sur un ou plusieurs comptes Après avoir défini le code prévisionnel et son intitulé, indiquez les comptes ou la racine de comptes sur lesquels vous souhaitez définir un budget. Ajouter un compte 1. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton . Vous obtenez la liste de tous les comptes. 2. Sélectionnez le compte de votre choix puis cliquez sur [OK]. Ajouter une racine de compte 1. Pour ajouter une racine de comptes, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin du bouton [Ajouter] puis sélectionnez la commande une racine. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez la racine des comptes à ajouter puis cliquez sur [OK]. Définir le budget d’un compte  La saisie des budgets s'effectue au niveau de la fiche du compte, onglet Budgets. 1. Dans la partie Liste des comptes de prévisions de la fenêtre, double-cliquez sur la ligne correspondant au compte. La fiche du compte s'ouvre. 2. Cliquez sur l'onglet Budgets puis renseignez les différentes zones. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le budget. Pour valider la création de la prévision, cliquez sur le bouton [OK].101 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution Gérez une comptabilité multi-devises Uniquement dans Ciel Compta Evolution Déclarez la gestion multidevise  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES puis COMPTABILITÉ - onglet Devises Pour pouvoir enregistrer des écritures dans différentes devises, vous devez impérativement cocher l'option Gestion du multi-devises dans les paramètres du dossier. Définissez les devises utilisées  Menu LISTES - commande DEVISES Préalablement à la saisie des écritures, vous devez créer les différentes devises utilisées. A ce stade, vous pouvez saisir les derniers taux connus de la devise, à la date de fixation de chacun, consulter l'évolution des taux sous forme de graphique ; et convertir rapidement le montant d'une devise en euros. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la devise à créer puis cliquez sur [OK]. La fenêtre Nouvelle devise s'affiche. 3. Le libellé de la devise est proposé par défaut selon le code choisi précédemment. Vous pouvez le modifier 4. Précisez le nombre de décimales autorisées. 5. Définissez la date à laquelle le taux saisi a été fixé. Par la suite, aucun taux ne pourra être défini à une date antérieure à la date saisie lors de la création de la devise. 6. Saisissez le dernier Taux connu de la devise. 7. Validez la création de la devise en cliquant sur [OK]. Modifiez en cours de saisie le taux de la devise utilisée  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉS - Options de saisie Pour que vous puissiez modifier le taux de la devise directement en cours de saisie, vous devez préalablement cocher l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables du dossier. Saisissez une écriture en devises  Menu SAISIES - commande SAISIES EN DEVISES Si vous gérez une comptabilité multidevise, vous devez impérativement utiliser une des commandes du sous-menu SAISIES EN DEVISES pour enregistrer vos écritures. Tous les modes de saisie y sont proposés. Ils sont similaires à ceux utilisés pour enregistrer des écritures en euros. Indépendamment du mode de saisie utilisé, une zone supplémentaire Devise est présentée dans l'entête des fenêtres de saisie que vous obtenez par les commandes SAISIES EN DEVISES.102 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 1. Indiquez la devise que vous voulez utiliser. Le bouton ouvre la liste des devises. 2. Si vous avez coché l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables, la zone Taux présentée dans l'entête de la fenêtre est active. Par défaut, le taux est proposé en fonction de la date de l’écriture. Vous pouvez le modifier en saisissant le nouveau taux directement dans la zone. Conséquences sur la saisie et la liste des écritures Une fois la devise et son taux définis, vous saisissez vos écritures comme vous en avez l’habitude. Les montants sont exprimés dans la devise choisie. Dans la liste des écritures, vous retrouvez le détail du mouvement avec dans les colonnes Montant débit et Montant crédit les montants exprimés en devises. Les éditions en devises Dans les éditions, le critère Les écritures dont la devise est permet d'imprimer les écritures dans la devise de votre choix. Pour cela, cochez l'option et sélectionnez la devise à prendre en compte. Pour inclure toutes les écritures dans la monnaie du dossier, décochez cette option. Constatation des écarts de conversion Si vous voulez saisir l'écriture de règlement en euros d'une facture saisie en devises ou inversement, un écart de conversion peut être constaté au moment de l’enregistrer. Pour être informé du constat d'une différence de conversion, immédiatement après l’enregistrement de l'écriture : 1. Sélectionnez la facture concernée dans la liste des factures non lettrées. 2. Si vous souhaitez lettrer l’écriture directement après sa validation, cochez la case Lettrage à la validation de l'écriture. 3. Cliquez sur [Régler] pour basculer l'écriture en saisie de règlement. 4. Après avoir complété les éléments manquants, validez l'écriture de règlement en cliquant sur [Enregistrer]. 5. Si vous avez coché la case Lettrage à la validation de l'écriture, confirmez le lettrage. Si un écart de conversion est constaté, la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement affiche l'écriture pour l'écart de conversion et vous demande si vous souhaitez l'enregistrer.103 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution Les immobilisations Uniquement dans Ciel Compta Evolution  Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS A propos des immobilisations Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Compta Evolution, il est tout à fait probable que vous ayez déjà amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements. Vous devez donc tout d'abord créer une fiche pour chacune des immobilisations existantes. Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours. Voir Reprise d’antériorité, page 109 Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et mettez à jour les fiches Immobilisations. A propos des crédits-bails Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.  L’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée et vous pouvez aussi générer les écritures de redevances si vous déclenchez leur enregistrement. La liste des immobilisations Elle présente le détail de chacune des fiches Immobilisations ou Crédits-bails existantes. A ce stade, vous pouvez : • créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails, • réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut, • recalculer les dotations à la date de votre choix, • effectuer un virement de poste à poste, • acquérir un crédit-bail, etc. Affichez toutes les immobilisations et tous les crédits-bails • Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices antérieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il n'y a plus lieu de calculer leur amortissement et dotation. Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AA, située sous la liste des immobilisations. Exemple : si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2011, il vous est proposé d’afficher aussi les immobilisations sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2011.104 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution • Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste. Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure à la date de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste.  Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible via le bouton ). Vous pouvez également activer différentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE, ÉCRITURE D'ACHAT ou DE CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL (clic droit). La fiche d'une immobilisation Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, double-cliquez sur une fiche pour l’ouvrir. Celle-ci est composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d'un crédit-bail. L'onglet Fiche Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la Date d'achat, la Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc. Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Fournisseur, etc. L'onglet Complément Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une immobilisation constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le numéro de Pièce comptable. Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note texte. L'onglet Plan Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement.105 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution L'onglet Historique Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation divisible. L’onglet Crédit-bail  Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail. Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables. Saisissez une immobilisation ou un crédit-bail 1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES et cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail]. 3. Pour poursuivre la création, reportez-vous au paragraphe “Saisissez une immobilisation”, page 105 ou “Saisissez un crédit-bail”, page 107. Saisissez une immobilisation 1. Activez la commande LISTES DES IMMOBILISATIONS du menu IMMOBILISATIONS, puis cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur ou sur . Le curseur passe à la zone suivante. 3. Saisissez alors Poste serveur en Libellé. Passez à la zone suivante. 4. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur le bouton liste situé en fin de zone. Dans l’onglet Fiche 1. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à titre d’exemple, indiquez : • la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique • sa Localisation : Siège social • son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro 2. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/02/2008. La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par exemple lors de l'acquisition d'un matériel qui est mis en service un certain temps après l'achat. 3. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire. Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement diffé- rente de celle de la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02). 4. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone Taux de TVA.106 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 5. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement. Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement. Nous avons saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation. En effet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties. Voir Reprise d’antériorité, page 109 Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Voir Calculez les immobilisations, page 110 Dans l'onglet Complément 1. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n° interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des Entreprises). 2. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible puis indiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité. 3. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière. 4. En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considé- rée dans certains états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont ignorées dans les différentes éditions.  Le bouton Commentaire ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel commentaire pour l'immobilisation affichée. Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou par importation. L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de créer ; l'onglet Historique est vide. Enregistrez l’immobilisation et l’écriture d’achat 1. Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK]. 2. Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'écriture d'achat. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture d'achat).107 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution Saisissez un crédit-bail Saisissez le Code du crédit-bail, le Libellé puis passez à la zone suivante.  A la création du crédit-bail, le N° de compte est inaccessible puisque le bien n'appartient pas encore à l'entreprise. Dans l’onglet Crédit-bail  Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail. 1. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois dans la liste déroulante. 2. Saisissez la durée du bail. 3. Indiquez la date de la première échéance des redevances. 4. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous procéderez à l'acquisition du crédit-bail. 5. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances. 6. Indiquez le Taux de TVA applicable aux redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. Les montants des engagements restants calculés par le logiciel ne sont pas modifiables. La case Comptabilisé est cochée lorsque l’écriture correspondante est passée en comptabilité.  La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement. Cas des redevances variables Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez plusieurs possibilités : • modifier manuellement les montants des redevances, en double-cliquant dans une cellule et en saisissant le montant • utiliser les options de calcul automatisé disponible via un clic-droit sur la ligne. Le logiciel recalcule alors les échéances.  Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides. Dans l’onglet Fiche 1. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives mais utiles pour les recherches et le classement. Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement théorique ainsi que de calculer l'état Valeurs nettes des immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis directement. 2. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance.108 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 3. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce montant est alors reporté dans la zone Valeur fiscale. 4. Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire. 5. Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation théorique du bien. Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs aux amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un créditbail. Dans l’onglet Complément et Plan • L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encore nécessaire de renseigner ces zones. • L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail. Dans l’onglet Enregistrement Cet onglet permet de déterminer l’enregistrement des écritures de redevances. Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures. 1. Pour activer l’enregistrement automatique des écritures, cochez la case Passer l’écriture automatiquement. 2. Les écritures sont générées en fonction des dates de redevances définies dans l’onglet Crédit-bail. Vous pouvez enregistrer l’écriture avant ces dates, pour cela saisissez le nombre de jours à prendre en compte avant la date de la redevance. 3. Le Libellé est renseigné par défaut. Si celui proposé ne vous convient pas, saisissez un autre libellé. 4. Vous pouvez compléter l’intitulé de l’écriture avec la date de la redevance. Pour cela, cochez la case Ajouter la date de la redevance au libellé. Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement. 5. Le journal de Banque est en général utilisé pour ce type d’opérations. Si vous n’êtes pas dans ce cas, sélectionnez le journal sur lequel les redevances sont enregistrées en cliquant sur l’icône . 6. Indiquez le compte de banque ou fournisseur ainsi que le compte de redevances de créditbail. Le compte de redevances est le plus souvent un compte de charge 612. 7. Si votre comptabilité est analytique, choisissez le Code analytique du compte de redevance. L'icône permet d'en affecter plusieurs. 8. Sélectionnez le Mode de paiement utilisé pour les écritures de redevances.  Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devrez passer par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS du menu SAISIES.109 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution Reprise d’antériorité Votre logiciel vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en «bloquant» la valeur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous choisirez alors la date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée. 1. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes, cochez la case Valeur bloquée (dans l’onglet Fiche de la fiche immobilisation). 2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le 31 décembre de l'exercice précédant celui en cours. 3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en place de vos immobilisations dans votre logiciel). Méthode de calcul La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux manières : • Etalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices, • Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice. Le plan d'amortissement Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs suivantes : Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente. Pour la première année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur résiduelle en cas de Valeur bloquée Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement. Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année. Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation. Amortissement linéaire Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période d'amortissement est constante. Cette annuité est calculée par rapport à un taux approprié à la valeur du bien. Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en service indiquée dans la zone Date de début. Dans ce cas, la première annuité sera réduite prorata temporis pour tenir compte de la période écoulée depuis la date de mise en service jusqu'à la date de clôture.  Symétriquement, la dernière annuité sera également réduite prorata temporis, si nécessaire. Amortissement exceptionnel Certaines immobilisations donnent droit à un type d'amortissement exceptionnel. En effet, l'amortissement est destiné à compenser une dépréciation subie par des éléments d'actif. Dans le cas d'éléments soumis à une dépréciation anormale, les110 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution entreprises peuvent avoir recours à l'amortissement exceptionnel qui prend en compte l'évolution de la technique, l'aléas d'une fabrication, l'état du marché, etc. Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-même le plan d'amortissement : • Double-cliquez sur la colonne Dotation pour saisir la valeur de chaque année que vous affiche le logiciel. Appuyez sur la touche pour valider chaque annuité. Amortissement dégressif L'amortissement dégressif, calculé selon un barème spécifique, intervient dans le cadre de l'acquisition de biens d'équipements, autres que les immeubles d'habitation, les chantiers et les locaux servant à l'exercice de la profession, ainsi que tous les investissements hôteliers (immeubles ou matériels). Traitements Calculez les immobilisations Le bouton [Calculer au] vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour une date donnée. Cela peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette fonction met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée. 1. Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées dans la liste puis cliquez sur le bouton [Calculer au]. La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche. 2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations. Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou en utilisant l'icône d'appel du calendrier . Vous noterez la présence de l'icône en forme de triangle qui vous propose des périodes pré-programmées : date du jour, fin de semaine, etc. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de calcul. Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle seront alors recalculés. Sortez une immobilisation  La sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations à l’aide du bouton [Sortir]. Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de l'immobilisation correspondante afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values réalisées et, d'autre part, de stopper le calcul des amortissements. Il s’agit d’une cession.111 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou obsolète, vous le sortez des immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut. Mise au rebut L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut d'une immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation s’affiche. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 3. Sélectionnez le Type de sortie Mise au rebut puis validez la sortie en cliquant sur le bouton [OK]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été mise au rebut apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession totale d'une immobilisation La cession totale intervient dans le cas d'une vente. Exemple Vous souhaitez revendre un de vos ordinateurs. La sortie de cette fiche d'immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche concernée puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation apparaît. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date de travail). 3. Sélectionnez le Type de sortie Cession. 4. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut. Le Prix TTC s'affiche automatiquement. 5. Indiquez le nom de l'Acheteur. Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement les plus ou moins values à court et long terme, la TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui servira à déterminer la plus ou moins value.112 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 6. cliquez sur le bouton [OK]. Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation, cliquez sur le bouton [Oui]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession partielle d’une immobilisation Votre logiciel autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément. Imaginons un ensemble de chaises de bureau immobilisé sous une seule fiche. Vous pouvez céder ou mettre au rebut une partie de cet ensemble. Dans ce cas, l'option Immobilisation divisible doit être cochée dans l'onglet Complément de la fiche de l'immobilisation. Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que l'immobilisation est divisible et vous demande si vous souhaitez la sortir Totalement ou Partiellement. Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous l'avons expliqué précédemment. Par contre, si vous cliquez sur Partiellement la fenêtre Sortie partielle de l’immobilisation s’affiche. 1. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation car lors de l'enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle immobilisation avec ce code et les valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie. 3. Indiquez le Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération. 4. Vous disposez de trois possibilités pour la cession partielle d’une immobilisation :113 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution • indiquez directement un montant correspondant à la Valeur à amortir. • indiquez dans la zone Quantité le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. • indiquez un Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. 5. cliquez sur le bouton [OK]. Vous obtenez alors la fenêtre proposée lors de la sortie d'une immobilisation. Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu précédemment. L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant à la partie conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de l'opération (date, type de sortie, valeur d'origine du bien immobilisé et valeur restante) que vous pourrez consulter depuis l'onglet Historique de la fiche immobilisation. Enregistrez l’écriture de cession Lorsque vous avez effectué une sortie d'immobilisation, un message vous propose d'enregistrer l'écriture de cession. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture de cession depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture de cession). Acquérez un crédit-bail Si votre entreprise choisi d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous devez basculer ce crédit-bail en immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture d'acquisition correspondante. 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche du crédit-bail et cliquez sur le bouton [Acquisition crédit-bail]. Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées seront utilisées pour calculer un nouveau plan d'amortissement. 2. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations seront reprises dans la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date de début. Si vous acquérez le bien avant la fin du bail, indiquez la date d'acquisition qui a été conclue.114 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez renseigné le prix d’achat contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement dans cette zone. 4. Cliquez sur le bouton [OK].  La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être modifié. Vous devez impérativement renseigner le N° de compte et la durée de l'amortissement. Révisez une immobilisation Modification du plan d'amortissement suite à l'application des nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10. Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : • révision de la durée d'amortissement • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat • nouvelle approche par composant des immobilisations.  Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le menu AIDE. Familles Uniquement dans Ciel Compta Evolution  Menu IMMOBILISATIONS - commande FAMILLES Les familles sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par famille selon un critère de votre choix. 1. Pour créer une famille, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Saisissez le Code puis le Libellé de cette nouvelle famille. 3. Indiquez le Type d'amortissement ainsi que la Durée d'amortissement qui seront affectés par défaut aux diverses immobilisations rattachées à cette famille. Vous pourrez les modifier par la suite. Pour ouvrir la liste des types d’amortissements, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone. 4. Pour valider la création de la nouvelle famille, cliquez sur le bouton [OK]. Attention ! A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations.115 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution Localisations Uniquement dans Ciel Compta Evolution  Menu IMMOBILISATIONS - commande LOCALISATIONS Lorsqu'une entreprise est répartie sur plusieurs sites, il est nécessaire de préciser l'endroit où se trouve chaque immobilisation. Toutes les immobilisations sont alors rattachées à des codes localisations afin de faciliter ensuite l'inventaire physique du parc. Les localisations sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par localisations selon un critère de votre choix. 1. Pour créer une fiche localisation, cliquez sur le bouton [Créer] puis renseignez les zones Code et Libellé. 2. Pour valider la création de la nouvelle localisation, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la fenêtre, ou sur le bouton [OK et créer] qui permet de valider la création d’une nouvelle localisation et d’en recréer une autre immédiatement, car la fenêtre Nouvelle localisation reste active. Virements Uniquement dans Ciel Compta Evolution  Menu IMMOBILISATIONS - commande VIREMENTS Effectuez un virement Le bouton [Virement] de la fiche Immobilisation vous permet d'effectuer les changements de compte comptable d'une immobilisation d'un exercice à l'autre. En effet, une fois que vous avez saisi la fiche Immobilisation d'un ordinateur (par exemple), le seul moyen de modifier le N° de compte que vous avez affecté à cette immobilisation est d'effectuer un virement de compte à compte. 1. Sélectionnez la fiche d'immobilisation concernée puis cliquez sur le bouton [Virement]. 2. Dans la fenêtre Nouveau virement, précisez la date du virement (date système par défaut), ainsi que le nouveau compte. Le bouton présenté en fin de zone vous permet de consulter la liste des comptes. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer ce virement.  Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création du virement et d’en effectuer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau virement reste active. 4. Un message vous propose d'enregistrer l'écriture de virement de l'immobilisation. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture correspondante depuis la liste des vire-116 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution ments : clic droit sur le virement, puis commande Ecriture de virement. Les changements d'affectation de comptes interviennent dans les éditions suivantes : • Dotations mensuelles • Etat préparatoire 2054-2055 La liste des virements Depuis la liste des virements, vous pouvez gérer tous les virements effectués. Supprimez un virement 1. Sélectionnez le virement souhaité puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton (Oui]. Générez l’écriture comptable correspondant à un virement 1. Sélectionnez le virement souhaité puis ouvrez le menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Choisissez la commande ÉCRITURE DE VIREMENT. 3. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. Ecritures de dotations Uniquement dans Ciel Compta Evolution  Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉCRITURES DE DOTATIONS Cette commande permet de générer les écritures de dotations aux amortissements et les écritures de régularisation des immobilisations cédées.  Si vous avez saisi de nouvelles fiches ou modifié le contenu de certaines, nous vous conseillons de lancer le recalcul des dotations aux amortissements. Voir Calculez les immobilisations, page 110 1. Choisissez le journal dans lequel les écritures vont être enregistrées. 2. Pour que les écritures générées soient centralisées par compte, cochez la case Centralisation par compte. Pour générer les écritures de régularisation des immobilisations cédées, cochez la case Régularisation des cessions. 3. Par défaut, dans la partie Période, le logiciel vous propose le calcul des dotations de l’exercice en cours. Vous pouvez cependant indiquer un intervalle de dates ou le mois pour lequel vous souhaitez générer les écritures. 4. Modifiez le Libellé des écritures de dotations si vous le souhaitez. Si vous avez coché la case Régularisation des cessions, indiquez le libellé des écritures de régularisation dans la zone Régul. cessions. Vous pouvez ajouter le code immobilisation à ce libellé en cochant la case correspondante. 5. Choisissez le type d'enregistrement des écritures (Brouillard, Validation ou Simulation) puis cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer le traitement.117 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution Inventaire Uniquement dans Ciel Compta Evolution  Menu IMMOBILISATIONS - commande INVENTAIRE L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant, d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique. La gestion des codes-barres Les codes-barres sont générés automatiquement à partir des codes localisations et immobilisations affectés lors de la saisie de la fiche immobilisation ; aucune manipulation n'est donc nécessaire pour établir ces codes. Plusieurs types d'étiquettes à associer physiquement à vos localisations et à vos immobilisations sont disponibles depuis le menu Immobilisations, commande États immobilisations - Autres états. La commande INVENTAIRE du menu IMMOBILISATIONS ouvre une fenêtre regroupant toutes les immobilisations recensées. Pour inventorier une immobilisation, vous avez deux possibilités : la saisie manuelle du stock physique des immobilisations ou la saisie automatique du stock physique. Après chaque saisie, l'immobilisation apparaît en couleur dans la localisation spécifiée : • en bleu : l'immobilisation se trouve dans la bonne localisation, • en rouge : l'immobilisation est mal localisée. Saisie manuelle 1. Cliquez sur le bouton [Saisie manuelle]. Une fenêtre s’affiche : 1. Sélectionnez la localisation de l’immobilisation à recenser. 2. Choisissez l’immobilisation puis saisissez sa quantité. Si votre immobilisation n’est pas divisible, la quantité est égale à 1. 3. Si vous souhaitez prendre en compte les immobilisations sorties, cochez la case correspondante.  Si vous saisissez deux immobilisations de même code dans la même localisation, la quantité de cette immobilisation augmente d'une unité. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Saisie automatique La saisie automatique de l'inventaire se fait par lecture optique. Pour effectuer un inventaire automatique, il est préférable de posséder un lecteur optique relié à un poste portable. 1. Cliquez sur le bouton [Saisie auto]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, la saisie du code Localisation et du code Immobilisation s'effectue par lecture optique et votre logiciel vous les indique.118 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution Pour plus de détails sur les inventaires, reportez-vous au manuel de référence disponible dans le menu AIDE. Récupération Ciel Immobilisations Uniquement dans Ciel Compta Evolution  Menu IMMOBILISATIONS - commande RÉCUPÉRATION CIEL IMMOBILISATIONS Cette fonction permet de récupérer les immobilisations saisies dans Ciel Immobilisations. Vous possédez une version de Ciel Immobilisations inférieure ou égale à 10.0 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le dossier à récupérer. Vous possédez une version de Ciel Immobilisations supérieure ou égale à 11.0 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans l'explorateur, sélectionnez le fichier .sgimo à récupérer. Les états immobilisations Uniquement dans Ciel Compta Evolution  Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS Cette commande regroupe tous les états disponibles liés à la gestion de vos immobilisations : • Dotations. • Plus et Moins values. • Réintégrations fiscales. • TVA à reverser. • Tableau des immobilisations. • Export des immobilisations. • Stats immobilisations. • Crédit-bails. • Autres états : étiquettes, immobilisations par compte, etc. Pour plus de détails, consultez l’aide en ligne intégrée à l’application (Touche ).119 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution Infos perso. Uniquement dans Ciel Compta Evolution  Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Les infos perso. sont des rubriques que vous créez. Ces rubriques personnalisées sont soit associées aux comptes soit aux lignes d’écritures. Vous pourrez renseigner vos rubriques des lignes d’écritures dans les grilles de saisie (saisie standard, saisie kilomètre) et vos rubriques des comptes dans l’onglet Infos Perso. du compte (menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES). 1. Pour créer des Infos perso., sélectionnez Comptes ou Lignes modèles écritures et cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur s'affiche. 3. Saisissez le nom de la rubrique et choisissez son type en cliquant sur le bouton . S'il s'agit d'un Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés. 4. Si votre rubrique contient des valeurs numériques, cochez la case Totalisable afin de pouvoir obtenir le total de cette rubrique dans la liste des écritures. 5. Vous pouvez également ajouter une formule à la rubrique qui sera calculée en temps réel. Pour cela, cliquez sur l’icône afin d’ouvrir l’éditeur de script. Pour plus de détails sur les formules, reportez-vous aux Annexes via le menu AIDE. 6. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK].120 Index A Afficher menus découverte/standard 13 Amortissement dégressif 110 exceptionnel 109 linéaire 109 plan 109 Analytique 40 Annuler une écriture validée 61 A-nouveau 50 Archivage DGFiP 77 Assistant création de dossier 21 de saisie 51 Top clôture 77 B Balance 70 agée 74 exporter 93 Barre d’actions 15 de navigation 15 Besoin d’aide 19 Bilan 75 Bordereau de remise en banque 75 Brouillard 63 imprimer 72 valider 63 Budget 32 C Chéquiers 37 Clôture 77 Compte banque 33 contrepartie 35 modifier 27 tiers 27 TVA 33 Compte de résultat 75 Contrepassation 61 Crédit-bail acquérir 113 saisir 107 D Déclaration de TVA 73 Devises 101 Documentation 8 Dossier créer 21 restaurer 97 sauvegarder 96 E Echéancier 74 Ecritures écritures types 52 en brouillard 50 en simulation 51 enregistrer 50 importer/exporter 88 saisir 43 validées 50 Encours clients 74 Environnement de travail 14 Etats clients et fournisseurs 74 comptables 70 fiscaux 75 Exercice clôturer 77 rouvrir 77 Exports balance 93 écritures comptables 90 F Format d’import 38 Frais kilométriques 47Copyright 2012 Ciel Manuel de découverte Ciel Compta Millésime et Évolution - MAN_WKE - V19.0/12.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel G Grand livre 70 I Immobilisations cession partielle 112 cession totale 111 fiche 104 inventaire 117 liste 103 mise au rebut 111 reprise d’antériorité 109 réviser 114 saisir 105 sortir 110 Importer des écritures 92 Impressions imprimante 68 types 68 Imprimer balance 70 balance agée 74 bilan 75 bordereau de remise en banque 75 brouillard 72 compte de résultat 75 déclaration de TVA 73 échéancier 74 encours clients 74 états préparatoires fiscaux 75 grand livre 70 journaux 71 lettre de pénalités de retard 75 relances clients 74 soldes intermédiaires de gestion 75 Infos perso 119 Intuiciel 15 J Journaux 35 L Lettrage automatique 57 manuel 58 Lettre de pénalités de retard 75 N Normes CRC 2002-10 114 P Plan d’amortissement 109, 114 Pointage manuel 60 R Rapprochement bancaire 59 Rapprocher écriture /règlement 57 Relancer un client 74 Relation Expert 88 Relevés d’identité bancaire 37 Restauration 97 S Saisie assistant Top Saisie 51 guidée 48 modes de saisie 43 standard 44 Sauvegarde 96 Soldes Intermédiaires de Gestion 75 Synchro compta emission 84 paramètres 79 Synchro Compta + émission 82 réception 86 T Trésorerie prévisionnelle 65 Trouvtoo© 18 TVA déclaration 73 télédéclaration 73 Manuel de découverte Ciel Facturation Facile Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel.Contenu de votre boîtier Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez : • le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel et son manuel de référence au format PDF • le certificat d'authenticité, vous donnant l'assurance que votre logiciel est un produit authentique Ciel, et sur lequel vous trouverez votre numéro de licence, demandé lors du référencement Configuration minimale requise • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur) • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) • 512 Mo de Ram • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom • Imprimante : laser, jet d'encre • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Fonction PDF : Adobe Reader 5 (ou supérieur) • Fonctions «Intuiciel» : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur). Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaires respectifs.Sommaire Découverte ......................................................................................... 6 Aides et documentations .....................................................................7 Commencer à travailler.......................................................................8 Environnement ................................................................................10 Création d’un dossier........................................................................ 13 Choisir la méthode de création du dossier ...........................................14 Créer un dossier en mode rapide........................................................15 Créer un dossier en mode détaillé ......................................................18 Prise en main ................................................................................... 22 Les clients.......................................................................................23 Les articles .....................................................................................25 La saisie document ..........................................................................27 Créer un devis .................................................................................28 Facturer un client.............................................................................30 Les règlements ................................................................................33 Établir un avoir ................................................................................35 Autres fonctionnalités ...................................................................... 36 Mot de passe...................................................................................37 Sauvegarde ....................................................................................39 Restauration ...................................................................................40 Purge .............................................................................................41 Historique des archives .....................................................................43 Index................................................................................................ 44Découverte7 Découverte Aides et documentations La documentation La documentation de votre logiciel est structurée en trois manuels, au format PDF, accessibles depuis le menu Aide : • Le Manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. • Le Manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Facturation Facile dans le détail. Si vous souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de consulter ce document. • Le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec une ancienne version.  Vous pouvez consulter et imprimer ces documentations à l'aide d'Adobe Reader©. Naviguer dans les manuels Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information recherchée : Les signets La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre. • Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant. Le sommaire Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Là encore, vous affichez le paragraphe correspondant en cliquant sur le titre de votre choix. Si vous souhaitez obtenir plus de détails sur ces possibilités de consultation lorsque le manuel est ouvert consultez l'aide intégrée de l'application Adobe Reader©. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Facturation Facile, des informations utiles.8 Découverte Commencer à travailler Nous vous invitons à découvrir votre logiciel en utilisant le fichier d'exemple. Ensuite, vous passerez à la création de votre fichier et, progressivement, vous découvrirez chacune des fonctions du logiciel. Démarrer Ciel Facturation Facile Pour démarrer votre logiciel, double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le Bureau de votre ordinateur ou bien : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Activez les commandes PROGRAMMES - CIEL - FACTURATION FACILE. 3. Cliquez sur CIEL FACTURATION FACILE. Attention ! Si vous ouvrez le fichier d'exemple, n'oubliez pas ensuite de créer un nouveau dossier (une nouvelle société) pour vos propres données (Menu DOSSIER, commande NOUVEAU).9 Découverte Ouvrir le dossier d'exemple Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons d'ouvrir le dossier d'exemple : 1. Cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . 2. Le fichier exemple RF COMPTOIRS s’ouvre alors. Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, etc. Lorsque vous installez l’application, seul le dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés, dans la fenêtre affichée par le bouton .  Un seul dossier peut être ouvert à la fois. 10 Découverte Environnement La fenêtre principale de l’application Les menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus. Vous trouverez une description détaillée de ceux-ci dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader). La barre d'actions Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principaux fichiers de votre dossier et aux différentes listes du logiciel (postes, écritures, etc.). Vous trouverez une description détaillée de la barre d’actions dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader). Espace de travail Barre de statut Intuiciel Barre de navigation (masquée par défaut) Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Bouton de fermeture de l’application Bouton de réduction et d’agrandissement11 Découverte La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Ces raccourcis peuvent : • appeler des fonctions du logiciel • ouvrir des applications ou des fichiers • présenter des images ou des notes texte • contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de boîtes aux lettres électroniques (Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire. Pour activer ou désactiver l’affichage de la barre de navigation, utilisez la commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION du menu FENÊTRES. Une coche située devant vous indique que l’affichage est actif. Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader). L’Intuiciel L'Intuiciel© est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire. Il est composé de trois onglets : Mon Bureau, Mon Tableau de bord, et Mes Etats et statistiques. Vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos États et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE du logiciel. Les recherches Trouvtoo Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement.12 Découverte 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur les 2 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . Pour annuler une recherche, cliquez sur . Besoin d’aide Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l'icône du bureau. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de téléphone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion.Création d’un dossier14 Création d’un dossier Choisir la méthode de création du dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU. Si vous venez de terminer la prise en main de Ciel Facturation Facile, fermez le fichier d'exemple en activant la commande FERMER du menu DOSSIER. Vous allez maintenant créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux du dossier. Lorsque vous activez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER, la fenêtre suivante s'affiche : 1. Dans la fenêtre Création, indiquez le Nom de votre société ou bien votre nom si vous exercez une activité libérale. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. Ciel Facturation Facile vous demande alors de choisir votre méthode de création : Mode de création rapide Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, date de début d'activité) sont à renseigner. Mode de création détaillé Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (modes de paiement, articles et clients). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. 3. Cochez l'option de votre choix puis lancez la procédure de création en cliquant sur le bouton [Suivant>]. Attention ! Ciel Facturation Facile vous permet de créer et de gérer un seul dossier.15 Création d’un dossier Créer un dossier en mode rapide  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création rapide. Étape : Raison sociale Vous accédez à la première fenêtre de l'assistant de création d'un dossier dans laquelle vous allez renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Dénomination de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Responsable de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de SIRET, le code APE (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intra-communautaire (N° TVA). 6. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). 7. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.16 Création d’un dossier Étape : Coordonnées et paramètres Cette étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 8. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 9. Indiquez vos paramètres en sélectionnant l’option correspondante : • si vous êtes assujetti ou non à la TVA. • si vous souhaitez facturer en TTC. 10.Indiquez la date de début d’activité. Elle correspond à la date de création de votre société et en aucun cas à la date de la première utilisation de votre logiciel. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier . 11.Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre fichier. 17 Création d’un dossier Étape finale Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Facturation Facile ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Afin de rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs. Voir Mot de passe, page 37. 12.Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Votre logiciel l’enregistre et l'ouvre automatiquement. Le nom du dossier ouvert est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale. 18 Création d’un dossier Créer un dossier en mode détaillé  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création détaillé. Vous devez définir l'ensemble des paramètres du dossier à travers les étapes suivantes : • Raison sociale. • Coordonnées et paramètres. • Modes de paiement. • Articles. • Clients. Nous ne détaillerons pas ici les trois premières étapes de la création qui sont similaires à celles que nous avons étudiées lors de la création rapide d'un dossier. Voir Créer un dossier en mode rapide, page 15. Après avoir renseigné vos coordonnées et paramètres, vous accédez à l’étape suivante. Étape : Modes de paiement Dans cette étape, vous allez créer vos Modes de paiement, sachant que les principaux sont déjà créés par défaut. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre vous permettant de saisir les différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Mode de paiement s’affiche. 2. Le mode de paiement doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé. Le Type correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces, Virement, Traite, etc.  Les types de paiement sont définis dans l'application, vous ne pouvez ni les modifier, ni en créer de nouveaux.19 Création d’un dossier 3. Choisissez le Type de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous cliquez sur le triangle de sélection . 4. Affectez le code de Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'affiche lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste . • La zone Échéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être effectué par le client. 5. L'option A réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier en cliquant sur l’icône . Une fenêtre dans laquelle vous allez renseigner les conditions de règlement de votre client concernant l'échéance de ses factures s'affiche.  Le bas de la fenêtre va se modifier en fonction du type de paiement que vous allez sélectionner. Dans le cas du type Chèque le logiciel va vous demander d'enregistrer les Informations chéquier. Pour le type Carte bancaire, vous devrez renseigner les Informations carte bancaire. Les autres types ne nécessitent que le compte. 6. Validez la création de la fiche Mode de paiement en cliquant sur [OK]. Ce mode de paiement est maintenant visible dans la liste. 7. Procédez de même pour les autres modes de paiement. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Articles Dans cette étape, vous allez créer vos Articles. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouvel Article s'affiche. 2. Définissez le Code (alphanumérique) de l’article. 3. Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des caractéristiques communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche dans les listes et les éditions. 4. Saisissez le Libellé complet de l'article. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. Si le libellé n'est pas suffisant ou si vous souhaitez préciser d'autres caractéristiques de l'article, utilisez la zone Description. Vous pouvez mettre en forme le texte saisi, en utilisant les outils présents en haut de la zone. Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les outils d'enrichissement du texte (Gras, Souligné, etc.).  Lorsque vous indiquez un libellé et une désignation, c'est la désignation qui est récupérée dans les pièces commerciales que vous créez. En revanche, en l'absence de désignation, c'est le libellé de l'article qui est repris. 5. Saisissez le Prix de revient de l'article soit le prix auquel vous l'avez acheté. 6. Saisissez le Prix vente HT soit le prix hors taxes auquel l'article sera facturé.20 Création d’un dossier Vous constatez que la valeur de la zone Marge HT est automatiquement renseignée. En effet, vous n'accédez pas à cette zone, calculée selon la formule : Prix vente HT - Prix de revient = Marge HT 7. Choisissez le Taux de TVA que vous utilisez pour l'article à l'aide du menu déroulant. Le Prix vente TTC est alors calculé automatiquement. 8. Choisissez votre Poste de recettes accessible à l'aide de l'icône d'appel de liste. 9. Validez la création de la fiche Article en cliquant sur [OK]. Cet article est maintenant visible dans la liste. 10.Procédez de même pour les autres articles. 11.Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Clients Dans cette étape, vous allez créer vos Clients. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Client. Le Code est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier. Pour de plus amples renseignements sur les paramètres facturation, consultez le Manuel de référence (chapitre Menu Dossier), disponible depuis le menu AIDE. 2. Saisissez le Nom du client. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. L'onglet Fiche 3. Dans l'onglet Fiche, indiquez les coordonnées complètes de votre client (adresse, télé- phone, télécopie, etc.). L'onglet Complément L'onglet Complément vous propose d'affecter une Famille. Les familles permettent de regrouper les tiers selon des caractéristiques communes. 4. Choisissez une famille à l'aide de l'icône d’appel de liste ou bien créez-en une nouvelle à l'aide du bouton [Créer]. 5. De la même manière, sélectionnez le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par votre client lors de ses règlements. Vous pourrez le modifier. L'onglet Contact Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, vous pouvez l’enregistrer dans l'onglet Contact. 6. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur le bouton [Créer un contact]. Vous pouvez créer plusieurs contacts pour chaque client.21 Création d’un dossier 7. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre dossier. Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Facturation Facile ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Pour rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs. Voir Créer un mot de passe, page 37. • Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Ciel Facturation Facile l’enregistre et l’ouvre automatiquement. Son nom est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale.  Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, activez l'option Société de la commande PARAMÈTRES du menu DOSSIER. Vous êtes maintenant prêt à travailler. Si vous avez complété les étapes 3, 4 et 5, vous disposez de toutes les informations nécessaires pour établir vos premiers devis et vos premières factures.Prise en main23 Prise en main Les clients La liste des clients  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS. Cette fenêtre présente deux onglets : les Clients, les Fournisseurs. La commande CLIENTS/TIERS ayant été appelée, c'est le lien Clients qui est actif. Les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer] permettent successivement d'ajouter un nouveau client, de modifier la fiche d'un client et de supprimer le ou les clients sélectionnés dans la liste. La liste elle-même possède de nombreuses propriétés et peut être personnalisée. Consultez le Manuel de référence pour plus de détails sur les fenêtres et les listes. Ouvrir une fiche client 1. Activez la commande CLIENTS/TIERS du menu LISTES. 2. Dans la liste des clients, double-cliquez sur la ligne correspondant à la fiche client que vous souhaitez ouvrir. Créer un client  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS, bouton [Créer] Par défaut le menu déroulant TYPE affiche Client. C'est donc un nouveau Code client qui vous est proposé. 24 Prise en main En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier. 1. Saisissez le Nom du client. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. L'onglet Fiche 2. Dans l'onglet Fiche, indiquez les coordonnées complètes de votre client (adresse, télé- phone, fax, adresse E-mail, etc.) Vous disposez des boutons suivants : • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itiné- raire de votre adresse à celle de votre client). • Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. • Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page internet s'ouvre. L'onglet Complément L'onglet Complément vous propose d'affecter une Famille. Les familles permettent de regrouper les tiers selon des caractéristiques communes. 3. Choisissez une famille à l'aide de l'icône d’appel de liste ou bien créez-en une nouvelle à l'aide du bouton [Créer]. 4. De la même manière, sélectionnez le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par votre client lors de ses règlements. Vous pourrez le modifier. L'onglet Contact Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, vous pouvez l’enregistrer dans l'onglet Contact. 5. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur le bouton [Créer un contact]. Vous pouvez créer plusieurs contacts pour chaque client. Les contacts sont également accessibles depuis la Liste des contacts dans la barre d'actions ou bien par le menu LISTES, commande CONTACTS.25 Prise en main Les articles  Menu LISTES - commande ARTICLES. Pour établir les devis, factures et avoirs clients dans votre logiciel, vous devez créer des articles ou prestations correspondant aux produits que vous vendez. Les articles fonctionnent de la même manière que les clients. Ils sont visibles sous forme de liste à partir de laquelle vous pouvez créer de nouveaux articles, les modifier ou encore les supprimer. Créer un article  Menu LISTES - commande ARTICLES, bouton [Créer]. Le Code (alphanumérique) de l'article s'affiche automatiquement (même principe que pour le code d'un nouveau client). 1. Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des caractéristiques communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche dans les listes et les éditions. 2. Saisissez le Libellé complet de l'article. Si le libellé n'est pas suffisant ou si vous souhaitez préciser d'autres caractéristiques de l'article, utilisez la zone Description. Vous pouvez mettre en forme le texte saisi, en utilisant les outils présents en haut de la zone. Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les outils d'enrichissement du texte (Gras, Souligné, etc.).  Lorsque vous indiquez un libellé et une désignation, c'est la désignation qui est récupérée dans les pièces commerciales que vous créez. En revanche, en l'absence de désignation, c'est le libellé de l'article qui est repris. 3. Saisissez le Prix de revient de l'article soit le prix auquel vous l'avez acheté. 4. Saisissez le Prix vente HT soit le prix hors taxes auquel l'article sera facturé. Vous constatez que la valeur de la zone Marge HT est automatiquement renseignée. En effet, vous n'accédez pas à cette zone, calculée selon la formule : Prix vente HT - Prix de revient = Marge HT26 Prise en main 5. Choisissez le Taux de TVA que vous utilisez pour l'article à l'aide du menu déroulant. Le Prix vente TTC est alors calculé automatiquement. 6. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE (Déchets Équipements Électriques et Électroniques), affectez-lui à l'aide du bouton d'appel de liste l'éco-participation correspondante.  Vous créez les éco-participations à partir du menu LISTES - commande ÉCOPARTICIPATIONS. 7. Choisissez votre Poste de recettes accessible à l'aide de l'icône d'appel de liste. 8. Cliquez sur [OK] afin d'enregistrer votre nouvel article.  Le bouton [OK et créer] enregistre votre nouvel article et vous permet d'en créer un nouveau. Le remplissage automatique  Menu LISTES - commande ARTICLES - menu CONTEXTUEL (clic droit) REMPLISSAGE AUTOMATIQUE Cette commande vous permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains choix d'affichage des fenêtres Liste. Pour des informations détaillées sur le remplissage automatique des articles (augmentation des prix), reportez-vous à l’aide intégrée à l’application.27 Prise en main La saisie document La saisie document vous permet d’enregistrer une pièce client (devis, factures, avoirs) rapidement en saisissant les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Vous pouvez saisir des données dans les zones matérialisées par l'icône . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.). Exemple : Extrait d’un devis Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre. Saisissez les informations directement dans la pièce commerciale.28 Prise en main Créer un devis  Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS. Dans la fenêtre Nouveau Devis, saisissez directement les informations dans les zones respectives. Voir La saisie document, page 27. La fenêtre de saisie du devis est composé de trois parties : L'entête du devis Vous y retrouvez le numéro de pièce, la date du devis, le mode de paiement, la date d'échéance, le code client, son nom et son adresse. Le corps du devis Dans cette partie vous choisissez les articles que vous voulez facturer et à quel prix. Le pied du devis Sont rappelés les montants totaux à facturer et la remise le cas échéant.  Si vous avez à créer un devis proche d'un devis déjà existant, vous pouvez dupliquer ce dernier en le sélectionnant et en appelant la commande DUPLIQUER du menu CONTEXTUEL. Renseigner l'entête du devis Dans l'entête du devis, le Numéro de pièce est automatiquement attribué par votre logiciel selon le numéro du dernier devis créé. Si vous créez votre premier devis, le numéro est attribué selon les paramètres définis dans l'onglet Facturation des PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. La date de travail est proposée comme Date du devis. La Date de validité correspond à la durée du devis. Vous pouvez modifier ces dates en utilisant les icônes du Calendrier ou des dates pré- définies situés en fin de zone. Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez modifier ces informations. Saisir les articles dans le corps du devis La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date de validité renseignée, le curseur se place dans la colonne Code article du tableau de saisie. Pour chacune des lignes du devis, vous renseignez les informations suivantes : 1. Indiquez le Code article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la zone du même nom. Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide.  Vous pouvez aussi saisir un article non référencé. Pour cela, ignorez la zone Code article et cliquez sur Description article. Saisissez votre description puis appuyez sur la touche pour passer aux zones suivantes : Quantité, Prix HT de l'article, Taux de TVA. 29 Prise en main Compléter et vérifier les données du pied du devis Facturer en TTC Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur le HT. Eco-participations Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant TTC de l'éco-participation s'affiche à titre informatif. Saisie d'une remise globale Vous pouvez déterminer un taux de remise global, réalisé sur le montant HT, en pourcentage ou en saisissant une valeur dans la zone Montant. En fonction des articles saisis, les zones sont remises à jour automatiquement. Saisie d'un acompte Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant dans la zone Acompte. • Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Pour obtenir des informations détaillées sur la gestion des devis et le transfert en facture, reportez-vous à l’AIDE intégrée à l’application (touche F1).30 Prise en main Facturer un client  Menu RELATIONS CLIENTS - commande FACTURER UN CLIENT. C'est à partir de cette commande que vous créez vos nouvelles factures.  Vous pouvez aussi générer de nouvelles factures à partir des devis existants par la commande DEVIS du menu LISTES, bouton [Transférer en facture]. Lorsque vous activez la commande FACTURER UN CLIENT, la fenêtre de saisie de la facture est affichée à l’écran. Comme les devis, il se compose de trois parties distinctes : l'entête de la facture, le corps de la facture et le pied de la facture. 1. Le logiciel affiche la liste des clients existants, sélectionnez celui auquel est adressé la facture. Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client, vous pouvez cliquer sur [Créer] afin de renseigner une nouvelle fiche client. Dans la fenêtre Nouvelle facture, saisissez directement les informations dans les zones respectives. Voir La saisie document, page 27. Renseigner l'en-tête de la facture Informations pièce et règlement Le Numéro de pièce est automatiquement attribué par le logiciel selon le numéro de la dernière facture créée. Si vous créez votre première facture, le numéro est attribué selon les paramètres définis dans l'onglet Facturation des PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. La date de travail est proposée comme Date de la facture. La Date d'échéance correspond à la date à laquelle la facture devra être payée par le client. Elle est fixée en fonction du mode de paiement que vous avez choisi. Vous pouvez modifier ces dates en utilisant les icônes du calendrier . Pour réaliser simplement votre facture, saisissez directement dans le document les informations nécessaires.31 Prise en main Informations client Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Les icônes vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du membre. • Le premier icône affiche la fenêtre de localisation. • Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant. Vous pouvez modifier ces informations. 2. Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code client, vous pouvez le modifier à l'aide de l'icône d'appel de liste située en fin de zone. Saisir les articles dans le corps de la facture La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date d'échéance renseignée, le curseur se place dans la colonne Code article du tableau de saisie. 3. Pour chacune des lignes de la facture, indiquez le Code article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la zone du même nom.  Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide. 4. Pour saisir un article non référencé, appuyez sur la touche ou pour passer à la zone suivante. Les zones Description article, Prix HT, Taux de TVA, Prix TTC sont renseignées par les informations définies dans la fiche article. Vous pouvez modifier les valeurs de ces zones. 5. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1) puis appuyez sur la touche ou . Les valeurs des zones Total HT et Total TTC sont automatiquement recalculées. Chaque fois que vous validez une ligne de la facture, le récapitulatif des montants présentés dans le pied de la facture est calculé. Compléter et vérifier les données du pied de la facture • Facturer en TTC : cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur le HT. • Éco-participation : si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant TTC de l'éco-participation s'affiche à titre informatif. • Saisie d'une remise globale : vous pouvez déterminer un taux de remise en pourcentage ou en saisissant une montant. Pour cela, cliquez sur le bouton [Remise] présent dans la partie inférieure de la fenêtre. En fonction des articles saisis, les zones sont remises à jour automatiquement. • Saisie d'un acompte : si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant en cliquant sur le bouton [Acompte] présent dans la partie inférieure de la fenêtre.32 Prise en main 6. Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [OK] pour valider la facture. Une nouvelle fenêtre confirme l'enregistrement de la facture et vous propose d'effectuer différents traitements. Pour obtenir des informations détaillées sur la facturation (facture, facture d’acompte), reportez-vous à l’aide intégrée à l’application.33 Prise en main Les règlements Encaisser un règlement  Menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT. Cette commande permet d'enregistrer le règlement d'une ou plusieurs factures clients. Pour l'utiliser, les factures du client dont vous encaissez le règlement doivent être préalablement créées et validées. Nous allons ici enregistrer le règlement total d'une facture. Pour plus de détails sur la gestion des règlements dans Ciel Facturation Facile consultez le chapitre Mon argent du Manuel de référence. Lorsque vous appelez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT, la fenêtre suivante s'affiche : La date de travail est proposée comme Date de règlement. Le Code du règlement est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des règlements, selon le premier code défini dans les PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. Le libellé Encaissement client s'affiche également automatiquement. Vous pouvez le modifier après l'avoir sélectionné et effacé. 1. Choisissez le Client dont vous voulez enregistrer le règlement en le sélectionnant dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. Validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier. La liste de toutes les factures validées, établies pour ce client mais impayées à ce jour, est présentée dans la partie basse : Liste des factures et avoirs validés non réglés. 2. Choisissez le Poste de trésorerie en le sélectionnant dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. Validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier.34 Prise en main Le Mode de paiement est proposé par défaut, selon les informations définies dans la fiche du client. Vous pouvez le modifier et en sélectionner un autre dans la liste de Recherche rapide après avoir saisi les premiers caractères ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. 3. Sélectionnez la facture à régler. Le montant s'affiche dans la zone Sélection. 4. Cliquez sur le bouton pour passer le règlement. Le montant s'affiche dans la zone Réglé. La valeur de la zone Réglé correspond au montant du règlement effectué par le client. Les zones Reste et Reste à ventiler restent vides car la facture est totalement réglée. Si ce n'était pas le cas, celles-ci indiqueraient le montant restant dû sur la facture. 5. Cliquez sur [OK] pour enregistrer le règlement. Vous pouvez le consulter en utilisant la commande RÈGLEMENTS du menu LISTES.  Dans la liste des factures, les factures réglées sont affichées en italique. Pour obtenir plus de détails sur la facturation, les règlements et les traitements associés, reportez-vous au Manuel de référence, accessible dans le menu AIDE.35 Prise en main Établir un avoir Créer un avoir  Menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTABLIR UN AVOIR. Cette commande permet la création d'un avoir en le saisissant de toutes pièces. Lorsque vous activez la commande ÉTABLIR UN AVOIR, la liste des clients existants s'affiche. 1. Sélectionnez le client concerné ou cliquez sur le bouton [Nouveau client] afin de le créer. La fenêtre de saisie d'un nouvel avoir s'affiche. 2. Renseignez les informations nécessaires à l'établissement de l'avoir, la saisie étant la même que pour un devis ou une facture. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES.  L'avoir que vous venez de créer n'est pas validé. Pour obtenir des informations détaillées sur la gestion des avoirs, reportez-vous à l’AIDE intégrée à l’application.Autres fonctionnalités37 Autres fonctionnalités Mot de passe  Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE. Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un Mot de passe.  L'assistant de création de votre fichier vous a proposé de définir un mot de passe lors de sa dernière étape. Créer un mot de passe La commande MOT DE PASSE affiche la fenêtre suivante :  Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe vous affiche des points, sinon elle est vide. 1. Pour créer un Mot de passe, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Mot de passe s’affiche. 2. Saisissez votre mot de passe puis, si vous le souhaitez, définissez un indice qui vous aidera à vous en rappeler. La liste déroulante vous en propose quelques-uns mais vous pouvez en créer un nouveau. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le programme revient à la fenêtre précédente. Il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone correspondante. 4. Cliquez sur le bouton [OK].  Si vous ne souhaitez pas de protection, cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe] dans la fenêtre Mot de passe.38 Autres fonctionnalités Modifier ou supprimer un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. Saisissez votre Mot de passe puis cliquez sur [OK]. Votre mot de passe s'affiche. 4. Supprimez-le puis fermez la fenêtre en cliquant sur le bouton [OK]. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Pas de mot de passe].39 Autres fonctionnalités Sauvegarde  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Sauvegarde sur support 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Activez le menu DOSSIER puis SAUVEGARDE-RESTAURATION, commande SAUVEGARDE. 3. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde. • Zip : format compressé. • Fichier : la copie du dossier est réalisée à l’identique de l’original. • e-Sauvegarde : la sauvegarde est réalisée sur internet avec Ciel e-Sauvegarde. 4. Dans la zone Destination, cliquez sur l’icône et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 6. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 7. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Vous pouvez fixer des préférences de sauvegarde. Pour cela, consultez le Manuel de référence (partie Présentation générale) accessible depuis le menu AIDE. Sauvegarde en ligne Ciel met à votre disposition un système de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, qui permet une protection optimale de vos données en les conservant hors des locaux de l’entreprise. Cette sauvegarde par externalisation représente l’une des meilleures solutions pour un archivage informatique. L’utilisation d’e-Sauvegarde nécessitent Internet Explorer 5.5 ou supérieure, une connexion Internet, un logiciel de messagerie, un abonnement à l’offre Ciel e-Sauvegarde. Pour plus de détails, consultez l’Aide du logiciel (touche F1).40 Autres fonctionnalités Restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION. Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Un message vous propose d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer la restauration. 2. Dans la fenêtre Restauration, choisissez votre Mode de restauration. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Vous pouvez faire un choix de ce que vous souhaitez restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou bien les deux.  Par défaut, votre logiciel sélectionne l’option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois votre mode de restauration choisi, cliquez sur le bouton [Suivant>]. La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette nouvelle fenêtre, spécifiez le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l’emplacement de votre sauvegarde.41 Autres fonctionnalités 5. Si le dossier de sauvegarde retrouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Sinon, vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant>]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. Purge  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE. Ce traitement consiste à supprimer les anciennes pièces commerciales qui ne vous sont plus utiles (devis, factures, acomptes, avoirs et règlements). La commande PURGE affiche la fenêtre suivante : Le programme vous demande une date. Par défaut, il propose la fin de l'année précédant celle en cours. Vous pouvez conserver les pièces commerciales un an de plus et indiquer le 31 décembre de l'année qui précède celle proposée. 1. Indiquez la date de votre choix en la saisissant directement ou bien utilisez les icônes du calendrier ou des dates pré-définies. 2. Par défaut, votre logiciel sélectionne tous les types de pièces commerciales mais vous pouvez décocher la case correspondant aux pièces que vous souhaitez conserver.42 Autres fonctionnalités L'étape suivante vous permet d'archiver les données commerciales. Les données seront archivées dans le répertoire indiqué par défaut dans la fenêtre. 3. Cliquez sur le bouton correspondant à chaque Export des données : Export des pièces clients et Export des règlements clients. Une fois le traitement terminé, les boutons sont cochés avec la mention Archivage effectué en dessous. Vous pourrez par la suite consulter l'Historique des données archivées accessible à partir du menu TRAITEMENTS. 4. Cliquez sur le bouton [Purger]. 5. Une fenêtre vous informe que cette opération est irréversible et vous demande de confirmer votre demande. Validez en cliquant sur [Oui]. Un message d'avertissement vous rappelle qu'il est préférable d'effectuer une sauvegarde avant de lancer une purge. • Pour cela, cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. En choisissant cette option, votre logiciel vous demande de choisir l'emplacement des données qui vont être sauvegardées puis il effectue la sauvegarde, purge les pièces et revient à la fenêtre principale. • Si vous cliquez sur [Continuer sans copie], ce qui n'est pas conseillé, votre logiciel effectue la purge des pièces et revient à la fenêtre principale.  Tous les devis, factures et avoirs sont purgés jusqu'à la date définie incluse ainsi que les règlements qui y sont liés. Si certains avoirs ou factures n'étaient réglés que partiellement, ils ne pourront pas être purgés. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données.43 Autres fonctionnalités Historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. L'archivage de vos pièces est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement est donc obligatoire. L'historique des archives récapitule toutes les archives que vous avez générées durant la purge des pièces commerciales et vous pouvez consulter vos fichiers archivés directement depuis l'application. Attention ! Ciel Facturation Facile Édition Limitée (APCE) vous permet de découvrir et d’essayer le logiciel pendant une durée de 6 mois. Le logiciel ne gère pas la saisie des règlements et la liaison comptable avec un logiciel de comptabilité. Attention ! Ciel Facturation Facile Édition Limitée vous permet de gérer 20 clients et fournisseurs maximum. Le logiciel ne gère pas : - la saisie des règlements, - la liaison comptable avec un logiciel de comptabilité. Copyright 2012 Ciel Manuel de découverte Ciel Facturation Facile - MAN_WFF - V6.0 - 12.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Index A Articles 25 Avoir 35 B Besoin d’aide 12 C Clients 23 D Devis 28 Documentation 7 Dossier créer en mode détaillé 18 créer en mode rapide 15 E Environnement 10 F Facturer 30 H Historique des archives 43 I Intuiciel 11 M Mot de passe 37 P Purge 41 R Règlements 33 Remplissage automatique 26 Restauration 40 S Saisie document 27 Sauvegarde 39 T Trouvtoo 11 Guide de référence Ciel Gestion Commerciale et Ciel Gestion Commerciale Evolution Sage Activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.comChère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829CSommaire Documentation........................................................................................................................ 7 Naviguer dans le guide électronique........................................................................................ 9 Menu Dossier............................................................................................10 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 11 Nouveau................................................................................................................................ 12 Ouvrir.................................................................................................................................... 18 Fermer................................................................................................................................... 20 Paramètres ............................................................................................................................ 21 Ciel Mobile Live ..................................................................................................................... 33 Options ................................................................................................................................. 36 Imports ................................................................................................................................. 41 Exports.................................................................................................................................. 41 Mise en page ......................................................................................................................... 42 Imprimer ............................................................................................................................... 43 Aperçu avant impression ....................................................................................................... 43 Impressions........................................................................................................................... 44 Mot de passe......................................................................................................................... 45 Sauvegarde/Restauration....................................................................................................... 47 Quitter................................................................................................................................... 55 Menu Edition.............................................................................................56 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 57 Annuler ................................................................................................................................. 58 Couper .................................................................................................................................. 58 Copier ................................................................................................................................... 58 Coller .................................................................................................................................... 58 Effacer................................................................................................................................... 58 Fiches.................................................................................................................................... 59 Sélectionner tout ................................................................................................................... 59 Rechercher ............................................................................................................................ 59 Poursuivre la recherche ......................................................................................................... 60 Atteindre ............................................................................................................................... 60 Rafraîchir............................................................................................................................... 60 Tout afficher.......................................................................................................................... 60 Liste ...................................................................................................................................... 60 Menu Listes ..............................................................................................61 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 62 Clients................................................................................................................................... 63 Prospects .............................................................................................................................. 73 Fournisseurs.......................................................................................................................... 76 Représentants ....................................................................................................................... 82 Articles.................................................................................................................................. 85 Familles articles..................................................................................................................... 99 Remises/Promotions ........................................................................................................... 102 Dépôts ................................................................................................................................ 107 Mouvements de stock.......................................................................................................... 113 Ordres de production .......................................................................................................... 116 Affaires ............................................................................................................................... 118TVA ..................................................................................................................................... 120 TPF...................................................................................................................................... 121 Banques .............................................................................................................................. 122 Modes de paiement ............................................................................................................. 125 Eco-participations ............................................................................................................... 128 Comptabilité........................................................................................................................ 130 Infos Perso. ......................................................................................................................... 134 Autres listes ........................................................................................................................ 135 Menu Ventes...........................................................................................137 Vue d’ensemble................................................................................................................... 138 Top Facture ......................................................................................................................... 139 Pièces clients....................................................................................................................... 146 Détail pièces clients............................................................................................................. 163 Devis/Pro forma .................................................................................................................. 164 Commandes ........................................................................................................................ 169 Bons de livraison (BL)........................................................................................................... 176 Factures d’acompte clients .................................................................................................. 179 Factures .............................................................................................................................. 180 Avoirs.................................................................................................................................. 185 Règlements ......................................................................................................................... 189 Abonnements clients ........................................................................................................... 195 e-Commerce ....................................................................................................................... 199 Menu Achats...........................................................................................200 Vue d’ensemble................................................................................................................... 201 Pièces fournisseurs.............................................................................................................. 202 Détail pièces fournisseurs.................................................................................................... 217 Commandes ........................................................................................................................ 218 Bons de réception (BR).........................................................................................................219 Factures d’acompte fournisseurs ......................................................................................... 221 Factures .............................................................................................................................. 222 Avoirs................................................................................................................................. 223 Règlements ......................................................................................................................... 223 Abonnements fournisseurs.................................................................................................. 223 Menu Traitements...................................................................................224 Vue d’ensemble................................................................................................................... 225 Remises en banque ............................................................................................................. 226 Liaison comptable ............................................................................................................... 228 Gestion de production ......................................................................................................... 230 Commandes des articles en rupture..................................................................................... 236 Régulation des stocks..........................................................................................................237 Relance ............................................................................................................................... 238 Purge................................................................................................................................... 240 Top Clôture ......................................................................................................................... 242 Relations clients .................................................................................................................. 243 Rappels ............................................................................................................................... 245 Mise sous surveillance .........................................................................................................247Menu Etats..............................................................................................249 Vue d’ensemble .................................................................................................................. 250 Liste des états disponibles................................................................................................... 251 Portefeuille des commandes ................................................................................................ 252 Commandes non livrées ...................................................................................................... 254 Relevé de comptes............................................................................................................... 255 Echéancier........................................................................................................................... 256 Evolution des ventes............................................................................................................ 257 Lettre de pénalités de retard................................................................................................ 258 Encours Clients.................................................................................................................... 259 Relance client ...................................................................................................................... 260 Mailing ................................................................................................................................ 262 Suivi des stocks................................................................................................................... 263 Inventaire des articles.......................................................................................................... 264 Catalogue des articles .........................................................................................................265 Articles par dépôt................................................................................................................ 266 Nomenclature des articles ................................................................................................... 267 Capacité de fabrication........................................................................................................267 Etats récapitulatifs............................................................................................................... 268 Menu Divers............................................................................................269 Vue d’ensemble .................................................................................................................. 270 Analyseur commercial ventes............................................................................................... 271 Analyseur commercial achats............................................................................................... 273 Statistiques globales............................................................................................................ 274 Statistiques ......................................................................................................................... 275 Objectifs.............................................................................................................................. 276 Répartition par famille......................................................................................................... 277 Importer.............................................................................................................................. 278 Historique archivages DGFiP ................................................................................................ 278 Démarrer version < 2006 .................................................................................................... 279 Menus découverte / Menus standard ................................................................................... 279 Messagerie .......................................................................................................................... 279 Menu Fenêtres ........................................................................................280 Vue d’ensemble .................................................................................................................. 281 Fermer................................................................................................................................. 281 Tout fermer......................................................................................................................... 281 Suivante .............................................................................................................................. 281 Précédente .......................................................................................................................... 281 Cascade............................................................................................................................... 282 Mosaïque............................................................................................................................. 282 Mon Intuiciel ....................................................................................................................... 283 Afficher la barre de Navigation ............................................................................................ 287 Afficher la barre de statut....................................................................................................287Menu Aide ..............................................................................................288 Vue d’ensemble .................................................................................................................. 289 Index................................................................................................................................... 289 Aide contextuelle ................................................................................................................ 289 Besoin d’aide....................................................................................................................... 290 Informations de dernière minute ......................................................................................... 290 Démo rapide........................................................................................................................ 290 Formation Flash................................................................................................................... 290 Manuel de référence ............................................................................................................290 Annexes .............................................................................................................................. 291 Manuel générateur d’états ................................................................................................... 291 Manuel générateur Tableaux de bord .................................................................................. 291 Infos mise à jour.................................................................................................................. 291 A propos de......................................................................................................................... 291 Index ......................................................................................................2927 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Le fichier Informations de dernière minute Il présente les nouveautés de la version et les informations de dernière minute. Si ce fichier existe, il s'affiche automatiquement au démarrage de l'application. Par la suite, vous pouvez l'ouvrir depuis le menu AIDE, commande INFORMATIONS DE DERNIÈRE MINUTE. La formation Flash Des séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour consulter la formation Flash, vous avez deux possibilités : • A partir du CD-Rom, cliquez sur l'option Suivre la formation flash. • A partir de votre logiciel, cliquez sur le menu AIDE puis sélectionnez FORMATION FLASH. Dans les deux cas, la formation est lancée sur une page internet, sur le site ciel.com. Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels : Manuels papier • pour Ciel Gestion Commerciale : le manuel d'installation et de découverte qui facilite la découverte du logiciel et vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. • pour Ciel Gestion Commerciale Evolution : le guide de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel. Manuels électroniques (au format PDF) • le guide de référence - que vous consultez actuellement - qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel. • le manuel électronique Annexes accessible depuis le menu AIDE. Ce manuel spécifique décrit des fonctions et des paramétrages généraux du logiciel. • le manuel électronique Générateur d’états qui décrit le fonctionnement du générateur d’états vous permettant ainsi de personnaliser vos éditions. Ce manuel est également accessible depuis le menu AIDE. Installation d'Adobe Reader® Si l'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer les manuels électroniques n'est pas pré- sente sur votre ordinateur, il vous est proposé de l'installer. Cliquez sur Lancer l'installation d'Adobe Reader® et suivez la procédure. Pour imprimer les manuels électroniques Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Symbole Fonction ) indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer. * attire votre attention sur un point particulier. L renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide.8 L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande INDEX du menu AIDE ou par la touche . Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles.9 Naviguer dans le guide électronique Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le guide électronique et ainsi consulter facilement l'information souhaitée. Les signets Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche. Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant. Exemple Pour consulter le sommaire du guide, cliquez sur le signet nommé Sommaire. Les liens dans le guide Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du guide. C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe correspondant. C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé pour atteindre le paragraphe correspondant. Accéder à une information spécifique Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas une recherche. 1. Pour cela, activez la commande RECHERCHER du menu EDITION. 2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher]. Exemple 1. Activez la commande RECHERCHER du menu EDITION. 2. Saisissez Inventaire dans la zone Rechercher puis cochez la case Mot entier. 3. Cliquez sur le bouton [Rechercher] pour lancer l'opération. Saisir la fiche d'appréciation 1. Vous la trouverez en annexe du guide électronique. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir] situé ci-après. 2. Vous pouvez la remplir directement à l'écran. Cliquez tout simplement dans les zones concernées pour activer la saisie. Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton [Imprimer la fiche].Nouveau Ouvrir, Fermer Paramètres Ciel Mobile Live Options Imports, Exports Mise en page Imprimer, Aperçu avant impression, Impressions Mot de passe Sauvegarde/Restauration Quitter Menu DossierMenu Dossier 11 Vue d’ensemble Votre logiciel vous permet de conserver toutes les informations concernant votre société dans un dossier que vous devez créer. Les commandes du menu DOSSIER vous permettent ainsi d'accéder à votre dossier, d'en modifier les données ou bien de les supprimer.Menu Dossier 12 Nouveau ) Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création, indiquez le nom de votre société ou association puis cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant Top Départ s'affiche. 2. Vous pouvez soit créer un nouveau dossier soit récupérer un dossier de Ciel Devis Facture. • Cochez l'option Créer un nouveau dossier de Ciel Gestion Commerciale puis cliquez sur le bouton [Suivant>] ou bien, • Cochez l'option Récupérer un dossier de Ciel Devis Facture dans Ciel Gestion Commerciale puis cliquez sur le bouton [OK]. Création d’un nouveau dossier * Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Monnaie du dossier Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné. Vous pouvez à ce stade créer la monnaie du dossier. Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela : 1. cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES, 2. dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte, 3. cliquez sur le bouton [OK]. Longueurs des comptes 4. Cliquez sur le bouton . 5. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques.Menu Dossier 13 6. Cliquez sur le bouton [OK]. 7. Cochez l'option Récupération des informations de référencement pour récupérer les informations saisies lors de votre référencement. Paramétrage des décimales 8. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez pour les quantités, les prix, les taux (TVA, TPF, escompte, remise) les poids, les coefficients etc. 9. Si vous voulez revenir aux paramètres initiaux, cliquez sur le bouton [Par défaut]. Choix du mode de création 10. Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante : • Mode de création rapide en 3 étapes Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner. Voir Création rapide d’un dossier, page 13. • Mode de création détaillé en 9 étapes Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (familles d'articles, articles, clients, fournisseurs, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Voir Création détaillée d’un dossier, page 14. Création rapide d’un dossier * Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Première étape : raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société. Deuxième étape : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez la période de votre exercice courant et la période de saisie. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante. Attention ! Vous ne pourrez plus modifier ces paramètres une fois que votre dossier sera créé.Menu Dossier 14 Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 45. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : • saisir une pièce commerciale à l'aide de l'assistant Top Facture. Voir Top Facture, page 139. • visualiser la démonstration rapide de votre logiciel. 4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création détaillée d’un dossier * Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Première étape : raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre activité et le nom du dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société. Deuxième étape : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez la période de votre exercice courant et la période de saisie. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante. 4. Les 3 boutons situés dans la partie Plus de paramètres vous permettent de définir : • les paramètres de facturation. Voir Paramètres Facturation, page 24. • les paramètres de numérotation. Voir Paramètres Numérotation, page 27. • les paramètres de votre banque principale. Voir Paramètres Banque principale, page 28. Troisième étape : logo Cette étape vous permet d'insérer le logo de votre entreprise. Vous pouvez coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse-papier. Vous pouvez importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, CD-Rom). Vous pouvez récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique.Menu Dossier 15 Pour régler la taille de l'image Faites glisser le curseur de contrôle de la taille vers la droite pour augmenter la taille de l'image ou vers la gauche pour la réduire. Quatrième étape : familles articles La troisième étape vous permet de créer vos familles d’articles. Créer une famille d’articles Voir Créer une famille d’articles, page 99. Modifier une famille d’articles Pour modifier une famille d’articles, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer une famille d’articles Pour supprimer une famille d’articles, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Cinquième étape : articles La quatrième étape vous permet de créer vos articles. Créer un article Voir Créer un article, page 85. Modifier un article Pour modifier un article, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un article Pour supprimer un article, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. * Deux articles sont créés par défaut : ArtAuto et ArtDivers. • Article divers Cet article est utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code article. Le code article défini dans cette zone s'affichera automatiquement dès que vous saisirez une information de type prix, quantité, dépôt, code TVA ou TPF, etc. • Article automatique Cet article est utilisé par défaut pour générer automatiquement des pièces commerciales (factures d'acompte, remboursement d'avoir).Menu Dossier 16 Ces articles sont considérés comme «utilisés» s'il sont définis par défaut dans les Paramètres facturation onglet Options. Vous ne pouvez donc pas les supprimer. En revanche, vous pouvez les modifier. Sixième étape : clients La cinquième étape vous permet de créer vos clients. Créer un client Voir Créer un client, page 64. Modifier un client Pour modifier un client, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un client Pour supprimer un client, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Septième étape : fournisseurs La sixième étape vous permet de créer vos fournisseurs. Créer un fournisseur Voir Créer un fournisseur, page 77. Modifier un fournisseur Pour modifier un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un fournisseur Pour supprimer un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Huitième étape : représentants La septième étape vous permet de créer vos représentants. Créer un représentant Voir Créer un représentant, page 82. Modifier un représentant Pour modifier un représentant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].Menu Dossier 17 Supprimer un représentant Pour supprimer un représentant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 45. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : • saisir une pièce commerciale à l’aide de l’assistant Top Facture. Voir Top Facture, page 139. • visualiser la démonstration rapide de votre logiciel 4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Récupération d’un dossier Ciel Devis Facture ou Ciel Facturation Facile La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion Commerciale qui contiendra les éléments d'un dossier de Ciel Devis Facture ou Ciel Facturation Facile. 1. Sélectionnez le dossier de Ciel Devis Facture ou de Facturation Facile à récupérer puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Cochez le mode de mise à jour que vous souhaitez appliquer : • Mise à jour standard : permet de récupérer la totalité des données du dossier. • Mise à jour avancée : permet de sélectionner les éléments que vous souhaitez récupérer du dossier. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. En mode avancé, sélectionnez les éléments à récupérer (Tiers, Articles, Pièces) puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la récupération. Un message affiche les éléments récupérés et enregistrés dans Ciel Gestion Commerciale. 6. Cliquez sur le bouton [Continuer]. * Votre dossier est créé. Vous pouvez commencer à travailler.Menu Dossier 18 Ouvrir ) Menu DOSSIER - commande OUVRIR La commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant. Lors de la création de votre dossier si vous avez coché l'option Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement, votre logiciel ouvre directement votre dossier. Vous n'avez donc pas à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Par contre si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant. Si vous souhaitez récupérer un ancien dossier Pour convertir et ouvrir un dossier d'une version antérieure à celle du logiciel, cliquez sur le bouton . Si vous avez créé votre propre dossier La fenêtre qui s’affiche vous propose de choisir le dossier à ouvrir : • SOCIÉTÉ EXEMPLE correspondant à la société d'exemple, livrée en standard avec le logiciel. • le dossier correspondant à celui que vous avez créé à l'aide de l'assistant. Si vous avez créé plusieurs dossiers ils apparaissent dans cette fenêtre. 1. Cliquez sur le dossier à ouvrir. 2. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus proposé. 3. Si un mot de passe est attribué au dossier, une fenêtre s'affiche et vous devez le saisir. Cliquez ensuite sur le bouton [OK]. * Si votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, cliquez sur le bouton pour sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. Si vous n'avez pas encore créé votre propre dossier Seul le fichier d'exemple est présent dans la fenêtre qui s'ouvre. Vous pouvez créer un nouveau dossier à partir de celle-ci, en cliquant sur le bouton . Vous obtenez alors la fenêtre de création d'un nouveau dossier. La procédure à suivre est identique à celle décrite avec la commande NOUVEAU du menu DOSSIER. Voir Nouveau, page 12. Options supplémentaires Les options supplémentaires sont proposées dans le menu Contextuel (clic-droit) et lorsque le mode avancé est activé.Menu Dossier 19 En mode avancé Pour activer le mode avancé, cliquez sur le bouton droit de la souris puis choisissez la commande MODE AVANCÉ. Le bouton apparaît dans la barre d’actions. Cliquez dessus pour accéder à la Gestion des dossiers. Vous pourrez ainsi renommer, supprimer ou dupliquer un dossier. A partir du menu Contextuel Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. • Ouvrir l’emplacement du dossier : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez savoir où se situe le dossier sur votre ordinateur. • Ouvrir le dossier en lecture seule : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez consulter votre dossier sans apporter de modifications.Menu Dossier 20 Fermer ) Menu DOSSIER - commande FERMER Cette commande permet de fermer le dossier ouvert. Dès que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement fermé. La fenêtre de votre logiciel ne présente plus qu'un nombre limité de menus et commandes.Menu Dossier 21 Paramètres ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES Cette commande présente l'ensemble des paramètres (Société, Comptabilité, Facturation, Numérotation, Banque) du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création. Paramètres société ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit des éléments permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité, Responsable), des coordonnées de votre expert comptable, du logo de votre société. Onglet Coordonnées Identification 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise. 2. Précisez l'adresse complète de votre société (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnées (Télé- phone, Télécopie, adresse e-mail, etc). 3. Indiquez le Capital, le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code APE (Activité Principale de l'Entreprise). 4. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des Métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.Menu Dossier 22 5. Saisissez votre N.I.I : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il est généralement fourni par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA. * La plupart des informations définies dans cette étape sont récupérées dans les états et éditions que vous effectuez à partir de votre logiciel. Coordonnées 6. Indiquez le numéro de Téléphone, le Fax, l'adresse E-mail et éventuellement l'adresse du site Internet de votre entreprise. 7. Indiquez ensuite le titre et le nom Responsable. Onglet Compléments 1. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant la Forme juridique de votre entreprise. 2. Précisez ensuite son Activité et Code société. 3. Saisissez si vous le souhaitez le nom de votre Établissement (principal ou secondaire). 4. Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les coordonnées de votre expert comptable. Onglet Logos Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société. Paramètres Comptabilité ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ Onglet Paramètres 1. Indiquez les dates suivantes : • dates de Début et de fin de l'exercice courant de votre société, • dates de Début et de fin de période de saisie • date de Début des objectifs.Menu Dossier 23 * La date de Fin des objectifs se calcule automatiquement. L’icône , située en fin de zone, vous permet de consulter le calendrier et de choisir une date. TVA sur ventes / TVA sur achats 2. Définissez dans cette zone le type de TVA sur les ventes (clients) et sur les achats (fournisseurs). 3. Si la TVA est exigible au moment de la facturation, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits. 4. Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Dans ce cas, sélectionnez l'option Encaissements. Ainsi lors de la génération des écritures en comptabilité les comptes de TVA à utiliser seront proposés automatiquement. Réglages compta Cliquez sur le bouton pour accéder à la fenêtre de paramétrage des comptes (longueur des comptes, racine de compte, caractères utilisés, etc.). Journaux par défaut / Principaux comptes par défaut Vous pouvez définir les éléments qui seront pris en compte par défaut : • les racines des principaux comptes comptables (achats, ventes, clients, fournisseurs), • les codes des principaux journaux (journaux d'achat, de vente et de banque). Onglet Comptes Cet onglet vous permet de paramétrer : • les racines de divers comptes (escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, acompte versé, acompte reçu), • les comptes de port (port soumis, port non soumis , Facturé soumis, etc.), 5. lUne fois le paramétrage effectué, cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Attention ! La date de début de votre exercice courant correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.Menu Dossier 24 Paramètres Facturation ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Onglet Divers Cet onglet regroupe les informations spécifiques à la loi sur les nouvelles relations commerciales du 15 mai 2001, dite NRE. Cette loi impose l'affichage des délais de paiement sur les factures. Des pénalités de retard sont exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture dans le cas où les sommes dues sont réglées après cette date. 1. Dans la zone Pénalités de retard, indiquez le taux des intérêts de retard retenu. 2. Saisissez le taux d'escompte appliqué dans la zone Escompte en cas de paiement anticipé. 3. Dans la zone inférieure de la fenêtre saisissez les autres informations que vous souhaitez afficher sur votre facture. En cas de livraison vers d'autres pays de la Communauté Européenne, vous devez obligatoirement inscrire sur la facture la mention exonération de TVA (art 262 ter I du CGI). Onglet Saisie Cet onglet vous permet de paramétrer selon vos besoins certaines options utilisées principalement lors de la saisie des pièces commerciales (alertes, contrôles et calculs automatiques etc.). Alerte sur les pièces commerciales Vous pouvez être alerté ou non lorsque vous êtes en saisie de pièces commerciales. Il suffit de cocher (ou décocher) les options suivantes : • Article bloqué. • Client bloqué. • Quantité insuffisante sur stock (alerte sur la quantité du stock réel ou sur la quantité du stock disponible). • Alerte sur la gestion des articles HT/TTC.Menu Dossier 25 • Nature soumises à taxes. Si des clients sont en mode de TVA C.E.E., Hors C.E.E ou Suspension de TVA et que vous indiquez un taux de TVA lors de vos saisies de pièces, un message vous alertera que l'ajout d'une TVA est impossible. • Client NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) : cette option permet d’activer l’alerte qui vous prévient qu’une adresse client (adresse de facturation, de livraison ou autre) est incorrecte. Cette alerte est également valable pour les adresses des prospects. • Encours client dépassé : en cochant cette option, le dépassement de l’encours client vous est signalé au moment de la validation de sa facture. • Remises/Promotions : en cochant cette option, un message vous avertit au moment de la saisie de pièce commerciale s’il existe des remises/promotions pouvant être appliquées à un article. Gestion des clients Si vous cochez la case Blocage automatique, les clients ayant un total dû supérieur au crédit accordé seront automatiquement bloqués. Si vous cochez Déblocage automatique, les clients bloqués dont le total dû redevient inférieur ou égal au crédit accordé seront automatiquement débloqués. Mode de calcul des statistiques articles Si vous cochez la case Comptabiliser les remises pied, les remises que vous avez effectuées seront prises en compte dans vos statistiques. Les escomptes seront pris en compte si vous cochez la case Comptabiliser l’escompte. Statistiques représentants Si vous cochez l'option Factures et avoirs validés, les statistiques représentants se mettront à jour lorsque les factures et avoirs seront validés. Si vous cochez la case Factures réglées, les valeurs des statistiques représentants changeront lorsque les factures seront réglées. Autres Lorsque vous cochez la case Contrôle et calcul de la clé EAN13, le programme vérifie et calcule automatiquement la clé EAN13 quand vous saisissez le code article. Le programme effectue le même type de vérification lorsque les cases Contrôle clé RIB et Contrôle du N.I.I sont cochées. Cocher la case Edition des factures selon le client vous permet d'imprimer automatiquement le nombre de documents indiqué dans la zone Nombre exemplaire facture de l'onglet Complément de la fiche client. Voir Onglet Complément, page 67. Onglet Options Cet onglet vous permet de paramétrer la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des abonnements, du multi-échéances, etc. Gestion 1. Sélectionnez le mode de gestion de la TVA sur port soumis. Le Port soumis correspond aux frais de port soumis à la TVA : ces frais seront saisis hors taxes. Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans cette zone. Article par défaut 2. Sélectionnez un code article pour la saisie libre. Cet article sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code article. Le code article défini dans cette zone s'affichera automatiquement dès que vous saisirez une information de type prix, quantité, dépôt, code TVA ou TPF, etc. 3. Vous devez également définir un article automatique. Cet article sera utilisé pour générer automatiquement des pièces commerciales (factures d’acompte, remboursement d’avoir). * Ces deux codes sont obligatoires. S'il ne sont pas renseignés, un message l'indique. 4. Cochez l'option Visible dans les états pour que ces codes s'affichent lors des éditions.Menu Dossier 26 5. Sélectionnez un code client par défaut. Ce client sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code client. Le code client défini dans cette zone s'affichera automatiquement dès que vous saisirez une information de type prix, quantité, etc. 6. Sélectionnez un code fournisseur par défaut. Ce fournisseur sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code fournisseur. 7. Cochez les options correspondantes si vous gérez : • le Multi-échéances : gestion des factures payables en plusieurs fois. • les Relations client : gestion des contacts commerciaux que vous établissez avec un client (opérations de prospection, actions marketing, lettres de relances). • les Abonnements : gestion des factures de ventes et d'achats répétitives et à intervalle de temps régulier. • la TPF : gestion de la taxe para-fiscale (TPF) . Il s'agit d'une taxe perçue sur certains produits agroalimentaires, sur les viandes de boucherie, sur les huiles de base et huiles usagées, etc. • les nomenclatures. Stocks Cet onglet vous permet de paramétrer le mode de gestion des stocks. 8. Cochez, en fonction de votre activité, les cases Gérer les stocks, Gérer les mouvements de stock, Gérer le multi-dépôts (suivi des stocks des différents dépôts de votre entreprise), Articles stockables par défaut (articles gérés en stock par défaut). Gestion à 0 ou négatif Il s'agit du paramétrage concernant le Prix d'Achat Moyen Pondéré (PAMP) à la création d'un article. • PAMP = 0 : le prix moyen pondéré reste à zéro lorsque le stock passe en négatif. • PAMP = dernier PAMP : le dernier PAMP est conservé si le stock passe en négatif. Un stock nul ou négatif ou un prix d'achat nul entraîne un PAMP nul. * Dans le cours d'exécution du programme, le PAMP est mis à jour dans les cas suivants : • validation de factures fournisseurs, • entrées «manuelles» de stock direct, • validation d'ordre d'assemblage. Onglet Relances Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. Cet onglet permet de choisir les lettres à utiliser par défaut lors du traitement des relances clients. Il vous est proposé des modèles de lettres pré-paramétrés adaptés à chaque niveau de relance. Vous pouvez modifier les modèles de lettres ou en créer de nouvelles par la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES (menu DOSSIER - commande OPTIONS). 9. Pour chaque niveau de relance, cliquez sur le bouton et choisissez la lettre à utiliser par défaut. 10.Une fois que vous avez défini tous les paramètres de facturation, cliquez sur le bouton [OK] pour valider.Menu Dossier 27 Paramètres Numérotation ) menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION La fenêtre Paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces commerciales pour lesquelles l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche est possible. Codes Bases 1. Saisissez le code d'origine pour les bases pour lesquelles vous souhaitez paramétrer une incrémentation automatique. Exemple Saisissez C0001 pour le fichier Clients. Lors de la création d'une fiche Client, le premier code proposé sera C0001. Pour la création de la fiche suivante, le logiciel indiquera automatiquement C0002. 2. Laissez la zone vide si vous ne souhaitez pas définir d'incrémentation automatique. Codes Pièces Le principe est identique à celui des Codes bases. 3. Saisissez le code d'origine pour les pièces pour lesquelles vous souhaitez paramétrer une incrémentation automatique. Exemple Avant utilisation du logiciel, le numéro de la dernière facture que vous avez faite manuellement correspondait à FA971249. Pour paramétrer l’incrémentation automatique des numéros de factures à la suite de la dernière facture émise, saisissez le numéro FA971250 dans la zone Factures. 4. Laissez la zone vide si vous ne souhaitez pas définir d'incrémentation automatique.Menu Dossier 28 Paramètres Banque principale ) Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - BANQUE PRINCIPALE. Cet onglet regroupe les données bancaires de votre société. Il vous permet de créer les différents établissements bancaires utilisés par la société. Onglet Coordonnées 1. Saisissez le Code et le Nom de la banque. 2. Indiquez le nom de l’agence et celui de l’interlocuteur. 3. Saisissez l'Adresse postale, le Téléphone, le Fax, le Portable, le Télex , l’ Email et le site Internet de l'établissement bancaire * En cliquant sur l’icône , vous pourrez directement écrire à votre agence via votre messagerie électronique. En cliquant sur l’icône , vous serez redirigé vers le site Internet de la banque. Onglet R.I.B./Divers Identification 4. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre banque. • Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international. 5. Indiquez le R.I.B proprement dit : le code banque, le Code guichet, le N° de compte bancaire, la Clé R.I.B. 6. Renseignez la domiciliation et le nom du titulaire du compte bancaire. Divers 7. Saisissez le n° de compte comptable en vous aidant de l’icône puis le montant de découvert autorisé, le N° Emetteur LCR et le N° Emetteur national. Onglet Infos Dailly L'onglet Infos Dailly permet de saisir les coordonnées bancaires et postales de la société d'affacturage à laquelle vous êtes rattaché. 8. Saisissez la Date de convention de la banque, la Forme juridique et le N° RCS.Menu Dossier 29 * Vous pouvez utiliser l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner une date particulière (Fin du mois courant, Fin de l'année). Siège social 9. Saisissez l'adresse complète du siège social de l'établissement bancaire (adresse postale, Email, site Internet). 10.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Paramètres des calculs sur la quantité ) Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - CALCULS SUR QUANTITÉ. Les calculs sur les quantités sont des règles que vous créez dans le but de les appliquer sur les quantités des articles, lors de vos saisies de pièces commerciales clients (vente). Exemple Vous vendez des bobines de fil électrique au mètre. Le calcul sur la quantité vous permet de calculer le nombre de bobines à facturer en fonction de la longueur que le client veut. Ainsi, lorsque vous saisirez une pièce commerciale, vous indiquerez la longueur souhaité par le client dans la zone Quantité. Et, en appelant la règle de calcul, la conversion sera automatiquement réalisée. Toutes les règles définies y compris lors des saisies clients sont listées dans cette fenêtre. Définir une règle Au préalable 1. Réalisez manuellement le calcul que vous voulez définir. Par exemple, vous vendez des étagères de 1,80×0,40m avec un prix de vente au M². Un client vous commande 4 étagères. Vous devez calculer la surface que représente cette quantité de 4 pour obtenir le prix de vente exact. La règle de calcul sera la suivante : Quantité×(longueur×largeur). 2. Créez les rubriques qui ne sont pas par défaut dans la fiche article, par le menu LISTES, commande INFOS PERSO. Dans l’exemple, il s’agit des rubriques : Longueur et Largeur. Voir Créer une rubrique personnalisées, page 134. Saisir la règle de calcul * Une règle peut être directement définie lors de la saisie d’une pièce commerciale de vente via le bouton . 1. Dans la liste des règles, cliquez sur le bouton [Créer]. Une règle de calcul est constituée de rubriques, de fonctions, d’opérateurs numériques ou d’un texte. Vous la saisissez dans la zone Valeur à utiliser.Menu Dossier 30 Insérer une rubrique Exemple 1. Pour insérer une rubrique, cliquez sur l’icône . 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez la rubrique dont la valeur sera prise en compte dans le calcul. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Insérer une fonction 1. Cliquez sur le bouton et choisissez une fonction. Par exemple, si vous voulez que la quantité soit arrondie, utilisez la fonction Arr. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez dans la première zone la rubrique sur laquelle la fonction sera appliquée. Dans l’exemple, il s’agit de la rubrique Qté. Les autres zones permettent d’enrichir la fonction. LPour plus de détails sur les fonctions, reportez-vous aux Annexes, au chapitre L’éditeur de scripts, paragraphe Les fonctions. Insérer des opérateurs, du texte Vous disposez en bas de la fenêtre d’opérateurs numériques et de boutons servant à la syntaxe. * Le texte doit être mis entre guillemets sans quoi votre formule comportera des erreurs. 1. Dans la zone Valeurs à utiliser, placez votre curseur où vous voulez insérer un élément. 2. Cliquez sur l’un des boutons pour insérer un opérateur, des guillemets ou un espace. Modifier une règle 1. Sélectionnez dans la liste le calcul à changer. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une règle * La suppression d’une règle n’annule pas les calculs déjà réalisés avec celle-ci en saisie de vente. 1. Sélectionnez dans la liste le calcul à effacer. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Rubrique Rubriques personnalisées, créées via le menu Listes, commande Infos perso.Menu Dossier 31 Dupliquer 1. Sélectionnez la règle et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Vous retrouvez dans la liste la règle en doublon. 3. Effectuez alors des modifications dans la copie afin de la différencier de l'originale. Renommer 1. Sélectionnez la règle et cliquez sur le bouton . 2. Saisissez le nouvel intitulé et cliquez sur le bouton [OK]. Les commandes du menu Contextuel (clic-droit) Passer en interne / en externe Par défaut, une règle est créée en interne, c’est-à-dire que la règle est uniquement disponible et applicable dans le dossier en cours. Cependant une règle peut être commune à tous vos dossiers Ciel Gestion Commerciale. Dans ce dernier cas, la règle doit être définie en externe. 1. Sélectionnez une règle que vous voulez passer en externe ou interne. 2. Faites un clic-droit et selon votre choix, choisissez la commande PASSER EN EXTERNE ou PASSER EN INTERNE. Activer / Désactiver la sélection Vous pouvez désactiver une règle à tout moment. Ainsi, sans avoir à la supprimer, celle-ci ne sera pas prise en compte et vous pourrez toujours la réutiliser lorsque vos besoins le nécessiteront. 1. Sélectionnez la règle à activer ou désactiver. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande ACTIVER LA SÉLECTION ou DÉSACTIVER LA SÉLECTION. La colonne Activé vous indique le changement de statut par l’affichage ou non d’une coche. Gestion avancée La gestion avancée permet d’ importer ou d’exporter des règles pour, par exemple, les récupérer sur un autre ordinateur. A partir du menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous pouvez également vérifier les règles, les mettre à jour ou encore restaurer les règles défauts, à savoir celles qui sont livrées en standard dans votre logiciel. Importer une règle 1. Cliquez sur le bouton et choisissez la commande IMPORTER. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le fichier (.sgeda) à l’emplacement où vous l’avez stocké. 3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Si toutefois le fichier que vous importez a le même nom qu’une règle existante dans Ciel Gestion Commerciale, un message s’affiche et vous propose de : • Remplacer la règle existante : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Remplacer]. • Renommer la règle que vous importez : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Créer] et dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez un nouveau nom puis cliquez sur le bouton [OK].Menu Dossier 32 • Ignorer : dans ce cas, la règle n’est pas importée. Exporter une règle 1. Sélectionnez dans la liste la règle à exporter. 2. Cliquez sur le bouton et choisissez la commande EXPORTER. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, allez à l’emplacement où vous voulez stocker le fichier. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].Menu Dossier 33 Ciel Mobile Live ) Menu DOSSIER - commande CIEL MOBILE LIVE Vue d’ensemble Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Mobile Live. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel. LPour plus d’informations concernant le service Ciel Mobile Live, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. Envoyer les données ) Menu DOSSIER - commande CIEL MOBILE LIVE - ENVOYER LES DONNÉES • Si vous publiez vos données pour la première fois : Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous proposant d’ouvrir la fenêtre de réglage de Ciel Mobile Live. Si vous cliquez sur [Oui], la fenêtre de paramétrage Ciel Mobile Live s’affiche. Voir Paramétrage, page 34. • Si vous avez déjà publié vos données une ou plusieurs fois : Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous demandant de confirmer la publication de vos données sur Internet. Si vous cliquez sur [Oui], une fenêtre de progression de la publication des données s’affiche.Menu Dossier 34 Pour publier vos données, vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la barre d’actions de l’accueil de votre logiciel. Paramétrage ) Menu DOSSIER - commande CIEL MOBILE LIVE - PARAMÉTRAGE La fenêtre de réglages de Ciel Mobile Live vous permet de paramétrer vos options, ainsi que vos codes et identifiants de connexion. • Dans la zone Options d’envoi des données sur les serveurs Ciel, vous retrouvez plusieurs cases à cocher. Par défaut, aucune de ces options n’est activée. • Envoyer les données automatiquement : à chaque enregistrement de votre dossier, votre logiciel Ciel publie automatiquement les données mises à jour sur Internet. • Afficher un icone dans la zone de notification : cette fonction affiche un icone dans la zone de notification se trouvant en bas à droite de la barre de statuts de votre logiciel. Cet icone vous donne un accès rapide aux options de publication. • Envoyer les données à la fermeture du dossier : lors de la fermeture de votre dossier, votre logiciel Ciel publiera les données sur Internet. Vous pouvez choisir d’afficher un message de confirmation de la publication des données en cochant la case Demander confirmation. • La zone du Code dossier sur Serveur Ciel est renseignée par défaut. Il s’agit du nom de dossier de votre société. • La zone Identifiant (login) reprend votre identifiant sur Internet. Il est également renseigné par défaut. • La zone Mot de Passe reprend votre mot de passe. Pour ajouter ou modifier votre mot de passe, cliquez sur le bouton [...]. La fenêtre de paramétrage du mot de passe s’affiche. • La zone Dernier envoi le... à vous indique la date de la dernière publication de données que vous avez effectuée. • Pour rétablir les valeurs par défaut, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut]. • Pour enregistrer vos modifications, validez en cliquant sur le bouton [OK]. • Le bouton [En Savoir Plus ?] ouvre une page internet du site Ciel, vous présentant les points forts de Ciel Mobile Live.Menu Dossier 35 Informations de connexion ) Menu DOSSIER - commande CIEL MOBILE LIVE - INFORMATIONS DE CONNEXION Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre d’informations concernant la publication de vos données sur Internet s’affiche. Vous pouvez imprimer ces informations en cliquant sur le bouton [Imprimer].Menu Dossier 36 Options ) Menu DOSSIER - commande OPTIONS

Préférences ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES Cette commande vous permet de fixer les préférences de votre logiciel. Chaque logiciel Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de travail. Vous pourrez rendre certaines tâches automatiques, choisir la couleur des lignes ou encore choisir des options d'impressions. LReportez-vous au chapitre Les Préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE. Utilitaires ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données. Les logiciels Ciel disposent de plusieurs utilitaires destinés à vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application. LReportez-vous au chapitre Les Utilitaires du manuel électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE. Date de travail ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - DATE DE TRAVAIL La Date de travail sera fixée par défaut lors des saisies. Il s'agit de la date du jour de travail. Modifiez la date puis cliquez sur le bouton [OK] pour l'enregistrer. Informations ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - INFORMATIONS La commande INFORMATIONS ouvre une fenêtre qui vous renseigne sur votre dossier courant. Cette commande est également accessible depuis le menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES - INFORMATIONS.Menu Dossier 37 Liste des pays ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - LISTE DES PAYS Votre logiciel vous propose ici une liste de pays. Vous retrouvez les boutons , et ainsi que le menu déroulant FILTRAGE. Pour créer un pays 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Choix d’un élément s’affiche. 2. Sélectionnez dans la liste proposée le ou les pays que vous souhaitez créer. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le pays s’ajoute dans la fenêtre Liste des Pays. * Cette liste regroupe tous les pays actuellement existants. Pour créer un pays manuellement 1. Double-cliquez sur créer manuellement un autre pays dans la fenêtre Choix d’un élément. La fenêtre Pays s’affiche. 2. Saisissez le Code du pays ainsi que le Nom du pays. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer. La case à cocher Voir le détail affiche des zones supplémentaires concernant les codes ISO3166 et administratifs, ainsi que le Code utilisateur, Indicatif téléphonique, Monnaie officielle du pays, Nationalité, Langue, Pays de rattachement et Continent.Menu Dossier 38 États paramétrables ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions disponibles. Ce générateur autorise la création de nouveaux états tout comme la modification de ceux qui existent déjà. LUn manuel électronique spécifique décrit cette commande. Reportez-vous au manuel électronique Le générateur d’états disponible depuis le menu AIDE. Imports paramétrables ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - IMPORTS PARAMÉTRABLES Cette commande vous permet d'importer des données (articles, clients, fournisseurs, contacts, représentants, remises promotions, banques, modes de règlement, etc.) dans Ciel Gestion Commerciale. * Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, vous devez créer le fichier contenant les informations que vous voulez importer. Créer un import 1. Pour créer un nouvel import, cliquez sur le bouton [Créer] de la liste des imports paramétrables. 2. Sélectionnez la Famille du format d'import puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Nouvelle importation s'affiche. Un assistant vous aide dans ce traitement. * Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant] . Choix du fichier à importer 3. Sélectionnez à l'aide de l'icône le fichier à importer. Le programme vous propose d'effectuer une analyse du fichier pour déterminer son format. Vous pouvez également cliquer sur le bouton [Détecter automatiquement].Menu Dossier 39 Plusieurs formats sont disponibles : • CSV. • Délimité. • DBF. • Longueur fixe. • Standard Ciel Windows™. • Fichier XML. • Standard Ciel MAC. 4. Sélectionnez dans la liste déroulante le Type de conversion. 5. Pour un paramétrage avancé de l'importation, vous disposez du mode avancé. Pour y accéder, cochez l'option Mode avancé. Si vous sélectionnez ce mode, vous ne pouvez pas revenir en mode simple, mode par défaut. Format du fichier délimité 6. Indiquez les options relatives au format de fichier : • Caractères de fin de fichier. • Caractères de remplissage. • Séparateurs d'enregistrements. • Taille d'un enregistrement, etc. Définition des options globales Cette étape vous permet de spécifier des options générales de l'importation (options, format des nombres, format des dates, type de séparateur de date, format booléen). Définition des rubriques du fichier à importer La partie supérieure de la fenêtre vous permet de visualiser les rubriques à importer. Vous pouvez à ce stade, CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une rubrique. Valeurs par défaut Vous pouvez, ajouter ou supprimer des rubriques pour lesquelles une valeur par défaut est définie par l'application. 7. Cochez respectivement les cases Création ou Modification (Colonne Création et Colonne Modification) si vous souhaitez que ces valeurs soient utilisées en création ou en modification. Essai et Enregistrement • Vous pouvez à ce stade tester l'importation. Pour cela, cliquez sur le bouton [Contrôler uniquement]. • Vous pouvez aussi lancer l'importation. Cliquez alors sur le bouton [Exécuter l’importation]. Saisissez le Nom de l'import et éventuellement un commentaire dans la zone Description. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Modifier un import 1. Pour modifier un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre de paramétrage de l'importation s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un import 1. Pour supprimer un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Ce traitement étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression. 2. Cliquez sur le bouton [Oui].Menu Dossier 40 Exécuter un import 1. Pour exécuter un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Exécuter]. La fenêtre Ouvrir s'affiche. 2. Sélectionnez le fichier contenant les informations que vous voulez importer dans Ciel Gestion Commerciale pour Windows et validez l'importation des données en cliquant sur le bouton [OK]. Une fois les données importées, Ciel Gestion Commerciale pour Windows vous informe du résultat du traitement.Menu Dossier 41 Imports ) Menu DOSSIER - commande IMPORTS Cette fonction est disponible selon le contexte. Par exemple, vous pouvez l’activer lorsque la liste des états paramétrables du générateur d’états est ouverte. Elle vous permet d’importer une liste d’états. Exports ) Menu DOSSIER - commande EXPORTS Cette commande permet d'exporter les informations affichées et sélectionnées. Elle est active, par exemple, quand la liste des clients ou des fournisseurs est ouverte et qu'au moins un élément de la liste est sélectionné. * Si plusieurs formats d'export sont disponibles, le logiciel en présente alors la liste. Vous devez faire votre choix et valider. 1. Vous devez spécifier le format de fichier (text, PDF, HTML, etc.). 2. Une fois votre choix fait, la fenêtre d'enregistrement de fichier vous permet d'indiquer la destination du fichier sur votre disque.Menu Dossier 42 Mise en page ) Menu DOSSIER - commande MISE EN PAGE Cette commande vous permet de définir votre imprimante et format d'impression par défaut. Onglet Standard 1. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisée par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante. 2. Pour définir votre format d’impression par défaut : • cochez l’option Orientation et choisissez le mode Portrait ou Paysage, • cochez l’option Papier et sélectionnez la Taille, le Bac, • cochez l’option Copies et indiquez le Nombre de copies que vous souhaitez. L'option Copies groupées vous permet, lors d'une impression de plusieurs exemplaires d'un document de plusieurs pages, d'imprimer les documents de telle sorte que vous n'ayez pas à les trier manuellement une fois imprimés. Exemple Vous souhaitez faire 3 copies d'un dossier de 5 pages. Si vous cochez cette option, votre impression se présentera comme suit : page 1-2-3-4 et 5, 5 fois. Si vous décochez cette option, votre impression sera la suivante : 5 fois la page 1 puis 5 fois la page 2 etc. Vous devrez donc dans ce dernier cas trier vos documents. 3. Définissez les Marges. Le bouton [Défaut] permet de revenir aux valeurs d’origine. Onglet Options avancées Dans cet onglet, vous pouvez cocher l’option Générer une impression par document. • Si cette case n'est pas cochée et que vous imprimez par exemple 5 factures ayant chacune 3 pages, l'imprimante considérera qu'elle reçoit un seul et unique document de 15 pages. • Si cette option est cochée, l'imprimante recevra 5 documents distincts de 3 pages chacun. Cette option peut s'avérer indispensable si, par exemple, votre imprimante dispose d'une option d'agrafage (dans le premier cas les 15 feuilles seront agrafées, dans le deuxième cas les feuilles seront agrafées 3 par 3). Il est aussi nécessaire de cocher cette option si vous utilisez une imprimante multibacs. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer vos modifications.Menu Dossier 43 Imprimer ) Menu DOSSIER - commande IMPRIMER Cette commande ouvre selon le contenu de la fenêtre en cours : • une fenêtre dans laquelle s’affiche la liste des états disponibles ou • la fenêtre de mise en page. Exemple Si la fiche d’un client est ouverte vous pourrez imprimer un état avec la valeur de toutes les rubriques de la fiche. Aperçu avant impression ) Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION La commande APERÇU AVANT IMPRESSION vous permet de consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. Dans la fenêtre de l'aperçu, vous pouvez : • lancer votre impression directement en cliquant sur le bouton . • obtenir votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton . Votre logiciel Adobe Reader® s'ouvre automatiquement et affiche votre édition. Vous pouvez alors l'enregistrer au format PDF. • enregistrer votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton • envoyer votre édition par e-mail en cliquant sur le bouton . • L'édition est alors générée dans un document PDF, mis en pièce jointe dans un nouvel e-mail. Pour cela, vous devez avoir une messagerie électronique.Menu Dossier 44 Impressions ) Menu DOSSIER - commande IMPRESSIONS Votre logiciel mémorise vos impressions. Pour cela vous devez indiquer le nombre d’impressions à conserver dans les préférences d'impression. Par défaut, le programme en garde 10. La commande IMPRESSIONS du menu DOSSIER vous permet : • d’obtenir votre DERNIÈRE IMPRESSION • de REVOIR UNE IMPRESSION parmi celles qui ont été enregistrées. Dernière impression Lorsque vous sélectionnez DERNIÈRE IMPRESSION, la fenêtre d'aperçu vous propose la toute dernière impression que vous avez réalisée. Vous pouvez relancer son édition à partir de cette fenêtre en utilisant le menu CONTEXTUEL (clic droit) commande IMPRIMER TOUT. Revoir une impression La commande REVOIR UNE IMPRESSION vous propose une liste contenant les dernières impressions réalisées. Dans cette liste vous pouvez connaître le Nom, la Taille, la Date et le Chemin utilisés pour chacune des impressions mémorisées. Vous pouvez sélectionner une impression et demander à nouveau son édition : 1. Sélectionnez l'impression que vous souhaitez relancer en cliquant sur la ligne de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Aperçu s'affiche. 3. Activez la commande IMPRIMER TOUT pour lancer votre édition. * Vous pouvez avoir accès directement à l'une des dernières impressions mémorisées en sélectionnant celle-ci directement dans le sous-menu IMPRESSIONS.Menu Dossier 45 Mot de passe ) Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un mot de passe. * L'assistant de création de votre société vous a proposé d’indiquer un mot de passe lors de la dernière étape. Créer un mot de passe Si vous n’avez pas créé de mot de passe et que vous souhaitez le faire maintenant, activez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. * Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe vous affiche des points sinon elle est vide. 1. Cliquez sur le bouton , la fenêtre Mot de passe s'affiche. 2. Saisissez votre Mot de passe. Si vous voulez qu’il soit visible lors de votre saisie, cochez l’option Afficher le mot de passe en clair. 3. Indiquez un indice qui vous aidera à vous en rappeler. La liste déroulante vous propose quelques indices mais vous pouvez en créer un en le saisissant directement dans la zone Indice. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le programme revient à la fenêtre précédente, il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone concernée. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour fermer la fenêtre. * Lors de l'ouverture de votre fichier, votre mot de passe vous sera demandé. Il vous suffira de le saisir puis de cliquer sur le bouton [OK]. Modifier un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le mot de passe actuel et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Saisissez votre nouveau mot de passe et confirmez-le. 5. Indiquez également un nouvel indice. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Vous revenez à la fenêtre précédente. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter.Menu Dossier 46 Supprimer un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton . 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter. Mode avancé Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. Pour une gestion plus complète des utilisateurs, des groupes et de leurs droits vous disposez du mode avancé. Pour y accéder, cliquez sur le bouton .Menu Dossier 47 Sauvegarde/Restauration ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION Cette commande a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Vous pouvez également restaurer une sauvegarde. Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. e-Sauvegarde ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - E-SAUVEGARDE La sauvegarde de vos données est un traitement essentiel dans la bonne tenue de vos dossiers. En effet, 90 % des sociétés qui doivent faire face à des pertes de données informatiques (suite à une panne, un vol de matériel, un incendie, etc.) disparaissent dans les 2 ans qui suivent ces pertes. D'où l'importance d'un système de sauvegarde toujours plus sécurisé et performant. C'est pourquoi Ciel met à votre disposition un système de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, permettant une protection optimale de vos données ; en les conservant hors des locaux de l'entreprise, cette sauvegarde par externalisation représente l'une des meilleures solutions pour un archivage informatique La mise en oeuvre et l'utilisation de e-Sauvegarde nécessitent : • Internet Explorer 5.5 ou supérieure • une connexion Internet, • un logiciel de messagerie • un abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde pour utiliser cette fonctionnalité au-delà de l'offre d'essai dont vous bénéficiez. * A ce titre, nous vous invitons à vous reporter aux conditions générales de souscription à l'offre Ciel e-Sauvegarde. Réaliser une sauvegarde en ligne Une fois votre site créé, vous pouvez effectuer la sauvegarde de votre dossier sur votre site et archiver ainsi en toute sécurité les données informatiques de votre entreprise. La première sauvegarde que vous effectuerez sera complète. Lors des sauvegardes suivantes, seuls les éléments nécessaires seront mis à jour. Ce système de sauvegarde incrémentale permet de réduire le temps du traitement. • Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - E-SAUVEGARDE du menu DOSSIER. * Si vous n'avez pas encore de site e-Sauvegarde, l'application vous propose automatiquement de créer un site. Voir Créer le site, page 51. • Une fenêtre affiche la progression du traitement en cours. Une fois que celle-ci n'est plus à l'écran, votre sauvegarde en ligne est effectuée. Vous retrouverez votre sauvegarde sur votre site. Sauvegarde ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE 1. Si nécessaire, connectez le support sur lequel vous sauvegardez votre dossier (clé USB, disque dur externe...). 2. Activez le menu DOSSIER puis la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE.Menu Dossier 48 * Les préférences, si vous en avez définies (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE) sont reprises. 3. Sélectionnez le format du fichier de sauvegarde. Vous disposez de trois formats : • Zip : la copie de votre dossier sera réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier sera réalisée à l'identique de l'original. • e-Sauvegarde : la sauvegarde de votre dossier sera réalisée à distance sur Internet. Voir e-Sauvegarde, page 47. 4. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton situé en fin de zone et sélectionnez le répertoire ou le volume sur lequel sera stockée la copie de votre dossier. 5. Précisez éventuellement le Nom de la copie. Si cette zone n'est pas renseignée, le nom du dossier original sera utilisé comme nom de la copie. 6. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom si vous souhaitez personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possè- dent le même nom, un message de confirmation vous est proposé afin de valider ou non le remplacement. Les deux dernières options permettent d'indiquer si lors de la sauvegarde vous souhaitez sauvegarder : • Votre dossier, • Vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 7. Si vous voulez par la suite lancer directement la sauvegarde, cochez la case Ne plus demander. Vous pourrez toujours modifier les paramètres de sauvegarde via le menu DOSSIER commande OPTIONS-PRÉ- FÉRENCES - SAUVEGARDE. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. LReportez-vous au chapitre Les Préférences du manuel électronique Annexes accessible dans le menu AIDE. e-Restauration ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - E-RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées. Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. Votre restauration s’effectue en ligne. Vous pourrez y accéder depuis votre site. Le principe est le même que la sauvegarde en ligne (e-sauvegarde). A l’activation de cette commande, il vous sera demandé de choisir le mode de restauration, comme pour la restauration de votre dossier sur votre système informatique. Voir Restauration, page 49. 1. Une fois le mode de restauration choisi, cliquez sur le bouton [Suivant>]. 2. Sélectionnez le format e-Sauvegarde à l’aide du menu déroulant. 3. Cliquez sur le bouton [OK].Menu Dossier 49 Restauration ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées. * Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux. * Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. Menu Dossier 50 La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin. 5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. ...réalisée avec e-Sauvegarde version 1 1. A partir de votre logiciel, sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION, puis activez la commande ACCÉDER AU SITE. 2. Identifiez-vous puis cliquez sur le lien Archives de la barre de navigation horizontale de votre site. 3. Cliquez ensuite sur le dossier Archives e-Sauvegarde V.1 puis sélectionnez la sauvegarde à restaurer. 4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquez le répertoire dans lequel vous souhaitez copier la sauvegarde. 5. Une fois le téléchargement terminé, activez la commande RESTAURATION du menu DOSSIER et sélectionnez le fichier téléchargé précédemment. ...réalisée avec e-Sauvegarde version 2 A partir de votre logiciel, sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION, puis activez la commande E-RESTAURATION.Menu Dossier 51 Créer le site ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - CRÉER LE SITE Lorsque vous lancez la commande E -SAUVEGARDE pour la première fois, seule la fonction CRÉER LE SITE est accessible. La fonction E-SAUVEGARDE dispose d'un assistant de connexion qui facilite la création de votre site de sauvegarde. Etape 1 1. Dans cette première étape, saisissez votre Code client Ciel. Ce code client vous est remis lors du référencement de votre logiciel auprès du Département Services de Ciel. Il précise notamment votre souscription à l'offre Ciel e-Sauvegarde. Par conséquent, si votre code est incorrect ou erroné, un message vous le signale. 2. Cliquez sur le lien Conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour prendre connaissance de l'abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde. 3. Une fois les termes de l'offre lus, vous revenez sur l'étape 1 de l'Assistant de connexion. Cochez la case J'accepte les conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour passer à l'étape suivante de création de site. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Etape 2 L'adresse Internet complète de votre site e-Sauvegarde vous est indiquée. 5. Renseignez ensuite vos paramètres d'identification en tant qu'administrateur du site, à savoir : Menu Dossier 52 • votre adresse e-mail, pour vous identifier facilement en tant qu'administrateur ; • votre mot de passe que vous confirmez en le saisissant à deux reprises, pour une sécurité et une confidentialité maximales de l'accès au site. * Ces paramètres, qui protègent l'accès à l'espace d'administration de votre site, vous seront demandés à chaque fois que vous souhaiterez vous connecter au site e-Sauvegarde. 6. Cliquez sur [Suivant>] pour continuer le paramétrage de connexion au site e-Sauvegarde. Etape 3 7. Les coordonnées saisies lors de la procédure de référencement de votre logiciel sont reprises dans cette étape. Vérifiez que le nom de la Société, du Contact et le numéro de Téléphone sont corrects, et modifiez-les si nécessaire. Ces informations sont obligatoires et essentielles pour réaliser la création du site e-Sauvegarde. Veillez par conséquent à leur exactitude. Etape 4 Cette dernière étape vous permet de lancer la création du site et d'y accéder. 8. Après avoir pris connaissance des informations qui vous sont données dans cette dernière fenêtre, cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer le processus de création. Un message vous indique que la création du site s'est bien passée. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour accéder à votre site. Votre site e-Sauvegarde est à présent créé.Menu Dossier 53 * Un mail de confirmation vous est également envoyé via votre messagerie électronique. Connecter un autre logiciel Ciel au site e-Sauvegarde à partir d'un autre ordinateur... Nous vous rappelons que si vous possédez plusieurs applications Ciel, vous pouvez souscrire un abonnement e-Sauvegarde pour chacun des logiciels que vous possédez. Cela vous permettra ensuite d'archiver les données de vos dossiers sur un seul et même site Internet. Si vous installez toutes ces applications à partir du même poste, l'opération de création de site ne doit être réalisée qu'une seule fois pour tous les produits Ciel auxquels vous avez souscrit l'abonnement. En revanche, si vous souhaitez connecter des logiciels Ciel sur des postes différents, vous devez, dans ce cas, créer votre site de sauvegarde pour chaque logiciel concerné. Activez la commande CRÉER le site comme nous venons de le voir. Si vous avez déjà créé un site de sauvegarde en ligne pour un autre de vos logiciels, l'assistant de connexion n'est composé que de deux étapes : • la première étape dans laquelle vous indiquez votre code client et acceptez les conditions générales d'utilisation ; • la deuxième étape dans laquelle vous saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe. Une vérification de vos droits d'accès est réalisée afin de synchroniser vos applications et le service Ciel e-Sauvegarde. Vous êtes maintenant prêt à réaliser les sauvegardes en ligne de tous les produits Ciel pour lesquels vous avez souscrit une offre e-Sauvegarde. Si vous avez oublié votre mot de passe... A partir de la page d'accueil de votre site e-Sauvegarde, cliquez sur le lien hypertexte J'ai perdu mon mot de passe. Vous accédez à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe. Accéder au site ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - ACCÉDER AU SITE La commande ACCÉDER AU SITE vous permet de vous connecter à votre site e-Sauvegarde pour visualiser l’ensemble des sauvegardes et des archives réalisées pour chaque dossier. Identifiez-vous en saisissant votre adresse e-mail ainsi que le mot de passe que vous avez défini lors de la création puis cliquez sur le lien hypertexte Envoi.Menu Dossier 54 Supprimer le site ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SUPPRIMER LE SITE La commande SUPPRIMER LE SITE vous permet d'effacer toutes traces des paramètres de votre site e-Sauvegarde sur votre disque ainsi que sur le serveur. 1. Dans la fenêtre Suppression de site, précisez votre identifiant administrateur, qui correspond à votre adresse e-mail. 2. Saisissez ensuite votre mot de passe administrateur, identique à celui que vous avez saisi lors de la création du site. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Si vous avez oublié votre mot de passe... Cliquez sur le bouton [J'ai perdu mon mot de passe]. Vous accédez à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe.Menu Dossier 55 Quitter ) Menu DOSSIER - commande QUITTER Cette commande permet de quitter l'application. Si un dossier est ouvert lorsque vous activez la commande, il est automatiquement fermé. D'autres moyens sont à votre disposition pour quitter l'application : • Le raccourci clavier + . • La commande FERMETURE, présentée dans le menu Système que vous ouvrez en cliquant sur l'icône présentée dans l'angle haut/gauche de la fenêtre application. • Un double clic sur l'icône du menu système. • Un clic sur la case de fermeture de la fenêtre , placée dans l'angle haut/droit de la fenêtre application. Si vous avez activé l'alerte sauvegarde, dans les préférences sauvegarde de votre logiciel, un message vous rappelle que vous devez effectuer régulièrement des sauvegardes et vous demande si vous souhaitez en effectuer une avant de quitter votre logiciel. LReportez-vous au chapitre Les Préférences - Sauvegarde du manuel électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE.Annuler Couper, Copier, Coller Effacer Fiches Sélectionner tout Rechercher, Poursuivre la recherche Atteindre Rafraîchir Tout afficher Liste Menu EditionMenu Edition 57 Vue d’ensemble A l'ouverture d'une commande du menu LISTES, le menu EDITION devient actif. Il présente des commandes permettant d'effectuer des traitements simples sur les éléments de la liste, comme la création, la modification d'une fiche ou encore les opérations de COUPER-COPIER-COLLER. La plupart des commandes présentées dans le menu EDITION peuvent être également activées par le menu CONTEXTUEL : vous ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris.Menu Edition 58 Annuler ) Menu EDITION - commande ANNULER Vous utilisez cette commande pour annuler la dernière action que vous venez de réaliser. Couper ) Menu EDITION - commande COUPER Cette commande vous permet de retirer d'un document un texte (ou une image) sélectionné et de le stocker dans le presse-papiers afin de pouvoir le récupérer et le coller dans un autre document. L'action de couper efface la sélection. Copier ) Menu EDITION - commande COPIER Cette commande vous permet de copier du texte sélectionné (ou une image) dans le presse-papiers. Vous réutiliserez ce texte dans un autre document en utilisant la commande COLLER. Coller ) Menu EDITION - commande COLLER Cette commande vous permet de coller un texte ou une image préalablement copié et stocké dans le presse-papiers. Effacer ) Menu EDITION - commande EFFACER Cette commande permet d'effacer une sélection. Attention ! Ne pas confondre avec la commande SUPPRIMER qui touche les informations stockées dans une base et non des informations simplement affichées comme par exemple le texte d'une note.Menu Edition 59 Fiches ) Menu EDITION - commande FICHES Cette commande est active seulement si une liste ou une fiche est ouverte (Liste des clients, fournisseurs, contacts, liste des factures, etc.). Elle permet de : • CRÉER : créer un nouvel élément dans la liste en cours, identique au bouton [Créer]. • MODIFIER : modifier un des éléments présentés dans une liste, similaire au bouton [Modifier]. • PROPRIÉTÉS : cette commande est contextuelle, elle permet d'afficher les propriétés d'un élément sélectionné dans une liste. Attention, cette commande n'est pas systématiquement active. • ENREGISTRER : enregistrer les modifications apportées dans une fiche. • VERSION PRÉCÉDENTE : revenir à la fiche telle qu'elle était avant modification. • INSÉRER : insérer un élément dans la liste. • SUPPRIMER : supprimer un élément de la liste, identique au bouton [Supprimer]. • DUPLIQUER : dupliquer un élément de la liste. Sélectionner tout ) Menu EDITION - commande SÉLECTIONNER TOUT Cette commande sélectionne toutes les informations d'une zone active. Par exemple tout le texte d'une zone saisissable, tous les éléments d'une liste, etc. Rechercher ) Menu EDITION - commande RECHERCHER La commande RECHERCHER est utilisée pour effectuer une recherche dans une liste. Elle s'applique aux informations affichées dans la liste active et non à celles contenues dans les fichiers. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre puis cliquez sur le bouton [OK]. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des libellés présents dans la fenêtre puis sélectionne le premier élément répondant à la demande. Les cases à cocher Mot entier uniquement, Respecter Min/Maj et Sélectionner les éléments sont des options qui permettent d'indiquer des critères de recherche plus pointus. • Mot entier uniquement : si cette case est cochée vous devez saisir entièrement le mot que vous recherchez tel qu'il est enregistré dans votre liste. Par exemple, pour rechercher un article contenant le mot LOGICIEL, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez LOG, votre recherche ne pourra aboutir. • Respecter Min/Maj : si cette case est cochée vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche. Par exemple, pour rechercher un article dont le libellé est enregistré sous LOGICIEL, vous devrez indiquer le mot en majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. Par contre vous pouvez saisir l'abréviation LOG, votre recherche sera effectuée avec succès. • Sélectionner les éléments : si cette case est cochée le programme sélectionnera toutes les éléments répondant à votre recherche.Menu Edition 60 Poursuivre la recherche ) Menu EDITION - commande POURSUIVRE LA RECHERCHE Une fois un élément trouvé par la commande RECHERCHER, on peut relancer le traitement avec les mêmes critères afin de trouver l'élément suivant qui correspond à ceux-ci. Il suffit donc d'appeler cette option. Atteindre ) Menu EDITION - commande ATTEINDRE Lorsque vous êtes dans une fiche, la commande atteindre vous permet d'accéder rapidement à une autre fiche sans repasser par la liste des fiches. C'est l'équivalent du bouton qui se trouve en bas de la plupart des fiches. Rafraîchir ) Menu EDITION - commande RAFRAÎCHIR Cette commande rafraîchit l'affichage dans les listes. Dans la plupart des cas, le rafraîchissement est automatique. Tout afficher ) Menu EDITION - commande TOUT AFFICHER Cette commande vous permet, lorsque vous venez d'exécuter un filtre dans une liste, de revenir à la liste initiale. Liste ) Menu EDITION - commande LISTE La fonction Liste permet d'obtenir la liste des éléments disponibles quand vous avez à saisir une information qui elle-même appartient à une liste.Clients, Prospects Fournisseurs, Représentants Articles, Familles articles Remises/promotions Dépôts, Mouvements de stock, Ordre de production Affaires TVA, TPF Banques, Modes de paiement Eco-participations Comptabilité Infos Perso, Autres listes Menu ListesMenu Listes 62 Vue d’ensemble Avant de commencer à saisir les pièces commerciales, vous devez passer en revue les différentes listes de votre dossier. Dans la plupart des fiches qui composent le menu LISTES (clients, fournisseurs, articles, familles d’articles, représentants), vous trouverez des boutons vous permettant d'accéder plus rapidement à certaines informations. Le bouton [Créer] génère automatiquement une fiche avec incrémentation d'un nouveau Code. Cette fiche s'ajoute dans la liste, à la suite des autres fiches. Les boutons de navigation permettent de faire défiler les différentes fiches de la liste. Ainsi, vous visualisez très rapidement et dans son ensemble les renseignements qui les composent. La flèche, située à l'extrême gauche, permet de consulter la première fiche, la flèche à l'extrême droite se rend directement sur la dernière fiche créée. Les flèches du milieu permettent d'afficher respectivement la fiche précédente ou suivante. Le bouton permet d’atteindre un élément rapidement. Les éventuelles modifications apportées à la fiche en cours sont conservées lorsque vous cliquez sur un des boutons magnétoscopes.Menu Listes 63 Clients ) Menu LISTES - commande CLIENTS Le terme Client désigne des personnes qui achètent régulièrement des services ou des produits dans un établissement commercial. La liste des clients répertorie tous les clients créés. Les clients sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. LPour plus d'informations sur le paramétrage des colonnes et des regroupements (Intuilistes©), reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes du manuel ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Les options d’affichage ) Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, toutes les pièces commerciales afférentes au client sélectionné. Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus.Menu Listes 64 Afficher l'aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard de la fiche d'un client. 1. Sélectionnez dans la liste le client pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande Imprimer l'image. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre client dans liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus Vous pouvez à partir de la liste des clients CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un client. Créer un client 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). Identification du client Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque client créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie des pièces commerciales. * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Clients à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases. 2. Si ce paramétrage est effectué, le code client s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 3. Saisissez le Nom du client puis indiquez son numéro de SIRET. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. 4. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le code du Représentant. L’icône Liste permet d'accéder aux données saisies à partir du menu LISTES commande REPRÉSENTANTS. Le nom correspondant au code sélectionné s'affiche. L'affectation d'un représentant au client permet de calculer les statistiques et les commissions basées sur le chiffre d'affaires ou sur les encaissements.Menu Listes 65 5. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le client. La famille permet de classer les clients selon certains critères (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter des statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille. Informations financières 1. Dans la zone Crédit accordé, saisissez le montant du crédit alloué au client. Lors de la saisie d'une facture, le logiciel vous informe si ce crédit est dépassé. 2. Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturés aux clients qui n'ont pas encore été réglés. Cette zone est mise à jour lors de la validation des factures, des avoirs et la création de règlements. Le Crédit Disponible correspond à la différence entre le crédit maximum autorisé et l'encours. Cette zone est renseignée et mise à jour par le programme. 3. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le mode de règlement. Vous pouvez également classer le client suivant des critères de Risque. Exemple Le client peut être bon, moyen ou mauvais payeur. En fonction de ces catégories, sélectionnez un critère de risque Faible, Moyen ou Élevé. Il est possible d'établir une différence entre certains clients en cochant ou non la case Bloqué. Plusieurs opérations sont possibles concernant un client bloqué : • Vous pourrez effectuer une Recherche sur cet élément pour répertorier tous les clients pour lesquels vous avez coché cette case. • Vous pouvez aussi demander l'affichage systématique d'un message informant qu'un client est déclaré bloqué en cochant l'option correspondante dans le menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies - alertes sur les pièces commerciales. • Vous pouvez modifier les paramètres (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisies - gestion des clients) de manière à ce que le client soit automatiquement bloqué lorsqu'il dépasse l'encours autorisé. 4. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce client apparaissent dans l'édition des relevés de comptes. * Si vous ne cochez pas cette case dans la fiche client, vous pouvez quand même obtenir le relevé de comptes pour tous les clients. Pour cela, cochez la case Inclure les autres clients lors du paramétrage de l'état de RELEVÉ DE COMPTES dans la zone Options. Onglet Adresse Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation du client. Cette adresse est utilisée pour les piè- ces commerciales suivantes : • accusés de réception de commandes, • avoirs, • factures et pro forma/devis, • traites. En saisie de pièce, vous pourrez choisir l'adresse d'impression indiquée dans l'onglet Informations Tiers de la pièce commerciale en cours. 1. Saisissez l'adresse postale de facturation du client.Menu Listes 66 Localisation et vérification d’adresse Bouton [Vérifier] Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom). Une fois les critères définis, cliquez sur le bouton [Rechercher]. Les résultats de la recherche s'affichent dans la partie inférieure de la fenêtre. • Si les critères de recherche ne sont pas assez pertinents, la liste de tous les résultats trouvés s'affiche dans une autre fenêtre. Sélectionnez dans ce cas, la société que vous recherchez puis cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre de recherche. • Le bouton [Mise à jour] vous permet d'actualiser l'adresse dans la fiche Client. Cliquez sur le bouton [Annuler] pour supprimer la recherche. La fenêtre se ferme automatiquement. Vous revenez à la fiche du Client. Bouton [Plan] Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Bouton [Itinéraire] Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client). Onglet Livraison Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Livraison du client. Lors de la création de la fiche Client, l'adresse de facturation est automatiquement proposée en adresse de livraison. Vous pouvez bien entendu la modifier. 1. Saisissez si besoin l'adresse postale de livraison du client. 2. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante. 3. Saisissez les coordonnées téléphoniques (téléphone fixe, portable), Fax, Télex, l’adresse électronique, l'adresse Internet. 4. Cochez l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) si l’adresse de livraison n’est plus correcte. 5. Cliquez sur le bouton pour consulter et déterminer éventuellement une (ou plusieurs autres adresses) de livraison pour le fournisseur. L’adresse de facturation est proposée par défaut en adresse de livraison. Vous pouvez la modifier.Menu Listes 67 Pour revenir à la fenêtre de l'adresse de livraison, cliquez sur le bouton . Localisation et vérification d’adresse Le bouton [Vérifier] permet de faire une recherche de l'adresse de facturation du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Voir Bouton [Vérifier], page 66. Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client). Onglet Complément Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA, des tarifs, à la définition d’un compte comptable et d’un code analytique pour le client sélectionné, etc. Nature • Sélectionnez l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. • L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. • Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. • La Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du client notamment pour le mode Suspension de taxe. 1. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'immatriculation de TVA du client utilisé lors d'une opération commerciale avec la CEE. 2. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre client est assujetti à TPF. Comptabilité Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque client dans la zone Compte comptable.Menu Listes 68 Exemple 411001 pour le premier client créé. Dans le cadre d'une gestion analytique par client de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code Analytique. * Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables L’icône d’appel de liste vous permet d'accéder à la liste des codes analytiques déjà saisis. Vous pouvez à partir de la liste des codes analytiques en créer d'autres. Divers 3. Cochez la case Client Divers s'il s'agit d'un client occasionnel. La date de création de la fiche client est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un client en fonction de sa date de création. Voir Onglet Tarifs, page 100. 4. Indiquez le Nombre d'exemplaires de factures (duplicata) que vous souhaitez obtenir pour ce client et un éventuel Taux de remise. En principe, il correspond au taux accordé à ce client mais vous pourrez le modifier lors de la saisie des pièces commerciales. Tarifs 5. Si vous utilisez la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au client. 6. Les pièces commerciales du client peuvent directement être calculées en TTC. Pour cela, cochez l'option Facturer en TTC. Affaire 7. Vous pouvez associer une affaire à un client. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce client. Le contact indiqué en première ligne (en gras) est considéré comme étant le contact principal. 1. Cliquez sur le bouton pour saisir un nouveau contact. 2. Saisissez les informations du contact (nom du contact, fonction, téléphone, email, nom de la société, etc.). 3. Pour supprimer un contact, cliquez sur le bouton . Onglet Relations Client La fonction RELATIONS CLIENTS vous permet de gérer vos relations clients comme un agenda à partir duquel vous enregistrez vos tâches à effectuer. Exemple Il peut s'agir d'un entretien téléphonique, la présentation commerciale d'un produit. De même, cela peut concerner une action ou un projet que vous devez réaliser dans les jours qui viennent. Vous recevez par exemple un appel téléphonique pour une demande de prix de la part d'un client. Vous pouvez enregistrer directement dans la fiche du client une nouvelle tâche. Voir Relations clients, page 243.Menu Listes 69 Onglet Banque 1. Indiquez le code IBAN, le code BIC ainsi que le R.I.B. : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB. • Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international. * Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. 2. Saisissez les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 3. Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. 4. Dans le cas où vous effectuez des prélèvements magnétiques, votre client vous a livré un mandat vous autorisant à le débiter. Et, vous devez obligatoirement renseigner la référence et la date du mandat de votre client. Pour cela, cliquez sur le bouton [Mandat SEPA]. * Ces informations seront reprises dans le fichier généré lors des remises en banque. Onglet Relances Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. Cet onglet présente les relances réalisées ou ignorées pour le client. Vous retrouvez des informations sur la relance (libellé, date de relance, niveau de la relance dans la colonne Commentaire) ainsi que sur la pièce non réglée (numéro, date, date d’échéance, solde dû). 5. Cochez la case Ne pas relancer pour interdire la relance sur ce client. 6. Cochez la case Inclure les lignes soldées pour afficher les relances réalisées sur des pièces qui ont été réglées par le client. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le client. Exemple Client régulier - Grosses commandes - Relations importantes. Modification de l’encours initial Cette fonction vous permet de modifier l'encours défini au départ pour le client. Lorsque vous modifiez l'encours initial, le montant de l'encours total est automatiquement modifié. 1. Dans la fiche du client, faites un clic-droit et sélectionnez la commande MODIFICATION ENCOURS INITIAL. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nouveau montant de l’encours initial du client. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Les informations concernant la Domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). Menu Listes 70 Modifier un client 1. Pour modifier un client, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Client s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un client 1. Pour supprimer un client, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Saisir une pièce commerciale client Le bouton vous permet de créer, depuis la liste des clients, une pièce commerciale pour le client sélectionné. Sélectionnez dans le menu déroulant la pièce commerciale (devis, facture, commande) à créer. Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 146. Effectuer un règlement client La bouton vous permet de saisir, depuis la liste des clients, un règlement pour le client sélectionné. La fenêtre Nouveau règlement s’affiche. Elle vous permet d’indiquer toutes les informations nécessaires à la saisie du règlement. Voir Saisir un règlement, page 190. Informations légales Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. * Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page internet s'ouvre. 1. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante. 2. Précisez les coordonnées téléphoniques du client (téléphone, fixe, portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son adresse Internet. 3. Cochez l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) si l’adresse de facturation que vous avez n’est plus correcte. Les actions sur les clients Les boutons situés en haut de la fenêtre vous permettent d'activer certaines commandes relatives au client sélectionné. Certaines de ces commandes sont aussi accessibles en activant le menu CONTEXTUEL depuis la liste des clients.Menu Listes 71 Vous pouvez créer un devis, créer une facture, créer un règlement, visualiser les statistiques, les objectifs, l'historique des pièces du client, l'historique des règlements du client. Les états disponibles Les commandes RELANCE et MAILING affiche la liste des états prédéfinis correspondants (offre promotionnelle, annonce des soldes, relance avec infos pénalités de retard). LPour plus d’informations sur ces états reportez-vous au paragraphe “Relance client”, page 260 et “Mailing”, page 262. Le suivi des clients Statistiques Les statistiques peuvent s'appliquer aux éléments suivants : • Clients, • Fournisseurs, • Articles. Les statistiques clients, fournisseurs ou articles sont directement disponibles à partir de la fenêtre Liste des clients, Liste des fournisseurs ou Liste des articles. Ces statistiques peuvent être représentées graphiquement ou imprimées. Elles sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées. 1. Indiquez dans les zones Du...Au la période à prendre en compte. 2. Utilisez l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner une date particulière (aujourd'hui, cette semaine, cette année etc.).Menu Listes 72 Objectifs Le logiciel gère les objectifs (clients, fournisseurs, familles d'articles, etc.) sur une année ; le paramétrage par défaut de l'année s'effectue via le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION (Date de début et date de fin des objectifs). La fenêtre Objectifs vous permet de comparer, visualiser, imprimer (icône impression) sous forme de graphiques les valeurs du CA et celles des objectifs. 1. Indiquez dans les zone Du...Au la période à prendre en compte. 2. Utilisez l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner une date particulière (aujourd'hui, cette année, période de saisie courante, période d'objectifs, etc.). Détail des ventes Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces saisies pour un client. Voir Détail pièces clients, page 163. Historique pièces clients L'historique constitue un outil de suivi et de contrôle des pièces commerciales clients. La fenêtre à laquelle vous accédez affiche la liste de toutes les pièces commerciales du client sélectionné. Vous pouvez ainsi les consulter ou les modifier. Voir Pièces clients, page 146. Historique règlement La fenêtre à laquelle vous accédez affiche la liste de tous les règlements du client sélectionné. Vous pouvez ainsi les consulter rapidement. Voir Règlements, page 189. Fonctions du menu Contextuel (clic-droit) Tâche Cette commande permet de créer une tâche dans votre agenda concernant le fournisseur sélectionné. Voir Relations clients, page 243. Consulter la pièce * Cette option est accessible quand Afficher le détail est activée (coche devant). Vous pouvez visualiser les fiches des pièces afférentes au client sélectionné. Pour cela faites un clic-droit sur une pièce et choisissez la commande CONSULTER LA PIÈCE.Menu Listes 73 Prospects ) Menu LISTES - commande PROSPECTS Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Dans ce cas, vous pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing. Cette liste répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. LPour plus d'informations sur le paramétrage des colonnes et des regroupements (Intuilistes©), reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes du manuel ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. * La gestion des prospects est quasi identique à celle des clients. Les options d’affichage ) Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, toutes les pièces commerciales afférentes au prospect sélectionné. Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Afficher l'aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard de la fiche d'un prospect. 1. Sélectionnez dans la liste le prospect pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche alors à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande Imprimer l'image. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre client dans liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Créer un prospect Cette commande vous permet d'enregistrer un nouveau prospect. 1. Cliquez sur le bouton [Créer] (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). 2. Saisissez le Code, le Nom du prospect et éventuellement son numéro de SIRET. 3. Sélectionnez ensuite son Représentant et la Famille auquel il appartient. Onglet Adresse Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation du prospect. * Cette adresse est utilisée pour les devis. 1. Saisissez l'adresse postale de facturation du prospect. 2. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante. 3. Précisez ensuite le numéro de Téléphone du prospect (fixe, portable), le Fax, le Télex, l'e-mail, éventuelle-Menu Listes 74 ment l'adresse de son site Internet. 4. Cochez l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) si l’adresse que vous avez n’est plus correcte. Localisation et vérification d’adresse Le bouton [Vérifier] permet de faire une recherche de l'adresse de facturation du prospect afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Voir Bouton [Vérifier], page 66. Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre prospect). Onglet Complément Nature Les éléments de cette zone sont nécessaires à la gestion de la TVA. 1. Sélectionnez dans le menu déroulant le Mode de TVA. • Local : pour les prospects se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. • CEE : dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. • Hors CEE : si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. • Suspension de taxe : pour les prospects non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du prospect notamment pour le mode Suspension de taxes. 2. Indiquez le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA du prospect utilisé lors d'une opération commerciale avec la CEE. Divers La date de création de la fiche prospect est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un prospect en fonction de sa date de création. Sélectionnez le mode de règlement et le taux de remise appliqué. Tarifs Si utilisez la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au prospect. Si vous Facturez en TTC, cochez cette option. Onglet Contacts * La gestion des prospects est quasi identique à celle des clients. Pour des informations détaillées sur cet onglet Voir Onglet Contacts, page 68. Onglet Relations Clients * La gestion des prospects est quasi identique à celle des clients. Pour des informations détaillées sur cet onglet Voir Onglet Relations Client, page 68. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le prospect. Modifier un prospect 1. Pour modifier un prospect, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier] (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Prospect s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider.Menu Listes 75 Supprimer un prospect 1. Pour supprimer un prospect, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer] (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Les options prospects Les boutons situés en haut de la liste vous permettent d'activer certaines commandes liées aux prospects. Ces commandes sont aussi accessibles en activant le menu CONTEXTUEL depuis la fiche d'un prospect. • Convertir le prospect sélectionné en client. • Mailing. • Tâches. • Historique Pièces. • Détail des ventes du prospect sélectionné. Les infos légales Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre prospect via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du prospect doit être renseigné afin que la page internet s'ouvre. Convertir le prospect sélectionné en client 1. Définissez dans ce cas les paramètres à prendre en compte lors du changement d'un prospect en client. Vous pouvez : • Garder le même Code. • Utiliser la numérotation automatique des clients. • Affecter le code client de votre choix. 2. Cochez la case Ouvrir le client pour ouvrir la fiche du client après la conversion. * Vous pouvez convertir plusieurs prospects en clients via une sélection multiple (pour cela, maintenez la touche de votre clavier enfoncée). Si vous souhaitez appliquer le choix de la numérotation à tous les prospects sélectionnés, cochez l'option Appliquer à tous. 3. Cliquez sur [OK] pour valider.Menu Listes 76 Fournisseurs ) Menu LISTES - commande FOURNISSEURS La liste des fournisseurs présente les mêmes particularités que celle des clients. Cette fenêtre contient au fur et à mesure de leur création, la liste des fournisseurs identifiés par leur code, leur nom, leur famille, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. LPour plus d'informations sur le paramétrage des colonnes et des regroupements (Intuilistes©), reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes du manuel ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Les options d’affichage ) Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, toutes les pièces commerciales afférentes au fournisseur sélectionné. Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Afficher l'aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la fiche d'un fournisseur. 1. Sélectionnez dans la liste le fournisseur pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande Imprimer l'image. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre fournisseur dans liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus.Menu Listes 77 Créer un fournisseur 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). Identification du fournisseur * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Fournisseurs à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 2. Si ce paramétrage est effectué, le Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Néanmoins, vous pourrez très bien retrouver ce fournisseur par d'autres critères, si vous ne connaissez pas le code. 3. Saisissez le Nom du fournisseur. 4. Indiquez le numéro de SIRET du fournisseur. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. 5. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de catégoriser vos fournisseurs selon les critères de votre choix (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter différentes statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille. Informations financières 6. Dans la zone Crédit accordé, vous affectez un crédit maximum autorisé à un fournisseur. En saisie de facture, le programme vous préviendra lorsque ce crédit sera dépassé. 7. Sélectionnez ensuite à l'aide de l’icône Liste le Mode de règlement. Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de Risque. Exemple Il est possible d'établir une différence entre certains fournisseurs en cochant ou non la case Bloqué. 8. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce fournisseur apparaissent dans l'édition des relevés de comptes. Onglet Adresse Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation du fournisseur. Cette adresse est utilisée pour les pièces commerciales suivantes : • accusés de réception de commandes • avoirs • factures et pro forma/devis 1. Saisissez l'adresse postale de facturation du fournisseur. 2. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante. 3. Précisez ses coordonnées téléphoniques (Téléphone fixe, Portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son adresse Internet. 4. Cliquez sur le bouton pour consulter et déterminer éventuellement une (ou plusieurs autres adresses) de facturation pour le fournisseur. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la saisie.Menu Listes 78 Localisation et vérification de l’adresse du fournisseur Le bouton [Vérifier] permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Voir Bouton [Vérifier], page 66. Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre fournisseur). Onglet Complément Nature Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA. 1. Sélectionnez l'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays si les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. La case CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. La Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode Suspension de taxe. 4. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre fournisseur est assujetti à TPF. Comptabilité Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque fournisseur dans la zone Compte comptable. Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution pour Windows™), vous pouvez lui attribuer un code analytique. L’icône Liste vous permet d'accéder à la liste des codes analytiques déjà saisis. Vous pouvez à partir de la liste des codes analytiques en créer d'autres. Divers 5. Saisissez le taux de remise accordé au fournisseur sur le total facturé. 6. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le dépôt du fournisseur. 7. Cochez l’option Fournisseur Divers s’il s’agit d’un fournisseur occasionnel. La date de création de la fiche fournisseur est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un fournisseur en fonction de sa date de création.Menu Listes 79 8. Les pièces commerciales du fournisseur peuvent directement être calculées en TTC. Pour cela, cochez l'option Facturer en TTC. Gestion de la TVA Même si vous avez déclaré être soumis au régime de TVA sur les encaissements dans les paramètres de facturation, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lors du transfert des écritures en comptabilité, le compte de TVA à utiliser s'adaptera automatiquement. Affaire 9. Vous pouvez associer une affaire à un fournisseur. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du fournisseur. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce fournisseur. Le contact indiqué en première ligne (en gras) est considéré comme étant le contact principal. 1. Cliquez sur le bouton pour saisir un nouveau contact. 2. Saisissez les informations du contact (nom du contact, fonction, téléphone, email, etc.). 3. Pour supprimer un contact, cliquez sur le bouton . Onglet Banque 1. Indiquez le code IBAN, le code BIC ainsi que le R.I.B. : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB. * Les informations concernant l’identification bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). • Le code IBAN correspond à l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international. Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. 2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 3. Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation, et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. Les informations concernant la domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). Menu Listes 80 Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le fournisseur. Elles peuvent vous permettre une meilleure gestion de vos fournisseurs. Exemple Fournisseur régulier - Livraisons dans les délais. Modifier un fournisseur 1. Pour modifier un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Fournisseur s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un fournisseur 1. Pour supprimer un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Saisir une pièce commerciale fournisseur Le bouton vous permet de créer, depuis la liste des fournisseurs, une pièce commerciale pour le fournisseur sélectionné. Sélectionnez dans le menu déroulant la pièce commerciale (commande, bon de réception, facture) à créer. Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 146. Effectuer un règlement fournisseur La bouton vous permet de saisir, depuis la liste des fournisseurs, un règlement pour le fournisseur sélectionné. La fenêtre Nouveau règlement s’affiche. Elle vous permet d’indiquer toutes les informations nécessaires à la saisie du règlement. Voir Saisir un règlement, page 190. Les actions sur les fournisseurs Les boutons situés en haut de la fenêtre vous permettent d'activer certaines commandes relatives au fournisseur sélectionné. Ces commandes sont également accessibles par le menu CONTEXTUEL à partir de la liste des fournisseurs.Menu Listes 81 Informations légales Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre fournisseur via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du fournisseur doit être renseigné afin que la page internet s'ouvre. Le suivi des fournisseurs Statistiques fournisseurs Cette commande vous permet d’afficher les statistiques fournisseurs. Elle fonctionne sur le même principe que les statistiques clients. Voir Statistiques, page 71. Objectifs fournisseurs Cette commande vous permet d’afficher les objectifs fournisseurs. Elle fonctionne sur le même principe que les objectifs clients. Voir Objectifs, page 72. Détail des achats Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces fournisseurs saisies. Voir Détail pièces fournisseurs, page 217. Historique pièces L'historique constitue un outil de suivi et de contrôle des pièces commerciales fournisseurs. La fenêtre à laquelle vous accédez affiche la liste de toutes les pièces commerciales du fournisseur sélectionné. Vous pouvez ainsi les consulter ou les modifier. Voir Pièces fournisseurs, page 202. Historique règlements La fenêtre à laquelle vous accédez affiche la liste de tous les règlements effectués pour le fournisseur sélectionné. Vous pouvez ainsi les consulter rapidement. Voir Règlements, page 189. Les commandes du menu Contextuel (clic-droit) Tâche Cette commande permet de créer une tâche dans votre agenda concernant le fournisseur sélectionné. Voir Relations clients, page 243. Consulter la pièce * Cette option est accessible quand Afficher le détail est activée (coche devant). Vous pouvez visualiser les fiches des pièces commerciales afférentes au fournisseur sélectionné. Pour cela, faites un clic-droit sur la pièce et choisissez la commande CONSULTER LA PIÈCE.Menu Listes 82 Représentants ) Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS Le terme Représentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise. Cette fenêtre contient la liste des représentants identifiés par leur code, leur nom, leur fonction, leur commission, etc. Ces éléments sont visibles dans la liste selon le paramétrage des colonnes que vous déterminez. LPour plus d'informations sur le paramétrage des colonnes et sur les Intuilistes©, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes du manuel ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Vous pouvez à partir de la liste des représentants CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un représentant. Activer l'aperçu de la fiche du représentant 1. Sélectionnez dans la liste le représentant pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Cliquez sur le bouton . et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre représentant dans liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Créer un représentant 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). Identification du représentant * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Représentants à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 2. Si ce paramétrage est effectué, le Code représentant s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le.Menu Listes 83 Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur créé. 3. Saisissez le Nom du représentant. 4. Cliquez sur le bouton commentaire pour saisir si besoin un commentaire. 5. Sélectionnez à l'aide du triangle de sélection la Fonction du représentant ainsi que la Région dans laquelle il prospecte. 6. Saisissez l'adresse postale du représentant. 7. Précisez ensuite ses coordonnées téléphoniques (téléphone fixe, portable, Fax, Télex) ainsi que son adresse électronique. La zone Commissions vous permet de déterminer un Taux de commission général pour le représentant ainsi qu'un taux de commission spécifique pour chaque famille d'articles. Plusieurs cas de figures peuvent se présenter : • Taux de commission général et Taux de commission pour une famille d'articles renseignés Lors de la saisie d'une pièce commerciale, c'est la commission affectée à la famille d'articles qui pré- vaut sur la commission générale. • Uniquement taux de commission général renseigné C'est ce taux qui sera utilisé pour toute pièce commerciale saisie et rattachée au représentant. • Uniquement un (ou plusieurs) taux de commission pour une famille d'articles renseigné(s) L'affectation d'une commission spécifique pour chaque famille d'articles permet une gestion encore plus précise et complète des taux de commissions. Localiser le représentant • Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre représentant). Pour créer un taux de commission général 1. Saisissez la valeur dans la zone Taux. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Pour créer un taux de commission pour une famille d'articles 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la colonne Familles d'articles, saisissez le code de la famille pour laquelle vous voulez saisir un taux. Cliquez sur l’icône Liste présenté en fin de zone pour sélectionner le code de la Famille dans la liste que vous obtenez. 3. Saisissez le taux de la commission à prendre en compte pour cette famille dans la colonne Commissions. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Le bouton permet d'effacer la ligne sélectionnée dans le tableau des commissions par famille.Menu Listes 84 Modifier un représentant 1. Pour modifier un représentant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Représentant s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un représentant 1. Pour supprimer un représentant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Localiser et vérifier l’adresse d’un représentant Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle du représentant). Le suivi des représentants Statistiques Cette commande vous permet d’afficher les statistiques du représentant. Elle fonctionne sur le même principe que les statistiques clients. Voir Statistiques, page 71. Détail des ventes Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces de vente saisies pour un représentant. Voir Détail pièces clients, page 163. Détail des achats Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces d’achat saisies pour un représentant. Voir Détail pièces fournisseurs, page 217.Menu Listes 85 Articles ) Menu LISTES - commande ARTICLES Le terme Article englobe les produits de commerce, les produits fabriqués, les prestations de service ou les produits annexes (port, etc.). LPour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes du manuel ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Afficher l'aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’une fiche article. 1. Sélectionnez dans la liste l'article pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Cliquez sur le bouton . et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre article dans liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. LPour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Créer un article 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). Identification de l’article Le Code article est une zone alphanumérique (15 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque article créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale.Menu Listes 86 * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Articles à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 2. Si ce paramétrage est effectué, le code article s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 3. Saisissez le Libellé de l'article. 4. Si vous gérez des article à l'international, vous pouvez les saisir dans 2 langues étrangères. Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. Exemple Vous pouvez par exemple saisir dans l'onglet Langue 1 un article en Anglais puis dans l'onglet Langue 2 ce même article en Chinois. 1. Indiquez le Libellé de l'article puis saisissez le descriptif dans la zone Désignation. 2. Cliquez sur [OK] pour valider. * Vous pourrez par la suite éditer vos articles en prenant en compte le critère de la langue. 5. Précisez la Famille à laquelle appartient cet article. La famille vous permet de classer des articles selon les critères de votre choix et en fonction des statistiques que vous souhaitez obtenir. 6. Cochez la case Bloqué si vous souhaitez établir une différence entre certains articles : • dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle, • ou d'une rupture de stock proche. Tout comme pour les clients «bloqués», vous pouvez paramétrer l'affichage d'un message lors de la saisie de cet article dans une pièce commerciale (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies). Quantités en stock Si vous souhaitez gérer le stock de certains articles, cochez la case Gestion de stock. Dans le cas contraire, décochez cette case. Le Stock réel est une zone numérique que vous ne pouvez renseigner qu'à la création d'un article. Le stock réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock. Dans le cadre d'une modification de la fiche Article, cette zone n'est plus accessible ; le stock est automatiquement calculé par le logiciel en fonction des entrées et des sorties. Si vous souhaitez modifier le Stock réel, vous devez effectuer : • une entrée de stock manuelle, • ou une régulation de stock. Lorsque vous saisissez un stock de départ, le logiciel génère automatiquement un mouvement de stock. Toutes les entrées et sorties d'articles sont mémorisées dans la base des mouvements de stocks. Vous n'avez pas accès aux zones En Cde client et En Cde fourn. car elles sont automatiquement calculées en fonction des commandes, des achats et/ou des ventes non soldées. Le Stock mini vous permet d'éditer par exemple les états de réapprovisionnement de stocks (liste des articles dont le stock réel est inférieur à ce stock minimum). Cette zone permet aussi de paramétrer le seuil de réapprovisionnement lors du traitement des commandes (fournisseurs) d'articles en rupture de stock. Attention ! Le code article est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la fiche article si cette zone n'est pas renseignée. Le Stock théorique correspond à la quantité en Stock réel moins la quantité en Stock client commandée plus les Commandes fournisseurs.Menu Listes 87 Le Stock maxi vous permet d'éditer la liste des articles «surstockés» (article dont le stock réel est supérieur au stock maximum). Cette zone intervient aussi lors du paramétrage du traitement des commandes (fournisseurs) d'articles en rupture de stock. Onglet Prix Tarif Cet onglet vous permet de paramétrer les éléments nécessaires à la gestion des prix. 1. Sélectionnez le mode de calcul du prix de l'article. Fixer le prix de vente HT Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente HT. Par défaut, cette option est active. Lorsque l'option Fixer le prix de vente HT est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du coefficient de marge (le prix de vente sera donc inchangé). Fixer le prix de vente TTC Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente TTC. Cette option permet de gérer les effets d'une modification du prix d'achat. Fixer le coefficient de marge Lorsque l'option Fixer le coefficient de marge est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du prix de vente (le coefficient de marge sera donc inchangé). * Le choix du mode de calcul permet aussi d'éviter les différences d'arrondis lors des calculs de la TVA dans les pièces commerciales. Les lignes des pièces commerciales, les prix et les remises auxquelles vous aurez accès seront en HT ou en TTC suivant le mode de calcul que vous aurez choisi. 2. Sélectionnez le Taux de TVA appliqué à l'article. Vous pouvez aussi choisir un taux de TPF (Taxe Para Fiscale) si vous êtes soumis à cette taxe. PAMP Le PAMP (Prix d'Achat Moyen Pondéré) est calculé automatiquement au fur et à mesure des entrées de stock. Cette zone est calculée selon la formule suivante : Prix d'achat HT La zone numérique Prix d'achat HT est facultative. Dans le cas d'une société de services, cette zone peut correspondre au coût de la prestation. Pour une société industrielle, il peut s'agir du coût interne de fabrication ou du prix de revient. Pour les sociétés de négoce ou pour les détaillants, il s'agira du prix d'achat facturé par le fournisseur. A chaque nouvelle entrée de stock, qu'il s'agisse d'un mouvement de stock direct (menu Listes - mouvements de stock) ou qu'il s'agisse d'une facturation fournisseur, ce prix d'achat prendra la valeur indiquée dans la facture d'achat ou dans le mouvement de stock. Coefficient de marge La zone Coefficient n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le coefficient de marge. Dernier PAMP x Stock réel + Quantité entrée en stock x Prix achat / Stock réel + Quantité entrée.Menu Listes 88 C'est le coefficient multiplicateur qui, s'appliquant au prix d'achat, donne le prix de vente hors taxes. Si aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraînera le calcul automatique d'un coefficient. Prix de vente HT La zone Prix de vente HT n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente HT. Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient de marge est recalculé en fonction du prix d'achat et du nouveau prix de vente. Prix de vente TTC La zone Prix de vente TTC n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente TTC. Si vous modifiez le prix de vente TTC, notamment pour obtenir un prix TTC «tout rond», le prix de vente HT est recalculé en fonction du taux de TVA. Le coefficient de marge est aussi recalculé. Grille des tarifs La gestion des tarifs s'effectue avec la grille tarifaire des fiches articles. Vous pouvez : • Gérer des tarifs par quantité : le prix de vente dépendra des quantités de la grille des tarifs (quantité maximale que vous aurez saisies dans les fiches articles). • Gérer des codes tarifs : vous affectez directement un tarif (de 1 à 7) à un client (les différents tarifs ayant été préalablement saisis dans la fiche article). Ces deux possibilités peuvent être utilisées de façon combinée suivant les conditions que vous souhaitez accorder à vos clients. * Dans la fiche Client, la zone Code tarif (onglet Complément) permet d'indiquer le type de tarif dont chaque client bénéficie. Exemple Un article peut être vendu à différents clients bénéficiant chacun de conditions différentes. La fiche de cet article est composée de : • Code : Pentium II 400 • Désignation : Pentium II 400 Mhz • Prix de vente Hors Taxes : 2313,72 € Vous êtes fabricant de matériel informatique et votre clientèle se répartit entre des grossistes, des revendeurs et des particuliers. • Le particulier sera facturé au prix de vente public, c'est-à-dire au prix de vente indiqué dans la fiche article. • Le grossiste se verra affecter un tarif suivant un barème que vous aurez arbitrairement fixé et qui pourra tenir compte de sa rapidité de paiement, du chiffre d'affaire qu'il vous aura généré sur l'année précédente ou de tout autre critère sachant que de toute façon, il vous en achète une quantité suffisante sur l'année pour bénéficier de tel ou tel tarif. • Le revendeur ou distributeur : pour ce type de client vous préférez accorder des remises au cas par cas en tenant compte de la quantité de la commande. Dans ce cas, le tarif est purement fonction de la quantité. Saisie des tarifs Les tarifs d'un article sont saisis dans la zone Grille de tarifs. 1. Cochez l’option Modification puis cliquez sur le bouton . Une nouvelle ligne s'insère dans la grille de tarifs.Menu Listes 89 2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie. Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche . Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches et simultanément. 3. Saisissez la quantité puis les tarifs qui correspondent aux quantités. Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs. Les tarifs s'affichent par colonne (1 colonne par tarif). Vous pouvez ainsi effectuer un croisement entre les tarifs et les quantités. La colonne Qté correspond à la quantité minimale nécessaire pour bénéficier du tarif correspondant. Vous devez avoir précisé préalablement dans la fiche Client (zone Tarif - onglet Complément) qu'il bénéficie d'un code tarif. Si vous utilisez effectivement les tarifs par quantité, les prix devront être saisis dans l'ordre décroissant car les quantités doivent être saisies dans l'ordre croissant. Le logiciel effectue un contrôle de cohérence sur les quantités saisies : vous ne pourrez pas saisir des valeurs qui se chevauchent. Si c'est le cas un message vous l'indique. * Si le mode de calcul est défini à partir du HT, vous devrez saisir les différents tarifs en Hors Taxes. Si le mode de calcul est défini à partir du TTC, vous devrez saisir les différents tarifs en TTC. • Pour ajouter une nouvelle ligne au tableau, cliquez sur le bouton . • Pour supprimer une ligne de la grille des tarifs, cliquez sur le bouton . Le menu déroulant vous permet d'effectuer certains traitements sur les tarifs : Modifier le libellé d'un tarif Cette commande vous permet de changer le Libellé d'un tarif. 1. Sélectionnez le tarif à modifier puis cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Saisissez le nouveau libellé puis cliquez sur [OK]. Affecter à un article le même tarif qu'un autre article 1. Activez cette commande si vous souhaitez, pour gagner du temps, appliquer à un article la grille de tarifs d'un autre article. 2. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche l'article contenant la grille des tarifs à prendre en compte. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. La grille des tarifs est appliquée à l'article en cours. Appliquer un pourcentage à la sélection Cette commande vous permet d'affecter un pourcentage à une sélection. Saisissez le pourcentage à appliquer puis cliquez sur le bouton [OK]. Le pourcentage est automatiquement repris dans la zone sélectionnée. Appliquer un coefficient à la sélection Cette commande vous permet d'affecter un coefficient à une sélection. Pour effectuer des modifications, ajouter ou supprimer des tarifs, cochez le mode Modification. Pour consulter la grille des tarifs et effectuer des croisements entre les quantités et les tarifs, cochez le mode Visualisation.Menu Listes 90 Saisissez le coefficient à appliquer puis cliquez sur le bouton [OK]. Le coefficient est automatiquement repris dans la zone sélectionnée. Ajouter une valeur à la sélection Cette commande vous permet d'ajouter une valeur à une sélection. Saisissez la valeur à ajouter puis cliquez sur le bouton [OK]. La valeur est ajoutée au montant de la zone sélectionnée. Exemple Sélectionnez une zone Quantité. La valeur inscrite est 20. Activez la commande Ajouter une valeur à une sélection. Saisissez la valeur 10. La quantité est automatiquement modifiée et passe à 30. Mode Modification / Mode Visualisation Dans la grille des tarifs, deux modes sont disponibles : • Pour consulter la grille des tarifs et effectuer des croisements entre les quantités et les tarifs, cochez le mode Visualisation. • Pour effectuer des modifications, ajouter ou supprimer des tarifs, cochez le mode Modification. Onglet Dépôts Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. * Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gestion de stock de la fenêtre Article. Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gestion de stock de la fenêtre Article. Vous pouvez visualiser les quantités en stock dans chaque dépôt. Cette liste est mise à jour au fur et à mesure des entrées et/ou des sorties de stock dans le dépôt. 1. Cliquez sur le bouton [Mouvements] pour visualiser la liste de tous les mouvements de stock associés à l'article. Voir Mouvements de stock, page 113. 2. Cliquez sur le bouton [Transferts entre dépôt] pour transférer l'article vers un autre dépôt. Voir Transférer les articles d’un dépôt vers un autre dépôt, page 108. 3. Pour connaître les dépôts qui possèdent l'article sélectionné en stock cochez l'option N'afficher que les dépôts qui ont du stock de cet article. Modifier le stock d’un article 1. Pour modifier le stock de l'article dans le dépôt sélectionné, activez la commande MODIFIER LE STOCK du menu CONTEXTUEL. 2. La fenêtre de modification du stock s'affiche. Double-cliquez dans la colonne stock pour saisir le nouveau stock de l'article. * Les transferts peuvent être réalisés pour un seul article du dépôt ou pour l'ensemble des articles référencés sur le site. Pour cela, activez la commande TRANSFERT DE DÉPÔTS.Menu Listes 91 Onglet Désignation Cette zone est réservée à la description détaillée de l'article. Saisissez le nom de l'article ainsi que ses attributs (poids, volume, conditionnement, version, etc.). Vous pouvez attacher ou importer la photo de l'article pour agrémenter la fiche article. Importer une image 1. Cliquez sur le lien importer une image ou activez le menu CONTEXTUEL commande IMPORTER. 2. La fenêtre Ouvrir s'affiche. Sélectionnez l'image à importer. 3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. L'image s'affiche dans la zone Photo. 4. Vous pouvez à l'aide du bouton ajuster le zoom de la photo. Vous pouvez supprimer définitivement la photo. Pour cela, sélectionnez la commande EFFACER du menu CONTEXTUEL. Onglet Complément Informations complémentaires 1. La zone Code barre n'est à renseigner que si vous utilisez le code barre. Ciel Gestion Commerciale pour Windows™ gère le code barre de type EAN13. Si vous souhaitez que le programme calcule ou vérifie la clef de contrôle du code EAN13, cochez l'option Contrôle et calcul de la clé EAN13 dans les PARAMÈTRES DE FACTURATION - onglet Saisie du menu DOSSIER.Voir Paramètres Facturation, page 24. 2. Saisissez à l'aide du triangle de sélection la Marque de l'article, si l'article en possède une. 3. Indiquez un Substitut d'article, susceptible de remplacer l'article courant en cas de rupture de stocks ou de fin de série. * Nous vous conseillons de créer tous vos articles dans un premier temps et de revenir ensuite sur les fiches concernées pour y affecter les articles de substitution. 4. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Equipements Electriques et Electroniques, affectez-lui à l'aide de l’icône Liste l'éco-participation correspondante. 5. Indiquez la Catégorie de l'article. Vous pouvez sélectionner une catégorie dans la liste prédéfinie. 6. Sélectionnez dans la liste déroulante l'unité de l'article. Celle-ci sera reprise dans les pièces commerciales. 7. S'il s'agit d'un article pour lequel vous n'effectuez pas une gestion complète (pas de gestion de stock...), cochez la case Article divers. Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains éléments seront automatiquement repris dans les lignes de la pièce commerciale. Ces éléments sont : • le code article, • le dépôt favori, • les codes de TVA et TPF. 8. Si l'article n'est plus utilisé (article démodé, obsolète, non vendu), cochez la case Ne plus utiliser. Cet article ne s'affichera plus dans la liste des articles que vous activez lors de la saisie d'une pièce commerciale. 9. Indiquez le nombre de mois Garantie de l'article ( 6 mois, 12 mois). Conditionnement 10.Indiquez un Conditionnement de l'article à la vente et à l'achat. Les zones Poids net, Poids brut et Quantité par colis sont facultatives. Elles apportent des précisions supplé- mentaires sur l'article.Menu Listes 92 Onglet Nomenclature * Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gérer les nomenclatures dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES DE FACTURATION - Onglet Options - zone Nomenclatures). Selon votre activité, vous pouvez être amené à gérer vos articles d'après une structure particulière. Vous pouvez commercialiser des produits simples ou des produits composés à partir d'autres éléments. Dans ces deux cas, vous êtes amené à gérer des nomenclatures. Créer une nomenclature d’article à un niveau 1. Cliquez sur le bouton dans l'onglet Nomenclature de la fiche article. 2. Sélectionnez le premier article qui entre dans la composition puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Répétez l'opération pour les autres articles qui composent votre nomenclature. Après avoir renseigné les différents composants, vous pouvez calculer automatiquement le prix du composé en fonction de la somme matricielle des prix des composants. 4. Pour cela, cliquez sur le bouton . 5. Vous pouvez également mettre à jour la désignation longue de l'article composé à partir des libellés des articles de sa nomenclature. Pour cela, cliquez sur le bouton . Un message vous demande de confirmer la mise à jour, cliquez alors sur [Oui]. • Pour visualiser la liste des composés de la nomenclature sélectionnée, cliquez sur le bouton . • Pour supprimer une nomenclature, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton .Menu Listes 93 Gestion des nomenclatures multi-niveaux Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. Si vous commercialisez des produits composés (chaque article composé est issu de plusieurs articles composants), vous êtes donc amené à gérer des nomenclatures multi-niveaux. * On parle de nomenclatures multi-niveaux si l'un des articles du composé est lui-même un composé. Après avoir créé des nomenclatures d'articles, vous pourrez effectuer des assemblages. Voir Créer un ordre d’assemblage, page 230. Exemple de nomenclature multi-niveaux Vous commercialisez un pack de «Solution» qui regroupe 3 logiciels : Ciel Compta, Ciel Gestion Commerciale, Ciel Paye. Après avoir saisi les 3 fiches articles, vous créez celle de la Solution en renseignant cette fois l'onglet Nomenclature. Vous commercialisez aussi le pack «Solution Plus» qui comporte les éléments de la Solution ainsi que deux logiciels complémentaires (Ciel Prospects et Ciel Business Plan). L'onglet Nomenclature de la fiche article «Solution Plus» regroupe les éléments suivants : • Solution, • Ciel Prospects, • Ciel Business Plan. Dans la colonne Composants, le symbole indique que cet article est composé de plusieurs éléments. Dans cet exemple, l'article ART0001 est un article composé. Pour visualiser les composants de cet article, cliquez sur le symbole ou activez la commande DÉPLOYER ou TOUT DÉPLOYER du menu CONTEXTUEL (clic droit). La gestion des nomenclatures passe par une phase de transformation des éléments de base pour obtenir un produit fini. Cette phase passe par les ordres d'ASSEMBLAGE, de désassemblage ou d'ANNULATION D'ASSEMBLAGE. Si vous gérez votre stock en multi-dépôts... Lors d’un assemblage, vous devez choisir les composants dans la liste des dépôts qui s’affiche. L’ordre dans lequel les dépôts s’affichent, est respecté.Voir Gestion de production, page 230. Onglet Fournisseur Cette zone vous permet d'indiquer des informations concernant le fournisseur. 1. Sélectionnez le Code du fournisseur à l'aide de l’icône Liste . 2. Saisissez la Référence de l'article attribuée par le fournisseur. Les zones Marge HT et Marge ne sont pas accessibles. Le montant de la marge réalisée entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat et le pourcentage de marge entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat vont s'afficher dans ces zones. Onglet Comptabilité Renseignez les différents comptes d'achat (classe 6) et comptes de vente (classe 7). Ces zones seront automatiquement remplies si vous avez rattaché un article à une famille d'articles dont les mêmes zones de l'onglet Comptabilité ont été renseignées. Voir Onglet Comptabilité, page 100. Précisez un code Analytique si vous gérez une base analytique dans Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution. Vous pouvez ensuite exporter tous ces codes.Menu Listes 94 Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur l'article. Exemple Logiciel éducatif particulièrement destiné aux enfants de 7 à 10 ans. 3. Une fois que vous avez fini de saisir l’article, cliquez sur le bouton [OK]. Les options sur une fiche article Depuis une fiche article, vous pouvez accéder directement à différentes commandes via les boutons situés en haut de la fenêtre, dans le groupe Suivi. Statistiques articles Cette commande vous permet d’afficher les statistiques articles. Elle fonctionne sur le même principe que les statistiques clients. Voir Statistiques, page 71. Objectifs articles Cette commande vous permet d’afficher les objectifs articles. Elle fonctionne sur le même principe que les objectifs clients. Voir Objectifs, page 72. Détail des ventes Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces clients saisies avec cet article. Voir Détail pièces clients, page 163. Détail des achats Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces fournisseurs saisies avec cet article. Voir Détail pièces fournisseurs, page 217. Modifier un article 1. Pour modifier un article, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Articles s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un article Pour supprimer un article, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Mouvements du stock Vous pouvez visualiser directement les mouvements de stock concernant l’article sélectionné. 1. Sélectionnez l’article concerné dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . Voir Mouvements de stock, page 113.Menu Listes 95 Lancer une régulation des stocks 1. Sélectionnez l’article concerné dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . Voir Régulation des stocks, page 237. Les options Certains traitements sont accessibles à partir du bouton de la liste des articles. Ils vous permettent de : • Mettre à jour le prix des articles. • Mettre à jour les désignations longues. • Calcul prix/poids nomenclature. • Rechercher l’article par code barre. Mise à jour du prix des articles Cette commande vous permet de mettre à jour les prix de vente ou d’achat de vos articles. Vous pouvez ne sélectionner qu'une partie de votre fichier. Etape 1 : Sélection des articles 1. Plusieurs sélections sont possibles. Modifiez selon vos besoins : • Le prix d'un article précis Cochez l'option L'article et sélectionnez l'article concerné à l'aide de l’icône Liste . • Le prix de plusieurs articles précédemment sélectionnés Cochez l'option La sélection. Les articles dont les prix seront mis à jour sont ceux que vous avez sélectionné dans la fiche article. Pour sélectionner plusieurs articles dans la liste des articles, cliquez sur les lignes correspondantes tout en maintenant la touche enfoncée. • Le prix d'une famille d'articles Pour changer les prix d'une famille d'articles, cochez l'option Une famille. • Le prix de Tous les articles Pour changer les prix de l'intégralité du fichier article activez l'option Tous les articles. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape suivante de l'assistant. Etape 2 : Sélection des prix Vous pouvez modifier : • le prix de vente ou le coefficient de marge, • le prix d'achat. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Etape 3 : Paramétrage des augmentations Si vous avez sélectionné l'option prix de vente et coefficient de marge dans l'étape 2, vous pourrez modifier les prix des articles selon leur mode de calcul (article géré en HT ou article géré en TTC) et selon le mode de gestion des prix (fixation du prix de vente ou du coefficient de marge). 4. Cochez la case Mettre à jour la grille de tarifs si vous souhaitez que la grille de tarifs soit mise à jour dans Menu Listes 96 chaque fiche article concernée. Si vous avez sélectionné l'option prix d'achat dans l'étape 2, vous pouvez modifier les prix des articles selon un taux ou un montant fixe. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Etape 4 : Paramétrage des arrondis Cette étape vous permet d'arrondir le prix des articles après mise à jour (augmentation ou diminution). Si vous ne souhaitez pas d'arrondi, aucun ajustement de prix ne sera effectué. Si vous souhaitez effectuer un arrondi, vous disposez de deux méthodes : • Méthode standard : tous vos prix sont arrondis à une puissance de dix. Cliquez sur le triangle de sélection pour ouvrir la liste déroulante et sélectionnez le nombre souhaité. • Prix psychologiques : la méthode est similaire à celle de la méthode standard mais dans ce cas, la colonne Terminer par vous permet de saisir la valeur par laquelle le prix doit se terminer. Dans ces deux cas, une fenêtre composée d'une grille s'affiche. 6. Indiquez la (les) «fourchette(s)» de prix (Prix > = à, Prix < à), la valeur (Arrondir à) et le Mode d'arrondi (double-cliquez dans la colonne pour modifier le mode indiqué : inférieur, supérieur ou au plus près) associés à chacune d'elle. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider les modifications. LReportez-vous à l’aide intégrée à l’application pour des exemples précis sur les méthodes d’arrondis. Mise à jour des désignations longues ) Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options] Cette commande vous permet de mettre à jour la description longue d'un ou de plusieurs articles. * Si vous activez cette commande, le Libellé de l'article sera automatiquement repris dans l'onglet Désignation de la fiche article. Vous pouvez mettre à jour : • Toutes les désignations. • Les désignations non renseignées. • Les désignations renseignées. 1. Cochez l'une des trois options proposées. 2. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 3. Cochez si oui ou non vous souhaitez mettre à jour les désignations internationales. 4. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 5. Cochez si oui ou non vous souhaitez récupérer les libellés des nomenclatures. 6. Cliquez sur [OK] pour valider la mise à jour. 7. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est fortement conseillé. Cliquez sur le bouton [Continuer sans copie] ou sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Calcul prix/poids nomenclatures ) Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options] Cette fenêtre vous permet de calculer le Prix (Prix d'achat HT, Prix de vente HT, Prix de vente TTC) et le Poids (Net et Brut) de l'article composé. Pour calculer le prix et le poids de plusieurs articles en même temps : 1. Sélectionnez les articles souhaités. 2. Cliquez sur [Calcul prix/poids nomenclatures] dans la liste déroulante du bouton [Options]. La fenêtre Calcul des prix et poids des articles composés s'affiche.Menu Listes 97 3. Cochez les prix et poids que vous souhaitez mettre à jour. 4. Cliquez sur [OK] pour valider. Recherche par code-barre ) Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options] Cette commande permet de rechercher un article par son code-barre. 1. Activez la commande RECHERCHE PAR CODE BARRE afin d’afficher la fenêtre de saisie du code-barre. 2. A l’aide d’une douchette, scannez le code-barre de votre article. Le code-barre s’affiche automatiquement puis la fiche de l’article concerné s’ouvre. 3. Si vous ne pouvez pas utiliser votre douchette, vous avez toujours la possibilité de saisir le code-barre manuellement. En cliquant sur le bouton [OK], la fiche de l’article s’ouvrira. Le suivi des articles Statistiques Le bouton [Statistiques] vous permet d’afficher les statistiques articles. Elle fonctionne sur le même principe que les statistiques clients. Voir Statistiques, page 71. Objectifs Le bouton [Objectifs] vous permet d’afficher les objectifs fournisseurs. Elle fonctionne sur le même principe que les objectifs clients. Voir Objectifs, page 72. Détail des ventes Ce bouton vous permet de visualiser le détail des pièces saisies sur un article. Voir Détail pièces clients, page 163. Détail des achats Ce bouton vous permet de visualiser le détail des pièces saisies sur un article. Voir Détail pièces fournisseurs, page 217. Les commandes du menu Contextuel (clic-droit) Liste des composés ) Menu LISTES - commande ARTICLES - (clic droit) LISTE DES COMPOSÉS Vous pouvez voir les éléments qui composent un article. Remplissage automatique Cette commande vous permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains choix d'affichage des fenêtres de type Liste. * La liste des rubriques qui s'affiche dépend de la liste préalablement sélectionnée. Cette fenêtre est composée des colonnes suivantes : • Nom de la rubrique à remplir.Menu Listes 98 • Action éventuelle à effectuer sur la rubrique. • Valeur éventuelle utilisée par l'action. • Type de rubrique. • Commentaire de la rubrique. 1. Dans la zone Action, cochez l'action à exécuter sur la rubrique. Les actions possibles Ne pas modifier : aucune modification ne sera apportée à la rubrique. Remplir avec la valeur : une valeur que vous aurez préalablement définie sera affectée à la rubrique. Effacer la rubrique : cochez cette action si vous souhaitez supprimer la rubrique. Mettre en majuscules : cette action vous permet d'appliquer l'attribut Majuscules au contenu de la rubrique. Mettre en minuscules : cette action vous permet d'appliquer l'attribut Minuscules au contenu de la rubrique. Mettre en titre : le format Titre sera affecté au contenu de la rubrique. Ajouter la valeur : cette option vous permet d'ajouter une valeur spécifique à la valeur courante de la rubrique. 2. Sélectionnez à l'aide du bouton , la valeur à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [OK]. La case à cocher Utiliser une formule, affiche l'éditeur de script qui vous permet de spécifier une valeur calculée. LPour plus d'informations, reportez-vous au chapitre L'Editeur de script du manuel électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE. 3. Cliquez sur le bouton [Lancer le remplissage] pour lancer le traitement. La mise à jour est effectuée pour tous les éléments sélectionnés. Modification du PAMP ) Menu LISTES - commande ARTICLES - (clic droit) MODIFICATION DU PAMP Cette commande vous permet de modifier le PAMP (Prix d’Achat Moyen Pondéré) défini pour un article sans avoir à repasser par la fiche de celui-ci. A l’activation de cette commande, le code de l'article, son libellé ainsi que l'ancien PAMP sont rappelés. 1. Saisissez le Nouveau PAMP de l'article. 2. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. 3. La modification du PAMP génère un mouvement de stock de régularisation.Menu Listes 99 Familles articles ) Menu LISTES - commande FAMILLES D'ARTICLES Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille. Exemple Matériel informatique, Logiciels, Papeterie. Ce classement vous permettra d'établir par la suite des états et statistiques par famille d'articles. LPour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes du manuel ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Vous pouvez à partir de la liste des familles d’articles CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une famille d’articles. Créer une famille d’articles 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). Identification La zone Identification vous permet de saisir les caractéristiques de chaque famille d'articles. * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Familles articles à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 2. Si ce paramétrage est effectué, le Code s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur créé. 3. Saisissez le Libellé. Onglet Complément 1. Indiquez le Code TVA ainsi que le Code TPF auxquels sera rattachée la famille d'articles. 2. La partie Conditionnement permet de préciser éventuellement un conditionnement pour l'article à la vente comme à l'achat.Menu Listes 100 Exemple Vous achetez des chemises emballées par lot de 10. Vous les revendez ensuite à l'unité. Dans ce cas, vous notez 1 dans la zone Vente et 10 dans la zone Achat. Le Coefficient de marge est facultatif. Il s'agit du coefficient multiplicateur qui s'applique au prix d'achat et donne le prix de vente hors taxes. Si aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraî- nera le calcul automatique d'un coefficient. 3. Saisissez la Garantie en mois. Elle correspond au nombre de mois de garantie associé à la famille d'articles. 4. Indiquez éventuellement le Code du fournisseur auquel est rattaché cette famille d'articles. L’icône Liste vous permet de sélectionner dans la liste qui s'affiche un fournisseur. Onglet Comptabilité Dans cet onglet vous précisez les comptes de vente et d'achat. Ils correspondent aux comptes de charges et de produits. Si vous voulez exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité, vous devez remplir ces différentes zones. Ces comptes comptables seront automatiquement repris dans l'onglet Comptabilité de la fenêtre Article au moment de l'affectation de l'article à une famille d'articles. Voir Onglet Comptabilité, page 100. Vous pouvez attribuer un code analytique si vous effectuez une gestion analytique des familles d'articles. * Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables Onglet Tarifs Dans cet onglet, vous pouvez spécifier une grille tarifaire pour la famille d'articles. Si vous n'avez recours qu'à une seule grille de tarifs pour les différents articles d'une famille, vous pouvez dans ce cas définir une grille de tarifs au niveau de la famille d'articles. * La détermination d'une grille de tarifs au niveau de la famille d'articles permet d'éviter une nouvelle saisie de tarifs à chaque création d'article comportant les mêmes caractéristiques tarifaires. Lorsque vous affecterez une famille à un article, vous pouvez reprendre les paramètres définis dans la famille d'articles. Ajouter un tarif Sélectionnez le type de tarifs (montant, % remise/prix de vente HT, coefficient/prix d'achat HT). 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une ligne de tarifs s'insère dans la grille. 2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie. Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche . Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches et simultanément. 3. Saisissez les quantités et les tarifs correspondants. Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs. 4. Validez en cliquant sur le bouton [OK].Menu Listes 101 Supprimer un tarif 1. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Une ligne de tarifs s'insère dans la grille. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Les outils Le bouton vous permet de MODIFIER LES LIBELLÉS DES TARIFS, d'AFFECTER À LA FAMILLE D'ARTICLES LES MÊMES TARIFS QU'UNE AUTRE FAMILLE D'ARTICLES, d’APPLIQUER UN POURCENTAGE, UN COEFFICIENT, UNE VALEUR À UNE SÉLECTION. LPour plus d’informations sur ces commandes reportez-vous au chapitre “Dépôts”, page 107. Onglet Stocks 1. Cochez la case Gestion de stock si vous effectuez un suivi de vos stocks (gestion des entrées et des sorties de stock). 2. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le dépôt correspondant à la famille d’articles puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Après avoir renseigné tous les paramètres, cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Le bouton vous permet de déterminer les objectifs de la famille d'articles. Cette commande est aussi accessible par le menu CONTEXTUEL depuis la liste des familles d'articles. Voir Objectifs, page 72. Modifier une famille d’articles 1. Pour modifier une famille d’articles, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Familles articles s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer une famille d’articles 1. Pour supprimer une famille d’articles, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Mettre à jour Le bouton [Mettre à jour les articles] permet de copier les données de la famille dans toutes les fiches article qui appartiennent à celle-ci. Le bouton [Mettre à jour prix article] permet de mettre à jour les prix de vente ou d’achat de vos articles. Voir Mise à jour du prix des articles, page 95.Menu Listes 102 Remises/Promotions ) Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS La liste des remises et promotions permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et/ou d’articles. Créer une remise, promotion avec l’assistant L’assistant permet de créer deux types de tarifs : • des remises qui sont applicables à une sélection de clients et d'articles, • des soldes et promotions qui sont uniquement applicables à une sélection d’articles. 1. Cliquez sur le bouton puis dans la fenêtre de l’assistant, cochez l’option Des rabais, remises, ristournes ou Des soldes et promotions enfin cliquez sur le bouton [Suivant]. Vous avez également une autre possibilité : cliquez sur la flèche du bouton [Créer] puis choisissez la fonction Créer des remises ou Créer des soldes et promotions. L’assistant de création des tarifs s’affiche. Choisir les clients Vous choisissez les clients pour lesquels vous souhaitez appliquer une remise. Attention ! Cette étape est uniquement proposée dans le cadre d’une remise. Si vous créez une promotion, passez au paragraphe suivant : “Choisir les articles”, page 103.Menu Listes 103 2. Cochez l’une des options proposées : • Tous les clients : la remise est applicable à tous les clients, • Tous les clients ayant une famille : la remise est applicable à tous les clients rattachés à une famille, quelle que soit sa famille. • Les clients de la famille : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez une famille. • Le client : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez un client en particulier. Cette option est uniquement disponible en version Evolution. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape suivante. Choisir les articles Vous choisissez les articles sur lesquels seront appliqués la remise ou la promotion. 4. Cochez l’une des options proposées : • Tous les articles : la remise est applicable à tous les articles que vous avez, • Tous les articles ayant une famille : la remise est applicable à tous les articles rattachés à une famille, quelle que soit sa famille. • Les articles de la famille : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez une famille. • L’article : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez un article en particulier. Cette option est uniquement disponible en version Evolution. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape suivante.Menu Listes 104 Définir le tarif 6. Deux modes d’affichage de la remise dans les lignes des pièces commerciales sont proposés. Cochez la présentation que vous voulez adopter : • Remise sur le prix de vente : le prix est affiché directement avec la remise. Le taux de la remise n’est donc pas indiqué. • Remise ajoutée à la ligne de facturation : le taux de la remise est indiqué. Vous avez le prix de base et le prix après l’application de la remise. 7. Dans la dernière zone, cochez l’option % ou Montant et saisissez le taux ou le montant de la réduction à affecter au tarif . Dans Ciel Gestion Commerciale Evolution, vous pouvez également définir la remise selon des tranches de prix ou de quantité d’articles. Cochez alors l’option Oui puis définissez les tranches. Définir les tranches Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. 1. Cliquez sur le bouton [Modifier les tranches]. La fenêtre Modifier les tranches s’affiche : 2. Les tranches peuvent s’appliquer sur le prix de l’article ou sur la quantité d’articles. Selon votre choix, cochez l’option Montant ou Quantité. Si vous choisissez l’option Montant, les tranches seront soit appliquées sur le prix HT de l’article soit sur le prix TTC si vous cochez l’option Facturer en TTC dans les pièces commerciales. 3. Indiquez dans la colonne A partir de, la valeur qui déclenchera l’application d’une remise. 4. Dans la colonne Valeur, saisissez le montant ou le pourcentage de la remise. 5. Dans la dernière colonne, précisez si la remise est en pourcentage ou en montant.Menu Listes 105 * Vous pouvez définir un nombre illimité de tranches et mélanger des remises en pourcentage /en montant. 6. Répétez l’opération pour toutes les tranches à définir. 7. Une fois que vous avez fini, cliquez sur le bouton [OK]. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape suivante. Choisir une période 9. Saisissez la période de dates sur laquelle la remise sera appliquée. Vous pouvez utilisez les icônes du calendrier . Si vous laissez les zones vides, la remise sera valable indéfiniment. 10.Cliquez sur le bouton [Suivant]. Nommer la réduction 11.Saisissez le nom de la réduction, par exemple : opération fidélité : 5% de remise. 12.Cochez l’option Ajouté dans la description de la ligne de pièce si vous voulez que le nom de la remise soit affiché dans les pièces commerciales, au niveau de la description de l’article. 13.Cliquez sur le bouton [OK]. Créer une remise sans l’assistant 1. A partir de la liste des remises/promotions, cliquez sur la flèche du bouton puis choisissez la commande CRÉER SANS ASSISTANT. Cette commande est aussi accessible à l'aide du menu CONTEXTUEL (clic droit). Vous définissez un taux de remise sur une sélection de clients et d’articles qui sera appliqué au prix de base de votre article ou à la ligne de facturation. La fenêtre Nouvelle remise/promotion s'affiche.Menu Listes 106 2. Dans la zone Libellé, saisissez le nom de la remise. 3. Cochez l’option Ajouté à la description si vous voulez que l’intitulé de la remise s’affiche dans la description de l’article, sur les pièces commerciales. 4. Afin de choisir les clients qui peuvent bénéficier de la remise, cochez l’une des options proposées : • Tous les clients : la remise est applicable à tous les clients. • Tous les clients ayant une famille : la remise est applicable à tous les clients rattachés à une famille, quelle que soit sa famille. • Les clients de la famille : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez une famille. • Le client : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez un client en particulier. Cette option est uniquement disponible en version Evolution. 5. Vous choisissez les articles sur lesquels une remise peut être appliquée, pour cela cochez l’une des options : • Tous les articles. • Tous les articles ayant une famille : la remise est appliquée à tous les articles rattachés à une famille, quelle que soit sa famille. • Les articles de la famille : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez une famille. • L’article : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez un article en particulier. Cette option est uniquement disponible en version Evolution. 6. Dans la zone Tarifs, cochez l’option % ou Montant et saisissez le taux ou le montant de la réduction à affecter au tarif . Dans Ciel Gestion Commerciale Evolution, vous pouvez également définir la remise selon des tranches de prix ou de quantité d’articles. Cochez alors l’option Oui puis cliquez sur le bouton [Modifier les tranches]. Voir Définir les tranches, page 104. 7. Deux modes d’affichage de la remise dans les lignes des pièces commerciales sont proposés. Cochez la présentation que vous voulez adopter : • Remise sur le prix de vente : le prix est affiché directement avec la remise. Le taux ou montant de la remise n’est donc pas indiqué. • Remise ajoutée à la ligne de facturation : le taux de la remise est indiqué. Vous avez le prix de base et le prix après l’application de la remise. 8. Indiquez la période d’application de la remise à l’aide des icônes du calendrier . 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du tarif. Modifier une remise, une promotion 1. Pour modifier un tarif, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer une remise, une promotion 1. Pour supprimer un tarif, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].Menu Listes 107 Dépôts Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. ) Menu LISTES - commande DÉPÔTS La commande DÉPÔTS vous permet d'enregistrer les dépôts de votre société. Le premier dépôt de la liste est le dépôt principal. Vous pouvez à partir de la liste des dépôts CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un dépôt. Vous pouvez à partir de la liste des dépôts CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER, TRANSFÉRER, RÉAPPROVISIONNER. Créer un dépôt 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). Identification du dépôt Le dépôt Principal figure par défaut dans tous les dossiers que vous créez mais celui-ci peut être modifié. * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Dépôts à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 2. Si ce paramétrage est effectué, le code du dépôt s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque dépôt créé. 3. Indiquez le Libellé complet du dépôt ainsi que ses coordonnées postales (Adresse, CP, Ville, Pays). Onglet Responsable Renseignez les différentes zones concernant le responsable du dépôt : Nom, Titre, Fonction, N° de téléphone fixe et Mobile, Fax, adresse électronique. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur le dépôt.Menu Listes 108 Modifier un dépôt 1. Pour modifier un dépôt, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Dépôt s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un dépôt 1. Pour supprimer un dépôt, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Transférer les articles d’un dépôt vers un autre dépôt A partir de la liste des dépôts Cette commande vous permet de transférer les articles d'un dépôt vers un autre dépôt. ) Vous pouvez également accéder à cette commande par un clic droit, commande TRANSFÉRER VERS UN AUTRE DÉPÔT 1. Sélectionnez le dépôt dont les articles sont à transférer. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Sélectionnez le dépôt de destination. 4. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. * La quantité de la colonne Stock réel est mise à jour en fonction de la quantité transférée.Menu Listes 109 A partir d’une facture Vous pouvez à partir de la fiche d’une facture transférer un article (préalablement sélectionné) vers un autre dépôt. 1. Cliquez, comme le montre la fenêtre ci-dessous, sur le bouton [Outils] puis sélectionnez la commande TRANSFERT DE DÉPÔT. La fenêtre Transfert de dépôt à dépôt s’affiche. 2. Saisissez le Libellé du transfert et la Quantité d'articles à transférer. 3. Sélectionnez le dépôt Source et le dépôt de Destination. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. * Les stocks (réel, théorique, maxi et mini) sont mis à jour en fonction de la quantité transférée.Menu Listes 110 Réapprovisionner un dépôt 1. Sélectionnez le dépôt que vous souhaitez réapprovisionner. 2. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez également faire un clic-droit, commande RÉAPPROVISIONNER CE DÉPÔT. Saisie du dépôt source 3. Dans la fenêtre Assistant de transfert de dépôts, sélectionnez le Dépôt source à partir duquel vous souhaitez réapprovisionner le dépôt sélectionné. 4. Le Dépôt de destination sera réapprovisionné en fonction de la quantité d'articles disponible dans le dépôt source. Cliquez sur le bouton [Continuer]. Gestion des stocks multi-dépôts Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. Dans le cadre d’une gestion de stock multi-dépôts, vous devez respecter les étapes décrites ci-dessous. Vous pouvez ainsi suivre avec exactitude les stocks des différents dépôts de votre entreprise (entrepôts, boutiques, siège social, etc.) 1. Enregistrer vos différents dépôts Voir Créer un dépôt, page 107. 2. Affecter un article à un dépôt Les différents dépôts de stockage de l'article sont indiqués dans la fiche article onglet Dépôt. * Si vous saisissez plusieurs dépôts pour un même article, un des dépôts doit être déclaré en dépôt favori. 1. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste , le Dépôt favori de l'article. Il s'agit du dépôt principal utilisé lors de la facturation.Menu Listes 111 2. Saisissez dans la colonne Stock réel, le nombre d'articles stockés dans le dépôt favori puis dans les autres dépôts. C’est à partir de ces différents dépôts que le choix sera possible si la quantité de l'article facturé est insuffisante. Vous pouvez renseigner le Stock minimum et le Stock maximum d'alerte sur chaque dépôt. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 3. Réapprovisionner vos dépôts La saisie de pièces commerciales fournisseurs vous permet de réapprovisionner vos stocks par dépôt. Après avoir défini un dépôt dans la fiche du fournisseur (onglet Complément), vous pouvez passer à l'enregistrement de vos pièces fournisseurs par dépôt. Lors de la saisie d’une pièce fournisseur, le dépôt par défaut est celui auquel est rattaché le fournisseur sélectionné. Pour définir un autre dépôt que celui indiqué dans la fiche Fournisseur, double-cliquez dans la colonne Dépôt de la pièce commerciale et sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le dépôt concerné. Exemple Votre fournisseur «Tout pour les PC» approvisionne le dépôt de Bordeaux. 1. Vous indiquez donc Bordeaux dans la zone Dépôt de la fiche fournisseur correspondante. Lorsque vous enregistrez une pièce auprès de ce fournisseur, c'est le dépôt de Bordeaux qui va être pris en compte automatiquement dès que vous renseignerez la zone Fournisseur de la pièce commerciale. Or, vous souhaitez que la pièce soit rattachée au dépôt de Paris. 2. Pour cela, double-cliquez dans la colonne Dépôt dans la ligne de la pièce commerciale puis activez la liste auxiliaire des dépôts à l'aide du bouton . 3. Sélectionnez dans la liste le dépôt de Paris puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. 4. Gérer les variations de stocks Lors de la saisie de vos factures clients, si la quantité en stock de l'article que vous commandez est insuffisante dans le dépôt spécifié, un message vous en informe. Vous pouvez dans ce cas : • utiliser l'article de substitution, si celui-ci a été défini dans la fiche article (onglet Complément), • effectuer un transfert de dépôt à dépôt, • utiliser un autre dépôt dont la quantité en stock de l'article est suffisante • lancer la fabrication de l'article, s'il s'agit d'un article composé. Utiliser l'article de substitution Si vous avez renseigné la zone Substitut dans la fiche article (onglet Complément), vous pouvez avoir recours à cet article de substitution pour satisfaire la commande de votre client, à condition que la quantité en stock de ce substitut soit suffisante. Dans le cas contraire, un message vous signale que la quantité en stock est insuffisante lorsque vous validez cette option. Effectuer un transfert d'un dépôt vers un autre Pour accéder à cette commande, cliquez sur le bouton de la pièce commerciale en cours puis activez la commande TRANSFERT DE DÉPÔT. Vous pouvez ainsi faire appel à un autre dépôt pour compléter la quantité manquante. La quantité manquante sera transférée du dépôt sélectionné (dépôt source) vers le dépôt courant (dépôt de destination). Exemple Vous commandez 15 logiciels de Ciel Gestion Commerciale à partir du dépôt de Paris. Or, la quantité en stock de ce dépôt n'est que de 10.Menu Listes 112 En revanche, sur le dépôt de Rouen, la quantité en stock est de 20. Lors du transfert vous précisez que vous souhaitez déplacer 5 articles du dépôt de Rouen vers le dépôt de Paris. Il restera donc 15 articles en stock dans le dépôt de Rouen. Utiliser un autre dépôt Vous devez pour cela, modifiez le dépôt indiqué dans la pièce commerciale. Double-cliquez dans la colonne Dépôt de la pièce commerciale puis sélectionnez le nouveau dépôt à l'aide du bouton . Si vous choisissez cette option, c'est le dépôt indiqué dans la pièce commerciale qui sera utilisé pour alimenter toute la commande. Le stock du dépôt courant ne sera donc pas modifié. Exemple Vous commandez 15 logiciels de Ciel Gestion Commerciale à partir du dépôt de Paris. Or, la quantité en stock de ce dépôt n'est que de 10. En revanche, dans le dépôt de Rouen, la quantité en stock est de 20. En utilisant ce dépôt pour répondre à cette commande, les 15 articles seront prélevés du dépôt de Rouen ; la quantité restant en stock sera donc de 5. La quantité en stock de cet article dans le dépôt de Paris restera inchangée, c'est-à-dire de 10. Fabriquer l'article composé Le logiciel vous propose d'effectuer cette opération si l'article composé est en rupture de stock mais que le nombre de composants est suffisant pour lancer la fabrication. Vous pouvez aussi lancer la fabrication en cliquant sur le bouton commande FABRIQUER L'ARTICLE COMPOSÉ. 5. Mouvements de stocks manuels et automatiques En saisie automatique... Les mouvements de stocks générés automatiquement lors de la validation de pièces commerciales prennent en compte le dépôt affecté lors de l'enregistrement de la pièce. Aucune modification n'est possible à ce stade; seul un transfert de dépôt peut être envisagé pour une modification de mouvements de stock. En saisie manuelle... La création d'une entrée ou sortie de stock s'effectue par défaut dans le dépôt défini dans la fiche article concernée. Vous pouvez modifier ce dépôt si vous le souhaitez. 1. Dans la fenêtre de création d'un mouvement de stock (menu LISTES - commande MOUVEMENTS DE STOCK), cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, double-cliquez dans la zone Dépôt et sélectionnez à l'aide de l’icône d’appel de liste le dépôt souhaité. 6. Analyser vos dépôts Pour un meilleur suivi et une gestion plus optimale de vos stocks, Ciel Gestion Commerciale vous donne la possibilité d'obtenir vos états par dépôt. Toutes les éditions liées aux articles tiennent compte d'une gestion multi-dépôts, à savoir : • le suivi des stocks, • l'inventaire des articles, • la capacité de fabrication.Menu Listes 113 Mouvements de stock ) Menu LISTES - commande MOUVEMENTS DE STOCK La liste des mouvements de stock affiche tous les mouvements manuels ou automatiques effectués lors de la gestion de vos pièces commerciales (bon de livraison, factures d'achat et de vente, etc.) ainsi que les traitements spécifiques comme la RÉGULATION DES STOCKS, les TRANSFERTS D'UN DÉPÔT VERS UN AUTRE, les RÉAPPROVISIONNEMENTS. * Cette commande est aussi utilisée dans le cas de mouvements exceptionnels (pertes, vols...) en ce qui concerne les sorties et pour les entrées en stock si vous n'utilisez pas la chaîne d’achat. Vous pouvez à partir de la liste des mouvements de stock CRÉER, CONSULTER un mouvement de stock mais aussi OUVRIR LE DÉPÔT, LA PIÈCE ou L’ARTICLE correspondant au mouvement sélectionné. LPour plus d'informations sur le paramétrage d’une liste : colonnes, regroupements (Intuilistes©), reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes du manuel ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Affiner la sélection Cette fonction permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. 1. Cliquez sur le bouton et sélectionnez Affiner la sélection. Une zone supplémentaire s'affiche en haut de la fenêtre. Vous pouvez afficher les pièces de Tous les articles ou d'un article préalablement sélectionné. 2. Indiquez dans les zones Période du ... au, une fourchette de dates à prendre en compte. L'icone affiche le calendrier. L'icone affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour, date de travail). Attention ! Certains services internes à une entreprise se servent exclusivement de cette commande pour gérer leurs stocks car ils n'ont ni entrée, ni sortie, par le biais de pièces commerciales.Menu Listes 114 3. Sélectionnez le dépôt à prendre en compte. Créer un mouvement de stock manuellement (entrée ou sortie) 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). La fenêtre suivante s’affiche. * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Code du mouvement de stock à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - Numérotation - zone Codes bases. 2. Si ce paramétrage est effectué, le numéro du mouvement de stock s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Numéro est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque mouvement de stock créé. Un mouvement de stock est identifié par : • son Numéro • le Code de l'article mouvementé, • sa Date, • le Type de mouvement de stock • la Quantité mouvementée • son Libellé • le Dépôt dans lequel à lieu le mouvement, etc. 3. Indiquez la Date du mouvement de stock. Utilisez l'icône calendrier pour sélectionner la date. 4. Sélectionnez l'Article pour lequel vous effectuez une entrée ou une sortie de stock. La désignation s'affiche automatiquement. 5. Saisissez la Quantité à mouvementer. 6. Saisissez le Libellé du mouvement de stock et indiquez le Dépôt concerné. Le PAHT (Prix d'achat hors taxe) de l'article est rappelé. 7. Enregistrez le mouvement de stock en cliquant sur le bouton [OK]. Attention ! S'il s'agit d'une Sortie de stock, saisissez une quantité négative. Attention ! Le mouvement de stock créé est directement validé. Certaines zones ne sont donc pas modifiables.Menu Listes 115 Générer un mouvement de stock automatiquement Les entrées de stock automatiques peuvent provenir de diverses opérations : • Chaque création d'article avec incrémentation d'un stock réel, générera une ligne de type opération manuelles dans les mouvements de stock. • Chaque validation de bons de réception (BR), facture directe d'achat, avoir client (avec incrémentation des stocks) générera autant de lignes d'entrée de stock que d'articles figurant dans ces pièces commerciales. • Chaque validation d'ordre d'assemblage, de désassemblage ou d’annulation d’assemblage générera une ligne d'entrée de stock du composé et autant de lignes de sortie de stock que d'articles composants figurant dans la nomenclature du composé. • Chaque inventaire d'articles effectué par la commande RÉGULATION DES STOCKS et faisant apparaître des écarts positifs générera des entrées de stock. Consulter un mouvement de stock 1. Sélectionnez le mouvement de stock que vous souhaitez visualiser. 2. Cliquez sur le bouton [Consulter]. Ouvrir le dépôt, la pièce, l’article Vous pouvez depuis la liste des mouvements de stock ouvrir la fiche du dépôt ou de la pièce commerciale ou de l'article correspondant au mouvement sélectionné. 1. Sélectionnez le mouvement de stock pour lequel vous souhaitez voir la fiche du dépôt, de la pièce ou de l’article correspondant. 2. Cliquez sur l’un des boutons situés en haut de la fenêtre, dans le groupe Actions. Attention ! La génération automatique d'un mouvement de stock est directement validée. Certaines zones ne sont donc pas modifiables.Menu Listes 116 Ordres de production Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. ) Menu LISTES - commande ORDRE DE PRODUCTION Cette commande vous permet de consulter les ordres de production existants. Vous pouvez depuis cette fenêtre lancer la création d'un assemblage, désassembler ou annuler un assemblage. Affiner la sélection Cette fonction permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Cliquez sur le bouton et sélectionnez Affiner la sélection. Une zone supplémentaire s'affiche en haut de la fenêtre. Indiquez dans les zones Période du ... au, une fourchette de dates à prendre en compte. L'icone affiche le calendrier. L'icone affiche une liste déroulante de dates prédéfinies (date du jour, date de travail). Créer un ordre de production Cette commande est également accessible par le menu CONTEXTUEL - (clic droit). Voir Gestion de production, page 230. Consulter un ordre de production 1. Sélectionnez l'ordre de production que vous souhaitez visualiser. 2. Cliquez sur le bouton [Consulter]. Imprimer un ordre de production Vous pouvez éditer l'état Ordre de production. 1. Choisissez l'ordre de production à éditer. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer]. La fenêtre suivante s’affiche :Menu Listes 117 3. Choisissez le type de sortie en cliquant sur l’un des boutons suivants : • [Imprimante] : l’impression est lancée directement. • [Aperçu] : l’état s’affiche dans une fenêtre d’aperçu. • [Fichier] : l’état est généré dans un fichier au format PDF. • (Email ] : l’état est mis en pièce jointe d’un nouvel email.Menu Listes 118 Affaires ) Menu LISTES - commande AFFAIRES Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes et d’établir une comparaison avec vos prévisions. Ainsi, vous pouvez suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions. Exemple, vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Vous retrouvez dans la liste toutes les affaires que vous avez créées. Créer une affaire 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et Libellé de l’affaire. * Le code par défaut défini dans les paramètres de numérotation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION) est repris et incrémenté à chaque création. L’onglet Synthèse présente le comparatif entre les valeurs du chiffre d'affaires et celles des objectifs ainsi que la rentabilité. 3. Dans l’onglet Objectifs, vous renseignez les prévisions des achats ou des ventes. Pour cela, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez dans les zones Période de...à la période à prendre en compte. Vous pouvez utiliser l'icône ou l'icône permettant de sélectionner une date particulière (maximum, période de saisie courante, dates d’exercice courant, période d'objectif courante). 4. Dans la première colonne, saisissez le chiffre d’affaire prévisionnel à atteindre sur le premier mois. 5. Procédez à l’identique pour les autres mois de la période sélectionnée. Les autres colonnes sont calculées automatiquement par le logiciel en fonction des pièces commerciales validées pour cette affaire. 6. L’onglet Statistiques est renseigné automatiquement en fonction des pièces de vente ou d’achat validées pour cette affaire. Pour les consulter, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez la période en prendre en compte. 7. L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes. 8. L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire.Menu Listes 119 9. Dans l’onglet Observations, saisissez éventuellement un commentaire. Une palette d’outils de mise en forme du texte s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone. 10.Cliquez sur le bouton [OK]. Vous pourrez alors associer des pièces commerciales à cette affaire qui permettra de compléter l’onglet Synthèse. Modifier une affaire 1. Pour modifier une affaire, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une affaire * Une affaire ne peut pas être supprimée si elle est liée à une pièce commerciale. 1. Sélectionnez dans la liste l’affaire à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Lancer les états d’une affaire 1. Dans la liste des affaires, sélectionnez la ou les affaires à imprimer. 2. Cliquez sur l’un des boutons . La fenêtre des états relatifs à une affaire s’affiche. Vous pouvez éditer la fiche d’une affaire, toute la liste des affaires, les objectifs détaillés ou cumulés par affaire, les statistiques par affaire. 3. Sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer. 4. Décochez éventuellement la case La sélection seulement si vous voulez prendre en compte toutes les affaires. 5. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer].Menu Listes 120 TVA ) Menu LISTES - commande TVA La fenêtre Liste des TVA (Taxe sur la valeur ajoutée) présente la liste de tous les codes TVA existants. Vous pouvez à partir de la liste des TVA, CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TVA. Créer un taux de TVA 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). La fenêtre Nouvelle TVA s’affiche. 2. Saisissez le Code ; c'est une zone alphanumérique obligatoire. 3. Indiquez le Taux de TVA auquel ce code va être rattaché. 4. Précisez le Compte de TVA collectée (type 44571) ainsi que le Compte de TVA déductible (type 44566). * Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité. 5. Cochez la case TVA non perçue si vous souhaitez calculer et mentionner cette taxe sur la facture du client. 6. Indiquez le compte de TVA collectée à régulariser, compte de TVA utilisé pour les recettes à régulariser ainsi que le compte de TVA déductible à régulariser, compte de TVA récupérée sur les achats à régulariser. * La TVA non perçue est une particularité notable dans les Dom-Tom. Elle n'est pas répercutée sur le montant TTC de la facture. 7. Enregistrez le taux de TVA en cliquant sur le bouton [OK]. Voir Dépôts, page 107. Modifier un taux de TVA 1. Pour modifier un taux de TVA, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier] (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Taux de TVA s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un taux de TVA 1. Pour supprimer un taux de TVA, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer] (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Le taux de TVA indiqué en gras dans la liste est le taux utilisé par dé- faut.Menu Listes 121 TPF ) Menu LISTES - commande TPF

La fenêtre Liste des TPF (taxe para fiscales) présente la liste de tous les codes TPF existants. Exemple La taxe agroalimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de base, huiles usagées), etc.Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA. Vous pouvez à partir de la liste des TPF, CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TPF. Créer un taux de TPF 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). La fenêtre Nouvelle TPF s’affiche. Cette fenêtre est composée de quatre zones, nécessaires à l'enregistrement d'un taux de TPF pour la gestion de vos pièces commerciales. 2. Saisissez d'abord le Code : c'est une zone alphanumérique obligatoire. 3. Indiquez le Taux de TPF auquel ce code va être rattaché. 4. Précisez ensuite le Compte de T.P.F collectée ainsi que le Compte de T.P.F déductible. Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité. Enregistrez le taux de TPF en cliquant sur le bouton [OK]. Voir Dépôts, page 107. Modifier un taux de TPF 1. Pour modifier un taux de TPF, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier] (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Taux de TPF s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un taux de TPF 1. Pour supprimer un taux de TPF, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer] (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Attention ! Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options). Le taux de TPF indiqué en première ligne dans la liste est le taux utilisé par défaut.Menu Listes 122 Banques ) Menu LISTES - commande BANQUES Cette fenêtre répertorie les différents établissements bancaires utilisés par la société. Les banques sont identifiées par leur code, leur nom, leurs codes IBAN et BIC, leur code guichet, leur numéro de compte, leur clé R.I.B., etc. Vous pouvez à partir de la liste des banques CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une banque. Créer une banque 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). La fenêtre Nouvelle banque s’affiche. 2. Saisissez le Code puis le Nom de la banque. Onglet Coordonnées La banque indiquée en première ligne est la banque principale.Menu Listes 123 3. Indiquez le nom de l’agence et celui de l’interlocuteur. 4. Saisissez l'Adresse postale, le Téléphone, le Fax, le Portable, le Télex , l’ Email et le site Internet de l'établissement bancaire * En cliquant sur l’icône , vous pourrez directement écrire à votre agence via votre messagerie électronique. En cliquant sur l’icône , vous serez rediriger vers le site Internet de la banque. Onglet R.I.B./Divers Identification 5. Indiquez le code IBAN et le code BIC ainsi que le RIB : le Code banque, le Code guichet, le N° de compte bancaire, la Clé R.I.B. • Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international. 6. Renseignez la domiciliation et le nom du titulaire du compte bancaire. Divers 7. Saisissez le n° de compte comptable en vous aidant de l’icône , puis le montant de découvert autorisé, le N° Emetteur LCR et le N° Emetteur national. Onglet Infos Dailly 8. Renseignez la Date de convention de la banque, la Forme juridique et le N° RCS. * Vous pouvez utiliser l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner une date particulière (Fin du mois courant, Fin de l'année). Les informations concernant la Domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.).Menu Listes 124 Siège social 9. Saisissez l'adresse complète du siège social de l'établissement bancaire (adresse postale, Email, site Internet). 10.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Modifier une banque 1. Pour modifier une banque, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Banque s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer une banque Pour supprimer une banque : 1. Sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). Un message vous demande de confirmer la suppression. 2. Cliquez sur le bouton [Oui].Menu Listes 125 Modes de paiement ) Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT La liste des modes de paiement répertorie tous les modes de paiement des pièces commerciales (chèque, carte bleue, virement, traite, espèces, etc.) au fur et à mesure de leur création. Vous pouvez à partir de la liste des modes de paiement CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un mode de paiement. LPour plus d'informations sur le paramétrage d’une liste : colonnes, regroupements (Intuilistes©), reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes du manuel ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Créer un mode de paiement 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). La fenêtre Nouveau mode de paiement s’affiche.Menu Listes 126 2. Saisissez le Code et le Libellé du mode de paiement. 3. Si vous générez votre journal comptable, saisissez un code journal et le numéro de compte comptable attaché au mode de règlement. 4. Dans la zone Type, sélectionnez la catégorie à laquelle appartient le paiement (Chèque, Virement, Pré- lèvements). 5. Cochez la case Magnétique s'il s'agit d'un mode de paiement pour lequel vous pouvez effectuer un transfert magnétique (type LCR/BOR, prélèvement). 6. Saisissez dans la zone Compte Effets à recevoir, le compte comptable Clients – Effets à recevoir utilisé lors de la liaison comptable des paiement clients. 7. Saisissez dans la zone Compte Effets à payer, le compte comptable Fournisseurs – Effets à payer utilisé lors de la liaison comptable des paiement fournisseurs. S'il s'agit d'un paiement à échéance, l'échéance est indiquée dans la zone Echéance. 8. Cliquez sur le bouton [Modifier] pour modifier la date d'échéance. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du mode de paiement. Modifier la date d’échéance 1. Pour paramétrer l'échéance, cliquez sur le bouton . La fenêtre Date d'échéance s'affiche. Attention ! Le libellé que vous saisissez sera repris sur vos pièces commerciales. Attention ! Si vous transférez vos écritures comptables vers Ciel Compta, seuls les deux premiers caractères du code journal seront transférés.Menu Listes 127 2. Définissez le calcul de la date à laquelle le règlement doit être effectué selon les trois possibilités suivantes : • à la réception de la facture : dans ce cas, cochez l’option A réception. • à la fin du mois, plus 30, 60 ou 90 jours : dans ce cas, cochez le nombre de jours à ajouter à la fin du mois : 30, 60 ou 90. • à la fin du nombre de jours voulu : dans ce cas, cochez l’une des trois options : • jours nets : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, • jours nets + fin de mois : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, ramenée en fin de mois. • Fin de mois + jours nets : l’échéance est en fin de mois plus le nombre de jour que vous indiquez. 3. Vous pouvez préciser le jour d’encaissement dans la zone Le ... du mois excepté pour une échéance à réception. Par exemple, c’est le cas des échéances à X jours fin de mois le 10, le 15, ou le 20. L'échéance choisie est rappelée dans la zone Libellé. 4. La zone Exemple vous permet de calculer la date d’échéance selon les paramètres choisis. Saisissez une date de règlement puis appuyez sur la touche afin de voir le résultat. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le calcul de la date d'échéance. Modifier un mode de paiement Pour modifier un mode de paiement : 1. Sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier] (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Mode de règlement s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un mode de paiement Pour supprimer un mode de paiement : 1. Sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer] (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). Un message vous demande de confirmer la suppression. 3. Cliquez sur le bouton [Oui].Menu Listes 128 Eco-participations ) Menu LISTES - commande ÉCO-PARTICIPATIONS La nouvelle loi DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques) a pour objectif de limiter le gaspillage des matières premières. Le principe est que le consommateur rapporte ses équipements usagés et s'acquitte de l'éco-participation pour financer leur recyclage. L'éco-participation correspond donc à la contribution financière du consommateur pour la collecte, la réutilisation ou le recyclage d'un produit usagé. Son montant varie selon le produit et le type de traitement qu'il nécessite, et doit apparaître sur la fiche de l'article pour information. Dans la liste des éco-participations, vous pouvez créer, modifier, supprimer une éco-participation. LPour plus d'informations sur le paramétrage d’une liste : colonnes, regroupements (Intuilistes©), reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes du manuel ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Créer une éco-participation 1. Cliquez sur le bouton [Créer] ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). La fenêtre ci-dessous s’affiche. 2. Indiquez le Code ainsi que le Libellé de l'éco-participation. 3. Vous pouvez lui attribuer une famille d'éco-participation. Sélectionnez sa Famille d'appartenance à Menu Listes 129 l'aide du menu déroulant. Vous pouvez directement en créer une. Pour cela faites un clic droit dans la zone du menu déroulant puis choisissez la commande CRÉER du menu CONTEXTUEL. LVous pouvez également créer vos familles d'éco-participation en passant par le menu LISTES - commande AUTRES LISTES. Voir Autres listes, page 135. 4. Saisissez le Montant TTC de l'éco-participation. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Modifier une éco-participation 1. Pour modifier une éco-participation, cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une éco-participation * Une éco-participation ne peut être supprimée si celle-ci est utilisée. 1. Pour supprimer une éco-participation, cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous informe que l'application va vérifier si l'éco-participation est utilisée. Cliquez sur le bouton [Oui]. Exporter les données de la liste vers Office™ Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word® ou Excel♦. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis sélectionnez la commande OFFICE. Voir Exporter les données de la liste vers Office™, page 129. Imprimer la liste des éco-participations 1. Vous pouvez imprimer la liste de vos éco-participations en cliquant sur l’un de ces boutons , situés au-dessus de la liste . 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez la ligne Liste des éco-participations. 3. Si vous souhaitez imprimer tous les éléments de votre liste, décochez l’option Uniquement la sélection. 4. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer].Menu Listes 130 Comptabilité Comptes ) Menu LISTES - commande COMPTABILITÉ - COMPTES Cette fenêtre répertorie les différents comptes utilisés par la société. Les comptes sont identifiées par leur numéro de compte, leur intitulé, leur numéro type, leur type, leur classe. LPour plus d'informations sur le paramétrage d’une liste : colonnes, regroupements (Intuilistes©), reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes du manuel ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Vous pouvez à partir de la liste des modes de paiement CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un mode de paiement. Créer un compte 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche : 2. Renseignez les zones N° Compte et Intitulé.Menu Listes 131 3. Cliquez sur [OK et Créer] pour valider. Modifier un compte Pour modifier un compte : 1. Sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier] ou (menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Comptes s'affiche. 3. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un compte Pour supprimer un compte : 1. Sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer] (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). Un message vous demande de confirmer la suppression. 3. Cliquez sur le bouton [Oui]. Journaux ) Menu LISTES - commande COMPTABILITÉ - JOURNAUX Cette commande vous permet d'éditer la liste des écritures des journaux de type Achats, Ventes, Trésorerie, Opérations diverses, A-nouveaux. Créer un journal 1. Cliquez sur le bouton 2. Saisissez le Code et l'Intitulé du journal. 3. Sélectionnez le Type de journal dans la liste déroulante. 4. Cliquez sur [OK et Créer] pour valider. Modifier un journal Pour modifier un journal : 1. Sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre suivante s'affiche : Menu Listes 132 3. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un journal Pour supprimer un journal : 1. Sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). Un message vous demande de confirmer la suppression. 3. Cliquez sur le bouton [Oui]. Codes analytiques ) Menu LISTES - commande COMPTABILITÉ - CODES ANALYTIQUES Cette liste regroupe tous les codes analytiques déjà créés. Un code analytique est un combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de charge ou produit afin d'effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables. Dans le cadre d'une gestion analytique par client ou par article de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution pour Windows), vous pouvez affecter un code analytique à un client ou un article. L'affectation d'un code analytique va permettre de classer et de gérer les clients et/ou les articles selon les codes analytiques prédéfinis. Vous pouvez ainsi conserver une cohérence avec le plan analytique adopté en comptabilité. LPour plus d'informations sur le paramétrage d’une liste : colonnes, regroupements (Intuilistes©), reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes du manuel ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Créer un code analytique 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche. 2. Renseignez les zones Code et Libellé puis cliquez sur [OK]. * Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’un code analytique et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau code analytique reste active.Menu Listes 133 Modifier un code analytique 1. Pour modifier un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Code analytique s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un code analytique 1. Pour supprimer un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].Menu Listes 134 Infos Perso. Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. ) Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Cette commande permet de créer, modifier des informations personnelles. Ces informations vous permettent de personnaliser les fenêtres de saisie (société, fournisseurs, clients, articles, pièces clients etc.) en y ajoutant les rubriques de votre choix. Ces informations apparaîtront dans les fenêtres de saisie dans un onglet intitulé Infos Perso. et dans les états paramétrables. Créer une rubrique personnalisées 1. Sélectionnez dans la liste des Fichiers personnalisables la ligne de votre choix puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). 3. Dans la fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur, indiquez le nom de la rubrique. 4. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur le triangle de sélection . 5. S'il s'agit d'un type Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés. 6. Si votre rubrique contient des valeurs numériques, cochez la case Totalisable afin de pouvoir obtenir le total de cette rubrique. * Vous pouvez ajouter également une formule à la rubrique, qui sera calculée en temps réel. Pour cela, cliquez sur l’icône afin d’ouvrir l’éditeur de script. LPour plus de détails sur l’éditeur de script et la création des formules, reportez-vous aux Annexes, disponibles depuis le menu AIDE. 7. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK].Menu Listes 135 Autres listes ) Menu LISTES - commande AUTRES LISTES Dans votre logiciel, les Familles Clients, les Familles Fournisseurs, les Titres, les Monnaies, les Fonctions, etc sont des listes. Une liste correspond à l’enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Consulter une liste Sélectionnez la liste que vous souhaitez consulter puis cliquez sur le bouton pour accéder à son contenu. Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER MODIFIER ou SUPPRIMER un élément. Créer un nouvel élément 1. Dans la fenêtre Liste, cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). 2. La fenêtre Création d'un nouvel élément, renseignez les valeurs nécessaires.Menu Listes 136 3. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Modifier une liste 1. Pour modifier une liste existante, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Modifier] (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].Top Facture Pièces clients, Détail pièces clients Devis/Pro forma Commandes Bons de livraison Factures d’acompte, Factures Avoirs Règlements Abonnements clients e-Commerce Menu VentesMenu Ventes 138 Vue d’ensemble Vous pouvez saisir à partir du menu VENTES de l’application les pièces commerciales clients. Pour créer vos pièces commerciales clients, vous pouvez opter pour le mode de saisie standard ou un mode document. LReportez-vous aux paragraphes “Créer une pièce commerciale : saisie document”, page 140 et “Créer une pièce commerciale : saisie standard”, page 146. Avant de commencer la saisie proprement dite, définissez vos besoins en matière de modèles de pièces commerciales. Vous pouvez concevoir entièrement le dessin de vos pièces à l'aide de la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES accessible par le menu DOSSIER commande OPTIONS. Voir États paramétrables, page 38. * Le dessin des pièces commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner votre gestion commerciale, vous pouvez très bien utiliser les modèles existants par défaut dans le logiciel. Ciel Gestion Commerciale vous permet de saisir une pièce commerciale en utilisant : • la saisie standard, • la saisie document.Menu Ventes 139 Top Facture ) Menu VENTES commande TOP FACTURE Cet assistant vous aide à créer ou à transférer vos pièces commerciales. 1. Choisissez l'opération à effectuer : • créer une pièce commerciale, • transférer une (ou plusieurs) pièce(s) commerciale(s) existante(s) en une autre. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Créer une pièce commerciale * Si dans les préférences de saisie des pièces commerciales, vous avez souhaité que le logiciel vous propose de choisir le mode de saisie, un message s'affiche. Vous devez donc opter pour une saisie Standard ou une saisie Document. • Saisie Standard : vous saisirez la pièce commerciale dans la fenêtre habituelle. • Saisie Document : vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande, etc. rapidement. Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.). 3. Si vous souhaitez ne plus afficher cette fenêtre, cochez la case Ne plus demander. * Le dernier mode de saisie sélectionné sera appliqué par défaut. 4. Cliquez sur [Continuer] Menu Ventes 140 5. Sélectionnez la pièce commerciale à créer (devis, commande, facture, bon de livraison) puis cliquez sur le bouton [Créer]. 6. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche le client pour lequel vous créez la pièce. Cliquez sur le bouton [OK]. 7. Sélectionnez dans la liste des articles, le ou les article(s) à prendre en compte. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. La fenêtre de saisie de la pièce commerciale s'affiche. Renseignez toutes les zones nécessaires puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 146. Créer une pièce commerciale : saisie document * Uniquement pour les pièces de vente Si vous avez opté pour une saisie Document, la fenêtre suivante s’affiche. Extrait d’un devis. Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.). * Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en «saisie standard». Pour cela, activez la commande convertir en mode standard accessible depuis le menu Contextuel (clic droit) de la liste des pièces clients. Voir Pièces clients, page 146. Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir des données. Cette icône indique que vous pouvez saisir des données dans la zone.Menu Ventes 141 Renseigner l'entête de la pièce 1. A l’activation de la commande, sélectionnez le client dans la liste déroulante qui vous est proposée. Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez modifier ces informations. Dans l'entête, le Numéro de pièce est automatiquement attribué selon le numéro du dernier devis créé. * Si vous créez votre premier devis, le numéro est attribué selon les paramètres de facturation. 2. La date de travail est proposée comme Date de la pièce. Sélectionnez-en une autre si nécessaire. Vous pouvez modifier les dates en utilisant les icônes du Calendrier ou des dates pré-définies situées en fin de zone. 3. Sélectionnez le mode de paiement à l’aide de l’icône d’appel de liste. 4. Saisissez la Date de validité. Celle-ci correspond à la durée de validité de la pièce. La Date de validité correspond à la date à laquelle l'éventuelle facture, issue du devis, devra être payée par le client. Elle se fixe en fonction du mode de paiement que vous avez choisi. Saisir les articles dans le corps de la pièce La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date de validité renseignée, le curseur se place dans la colonne Code article du tableau de saisie. 5. Cliquez dans la première cellule. Dans la liste déroulante qui vous est proposée, sélectionnez l’article. Pour saisir un article non référencé, laissez la première colonne vide puis dans la colonne Description, saisissez un texte présentant l’article. De la même façon, il est possible de saisir un article qui n'existe pas encore puis vous le créez en faisant un clic-droit, commande CRÉER L’ARTICLE. 6. Appuyez sur la touche ou pour passer à la zone suivante. 7. Les colonnes Description article, Prix HT, Taux de TVA, Prix TTC sont renseignées par les informations définies dans la fiche article, sauf pour les articles non référencés. Modifiez ou complétez ces valeurs. * Si une éco-participation est attribuée à un article, le Montant TTC de l'éco-participation s'affiche à titre informatif dans la colonne Description. 8. Saisissez la quantité d'articles dans la colonne Qté (par défaut à 1). Dans le cas où vous avez défini des des calculs sur les quantités, cliquez sur l’icône et choisissez le calcul à appliquer. Voir Paramè- tres des calculs sur la quantité, page 29. Vous pouvez saisir une facture négative. Pour cela, saisissez l’opérateur « - » devant la quantité. * Si vous avez activé l’alerte des remises/promotions (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION) et qu’une remise peut être appliquée, un message vous demande de confirmer soit après la sélection de l’article soit après la saisie de la quantité. Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie. Par contre, les remises en tranches s’appliquent suivant le montant total de la ligne (quantité × PU HT ou TTC). 9. Appuyez sur la touche ou . * Chaque fois que vous validez une ligne, le récapitulatif des montants, présentés dans le pied de la pièce, est calculé. 10.Certaines informations que vous avez modifiées dans la pièce peuvent être reportées dans la fiche article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : • la désignation longue,Menu Ventes 142 • le dépôt, • le taux de TVA, • le prix de vente HT, le prix de vente TTC, • le poids brut, le poids net, • la quantité par colis, • l’unité. Commandes du menu Contextuel (clic-droit) • Modifier les colonnes : permet d’afficher ou de masquer des colonnes dans le corps de la pièce. Cette commande est également accessible par le bouton [Options], situé en haut de la fenêtre. • Ajouter une ligne : permet d’insérer une ligne dans le corps de la pièce afin d’y ajouter un article. • Ajouter un commentaire : permet d'insérer une ligne supplémentaire sans aucune annotation dans votre pièce commerciale • Ajouter un sous-total : cette fonction permet d'insérer une ligne de sous-total. Cette ligne reprend toutes les lignes qui sont situées au-dessus et calculent le sous-total. Par défaut, le sous-total s'insère au-dessus de la ligne sur laquelle votre souris est positionnée. Avant d'ajouter le sous-total, faites attention à bien positionner votre souris. En effet, vous ne pourrez pas déplacer la ligne par la suite. Si la ligne est mal positionnée, vous devrez la supprimer. • Colonnes sous-total : cette fonction permet de choisir les colonnes à prendre en compte dans le calcul du sous-total. • Modifier le texte libre : permet de personnaliser le pied de la pièce commerciale en y ajoutant du texte. • Facturer en TTC : permet au logiciel de faire les calculs sur le TTC et non sur le HT. • Adresse de livraison, Adresse de facturation ou Autre adresse : ces fonctions permettent de choisir l'adresse du client à prendre en compte. Si l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) a été cochée pour l’une de ces adresses dans la fiche client ainsi que dans les paramètres de facturation, un message vous informe que l’adresse est inexacte. Les données du pied de la pièce Les totaux de la pièce commerciale sont récapitulés ainsi que les remises et acomptes éventuellement saisis. Options Le bouton [Options] vous permet d’activer des commandes supplémentaires. Certains de ces traitements ne sont pas disponibles dans tous les types de pièces commerciales. Saisir une remise 1. Cliquez sur le bouton [Options] et choisissez la commande SAISIR UNE REMISE. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le montant ou le taux de la remise. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Observations 1. Si vous souhaitez saisir un éventuel commentaire, choisissez la commande OBSERVATIONS.Menu Ventes 143 La fenêtre Observations s'affiche. 2. Saisissez votre commentaire. * Vous pouvez lui appliquer des formats de caractères : Gras, Italique, Souligné, barré, Couleurs... 3. Cliquez sur [OK] pour valider. Calculs sur les quantités Cette commande permet de créer une formule de calcul sur les quantités. Cette formule s’applique directement dans la colonne Quantité de la ligne. Voir Paramètres des calculs sur la quantité, page 29. LPlus plus de détails sur les autres commandes, reportez-vous à l’Aide de l’application (touche F1). Acompte Saisir un acompte 1. Cliquez sur le bouton [Acompte] et choisissez la commande SAISIR UN ACOMPTE. 2. Un message demande de confirmer l’enregistrement de la pièce. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 3. Les options d’enregistrement de la pièce sont proposées. Cochez les traitements que vous voulez lancer ou cliquez sur le bouton [Plus tard]. 4. Dans la fenêtre de saisie d’un acompte, saisissez le montant de celui-ci et cliquez sur le bouton [OK]. Annuler un acompte 1. Cliquez sur le bouton [Acompte] et choisissez la commande ANNULER UN ACOMPTE. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez l’acompte à ne plus prendre en compte. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Modifier l’affaire 1. Si cette pièce commerciale doit être prise en compte dans le calcul des objectifs et statistiques d’une affaire, cliquez sur le bouton [Modifier l’affaire]. La fenêtre Liste des affaires s’ouvre. Permet de créer une nouvelle affaire sans quitter la saisie. Permet de modifier l’affaire sé- lectionnée en haut de la liste. Permet de ne pas affecter d’affaire à la pièce commerciale en cours de saisieMenu Ventes 144 2. Sélectionnez l’affaire concernée puis cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre de saisie de la pièce commerciale. Valider une facture, un bon de livraison ou un avoir Vous pouvez valider une pièce commerciale de type facture, bon de livraison ou avoir directement depuis sa saisie. 1. Cliquez sur le bouton 2. Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Enregistrer une pièce commerciale 1. Lorsque vous avez fini de saisir votre pièce commerciale, cliquez sur le bouton [OK]. Une fois votre pièce commerciale enregistrée, plusieurs actions sont possibles si vous avez paramétré l’affichage de la fenêtre ci-dessous dans les préférences de saisie. LPour des informations détaillées sur les préférences de saisie, reportez-vous au chapitre Les Préférences du manuel Annexes disponible depuis le menu AIDE. 2. Pour Ne plus afficher cette fenêtre, cochez l'option correspondante. Vous pouvez lancer une ou plusieurs de ces opérations : • Valider la pièce : la pièce commerciale est validée et un message vous en informe. Lorsque vous validez une facture client, le dépassement de l’encours client vous est signalé si vous avez activé l’alerte dans les paramètres de facturation (“Onglet Saisie”, page 24). • Régler la pièce : la pièce commerciale est réglée. Un message vous en informe. • Imprimer la pièce : vous lancez directement l'impression de la pièce commerciale. • Envoyer la pièce par e-mail : saisissez dans la zone réservée à cet effet l'adresse e-mail du destinataire. La pièce commerciale lui est directement envoyée. • Visualiser la pièce (aperçu) : vous visualisez la pièce avant de l'imprimer. 3. Sélectionnez la ou les opération(s) à effectuer puis cliquez sur le bouton [OK]. Vous pouvez effectuer ces opérations ultérieurement. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [Plus tard]. Attention ! Une pièce commerciale validée ne peut pas être modifiée ni supprimée. Avant de lancer ce traitement depuis la fenêtre de saisie, assurez-vous que la pièce ne comporte pas d’erreur. Les options proposées varient en fonction du type de la pièce commerciale.Menu Ventes 145 Transférer une pièce commerciale 1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche la ou les pièce(s) commerciale(s) à transférer. * Pour sélectionner plusieurs pièces vous devez maintenir la touche de votre clavier enfoncée. 2. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher (toutes les pièces, uniquement les devis, les commandes, les factures, les bons de livraison, etc.). Cliquez sur [OK] pour valider. 3. Sélectionnez la pièce de destination. 4. Si vous transférez plusieurs pièces en une autre (exemple transfert de plusieurs devis en facture), cochez l'option Transfert groupé puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. * Un transfert groupé vous permet de transférer plusieurs pièces en même temps. Ce transfert générera une seule pièce qui regroupera toutes les pièces transférées. 5. Une fenêtre de confirmation s'affiche. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée ou IMPRIMER, VALIDER ou RÉGLER la nouvelle pièce créée. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.Voir Transférer une pièce commerciale : généralités, page 158.Menu Ventes 146 Pièces clients ) Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS

Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales de vente qui ont été saisies. Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement par exemple). Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces. Aussi, vous pouvez afficher vos pièces par regroupement (Intuilistes). LPour plus de détails sur les Intuilistes, reportez-vous au document ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Vous pouvez à partir de la liste des pièces clients, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs). De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en une autre pièce. Créer une pièce commerciale : saisie standard ) Menu VENTES - sélectionner la commande correspondant à la pièce commerciale à créer puis cliquez sur le bouton . • Si vous cliquez directement sur le bouton (Créer], un assistant vous aide à créer votre pièce commerciale. • Si vous activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Créer], vous pouvez sélectionner la pièce commerciale à créer. A partir de la liste de la pièce commerciale client , cliquez sur le bouton [Créer]. Attention ! Le principe de création d'une pièce commerciale (vente ou achat) de type commande est quasi similaire à celui d’un devis, d'une facture, d'un avoir, d'un bon de livraison ou encore d'un bon de réception. De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres.Menu Ventes 147 Selon vos préférences de saisie (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES), une fenêtre peut s’afficher afin que vous choisissiez le mode de saisie à savoir ici : standard. La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la pièce commerciale. * Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant le cliquer-glisser. Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue (devis, facture, commande...). Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la Liste des Pièces (devis, factures...) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous établissez la pièce. L'en-tête de la pièce commerciale Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client et Mode de règlement. Informations client 1. Dans la liste déroulante qui est proposée à l’ouverture de la fenêtre, sélectionnez le client pour lequel vous établissez la pièce. Selon vos préférences de saisie (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES), les clients sont sélectionnables soit par leur nom soit par leur code. * Si le client n’existe pas, vous pouvez directement l’indiquer. Selon la zone qui est disponible dans votre application : Client ou Nom, saisissez le code ou le nom du client. L’application vous proposera de le créer. Voir Créer un client, page 64. 2. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception, si vous devez faire parvenir au client un accusé de réception par e-mail. 3. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer. 4. Si cette pièce commerciale doit être prise en compte dans le calcul des objectifs et statistiques d’une affaire, sélectionnez l’Affaire concernée. 5. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale. 6. Saisissez éventuellement une Remarque. Attention ! Tant que le client n'est pas renseigné, vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce commerciale.Menu Ventes 148 Informations pièce * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale (commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. 7. Indiquez la Date de la pièce commerciale (date de travail). * La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES). Dans le cas contraire, un message vous en informe. Mode de paiement Le mode de paiement mémorisé au niveau de la fiche client s'affiche automatiquement. 8. Vous pouvez le modifier. Pour cela, activez la liste des modes de règlements existants en cliquant sur l’icône Liste . La zone Date Echéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date de la pièce et du mode de règlement. L'onglet Lignes Dans la plupart des fenêtres des pièces commerciales, vous trouvez les boutons suivants : 1. Dans la zone Article, cliquez sur l’icône Liste et choisissez l’article. Selon les préférences de saisie que vous avez définies (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES), les articles sont sélectionnables soit par leur libellé soit par leur code. Si l’article n’existe pas, saisissez dans la zone Description un libellé le décrivant. Faites un clic-droit et cliquez sur la commande CRÉER L’ARTICLE. Voir Créer un article, page 85. ajouter une ligne de saisie insérer une nouvelle ligne de saisie copier à l'identique la ligne d'un article déjà enregistré supprimer une ligne de saisie insérer un commentaire effectuer des traitements sur le sous-total : insertion d'une ligne de sous-total, choix des colonnes à prendre en compte dans le sous-total. effectuer certains traitements (visualiser l'article correspondant à la pièce commerciale en cours, modifier le taux de TVA ou le taux de TPF).Menu Ventes 149 2. Dans la zone Qté, saisissez la quantité de l'article commandé. Dans le cas où vous avez défini des calculs sur les quantités, cliquez sur l’icône et choisissez le calcul à appliquer. Voir Paramètres des calculs sur la quantité, page 29. Le résultat du calcul s’affiche automatiquement. Vous pouvez saisir une facture négative. Saisissez alors l’opérateur « - » devant la quantité. * Si vous avez activé l’alerte des remises/promotions (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION) et qu’une remise peut être appliquée, un message vous demande de confirmer soit après la sélection de l’article soit après la saisie de la quantité. Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie. Par contre, les remises en tranches s’appliquent suivant le montant total de la ligne (quantité × PU HT ou TTC). Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche article. Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le Prix de vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez coché l'option Fixer le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie. Vous pouvez modifier ces codes. Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à l'article et entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC. Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous voulez, par exemple, arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous avez sélectionné dans la fiche article (onglet Prix/Tarif) : • Fixer le prix de vente HT, • Fixer le coefficient de marge, • Fixer le prix de vente TTC. Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC. 3. Certaines informations que vous avez modifiées dans la pièce peuvent être reportées dans la fiche article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : • la désignation longue, • le dépôt, • le taux de TVA, • le prix de vente HT, le prix de vente TTC, • le poids brut, le poids net, • la quantité par colis, • l’unité.Menu Ventes 150 Les lignes de sous-total Une ligne de sous-total reprend toutes les lignes qui sont situées au-dessus et calculent le sous-total. Par défaut, les colonnes Quantité et Montant total TTC sont calculées. Vous pouvez ajouter d'autres valeurs à totaliser. Sélectionner les colonnes à totaliser. 1. Cliquez sur la flèche du bouton [Sous-total] et sélectionnez Colonnes sous-total. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez les colonnes à prendre en compte dans le calcul du sous-total. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. La sélection des colonnes est mémorisée et sera reprise à la prochaine création d'une pièce commerciale de vente. Insérer une ligne de sous-total Une fois que vous avez défini les éléments à calculer, vous pouvez insérer les lignes dans la pièce commerciale. 1. Cliquez sur le bouton [Sous-total]. Une nouvelle ligne s'insère. 2. Cliquez sur les flèches et situées à droite de la fenêtre afin de bien positionner la ligne de soustotal après toutes les lignes qu'elle doit calculer. 3. Pour personnaliser la cellule Sous-total, cliquez dedans, vous pouvez alors : • ajouter une description en-dessous de l'intitulé, • modifier la présentation du texte (police, gras...). Il suffit de sélectionner le texte, une palette de mise en forme s'affiche alors automatiquement. 4. Renouvelez l'opération si vous avez besoin d'insérer plusieurs lignes de sous-total. Exemple * Les lignes de sous-total seront prises en compte dans les transferts et dans les états. L'onglet Pied Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale. Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones. La remise globale, remise accordée au client, diffère du taux de remise attribué ponctuellement par article ; mais ces deux remises sont cumulables. Le taux paramétré par défaut dans la fiche client s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux mais aussi le Montant. 1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte correspond à l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans votre pièce commerciale client, le Montant TTC de l'éco-participation s'affiche à titre informatif. Menu Ventes 151 * La zone Eco-participation est uniquement visible dans les pièces commerciales de ventes (client). Vous pouvez imprimer la liste pièces avec Eco-participation à partir du menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - boutons situés au dessus de la liste des éléments. 2. Ciel Gestion Commerciale vous permet de facturer la pièce commerciale directement en TTC. Pour cela cochez l'option Facturer en TTC. 3. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes. * Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis). 4. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû. Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone Total HT + Port. Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés. 5. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des articles. 6. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce. La zone Réglé affiche le total des règlements perçus pour la pièce. Cliquez sur l’icône Liste pour consulter le détail des acomptes ou des règlements. 7. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en cours, a été accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut. Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont automatiquement renseignées en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la pièce commerciale client. L'onglet Infos tiersMenu Ventes 152 1. Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.). 2. Le nom de la société du client s'affiche automatiquement. De même l'adresse saisie dans la fiche client est indiquée. Modifiez les si besoin. * Vous pouvez saisir les coordonnées d’un tiers qui n’ont pas encore été renseignées dans le logiciel. A la validation de votre pièce commerciale, Ciel Gestion Commerciale vous demandera si vous voulez le créer. Copier l'adresse 1. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur les boutons ou . Ils vous permettent de copier respectivement l'adresse de facturation ou de livraison. 2. Cliquez sur le bouton si vous souhaitez sélectionner une autre adresse. Cette adresse sera indiquée dans l'entête de la pièce commerciale. * Si l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) a été cochée pour l’une de ces adresses dans la fiche client ainsi que dans les paramètres de facturation, un message vous informe que l’adresse est inexacte. Le montant du crédit disponible est rappelé. Contact Sélectionnez le contact de votre client dans la liste déroulante. Nature Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA. 1. Sélectionnez l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. La case CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. 2. Indiquez dans ce cas le numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une commercialisation avec la CEE. La case Hors CEE est utilisée pour l'exportation dans un pays à l'étranger, hors CEE. La Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer dans une pièce commerciale la nature du client notamment pour le mode Suspension de taxe. 3. Cochez la case Assujetti à TPF si votre client est assujetti à TPF. 4. Si vous avez affecté un code tarif au client (fiche ARTICLE - onglet complément), ce code s'affiche automatiquement dans la zone Tarif. Dans le cas contraire, vous pouvez lui affecter un tarif en sélectionnant un code tarif dans la liste déroulante. L'onglet Echéances Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.) vous devez cocher la case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale - Onglet Echéances. Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale. • Pour ajouter manuellement une échéance, cliquez sur le bouton . • Pour générer une ou plusieurs échéances automatiquement, cliquez sur .Menu Ventes 153 Ajouter manuellement une échéance 1. Pour ajouter une échéance, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une nouvelle ligne est insérée à la liste. 2. Saisissez dans chaque colonne les informations suivantes : • mode de règlement, • montant du règlement, • montant de l'échéance, libellé, • dernier règlement effectué pour cette échéance, • date du dernier règlement. Vous pouvez spécifier des montants d'échéances différents. 3. Validez le traitement en cliquant sur le bouton [OK]. Générer une ou plusieurs échéances automatiquement 1. Pour générer une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton [Générer échéances]. 2. Indiquez les informations nécessaires : • le nombre d'échéances, • le mode de règlement, • la date initiale de l'échéance (date de base). Le libellé s'affiche automatiquement dans la zone Echéances. Le bouton [Modifier] vous permet de modifier votre date d'échéance et le bouton [Détails] affiche le détail (date, montant, etc.) des échéances. Voir Modifier la date d’échéance, page 153. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Modifier la date d’échéance 1. Cliquez sur le bouton [Modifier] de la fenêtre Génération des échéances. 2. Pour les paiements à échéance, vous devez préciser le nombre de jours ou l'échéance. Cochez l'une des options proposées : • A réception • A 30 ou 60 ou 90 jours fin de mois.Menu Ventes 154 • à la fin du nombre de jours voulu : dans ce cas, cochez l’une des trois options : • jours nets : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, • jours nets + fin de mois : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, ramenée en fin de mois. • Fin de mois + jours nets : l’échéance est en fin de mois plus le nombre de jour que vous indiquez. 3. Dans la zone Le ... du mois, vous pouvez préciser le jour de l’échéance. Par exemple, c’est le cas des échéances à X jours fin de mois le 10, le 15, ou le 20 par exemple. La date d'échéance choisie est rappelée dans la zone Libellé. 4. La zone Exemple vous permet de calculer la date d’échéance selon les paramètres choisis. Indiquez la date correspondante en face de la zone Le. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la date d'échéance. Après avoir généré une échéance, vous pouvez la modifier ou la supprimer. Modifier une échéance Pour modifier une échéance, double-cliquez dans la zone concernée et saisissez les nouvelles informations. Supprimer une échéance Si vous souhaitez supprimer une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton . * Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. L'onglet Observations Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale. Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final. Ici, l’échéance est définie à 30 jours net fin de mois le 10.Menu Ventes 155 Les boutons de la fenêtre Les boutons disponibles en haut de la fenêtre vous permettent de lancer différentes actions. Certains traitements sont propres au type de la pièce (avoir, facture,...). de créer une autre pièce commerciale sans quitter la fenêtre. Ce bouton est uniquement accessible lorsque vous modifier ou consulter une pièce commerciale. supprimer la pièce commerciale. Ce bouton n’est pas accessible lorsque la pièce est en cours de création et pas encore enregistrée via le bouton [OK]. lancer l'impression de la pièce commerciale en cours lancer l'aperçu de la pièce commerciale en cours envoyer la pièce commerciale par e-mail atteindre le premier élément de la liste atteindre l'élément précédent de la liste atteindre un élément précis atteindre l'élément suivant de la liste atteindre le dernier élément de la liste Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant via internet. valider la facture, l’avoir ou le bon de livraison que vous avez saisi. saisir ou annuler un acompte.Menu Ventes 156 Enregistrer une pièce commerciale 1. Une fois que vous avez fini de saisir la pièce, cliquez sur le bouton [OK]. 2. Si le client n’existe pas, un message vous demande si vous voulez le créer. Cliquez sur le bouton [Oui]. Si vous cliquez sur le bouton [Non], le logiciel attribuera le code du client divers, défini dans les paramètres de facturation. Une fenêtre s’affiche et vous propose différents traitements. 3. Cochez le ou les traitements que vous voulez lancer immédiatement ou cliquez sur le bouton [Plus tard]. Ultérieurement, vous pourrez accéder à ces traitements depuis les listes des pièces. LPour plus de détails sur les traitements, reportez-vous au paragraphe “Enregistrer une pièce commerciale”, page 144. régler la facture en cours. transférer la pièce en bon de livraison, commande, facture, avoir. rembourser l’avoir en cours. accepter le devis en cours afin de le transférer en facture. créer un abonnement pour la facture saisie. ouvrir la liste des règles des calculs sur quantité, ouvrir la fiche du représentant ou du client sélectionné dans la pièce en cours de saisie. enregistrer la pièce commerciale.Menu Ventes 157 Modifier une pièce commerciale 1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer une pièce commerciale 1. Pour supprimer une pièce commerciale client, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée. Le bouton vous permet de visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer. 1. Activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Aperçu] puis choisissez le format de votre choix. La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). 2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale. Valider une pièce commerciale 1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK]. Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer.Menu Ventes 158 Conséquences de la validation Bons de livraison/ bons de réception La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s). Factures La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison. Avoirs Il existe deux types d'avoirs : • les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks, • les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les stocks, en les augmentant. Transférer une pièce commerciale : généralités Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce commerciale client (devis, factures, commandes, bons de livraison) en une autre pièce commerciale. Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation, impression de la pièce commerciale, etc.). Pour transférer une pièce commerciale : • Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale (vente ou achat). Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez sur [OK]. La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué. • S’il s’agit d’une pièce de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu VENTES. Cet assistant vous aide à transférer votre pièce commerciale.Voir Top Facture, page 139. * Vous pouvez transférer une pièce commerciale de vente (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Exemple : transférer un devis en facture 1. Sélectionnez le devis à transférer. 2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures. Transférer une pièce commerciale de vente 1. Un message vous demande de confirmer le traitement. Attention ! Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer. Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée. Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture). Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable. Pièce d’origine Transferts possibles en : Devis Commande, Facture Bon de livraison (BL) Facture Commande Bon de livraison, BL Livrable, FactureMenu Ventes 159 Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la pièce transférée ou de la pièce commerciale créée. Pour cela, cochez la ou les options de votre choix. 2. Dans le cas d’un transfert d’une commande en BL livrable, une option supplémentaire est proposée : Autoriser la livraison partielle. Cochez cette option si vous voulez que le bon de livraison soit généré partiellement à hauteur du stock réel. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle pièce a été générée. Transférer une commande en plusieurs fois Il est possible de transférer une même commande plusieurs fois. Ainsi, vous pouvez établir des factures, bons de livraison ou bons de réception au fur et à mesure de l'avancement de la commande. 1. Sélectionnez la commande concernée puis cliquez sur le bouton [Transférer]. 2. Choisissez une des fonctions proposées : Transférer en bon de livraison ou Transférer en BL livrable ou Transférer en bon de réception ou Transfert en facture. Un message vous indique si le transfert a réussi ou non. 3. Allez dans la liste de la pièce générée (factures, bons de livraison...) et ouvrez-la. 4. Supprimez les lignes des articles qui n'ont pas encore été facturés, livrés ou réceptionnés. * Vous pouvez conserver les lignes de sous-total. En effet, le logiciel ne fera pas apparaître un sous-total en première position ni plusieurs sous-totaux à la suite. 5. Cliquez sur le bouton [OK] puis sur le bouton [Valider]. 6. A la facturation, livraison ou réception des autres articles, sélectionnez à nouveau la commande et transférez-la. 7. Dans la nouvelle pièce générée, les articles restant s'afficheront. Continuez de la même façon pour tous les articles de la commande. Les traitements Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en fonction du type de pièce. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de destination. Pièce d'origine Vous pouvez : Devis Imprimer le devis Bon de livraison Imprimer, valider le bon de livraison BL livrable Imprimer Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Pièce de destination Vous pouvez : Bon de livraison Valider, imprimer, visualiser l’aperçu, envoyer par e-mail le bon de livraison BL livrable Valider, imprimer, visualiser l’aperçu, envoyer par e-mail le bon de livraison Commande Imprimer, visualiser l’aperçu, envoyer par e-mail la commandeMenu Ventes 160 LPour plus d’informations sur le transfert d’une pièce commerciale, reportez-vous aux traitements spécifiques à chaque pièce commerciale. Les options supplémentaires Certains traitements sont accessibles à partir du bouton de la liste des pièces clients. Ils vous permettent de : • rendre une facture irrécouvrable • Considérer non-comptabilisée. • Générer un abonnement La plupart de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL (clic-droit). Facture irrécouvrable Voir Rendre une facture irrécouvrable, page 183. Considérer non-comptabilisée Ce traitement vous permet de «décomptabiliser» une pièce déjà comptabilisée. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme non-comptabilisée. Générer un abonnement Voir Abonnements clients, page 195. Dupliquer une pièce Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée. Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée. Ouvrir le client, le représentant Ces fonctions vous permettent de consulter la fiche du client, du représentant pour lequel la pièce commerciale a été saisie. Les options d’affichage de la liste ) Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce. 1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Facture Valider, imprimer, visualiser l’aperçu, envoyer par e-mail la facture Avoir Valider, imprimer, visualiser l’aperçu, envoyer par e-mail l'avoirMenu Ventes 161 Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir une autre pièce dans la liste. Son aperçu s'affichera immédiatement. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Affiner la sélection Cette fonction permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez sur la fonction Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez afficher les pièces : • de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précé- dent et le client suivant, • en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au, • en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant. Envoyer une pièce par e-mail Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au client via la messagerie électronique. Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem. Envoyer une pièce commerciale par e-mail suite à sa création 1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton . Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader®) contenant la pièce est inséré dans un nouveau message. 2. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous devez saisir l’adresse. 3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.Menu Ventes 162 Envoyer une pièce commerciale par e-mail à partir de la liste des pièces 1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par e-mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la commande ENVOYER UN EMAIL. 3. Une fenêtre s'affiche. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir l’adresse directement dans l'e-mail. 4. Dans la zone Document, sélectionnez le pré-imprimé que vous voulez transmettre. Si vous laissez , le logiciel utilisera l’état défini dans les préférences Modèles de pièces clients. 5. Pour personnaliser l'objet de l’e-mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante. 6. Si vous voulez visualiser l'e-mail dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la messagerie. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. 8. Si votre messagerie s'ouvre, le fichier au format PDF (Adobe Reader®) contenant la pièce est inséré dans un nouveau message. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.Menu Ventes 163 Détail pièces clients ) Menu VENTES - commande DÉTAIL PIÈCES CLIENTS Cette fenêtre vous permet d'obtenir des informations détaillées sur chaque pièce commerciale de vente (devis, commande, facture, facture d'acompte, bon de livraison, etc.) qui a été saisie. Options d'affichage Plusieurs options vous permettent d'affiner le résultat : • Vous pouvez afficher la liste des pièces par client (Tous les clients ou un client précis) et/ou par article (Tous les articles ou un article précis) et/ou par représentant (Tous les représentants ou un représentant précis). • Utilisez les boutons et pour naviguer dans la liste des articles et/ou des clients. • Vous pouvez indiquer un intervalle de dates à prendre en compte. • De même, vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement, factures et avoirs validés, etc.). Pour cela, sélectionnez dans la liste déroulante de la zone Critères l'option à prendre en compte. Vous pouvez par la suite visualiser la pièce de votre choix. Cliquez sur le bouton [Fermer] pour fermer la fenêtre de la pièce commerciale et revenir au détail des pièces. LPour plus de détails sur le paramétrage d’une liste : filtre, colonnes, regroupement (Intuilistes), reportez-vous au document ANNEXES disponible depuis le menu AIDE.Menu Ventes 164 Devis/Pro forma ) Menu VENTES - commande DEVIS/ PRO FORMA La liste des devis répertorie tous les devis existants. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, supprimer, transférer, ou valider un devis. Dans la partie haute de la fenêtre, chaque ligne correspond à un devis. Le détail du devis sélectionné est présenté dans la partie basse de la fenêtre. Les options d’affichage ) Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher le détail Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce sélectionnée dans la liste. 1. Sélectionnez dans la liste la pièce que vous voulez voir en aperçu. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste.Menu Ventes 165 * Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Affiner la sélection Cette fonction permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez sur la fonction Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez afficher les devis : • de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précé- dent et le client suivant, • en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au, • en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant. Saisir un devis Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 146. Modifier un devis 1. Pour modifier un devis, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre Devis s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un devis Les devis qui ne sont plus utilisés ou qui n'ont pas donné lieu à un transfert en facture peuvent être supprimés à tout moment. Pour supprimer un devis, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . Consulter l’aperçu ou imprimer un devis Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 157. Accepter un devis 1. Pour accepter un devis, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de confirmer. 2. Cliquez sur le bouton [Oui] si c’est le cas. Attention ! Cette commande vous permet donc d'enchaîner : le transfert du devis en facture, la validation de la facture ainsi créée, l’impression de la facture Menu Ventes 166 La facture est imprimée sur le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). Vous pouvez consulter la facture ainsi créée dans la liste des FACTURES du menu VENTES. * La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée. De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste des RÈGLEMENTS du menu VENTES. Transférer un devis ) Menu VENTES commande - DEVIS bouton Après la saisie d'un devis, vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre client. Transférer un devis en facture Vous pouvez transférer un devis /pro forma en facture autant de fois que vous le souhaitez. Cela vous permet de mémoriser des «modèles» de factures sous forme de factures pro forma. Ce traitement est pratique dans le cas de factures répétitives : • factures de loyers pour des sociétés de location ou de contrats de maintenance mensuels. • factures de marchandises qui reviennent périodiquement. 1. Sélectionnez le devis à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. * Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du devis transféré. Transférer un devis en commande 1. Sélectionnez le devis à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN COMMANDE. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade imprimer la pièce d'origine ou la pièce de destination. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien déroulé et qu'une commande a bien été générée. * Si vous consultez la fiche de cette commande issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du devis transféré.Menu Ventes 167 Transférer plusieurs devis en facture Vous pouvez effectuer un transfert groupé de devis en facture. Ce transfert génère une facture qui englobe tous les devis transférés. 1. Sélectionnez dans la liste les devis à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transfert groupé en facture. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade imprimer la pièce transférée et/ou imprimer et valider la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. Transférer plusieurs devis en commande Vous pouvez effectuer un transfert groupé de devis. Ce transfert génère une commande qui englobe tous les devis transférés. 1. Sélectionnez dans la liste les devis à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transfert groupé en commande. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée ou la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. Voir Transférer une pièce commerciale : généralités, page 158. Les options Certains traitements sont accessibles à partir de la liste des devis, dans le groupe Actions, situé en haut de la fenêtre. Ils vous permettent de : • Dupliquer un devis. • Ouvrir le client, le représentant. Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Dupliquer un devis Cette commande vous permet de dupliquer le devis sélectionné. Un message vous informe qu'un nouveau devis a été généré. Ouvrir le client, le représentant Ces fonctions vous permettent de consulter la fiche du client, du représentant pour lequel la pièce commerciale a été saisie. Envoyer un devis par e-mail Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 161.Menu Ventes 168 Ouvrir l’article Cette fonction vous permet de consulter la fiche de l’article pour lequel la pièce commerciale a été saisie. 1. Sélectionnez le devis concerné. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande OUVRIR L’ARTICLE.Menu Ventes 169 Commandes ) Menu VENTES - commande COMMANDES La liste des commandes répertorie toutes les commandes existantes. Une commande reste modifiable tant qu’elle n’a pas été soldée par un ou plusieurs bons de livraison (BL). Il s'agit d'une commande ouverte. Vous pouvez saisir une commande directement mais une commande peut aussi provenir d'un devis. A partir de cette fenêtre vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une ou plusieurs commande(s) ou effectuer certains traitements (TRANSFERT EN BL, TRANSFERT EN FACTURE, etc.). Toutes ces opérations vous permettent d'évaluer instantanément le portefeuille clients. Les options d’affichage ) Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce. 1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Afficher le détail Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.)Menu Ventes 170 Affiner la sélection Voir Affiner la sélection, page 161. Saisir une commande Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 146. Modifier une commande 1. Pour modifier une commande, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre Commande s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer une commande Les commandes qui ne sont plus utilisées ou qui n'ont pas donné lieu à un transfert en facture ou BL peuvent être supprimées à tout moment. Pour supprimer une commande, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . Consulter l’aperçu ou imprimer une commande Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 157. Transférer une commande ) Menu VENTES - commande COMMANDES, bouton Après la saisie d'une commande (ou le transfert d'un devis en commande), vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre client. Transférer une commande en BL 1. Sélectionnez la commande à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN BON DE LIVRAISON. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER et VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien déroulé et qu'un bon de livraison a bien été générée. * Lorsqu'un client est bloqué un message vous l'indique lors du transfert d'une pièce commerciale. Vous devez confirmer ou interrompre le transfert. Ce message d'alerte est particulièrement intéressant dans le cas suivant : vous enregistrez une commande du client Martin (client jusqu'alors non bloqué). Vous apprenez, par différentes sources, que ce client est en cours de faillite et que plusieurs de ses fournisseurs n'ont pas été payés. Vous allez donc bloquer ce client. Lors du transfert de la pièce commerciale, un message vous rappellera que ce client est bloqué : vous aurez la possibilité d'interrompre le transfert.Menu Ventes 171 Transférer partiellement une commande en BL Lorsque vous procédez au transfert d'une commande en bon de livraison, c'est la totalité des quantités qui est affectée au bon de livraison (quantité livrée = quantité commandée). Il est possible d'établir plusieurs bons de livraison pour une seule et même commande. Exemple : nous avons en commande une quantité de 50 articles. La livraison s'effectue en deux fois : 25 articles sont livrés une première fois. 1. Transférez dans un premier temps, la commande en bon de livraison. 2. Double-cliquez sur le bon de livraison généré. 3. Dans la colonne Qté liv. de la partie Lignes, la quantité indiquée est 50 ; indiquez, à la place, 25 ; les 25 articles non encore livrés s'affichent dans la colonne Qté reliquat. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la quantité. Le programme prend en compte la différence de quantité dans la commande. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter la fiche bon de livraison. * La commande ne sera soldée que lorsque la quantité livrée sera égale à la quantité commandée et que tous les bons de livraison ou factures afférents à commande seront validés. Transférer plusieurs commandes en BL Vous pouvez effectuer un transfert groupé de commandes en bon de livraison. Ce transfert génère un bon de livraison global pour toutes les commandes transférées. 1. Sélectionnez dans la liste les commandes à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT GROUPÉ EN BL. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER et VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. Génération de BL Livrables à partir d'une ou plusieurs commandes Vous pouvez transférer une commande en BL livrable. Si vous cochez la case Autoriser la livraison partielle, le bon de livraison sera généré partiellement à hauteur du stock réel. Le stock réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock. Dans le cas contraire, le BL ne sera généré que si le stock réel est égal ou supérieur à la quantité commandée. Exemple 1 Stock réel article «Ciel Gestion Commerciale pour Windows» = 12. Commande de 15 articles. Transfert en BL livrable avec l'option Autoriser la livraison partielle cochée. Création d'un BL de 12 articles. Validation des BL créés. * La validation immédiate des BL permet de s'assurer qu'il n'y aura pas de mouvements entraînant une rupture de stock entre la création de ces BL et leur validation. Exemple 2 Stock réel article «Ciel Gestion Commerciale pour Windows» = 12. Commande A de 5 articles.Menu Ventes 172 Commande B de 11 articles. Deux cas peuvent se présenter : Premier cas Vous souhaitez que chacune de ces commandes soit transférée totalement en BL, uniquement si le stock réel est suffisant. Dans ce cas, activez uniquement l'option Valider la pièce créée. Le programme ne géné- rera que la commande A car après la validation du BL lié à cette commande, le stock réel est insuffisant (=7) pour livrer totalement la commande B (=11). Deuxième cas Vous souhaitez que le programme effectue les transferts de commande jusqu'à épuisement du stock réel. Dans ce cas, activez les options Autoriser la livraison partielle puis Valider la pièce créée. Le programme générera totalement la commande A et partiellement la commande B (7 articles livrés). * Le stock réel des articles est mis à jour à la validation des BL ou des factures directes (celles qui ne sont pas liées à un BL). Transfert d'une commande en facture 1. Sélectionnez la commande à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] et choisissez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. * Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de commande, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date de la commande transférée. Transfert groupé de plusieurs commandes en facture Vous pouvez effectuer un transfert groupé de commandes. Ce transfert génère une facture qui englobe tous les commandes transférées. 1. Sélectionnez dans la liste les commandes à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transfert groupé en facture. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER et VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. Voir Transférer une pièce commerciale : généralités, page 158. Attention ! Une commande transférée en bon de livraison ne peut pas faire l'objet d'un nouveau transfert en facture ; il faudra, dans ce cas, passer par le bon de livraison pour effectuer le transfert. Les commandes soldées ne sont plus modifiables (sauf en cas de reliquat). Mais vous pouvez néanmoins les consulter et les imprimer.Menu Ventes 173 Gestion des acomptes Saisir un acompte ) Menu VENTES - sélectionner la pièce commerciale (devis, commande, BL) - bouton . ) Menu VENTES - commande FACTURES - bouton - Saisir un acompte Un acompte correspond à un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû. La saisie d'un acompte s'effectue sur les pièces commerciales (devis, commande, bon de livraison, facture) non soldées et génère une facture d'acompte. * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro de la Facture d'acompte à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces. Le Code, le Nom du client et la Référence de la pièce sont rappelés dans le cadre supérieur de la fenêtre Saisie d'acompte. 1. Saisissez dans la zone Description le détail de l'acompte. 2. Indiquez le Mode de règlement : par défaut, le logiciel vous propose le mode de règlement associé à la pièce commerciale en vigueur. Selon le mode de règlement sélectionné, la Date d'échéance est automatiquement renseignée. Modifiez-la si besoin. 3. Saisissez le montant de l'Acompte. 4. Sélectionnez à l'aide du triangle de sélection le taux de TVA applicable. Les zones Montant dû, Montant réglé et Solde dû sont automatiquement renseignées. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider l'acompte. Un règlement de type «acompte» est automatiquement généré dans la liste des règlements du menu VENTES. * Une facture d'acompte peut être modifiée mais ne peut être supprimée.Menu Ventes 174 Annuler un acompte ) Menu VENTES - sélectionner la pièce commerciale (devis, commande, BL) - bouton - Annulation d’acompte ) Menu VENTES - commande FACTURES - bouton - Annulation acompte 1. Dans la fenêtre Annulation d'acompte, la Date (date du jour) est automatiquement renseignée. Modifiezla si besoin. Le Code du client ainsi que la Référence de la pièce sont rappelés dans le cadre supérieur de la fenêtre. 2. Indiquez le Mode de règlement : par défaut, le logiciel vous propose le mode de règlement associé à la pièce commerciale en vigueur. Selon le mode de règlement sélectionné, la Date d'échéance est automatiquement renseignée. Modifiez-la si besoin. 3. Sélectionnez dans la liste l'acompte que vous souhaitez annuler. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la suppression de l'acompte. Un message vous indique que le traitement s'est bien déroulé, qu'un règlement a été généré ainsi qu'une annulation de la facture d'acompte. Gestion des reliquats de commandes Le logiciel gère les reliquats de commande. Plusieurs cas de gestion de reliquats sont possibles. Exemple 1 1. Vous transférez une commande de 15 articles A en BL. 2. Vous ne livrez que 12 articles A. 3. Pour solder le reliquat de commande, vous devez valider le BL. 4. Transférez de nouveau la commande en BL. Attention ! Les règlements d'acompte ne peuvent faire l'objet d'une suppression à partir de la liste des règlements.Menu Ventes 175 Exemple 2 1. Vous transférez une commande de 15 articles A en BL. 2. Vous modifiez la quantité commandée en saisissant 10. 3. Pour solder la commande, vous devez effectuer la même modification dans le BL puis le valider. Exemple 3 1. Vous transférez une commande de 10 articles A en BL. 2. Vous insérez dans la commande 5 articles B. 3. Pour solder la commande, validez le BL. 4. Transférez de nouveau la commande en BL. Les options Certains traitements sont accessibles à partir de la liste des commandes, dans le groupe Actions, situé en haut de la fenêtre. Ils vous permettent de : • Dupliquer une commande. • Solder une commande. • Ouvrir le client, le représentant, l’article. Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Dupliquer une commande Cette fonction vous permet de dupliquer la commande sélectionnée. Un message vous informe qu'une nouvelle commande a été générée. Solder une commande Cette fonction permet de solder la commande sélectionnée. La commande ou le reliquat de commande est ainsi réglé. Ouvrir le client, le représentant Ces fonctions vous permettent de consulter la fiche du client, du représentant pour lequel la pièce commerciale a été saisie. Envoyer une commande par e-mail Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 161.Menu Ventes 176 Bons de livraison (BL) ) Menu VENTES - commande BONS DE LIVRAISON Cette liste répertorie tous les bons de livraison qui existent. Dans la plupart des cas, un bon de livraison intervient à la suite d'une commande. Mais vous pouvez générer les bons de livraison de deux façons : • soit à partir d’une commande préalablement enregistrée, ou d’un reliquat de commande, • soit de façon directe, sans saisie préalable de commande. Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un ou plusieurs bon(s) de livraison ou effectuer certains traitements (transfert et validation de BL, etc.). Les options d’affichage ) Les options d’affichage sont accessibles via le bouton . Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.). Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’une pièce. 1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.Menu Ventes 177 Affiner la sélection Cette fonction permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Une fois que vous avez activé l'option Affiner la sélection. Une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez alors afficher les pièces de Tous les clients ou d'un client préalablement sélectionné. Les boutons flèches et vous permettent d'afficher respectivement le client précédent et le client suivant. Saisir un bon de livraison Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 146. Modifier un bon de livraison 1. Pour modifier un bon de livraison, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre Bon de livraison s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un bon de livraison Les bons de livraison qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment. Pour cela, sélectionnez le bon de livraison dans la liste puis cliquez sur le bouton . Consulter l’aperçu ou imprimer un bon de livraison Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 157. Valider un bon de livraison Voir Valider une pièce commerciale, page 157. Transférer un bon de livraison ) Menu VENTES commande - BONS DE LIVRAISON bouton Après la saisie d'un bon de livraison (ou le transfert d'une commande en bon de livraison), vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre client. Transférer un bon de livraison en facture Cette opération vous permet de facturer automatiquement un bon de livraison. 1. Sélectionnez dans la liste le bon de livraison préalablement validé. Attention ! La validation est une opération irréversible. Des bons de livraison validés ne pourront plus être modifiés. La validation d’un bon de livraison entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s).Menu Ventes 178 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] et sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE. 3. A ce stade, un message vous demande de VALIDER et/ou IMPRIMER la pièce à transférer ou à créer. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un autre message vous indique que le transfert s'est bien effectué. * Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de bon de livraison, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du bon de livraison transféré. Transférer plusieurs bons de livraison en facture Vous pouvez effectuer un transfert groupé de plusieurs bons de livraison en facture. Ce transfert génère une facture globale pour tous les bons de livraison transférés. 1. Sélectionnez dans la liste les bons de livraison à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] et sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT GROUPÉ EN FACTURE. 3. Confirmez le traitement. 4. A ce stade, un message vous demande de valider et/ou imprimer la pièce à transférer (ou à créer). Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un autre message vous indique que le transfert s'est bien effectué. * Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de plusieurs bons de livraison, vous constatez que dans la zone Description - Onglet Lignes les numéros et les dates des bons de livraison transférés sont repris. Voir Transférer une pièce commerciale : généralités, page 158. Enregistrer un acompte Voir Gestion des acomptes, page 173. Les options Certains traitements sont directement accessibles à partir de la liste des bons de livraison, dans le groupe Actions situé en haut de la fenêtre. Ils vous permettent de : • Dupliquer un bon de livraison, • Ouvrir le client, le représentant. Certaines de ces fonctions sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Dupliquer un bon de livraison Cette commande vous permet de dupliquer le bon de livraison sélectionné. Un message vous informe qu'un nouveau bon de livraison a été généré. Ouvrir le client, le représentant Ces fonctions vous permettent de consulter la fiche du client ou représentant pour lequel la pièce commerciale a été saisie. Envoyer un bon de livraison par e-mail Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 161.Menu Ventes 179 Factures d’acompte clients ) Menu VENTES - commande FACTURES D’ACOMPTE Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû. * Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée. Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le client correspondant, etc. Voir Gestion des acomptes, page 173. Attention ! Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE).Menu Ventes 180 Factures ) Menu VENTES - commande FACTURES Cette liste répertorie toutes les factures existantes. Les factures peuvent être générées de plusieurs façons : • soit à partir d’une commande préalablement enregistrée, ou d’un reliquat de cette commande, • soit à partir d'un bon de livraison validé, • soit à partir d'un devis, • soit de façon directe, sans saisie préalable de commande, bon de livraison ou devis. Vous pouvez à partir de la liste des factures CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER ou effectuer certains traitements (transfert, validation, création et annulation d'acompte, etc.). D'autres commandes sont accessibles à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit). Vous pouvez rendre une FACTURE IRRÉCOUVRABLE ou encore GÉNÉRER UN ABONNEMENT. Les options d’affichage ) Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce. 1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.Menu Ventes 181 Afficher le détail Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) Affiner la sélection Cette fonction permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Une fois que vous avez activé l'option Affiner la sélection. Une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez afficher les pièces : • de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de liste soit avec les boutons et . Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précédent et le client suivant, • en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au, en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant. Saisir une facture Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 146. Modifier une facture 3. Pour modifier une facture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . La fenêtre de la facture sélectionnée s'affiche. 4. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer une facture * Une facture validée ne peut être supprimée. 1. Pour supprimer une facture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Consulter l’aperçu ou imprimer une facture Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 157. Valider une facture La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison. Attention ! Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer. Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée. Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture). Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable.Menu Ventes 182 Voir Valider une pièce commerciale, page 157. Transférer une facture ) Menu VENTES commande - FACTURES bouton Après la saisie d'une facture (ou le transfert d’un devis, d'une commande ou d’un bon de livraison en facture), vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre client. Transférer une facture en avoir Vous pouvez transférer une facture en avoir directement à partir de la liste des factures. 1. Sélectionnez la facture à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN AVOIR. 3. A ce stade, un message vous demande de VALIDER, IMPRIMER ou RÉGLER la pièce transférée et/ou de VALIDER, IMPRIMER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK]. Vous pouvez demander la réintégration des articles en stock en cochant la case correspondante. Un autre message vous indique que le transfert s'est bien effectué. * Si vous consultez la fiche de cet avoir issu d'un transfert de facture, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date de la facture transférée. Transférer plusieurs factures en avoir Vous pouvez effectuer un transfert groupé de plusieurs factures en avoir. Ce transfert génère un avoir global pour toutes les factures transférées. 1. Sélectionnez dans la liste les factures à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues.Menu Ventes 183 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] et sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT GROUPÉ EN AVOIR. 3. Confirmez le traitement. 4. A ce stade, un message vous demande de VALIDER et/ou IMPRIMER la pièce à transférer (ou à créer). Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un autre message vous indique que le transfert s'est bien effectué. * Si vous consultez la fiche de cet avoir issu d'un transfert de plusieurs factures, vous constatez que dans la zone Description - Onglet Lignes les numéros et les dates des factures transférées sont repris. Voir Transférer une pièce commerciale : généralités, page 158. Régler une facture Vous pouvez saisir un règlement à partir de la liste des factures. Cela vous permet de gagner du temps lors de l'enregistrement d'un règlement partiel ou d'un escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. 1. Sélectionnez la facture pour laquelle vous souhaitez enregistrer un règlement puis cliquez sur le bouton [Régler]. 2. La fenêtre Règlement s'affiche. Elle contient déjà tous les principaux renseignements nécessaires à un règlement. Saisissez les données complémentaires ou spécifiques. Voir Règlements, page 189. Gestion des acomptes Le principe de création ou d’annulation d’un acompte a été décrit précédemment au chapitre Les Commandes. Voir Gestion des acomptes, page 173. Les options Certains traitements sont accessibles à partir du bouton de la liste des factures. Ils vous permettent de : • Rendre une facture irrécouvrable. • Générer un abonnement. • Considérer non-comptabilisée. Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL (clic droit). Rendre une facture irrécouvrable * Cette commande est également accessible par le menu CONTEXTUEL (clic droit). Cette commande doit être utilisée lorsque la créance d'un client est définitivement devenue irrécupérable. Pour rendre une facture irrécouvrable : 1. Sélectionnez la facture dans la liste des factures. 2. Activez la commande FACTURE IRRÉCOUVRABLE du menu CONTEXTUEL. Attention ! Vous devez valider la facture avant de procéder à son règlement.Menu Ventes 184 3. La fenêtre Facture irrécouvrable s'affiche. 4. Saisissez la date de constatation. Des informations concernant le client sont rappelées (nom du client, montant du règlement, mode de règlement, référence de la facture). 5. Notez une éventuelle observation dans la zone prévue à cet effet. 6. Un message vous demande si vous souhaitez bloquer le client. Cliquez sur [Oui] si c’est le cas. Un message vous informe par la suite que la facture a été rendue irrécouvrable. Générer un abonnement Voir Abonnements clients, page 195. Considérer non-comptabilisée Ce traitement vous permet de «décomptabiliser» une facture déjà comptabilisée. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la facture a bien été définie comme non-comptabilisée. Autres actions sur les factures Dans le groupe Actions, situé en haut de la fenêtre, vous disposez également des boutons [Dupliquer], [Ouvrir le représentant], [Ouvrir le client]. Dupliquer une facture Cette commande vous permet de dupliquer la facture sélectionnée. Un message vous informe qu'une nouvelle facture a été générée. Ouvrir le client, le représentant Ces fonctions vous permettent de consulter la fiche du client ou du représentant pour lequel la pièce commerciale a été saisie. Envoyer une facture par e-mail Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 161. Attention ! Si vous souhaitez générer l'écriture d'irrécouvrabilité dans le journal comptable, paramétrez une période incluant la date de la constatation de l'irrécouvrabilité. Voir Liaison comptable, page 228.Menu Ventes 185 Avoirs ) Menu VENTES commande AVOIRS La liste des avoirs répertorie tous les avoirs existants. Les avoirs peuvent être générés de trois façons : • issus d'un transfert de facture, • en saisie directe, • issus d'un règlement ayant un écart de règlement positif. Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER, MODIFIER, IMPRIMER ou effectuer certains traitements (TRANSFERT, VALIDATION, REMBOURSEMENT D'UN AVOIR, etc.). Les options d’affichage ) Les options d’affichage sont accessibles via le bouton . Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ). Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’une pièce. 1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Affiner la sélection Cette fonction permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Une fois que vous avez activé l'option Affiner la sélection. Une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez alors afficher les pièces de Tous les clients ou d'un client préalablement sélectionné.Menu Ventes 186 Les boutons et vous permettent d'afficher respectivement le client précédent et le client suivant Indiquez dans les zones Période du ... au, une fourchette de dates à prendre en compte. L'icone affiche le calendrier. L'icone affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour, date de travail). Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher. Pour cela, cliquez sur le menu déroulant de la zone Critères. Saisir un avoir Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 146. Modifier un avoir 1. Pour modifier un avoir (non validé), sélectionnez-le dans la liste des avoirs puis cliquez sur le bouton . La fenêtre de l’avoir sélectionné s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un avoir 1. Pour supprimer un avoir, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Consulter l’aperçu ou imprimer un avoir Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 157. Valider un avoir 1. Pour valider un avoir, cliquez sur le bouton [Valider]. 2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK]. * Il existe deux types d'avoirs : • les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks, • les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les stocks, en les augmentant. Attention ! Un avoir validé ne peut être supprimé.Menu Ventes 187 Remboursement d’avoirs ) Menu VENTES - commande AVOIRS - bouton Cette fonction vous permet d'obtenir un remboursement par un avoir. Etape préalable à la création d'un avoir 1. Création d'une facture client. 2. Règlement de la facture. 3. Le client souhaite être remboursé (transfert de la facture en avoir). 4. Remboursement de l'avoir. Saisir un remboursement d'avoir 1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir pour lequel vous souhaitez être remboursé puis cliquez sur le bouton [Rembourser]. La fenêtre REMBOURSEMENT D’AVOIR s’affiche. 2. Indiquez la Date du remboursement. Utilisez l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner une date spéciale (date du jour, début de semaine courante, etc.). 3. Sélectionnez le Mode de règlement. 4. Cochez si besoin l'option Ne pas inclure le montant des frais de port. 5. Confirmez le remboursement de l'avoir en cliquant sur le bouton [OK]. Remboursement de trop perçu Lorsque vous enregistrez un règlement dont le montant est supérieur au montant de la facture, le logiciel vous propose d'imputer la différence en créant un avoir ou en créant une écriture de profit (trop perçu). 1. Pour rembourser ce trop perçu, activez la commande AVOIRS du menu VENTES. 2. Sélectionnez l’avoir. Cet avoir doit être validé. 3. Cliquez sur le bouton [Rembourser]. Un règlement négatif est automatiquement généré. Le principe est le même pour les règlements fournisseurs.Menu Ventes 188 Considérer non-comptabilisé Ce traitement vous permet de «décomptabiliser» une pièce déjà comptabilisée. 1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir que vous souhaitez décomptabiliser. 2. Cliquez sur le bouton [Considérer non-compta]. 3. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été défini comme non-comptabilisé. Les options Certains traitements sont directement accessibles à partir de la liste des avoirs, dans le groupe Actions situé en haut de la fenêtre. Ils vous permettent de : • Dupliquer un avoir. • Ouvrir le client, le représentant. Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Dupliquer un avoir Cette fonction vous permet de dupliquer l’avoir sélectionné. Un message vous informe qu'un nouvel avoir a été généré. Ouvrir le client, le représentant Ces fonctions vous permettent de consulter la fiche du client ou du représentant pour lequel la pièce commerciale a été saisie. Envoyer un avoir par e-mail Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 161.Menu Ventes 189 Règlements ) Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS Cette liste regroupe tous les règlements clients qui existent. Vous pouvez les afficher Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour les factures mais également les avoirs. Elle présente les mêmes particularités de fonctionnement que celles des clients, articles, factures etc. LPour plus de détails sur le paramétrage d’une liste : filtre, colonnes, regroupement (Intuilistes), reportez-vous au document ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Les options d’affichage ) Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher le détail Cette fonction permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail du règlement. Pour ne plus afficher le détail, cliquez à nouveau sur cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Affiner la sélection Cette fonction permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez sur la fonction Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez afficher les règlements : • de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précé- dent et le client suivant, • en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au.Menu Ventes 190 Saisir un règlement ) Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS - bouton . Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces clients. Cette commande est aussi accessible en sélectionnant dans la liste des factures, la facture que vous souhaitez régler puis en cliquant sur le bouton . Informations règlements * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces - Clients. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. 1. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut). * La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet paramètres). Dans le cas contraire, un message vous en informe. 2. Indiquez la Date d'échéance du règlement. L'icône affiche le calendrier. L'icône affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour, date de travail). 3. Sélectionnez le client à l'aide de l’icône d’appel de liste . Le mode de Règlement attribué au client lors de sa création ainsi que son libellé s'affichent automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de règlement. 4. Saisissez une éventuelle Référence pour le règlement. Cliquez sur le bouton pour noter une observation Exemple Dans le cas d'un règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de chèque. S'il s'agit d'un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire. Si le mode de paiement est de type Prélèvement (PRVT) : 5. Si vous souhaitez effectuer un prélèvement SEPA, il vous est possible d’ajouter un texte de 140 caractères maximum pour indiquer un motif ou un commentaire au prélèvement. Pour cela, cliquez sur l’icone .Une zone de texte s’affiche, et vous pouvez alors saisir vos précisions. La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors de la remise du prélèvement, le texte sera cependant tronqué à 140 caractères. * Pour que cette option relative au prélèvement SEPA soit activée, vous devez avoir au préalable coché comme magnétique le mode de paiement Prélèvement (PRVT) dans le menu LISTES - MODES DE PAIEMENT. Le principe est le même pour les règlements fournisseurs.Menu Ventes 191 Montant 1. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du règlement s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à régler dans la zone Mt règlement. Ce n'est pas obligatoirement le montant d'une seule facture. Le montant du règlement peut concerner plusieurs factures. * Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif. 2. L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler. Exemple Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 238 €. Vous saisissez 237 dans la zone Montant règlement. L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler. 3. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options Générer un avoir et Pertes et profits se grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture. 4. Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant, vous indiquez ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. Exemple Vous avez effectué une facture au client Martin de 152 € TTC en mentionnant sur la facture «Escompte de 2 % pour paiement anticipé». Le client Martin vous règle par anticipation, soit 149 € TTC ; vous devez donc lors de l'enregistrement du règlement de cette facture indiquer 149 € dans la zone Mt règlement et 3 € dans la zone Mt Escompte.Menu Ventes 192 Si votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le cas contraire, ne remplissez pas cette zone). Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines opérations. Règlement partiel La facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0. Si plusieurs factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le montant du règlement soit atteint en commençant par la première de la liste. La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le montant devra être égal au solde dû. Solder La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines opérations. Solder La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). Générer un avoir La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir et reste donc disponible pour régler une prochaine facture. Le programme vous informe de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le numéro d'avoir qui suit le dernier créé. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le règlement. Echéances factures et avoir validés non réglés Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés. Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs factures. Vous pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement dans la colonne Montant. • Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler. • Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliquez sur le bouton [Tout régler] tout en conservant la touche de votre clavier enfoncée. • Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée. Régler une facture avec un ou plusieurs avoir(s) Vous pouvez solder une facture client à l'aide d'un ou plusieurs avoirs. Le montant du ou des avoirs sera déduit du montant de la facture. 1. Dans la liste des règlements (menu VENTES - commande RÈGLEMENTS) cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Sélectionnez le client concerné. Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés. Attention ! Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture, il ne faudra pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture dans la mesure où, ce dernier a déjà été déduit lors de la facturation. Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart de règlement.Menu Ventes 193 3. Appuyez sur la touche puis double-cliquez sur la facture à régler et les avoirs à déduire pour connaître le règlement. Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction des avoirs utilisés. Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le pied du règlement. 4. Cliquez sur [OK] pour valider. Modifier un règlement 1. Pour modifier un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un règlement Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . Les options Certains traitements sont accessibles à partir du bouton de la liste des règlements clients. Ils vous permettent de : • Règlement impayé. • Considérer non-comptabilisé. Rendre un règlement impayé ) La commande RÈGLEMENT IMPAYÉ est également accessible à partir du menu CONTEXTUEL. Cette fonction vous permet de rendre un règlement impayé à l'exception des règlements d'acompte. 1. Indiquez la Date de constatation de l'impayé et une éventuelle Observation. 2. Lors de la confirmation de l'impayé, précisez si vous souhaitez bloquer le client. * Toutes les factures associées à un règlement impayé sont logiquement «désoldées» et peuvent faire l'objet d'un nouveau règlement. Générer dans le journal comptable l'écriture d'impayé 3. Sélectionnez le règlement. 4. Générez le journal comptable en paramétrant une période incluant la date de la constatation de l'impayé. Voir Liaison comptable, page 228. Considérer non-comptabilisé Ce traitement vous permet de «décomptabiliser» une pièce déjà comptabilisée. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que le règlement a bien été défini comme non-comptabilisé.Menu Ventes 194 Les autres actions sur les règlements Dans le groupe Actions situé en haut de la fenêtre, vous disposez des boutons [Modifier le paiement] et [Ouvrir le client]. Changer le paiement Cette fonction vous permet de modifier le mode de paiement, sa référence et son commentaire sans avoir à supprimer et recréer un règlement. * Le règlement ne doit pas être comptabilisé. 5. Sélectionnez le règlement et cliquez sur le bouton [Modifier le paiement]. Vous pouvez aussi utiliser la commande CHANGER LE MODE PAIEMENT du menu Contextuel (clic-droit). 6. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le nouveau mode de paiement. 7. Si nécessaire, modifiez la référence du paiement ainsi que le commentaire. Le commentaire est accessible en cliquant sur le bouton . 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Ouvrir le client ou le représentant Ces fonctions vous permettent de consulter la fiche du client ou du représentant pour lequel le règlement a été saisi.Menu Ventes 195 Abonnements clients Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. ) Menu VENTES - commande ABONNEMENTS CLIENTS * Le principe est le même pour les abonnements fournisseurs. Cette commande vous permet de générer des factures d'abonnement c'est à dire des factures répétitives et à intervalle de temps régulier (loyer). La génération d'un abonnement implique la génération d'une même facture pour une période donnée. LPour plus de détails sur le paramétrage d’une liste : filtre, colonnes, regroupement (Intuilistes), reportez-vous au document ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Saisir une facture d’abonnement ) Menu VENTES - commande FACTURES D’ABONNEMENT - bouton La création d'un abonnement s'effectue à partir d'une facture courante sélectionnée dans la liste des factures. 1. Sélectionnez dans la liste qui s’affiche la facture à partir de laquelle vous souhaitez générer un abonnement et cliquez sur le bouton [OK]. 2. La fenêtre Nouvel Abonnement s'affiche. Saisissez toutes les informations nécessaires à l'abonnement. * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Abonnements à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - Numérotation - zone Codes pièces. 3. Si ce paramétrage est effectué, le Code de la facture d'abonnement s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le.Menu Ventes 196 4. Saisissez ensuite le Libellé de la facture d'abonnement. Informations 5. Le code de la facture de référence est automatiquement indiqué. Si vous souhaitez modifier cette information, cliquez sur l’icône d’appel de liste . 6. Sélectionnez à l'aide du calendrier ou des dates prédéfinies , les dates de début (A partir de) et de fin (Jusqu'au) de l'abonnement. Fréquence 7. Indiquez la Périodicité. Un abonnement peut être généré toutes les semaines, tous les mois, tous les 15 jours, tous les trimestres, etc. 8. Indiquez le Jour de la semaine s'il s'agit d'un abonnement hebdomadaire ou à la quinzaine. 9. Précisez le jour du mois s'il s'agit d'un abonnement mensuel, trimestriel ou semestriel (Tous les 1 du mois par exemple). Génération 10.La date de la dernière facture enregistrée et celle de la prochaine facture à générer sont rappelées. 11.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 12. Pour lancer la génération de l’abonnement, sélectionnez dans la liste le ou les abonnements correspondants puis cliquez sur le bouton . La fenêtre Génération des factures d’abonnement s’affiche.Menu Ventes 197 13.Cochez l’une des options proposées : • Jusqu'au : les factures seront générées jusqu'a la date indiquée dans la zone de droite. • La prochaine facture : les factures seront générées en fonction de la date de la dernière facture. • Toutes les factures jusqu’à la fin de l’abonnement : toutes les factures seront générées en fonction des dates de début et de fin de l'abonnement. 14.Cochez la case Valider les factures générées si vous souhaitez valider automatiquement les factures d'abonnement générées. 15.Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Modifier une facture d’abonnement 1. Pour modifier un abonnement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre Abonnement s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une facture d’abonnement 1. Pour supprimer un abonnement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression de l'enregistrement. Cliquez sur le bouton [Oui]. La suppression met fin à l'abonnement. Les options Les fonctions suivantes sont directement accessibles depuis la liste des abonnements, dans le groupe Actions situé en haut de la fenêtre. Vous pouvez également les activer à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit). Ouvrir le client Cette fonction permet de consulter la fiche du client pour lequel la facture d'abonnement a été générée. Cette partie ne s’affiche pas lorsque vous avez sélectionné plusieurs abonnements.Menu Ventes 198 Renouveler un abonnement 1. Sélectionnez l’abonnement concerné dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Renouveler]. 3. Un message vous demande de confirmer le renouvellement de l'abonnement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 4. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la nouvelle période ainsi que sa fréquence. 5. Vérifiez l’exactitude des autres informations. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. Ouvrir le modèle Cette fonction permet de consulter la facture à partir de laquelle l'abonnement a été généré.Menu Ventes 199 e-Commerce ) Menu VENTES - commande E-COMMERCE Cette commande permet d’accéder directement aux fonctionnalités d’e-Commerce. LPour plus d’informations, reportez-vous au manuel électronique e-Commerce, accessible par le menu Démarrer de la barre de tâche de Windows™ puis Tous les programmes - Ciel - Gestion Commerciale.Pièces fournisseurs Détail pièces fournisseurs Commandes Bons de réception Factures d’acompte Factures Avoirs Règlements Abonnements fournisseurs Menu AchatsMenu Achats 201 Vue d’ensemble Le menu ACHATS vous permet de saisir, consulter, modifier, supprimer les pièces fournisseurs de la chaîne commerciale. Ce menu est composé des COMMANDES, des FACTURES, des RÈGLEMENTS fournisseurs ainsi que des BONS DE RÉCEPTION. Info Les pièces commerciales d’Achats (COMMANDES, BONS DE RÉCEPTION, FACTURES, AVOIRS, RÈGLEMENTS) sont gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes : seule la dénomination de certaines zones diffère. Des renvois vers le menu VENTES vous permettent d’obtenir plus d’informations sur la saisie et les traitements des pièces commerciales.Menu Achats 202 Pièces fournisseurs ) Menu ACHATS commande PIÈCES FOURNISSEURS

Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales d’achat qui ont été saisies. Elle vous est présentée avec les fonctions Afficher le détail, Afficher l’aperçu, Affiner la sélection activées. Vous pouvez les activer ou désactiver depuis le bouton . LPour plus de détails sur le paramétrage d’une liste : filtre, colonnes, regroupements (Intuilistes), reportez-vous au document ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Vous pouvez à partir de la liste des pièces fournisseurs, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale (commandes, factures, bons de réception, avoirs). De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en une autre pièce. Créer une pièce commerciale 1. Dans la partie Pièces, à gauche de la fenêtre, choisissez le type de pièce commerciale à saisir : commande, bon de réception, facture ou avoir. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la pièce commerciale. * Vous pouvez créer une pièce commerciale fournisseur en utilisant le cliquer-glisser. Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale 1. Ouvrez la liste des articles et sélectionnez les articles à insérer dans la pièce commerciale. 2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. 3. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce (devis, facture, commande...).Menu Achats 203 Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la Liste des Pièces (devis, factures...) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le fournisseur pour lequel vous établissez la pièce. L'en-tête de la pièce commerciale Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations fournisseur et Mode de règlement. Informations fournisseur 1. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le fournisseur pour lequel vous établissez la pièce. Dans la zone Nom, la société du fournisseur est rappelée. Informations pièce * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale (commande, bon de réception, facture, avoir) à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. 2. Indiquez la Date de la pièce commerciale (date de travail). * La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES). Dans le cas contraire, un message vous en informe. 3. Les zones Réf. cde et Date livraison s’affichent uniquement dans les commandes. Saisissez éventuellement une référence de commande puis indiquez sa date de livraison. 4. Le mode de paiement mémorisé au niveau de la fiche fournisseur s'affiche automatiquement. Modifiezle si nécessaire. La zone Date Echéance s’affiche uniquement dans les bons de réception, factures et avoirs. La date d’échéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date de la pièce et du mode de règlement. 5. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer. 6. Si cette pièce commerciale doit être prise en compte dans le calcul des objectifs et statistiques d’une affaire, sélectionnez l’Affaire concernée. 7. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale. 8. Saisissez éventuellement une Remarque. Attention ! Tant que le fournisseur n'est pas renseigné, vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce commerciale.Menu Achats 204 L'onglet Lignes Dans la plupart des fenêtres des pièces commerciales, vous trouvez les boutons suivants : 1. Dans la zone Article, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez l’article. Dans la colonne Réf. fournisseur, vous pouvez sélectionner l’article par sa référence fournisseur. Cette référence doit être auparavant saisie dans la fiche de l’article au niveau de l’onglet Fournisseur, dans la zone Référence. 2. Le libellé saisit lors de la création de l'article s'affiche dans la zone Description. Modifiez-le si nécessaire. 3. Indiquez la Quantité de l'article commandé. * Vous pouvez établir une facture négative. Pour cela, saisissez l’opérateur « - » devant la quantité. Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche article. Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le Prix de vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez coché l'option Fixer le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie. Vous pouvez modifier ces codes. Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à l'article et entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC. ajouter une ligne de saisie. insérer une nouvelle ligne de saisie. copier à l'identique la ligne d'un article déjà enregistré. supprimer une ligne de saisie. insérer un commentaire. insérer une ligne de sous-total et choisir les colonnes à prendre en compte dans le sous-total. effectuer certains traitements (visualiser l'article correspondant à la pièce commerciale en cours, modifier le taux de TVA ou le taux de TPF).Menu Achats 205 Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous voulez, par exemple, arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous avez sélectionné dans la fiche article (onglet Prix/Tarif) : • Fixer le prix de vente HT, • Fixer le coefficient de marge, • Fixer le prix de vente TTC. Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC. 4. Certaines informations que vous avez modifiées dans la pièce peuvent être reportées dans la fiche article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : • la désignation longue, • le dépôt, • le taux de TVA, • le prix d’achat, • le poids brut, le poids net, • la quantité par colis, • l’unité. Les lignes de sous-total Exemple Une ligne de sous-total reprend toutes les lignes qui sont situées au-dessus et calculent le sous-total. Par défaut, les colonnes Quantité et Montant total TTC sont calculées. Vous pouvez ajouter d'autres valeurs à totaliser. Sélectionner les colonnes à totaliser 1. Cliquez sur la flèche du bouton [Sous-total] et sélectionnez Colonnes sous-total. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez les colonnes à prendre en compte dans le calcul du sous-total. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. * La sélection des colonnes est mémorisée et sera reprise à la prochaine création d'une pièce commerciale d'achat. Insérer une ligne de sous-total Une fois que vous avez défini les éléments à calculer, vous pouvez insérer les lignes dans la pièce commerciale. 1. Cliquez sur le bouton [Sous-total]. Une nouvelle ligne s'insère. 2. Cliquez sur les flèches et situées à droite de la fenêtre afin de bien positionner la ligne de soustotal après toutes les lignes qu'elle doit calculer. 3. Pour personnaliser la cellule Sous-total, cliquez dedans, vous pouvez alors :Menu Achats 206 • ajouter une description en-dessous de l'intitulé, supprimer les deux points, • modifier la présentation du texte (police, gras...). Il suffit de sélectionner le texte, une palette de mise en forme s'affiche alors automatiquement. 4. Renouvelez l'opération si vous avez besoin d'insérer plusieurs lignes de sous-total. L'onglet Pied Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale. Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones. La remise globale, remise accordée au fournisseur, diffère du taux de remise attribué ponctuellement par article ; mais ces deux remises sont cumulables. Le taux paramétré par défaut dans la fiche fournisseur s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux mais aussi le Montant. 1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte correspond à l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. 2. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes. * Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis). 3. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû. Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone Total HT + Port. Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés. 4. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des articles. 5. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce. La zone Réglé affiche le total des règlements perçus pour la pièce. Cliquez sur l’icône d’appel de liste pour consulter le détail des acomptes ou des règlements. 6. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en cours, a été accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut. Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont automatiquement renseignées en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la pièce commerciale fournisseur.Menu Achats 207 L'onglet Infos tiers 1. Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.). 2. Le nom de la société du fournisseur s'affiche automatiquement. De même l'adresse saisie dans la fiche fournisseur est indiquée. Modifiez-les si besoin. Copier l'adresse 1. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur les boutons ou . Ils vous permettent de copier respectivement l'adresse de facturation ou de livraison. 2. Cliquez sur le bouton si vous souhaitez sélectionner une autre adresse. Cette adresse sera indiquée dans l'entête de la pièce commerciale. Le montant du crédit disponible est rappelé. Contact Sélectionnez le contact de votre fournisseur dans la liste déroulante. Nature Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA. 1. Sélectionnez l'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. La case CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. 2. Indiquez dans ce cas le numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une commercialisation avec la CEE. La case Hors CEE est utilisée pour l'exportation dans un pays à l'étranger, hors CEE. La Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode Suspension de taxe. 3. Cochez la case Assujetti à TPF si votre fournisseur est assujetti à la Taxe Para Fiscale.Menu Achats 208 L'onglet Echéances Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. 1. Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.), cochez la case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale. Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale. • Pour ajouter manuellement une échéance, cliquez sur le bouton . • Pour générer une ou plusieurs échéances automatiquement, cliquez sur . Ajouter manuellement une échéance 1. Pour ajouter une échéance, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une nouvelle ligne est insérée. 2. Saisissez dans chaque colonne les informations suivantes : • mode de paiement, • montant du paiement, • montant de l'échéance et son libellé, • dernier règlement effectué pour cette échéance, • date du dernier règlement. Vous pouvez spécifier des montants d'échéances différents. 3. Validez le traitement en cliquant sur le bouton [OK]. Générer une ou plusieurs échéances automatiquement 1. Pour générer une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton [Générer échéances]. 2. Indiquez les informations nécessaires : • le nombre d'échéances, • le mode de règlement, • la date initiale de l'échéance (date de base). Le libellé s'affiche automatiquement dans la zone Périodicité. Le bouton [Modifier] vous permet de changer votre date d'échéance et le bouton [Détails] affiche le détail (date, montant, etc.) des échéances.Menu Achats 209 LPour plus de détails sur la modification de la date d’échéance, reportez-vous au paragraphe “Modifier la date d’échéance”, page 153. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. L'onglet Observations Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale. Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final. Les boutons de la fenêtre Des boutons de navigation et de commande sont disponibles en haut de la fenêtre. Certains traitements ne sont disponibles que dans certaines pièces (facture, bon de réception...). lancer l'impression de la pièce commerciale en cours lancer l'aperçu de la pièce commerciale en cours envoyer la pièce commerciale par e-mail atteindre le premier élément de la liste atteindre l'élément précédent de la liste atteindre un élément précis atteindre l'élément suivant de la liste atteindre le dernier élément de la liste Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant via internet. de créer une autre pièce commerciale sans quitter la fenêtre. Ce bouton est uniquement accessible lorsque vous modifier ou consulter une pièce commerciale. supprimer la pièce commerciale. Ce bouton n’est pas accessible lorsque la pièce est en cours de création et pas encore enregistrée, via le bouton [OK].Menu Achats 210 Enregistrer une pièce commerciale 1. Une fois que vous avez fini de saisir la pièce, cliquez sur le bouton [OK]. 2. Une fenêtre s’affiche et vous propose différents traitements. Cochez le ou les traitements que vous voulez lancer immédiatement ou cliquez sur le bouton [Plus tard]. * Ultérieurement, vous pourrez accéder à ces traitements depuis les listes des pièces. Modifier une pièce commerciale 1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. valider la facture, l’avoir ou le bon de réception que vous avez saisi. saisir ou annuler un acompte. régler la pièce sélectionnée. transférer la pièce en bon de réception, facture, avoir. créer un abonnement pour la facture saisie. dupliquer la pièce, ouvrir la fiche fournisseur ou représentant. enregistrer la pièce commerciale.Menu Achats 211 Supprimer une pièce commerciale 1. Pour supprimer une pièce commerciale fournisseur, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée. Le bouton vous permet de visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer. 1. Activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Aperçu] puis choisissez le format de votre choix. La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). 2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale. Voir Mise en page, page 42. Valider une pièce commerciale 1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK]. Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer. Conséquences de la validation Bons de réception La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s).Menu Achats 212 Factures La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison. Avoirs Il existe deux types d'avoirs : • les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du fournisseur et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks, • les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les stocks, en les augmentant. Transférer une pièce commerciale : généralités Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce commerciale fournisseur (factures, commandes, bons de réception) en une autre pièce commerciale. Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation, impression de la pièce commerciale, etc.). Pour transférer une pièce commerciale : • Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale (vente ou achat). Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez sur [OK]. La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué. Transférer une pièce d'achat 1. Un message vous demande de confirmer le traitement. Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la pièce transférée ou de la pièce commerciale créée. Pour cela, cochez la ou les options de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle pièce a été générée. Attention ! Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer. Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée. Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture). Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable. Pièce d’origine Transferts possibles en : Commande Bon de réception, Facture Bon de réception (BR) Facture Facture AvoirMenu Achats 213 Les traitements Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en fonction du type de pièce. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de destination. LPour plus d’informations sur le transfert d’une pièce commerciale, reportez-vous aux traitements spécifiques à chaque pièce commerciale. Saisir ou annuler un acompte La gestion des acomptes s’effectue par le bouton . Ce bouton est uniquement visible dans les commandes et bons de réception. LPour plus de détails sur la saisie ou annulation d’un acompte, reportez-vous au paragraphe “Gestion des acomptes”, page 173. Régler une facture Vous pouvez saisir un règlement à partir de la liste des factures. Cela vous permet de gagner du temps lors de l'enregistrement d'un règlement partiel ou d'un escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. 1. Dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur le type de pièce : Factures. 2. Sélectionnez la facture pour laquelle vous souhaitez enregistrer un règlement. Le règlement peut être effectué de deux façons : manuellement ou automatiquement. Pièce d'origine Vous pouvez : Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception Avoir Valider, imprimer l’avoir Pièce de destination Vous pouvez : Facture Valider, imprimer, visualiser l’aperçu, envoyer par e-mail la facture Avoir Valider, imprimer, visualiser l’aperçu, envoyer par e-mail l'avoir Bon de réception Valider, imprimer, visualiser l’aperçu, envoyer par e-mail le bon de réception Attention ! Vous devez valider la facture avant de procéder à son règlement.Menu Achats 214 Régler manuellement 3. Cliquez sur le bouton . 4. La fenêtre Nouveau règlement s'affiche. Elle contient déjà les principaux renseignements nécessaires à un règlement. Saisissez les données complémentaires ou spécifiques. Voir Règlements, page 223. Régler automatiquement 1. Cliquez sur la flèche du bouton et sur la fonction Règlement automatique. 2. Un message vous demande de confirmer le règlement. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non]. * Par défaut, le règlement est enregistré à la date de travail. Un rapport affiche le résultat du traitement. Lorsque la facture n’a pu être réglée, les erreurs sont signalées. Cliquez sur le bouton [Fermer]. Rembourser un avoir 1. Dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur le type de pièce : Avoirs. 2. Sélectionnez les avoirs que le fournisseur souhaite se faire rembourser. 3. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Remboursement d’avoirs s’affiche. Voir Remboursement d’avoirs, page 187. Les fonctions supplémentaires Certains traitements sont directement accessibles dans la liste des pièces fournisseurs, dans le groupe Actions, situé en haut de la fenêtre. Ils vous permettent notamment de : • Dupliquer une pièce. • Considérer non-comptabilisée. • Ouvrir le fournisseur, le représentant. La plupart de ces fonctions sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL (clic droit). Dupliquer une pièce Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée. Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée. Considérer non-comptabilisée Ce traitement vous permet de «décomptabiliser» une pièce déjà comptabilisée. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme non-comptabilisée.Menu Achats 215 Les options d’affichage ) Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce. 1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir une autre pièce dans la liste. Son aperçu s'affichera immédiatement. • Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) • Pour ne plus afficher le détail, cliquez à nouveau sur cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Affiner la sélection Cette fonction permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez sur la fonction Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez afficher les pièces : • de tous les fournisseurs ou d’un fournisseur en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le fournisseur précédent et le fournisseur suivant, • en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au, • en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant. Envoyer une pièce par e-mail Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au fournisseur via la messagerie électronique. Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem. Envoyer une pièce commerciale par e-mail suite à sa création 1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton . Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un nouvel e-mail. 2. L'adresse e-mail définie pour le fournisseur auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous devez saisir l’adresse. 3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.Menu Achats 216 Envoyer une pièce commerciale par e-mail à partir de la liste des pièces 1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et choisissez la commande ENVOYER UN EMAIL. 3. Une fenêtre s'affiche. L'adresse e-mail définie pour le fournisseur auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir l’adresse directement dans l'e-mail. 4. Dans la zone Document, sélectionnez le pré-imprimé que vous voulez transmettre. Si vous laissez , le logiciel utilisera l’état défini dans les préférences Modèles de pièces fournisseurs. 5. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante. 6. Si vous voulez visualiser l'e-mail dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la messagerie. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. 8. Si votre messagerie s'ouvre, le fichier au format PDF (Adobe Reader®) contenant la pièce est inséré dans un nouveau message. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.Menu Achats 217 Détail pièces fournisseurs ) Menu ACHATS - commande DÉTAIL PIÈCES FOURNISSEURS Cette fenêtre vous permet d'obtenir des informations détaillées sur chaque pièce commerciale d’achat (commande, facture, facture d'acompte, bon de réception, etc.) qui a été saisie. Options d'affichage Plusieurs options vous permettent d'affiner le résultat : • Vous pouvez afficher la liste des pièces par fournisseur (Tous les fournisseurs ou un fournisseur précis) et/ou par article (Tous les articles ou un article précis). • Utilisez les boutons et pour naviguer dans la liste des articles et/ou des fournisseurs. • Vous pouvez indiquer un intervalle de dates à prendre en compte. • De même, vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement, factures et avoirs validés, etc.). Pour cela, dans la zone Critères, sélectionnez dans la liste déroulante l'option à prendre en compte. Vous pouvez par la suite visualiser la pièce de votre choix. Cliquez sur le bouton [Fermer] pour fermer la fenêtre de la pièce commerciale et revenir au détail des pièces. LPour plus de détails sur le paramétrage d’une liste : filtre, colonnes, regroupements (Intuilistes), reportez-vous au document ANNEXES disponible depuis le menu AIDE.Menu Achats 218 Commandes ) Menu ACHATS - commande COMMANDES A partir de la liste des commandes fournisseurs vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une ou plusieurs commande(s) ou effectuer certains traitements (TRANSFERT EN FACTURE, etc.). Toutes ces opérations vous permettent d'évaluer instantanément le portefeuille fournisseurs. * La fenêtre vous est présentée avec les fonctions Afficher le détail, Afficher l’aperçu, Affiner la sélection activées. Vous pouvez les activer ou désactiver depuis le bouton . Voir Les options d’affichage, page 215. LLa gestion des commandes de cette fenêtre étant identique à celle de la liste des pièces fournisseurs, reportez-vous au paragraphe “Pièces fournisseurs”, page 202.Menu Achats 219 Bons de réception (BR) ) Menu ACHATS - commande BONS DE RÉCEPTION Cette liste répertorie tous les bons de réception qui existent. Dans la plupart des cas, un bon de réception intervient suite à une commande. Mais il vous est possible de générer les bons de réception de deux façons : • soit à partir d’une commande préalablement enregistrée, ou d’un reliquat de commande • soit de façon directe, sans saisie préalable de commande. Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un ou plusieurs bon(s) de réception ou effectuer certains traitements (transfert et validation de BR, etc.). * La fenêtre vous est présentée avec les fonctions Afficher le détail, Afficher l’aperçu, Affiner la sélection activées. Vous pouvez les activer ou désactiver depuis le bouton . Voir Les fonctions supplémentaires, page 214. LPour plus d’informations sur la gestion des bons de réception, reportez-vous au paragraphe “Pièces fournisseurs”, page 202. Créer un bon de réception Voir Créer une pièce commerciale, page 202. Modifier un bon de réception 1. Pour modifier un bon de réception, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre Bon de réception s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un bon de réception Les bons de réception qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment. Menu Achats 220 Pour supprimer un bon de réception, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . Consulter l’aperçu ou imprimer un bon de réception Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 211. Valider un bon de réception Voir Valider une pièce commerciale, page 211. Transférer un bon de réception Après la saisie d'un bon de réception (ou le transfert d'une commande en BR), vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre fournisseur. Transférer un BR en facture 1. Sélectionnez le BR à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée et/ou IMPRIMER, VALIDER, RÉGLER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien déroulé et qu'un bon de livraison a bien été générée. Transférer plusieurs BR en facture Vous pouvez effectuer un transfert groupé de plusieurs BR en facture. Ce transfert génère une facture globale pour toutes les BR transférés. Cette opération permet la facturation automatique de tous les BR créés et validés pendant une période donnée. 1. Sélectionnez dans la liste les BR à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT GROUPÉ EN FACTURE. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER, VALIDER, RÉGLER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. “Transférer une pièce commerciale : géné- ralités”, page 158. Création et annulation d'acompte Voir Gestion des acomptes, page 173. Attention ! La validation est une opération irréversible. Des bons de réception validés ne pourront plus être modifiés.Menu Achats 221 Factures d’acompte fournisseurs ) Menu ACHATS - commande FACTURES D’ACOMPTE Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû. * Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée. Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le fournisseur correspondant, etc. Voir Gestion des acomptes, page 173. Attention ! Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE).Menu Achats 222 Factures ) Menu ACHATS - commande FACTURES La liste des factures fournisseurs répertorie toutes les factures fournisseurs qui existent. La fenêtre vous est présentée avec les fonctions Afficher le détail, Afficher l’aperçu, Affiner la sélection activées. Vous pouvez les activer ou désactiver depuis le bouton . Voir Les options d’affichage, page 215. Les factures fournisseurs peuvent être générées de plusieurs façons : • soit à partir d’une commande préalablement enregistrée ou d’un reliquat de cette commande, • soit à partir d'un bon de réception validé, • soit de façon directe, sans saisie préalable de commande ou bon de réception. LLa gestion des factures fournisseurs depuis cette fenêtre étant identique à celle de la liste des pièces fournisseurs, reportez-vous au paragraphe “Pièces fournisseurs”, page 202.Menu Achats 223 Avoirs ) Menu ACHATS - commande AVOIRS La liste des avoirs fournisseurs répertorie tous les avoirs existants. Les avoirs peuvent être générés de trois façons : • issus d'un transfert de facture, • en saisie directe, • issus d'un règlement ayant un écart de règlement positif. Vous pouvez à partir de la liste des avoirs CRÉER, MODIFIER, IMPRIMER ou effectuer certains traitements (TRANSFERT, VALIDATION, REMBOURSEMENT D'UN AVOIR, etc.). LLa gestion des avoirs fournisseurs depuis cette fenêtre étant identique à celle de la liste des pièces fournisseurs, reportez-vous au paragraphe “Pièces fournisseurs”, page 202. Règlements ) Menu ACHATS - commande RÈGLEMENTS La liste des règlements fournisseurs regroupe tous les règlements qui existent. Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour les factures mais également les avoirs. LLa gestion des règlements fournisseurs est quasi-identique à celle des règlements clients. Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe “Règlements”, page 189. Abonnements fournisseurs ) Menu ACHATS - commande ABONNEMENTS FOURNISSEURS Cette commande vous permet de générer des factures d'abonnement c'est-à-dire des factures répétitives et à intervalle de temps régulier (loyer). La génération d'un abonnement implique la génération d'une même facture pour une période donnée. Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un abonnement. LLa gestion des abonnements fournisseurs est identique à celle des abonnements clients. Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe “Abonnements clients”, page 195.Remises en banque Liaison comptable Gestion de production Commandes des articles en rupture Régulation des stocks Relance Purge Top Clôture Relations clients, Rappels Mise sous surveillance Menu TraitementsMenu Traitements 225 Vue d’ensemble Les traitements qui peuvent être effectués sur les pièces commerciales ont été décrits précédemment (menu VENTES/ACHATS). Hormis ces traitements que l’on peut qualifier de directs, Ciel Gestion Commerciale dispose également de traitements annexes comme la régulation des stocks, la purge des pièces commerciales, la gestion de production, le transfert des écritures en comptabilité, les relations clients, les rappels, etc.Menu Traitements 226 Remises en banque ) Menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE Cette commande permet de marquer les règlements que vous allez remettre à la banque. Ciel Gestion Commerciale gère deux types de remises magnétiques : • LCR/BOR (Lettre de change relevé et Billet à ordre) • Prélèvements (paiement par prélèvement autorisé) Vous pouvez également éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des chèques (sur rayon et hors rayon) que vous remettez à l'encaissement. Génération de l’enregistrement 1. Sélectionnez à l’aide de l’icône Liste la Banque de remise. 2. Sélectionnez ensuite le Type de remise : bordereau, LCR/BOR ou prélèvements. Pour choisir les écritures à afficher dans la liste, vous pouvez : • sélectionner le mode de règlement de la remise. Pour les règlements de type LCR/BOR, vous pouvez effectuer un tri en indiquant le code d'acceptation par défaut (lettre de change acceptée, lettre de change non acceptée ou billet à ordre). Vous pouvez n'inclure que les tiers acceptés Dailly. • préciser une date d’échéance. • préciser le statut des écritures en sélectionnant l'une des options suivantes : Remis, Non remis. • déterminer si la gestion de banque se fait hors rayon ou sur rayon. Il s’agit du lieu de compensation du tiers payeur : Sur rayon si la domiciliation bancaire du client se trouve dans le même département et Hors rayon dans le cas contraire. * Les enregistrements générés peuvent être modifiés avant leur transfert magnétique : vous pouvez en effet modifier le code d'acceptation, changer le mode de règlement. • Pour remettre un élément en banque, cliquez sur cet élément afin de le sélectionner puis cliquez sur le bouton . • Pour supprimer le marquage d’une remise, cliquez sur le bouton . La ligne est automatiquement décochée. • Pour annuler une remise, cochez l'option Remis. La liste de tous les éléments remis s'affiche. Sélectionnez dans cette liste, le règlement pour lequel vous souhaitez annuler la remise puis cliquez sur le Attention ! Vous devez au préalable : • compléter les coordonnées de votre banque (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - banque principale) • indiquer, dans les fiches clients (onglet Banque), l'établissement payeur ainsi que le lieu de compensation (cochez les options hors rayon ou sur rayon). • définir le mode de règlement des factures réglées.Menu Traitements 227 bouton . * Le logiciel vous informe, au moment de la génération des écritures de remise magnétique, des erreurs de saisie ou de l’absence d’éléments obligatoires pouvant entraîner un rejet de votre remise magnétique par la banque. Effectuez les modifications nécessaires puis générez de nouveau la remise. Bordereau de remise en banque et transfert magnétique 1. Cliquez, en fonction du type de règlement préalablement sélectionné, sur le bouton [Bordereau] ou [Générer le fichier]. Cette commande vous permet d'éditer un bordereau de remise en banque : • bordereau de remise de chèques, • bordereau de remise LCR/BOR, • bordereau de remise prélèvement CFONB. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez les paramètres de la remise en banque. 3. Saisissez la Date qui doit être prise en compte lors de l’émission du bordereau. 4. Indiquez la Référence de la remise en banque. Bordereau 5. Sélectionnez dans le menu déroulant le type de bordereau. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Un message vous demande de choisir le type de sortie souhaitée (Ecran ou Imprimante) pour visualiser le détail de la remise. LCR/BOR et Prélèvement 7. Sélectionnez dans le menu déroulant le fichier d'export magnétique. 8. Cochez l'option Edition de la remise LCR/BOR ou Edition de la remise de prélèvements si vous souhaitez imprimer le bordereau qui accompagne votre remise. Dans le cas où vous éditez une remise LCR/BOR, sélectionnez également l’édition de l’acte de cession de créances. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Si vous effectuez une remise de type : • LCR/BOR, une fenêtre dans laquelle vous devez saisir des informations complémentaires avant d'effectuer votre transfert magnétique s'affiche. • Prélèvement au format CFONB, une fenêtre s’affiche dans laquelle vous devez préciser la date d’échéance du prélèvement ainsi que le type de prélèvement : ordinaire ou accéléré. 10. Saisissez les informations nécessaires puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 11.Sélectionnez le répertoire dans lequel enregistrer le fichier de remise magnétique. 12.Un message vous demande de choisir le type de sortie pour l’édition du bordereau de remise.Cliquez sur le bouton [Ecran] pour obtenir un aperçu ou sur le bouton [Imprimante] pour lancer l’impression papier.Menu Traitements 228 Liaison comptable ) Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE Au préalable, vous devez avoir fixer les préférences de génération des écritures (logiciel destinataire, vérifications des écritures, etc). LPour plus d’informations sur les préférences de transfert des écritures comptables, reportez-vous au chapitre Les Préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE. * Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Sélection des pièces Vous devez indiquer dans cette étape la période et les pièces commerciales à prendre en compte. 1. Saisissez pour cela, un intervalle de dates puis cochez les pièces d'achat et de vente concernées. 2. Vous pouvez Inclure les pièces qui ont déjà été comptabilisées en cochant la case correspondante. Options d’enregistrement 3. Sélectionnez les comptes à centraliser. 4. La centralisation permet de regrouper les écritures de plusieurs factures d'un même mois pour un compte identique. 5. La centralisation des comptes est généralement utilisée pour cumuler des écritures sur un même compte afin d'éviter un trop grand nombre de lignes comptables. * Quand la pièce commerciale se compose de plusieurs articles avec le même compte comptable, le regroupement est automatiquement réalisée lors de la génération du journal comptable. Exemple Trois factures ont été saisies en juillet 2011. Les trois factures sont affectées au compte client divers 4110001. Lors de la génération du journal comptable, vous demandez une centralisation des comptes clients. Pour ces 3 factures, vous obtenez dans le journal comptable : • une seule ligne client 411001 regroupant le total TTC des 3 factures, • deux lignes TVA et les lignes articles. Vous pouvez obtenir le détail des échéances par client ou fournisseur. Validation du paramétrage 6. C'est à partir de cette fenêtre que vous lancez le traitement. Cliquez sur le bouton [Terminer]. Une fois le traitement lancé, une fenêtre de prévisualisation des écritures s'affiche.Menu Traitements 229 Liste des écritures à transférer et fin du traitement Cette fenêtre affiche la liste des écritures à transférer à l'expert-comptable. • Cliquez sur le bouton [Vérifier] pour lancer une vérification de toutes les écritures à transférer. • Cliquez sur le bouton [Modifier] pour effectuer des changements sur une ou plusieurs écritures. • Pour ne pas prendre en compte les modifications, cliquez sur le bouton [Annuler les modifications]. 7. Cliquez sur le bouton [Continuer] pour lancer le transfert des données. Pour les transferts vers Cegid Sisco 2, une fenêtre supplémentaire s'ouvre afin d'indiquer des informations propres à ce format. 8. Des critères supplémentaires sont demandés lorsque vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid. Saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur des comptes. 9. A la fin du traitement, un message vous informe de la réussite du traitement et indique l'emplacement où le fichier a été créé. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous pouvez alors le récupérer afin de l'envoyer à votre comptable par le moyen de votre choix. * Dans le cas d'un transfert vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine ouverture du fichier concerné.Menu Traitements 230 Gestion de production ) Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION La commande gestion de production vous permet de gérer les nomenclatures articles en créant des ordres de fabrication : assemblage, désassemblage, annulation d'assemblage. • L'assemblage vous permet de fabriquer un article composé en réunissant plusieurs articles composants. • Le désassemblage consiste à décomposer un article préalablement assemblé. • Les assemblages étant mémorisés, vous pouvez à tout moment annuler un assemblage et ainsi rétablir les stocks initiaux. Créer un ordre d’assemblage ) Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - ASSEMBLAGE * Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Etape 1 : Sélection de l'article à assembler 1. Sélectionnez dans la liste l'article à assembler. 2. Cochez l'option Articles en rupture seulement, si vous ne souhaitez assembler que les articles dont le stock est insuffisant (stock réel négatif ou nul). Etape 2 : Choix de l'opération à effectuer 3. Saisissez dans la zone Quantité le nombre d'éléments à assembler. * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Gestion de production à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases. Si ce paramétrage est effectué le code Gestion de production s'affiche automatiquement. 4. Dans le cas contraire, saisissez-le (15 caractères maximum). 5. Saisissez la Date et le Libellé de l'ordre d'assemblage. Vous pouvez sélectionner la date à l'aide du calendrier ou de l'icône permettant d'insérer une date spéciale.Menu Traitements 231 6. Cochez la méthode de calcul du PAMP (Prix d'Achat Moyen Pondéré) de l'article à composer : • Suivant le prix d'achat : le prix d'achat des articles de la nomenclature sont utilisés pour calculer le PAMP de l'article à assembler. • Suivant le PAMP : le PAMP de la nomenclature est utilisé pour calculer le PAMP de l'article à assembler. Etape 3 : Options Cas d'un assemblage d'articles simples 7. Sélectionnez, parmi les options proposées, le traitement à effectuer si le stock est insuffisant pour effectuer l'assemblage : • Annuler l'assemblage. • Continuer (le stock sera négatif). • Demander (un message vous demande dans tous les cas le traitement à effectuer). Cas d'un assemblage d'articles composés 8. Sélectionnez l'une des options de fabrication : • Fabriquer tous les éléments. • Fabriquer uniquement les éléments qui manquent. L'option Fabriquer tous les éléments vous permet de sélectionner le traitement à effectuer si le stock est insuffisant pour lancer l'assemblage. 9. Cochez l'une des options proposées. • Annuler l'assemblage. • Continuer (le stock sera négatif). • Fabriquer. • Demander (un message vous demande dans tous les cas le traitement à effectuer). Etape 4 : Sélection des dépôts Le code du dépôt dans lequel l'article est stocké une fois assemblé s'affiche. 10.Cochez l'option Dépôt favori s'il s'agit du dépôt principal. Une fois cette option cochée, vous ne pouvez plus modifier le dépôt. 11. Sélectionnez le ou les dépôts dans le(s)quel(s) vous pouvez choisir les composants. L'ordre dans lequel les dépôts sont proposés sera respecté. Voir Dépôts, page 107.Menu Traitements 232 Etape 5 : Bilan des besoins en composants Cette fenêtre récapitule tous les composants nécessaires à l'assemblage. Vous pouvez comparer le stock des composants avant assemblage et le stock après assemblage. Lorsque vous lancez un ordre d'assemblage : • le stock réel de chaque composant est diminué • le stock réel de l'article composé augmente. 12.Cliquez sur le bouton [Lancer] pour commencer l’assemblage. Créer un ordre de désassemblage ) Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - DÉSASSEMBLAGE Cette commande permet de désassembler des composés préalablement assemblés. Les différentes zones à renseigner sont les mêmes que celles d'un ordre d'assemblage, excepté le Type d'ordre qui doit être «Désassemblage». 1. Sélectionnez l'article à désassembler puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Saisissez dans la zone Quantité le nombre d'éléments à désassembler. Cochez l'option Impression de l'ordre de production pour éditer l’état correspondant.Menu Traitements 233 3. Indiquez la référence dans la zone Code désassemblage (13 caractères maximum). 4. Saisissez la Date et le Libellé de l'ordre de désassemblage. Vous pouvez sélectionner la date à l'aide du calendrier ou de l'icône permettant d'insérer une date spéciale . 5. Sélectionnez le code du dépôt dans lequel l'article est stocké une fois désassemblé. 6. Cochez l'option Dépôt favori si ce dépôt a été déclaré comme étant un dépôt favori. 7. Cliquez sur le bouton [Lancer] pour lancer le traitement. Le nombre de composés «désassemblages» dépend du stock réel de l'article composé En effet, si vous indiquez une quantité supérieure au stock réel du composé, le programme vous proposera lors de la validation de désassembler à hauteur du stock réel ou d'interrompre le traitement. * Une sortie de stock du composé et une entrée de stock pour chaque composant associé sont automatiquement créées dans les mouvements de stock, lors de la validation d'un ordre de désassemblage. Annuler un assemblage ) Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - ANNULATION D’ASSEMBLAGE 1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche l'assemblage à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Commandes fournisseurs ) Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - COMMANDES FOURNISSEURS Cette fonctionnalité permet de réapprovisionner des articles qu’ils soient en rupture de stock ou non. Les bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement. Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes fournisseurs à travers 3 étapes. * Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Dans la première étape, la liste de vos articles composés s’affiche. Attention ! Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte.Menu Traitements 234 • Vous pouvez n’afficher que les articles composés arrivés en rupture de stock (stock réel négatif ou nul). Pour cela, cochez l’option Articles en rupture seulement. • L’option Liste détaillée permet de voir les articles qui composent l’assemblage. 1. Sélectionnez l’article composé à réapprovisionner. Dans la seconde étape : 2. Sélectionnez la Quantité d’articles à commander. 3. Saisissez la Date de la commande. Vous pouvez également utiliser l’icône du calendrier . 4. Sélectionnez le Dépôt sur lequel la commande sera faite. Vous avez le choix entre le : • Dépôt du fournisseur, • Dépôt de l’élément : chaque élément de la nomenclature sera commandé sur son dépôt favori, • le Dépôt de votre choix. Si vous commandez sur votre dépôt principal, cochez directement l’option Dépôt favori. Dans la troisième étape :Menu Traitements 235 Le code ainsi que le nom de l’article sélectionné sont affichés. 5. Vous pouvez réapprovisionner : • la Totalité des articles composants : tous les articles qui composent l’assemblage sont pris en compte. • Seulement les articles composants manquants : seuls les articles en rupture de stock de l’assemblage seront réapprovisionnés. Sélectionnez alors le type de stock (réel, théorique, disponible). Dans ce cas, vous devez sélectionner le ou les dépôts dans le(s)quel(s) les composants sont à commander. Cochez ou décochez les dépôts de votre choix. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le réapprovisionnement et générer les commandes. * Un message vous informe que la pièce fournisseurs a été créée. Vous retrouverez votre bon de commande dans la liste des pièces fournisseurs (menu ACHATS - commande PIÈCES FOURNISSEURS).Menu Traitements 236 Commandes des articles en rupture ) Menu TRAITEMENTS - commande COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE Alt Cette fonctionnalité vous permet de générer automatiquement des bons de commandes destinés à vos fournisseurs afin de réapprovisionner vos articles en rupture de stock. Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes à travers 3 étapes. * Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Vous devez choisir dans la première étape les articles pour lesquels un bon de commande sera généré. 1. Sélectionnez l’une des options suivantes : • Tous les articles : l’application intégrera tous les articles en rupture de stock. • Une famille : il ne sera pris en compte que les articles en rupture de stock de la famille sélectionnée. • Un fournisseur : seuls les articles en rupture de stock provenant du fournisseur sélectionné seront traités. Dans la seconde étape, 2. Choisissez le type de stock (réel, théorique, disponible) à partir duquel sera déterminé le réapprovisionnement. 3. Sélectionnez le niveau du stock : • Stock < 0 : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est négatif seront pris en compte. • Stock < Quantité min. : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est inférieur au stock minimum seront pris en compte. 4. Dans la dernière étape, sélectionnez l’option qui permettra de définir la quantité d’articles à commander. Vous avez le choix entre commander un nombre d’articles suffisant pour : • remettre le stock à zéro ou, • remettre le stock à la quantité minimale ou, • remettre le stock à la quantité maximale. 5. Pour imprimer les bons de commandes dès après leur création, cochez l’option Edition des commandes. Vous pouvez aussi envoyer les bons de commandes à vos fournisseurs par email. Pour cela, cochez l’option Envoi des commandes par email. Dans ce dernier cas, les adresses email de vos fournisseurs doivent être renseignées. 6. Cliquez sur le bouton pour effectuer la génération des bons de commandes. * Un message vous informe que les pièces fournisseurs ont été créées. Vous retrouvez votre ou vos commandes dans la Liste des commandes fournisseurs (menu ACHATS - commande PIÈCES COMMERCIALES). Attention ! Seuls les articles ayant un code fournisseur sont pris en compte. Menu Traitements 237 Régulation des stocks ) Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DES STOCKS Cette commande permet de saisir manuellement ou de vérifier le stock physique d'un article. Elle est surtout utilisée dans le cas des saisies d’inventaire. Préparation de l'inventaire * Avant d'effectuer une régulation de stock, vous pouvez procéder à un état de l'inventaire des articles. Cet état peut vous servir de support papier pour le contrôle physique du stock ; vous saisirez le stock comptabilisé manuellement dans la colonne réservée au pointage. Voir Inventaire des articles, page 264. Saisie du stock physique * La commande RÉGULATION DES STOCKS ne vous permet pas de créer ou modifier un article : seule la quantité physique de chaque stock pourra et devra être renseignée. 1. Sélectionnez le Dépôt dans lequel sont stockés les articles. 2. En mode Mode saisie code article, sélectionnez l'article pour lequel vous souhaitez saisir le stock physique. 3. Saisissez le stock comptabilisé dans la zone Stock physique. 4. Cliquez sur le bouton [Valider la saisie] pour enregistrer le nouveau stock. La fenêtre Régulation des stocks contient les informations suivantes (renseignée pour la plupart, sur chaque fiche article) : • Code article. • Désignation courte. • Stock physique dépôt : correspond au stock de «pointage» : c'est la seule colonne modifiable. • Ecart stock dépôt : il correspond au stock réel moins le stock physique. • Stock théorique dépôt : il correspond à la quantité en stock réel moins la quantité en commande client plus la quantité en commande fournisseur. • Stock mini dépôt : seuil minimum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock maximum dépôt : seuil maximum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock réel dépôt : correspond au stock réel avant inventaire. 5. Double-cliquez dans la colonne Stock physique dépôt puis saisissez les modifications. La colonne Ecart Stock Dépôt est mise à jour. Si la quantité physique est inférieure au stock réel, l'écart sera négatif, et inversement. 6. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Lancer la régulation]. Un message vous demande de confirmer le traitement. A l'issue de cette opération, le fichier de stock est modifié de façon irréversible. 7. Vous pouvez éditer l'état en cliquant sur le bouton [Génération de l’état]. Cet état correspond à la transcription exacte des informations contenues dans la liste RÉGULATION DES STOCKS. • Vous devrez à nouveau cliquer sur le bouton [Réinitialiser] pour afficher les articles avec les modifications prises en compte sur les colonnes Stock Réel Dépôt et Stock Théorique Dépôt. • Le bouton [remise à zéro] remet toutes les données de la colonne Stock Physique Dépôt à zéro. Voir Mouvements de stock, page 113.Menu Traitements 238 Relance Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. ) Menu TRAITEMENTS - commande RELANCE Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Pour cela : • lors de la saisie de vos pièces commerciales, vous devez avoir renseigné la zone Date Echéance, • les états à utiliser par défaut par rapport au niveau de relance doivent être déterminés dans les paramètres facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION). Les niveaux de relance Les relances peuvent être effectuées sur plusieurs niveaux. Si vous avez défini dans les paramètres facturation les lettres à utiliser par défaut pour chaque niveau, à gauche de la fenêtre apparaît les trois niveaux des relances. Voir Onglet Relances, page 26. Dans le niveau Non soldé, vous trouverez les pièces relancées trois fois et toujours non réglées. Vous pouvez alors cliquer sur le niveau pour visualiser les pièces correspondantes. Affichage de la liste 1. Trois options vous permettent d’afficher les pièces en retard de paiement en fonction de : • tous les clients, • des clients dont l’encours autorisé est dépassé. • des clients dont l’encours disponible est inférieur au montant que vous saisissez, 2. Dans la zone Factures dont la date d’échéance est dépassée depuis, indiquez le nombre de jours. Choix du modèle de lettre de relance 3. Vous pouvez éditer les lettres de relances en utilisant les lettres types (modèles) ou les niveaux de relance. Cochez l’option correspondante : • définie sur le niveau : les niveaux de relance sont définis pour chaque lettre lors du paramétrage de la facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION, onglet Relances). • selon un modèle de lettre : cliquez sur le bouton pour choisir la lettre correspondant au niveau de relance souhaité. Sept modèles de lettre de relance (ou lettres types) sont préparamétrés. Menu Traitements 239 Le dernier modèle mentionne le taux d’intérêt applicable pour tout retard de paiement. Pour cela, vous devez avoir renseigné le taux d’intérêt des pénalités de retard dans les paramètres facturation au niveau de l’onglet Divers (menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION). * Vous pouvez modifier les lettres types ou en créer de nouvelles par la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES (menu DOSSIER - commande OPTIONS). Relancer Les factures correspondant aux critères définis précédemment s'affichent dans la partie inférieure de la fenêtre. La colonne Prochain niveau vous indique le niveau de relance qui sera incrémenté. 1. Sélectionnez les pièces pour lesquelles vous allez relancer des clients. 2. Cliquez sur le bouton [Exécuter]. 3. Un message s’affiche. Cliquez sur le bouton [Ecran] pour visualiser l’aperçu avant impression ou sur le bouton [Imprimante] pour lancer l’édition papier. * Pour l'impression du nom et de l'adresse du client, le logiciel utilise les informations saisies dans les fiches clients. * Le niveau de relance a été incrémenté pour les pièces choisies. Le bouton [Ignorer] augmente le niveau de relance sans imprimer de lettre. Le bouton [Revenir précédente] remet la pièce au niveau de relance inférieur. Le bouton [Ouvrir] permet de consulter la pièce sélectionnée.Menu Traitements 240 Purge ) Menu TRAITEMENTS - commande PURGE -

La purge permet de détruire des pièces commerciales de vente et/ou d'achat. Pour faciliter ce traitement, un assistant vous aide dans les opérations que vous devez effectuer. * Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . 1. La première étape de l'assistant vous rappelle le principe de la purge et vous permet de définir les critères à prendre en compte. Vous pouvez sélectionner : • une date limite de purge : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces commerciales dont la date est antérieure à celle indiquée. Saisissez manuellement la date ou utiliser l'icône du calendrier ou des dates spéciales . • une sélection de pièces : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces sélectionnées. Quelle que soit l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] pour sélectionner les pièces à purger. Date limite de purge Si vous avez auparavant choisi l’option Date de limite de purge, vous allez choisir les pièces commerciales à prendre en compte dans les étapes qui suivent. 2. L'étape 2 de l'assistant vous permet de cocher les pièces commerciales de vente ainsi que les règlements clients à purger. 3. Dans l'étape 3, cochez les pièces commerciales d'achat ainsi que les règlements fournisseurs. Vous pouvez également purger les mouvements de stocks. Sélection de pièces * La fenêtre de sélection ne propose que les pièces validées. Les règlements d'acompte ne s'affichent pas dans la liste. Ils seront automatiquement purgés avec la facture d'acompte. 4. Si vous avez préalablement choisi l’option Une sélection de pièces, sélectionnez alors, dans la liste qui s'affiche, les pièces commerciales de vente (pièces clients) à purger. 5. Sélectionnez également les pièces commerciales d'achat (pièces fournisseurs) à purger. 6. Sélectionnez ensuite les règlements clients puis les règlements fournisseurs à purger. * Pour sélectionner plusieurs pièces, maintenez la touche de votre clavier enfoncée. Archivage des pièces Quel que soit les critères de sélection que vous avez fait, cette étape vous est proposée. En effet, elle est obligatoire, vos pièces commerciales devant être conservées. Cette étape de l'assistant vous permet d’archiver directement tous les documents commerciaux légaux et obligatoires. Il vous est indiqué le chemin du répertoire dans lequel seront archivés ces documents. 7. Cliquez sur le premier bouton correspondant au document des pièces clients à archiver puis faites de même pour les pièces fournisseurs. * Une fois le traitement terminé, l’option Archivé est cochée.Menu Traitements 241 Sauvegarde et purge des pièces La purge est une opération irréversible. L'application vous propose donc d'effectuer une sauvegarde. 8. Pour lancer la sauvegarde, cliquez sur le bouton . 9. Cliquez ensuite sur le bouton pour lancer le traitement. 10.Un message vous demande de confirmer la purge, cliquez sur le bouton [OK]. Si vous n'avez pas encore effectué votre sauvegarde, un message vous propose de : • : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre dossier et lancer la purge. • : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge sans sauvegarde préalable. Si vous choisissez la deuxième option, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 11.Une fenêtre s'affiche. Elle vous informe que l'opération s'est bien déroulée. Vous y retrouvez le détail des pièces purgées. Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques et les objectifs (clients ou fournisseurs) sont automatiquement mis à jour. En effet, ces données sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées.Menu Traitements 242 Top Clôture ) Menu TRAITEMENTS - commande TOP CLÔTURE L'assistant TOP CLÔTURE vous permet de préparer et effectuer les opérations de fin d'année. Ainsi, vous clôturez votre dossier en toute sécurité. * Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . La première étape de l'assistant vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. 1. Cliquez sur le bouton pour lancer la sauvegarde. Dans la fenêtre d'avertissement qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Un message vous informe que la sauvegarde est terminée. Vous revenez à l'assistant Top Clôture. 2. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture. Les traitements suivants sont proposés : 3. A la fin des traitements, cliquez sur le bouton [Terminer]. éditer les objectifs Voir Objectifs, page 276. lancer la régulation des stocks Voir Régulation des stocks, page 237. éditer les statistiques Voir Statistiques, page 275. générer le journal comptable Voir Liaison comptable, page 228. réaliser l'inventaire des articles Voir Inventaire des articles, page 264. modifier les paramètres de facturation Voir Paramètres Facturation, page 24.Menu Traitements 243 Relations clients ) Menu TRAITEMENTS - commande RELATIONS CLIENTS Cette fonction vous permet de tenir un agenda en créant des tâches à effectuer. Enregistrer une tâche Dans la fenêtre Nouvelle tâche : 1. Précisez la date de début éventuelle. Vous pouvez pour cela utiliser les boutons ou . 2. Saisissez dans la zone Description l'intitulé de la tâche. 3. Indiquez dans la zone Famille le critère de votre choix (urgent, en attente, personnel, etc.). 4. Vous pouvez définir vous même une famille. Pour cela, positionnez le curseur de la souris dans la zone Famille et cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL. Sélectionnez ensuite la commande CRÉER. 5. Indiquez le Lieu de l'action de la tâche. • L’icône d’appel de liste vous permet de sélectionner une valeur dans une liste prédéfinie. • L’icône Gomme efface la valeur indiquée. Vous pouvez mentionner le nom d'une personne à contacter dans la zone Contact. 6. Indiquez le Statut (A faire, En cours, Terminé) de la tâche. 7. Cochez la case Active pour signaler que l'alerte est activée. La date et l'heure de l'alerte sont alors rappelées au bas de la fenêtre. 8. Précisez le jour et l'heure à laquelle vous souhaitez être rappelé. 9. Saisissez si besoin un commentaire dans la zone inférieure de la fenêtre. 10.Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la tâche. Modifier une tâche 1. Pour modifier une Tâche, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre qui correspond à l'élément sélectionné s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer une tâche 1. Pour supprimer une Tâche, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Un message vous demande de confirmer la suppression de l'élément. 2. Cliquez sur [Oui] si c'est la cas. Exécuter des actions spécifiques Vous pouvez effectuer des actions sur certains éléments en cours de traitement : ouvrir l'élément, régler l'échéance, relancer le client, générer la facture... Ces actions dépendent du type de l'élément. Par exemple, les actions possibles sur une échéance sont différentes de celles d'un devis. * Aucune action n’est disponible sur un élément de type tâche. 1. Sélectionnez l'élément et cliquez sur le bouton [Actions spécifiques]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez l'action à effectuer puis cliquez sur le bouton [OK].Menu Traitements 244 Rendre périodique Vous pouvez rendre une tâche ou un rendez-vous périodique. 1. Pour cela, sélectionnez l'élément dans la liste. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande RENDRE PÉRIODIQUE. Un assistant de création s'affiche. * Vous pouvez rendre périodique uniquement les tâches et rendez-vous. 3. Sélectionnez la périodicité de la tâche ou du rendez-vous. Vous avez le choix entre : • A date fixe, tous les : dans ce cas sélectionnez le jour et le mois de l'année. • A date fixe, le... de chaque mois : dans ce cas sélectionnez le jour du mois. • Chaque début de mois : l'action sera répétée le premier jour de chaque mois de l'année. • Chaque fin de mois : l'action sera répétée le dernier jour de chaque mois de l'année. • Tous les jours • Certains jours de chaque mois : dans ce cas, une étape supplémentaire proposera de choisir le jour. 4. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 5. Si vous avez choisi l'option Certains jours de chaque mois, une étape supplémentaire s'affiche. Sélectionnez alors le jour précis et cliquez sur le bouton [Continuer]. 6. Indiquez la date à laquelle la périodicité doit débutée dans la zone Du et la date de fin dans la zone Au. Cette durée ne peut pas dépassée 10 ans. 7. Définissez ce que le logiciel doit faire dans le cas où la date calculée est chômée : • La créer quand même, • Ne pas la créer, • Prendre le jour travaillé précédent, • Prendre le jour travaillé suivant. 8. L'option Proposer les dates générées avant création est cochée par défaut. Ceci vous permet d'avoir un aperçu des dates de rappel. 9. Cliquez sur le bouton [Terminer]. Dans la fenêtre de l'aperçu, cliquez sur le bouton [OK] ou bien sur [Annuler] si les dates calculées ne vous conviennent pas.Menu Traitements 245 Rappels ) Menu TRAITEMENTS - commande RAPPELS Cette commande vous permet de consulter, dès l'ouverture de votre dossier la liste des tâches en cours ou en attente. Vous pouvez à partir de cette fenêtre modifier ou supprimer une tâche ou encore marquer un élément comme étant «Terminé». LPour plus d'informations sur le paramétrage d’une liste : colonnes, regroupements (Intuilistes©), reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes du manuel ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Le bouton [Agenda] ouvre la fenêtre Liste des tâches. Voir Relations clients, page 243. Modifier un élément de la liste des rappels 1. Pour modifier un élément, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre correspondante s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un élément de la liste des rappels Pour supprimer un élément, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Mettre un terme à une action 1. Pour mettre un terme à un rappel, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Terminer]. Cette commande vous permet d'indiquer que l'opération est «Terminée». Elle n'apparaît plus dans la fenêtre d'alerte. 2. Vous pouvez aussi double-cliquer dans la ligne de l'élément concerné pour rappeler la fiche à l'écran. Cochez ensuite la case Terminé dans la zone Statut. Désactiver l’alerte Le bouton [Désactiver] vous permet de désactiver les alertes agenda. Lorsque l'alerte est inactive, les élé- ments n'apparaissent plus dans la fenêtre d'alerte.Menu Traitements 246 * Si vous ne vous voulez pas que la fenêtre Liste des alertes agenda soit présentée systématiquement chaque fois que vous ouvrez le dossier, désactivez l'option Ouverture au démarrage du menu CONTEXTUEL. Actions spécifiques Ce bouton vous propose différents traitements liés aux pièces commerciales. 1. Sélectionnez la pièce dans la liste puis cliquez sur le bouton [Actions spécifiques]. Une fenêtre s’affiche et vous propose différents traitements, par exemple ouvrir le devis, ouvrir l’abonnement, générer la facture. 2. Choisissez l’action à effectuer et cliquez sur le bouton [OK]. Soit l’action est réalisée directement, soit la fenêtre correspondant à l’action s’affiche.Menu Traitements 247 Mise sous surveillance ) Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Mettre une société sous surveillance 1. Sélectionnez la commande MISE SOUS SURVEILLANCE du menu TRAITEMENTS. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Choisissez les clients ou fournisseurs que vous souhaitez mettre sous surveillance. • cochez l’option Fournisseur pour faire apparaître la liste des fournisseurs, • cochez l’option Client pour faire apparaître la liste des clients. 4. Cliquez sur [OK] pour valider votre choix. Un message s’affiche pour vous signaler que la mise sous surveillance s’est bien déroulée. Consulter les informations légales Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel dans l'onglet Mes actualités. Cliquez sur le bouton . Vous accédez alors à votre espace InfoGreffe, • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).Menu Traitements 248 Désactiver la surveillance d'une société 1. Sélectionnez dans la liste la société que vous ne voulez plus mettre sous surveillance. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur [Oui].Portefeuille des commandes Commandes non livrées Relevé des comptes, Echéancier Evolution des ventes Lettre de pénalités de retard Encours clients, Relance client Suivi des stocks, Inventaire des articles Catalogue des articles, Articles par dépôt Nomenclature des articles Capacité de fabrication Etats récapitulatifs Menu EtatsMenu Etats 250 Vue d’ensemble Le menu ETATS vous donne accès aux états les plus utilisés. Vous pouvez ainsi suivre avec précision vos clients, fournisseurs, stocks, statistiques, etc. Les états disponibles peuvent être regroupés de la façon suivante : Les états articles • Inventaire des articles, catalogue des articles, nomenclature des articles, etc. Les états clients et fournisseurs • Portefeuille des commandes, commandes non livrées, échéancier, évolution des ventes, encours clients, relance client, etc.Menu Etats 251 Liste des états disponibles Au lancement d’un état, plusieurs états peuvent être disponibles. Dans ce cas une fenêtre semblable à celle ci-dessous s’ouvre. 1. Sélectionnez dans la liste des états disponibles celui à générer. 2. Pour choisir le type de sortie de l'état, cliquez sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état. • [Fichier] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Dans tous les cas, une fenêtre de paramétrage s'ouvre pour que vous précisiez les valeurs à prendre en compte pour l'état sélectionné. Aperçu de l’état sélectionné Commentaire sur l’état. Pour agrandir l’aperçu, glissez le curseur vers la droite. Pour ne plus afficher le commentaire et l’aperçu de l’état sélectionné, dé- cochez cette case.Menu Etats 252 Portefeuille des commandes ) Menu ETATS - commande PORTEFEUILLE DES COMMANDES

Cet état vous permet d'éditer les commandes clients ou fournisseurs. Vous pouvez ainsi visualiser les commandes pour lesquelles des quantités ont été livrées et celles pour lesquelles des reliquats doivent être soldés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez le type de commandes à prendre en compte : vous pouvez éditer le portefeuille de toutes les commandes, uniquement les commandes soldées ou non soldées. 3. Choisissez un critère de tri. Vous pouvez éditer par client, article ou fournisseur. 4. Selon le fichier, vous pouvez éditer l'état pour tous les clients ou fournisseurs, un en particulier, ou pour une famille. Cochez l'option de votre choix. 5. Précisez les articles à inclure dans l'édition du portefeuille (Tous, un article en particulier, une famille). 6. Vous pouvez définir ou non un critère de date à prendre en compte. Ainsi, le portefeuille des commandes peut être obtenu en prenant en compte : • la date de création de la commande : correspond à la date saisie dans la zone Date de la fiche de la commande. • la date de livraison précisée dans l'entête : correspond à la date saisie dans la zone Date livraison de la commande.Menu Etats 253 • la date de livraison de chaque ligne de détails : correspond aux dates par article saisies dans les lignes de détails dans la colonne Date livraison. • sans tenir compte des dates 7. Pour Tenir compte de la remise en pied de commande et/ou pour Tenir compte de l'escompte en bas de commande, cochez l'option correspondante. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Voir Commandes, page 169.Menu Etats 254 Commandes non livrées ) Menu ETATS - commande COMMANDES NON LIVRÉES

Cet état permet d'éditer les commandes non livrées clients ou fournisseurs. Cette édition permet aussi de visualiser les reliquats de commandes. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. 2. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 3. Sélectionnez la date de livraison de la commande (date saisie dans la zone Date livraison de la commande). 4. Vous pouvez opter pour un détail de l'édition par Client ou par Article (pour les commandes fournisseurs l’édition peut être détaillée par Fournisseur ou par Article). Cochez pour cela une des deux options proposées. 5. Cliquez sur [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 255 Relevé de comptes ) Menu ETATS - commande RELEVÉ DE COMPTES

Le relevé de comptes permet d'obtenir la liste des factures et avoirs soldés ou non pour les clients ou les fournisseurs assujettis au relevé de factures. Cette édition peut servir à la fois d'indicateur interne pour suivre les factures à encaisser et peut être également envoyée périodiquement (en général tous les mois) à chaque client, en tant que relevé de factures à payer. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez le ou les client(s). Vous pouvez sélectionner un client particulier, tous les clients ou une famille client. 3. Vous disposez d'une case à cocher Relevé de comptes dans l'entête des fiches clients et fournisseurs. Lorsqu'elle est cochée, les factures et avoirs validés du client ou fournisseur apparaissent automatiquement sur le relevé. Si elle n'est pas cochée et que vous souhaitez que les factures et avoirs validés des autres clients figurent néanmoins sur le relevé, cochez la case Inclure les autres clients de la zone Options. 4. Précisez les factures qui vont figurer sur le relevé : Uniquement les factures à encaisser ou toutes les factures. 5. Sélectionnez la période à prendre en compte (intervalle de dates correspondant aux dates d’échéances de la facture). 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 256 Echéancier ) Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER • L'échéancier des factures clients ou fournisseurs est une liste des factures classées par date d'échéance. • Le suivi des échéances des factures clients ou fournisseurs vous permet de suivre, sur une année complète, les échéances des factures. Ces états vous permettent de gérer précisément votre trésorerie prévisionnelle. Seules les factures validées apparaîtront dans l'état. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les clients : tous les clients, une famille clients ou un client particulier. 3. Indiquez les factures qui vont figurer sur l'échéancier : toutes les factures ou uniquement les factures non encaissées. 4. Saisissez la date d'échéance qui correspond à la date de référence des écritures à inclure dans l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 257 Evolution des ventes ) Menu ETATS - commande EVOLUTION DES VENTES - ARTICLES/CLIENTS Cet état vous permet de suivre l'évolution des ventes articles ou clients, sur six intervalles de dates consé- cutifs, selon : • le chiffre d'affaires, • la quantité vendue, • la marge sur le PAMP, • ou la marge sur le prix d'achat. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les articles ou clients concernés. Vous pouvez sélectionner un article/client particulier, tous les articles/clients ou une famille article/client. 3. Choisissez la ventilation à opérer : par semaines, mois ou trimestres. 4. Indiquez les valeurs à prendre en compte (chiffre d'affaires, quantité vendue, marge réalisée sur PAMP (Prix d’achat moyen pondéré) ou marge réalisée sur PA (Prix d’achat) et le format souhaité (valeur, % ou les 2). 5. Sélectionnez la présentation souhaitée : Par famille article/client ou Par article/client et trié par famille article/client. 6. Cliquez sur [OK] pour valider le paramétrage de l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 258 Lettre de pénalités de retard ) Menu ETATS - commande LETTRE DE PÉNALITÉS DE RETARD Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard calculées selon le taux légal d'indemnité de paiement indiqué dans l'onglet Divers des PARAMÈTRES FACTURATION. Voir Paramètres Facturation, page 24. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les clients auxquels vous souhaitez adresser la lettre de pénalités de retard. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 259 Encours Clients ) Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS La zone Encours des fiches clients vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours. Voir Informations financières, page 65. Un seul état Encours client est disponible. Il s’agit d’une liste de client indiquant l’encours actuel de chacun. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Si vous avez opté pour la sortie Fichier, la fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez le format de sortie du fichier. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 260 Relance client ) Menu ETATS - commande RELANCE CLIENT Cet état permet d’éditer trois types de relance : • Relance avec infos pénalités de retard. • Relance client. • Relance client Expert . Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Relance avec infos pénalités de retard Cet état permet d'éditer une relance avec la liste des factures dues et échues et le rappel des conditions des pénalités de retard. Relance client Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. * Les clients qui ont une adresse incorrecte (option NPAI cochée dans la fiche client) sont exclus de cet état. Vous pouvez personnaliser la lettre de relance en attribuant un niveau de relance. 1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3). 2. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer. Cet état est uniquement disponible dans Ciel Gestion Commerciale (Millésime). En revanche, dans Ciel Gestion Commerciale Evolution, les relances s’effectuent à l’aide d’un traitement plus complet. Voir Relance, page 238.Menu Etats 261 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés dont le solde dû est supérieur à zéro et dont la date d'échéance est inférieure ou égale à la date de travail. Relance client Expert La Relance client Expert nécessite un paramétrage plus avancé. 1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3). 2. Cochez le ou les client(s) ou la famille client à prendre en compte. * Les clients qui ont une adresse incorrecte (option NPAI cochée dans la fiche client) sont exclus de cet état. 3. Indiquez dans la zone Sélection des factures : • la date d'échéance des factures non réglées, • le nombre de jours de dépassement, • le mode de règlement. 4. Sélectionnez le montant en fonction du crédit disponible ou du solde dû. 5. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer. * Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés, non soldés et échus à une date donnée suivant un montant. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 262 Mailing ) LISTE DES CLIENTS - bouton [Mailing] Cette commande permet de paramétrer votre fichier de mailing (offre promotionnelle, annonce de soldes, annonce de fermeture pour congés annuels, etc.). 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. * Les clients qui ont une adresse incorrecte (option NPAI cochée dans la fiche client) sont exclus de cet état. 2. Vous devez préciser pour certains états la période. Indiquez pour cela l’intervalle de dates à prendre en compte. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 263 Suivi des stocks ) Menu ETATS - commande SUIVI DES STOCKS Cette commande vous permet d'obtenir l'un des deux types d'états suivants : Réapprovisionnement Il est nécessaire de lancer la commande d'un article lorsque la quantité réelle est strictement inférieure à la quantité indiquée dans le stock minimum. Surstockage On parle de surstockage lorsque la quantité réelle dépasse la quantité maximum indiquée en stock. Vous pouvez ainsi connaître rapidement les articles pour lesquels un réapprovisionnement est à prévoir ou ceux pour lesquels un surplus de stock a été enregistré. * Vous devez au préalable renseigné dans la fiche article les zones Stock maximum et Stock minimum. Seuls les articles pour lesquels vous avez coché la zone Gestion de stock dans la fiche article apparaîtront dans cet inventaire. Pour obtenir l’état de surstockage 1. Cochez l'option Surstockage dans la zone Sélection du type de suivi. 2. Précisez le stock à prendre en compte (stock réel, stock théorique ou stock disponible). 3. Sélectionnez les articles à inclure dans l'état. 4. Définissez la présentation de l'état. Il peut être trié par articles, fournisseurs ou famille d'articles. * L'état peut être trié par dépôt. Disponible uniquement en version Evolution 5. Dans ce cas, sélectionnez le dépôt concerné (Tous, un dépôt précis). 6. Vous pouvez obtenir le Détail par dépôt. Cochez pour cela la case correspondante. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Pour obtenir l’état de réapprovisionnement 1. Cochez l'option Réapprovisionnement dans la zone Sélection du type de suivi. 2. Précisez le stock à prendre en compte (stock réel, stock théorique ou stock disponible). 3. Sélectionnez les articles à inclure dans l'état. 4. Déterminez si la rupture du stock se fait par rapport à zéro ou un stock minimum. 5. Définissez la présentation de l'état. Il peut être trié par articles, fournisseurs, famille d'articles. * L'état peut être trié par dépôt.Disponible uniquement en version Evolution 6. Dans ce cas, sélectionnez le dépôt concerné (Tous, un dépôt précis). 7. Vous pouvez obtenir le Détail par dépôt. Cochez pour cela la case correspondante. L'option Afficher la quantité à commander vous permet de : • noter les quantités à commander sur une édition papier (saisie manuelle sur l'état). • noter les quantités à commander en fonction du stock minimum ou du stock maximum. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.Menu Etats 264 Inventaire des articles ) Menu ETATS - commande INVENTAIRE DES ARTICLES Cet état vous permet de connaître le stock réel de chacun de vos articles ainsi que la valorisation de ce stock au PAMP (Prix d’achat moyen pondéré). * Seuls les articles pour lesquels vous avez coché la zone Gestion de stock dans la fiche article apparaîtront dans cet inventaire. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les articles concernés. Vous pouvez sélectionner tous les articles ou une famille d'articles. 3. Choisissez la présentation souhaitée : en liste, triée par code article ou découpée par famille d'articles. 4. Pour obtenir un détail par dépôt, cochez la case correspondante. 5. Si vous cochez la case Colonne Quantité physique, le logiciel édite une colonne vierge vous permettant de noter, sur une édition papier, les quantités comptabilisées lors de l'inventaire. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Par la suite, vous pourrez effectuer la régulation automatique des soldes via la commande RÉGULATION DES STOCKS du menu TRAITEMENTS. Voir Régulation des stocks, page 237.Menu Etats 265 Catalogue des articles ) Menu ETATS - commande CATALOGUE DES ARTICLES Cette commande vous permet d'imprimer un catalogue de vos articles destiné aux clients ou aux vendeurs. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez le type de catalogue à imprimer : clients ou vendeurs. 3. Sélectionnez les articles qui vont figurer dans le catalogue : tous les articles ou ceux associés à une famille ou un fournisseur. 4. Choisissez la présentation du catalogue: par code article, par famille d'articles, ou par fournisseur. 5. Vous pouvez spécifier une grille de tarifs particulière. Pour cela, cochez les cases des tarifs que vous souhaitez imprimer sur le catalogue. Vous pouvez obtenir jusqu'à 7 tarifs par article ; ils correspondent à ceux saisis dans la fiche Article. 6. Pour qu'apparaissent les éléments du paramétrage de l'état, cochez la case Impression des critères de sélection. 7. Si vous avez accompagné la désignation longue d'une photo dans la fiche article, vous pouvez la faire figurer sur le catalogue en cochant la case Impression photos. 8. Cliquez sur [OK] pour valider le paramétrage de l'état de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 266 Articles par dépôt Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. ) Menu ETATS - commande ARTICLES PAR DÉPÔT Si vous gérez un stock multi-dépôts, vous pouvez imprimer vos articles par dépôt pour suivre les stocks des différents dépôts de votre entreprise. Voir Gestion des stocks multi-dépôts, page 110. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Si vous avez choisi l’option Fichier, la fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Indiquez le format de sortie du fichier. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 267 Nomenclature des articles ) Menu ETATS - commande NOMENCLATURE DES ARTICLES Cet état permet l'édition de la nomenclature des articles composés et de leurs composants. L'état peut être réalisé pour tous les articles ou pour une famille d'articles. Capacité de fabrication ) Menu ETATS - commande CAPACITÉ DE FABRICATION Cet état permet de connaître, en fonction des stocks réels, la quantité assemblable ou commercialisable des articles de type composé. Vous pouvez ainsi mieux suivre et optimiser la gestion de vos articles composés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche L'état peut être réalisé pour tous les articles de type composé ou pour une famille d'articles composés. 2. Déterminez si cette édition va être triée par code article composé ou découpée par famille d'articles composés. 3. Vous pouvez obtenir le détail par dépôt en cochant la case correspondante. 4. Cliquez sur [OK] pour valider le paramétrage de l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 268 Etats récapitulatifs ) Menu ETATS - commande ÉTATS RÉCAPITULATIFS Cette commande permet d'éditer l'état récapitulatif TVA et l'état récapitulatif TPF. Vous obtiendrez ainsi les montants totaux des TVA ou des TPF de vos ventes. Vous retrouverez également le total des ventes HT et TTC, le détail des ventes HT avec remise et sans remise, le total des frais de ports. 1. Sélectionnez l'état récapitulatif de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer] ou [Aperçu]. 3. Vous pouvez éditer l'état pour tous les clients, un en particulier, ou pour une famille. 4. Selon l'état choisi, vous pouvez ajouter la ventilation des ventes par code TVA ou bien par code TPF. 5. Ces états sont par défaut créés à partir des factures et avoirs validés. Vous pouvez inclure les factures et avoirs non validés en cochant l'option Toutes les factures et avoirs. 6. Choisissez un critère de date pour la sélection des factures et avoirs. Votre état récapitulatif peut être obtenu en fonction de : • la date de création de la pièce : correspond à la date saisie dans la zone Date de la pièce. • la date d'échéances de la pièce : correspond à la date saisie dans l'onglet Dates échéances de la pièce. 7. Sélectionnez le mois à prendre en compte. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.Analyseur commercial ventes Analyseur commercial achats Statistiques Gestion Objectifs Répartition par famille Importer Historique archivage DGFiP Démarrer version < 2006 Menus découverte / Menus standard Messagerie Menu DiversMenu Divers 270 Vue d’ensemble Le menu DIVERS vous donne accès à certains états vous permettant d’effectuer une analyse et un suivi précis de votre gestion commerciale. Vous pouvez ainsi assurer un suivi précis : • des clients, • des fournisseurs, • des stocks, • des statistiques, etc. De même, vous pouvez importer des données (articles, clients, fournisseurs, etc.), envoyer des e-mails depuis votre logiciel.Menu Divers 271 Analyseur commercial ventes ) Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES Ces états vous permettent d'effectuer un suivi commercial précis. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : Analyseur commercial Cette commande s'apparente à un journal commercial des ventes. Elle contient le détail des factures et avoirs validés. L'état que vous obtenez est un outil de suivi et d'analyse statistique. 2. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez donc la période à prendre en compte. 3. Vous pouvez trier les informations par pièces, par clients, par articles, etc. De même, vous pouvez déterminer un sous-total (sous-totaux par pièces, par familles clients, etc). 4. Cochez la case Plus de critères si vous souhaitez afficher un autre type de pièces. 5. Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection qui apparaît à droite de la zone Des pièces de type. Vous pouvez sélectionner les devis, les avoirs, les bons de livraison, les factures et avoirs non validés, etc. 6. Pour que le détail de chaque ligne apparaisse sur l'édition, cochez la case Afficher le détail des lignes. Le bouton [Valeurs par défaut] permet de rétablir les critères définis par défaut. 7. Cliquez sur [OK] pour valider le paramétrage de l’état.Menu Divers 272 Graphiques des ventes 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez donc la période à prendre en compte. 2. Vous pouvez trier les informations par pièces, par clients, par articles, etc. 3. Cochez la case Plus de critères si vous souhaitez afficher un autre type de pièces. 4. Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection qui apparaît à droite de la zone Des pièces de type. Vous pouvez sélectionner les devis, les avoirs, les bons de livraison, les factures et avoirs non validés, etc. 5. Cliquez sur [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Ventes par département Cet état affiche les ventes par département sous forme de graphique. Ventes par mois Cet état affiche les ventes par mois sous forme de graphique. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Divers 273 Analyseur commercial achats ) Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL ACHATS Ces états vous permettent d'effectuer un suivi commercial précis. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. Analyseur commercial et statistiques périodiques Cette commande s'apparente à un journal commercial des achats. Elle contient le détail des factures et avoirs validés. L'état que vous obtenez est un outil de suivi et d'analyse statistique. 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez donc la période à prendre en compte. 2. Vous pouvez trier les informations par pièces, par fournisseurs, par articles, etc. 3. De même, vous pouvez déterminer un sous-total (sous-totaux par pièces, par familles fournisseurs, par fournisseurs etc). 4. Cochez la case Plus de critères si vous souhaitez afficher un autre type de pièces. 5. Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection qui apparaît à droite de la zone Des pièces de type. Vous pouvez sélectionner les avoirs, les bons de réception, les factures et avoirs non validés, etc. 6. Pour que le détail de chaque ligne apparaisse sur l'édition, cochez la case Afficher le détail des lignes. Le bouton [Valeurs par défaut] permet de rétablir les critères définis par défaut. 7. Cliquez sur [OK] pour valider.Menu Divers 274 Graphiques des achats 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez donc la période à prendre en compte. Vous pouvez trier les informations par pièces, par fournisseurs, par articles, etc. 2. Cochez la case Plus de critères si vous souhaitez afficher un autre type de pièces. Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection qui apparaît à droite de la zone Des pièces de type. Vous pouvez sélectionner les avoirs, les bons de commande, les factures et avoirs non validés, les bons de réception etc. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Achats par département Cet état affiche les achats par département. Sélectionnez le format de sortie du fichier (Texte, Excel, Html, PDF...). Achats par mois Cet état affiche les ventes par mois. Sélectionnez le format de sortie du fichier (Texte, Excel, Html, PDF...). Statistiques globales ) Menu DIVERS - commande STATISTIQUES - GLOBALES Cette commande vous permet d'obtenir une vue globale des statistiques pour : • un ou tous les clients, • un ou tous les fournisseurs, • un ou tous les articles, • un ou tous les représentants. 1. Cliquez sur l'onglet de votre choix pour obtenir les statistiques souhaitées. 2. Utilisez les flèches précédente ou suivante pour naviguer.Menu Divers 275 Statistiques ) Menu DIVERS - commande STATISTIQUES - ÉTATS Certaines statistiques sont directement disponibles à partir du bouton [Options] des listes clients, articles, fournisseurs, représentants. Ces statistiques peuvent être représentées graphiquement ou éditées. Les statistiques suivantes sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées et s'appliquent aux articles, clients, fournisseurs et représentants. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les articles, clients ou fournisseurs ou représentants à prendre en compte. 3. Spécifiez le type de présentation de l'édition. 4. Sélectionnez ensuite les dates à prendre en compte. • les dates d'exercice • les dates de période (prédéfinies dans les paramètres de facturation). 5. Cliquez sur [OK] pour valider le paramétrage de l’état. * Les statistiques représentants possèdent les mêmes critères avec deux options supplémentaires : • elles peuvent être calculées en fonction des factures et avoirs validés ou des factures réglées ; • le calcul des commissions peut s'effectuer en fonction du chiffre d'affaires, de la marge réalisée sur le Prix d’achat moyen pondéré ou de la marge réalisée sur le Prix d’achat. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Divers 276 Objectifs ) Menu DIVERS - commande OBJECTIFS Ces états permettent d'obtenir un récapitulatif des objectifs que vous gérez : • à partir du bouton [Objectifs] des fiches Clients, Fournisseurs et Articles ; • à partir du bouton des fiches familles d'articles. Pour chaque catégorie, vous pouvez obtenir des objectifs cumulés ou détaillés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les éléments à prendre en compte. 3. Choisissez la présentation de l'état (Tri). 4. Cliquez sur [OK] pour valider le paramétrage de l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Divers 277 Répartition par famille ) Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIALE VENTES Ces états affichent sous forme de tableau ou de graphique la répartition des articles, clients ou fournisseurs par famille. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez la présentation de l’état puis validez le paramétrage en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Divers 278 Importer ) Menu DIVERS - commande IMPORTER

Lorsque vous activez cette commande, la liste des imports paramétrables classée par famille s'affiche. Cette commande vous permet d'importer des données (articles, clients, fournisseurs, contacts, représentants, remises promotions, banques, modes de règlement, etc.) dans Ciel Gestion Commerciale. Voir Imports paramétrables, page 38. * Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, vous devez créer le fichier contenant les informations que vous voulez importer. 1. Sélectionnez dans la liste l'Import à prendre en compte, par exemple Import des banques puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Le fenêtre Ouvrir s'affiche. Sélectionnez le fichier à importer puis cliquez sur [Ouvrir]. L'importation est en cours. Historique archivages DGFiP ) Menu DIVERS - commande HISTORIQUE ARCHIVAGES DGFIP Alt - L'archivage de vos pièces est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). L'archivage est donc obligatoire. L'historique des archivages DGFiP récapitule toutes les archives que vous avez générées. La fenêtre présente les dossiers d'archivage datés. Ces dossiers contiennent des fichiers d’archives au format texte (.txt). Pour accéder aux fichiers d’archives, sélectionnez un dossier d'archivage puis cliquez sur le signe «+». Les quatre fichiers d'archive s'affichent : • les pièces clients : contient les pièces commerciales de vente. • les pièces fournisseurs : contient les pièces commerciales d'achat. • les lignes clients : contient le détail des pièces de vente. • les lignes fournisseurs : contient le détail des pièces d'achat. Le bouton permet de visualiser l’archive sélectionnée.Menu Divers 279 Démarrer version < 2006 ) Menu DIVERS - commande DÉMARRER VERSION < 2006 Cette commande vous permet d'ouvrir une ancienne version de Ciel Gestion Commerciale (inférieure à 2006) depuis votre application. Menus découverte / Menus standard ) Menu DIVERS - commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de votre logiciel, • le mode standard, pour une gestion et un suivi plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD. Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous quittez l’application. Messagerie ) Menu DIVERS - commande MESSAGERIE Cette commande permet d'envoyer des courriers électroniques à partir du logiciel. Pour utiliser cette commande, vous devez préalablement : • installer une application de messagerie électronique, • disposer d'une connexion à Internet, • prendre connaissance du fonctionnement de la messagerie. Pour envoyer un message : 1. Activez la commande MESSAGERIE du menu DIVERS. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez l'adresse email du destinataire de votre courrier puis cliquez sur le bouton [OK]. Le programme lance votre logiciel de messagerie en pré-remplissant la zone adresse du destinataire (à...). 3. Rédigez votre message puis envoyez-le.Fermer Tout fermer Suivante Précédente Cascade Mosaïque Mon Intuiciel Afficher la barre de navigation Afficher la barre de statut Menu FenêtresMenu Fenêtres 281 Vue d’ensemble Fermer ) Menu FENÊTRES - commande FERMER Vous utilisez cette commande pour fermer la fenêtre active dans la fenêtre principale de votre logiciel. Tout fermer ) Menu FENÊTRES - commande TOUT FERMER Vous utilisez cette commande pour fermer d'un seul coup toutes les fenêtres ouvertes. Suivante ) Menu FENÊTRES - commande SUIVANTE Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre suivant celle qui est affichée. Précédente ) Menu FENÊTRES - commande PRÉCÉDENTE

Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre précédant celle qui est affichée.Menu Fenêtres 282 Cascade ) Menu FENÊTRES - commande CASCADE Cette commande a pour effet de placer toutes les fenêtres ouvertes de telle sorte que leurs barres de titres soient toujours visibles et accessibles. * Sous la commande CASCADE, vous disposez de la liste des fenêtres ouvertes dans la fenêtre principale de votre logiciel, ceci permet de mettre directement une fenêtre ouverte et masquée au premier plan. Mosaïque ) Menu FENÊTRES - commande MOSAÏQUE Cette commande a pour effet de placer toutes les fenêtres ouvertes les unes à côté des autres. La fenêtre active est celle affichée au premier plan. Elle est reconnaissable par la couleur de sa barre de titre (non grisée). Sous la commande MOSAÏQUE, vous disposez de la liste des fenêtres ouvertes dans la fenêtre principale de votre logiciel, ceci permet de mettre directement une fenêtre ouverte et masquée au premier plan.Menu Fenêtres 283 Mon Intuiciel ) Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel© est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire. Il est composé de quatre parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions. • Mon Bureau, accessible par l’icone de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la personnalisation de votre Intuiciel. Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser mon bureau”, page 284. • Mon tableau de bord, accessible par l’icone de l’onglet . Voir Mon tableau de bord, page 285.Menu Fenêtres 284 • Mes états et statistiques, accessible par l’icone de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton . Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe “Mes états et statistiques”, page 285. • Mes actualités, accessible par l’icone de l’onglet . Voir Mes actualités, page 286. Personnaliser mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se crée.Menu Fenêtres 285 Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icones d’affiche. •Le bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné. •Le bouton vous permet de renommer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné. •Le bouton vous permet de modifier l’icone de la tâche sélectionnée. •Le bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Vous pouvez utiliser les icones et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. Mes bureaux Trois bureaux sont disponibles. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles... Restaurer le paramétrage par défaut 1. Pour restaurer l’affichage du bureau par défaut, cliquez sur le bouton . 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Mon tableau de bord Vous pouvez visualiser dans l’onglet Mon tableau de bord les principales informations de votre société. Vous pouvez afficher ces données : • pour le mois en cliquant sur le bouton (ce paramétrage est réglé par défaut), • pour l’année en cliquant sur le bouton . De même, vous pouvez repérer rapidement les évolutions du chiffre d’affaires, les factures non réglées, à relancer ainsi que les devis en cours. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. Mes états et statistiques Vous accédez directement à certains états de votre logiciel. LPour plus de détail, reportez-vous au chapitre “Menu Etats”, page 249. Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation .Menu Fenêtres 286 Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables. LPour plus de détails, reportez-vous au Manuel Générateurs d’Etats disponible depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d’icones d’affiche. •Le bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. •Le bouton vous permet de renommer l’état ou le groupe d’états sélectionné. •Le bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. Mes actualités Cet onglet vous permet d’accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique.Menu Fenêtres 287 Afficher la barre de Navigation ) Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION Cette commande vous permet de faire apparaître ou disparaître la barre de navigation. Lorsque cette commande est active, la barre de navigation apparaît dans l’interface. Sinon, elle n’apparaît pas. 1. Cliquez une fois sur la commande pour l’activer. Une coche apparaît avant cette commande. 2. Cliquez de nouveau pour la désactiver. La coche disparaît. Afficher la barre de statut ) Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE STATUT Cette commande vous permet de faire apparaître ou disparaître la barre de statut. Lorsque cette commande est active, la barre de statut apparaît dans l’interface. Sinon, elle n’apparaît pas. 1. Cliquez une fois sur cette commande pour l’activer. Une coche apparaît avant la commande. 2. Cliquez de nouveau pour la désactiver. La coche disparaît.Index, Aide contextuelle Besoin d’aide Informations de dernière minute Démo rapide Formation Flash Manuel de référence Annexes Manuel générateur d’états Manuel générateur Tableaux de bord Infos mise à jour A propos de Menu AideMenu Aide 289 Vue d’ensemble Index ) Menu AIDE - commande INDEX Cette commande ouvre l’aide intégrée sur l’onglet Sommaire. L’onglet Index, quant à lui, présente une liste d’expressions et de mots-clés classés par ordre alphabétique. Pour afficher une des rubriques correspondant à un mot-clé, cliquez dans la liste sur le mot-clé de votre choix puis sur le bouton [Afficher]. Aide contextuelle ) Menu AIDE - commande AIDE CONTEXTUELLE Lorsque vous faites appel à l’aide contextuelle, l’aide intégrée présente la rubrique correspondant au contexte de travail. Exemple Vous êtes en train de créer une fiche article et vous avez besoin d’obtenir de l’aide précisément sur cette commande : • activez la commande AIDE CONTEXTUELLE du menu AIDE, • ou appuyez sur la touche de votre clavier.Menu Aide 290 Besoin d’aide ) Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE Cette fonction ouvre une fenêtre qui vous donne les coordonnées de notre service assistance. Informations de dernière minute ) Menu AIDE - commande INFORMATIONS DE DERNIÈRE MINUTE Cette fonction ouvre le Lisez-moi qui vous est proposé lors du premier démarrage de votre logiciel. Il s'agit en général d'informations complémentaires au manuel et qui n'ont pu y être intégrées. Démo rapide ) Menu AIDE - commande DÉMO RAPIDE Cette commande ouvre une vidéo qui présente rapidement votre logiciel. Cette démonstration se lance dans votre navigateur internet, sur le site de Ciel. Formation Flash ) Menu AIDE - commande FORMATION FLASH Cette commande lance une formation en ligne sur le site internet de Ciel. Les séquences vidéos de cette formation vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Manuel de référence ) Menu AIDE - commande MANUEL DE RÉFÉRENCE Cette commande ouvre le manuel de référence du logiciel, qui décrit menu par menu la totalité des fonctions. Menu Aide 291 Annexes ) Menu AIDE - commande ANNEXES Cette commande ouvre le manuel Annexes qui décrit les paramétrages généraux du logiciel. Manuel générateur d’états ) Menu AIDE - commande MANUEL GÉNÉRATEUR D’ÉTATS Cette commande ouvre le manuel du générateur d’états qui vous explique la personnalisation des éditions. Manuel générateur Tableaux de bord ) Menu AIDE - commande MANUEL GÉNÉRATEUR TABLEAUX DE BORD Cette commande ouvre le manuel électronique Générateur de Tableaux de bord qui décrit la personnalisation des fenêtres de type tableau de bord. Infos mise à jour ) Menu AIDE - commande INFOS MISE À JOUR Cette commande ouvre le manuel qui vous explique comment récupérer un dossier d’une version précé- dente et présente les nouveautés de chaque version de votre logiciel. A propos de... ) Menu AIDE - commande A PROPOS DE...

Vous trouvez dans l'A PROPOS le détail de la licence de l'utilisateur pour lequel votre logiciel a été installé ainsi que le rappel du texte législatif sur les limites d'utilisation de l'application. Enfin, vous avez la possibilité de réinitialiser votre clé de débridage par le bouton . D'autre part, le site Internet de Ciel est accessible en cliquant sur le bouton [http://www.ciel.com].292 Index A Abonnement 195 générer 196 renouveler 198 Acompte annuler 174 saisir 173 Affaires 118 Afficher menus découverte/standard 279 Agenda alertes 245 Analyses 270 Annuler un acompte 174 un assemblage 233 Archivage 240 historique 278 Archivage DGFiP 278 Archivage pièces 240 Articles 85 catalogue 265 dépôts 90 inventaire 264 mise à jour des prix 95 mise à jour désignations 96 nomenclature 92 Assemblage annuler 233 calcul du PAMP 231 ordre d’assemblage 230 ordre de désassemblage 232 Avoirs 185 remboursement 187 trop perçu 187 valider 186 B Bons de livraison 176 transférer 177 Bons de réception 219 transférer 220 BOR 226 C Ciel Mobile Live 33 Clients liste 63 relancer 238 relations clients 68, 243 Codes analytiques 130, 132 Codes barres 91 Commandes 169 reliquats 174 solder 175 transférer 170 Commandes fournisseurs 233 Créer un article 85 un client 64 un code analytique 132 un dépôt 107 un fournisseur 76 un mode de règlement 125 un mouvement de stock 113 un représentant 82 un taux de TPF 121 un taux de TVA 120 une autre liste 135 une banque 122 une famille d’articles 99 une nomenclature article 92 une tâche 243 D Date d’échéance 126, 153 Démarrer version 279 Dépôts 107 créer 107 multi-dépôts 110 réapprovisionner 110 transférer vers un autre dépôt 108 Devis /Pro forma 164 accepter 165 transférer 166 Dossier fermer 20 mise en page 41 modifier les paramètres 21 nouveau 12 ouvrir 18 quitter 55 récupération 17 restaurer 47, 48 sauvegarder 47 E Echange Iphone 33 Echéancier 256 Eco-participations 91, 128, 151293 e-Restauration 48 e-Sauvegarde 47 Etats 250 récapitulatifs TPF 268 récapitulatifs TVA 268 Exports 41 F Factures 178 abonnement 195 factures d’acompte 179, 221 irrécouvrables 183 multi-échéances 152, 208 régler 183 suivi des échéances 256 transférer 182 valider 181 Familles articles 99 Fournisseurs 76 G Gestion de production liste 116 I Imports 41, 278 paramétrables 38, 278 Impressions aperçu 43 imprimer 43 Imprimer article par dépôt 266 catalogue des articles 265 commandes non livrées 254 échéancier des factures 256 encours clients 259 états récapitulatifs 268 évolution des ventes 257 inventaire des articles 264 lettre de pénalités de retard 258 mailing 262 nomenclature des articles 267 objectifs 276 ordre de production 232 portefeuille des commandes 252 relance clients 260 relevé de comptes 255 statistiques 275 suivi des stocks 263 Infos perso... 134 Intuiciel 283 Inventaire 264 J Journal comptable 228 L LCR 226 Lettre de pénalités de retard 258 Logo 14 M Mise à jour des prix articles 95 Mise sous surveillance 247 Modes d’affichage 279 Modes de règlement 125 Mot de passe 45 Mouvements de stock 113 automatique 115 manuel 114 N Nomenclature articles multi-niveaux 93 simple 92 Norme DEEE 128 O Objectifs 72, 276 Ordres de production 116 P Paramètres banque principale 28 calculs sur la quantité 29 comptabilité 22 facturation 22, 24 numérotation 27 société 21 Pays 37 Pièces commerciales clients 146 créer 146, 202 envoyer par e-mail 161, 215 fournisseurs 202 purger 240 saisie document 140 Top facture 139 valider 157, 211 Portefeuille des commandes 252 Préférences 36Promotions 102 Prospects créer 73 modifier 74 supprimer 75 Purge 240 R Rappels 245 Réapprovisionnement 263 Réapprovisionner articles composants 233 Régulation des stocks 237 Relance client 260 Relances clients 238 Relevé de comptes 255 Reliquats 174 Remboursement d’avoir 187 Remise commerciale 149, 204 de chèques en banque 226 magnétiques 226 Remises 102 Répertoire 50 Représentants 82 taux de commission 83 Restauration 47, 48, 49 S Saisie document 140 Sauvegarde 47 en ligne 47 Site e-Sauvegarde accéder 53 supprimer 54 Solder une commande 175 une facture 192 Statistiques 71, 275 états 275 globales 274 Stocks entrée de stock 114 régulation 237 sortie de stock 114 Surstockage 263 T Tarifs grille de tarifs 88 remises 102 Top Clôture 242 Top Départ 12 Top Facture 139 TPF 121 Transférer plusieurs BL en facture 178 plusieurs BR en facture 220 plusieurs commandes en BL 171 plusieurs commandes en facture 172 plusieurs devis en commande 167 plusieurs devis en facture 167 plusieurs factures en avoir 182 un BL en facture 177 un BR en facture 220 un devis en commande 166 un devis en facture 166 une commande en BL 170 une commande en BL livrable(s) 171 une commande en facture 172 une commande partielle en BL 171 une facture en avoir 182 une pièce commerciale 158, 212 TVA 120 U Utilitaires 36 V Valider une pièce commerciale 157, 211 Copyright 2011 Sage Guide de référence Ciel Gestion Commerciale et Gestion Commerciale Evolution - ME_WGE 18.0/11.0 - 06.11 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Guide de référence Ciel Compta et Ciel Compta Evolution pour Windows Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.comChère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C3 Sommaire Documentation........................................................................................................................ 7 Naviguer dans le guide électronique........................................................................................ 9 Menu Dossier............................................................................................10 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 11 Nouveau................................................................................................................................ 12 Ouvrir.................................................................................................................................... 19 Fermer................................................................................................................................... 21 Synchro compta..................................................................................................................... 22 Paramètres ............................................................................................................................ 23 Ciel Mobile Live ..................................................................................................................... 34 Options ................................................................................................................................. 37 Imports ................................................................................................................................. 41 Exports.................................................................................................................................. 41 Mise en page ......................................................................................................................... 42 Imprimer ............................................................................................................................... 43 Aperçu avant impression ....................................................................................................... 43 Impressions........................................................................................................................... 44 Mot de passe......................................................................................................................... 45 e-Sauvegarde ........................................................................................................................ 47 Sauvegarde............................................................................................................................ 53 Restauration.......................................................................................................................... 54 Quitter................................................................................................................................... 56 Menu Edition.............................................................................................57 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 58 Annuler ................................................................................................................................. 59 Couper .................................................................................................................................. 59 Copier ................................................................................................................................... 59 Coller .................................................................................................................................... 59 Effacer................................................................................................................................... 59 Fiches.................................................................................................................................... 60 Sélectionner tout ................................................................................................................... 60 Rechercher ............................................................................................................................ 60 Poursuivre la recherche ......................................................................................................... 61 Atteindre ............................................................................................................................... 61 Rafraîchir............................................................................................................................... 61 Tout afficher.......................................................................................................................... 61 Liste ...................................................................................................................................... 61 Menu Ma Compta......................................................................................62 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 63 Saisie cahier .......................................................................................................................... 64 Saisie Z de caisse................................................................................................................... 71 Relevé bancaire ..................................................................................................................... 71 Saisie des A-nouveaux ..........................................................................................................71 Le Plan de comptes................................................................................................................ 72 Journaux ............................................................................................................................... 73 Modes de paiement ............................................................................................................... 73 Paramétrage des cahiers........................................................................................................744 Liste des tâches..................................................................................................................... 77 Rappels ................................................................................................................................. 77 Formats d’import relevé ........................................................................................................77 Règles d’affectation relevé..................................................................................................... 77 Autres listes .......................................................................................................................... 77 Menu Expert comptable ............................................................................78 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 79 Liste des écritures ................................................................................................................. 80 Saisie au kilomètre ................................................................................................................ 80 Consulter un compte ............................................................................................................. 81 Pointage manuel.................................................................................................................... 81 Contrepassation .................................................................................................................... 81 Validation du brouillard......................................................................................................... 81 Fin d’exercice ........................................................................................................................ 82 Etats...................................................................................................................................... 82 Menu Listes ..............................................................................................83 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 84 Ecritures................................................................................................................................ 85 Plan de comptes .................................................................................................................... 88 Consulter un compte ............................................................................................................. 98 Les prévisions........................................................................................................................ 99 Les codes analytiques..........................................................................................................101 Journaux ............................................................................................................................. 104 Modes de paiement ............................................................................................................. 106 Les chéquiers ...................................................................................................................... 107 Familles Top Saisie .............................................................................................................. 109 Modèles/abonnements ........................................................................................................ 111 Les devises.......................................................................................................................... 114 Infos perso. ......................................................................................................................... 115 Formats d’import relevé ...................................................................................................... 116 Règles d’affectation relevé................................................................................................... 119 Autres listes ........................................................................................................................ 124 Menu Immobilisations.............................................................................125 Vue d’ensemble................................................................................................................... 126 Liste des immobilisations .................................................................................................... 127 Familles............................................................................................................................... 147 Localisations ....................................................................................................................... 148 Virements............................................................................................................................ 149 Ecritures de dotations.......................................................................................................... 151 Inventaire ............................................................................................................................ 152 Récupération Ciel Immobilisations....................................................................................... 156 Etats immobilisations ..........................................................................................................157 Menu Saisies...........................................................................................162 Vue d’ensemble................................................................................................................... 163 Généralités sur les saisies....................................................................................................164 L’assistant Top Saisie .......................................................................................................... 171 Exemples de saisies............................................................................................................. 172 Enregistrer les abonnements ............................................................................................... 1765 Les saisies rapides............................................................................................................... 178 Les saisies guidées .............................................................................................................. 182 Relevé bancaire ................................................................................................................... 188 Saisie Z de caisse................................................................................................................. 194 Saisie des A-nouveaux ........................................................................................................ 198 Saisie standard et saisie au kilomètre .................................................................................. 200 La gestion des devises.........................................................................................................207 Les modèles de saisie..........................................................................................................209 Menu Traitements...................................................................................211 Vue d’ensemble................................................................................................................... 212 Travail sur un compte..........................................................................................................213 Pointage manuel.................................................................................................................. 216 Le rapprochement bancaire ................................................................................................. 219 Lettrage manuel .................................................................................................................. 221 Lettrage automatique .......................................................................................................... 224 Relances clients................................................................................................................... 225 Contrepassation .................................................................................................................. 228 Réimputation....................................................................................................................... 231 Validation brouillard............................................................................................................ 232 Fin d’exercice ...................................................................................................................... 233 Clôture et réouverture dans le cadre d’une comptabilité multidevises.................................. 236 Liste des tâches................................................................................................................... 237 Rappels ............................................................................................................................... 240 Mise sous surveillance .........................................................................................................242 Menu Etats..............................................................................................244 Vue d’ensemble................................................................................................................... 245 Liste des états disponibles................................................................................................... 246 Grand livre .......................................................................................................................... 247 Balance................................................................................................................................ 250 Journaux - Centralisateur .................................................................................................... 252 Brouillard ............................................................................................................................ 253 Analytique........................................................................................................................... 255 Echéancier........................................................................................................................... 257 Balance agée ....................................................................................................................... 258 Encours clients .................................................................................................................... 259 Bordereau de remise en banque .......................................................................................... 260 Lettre de pénalités de retard................................................................................................ 261 Déclaration de TVA.............................................................................................................. 262 Bilan - Compte de résultat synthétiques .............................................................................. 267 Etats fiscaux........................................................................................................................ 268 Soldes Intermédiaires de Gestion......................................................................................... 269 Mailing ................................................................................................................................ 270 Etats chaînés ....................................................................................................................... 271 Autres états......................................................................................................................... 2736 Menu Echanges.......................................................................................274 Vue d’ensemble................................................................................................................... 275 Importer des écritures .........................................................................................................277 Exporter des écritures .........................................................................................................280 Importer une balance .......................................................................................................... 284 Exporter une balance...........................................................................................................285 Synchro compta................................................................................................................... 286 Envoyer le dossier ............................................................................................................... 295 Coordonnées expert-comptable .......................................................................................... 296 Historique Imports/Exports ................................................................................................. 297 Menu Divers............................................................................................299 Vue d’ensemble................................................................................................................... 300 Conversion en mode standard ............................................................................................. 301 Statistiques ......................................................................................................................... 302 Trésorerie prévisionnelle ..................................................................................................... 303 Historique archivages DGFiP ................................................................................................ 306 Démarrer version <2006 ..................................................................................................... 306 Menus découverte / Menus standard ................................................................................... 306 Messagerie .......................................................................................................................... 307 Menu Fenêtres ........................................................................................308 Vue d’ensemble................................................................................................................... 309 Fermer................................................................................................................................. 309 Tout fermer......................................................................................................................... 309 Suivante .............................................................................................................................. 309 Précédente .......................................................................................................................... 309 Cascade............................................................................................................................... 310 Mosaïque............................................................................................................................. 310 Mon Intuiciel ....................................................................................................................... 311 Afficher la barre de Navigation ............................................................................................ 315 Afficher la barre de statut....................................................................................................315 Menu Aide ..............................................................................................316 Vue d’ensemble................................................................................................................... 317 Index................................................................................................................................... 318 Aide contextuelle ................................................................................................................ 318 Besoin d’aide....................................................................................................................... 318 Informations de dernière minute ......................................................................................... 318 Démo rapide........................................................................................................................ 319 Formation Flash................................................................................................................... 319 Manuel de référence ............................................................................................................319 Annexes .............................................................................................................................. 319 Manuel générateur d’états ................................................................................................... 319 Manuel générateur Tableaux de bord .................................................................................. 320 Guide CRC 2002-10 ............................................................................................................ 320 Infos mise à jour.................................................................................................................. 320 A propos de......................................................................................................................... 320 Index ......................................................................................................3217 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Les informations de dernière minute Une fenêtre s'affiche automatiquement au démarrage de l'application et présente les nouveautés de la version et des informations de dernière minute. Par la suite, vous pourrez l'ouvrir depuis le menu AIDE, commande INFORMATIONS DE DERNIÈRE MINUTE. La formation Flash Des séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour consulter la formation Flash, vous avez deux possibilités : • A partir du CD-Rom, cliquez sur l'option Suivre la formation flash. • A partir de votre logiciel, cliquez sur le menu AIDE puis sélectionnez FORMATION FLASH. Dans les deux cas, la formation est lancée sur une page internet, sur le site ciel.com. Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels : • le manuel de découverte qui facilite la découverte du logiciel et vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. * Les manuels listées ci-dessous sont accessibles par le menu AIDE. • le guide de référence - que vous consultez actuellement - qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel. • le manuel électronique Annexes qui décrit des fonctions et des paramétrages généraux du logiciel. • le manuel électronique Générateur d’états qui décrit le fonctionnement du générateur d’états vous permettant ainsi de personnaliser vos éditions. • le manuel électronique Générateur de tableaux de bord qui décrit la personnalisation des fenêtres de type tableau de bord. Installation d'Adobe Reader® Si l'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer les manuels électroniques n'est pas présente sur votre ordinateur, il vous est proposé de l'installer. Cliquez sur Lancer l'installation d'Adobe Reader® et suivez la procédure. Pour imprimer les manuels électroniques Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Symbole Fonction ) indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer. * attire votre attention sur un point particulier. L renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide.8 L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande INDEX du menu AIDE ou par la touche . Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles.9 Naviguer dans le guide électronique Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le guide électronique et ainsi consulter facilement l'information souhaitée. Les signets Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche. Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant. Exemple Pour consulter le sommaire du guide, cliquez sur le signet nommé Sommaire. Les liens dans le guide Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du guide. C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe correspondant. C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé pour atteindre le paragraphe correspondant. Accéder à une information spécifique Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas une recherche. 1. Pour cela, activez la commande RECHERCHER du menu EDITION. 2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher]. Saisir la fiche d'appréciation 1. Vous la trouverez en annexe du guide électronique. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir] situé ci-après. 2. Vous pouvez la remplir directement à l'écran. Cliquez dans les zones concernées pour activer la saisie. Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton [Imprimer la fiche].Nouveau Ouvrir, Fermer Synchro compta Paramètres, Ciel Mobile Live Options Imports, Exports Mise en page Imprimer, Aperçu avant impression, Impressions Mot de passe Sauvegarde, e-Sauvegarde, Restauration Quitter Menu DossierMenu Dossier 11 Vue d’ensemble Votre logiciel vous permet de conserver toutes les informations concernant votre société dans un dossier que vous devez créer. Les commandes du menu DOSSIER vous permettent ainsi d'accéder à votre dossier, d'en modifier les données, ou bien de les supprimer.Menu Dossier 12 Nouveau ) Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création, renseignez le Nom de votre société. * Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer un dossier pour celle-ci. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant de création d'un dossier s'affiche. Choix du modèle de plan comptable Vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle de plan comptable (Plan comptable Général 2010, Agricole, Associations, BTP, etc.) que vous adapterez par la suite à vos besoins. 3. Sélectionnez le modèle de votre choix . Si vous ne voulez pas utiliser de modèle, cliquez sur . Si vous voulez utiliser une société existante comme modèle de création, sélectionnez . Cette fonction est utile lorsque vous gérez plusieurs sociétés. 4. Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans le cas où vous créez une société en vous basant sur un dossier comptable existant, reportez-vous directement au paragraphe “Création à partir d’un dossier existant”, page 18. Choix du mode comptable Par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode Standard. Le mode cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite convertir votre dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas. Si vous voulez créer un dossier en mode Cahier, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Cahier. * Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .Menu Dossier 13 Paramètres du dossier Longueurs des éléments et monnaies 1. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton . 2. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales. 3. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante puis choisissez la devise à utiliser par défaut en cliquant sur l’icône d’appel de liste . Modifier le nombre de décimales 4. Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier (zones Monnaie du dossier ou Monnaie de la devise) : 1. Positionnez vous sur la zone correspondante puis cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL. 2. Sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis validez en cliquant sur [OK]. 4. Cochez l'option Récupération des informations du référencement si vous souhaitez que les informations saisies lors de votre référencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez pas à les re-saisir. 5. Les étapes qui suivent dépendent du mode comptable choisi (standard ou cahier), reportez-vous au paragraphe correspondant à votre choix : “Création en mode Standard”, page 13 ou “Création en mode Cahier”, page 16. Création en mode Standard * Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Choix du mode de création Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante : • Mode de création rapide en 3 étapes Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner. • Mode de création détaillé en 8 étapes Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (comptes, journaux, modes de paiement, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Etape 1 : raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société.Menu Dossier 14 Etape 2 : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante. 4. En mode de création rapide, cliquez sur le bouton [Suivant], il ne vous reste plus qu’à définir les options de démarrage. Pour cela, consultez le paragraphe “Dernière étape : options de démarrage”, page 16. 5. En mode de création détaillé, définissez les paramètres de la société. Pour cela, vous disposez de boutons situés dans la partie Plus de paramètres vous permettant de définir : • les paramètres comptabilité. Voir Paramètres Comptabilité, page 25. • les paramètres TVA. Voir Paramètres TVA, page 29. • les paramètres Synchro compta. Voir Paramètres Synchro compta, page 286. • les paramètres Immobilisations. Voir Paramètres Immobilisations, page 31. Etape 3 : comptes (Uniquement en mode de création détaillé) La troisième étape vous permet de paramétrer les comptes proposés par défaut. Créer un compte Voir Créer un compte, page 89. Modifier un compte Pour modifier un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un compte Pour supprimer un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Etape 4 : journaux (Uniquement en mode de création détaillé) La quatrième étape vous permet de paramétrer les journaux proposés par défaut. Créer un journal Voir Créer un journal, page 104. Modifier un journal Pour modifier un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].Menu Dossier 15 Supprimer un journal Pour supprimer un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Etape 5 : modes de paiement (Uniquement en mode de création détaillé) La cinquième étape vous permet de paramétrer les modes de paiement proposés par défaut. Créer un mode de paiement Voir Créer un mode de paiement, page 106. Modifier un mode de paiement Pour modifier un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un mode de paiement Pour supprimer un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Etape 6 : chéquiers (Uniquement en mode de création détaillé) La sixième étape vous permet de créer vos chéquiers. Créer un chéquier Voir Créer un chéquier, page 107. Modifier un chéquier Pour modifier un chéquier, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un chéquier Pour supprimer un chéquier, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].Menu Dossier 16 Etape 7 : codes analytiques (Uniquement en mode de création détaillé) Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, la septième étape vous permet de créer vos codes analytiques. Créer un code analytique Voir Créer un code analytique, page 101. Modifier un code analytique Pour modifier un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un code analytique Pour supprimer un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 45. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : • Saisir les A-nouveaux • Importer une balance • Ne rien faire 4. Décochez la case Exécuter la démonstration rapide si vous ne voulez pas la visualiser. 5. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création en mode Cahier Si vous créez votre dossier dans ce mode, la création se déroule en 6 étapes. * Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Etape 1: raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société.Menu Dossier 17 Etape 2 : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en avez un. 2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante. Etape 3 : choix du mode comptable Sélectionnez le mode comptable à utiliser lors de la saisie de vos écritures : • Créances/dettes : ce mode s'adresse plus spécialement aux artisans, commerçants. Vous comptabilisez les factures et leurs paiements. Ainsi, vous avez un suivi de chaque client et fournisseur. • Dépenses/recettes : ce mode est particulièrement destiné aux professions libérales. Vous comptabilisez uniquement les entrées et sorties de trésorerie. Etape 4 : validation du mode comptable Selon le mode comptable choisi précédemment, cette étape présente les cahiers qui composent votre comptabilité : • mode Créances/dettes : un cahier des achats pour enregistrer les factures fournisseurs, un cahier de ventes pour les factures clients, un cahier de trésorerie pour les encaissements et les paiements. • mode Dépenses/recettes : un cahier de dépenses pour les paiements et un cahier de recettes pour les encaissements. Etape 5 : paramétrages des cahiers Cette étape vous permet de créer directement les cahiers à partir desquels vous saisirez vos écritures. Par la suite, vous pourrez toujours créer, modifier ou supprimer des cahiers via le menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER. Cliquez sur le bouton correspondant au type de cahier à créer. L'assistant de création de cahier s'affiche. Voir Créer un cahier, page 65. Boutons en mode créances/dettes Boutons en mode dépenses/recettes Etape 6 : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 45. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : • Saisir les A-nouveaux • Importer une balance • Ne rien faireMenu Dossier 18 4. Décochez la case Exécuter la démonstration rapide si vous ne voulez pas la visualiser. 5. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création à partir d’un dossier existant Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les coordonnées de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de les re-saisir dans la nouvelle société. 1. Lorsque vous avez choisi Partir d’un dossier existant dans l’étape Choix du modèle de plan comptable, vous accédez à la liste des dossiers créés dans Ciel Compta. Cliquez sur le dossier qui servira de modèle. L’assistant Top départ s’affiche et vous présente la liste des données qui ne sont pas récupérées dans la nouvelle société (les écritures comptables, les comptes clients, les déclarations de TVA, etc.) En effet, les éléments spécifiques à une société n’ont pas lieu d’être dans celle que vous êtes en train de créer. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Dans cette étape, vous avez la possibilité ou pas de récupérer certaines données du dossier existant. Selon le cas, sélectionnez l’option Oui ou Non pour chacun des éléments. Par exemple, vous gérez la comptabilité de deux sociétés différentes mais qui sont dans le même secteur d’activité et dans la même ville et les fournisseurs sont identiques. Vous pouvez alors sélectionner Oui pour les comptes fournisseurs et les modèles d’écritures associés. * Si vous conservez les comptes de banque, les coordonnées bancaires (IBAN, BIC...) sont en revanche effacées. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 5. Dans la dernière étape, saisissez la Raison sociale de la nouvelle société. 6. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création du nouveau dossier.Menu Dossier 19 Ouvrir ) Menu DOSSIER - commande OUVRIR La commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant. Lors de la création de votre dossier si vous avez coché l'option Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement, votre logiciel ouvre directement votre dossier. Vous n'avez donc pas à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Par contre si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant. Date de travail La date du jour est proposée par défaut. Si vous voulez ouvrir cette session à une autre date de travail, vous pouvez la modifier. Si vous souhaitez récupérer un ancien dossier Pour convertir et ouvrir un dossier d'une version antérieure à celle du logiciel, cliquez sur le bouton . Si vous avez créé votre propre dossier La fenêtre qui s’affiche vous propose de choisir le dossier à ouvrir : • SOCIÉTÉ EXEMPLE correspondant à la société d'exemple, livrée en standard avec le logiciel. • le dossier correspondant à celui que vous avez créé à l'aide de l'assistant. 1. Cliquez sur le dossier à ouvrir. 2. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus proposé. Sinon, vous disposez du bouton [Non] ainsi que du bouton [Non et ne plus demander] pour refuser l’ouverture automatique et ne plus afficher le message. * Si votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, cliquez sur le bouton pour sélectionner directement le dossier à ouvrir sur votre ordinateur. Si vous n'avez pas encore créé votre propre dossier Seul le fichier d'exemple est présent dans la fenêtre qui s'ouvre. Vous pouvez créer un nouveau dossier à partir de celle-ci, en cliquant sur le bouton . Vous obtenez alors la fenêtre de création d'un nouveau dossier. La procédure à suivre est identique à celle décrite avec la commande NOUVEAU du menu DOSSIER. Voir Nouveau, page 12.Menu Dossier 20 Si vous ouvrez un dossier Millésime dans Ciel Compta Evolution Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Vous pouvez ouvrir le dossier de Ciel Compta avec ou sans conversion. Cliquez sur le dossier à ouvrir. Le logiciel effectue directement l'action définie dans les préférences d'ouverture d'un dossier Millésime (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - dossier Comptabilité - Ouverture d’un dossier). LPour plus de détails sur cette préférence, reportez-vous aux Annexes disponibles dans le menu AIDE. Si vous ouvrez un dossier Ciel Compta Facile Vous pouvez ouvrir le dossier de Ciel Compta Facile avec ou sans conversion. Cliquez sur le dossier à ouvrir. Le logiciel effectue directement l'action définie dans les préférences d'ouverture d'un dossier LPour plus de détails, reportez-vous aux Annexes disponibles dans le menu AIDE, au chapitre Annexes 4 : Les préférences puis aux paragraphes Préférences Comptabilité, Ouverture d’un dossier. Options supplémentaires Les options supplémentaires sont proposées dans le menu Contextuel (clic-droit) et lorsque le mode avancé est activé. En mode avancé Pour activer le mode avancé, cliquez sur le bouton droit de la souris puis choisissez la commande MODE AVANCÉ. Le bouton apparaît dans la barre d’actions. Cliquez dessus pour accéder à la Gestion des dossiers. Vous pourrez ainsi renommer, supprimer ou dupliquer un dossier. A partir du menu Contextuel Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. • Ouvrir l’emplacement du dossier : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez savoir où se situe le dossier sur votre ordinateur. • Ouvrir le dossier en lecture seule : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez consulter votre dossier sans apporter de modifications.Menu Dossier 21 Fermer ) Menu DOSSIER - commande FERMER Cette commande permet de fermer le dossier ouvert. Dès que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement fermé. La fenêtre de votre logiciel ne présente plus qu'un nombre limité de menus et commandes.Menu Dossier 22 Synchro compta ) Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA * Cette commande est uniquement accessible si tout dossier est fermé. Vous pouvez créer un nouveau dossier dans votre logiciel qui contiendra toutes les données du fichier de synchronisation que vous avez reçu. Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. 1. Si un dossier est ouvert, fermez-le. 2. Activez le menu DOSSIER puis la commande SYNCHRO COMPTA. Le fichier que vous avez reçu doit être situé dans le répertoire Communication. Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\INFO CONSULT.2186918231\Communication\Reçus 3. Pour cela, il suffit de copier le fichier de synchronisation que vous avez reçu dans ce répertoire. Dans le cas contraire, précisez le chemin du fichier en cliquant sur l’icône . 4. Cliquez sur le bouton [OK]. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, nommez votre dossier puis cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre affiche l'évolution du traitement. Une fois la création du dossier terminée, celui-ci s'ouvre ainsi qu'un rapport qui affiche les résultats du traitement.Menu Dossier 23 Paramètres ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES Cette commande présente l'ensemble des paramètres du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création. Paramètres société ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit de vos coordonnées, vos paramètres de TVA, vos dates d'exercices. Onglet Coordonnées 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise. 2. Précisez l'adresse complète de votre société (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnées (Télé- phone, Télécopie, adresse e-mail, etc). 3. Indiquez le Capital, le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code APE (Activité Principale de l'Entreprise). 4. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.Menu Dossier 24 5. Vous devez saisir votre N.I.I : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il est généralement fourni par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA. * La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états et éditions que vous effectuez à partir de votre logiciel. Onglet Compléments 1. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant la Forme juridique de votre entreprise. 2. Précisez son Activité et Code société. 3. Vous pouvez saisir, si vous le souhaitez, le nom de votre Établissement (principal ou secondaire). 4. Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les coordonnées de votre expert comptable. Onglet O.G.A 1. Saisissez le nom, le N° d’agrément et le numéro de SIRET de votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.). 2. Indiquez son adresse et ses coordonnées téléphoniques (fixe, portable, fax). * Ces informations permettront de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A., via le menu ETATS - commande DÉCLARATION TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA. 3. Dans la zone Réf. interne, saisissez la référence de votre dossier chez votre O.G.A. Celle-ci est utilisée pour la télédéclaration. 4. Précisez éventuellement l’adresse E-mail de votre interlocuteur et l’adresse du site Internet de votre O.G.A. Onglet Logos Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société. Onglet Commentaire Cet onglet vous permet de saisir des commentaires concernant votre société.Menu Dossier 25 Paramètres Comptabilité ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ En mode Standard Onglet Paramètres Dates 1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice. 2. Indiquez l'intervalle de dates de l'exercice N, exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer les saisies. Les dates correspondant à l' exercice N+1 ainsi que les dates de la Période de saisie sont alors renseignées automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel. Vous pouvez modifier cette période de saisie. * En général, la période de saisie est proposée par défaut dans toutes les fenêtres de sélection des critères des états et des traitements (validation du brouillard, lettrage, etc.). Régime fiscal Sélectionnez le régime fiscal auquel votre société est soumise et, pour les BIC, le type d'impôt dont elle relève. Loi N.R.E. Indiquez le taux légal d'indemnité de paiement (en général 7,25). Il servira à calculer le montant des pénalités de retard suivant les directives de la loi N.R.E. Attention ! La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.Menu Dossier 26 Règlements Si vous gérez l'escompte dans les règlements, cochez la case Gestion de l'écart. Lors de la saisie des règlements fournisseurs et encaissements clients, les montants des escomptes seront imputés automatiquement sur les comptes déclarés dans cette partie. Onglet Devises Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case Gestion du multi-devises. Vous pouvez définir la devise à utiliser par défaut, ainsi que le journal de régularisation et les comptes concernés. Onglet Racines/Défauts Les éléments de cet onglet sont pré-paramétrés selon le PC99, mais vous pouvez les modifier. Ils permettent au logiciel de vérifier, notamment en saisie guidée, la bonne utilisation des comptes. * Pour les comptes clients et fournisseurs, si vous souhaitez créer des comptes alphanumériques, la racine doit être au minimum de 3 caractères numériques. En effet, lors de la création d'un compte, les trois premiers caractères sont exclusivement numériques. Si vous créez des comptes entièrement numériques, une racine sur 2 caractères suffira. 1. Si vous utilisez la saisie Z de caisse, renseignez les comptes d’écart de caisse positif et négatif. 2. Cliquez sur le bouton afin de paramétrer les éléments suivants : • La longueur des comptes et des codes analytiques Cliquez sur les flèches pour définir le nombre de caractères autorisés pour les numéros de comptes et les codes analytiques (13 caractères maximum). • Les caractères autorisés Précisez si vous souhaitez Autoriser les minuscules et/ou les caractères accentués en cochant les cases correspondantes. • Les racines de classe et de compte Vérifiez les racines de classe et compte proposées par défaut selon le PC99, et modifiez-les si nécessaire. Onglet Synchro compta Cet onglet permet de paramétrer les informations nécessaires à la synchronisation. LPour plus d’informations sur les paramètres de la Synchro compta, reportez-vous au chapitre “Paramètres Synchro compta”, page 286. Attention ! Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des comptes une fois les paramètres de synchronisation définis.Menu Dossier 27 En mode Cahier Dates 1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice. 2. Indiquez l'intervalle de dates de l'exercice N, exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer les saisies. Les dates correspondant à l' exercice N+1 ainsi que les dates de la Période de saisie sont alors renseignées automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel. Vous pouvez modifier cette période de saisie. * En général, la période de saisie est proposée par défaut dans toutes les fenêtres de sélection des critères des états et des traitements (validation du brouillard, lettrage, etc.). Journaux par défaut Les journaux nécessaires à votre comptabilité : Ventes, Achats, Banques, Opérations diverses et Anouveaux sont sélectionnés par défaut. Comptes par défaut Les postes nécessaires au fonctionnement de votre comptabilité sont ceux définis par défaut dans l'application. Attention ! La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.Menu Dossier 28 1. Si vos numéros de postes sont différents, sélectionnez-les. Le poste de Report A-nouveau sera utilisé pour équilibrer votre comptabilité au démarrage de votre comptabilité. 2. Si vous utilisez la saisie Z de caisse, renseignez les comptes d’écart de caisse positif et négatif. Réglages comptables Le bouton ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer : • La longueur des comptes Cliquez sur les flèches pour définir le nombre de caractères autorisés pour les numéros de comptes (13 caractères maximum). • Les caractères autorisés Précisez si vous souhaitez Autoriser les minuscules et/ou les caractères accentués en cochant les cases correspondantes. • Les racines de classe et de compte Vérifiez les racines de classe et compte proposées par défaut selon le PC99, et modifiez-les si nécessaire. Synchro compta Le bouton ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer la synchronisation de vos données comptables. LPour plus d’informations sur les paramètres de la Synchro compta, reportez-vous au paragraphe “Paramètres Synchro compta”, page 286. Attention ! Les postes de résultat (pertes et bénéfices), de recette par défaut, de report A-nouveau doivent être renseignés obligatoirement afin que le logiciel puisse gérer vos données. Attention ! Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des comptes une fois les paramètres de synchronisation définis.Menu Dossier 29 Paramètres TVA ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA Onglet TVA 1. Indiquez si vous êtes Assujetti à la TVA en cochant la case correspondante. 2. Par défaut, le Taux de TVA affiché est 19,6 % mais vous pouvez le modifier en cliquant sur la flèche . Si vous souhaitez créer d'autres taux de TVA, cliquez sur l'onglet Taux de TVA. Régime de TVA Selon le régime de TVA dont relève la société, cochez l'option correspondante : • Régime réel permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA CA3. La TVA à payer (ou à récupérer) correspond à la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible. • Régime simplifié correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12. Type de TVA Vous pouvez définir un type de TVA sur les achats ou sur les ventes. • Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits. Ainsi, en saisie guidée de factures et de règlements, les comptes de TVA à utiliser seront proposés automatiquement. • Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Dans ce cas, sélectionnez l'option Encaissements. Lors de l'écriture de facturation, un compte de TVA en attente sera utilisé (les comptes de TVA en attente ne sont pas retenus pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA). Lors de l'écriture de règlement de cette facture, le compte de TVA en attente est soldé au profit du réel compte de TVA (qui lui est retenu pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA).Menu Dossier 30 Numéro fiscal (FRP) Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de TVA et permet à votre centre d'impôt de vous identifier. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration de TVA, renseignez : • le numéro de Recette de votre Centre des impôts. • le numéro de Dossier attribué par votre Centre des impôts. Ces informations seront automatiquement reportées dans votre déclaration de TVA générée dans Ciel Compta. Comptes par défaut Indiquez les comptes que vous utiliserez pour gérer votre déclaration de TVA. L’icône ouvre la liste des comptes de TVA existants. • Les comptes de TVA à payer et crédit de TVA sont utilisés pour générer l'écriture de régularisation de TVA. • Le compte de TVA à régulariser est utilisé pour l'imputation comptable des montants saisis sur les lignes Sommes à imputer et Sommes à ajouter figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte de remboursement de TVA est utilisé pour l'imputation comptable du montant saisi sur la ligne Remboursement figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte d'acompte de TVA est utilisé pour l’écriture annuelle de TVA dans le cas du Régime simplifié. Onglet Taux de TVA Cet onglet affiche la liste des taux de TVA existants. Le taux affiché en gras est celui utilisé par défaut. • Pour déclarer le taux à utiliser par défaut, sélectionnez-le puis activez la commande PRENDRE CE TAUX PAR DÉFAUT du menu CONTEXTUEL (clic droit sur la liste). • Pour créer un taux, cliquez sur le bouton [Créer]. • Pour supprimer un taux, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Onglet Déclaration de TVA Cet onglet permet de définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de la déclaration. Double-cliquez dans la cellule à remplir pour saisir le compte ou la racine de compte concerné(e). Vous accédez à la liste des comptes disponibles en cliquant sur l’icône . La case à cocher Ventilation des opérations imposables est active en régime de TVA réel et si votre TVA sur ventes est soumise aux encaissements. Si vous cochez cette case, vous devez renseigner vos comptes de TVA collectée dans la ventilation des opérations imposables. Onglet Téléprocédures TVA Si vous souhaitez télédéclarer votre TVA, vous devez renseigner obligatoirement toutes les zones demandées. Seule l'option J'ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiP n'est pas obligatoire. * Cliquez sur les boutons pour obtenir des informations sur la télédéclaration de la TVA, sur le moyen d'y souscrire auprès de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) et sur le télérèglement. 1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton . Une page Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage Téléprocédures TVA.Menu Dossier 31 2. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la DGFiP en cochant la case correspondante et en indiquant votre numéro d'adhésion dans la zone Numéro ou date d'adhésion DGFiP. Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposé par la DGFiP, cochez la case correspondante. La présence d'un RIB dans votre logiciel (au niveau d'un compte de banque, onglet Banque) est alors obligatoire. 3. Dans la zone Identification du redevable, indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail du redevable de la déclaration. 4. Dans la zone Identification de l'émetteur, choisissez l'émetteur de la télédéclaration : Société courante ou Expert comptable. 5. Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. Paramètres Immobilisations Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - IMMOBILISATIONS Général Vous devez ici définir les paramètres nécessaires à la gestion des immobilisations. 1. Cochez l’option Proratiser les dotations linéaires sur : pour préciser si vous souhaitez travailler avec des années d'une durée fixe de 360 jours ou si vous préférez gérer les années avec leur durée réelle soit 365 jours (donc des mois de 30, 31, 28 ou 29 jours). 2. Indiquez si vous voulez Utiliser la méthode étalement si nécessaire ou utiliser le Calcul du taux linéaire en jours. Exemple Pour une immobilisation dont la valeur initiale d’achat est 100 et qui s’amortit en linéaire sur une durée de 1 an et 6 mois, vous obtiendrez, en année de 365 jours : • avec la méthode étalement : taux = 100/1.50 = 66.67 • avec le calcul du taux linéaire en jours : taux = (100/546)*365 = 66.85 Attention ! Selon l'émetteur choisi, vous devez obligatoirement renseigner dans la fenêtre Paramètres société du menu DOSSIER : • pour la société courante (onglet Coordonnées) : sa raison sociale, son e-mail, son adresse, le numéro de SIRET et le numéro d'identification TVA. • pour l'expert comptable (onglet Compléments) : les zones Société et e-mail.Menu Dossier 32 Comptabilité Vérifiez les comptes à utiliser lors des cessions d'immobilisation. Coefficients dégressifs Vous accédez à la liste des coefficients dégressifs en cliquant sur le bouton . La fenêtre affiche deux parties : • les coefficients standards dans la partie haute. • la liste des coefficients spéciaux en dessous. Chaque coefficient spécial dispose d'une date de début, d'une date de fin et de coefficients pour chaque tranche de dates. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer ces coefficients. Ces coefficients sont, par défaut, paramétrés selon la réglementation de janvier 2001. Le taux d'amortissement dégressif s'obtient en multipliant le coefficient d'amortissement linéaire par les coefficients suivants : pour les biens fabriqués ou acquis avant le 1er février 1996 • 1,5 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans • 2 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans • 2,5 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans pour les biens fabriqués ou acquis entre le 1er février 1996 et le 31 janvier 1997 • 2,5 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans • 3 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans • 3,5 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans pour les biens fabriqués ou acquis entre le 1er février 1997 et le 31 décembre 2000 • 1,5 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans • 2 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans • 2,5 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans pour les biens fabriqués ou acquis entre le 1er janvier 2001 et le 3 décembre 2008 • 1,25 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans • 1,75 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans • 2,25 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ansMenu Dossier 33 pour les biens fabriqués ou acquis entre le 4 décembre 2008 et le 31 décembre 2009 • 1,75 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans • 2,25 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans • 2,75 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans pour les biens fabriqués ou acquis à compter du 1er janvier 2010 • 1,25 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans • 1,75 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans • 2,25 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans. Une fois les modifications effectuées, validez en cliquant sur le bouton [OK].Menu Dossier 34 Ciel Mobile Live ) Menu DOSSIER - commande CIEL MOBILE LIVE Vue d’ensemble Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Mobile Live. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel. LPour plus d’informations concernant le service Ciel Mobile Live, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. Envoyer les données ) Menu DOSSIER - commande CIEL MOBILE LIVE - ENVOYER LES DONNÉES • Si vous publiez vos données pour la première fois : Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous proposant d’ouvrir la fenêtre de réglage de Ciel Mobile Live. Si vous cliquez sur [Oui], la fenêtre de paramétrage Ciel Mobile Live s’affiche. Voir Paramétrage, page 35. • Si vous avez déjà publié vos données une ou plusieurs fois : Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous demandant de confirmer la publication de vos données sur Internet. Si vous cliquez sur [Oui], une fenêtre de progression de la publication des données s’affiche.Menu Dossier 35 Pour publier vos données, vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la barre d’actions de l’accueil de votre logiciel. Paramétrage ) Menu DOSSIER - commande CIEL MOBILE LIVE - PARAMÉTRAGE La fenêtre de réglages de Ciel Mobile Live vous permet de paramétrer vos options, ainsi que vos codes et identifiants de connexion. • Dans la zone Options d’envoi des données sur les serveurs Ciel, vous retrouvez plusieurs cases à cocher. Par défaut, aucune de ces options n’est activée. • Envoyer les données automatiquement : à chaque enregistrement de votre dossier, votre logiciel Ciel publie automatiquement les données mises à jour sur Internet. • Afficher un icone dans la zone de notification : cette fonction affiche un icone dans la zone de notification se trouvant en bas à droite de la barre de statuts de votre logiciel. Cet icone vous donne un accès rapide aux options de publication. • Envoyer les données à la fermeture du dossier : lors de la fermeture de votre dossier, votre logiciel Ciel publiera les données sur Internet. Vous pouvez choisir d’afficher un message de confirmation de la publication des données en cochant la case Demander confirmation. • La zone du Code dossier sur Serveur Ciel est renseignée par défaut. Il s’agit du nom de dossier de votre société. • La zone Identifiant (login) reprend votre identifiant sur Internet. Il est également renseigné par défaut. • La zone Mot de Passe reprend votre mot de passe. Pour ajouter ou modifier votre mot de passe, cliquez sur le bouton [...]. La fenêtre de paramétrage du mot de passe s’affiche. • La zone Dernier envoi le... à vous indique la date de la dernière publication de données que vous avez effectuée. • Pour rétablir les valeurs par défaut, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut]. • Pour enregistrer vos modifications, validez en cliquant sur le bouton [OK]. • Le bouton [En Savoir Plus ?] ouvre une page internet du site Ciel, vous présentant les points forts de Ciel Mobile Live.Menu Dossier 36 Informations de connexion ) Menu DOSSIER - commande CIEL MOBILE LIVE - INFORMATIONS DE CONNEXION Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre d’informations concernant la publication de vos données sur Internet s’affiche. Vous pouvez imprimer ces informations en cliquant sur le bouton [Imprimer].Menu Dossier 37 Options ) Menu DOSSIER - commande OPTIONS

Préférences ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES Cette commande vous permet de fixer les préférences de votre logiciel. Chaque logiciel Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de travail. Vous pourrez rendre certaines tâches automatiques, choisir la couleur des lignes ou encore choisir des options d'impressions. LReportez-vous au chapitre Les Préférences du manuel électronique Annexes disponible dans le menu AIDE. Utilitaires ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données. Les logiciels Ciel disposent de plusieurs utilitaires destinés à vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application. LReportez-vous au chapitre Les Utilitaires du manuel électronique Annexes disponible dans le menu AIDE. Date de travail ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - DATE DE TRAVAIL La Date de travail sera fixée par défaut lors des saisies. Il s'agit de la date du jour de travail. Modifiez la date puis cliquez sur le bouton [OK] pour l'enregistrer. Informations ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - INFORMATIONS La commande INFORMATIONS ouvre une fenêtre qui vous renseigne sur votre dossier courant. Cette commande est également accessible depuis le menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES - INFORMATIONS.Menu Dossier 38 Liste des pays ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - LISTE DES PAYS Votre logiciel vous propose ici une liste de pays. Vous retrouvez les boutons , et ainsi que le menu déroulant FILTRAGE. 1. Pour créer un pays, cliquez sur le bouton . La fenêtre Choix d’un élément s’affiche. 2. Sélectionnez dans la liste proposée le ou les pays que vous souhaitez créer puis cliquez sur le bouton [OK]. Le pays s’ajoute dans la fenêtre Liste des Pays. * Cette liste regroupe tous les pays actuellement existants. 3. Si vous souhaitez créer un pays manuellement double-cliquez sur créer manuellement un autre pays dans la fenêtre Choix d’un élément. La fenêtre Pays s’affiche. 4. Saisissez le Code du pays ainsi que le Nom du pays. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer. La case à cocher Voir le détail affiche des zones supplémentaires concernant les codes ISO3166 et administratifs, ainsi que le Code utilisateur, Indicatif téléphonique, Monnaie officielle du pays, Nationalité, et Continent, etc. Etats paramétrables ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions disponibles. Ce générateur autorise la création de nouveaux états tout comme la modification de ceux qui existent déjà.Menu Dossier 39 LUn manuel électronique spécifique décrit cette commande. Reportez-vous au manuel électronique Le générateur d’états disponible dans le menu AIDE. Imports paramétrables ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - IMPORTS PARAMÉTRABLES Cette commande vous permet d'importer des formats d’écritures comptables dans votre logiciel. Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, vous devez créer le fichier contenant les informations que vous voulez importer. Créer un import 1. Pour créer un nouvel import, cliquez sur le bouton [Créer] de la liste des imports paramétrables. 2. Sélectionnez la Famille du format d'import puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Nouvelle importation s'affiche. Un assistant vous aide dans ce traitement. * Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant]. Choix du fichier à importer 3. Cliquez sur l'icône et sélectionnez le fichier à importer. Le programme vous propose d'effectuer une analyse du fichier pour déterminer son format. Vous pouvez également cliquer sur le bouton [Détecter automatiquement]. Plusieurs formats sont disponibles : • CSV, • Délimité, • DBF, • Longueur fixe, • Standard Ciel Windows™, • Fichier XML, • Standard Ciel MAC. 4. Sélectionnez dans la liste déroulante le Type de conversion. 5. Pour un paramétrage avancé de l'importation, vous disposez du mode avancé. Pour y accéder, cochez l'option Mode avancé. Menu Dossier 40 * Si vous sélectionnez ce mode, vous ne pouvez pas revenir en mode simple, mode par défaut. Format du fichier délimité 6. Indiquez les options relatives au format de fichier : • Caractères de fin de fichier • Caractères de remplissage • Séparateurs d'enregistrements • Taille d'un enregistrement, etc. Définition des options globales Cette étape vous permet de spécifier des options générales de l'importation (options, format des nombres, format des dates, type de séparateur de date, format booléen). Définition des rubriques du fichier à importer La partie supérieure de la fenêtre vous permet de visualiser les rubriques à importer. Vous pouvez à ce stade, CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une rubrique. Valeurs par défaut Vous pouvez, ajouter ou supprimer des rubriques pour lesquelles une valeur par défaut est définie par l'application. 7. Cochez respectivement les cases Création ou Modification (Colonne Création et Colonne Modification) si vous souhaitez que ces valeurs soient utilisées en création ou en modification. Essai et Enregistrement • Vous pouvez à ce stade tester l'importation. Pour cela, cliquez sur le bouton [Contrôler uniquement]. • Vous pouvez aussi lancer l'importation. Cliquez alors sur le bouton [Exécuter l’importation]. 8. Saisissez le Nom de l'import et éventuellement un commentaire dans la zone Description. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Modifier un import 1. Pour modifier un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre de paramétrage de l'importation s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un import 1. Pour supprimer un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Ce traitement étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression. 2. Cliquez sur le bouton [Oui]. Exécuter un import 1. Pour exécuter un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Exécuter]. La fenêtre Ouvrir s'affiche. 2. Sélectionnez le fichier contenant les informations que vous voulez importer dans votre logiciel et validez l'importation des données en cliquant sur le bouton [OK]. Une fois les données importées, votre logiciel vous informe du résultat du traitement.Menu Dossier 41 Imports Menu DOSSIER - commande IMPORTS Cette fonction est disponible selon le contexte. Par exemple, vous pouvez l’activer lorsque la liste des états paramétrables du générateur d’états est ouverte. Exports ) Menu DOSSIER - commande EXPORTS Cette commande permet d'exporter les informations affichées et sélectionnées. Elle est active, par exemple, quand la liste des journaux est ouverte et qu'au moins un élément de la liste est sélectionné. * Si plusieurs formats d'export sont disponibles, le logiciel en présente alors la liste. Vous devez faire votre choix et valider. 1. Vous devez spécifier le format de fichier (text, PDF, HTML, etc.). 2. Une fois votre choix fait, la fenêtre d'enregistrement de fichier vous permet d'indiquer la destination du fichier sur votre disque.Menu Dossier 42 Mise en page ) Menu DOSSIER - commande MISE EN PAGE Cette commande vous permet de spécifier votre imprimante et format d'impression par défaut. Onglet Standard 1. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisée par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante. 2. Pour définir votre format d’impression par défaut, cochez : • l’option Orientation et choisissez le mode Portrait ou Paysage, • l’option Papier et sélectionnez la Taille, le Bac, • l’option Copies et indiquez le Nombre de copies que vous souhaitez. La case à cocher Copies groupées vous permet lors d'une impression de plusieurs exemplaires d'un document de plusieurs pages, d'imprimer les documents de telle sorte que vous n'avez pas à les trier manuellement une fois imprimé. Exemple Vous souhaitez faire 3 copies d'un dossier de 5 pages. Si vous cochez cette option votre impression se présentera comme suit : page 1-2-3-4 et 5, 5 fois. Si vous décochez cette option votre impression sera la suivante : 5 fois la page 1 puis 5 fois la page 2 etc. Vous devrez donc dans ce dernier cas trier vos documents. 3. Définissez les Marges. Le bouton [Défaut] permet de revenir aux valeurs d’origine. Onglet Options avancées Dans cet onglet, vous pouvez cocher la case Générer une impression par document. Si cette case n'est pas cochée et que vous imprimez par exemple 5 factures ayant chacune 3 pages, l'imprimante considérera qu'elle reçoit un seul et unique document de 15 pages. Si cette option est cochée alors l'imprimante recevra 5 documents distincts de 3 pages chacun. Cette option peut s'avérer indispensable si, par exemple, votre imprimante dispose d'une option d'agrafage (dans le premier cas les 15 feuilles seront agrafées, dans le deuxième cas les feuilles seront agrafées 3 par 3). Il est aussi nécessaire de cocher cette option si vous utilisez une imprimante multibacs. 4. Cliquez sur [OK] pour enregistrer vos modifications.Menu Dossier 43 Imprimer ) Menu DOSSIER - commande IMPRIMER Cette commande ouvre selon le contenu de la fenêtre en cours : • une fenêtre dans laquelle s’affiche la liste des états disponibles, ou • la fenêtre de mise en page. Exemple Si la fiche d’une immobilisation est ouverte vous pourrez imprimer un état avec la valeur de toutes les rubriques de la fiche. Aperçu avant impression ) Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION La commande APERÇU AVANT IMPRESSION vous permet de consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. Dans la fenêtre de l'aperçu, vous pouvez : • lancer votre impression directement en cliquant sur le bouton . • obtenir votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton . Votre logiciel Adobe Reader® s'ouvre automatiquement et affiche votre édition. Vous pouvez alors l'enregistrer au format PDF. • enregistrer votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton . • envoyer votre édition par e-mail en cliquant sur le bouton . L'édition est alors générée dans un document PDF, mis en pièce jointe dans un nouvel e-mail. Pour cela, vous devez avoir une messagerie électronique. Menu Dossier 44 Impressions ) Menu DOSSIER - commande IMPRESSIONS Votre logiciel mémorise vos impressions. Pour cela vous devez indiquer le nombre d’impressions à conserver dans les préférences d'impression. Par défaut, le programme en garde 10. La commande IMPRESSIONS du menu DOSSIER vous permet : • d’obtenir votre DERNIÈRE IMPRESSION • de REVOIR UNE IMPRESSION parmi celles qui ont été enregistrées. Dernière impression Lorsque vous sélectionnez DERNIÈRE IMPRESSION, la fenêtre d'aperçu vous propose la toute dernière impression que vous avez réalisée. Vous pouvez relancer son édition à partir de cette fenêtre en utilisant le menu CONTEXTUEL (clic droit) commande IMPRIMER TOUT. Revoir une impression La commande REVOIR UNE IMPRESSION vous propose une liste contenant les dernières impressions réalisées. Dans cette liste vous pouvez connaître le Nom, la Taille, la Date et le Chemin utilisés pour chacune des impressions mémorisées. Vous pouvez sélectionner une impression et demander à nouveau son édition : 1. Sélectionnez l'impression que vous souhaitez relancer en cliquant sur la ligne de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Aperçu s'affiche. 3. Activez la commande IMPRIMER TOUT pour lancer votre édition. * Vous pouvez avoir accès directement à l'une des dernières impressions mémorisées en sélectionnant celle-ci directement dans le sous-menu IMPRESSIONS.Menu Dossier 45 Mot de passe ) Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un mot de passe. * L'assistant de création de votre société vous a proposé d’indiquer un mot de passe lors de la dernière étape. Créer un mot de passe Si vous n’avez pas créé de mot de passe et que vous souhaitez le faire maintenant, activez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. 1. Cliquez sur le bouton , la fenêtre suivante s'affiche : 2. Saisissez votre Mot de passe. Si vous voulez qu’il soit visible lors de votre saisie, cochez l’option Afficher le mot de passe en clair. 3. Indiquez un indice qui vous aidera à vous en souvenir La liste déroulante vous propose quelques indices mais vous pouvez en créer un en le saisissant directement dans la zone Indice.Menu Dossier 46 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le programme revient à la fenêtre précédente, il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone concernée. * Lors de l'ouverture de votre fichier, votre mot de passe vous sera demandé. Il vous suffira de le saisir puis de cliquer sur le bouton [OK]. Modifier un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. * Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe affiche des points. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Saisissez votre nouveau mot de passe et confirmez-le. 5. Indiquez également un nouvel indice. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Vous revenez à la fenêtre précédente. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter. Supprimer un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton . 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter. Mode avancé Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Pour une gestion plus complète des utilisateurs, des groupes et de leurs droits vous disposez du mode avancé. Pour y accéder, cliquez sur le bouton .Menu Dossier 47 e-Sauvegarde ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - E-SAUVEGARDE La sauvegarde de vos données est un traitement essentiel dans la bonne tenue de vos dossiers. En effet, 90 % des sociétés qui doivent faire face à des pertes de données informatiques (suite à une panne, un vol de matériel, un incendie, etc.) disparaissent dans les 2 ans qui suivent ces pertes. D'où l'importance d'un système de sauvegarde toujours plus sécurisé et performant. C'est pourquoi Ciel met à votre disposition un système de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, permettant une protection optimale de vos données ; en les conservant hors des locaux de l'entreprise, cette sauvegarde par externalisation représente l'une des meilleures solutions pour un archivage informatique La mise en oeuvre et l'utilisation de e-Sauvegarde nécessitent : • Internet Explorer 5.5 ou supérieure • une connexion Internet, • un logiciel de messagerie • un abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde pour utiliser cette fonctionnalité au-delà de l'offre d'essai dont vous bénéficiez. * A ce titre, nous vous invitons à vous reporter aux conditions générales de souscription à l'offre Ciel e-Sauvegarde. Créer un site Lorsque vous lancez la commande E -SAUVEGARDE pour la première fois, seule la fonction CRÉER LE SITE est accessible. La fonction E-SAUVEGARDE dispose d'un assistant de connexion qui facilite la création de votre site de sauvegarde. Etape 1 1. Dans cette première étape, saisissez votre Code client Ciel. Ce code client vous est remis lors du référencement de votre logiciel auprès du Département Services de Ciel. Il précise notamment votre souscription à l'offre Ciel e-Sauvegarde. Par conséquent, si votre code est incorrect ou erroné, un message vous le signale. 2. Cliquez sur le lien Conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour prendre connaissance de l'abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde. 3. Une fois les termes de l'offre lus, vous revenez sur l'étape 1 de l'Assistant de connexion. Cochez la case J'accepte les conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour passer à l'étape suivante de création de site. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant>].Menu Dossier 48 Etape 2 L'adresse Internet complète de votre site e-Sauvegarde vous est indiquée. 5. Renseignez ensuite vos paramètres d'identification en tant qu'administrateur du site, à savoir : • votre adresse e-mail, pour vous identifier facilement en tant qu'administrateur ; • votre mot de passe que vous confirmez en le saisissant à deux reprises, pour une sécurité et une confidentialité maximales de l'accès au site. * Ces paramètres, qui protègent l'accès à l'espace d'administration de votre site, vous seront demandés à chaque fois que vous souhaiterez vous connecter au site e-Sauvegarde. 6. Cliquez sur [Suivant>] pour continuer le paramétrage de connexion au site e-Sauvegarde. Etape 3 7. Les coordonnées saisies lors de la procédure de référencement de votre logiciel sont reprises dans cette étape. Vérifiez que le nom de la Société, du Contact et le numéro de Téléphone sont corrects, et modifiez-les si nécessaire. Ces informations sont obligatoires et essentielles pour réaliser la création du site e-Sauvegarde. Veillez par conséquent à leur exactitude.Menu Dossier 49 Etape 4 Cette dernière étape vous permet de lancer la création du site et d'y accéder. 8. Après avoir pris connaissance des informations qui vous sont données dans cette dernière fenêtre, cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer le processus de création. Un message vous indique alors que la création du site s'est bien passée. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour accéder à votre site. Votre site e-Sauvegarde est à présent créé. * Un mail de confirmation vous est également envoyé via votre messagerie électronique. Connecter un autre logiciel Ciel au site e-Sauvegarde à partir d'un autre ordinateur... Nous vous rappelons que si vous possédez plusieurs applications Ciel, vous pouvez souscrire un abonnement e-Sauvegarde pour chacun des logiciels que vous possédez. Cela vous permettra ensuite d'archiver les données de vos dossiers sur un seul et même site Internet. Si vous installez toutes ces applications à partir du même poste, l'opération de création de site ne doit être réalisée qu'une seule fois pour tous les produits Ciel auxquels vous avez souscrit l'abonnement. En revanche, si vous souhaitez connecter des logiciels Ciel sur des postes différents, vous devez, dans ce cas, créer votre site de sauvegarde pour chaque logiciel concerné. Activez la commande CRÉER le site comme nous venons de le voir. Si vous avez déjà créé un site de sauvegarde en ligne pour un autre de vos logiciels, l'assistant de connexion n'est alors composé que de deux étapes : • la première étape dans laquelle vous indiquez votre code client et acceptez les conditions générales d'utilisation ; • la deuxième étape dans laquelle vous saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe.Menu Dossier 50 Une vérification de vos droits d'accès est réalisée afin de synchroniser vos applications et le service Ciel e-Sauvegarde. Vous êtes maintenant prêt à réaliser les sauvegardes en ligne de tous les produits Ciel pour lesquels vous avez souscrit une offre e-Sauvegarde. Si vous avez oublié votre mot de passe... A partir de la page d'accueil de votre site e-Sauvegarde, cliquez sur le lien hypertexte J'ai perdu mon mot de passe. Vous accédez alors à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont alors données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe. Réaliser une sauvegarde en ligne Une fois votre site créé, vous pouvez effectuer la sauvegarde de votre dossier sur votre site et archiver ainsi en toute sécurité les données informatiques de votre entreprise. La première sauvegarde que vous effectuerez sera complète. Lors des sauvegardes suivantes, seuls les éléments nécessaires seront mis à jour. Ce système de sauvegarde incrémentale permet de réduire le temps du traitement. 1. Sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION puis activez la commande E-SAUVEGARDE. Vous accédez à la fenêtre Option de sauvegarde dans laquelle vous pouvez saisir quelques lignes explicatives ou donner une description de la sauvegarde. Cela vous permettra ensuite de l'identifier facilement et rapidement sur votre site ou via le Gestionnaire de sauvegardes et d’archives. L'option Archiver la sauvegarde cochée vous permet de stocker la sauvegarde en archive. Une archive est une sauvegarde complète et définitive des données à un moment précis. 2. Cliquez sur le bouton [Démarrer] pour lancer le traitement. La sauvegarde du dossier est d'abord réalisée sur votre disque puis elle est transférée vers votre site e-Sauvegarde. A la fin du traitement, un message vous informe que la sauvegarde a été réalisée avec succès. Restaurer une sauvegarde ...réalisée avec e-Sauvegarde version 1 1. A partir de votre logiciel, sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION - E-SAUVEGARDE, puis activez la commande ACCÉDER AU SITE. 2. Cliquez sur le lien Archives de la barre de navigation horizontale de votre site. 3. Cliquez ensuite sur le dossier Archives e-Sauvegarde V.1 puis sélectionnez la sauvegarde à restaurer. 4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquez le répertoire dans lequel vous souhaitez copier la sauvegarde. 5. Une fois le téléchargement terminé, activez la commande RESTAURATION du menu DOSSIER - SAUVEGARDE/ RESTAURATION et sélectionnez le fichier téléchargé précédemment. ...réalisée avec e-Sauvegarde version 2 1. A partir de votre logiciel, sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION - E -SAUVEGARDE, puis activez la commande RESTAURATION.Menu Dossier 51 La fenêtre Gestionnaire de sauvegardes et d'archives s'ouvre. 2. Dans la partie inférieure de la fenêtre, sélectionnez la sauvegarde à restaurer puis cliquez sur le bouton [Restaurer une sauvegarde], ou activez la commande RESTAURER du menu CONTEXTUEL (clic droit). Une fois le téléchargement de la sauvegarde terminé, le gestionnaire se ferme automatiquement afin d’effectuer la restauration. Transférer une sauvegarde en archive 1. Pour transférer une sauvegarde en archive, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Archiver une sauvegarde] ou activez la commande ARCHIVER du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Pour quitter le gestionnaire, sélectionnez la commande QUITTER du menu FICHIER. Restaurer une archive 1. Cliquez sur l’onglet Archives. 2. Dans la partie inférieure de la fenêtre, sélectionnez l’archive à restaurer puis cliquez sur le bouton [Restaurer une archive] ou activez la commande RESTAURER du menu CONTEXTUEL. Une fois le téléchargement de l'archive terminé, le gestionnaire se ferme automatiquement afin d'effectuer la restauration. Supprimer une archive 1. Pour supprimer une archive, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Supprimer une archive], ou activez la commande SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Pour quitter le gestionnaire, sélectionnez la commande QUITTER du menu FICHIER. Attention ! Dans la zone Dossier Société, vérifiez que le dossier sélectionné correspond bien à celui dans lequel vous travaillez actuellement.Menu Dossier 52 Accéder au site La commande ACCÉDER AU SITE vous permet de vous connecter à votre site e-Sauvegarde pour visualiser l’ensemble des sauvegardes et des archives réalisées pour chaque dossier. Identifiez-vous en saisissant votre adresse e-mail ainsi que le mot de passe que vous avez défini lors de la création, puis cliquez sur le lien hypertexte Envoi. Supprimer le site La commande SUPPRIMER LE SITE vous permet d'effacer toutes traces des paramètres de votre site e-Sauvegarde sur votre disque ainsi que sur le serveur. 1. Dans la fenêtre Suppression de site, précisez votre identifiant administrateur, qui correspond à votre adresse e-mail. 2. Saisissez ensuite votre mot de passe administrateur, identique à celui que vous avez saisi lors de la création du site. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Si vous avez oublié votre mot de passe... Cliquez sur le bouton [J'ai perdu mon mot de passe]. Vous accédez alors à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont alors données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe.Menu Dossier 53 Sauvegarde ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE / RESTAURATION - SAUVEGARDE Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. 1. Si nécessaire, connectez le support sur lequel vous sauvegardez votre dossier (clé USB, disque dur externe...). 2. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE du menu DOSSIER. La fenêtre suivante s’affiche : * Les préférences, si vous en avez définies (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE) sont reprises. 1. Sélectionnez le format du fichier de sauvegarde. Vous disposez de trois formats : • Zip : la copie de votre dossier sera réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier sera réalisée à l'identique de l'original. • e-Sauvegarde : la sauvegarde de votre dossier sera réalisée à distance sur Internet. Voir Réaliser une sauvegarde en ligne, page 50. 2. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et sélectionnez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 3. Précisez éventuellement le Nom de la copie. Si cette zone n'est pas renseignée, le nom du dossier original sera utilisé comme nom de la copie. 4. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom si vous souhaitez personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé afin de valider ou non le remplacement. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous souhaitez sauvegarder : • Votre dossier, • Vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 5. Si vous voulez par la suite lancer directement la sauvegarde selon les paramètres que vous venez de définir dans cette fenêtre, cochez la case Ne plus demander. Vous pourrez toujours modifier les paramè- tres de sauvegarde par le menu DOSSIER commande OPTIONS-PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.Menu Dossier 54 Restauration ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées. * Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux. * Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. Menu Dossier 55 La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin est. 5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer].Menu Dossier 56 Quitter ) Menu DOSSIER - commande QUITTER Cette commande permet de quitter l'application. Si un dossier est ouvert lorsque vous activez la commande, il est automatiquement fermé. D'autres moyens sont à votre disposition pour quitter l'application : • Le raccourci clavier + . • La commande FERMETURE, présentée dans le menu Système que vous ouvrez en cliquant sur l'icône présentée dans l'angle haut/gauche de la fenêtre application. • Un double-clic sur l'icône du menu système. • Un clic sur la case de fermeture de la fenêtre , placée dans l'angle haut/droit de la fenêtre application. Si vous avez activé l'alerte sauvegarde, dans les préférences sauvegarde de votre logiciel, un message vous rappelle que vous devez effectuer régulièrement des sauvegardes et vous demande si vous souhaitez en effectuer une avant de quitter votre logiciel. LReportez-vous au chapitre Les Préférences - Sauvegarde du manuel électronique Annexes disponible dans le menu AIDE.Annuler Couper, Copier, Coller Effacer Fiches Sélectionner tout Rechercher, Poursuivre la recherche Atteindre Rafraîchir Tout afficher Liste Menu EditionMenu Edition 58 Vue d’ensemble A l'ouverture d'une commande du menu LISTES, le menu EDITION devient actif. Il présente des commandes permettant d'effectuer des traitements simples sur les éléments de la liste, comme la création, la modification d'une fiche ou encore les opérations de COUPER-COPIER-COLLER. La plupart des commandes présentées dans le menu EDITION peuvent être également activées par le menu CONTEXTUEL : vous ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris.Menu Edition 59 Annuler ) Menu EDITION - commande ANNULER Vous utilisez cette commande pour annuler la dernière action que vous venez de réaliser. Couper ) Menu EDITION - commande COUPER Cette commande vous permet de retirer d'un document un texte (ou une image) sélectionné et de le stocker dans le presse-papiers afin de pouvoir le récupérer et le coller dans un autre document. L'action de couper efface la sélection. Copier ) Menu EDITION - commande COPIER Cette commande vous permet de copier du texte sélectionné (ou une image) dans le presse-papiers. Vous réutiliserez ce texte dans un autre document en utilisant la commande COLLER. Coller ) Menu EDITION - commande COLLER Cette commande vous permet de coller un texte ou une image préalablement copié et stocké dans le presse-papiers. Effacer ) Menu EDITION - commande EFFACER Cette commande permet d'effacer une sélection. Attention ! Ne pas confondre avec la commande SUPPRIMER qui touche les informations stockées dans une base et non des informations simplement affichées comme par exemple le texte d'une note.Menu Edition 60 Fiches ) Menu EDITION - commande FICHES Cette commande est active seulement si une liste ou une fiche est ouverte (Liste des clients, fournisseurs, contacts, liste des factures, etc.). Elle permet de : • CRÉER : créer un nouvel élément dans la liste en cours, identique au bouton [Créer]. • MODIFIER : modifier un des éléments présentés dans une liste, similaire au bouton [Modifier]. • PROPRIÉTÉS : cette commande est contextuelle, elle permet d'afficher les propriétés d'un élément sélectionné dans une liste. Attention, cette commande n'est pas systématiquement active. • ENREGISTRER : enregistrer les modifications apportées dans une fiche. • VERSION PRÉCÉDENTE : revenir à la fiche telle qu'elle était avant modification. • INSÉRER : insérer un élément dans la liste. • SUPPRIMER : supprimer un élément de la liste, identique au bouton [Supprimer]. • DUPLIQUER : dupliquer un élément de la liste. Sélectionner tout ) Menu EDITION - commande SÉLECTIONNER TOUT Cette commande sélectionne toutes les informations d'une zone active. Par exemple tout le texte d'une zone saisissable, tous les éléments d'une liste, etc. Rechercher ) Menu EDITION - commande RECHERCHER La commande RECHERCHER est utilisée pour effectuer une recherche dans une liste). Elle s'applique aux informations affichées dans la liste active et non à celles contenues dans les fichiers. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre puis cliquez sur le bouton [Ok]. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des libellés puis sélectionne le premier élément répondant à la demande. Les cases à cocher Mot entier uniquement, Respecter Min/Maj et Sélectionner les éléments sont des options qui permettent d'indiquer des critères de recherche plus pointus. • Mot entier uniquement : si cette case est cochée vous devez saisir entièrement le mot que vous recherchez tel qu'il est enregistré dans votre liste. Par exemple, pour rechercher une immobilisation contenant le mot LOGICIEL, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez LOG, votre recherche ne pourra aboutir. • Respecter Min/Maj : si cette case est cochée vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche. Par exemple, pour rechercher une immobilisation dont le libellé est enregistré sous LOGICIEL, vous devrez indiquer le mot en majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. Par contre vous pouvez saisir l'abréviation LOG, votre recherche sera alors effectuée avec succès. • Sélectionner les éléments : si cette case est cochée le programme sélectionnera tous les éléments concernés par votre recherche.Menu Edition 61 Poursuivre la recherche ) Menu EDITION - commande POURSUIVRE LA RECHERCHE Une fois un élément trouvé par la commande RECHERCHER, on peut relancer le traitement avec les mêmes critères afin de trouver l'élément suivant qui correspond à ceux-ci. Il suffit donc d'appeler cette option. Atteindre ) Menu EDITION - commande ATTEINDRE Lorsque vous êtes dans une fiche, la commande atteindre vous permet d'accéder rapidement à une autre fiche sans repasser par la liste des fiches. C'est l'équivalent du bouton qui se trouve en haut de certaines fiches. Rafraîchir ) Menu EDITION - commande RAFRAÎCHIR Cette commande rafraîchit l'affichage dans les listes. Dans la plupart des cas, le rafraîchissement est automatique. Tout afficher ) Menu EDITION - commande TOUT AFFICHER Cette commande vous permet, lorsque vous venez d'exécuter un filtre dans une liste, de revenir à la liste initiale. Liste ) Menu EDITION - commande LISTE La fonction Liste permet d'obtenir la liste des éléments disponibles quand vous avez à saisir une information qui elle-même appartient à une liste.ÆMenu uniquement disponible en mode cahier. Saisie cahier Saisie Z de caisse Relevé bancaire Saisie des A-nouveaux Plan de comptes Journaux Modes de paiement Paramétrage des cahiers Liste des tâches, Rappels Formats d’import relevé Règles d’affectation relevé, Autres listes Menu Ma ComptaMenu Ma Compta 63 Vue d’ensemble Le menu MA COMPTA est composé des commandes permettant de : • définir les éléments de base de votre comptabilité (plan de comptes, journaux, modes de paiement), • saisir vos écritures (saisie cahier, des A-nouveaux, des relevés bancaires), • de gérer votre dossier de travail par la tenue d’un agenda ou la définition de vos propres rubriques (Liste des tâches, Rappels, Autres Listes, Règles).Menu Ma Compta 64 Saisie cahier ) Menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER Liste des cahiers Les cahiers permettent de gérer une comptabilité de façon simple basée sur la méthode de saisie manuelle en comptabilité. A l’activation de cette commande, la liste des cahiers s’affiche. Vous pouvez afficher les cahiers selon les critères suivants : • période : vous pouvez afficher les cahiers par mois, trimestre ou année. • validation : vous pouvez afficher Tous les cahiers (validés et non validés), uniquement les cahiers Validés ou ceux Non validés. • saisie : vous pouvez afficher Tous les cahiers (saisis et non saisis), uniquement les cahiers non saisis (Vides) ou les cahiers saisis (Non Vides). * Ces critères sont visibles lorsque l'option Affiner la sélection est activée via le bouton . • Dans la partie gauche, vous pouvez n’afficher qu’une catégorie de cahier en cliquant dessus. • Dans la partie droite s'affiche la liste des cahiers que vous avez créés. Ils sont déployés sur tous les mois de l'exercice en cours (N) et de l'exercice qui suit (N+1).Menu Ma Compta 65 Pour réduire/déployer tous les cahiers : Faites un clic droit pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande TOUT RÉDUIRE ou TOUT DÉPLOYER. Pour réduire/déployer un cahier : Cliquez sur le signe «-» ou «+» du cahier. Créer un cahier 1. Dans la liste des cahiers, cliquez sur le bouton [Créer]. Un assistant s'affiche et vous guide dans la création de votre cahier. Si vous avez sélectionné la catégorie Tous dans la liste des cahiers, une étape vous demande de choisir le type de cahier à créer. Pour cela, cliquez sur le bouton correspondant. 2. Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Vous pouvez à tout moment revenir sur une étape via le bouton [Précédent<]. Création d'un cahier des Ventes / des Achats ou d’un cahier des Dépenses / des Recettes * Que votre comptabilité soit en créances/dettes ou en dépenses/recettes, la création d'un cahier des Ventes, des Achats ou des Recettes, des Dépenses est identique. Etape1 1. Saisissez le nom de votre cahier. Soyez précis afin de pouvoir distinguer vos différents cahiers par la suite.Menu Ma Compta 66 Etape 2 2. Saisissez le nombre de comptes d'achats ou de ventes ou de dépenses de recettes ainsi que le nombre de compte de TVA que vous utilisez pour la saisie de vos écritures. Etape 3 Vous allez sélectionner les comptes à utiliser dans le cahier. Par la suite, vous pourrez toujours en ajouter. 3. Dans la colonne Intitulé ou N°Compte, cliquez sur l’icône d’appel de liste . 4. Dans la liste des comptes qui s'affiche, choisissez le compte à utiliser. Si celui-ci n'existe pas, vous pouvez le créer directement en cliquant sur le bouton . 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre de l'assistant. * Vous pouvez directement saisir le numéro de compte dans la colonne N°Compte. 6. De la même façon, sélectionnez les autres comptes. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer]. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est réalisée correctement. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer. Création d'un cahier de Trésorerie 1. Dans l’assistant de création de cahier, saisissez le nom de votre cahier de Trésorerie. 2. Cliquez sur le bouton [Terminer]. 3. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est réalisée correctement. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer. La fenêtre de cette étape ne se présente pas de la même façon selon le nombre de comptes que vous ajoutez.Menu Ma Compta 67 Modifier le paramétrage d'un cahier 1. Dans la liste des cahiers, sélectionnez le cahier à modifier. 2. Cliquez sur le bouton .Voir Paramétrage des cahiers, page 74. Saisir les écritures dans un cahier en Créances/Dettes 1. Sélectionnez le cahier dans lequel des écritures sont à saisir. 2. Choisissez le mois correspondant à votre saisie puis cliquez sur le bouton . La grille de saisie s'affiche. * Les colonnes de la grille de saisie varient selon le paramétrage du cahier, notamment en fonction des comptes que vous avez ajoutés lors de la création des cahiers. Les principales informations à renseigner, selon les paramètres par défaut des cahiers, sont : • Le Jour : indiquez la date du jour de l'opération. Ne saisissez pas le mois et l'année. Vous pouvez utiliser le calendrier en cliquant sur l'icône . • L’ Intitulé du compte (colonne Fournisseur sur un cahier d’achat et colonne Client sur un cahier des ventes) : choisissez le fournisseur ou client ou poste de trésorerie, son numéro s’affiche alors automatiquement. • Le N° de compte : choisissez le compte du fournisseur ou du client ou du poste de trésorerie. Son intitulé s'affiche alors automatiquement. * Dans un cahier de trésorerie, vous pouvez indiquer en contrepartie un compte de banque ou d’exploitant. • Le Libellé : précisez, dans la colonne Libellé, le nom de votre opération. • Le mode de paiement : le choix du mode de paiement de l’opération est uniquement disponible dans un cahier de trésorerie.Menu Ma Compta 68 • Le Montant : Pour les écritures d'Achats ou de Ventes, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Montant. Pour les écritures de Trésorerie, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Mt dépenses ou Mt recettes selon le type de l'opération : débit ou crédit. • Autre compte et Montant : la colonne Autre compte permet de renseigner un compte que vous utilisez exceptionnellement voire qu'une seule fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de l'ajouter dans les paramè- tres du cahier. Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le montant de l’opération dans la colonne Montant. 3. Renseignez les autres colonnes qui correspondent aux comptes que vous avez ajoutés. • Lorsque vous cliquez dans une cellule, si l’icône Liste s'affiche, cliquez dessus pour sélectionner un élément. • Lorsque vous cliquez dans une cellule, si l'icône Calculatrice s'affiche, cliquez dessus pour lancer le calcul automatique. La calculatrice s'affiche par exemple sur un compte de TVA afin de calculer automatiquement le montant de la TVA. 4. Une fois que vous avez saisies toutes vos écritures, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. * Vous pouvez visualiser les écritures saisies via le menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES. Saisir une écriture dans un cahier en Dépenses/Recettes 1. Sélectionnez le cahier dans lequel des écritures sont à saisir. 2. Choisissez le mois correspondant à votre saisie puis cliquez sur le bouton . La grille de saisie s'affiche. Attention ! Le montant de l'opération doit obligatoirement être en TTC, sinon les calculs sur l'opération seront erronés.Menu Ma Compta 69 * Les colonnes de la grille de saisie varient selon le paramétrage du cahier, notamment en fonction des comptes que vous avez ajoutés lors de la création des cahiers. Les principales informations à renseigner selon les paramètres par défaut, sont les suivantes : • le jour : indiquez la date du jour de l'opération. Vous pouvez utiliser le calendrier en cliquant sur l'icone . • le libellé : précisez, dans la colonne Libellé, le nom de votre opération. • le mode de paiement : sélectionnez le mode de paiement utilisé. • le numéro de pièce : saisissez-le dans la colonne N°pièce. Cette référence n’est pas obligatoire. • le montant de l'opération : celui-ci doit obligatoirement être en TTC sinon les calculs sur l'opération sont erronés. Saisissez ce montant dans la colonne Montant dépenses TTC ou Montant recettes TTC selon le type de l'opération : débit ou crédit. • le pointage : cochez la case de cette colonne si vous voulez pré-pointer l’écriture. • le montant HT : dans la colonne qui porte l’intitulé du compte sur lequel l’opération doit être imputée, cliquez sur l’icone de la calculatrice afin de calculer le montant HT. • le montant de la TVA : dans la colonne correspondant au taux de TVA, cliquez sur l'icone de la calculatrice afin de calculer le montant de la TVA. • Autre compte et Montant TTC autre compte : la colonne Autre compte permet de saisir une écriture sur un compte que vous utilisez exceptionnellement voire qu'une seule fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de l'ajouter dans les paramètres du cahier. Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le montant de l’opération dans la colonne Montant TTC autre compte. • Les autres colonnes correspondent aux comptes que vous avez ajoutés. 3. Renseignez les différentes colonnes. Lorsque vous cliquez dans une cellule, si le logiciel affiche : • l’icône d’appel de liste , cliquez dessus pour sélectionner un élément. • l'icône Calculatrice , cliquez dessus pour lancer le calcul automatique. La calculatrice s’affiche par exemple sur un compte de TVA afin de calculer le montant de la TVA. 4. Lorsque qu’une écriture se répète, vous pouvez la mettre en abonnement. Ainsi, vous ne la saisissez qu’une seule fois. Par la suite, le logiciel vous proposera de l’enregistrer. Sélectionnez la ligne d’écriture à passer en abonnement puis cliquez sur le bouton . Voir Saisir des écritures d'abonnements, page 69. 5. Une fois que vous avez saisi toutes vos écritures, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. * Vous pouvez visualiser les écritures saisies via le menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES. Saisir des écritures d'abonnements 1. Vous avez plusieurs possibilités pour accéder à cette fonction : • A partir de la liste des cahiers ou de la liste des paramétrages des cahiers 1. Cliquez sur le bouton et saisissez votre écriture en intégralité comme une écriture habituelle.Menu Ma Compta 70 2. Le bouton s’affiche, cliquez alors dessus. • A partir d’une grille de saisie d’un cahier : cliquez sur le bouton [Créer] situé dans le groupe Abonnements. La fenêtre Périodicité s’affiche et permet de saisir les paramètres qui déterminent l'abonnement. 2. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au). 3. Définissez la fréquence des opérations dans la zone Tous les. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider puis sur le bouton [Enregistrer]. Liste des abonnements d'un cahier Cette commande permet de consulter ou de saisir des écritures d’abonnements. Pour voir les écritures d'abonnements enregistrés dans un cahier : 1. Sélectionnez le cahier concerné. 2. Cliquez sur le bouton [Liste des abonnements]. Pour saisir des écritures d’abonnements, reportez-vous au paragraphe ci-dessus “Saisir des écritures d'abonnements”, page 69. Enregistrer les abonnements d'un cahier Si une écriture d'abonnement (périodique) est saisie dans un cahier, à l'ouverture de celui-ci via le bouton , la fenêtre Enregistrer les abonnements du cahier s'affiche. Cette commande affiche la liste des écritures dont vous avez programmé l’enregistrement en créant un abonnement. A partir de cette liste, vous pouvez enregistrer l'écriture immédiatement ou repousser son enregistrement.Menu Ma Compta 71 Passer une écriture d’abonnement plus tard Pour repousser l'enregistrement d'une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Plus tard]. Passer une écriture d’abonnement immédiatement Pour enregistrer immédiatement une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Maintenant]. • Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Saisie Z de caisse ) Menu MA COMPTA - commande SAISIE Z DE CAISSE Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Saisie Z de caisse”, page 194. Relevé bancaire ) Menu MA COMPTA - commande RELEVÉ BANCAIRE Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Relevé bancaire”, page 188. Saisie des A-nouveaux ) Menu MA COMPTA - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Saisie des A-nouveaux”, page 198.Menu Ma Compta 72 Le Plan de comptes ) Menu MA COMPTA - commande PLAN DE COMPTES La commande PLAN DE COMPTES regroupe les comptes livrés par défaut dans votre logiciel ainsi que ceux que vous créez. Le plan de comptes fonctionne à l’identique aussi bien en mode standard qu’en mode cahier. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Plan de comptes”, page 88.Menu Ma Compta 73 Journaux ) Menu MA COMPTA - commande JOURNAUX Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Journaux”, page 104. Modes de paiement ) Menu COMPTA - commande MODES DE PAIEMENT Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Modes de paiement”, page 106.Menu Ma Compta 74 Paramétrage des cahiers ) Menu MA COMPTA - commande PARAMÉTRAGE DES CAHIERS

Cette commande présente la liste des paramétrages des cahiers, c’est-à-dire les modèles de cahiers à partir desquels sont établis les grilles de saisie. Le paramétrage de ce modèle permet de définir les colonnes qui composent la grille de saisie d'un cahier. Vous pouvez créer, modifier, supprimer un modèle de cahier ou encore définir des écritures d'abonnement dans un cahier. Créer un modèle de cahier Pour définir un nouveau modèle de cahier, cliquez sur la flèche du bouton [Créer] puis sélectionnez la fonction Créer à partir d'un assistant. L'assistant de création d'un cahier s'affiche. La création d’un modèle de cahier est identique à celle d’un cahier. Voir Créer un cahier, page 65. Paramétrer un modèle de cahier 1. Cliquez sur la catégorie du cahier puis sélectionnez le modèle de cahier dans la liste située à droite. 2. Cliquez sur le bouton . * Vous pouvez directement double-cliquer sur le modèle de cahier.Menu Ma Compta 75 La fenêtre de paramétrage s’affiche. Selon les besoins de saisie du cahier, vous pouvez ajouter, supprimer un compte, définir les colonnes. Ajouter un compte 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter un compte]. Dans la liste des comptes qui s'affiche, sélectionnez le compte à ajouter. Si le compte n'existe pas, vous pouvez le créer directement via le bouton [Créer] situé en bas de la fenêtre. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un compte * Vous ne pouvez pas supprimer un compte si le cahier a été utilisé. 1. Dans la partie Colonnes de saisie, sélectionnez le compte à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer un compte]. 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui]. Définir les colonnes de saisie Dans la partie Colonnes de saisie, un tableau affiche les colonnes de la grille de saisie du cahier. Vous retrouvez les colonnes définies par défaut (Jour, N° compte, etc.) ainsi que les comptes que vous avez ajoutés. Affichage Vous pouvez choisir d'afficher ou non certaines colonnes de votre grille de saisie. Pour cela, cochez ou décochez la case correspondante. Une coche verte vous indique si l'affichage est activé. Exemple : l'affichage de la colonne N°pièce est désactivé par défaut. Si vous voulez la rendre visible afin de renseigner le numéro de pièce lors de vos saisies, il suffit de cocher la case correspondante.Menu Ma Compta 76 * Les colonnes Jour, N°Compte, Montant et celles de vos comptes sont obligatoires pour la saisie de vos écritures. Il est donc impossible de désactiver leur affichage. Intitulés des colonnes Vous pouvez changer le titre des colonnes de la grille de saisie du cahier, ainsi vous pouvez l’adapter à vos habitudes, méthodes de travail. 1. Cliquez dans la cellule de l'intitulé à modifier (Intitulé colonne 1) et saisissez le nouveau nom de la colonne. Exemple : vous pouvez changer la colonne Montant par «Montant TTC». * Il est possible de saisir jusqu'à 13 caractères sur un e ligne. Si votre titre est long, vous pouvez l'afficher sur 2 lignes. 2. Pour cela, dans Intitulé colonne ligne 2, cliquez dans la cellule correspondante et saisissez la suite du titre. 3. Pour valider votre paramétrage, cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un modèle de cahier 1. Cliquez sur la catégorie du cahier puis sélectionnez-le dans la liste située à droite. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Créer une écriture d'abonnement Si une opération est périodique, par exemple : facture de téléphone, loyer, etc. vous pouvez saisir un abonnement et définir la fréquence de l'opération. Ainsi, vous n'aurez à saisir votre écriture qu'une seule fois. 1. Sélectionnez le cahier dans lequel une écriture d'abonnement est à enregistrer. 2. Cliquez sur le bouton .La grille de saisie du cahier s'affiche. 3. Saisissez intégralement l'écriture. 4. Cliquez sur le bouton [Périodicité] afin de définir les paramètres qui déterminent l'abonnement. 5. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au). 6. Définissez la fréquence des opérations dans la zone Tous les. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Vous revenez à la grille de saisie de l’écriture d’abonnement. 8. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Attention Il est impossible de supprimer un paramétrage utilisé dans la saisie d’un cahier.Menu Ma Compta 77 Liste des tâches ) Menu MA COMPTA - commande LISTE DES TÂCHES Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Liste des tâches”, page 237. Rappels ) Menu MA COMPTA - commande RAPPELS Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Rappels”, page 240. Formats d’import relevé ) Menu MA COMPTA - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Formats d’import relevé”, page 116. Règles d’affectation relevé ) Menu MA COMPTA - commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Règles d’affectation relevé”, page 119. Autres listes ) Menu MA COMPTA - commande AUTRES LISTES Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Autres listes”, page 124.ÆMenu uniquement disponible en mode cahier. Liste des écritures Saisie kilomètre Consulter un compte Pointage manuel Contrepassation Validation brouillard Fin d’exercice Etats Menu Expert comptableMenu Expert comptable 79 Vue d’ensemble Ce menu permet d’accéder aux principaux traitements comptables et de fin d’exercice : consultation des écritures, d’un compte, pointage des écritures, validation du brouillard, éditions, clôture, etc.Menu Expert comptable 80 Liste des écritures ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES LLe fonctionnement de la liste des écritures étant identique en mode cahier et mode standard, reportezvous au paragraphe “Ecritures”, page 85 pour plus de détails. Saisie au kilomètre ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande SAISIE KILOMÈTRE Avec le mode saisie kilomètre, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates mais toujours d’un même mois. C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez l'utiliser plus particulièrement pour enregistrer les bordereaux de remises en banque. LLe fonctionnement de la saisie au kilomètre étant identique en mode cahier et mode standard, reportez-vous au paragraphe “Saisie standard et saisie au kilomètre”, page 200 pour plus de détails.Menu Expert comptable 81 Consulter un compte ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONSULTER UN COMPTE LLa consultation d’un compte fonctionne à l’identique en mode cahier et mode standard. Reportez-vous au paragraphe “Consulter un compte”, page 98 pour plus de détails. Pointage manuel ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande POINTAGE MANUEL

LLe fonctionnement du pointage étant identique en mode cahier et mode standard, reportez-vous au paragraphe “Pointage manuel”, page 216 pour plus de détails. Contrepassation ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONTREPASSATION LLe fonctionnement de la contrepassation étant identique en mode cahier et mode standard, reportezvous au paragraphe “Contrepassation”, page 228 pour plus de détails. Validation du brouillard ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande VALIDATION BROUILLARD LLe fonctionnement de la validation du brouillard étant identique en mode cahier et mode standard, reportez-vous au paragraphe “Validation brouillard”, page 232 pour plus de détails.Menu Expert comptable 82 Fin d’exercice ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande FIN D’EXERCICE L'assistant Top Clôture ) Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE Voir L’assistant Top Clôture, page 233. Clôture ) Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - CLÔTURE Voir Clôture, page 234. Réouverture ) Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - RÉOUVERTURE Voir Réouverture, page 234. Etats ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande ÉTATS Les états permettant d’éditer le brouillard, les journaux et le journal centralisateur sont regroupés dans le menu EXPERT COMPTABLE. En mode standard, ces mêmes états sont accessibles par le menu ETATS, vous retrouverez donc le détail dans le chapitre correspondant. Brouillard ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande ÉTATS - BROUILLARD Voir Brouillard, page 253. Journaux - Centralisateur ) Menu EXPERT COMPTABLE - commandes ÉTATS - JOURNAUX et CENTRALISATEUR Voir Journaux - Centralisateur, page 252.Ecritures Plan de comptes, Consulter un compte Prévisions, Codes analytiques Journaux Modes de paiement, Chéquiers Familles Top Saisie Modèles/abonnements Devises Infos perso. Formats d’import relevé, Règles d’affectation relevé Autres listes Menu ListesMenu Listes 84 Vue d’ensemble Le menu LISTES est composé d'éléments ayant des répercussions directes sur la saisie des écritures et les traitements à effectuer.Menu Listes 85 Ecritures ) Menu LISTES - commande ÉCRITURES ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES La liste des écritures présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. * Le mode cahier ne gère pas les écritures en simulation ni la comptabilité analytique. Les boutons situés dans le cadre Affichage permettent de présenter les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l’option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet d’afficher les écritures du mouvement dans la partie inférieure de la fenêtre. Le détail peut être présenté par lignes d'écritures ou par lignes analytiques. Si vous gérez les écritures analytiques par répartition, cochez le ou les niveaux afin d'afficher les montants calculés en fonction des pourcentages de répartition. • Lignes comptables. • Lignes analytiques : si vous gérez les écritures analytiques par répartition, cochez le ou les niveaux afin d'afficher les montants calculés en fonction des pourcentages de répartition. Affiner la sélection La zone affichée en-dessous des boutons propose des critères supplémentaires de tri. Vous pouvez alors : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au. • préciser le statut (Brouillard, Validation ou Simulation) des écritures à afficher en cliquant sur la zone Statut. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal.Menu Listes 86 * Vous pouvez activer ou désactiver l’affichage de cette zone en cliquant sur le bouton et en sélectionnant la commande AFFINER LA SÉLECTION. Saisir une écriture En mode Standard 1. Pour saisir une écriture, cliquez sur le bouton [Créer]. Ce bouton ouvre un menu déroulant comportant différentes grilles de saisie disponibles également depuis le menu SAISIES. 2. Sélectionnez la grille de saisie de votre choix. LPour plus d’informations sur ces grilles de saisie, reportez-vous au “Menu Saisies”, page 162 . En mode cahier 1. Cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre de saisie au kilomètre s'affiche. Saisissez alors votre écriture. Voir Saisie standard et saisie au kilomètre, page 200. Modifier une écriture * Vous ne pouvez pas modifier une écriture lettrée ou pointée. Vous avez toujours la possibilité de délettrer ou dépointer une écriture tant qu'elle n'est pas validée. 1. Pour modifier une écriture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer une écriture * Vous ne pouvez pas supprimer une écriture lettrée ou pointée. Vous avez toujours la possibilité de délettrer ou dépointer une écriture tant qu'elle n'est pas validée.Menu Listes 87 1. Pour supprimer une écriture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression. Modifier ou consulter un compte Ces deux boutons permettent d'ouvrir la fiche du compte sur lequel l'écriture est saisie soit pour modification soit pour consultation. Ainsi, vous n'avez pas à passer par la commande PLAN DE COMPTES ou CONSULTATION D'UN COMPTE. 1. Sélectionnez l'écriture concernée. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier] ou [Consulter]. Totaliser des colonnes de la liste des écritures Cette commande est particulièrement utile lorsque vous gérez des Infos perso. 1. Cliquez sur l’intitulé d’une colonne qui comporte des valeurs numériques, par exemple la colonne Montant. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande TOTALISER. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez le type de total que vous voulez obtenir : somme, moyenne, minimum, maximum. 4. Cochez éventuellement l’option Prendre en compte les valeurs nulles. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Le résultat s’affiche tout en bas de la colonne.Menu Listes 88 Plan de comptes ) Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES ) Menu MA COMPTA - commande PLAN DE COMPTES La commande PLAN DE COMPTES regroupe les comptes livrés avec le plan comptable que vous avez choisi lors de la création de votre dossier ainsi que ceux que vous créez. LPour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au manuel Annexes disponible dans le menu AIDE. Afficher l’aperçu (Uniquement disponible en mode Standard) Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’un compte. 1. Sélectionnez dans la liste le compte pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre compte dans la liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton 3. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau l’option Afficher l’aperçu.Menu Listes 89 Créer un compte 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre Nouveau compte, saisissez le Numéro de compte ainsi que son Libellé. Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte. Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. Ces informations sont visibles dans la liste des plans de compte au niveau de la colonne Informations. En mode cahier Si vous créez un compte de TVA (445) Les options de TVA apparaissent. Vous pouvez déterminer le Type de TVA (Collectée, Déductible, En attente collectée, En attente déductible, A décaisser, Crédit de TVA, Acompte de TVA) et le Taux à appliquer au compte. Cliquez sur l’icône pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies. Si vous créez un compte de Banque (512) RIB 1. Saisissez les codes IBAN et BIC du compte. 2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB. Pour récupérer les informations d'un autre compte Banque, cliquez sur le bouton . 3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. Import relevé Cette zone permet d'attribuer au compte le format et le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque. 4. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. Si celui-ci ne figure pas dans la liste, vous pouvez le créer en cliquant sur le bouton [Créer]. 5. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Ainsi, lors de la saisie par relevé bancaire, ces informations seront automatiquement reprises et il ne vous sera pas demandé de choisir le format et le fichier d’import. En mode standard Onglet Options Utilisation 1. Pour qu'un compte puisse être utilisé en saisie, cochez impérativement l’option Utilisable. A l’inverse, pour diverses raisons, il est possible d’interdire l'utilisation d'un compte en saisie. Dans ce cas, décochez l’option Utilisable. Exemple Vous avez créé un compte fournisseur 401DURAN et vous lui avez affecté des écritures. Vous constatez, par la suite, qu'il existe déjà un compte 401DURAND pour ce fournisseur. En conséquence, vous devez tout d'abord solder le compte 401DURAN, au profit du compte 401DURAND. Le compte 401DURAN ayant été mouvementé, vous ne pouvez pas le supprimer : le logiciel comme la réglementation, l'interdisent. En revanche, vous pouvez interdire la saisie de nouvelles écritures sur ce compte en décochant l’option Utilisable.Menu Listes 90 Lettrage/pointage 2. Si le compte doit faire l’objet d’un lettrage et/ou pointage, cochez les options Lettrable et Pointable. • La zone Lettrable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un lettrage ; en principe, il s'agit des comptes de tiers (clients, fournisseurs). Vous pouvez indiquer le prochain code lettrage à utiliser. • La zone Pointable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un pointage. Vous pouvez indiquer le prochain code pointage à utiliser. Budgets/analytique 3. Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela, cochez la case Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors des saisies d’écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône . Voir Affectation sur plusieurs codes analytiques, page 95. * Si vous avez coché, au préalable, l'option Ventilation analytique/budgétaire obligatoire dans les Préférences comptables (menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, groupe Comptabilité puis Analytique), vous serez obligé d'affecter un code analytique lors de la saisie des écritures. Le code analytique par défaut associé au compte sera alors repris automatiquement. Saisie Cette partie regroupe des paramètres intervenant lors de la saisie des écritures. Le fait de ne pas les cocher accélérera la saisie standard et au kilomètre. En effet, le programme ne placera pas le curseur sur ces zones. • L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage. • Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez l'option Echéance pour les comptes clients et les comptes fournisseurs. Vous ne cocherez pas cette option pour les autres comptes à l'exception d'une utilisation spécifique (par exemple : utilisation de la zone date d'échéance pour les banques afin de gérer la date de valeur). • La zone Quantité est plutôt dédiée à une gestion analytique. Elle permet d'imputer des quantités pour un compte, en général, des comptes de classe 6 ou 7. Saisie Infos perso Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Dans cette partie, vous retrouvez les «infos perso.» des lignes d’écritures, que vous avez créées. Afin de pouvoir renseigner ces rubriques durant la saisie des écritures, vous devez les intégrer aux grilles de saisie (saisie standard et saisie au kilomètre). * Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalisées. 1. Cochez la ou les rubriques personnalisées que vous souhaitez faire apparaître dans les grilles de saisie des écritures. 2. Pour modifier l'intitulé des Infos. perso, cliquez sur le bouton . La liste des Infos perso s'affiche. Voir Infos perso., page 115. Options TVA Les options de TVA sont différentes selon le type de compte que vous créez. • Options disponibles dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits : Exonéré de TVA En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte en question. Compte de TVA par défaut Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. 1. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de TVA.Menu Listes 91 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Options disponibles dans un compte de type TVA : * Des options de TVA apparaissent uniquement dans un compte de TVA (445). Cliquez sur l’icône pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies. Onglet Banque * Cet onglet apparaît uniquement dans un compte de banque (512). Identification 1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte. 2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB. Pour récupérer les informations d'un autre compte Banque, cliquez sur le bouton . 3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. Soldes Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées. 4. Vous pouvez modifier le solde pointé. Pour cela, dans la zone Solde Pointé, cliquez sur l’icône . La fenêtre Régularisation du solde pointé s’affiche. • Saisissez la valeur qui permettra de régulariser votre solde pointé. • Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fiche de la banque. 5. Indiquez éventuellement le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. Si vous dépassez ce découvert autorisé, l’Intuiciel vous en avertira dans la partie Alertes (bouton Mon Tableau de bord). Chemin d'accès 6. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion Relevé CFONB. Import relevé Cette zone permet d'attribuer au compte le format et le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque. 7. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. Si celui-ci ne figure pas dans la liste, vous pouvez le créer en cliquant sur le bouton [Créer]. 8. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Ainsi, lors de la saisie par relevé bancaire (menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE), ces informations seront automatiquement reprises et il ne vous sera pas demandé de choisir le format et le fichier d’import.Menu Listes 92 Onglet Agence * Cet onglet apparaît uniquement dans un compte de banque (512). Dans l'onglet Agence, saisissez les coordonnées complètes de la banque. Onglet Client ou Fournisseur * L'onglet Client n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client (411). De même, l'onglet Fournisseur n'est visible que lors de la saisie d'un compte Fournisseur (401). Les renseignements saisis ici permettent notamment d'effectuer les relances clients et de gérer les échéances clients et fournisseurs. Coordonnées 1. Renseignez les coordonnées complètes du client ou du fournisseur. 2. Saisissez le numéro de Siret de la société de votre client ou fournisseur. Si vous utilisez une messagerie électronique, vous pouvez envoyer un message directement depuis cette fiche. * Vérifiez que votre messagerie électronique est ouverte. • Saisissez l'adresse mail du destinataire dans la zone Email puis cliquez sur l'icône pour lancer votre messagerie. Vous pouvez également accéder directement au site internet du client ou fournisseur. * Pour cela, vous devez disposer d'un navigateur internet, comme Internet Explorer® ou Netscape®. • Saisissez l'adresse du Site internet du client ou fournisseur dans la zone correspondante puis cliquez sur l'icône pour lancer le navigateur et consulter le site. Localiser / Vérifier l’adresse du client ou fournisseur • Bouton [Vérifier] Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom). 1. Une fois les critères définis, cliquez sur le bouton [Rechercher]. Les résultats de la recherche s'affichent dans la partie inférieure de la fenêtre. • Si les critères de recherche ne sont pas assez pertinents, la liste de tous les résultats trouvés s'affiche dans une autre fenêtre. Sélectionnez dans ce cas, la société que vous recherchez puis cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre de recherche. • Le bouton [Mise à jour] vous permet d'actualiser l'adresse dans le compte Client ou Fournisseur. 2. Cliquez sur le bouton [Annuler] pour supprimer la recherche. La fenêtre se ferme automatiquement. • Bouton [Plan] Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Bouton [Itinéraire] Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur).Menu Listes 93 Informations supplémentaires 1. Saisissez le nom de la banque. 2. Précisez l'emplacement de la banque en sélectionnant l'option correspondante. Les zones Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de remise en banque. Elles correspondent au lieu de compensation : • Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même département que celui de la domiciliation bancaire. • Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l'extérieur du département de la domiciliation bancaire. Encours autorisé * La zone Encours autorisé n'est accessible que pour les comptes clients. Saisissez l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos clients. Vous pourrez ainsi imprimer l'état des encours clients. Voir Encours clients, page 259. TVA * La partie Gestion de la TVA n'est accessible que pour les comptes fournisseurs. • Même si vous êtes soumis au régime de TVA sur les encaissements, défini dans le paramétrage de votre dossier, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits ou sur les encaissements. Cochez alors l’une de ces deux options. Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le compte concerné, la grille de saisie s'adaptera automatiquement. 3. Cliquez sur la flèche de la liste déroulante et sélectionnez le mode de paiement à associer par défaut au compte. Vous pouvez définir une échéance sur les modes de paiements nécessitant ce type de précision. Définir une échéance 1. Pour paramétrer l'échéance, cliquez sur le bouton . La fenêtre Date d'échéance s'affiche. 2. Définissez le calcul de la date à laquelle le règlement doit être effectué selon les trois possibilités suivantes :Menu Listes 94 • à la réception de la facture : dans ce cas, cochez l’option A réception. • à la fin du mois, plus 30, 60 ou 90 jours : dans ce cas, cochez le nombre de jours à ajouter à la fin du mois : 30, 60 ou 90. • à la fin du nombre de jours voulu : dans ce cas, cochez l’une des trois options : • jours nets : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, • jours nets + fin de mois : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, ramenée en fin de mois. • Fin de mois + jours nets : l’échéance est en fin de mois plus le nombre de jours que vous indiquez. 3. Vous pouvez préciser le jour d’encaissement dans la zone Le ... du mois excepté pour une échéance à réception. Par exemple, c’est le cas des échéances à X jours fin de mois le 10, le 15, ou le 20. L'échéance choisie est rappelée dans la zone Libellé. 4. La zone Exemple vous permet de calculer la date d’échéance selon les paramètres choisis. Saisissez une date de règlement puis appuyez sur la touche afin de voir le résultat. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le mode de calcul de la date d'échéance. Onglet Complément Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. * Cet onglet n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client ou Fournisseur. 1. Renseignez les coordonnées complètes du contact d’un client ou fournisseur. Ces renseignements permettent d'obtenir rapidement les coordonnées de vos contacts. La partie Divers vous permet d'enregistrer des renseignements d'ordre administratifs, économiques et juridiques concernant vos clients ou fournisseurs (Forme juridique, code APE, Chiffre d'affaire etc.). 2. Saisissez les informations dont vous disposez. Onglet Relance Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. * Cet onglet n'est visible que dans un compte Client. Ciel Compta Evolution vous permet de paramétrer trois niveaux de relance lors de l'édition de lettres de relance pour les clients en retard de paiement. * Ce paramétrage concerne un client, pour un compte donné. 1. Pour activer les relances sur le compte client, cochez l’option Relance autorisée. 2. Sélectionnez dans le menu déroulant le modèle de lettre pour le niveau 1 de relance. 3. Procédez de la même façon pour les autres niveaux de relance : zones Lettre de relance pour le niveau 2, Lettre de relance pour un niveau supérieur ou égal à 3. * Trois modèles de lettres sont livrés en standard avec Ciel Compta. Vous pouvez les personnaliser, créer de nouvelles lettres via le menu DOSSIER, commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES. Dans la zone inférieure de la fenêtre, toutes les relances effectuées s'affichent par ordre croissant. Voir Relances en version Evolution, page 226. Onglet Immobilisations Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. * Cet onglet n'est visible que dans un compte d'Immobilisations. Il présente la liste des immobilisations rattachées à ce compte. Onglet Budget Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné.Menu Listes 95 Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. Onglet Soldes validés Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ensuite présentés mois par mois. Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton . Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement]. Afficher les totalisations Vous pouvez afficher les totalisations et ainsi visualiser les cumuls annuels. 1. Faites un clic-droit sur l’intitulé d’une colonne qui comporte des valeurs numériques, par exemple sur Crédit. 2. Choisissez la commande TOTALISER. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez l'option Somme et cliquez sur le bouton [OK]. Les totaux s'affichent sur une ligne pour chaque exercice et tout en bas des colonnes pour tous les exercices cumulés. Onglet Graphiques La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Les écritures en brouillard, en simulation ou validées sont différenciées. Onglet Infos perso. Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Cet onglet présente les rubriques personnalisées des comptes, que vous avez créées via la commande INFOS PERSO. du menu LISTES. Voir Infos perso., page 115. Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalisées. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique que vous avez ajouté, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. Ces informations peuvent être utilisées par exemple dans des mailings. Affectation sur plusieurs codes analytiques Vous pouvez associer plusieurs codes analytiques de niveau 1 à un compte, avec le même pourcentage ou avec une répartition du pourcentage. Lorsque vous cliquez sur l’icône , la fenêtre Affectation sur plusieurs codes analytiques s’affiche. 1. Cliquez dans la colonne Code analytique et sélectionnez le premier code analytique à affecter au compte. 2. Dans la colonne suivante, saisissez son Pourcentage de ventilation. 3. Répétez la procédure pour tous les autres codes analytiques à affecter. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Valider la création d’un compte Pour valider la création du compte, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre. Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un compte et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau compte reste active.Menu Listes 96 Modifier un compte 1. Pour modifier un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un compte * Un compte utilisé ne peut être supprimé. 1. Pour supprimer un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [OUi] pour confirmer la suppression. Consulter un compte (Uniquement disponible en mode Standard) 1. Pour consulter les écritures d'un compte, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . Travailler sur un compte (Uniquement disponible en mode Standard) Ce bouton permet d’accéder directement à la commande TRAVAIL SUR UN COMPTE sans quitter le plan de comptes. Vous pouvez alors effectuer la plupart des opérations qu'il est possible de réaliser sur un compte, c’est-à-dire saisir un règlement, modifier l’écriture, solder, lettrer, contrepasser, extourner une écriture, etc. 1. Sélectionnez le compte sur lequel vous voulez effectuer des traitements. 2. Cliquez sur le bouton . Voir Travail sur un compte, page 213. Pointer un compte Vous pouvez pointer les écritures d’un compte directement depuis le Plan de comptes, sans avoir à passer par le menu TRAITEMENTS OU EXPERT COMPTABLE. 1. Sélectionnez le compte sur lequel vous voulez pointer des écritures. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de pointage s’ouvre sur le compte en question et pré- sente les écritures non pointées. 3. Pointez les écritures comme vous en avez l’habitude. LPour plus de détails sur le pointage ou lettrage, reportez-vous aux paragraphes “Pointage manuel”, page 216.Menu Listes 97 Lettrer un compte (Uniquement disponible en mode Standard) Vous pouvez lettrer les écritures d’un compte directement depuis le Plan de comptes, sans avoir à passer par le menu TRAITEMENTS. 1. Sélectionnez le compte sur lequel vous voulez lettrer des écritures. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de lettrage s’ouvre sur le compte en question et pré- sente les écritures non lettrées. 3. Lettrez les écritures comme vous en avez l’habitude. LPour plus de détails sur le lettrage, reportez-vous aux paragraphes “Lettrage manuel”, page 221. Accéder aux informations légales (Uniquement disponible en mode Standard) Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Le N° de Siret de votre client doit obligatoirement être renseigné. Les états du plan de compte A partir de la liste des comptes, vous pouvez éditer des RIB, la balance N et N-1, la liste des tiers, le plan de compte, etc. 1. Sélectionnez les comptes pour lesquels vous souhaitez lancer une édition. 2. Cliquez sur l’un des boutons situés dans la barre d'options de la liste. La fenêtre Etats "Plan de comptes" s'affichent. 3. Sélectionnez l'état de votre choix et cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. 4. Si des critères vous sont demandés pour définir l'état, sélectionnez-les puis cliquez sur le bouton [OK].Menu Listes 98 Consulter un compte ) Menu LISTES - commande CONSULTER UN COMPTE ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONSULTER UN COMPTE Cette commande permet de consulter les écritures du compte sélectionné dans la liste des comptes. Vous pouvez préciser une période et le type d'écritures à prendre en compte (brouillard et/ou simulation). * Le mode cahier ne gère pas les écritures en simulation.Menu Listes 99 Les prévisions Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu LISTES - commande PRÉVISIONS

Si vous gérez une comptabilité budgétaire prévisionnelle, vous devez créer des codes prévisionnels. La commande PRÉVISIONS du menu LISTES regroupe les codes prévisionnels que vous créez. Elle vous permet de créer, modifier ou supprimer un code prévisionnel. Créer un code prévisionnel 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle prévision s’affiche. Définir le code et son intitulé 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé. 3. Pour afficher les totaux, cochez la case correspondante. La fenêtre affiche une partie supplémentaire : Totaux. Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones de cette partie qui indiquent les prévisions établies pour ce code prévisionnel sur l'exercice précédent, sur l'exercice en cours et sur le prochaine exercice. Ces totaux sont calculés automatiquement lorsque les zones de l'onglet Budgets d'un compte sont renseignées. Détailler les budgets sur un ou plusieurs comptes 4. Après avoir défini le code prévisionnel et son intitulé, indiquez les comptes ou la racine de comptes sur lesquels vous souhaitez définir un budget. Ajouter un compte 1. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton . Vous obtenez la liste de tous les comptes. 2. Sélectionnez le compte de votre choix puis cliquez sur [OK]. Ajouter une racine de compte 1. Pour ajouter une racine de comptes, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin du bouton puis sélectionnez la commande une racine. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez la racine des comptes à ajouter puis cliquez sur [OK]. Définir le budget d’un compte * La saisie des budgets s'effectue au niveau de la fiche du compte, onglet Budgets. 1. Double-cliquez sur la ligne correspondant au compte. La fiche du compte s'ouvre. 2. Cliquez sur l'onglet Budgets. 3. Renseignez les différentes zones de l'onglet. • Pour valider la création de la prévision, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre. * Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’une prévision et d’en recréer une autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau compte reste active.Menu Listes 100 Modifier un code prévisionnel 1. Pour modifier un code prévisionnel, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un code prévisionnel Pour supprimer un code prévisionnel, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .Menu Listes 101 Les codes analytiques ) Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes analytiques. Dans le plan de comptes, chaque compte peut être associé directement à un code analytique. A chaque fois que vous saisirez une ligne d'écriture, vous pourrez également l'affecter à un code analytique. Cette liste regroupe les codes analytiques que vous créez. Vous pouvez à partir de cette fenêtre créer, modifier ou supprimer un code analytique. Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires, ou uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante. * Ces options sont visibles si la fonction Affiner la sélection est active. Celle-ci est accessible par le bouton . Créer un code analytique 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche. 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé. 3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet Répartition est alors visible. La répartition à plusieurs niveaux est uniquement disponible dans la version Evolution de Ciel Compta. 4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget est alors visible. Onglet Répartition Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée par fonction économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition. Exemple Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service après-vente, administration. La répartition peut être la suivante : • 20% à l'administration, • 35% au service après-vente, • 45% au service commercial. Pour répartir les charges entre ces 3 départements, vous devez au préalable créer un code analytique pour chaque département. Dans cet exemple, les codes sont ADM (Administration), AP (Après-vente), COM (Commercial). Ces codes sont alors au niveau 2 de la répartition. Ensuite, le budget attribué au département Administration est réparti entre le service Paye et le service Comptabilité. Les codes analytiques de ces services sont également à créer ; par exemple Paye, Compta ; et constitueront le niveau 3 de la répartition. Établir une répartition (niveau 2) 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le code analytique à intégrer dans la répartition. Si ce code n'existe pas, cliquez sur le bouton [Créer].Menu Listes 102 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Les codes analytiques que vous ajoutez sont de niveau 2 dans la répartition, ce qui est indiqué dans la colonne Niveau. 4. Saisissez le pourcentage de répartition dans la colonne correspondante. 5. Si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie, cochez la case Modifier les Mt en saisie. 6. Faites de même pour tous les autres codes analytiques. Le total de la répartition doit être égal à 100%. Établir une sous-répartition (niveau 3) Vous pouvez répartir le budget à un 3ème niveau, c'est-à-dire faire une sous-répartition. 1. Sélectionnez le code analytique de niveau 2 et cliquez sur le bouton . 2. Choisissez le code analytique de la répartition de niveau 3 et cliquez sur le bouton [OK]. 3. Indiquez le pourcentage de répartition dans la colonne correspondante. 4. Si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie, cochez la case Modifier les Mt en saisie. 5. Faites de même pour les autres codes analytiques de niveau 3. Le total de la répartition doit être égal à 100%. Contrôler le total des répartitions Les répartitions devant être égales à 100%, vous pouvez contrôler vos totaux sans avoir à les calculer par vous-même. • Cliquez sur le bouton . Un message vous informe si la répartition est égale à 100% ou non. Si ça n'est pas le cas, il vous est indiqué le niveau où la répartition n'est pas équilibrée. Équilibrer les répartitions Si une répartition n'est pas égale à 100%, vous pouvez recalculer le pourcentage d'un code analytique sans avoir à saisir sa valeur par vous-même. 1. Sélectionnez le code analytique pour lequel le pourcentage de répartition est inexact. 2. Cliquez sur le bouton . Le pourcentage a changé automatiquement et la répartition est égale à 100%. Onglet Budget Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1. * Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche ou . • Pour afficher les budgets de la période N-1, cochez la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du montant budgété. • Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés, cochez la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé, dans les préférences comptables du dossier. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. • Pour afficher les cumuls de la période N-1, cochez la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier.Menu Listes 103 Onglet Soldes validés Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. Graphique La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées. • Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre. * Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un code et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau code analytique reste active. Modifier un code analytique 1. Pour modifier un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un code analytique Pour supprimer un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .Menu Listes 104 Journaux ) Menu LISTES - commande JOURNAUX ) Menu MA COMPTA - commande JOURNAUX La commande JOURNAUX permet de créer, modifier ou supprimer un journal. Le logiciel vous propose, par défaut, 5 journaux : • AN journal des A-nouveaux, • BQ journal de banque, • HA journal des achats, • OD journal des opérations diverses, • VT journal de ventes. * Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que de comptes bancaires. Créer un journal 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau journal s’affiche. 2. Le journal est défini par un Code (sur trois caractères alphanumériques au maximum) et un Intitulé. 3. Le type de journal est ensuite précisé : Achats, Ventes, Trésorerie, Opérations Diverses, A-nouveaux. Les contrôles effectués en saisie d'écritures dépendent du type de journal. Par exemple, dans un journal d'achats, la saisie sur un compte de racine client est impossible. Options 4. Le compte de contrepartie est utilisé en saisie d'écritures pour solder automatiquement le mouvement sur la dernière ligne d'écriture. Pour utiliser la contrepartie automatique en saisie cochez la case correspondante et renseignez le Compte de contrepartie. Vous pouvez compléter ce compte en renseignant le Libellé au débit et le Libellé au crédit. Ils seront également repris en saisie. Exemples Pour le journal de banque, saisissez 512000. Lors de la saisie des écritures sur ce journal, vous pouvez saisir les montants débiteurs puis les montants créditeurs. Pour équilibrer l'écriture, il suffit de cliquer sur le bouton [Contrepartie]. Le solde est affecté au compte 512000. Pour le journal de ventes, le compte de contrepartie peut être le compte de TVA collectée 445714. En saisie d'écritures non guidée, saisissez le compte de ventes puis le compte clients. En cliquant sur le bouton [Contrepartie], le logiciel ajoute automatiquement la ligne d'écriture qui concerne la TVA. • L’option Rupture d'écritures sur solde permet de changer automatiquement le numéro d'écriture dès que le solde des lignes est équilibré. Gestion des numéros de pièce 5. Si vous souhaitez incrémenter automatiquement un numéro de pièce sur le journal, saisissez le Prochain n° de pièce à utiliser. 6. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal. 7. Pour valider la création du journal, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre.Menu Listes 105 * Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un journal et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau journal reste active. Modifier un journal 1. Pour modifier un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un journal Pour supprimer un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .Menu Listes 106 Modes de paiement ) Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT ) Menu COMPTA - commande MODES DE PAIEMENT La commande MODES DE PAIEMENT regroupe les modes de paiements déjà définis dans votre logiciel (CB, Chèque, Virement, CESU, etc.) ainsi que les modes de paiement que vous créez. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer un mode de paiement. LPour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au manuel Annexes disponible dans le menu AIDE. Créer un mode de paiement 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau mode de paiement s’affiche. 2. Indiquez le code puis l'intitulé du mode de paiement. 3. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur . 4. Validez la création du mode de paiement en cliquant sur [OK]. * Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’un mode de paiement et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau mode de paiement reste active. Modifier un mode de paiement 1. Pour modifier un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un mode de paiement 1. Pour supprimer un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui].Menu Listes 107 Les chéquiers ) Menu LISTES - commande CHÉQUIERS La commande CHÉQUIERS du menu LISTES regroupe les chéquiers que vous créez. Elle permet de créer, modifier ou supprimer un chéquier. Créer un chéquier 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau chéquier s’affiche. 2. Dans la zone Code, saisissez son code. Si vous avez l'habitude de numéroter vos chéquiers, vous pouvez utiliser ce numéro comme code. 3. La zone Ouverture permet de préciser la date à partir de laquelle vous commencez à utiliser le chéquier. 4. Si vous souhaitez gérer les numéros de chèque , cochez la case Gestion des numéros de chèque. La fenê- tre se modifie et affiche deux parties supplémentaires. 5. Dans la zone Compte, indiquez le code du compte auquel est associé le chéquier. 6. Si vous avez créé plusieurs chéquiers pour un même compte banque, vous pouvez définir celui utilisé par défaut en cochant la case correspondante. 7. Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution Si vous souhaitez gérer les numéros de chèque, cochez la case Gestion des numéros de chèque. La fenê- tre se modifie et affiche deux parties supplémentaires.Menu Listes 108 Informations sur les chèques 8. Renseignez les zones Premier, Dernier et Prochain numéro de chèque. Détail du chéquier Dans la partie Détail du chéquier, vous constatez que la colonne Numéro de chèque est automatiquement renseignée par tous les numéros de chèques déclarés. De même, la colonne Statut indique que tous les numéros déclarés sont libres, car non utilisés. Contrôler l'imputation des numéros de chèques Au fur et à mesure de la saisie des paiements et de l'imputation des chèques, le statut des numéros affectés sera automatiquement modifié. Les chèques «en cours» sont ceux utilisés dans des écritures en cours de modification ou en cours de saisie. 9. Pour consulter l'écriture associée à un chèque utilisé, sélectionnez le chèque puis cliquez sur le bouton [Ouvrir l'écriture]. Annuler un chèque Si un numéro de chèque ne doit pas être utilisé, vous pouvez l'extraire de la liste des numéros Libres afin qu'il ne soit pas proposé en saisie. 10.Pour cela, sélectionnez le numéro de celui que vous devez annuler puis cliquez sur le bouton Libérer un chèque Si un numéro de chèque a été utilisé par erreur, à la place d'un autre par exemple, vous pouvez libérer le chèque utilisé. 11.Pour cela, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton . 12.Validez la création du chéquier en cliquant sur [OK]. * Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un chéquier et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre reste active. Modifier un chéquier 1. Pour modifier un chéquier, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un chéquier Pour supprimer un chéquier, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .Menu Listes 109 Familles Top Saisie ) Menu LISTES - commande FAMILLES TOP SAISIE Affecter une famille à un modèle de saisie permet de faciliter sa recherche dans l'assistant de saisie. La commande FAMILLES TOP SAISIE du menu LISTES regroupe les familles Top Saisie prédéfinies par le logiciel et celles que vous créez. LPour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au manuel Annexes, disponible dans le menu AIDE. Elle permet de créer, modifier ou supprimer une famille Top Saisie. Créer une famille Top Saisie 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle famille Top Saisie s’affiche. 2. Saisissez l'intitulé de la famille. 3. Dans la zone Affecté à, indiquez le type d'écriture auquel elle est affectée en cliquant sur la flèche . 4. Validez la création de la famille en cliquant sur [OK]. * Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’une famille et d’en recréer une autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouvelle famille Top Saisie reste active.Menu Listes 110 Modifier une famille Top Saisie 1. Pour modifier une famille Top Saisie, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer une famille Top Saisie 1. Pour supprimer une famille, sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui].Menu Listes 111 Modèles/abonnements ) Menu LISTES - commande MODÈLES/ABONNEMENTS La commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu LISTES regroupe les modèles et abonnements que vous créez. LPour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au manuel Annexes, disponible dans le menu AIDE. Principe A partir d'une écriture existante, vous pouvez générer un modèle que vous rappellerez chaque fois que vous serez amené à enregistrer une écriture de même type. Vous pouvez également programmer plusieurs écritures à dates fixes : il s’agit d’un abonnement. Créer un modèle ou un abonnement Créer un modèle 1. Cliquez sur l’onglet Modèles de saisie puis, dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur le type d’écriture à utiliser. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de saisie s’affiche. 3. Saisissez le nom du modèle. 4. Pour pouvoir utiliser ce modèle depuis l’assistant de saisie, affectez-lui une famille. L’icône ouvre la liste des familles Top Saisie existantes. 5. Saisissez l’écriture modèle puis validez l’enregistrement du modèle en cliquant sur [OK]. Le modèle enregistré est visible dans la liste des modèles. Créer un abonnement 1. Cliquez sur l’onglet Abonnements puis, dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur le type d’écriture à utiliser. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de saisie s’affiche. 3. Saisissez le nom de l’abonnement puis cliquez sur le bouton . La fenêtre Périodicité permet de saisir les paramètres qui déterminent l'abonnement 4. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au). Définissez la fréquence à laquelle elles le seront (zone Tous les). Validez vos choix en cliquant sur [OK]. 5. Dans la fenêtre de saisie, saisissez l’écriture d’abonnement puis validez l’enregistrement de l’abonnement en cliquant sur [OK]. L’abonnement enregistré est visible dans la liste des abonnements.Menu Listes 112 Modifier un modèle ou un abonnement 1. Pour modifier un modèle ou un abonnement, sélectionnez-le dans l’onglet correspondant puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un modèle ou un abonnement Pour supprimer un modèle ou un abonnement, sélectionnez-le dans l’onglet correspondant puis cliquez sur le bouton . Saisir une écriture à partir d’un modèle 1. Pour saisir une écriture à partir d’un modèle, sélectionnez le modèle à utiliser (onglet Modèles de saisie) puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, vérifiez et complétez les informations puis enregistrez votre écriture. Voir Enregistrer les écritures, page 166. Passer un modèle en abonnement Vous pouvez passer le modèle sélectionné en abonnement sans avoir à recréer et compléter la totalité des informations. Le modèle est alors supprimé. 1. Sélectionnez dans la liste le modèle que vous voulez transformer en abonnement. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez à l'abonnement et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la périodicité de l'abonnement. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Dupliquer le modèle Vous pouvez créer un modèle similaire (dupliquer) en ne changeant par exemple que le montant. 1. Sélectionnez dans la liste le modèle que vous souhaitez dupliquer. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez au modèle et cliquez sur le bouton [OK].Menu Listes 113 Dupliquer en abonnement Ce bouton permet de dupliquer votre modèle afin de le transformer en abonnement tout en conservant l'original. 1. Sélectionnez dans la liste le modèle que vous voulez passer en abonnement. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez à l'abonnement et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la périodicité de l'abonnement. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Dupliquer un abonnement Vous pouvez créer un abonnement similaire (dupliquer) en ne changeant par exemple que le montant. 1. Sélectionnez dans la liste l’abonnement que vous souhaitez dupliquer. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez à l’abonnement et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s’affiche, définissez la périodicité de ce nouvel abonnement puis cliquez sur le bouton [OK]. Dupliquer en modèle Ce bouton permet de dupliquer votre abonnement afin de le transformer en modèle tout en conservant l'original. 1. Sélectionnez dans la liste l’abonnement que vous voulez passer en modèle. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez au modèle et cliquez sur le bouton [OK].Menu Listes 114 Les devises Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu LISTES - commande DEVISES La commande DEVISES du menu LISTES regroupe les devises que vous créez. Elle permet de créer, modifier ou supprimer une devise ; modifier les taux ; consulter l'évolution des taux sous forme de graphique ; et convertir rapidement le montant d'une devise en euro. Créer une devise 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la devise à créer puis cliquez sur [OK]. La fenêtre Nouvelle devise s'affiche. 3. Le libellé de la devise est proposé par défaut selon le code choisi précédemment. Vous pouvez le modifier 4. Précisez le nombre de décimales autorisées. 5. Définissez la date à laquelle le taux saisi a été fixé. Par la suite, aucun taux ne pourra être défini à une date antérieure à la date saisie lors de la création de la devise. 6. Saisissez le dernier Taux connu de la devise. 7. Validez la création de la devise en cliquant sur [OK]. * Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’une devise et d’en recréer une autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouvelle devise reste active. Modifier une devise 1. Pour modifier une devise, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer une devise Pour supprimer une devise, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .Menu Listes 115 Infos perso. Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Les infos perso. sont des rubriques que vous créez. Ces rubriques personnalisées sont soit associées aux comptes soit aux lignes d’écritures. Vous pourrez renseigner vos rubriques des lignes d’écritures dans les grilles de saisie (saisie standard, saisie kilomètre) et vos rubriques des comptes dans l’onglet Infos Perso. du compte (menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES). Pour créer des rubriques personnalisées : 1. Sélectionnez Comptes ou Lignes d’écritures puis cliquez sur le bouton [Modifier les rubriques]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur s'affiche. 3. Indiquez un nom à votre rubrique. 4. Cliquez sur et choisissez son type parmi la liste disponible. 5. S'il s'agit d'un type Texte, précisez éventuellement le nombre de caractères autorisés. 6. Si votre rubrique contient des valeurs numériques, cochez la case Totalisable afin de pouvoir obtenir le total de cette rubrique dans la liste des écritures. Voir Totaliser des colonnes de la liste des écritures, page 87. * Vous pouvez ajouter également une formule à la rubrique, qui sera calculée en temps réel. Pour cela, cliquez sur l’icône afin d’ouvrir l’éditeur de script. LPour plus de détails sur l’éditeur de script et la création des formules, reportez-vous aux Annexes, disponibles dans le menu AIDE. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de la rubrique. * Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d'une rubrique utilisateur et d’en recréer une autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur reste active.Menu Listes 116 Formats d’import relevé ) Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ ) Menu MA COMPTA - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Cette liste regroupe les formats d'import de relevé bancaire que vous créez. Il s'agit de configurer votre logiciel pour qu'il puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF ou au format OFX que vous pourrez importer depuis le site Internet de votre banque. Ainsi décodé, ce fichier sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. Voir Relevé bancaire, page 188. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer un format. Vous pouvez créer plusieurs formats, ce qui est très utile si vous avez plusieurs banques car elles ne fournissent pas le même format. Créer un format d’import des relevés bancaires Vous disposez de trois formats d'import : • le format Texte : fichier *.txt et *.csv reconnu. • le format QIF : Quicken Interchange Format. • le format OFX : Open Financial eXchange. 1. Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton . La fenêtre suivante s’affiche : 2. Sélectionnez le format du relevé bancaire (Standard, QIF, OFX) en cliquant sur la flèche de la liste déroulante.Menu Listes 117 Import au format Standard (Texte) Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de votre logiciel Ciel. * Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel® , vous devez auparavant les ouvrir avec Excel® puis les enregistrer au format Texte. Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant, date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes. 1. Indiquez quelle donnée se trouve dans la première colonne de votre fichier de relevé (ouvrez-le avec Excel et observez le contenu de chaque colonne). Pour cela, double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant au relevé. 2. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire dans un format d'import, vous devez donc au moins renseigner celle-ci. 3. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’en-tête et pied de document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre de lignes à laisser lors de la lecture du relevé. 4. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK]. Import au format QIF Contrairement au format standard (Texte), l'import au format QIF n'est pas basé sur la définition des colonnes du relevé. 1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format QIF (Français) ou QIF (US). La différence entre ces deux formats QIF est le format de la date : • Français : format de date de type Jour/Mois/Année • US : format de date de type Mois/Jour/Année. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé. Import au format OFX Comme pour le format QIF, vous n’avez pas à définir le contenu des colonnes du relevé bancaire. 1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format OFX puis cliquez sur le bouton [OK].Menu Listes 118 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé. Modifier un format d’import des relevés bancaires 1. Pour modifier un format d’import relevé, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un format d’import des relevés bancaires 1. Pour supprimer un format d'import relevé, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression, cliquez sur le bouton [Oui]. Dupliquer un format d’import relevé 1. Sélectionnez dans la liste le format d’import à dupliquer. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, nommez la copie puis cliquez sur le bouton [Ok]. Autres actions sur les formats d’import relevé Les deux boutons permettent de renommer ou vérifier un format préalablement sélectionné. L'option Voir le type cochée permet de savoir si les formats d'import sont de type standard (livré avec le logiciel) ou utilisateur (créés par vous-même).Menu Listes 119 Règles d’affectation relevé ) Menu LISTES - commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ ) Menu MA COMPTA - commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ Afin de faciliter les saisies des relevés bancaires, les règles permettent l’attribution automatique d’un compte, d’un mode de paiement et éventuellement d’un code analytique aux opérations d’un relevé bancaire. Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations du relevé qui répondent à une règle puis affecte le compte, le mode de paiement voire le code analytique, définis dans la règle. * Le mode cahier ne gère pas l’analytique. A l’activation de cette commande, la fenêtre suivante s’affiche. Toutes les règles définies y compris lors de la saisie du relevé bancaire sont listées dans cette fenêtre. Vous pouvez les modifier, supprimer ou encore définir de nouvelles règles. Créer une règle d’affectation * Une règle d’affectation peut être directement définie lors de la saisie d’un relevé bancaire via le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION. 1. Au préalable, munissez-vous d’un relevé bancaire et repérez les opérations récurrentes susceptibles de faire l’objet d’une règle, par exemple les Commissions Cartes Bancaires. 2. Cliquez sur la flèche du bouton [Créer] et dans le menu déroulant qui s’affiche, choisissez l’une des fonctions : Créer une règle «affectation relevé» sans assistant ou Créer une règle «affectation relevé» en utilisant un assistant.Menu Listes 120 Créer une règle d’affectation sans l’assistant Si vous avez choisi la fonction Créer une règle «affectation relevé» sans assistant, la fenêtre suivante s’affiche. 1. Sélectionnez le compte de banque sur lequel l’opération est saisie. 2. L’option Activer cette règle est cochée par défaut. Décochez-la si toutefois vous ne voulez pas prendre en compte la règle dans les prochaines saisies du relevé bancaire. Vous pourrez la réactiver à tout moment via le menu CONTEXTUEL (clic-droit). Voir Activer / Désactiver la sélection, page 122. 3. Lors de l’import du relevé bancaire, le logiciel reconnaît une opération répondant à une règle par le libellé et/ou par le montant. Pour définir les conditions de détection d’une opération, cochez une des options suivantes ou les deux : • Le libellé de l’opération : choisissez dans la liste déroulante un opérateur : est égal à, contient, commence par, finit par et saisissez le libellé. • Le montant de l’opération : choisissez dans la liste déroulante s’il s’agit d’un débit ou crédit puis indiquez le montant. Dans la zone +/-, saisissez éventuellement un écart. Par exemple, votre montant est de 30.24 et vous indiquez plus ou moins 0.01. Les montants 30.23 et 30.25 seront également reconnus. 4. Dans la zone Compte, cliquez sur l’icône pour sélectionner un compte à affecter ou sur l’icône si l’opération est mouvementée sur plusieurs comptes. * La ventilation sur plusieurs comptes n’est possible que si la règle a une condition sur le montant. 5. Choisissez éventuellement le Mode de paiement à affecter à l’opération et le Code analytique de l’opération si vous gérez une comptabilité analytique. L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 168.. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. Créer une règle d’affectation avec l’assistant * La création d’une règle d’affectation avec l’assistant est identique à la création d’une règle dans la saisie du relevé bancaire via le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION. Si vous avez choisi la fonction Créer une règle «affectation relevé» en utilisant un assistant, un assistant s’affiche et vous guide à travers des étapes 1. Choisissez le compte de banque sur lequel sera appliqué la nouvelle règle et cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Dans la seconde étape, vous définissez les critères permettant au logiciel de repérer les opérations. Par défaut, le logiciel reprend le libellé de l’opération ainsi que son montant. Si nécessaire, modifiez ces conditions. Pour cela, vous pouvez :Menu Listes 121 • décocher une option : Le libellé de l’opération ou Le montant de l’opération, • au niveau du libellé, choisir un autre opérateur : contient, commence par, finit par puis saisir un autre libellé. • au niveau du montant de l’opération, modifier le total et saisir un écart dans la zone +/-. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. Dans la dernière étape, cliquez sur l’icône pour choisir un compte à affecter ou sur l’icône si l’opération est mouvementée sur plusieurs comptes. Voir Ventiler sur plusieurs comptes, page 169. 5. Indiquez le mode de paiement et éventuellement le code analytique à affecter à l’opération L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 168. * Le code analytique n’est pas disponible en mode cahier. 6. Cliquez sur le bouton [OK].Menu Listes 122 Classer les règles Le logiciel applique les règles dans l’ordre de la liste. Par exemple, la règle qui s’applique à la première opération du relevé bancaire doit se trouver en première position dans la liste. Sélectionnez la règle à déplacer et utilisez les icônes et . Modifier une règle 1. Sélectionnez la règle et cliquez sur le bouton . 2. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une règle 1. Sélectionnez la règle à effacer et cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression. Dupliquer une règle 1. Sélectionnez la règle concernée et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Vous retrouvez dans la liste la règle en doublon. 3. Effectuez alors des modifications dans la copie afin de la différencier de l'originale. Renommer une règle 1. Sélectionnez la règle et cliquez sur le bouton . 2. Saisissez le nouvel intitulé et cliquez sur le bouton [OK]. Les commandes du menu Contextuel (clic-droit) Passer en interne / en externe Par défaut, une règle est créée en interne, c’est-à-dire que la règle est uniquement disponible et applicable dans le dossier. Cependant une règle peut être commune à tous vos dossiers Ciel. Dans ce cas, la règle doit être définie en externe. 1. Sélectionnez une règle que vous voulez passer en externe ou interne. 2. Faites un clic-droit et selon votre choix, choisissez la fonction Passer en externe ou Passer en interne. Activer / Désactiver la sélection Vous pouvez désactiver une règle à tout moment. Ainsi, sans avoir à la supprimer, celle-ci ne sera pas prise en compte et vous pourrez toujours la réutiliser lorsque vos besoins le nécessiteront. 1. Sélectionnez la règle à activer ou désactiver.Menu Listes 123 2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande ACTIVER LA SÉLECTION ou DÉSACTIVER LA SÉLECTION. La colonne Activé vous indique le changement de statut par l’affichage ou non d’une coche. Gestion avancée La gestion avancée permet d’ importer ou d’exporter des règles pour, par exemple, les récupérer sur un autre ordinateur. A partir du menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous pouvez également vérifier les règles, les mettre à jour ou encore restaurer les règles défauts, à savoir celles qui sont livrées en standard dans votre logiciel. Importer une règle 1. Cliquez sur le bouton située à droite de la fenêtre et choisissez la commande IMPORTER. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le fichier (.sgeda) à l’emplacement où vous l’avez stocké. 3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Si toutefois le fichier que vous importez a le même nom qu’une règle déjà existante, un message s’affiche et vous propose de : • Remplacer la règle existante : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Remplacer]. • Renommer la règle que vous importez : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Créer] et dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez un nouveau nom puis cliquez sur le bouton [OK]. • Ignorer : dans ce cas, la règle n’est pas importée. Exporter une règle 1. Sélectionnez dans la liste la règle à exporter. 2. Cliquez sur l’icône située à droite de la fenêtre et choisissez la commande EXPORTER. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, allez à l’emplacement où vous voulez stocker le fichier. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].Menu Listes 124 Autres listes ) Menu LISTES - commande AUTRES LISTES ) Menu MA COMPTA - commande AUTRES LISTES Dans votre logiciel, les Familles Agenda, les Formes juridiques, les Titres et les Fonctions sont des tables. Une table correspond à l’enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Sélectionnez la liste que vous souhaitez ouvrir puis cliquez sur le bouton pour accéder à son contenu. • Pour ajouter un élément à une liste, sélectionnez la liste puis cliquez sur le bouton . • Pour modifier une liste existante, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton . • Pour supprimer une liste existante, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton .Liste des immobilisations Familles Localisations Virements Ecritures de dotations Inventaire Récupération Ciel Immobilisations Etats immobilisations Menu ImmobilisationsMenu Immobilisations 126 Vue d’ensemble Ce menu vous permet de saisir vos immobilisations, de calculer leurs amortissements et d’imprimer les différents états relatifs à vos immobilisations.Menu Immobilisations 127 Liste des immobilisations Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS La liste des immobilisations présente le détail de chacune des fiches Immobilisations et Crédits-bails créés. A gauche de la fenêtre sont présentées les catégories : Toutes, Immobilisations, Crédits-bails. Il suffit de cliquer dessus pour afficher les fiches correspondantes. Lorsque vous êtes sur la catégorie Tous, les crédits-bails sont affichés en bleu pour les différencier des immobilisations. A propos des immobilisations Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Compta Evolution, il est tout à fait probable que vous ayez déjà amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements. Vous devez donc tout d'abord créer une fiche pour chacune des immobilisations existantes. Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours. Voir Traitements, page 135. Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et mettez à jour les fiches Immobilisations. A propos des crédits-bails Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation. * L’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée et vous pouvez aussi générer les écritures de redevances si vous déclenchez leur enregistrement. La liste des immobilisations Elle présente le détail de chacune des fiches Immobilisations ou crédits-bails existantes. A ce stade, vous pouvez : • créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails, • réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut, • recalculer les dotations à la date de votre choix, • effectuer un virement de poste à poste,Menu Immobilisations 128 • réviser une immobilisation, • acquérir un crédit-bail, • etc. Vous ouvrez la fiche descriptive d'un élément en double-cliquant sur son titre dans la liste. Afficher toutes les immobilisations et crédits-bails • Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices anté- rieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il n'y a plus lieu de calculer leur amortissement et dotation. Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste des immobilisations. Exemple Si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2010, il vous est proposé d’afficher aussi les immobilisations sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2010. • Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste. Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure à la date de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste. * Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible via le bouton ). Afficher l'aperçu L’option Afficher l’aperçu permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’une fiche immobilisation ou crédit-bail ainsi que l’état Codes barres. 1. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l’option Afficher l’aperçu. 2. Choisissez une fiche dans la liste pour voir son aperçu. 3. Vous pouvez choisir un autre état que celui de la fiche standard. Pour cela cliquez sur le bouton et sélectionnez l’état de votre choix.Menu Immobilisations 129 Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande Imprimer l'image. Les commandes Le bouton permet d’activer ou non les options d’affichage, d’éditer des graphiques, d’exporter la sélection, de trier les éléments de la liste, d’agrandir ou réduire la taille des polices, de définir les propriétés de la liste. Vous pouvez également activer différentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE, ÉCRITURE D'ACHAT ou DE CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL. Le bouton [Créer] vous permet de créer une immobilisation. Le bouton [Modifier] vous permet de modifier l'immobilisation sélectionnée. Le bouton [Supprimer] vous permet de supprimer la ou les immobilisations sélectionnées. S'il y a des immobilisations qui sont utilisées par le programme, un message vous avertira que vous ne pouvez pas supprimer l'immobilisation sélectionnée. Le bouton [Calculer au] vous permet de modifier la date de calcul de l'immobilisation. Non disponible pour un crédit-bail Le bouton [Sortir] traite la cession ou la mise au rebut de l'immobilisation sélectionnée. Le bouton [Acquisition crédit-bail] permet d’enregistrer l’écriture d’acquisition d’un crédit-bail et de le basculer en immobilisation. Non disponible pour un crédit-bail Le bouton [Virement] permet d’effectuer les changements de postes comptables d’une immobilisation d’un exercice à l’autre. Non disponible pour un crédit-bail Le bouton [Réviser] permet de réviser une immobilisation sur sa valeur, sa durée ou permet la décomposition d’une immobilisation.Menu Immobilisations 130 La fiche d'une immobilisation Activez la commande LISTE DES IMMOBILISATIONS du menu IMMOBILISATIONS, double-cliquez sur la fiche à ouvrir. La fiche est composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d'un crédit-bail. L'onglet Fiche Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la Date d'achat, la Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc. Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Fournisseur, etc. L'onglet Complément Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une immobilisation constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le numéro de Pièce comptable. Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note texte. L'onglet Plan Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement. L'onglet Historique Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation divisible. L’onglet Crédit-bail * Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail. Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables. Saisir une immobilisation ou un crédit-bail 1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, puis cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail]. LPour poursuivre la création, reportez-vous au paragraphe “Saisie d’une immobilisation”, page 131 ou “Saisie d’un crédit-bail”, page 132.Menu Immobilisations 131 Saisie d’une immobilisation 1. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur ou sur . Le curseur passe à la zone suivante. 2. Saisissez un Libellé. Pour notre exemple : Poste serveur. 3. Passez à la zone suivante. 4. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur l’icône d’appel de liste située en fin de zone. Dans l’onglet Fiche 5. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à titre d’exemple, indiquez : • la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique • sa Localisation : Siège social • son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro 6. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/04/2010. La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par exemple lors de l'acquisition d'un maté- riel qui est mis en service un certain temps après l'achat. 7. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire. Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement différente de celle de la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02). 8. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone Taux de TVA. 9. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement. Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement. Nous avons ici saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation. En effet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties. Voir Traitements, page 135. Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Voir Calculer les immobilisations, page 136. Dans l'onglet Complément 10.Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n° interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des entreprises). 11.Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible puis indiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité. 12.Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière. 13.En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considérée dans certains états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont ignorées dans les différentes éditions. * Le bouton Commentaire ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel commentaire pour l'immobilisation affichée. Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou par importation. L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de créer ; l'onglet Historique est vide.Menu Immobilisations 132 Enregistrer l’immobilisation et l’écriture d’achat 14.Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK]. 15.Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'écriture d'achat. • Si vous le souhaitez, cliquez sur [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK]. • Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture d'achat). Saisie d’un crédit-bail 1. Saisissez le Code du crédit-bail puis appuyez sur la touche . Le curseur passe à la zone suivante. 2. Saisissez le Libellé puis passez à la zone suivante. * A la création du crédit-bail, le N° de compte est inaccessible puisque le bien n'appartient pas encore à l'entreprise. Dans l’onglet Crédit-bail * Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail. 3. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois dans la liste déroulante. 4. Saisissez la durée du bail. 5. Indiquez la date de la première échéance des redevances. Vous pouvez la saisir directement dans la zone ou cliquez sur l'icône d'appel du calendrier . 6. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous procéderez à l'acquisition du crédit-bail. 7. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances. 8. Indiquez le Taux de TVA applicable aux redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. Les montants des engagements restants calculés par le logiciel ne sont pas modifiables. La case Comptabilisé est cochée lorsque l’écriture correspondante est passée en comptabilité. * La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement. Cas des redevances variables Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez plusieurs possibilités : • modifier manuellement les montants des redevances, • utiliser les options de calcul automatisé. Saisie manuelle Pour modifier une redevance, double-cliquez dans sa cellule et saisissez son montant. Saisie automatisée 1. Sélectionnez la ligne à partir de laquelle le logiciel recalcule les échéances. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez une des options suivantes : • Recopier vers le bas avec % var : le montant est recalculé selon le pourcentage de variation que vous indiquez. Et, ce nouveau montant est recopié dans le reste du tableau. • Recopier vers le bas avec % évo : le montant est recalculé selon le pourcentage d'évolution que vous indiquez. Le montant est recopié puis recalculé à chaque échéance.Menu Immobilisations 133 • Recopier vers le bas avec Mt var : le montant est recalculé selon le montant de variation que vous indiquez. Et, ce nouveau montant est recopié dans le reste du tableau. • Recopier vers le bas : le montant est recopié dans le reste du tableau sans recalcul. * Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides. Dans l’onglet Fiche 9. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives mais utiles pour les recherches et le classement. Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement théorique ainsi que de calculer l'état Valeurs nettes des immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis directement. 10.Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance. 11.Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce montant est alors reporté dans la zone Valeur fiscale. 12.Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire. 13.Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation théorique du bien. Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs aux amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un crédit-bail. Dans l’onglet Complément et Plan • L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encore nécessaire de renseigner ces zones. • L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique. 14.Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail. Dans l’onglet Enregistrement Cet onglet permet de déterminer l’enregistrement des écritures de redevances. Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures. 15.Pour activer l’enregistrement automatique des écritures, cochez la case Passer l’écriture automatiquement. 16.Les écritures sont générées en fonction des dates de redevances définies dans l’onglet Crédit-bail. Vous pouvez enregistrer l’écriture avant ces dates, pour cela saisissez le nombre de jours à prendre en compte avant la date de la redevance. 17.Le Libellé est renseigné par défaut. Si celui proposé ne vous convient pas, saisissez un autre libellé. 18.Vous pouvez compléter l’intitulé de l’écriture avec la date de la redevance. Pour cela, cochez la case Ajouter la date de la redevance au libellé. Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement. 19.Le journal de Banque est en général utilisé pour ce type d’opérations. Si vous n’êtes pas dans ce cas, sélectionnez le journal sur lequel les redevances sont enregistrées en cliquant sur l’icône . 20.Indiquez le compte de banque ou fournisseur ainsi que le compte de redevances de crédit-bail. Le compte de redevances est le plus souvent un compte de charge 612. 21.Si votre comptabilité est analytique, choisissez le Code analytique du compte de redevance. L'icône permet d'en affecter plusieurs.Menu Immobilisations 134 22.Sélectionnez le Mode de paiement utilisé pour les écritures de redevances. * Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devrez passer par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS du menu SAISIES. Voir Enregistrer les abonnements, page 176. 23.Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer le crédit-bail Reprise d’antériorité Votre logiciel vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en «bloquant» la valeur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous choisirez alors la date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée. 1. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes, cochez la case Valeur bloquée (dans l’onglet Fiche de la fiche immobilisation). 2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le 31 décembre de l'exercice précédant celui en cours. 3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en place de vos immobilisations dans votre logiciel). Méthode de calcul La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux manières : • Etalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices, • Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice. Le plan d'amortissement Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs suivantes : Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente. Pour la première année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur résiduelle en cas de Valeur bloquée Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement. Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année. Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation. Amortissement linéaire Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période d'amortissement est constante. Cette annuité est calculée par rapport à un taux approprié à la valeur du bien. Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en service indiquée dans la zone Date de début. Dans ce cas, la première annuité sera réduite prorata temporis pour tenir compte de la période écoulée depuis la date de mise en service jusqu'à la date de clôture. * Symétriquement, la dernière annuité sera également réduite prorata temporis, si nécessaire. Amortissement exceptionnel Certaines immobilisations donnent droit à un type d'amortissement exceptionnel. En effet, l'amortissement est destiné à compenser une dépréciation subie par des éléments d'actif. Dans le cas d'éléments soumis à une dépréciation anormale, les entreprises peuvent avoir recours à l'amortissement exceptionnel qui prend en compte l'évolution de la technique, l'aléas d'une fabrication, l'état du marché, etc. Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-même le plan d'amortissement : • Double-cliquez sur la colonne Dotation pour saisir la valeur de chaque année que vous affiche le logiciel. Appuyez sur la touche pour valider chaque annuité.Menu Immobilisations 135 Amortissement dégressif L'amortissement dégressif, calculé selon un barème spécifique, intervient dans le cadre de l'acquisition de biens d'équipements, autres que les immeubles d'habitation, les chantiers et les locaux servant à l'exercice de la profession, ainsi que tous les investissements hôteliers (immeubles ou matériels). Traitements Acquérir un crédit-bail Acquisition Si votre entreprise choisi d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous devez basculer ce crédit-bail en immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture d'acquisition correspondante. 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche du crédit-bail et cliquez sur le bouton [Acquisition crédit-bail]. Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées seront utilisées pour calculer un nouveau plan d'amortissement. 2. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations seront reprises dans la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date de début. Si vous acquérez le bien avant la fin du bail, indiquez la date d'acquisition qui a été conclue. 3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez renseigné le prix d’achat contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement dans cette zone. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être modifié. Vous devez impérativement renseigner le N° de compte et la durée de l'amortissement. Saisies dans la fiche de l’immobilisation à l’acquisition Lorsque vous procédez à l'acquisition d'un crédit-bail, celui-ci devient une immobilisation et certaines données doivent être renseignées. La plupart des informations indispensables à la gestion d'une immobilisation sont automatiquement récupérées de l'acquisition : • La Date d'achat et la Date de début : par défaut, ces dates correspondent à la date saisie précédemment dans la fenêtre Acquisition d’une immobilisation en crédit-bail. • La Valeur d'achat, la Valeur à amortir et la Valeur fiscale : correspondent au prix d'achat contractuel du crédit bail. 1. Renseignez le N° de compte de l’immobilisation. 2. Saisissez la durée de l'amortissement pour établir un nouveau plan. 3. Cliquez sur le bouton [OK] sans quoi l'acquisition ne sera pas prise en compte et le crédit-bail ne passera pas en immobilisation.Menu Immobilisations 136 4. Un message vous demande d'enregistrer l'écriture d'achat de l'immobilisation. Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Voir Enregistrer l’immobilisation et l’écriture d’achat, page 132. Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations via un clic-droit, commande ÉCRITURE D'ACHAT. Calculer les immobilisations Le bouton [Calculer au] vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour une date donnée. Cela peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette fonction met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée. 1. Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, dans la liste des immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées puis cliquez sur [Calculer au]. La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche. 2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations. Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou en utilisant l'icône d'appel du calendrier . Vous noterez la présence de l'icône en forme de triangle qui vous propose des périodes pré-programmées : date du jour, fin de semaine, etc. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de calcul. Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle seront alors recalculés. Sortir une immobilisation ) La sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations à l’aide du bouton [Sortir]. Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de l'immobilisation correspondante afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values réalisées et, d'autre part, de stopper le calcul des amortissements. Il s’agit d’une cession. De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou obsolète, vous le sortez des immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut. Mise au rebut L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut d'une immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation s’affiche. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 3. Sélectionnez le Type de sortie Mise au rebut puis validez la sortie en cliquant sur [OK]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été mise au rebut apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie.Menu Immobilisations 137 Cession totale d'une immobilisation La cession totale intervient dans le cas d'une vente. Exemple Vous souhaitez revendre un de vos ordinateurs. La sortie de cette fiche d'immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation apparaît. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date de travail). 3. Sélectionnez le Type de sortie Cession. 4. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut. Le Prix TTC s'affiche automatiquement. 5. Indiquez le nom de l'Acheteur. Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement les plus ou moins values à court et long terme, la TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui servira à déterminer la plus ou moins value. 6. Cliquez sur [OK]. Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation, cliquez sur [Oui]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession partielle d’une immobilisation Votre logiciel autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément. Imaginons un ensemble de chaises de bureau immobilisé sous une seule fiche. Vous pouvez céder ou mettre au rebut une partie de cet ensemble. Dans ce cas, l'option Immobilisation divisible doit être cochée dans l'onglet Complément de la fiche de l'immobilisation.Menu Immobilisations 138 Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que l'immobilisation est divisible et vous demande si vous souhaitez la sortir Totalement ou Partiellement. Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous l'avons expliqué précédemment. Par contre, si vous cliquez sur Partiellement la fenêtre Sortie partielle de l’immobilisation s’affiche. 1. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation car lors de l'enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle immobilisation avec ce code et les valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie. 3. Indiquez le Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération. 4. Vous disposez de trois possibilités pour la cession partielle d’une immobilisation : • indiquez directement un montant correspondant à la Valeur à amortir. • indiquez dans la zone Quantité le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. • indiquez un Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. 5. Cliquez sur [OK]. Vous obtenez alors la fenêtre proposée lors de la sortie d'une immobilisation. Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu précédemment. L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant à la partie conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de l'opération (date, type de sortie, valeur d'origine du bien immobilisé et valeur restante) que vous pourrez consulter depuis l'onglet Historique de la fiche immobilisation. Enregistrer l’écriture de cession Lorsque vous avez effectué une sortie d'immobilisation, un message vous propose d'enregistrer l'écriture de cession. • Si vous le souhaitez, cliquez sur [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK]. • Sinon, cliquez sur [Non]. Menu Immobilisations 139 Par la suite, vous pourrez générer l'écriture de cession depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture de cession). Réviser une immobilisation Modification du plan d'amortissement suite à l'application des nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10. Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : • révision de la durée d'amortissement • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat • nouvelle approche par composant des immobilisations. * Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). Révision de la durée d'amortissement L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en fonction de son utilisation (usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de l'amoindrissement de valeur de cet actif ou de la durée d'usage. Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/09. La valeur à amortir est =100,00 Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Après 2 ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les 2 années qui suivent. On passe donc de 5 à 4 ans. A partir du 31/12/2011 passage d'une dotation de 30 au lieu de 20. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, sélectionnez l’immobilisation et cliquez sur le bouton [Réviser]. Attention ! A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations.Menu Immobilisations 140 Vous pouvez également cliquer sur le bouton [Réviser] à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION . 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Le plan est dorénavant sur 4 ans. Les 2 premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30.Menu Immobilisations 141 Révision de la valeur résiduelle Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/09. La valeur à amortir est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à un test de dépréciation le 31/12/2010, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est estimée à 510 (au lieu de 600 soit une dépréciation de 90). Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS ou à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION, cliquez sur le bouton [Réviser]. 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant : Révision de la valeur d'achat Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/08. La valeur d'achat est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.Menu Immobilisations 142 Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2010. Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées au 31/12/2009)/3 années restants à amortir) et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS ou dans la FICHE DE L'IMMOBILISATION, cliquez sur le bouton [Réviser]. 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Menu Immobilisations 143 L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation « Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter des exercices ouverts à compter du 01/01/2005. Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux. La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composant(s) et sa « structure ». Pour chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi.» PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation comptable, et faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil National de la Comptabilité «. Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire pour la détermination des résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005 à toutes les entreprises pour l'ensemble des immobilisations figurant à l'actif du bilan à la clôture de l'exercice précédent. Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des comptes consolidés. (Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003 art.1). Exemple Soit une machine E acquis le 01/01/07 . La valeur d'achat est = 20000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 10 ans A l'ouverture de l'exercice 2010, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette machine, en l'occurrence la structure, un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans et un composant B fixée à 5 ans. • Structure : 7000 € • Composant A : 8000 € • Composant B : 5000 € 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation. 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.Menu Immobilisations 144 On obtient ensuite la fenêtre suivante. 3. Il est possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure «) puis sa valeur dans la zone . Sur les lignes suivantes saisissez le code des deux composants ainsi que leur libellé et leur valeur. * Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront alors calculées automatiquement. On obtient la liste des immobilisations suivante Menu Immobilisations 145 Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir de l'exercice 2010 : • composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans • composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans Voir Révision de la durée d'amortissement, page 139. Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à la méthode dérogatoire Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la constatation d'un amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus lors du passage aux nouvelles règles comptables. Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective. Exemple de plan d'une immobilisation en mode dégressif Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de l'immobilisation et cocher Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal Dégressif. Attention ! N'hésitez pas à contacter votre expert comptable ou votre comptable afin d'effectuer une éventuelle régularisation comptable concernant les exercices précédents.Menu Immobilisations 146 On obtient le plan d’amortissement suivant. Historique Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information s’affiche dans l'onglet Historique de la fiche immobilisation (pour les révisions de valeur résiduelle, valeur d'achat et révision de la durée). On peut voir notamment la date à laquelle a été effectuée la révision, le type de révision effectuée et l'exercice révisée. Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la révision. Remarques diverses Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche en ce qui concerne la date de début d'amortissement, les valeurs d'achat et à amortir, le mode d'amortissement, la durée, et la partie Valeur bloquée. De plus certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées : • la durée (donc la date de fin et le taux d'amortissement), • la valeur d'achat (donc la valeur à amortir). Il est possible d'effectuer plusieurs révisions sur la même immobilisation. Toutes les immobilisations révisées apparaissent en italique dans la liste des immobilisations.Menu Immobilisations 147 Familles Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu IMMOBILISATIONS - commande FAMILLES Les familles sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par famille selon un critère de votre choix. 1. Pour créer une famille, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Saisissez le Code puis le Libellé de cette nouvelle famille. 3. Indiquez le Type d'amortissement ainsi que la Durée d'amortissement qui seront affectés par défaut aux diverses immobilisations rattachées à cette famille. Vous pourrez les modifier par la suite. Pour ouvrir la liste des types d’amortissements, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone. 4. Pour valider la création de la nouvelle famille, cliquez sur le bouton [OK] situé en bas de la fenêtre, ou sur le bouton [OK et créer] qui permet de valider la création d’une nouvelle famille et d’en recréer une autre immédiatement, car la fenêtre Nouvelle famille reste active.Menu Immobilisations 148 Localisations Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu IMMOBILISATIONS - commande LOCALISATIONS Lorsqu'une entreprise est répartie sur plusieurs sites, il est nécessaire de préciser l'endroit où se trouve chaque immobilisation. Toutes les immobilisations sont alors rattachées à des codes localisations afin de faciliter ensuite l'inventaire physique du parc. Les localisations sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Cellesci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par localisations selon un critère de votre choix. 1. Pour créer une fiche localisation, cliquez sur le bouton [Créer] puis renseignez les zones Code et Libellé. 2. Pour valider la création de la nouvelle localisation, cliquez sur le bouton [OK] situé en bas de la fenê- tre, ou sur le bouton [OK et créer] qui permet de valider la création d’une nouvelle localisation et d’en recréer une autre immédiatement, car la fenêtre Nouvelle localisation reste active.Menu Immobilisations 149 Virements Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu IMMOBILISATIONS - commande VIREMENTS Effectuer un virement Le bouton [Virement] de la fiche Immobilisation vous permet d'effectuer les changements de compte comptable d'une immobilisation d'un exercice à l'autre. En effet, une fois que vous avez saisi la fiche Immobilisation d'un ordinateur (par exemple), le seul moyen de modifier le N° de compte que vous avez affecté à cette immobilisation est d'effectuer un virement de compte à compte. 1. Sélectionnez la fiche d'immobilisation concernée puis cliquez sur le bouton [Virement]. 2. Dans la fenêtre Nouveau virement, précisez la date du virement (date système par défaut), ainsi que le nouveau compte. Le bouton présenté en fin de zone vous permet de consulter la liste des comptes. 3. Cliquez sur [OK] pour confirmer ce virement. * Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création du virement et d’en effectuer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau virement reste active. 4. Un message vous propose d'enregistrer l'écriture de virement de l'immobilisation. • Si vous le souhaitez, cliquez sur [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK]. • Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture correspondante depuis la liste des virements : clic droit sur le virement, puis commande Ecriture de virement. Les changements d'affectation de comptes interviennent dans les éditions suivantes : • Dotations mensuelles • Etat préparatoire 2054-2055 La liste des virements ) Menu IMMOBILISATIONS - commande VIREMENTS - Depuis la liste des virements, vous pouvez gérer tous les virements effectués. Supprimer un virement 1. Sélectionnez le virement souhaité puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton (Oui].Menu Immobilisations 150 Générer l’écriture comptable correspondant à un virement 1. Sélectionnez le virement souhaité puis ouvrez le menu contextuel (clic droit). 2. Choisissez la commande ÉCRITURE DE VIREMENT. 3. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK].Menu Immobilisations 151 Ecritures de dotations Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu IMMOBILISATIONS - commande ECRITURES DE DOTATIONS Cette commande permet de générer les écritures de dotations aux amortissements et les écritures de régularisation des immobilisations cédées. * Si vous avez saisi de nouvelles fiches ou modifié le contenu de certaines, nous vous conseillons de lancer le recalcul des dotations aux amortissements. Voir Calculer les immobilisations, page 136. 1. Choisissez le journal dans lequel les écritures vont être enregistrées. 2. Pour que les écritures générées soient centralisées par compte, cochez la case Centralisation par compte. Pour générer les écritures de régularisation des immobilisations cédées, cochez la case Régularisation des cessions. 3. Par défaut, dans la partie Période, le logiciel vous propose le calcul des dotations de l’exercice en cours. Vous pouvez cependant indiquer un intervalle de dates ou le mois pour lequel vous souhaitez générer les écritures. 4. Modifiez le Libellé des écritures de dotations si vous le souhaitez. Si vous avez coché la case Régularisation des cessions, indiquez le libellé des écritures de régularisation dans la zone Régul. cessions. Vous pouvez ajouter le code immobilisation à ce libellé en cochant la case correspondante. 5. Choisissez le type d'enregistrement des écritures (Brouillard, Validation ou Simulation) puis cliquez sur le bouton pour lancer le traitement.Menu Immobilisations 152 Inventaire Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu IMMOBILISATIONS - commande INVENTAIRE L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant, d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique. La gestion des codes-barres Les codes-barres sont générés automatiquement à partir des codes localisations et immobilisations affectés lors de la saisie de la fiche immobilisation ; aucune manipulation n'est donc nécessaire pour établir ces codes. Plusieurs types d'étiquettes à associer physiquement à vos localisations et à vos immobilisations sont disponibles depuis le menu Immobilisations, commande Etats immobilisations - Autres états. La commande INVENTAIRE du menu IMMOBILISATIONS ouvre une fenêtre regroupant toutes les immobilisations recensées. Inventorier une immobilisation Pour inventorier une immobilisation, vous avez deux possibilités : • la saisie manuelle du stock physique des immobilisations, • ou la saisie automatique du stock physique. Attention ! Après chaque saisie, l'immobilisation apparaît en couleur dans la localisation spécifiée : en bleu : l'immobilisation se trouve dans la bonne localisation, en rouge : l'immobilisation est mal localisée.Menu Immobilisations 153 Saisie manuelle 1. Cliquez sur le bouton [Saisie manuelle]. Une fenêtre s’affiche : 1. Sélectionnez la localisation de l’immobilisation à recenser. 2. Choisissez l’immobilisation puis saisissez sa quantité. Si votre immobilisation n’est pas divisible, la quantité est égale à 1. 3. Si vous souhaitez inclure les immobilisations sorties ainsi que les crédits-bails, cochez les cases correspondantes. * Si vous saisissez deux immobilisations de même code dans la même localisation, la quantité de cette immobilisation augmente d'une unité. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Saisie automatique La saisie automatique de l'inventaire se fait par lecture optique. Pour effectuer un inventaire automatique, il est préférable de posséder un lecteur optique relié à un poste portable. 1. Cliquez sur le bouton [Saisie auto]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, la saisie du code Localisation et du code Immobilisation s'effectue par lecture optique et votre logiciel vous les indique. Modifier la saisie de l’inventaire 1. Cliquez sur le signe + correspondant à la localisation de l’immobilisation. 2. Sélectionnez l’immobilisation pour laquelle le stock physique est à changer. 3. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 4. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Purger un inventaire 1. Pour supprimer une immobilisation inventoriée, cliquez sur le signe + correspondant à sa localisation. 2. Sélectionnez l’immobilisation pour laquelle l’inventaire est à effacer. 3. Cliquez sur le bouton [Purger]. 4. Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur [Oui]. Purger tout l’inventaire * Ce traitement efface toutes les saisies que vous avez effectuées dans l’inventaire. 1. Faites un clic droit et choisissez la commande PURGER TOUT L’INVENTAIRE. 2. Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur [Oui].Menu Immobilisations 154 Purger une localisation 1. Dans la liste des inventaires, sélectionnez la localisation souhaitée et cliquez sur le bouton [Purger]. Vous pouvez utiliser la commande PURGER LA LOCALISATION du menu CONTEXTUEL (clic-droit). 2. Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur [Oui]. Relocaliser une immobilisation Cette commande corrige la localisation d’une immobilisation mal affectée ou une immobilisation non affectée. Une immobilisation mal localisée dans l’inventaire est affichée en rouge. 1. Sélectionnez l’immobilisation et cliquez sur le bouton [Relocaliser]. 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur [Oui]. Ciel Compta attribue la localisation définie dans la fiche de l’immobilisation. Relocaliser tout l’inventaire Lorsque plusieurs immobilisations sont mal localisées dans l’inventaire, vous pouvez toutes les relocaliser en une seule fois. 1. Faites un clic droit et choisissez la commande RELOCALISER TOUT L’INVENTAIRE. 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur [Oui]. Ciel Compta attribue les localisations définies dans les fiches des immobilisations. Etats de l’inventaire Vous pouvez lancer différents états de votre inventaire à savoir les immobilisations inventoriées, les immobilisations non inventoriées ou encore exporter l’inventaire. Export inventaire Cet état permet d’exporter l’inventaire ou de l’envoyer par e-mail. 1. Dans la fenêtre Etats inventaire, cliquez sur la ligne Export inventaire. 2. Sélectionnez la sortie de l’inventaire (Fichier ou Email) puis cliquez le bouton [OK]. 3. Selon votre choix, enregistrez le fichier d’export généré (.DBF) ou envoyez l'e-mail contenant le fichier en pièce jointe. Immobilisations non inventoriées Cet état fait apparaître les immobilisations saisies dans le logiciel mais qui n'ont pas été inventoriées. La liste des immobilisations concernées apparaît avec les localisations et quantités théoriques. 1. Dans la fenêtre liste Inventaire, cliquez sur le bouton [Etats]. 2. Dans la fenêtre Etats inventaire, sélectionnez la ligne Immobilisations non inventoriées. 3. Pour obtenir un aperçu de l’état à l’écran, cliquez sur le bouton [Ecran]. Pour lancer directement l’impression de l’état, cliquez sur le bouton [Imprimante]. Inventaire Cet état fait apparaître, par localisation, les immobilisations répertoriées avec d'une part, leur localisation théorique et, d'autre part, leur quantité théorique. Un sous-total par localisation permet d'obtenir une vue globale des immobilisations effectivement présentes. Vous pouvez alors comparer quantitativement le réel et le théorique. 1. Dans la fenêtre Etats inventaire, sélectionnez la ligne Inventaire. 2. Pour obtenir un aperçu de l’état à l’écran, cliquez sur le bouton [Ecran]. Pour lancer directement l’impression de l’état, cliquez sur le bouton [Imprimante]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez les immobilisations à prendre en compte, vous avez le choix entre : • Toutes les immobilisations inventoriées (correctes ou non),Menu Immobilisations 155 • Uniquement les immobilisations inventoriées correctes, • Les immobilisations inventoriées incorrectes. Dans ce cas, choisissez si vous voulez prendre en compte toutes les erreurs (option Délocalisées et quantités incorrectes) ou les immobilisations délocalisées dans l’inventaire ou les immobilisations dont les quantités sont incorrectes. 4. Cliquez sur le bouton [OK]Menu Immobilisations 156 Récupération Ciel Immobilisations Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu IMMOBILISATIONS - commande RÉCUPÉRATION CIEL IMMOBILISATIONS Cette fonction permet de récupérer les immobilisations saisies dans Ciel Immobilisations. Vous possédez une version de Ciel Immobilisations inférieure ou égale à 10.0 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le dossier à récupérer. Vous possédez une version de Ciel Immobilisations supérieure ou égale à 11.0 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans l'explorateur, sélectionnez le fichier .sgimo à récupérer.Menu Immobilisations 157 Etats immobilisations Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS Cette commande regroupe tous les états disponibles liés à la gestion de vos immobilisations : • Dotations, • Plus et Moins values, • Réintégrations fiscales, • TVA à reverser, • Tableau des immobilisations, • Crédits-bails, • Export des immobilisations, • Stats immobilisations, • Autres états : étiquettes, immobilisations par compte, etc. Dotations ) Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - DOTATIONS Cette commande permet d'éditer un état des dotations par compte ou par immobilisation. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui que vous souhaitez imprimer. • les dotations par compte : dotations par compte pour le mois en cours, depuis le début de l'exercice et pour l'exercice en cours. • les dotations par compte (détaillées) : détail des dotations par compte pour le mois en cours, depuis le début de l'exercice et pour l'exercice en cours. • des dotations par immobilisation : dotations par immobilisation pour le mois en cours, depuis le début de l'exercice et pour l'exercice en cours. 2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre. Si vous cochez la case Voir les commentaires et Voir la vignette, le descriptif de l’état sélectionné et son aperçu s’affiche à droite de la fenêtre.Menu Immobilisations 158 La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 3. Sélectionnez la date à prendre en compte. * Vous pouvez prendre en compte les immobilisations en mode simulation en cochant la case correspondante. 4. Validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Plus et moins values ) Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - PLUS ET MOINS VALUES Une plus ou moins value est la conséquence de la sortie d'une immobilisation inscrite à l'actif d'une entreprise (par exemple le fonds de commerce). Cette commande vous permet d'éditer un état des plus et moins value à une date précise. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre. 2. Saisissez la date à prendre en compte. 3. Validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Réintégrations fiscales ) Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - RÉINTÉGRATIONS FISCALES Cette commande vous permet d'éditer un état des réintégrations fiscales à une date précise. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre. 2. Saisissez la date à prendre en compte. 3. Cochez l'option Inclure les immobilisations en crédit-bail si vous voulez que vos crédits-bails figurent dans l'état. 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. TVA à reverser ) Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - TVA À REVERSER Cette commande vous permet d'éditer un état de la TVA à reverser à l'administration fiscale. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre. 2. Saisissez la date à prendre en compte.Menu Immobilisations 159 3. Sélectionnez le format de sortie puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Tableau immobilisation ) Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - TABLEAU IMMOBILISATIONS Cette commande vous permet d'éditer un tableau des immobilisations à une date précise. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre. 2. Saisissez la date à prendre en compte. 3. Sélectionnez le format de sortie puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Crédits-bails ) Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - CRÉDITS-BAILS Cette commande vous permet d'éditer deux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail : • Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir. • Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant à payer. 1. Sélectionnez l'état à éditer et cliquez sur le bouton [Imprimante] ou [Aperçu] ou [Fichier]. 2. Saisissez la date à prendre en compte. 3. Cochez l'option En mode simulation si vous voulez inclure les crédits-bails que vous avez déclarés dans ce mode. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Export immobilisations ) Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - EXPORT IMMOBILISATIONS Cette commande vous permet de générer un fichier d'export des immobilisations au format Txt. 1. Sélectionnez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider. Statistiques immobilisations ) Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - STATISTIQUES Cette commande vous permet d'éditer un état des statistiques des immobilisations. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre. 2. Dans la fenêtre Saisie des valeurs, sélectionnez les valeurs à prendre en compte.Menu Immobilisations 160 3. Choisissez le critère de regroupement (par comptes, par localisations, par familles). 4. Saisissez la date de calcul à prendre en compte. Cochez éventuellement les options concernant les immobilisations sorties. 5. Cliquez sur le bouton [Continuer]. Sélectionnez le format de sortie du fichier. 6. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Autres états ) Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - AUTRES ÉTATS Vous avez d'autres choix d'éditions concernant les immobilisations. Vous pouvez imprimer les fiches des immobilisations, des étiquettes, la liste des immobilisations par compte etc. Certains de ces états ne nécessitent pas de définir les critères à imprimer. Les états avec critères de sélection Immobilisations par compte 1. Choisissez les Comptes à prendre en compte. 2. Indiquez la Date de calcul des dotations de vos immobilisations. 3. Si vous souhaitez inclure des immobilisations sorties sur l'exercice précédent et/ou sur la date de calcul, cochez les options correspondantes. 4. Cochez l'option Avec les immobilisations en mode simulation, si vous voulez en tenir compte. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Immobilisations par famille, par localisation 1. Choisissez, selon l'état, les Familles ou Localisations à prendre en compte. 2. Indiquez la Date de calcul des dotations de vos immobilisations. 3. Si vous souhaitez inclure des immobilisations sorties sur l'exercice précédent et/ou sur la date de calcul, cochez les options correspondantes. 4. Cochez l'option Avec les immobilisations en mode simulation, si vous voulez en tenir compte. Pour inclure les immobilisations sorties avant la date de calcul, cochez la première option. Pour inclure les immobilisations sorties sur l’exercice de la date de calcul, cochez la deuxième optionMenu Immobilisations 161 5. Cochez l'option Inclure les immobilisations en crédit-bail si vous voulez que vos crédits-bails figurent dans l'état. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. Immobilisations soumises à la CFE Cet état permet d'obtenir le montant de la CFE (Contribution Foncière des Entreprises) de vos immobilisations. 1. Si vous voulez inclure les immobilisations en mode simulation, sorties sur l'exercice précédent, sorties sur l'exercice en cours, en crédit-bail, cochez l'option correspondante. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Immobilisations dérogatoires par compte Les critères de sélection sont les mêmes que ceux de l'état Immobilisations par compte. La seule différence est qu'il n'est pas possible d'inclure les immobilisations en mode simulation. Liste des immobilisations 1. Cochez le critère de tri de votre choix (par famille, par fournisseur, pas de tri, etc.) 2. Indiquez si vous souhaitez inclure les immobilisations en mode simulation en cochant l'option Oui ou Non. 3. Cochez l'option Inclure les immobilisations en crédit-bail si vous voulez que vos crédits-bails figurent dans l'état. 4. Cliquez sur le bouton [OK].L’assistant Top Saisie Enregistrer les abonnements Facture/Avoir client ou fournisseur rapide Encaisser un montant, Régler un montant Facture/Avoir client ou fournisseur (saisies guidées) Encaissement, Paiement (saisies guidées) Relevé bancaire Saisie Z de caisse Saisie des A-nouveaux Saisie Standard, Saisie Kilomètre Saisie en devises Menu SaisiesMenu Saisies 163 Vue d’ensemble La saisie des écritures est une étape obligatoire dans la tenue de votre comptabilité. Pour cela, vous disposez : • de l'assistant TOP SAISIE qui vous propose plusieurs modèles de saisie, • de grilles de saisies rapides : FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE, FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE, ENCAISSER UN MONTANT, RÉGLER UN MONTANT, • de grilles de saisies guidées : FACTURE/AVOIR CLIENT, FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR, ENCAISSEMENT, PAIEMENT, • de la grille de saisie standard, • de la saisie au kilomètre. En mode SAISIE STANDARD ou SAISIES GUIDÉES, vous enregistrez vos pièces et écritures comptables dans une grille de saisie. Le mode SAISIE KILOMÈTRE, vous permet de saisir les différentes lignes de plusieurs pièces à des dates différentes mais toujours sur le même mois. Si vous tenez une comptabilité en devises étrangères, la commande SAISIE EN DEVISES vous permet d’effectuer vos saisies avec la devise de votre choix. Vous pouvez consulter la liste de toutes vos écritures et les modèles de pièces comptables déjà paramétrées. Dans le cadre d'une comptabilité analytique, vous visualisez vos écritures analytiques via la liste des écritures. Ce menu vous permet également de saisir des A-nouveaux, des relevés bancaires ou encore d’enregistrer les écritures d’abonnements. Saisies rapides Saisies guidéesMenu Saisies 164 Généralités sur les saisies Les différents modes de saisie Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser l'un des différents modes de saisie mis à votre disposition. Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant TOP SAISIE qui vous propose plusieurs modèles de saisie. Voir L’assistant Top Saisie, page 171. Les saisies rapides ) Menu SAISIES - commandes FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE, FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE, ENCAISSER UN MONTANT, RÉGLER UN MONTANT Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, votre logiciel met à votre disposition les grilles de saisie suivantes : • facture/avoir client rapide, • facture/avoir fournisseur rapide, • encaisser un montant, • régler un montant. Voir Les saisies rapides, page 178. Les saisies guidées ) Menu SAISIES - commandes FACTURE/AVOIR CLIENT, FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR, ENCAISSEMENT, PAIEMENT Ce mode de saisie vous guide dans la saisie de vos pièces comptables en présentant des libellés plus complets et explicites sur les informations que vous devez saisir. La saisie des différentes lignes d'écritures est automatisée à l'aide des paramétrages par défaut, définis en création de dossier, dans le Plan de comptes et les Journaux. Il existe quatre types de guides de saisie correspondant à des opérations courantes : • facture/avoir client : pour enregistrer les factures ou avoirs émis à vos clients • facture/avoir fournisseur : pour enregistrer les factures ou avoirs de vos fournisseurs, prestataires, etc. • encaissement : pour enregistrer les règlements des factures ou avoirs clients. • paiement : pour enregistrer les règlements que vous effectuez à vos fournisseurs. Voir Les saisies guidées, page 182. La saisie standard ) Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD Ce mode de saisie permet d'enregistrer les pièces et écritures comptables dans une grille de saisie. Vous devrez définir les informations générales de la pièce (date, code journal, numéro de pièce, etc.) puis les informations des différentes lignes qui la composent (compte, libellé, montant, etc.). Voir Saisie standard, page 200. Plusieurs moyens sont mis à votre disposition pour faciliter la saisie des écritures. LReportez-vous au chapitre Les Préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE.Menu Saisies 165 La saisie au kilomètre ) Menu SAISIES ou EXPERT COMPTABLE - commande SAISIE KILOMÈTRE Avec le mode SAISIE KILOMÈTRE, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates mais toujours d’un même mois. C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez l'utiliser plus particulièrement pour enregistrer les bordereaux de remises en banque. Voir Saisie standard et saisie au kilomètre, page 200. La saisie en devise Si vous tenez une comptabilité en devises étrangères, le menu SAISIE EN DEVISES vous permet d’effectuer vos saisies avec la devise de votre choix. Voir La gestion des devises, page 207. La palette d’informations ) A partir d'une fenêtre de saisie d'écriture, bouton [Palette]. Afin de disposer en permanence des informations comptables sur la pièce en cours de saisie, une fenêtre, nommée Palette d'informations, présente les données suivantes : Pour déplacer la palette d'informations Cliquez dessus, puis tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, glissez-la jusqu'à l'emplacement voulu. Pour masquer la palette d'informations Vous avez deux possibilités : • Activez le menu contextuel (clic droit sur la palette) puis sélectionnez la commande MASQUER LA PALETTE D'INFORMATION. • Cliquez sur le bouton situé en haut de la fenêtre. Mouvement L’indication Nouveau est affichée lorsque vous saisissez une nouvelle pièce. Lorsque vous revenez sur une écriture déjà saisie, en travail sur un compte par exemple, le numéro du mouvement sur le nombre total de mouvements existants est présenté. Débit Total des écritures débitrices du mouvement. Crédit Total des écritures créditrices du mouvement. Solde D Solde débiteur du mouvement ou du compte. Solde C Solde créditeur du mouvement ou du compte. Compte Numéro du compte imputé à la ligne sur laquelle est placé le curseur. Solde B + V D Solde débiteur des écritures (en brouillard et validées) du compte affecté à la ligne. Solde B + V C Solde créditeur des écritures (en brouillard et validées) du compte affecté à la ligne.Menu Saisies 166 Enregistrer les écritures Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous devez l'enregistrer en comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive. La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture. • Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez sur le bouton [Enregistrer] : Brouillard Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout moment. * Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans la colonne Statut. Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ETATS. Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou partie du brouillard, par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. Validation Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité. * Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans la colonne Statut. Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas : • annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation, • modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne ou une réimputation de compte. Simulation Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants prévisionnels, afin d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement dit ; anticiper des paiements ; insérer les éléments d'un marché éventuel ; etc. * Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la mention Simulation dans la colonne Statut. Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être modifiées. Elles peuvent être ou non incluses dans les différents états. * Vous pouvez modifier le sens d’une saisie rapide ou guidée en sélectionnant l’option Facture ou Avoir dans la fenêtre de l’écriture. Et, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton [Enregistrer] afin que le logiciel passe l’écriture dans l’autre sens : au débit ou au crédit. Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en comptabilité par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. * Si vous enregistrez un règlement ou un encaissement dont le montant total est différent du montant réglé ou encaissé et que vous avez activé la gestion automatique de l'écart dans les paramètres comptables, la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement s'affiche. Vous devez alors indiquer comment le logiciel doit considérer l'écart. Voir Cas de la gestion automatique des écarts de règlement, page 187.Menu Saisies 167 A propos des écritures analytiques Vous pouvez demander l’appel automatique de la grille de saisie analytique lorsque vous enregistrez des écritures de type analytique. Pour cela : 1. Activez le menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - Comptabilité - Analytique. 2. Cochez la case Appel automatique de la grille de saisie analytique. Au moment de l’enregistrement d’une écriture analytique, un message vous propose de modifier la répartition analytique. Si vous optez pour [Oui], vous accédez alors à la fenêtre de Saisie analytique. Voir Gérer les écritures analytiques en grille de saisie, page 167. Gérer les écritures analytiques en grille de saisie Dans le cadre d'une écriture analytique, votre logiciel vous permet de visualiser et de modifier directement en grille de saisie vos montants ou vos pourcentages. 1. Saisissez votre écriture (quel que soit le mode de saisie choisie). 2. Enregistrez l'écriture en brouillard ou en simulation. A l'enregistrement un message vous informe que vous pouvez modifier les répartitions analytiques. * Pour cela, vous devez avoir coché la case Appel automatique de la grille de saisie analytique dans les préférences comptables du menu DOSSIER (option Analytique). 3. Le cas échéant, cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre de saisie de votre écriture analytique s'ouvre. Cette fenêtre est composée de deux parties distinctes : • Dans une première zone, le montant à répartir ainsi que le montant restant à répartir sont affichés. • Dans la seconde zone, vous pouvez visualiser les éléments de la répartition. Ces éléments sont modifiables si et seulement si vous avez préalablement coché l'option Possibilité de modification des montants en saisie lors de la répartition budgétaire. A chaque niveau de répartition est associée une couleur. • Les informations sont affichées en rouge quand il s'agit d'un 1er niveau de répartition. • Les informations sont affichées en bleu quand il s'agit d'un 2ème niveau de répartition. • Les informations sont affichées en gris quand il s'agit d'un 3ème niveau de répartition. 1. Double-cliquez dans les zones montant ou pourcentage réel pour modifier les éléments de la répartition. 2. Vous pouvez opérer des modifications sur les pourcentages ou les montants en utilisant les boutons suivants : • [100%] applique le pourcentage de 100% sur la ligne sélectionnée. • [Equilibre] établit l'équilibre budgétaire sur la ligne sélectionnée. • [Pourcentage original] restaure les données après modification. 3. Confirmez votre saisie en cliquant sur le bouton [Valider]. Pour quitter la saisie sans prendre en compte les modifications, cliquez sur [Annuler]. Gérer automatiquement les encours client en saisie La notion d'encours est exploitée dans les fiches tiers du plan de comptes en définissant un encours maximum autorisé à chacun des clients concernés. En fonction des encours ainsi définis, vous pouvez faire ressortir les clients ayant dépassé cet encours autorisé via l'état ENCOURS CLIENTS. Votre logiciel vous permet, pendant la saisie de vos écritures, d'être averti automatiquement lorsque cet encours maximum autorisé est dépassé.Menu Saisies 168 Paramétrages et vérifications préalables avant saisie Avant d'effectuer une saisie d'écritures : 1. Cochez la case Afficher l’alerte encours client, menu DOSSIER, commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉ, Options de saisie. 2. Cochez également la case Inclure les écritures en brouillard dans l'encours client si vous voulez inclure les écritures en brouillard dans le calcul de l'encours. Dans le cas contraire, seules les écritures validées seront prises en compte. 3. Dans le plan de comptes, vérifiez qu'un encours maximum autorisé est bien défini pour les clients concernés. Utilisation en saisie Si vous saisissez un montant supérieur à l'encours maximum que vous avez autorisé pour le client concerné, un message d'alerte vous avertissant de l'encours dépassé s'affiche. Vous pouvez alors annuler la saisie en cliquant sur le bouton [Non] ou continuer en cliquant sur le bouton [Oui]. Définir et utiliser des comptes de contrepartie ) en saisie standard ou au kilomètre Pour chaque journal que vous utilisez, vous pouvez définir : • un compte de contrepartie, • le libellé qui sera affecté au débit de l'écriture, • le libellé qui sera affecté au crédit de l'écriture, • le prochain numéro de pièce à affecter à l'écriture imputée au journal. En saisie des écritures, le numéro de pièce suivant la dernière pièce enregistrée dans le même journal est proposé par défaut dans la zone Pièce N°. Il est également repris comme N° Pointage. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Contrepartie], le Compte de contrepartie défini pour le journal est automatiquement imputé à la ligne en cours de saisie. Le montant permettant de solder le mouvement est imputé au débit ou au crédit selon le cas. Solder la pièce sur la dernière ligne d'écriture ) en saisie standard ou au kilomètre Pour qu'une pièce soit enregistrée dans le brouillard, en simulation ou validée, elle doit être équilibrée, c'est-à-dire que le total des lignes débitrices doit être strictement identique au total des lignes créditrices. Lorsque vous enregistrez la dernière ligne d'écriture d'une pièce, cliquez sur le bouton [Solde] pour calculer le montant permettant de l'équilibrer. Il renseigne automatiquement la zone Débit ou Crédit selon le cas. Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1 ) à partir d'une zone de sélection du code analytique. Vous pouvez ventiler des écritures sur plusieurs codes analytiques, à un seul niveau, avec le même montant ou avec une répartition du montant.Menu Saisies 169 Lorsque vous cliquez sur l’icône , la fenêtre suivante s’affiche : Le montant global est rappelé en haut de la fenêtre. 1. Vous pouvez soit répartir 100% du montant global avec un code analytique soit répartir en plusieurs codes analytiques. Afin de vous aider dans cette saisie, les totaux des colonnes sont affichés par défaut. Si la totalisation ne s’affiche pas, placez votre souris dans la colonne Montant ou % et faites un clic-droit puis sélectionnez la commande TOTALISER. Le total s'affiche alors en bas de la colonne. 2. Cliquez dans la colonne Code analytique et sélectionnez le premier code analytique sur lequel l'écriture est répartie. Par défaut, le montant global est repris dans la colonne Montant et le Pourcentage est à 100%. 3. Saisissez le Pourcentage ou le Montant de répartition. Le logiciel calcule automatiquement le montant ou le pourcentage, selon la colonne que vous avez renseignée. 4. Répétez la procédure pour tous les autres codes analytiques à affecter. 5. Cliquez sur le bouton [Equilibrer] pour compléter la dernière ligne ou pour ajuster une répartition qui ne tombe pas juste. Exemple : Le total d'une dépense est égal à 46,99 euros. Cette dépense est répartie sur les deux codes analytiques COM et ADM, à 50% chacun. Après la saisie du pourcentage sur les 2 lignes, le montant est arrondi à 23,50 euros. Le total de la répartition est de 47 euros donc supérieur au montant global. Si un montant est modifié manuellement, le pourcentage change également, comme ci-dessous : En utilisant le bouton [Equilibrer], le pourcentage est conservé et le montant rajusté automatiquement. 6. Une fois que vous avez fini, cliquez sur le bouton [OK]. Ventiler sur plusieurs comptes ) à partir d'une zone de sélection d’un compte - icône . Vous pouvez ventiler des écritures sur plusieurs comptes. Pour information, le montant global est affiché en haut de la fenêtre ainsi que le montant restant à affecter. * Le total des répartitions doit être égal au montant global de l'opération.Menu Saisies 170 1. Cliquez dans la colonne N°compte et sélectionnez le premier compte sur lequel l'opération est répartie. La zone Intitulé du compte est renseignée automatiquement lorsque vous passez à une autre zone. 2. Saisissez le Montant de la répartition. 3. Si vous tenez une comptabilité analytique, sélectionnez le Code analytique correspondant à l'opération. L’icône qui s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone, permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 168. 4. Procédez à l'identique pour les autres comptes sur lesquels l'opération doit être ventilée. 5. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton [OK].Menu Saisies 171 L’assistant Top Saisie ) Menu SAISIES - commande TOP SAISIE L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles. * Vous devez au préalable créer des modèles de saisie afin de pouvoir utiliser l’assistant Top Saisie. Voir Créer un modèle ou un abonnement, page 111. 1. Cochez l'option Ne pas afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas automatiquement à chaque ouverture de dossier. 2. Sélectionnez l'opération que vous souhaitez effectuer puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK]. 5. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération en complétant les lignes d'écriture. LConsultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier.Menu Saisies 172 Exemples de saisies Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez ainsi vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie. Les factures Une facture d'achat Une facture de vente * Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou l'émission d'une pièce commerciale. En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment ce que vous devez et ce que l'on vous doit Achats au comptant Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans votre logiciel sans appeler le compte Fournisseur. Je reçois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat TTC au crédit du compte Fournisseur. HT au débit du compte Achats. TVA au débit du compte TVA déductible. TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. TTC au débit du compte Fournisseur. J'envoie une facture de vente Mon client me paye TTC au débit du compte Client. HT au crédit du compte Ventes. TVA au crédit du compte TVA collectée. TTC au débit du compte Banque/CCP/ Caisse. TTC au crédit du compte Client. J'enregistre une note d’essence Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. Montant HT au débit du compte Carburant. Montant TVA au débit du compte TVA déductible. J'enregistre une dépense de papeterie Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau. Montant TVA au débit du compte TVA déductible.Menu Saisies 173 Les salaires Sans enregistrer les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Assedic, Caisse de retraite… Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je calcule les charges sociales Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte URSSAF (645xxx). Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx). Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx). Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx). Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte Assedic (645xxx). Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx). Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx). Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx). etc… pour chaque caisse. Je paye les charges sociales Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). etc… pour chaque caisse.Menu Saisies 174 En enregistrant les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. Un prêt bancaire Factures à payer par effet Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut pour cela créer deux comptes : • 403xxx Effets à payer. • 413xxx Effets à recevoir. Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx). Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je paye les charges sociales Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). etc… pour chaque caisse. J’obtiens un prêt Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP . Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx). Je paye les mensualités de ce prêt Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP. Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts (661xxx). Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx). Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite Montant TTC au crédit du compte Fournisseur. Montant HT au débit du compte Achats. Montant TVA au débit du compte TVA déductible. Montant TTC au débit du compte Fournisseur. Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé «Traite Dupont» et la date d'échéance.Menu Saisies 175 Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs diffé- rentes échéances. Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures. La TVA Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet de passer l'opération comptable correspondante. Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal. Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure. Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire que j'ai un CREDIT de TVA. Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre. La traite est retirée de mon compte à l'échéance Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP. Même somme au débit du compte Effets à payer. Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre) TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. Je paye cette TVA au Trésor Public Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser. J'ai un crédit de TVA TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA. J'ai un crédit de TVA TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée. TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations. TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible. Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA. Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.Menu Saisies 176 Enregistrer les abonnements ) Menu SAISIES - commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS Cette liste affiche les écritures périodiques arrivées à échéance mais qui ne sont pas encore enregistrées. Dans Ciel Compta Evolution, vous trouverez également des écritures de redevances si vous avez coché la case Passer l’écriture automatiquement dans la fiche d’un crédit-bail. Ces écritures fonctionnent comme des abonnements et une fois enregistrées, vous les retrouverez dans la liste des écritures. Exemple Vous créez le 15 du mois, une opération dont l'échéance est au 5 et dont la date de début est dans ce même mois. Il en résulte une échéance qui n'a pas encore été enregistrée : celle du mois courant. Vous pouvez alors provoquer cet enregistrement. * Pour visualiser ces abonnements, vous devez avoir coché la case Activer l'écriture automatiquement (dans la fenêtre Périodicité) lors du paramétrage de l’abonnement. Voir Créer un abonnement, page 209. Pour que la liste des écritures périodiques à enregistrer s'affiche automatiquement à l'ouverture de votre dossier, cochez la case Lancer «Enregistrer les abonnements» à l'ouverture du fichier. • Sélectionnez les opérations à enregistrer puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Modifier une écriture d’abonnement 1. Sélectionnez l’écriture d’abonnement dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Passer une écriture d’abonnement plus tard Pour repousser l'enregistrement d'une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .Menu Saisies 177 Passer une écriture d’abonnement maintenant 1. Pour enregistrer immédiatement une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Enregistrer toutes les écritures Pour enregistrer toutes les écritures immédiatement. 1. Cliquez directement sur le bouton sans sélection d’écritures. 2. Un message vous demande de confirmer l'enregistrement de toutes les écritures. Cliquez alors sur le bouton [Oui].Menu Saisies 178 Les saisies rapides La particularité des grilles de saisie rapide est d'accélérer considérablement le travail de saisie par le nombre réduit de zones à renseigner et l'utilisation d'automatismes de saisie définis, entre autres, dans les valeurs par défaut (comme le compte de contrepartie dans les fiches des journaux). Vous disposez des grilles suivantes : • facture/avoir client rapide, • facture/avoir fournisseur rapide, • encaisser un montant, • régler un montant. Saisir une facture/ un avoir client ou fournisseur rapide ) Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE pour client ou pour fournisseur Les saisies rapides d’un avoir ou d’une facture, client ou fournisseur, sont semblables. Les différences sont : • le choix du destinataire de la facture ou de l’avoir : client ou fournisseur. • le sens de l’écriture : au crédit ou au débit. Le sens de l’écriture varie selon la saisie que vous choisissez : un avoir ou une facture. Exemple Grille de saisie d'écritures Facture/Avoir client rapide 1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. Attention ! Les options telles que la date d'échéance, le N° de pointage, le code budgétaire ne figurent pas dans ces grilles de saisie en tant que zones à renseigner. Néanmoins, elles sont automatiquement prises en compte dans l'écriture si vous les avez paramé- trées pour les tiers concernés dans le plan comptable. Dans le cas contraire, ces zones ne seront pas renseignées.Menu Saisies 179 2. Le libellé de l'écriture peut correspondre soit à l'intitulé du compte soit au numéro de facture ou au numéro de l’avoir selon votre précédent choix . Sélectionnez l’une des deux options. Le bouton permet de saisir un commentaire pour l'écriture. * Si vous effectuez une saisie en devises (menu SAISIES, commande SAISIES EN DEVISES), une zone supplé- mentaire vous permet de choisir la devise à utiliser. 3. La date du jour est proposée par défaut. Modifiez-la si nécessaire. 4. Cliquez sur l'icône d'appel de liste et choisissez le compte Client ou Fournisseur. Si un compte de TVA par défaut est attribué au compte, le taux de TVA s’affiche automatiquement lorsque vous passez à une autre zone. * Vous pouvez consulter le compte client ou fournisseur sans quitter la fenêtre de saisie. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris dans la zone Client ou Fournisseur et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. 5. Saisissez le montant de la facture dans la zone Total TTC puis appuyez sur la touche . Le reste est calculé automatiquement. 6. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini ou sélectionnezle en cliquant sur l'icône . Si un compte de TVA est attribué au compte de produit ou de charge que vous saisissez et que le taux de TVA affiché par défaut est différent, un message vous demande de confirmer l’application du taux de TVA. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. * Dans le cas où vous avez affecté un compte de TVA sur le compte client ou fournisseur et également un compte de TVA sur le compte de charge ou de produit, c’est toujours le compte de TVA du compte de charge ou de produit qui est retenu en priorité. 7. Vous pouvez associer un code analytique en cliquant sur l'icône ou plusieurs codes analytiques en cliquant sur l'icône . Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 168. * Toute modification des écritures enregistrées à partir d'un des modes de saisie Facture/avoir client rapide et Facture/avoir fournisseur rapide s'effectue par l'intermédiaire des grilles de saisie guidée Facture/avoir client et Facture/avoir fournisseur. Ventiler sur plusieurs comptes • Pour ventiler le montant de la facture sur plusieurs comptes de contrepartie, activez l'option Ventiler sur ...Plusieurs comptes. Dans ce cas, la fenêtre affiche une grille de saisie vous permettant de saisir les comptes et les montants répartis. Le compte de contrepartie apparaît sur la première ligne activée dans la colonne N° de compte. 1. Pour saisir le nouveau montant HT, utilisez la touche [Tabulation] pour placer le curseur dans la colonne Montant HT. 2. Saisissez le deuxième compte en cliquant sur . Le solde du montant HT se calcule alors automatiquement. 3. Procédez à l'identique si le montant doit être ventilé sur plus de deux comptes. Enregistrer comme modèle ou un abonnement Voir Créer un modèle, page 209. Voir Créer un abonnement, page 209.Menu Saisies 180 Enregistrer l’écriture * L’écriture est enregistrée au débit pour une facture client, un avoir fournisseur et au crédit pour un avoir client, une facture fournisseur. Voir Enregistrer les écritures, page 166. Effacer l’écriture Le bouton permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie. La palette d’informations Le bouton permet d’afficher la palette d’informations concernant les informations comptables sur la pièce en cours de saisie. Voir La palette d’informations, page 165. Encaisser ou régler un montant ) Menu SAISIES - commande ENCAISSER UN MONTANT ou RÉGLER UN MONTANT pour ENCAISSER ou pour RÉGLER Ces commandes permettent d'enregistrer rapidement : • les règlements issus de vos clients, par le montant encaissé, • ou les règlements effectués à vos fournisseurs, par le montant décaissé. L'intégralité des écritures clients ou fournisseurs (selon le cas) est reprise, quel que soit le mode de saisie utilisé. Exemple Grille de saisie Encaisser un montant 1. Recherchez les factures d'après le montant du règlement perçu ou décaissé : pour cela, saisissez ce montant dans la zone Montant. Vous pouvez préciser le Compte en saisissant une racine de compte.Menu Saisies 181 2. Si le montant seul ne suffit pas à réaliser la recherche, sélectionnez l’option Affiner la recherche à partir du bouton . Vous pouvez préciser alors la date d'échéance dans la zone Non réglé au, le N° de pièce, ou encore la devise dans laquelle la facture a été saisie, dans la zone Devise. 3. Appuyez sur pour que s'affiche la (ou les) facture(s) correspondant aux critères demandés. 4. Sélectionnez dans la liste la facture à régler. Pour visualiser l'écriture avant d'enregistrer le règlement • Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer puis cliquez sur le bouton . La grille de saisie correspondante s'ouvre, avec tous les éléments automatiquement attribués s'ils ont été paramétrés comme valeur par défaut (journal, date d'échéance, budget, paiement, etc.). Vous pouvez effectuer les opérations réalisables dans les autres grilles de saisie : imprimer, envoyer dans le brouillard de saisie, en simulation, ou valider l'écriture. Pour enregistrer le règlement sans obtenir le détail de l'écriture • Vérifiez que la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer n'est pas cochée puis cliquez sur le bouton . Dans ce cas, votre logiciel procède automatiquement au lettrage de l'écriture et enregistre le règlement dans le brouillard. Si une erreur est détectée, l'écriture réapparaît dans la grille de saisie correspondante afin d'y être rectifiée. Les régimes de TVA Selon le régime de TVA défini dans les paramètres du dossier, la grille de saisie diffère. Encaisser un montant Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (PARAMÈTRES TVA - TVA SUR VENTES), lorsque vous saisissez une facture client, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne devrez la payer que lorsque vous aurez encaissé le règlement. Lorsque vous enregistrez le montant du règlement avec la commande Encaisser un montant, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA collectée. Régler un montant Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (PARAMÈTRES TVA - TVA SUR ACHATS), lorsque vous saisissez une facture/avoir fournisseur, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne pourrez la récupérer que lorsque vous aurez payé/réglé la facture. Lorsque vous enregistrez le montant du règlement avec la commande Régler un montant, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA déductible. Cas particulier des fournisseurs : gestion de la TVA (Compte fournisseur - onglet Fournisseur) Il est possible d'indiquer dans la fiche d'un compte fournisseur un régime de TVA différent de celui indiqué dans les paramètres TVA - TVA sur les achats. Exemple Vous êtes assujetti au régime de TVA sur les débits dans les paramètres TVA. Votre fournisseur DUBOIS, lui, est assujetti au régime de TVA sur les encaissements (zone cochée dans la fiche de son compte, onglet Fournisseur). La TVA sera alors récupérable pour ce fournisseur en particulier au moment du paiement de la facture.Menu Saisies 182 Les saisies guidées Dans ce mode de saisie, les informations sont proposées par défaut selon les paramètres du dossier définis pour les racines de comptes et selon les valeurs indiquées par défaut dans les préférences comptables. LReportez-vous au chapitre Les Préférences du manuel électronique Annexes disponible dans le menu AIDE. Saisir une facture / un avoir client ou fournisseur en mode saisie guidée ) Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR pour les clients et pour les fournisseurs Les saisies guidées d’une facture ou d’un avoir, client ou fournisseur, sont semblables. Les différences sont : • le choix du destinataire de la facture ou de l’avoir : client ou fournisseur. • le sens de l’écriture : au crédit ou au débit. Le sens de l’écriture varie selon la saisie que vous choisissez : un avoir ou une facture. Exemple Grille de saisie guidée Facture/Avoir client 1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. 2. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou sera libre, en cochant l'une des deux options. * Si vous effectuez une saisie en devises (menu SAISIES, commande SAISIES EN DEVISES), une zone supplé- mentaire vous permet de choisir la devise à utiliser.Menu Saisies 183 3. Le code du Journal est proposé par défaut et doit correspondre à un journal de type ventes ou achats (selon le cas). Si ce n’est pas le cas, cliquez sur l'icône d'appel de liste présentée en fin de zone, puis sélectionnez le journal adéquat dans la liste proposée. 4. Renseignez la zone Client ou Fournisseur en fonction de la grille sélectionnée. Vous obtenez la liste des comptes en cliquant sur l'icône . Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro. * Vous pouvez consulter le compte client ou fournisseur sans quitter la fenêtre de saisie. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris dans la zone Client ou Fournisseur et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire. Il correspond généralement au numéro de pièce indiqué sur la facture ou l’avoir. Le bouton , situé à la fin de la zone Libellé, permet de saisir un commentaire pour l'écriture. 5. La Date du jour est proposée comme date du mouvement. Modifiez-la éventuellement. Si vous avez paramétré une gestion des échéances pour ce compte, la date Echéance est alors automatiquement calculée selon la date de la facture. 6. Dans la zone Réf. pointage/let, le numéro de facture est proposé par défaut pour effectuer le lettrage de cette facture avec le règlement que vous enregistrerez. Vous pouvez le modifier. * Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du compte pour que vous puissiez les renseigner lors de la saisie. 7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur la fiche du compte concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. L'icône permet de sélectionner un code analytique et l’icône d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 168. 8. Saisissez le montant de la facture dans la zone Total TTC puis appuyez sur la touche . Ventiler sur plusieurs comptes • Par défaut, l'option Ventiler sur ...Plusieurs comptes est activée. Dans la grille de saisie, le compte de contrepartie apparaît sur la première ligne activée dans la colonne N° de compte. Le logiciel calcule alors le Montant HT, le Taux de TVA et propose le Compte de TVA pour les lignes de contrepartie. 1. Si un compte de TVA est attribué au compte de produit ou de charge que vous saisissez et que le taux de TVA affiché par défaut est différent, un message vous demande de confirmer l’application du taux de TVA. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. * Dans le cas où vous avez affecté un compte de TVA sur le compte client ou fournisseur et également un compte de TVA sur le compte de charge ou de produit, c’est toujours le compte de TVA du compte de charge ou de produit qui est retenu en priorité. 2. Saisissez le deuxième compte en cliquant sur le bouton . Le solde du montant HT se calcule alors automatiquement. 3. Procédez à l'identique si le montant doit être ventilé sur plus de deux comptes. Ventiler sur un seul compte • Pour ventiler sur un seul compte, activez l'option Ventiler sur ...Un compte. • Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini ou sélectionnez-Menu Saisies 184 le en cliquant sur l'icône . Si un compte de TVA est attribué au compte de charge ou de produit que vous indiquez et que le taux de TVA affiché par défaut est différent, un message vous demande de confirmer l’application du taux de TVA. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Générer un modèle ou un abonnement Voir Créer un modèle, page 209. Voir Créer un abonnement, page 209. Enregistrer l’écriture * L’écriture est enregistrée au débit pour une facture client, un avoir fournisseur et au crédit pour un avoir client, une facture fournisseur. Voir Enregistrer les écritures, page 166. Effacer l’écriture Le bouton permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie. La palette d’informations Le bouton permet d’afficher la palette d’informations concernant les informations comptables sur la pièce en cours de saisie. Voir La palette d’informations, page 165. Paiement et Encaissement ) Menu SAISIES - commande PAIEMENT ou ENCAISSEMENT Le Paiement et l’Encaissement permettent d'enregistrer respectivement les règlements de vos fournisseurs et ceux de vos clients. 1. Le libellé de l’écriture de paiement ou d’encaissement peut correspondre à l’intitulé du compte ou à l’intitulé que vous saisirez dans la zone Libellé. En fonction de votre choix, cochez l’une des deux options : Libellé=intitulé du compte ou Libellé libre. * Si vous effectuez une saisie en devises (menu SAISIES, commande SAISIES EN DEVISES), une zone supplémentaire vous permet de choisir la devise à utiliser. 2. Le code du Journal est proposé par défaut et doit correspondre à un journal de type ventes ou achats. Si ce n’est pas le cas, cliquez sur l'icône d'appel de liste présentée en fin de zone puis sélectionnez le journal adéquat . 3. Sélectionnez le compte Client ou Fournisseur en cliquant sur l'icône . * Vous pouvez consulter le compte client sans quitter la fenêtre de saisie. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris dans la zone Client et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. 4. Passez à la zone suivante. Votre logiciel détecte alors les factures non réglées sur le compte que vous venez de sélectionner. Ceci afin de vous faciliter la saisie du règlement et les opérations de lettrage.Menu Saisies 185 Les factures correspondent aux règlements à enregistrer 1. Cliquez sur la (ou les) facture(s) correspondant au règlement à enregistrer. Si le règlement concerne plusieurs factures, procédez à leur sélection en appuyant simultanément sur la touche et en cliquant sur les lignes concernées. 2. Cochez la case Lettrage à la validation de l'écriture pour lettrer automatiquement la facture et son règlement. 3. Cliquez sur le bouton [Régler]. Le logiciel récupère alors des informations des mouvements sélectionnés. 4. Vous revenez à la fenêtre Paiement ou Encaissement. Complétez les zones suivantes : la Date du règlement, le Libellé, le N° de la Pièce et le numéro de compte Banque. Les factures ne correspondent pas aux règlements à enregistrer Si aucune des factures présentées dans la liste des écritures non lettrées ne correspond au règlement que vous voulez enregistrer : 1. Cliquez sur le bouton [Fermer]. Vous revenez à la fenêtre Paiement ou Encaissement. 2. Renseignez les différentes zones de la pièce : • la Date de l’écriture : la date du jour est proposée par défaut. Vous pouvez la modifier. Si vous avez paramétré une gestion des échéances pour ce compte, la date Echéance est alors automatiquement calculée selon la date de la facture. • le paiement : cliquez sur l'icône d'appel de liste et sélectionnez le mode de paiement utilisé puis cliquez sur [OK]. • la Date de valeur : correspond à la date réelle d’encaissement. Celle-ci diffère de la Date de l’écriture lorsque vous enregistrez une écriture avant le dépôt à la banque. • le N° de Pièce : cette zone n’est pas obligatoire et celle-ci ne s’affiche pas si votre mode de paiement est le chèque. Ce numéro correspond généralement au numéro de pièce indiqué sur la facture. Le bouton , situé à la fin de la zone Libellé, permet de saisir un commentaire pour l'écriture. • le Libellé : Si, dans la zone Option de la fenêtre, vous avez coché Libellé=intitulé du compte, le libellé du compte est automatiquement affiché dans cette zone. Dans le cas contraire, saisissez un libellé.Menu Saisies 186 • le Numéro de chèque : cette zone n’apparaît que si vous effectuez un paiement par chèque. Si vous avez défini les numéros de chéquier via la commande CHÉQUIERS du menu LISTES, le numéro de chè- que est automatiquement renseigné. Dans le cas contraire, saisissez le numéro figurant sur le talon de votre chéquier, utilisé pour payer la facture. • la référence pointage/let : le numéro de la pièce est reporté par défaut dans cette zone et servira pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez en fonction de son pointage. Vous pouvez le modifier. • le code analytique : si le code analytique par défaut est indiqué dans la fiche du compte concerné, celui-ci s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 168. • le montant total de la facture en TTC. • le montant réglé : cette zone ne s’affiche que si, dans les paramètres comptables, vous avez coché la case Gestion de l'écart dans les règlements. Lors de la saisie des règlements fournisseurs et encaissements clients, les montants des escomptes seront imputés sur l’un des comptes déclarés dans ces paramètres. Indiquez le montant réellement réglé dans cette zone. L’escompte se calcule automatiquement en fonction du montant TTC indiqué et s’affiche dans la zone Ecart. • le compte banque : il s’agit du compte de contrepartie associé au journal. Celui-ci est renseigné par défaut si vous l’avez déclaré dans la fiche du journal (menu LISTES - commande JOURNAUX). • les lignes de TVA : selon le régime de TVA défini dans les paramètres du dossier, la grille de saisie diffère et affiche une partie supplémentaire. Les régimes de TVA Encaissement Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (Paramètres TVA - TVA sur ventes), lorsque vous saisissez une facture client, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne devrez la payer que lorsque vous aurez encaissé le règlement. Lorsque vous enregistrez le montant du règlement via la commande ENCAISSEMENT, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA collectée. Paiement Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (Paramètres TVA - TVA sur achats), lorsque vous saisissez une facture fournisseur, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne pourrez la récupérer que lorsque vous aurez payé/réglé la facture. Lorsque vous enregistrez le montant du règlement via la commande PAIEMENT, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA déductible. Cas particulier des fournisseurs : gestion de la TVA Il est possible d'indiquer dans la fiche d'un compte fournisseur (onglet Fournisseur) un régime de TVA différent de celui indiqué dans les paramètres de TVA, au niveau de la zone TVA sur achats (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA). Lorsque vous cliquez dans la première cellule, la liste déroulante est activée. Vous pouvez alors sélectionner le taux de TVA à appliquer. Les comptes de TVA (en attente, à reverser ou collectée selon votre cas) définis dans les paramètres de TVA du dossier, sont alors repris automatiquement. Le montant de la TVA est aussi calculé automatiquement.Menu Saisies 187 Exemple Vous êtes assujetti au régime de TVA sur les débits dans les paramètres TVA. Votre fournisseur DUBOIS, lui, est assujetti au régime de TVA sur les encaissements (zone cochée dans la fiche de son compte, onglet Fournisseur). La TVA sera alors récupérable pour ce fournisseur en particulier au moment du paiement de la facture. Enregistrer le paiement ou l’encaissement 1. Cochez l’une des trois options : Brouillard, Validation ou Simulation. Voir Enregistrer les écritures, page 166. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Cas de la gestion automatique des écarts de règlement Si la gestion automatique des écarts est activée et que le règlement que vous enregistrez présente une différence entre le montant total et le montant réglé, une fenêtre s’affiche : 1. Afin de définir comment gérer l’écart, cochez l'option de votre choix : • Règlement partiel ou supérieur : en effectuant un règlement partiel ou supérieur de la facture, celle-ci n'est pas soldée et le solde reste dû. • Escompte obtenu (paiement) ou Escompte accordé (encaissement) : dans ce cas, sélectionnez le compte servant à la récupération de la TVA sur le montant de l’escompte. • Perte (encaissement) ou Profit (paiement) : Ciel Compta passe l’écart de règlement en perte ou profit et solde définitivement la facture. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. * Après l’enregistrement de l'encaissement ou du paiement, en consultant la liste des écritures (menu LISTES), vous pouvez constater la ventilation de l’écart de règlement en escompte, en perte ou en profit. Dans cette fenêtre, les options permettant de gérer l’écart de règlement varient en fonction de l’écart et de l’opération (encaissement ou paiement).Menu Saisies 188 Relevé bancaire )Menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE ) Menu MA COMPTA - commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : soit manuellement soit par l’import des lignes du relevé bancaire. Dans ce dernier cas, le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque. Toutes les lignes de votre relevé bancaire sont ainsi intégrées dans votre compte de banque. * Vous pouvez saisir un relevé bancaire uniquement dans un journal de Banque et sur un compte de Banque. Dans le cas d’un import du relevé bancaire, vous devez au préalable : • vous munir du fichier du relevé bancaire auprès de votre banque, • connaître le format d’import de votre banque. A l’activation de cette commande, un assistant s’affiche et vous guide à travers différentes étapes. * Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Etape 1 : choix du journal 1. Dans la zone Code Journal, cliquez sur l’icône d’appel de liste puis sélectionnez le journal sur lequel les opérations du relevé bancaire seront enregistrées. * Le même Journal sera repris automatiquement à chaque fois que vous saisirez un relevé ; le journal étant toujours le même en saisie relevé bancaire. 2. Dans la zone N° de compte, cliquez sur l’icône d’appel de liste pour choisir le compte sur lequel les lignes du relevé bancaire seront enregistrés. Si le compte n’existe pas, vous pouvez le créer directement en cliquant sur le bouton Menu Saisies 189 Etape 2 : choix du mode de saisie 3. Deux modes vous sont proposés : soit vous saisissez manuellement le relevé bancaire, soit vous importez les lignes du relevé bancaire. Cochez l’option de votre choix. Si vous avez opté pour l’import du relevé bancaire Si vous n’avez pas renseigné le format et le fichier d’import au préalable dans la fiche du compte, onglet Banque, deux étapes supplémentaires sont proposées. 1. Cliquez sur l’icône puis choisissez le format d’import. * Vous pouvez créer votre format d’import s’il ne figure pas dans la liste en cliquant sur le bouton [Créer]. Voir Créer un format d’import des relevés bancaires, page 116. 2. Sélectionnez, dans l’étape suivante, le fichier fourni par votre banque. Etape 3 : Informations relevé bancaire Quel que soit le mode de saisie que vous avez choisi, cette étape s’affiche. 4. Indiquez la période du relevé bancaire en choisissant la Date de début et la Date de fin. 5. Saisissez la Référence du relevé bancaire. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Saisie du relevé bancaire s’affiche. Menu Saisies 190 Fenêtre de saisie du relevé bancaire Dans cette fenêtre, vous pouvez : • saisir manuellement les opérations figurant sur votre relevé bancaire papier, • vérifier et compléter les lignes du relevé bancaire importées dans votre logiciel. Saisir manuellement le relevé bancaire 1. Cliquez dans la colonne Date. Sélectionnez la date de l’opération à l’aide de l’icône du calendrier . 2. Appuyez sur la touche de votre clavier pour passer à la colonne suivante. 3. Saisissez le montant de l’opération dans la colonne Montant débit ou Montant crédit selon le type d’opé- ration. 4. Passez à la colonne suivante. Sélectionnez le numéro de compte sur lequel l’opération a été enregistrée en cliquant sur l’icône liste. Si l’opération a été mouvementée sur plusieurs comptes, cliquez sur l’icône pour indiquer tous les comptes puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Ventiler sur plusieurs comptes, page 169. Le nom du compte s’affiche automatiquement dans la colonne Intitulé du compte. * Vous pouvez consulter le compte sur lequel vous saisissez une écriture. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule d’un compte et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. La fenêtre de celui-ci s’affiche. 5. Dans la colonne Code mode de paiement, sélectionnez à l’aide de l’icône Liste le mode de paiement de l’opération. 6. (Non disponible en mode cahier) Si votre comptabilité est analytique, choisissez dans la colonne qui suit le Code analytique de l’opération. L’icône qui s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone, permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 168. 7. Dans les colonnes suivantes, saisissez si nécessaire le Numéro de pièce et le Libellé de l’opération.Menu Saisies 191 8. Si vous avez renseigné des opérations qui sont déjà inscrites dans votre comptabilité, décochez la case A enregistrer pour ne pas les prendre en compte. 9. Une fois que vous avez saisi toutes les opérations, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Vérifier le relevé bancaire importé Toutes les opérations de votre relevé bancaire ont été récupérées et sont affichées dans la grille de saisie. 1. Vérifiez les écritures. Si toutefois vous constatez une erreur, corrigez-la. 2. Si des opérations sont déjà inscrites dans votre comptabilité, décochez la case A enregistrer pour ne pas les prendre en compte. 3. Sélectionnez le ou les N° de Compte sur lequel l’opération est enregistrée en cliquant soit sur l’icône soit sur l’icône . 4. Indiquez également le code mode de paiement de chaque opération. 5. (Non disponible en mode cahier) Choisissez éventuellement le code analytique. L’icône qui s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone, permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 168. * Si une règle d’affectation est appliquée sur une opération, ces éléments sont déjà renseignés. Par ailleurs, vous pouvez créer une règle d’affectation directement à partir de cette grille de saisie. Créer une règle d’affectation 1. Cliquez sur la ligne de l’opération concernée. 2. Cliquez sur le bouton [Créer une règle]. Un assistant s’affiche et vous guide à travers des étapes 3. Dans la première étape, vous définissez les critères permettant au logiciel de repérer les opérations. Par défaut, le logiciel reprend le libellé de l’opération ainsi que son montant. Si nécessaire, modifiez ces conditions. Pour cela, vous pouvez : • décocher une option : Le libellé de l’opération ou Le montant de l’opération, • au niveau du libellé, choisir un autre opérateur : contient, commence par, finit par puis saisir un autre libellé. • au niveau du montant de l’opération, modifier le total et saisir un écart dans la zone +/-. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant].Menu Saisies 192 5. Dans la seconde étape, cliquez sur l’icône pour sélectionner un compte à affecter ou sur l’icône si l’opération est mouvementée sur plusieurs comptes. Voir Ventiler sur plusieurs comptes, page 169. 6. Indiquez le mode de paiement et éventuellement le code analytique à affecter à l’opération L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 168. * Le code analytique n’est pas disponible en mode cahier. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Les boutons Ce bouton permet de supprimer toutes les opérations présentées dans le relevé. Dans ce cas, vous devrez tout re-saisir ou réimporter le fichier d’import. Ce bouton permet d’interrompre votre saisie afin de la continuer ultérieurement. Lorsque vous activerez de nouveau la commande relevé bancaire, un message vous demandera alors si vous voulez continuer la saisie en cours ou en créer une nouvelle. Dans le cas d’une saisie manuelle, ce bouton permet de passer à la méthode de l’import du relevé bancaire. Dans l’autre cas, ce bouton permet de réimporter le relevé fourni par votre banque si par exemple vous vous êtes trompé de relevé. Ce bouton permet de créer une règle d’affectation directement à partir d’une ligne saisie. Ces deux boutons permettent respectivement de modifier ou de consulter le compte sélectionné dans la grille de saisie.Menu Saisies 193 Enregistrer le relevé bancaire Une fois que vous avez saisi ou complété toutes les opérations, cliquez sur le bouton . Votre relevé est validé et toutes les opérations sont enregistrées en écriture. Vous pouvez visualiser les écritures de votre relevé dans la liste des écritures. Il ne vous restera plus qu’à les pointer.Menu Saisies 194 Saisie Z de caisse ) Menu SAISIES - commande SAISIE Z DE CAISSE ) Menu MA COMPTA - commande SAISIE Z DE CAISSE Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée, édité par une caisse enregistreuse. Ce ticket totalise toutes les recettes en TTC enregistrées dans la journée et possède un numéro d’identification. La commande SAISIE Z DE CAISSE permet d’enregistrer les écritures comptables du ticket Z ainsi que les écarts de caisse. Cette saisie se déroule en deux étapes. Tout d’abord, vous saisissez la répartition de votre chiffre d’affaires (par rayon, nature de biens...) puis la répartition par mode de règlement. * Le mode cahier ne gère pas la comptabilité analytique. A l’activation de la commande SAISIE Z DE CAISSE, la fenêtre de saisie s’affiche : * La première fois que vous utilisez cette commande, la grille de saisie est vide. Par la suite, le libellé, le taux de TVA, le compte et le code analytique des ventes seront conservés et dans la seconde étape, le libellé, le compte du règlement ainsi que le code mode de paiement, à l’exception des comptes clients.Il ne vous restera plus qu’à saisir vos montants. Dans le menu CONTEXTUEL (clic-droit dans la fenêtre), plusieurs fonctionnalités peuvent vous aider dans la saisie, notamment les commandes suivantes : • CONSULTER LE COMPTE : permet d’ouvrir la fenêtre de consultation d’un compte. • SOLDER : permet de compléter le montant de la dernière ligne et solder le reste à répartir. Permet d’interrompre Grille de saisie votre travail sans perdre les informations saisies. Permet de tout effacer. Permet de modifier ou consulter le compte de la ligne saisie. Permet de passer à la seconde étape.Menu Saisies 195 Saisie * Par défaut, la saisie des ventes se fait en TTC. Cependant, vous pouvez saisir le détail de vos ventes en HT. Pour cela, dans les préférences de saisie, vous disposez de l’option Saisie Z de caisse : détail des ventes en HT. Vous y accédez par le menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, groupe Comptabilité - Options de saisie. Etape 1 Cette étape vous permet de saisir le détail de vos ventes par type (exemple : boucherie, épicerie, etc.). 1. Munissez-vous de votre ticket Z. 2. Vérifiez que la date proposée est exacte. 3. Saisissez le numéro du ticket Z. Ce numéro est important en cas de contrôle fiscal. 4. Indiquez le nombre de clients passés en caisse dans la journée, dans la zone correspondante. Sur un ticket Z, le nombre de clients peut être exprimé par un nombre de paniers ou autre. 5. Saisissez le total des ventes TTC à répartir. 6. Cliquez sur la touche de votre clavier. Les zones Panier moyen et Reste à répartir sont alors calculées automatiquement. 7. Dans la colonne Libellé vente, indiquez le nom de la répartition. Exemples : épicerie, boucherie. 8. Saisissez le Montant TTC puis le taux de TVA de la vente. Le Montant TVA et le Montant HT sont calculés automatiquement. 9. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et sélectionnez un compte. Le code analytique est renseigné par défaut s’il est indiqué dans le compte que vous avez choisi. Dans le cas contraire, vous pouvez toujours en sélectionner un ou plusieurs. L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 168. 10. Répétez l’opération pour toutes les répartitions des ventes. 11. Vérifiez que la zone Reste à répartir est vide. 12.Cliquez sur le bouton [Suivant] situé en haut de la fenêtre. Etape 2 Cette seconde étape vous permet de saisir le détail de vos ventes par mode de paiement (exemple : chèques, espèces, comptes clients, etc.). Dans la partie supérieure de la fenêtre, les informations du ticket Z sont rappelées. Les zones Total Menu Saisies 196 Règlements et Ecart de caisse se renseigneront au fur et à mesure de la saisie des différents modes de règlements. 13.Dans la colonne Libellé règlement, indiquez le nom du mode de paiement. Par exemple : CB, chèque, espèces, etc. Si vous laissez cette zone vide, c’est le libellé du compte ou du code mode de paiement qui sera pris en compte. 14.Saisissez ensuite le montant de répartition du règlement. 15.Dans la colonne Compte, cliquez sur l’icône d’appel de liste puis selon le mode de paiement, cochez l’option Clients, Autres tiers ou Financiers : • Clients : ce type de compte est utilisé pour les clients qui ont un compte. • Autres tiers : ce type de compte est utilisé pour les règlements par ticket restaurant, bons d’achats... • Financiers : ce type de compte est utilisé pour les règlements de type chèque, carte bancaire. Exemple Pour un mode de paiement de type chèque, le compte le plus souvent utilisé est le compte financier 511200 chèques à encaisser. 16.Indiquez éventuellement un code mode de paiement. 17.Répétez l’opération pour tous les règlements. Conserver le client dans la saisie Les comptes clients sont les seuls qui ne sont pas récupérés automatiquement dans les prochaines saisies d’un Z de caisse. Cependant, vous avez quand même la possibilité de les garder. Pour cela, sélectionnez la ligne d’un compte client et cliquez sur le bouton [Conserver le client]. Vous pouvez aussi faire un clic-droit et choisir la commande CONSERVER LE CLIENT DANS LA SAISIE. Lettrer une ligne d’écriture (Uniquement disponible en mode standard) Vous pouvez lettrer une écriture directement dans cette grille de saisie. 1. Pour cela, sélectionnez la ligne de l'écriture. 2. Cliquez sur le bouton [Lettrer]. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, procédez au lettrage de votre écriture et fermez la fenêtre. Vous revenez à la grille de saisie. Voir Lettrage manuel, page 221. Permet de lettrer la ligne d’écriture sélectionnée . Permet de repasser à la première étape. Permet d’enregistrer la saisie Z de caisse Permet de garder le compte client dans la grille de saisie.Menu Saisies 197 Enregistrer les écritures Ecart de caisse Lorsque vous avez un écart de règlement, celui-ci est calculé et s’affiche dans la zone Ecarts de caisse. Cet écart passera sur le compte d’écart de caisse positif ou négatif choisi dans les paramètres de comptabilité. 1. Si ces comptes n’ont pas encore été déterminés, vous ne pouvez pas enregistrer vos écritures. Cliquez alors sur le bouton [Enregistrer plus tard]. 2. Dans le menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ, cliquez sur l’onglet Racines/Défauts et attribuez les comptes d’écart de caisse. 3. Activez de nouveau la commande SAISIE Z DE CAISSE et cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. Procédez à l’enregistrement. Enregistrer 1. Par défaut, les écritures sont enregistrées en Brouillard. Si vous voulez qu’elles soient enregistrées en Simulation ou Validation, cochez l’option correspondante. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. * Vous pouvez visualiser vos écritures de caisse dans la liste des écritures (menu LISTES OU EXPERT COMPTABLE - commande ÉCRITURES OU LISTE DES ÉCRITURES). Lors de vos prochaines saisies, la plupart des informations seront conservées. Si des répartitions des ventes ou des règlements ne sont pas dans le ticket Z du jour, vous pourrez les laisser vides.Menu Saisies 198 Saisie des A-nouveaux ) Menu SAISIES - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX ) Menu MA COMPTA - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et vous présente votre plan de comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. 1. Dans la partie Comptes située à gauche de la fenêtre, cliquez sur le type de comptes correspondant à votre saisie. 2. Saisissez les A-nouveaux compte par compte dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. Les comptes doivent être équilibrés. * Si le compte n’existe pas, vous pouvez en créer un directement en cliquant sur le bouton [Créer un compte]. Voir Créer un compte, page 89. 3. Répétez pour tous les comptes faisant l'objet de report d'A-nouveaux. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider. * Si un compte n'est pas équilibré, un message vous le signale et il est impossible d'enregistrer. Cliquez alors sur le bouton [OK] puis corrigez afin d'obtenir un Montant Débit égal au Montant Crédit. 5. Une fenêtre s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture et cliquez sur le bouton [OK].Menu Saisies 199 * Vous pouvez visualiser les écritures du report des A-nouveaux dans la liste des écritures. Ce bouton permet de supprimer tous les montants saisis. Dans ce cas, un message vous demandera de confirmer la suppression. Ce bouton permet d’interrompre votre saisie et de la continuer ultérieurement sans perdre les montants déjà saisis. Ce bouton permet de créer un compte sans quitter la fenêtre de saisie. Vous validez la saisie et toutes les opérations sont enregistrées en écriture. Vous pouvez visualiser les écritures des A-nouveaux dans la liste des écritures (Menu EXPERT COMPTABLE ou LISTES - commande LISTE DES ÉCRITURES ou ÉCRITURES).Menu Saisies 200 Saisie standard et saisie au kilomètre Saisie standard ) Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD Ce mode de saisie permet d'enregistrer les pièces et écritures comptables dans une grille de saisie. Vous devrez définir les informations générales de la pièce (date, code journal, numéro de pièce, etc.) puis les informations des différentes lignes qui la composent (compte, libellé, montant, etc.). A titre d'exemple, nous allons détailler la saisie d'une facture client. * Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche ou sur la touche . Cette disposition est valable pour toutes les zones. Les données de l'entête Devise Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Si vous effectuez une saisie en devises (menu SAISIES, commande SAISIES EN DEVISES), une zone supplémentaire vous permet de choisir la devise à utiliser. Calcul automatique/Calcul manuel L’option Calcul automatique est cochée par défaut. Ainsi, le logiciel calcule les montants et les insère dans la grille de saisie. De plus, lorsqu’un compte de TVA par défaut est défini dans un compte de charge ou de produit, dans un compte client ou fournisseur, les calculs sont automatiquement effectués selon le taux de ce compte de TVA. * Le taux de TVA appliqué par défaut est le taux défini dans les paramètres de TVA (en général 19,6%) sauf si vous avez attribué un compte de TVA au compte client, fournisseur, charge ou produit queMenu Saisies 201 vous saisissez. Dans ce cas, le logiciel appliquera le taux de TVA du compte client, fournisseur, charge ou produit. Si vous ne souhaitez pas saisir vos écritures avec un automatisme sur les calculs, cochez l’option Calcul manuel. Journal Le Journal est proposé par défaut selon la dernière écriture effectuée en saisie standard ou en saisie kilomètre. Vous pouvez le modifier en sélectionnant un des codes proposés dans la liste des journaux que vous obtenez en cliquant sur l'icône d'appel de liste ou en appuyant sur la touche de votre clavier. Dans notre exemple, il s’agit du journal de ventes : VT. Date La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert la société est proposée par défaut comme Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres comptables (onglet Paramètres). Voir Paramètres Comptabilité, page 25. N°de pièce La zone N°de pièce vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement. Voir Créer un journal, page 104. Libellé Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des journaux. Si un numéro de pièce est défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme libellé de l'écriture, mais vous pouvez le modifier. La grille de saisie Saisie de la première ligne 1. Dans la première ligne de la colonne N°de compte, saisissez la racine du compte client, soit les trois premiers caractères 411, puis cliquez sur l’icône présentée en fin de zone. Vous obtenez ainsi la liste des comptes. 2. Sélectionnez le compte adéquat puis cliquez sur le bouton [OK]. Dans notre exemple, il s’agit du compte 411FOU de la société FOU d’INFO. * Si vous avez coché l'option de saisie Afficher la liste auxiliaire pour les comptes dans les préférences comptables, la liste auxiliaire des comptes s’ouvre automatiquement dès que le curseur se place dans la zone Compte. 3. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture. Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. 4. Vous pouvez changer l’affichage de la colonne Intitulé du compte. Pour cela, faites un clic droit dans une cellule puis choisissez la commande AFFICHAGE ’INTITULÉ DU COMPTE’. Voir Affichage de la colonne ’Intitulé du compte’, page 205.s 5. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. Pour notre exemple, saisissez 500 au débit.Menu Saisies 202 6. Dans la zone Code mode de paiement, vous pouvez indiquer le mode de paiement utilisé. * Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur l’icône pour en sélectionner un. La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis pour le compte et la date de l'écriture. Vous pouvez la modifier. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'entête de l'écriture, il est repris par défaut comme Référence pointage/Let. Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur numéro de pointage de cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture correspondant au montant TTC réglé. Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Code lettrage. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone. Saisie de la deuxième ligne 1. Saisissez la racine du compte de TVA puis cliquez sur l’icône pour sélectionner le compte dans la liste proposée. 2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option Calcul automatique, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Saisie de la troisième ligne Renseignez la zone N° de compte par le numéro 706000. Comme pour la ligne 2 : • le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture, • le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit. Ventilation budgétaire (Uniquement en mode standard) Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code analytique. Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du compte. Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/analytiques existante en cliquant sur l’icône ou sur l’icône qui permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 168. * La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation analytique/ budgétaire obligatoire est cochée dans les préférences comptables. Opérations sur les lignes d’écritures Solder l'écriture Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde]. Attention ! Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas possible sur ces zones. Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé.Menu Saisies 203 Enregistrer une contrepartie Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie. Insérer une ligne Ce bouton permet d'ajouter une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie. Effacer une ligne Ce bouton permet de supprimer une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie. Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer]. Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie. Dupliquer une ligne Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille de saisie. Commandes de la barre Tout effacer Ce bouton permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie. Visualiser l’aperçu ou imprimer Ces boutons permettent d’obtenir un aperçu ou bien d’imprimer les mouvements en cours de saisie. Reprendre * Ce bouton n’apparaît uniquement lorsque vous avez interrompu la saisie sans enregistrer. Ce bouton permet de reprendre votre saisie à son état initial, c’est-à-dire de revenir sur les lignes d’écritures avant la dernière interruption de votre saisie. Si vous avez saisi d’autres lignes d’écritures entre temps, celles-ci seront alors supprimées.Menu Saisies 204 Saisir à partir d’un modèle (Uniquement en mode standard) 1. Cliquez sur le bouton [Saisir à partir d’un modèle]. 2. Sélectionnez le modèle et cliquez sur le bouton [OK]. Les éléments pré-renseignés dans le modèle sont alors repris dans la grille de saisie. Il ne vous reste plus qu’à modifier ou compléter certains éléments, par exemple le N° de pièce. Enregistrer comme modèle ou abonnement (Uniquement en mode standard) L’écriture que vous venez de saisir peut-être enregistrée comme modèle ou abonnement que vous pourrez réutiliser et ainsi vous éviterez de re-saisir certaines informations communes. 1. Cliquez sur le bouton [Enregistrer modèle] ou [Enregistrer abonnement]. 2. Nommez votre modèle ou abonnement et cliquez sur le bouton [OK]. Voir Créer un modèle, page 209. Voir Créer un abonnement, page 209. Modifier le compte Vous pouvez modifier le compte sur lequel vous saisissez une écriture. 1. Sélectionnez la ligne de saisie dont le compte est à modifier. 2. Cliquez sur le bouton . La fiche du compte s'affiche. 3. Procédez aux modifications et cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Consulter le compte Vous pouvez consulter le compte sur lequel vous saisissez une écriture. 1. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule d’un compte et faites un clic-droit. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de celui-ci s’affiche. Voir Consulter un compte, page 98. Lettrer le compte (Uniquement en mode standard) Vous pouvez lettrer une écriture directement dans la grille de saisie. 1. Sélectionnez la ligne de l'écriture 2. Cliquez sur le bouton . 3. Si le compte n’est pas lettrable, un message demande de confirmer le lettrage du compte. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, procédez au lettrage de votre écriture et fermez la fenêtre. Vous revenez à la grille de saisie. LPour plus de détails sur le lettrage, consultez le paragraphe “Lettrage manuel”, page 221. Afficher la palette d’informations Le bouton permet d’afficher la palette d’informations concernant les informations comptables sur la pièce en cours de saisie. Voir La palette d’informations, page 165.Menu Saisies 205 Enregistrer l’écriture 1. Lorsque vous avez fini de renseigner la grille de saisie, cochez l’option Brouillard, Validation ou Simulation. Voir Enregistrer les écritures, page 166. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] situé en haut de la fenêtre. Commandes du menu Contextuel (clic-droit) Calculer les frais kilométriques ) Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES. Dans la partie supérieure de la fenêtre, vous pouvez visualiser le tableau détaillé des frais kilométriques. Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale. 1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule. 2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. 3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres. 4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés et le montant s'inscrit dans la zone correspondante. Affichage de la colonne ’Intitulé du compte’ Vous pouvez masquer, afficher ou déplacer la colonne Intitulé du compte afin de faciliter votre saisie. 1. Positionnez-vous dans une cellule de la grille de saisie. 2. Faites un clic droit et choisissez la commande Affichage ’Intitulé du compte’. Menu Saisies 206 La fenêtre suivante s’affiche : 3. Cochez l’option de votre choix : • soit vous n’affichez plus cette colonne, • soit vous l’affichez : après la colonne N° de compte ou en dernière colonne. Cliquez sur le bouton [OK]. Saisie au kilomètre ) Menu SAISIES - commande SAISIE KILOMÈTRE ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande SAISIE KILOMÈTRE Avec le mode saisie kilomètre, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates mais toujours d’un même mois. C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez l'utiliser plus particulièrement pour enregistrer les bordereaux de remises en banque. LLa grille de saisie au kilomètre étant semblable à celle de la saisie standard, reportez-vous au paragraphe “Saisie standard”, page 200, pour plus de détails. Imprimer une lettre chèque Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque. Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs. 1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis faites un clic-droit. 2. Activez la commande LETTRE CHÈQUE. L'impression se lance directement.Menu Saisies 207 La gestion des devises Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu SAISIES - commande SAISIES EN DEVISES Si vous gérez une comptabilité multidevise, vous devez impérativement utiliser une des commandes du sous-menu SAISIES EN DEVISES pour enregistrer vos écritures. Tous les modes de saisie y sont proposés. Ils sont similaires à ceux utilisés pour enregistrer des écritures en euros. Paramétrages préalables Déclarer la gestion multidevise ) Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES puis COMPTABILITÉ - onglet Devises Pour enregistrer des écritures dans différentes devises, vous devez impérativement cocher l'option Gestion du multi-devises dans les paramètres du dossier. Voir Onglet Devises, page 26. Définir les devises utilisées ) Menu LISTES - commande DEVISES Préalablement à la saisie des écritures, vous devez créer les différentes devises utilisées. A ce stade, vous pouvez saisir les derniers taux connus de la devise, à la date de fixation de chacun. Voir Créer une devise, page 114. Modifier en cours de saisie le taux de la devise utilisée ) Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉS - Options de saisie Pour que vous puissiez modifier le taux de la devise directement en cours de saisie, vous devez préalablement cocher l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables du dossier. Saisir des écritures en devises ) Menu SAISIES - commande SAISIES EN DEVISES - Indépendamment du mode de saisie utilisé, une zone supplémentaire Devise est présentée dans l'entête des fenêtres de saisie que vous obtenez par la commande SAISIES EN DEVISES. 1. Indiquez la devise que vous voulez utiliser. L’icône , présentée à droite de la zone, ouvre la liste des devises existantes. 2. Si vous avez coché l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables, la zone Taux présentée dans l'entête de la fenêtre est active. Par défaut, le taux est proposé en fonction de la date de l’écriture. Vous pouvez le modifier en saisissant le nouveau taux directement dans la zone. 3. Saisissez votre écriture comme dans les autres modes de saisie.Menu Saisies 208 Conséquences sur la saisie et la liste des écritures Une fois la devise et son taux définis, vous saisissez vos écritures comme à l'accoutumée. Les montants sont exprimés dans la devise choisie. Dans la liste des écritures, vous retrouvez le détail du mouvement avec dans les colonnes Montant débit et Montant crédit les montants exprimés en devises. Les éditions en devises Dans les éditions, le critère Les écritures dont la devise est permet d'imprimer les écritures dans la devise de votre choix. Pour cela, cochez l'option et sélectionnez la devise à prendre en compte. Pour prendre en compte toutes les écritures dans la monnaie du dossier, décochez cette option. Constatation des écarts de conversion Si vous souhaitez saisir l'écriture de règlement en euros d'une facture saisie en devises ou inversement, il se peut qu'un écart de conversion soit constaté au moment de l’enregistrer. Pour être informé du constat d'une différence de conversion, immédiatement après l’enregistrement de l'écriture : 1. Sélectionnez la facture concernée dans la liste des factures non lettrées. 2. Si vous souhaitez lettrer l’écriture directement après sa validation, cochez la case Lettrage à la validation de l'écriture. 3. Cliquez sur [Régler] pour basculer l'écriture en saisie de règlement. 4. Après avoir complété les éléments manquants, validez l'écriture de règlement en cliquant sur [Enregistrer]. 5. Si vous avez coché la case Lettrage à la validation de l'écriture, confirmez le lettrage. Si un écart de conversion est constaté, la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement affiche l'écriture pour l'écart de conversion et vous demande si vous souhaitez l'enregistrer.Menu Saisies 209 Les modèles de saisie A partir d'une écriture existante, vous pouvez générer un modèle que vous rappellerez chaque fois que vous serez amené à enregistrer une écriture de même type. Exemple Vous recevez tous les deux mois une facture d'EDF. La date, le numéro de pièce et le montant varient d'une facture à l'autre. En revanche, le journal, le numéro de compte fournisseur, le mode de paiement ne changent pas. Dans ce cas, vous pouvez créer un modèle Facture EDF qui reprendra ces informations. * Les modèles sont liés au mode de saisie dans lequel ils sont créés. Ainsi, un modèle créé en mode Saisie Standard ne sera pas proposé en Saisie guidée. Pour réutiliser votre modèle via l'assistant Top Saisie, vous devrez lui affecter une famille (création à partir de la commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu LISTES). Créer un modèle 1. Activez une des commandes du menu SAISIES puis saisissez intégralement l'écriture qui doit servir de modèle. 2. Avant d'enregistrer l'écriture, cliquez sur le bouton [Enregistre modèle] ou sélectionnez la commande ENREGISTRER COMME MODÈLE du menu contextuel (clic droit). 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nom du modèle à créer puis cliquez sur le bouton [OK]. Un message confirme l'enregistrement du modèle d'écriture. 4. Cliquez sur [OK] pour revenir dans la grille de saisie et enregistrer votre écriture. * Vous pouvez également créer un modèle à partir de la commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu LISTES. Voir Créer un modèle, page 111. Saisir une écriture à partir d’un modèle * Pour utiliser un modèle, la fenêtre de saisie ne doit contenir aucune ligne d'écriture. 1. Activez une des commandes du menu SAISIES puis cliquez sur le bouton [Saisir à partir d'un modèle] ou sélectionnez la commande SAISIR À PARTIR D'UN MODÈLE du menu contextuel (clic droit). Une fenêtre affiche la liste des modèles déjà créés. 2. Sélectionnez le modèle puis cliquez sur [OK]. L'écriture se trouve alors transférée en saisie. 3. Vérifiez les données et modifiez-les si nécessaire puis enregistrez votre écriture. * Vous pouvez également saisir une écriture d’après un modèle à partir de la commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu LISTES. Voir Saisir une écriture à partir d’un modèle, page 112. Créer un abonnement A partir d'une écriture existante, vous pouvez programmer plusieurs écritures à dates fixes. Exemple Vous réglez tous les 5 du mois votre facture de loyer, généralement du même montant. 1. Activez une des commandes du menu SAISIES puis saisissez intégralement l'écriture qui doit servir de modèle d'abonnement. 2. Avant d'enregistrer l'écriture, cliquer sur le bouton [Enregistrer abonnement] ou sélectionnez la commande ENREGISTRER COMME ABONNEMENT du menu contextuel (clic droit). 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nom du modèle à créer puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Périodicité permet de saisir les paramètres qui déterminent l'abonnement. 4. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au).Menu Saisies 210 5. Définissez la fréquence à laquelle elles le seront (zone Tous les). 6. Pour pouvoir déclencher l'enregistrement de l'écriture d'abonnement via la commande ENREGISTRER L'ABONNEMENT du menu SAISIES, cochez la case Activer l'écriture automatiquement. 7. Validez vos choix en cliquant sur [OK]. Un message confirme l'enregistrement de l'abonnement. 8. Cliquez sur [OK] pour revenir dans la grille de saisie et enregistrer votre écriture. * Vous pouvez également créer un abonnement à partir de la commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu LISTES. Voir Créer un abonnement, page 111.Travail sur un compte Pointage manuel Rapprochement bancaire Lettrage manuel Lettrage automatique Relances Contrepassation, Réimputation Validation brouillard Fin d’exercice Liste des tâches, Rappels Mise sous surveillance Menu TraitementsMenu Traitements 212 Vue d’ensemble Plusieurs opérations sont regroupées dans ce menu. Il vous permet notamment de : • pointer vos écritures comptables avec votre compte bancaire afin de vérifier l'intégrité de vos flux financiers ou à l'inverse de dérapprocher des écritures déjà pointées, • effectuer un lettrage automatique ou manuel permettant de rapprocher une facture et son règlement, • effectuer vos déclarations de TVA, • relancer vos clients en retard de paiement, • réaliser une contrepassation : annuler comptablement un mouvement erroné en créant un mouvement inverse, • réimputer un compte : effectuer un remplacement global de compte dans les écritures, • valider les écritures, • clôturer un exercice avant réouverture d'un nouvel exercice (grâce à l'assistant Top Clôture), • définir l’ensemble des tâches que vous devez effectuer à une date et une heure de votre choix, etc.Menu Traitements 213 Travail sur un compte ) Menu TRAITEMENTS - commande TRAVAIL SUR UN COMPTE Cette commande permet d'effectuer la plupart des opérations qu'il est possible de réaliser sur un compte. Vous pouvez ainsi : • saisir directement un règlement sur un compte de tiers, • modifier une pièce, • solder, lettrer, contrepasser, extourner une écriture, etc. 1. Cliquez sur l’icône située à la fin de la zone Compte. Dans la liste des comptes qui s'affiche, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer un traitement puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Dans les zones Date du et au, indiquez la période à prendre en compte. 3. Si vous voulez n'afficher que les écritures validées, décochez la case Brouillard. 4. Si vous inclure les écritures en simulation, cochez l’option correspondante. 5. Dans la fenêtre Travail sur un compte, sélectionnez la ou les écritures (en maintenant la touche enfoncée) à traiter puis cliquez sur le bouton correspondant au traitement à effectuer. Régler Cette commande génère automatiquement les écritures d'encaissement (ou de paiement) des mouvements sélectionnés. Exemple Vous voulez générer un règlement pour trois factures. 1. Après sélection des 3 écritures concernées (en cliquant dessus avec la touche enfoncée), cliquez sur le bouton [Régler].Menu Traitements 214 2. Vérifiez le Journal de Banque, le compte et la date du règlement. 3. Vous pouvez lettrer directement les lignes sélectionnées avec le règlement. Pour cela, vérifiez que l'option Lettrer à l'enregistrement est bien cochée. 4. Pour voir l'écriture avant de l'enregistrer, cochez l'option correspondante. 5. Cochez le type d'enregistrement des écritures : en brouillard ou en validation ou en simulation. 6. Cliquez sur [OK]. 7. Si vous avez coché l'option Validation, l'écriture sera enregistrée et validée. Un écriture validée ne peut plus être modifiée, un message vous demande donc de confirmer la validation. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non]. Dans la fenêtre Travail sur un compte, vous retrouvez les écritures initiales avec en contrepartie les mouvements générés pour chaque facture au journal de banque. Contrepasser Voir Contrepassation, page 228. Extourner Cette commande génère une réimputation de compte mais contrairement à cette dernière, l'écriture initiale est conservée. Dans la fenêtre Extourne : 1. Indiquez la date de l'opération. 2. Saisissez le journal ainsi que le compte sur lequel sera réimputée l'écriture. 3. Précisez le mode d'extourne : • Global : les écritures extournées sont soldées et enregistrées dans un seul mouvement. • Détail : chaque écriture extournée est enregistrée dans un mouvement. Et, si vous extournez plusieurs écritures en une seule fois, vous avez la possibilité de générer un seul mouvement en cochant l'option Dans la même écriture. 4. Vous pouvez voir l'écriture avant de l'enregistrer. Pour cela, cochez l'option correspondante. 5. Cochez le type d'enregistrement des écritures : en brouillard ou en validation ou en simulation. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. 7. Si vous avez coché l'option Validation, l'écriture sera enregistrée et validée. Un écriture validée ne peut plus être modifiée, un message vous demande donc de confirmer la validation. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non]. Solder Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. 1. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde]. 2. Indiquez la date de l'opération. 3. Vérifiez le journal ainsi que le compte sur lequel sera réimputée l'écriture. 4. Pour voir l'écriture avant de l'enregistrer, cochez l'option correspondante. 5. Cochez le type d'enregistrement des écritures : en brouillard ou en validation ou en simulation. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. 7. Si vous avez coché l'option Validation, l'écriture sera enregistrée et validée. Un écriture validée ne peut plus être modifiée, un message vous demande donc de confirmer la validation. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non].Menu Traitements 215 Inverser D/C Cette commande permet d'inverser les montants débit/crédit du mouvement sélectionné. Un message vous demande de confirmer l'inversion. Lettrage Voir Lettrage manuel, page 221. Pointage Voir Pointage manuel, page 216.Menu Traitements 216 Pointage manuel ) Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL

) Menu EXPERT COMPTABLE - commande POINTAGE MANUEL

Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. 1. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage. * Les écritures en simulation ne sont pas gérées en mode cahier. 2. Dans la zone Compte, cliquez sur le bouton et sélectionnez le compte sur lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Sélectionnez le Journal correspondant au compte sélectionné. 4. Pour retrouver les écritures qui vous intéressent, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Date du et au. • cocher la case Brouillard et/ou Simulation pour inclure les écritures correspondantes. • sélectionnez l'option Les pointées, Les non-pointées ou Les deux. 5. Cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou [Dépointer].Menu Traitements 217 Pointer par import (Uniquement disponible en mode Standard) Vous pouvez effectuer un pointage automatique à partir : • d'un fichier électronique, au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste, • d’un fichier généré au format CFONB. 1. Cliquez sur le bouton [Pointer par import]. 2. Selon le format du relevé fourni par votre banque, choisissez la commande RELEVÉ DE COMPTE CFONB ou AUTRES FORMATS. 3. Si vous avez choisi AUTRES FORMATS, la fenêtre suivante s’affiche. Sélectionnez alors le format et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Allez dans le répertoire où vous avez stocké votre fichier de relevé bancaire. 5. Sélectionnez le fichier de votre relevé bancaire puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. La fenêtre Liste des opérations non pointées s’ouvre. Les lignes des opérations dont le montant est identique sont «prépointées » par le logiciel en attendant votre validation. Liste des opérations saisies dans Ciel Compta qui sont à pointer. Liste des opérations du relevé bancaire que vous venez d’importer. Ici, la colonne A pointer vous indique le statut à titre informatif.Menu Traitements 218 6. Vérifiez chacune des lignes en comparant celles du haut et du bas de la fenêtre. 7. Si vous repérez une erreur (par exemple une opération dont le montant est identique à une autre et qui a été prépointée à sa place), dans la liste des opérations à pointer, située en haut de la fenêtre, décochez la case A pointer. 8. Si, par erreur, vous avez coché ou décoché la case A pointer, cliquez sur le bouton . Ciel Compta compare à nouveau les opérations avec celles du relevé bancaire. 9. Une fois que vous avez terminé votre vérification, cliquez sur le bouton [Enregistrer le pointage des opérations].Menu Traitements 219 Le rapprochementbancaire ) Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENTS BANCAIRES Le rapprochement bancaire consiste à marquer les écritures comptabilisées par votre banque et celles de votre comptabilité. Cette opération permet ainsi de détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la banque et le solde de votre comptabilité. Les différences seront composées : • d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque. • à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous. Vous pouvez choisir d'afficher tous les comptes ou le compte de votre choix que vous sélectionnez à l'aide du bouton . * Ces options sont visibles si la fonction Affiner la sélection est active. Celle-ci est accessible par le bouton . Effectuer un nouveau rapprochement bancaire 1. Dans la fenêtre Rapprochement bancaire, sélectionnez l'option Créer un rapprochement bancaire. 2. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le rapprochement puis cliquez sur [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, renseignez les informations relatives au relevé bancaire (Référence, Période, Solde initial et Solde final) puis cliquez sur [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche. 5. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton ou . Les lignes pointées apparaissent en italique. Vous pouvez également pointer les écritures automatiquement. Pour cela, cliquez sur le bouton situé en haut de la fenêtre puis sélectionnez le format d’import. LPour plus de détails sur le pointage automatique, reportez-vous au paragraphe “Pointer par import (Uniquement disponible en mode Standard)”, page 217. Modifier un rapprochement bancaire Dans la fenêtre Rapprochement bancaire, sélectionnez l'option Modifier un rapprochement bancaire. Le principe est ensuite identique à la réalisation d'un nouveau rapprochement bancaire. Imprimer un rapprochement bancaire 1. Dans la fenêtre Rapprochement bancaire, sélectionnez l'option Editer un rapprochement bancaire. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez les valeurs à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [OK].Menu Traitements 220 Consulter la liste des rapprochements bancaires Dans la fenêtre Rapprochement bancaire, sélectionnez l'option Afficher les rapprochements bancaires. La liste des rapprochements bancaires s'ouvre. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, imprimer ou supprimer un rapprochement bancaire.Menu Traitements 221 Lettrage manuel ) Menu TRAITEMENTS - commande LETTRAGE MANUEL Dans le cas du lettrage manuel, vous effectuez le lettrage d'un compte à la fois. 1. Indiquez le numéro du Compte à lettrer. 2. Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Date du et au. • cocher les cases Brouillard et/ou Simulation. • sélectionnez l'option Les lettrées, Les non-lettrées ou Les deux. 3. Cliquez sur le bouton pour lancer la sélection des écritures. 4. Si le compte n'est pas déclaré lettrable dans la base plan comptable, le logiciel vous en informe et vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] s'il doit bien être lettré. * Les écritures en simulation ne sont pas gérées en mode cahier. Lettrer manuellement les écritures ligne à ligne La première solution pour lettrer les écritures d'un compte consiste à sélectionner les différentes lignes à lettrer. Pour cela : 1. Double-cliquez sur la première ligne devant être lettrée. La ligne ainsi sélectionnée est alors affichée en italique, un code lettrage par défaut est affecté dans la colonne Lettre, et le montant débit ou crédit mouvemente la ligne Courants dans le tableau récapitulatif des soldes. 2. Procédez ainsi pour chacune des lignes à lettrer. 3. Lorsque le solde des écritures sélectionnées est à zéro, le logiciel vous propose alors de changer de code lettrage afin qu'une nouvelle lettre soit affectée aux prochaines écritures à lettrer. Si vous voulez utiliser un code lettrage différent pour chaque groupe d'écritures à lettrer, cliquez sur le bouton [Oui]. Dans le cas contraire, cliquez sur [Non]. 4. Si votre lettrage n’est pas équilibré, un message vous en informe et vous propose au choix : • de délettrer toutes les écritures du traitement en cours. Pour cela, cliquez sur le bouton , • d’enregistrer une écriture qui équilibre le lettrage. Pour cela, cliquez sur le bouton . La fenêtre Equilibrage du lettrage s’affiche. Voir Equilibrer les écritures à lettrer dont le solde est différent de zéro, page 222. • de poursuivre le lettrage. Pour cela, cliquez alors sur le bouton . Lettrer automatiquement les écritures selon le montant ou le n° de pointage Dans ce cas, le lettrage est effectué par le logiciel, d'après l'option que vous retenez. * Aucun lettrage manuel ne doit être en cours pour utiliser cette commande. 1. Cliquez sur le bouton . 2. Sélectionnez l'option correspondant au type de lettrage que vous voulez effectuer : • [Montant] : Le logiciel analyse le montant des écritures pour effectuer le lettrage. • [Référence] : Dans ce cas, le logiciel recherche les écritures ayant le même numéro, défini dans la zone Ref. Pointage/Lettrage lors de la saisie des écritures, et leur affecte le même code lettrage si leur solde est à zéro. Menu Traitements 222 3. Si vous choisissez un lettrage par montant, définissez ensuite la puissance de recherche en choisissant un niveau sur une échelle de 1 à 10. Ces niveaux correspondent au nombre maximum de règlements que le logiciel doit faire correspondre à la facture. Ainsi, si vous choisissez le niveau 1, le logiciel recherchera pour une facture donnée un seul et unique règlement du même montant. Pour le niveau 2, Ciel Compta cherchera 2 montants dont la somme donnera le montant de la facture, et ainsi de suite. Lettrer toutes les écritures présentées dont le solde est à zéro Si le solde des écritures affichées dans la liste est à zéro, ce que vous vérifiez dans la colonne Solde des écritures Non lettrées, cliquez sur le bouton . Equilibrer les écritures à lettrer dont le solde est différent de zéro Il se peut qu'un écart de règlement entre la facture et le paiement empêche le lettrage des écritures. Dans ce cas, vous avez la possibilité d'enregistrer (avec le bouton )une écriture de régularisation dont le montant sera calculé par le logiciel de telle sorte qu'il équilibre les différentes lignes à lettrer. Pour cela, vous devez avoir autorisé l'écart de règlement pour le lettrage dans les options du dossier (Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - dossier Comptabilité - Règlement). Dans la fenêtre suivante : Selon qu'il s'agit d'une charge ou d'un produit, le montant correspondant à l'écart de règlement est imputé au compte adéquat défini dans les paramètres du dossier. Exemple La facture du client 411000, de 228.37 euros, doit être lettrée avec son règlement qui est de 228.67 euros. Le logiciel va créer une écriture de régularisation pour équilibrer les 30 centimes d'euros en sus. Dans notre exemple, le montant est imputé au débit du compte 411000 et au crédit du compte 770000 Produits exceptionnels. 1. Cochez l’option Voir l’écriture avant de l’enregistrer pour un contrôle préalable. 2. Par défaut, l’écriture générée est enregistrée en Brouillard. Vous pouvez modifier son statut en cochant les options Validation ou Simulation. 3. Cliquez sur le bouton [OK].Menu Traitements 223 Annuler le lettrage d’un compte A tout moment vous avez la possibilité d'annuler le lettrage d'un compte. 1. Activez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS. 2. Sélectionnez le compte à délettrer et la plage de dates. 3. Cochez l’option Les lettrées. 4. Pour délettrer une ligne, sélectionnez-la. Pour délettrer toutes les écritures présentées dans la liste, sélectionnez une ligne de vos écritures (n’importe laquelle). Faites un clic-droit à l’aide de votre souris, puis sélectionnez la commande TOUT SÉLECTIONNER (du menu CONTEXTUEL). 5. Cliquez sur le bouton . 6. Cliquez sur le bouton . Vos écritures délettrées ne sont plus affichées à l’écran. Pour les visualiser, cochez l’option Les Lettrées. Annuler le lettrage en cours ou les lettrages de la séquence Si vous voulez annuler le lettrage que vous venez d’effectuer ou les lettrages de la séquence, cliquez sur le bouton . Un message vous demande si vous voulez annuler tous les lettrages c’est-à-dire les lettrages de la séquence ou le lettrage en cours. Cliquez sur le bouton correspondant à votre choix.Menu Traitements 224 Lettrage automatique ) Menu TRAITEMENTS - commande LETTRAGE AUTOMATIQUE Le traitement que vous effectuez par cette commande est identique à celui que vous lancez avec le bouton de la commande LETTRAGE MANUEL, à la différence près que vous pouvez lettrer plusieurs comptes en même temps et que seuls les comptes déclarés lettrables sont pris en compte. 1. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un intervalle de dates. 2. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer le lettrage. Le bouton vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. • Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant. * Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 3. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. Annuler le lettrage d'un compte A tout moment vous pouvez annuler le lettrage d'un compte. 1. Cochez la case Mode délettrage située dans l'entête de la fenêtre. 2. Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez annuler le lettrage. Le bouton vous permet de choisir une série de comptes. Vous pouvez également délettrer uniquement le dernier lettrage automatique effectué. 3. Validez le traitement en cliquant sur [OK].Menu Traitements 225 Relances clients Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Pour cela : • lors de la saisie de vos écritures, vous devez avoir renseigné la zone Echéance, • les zones Forme juridique, Capital et RCS doivent être renseignées dans les paramètres sociétés (menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ), • la case Relance autorisée dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Relance) doit être cochée. * Assurez-vous que le lettrage a bien été effectué avant l'édition des lettres de relance. Seules les factures lettrées sont considérées comme réglées par le logiciel. Relances en version Millésime ) Menu TRAITEMENTS - commandes RELANCES - RELANCES CLIENTS Une fenêtre regroupant les 3 états disponibles pour la relance client s'affiche. 1. Sélectionnez l'état qui correspond à votre demande (1ère, 2ème ou 3ème lettre de relance) puis cliquez sur le bouton [Imprimer] situé en haut de la fenêtre. Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous allez effectuer les sélections nécessaires à l'édition de vos relances. 2. Sélectionnez les Clients auxquels vous voulez envoyer une lettre de relance en cochant une des options proposées : • Tous : Tous les clients existants seront sélectionnés. • Le client : Dans ce cas, vous n'indiquez que le code du client auquel vous voulez envoyer une relance. Utilisez l'icône d'appel de liste pour le sélectionner. 3. Renseignez la zone Factures non réglées et échues au. La relance sera éditée pour tous les clients ayant des factures qui n'ont pas été lettrées et dont l'échéance est située avant la date indiquée ou non renseignée. 4. Vous pouvez spécifier : • le dépassement en jour de la date d'échéance • le mode de paiement utilisé pour les factures • le seuil de relance calculé par rapport à un montant minimal ou par rapport à l'encours client autorisé. Si vous choisissez cette dernière option, le logiciel éditera les lettres de relance des factures non réglées dont le montant est supérieur à l'encours autorisé paramétré dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Client, zone Encours autorisé). 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'impression de votre lettre de relance. Menu Traitements 226 Relances en version Evolution ) Menu TRAITEMENTS - commandes RELANCES - RELANCES CLIENTS Paramétrage des relances 1. Renseignez la zone Factures non réglées et échues au. La relance sera éditée pour tous les clients ayant des factures qui n'ont pas été lettrées et dont l'échéance est située avant la date indiquée ou non renseignée. 2. Précisez le ou les compte(s) à relancer. 3. Vous pouvez spécifier : • le dépassement en jour de la date d'échéance, • le mode de paiement choisi, • le seuil de relance calculé par rapport à un montant minimal ou par rapport à l'encours client autorisé. Si vous choisissez cette dernière option, le logiciel éditera les lettres de relance des factures non réglées dont le montant est supérieur à l'encours autorisé paramétré dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Client, zone Encours autorisé). 4. Vous pouvez éditer les lettres de relances en utilisant les lettres types (modèles) ou les niveaux de relance. Cochez l’option correspondante. • Lettre type : dans la zone La lettre type, cliquez sur le bouton pour choisir le niveau de relance souhaité. Quatre modèles de lettre de relance (ou lettres types) sont préparamétrés. Le 4ème modèle mentionne le taux d’intérêt applicable pour tout retard de paiement. Pour cela, vous devez avoir renseigné la zone taux d’intérêt des pénalités de retard dans les paramètres comptabilité (menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ). * Vous pouvez modifier les lettres types en activant les commandes RELANCES - MODIFIER LETTRE DE RELANCE 1, 2 ou 3 du menu TRAITEMENTS. • Niveau de relances : les niveaux de relance sont définis pour chaque lettre lors du paramétrage de vos comptes clients (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Relance).Menu Traitements 227 Actions sur les relances Les factures correspondant aux critères définis précédemment s'affichent dans la partie inférieure de la fenêtre. Vous pouvez alors : • décocher les factures à ne pas relancer, • consulter l'aperçu avant impression des factures cochées en cliquant sur le bouton [Aperçu], • lancer directement l'édition des factures cochées en cliquant sur le bouton [Imprimer], • envoyer les factures cochées par mail en cliquant sur le bouton [Email], • modifier les factures cochées en cliquant sur le bouton [Modifier l’écriture], • modifier le niveau de relance des factures cochées en cliquant sur les boutons [Incrémenter], [Décré- menter] ou [Mise à zéro]. * Pour l'impression du nom et de l'adresse du client, le logiciel utilise les informations saisies dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Client).Menu Traitements 228 Contrepassation ) Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONTREPASSATION Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité. Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs. La commande CONTREPASSATION présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. * Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation. 1. Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de présenter les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet visualiser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre. Attention ! Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée.Menu Traitements 229 • Lignes comptables. 2. Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal. • préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut. * Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton . 3. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton . La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche. 4. La date du jour est proposée par défaut comme date de l'écriture à contrepasser mais vous pouvez la modifier dans la zone Date. Par défaut, le logiciel vous propose d'imputer le mouvement au Journal d'O.D. mais vous pouvez le modifier. Le libellé du mouvement est également proposé par défaut. Vous pouvez le modifier. 5. Choisissez le mode utilisé pour générer l'écriture en sélectionnant l'option correspondante : • Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé. • Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est apposé aux montants. 6. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture. 7. (Non disponible en mode Cahier) Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option correspondante : • Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard. • Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité. • Simulation : le mouvement est enregistré en simulation. 8. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la réussite du traitement. 9. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK]. Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°....Menu Traitements 230 Actions sur les écritures Vous pouvez effectuer d’autres actions sur les écritures directement depuis la contrepassation : • modifier ou supprimer l’écriture sélectionnée en cliquant sur le bouton correspondant . • modifier ou consulter le compte d’enregistrement de l’écriture, en cliquant sur le bouton correspondant .Menu Traitements 231 Réimputation Réimputation d'un compte ) Menu TRAITEMENTS - commande RÉIMPUTATION - COMPTE Cette opération consiste à permuter automatiquement des écritures passées pour un compte sur un autre compte. * La réimputation est effectuée uniquement sur des écritures en brouillard ou simulation. Exemple Saisissez des écritures pour le compte 411DURAND. En même temps, un compte 411DURANT (avec un T) existe dans le plan de comptes. Vous vous apercevez qu'il y a eu une mauvaise affectation et que des écritures destinées au 411DURAND ont été saisies sur le 411DURANT. Pour remédier rapidement à cette confusion, il suffit d'intervertir les numéros de compte pour la période concernée. 1. Saisissez le numéro de compte à réimputer. L’icône ouvre la liste des comptes disponibles. 2. Saisissez le compte sur lequel les écritures vont être réimputées. 3. Indiquez la période de réimputation. 4. Lancez l'opération en cliquant sur . 5. Le logiciel vous avertit qu'il va procéder à la réimputation et vous demande de confirmer le traitement. Réimputation d'un code budgétaire ) Menu TRAITEMENTS - commande RÉIMPUTATION - CODE ANALYTIQUE La réimputation d'un code analytique s'effectue de la même façon que celle d'un compte, à la différence près que la réimputation porte sur les codes analytiques et peut être exécutée sur des écritures validées. Exemple Vous achetez du matériel informatique que vous dédiez au service Développement de votre société. Vous attribuez, lors de la saisie des écritures, le code DV créé pour le service Développement. Ces écritures sont validées directement. Vous vous apercevez, trop tard, que le matériel en question ne devait pas être affecté au service Développement mais orienté vers le service Maintenance. Vous procédez donc à la réimputation des codes. Réimputation d'un journal ) Menu TRAITEMENTS - commande RÉIMPUTATION - JOURNAL La réimputation d'un journal s'effectue de la même façon que celle d'un compte, à la différence près que la réimputation porte sur les journaux.Menu Traitements 232 Validation brouillard ) Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande VALIDATION BROUILLARD Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du brouillard de saisie ou du brouillard de simulation. Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier. Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. ou encore effectuer une contrepassation. Voir Contrepassation, page 228. Vous allez choisir les mouvements devant être validés en définissant des critères de sélection. Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates. 1. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code seront sélectionnés pour la validation. 2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent. 3. (Non disponible en mode cahier) Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez la case Inclure les écritures en simulation. 4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton . 5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK]. 6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre choix. Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés. 7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK]. * Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation apparaît dans la colonne Statut.Menu Traitements 233 Fin d’exercice ) Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande FIN D’EXERCICE Si vous avez une comptabilité multi-devises Avant de lancer la clôture, vous devez impérativement mettre à jour l'historique des taux de change. Pour procéder aux évaluations, le logiciel utilise le dernier taux de change renseigné dans le menu LISTES, commande DEVISES. Renseignez, pour chacune de vos devises, le taux à la date de clôture de votre exercice. Reportez-vous ensuite au paragraphe “Etapes de vérification supplémentaires”, page 236. L'assistant Top Clôture L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute sécurité. Clôture et réouverture Si vous ne souhaitez pas utiliser l'assistant Top Clôture, vous devez : 1. lancer la clôture, 2. puis lancer la réouverture. L’assistant Top Clôture ) Menu TRAITEMENTS OU EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute sécurité. 1. Lisez attentivement l'étape Clôture - Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 2. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture, puis cliquez sur le bouton [Suivant>]. LVous trouverez le détail des traitements avant clôture dans l’aide intégrée, rubrique Assistant Top Clôture, lien Traitements. L'étape suivante vous permet d’archiver les états et d'exporter les données ayant contribués à leur établissement. * Les données seront archivées dans le répertoire indiqué par défaut dans la fenêtre. 3. Cliquez sur le bouton [Exécuter] pour exporter les données à archiver. Attention ! La validation du brouillard est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture. Voir Validation brouillard, page 232. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. Cette opération permet d'archiver les états et les lignes comptables ayant permis d'établir les documents légaux.Menu Traitements 234 4. Pour certaines éditions (grand livre, balance, journaux), la liste des états disponibles s'affiche. Choisissez alors l'état à archiver et cliquez sur le bouton [OK]. A la fin de l'opération, le bouton [Exécuter] est grisé et la case Archivé cochée. 5. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Terminer]. Vous pourrez par la suite consulter l’historique des données archivées.Voir Historique archivages DGFiP, page 306. 6. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. 7. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK]. 8. La première étape de l’assistant de Réouverture s'affiche automatiquement. Vous pouvez alors procéder à l'ouverture d'un nouvel exercice. Voir Réouverture, page 234. Clôture ) Menu TRAITEMENTS ou EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - CLÔTURE 1. Lisez attentivement l'étape Clôture - Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. L'étape Archivage DGFiP vous permet d’archiver directement tous les documents comptables légaux et obligatoires ainsi que d’exporter les lignes d’écritures. Il vous est indiqué le chemin du répertoire dans lequel seront archivés ces documents. 2. Cliquez sur chaque bouton correspondant aux documents comptables (Grand livre, Balance, Journaux, Export des lignes comptables) à archiver. Si vous tenez une comptabilité analytique, dans la partie Etats analytiques/Données analytiques de la fenêtre, cliquez sur chaque bouton [Exécuter]. 3. Dans certains cas, la liste des états disponibles s'affiche, choisissez alors l'édition à archiver puis cliquez sur le bouton [OK]. Une fois le traitement terminé, l’option Archivé est cochée. 4. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Terminer]. 5. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. 6. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK]. Vous devez maintenant lancez la réouverture de votre exercice. Réouverture ) Menu TRAITEMENTS OU EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - RÉOUVERTURE Cette commande n'est accessible que si vous avez auparavant effectué la clôture de l'exercice. 1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le compte de report à nouveau. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 3. (Uniquement disponible en mode Standard) Dans l'étape Report en détail dans l'écriture d'A-nouveau, sélectionnez Oui pour reporter le détail des écritures non lettrées et des écritures non pointées dans l'A-nouveau. Si vous cochez Non, vous obtenez uniquement un solde pour ces comptes. Attention ! La validation du brouillard est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture. Voir Validation brouillard, page 232.Menu Traitements 235 4. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 5. Dans l'étape Options, définissez vos choix concernant les budgets. 6. Si vous voulez supprimer les déclarations de TVA de l'exercice précédent, cochez l'option correspondante. Dans le cas contraire, cochez l'option Ne pas supprimer les déclarations. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture. 8. A la fin, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK].Menu Traitements 236 Clôture et réouverture dans le cadre d’une comptabilité multidevises En clôture, le logiciel constate automatiquement les écritures de différence de conversion actif/passif (constatation des gains et de pertes de change latents), suite à l'évaluation au taux du jour de clôture, des dettes et créances en devises. Pour les pertes latentes des comptes de tiers, le logiciel ne génère pas d'écriture de provision pour pertes de change. Dans le journal paramétré en tant que journal des A-Nouveaux, le logiciel génère un mouvement de clôture pour chaque écriture en devise. Les écritures d'évaluation constatées automatiquement par le logiciel sont inscrites dans le mouvement de clôture de la devise locale. Etapes de vérification supplémentaires Si vous gérez une comptabilité multidevises, la clôture comporte quelques étapes de vérification supplémentaires à une clôture d'exercice ordinaire : Données supplémentaires à contrôler Vous devez vérifier les racines de comptes clients/fournisseurs : le logiciel constate les différences de conversion actif/passif sur les écritures (non lettrées) des comptes clients et fournisseurs correspondant à ces racines. Paramètres Vérifiez l'exactitude des comptes de différence de conversion Actif et différence de conversion Passif utilisés pour l'enregistrement des écritures de différences de conversion des dettes et créances en devises. Traitement des comptes clients et fournisseurs : écritures de différences de conversion actif et passif Clôture Traitement des comptes de Tiers déclarés «lettrables» dans le Plan de comptes Les écritures de différences de conversion actif et passif sont exclusivement constatées sur les écritures en devise non lettrées au jour de la clôture. Il est donc TRES IMPORTANT de lettrer vos comptes clients et fournisseurs avant d'effectuer la clôture. Le logiciel enregistre les écritures sur les comptes de différence de conversion actif et passif compte tenu : • de la variation du taux de change (différence entre le taux de change de la devise le jour de l'inscription en comptabilité, et le taux de change le jour de la clôture), • du type d'enregistrement comptable (dettes ou créances). Traitement des comptes de Tiers déclarés «non lettrables» dans le Plan de comptes Le logiciel ne constate aucune différence de conversion actif/passif sur les comptes de tiers non lettrables. Réouverture Comptes de Tiers déclarés «lettrables» Les écritures non lettrées et les écritures de différences de conversion actif et passif sont reprises en détail dans le mouvement de réouverture du journal des A Nouveaux. De plus, les écritures de différences de conversion actif et passif sont automatiquement extournées dans le journal des Opérations Diverses. Comptes de Tiers déclarés «non lettrables» Les écritures de ces comptes sont reprises sous forme de solde pour chaque compte de tiers.Menu Traitements 237 Liste des tâches ) Menu TRAITEMENTS - commande LISTE DES TÂCHES ) Menu MA COMPTA - commande LISTE DES TÂCHES Cette fonction vous permet de tenir un agenda en créant des tâches à effectuer. Créer une tâche 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle tâche s’affiche. 2. Précisez la date de début éventuelle. Vous pouvez pour cela utiliser les boutons [Aujourd’hui] ou [demain]. 3. Saisissez dans la zone Description l'intitulé de la tâche. 4. Indiquez dans la zone Famille le critère de votre choix (urgent, en attente, personnel, etc.). Vous pouvez définir vous même une famille. Pour cela, positionnez le curseur de la souris dans la zone Famille et cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL. Sélectionnez ensuite la commande CRÉER. 5. Indiquez le lieu de l’action de la tâche. • L’icône d’appel de liste vous permet de sélectionner une valeur dans une liste prédéfinie. • L’icône Gomme efface la valeur indiquée. 6. Vous pouvez mentionner le nom d'une personne à contacter dans la zone Contact. 7. Indiquez le Statut (A faire, En cours, Terminé) de la tâche. 8. Cochez la case Active pour signaler que l'alerte est activée. La date et l'heure de l'alerte sont alors rappelées en bas de la fenêtre. 9. Précisez le jour et l'heure à laquelle vous souhaitez être rappelé. 10.Saisissez si besoin un commentaire dans la zone inférieure de la fenêtre. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la tâche. Modifier une tâche 1. Pour modifier une Tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre correspondant à la tâche sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une tâche 1. Pour supprimer une Tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression de l'élément. Cliquez sur le bouton [Oui].Menu Traitements 238 Dupliquer une tâche 1. Pour dupliquer une Tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Dupliquer]. La fenê- tre correspondant à l'élément dupliqué s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Actions spécifiques Ce bouton vous propose différents traitements liés aux tâches de paiement ou d’encaissement 1. Sélectionnez la tâche dans la liste puis cliquez sur le bouton [Actions spécifiques]. Une fenêtre s’affiche et vous propose différents traitements, par exemple payer la facture, modifier l’écriture. * Si aucune action n’est disponible, un message d’erreur s’affiche. 2. Choisissez l’action à effectuer et cliquez sur le bouton [OK]. Soit l’action est réalisée directement, soit la fenêtre correspondant à l’action s’affiche. Rendre périodique Vous pouvez rendre une tâche périodique. 1. Pour cela, sélectionnez l'élément dans la liste. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande RENDRE PÉRIODIQUE. Un assistant de création s'affiche. 3. Sélectionnez la périodicité de la tâche ou du rendez-vous. Vous avez le choix entre : • A date fixe, tous les : dans ce cas sélectionnez le jour et le mois de l'année. • A date fixe, le... de chaque mois : dans ce cas sélectionnez le jour du mois. • Chaque début de mois : l'action sera répétée le premier jour de chaque mois de l'année. • Chaque fin de mois : l'action sera répétée le dernier jour de chaque mois de l'année.Menu Traitements 239 • Tous les jours • Certains jours de chaque mois : dans ce cas, une étape supplémentaire proposera de choisir le jour. 4. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 5. Si vous avez choisi l'option Certains jours de chaque mois, une étape supplémentaire s'affiche. Sélectionnez alors le jour précis et cliquez sur le bouton [Continuer]. 6. Indiquez la date à laquelle la périodicité doit débutée dans la zone Du et la date de fin dans la zone Au. Cette durée ne peut pas dépassée 10 ans. 7. Définissez ce que le logiciel doit faire dans le cas où la date calculée est chômée : • La créer quand même, • Ne pas la créer, • Prendre le jour travaillé précédent, • Prendre le jour travaillé suivant. 8. L'option Proposer les dates générées avant création est cochée par défaut. Ceci vous permet d'avoir un aperçu des dates de rappel. 9. Cliquez sur le bouton [Terminer]. Dans la fenêtre de l'aperçu, cliquez sur le bouton [OK] ou bien sur [Annuler] si les dates calculées ne vous conviennent pas.Menu Traitements 240 Rappels ) Menu TRAITEMENTS - commande RAPPELS ) Menu MA COMPTA - commande LISTE DES TÂCHES Cette fonction vous permet de consulter, dès l'ouverture de votre dossier, la liste des tâches en cours ou en attente. Vous pouvez à partir de cette fenêtre modifier ou supprimer une tâche, ou encore marquer un élément comme étant «Terminé». * Si vous ne vous voulez pas que la fenêtre Liste des alertes agenda soit présentée systématiquement chaque fois que vous ouvrez le dossier, désactivez l'option Ouverture au démarrage du menu CONTEXTUEL (clic droit). Modifier une tâche 1. Pour modifier une Tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre correspondant à la tâche sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer une tâche 1. Pour supprimer une Tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression de l'élément. Cliquez sur le bouton [Oui]. Actions spécifiques Ce bouton vous propose différents traitements liés à une tâche. 1. Sélectionnez la tâche dans la liste puis cliquez sur le bouton [Actions spécifiques]. * Si aucune action n’est disponible, un message d’erreur s’affichera. Une fenêtre s’affiche et vous propose différents traitements, par exemple payer la facture, modifier l’écriture. 2. Choisissez l’action à effectuer et cliquez sur le bouton [OK]. Soit l’action est réalisée directement, soit la fenêtre correspondant à l’action s’affiche.Menu Traitements 241 Afficher l’agenda Pour consulter l’agenda, cliquez sur le bouton [Agenda]. Voir Liste des tâches, page 237. Mettre un terme à une action Cette commande vous permet de stipuler que la tâche est «Terminée». Elle n'apparaît plus dans la fenêtre d'alerte. Vous pouvez aussi double-cliquer sur la ligne de l'élément concerné pour rappeler la fiche à l'écran : sélectionnez l'option Terminé dans la zone Statut. Désactiver l’alerte agenda Cette commande vous permet de désactiver les alertes agenda. Lorsque l'alerte est inactive, l'élément n'apparaît plus dans la fenêtre d'alerte.Menu Traitements 242 Mise sous surveillance ) Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Mettre une société sous surveillance 1. Sélectionnez la commande MISE SOUS SURVEILLANCE du menu TRAITEMENTS. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Choisissez les clients ou fournisseurs que vous souhaitez mettre sous surveillance. • cochez l’option Fournisseur pour faire apparaître la liste des fournisseurs, • cochez l’option Client pour faire apparaître la liste des clients. 4. Cliquez sur [OK] pour valider votre choix. Un message s’affiche pour vous signaler que la mise sous surveillance s’est bien déroulée. Consulter les informations légales Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel dans l'onglet Mes actualités. Cliquez sur le bouton . Vous accédez alors à votre espace InfoGreffe, • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).Menu Traitements 243 Désactiver la surveillance d'une société 1. Sélectionnez dans la liste la société que vous ne voulez plus mettre sous surveillance. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur [Oui].Grand livre, Balance Journaux, Centralisateur Brouillard Analytique Echéancier, Balance agée, Encours client Bordereau de remise en banque Déclaration de TVA Bilan-Résultat synthétiques Lettre de pénalités de retard Etats fiscaux, Soldes Intermédiaires de Gestion Mailing, Etats chaînés, Autres états Menu EtatsMenu Etats 245 Vue d’ensemble Votre logiciel prend en charge l'édition des pièces comptables et permet de suivre avec précision vos écritures comptables. Le menu ETATS regroupe : • les états comptables : Grand livre, Balance, Journaux, Centralisateur, Brouillard. • les états budgétaires/analytiques : si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y rapportant. • les états clients et fournisseurs : Echéancier, Balance agée, Encours clients, Bordereau de remise en banque, Lettre de pénalités de retard. • la déclaration de TVA. • le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique. • les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC), 2054 et 2055. • les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan. Menu en mode Standard (mode par défaut) Menu en mode CAHIER Vous avez choisi ce mode à la création du dossier.Menu Etats 246 Liste des états disponibles Au lancement d’un état, plusieurs états peuvent être disponibles. Dans ce cas une fenêtre semblable à celle ci-dessous s’ouvre. 1. Sélectionnez dans la liste des états disponibles celui à générer. 2. Pour choisir le type de sortie de l'état, cliquez sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Dans tous les cas, une fenêtre de paramétrage s'ouvre pour que vous précisiez les valeurs à prendre en compte dans l'état sélectionné. Aperçu de l’état sélectionné Pour agrandir l’aperçu, glissez le curseur vers la droite. Pour ne plus afficher le commentaire et l’aperçu de l’état sélectionné, décochez cette case. Commentaire sur l’état.Menu Etats 247 Grand livre ) Menu ETATS - commande GRAND LIVRE Si vous travaillez en mode Standard 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton vous permet de choisir une série de comptes ou racines. • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. * Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Dans l’onglet + de critères, cochez les options de votre choix : • Hors comptes soldés : lorsque cette option est cochée, les comptes dont le solde est égal à zéro sont exclus du grand livre. • Saut de page par compte : l’état est présenté avec un compte par page. • Affichage des cumuls antérieurs : pour chaque compte, le solde antérieur à la période est affiché. • Affichage des soldes de la période : cette option est accessible si l’affichage des cumuls antérieurs est activé. En cochant cette option, pour chaque compte, le solde de la période est affiché sans tenir compte des soldes antérieurs. • Sous total / sous classe : le total par sous classe est affiché. • Sous total / mois : le total par mois est affiché.Menu Etats 248 • Centralisation : cette option permet de ne pas afficher le détail des comptes. Le bouton permet de saisir les racines de comptes à centraliser dans le grand livre. 5. Définissez les écritures à prendre en compte : • Pointées, Non pointées ou Les deux, • Lettrées, Non lettrés ou Les deux, L’option Lettrage équilibré sur la période demandée permet d’exclure les écritures lettrées sur deux exercices ou périodes. Ainsi, si vous avez coché Non lettrées, vous prenez en compte uniquement les écritures réellement non lettrées sur la période. De même, si vous avez coché Lettrées, uniquement les écritures vraiment lettrées seront éditées dans votre grand livre. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous travaillez en mode Cahier Les critères de sélection de l'édition sont simplifiés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie. 2. Précisez la période pour laquelle vous voulez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 3. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Grand livre avec quantités / par échéance Vous pouvez imprimer un grand livre avec uniquement les écritures ayant une quantité ou bien avec uniquement les écritures ayant une date d'échéance. • A l'activation de la commande GRAND LIVRE, sélectionnez dans la liste des états disponibles Grand livre avec quantités ou Grand livre par échéance puis cliquez sur un type de sortie. En mode cahier Si vous travaillez en mode Cahier, les critères de sélection sont simplifiés. 1. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 2. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].Menu Etats 249 En mode standard 1. Indiquez la période des écritures à prendre en compte dans les zones Du et au. 2. Sélectionnez les comptes à inclure dans le grand livre : Tous, un compte en particulier ou une classe de comptes. 3. Si vous voulez éditer les écritures d'un seul journal, cochez l'option Le Journal et choisissez-le. 4. Pour prendre en compte les Écritures en brouillard et Écritures en simulation, cochez les options correspondantes. 5. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 6. Précisez si vous voulez prendre en compte les écritures Pointées, Non pointées ou Les deux (pointées et non pointées) ou Lettrées, Non lettrées ou Les Deux. 7. Vous pouvez imprimer le grand-livre avec un saut de page par compte ou par classe, ou encore sans saut de page. Cochez l'option de votre choix. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'édition.Menu Etats 250 Balance ) Menu ETATS - commande BALANCE Lorsque vous lancez cet état, une liste d’états disponibles vous est présentée. Vous avez alors le choix entre l’édition d’une balance, d’une balance comparative N à N-10, d’une balance rapide. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez l’état à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Balance Si vous travaillez en mode Standard La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous imprimez la balance en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. L’icône vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte. • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier. * Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].Menu Etats 251 Si vous travaillez en mode Cahier 1. Une fois que vous avez choisi l’état et un type de sortie, indiquez la période pour laquelle vous voulez imprimer la balance en indiquant un intervalle de dates. 2. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Balance comparative N à N-10 (Uniquement en mode standard) Cet état permet de comparer sur différentes années, le solde de vos comptes à une période donnée. Une fois que vous avez choisi le type de sorti, la fenêtre de paramétrage s’affiche. 1. Dans les zones Du...au, saisissez les dates de la période à comparer. Les cumuls sont toujours calculés par mois entier, même si la période est précisée au jour. Par exemple, la période est du 1er janvier au 15 janvier, le cumul est celui du mois de janvier en entier. 2. Cochez les exercices qui seront comparés à l'exercice N. 3. Sélectionnez les comptes concernés. Vous pouvez choisir tous les comptes ou un intervalle de comptes ou encore un intervalle de racines de comptes. 4. Cochez ou décochez les options d'affichage suivantes : • Affichage des soldes : cette option permet d'afficher les soldes des exercices antérieurs à N. Par défaut, seuls les soldes de l'exercice en cours sont présentés. • Affichage des écarts : cette option permet d'afficher les écarts entre les exercices. Si vous cochez cette case, sélectionnez alors la présentation de l'écart : en %, en montant ou bien les deux. • Sous-totaux par classe : cette option permet d'afficher les comptes par classes avec son sous-total. 5. Cochez les options Ecritures en brouillard et/ou Ecritures en simulation pour les prendre en compte. 6. Cliquez sur le bouton [OK].Menu Etats 252 Journaux - Centralisateur ) Menu ETATS - commandes JOURNAUX et CENTRALISATEUR et ) Menu EXPERT COMPTABLE - commandes ÉTATS - JOURNAUX et CENTRALISATEUR et La commande JOURNAUX permet d'éditer la liste des écritures de chaque journal. La commande CENTRALISATEUR permet d'effectuer une édition de contrôle comprenant le cumul des écritures Débit et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal. * La sélection des critères est identique pour un état Journal et un état Centralisateur. 1. Dans la liste des états disponibles sélectionnez celui à générer. 2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Indiquez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état en cochant les cases correspondantes. * Pour prendre en compte tous les journaux, cliquez sur le bouton . 5. Précisez l'affichage souhaité (Journal/Mois ou Mois/Journal). 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Attention ! Seules les écritures validées sont prises en compte.Menu Etats 253 Brouillard ) Menu ETATS - commande BROUILLARD ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande ÉTATS - BROUILLARD Cette commande vous permet de lancer l'impression de toutes les écritures saisies en mode brouillard. Vous pouvez y inclure également les écritures en simulation. * Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Indiquez si vous voulez obtenir un état : • pour tous les journaux ou pour un journal particulier, en sélectionnant l'option correspondante. La flèche de la liste déroulante ouvre la liste des journaux disponibles. • pour tous les mouvements ou pour certains en particulier, en sélectionnant l'option correspondante, et en renseignant l'intervalle des numéros de mouvement à prendre en compte. 4. Pour inclure les écritures en simulation, cochez la case correspondante. 5. Si vous avez sélectionnez l'option Tous les journaux, vous pouvez demandez l'impression d'un journal par page en cochant la case Saut de page par journal. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].Menu Etats 254 Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 255 Analytique ) Menu ETATS - commande ANALYTIQUE Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous disposez d’une série d'états vous permettant d'établir les statistiques et résultats basés sur les codes analytiques affectés au cours de l'exercice. Grand livre analytique ) Menu ETATS - commande ANALYTIQUE - GRAND LIVRE Par défaut, les écritures seront classées par code analytique puis par compte de comptabilité générale. Vous pouvez modifier ce tri dans la partie Options qui s'affiche en cliquant sur le bouton [Continuer]. 1. Sélectionnez les critères à prendre en compte : période, codes analytiques, comptes, écritures en simulation et en brouillard. 2. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 3. Si vous voulez inclure des répartitions analytiques, cochez Avec clés de répartition et choisissez le niveau de répartition. Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution 4. Par défaut, les écritures seront classées par code analytique puis par compte de comptabilité générale. Vous pouvez modifier ce tri dans la partie Options. Choisissez si les écritures seront triées par code ou par compte. Si vous cochez Avec saut de page, l'état est présenté avec un code analytique ou un compte par page. 5. Si vous voulez afficher les classes de codes ou les classes de comptes ainsi que les comptes non affectés, cochez les cases correspondantes. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. Balance analytique ) Menu ETATS - commande ANALYTIQUE - BALANCE 1. Sélectionnez les critères à prendre en compte : période, codes analytiques, comptes, écritures en simulation et en brouillard. 2. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 3. Si vous voulez inclure des répartitions analytiques, cochez Avec clés de répartition et choisissez le niveau de répartition. Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution 4. Par défaut, les cumuls et soldes seront classés par code analytique puis par compte de comptabilité générale. Vous pouvez modifier ce tri dans la partie Options. Choisissez si les écritures seront triées par code ou par compte. Si vous cochez Avec saut de page, l'état est présenté avec un code analytique ou un compte par page. 5. Si vous voulez afficher les classes de codes ou les classes de comptes ainsi que les comptes non affectés, cochez les cases correspondantes. 6. Cliquez sur le bouton [OK].Menu Etats 256 Echéancier analytique et Balance agée analytique ) Menu ETATS - commande ANALYTIQUE - ÉCHÉANCIER / BALANCE AGÉE ou Ces deux éditions ne sont utiles que pour les entreprises qui affectent des codes analytiques aux écritures concernant leurs clients et fournisseurs. Cela peut être utile dans le cas d'une entreprise ayant plusieurs secteurs d'activité bien distincts et voulant connaître la part qui revient à chacun de ces secteurs dans les montants exigibles clients et fournisseurs. Etat budgétaire ) Menu ETATS - commande BUDGÉTAIRE - ÉTAT BUDGÉTAIRE Pour les codes budgétaires inclus dans l'édition demandée, le logiciel va calculer : • le montant budgété, • le montant réalisé, • le montant de l'écart, • le pourcentage d'écart par rapport au budget. Les débits sont traduits en chiffres positifs, les crédits en chiffres négatifs. Par conséquent, pensez à affecter aux codes analytiques des budgets de ventes avec des chiffres négatifs. Voir Créer un code analytique, page 101. Le logiciel calcule des sous-totaux sur le radical du code budgétaire (premier caractère du code) ce qui permet d'effectuer des regroupements. 1. Sélectionnez les critères à prendre en compte dans l'état : période, codes budgétaires, comptes, écritures en simulation et en brouillard. 2. Si vous voulez afficher les classes de codes ainsi que les codes budgétaires non imputés, cochez les cases correspondantes. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Bilan / Compte de résultat analytiques Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu ETATS - commande ANALYTIQUES - BILAN SYNTHÉTIQUE et COMPTE DE RÉSULTAT SYNTHÉTIQUE < T> et < T> Le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin d'exercice, il présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres. Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise durant un exercice comptable. 1. Une fois que vous avez choisi un type de sortie (Fichier, Aperçu, etc.), précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le bilan ou compte de résultat en indiquant un intervalle de dates. 2. Indiquez les codes analytiques à inclure dans votre bilan ou compte de résultat synthétiques, dans les zones Du...au. 3. Vous pouvez prendre en compte un niveau de codes analytiques. Dans ce cas, sélectionnez-le en cliquant sur la flèche de la liste déroulante. 4. Cochez les options Écritures en brouillard et/ou Écritures en simulation pour les prendre en compte. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, choisissez le format de sortie (PDF, Word,...) et cliquez sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 257 Echéancier ) Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER Cette commande vous permet d'imprimer différents types d'échéancier et ainsi de contrôler le règlement de vos fournisseurs et le paiement de vos clients. Seules les écritures pour lesquelles une date d'échéance a été inscrite sont prises en compte. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Choisissez les comptes concernés par l'échéancier. 4. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte (Débit et/ou Crédit). 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 258 Balance agée ) Menu ETATS - commande BALANCE AGÉE Cet état vous présente la liste des écritures clients et fournisseurs non soldées. Vous pouvez ainsi effectuer des prévisions de trésorerie et surveiller les échéances. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez le mois à partir duquel vous souhaitez imprimer l'état ou indiquez un intervalle. 3. Choisissez les comptes concernés par l'état : clients ou fournisseurs. 4. Indiquez la date à utiliser pour la sélection : d'échéance ou date d'écriture. 5. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte : brouillard et/ou simulation. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 259 Encours clients ) Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS La zone Encours autorisé des fiches tiers du plan de comptes vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période de facturation pour laquelle vous souhaitez imprimer les encours clients en indiquant un intervalle de dates dans les zones Factures clients du ... au. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. L’icône vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte. • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier. * Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 260 Bordereau de remise en banque ) Menu ETATS - commande BORDEREAU DE REMISE EN BANQUE Cette commande permet d'éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des moyens de paiement que vous remettez à l'encaissement. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans la zone banque, sélectionnez votre compte financier. 4. Dans la partie Options, indiquez le type de remise : Sur rayon/Hors rayon. Choisissez le critère d'extraction : Mode de paiement, numéros de pièce ou de pointage. 5. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte : brouillard et/ou simulation. 6. Pour imprimer l'entête de la société, cochez la case correspondante. 7. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 261 Lettre de pénalités de retard ) Menu ETATS - commande LETTRE DE PÉNALITÉS DE RETARD

Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard calculées selon le taux légal d'indemnité de paiement indiqué dans les paramètres comptables. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Sélectionnez les clients auxquels vous souhaitez adresser la lettre de pénalités de retard. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Si vous souhaitez obtenir l'affichage des coordonnées de la société en cours, cochez la case Imprimer l'entête de la société. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 262 Déclaration de TVA ) Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA Vous pouvez générer la déclaration de TVA via un assistant. Cette déclaration correspond au régime de TVA que vous avez indiqué dans les PARAMÈTRES TVA du menu DOSSIER : • état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel, • état CA12, si vous avez choisi régime simplifié. Assistant ) Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA - ASSISTANT Effectuer une nouvelle déclaration de TVA 1. Cochez l'option Créer une déclaration de TVA puis cliquez sur le bouton [OK]. Dans la fenêtre qui s'affiche, paramétrez la déclaration : 2. Choisissez la période à prendre en compte pour la déclaration. 3. Précisez si vous souhaitez inclure les écritures en brouillard et/ou en simulation. * Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation. 4. Si vous avez modifié l'une des informations du paramétrage de la TVA, cochez la case Recalculer les valeurs automatiquement pour en tenir compte. 5. Validez votre paramétrage en cliquant sur [OK]. L'état préparatoire Déclaration de TVA s'affiche. Il comprend l'ensemble des lignes de la déclaration papier. 6. Vérifiez et modifiez, si nécessaire, les informations qui figureront sur la déclaration de TVA.Menu Etats 263 * Pour afficher le feuillet suivant de la déclaration, cliquez sur le bouton situé en haut de la fenêtre. 7. Vous pouvez ajouter un commentaire à la déclaration en cliquant sur le bouton situé en haut de la fenêtre. 8. Validez la déclaration en cliquant sur [OK]. 9. Pour obtenir l'aperçu avant impression de la déclaration, cliquez sur le bouton [Aperçu]. Pour lancer directement l'impression de la déclaration, cliquez sur le bouton [Impression]. Ouvrir une déclaration de TVA * Vous ne pouvez pas modifier une déclaration validée. 1. Cochez l'option Ouvrir une déclaration de TVA puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Sélectionnez la ligne correspondant à la déclaration à modifier puis cliquez sur [OK]. Votre déclaration s'affiche et vous pouvez la consulter ou modifier. Reprendre le travail précédent * Cette option est accessible lorsque votre déclaration de TVA n’est pas validée. 1. Si vous voulez revenir sur la déclaration en cours, cochez l’option Reprendre le travail précédent puis cliquez sur le bouton [Ok]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, modifiez ou complétez la déclaration. Imprimer une déclaration de TVA 1. Cochez l'option Editer une déclaration de TVA puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Sélectionnez la déclaration à imprimer puis cliquez sur [OK]. 3. Pour obtenir l'aperçu avant impression de la déclaration, cliquez sur le bouton [Ecran]. Pour lancer directement l'impression de la déclaration, cliquez sur le bouton [Imprimante]. Afficher les déclarations de TVA Cochez l'option Afficher les déclarations de TVA puis cliquez sur le bouton [OK]. La liste des déclarations de TVA s'affiche. Transmettre une déclaration à la DGFiP 1. Si vous souhaitez transférer vos déclarations de TVA depuis votre logiciel vers la DGFiP, cochez l’option Télédéclarer une déclaration de TVA. 2. Si vous n’avez pas encore établi de déclaration, suivez les étapes décrites précédemment au paragraphe “Effectuer une nouvelle déclaration de TVA”, page 262. 3. Sélectionnez la déclaration à transmettre. L'assistant de télédéclaration se lance ensuite automatiquement. Télédéclaration avec l'assistant Téléprocédures TVA * Vous accédez également à cet assistant via le menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉ PROCÉDURES TVA. Via le module Ciel directDéclaration TVA et le portail Ciel (www.ciel.com), l'assistant Téléprocédures TVA vous permet de transférer vos déclarations de TVA depuis votre logiciel de comptabilité vers la Direction Générale des Finances Publiques. Ce type de transfert de données s'appelle une télédéclaration.Menu Etats 264 LVous trouverez toutes les informations relatives à cette fonction dans le guide La télédéclaration de votre TVA avec Ciel directDéclaration TVA disponible en cliquant sur le bouton ci-dessous. La liste des déclarations de TVA ) Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA - LISTE DES DÉCLARATIONS Cette liste regroupe toutes les déclarations de TVA que vous avez générées. A partir de cette liste, vous pouvez : • imprimer votre déclaration, • la valider, • la transmettre à la DGFiP, etc. Créer une déclaration de TVA Dans la liste des déclarations, cliquez sur le bouton . La fenêtre Déclaration de TVA s’affiche. Voir Effectuer une nouvelle déclaration de TVA, page 262. Modifier une déclaration de TVA * Vous ne pouvez pas modifier une déclaration validée. 1. Pour modifier une déclaration, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, paramétrez la déclaration puis cliquez sur le bouton [Ok]. 3. Dans l’état préparatoire, modifiez les informations saisies puis cliquez sur le bouton [Ok]. Supprimer une déclaration de TVA * Vous ne pouvez pas supprimer une déclaration validée. 1. Pour supprimer une déclaration, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui].Menu Etats 265 Imprimer une déclaration de TVA 1. Pour imprimer une déclaration, sélectionnez-la dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton pour obtenir l'aperçu avant impression de la déclaration ou sur le bouton lancer directement l'impression de la déclaration. Valider une déclaration de TVA 1. Pour valider une déclaration, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Confirmez la validation de la déclaration en cliquant sur le bouton [Oui]. Transmettre une déclaration à la DGFiP Pour transmettre une déclaration de TVA à la DGFiP, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . L'assistant de télédéclaration s'affiche. Voir Télédéclaration avec l'assistant Téléprocédures TVA, page 263. Paramétrer Ce bouton permet d’ouvrir les paramètres de TVA de votre dossier. Voir Onglet Déclaration de TVA, page 30. Un message vous demande de confirmer la fermeture des fenêtres. Cliquez sur le bouton [OK]. TVA détaillée ) Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA - TVA DÉTAILLÉE Cet état permet d’imprimer le détail de votre déclaration de TVA. 1. A l’activation de la commande, choisissez le type de sortie (aperçu, fichier, imprimante). 2. Saisissez la période sur laquelle sera établi l'état. Vous pouvez utiliser l'icône du calendrier. 3. Si vous souhaitez inclure les écritures en brouillard et/ou en simulation, cochez les options correspondantes. * Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation. 4. Cochez l'option Afficher un solde par compte si vous voulez que les soldes de chaque compte s'affichent. 5. Cliquez sur le bouton [OK].Menu Etats 266 Téléprocédures TVA ) Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA Voir Télédéclaration avec l'assistant Téléprocédures TVA, page 263. Historique Téléprocédures TVA ) Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA - HISTORIQUE TÉLÉPROCÉDURES TVA Cette commande vous permet d’accéder à une page internet qui récapitule toutes vos déclarations effectuées avec Ciel directDeclaration TVA. Mise à jour Téléprocédures TVA ) Menu ETATS - commande DÉCLARATIONS DE TVA - MISE À JOUR TÉLÉPROCÉDURES TVA Cette commande permet d’installer la mise à jour du module EDI TVA. Télécharger Ciel directDéclaration ) Menu ETATS - commande DÉCLARATIONS DE TVA - TÉLÉCHARGER CIEL DIRECTDÉCLARATION Cette commande permet d’installer le logiciel Ciel directDéclaration. Vous accédez à une page internet du site Ciel dans laquelle il vous suffit de cliquer sur le bouton [Télécharger].Menu Etats 267 Bilan - Compte de résultat synthétiques ) Menu ETATS - commande BILAN-RÉSULTAT SYNTHÉTIQUES Le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin d'exercice, il présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres. Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise durant un exercice comptable. Le compte de résultat permet de savoir si l'exploitation de votre entreprise durant l'année est : • un bénéfice : total des produits > total des charges. • une perte : total des produits < total des charges. * Les Bilan et Compte de résultat synthétiques vous permettent de préparer les éditions fiscales. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Cochez l'option Soldes N-1 au mois si vous voulez comparer le bilan ou le compte de résultat par rapport à l'exercice précédent. 4. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte : brouillard et/ou simulation. Si ces deux options sont décochées, seules les écritures validées seront éditées. * Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 268 Etats fiscaux ) Menu ETATS - commande ÉTATS FISCAUX Cette commande regroupe les états préparatoires suivants : • 2050 (BIC - Régime réel) • 2033 (BIC - Régime simplifié) • 2035 (BNC) • 2054 • 2055 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte : brouillard et/ou simulation. 4. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 269 Soldes Intermédiaires de Gestion ) Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION Les Soldes Intermédiaires de Gestion sont des documents fiscaux à joindre au Bilan. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Cochez l'option Soldes N-1 au mois si vous voulez comparer les valeurs par rapport à l'exercice précé- dent. 4. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte : brouillard et/ou simulation. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 270 Mailing ) Menu ETATS - commande MAILING Cette commande permet de composer des lettres en vue d'édition de mailings. 1. Pour composer le mailing à envoyer, activez le menu ETATS - commandes MAILING - MODIFIER LE MAILING. 2. Pour lancer l'édition, activez le menu ETATS - commandes MAILING - MAILING. 3. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 4. Définissez les critères à prendre en compte pour l’état. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 271 Etats chaînés ) Menu ETATS - commande ÉTATS CHAÎNÉS Vous pouvez lancer, en une seule fois, plusieurs éditions différentes. Vous pouvez ainsi éditer toutes les éditions de fin d’années (grand-livre, balance, journaux) en une seule fois ou créer votre propre état chaîné. A l’activation de la commande, la fenêtre Etats chaînés s’affiche. Lancer un état chaîné 1. Choisissez l’état de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [Exécuter]. 3. Les fenêtres de paramétrage des états s'ouvrent les unes après les autres. Renseignez chacune d’entre elles et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Le type de sortie de l’édition peut vous être demandé, cliquez alors sur le bouton [Ecran] ou [Imprimante]. Créer un état chaîné 1. Cliquez sur le bouton [Créer] situé en bas de la fenêtre. 2. Saisissez le nom de votre état chaîné puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton [Ajouter], situé en haut. 4. Choisissez dans la liste qui s’ouvre l’état que vous voulez intégrer et cliquez sur le bouton [OK]. 5. Ajoutez de la même manière les autres états. Vous disposez des boutons suivants : • Bouton [Logique] : permet de définir des filtres de recherche et des critères de tri. • Bouton [Script lié] : vous accédez à l'éditeur de script.Menu Etats 272 • Bouton [Propriétés] : si l'état sélectionné possède des propriétés modifiables, vous pourrez les personnaliser. • Bouton [Sortie] : vous avez la possibilité de choisir et paramétrer la sortie de votre édition (Impression, Fichier, Email, Fenêtre). • Bouton [Rubriques] : vous pouvez définir des rubriques locales à votre état chaîné. • Bouton [Mise en page] : vous pouvez définir directement les paramètres de mise en page de votre état chaîné. Voir Mise en page, page 42. • Bouton [Commentaire] : vous pouvez ajouter un commentaire sur votre état chaîné. LPour plus de détails sur les fonctionnalités de l’éditeur de script, sur les filtres de recherche, reportezvous au manuel Annexes, disponible dans le menu AIDE. En utilisant ce bouton, l’état que vous ajoutez sera positionné avant celui sélectionné dans la liste. Vous supprimez l’état sélectionné. Dans la fenêtre qui s’affiche, vous pouvez : • utiliser les paramètres par défaut de l'état en cochant l’option correspondante, ou bien • saisir les valeurs de l'état en cochant l'option Définir les paramètres prédéfinis. • Ne pas demander les paramètres à l'exécution : dans ce cas, la saisie des valeurs de l'état ne sera pas demandée à son lancement. Les paramètres par défaut ou que vous avez prédéfinis seront alors pris en compte. • Désactiver l'état : l'état sera ignoré. 6. Utilisez les boutons [Essayer] ou [Vérifier] pour contrôler votre état chaîne. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Modifier un état chaîné 1. Sélectionnez dans la liste des états chaînés celui à modifier. 2. Cliquez sur la flèche du bouton et sélectionnez la commande MODIFIER. * Un état chaîné livré en standard avec l'application ne peut être modifier. Pour cela, vous devez le dupliquer. Ciel Compta vous le propose automatiquement. Cliquez alors sur le bouton [Dupliquer] puis renommez l'état chaîné. 3. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Liste des états 1. Sélectionnez dans la liste des états chaînés celui que vous voulez personnaliser. 2. Cliquez sur la flèche du bouton et sélectionnez la commande LISTE DES ÉTATS. La fenêtre des états paramétrables s'affiche. Vous pouvez alors renommer, dupliquer, supprimer l'état chaîné, etc. LPour plus d’informations sur les états paramétrables, reportez-vous au manuel électronique Le générateur d’états disponible dans le menu AIDE.Menu Etats 273 Autres états ) Menu ETATS - commande AUTRES ÉTATS La commande AUTRES ÉTATS regroupe les états suivants : • Etat du lettrage, • Etat prévisionnel, • Pointage rapprochement, • RIB. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Définissez les critères à prendre en compte pour l’état. 3. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Importer des écritures Exporter des écritures Importer une balance Exporter une balance Synchro compta Envoyer le dossier Coordonnées expert-comptable Historique Imports/Exports Menu EchangesMenu Echanges 275 Vue d’ensemble Ce menu regroupe tous les moyens d’échanger des données avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de votre expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations. Vous pouvez : • échanger vos données avec votre expert-comptable via la Synchro compta ou l’import/export, • importer ou exporter une Balance, • envoyer par email le dossier de votre société, • saisir les coordonnées de votre expert-comptable, • consulter l’historique des imports/exports. Le format Ximport Ce format vous permet d’importer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier à importer est : XIMPORT.TXT. Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours. Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées. Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit pas dépasser 137 caractères. Il doit avoir la structure suivante : N° de Mouvement 5 caractères Numérique Journal 2 caractères Alphanumérique Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ) Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ) N° de pièce 12 caractères Alphanumérique Compte 11 caractères Alphanumérique Libellé 25 caractères Alphanumérique Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique Crédit-Débit 1 caractère (D ou C) N° de pointage 12 caractères Alphanumérique Code analyt./budgét 6 caractères Alphanumérique Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique Menu Echanges 276 Euro 1 caractère Alphanumérique Avec en plus pour le format Ciel 2003 : Version 4 caractères Alphanumérique Le séparateur décimal doit être une virgule. Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gaucheMenu Echanges 277 Importer des écritures ) Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES Cette commande peut être utilisée : • par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable (écritures de bilan, par exemple), • par votre expert-comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité. * Les écritures sont intégrées dans le brouillard. Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage Expert (Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX, Cote Ouest, Gestimum, Quadratus peuvent être intégrées dans Ciel Compta. Options pour l’import des écritures ) Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à effectuer lors de l’import. Par exemple, vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc. LLe détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche de votre clavier). Importation des écritures A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. 1. Sélectionnez l’éditeur de logiciel dans lequel les écritures ont été générées : • Ciel : vos écritures proviennent d’un logiciel Ciel. Attention ! Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être importé.Menu Echanges 278 • Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote Ouest, Gestimum. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Compta et qu’elles n’y sont pas encore intégrées, ces écritures sont attente. Ciel Compta les détecte et les importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation a été effectuée. * Tant que les écritures ne seront pas importées dans Ciel Compta, à l’ouverture du dossier destinataire, un message vous demandera de confirmer l’importation. • Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. Exemple de la liste des formats d’import Sage 3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 4. Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant Menu Echanges 279 l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche : • Cliquez sur le bouton [Vérifier] pour lancer une vérification de toutes les écritures à transférer. • Cliquez sur le bouton [Modifier] pour effectuer des changements sur une ou plusieurs écritures. • Pour ne pas prendre en compte les modifications, cliquez sur le bouton [Annuler les modifications]. • Cliquez sur le bouton [Continuer] pour lancer le transfert des données. 5. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comporte des numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer. * Les formats d’import, exceptés RImport et Ciel Compta, n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture.Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré.Menu Echanges 280 Exporter des écritures ) Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix que ces écritures soient en brouillard ou validées. Elles pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres logiciels. Vous pouvez exporter des écritures de Ciel Compta vers d’autres logiciels : Sage Expert (anciennement Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX ou encore vers d’autres applications Ciel. Réglages de l’export au format Ciel ) Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel. 1. Indiquez le fichier de destination des écritures comptables (Texte, XImport, RImport, Ciel Compta). En choisissant Ciel Compta, le logiciel recherche les dossiers de comptabilité présents sur votre disque et vous propose de choisir celui qui doit recevoir les écritures. Si plusieurs versions de Ciel Compta sont installées sur votre machine, vous pouvez la choisir à l'aide de l'option Application à utiliser. La liste des sociétés est alors actualisée et vous devez refaire votre choix. 2. Dans l'onglet Options, le numéro du prochain mouvement comptable généré vous est précisé. Et, pour afficher et contrôler les écritures avant leur transfert, cochez les options correspondantes. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. LPour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche de votre clavier).Menu Echanges 281 Exportation des écritures A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export : • Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert (Coala) ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid. 1. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adéquat. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche. Voir Réglages de l’export au format Ciel, page 280. 3. Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email]. Avec le bouton [Email], le fichier des écritures est créé puis mis en pièce jointe d’un nouvel email prédéfini.Menu Echanges 282 Exemple des formats d’exports Sage * Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur Universel. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à inclure, par exemple l’export des écritures vers Sage 30 ou Sage 100 : 4. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte. Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit : • par date de mouvement : indiquez alors la date de début et de fin des mouvements à exporter. • par mois de mouvement : indiquez le premier et le dernier mois des mouvements à prendre en compte.Menu Echanges 283 • par numéro de mouvement : indiquez le premier et dernier numéro de mouvement que vous voulez inclure. • pour les journaux : sélectionnez dans la liste déroulante le journal (A-nouveaux, Banque, Achats etc.). Seules les écritures contenues dans ce journal seront sélectionnées. 5. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes : • Écritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. (Non disponible en mode cahier) 6. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur des comptes. 7. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les envoyer ainsi que de mettre le fichier des écritures en pièce jointe d’un nouvel email prédéfini. Pour cela, cochez les cases Voir les écritures avant le transfert et Envoyer le fichier par mail. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient vos écritures comptables. 10.Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. * A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats d’import n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. • Si vous avez opté pour une sortie Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail adressé à votre expert-comptable. Il ne vous reste plus qu’à envoyer l’e-mail. • Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine ouverture du fichier concerné. Les fichiers créés lors de l’exportation sont nommés par défaut. Ce tableau peut vous aider à les retrouver. Tableau de correspondance entre les formats et fichiers d’exportation Format d’exportation Fichier d’exportation généré CCMX CCMX Winner.Txt Cegid Sisco 2 SI00001.trt (le dernier chiffre varie en fonction du numéro de dossier que vous avez attribué) Cegid PGI Cegid PGI.CSV Ciel XImport.Txt ou RImport.txt Sage Expert ARF Coala.Txt Sage 30 ou Sage100 EXPORT_SAGE.Txt Sage Expert Journaux Export Ecritures Sage Coala Journaux.xls Sage 30 ou Sage100 (Convertisseur) XIMPORT.Txt Sage Petites Entreprises Ecran.datMenu Echanges 284 Importer une balance ) Menu ECHANGES - commande IMPORTER UNE BALANCE 1. A l'activation de cette commande, choisissez le fichier de la balance à récupérer. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. La fenêtre suivante s’affiche : 3. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le journal des A-nouveaux (AN). 4. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message s’affiche et vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas.Menu Echanges 285 Exporter une balance ) Menu ECHANGES - commande EXPORTER UNE BALANCE Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un autre dossier. 1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (TXT). 2. Cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail. La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche. 3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la période d'exercice qui sera considérée par défaut. 4. Dans l'onglet Sélection : (Uniquement disponible en mode standard) • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez exporter l'état. L’icône vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte. • Vous pouvez également choisir d’exporter les écritures d'un journal en particulier. * Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . Dans l’onglet + de critères : (Uniquement disponible en mode standard) 5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet et sélectionnez les options de votre choix. 6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Echanges 286 Synchro compta ) Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA Présentation La Synchro compta facilite les échanges de données comptables entre l'expert-comptable et son client. Vous pouvez ainsi envoyer et récupérer automatiquement les écritures comptables de votre expert/client équipé d'une application Ciel, Sage 30 et 100 ou Sage Expert (anciennement Coala). Cette fonction permet : au client • d'effectuer les saisies comptables qui sont de plus en plus gérées par ses soins du fait de l'informatisation croissante des PME. • de conserver à sa disposition les éléments comptables nécessaires à la tenue de sa gestion courante. • de transférer périodiquement les données comptables à son cabinet d'expertise comptable et ce, dans les délais convenus entre le client et l'expert-comptable. à l'expert-comptable • d'incorporer rapidement les données reçues dans ses propres fichiers. • d'effectuer un suivi précis des affaires de son client. • de conseiller immédiatement son client sans avoir à attendre la fin de l'année fiscale pour intervenir sur le dossier de ce dernier. La Synchro compta+ permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis par le client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.). La Synchro compta (simplifiée) permet d’ajouter des nouvelles écritures transmises par le client ou l’expert comptable. Paramètres Synchro compta ) Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES

Cette commande vous permet de paramétrer les informations nécessaires à la Synchro compta.Menu Echanges 287 Mode de fonctionnement de la Synchro compta Deux modes sont proposés : • Synchro compta : est un mode simplifié de synchronisation. Vous pouvez envoyer uniquement les nouvelles écritures à n’importe quelle date. Vous pouvez aussi choisir les écritures ou envoyer tout le dossier comptable. Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le pointage et le lettrage sont récupérés. La Synchro compta est proche d’un export enrichi des écritures, à la différence qu’elle permet de distinguer les nouvelles écritures de celles qui ont déjà été envoyées, ce qui évite les doublons. • Synchro compta + : est identique à l’ancienne Synchro compta. Ce mode vous permet d’échanger en fin de mois toutes ou les nouvelles écritures, y compris celles des A-nouveaux, ainsi que de les valider. Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le lettrage et le pointage sont récupérés. Le client et l'expert ne peuvent jamais saisir d'écritures simultanément sur une période identique de manière à garantir la cohérence des écritures. Les modifications extra-comptables (lettrage, rapprochement) sont toujours accessibles sur toutes les périodes. La Synchro compta + intègre une gestion des conflits. Si un élément de base (compte de tiers ou un code analytique) est modifié à la fois par l'expert et par le client, un code de priorité s'applique. LPour des informations plus détaillées sur la gestion des conflits en Synchro compta +, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application. 1. Si vous souhaitez gérer l'échange de données par synchronisation, cochez l’option Synchro compta ou Synchro compta +. Modalité de transfert des données 2. Sélectionnez le sens du transfert des données : • Client  Expert : le client envoie des données à son expert-comptable. • Expert  Client : l'expert-comptable envoie des données à son client. 3. Choisissez le logiciel de destination : Ciel, Sage 30&100 ou Sage Expert (anciennement Coala), c'est-à- dire le logiciel vers lequel les données seront transférées. 4. Uniquement en mode Synchro compta + Selon l'accord que vous avez passé avec votre client ou avec votre expert-comptable, indiquez la personne choisie pour générer le journal des A-nouveaux : • expert-comptable : votre expert-comptable se chargera alors de la synchronisation des A-nouveaux. • client : votre client fera la synchronisation des A-nouveaux. Informations complémentaires expert-comptable 5. Saisissez le numéro de dossier qui est obligatoire puis le code de l'expert-comptable. Si le logiciel destinataire est Sage Expert, le code de l'expert-comptable est obligatoire. LPour plus d'informations sur les coordonnées de l'expert-comptable, reportez-vous au paragraphe “Onglet Compléments”, page 24. Dates Synchro compta+ (Uniquement en mode Synchro compta +) La date de la dernière synchro (date de fin de période) et la date de la dernière validation (date de fin de période inférieure ou égale à la date de Synchro compta) sont automatiquement renseignées. Attention Vous devez synchroniser les écritures dans le même mode que votre client ou expert comptable, sans quoi il sera impossible de récupérer le fichier généré (XML). Il est toutefois possible de changer le mode de Synchro compta.Menu Echanges 288 Divers (Uniquement si le logiciel destinataire est Sage Expert) Si vous transférez vos données vers un logiciel Sage Expert (anciennement Coala), la partie Divers s'affiche en bas de la fenêtre. 6. Sélectionnez le compte collectif des clients ainsi que le compte collectif des fournisseurs, à l'aide de l'icône d'appel de liste . Vous pouvez créer un compte collectif directement en cliquant sur le bouton situé en bas de la fenêtre Liste des comptes clients ou Liste des comptes fournisseurs. * Les comptes collectifs ne peuvent pas être utilisés dans les écritures. L'E-mail du serveur de médiation est proposé par défaut et permet de transférer votre fichier de Synchro compta par e-mail. Les écritures sont envoyées à Sage Expert qui les transfère ensuite à votre expertcomptable. 7. Ne modifiez pas cet e-mail sinon vous ne pourrez pas valider votre paramétrage. 8. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur le bouton [OK]. Lancer la Synchro compta ) Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA La Synchro compta permet d'échanger des informations (émission et réception) de façon dynamique et rapide. Exemple 1. Le client exécute une Synchro compta pour envoyer ses écritures à son expert-comptable. 2. L'expert récupère ces données et les traite. 3. L'expert renvoie les données après analyse et traitement. 4. Le client reçoit les données. Elles sont intégrées à son application. Il n'a aucune modification à effectuer. Pour exécuter une Synchro compta, un assistant vous aide dans ce traitement. * Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Transmettre des écritures en mode Synchro compta + Etape 1 : choix du traitement 1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette option vous permet de générer un fichier de données. Attention ! Vous pouvez envoyer et récupérer les données comptables de votre expert ou client équipé d'un logiciel de comptabilité Ciel (Ciel Compta 2007 (version 13.00) ou Ciel Compta Evolution 2007 (version 6.00) ou Ciel Compta Facile), Sage (Start Compta, 30, 100) ou Sage Expert.Menu Echanges 289 Etape 2 : choix des écritures La fenêtre correspondant au sens du transfert défini dans les paramètres de Synchro compta s’affiche. 2. Dans les deux cas, vous devez sélectionner les écritures. Choisissez dans la liste déroulante le type d'écritures à envoyer : • Toutes : toutes les écritures (écritures déjà transmises, écritures non transmises) saisies depuis le début de l’exercice seront synchronisées. • Nouvelles : les écritures créées, modifiées, supprimées depuis la dernière émission ou la dernière réception seront synchronisées. 3. Si vous émettez des données dans le sens de transfert : • Client → Expert comptable, indiquez alors la Date de synchro. * Lorsque la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un message vous informe d'un risque de distorsions sur les fichiers générés. • Expert comptable → Client, les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Pour cela, cochez l'option Oui et saisissez la Date de validation des écritures. Vous pouvez utiliser l'icône du Calendrier ou l'icône des Dates spéciales . * La date de synchronisation ou de validation doit obligatoirement être le dernier jour d’un mois. Par défaut, le logiciel affiche la date de fin de mois du mois précédent. Sens du transfert : Client Æ Expert-comptable Sens du transfert : Expert-comptable Æ ClientMenu Echanges 290 Etape 3 : emplacement du fichier généré 4. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication défini par défaut. Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\Société Exemple.857779126\Communication\Recus. 5. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix. 6. Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option Oui puis saisissez l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client. Etape 4 : saisie d’un commentaire 7. Vous pouvez ajouter un commentaire à votre envoi. Saisissez-le dans la zone correspondante. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 9. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 10.Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK].Menu Echanges 291 Transmettre des écritures en mode Synchro compta (simple) Etape 1 : choix du traitement 1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette option vous permet de générer un fichier de données. Etape 2 : choix des données à transmettre Dans cette étape, vous choisissez les éléments que vous voulez transmettre. Vous avez plusieurs possibilités pour envoyer vos écritures, vous pouvez : • Transmettre les nouvelles écritures jusqu’à une date définie : cette option permet d’envoyer uniquement les nouvelles écritures que vous avez saisies depuis le début de l’exercice courant jusqu’à la date de votre choix. Les données de structure de votre comptabilité : plan de comptes, journaux, pointage, lettrage, etc, sont transmis par défaut. Le report des A-Nouveaux et la validation des écritures ne sont pas effectués. * Si la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un message vous informe d'un risque de distorsions sur les fichiers générés. • Avoir plus de critères pour transmettre : cette option permet de transmettre soit les nouvelles écritures saisies depuis la dernière Synchro compta soit toutes les écritures du dossier. Vous pouvez aussi valider les écritures, envoyer les écritures d’A-Nouveaux, transmettre ou non les données de base de votre comptabilité. • Transmettre l’intégralité du dossier : toutes vos écritures et toutes les données de votre comptabilité seront envoyées. Cette option est particulièrement utile si votre expert-comptable ne possède encore aucun élément de votre comptabilité. 2. Cochez l’option de votre choix. • Si vous choisissez l’option Transmettre les nouvelles écritures jusqu’au. Le logiciel indique par défaut la date de fin de mois du mois précédent. Vous pouvez indiquer une autre date et pas forcément une date de fin de mois. • Si vous cochez l’option Je souhaite souhaite avoir plus de critères pour transmettre, une étape supplémentaire s’afficheMenu Echanges 292 Etape 3 : paramètres supplémentaires 3. Choisissez dans la liste déroulante le type d'écritures à envoyer : • Toutes : toutes les écritures de l’exercice courant (écritures déjà transmises, écritures non transmises) seront synchronisées. • Nouvelles : seules les écritures créées depuis la dernière émission seront synchronisées. 4. Par défaut, le logiciel affiche la date de début de l’exercice courant et la date de fin de mois du mois précédent. Si nécessaire, modifiez cette période de dates. Vous pouvez utiliser l'icône du Calendrier ou l'icône des Dates spéciales . * Les dates ne sont pas obligatoirement des dates de début et de fin de mois. 5. Les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Pour cela, cochez l'option Oui. 6. Si vous voulez transmettre l’écriture d’A-Nouveaux, cochez l’option Oui. 7. Vous pouvez inclure ou non les données de base de votre comptabilité : plan de comptes, journaux, etc. Dans ce cas, cochez l’option Oui ou Non. Etape 4 : emplacement du fichier généré 8. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication défini par défaut.Menu Echanges 293 Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\Société Exemple.857779126\Communication\Recus. 9. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix. 10.Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option Oui puis saisissez l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client. 11.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 12.Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour le fermer. Recevoir des écritures (en mode Synchro compta et Synchro compta +) * Si l'option Messagerie a été sélectionnée lors de l'émission des données, vous recevez un e-mail . Vous devez enregistrer sur votre disque la pièce jointe reçue (fichier Zip) qui contient le fichier XML. Pour cela, utilisez la technique du «Copier/Coller». 1. Choisissez l'option Recevoir des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Pour récupérer le fichier XML transmis, cliquez sur l'icône de sélection . 3. La fenêtre Choisir le fichier s'ouvre. Sélectionnez le fichier dans le répertoire dans lequel vous l'avez préalablement enregistré. * Vous pouvez directement sélectionner le fichier au format Zip sans avoir à le décompresser. En effet, votre logiciel récupérera automatiquement le fichier XML. 4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir] puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. 5. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 6. Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour le fermer. Attention Votre mode de synchro compta doit être le même que celui de votre client ou expert-comptable. Si vous recevez un fichier généré en mode Synchro compta + et que vous êtes en Synchro compta ou inversement, la récupération du fichier sera impossible.Menu Echanges 294 Historique ) Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - HISTORIQUE L'historique affiche la liste de toutes les Synchro compta effectuées. Consulter l'historique de la Synchro compta sélectionnée Cette commande vous permet de visualiser le compte-rendu de la Synchro compta sélectionnée. • Cliquez sur le bouton [Consulter]. Le rapport de synchronisation au format Txt affiche le détail de l'opération. Supprimer l’historique de la Synchro compta sélectionnée Cette commande vous permet d’effacer le ou les historiques de votre choix. 1. Sélectionnez dans la liste le ou les historiques de Synchro compta à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. 3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour valider. Purger l’historique de Synchro compta Cette commande vous permet de purger l'historique de Synchro compta et ainsi d'effacer tous les comptes-rendus existants. • Cliquez sur le bouton [Purger].Menu Echanges 295 Envoyer le dossier ) Menu ECHANGES - commande ENVOYER LE DOSSIER Cette commande permet d’envoyer une sauvegarde de votre dossier au format zip soit par e-mail soit ultérieurement par le moyen de votre choix. Vos préférences telles que vos états personnalisés ne sont pas prises en compte dans cette sauvegarde. * L’envoi par e-mail fonctionne lorsqu’une messagerie électronique est installée sur votre poste. Vous pouvez auparavant renseigner l’adresse e-mail de votre expert-comptable par la commande EXPERT-COMPTABLE du menu ECHANGES. Voir Coordonnées expert-comptable, page 296. 1. Activez la commande ENVOYER LE DOSSIER. 2. Un message vous demande si vous voulez envoyer votre dossier par e-mail ou l’enregistrer sur le bureau de votre ordinateur. Cliquez sur le bouton de votre choix. • Si vous avez choisi l’envoi par e-mail, la sauvegarde de votre dossier est directement mise en pièce jointe d’un nouveau message. Et, l’adresse e-mail de votre expert-comptable est récupérée des paramètres société. Vérifiez que l’adresse de votre expert-comptable et envoyez votre email. • Si vous avez choisi d’enregistrer la sauvegarde sur le Bureau, un message vous informe de la réussite du traitement. Cliquez sur le bouton [OK]. Attention L'expert-comptable doit posséder la même version de Ciel Compta que la vôtre pour utiliser votre sauvegarde. Par exemple, vous possédez Ciel Compta Facile 5.0, votre expert-comptable doit posséder Ciel Compta Evolution 11.0 ou Ciel Compta 18.0.Menu Echanges 296 Coordonnées expert-comptable ) Menu ECHANGES - COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLE Cette commande permet de renseigner les coordonnées postales, téléphoniques, les adresses e-mail et du site internet de votre expert-comptable. Lorsque vous activez la commande EXPERT-COMPTABLE, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre expert-comptable, plus précisément dans la seconde partie de la fenêtre. * Vous accédez également à cette commande via le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ - onglet Compléments. Voir Onglet Compléments, page 24.Menu Echanges 297 Historique Imports/Exports ) Menu ECHANGES - commande HISTORIQUE IMPORTS/EXPORTS L’historique des transferts récapitule tous les imports, exports que vous avez effectués. Vous pouvez consulter, supprimer vos imports ou encore les réimporter. Consulter un transfert Pour visualiser les écritures comptables d’un import, sélectionnez l’import dans la liste puis cliquez sur le bouton . Vous pouvez également double-cliquer sur la ligne d’import. Supprimer un transfert 1. Pour supprimer un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La suppression étant irréversible, un message vous demande de confirmer celle-ci, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Options Vous pouvez réimporter, exporter ou retransférer un fichier d'import. • Réimporter : vous pouvez réimporter vos écritures. • Exporter : l'exportation génère un fichier Ximport et vous choisissez son emplacement. • Retransférer : le transfert génère un fichier Ximport directement dans le dossier comptable devant recevoir les écritures. Vous devez au préalable choisir ce dossier comptable dans les préférences Liaison comptable (menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - dossier Liaison comptable). 1. Sélectionnez l'import dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton puis activez la commande RÉIMPORTER ou EXPORTER ou RETRANSFÉRER.Menu Echanges 298 3. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 4. Si vous avez choisi la commande EXPORTER, une autre fenêtre s'affiche et votre logiciel vous demande de choisir l'emplacement du fichier généré. Un dernier message vous informe si le traitement a été réalisé avec succès.Conversion en mode standard Statistiques Trésorerie prévisionnelle Historique archivages DGFiP... Démarrer version < 2006 Menus découverte / Menus standard Messagerie Menu DiversMenu Divers 300 Vue d’ensemble A partir du menu DIVERS, vous pouvez : • visualiser, via les statistiques, les principales informations relatives à votre société (évolution des comptes, indicateurs clefs, répartition des charges/produits, répartition des classes), • consulter l’historique des archivages imposés par la DGFiP, • de faire des prévisions de trésorerie, • d'envoyer des courriers électroniques à partir du logiciel, • etc. Menu en mode Standard (mode par défaut) Menu en mode CAHIER Vous avez choisi ce mode à la création du dossier.Menu Divers 301 Conversion en mode standard ) Menu DIVERS - commande CONVERSION EN MODE STANDARD Cette commande permet de passer votre dossier en mode standard et de changer de méthode de saisie. En effet, vous n'aurez plus accès aux cahiers de saisie et vous devrez utiliser les saisies guidées pour enregistrer vos écritures. Toutes vos données sont conservées. Seule l'apparence de votre logiciel change (menus différents). Mis à part les cahiers, vous retrouvez dans le mode standard tous les autres traitements. A l'activation de cette commande, un message vous avertit des effets de la conversion. 1. Cliquez sur le bouton [Oui] pour continuer. 2. Il est préférable de faire une copie de votre dossier, cliquez alors sur le bouton [Faire une copie et continuer]. 3. Un message vous informe si la conversion s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK] pour fermer la fenêtre. Attention ! Cette commande n’est disponible que si vous travaillez en mode cahier. Vous avez choisi ce mode à la création de votre dossier. Attention ! Une fois le dossier converti, vous ne pourrez plus revenir en mode cahier.Menu Divers 302 Statistiques ) Menu DIVERS - commande STATISTIQUES Cette commande propose les états suivants : • Evolution des comptes • Indicateurs clefs Cet état vous permet de visualiser rapidement les éléments principaux de votre comptabilité : soldes débit et crédit, résultat comptable, chiffre d'affaire, répartition charges produits, répartition d’une classe, etc. • Répartition charges produits • Répartition d'une classe 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Définissez les critères à prendre en compte pour l’état. 3. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Divers 303 Trésorerie prévisionnelle ) Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie. Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins et éventuellement de négocier par avance avec vos partenaires financiers. Créer une trésorerie prévisionnelle 1. Activez le menu DIVERS commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE - bouton . 2. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie. 3. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un compte en particulier ou Tous les comptes de trésorerie. 4. Cliquez sur l’icône d’appel de liste pour sélectionner le compte à prendre en compte. 5. Cochez la périodicité de la prévision (jour, semaine, quinzaine, mois...). Uniquement en version Evolution. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les calculs. Attention ! •Avec Ciel Compta vous ne pouvez créer qu'une seule trésorerie prévisionnelle. •Avec Ciel Compta Evolution, il n'y a pas de limitation. Vous pouvez créer plusieurs trésoreries prévisionnelles.Menu Divers 304 Trésorerie prévisionnelle : saisie des montants Les options d'affichage vous permettent de trier les données à afficher. Uniquement en version Evolution. Vous pouvez afficher : • le détail, • les totaux, • les prévisions écoulées, • le type de période (prévision sur une semaine, une décade, une quinzaine ou un mois). Pour une périodicité mensuelle, cette zone n'est pas modifiable. Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle. Celui-ci est fonction des options d'affichage préalablement définies. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante. Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos recettes puis celles correspondant à vos dépenses. • La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés en début de période. • La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois. • La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et calculées avec le solde initial. * Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour. 1. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou votre recette ainsi qu’au mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions. 2. Saisissez le montant de la recette ou la dépense. 3. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte pour la période sélectionnée. 4. Pour ajouter, insérer ou supprimer une ligne du plan de trésorerie, cliquez sur le bouton correspondant en haut de la fenêtre ou cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL et choisissez la commande correspondante. Uniquement en version Evolution. Calcul de la trésorerie prévisionnelle Vous pouvez calculer les règlements clients et paiements fournisseurs en tenant compte des dates d’échéance de paiement. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients (ou Paiements fournisseurs) et sur la colonne correspondante. 2. Cliquez sur le bouton [Calculer les échéances] ou activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez la commande CALCULER LES ÉCHÉANCES. Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des clients. Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période suite à une modification. 3. Cliquez sur le bouton [Commentaire] pour ajouter une note. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre trésorerie prévisionnelle.Menu Divers 305 Modifier une trésorerie prévisionnelle Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. 1. Pour modifier une trésorerie prévisionnelle, sélectionnez-la dans la liste des trésoreries prévisionnelles puis cliquez sur le bouton . Vous pouvez également double-cliquer dans la liste des trésoreries sur celle que vous souhaitez modifier. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer une trésorerie prévisionnelle Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. 1. Pour supprimer une trésorerie prévisionnelle, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression de la trésorerie. Cliquez sur le bouton [Oui].Menu Divers 306 Historique archivages DGFiP ) Menu DIVERS - commande HISTORIQUE ARCHIVAGES DGFIP Cette commande vous permet de consulter l'historique des archivages imposés par la DGFiP. L’archivage de ces documents est réalisé lors de la clôture de l’exercice. 1. Pour visualiser un fichier archivé, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . Démarrer version <2006 ) Menu DIVERS - commande DÉMARRER VERSION < 2006 Cette commande vous permet d'ouvrir une ancienne version de Ciel Compta (inférieure à 2006) depuis votre application. Menus découverte / Menus standard ) Menu DIVERS - commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD ou Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de votre logiciel, • le mode standard, pour une gestion et un suivi des données de comptabilité plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD. * Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous quittez l’application.Menu Divers 307 Messagerie ) Menu DIVERS - commande MESSAGERIE Cette commande permet d'envoyer des courriers électroniques à partir du logiciel. Pour utiliser cette commande, vous devez préalablement : • installer une application de messagerie électronique, • disposer d'une connexion à Internet, • prendre connaissance du fonctionnement de la messagerie. Pour envoyer un message : 1. Activez la commande MESSAGERIE du menu DIVERS. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez l'adresse e-mail du destinataire de votre courrier puis cliquez sur le bouton [OK]. Le programme lance votre logiciel de messagerie en préremplissant la zone adresse du destinataire (à...). 3. Rédigez votre message puis envoyez-le.Fermer Tout fermer Suivante Précédente Cascade Mosaïque Mon Intuiciel Afficher la barre de navigation Afficher la barre de statut Menu FenêtresMenu Fenêtres 309 Vue d’ensemble Fermer ) Menu FENÊTRES - commande FERMER ou Vous utilisez cette commande pour fermer la fenêtre active dans la fenêtre principale de votre logiciel. Tout fermer ) Menu FENÊTRES - commande TOUT FERMER ou Vous utilisez cette commande pour fermer d'un seul coup toutes les fenêtres ouvertes. Suivante ) Menu FENÊTRES - commande SUIVANTE ou Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre suivant celle qui est affichée. Précédente ) Menu FENÊTRES - commande PRÉCÉDENTE

ou Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre précédant celle qui est affichée.Menu Fenêtres 310 Cascade ) Menu FENÊTRES - commande CASCADE Cette commande a pour effet de placer toutes les fenêtres ouvertes de telle sorte que leurs barres de titres soient toujours visibles et accessibles. * La liste des fenêtres ouvertes dans la fenêtre principale de votre logiciel est affichée dans le menu FENÊTRE, ceci permet de mettre directement une fenêtre ouverte et masquée au premier plan. Mosaïque ) Menu FENÊTRES - commande MOSAÏQUE Cette commande a pour effet de placer toutes les fenêtres ouvertes les unes à côté des autres. La fenêtre active est celle affichée au premier plan. Elle est reconnaissable par la couleur de sa barre de titre (non grisée). * En-dessous de la commande MOSAÏQUE, vous disposez de la liste des fenêtres ouvertes dans la fenêtre principale de votre logiciel, ceci permet de mettre directement une fenêtre ouverte et masquée au premier plan.Menu Fenêtres 311 Mon Intuiciel ) Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel© est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. Il est composé de quatre parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions. • Mon Bureau, accessible par l’icone de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la personnalisation de votre Intuiciel. * En mode Cahier, un seul Bureau est disponible. Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser mon bureau”, page 312.Menu Fenêtres 312 • Mon tableau de bord, accessible par l’icone de l’onglet . Voir Mon tableau de bord, page 313. • Mes états et statistiques, accessible par l’icone de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton . Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe “Mes états et statistiques”, page 313. • Mes actualités, accessible par l’icone de l’onglet . Voir Mes actualités, page 314. Personnaliser mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé.Menu Fenêtres 313 Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icones d’affiche. •Le bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné. •Le bouton vous permet de renommer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné. •Le bouton vous permet de modifier l’icone de la tâche sélectionnée. •Le bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Vous pouvez utiliser les icones et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. Mes bureaux * En mode Cahier, un seul Bureau est disponible. Trois bureaux sont disponibles. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore uniquement vos immobilisations... Restaurer le paramétrage par défaut 1. Pour restaurer l’affichage du bureau par défaut, cliquez sur le bouton . 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Mon tableau de bord Vous pouvez visualiser dans l’onglet Mon tableau de bord les principales informations de votre société. Vous pouvez repérer rapidement les résultats, les factures non payées par vos clients, celles à relancer, les évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques, etc. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. Mes états et statistiques Vous accédez directement à certains états de votre logiciel. LPour plus de détail, reportez-vous au chapitre “Menu Etats”, page 249. Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables. LPour plus de détails, reportez-vous au Manuel Générateurs d’Etats disponible depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état.Menu Fenêtres 314 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d’icones d’affiche. •Le bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. •Le bouton vous permet de renommer l’état ou le groupe d’états sélectionné. •Le bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. Mes actualités Cet onglet vous permet d’accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique.Menu Fenêtres 315 Afficher la barre de Navigation ) Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION Cette commande vous permet de faire apparaître ou disparaître la barre de navigation. Lorsque cette commande est active, la barre de navigation apparaît dans l’interface. Sinon, elle n’apparaît pas. 1. Cliquez une fois sur la commande pour l’activer. Une coche apparaît avant cette commande. 2. Cliquez de nouveau pour la désactiver. La coche disparaît. Afficher la barre de statut ) Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE STATUT Cette commande vous permet de faire apparaître ou disparaître la barre de statut. Lorsque cette commande est active, la barre de statut apparaît dans l’interface. Sinon, elle n’apparaît pas. 1. Cliquez une fois sur cette commande pour l’activer. Une coche apparaît avant la commande. 2. Cliquez de nouveau pour la désactiver. La coche disparaît.Index, Aide contextuelle Besoin d’aide Informations de dernière minute Démo rapide, Formation Flash Manuel de référence Annexes Manuel générateur d’états Manuel générateur Tableaux de bord Guide CRC 2002-10 Infos mise à jour A propos de Menu AideMenu Aide 317 Vue d’ensemble Menu Aide 318 Index ) Menu AIDE - commande INDEX Cette commande ouvre l’aide intégrée sur l’onglet Sommaire. L’onglet Index, quant à lui, présente une liste d’expressions et de mots-clés classés par ordre alphabétique. Pour afficher une des rubriques correspondant à un mot-clé, cliquez dans la liste sur le mot-clé de votre choix puis sur le bouton [Afficher]. Aide contextuelle ) Menu AIDE - commande AIDE CONTEXTUELLE ou Lorsque vous faites appel à l’aide contextuelle, l’aide intégrée présente la rubrique correspondant au contexte de travail. Exemple Vous êtes en train de créer une fiche immobilisation et vous avez besoin d’obtenir de l’aide précisément sur cette commande : • activez la commande AIDE CONTEXTUELLE du menu AIDE, • ou appuyez sur la touche de votre clavier. Besoin d’aide ) Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE Cette fonction ouvre une fenêtre qui vous donne les coordonnées de notre service assistance. Informations de dernière minute ) Menu AIDE - commande INFORMATIONS DE DERNIÈRE MINUTE Cette commande ouvre une fenêtre présentant les nouveautés de la version de votre application, des informations complémentaires au manuel qui n'ont pu y être intégrées. La fenêtre des informations de dernière minute s’ouvre automatiquement au démarrage de votre logiciel. Cochez l’option Ne plus afficher au démarrage.Menu Aide 319 Démo rapide ) Menu AIDE - commande DÉMO RAPIDE Cette commande ouvre une vidéo qui présente rapidement votre logiciel. Cette démonstration se lance dans votre navigateur internet, sur le site de Ciel. Formation Flash ) Menu AIDE - commande FORMATION FLASH Cette commande lance une formation en ligne sur le site internet de Ciel. Les séquences vidéos de cette formation vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Manuel de référence ) Menu AIDE - commande MANUEL DE RÉFÉRENCE Cette commande ouvre le manuel de référence du logiciel, qui décrit menu par menu la totalité des fonctions. Annexes ) Menu AIDE - commande ANNEXES Cette commande ouvre le manuel Annexes qui décrit les paramétrages généraux du logiciel. Manuel générateur d’états ) Menu AIDE - commande MANUEL GÉNÉRATEUR D’ÉTATS Cette commande ouvre le manuel du générateur d’états qui vous explique la personnalisation des éditions.Menu Aide 320 Manuel générateur Tableaux de bord ) Menu AIDE - commande MANUEL GÉNÉRATEUR TABLEAUX DE BORD Cette commande ouvre le manuel électronique Générateur de Tableaux de bord qui décrit la personnalisation des fenêtres de type tableau de bord. Guide CRC 2002-10 ) Menu AIDE - commande GUIDE CRC 2002-10 Cette commande ouvre le guide qui vous explique les règles CRC 2002-10 relatives aux amortissements des immobilisations ainsi que la mise en application de celles-ci dans votre logiciel. Infos mise à jour ) Menu AIDE - commande INFOS MISE À JOUR Cette commande ouvre le manuel qui vous explique comment récupérer un dossier d’une version précédente et présente les nouveautés de chaque version de votre logiciel. A propos de... ) Menu AIDE - commande A PROPOS DE...

Vous trouvez dans l'A propos le détail de la licence de l’utilisateur pour lequel votre logiciel a été installé ainsi que le rappel du texte législatif sur les limites d'utilisation de l'application. D'autre part, le site Internet de Ciel est accessible en cliquant sur le bouton [Http://www.ciel.com]. Enfin, vous avez la possibilité de réinitialiser votre clé de débridage par le bouton .321 Index A Abonnements 70, 76, 209 Afficher menus découverte/standard 306 Agenda 237 Ajustement 134 Amortissement dégressif 135 exceptionnel 134 linéaire 134 plan 134 Analytique codes 101 multi-ventilation 168 saisie 167 Annuler écriture validée 228 lettrage 223 A-nouveaux 198 Archivages DGFiP 233 historique 306 B Balance 250 agée 258 analytique 255 exporter 285 N à N-1 251 Bilan synthétique 267 Bordereau de remise en banque 260 Brouillard 166 imprimer 253 valider 232 Budget balance analytique 255 codes analytiques 101 définir 94 état budgétaire 256 grand livre analytique 255 C Cahier paramétrage 74 saisie 64 Chéquiers 107 Ciel Mobile Live 34 Clôturer un exercice assistant Top Clôture 233 en comptabilité multidevises 236 Comptes contrepartie 168 créer 89 multi-ventilation 169 résultat synthétique 267 Contrepassation 228 Conversion dossier 301 Crédit-bail acquérir 135 saisir 132 D Déclaration de TVA 262 Devises clôture et réouverture 236 créer 114 gestion 207 saisir en devises 207 Dossier affecter un mot de passe 45 convertir en mode standard 301 créer 12 créer via la synchronisation 22 définir les options 37 envoyer à l’expert-comptable 295 modifier les paramètres 23 ouvrir 19 restaurer 54 sauvegarder 53 E Echange Iphone 34 Echéancier 257 Ecritures analytiques 167 enregistrer 166 exporter 280 listes 85 modèles 209 validation 166 Editions autres états 160 dotations mensuelles 157 plus et moins values 158 réintégrations fiscales 158 TVA à reverser 158 Encaisser un montant 180 Encours clients 167, 259 Enregistrer des écritures 166 Envoyer un dossier 295322 Etats fiscaux 268 Exercice clôturer 233 clôturer (multidevises) 236 réouverture 234 réouverture (multidevises) 236 Expert-comptable coordonnées 296 Exports 41, 159 balance 285 écritures 280 F Familles Top Saisie 109 Fichier ASCII 275 Format d’import OFX 117 QIF 117 relevé bancaire 116 Texte 117 XImport 275 Frais kilométriques 205 G Générateur d’états 38 Grand livre 247 Grand livre analytique 255 I Immobilisations 127 cession partielle 137 cession totale 137 fiche 130 imprimer 157 inventaire 152 liste 127 reprise d’antériorité 134 réviser 139 saisir 130 sortir 136 Imports balance 284 écritures 277 paramétrables 39 Impressions 44 aperçu 43 imprimer 43 Imprimer balance 250 balance agée 258 bordereau de remise en banque 260 brouillard 253 centralisateur 252 déclaration de TVA 263 échéancier 257 encours clients 259 états chaînés 271 grand livre 247 immobilisations 157 journaux 252 lettre de pénalités de retard 261 mailing 270 Infos perso. 115 Internet messagerie 307 Intuiciel 311 J Journaux 104 L Lettrage annuler 223 automatique 224 manuel 221 M Mailing 270 Mise au rebut 136 Mise sous surveillance 242 Modèles de saisie 209 Modes d’affichage 306 Modes de paiement 106 Mot de passe 45 N Normes CRC 2002-10 139 P Paramètres comptabilité 25 comptabilité mode cahier 27 dossier 23 immobilisations 31 société 23 synchro compta 286 TVA 29 Pénalités de retard 261 Plan d’amortissement 134 normes CRC 2002-10 139Plan de comptes 72, 88 Pointage manuel 216 Prévisions 99 R Rappels 240 Rapprochement bancaire 219 Rapprocher des écritures avec sa banque 219 une facture et son règlement 221 Recherche 60 Régler un montant 180 Règles d’affectation 119 Réimputation 231 Réintégrations fiscales 158 Relancer un client avec Ciel Compta Evolution 226 avec Ciel Compta Millésime 225 Relevé bancaire formats d’import 116 règles d’affectation 119 saisie 188 Relevés d’identité bancaire 91 Restaurer 54 Rubriques utilisateurs 115 S Saisie A-nouveaux 198 assistant Top Saisie 171 au kilomètre 80 écritures analytiques 167 encours clients 167 guidée 182 kilomètre 206 modèles 209 rapide 178 relevé bancaire 188 standard 164 Z de caisse 194 Sauvegarder en ligne 47 sur lecteur ou sur disquette 53 Simulation 166 Soldes Intermédiaires de Gestion 269 Statistiques 159, 302 Synchro Compta 286 créer un dossier 22 émission 288, 291 historique 294 présentation 286 réception 293 Synchro Compta + émission 288 réception 293 T Tâche agenda 237 Téléprocédures TVA 263 Trésorerie prévisionnelle 303 TVA déclaration 262 paramétrer 29 télédéclaration 263 X XImport 275 Z Z de caisse 194 Copyright 2011 Ciel Guide de référence Ciel Compta et Ciel Compta Evolution pour Windows - Référence ME_WKE 18.0/11.0 - 06.11 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Manuel de référence Ciel Facturation Facile pour Windows Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.comChère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829CSommaire Aides et documentations ......................................................................................................... 6 Naviguer dans le manuel de référence ..................................................................................... 7 Menu Dossier..............................................................................................8 Vue d’ensemble....................................................................................................................... 9 Nouveau................................................................................................................................ 10 Ouvrir.................................................................................................................................... 18 Fermer................................................................................................................................... 20 Paramètres ............................................................................................................................ 21 Ciel Business Mobile.............................................................................................................. 27 Options ................................................................................................................................. 30 Imports ................................................................................................................................. 33 Exports.................................................................................................................................. 33 Mise en page ......................................................................................................................... 34 Imprimer ............................................................................................................................... 35 Aperçu avant impression ....................................................................................................... 36 Impressions........................................................................................................................... 37 Mot de passe......................................................................................................................... 38 Sauvegarde/Restauration....................................................................................................... 40 Quitter................................................................................................................................... 44 Menu Edition.............................................................................................45 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 46 Annuler ................................................................................................................................. 47 Couper .................................................................................................................................. 47 Copier ................................................................................................................................... 47 Coller .................................................................................................................................... 47 Effacer................................................................................................................................... 48 Fiches.................................................................................................................................... 48 Sélectionner tout ................................................................................................................... 49 Rechercher ............................................................................................................................ 49 Poursuivre la recherche ......................................................................................................... 49 Atteindre ............................................................................................................................... 50 Rafraîchir............................................................................................................................... 50 Tout afficher.......................................................................................................................... 50 Liste ...................................................................................................................................... 50 Menu Listes ..............................................................................................51 Vue d’ensemble .................................................................................................................... 52 Clients / Tiers ....................................................................................................................... 53 Contacts................................................................................................................................ 57 Articles.................................................................................................................................. 59 Devis..................................................................................................................................... 62 Factures d’acompte ............................................................................................................... 66 Factures ................................................................................................................................ 68 Avoirs.................................................................................................................................... 74 Règlements ........................................................................................................................... 78 Modes de paiement ............................................................................................................... 80 Taux de TVA.......................................................................................................................... 83 Eco-participations ................................................................................................................. 85 Autres listes .......................................................................................................................... 87Menu Relations clients ..............................................................................89 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 90 Préparer un devis................................................................................................................... 91 Facturer un client .................................................................................................................. 95 Etablir un avoir .................................................................................................................... 100 Recherche de pièces ............................................................................................................103 Etats/statistiques ................................................................................................................ 104 Mise sous surveillance .........................................................................................................105 Menu Mon argent....................................................................................107 Vue d’ensemble................................................................................................................... 108 Encaisser un règlement........................................................................................................ 109 Rapport des ventes.............................................................................................................. 114 Etats des règlements ...........................................................................................................116 Menu Traitements...................................................................................117 Vue d’ensemble .................................................................................................................. 118 Liaison comptable ............................................................................................................... 119 Export relation expert.......................................................................................................... 121 Purge................................................................................................................................... 122 Exports................................................................................................................................ 124 Menu Divers............................................................................................125 Vue d’ensemble................................................................................................................... 126 Historique des archives ....................................................................................................... 127 Calculatrice ......................................................................................................................... 127 Messagerie .......................................................................................................................... 127 Menu Fenêtres ........................................................................................128 Vue d’ensemble................................................................................................................... 129 Fermer................................................................................................................................. 129 Tout fermer......................................................................................................................... 129 Suivante .............................................................................................................................. 129 Précédente .......................................................................................................................... 130 Cascade............................................................................................................................... 130 Mosaïque............................................................................................................................. 130 Mon Intuiciel ....................................................................................................................... 131 Afficher la barre de Navigation ............................................................................................ 135 Afficher la barre de statut....................................................................................................135 Menu Aide ..............................................................................................136 Vue d’ensemble................................................................................................................... 137 Aide .................................................................................................................................... 138 Besoin d’aide....................................................................................................................... 138 Démo rapide........................................................................................................................ 138 Manuel de découverte.......................................................................................................... 138 Manuel de référence ............................................................................................................139 Guide des mises à jour ........................................................................................................ 139 A propos de......................................................................................................................... 139 Index ......................................................................................................1406 Aides et documentations Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris, • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris, • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris. Les symboles du manuel Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels électroniques (PDF) : • Le manuel de référence - que vous consultez actuellement - qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel ainsi que l’environnement et les paramétrages globaux de votre logiciel. Ce manuel vous explique également le fonctionnement du générateur d’états. • Le manuel de découverte qui facilite la prise en main du logiciel et vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. • Le guide des mises à jour qui décrit la procédure pour ouvrir une société d’une ancienne version ainsi que les nouveautés fonctionnelles.  L'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer les manuels au format PDF doit être installée sur votre ordinateur. Pour imprimer les manuels électroniques Dans Adobe Reader ®, activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE dans le menu AIDE ou par la touche . Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide.7 Naviguer dans le manuel de référence Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le guide électronique et ainsi consulter facilement l'information souhaitée. Les signets Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche. Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant. Exemple Pour consulter le sommaire du guide, cliquez sur le signet nommé Sommaire. Les liens dans le guide Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du guide. C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe correspondant. C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé pour atteindre le paragraphe correspondant. Accéder à une information spécifique Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas une recherche. 1. Pour cela, activez la commande RECHERCHER du menu EDITION. 2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher]. Exemple 1. Activez la commande RECHERCHER du menu EDITION. 2. Saisissez «Mise en page» dans la zone Rechercher, puis cochez la case Mot entier. 3. Cliquez sur le bouton [Rechercher] pour lancer l'opération. Saisir la fiche d'appréciation 1. Vous la trouverez en annexe du guide électronique. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir] situé ci-après. 2. Vous pouvez la remplir directement à l'écran. Cliquez tout simplement dans les zones concernées pour activer la saisie. Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton [Imprimer la fiche].Nouveau Ouvrir, Fermer Paramètres Ciel Business Mobile Options Imports, Exports Mise en page Imprimer, Aperçu avant impression, Impressions Mot de passe Sauvegarde/Restauration Quitter Menu DossierMenu Dossier 9 Vue d’ensemble Le menu DOSSIER regroupe les éléments de fonctionnement global et général du logiciel, comme les commandes d'impression, de sauvegarde, de restauration, etc. Toutes les données de votre société sont conservées par votre logiciel dans un dossier que vous devez préalablement créer. Les commandes du menu DOSSIER vous permettent ainsi de créer, d’ouvrir, de fermer votre dossier. C'est à partir de ce menu que sont définies les principales caractéristiques de fonctionnement du logiciel (PARAMÈTRES SOCIÉTÉ, PARAMÈTRES FACTURATION). C’est également à partir de ce menu que vous créez et paramétrez vos états (DOSSIER- OPTIONS-ÉTATS PARAMÉTRABLES).Menu Dossier 10 Nouveau  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création de votre dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création d’un nouveau dossier, indiquez le nom du dossier. Si des dossiers ont déjà été créés sur votre poste depuis une autre application Ciel, ceux-ci sont détectés et la fenêtre se présente différemment. Vous pouvez alors soit créer un dossier pour une société qui existe déjà soit créer une nouvelle société. Cochez l’option de votre choix puis choisissez ou nommez votre société. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. 3. Dans l’étape Paramètres du dossier, indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales. Attention ! Ciel Facturation Facile vous permet de créer et de gérer un seul dossier.Menu Dossier 11 4. Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier, positionnez-vous sur la zone correspondante puis cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu Contextuel. 5. Sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES. 6. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis cliquez sur le bouton [OK]. 7. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 8. Choisissez la méthode de création de votre dossier : • Mode de création rapide Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, date de début d'activité) sont à renseigner. Voir Création rapide d’un dossier, page 12. • Mode de création détaillé Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (modes de paiement, articles et clients). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Voir Création détaillée d’un dossier, page 14. 9. Cliquez sur le bouton Menu Dossier 12 Création rapide d’un dossier  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Etape : raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Responsable de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise). 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). 6. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée).  Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.Menu Dossier 13 Etape : coordonnées et paramètres Cette étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet. 2. Indiquez en sélectionnant l’option correspondante : • si vous êtes assujetti ou non à la TVA • si vous souhaitez facturer en TTC 3. Indiquez la date de début d’activité. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier . Dernière étape : options de démarrage Attention ! La date de début d'activité correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.Menu Dossier 14 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 38. 3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création détaillée d’un dossier  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Etape : raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Responsable de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise). 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). 6. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée).  Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.Menu Dossier 15 Etape : coordonnées et paramètres Cette étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet. 2. Indiquez en sélectionnant l’option correspondante : • si vous êtes assujetti ou non à la TVA, • si vous souhaitez facturer en TTC. 3. Indiquez la date de début d’activité. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier . Etape : logos Cette étape vous permet d’importer votre logo. Attention ! La date de début d'activité correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.Menu Dossier 16 Vous pouvez insérer votre logo de trois manières différentes. Cliquez sur le lien : • Coller une image pour copier/coller votre logo. Vous devez au préalable copier l'image. • Importer une image pour importer votre logo enregistré sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, CD-Rom). • Scanneur/Appareil photo pour insérer votre logo via un scanneur ou appareil photo. Etape : modes de paiement Dans cette étape, vous allez créer vos Modes de paiement, sachant que les principaux sont déjà créés par défaut. Voir Créer un mode de paiement, page 80. Etape : articles Dans la cinquième étape, vous allez créer vos Articles. Voir Créer un article, page 59.Menu Dossier 17 Etape : clients Dans la sixième étape, vous allez créer vos Clients. Voir Créer une fiche client, page 53. Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]. 3. Renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 38. 4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.Menu Dossier 18 Ouvrir  Menu DOSSIER - commande OUVRIR La commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant. Lors de la création de votre dossier, si vous avez coché l'option Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement, votre logiciel ouvre directement votre dossier. Vous n'avez donc pas à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. En revanche si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant. La fenêtre qui s’affiche vous propose de choisir le dossier à ouvrir : • le dossier d'exemple livré en standard avec le logiciel. • le dossier que vous avez créé à l'aide de l'assistant. 1. Cliquez sur le dossier à ouvrir. 2. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque démarrage de l’application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus proposé. Sinon, vous disposez du bouton [Non] ainsi que du bouton [Non et ne plus demander] pour refuser l’ouverture automatique et ne plus afficher le message. 3. Si votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement pour sélectionner directement le fichier sur votre ordinateur à l’aide de l’explorateur Windows. Options supplémentaires Vous accédez à d’autres options lorsque vous faîtes un clic droit dans la fenêtre. • Voir les dossiers exemples : affiche la société exemple livrée avec votre logiciel. • Mode avancé : la fenêtre s'affiche sous la forme d'une liste et vous disposez ainsi d'options d'affichage. Vous pouvez ainsi filtrer, regrouper vos dossiers, définir des vues de la liste des dossiers ou encore faire des recherches. • Modifier les dossiers : vous accédez à la fenêtre de gestion des dossiers. Vous pouvez ainsi renommer, supprimer ou dupliquer un dossier.Menu Dossier 19 • Ouvrir en lecture seule : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez uniquement consulter votre dossier. En lecture seule, vous ne pouvez pas saisir, créer, modifier ou supprimer des éléments ni définir les paramètres de votre dossier. • Ouvrir l’emplacement du dossier : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez savoir où se situe le dossier sur votre ordinateur.Menu Dossier 20 Fermer  Menu DOSSIER - commande FERMER Cette commande permet de fermer le dossier ouvert. Dès que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement fermé. La fenêtre de votre logiciel ne présente plus qu'un nombre limité de menus et commandes.Menu Dossier 21 Paramètres  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES Paramètres société  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Cette commande présente l'ensemble des paramètres du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous avez défini lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création. Onglet Coordonnées 1. Saisissez la Dénomination de votre entreprise. 2. Précisez ensuite l'adresse complète de votre société (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnées (Téléphone, Fax, Portable, adresse E-mail, etc). 3. Indiquez le Capital, le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code APE (Activité Principale de l'Entreprise). 4. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il est généralement fourni par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA.  La plupart des informations définies dans cet onglet seront récupérées sur les états et éditions que vous effectuez à partir de votre logiciel.Menu Dossier 22 Onglet Compléments 1. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant la Forme juridique de votre entreprise. 2. Précisez ensuite son Activité. 3. Indiquez le nom du Responsable. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. 4. Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les coordonnées de votre expert-comptable. Onglet Divers 5. Indiquez si vous êtes Assujetti à la TVA. 6. Si vous êtes assujetti à la TVA, sélectionnez le Taux de TVA par défaut en cliquant sur l’icône . 7. En fonction de la gestion de la loi NRE, renseignez les zones suivantes : Franchise TVA, Taux escompte paiement anticipé et Taux pénalités de retard.Menu Dossier 23 Onglet Dates 1. Indiquez la Date de début de votre activité. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . Les dates de début et de fin de période de saisie s'affichent automatiquement. 2. Cliquez sur le bouton [Contrôle des dates] si vous voulez définir le contrôle que votre logiciel appliquera sur les dates de vos saisies. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez le nombre de jours, mois ou années à ne pas dépasser, dans la borne inférieure et supérieure à la date de travail puis cliquez sur le bouton [OK]. Ainsi, à l’enregistrement des pièces commerciales, votre logiciel vous avertira si une date est en dehors des bornes de saisies et vous proposera de la corriger. Onglet Logos Pour insérer le Logo de votre société, vous pouvez : • copier une image puis la coller en cliquant sur le lien Coller une image ou, • importer une image en cliquant sur le lien correspondant ou, • récupérer une image d’un scanneur ou appareil photo numérique en cliquant sur le lien Scanneur/ Appareil photo.Menu Dossier 24 Paramètres facturation  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Onglet Facturation Les paramètres de facturation permettent de personnaliser les codes alphanumériques qui définissent les éléments de votre travail. Tous les éléments de bases des pièces commerciales (devis, factures, avoirs et règlements), tiers (clients) et articles, sont identifiés par un Code, proposé par défaut, chaque fois que vous créez un nouvel élément. Exemple Le code défini pour le premier devis est DC0001. Ce code sera proposé lorsque vous créerez votre premier devis. Par la suite, au fur et à mesure que vous créerez de nouveaux éléments, le code sera incrémenté automatiquement. Lorsque vous allez créer votre deuxième devis, le code proposé par défaut sera DC0002, le troisième DC0003, etc. 1. Pour chaque type d'éléments, saisissez le numéro du premier code à prendre en compte.  Terminez votre code par un chiffre, sans quoi le logiciel incrémentera à partir de la dernière lettre. Par exemple : ART (1er article) deviendra ARU (2ème article), ARV (3ème article) etc. Vous conservez la possibilité de modifier, à tout moment, le code de départ d'un élément. Notez toutefois que la codification des pièces commerciales doit suivre un ordre chronologique tout au long de l'année.  La taille des codes est limitée à 20 caractères. Ce code peut être alphanumérique. 2. Si vous voulez gérer des clients occasionnels, sélectionnez le code à utiliser dans la zone Client divers. 3. Si vous utilisez des articles pour lesquels vous n'effectuez pas une gestion complète, sélectionnez le code à utiliser dans la zone Article divers. Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article Menu Dossier 25 de type Divers certains éléments seront automatiquement repris dans les lignes de la pièce commerciale : le code article, les codes de TVA par exemple. 4. Si vous souhaitez que les calculs soient basés sur le TTC, cochez l’option Facturer en TTC par défaut. Dans ce cas, les montants HT seront recalculés depuis le TTC. Onglet Comptabilité Cet onglet permet de définir les informations comptables qui seront utilisées lors du transfert en comptabilité de vos écritures. Postes comptables Votre logiciel est livré avec des Postes comptables par défaut, mais vous pouvez les modifier afin de les mettre en concordance avec les comptes paramétrés dans votre comptabilité. Définissez les postes comptables dans lesquels seront enregistrées les écritures concernant vos pièces commerciales. Chaque poste doit être rattaché à un numéro de compte comptable. Le logiciel vous autorise le paramétrage de 3 postes de recette que vous affecterez aux articles selon leur nature (service, produit fini, …). • poste de recette 1 : indiquez le compte comptable Vente de marchandises. • poste de recette 2 : indiquez le compte comptable Vente de produits finis. • poste de recette 3 : indiquez le compte comptable Prestations de services. • poste de banque 1 et banque 2 : vous pouvez enregistrer deux comptes bancaires différents, sur lesquels vous enregistrerez les règlements clients. Indiquez le compte de comptabilité générale dans lequel seront imputées les écritures de ce poste. Il s'agit d'un compte de sous-classe 512. • poste de caisse : il est utilisé pour enregistrer les opérations effectuées en espèces. Saisissez les Libellé et Compte de comptabilité générale associés au poste de caisse. • poste de CCP : si vous possédez un compte de chèques postaux, précisez également ses coordonnées comptables. • produits exceptionnels et charges exceptionnelles : définissez les comptes comptables correspondant aux éventuels écarts de règlement qui vont être constatés. • Acompte : indiquez le compte comptable correspondant aux acomptes.Menu Dossier 26 Poste clients Chaque facture client génère une écriture comptable, mais celle-ci est toujours rattachée au même compte client pour lequel vous définissez un Libellé et un Compte comptable. • Si vous cochez l'option Utiliser le code du client, l'écriture générée comportera le numéro de code du client auquel elle correspond. • Si vous cochez la case Ajouter 411 devant le code, l'écriture comportera 411 devant son code. Exemple Une écriture dont le code est CL0001 s'affichera 411CL0001. • Si vous cochez l'option Utiliser le poste, l'écriture générée comportera toujours le même N° de poste. Par défaut, le logiciel affiche le poste 411000, clients divers. Vous pouvez le modifier. Menu Dossier 27 Ciel Business Mobile  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Vue d’ensemble Cette commande vous permet d’envoyer vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de facturation (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis envoie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.  Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. Envoyer les données  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - ENVOYER LES DONNÉES • Si vous envoyez vos données pour la première fois : Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous proposant d’ouvrir la fenêtre de réglage de Ciel Business Mobile. Si vous cliquez sur le bouton [Oui], la fenêtre de paramétrage Ciel Business Mobile s’affiche. Voir Paramétrage, page 28. • Si vous avez déjà envoyé vos données une ou plusieurs fois : Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous demandant de confirmer l’envoi de vos données sur Internet. Si vous cliquez sur le bouton [Oui], une fenêtre de progression de l’envoi des données s’affiche. • Pour envoyer vos données, vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la barre d’actions de l’accueil de votre logiciel.Menu Dossier 28 Paramétrage  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - PARAMÉTRAGE  Le paramétrage Ciel Business Mobile est également accessible dans les préférences du dossier via le menu DOSSIER - OPTIONS, commande PRÉFÉRENCES puis dans la catégorie Internet. La fenêtre de réglages de Ciel Business Mobile vous permet de paramétrer vos options, ainsi que vos codes et identifiants de connexion. Onglet Général Cet onglet regroupe tous les paramètres relatifs aux options d’envoi des données sur les serveurs Ciel. • Dans la zone Options d’envoi des données sur les serveurs Ciel, vous retrouvez plusieurs cases à cocher. • Envoyer les données automatiquement : à chaque enregistrement de votre dossier, votre logiciel Ciel envoie automatiquement les données mises à jour sur Internet. Vous pouvez choisir de publier automatiquement les données depuis un seul poste. Pour cela, cochez la case Autoriser la publication automatique depuis ce poste. • Afficher une icône dans la zone de notification : cette fonction affiche une icône dans la zone de notification se trouvant en bas à droite de la barre de statut de votre logiciel. Cette icône vous donne un accès rapide aux options de publication. • Envoyer les données à la fermeture du dossier : lors de la fermeture de votre dossier, votre logiciel Ciel enverra les données sur Internet. Vous pouvez choisir d’afficher un message de confirmation de l’envoi des données en cochant la case Demander confirmation. • La zone du Code Dossier sur Serveur Ciel est renseignée par défaut. Il s’agit du nom de dossier de votre société. Onglet Business Mobile Cet onglet regroupe les paramètres de publication de Business Mobile. • La case Autoriser la publication Business Mobile permet d’autoriser ou non la publication des données. • La zone Identifiant (login) reprend votre identifiant sur Internet. Il est également renseigné par défaut. • La zone Mot de Passe reprend votre mot de passe. Pour ajouter ou modifier votre mot de passe, cliquez sur le bouton [...]. La fenêtre de paramétrage du mot de passe s’affiche. • La zone Dernier envoi le... à vous indique la date du dernier envoi de données que vous avez effectué.Menu Dossier 29 1. Pour rétablir les valeurs par défaut, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut]. 2. Pour enregistrer vos modifications, validez en cliquant sur le bouton [OK]. Le bouton [En Savoir Plus ?] ouvre une page internet du site Ciel, vous présentant les points forts de Ciel Business Mobile. Informations de connexion  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - INFORMATIONS DE CONNEXION Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre d’informations concernant l’envoi de vos données sur Internet s’affiche. Vous pouvez imprimer ces informations en cliquant sur le bouton [Imprimer].Menu Dossier 30 Options  Menu DOSSIER - commande OPTIONS

Préférences  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES Cette commande vous permet de fixer les préférences de votre logiciel. Chaque logiciel Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de travail. Vous pourrez rendre certaines tâches automatiques, choisir la couleur des lignes ou encore choisir des options d'impressions.  Reportez-vous au chapitre Les Préférences, dans la partie Présentation générale de ce manuel. Utilitaires  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données. Les logiciels Ciel disposent de plusieurs utilitaires destinés à vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application.  Reportez-vous au chapitre Les Utilitaires , dans la partie Présentation générale de ce manuel. Date de travail  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - DATE DE TRAVAIL La Date de travail sera fixée par défaut lors des saisies. Il s'agit de la date du jour de travail. 1. Modifiez la date. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour l'enregistrer.Menu Dossier 31 Informations  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - INFORMATIONS La commande INFORMATIONS ouvre une fenêtre qui vous renseigne sur votre dossier courant. Cette commande est également accessible depuis le menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES - INFORMATIONS. Liste des pays  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - LISTE DES PAYS Votre logiciel vous propose ici une liste de pays. Vous retrouvez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer] ainsi que le menu déroulant FILTRAGE. 1. Pour créer un pays, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Choix d’un élément s’affiche. 2. Sélectionnez dans la liste proposée le ou les pays que vous souhaitez créer. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le pays s’ajoute dans la fenêtre Liste des Pays.  Cette liste regroupe tous les pays actuellement existants. 4. Si vous souhaitez créer un pays manuellement, double-cliquez sur créer manuellement un autre pays dans la fenêtre Choix d’un élément. La fenêtre Pays s’affiche. 5. Saisissez le Code du pays ainsi que le Nom du pays. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer. La case à cocher Voir le détail affiche des zones supplémentaires concernant les codes ISO3166 et administratifs, ainsi que le Code utilisateur, Indicatif téléphonique, Monnaie officielle du pays, Nationalité, Langues, Pays de rattachement et Continent.Menu Dossier 32 États paramétrables  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions disponibles. Ce générateur autorise la création de nouveaux états tout comme la modification de ceux qui existent déjà.  Reportez-vous à la partie Le générateur d’états de ce manuel.Menu Dossier 33 Imports  Menu DOSSIER - commande IMPORTS Cette fonction est disponible selon le contexte. Par exemple, vous pouvez l’activer lorsque la liste des états paramétrables du générateur d’états est ouverte. Exports  Menu DOSSIER - commande EXPORTS Cette commande permet d'exporter les informations affichées et sélectionnées. Elle est active, par exemple, quand la liste des clients est ouverte et qu'au moins un élément de la liste est sélectionné.  Si plusieurs formats d'export sont disponibles, le logiciel en présente alors la liste. Vous devez faire votre choix et valider. Vous devez spécifier le format de fichier (Text, PDF, HTML, etc.). Une fois votre choix fait, la fenêtre d'enregistrement de fichier vous permet d'indiquer la destination du fichier sur votre disque.Menu Dossier 34 Mise en page  Menu DOSSIER - commande MISE EN PAGE Cette commande vous permet de spécifier votre format d'impression par défaut. 1. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisée par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante. 2. Pour définir votre format d’impression par défaut, dans l’onglet Standard : • cochez l’option Orientation et choisissez le mode Portrait ou Paysage, • cochez l’option Papier et sélectionnez sa Taille, son Bac, • cochez l’option Copies et indiquez le Nombre de copies que vous souhaitez. L'option Copies groupées cochée permet d’imprimer un document de plusieurs pages en plusieurs exemplaires sans avoir à trier les feuilles manuellement une fois imprimées. Exemple Vous souhaitez faire 3 copies d'un dossier de 5 pages. Si vous cochez cette option votre impression se présentera comme suit : page 1-2-3-4 et 5, 3 fois. Si vous décochez cette option votre impression sera la suivante : 3 fois la page 1 puis 3 fois la page 2 etc. Vous devrez donc dans ce dernier cas trier vos documents. 3. Définissez les Marges. Le bouton [Défaut] permet de revenir aux valeurs d’origine. Dans l'onglet Options avancées vous pouvez cocher la case Générer une impression par document. • Si cette case n'est pas cochée et que vous imprimez par exemple 5 factures ayant chacune 3 pages, l'imprimante considérera qu'elle reçoit un seul et unique document de 15 pages. • Si cette option est cochée, alors l'imprimante recevra 5 documents distincts de 3 pages chacun. Cette option peut s'avérer indispensable si, par exemple, votre imprimante dispose d'une option d'agrafage (dans le premier cas les 15 feuilles seront agrafées, dans le deuxième cas les feuilles seront agrafées 3 par 3). Il est aussi nécessaire de cocher cette option si vous utilisez une imprimante multibacs. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer vos modifications.Menu Dossier 35 Imprimer  Menu DOSSIER - commande IMPRIMER Cette commande ouvre selon le contenu de la fenêtre en cours : • une fenêtre dans laquelle s’affiche la liste des états disponibles, • la fenêtre de mise en page. Exemple Si la fiche d’un client est ouverte, vous pourrez imprimer un état avec la valeur de toutes les rubriques de la fiche.Menu Dossier 36 Aperçu avant impression  Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION La commande APERÇU AVANT IMPRESSION vous permet de consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. Vous pouvez directement à partir de cette fenêtre : • Lancer votre impression à l’aide du bouton . • Envoyer la page par e-mail à l’aide du bouton . L'édition est alors générée dans un document PDF, mis en pièce jointe dans un nouvel e-mail. Pour cela, vous devez avoir une messagerie électronique. • Enregistrer votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton . • Obtenir votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton . Votre logiciel Adobe Reader® s'ouvre automatiquement et affiche votre édition. Vous pouvez alors l'enregistrer au format PDF.Menu Dossier 37 Impressions  Menu DOSSIER - commande IMPRESSIONS Votre logiciel mémorise vos impressions. Pour cela vous devez indiquer le nombre d’impressions à conserver dans les préférences d'impression. Par défaut, le programme en garde 10. La commande IMPRESSIONS du menu DOSSIER vous permet : • d’obtenir votre DERNIÈRE IMPRESSION, • de REVOIR UNE IMPRESSION parmi celles qui ont été enregistrées. Dernière impression Lorsque vous sélectionnez DERNIÈRE IMPRESSION, la fenêtre d'aperçu vous propose la toute dernière impression que vous avez réalisée. Vous pouvez relancer son édition à partir de cette fenêtre en cliquant sur le bouton [Imprimer tout] ou en utilisant le menu CONTEXTUEL (clic droit), commande IMPRIMER TOUT. Revoir une impression La commande REVOIR UNE IMPRESSION vous propose une liste contenant les dernières impressions réalisées. Dans cette liste vous pouvez connaître le Nom, la Taille, la Date et le Chemin utilisés pour chacune des impressions mémorisées. Vous pouvez sélectionner une impression et demander à nouveau son édition : 1. Sélectionnez l'impression que vous souhaitez relancer en cliquant sur la ligne de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Aperçu s'affiche. 3. Activez la commande IMPRIMER TOUT pour lancer votre édition.  Vous pouvez avoir accès directement à l'une des dernières impressions mémorisées en sélectionnant celle-ci directement dans le sous-menu IMPRESSIONS.Menu Dossier 38 Mot de passe  Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un mot de passe.  L'assistant de création de votre société vous a proposé d’indiquer un mot de passe lors de la dernière étape. Créer un mot de passe Si vous n’avez pas créé de mot de passe et que vous souhaitez le faire maintenant, cliquez sur la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe affiche des points, sinon elle est vide. 1. Pour créer un Mot de passe cliquez sur le bouton [Créer], la fenêtre suivante s'affiche. 2. Saisissez votre mot de passe. Si vous voulez qu’il soit visible lors de votre saisie, cochez l’option Afficher le mot de passe en clair.Menu Dossier 39 3. Si vous le souhaitez, définissez un indice qui vous aidera à vous en souvenir. La liste déroulante vous en propose mais vous pouvez en créer un nouveau. Pour cela, il suffit de saisir directement votre indice (dans la zone Indice). 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le logiciel revient à la fenêtre précédente, il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone concernée. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour fermer la fenêtre. Modifier un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. Saisissez votre mot de passe puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Mot de passe s'affiche. 4. Saisissez votre nouveau mot de passe et confirmez-le. 5. Indiquez également un nouvel indice. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 7. Vous revenez à la fenêtre précédente. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter. Supprimer un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe]. 5. Vous revenez alors à la fenêtre Contrôle d'accès au dossier. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter.Menu Dossier 40 Sauvegarde/Restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION Cette commande a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Vous pouvez également restaurer une sauvegarde. Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle. En effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Sauvegarde  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE Que vous sauvegardiez votre dossier sur le disque dur de votre ordinateur ou sur un support externe (clé USB, disque dur externe....), le principe est le même. 1. Si nécessaire, connectez le support sur lequel vous sauvegardez votre dossier (clé USB...). 2. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE du menu DOSSIER. La fenêtre Sauvegarde s’affiche :  Les préférences, si vous en avez définies (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE) sont reprises. 3. Sélectionnez le format du fichier de sauvegarde. Vous disposez de trois formats : • Zip : la copie de votre dossier sera réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier sera réalisée à l'identique de l'original. • e-Sauvegarde : la sauvegarde de votre dossier sera réalisée à distance sur Internet. 4. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et sélectionnez le répertoire ou le volume sur lequel sera stockée la copie de votre dossier. 5. Précisez éventuellement le Nom de la copie. Si cette zone n'est pas renseignée, le nom du dossier original sera utilisé comme nom de la copie. 6. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom si vous souhaitez personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé afin de valider ou non le remplacement.Menu Dossier 41 Les deux dernières options permettent d'indiquer si lors de la sauvegarde vous souhaitez sauvegarder : • Votre dossier, • Vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 7. Si vous voulez par la suite lancer directement la sauvegarde selon les paramètres que vous venez de définir dans cette fenêtre, cochez la case Ne plus demander. Vous pourrez toujours modifier ces paramètres en activant le menu DOSSIER, commande OPTIONS-PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE.  Pour plus de détails sur les préférences de sauvegarde, reportez-vous au chapitre Les Préférences dans la partie Présentation générale de ce manuel. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Si vous avez choisi le format e-Sauvegarde  Pour utiliser cette fonctionnalité au-delà de l'offre d'essai dont vous bénéficiez, vous devez être abonné à l'offre Ciel e-Sauvegarde. A ce titre, nous vous invitons à vous reporter aux conditions générales de souscription à l'offre Ciel e-Sauvegarde.  Vous devez avoir créé au préalable votre site e-Sauvegarde. Vous accédez à la fenêtre Options de sauvegarde dans laquelle vous pouvez saisir quelques lignes explicatives ou donner une description de la sauvegarde. Cela vous permettra ensuite de l'identifier facilement et rapidement sur votre site ou via le Gestionnaire de sauvegardes et d'archives. L'option Archiver la sauvegarde cochée permet de stocker la sauvegarde en archive. Une archive est une sauvegarde complète et définitive des données à un moment précis. 9. Cliquez sur le bouton [Démarrer] pour lancer le traitement. La sauvegarde du dossier est d'abord réalisée sur votre disque puis transférée vers votre site e-Sauvegarde. A la fin du traitement, un message vous informe que la sauvegarde a été réalisée avec succès. Restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez le menu DOSSIER, SAUVEGARDE/RESTAURATION puis la commande RESTAURATION. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous.Menu Dossier 42 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.  Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. La fenêtre suivante s'affiche : 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin est. 5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. Sinon utilisez le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur le bouton [Ouvrir]. L’application revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. 7. Une dernière étape vous propose de lancer le traitement. Cliquez sur le bouton [Restaurer].Menu Dossier 43 Si vous avez choisi le format e-Sauvegarde La fenêtre Gestionnaire de sauvegardes et d'archives s'ouvre. 8. Dans la partie inférieure de la fenêtre, sélectionnez la sauvegarde à restaurer puis cliquez sur le bouton [Restaurer une sauvegarde], ou activez la commande RESTAURER du menu CONTEXTUEL (clic droit). Une fois le téléchargement de la sauvegarde terminé, le gestionnaire se ferme automatiquement afin d’effectuer la restauration. Accéder au site  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - ACCÉDER AU SITE La commande ACCÉDER AU SITE vous permet de vous connecter à votre site e-Sauvegarde pour visualiser l’ensemble des sauvegardes et des archives réalisées pour chaque dossier. 1. Pour vous identifier, saisissez votre adresse e-mail ainsi que le mot de passe que vous avez défini lors de la création du site. 2. Cliquez sur le lien hypertexte Envoi. Si vous avez oublié votre mot de passe : • A partir de la page d'accueil de votre site e-Sauvegarde, cliquez sur le lien hypertexte J'ai perdu mon mot de passe. • Vous accédez alors à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel, toutes les explications vous sont alors données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe. Attention ! Dans la zone Dossier Société, vérifiez que le dossier sélectionné correspond bien à celui dans lequel vous travaillez actuellement.Menu Dossier 44 Quitter  Menu DOSSIER - commande QUITTER Cette commande vous permet de quitter l'application. Si un dossier est ouvert lorsque vous activez la commande, il est automatiquement fermé. D'autres moyens sont à votre disposition pour quitter l'application : • Le raccourci clavier . • La commande FERMER, présentée dans le menu SYSTÈME que vous ouvrez en cliquant sur l'icône présenté dans l'angle haut/gauche de la fenêtre application. • Un double clic sur l'icône du menu SYSTÈME. • Un clic sur la case de fermeture , située dans l'angle haut/droit de la fenêtre. Si vous avez activé l'alerte de sauvegarde, dans les préférences sauvegarde de votre logiciel, un message vous rappelle que vous devez effectuer régulièrement des sauvegardes et vous demande si vous souhaitez en effectuer une avant de quitter votre logiciel.  Reportez-vous au chapitre Les Préférences - Sauvegarde, dans la partie Présentation générale de ce manuel.Annuler Couper, Copier, Coller Effacer Fiches Sélectionner tout Rechercher, Poursuivre la recherche Atteindre Rafraîchir Tout afficher Liste Menu EditionMenu Edition 46 Vue d’ensemble A l'ouverture d'une de vos listes (clients, articles, factures etc.), le menu EDITION devient actif. Il présente des commandes permettant d'effectuer des traitements simples sur les éléments de la liste, comme la création, la modification d'une fiche ou encore les opérations de COUPER-COPIER-COLLER. La plupart des commandes présentées dans le menu EDITION peuvent être également activées par le menu CONTEXTUEL : vous ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris.Menu Edition 47 Annuler  Menu EDITION - commande ANNULER Vous utilisez cette commande pour annuler la dernière action que vous venez de réaliser.  Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier . Couper  Menu EDITION - commande COUPER Cette commande permet de retirer d’un document un texte (ou une image) sélectionné et de le stocker dans le presse-papiers afin de pouvoir le récupérer et le coller dans un autre document. L’action de couper efface la sélection.  Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier . Copier  Menu EDITION - commande COPIER

Cette commande permet de copier du texte sélectionné (ou une image) dans le presse-papiers. Vous réutiliserez ce texte dans un autre document en utilisant la commande COLLER.  Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier . Coller  Menu EDITION - commande COLLER Cette commande permet de coller un texte ou une image préalablement copié et stocké dans le pressepapiers.  Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier .Menu Edition 48 Effacer  Menu EDITION - commande EFFACER Cette commande permet d’effacer une sélection.  Vous pouvez également utiliser l’équivalent clavier . Fiches  Menu EDITION - commande FICHES Cette commande est active seulement si une liste ou une fiche est ouverte (Liste des clients, des factures, etc.). Elle permet de : • CRÉER : créer un nouvel élément dans la liste en cours, similaire au bouton [Créer]. • MODIFIER : modifier un des éléments présentés dans une liste, similaire au bouton [Modifier]. • PROPRIÉTÉS : cette commande est contextuelle, elle permet d’afficher les propriétés d’un élément sélectionné dans une liste. Attention, cette commande n’est pas systématiquement active. • ENREGISTRER : enregistrer les modifications apportées dans une fiche. • VERSION PRÉCÉDENTE : revenir à la fiche telle qu'elle était avant modification. • INSÉRER : insérer un élément dans la liste. • SUPPRIMER : supprimer un élément de la liste, similaire au bouton [Supprimer]. • DUPLIQUER : dupliquer un élément de la liste. Attention ! Ne pas confondre avec la commande Supprimer qui concerne les informations stockées dans une base et non des informations simplement affichées comme par exemple le texte d’une note.Menu Edition 49 Sélectionner tout  Menu EDITION - commande SÉLECTIONNER TOUT Cette commande sélectionne toutes les informations d’une zone active. Par exemple tout le texte d’une zone saisissable, tous les éléments d’une liste, etc.  Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier . Rechercher  Menu EDITION - commande RECHERCHER La commande RECHERCHER est utilisée pour effectuer une recherche dans une liste. Elle s’applique aux informations affichées dans la liste active et non à celles contenues dans les fichiers. 1. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des libellés présents dans la fenêtre, puis sélectionne le premier élément répondant à la demande. Les cases à cocher Mot entier uniquement, Respecter Min/Maj et Sélectionner les éléments sont des options qui permettent d’indiquer des critères de recherche plus pointus. • Mot entier uniquement : si cette case est cochée vous devez saisir entièrement le mot que vous recherchez tel qu’il est enregistré dans votre liste. Par exemple, pour rechercher un règlement contenant le mot LOGICIEL, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez LOG, votre recherche ne pourra aboutir. • Respecter Min/Maj : si cette case est cochée vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche. Par exemple, pour rechercher un règlement dont le libellé est enregistré sous LOGICIEL, vous devrez indiquer le mot en majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. En revanche, vous pouvez saisir l'abréviation LOG, votre recherche sera alors effectuée avec succès. • Sélectionner les éléments : si cette case est cochée le programme sélectionnera toutes les fiches concernées par votre recherche.  Vous pouvez également utiliser l’équivalent clavier . Poursuivre la recherche  Menu EDITION - commande POURSUIVRE LA RECHERCHE Une fois un élément trouvé par la commande RECHERCHER, on peut relancer le traitement avec les mêmes critères afin de trouver l'élément suivant qui correspond à ceux-ci. Il suffit donc d'appeler cette option.  Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier .Menu Edition 50 Atteindre  Menu EDITION - commande ATTEINDRE Lorsque vous êtes dans une fiche, la commande atteindre vous permet d'accéder rapidement à une autre fiche sans repasser par la liste des fiches. C'est l'équivalent du bouton qui se trouve en haut de la plupart des fiches. Rafraîchir  Menu EDITION - commande RAFRAÎCHIR Cette commande rafraîchit l'affichage dans les listes. Dans la plupart des cas, le rafraîchissement est automatique.  Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier . Tout afficher  Menu EDITION - commande TOUT AFFICHER Cette commande permet, lorsque vous venez d'exécuter un filtre dans une liste, de revenir à la liste initiale. Liste  Menu EDITION - commande LISTE Cette commande permet d'obtenir la liste des éléments disponibles quand vous avez à saisir une information qui elle-même appartient à une liste. Exemple : Si vous voulez associer une famille à un article ; en activant cette fonction, la liste des familles existantes s’affichera directement.  Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier .Clients / Tiers, Contacts Articles Devis Factures d’acompte, Factures Avoirs Règlements Modes de paiement Taux de TVA Eco-participations Autres listes Menu ListesMenu Listes 52 Vue d’ensemble Les commandes de ce menu vous permettent de créer les fichiers de base : • les tiers : clients, fournisseurs, prospects et contacts, • les articles ou prestations que vous vendez, • la liste des pièces commerciales : devis, factures, factures d’acompte, avoirs, • les modes de paiements utilisés pour le règlement des factures clients, • les éco-participations, • les taux de TVA utilisés. Vous pourrez consulter les listes des éléments créés et effectuer certains traitements sur chacune. Lorsque vous activez une de ces commandes, une fenêtre présente la liste des éléments correspondants. Chaque ligne de la liste correspond à une fiche, chaque colonne à une zone de la fiche. Les méthodes pour créer, modifier ou supprimer les éléments ou encore pour modifier la présentation et l’affichage des listes dans la fenêtre sont similaires d’une commande à l’autre.  Pour plus de détails sur les fenêtres et les listes, consultez les Annexes accessibles depuis le menu AIDE.Menu Listes 53 Clients / Tiers  Menu LISTES - commandes CLIENTS / TIERS Cette commande permet de gérer les fiches de vos clients ainsi que de vos Fournisseurs. Vous pouvez aussi ouvrir la fenêtre Liste des Clients depuis l’Accueil. Les catégories Clients, Fournisseurs regroupent toutes les fiches clients, fournisseurs que vous avez créées. Pour obtenir la liste des éléments correspondant, cliquez sur le titre de la catégorie. De la même manière, vous imprimez uniquement les éléments présentés dans la catégorie et non l’ensemble des fiches Clients/Tiers.  Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et listes dans la partie Présentation générale de ce manuel. Créer une fiche client Vous pouvez également créer des fiches clients directement à partir des pièces commerciales au moment de créer un devis ou une facture. 1. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER). La fenêtre Nouveau Client s’affiche. Un nouveau Code client vous est proposé. Les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier. En revanche, dès que vous validez la création de la fiche Client, son code n'est plus modifiable. 2. Indiquez le Code du client si celui proposé ne vous convient pas. 3. Saisissez le Nom du client. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. 4. Le menu Type indique que vous êtes dans une fiche client. Si vous souhaitez créer une fiche fournisseur directement depuis la même fenêtre, cliquez sur ce menu puis choisissez Fournisseur.Menu Listes 54 L’onglet Fiche 1. Dans l'onglet Fiche, indiquez l’Adresse du client. Vous pouvez saisir des compléments d’adresse sur les deux lignes présentées en dessous. 2. Saisissez les numéros de téléphone, portable, fax, l’adresse email ou encore l’adresse http du Site internet de votre client. 3. Indiquez le numéro de SIRET de l'établissement de votre client, son code APE et son numéro d'identification intracommunautaire (NII). L'onglet Complément L'onglet Complément vous propose d'affecter une Famille. Les familles permettent de regrouper les clients selon des caractéristiques communes. 1. Choisissez une Famille à l'aide de l'icône d’appel de liste ou bien créez-en une nouvelle à l'aide du bouton [Créer]. 2. De la même manière, sélectionnez le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par votre client lors de ses règlements. Vous pourrez le modifier.  L’échéance, définie dans le mode de paiement, permet de calculer la date d’échéance des factures émises pour le client. Onglet Contact Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, vous pouvez l’enregistrer dans l'onglet Contact. 1. Pour créer un contact, cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau Contact s’ouvre et vous devez renseigner le nom ainsi que les coordonnées de l’interlocuteur. Voir Créer un contact, page 57.  Vous pouvez créer plusieurs contacts pour chaque client. 2. Pour modifier un contact, cliquer sur le bouton [Modifier le contact] ou bien double-cliquez sur la ligne correspondante à la personne, puis saisissez vos rectifications. 3. Pour supprimer un contact, cliquez sur le bouton [Supprimer le contact]. 4. Si plusieurs contacts sont créés, vous pouvez choisir le contact principal en cochant la case Contact principal ou bien sélectionnez sa fiche , faites un clic-droit et dans le menu CONTEXTUEL, choisissez la commande RENDRE LE CONTACT PRINCIPAL. Ces lignes vous permettent de renseigner des compléments d’adresse : numéro d’étage, bâtiment, etc. Menu Listes 55  Les contacts sont également accessibles par le menu LISTES - commande CONTACTS ou bien dans la barre d’actions de l’Accueil. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du client.  Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un client et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre de création reste active. Fournisseurs Vous pouvez créer une fiche pour chacun de vos fournisseurs auprès desquels vous vous approvisionnez régulièrement. En revanche, il n’est pas nécessaire de créer une fiche pour des fournisseurs occasionnels chez lesquels vous n’effectuez qu’une fois des achats. C’est le cas par exemple des petites dépenses courantes (courses, frais de réception, etc.). La création d'une fiche fournisseur est semblable à celle d'un client. Vous trouvez également les onglets : • Fiche. • Complément. • et Contact. Cependant, dans l'onglet Complément, vous n’avez que la Famille à renseigner. Voir Créer une fiche client, page 53. Modifier une fiche client / tiers 1. Cliquez sur la catégorie de votre choix : Clients ou Fournisseurs. 2. Sélectionnez la fiche de votre choix dans la liste. 3. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande MODIFIER). 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une fiche client / tiers 1. Cliquez sur la catégorie de votre choix : Clients ou Fournisseurs. 2. Sélectionnez la fiche de votre choix dans la liste. 3. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande SUPPRIMER). 4. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Localiser un client / tiers • Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client).Menu Listes 56 • Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client ou tiers via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du client ou du tiers doit être renseigné afin que la page internet s'ouvre. Exporter les données de la liste vers Office Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word™ ou Excel™. 1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Sélectionnez la commande OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 65.Menu Listes 57 Contacts  Menu LISTES - commande CONTACTS Les contacts définis pour les clients, fournisseurs sont regroupés dans une seule liste : la Liste des contacts. Vous pouvez y ajouter les coordonnées d'autres personnes (votre banquier, votre avocat) ou d'administrations (centre des impôts, caisse de retraite, etc.). Cette liste de contacts peut donc être également utilisée comme un répertoire.  Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et listes dans la partie Présentation générale de ce manuel. Vous pouvez consulter, imprimer cette liste ou bien effectuer différentes tâches : CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un contact. Créer un contact Que les contacts soient créés à partir d'une fiche Tiers ou directement dans la liste des contacts, les informations à renseigner sont identiques. 1. Dans la liste des contacts, cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau contact s’affiche. 2. Sélectionnez la Civilité (Madame, Monsieur, etc) du contact puis saisissez ses nom et prénom dans la zone Nom.Menu Listes 58 3. Sélectionnez la Fonction du contact. 4. Saisissez ses coordonnées téléphoniques et fax. 5. Précisez son e-mail (adresse électronique). L'icône , présentée en fin de zone, ouvre votre messagerie électronique et propose l'adresse définie dans la fiche Contact comme adresse du mail. 6. Vous pouvez noter des observations concernant ce contact dans la zone texte réservée à cet effet ; celle-ci présente quelques outils pour mettre en forme votre texte. 7. Si votre contact est relié à un tiers, sélectionnez celui-ci à partir de la zone Tiers. Pour cela, utilisez l'icône d'appel de liste . Le bouton est alors accessible : il vous permet de consulter la fiche du client, fournisseur auquel est rattaché le contact. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du contact.  Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un contact et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau contact reste active. Modifier un contact 1. Pour modifier un contact, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un contact 1. Pour supprimer un contact, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Un message vous demande de confirmer la suppression, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Exporter les données de la liste vers Office Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™. 1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Sélectionnez la commande OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 65.Menu Listes 59 Articles  Menu LISTES - commande ARTICLES Cette commande vous permet de consulter la liste de tous les articles créés. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer des articles.  Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et listes dans la partie Présentation générale de ce manuel. Créer un article Pour établir les devis, factures et avoirs clients, vous devez créer des articles ou prestations correspondant aux produits que vous vendez. 1. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER). La fenêtre Nouvel article s’affiche : 2. Définissez le Code (alphanumérique) de l’article. Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des caractéristiques communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche dans les listes et les éditions. 3. Saisissez le Libellé complet de l'article. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. 4. Si le libellé n'est pas suffisant ou si vous souhaitez préciser d'autres caractéristiques de l'article, utilisez la zone Description. Vous pouvez mettre en forme le texte saisi, en utilisant les outils situés en haut de la zone. Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les outils d'enrichissement du texte (Gras, Souligné, etc.). Vous pouvez aussi appliquer une couleur de fond sur le texte sélectionné en activant le menu CONTEXTUEL (clic droit) et en choisissant la commande COULEUR DE FOND. Lorsque vous saisissez un libellé et une description, c’est la description qui est récupérée dans vos pièces commerciales. En revanche, en l’absence de description, c’est le libellé de l’article qui est repris.Menu Listes 60 5. Saisissez le Prix de revient de l’article, soit le prix auquel vous l’avez acheté. 6. Saisissez ensuite le Prix vente HT, soit le prix hors taxes auquel l’article sera facturé.  La valeur de la zone Marge HT est automatiquement renseignée. En effet, vous n’accédez pas à cette zone, calculée selon la formule : Prix vente HT - Prix de revient = Marge HT. 7. Sélectionnez dans la liste déroulante le Taux de TVA que vous utilisez pour l’article. Le Prix vente TTC est alors calculé automatiquement. 8. Choisissez l'unité de l'article en cliquant sur l'icône . Si aucune unité n'est créée dans votre dossier vous pouvez directement le faire en cliquant sur le bouton [Créer], situé en bas de la fenêtre. 9. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques), affectez-lui l'éco-participation correspondante, à l'aide de l’icône d'appel de liste . 10. Sélectionnez votre Poste de recette accessible à l’aide de l’icône d’appel de liste. 11. Cliquez sur le bouton [OK] afin d’enregistrer votre nouvel article.  Le bouton [Créer] vous permet de valider la création de l'article et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouvel article reste active. Modifier un article 1. Pour modifier un article, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande MODIFIER). 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].Menu Listes 61 Supprimer un article  Un article utilisé ne peut être supprimé. 1. Pour supprimer un article, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande SUPPRIMER). 3. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Remplissage automatique La commande REMPLISSAGE AUTOMATIQUE disponible depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit dans la liste) permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains choix d'affichage. La fenêtre Remplissage automatique est composée des colonnes suivantes : • Nom de la rubrique à remplir, • Action éventuelle à effectuer sur la rubrique, • Valeur éventuelle utilisée par l'action, • Type de rubrique, • Commentaire de la rubrique. 1. Dans la zone Action sur la rubrique, cochez l'action à exécuter sur la rubrique sélectionnée. 2. Sélectionnez à l'aide de l’icône la valeur à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [OK]. La case à cocher Utiliser une formule affiche la fenêtre de saisie intermédiaire d’une formule qui permet de spécifier une valeur calculée.  Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Les scripts (partie Présentation générale) de ce manuel. 3. Cliquez sur le bouton [Lancer le remplissage] pour lancer le traitement. La mise à jour est effectuée pour tous les éléments sélectionnés. Exporter les données de la liste vers Office Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™. 1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Sélectionnez la commande OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 65.Menu Listes 62 Devis  Menu LISTES - commande DEVIS Cette liste répertorie tous les devis existants. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, supprimer, dupliquer, transférer ou accepter un devis. Dans la partie haute de la fenêtre, chaque ligne correspond à un devis. Le détail du devis sélectionné est présenté dans la partie basse de la fenêtre.  Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et listes dans la partie Présentation générale de ce manuel. Afficher l’aperçu dans la liste Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d'un devis. 1. Sélectionnez dans la liste le devis pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cliquez sur le bouton et choisissez la fonction Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir une autre pièce dans la liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. 3. Pour ne plus afficher l'aperçu, cliquez à nouveau sur l'option. La coche placée devant disparaît. Créer un devis Voir Préparer un devis, page 91.Menu Listes 63 Modifier un devis 1. Pour modifier un devis, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande MODIFIER du menu CONTEXTUEL). La fenêtre Devis s'affiche. 3. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un devis Les devis qui ne sont plus utilisés ou qui n'ont pas donné lieu à un transfert en facture peuvent être supprimés à tout moment. 1. Pour supprimer un devis, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL). 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui]. Consulter l’aperçu d’un devis Le bouton vous permet d'afficher le devis tel qu'il s'imprimera sur papier selon le modèle de devis déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ETATS PARAMÉTRABLES) . 1. Pour consulter l'aperçu d'un devis, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu]. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. 3. Utilisez : • le bouton [Imprimer tout] et son menu déroulant pour imprimer tout ou une partie de l'état, • le bouton [Visualiser en PDF] pour visualiser l’état au format pdf, • le bouton [Exporter en PDF] pour enregistrer tout ou une partie de l’état au format pdf, • le bouton [Envoyer par email] et son menu déroulant pour envoyer tout ou une partie de l’état par mail. Imprimer un devis 1. Pour imprimer un devis, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Mise en page s'affiche pour définir le format d'impression. Voir Mise en page, page 34. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l’impression.Menu Listes 64 Transférer un devis en facture Cette commande vous permet de générer une facture à partir d'un devis, vous évitant ainsi une double saisie et de valider, régler, imprimer la facture générée. A la différence de la commande ACCEPTER UN DEVIS, vous pouvez intervenir à chaque étape du processus du transfert. Et, si nécessaire, modifier le contenu de la facture générée. 1. Dans la liste des devis, sélectionnez le devis à transférer puis cliquez sur le bouton . Un message vous demande de confirmer ce traitement. 2. Cliquez sur le bouton [Oui] si tel est le cas. Une fois le traitement terminé, la fenêtre Nouvelle facture s'affiche. 3. Vous pouvez la modifier et renseigner les zones propres aux factures : Date, Mode de paiement... 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de la facture. Une fenêtre s’ouvre et vous propose plusieurs options : • Recevoir le règlement maintenant, • Imprimer la facture, • Envoyer la facture par email, • Aperçu de la facture. 5. Cochez les options de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK]. Vous pouvez consulter la facture dans la liste des factures. Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture. Dupliquer un devis Cette commande permet de créer un nouveau devis similaire à un devis existant. 1. Sélectionnez le devis que vous voulez dupliquer et cliquez sur le bouton . 2. Un nouveau devis s’affiche, reprenant les informations du devis d’origine. 3. Apportez les modifications spécifiques au nouveau devis. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la création de votre nouveau devis. Accepter un devis Cette commande vous permet d'enchaîner : • le transfert du devis en facture, • la validation de la facture ainsi créée, • son règlement, • et son impression. 1. Dans la liste des devis, sélectionnez le devis à accepter puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de confirmer. Cliquez sur le bouton [Oui]. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, vérifiez les informations puis cliquez sur le bouton [OK]. La facture est imprimée selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ETATS PARAMÉTRABLES). Vous pouvez consulter la facture ainsi créée dans la liste des factures.Menu Listes 65  La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée. De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste des règlements. Envoyer un devis par e-mail Cette commande permet de faire parvenir le devis au client via la messagerie électronique.  Vous devez avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur. Et votre messagerie doit être ouverte avant votre envoi. Envoyer un devis par mail suite à sa création 1. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de votre nouveau devis. Une nouvelle fenêtre confirme l'enregistrement du devis et vous propose d'effectuer différents traitements. 2. Cochez l’option Envoyer le devis par e-mail. Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant le devis est inséré dans un nouveau message. 3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé le devis est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide.Saisissez alors l’adresse. 4. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Envoyer un devis par mail à partir de la liste des devis 1. Dans la liste des devis, sélectionnez celui que vous voulez envoyer par mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel et activez la commande Envoyer un eMail. Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant le devis est inséré dans un nouveau message. 3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé le devis est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Saisissez alors l’adresse. 4. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™ 1. Pour exporter les données d'une liste (clients, devis, factures, avoirs, modes de paiement, etc.) vers Word ou Excel, sélectionnez les éléments de la liste à exporter. 2. Activez la commande OFFICE du menu CONTEXTUEL. 3. Choisissez la commande de votre choix : • Exporter la sélection vers Word. • Exporter la sélection vers Excel. L'application concernée s'ouvre et affiche les données exportées.  La présentation des éléments exportés est conservée (Style, Couleur, Largeur de colonnes, etc.).Menu Listes 66 Factures d’acompte  Menu LISTES - commande FACTURES D’ACOMPTE Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une facture d'acompte est automatiquement générée.  Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). Vous pouvez à partir de cette fenêtre visualiser la facture d'acompte, l'imprimer, l'envoyer par e-mail...  Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et listes dans la partie Présentation générale de ce manuel. Affiner la sélection La fonction Affiner la sélection que vous activez par le bouton affiche des options qui vous permettent d'affiner l'affichage. Vous pouvez afficher les factures d’acompte : • de Tous les clients ou d’un client en particulier. Dans ce dernier cas, sélectionnez-le. • d’une période que vous indiquez à l’aide des icônes du calendrier et . • d’une facture sur laquelle un acompte a été enregistré. Sélectionnez la facture à l’aide de l’icône . Afficher l’aperçu dans la liste Vous pouvez visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d'une facture d'acompte. 1. Sélectionnez dans la liste la facture d'acompte pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cliquez sur le bouton et choisissez la fonction Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir une autre facture d'acompte dans la liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. 3. Pour ne plus afficher l'aperçu, cliquez à nouveau sur fonction. La coche placée devant disparaît. Lancer l'aperçu d'une facture d'acompte 1. Si vous souhaitez visualiser la facture d'acompte avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton . La pièce s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. 2. En haut de la fenêtre, utilisez : • le bouton [Imprimer tout] et son menu déroulant pour imprimer tout ou une partie de l'état, • le bouton [Visualiser en PDF] pour visualiser l’état au format pdf, • le bouton [Exporter en PDF] pour enregistrer tout ou une partie de l’état au format pdf, • le bouton [Envoyer par email] et son menu déroulant pour envoyer tout ou une partie de l’état par mail. Menu Listes 67 Lancer l'impression d'une facture d'acompte Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée. Ouvrir la facture liée Le bouton permet de consulter en lecture seule la facture d’origine sur laquelle un acompte a été saisi. Envoyer par email une facture d'acompte Vous pouvez envoyer la facture d'acompte par e-mail. Le fichier sera converti en pdf puis sera joint à l'email. Pour cela, faites un clic-droit sur la facture à envoyer et choisissez la commande ENVOYER UN EMAIL.Menu Listes 68 Factures  Menu LISTES - commande FACTURES Cette liste répertorie toutes les factures existantes. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, supprimer, régler, valider une facture, etc. Vous pouvez consulter toutes vos factures ainsi que gérer leurs fiches. Dans la partie haute de la fenêtre, chaque ligne correspond à une facture client. Le détail de la facture sélectionnée est présenté dans la partie basse de la fenêtre.  Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et listes dans la partie Présentation générale de ce manuel. Afficher l’aperçu dans la liste Cette fonction permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d'une facture. 1. Sélectionnez dans la liste la facture pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cliquez sur le bouton et choisissez la fonction Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir une autre facture dans la liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. 3. Pour ne plus afficher l'aperçu, cliquez à nouveau sur la fonction. La coche placée devant disparaît. Créer une facture Voir Facturer un client, page 95.Menu Listes 69 Modifier une facture  Seules les factures non validées peuvent être modifiées. 1. Pour modifier une facture, sélectionnez-la dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande MODIFIER du menu CONTEXTUEL). 3. La fenêtre Facture s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une facture  Seules les factures non validées peuvent être supprimées. 1. Pour supprimer une facture, sélectionnez-la dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL). 3. Compte tenu de l’effet irréversible de la suppression, un message vous demande de confirmer. Si tel est le cas, cliquez sur le bouton [Oui]. Consulter l’aperçu d’une facture Le bouton vous permet d'afficher la facture telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle de facture déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ETATS PARAMÉTRABLES). 1. Pour consulter l'aperçu d'une facture, sélectionnez-la dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu].Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. 3. Utilisez : • le bouton [Imprimer tout] et son menu déroulant pour imprimer tout ou une partie de l'état, • le bouton [Visualiser en PDF] pour visualiser l’état au format pdf, • le bouton (Exporter en PDF] pour enregistrer tout ou une partie de l’état au format pdf, • le bouton [Envoyer par email] et son menu déroulant pour envoyer tout ou une partie de l’état par mail. Imprimer une facture 1. Pour imprimer une facture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre Mise en page s'affiche pour définir le format d'impression. Voir Mise en page, page 34. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l’impression.Menu Listes 70 Saisir un acompte Si vous avez reçu un règlement partiel d'une facture, vous pouvez enregistrer un acompte. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle le client a versé l'acompte. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Si la facture n'est pas validée, votre logiciel vous propose de le faire. Cliquez sur le bouton [Oui] pour effectuer ce traitement, sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'acompte. Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous retrouvez les caractéristiques de votre acompte. 4. Vérifiez les informations renseignées par défaut. 5. Saisissez le montant de l'acompte dans la zone Réglé. La somme restant due est calculée automatiquement et affichée dans la zone Reste. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer l'acompte. Votre logiciel génère une facture d’acompte que vous pouvez consulter dans la liste des factures d’acompte. Voir Factures d’acompte, page 66. Dans la liste des factures : • la facture réglée partiellement est affichée en gras ; • la colonne Montant déjà réglé vous informe de la somme versée partiellement ; • la colonne Reste à payer indique le montant restant dû. Dans la liste des règlements, la colonne Acompte vous indique, si la case est cochée, que le montant réglé correspond à un acompte. Valider une facture Principe Tant qu'une facture n'est pas validée, vous pouvez la modifier ou la supprimer. En revanche, pour enregistrer un acompte, un règlement ou encore pour générer un avoir, elle doit être validée. Lorsque le règlement d'une facture est enregistré à la suite de sa création ou par la commande RÉGLER, ou encore lorsque vous demandez l'enregistrement d'un acompte, votre logiciel vous propose de la valider. En revanche, si vous voulez enregistrer le règlement de la facture par la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT, c'est à vous de valider préalablement la facture. Dans la liste des factures, vous repérez celles qui sont validées de celles qui ne le sont pas par l'affichage d'une coche dans la colonne Validée. Valider une facture à partir de la liste des factures 1. Sélectionnez dans la liste la facture à valider. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui] si tel est le cas.  Dans la liste des factures, les factures validées sont affichées en rouge.Menu Listes 71 Régler une facture Le bouton permet d'enregistrer le règlement d'un client , s'il correspond au Solde dû d'une de ses factures.  Si le règlement du client est inférieur au Solde dû de la facture, vous devez alors enregistrer un acompte ou effectuer un règlement partiel. Voir Règlement partiel d’une facture, page 110. 1. Sélectionnez dans la liste la facture dont vous voulez enregistrer le règlement. 2. Cliquez sur le bouton [Régler]. 3. Si la facture n'est pas validée, votre logiciel vous propose de le faire. Cliquez sur le bouton [Oui] pour effectuer ce traitement, sinon vous ne pourrez pas enregistrer de règlement. Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous retrouvez les caractéristiques de votre règlement. 4. Vérifiez les informations renseignées par défaut et indiquez le N° de pièce du règlement. Voir Encaisser un règlement, page 109. La somme à régler est automatiquement reportée dans la zone Réglé. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer le règlement. • Dans la liste des factures, vous constatez que le montant de la colonne Reste à payer est à zéro. • Dans la liste des règlements, vous pouvez consulter l'écriture de règlement correspondant. Dupliquer une facture Cette commande vous permet de créer une nouvelle facture similaire à une facture existante. 1. Sélectionnez la facture que vous voulez dupliquer et cliquez sur le bouton . La fenêtre de la nouvelle facture s’ouvre reprenant les informations de la pièce d’origine. 2. Saisissez les informations spécifiques à la nouvelle facture. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour la valider la création. Générer un avoir Principe Une méthode simple pour créer un avoir consiste à le générer à partir de la facture correspondante. Vous évitez ainsi une double saisie des informations. À partir de cette commande, vous créez des avoirs sur les factures clients existantes. Pour cela, les factures doivent préalablement être créées et validées. Etablir un avoir d'annulation de facture  Pour établir un avoir d'annulation, la facture ne doit pas être réglée et aucun acompte ne doit être enregistré. 1. Sélectionnez dans la liste la facture pour laquelle vous voulez établir un avoir d’annulation. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Si la facture n'est pas validée, votre logiciel vous propose de le faire. Cliquez sur le bouton [Oui] pour effectuer ce traitement, sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'avoir. Un message vous informe que votre facture n'est pas réglée et vous indique que l'avoir généré permettra d'annuler la facture. 4. Cliquez sur le bouton [Oui] pour enregistrer l'avoir. Menu Listes 72 Dans la liste des factures, la facture annulée par avoir apparaît en italique et la colonne Reste à payer est à zéro. Il en est de même pour l'avoir généré dans la liste des avoirs.  Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de l’avoir. Etablir un avoir total Un avoir total s'établit à partir d'une facture préalablement validée et réglée. On ne peut pas réaliser un avoir total à partir d'une facture partiellement réglée. 1. Sélectionnez dans la liste la facture pour laquelle vous voulez établir un avoir total. 2. Cliquez sur le bouton . Le logiciel vous informe que votre facture étant réglée totalement, l'avoir généré sera un avoir total. 3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour enregistrer l'avoir. Dans la liste des avoirs, l'avoir apparaît en italique et dans le corps de l’avoir, un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté. Le Solde dû de la facture est à zéro. Le client ayant déjà réglé l'intégralité de la facture, le Total TTC de l'avoir sera égal au Total TTC de la facture. Envoyer la facture par e-mail Vous pouvez faire parvenir la facture au client via la messagerie électronique.  Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem. Envoyer une facture par mail suite à sa création 1. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de votre nouvelle facture. Une nouvelle fenêtre confirme l'enregistrement de la facture et vous propose d'effectuer différents traitements. 2. Cochez l’option Envoyer la facture par e-mail. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressée la facture est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Saisissez alors l’adresse. 3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Votre pièce commerciale est envoyée en pièce jointe de votre message au format PDF (Adobe Reader). Envoyer une facture par mail à partir de la liste des factures 1. Dans la liste des FACTURES, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel et choisissez la commande ENVOYER UN EMAIL. Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la facture est inséré dans un nouveau message. 3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressée la facture est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Saisissez alors l’adresse. 4. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.Menu Listes 73 Exporter les données de la liste vers Office Vous pouvez exporter les données de tout ou d’une partie d’une liste vers Word ou Excel™. 1. Pour cela, faites un clic-droit pour activer le menu Contextuel. 2. Sélectionnez la commande OFFICE puis EXPORTER LA SÉLECTION VERS WORD ou EXPORTER LA SÉLECTION VERS EXCEL. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 65.Menu Listes 74 Avoirs  Menu LISTES - commande AVOIRS Cette liste répertorie tous les avoirs créés. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, supprimer, valider un avoir, etc. Dans la partie haute de la fenêtre, chaque ligne correspond à un avoir. Le détail de l'avoir sélectionné est présenté dans la partie inférieure de la fenêtre.  Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et listes dans la partie Présentation générale de ce manuel. Afficher l’aperçu dans la liste Cette fonction permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d'un avoir. 1. Sélectionnez dans la liste l’avoir pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cliquez sur le bouton et choisissez la fonction Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre avoir dans la liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. Pour ne plus afficher l'aperçu, cliquez à nouveau sur la fonction. La coche placée devant disparaît. Créer un avoir Voir Etablir un avoir, page 100.Menu Listes 75 Modifier un avoir 1. Pour modifier un avoir (non validé), sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande MODIFIER du menu CONTEXTUEL). La fenêtre Avoir s'affiche. 3. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un avoir 1. Pour supprimer un avoir, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL). 3. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Consulter l’aperçu d’un avoir Le bouton vous permet d'afficher l’avoir tel qu'il s'imprimera sur papier selon le modèle d’avoir déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ETATS PARAMÉTRABLES). 1. Pour consulter l'aperçu de l’avoir, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu]. 3. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez : • le bouton [Imprimer tout] et son menu déroulant pour imprimer tout ou une partie de l'état, • le bouton [Visualiser en PDF] pour visualiser l’état au format pdf, • le bouton (Exporter en PDF] pour enregistrer tout ou une partie de l’état au format pdf, • le bouton [Envoyer par email] et son menu déroulant pour envoyer tout ou une partie de l’état par mail. Imprimer un avoir 1. Pour imprimer un avoir, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Mise en page s'affiche pour définir le format d'impression. Voir Mise en page, page 34. Valider un avoir Tant qu'un avoir n'est pas validé, vous pouvez le modifier ou le supprimer. En revanche, pour enregistrer un remboursement d’avoir, celui-ci doit être validé. Dans la liste des avoirs, vous repérez ceux qui sont validés de ceux qui ne le sont pas par l'affichage d'une coche dans la colonne Validée. Attention ! Un avoir validé ne peut être supprimé.Menu Listes 76 1. Sélectionnez dans la liste l'avoir à valider. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. Dupliquer un avoir Cette commande permet de créer un nouvel avoir similaire à un avoir existant. 1. Sélectionnez l’avoir que vous voulez dupliquer et cliquez sur le bouton . La fenêtre du nouvel avoir s’ouvre reprenant les informations de la pièce d’origine. 2. Saisissez les informations spécifiques au nouvel avoir. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour la valider la création. Enregistrer un remboursement d’avoir Cette commande permet d'obtenir un remboursement par un avoir.  Votre avoir doit être au préalable validé. Etape préalable à la création d'un avoir 1. Création d'une facture. 2. Règlement de la facture. 3. Le client souhaite être remboursé (transfert de la facture en avoir). 4. Remboursement de l'avoir. Saisir un remboursement d’avoir 1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir à rembourser. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Si votre avoir n'est pas validé, l'application vous propose automatiquement d'effectuer ce traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Remboursement d’avoirs s’affiche.Menu Listes 77 4. Le Code correspond au code des règlements clients défini dans les paramètres de facturation et incré- menté automatiquement. Si celui-ci ne vous convient pas, modifiez-le. 5. Saisissez la Date du remboursement. Vous pouvez aussi utiliser l'icône du calendrier ou l'icône permettant de sélectionner une date spéciale (date du jour, début de semaine courante, etc.). 6. Dans la zone N° de pièce, le code de l’avoir est repris. Modifiez-le si nécessaire. Les zones Client et Montant sont automatiquement renseignées. 7. Si vous le souhaitez, modifiez le Libellé. 8. Sélectionnez le Mode de paiement et le Poste de trésorerie sur lequel sera enregistré le remboursement. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le remboursement de l'avoir. Envoyer un avoir par e-mail 1. Dans la liste des AVOIRS, sélectionnez celui que vous voulez envoyer par e-mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel. 3. Choisissez la commande Envoyer un eMail. Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant l’avoir est inséré dans un nouveau message. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressée la facture est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. 4. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Saisissez alors l’adresse. 5. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Exporter les données de la liste vers Office Vous pouvez exporter les données de tout ou d’une partie d’une liste vers Word ou Excel™. 1. Pour cela, faites un clic-droit pour activer le menu CONTEXTUEL. 2. Sélectionnez la commande OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 65.Menu Listes 78 Règlements  Menu LISTES - commande RÈGLEMENTS Cette commande vous permet de consulter la liste de tous les règlements effectués par vos clients. Nous vous rappelons qu'un règlement peut être généré à partir de : • la liste des factures, bouton . • l'enregistrement d'un acompte, dans la liste des factures, bouton . • l'encaissement d'un règlement, accessible par le menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT. Votre liste est composée du Code du règlement, du Code client, de la Date du paiement, du Libellé, du Montant réglé, du Poste de trésorerie et du Mode de paiement. La colonne Acompte vous informe, si la case est cochée, que le montant réglé a été versé sous forme d'acompte.  Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et listes dans la partie Présentation générale de ce manuel. Créer un règlement Cette commande permet d'enregistrer le règlement d'une ou plusieurs factures clients.  Les factures du client dont vous encaissez le règlement doivent être préalablement créées et validées. 1. Dans la liste des règlements, cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau règlement s’affiche dans laquelle vous devez renseigner les différentes zones. 2. Pour vous aider, reportez-vous au paragraphe “Encaisser un règlement”, page 109.  Pour en savoir plus sur le règlement partiel et total, consultez les paragraphes “Règlement partiel d’une facture”, page 110 et “Règlement total d’une facture”, page 109.Menu Listes 79 Supprimer un règlement 1. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste 2. Cliquez sur le bouton . 3. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Régler une facture ou un avoir en utilisant le cliquer-glisser  La facture ou l’avoir à régler doivent être validés auparavant. 1. Ouvrez la liste des factures ou des avoirs. 2. Sélectionnez la facture ou l’avoir à régler. 3. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. 4. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez la facture ou l’avoir dans la fenêtre Liste des règlements. Voir Encaisser un règlement, page 109. Exporter les données de la liste vers Office Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™. 1. Pour cela, faites un clic-droit pour activer le menu CONTEXTUEL. 2. Sélectionnez la commande OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 65.Menu Listes 80 Modes de paiement  Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT

Les pièces commerciales que vous enregistrez nécessitent un mode de paiement spécifique. Les modes de paiement peuvent être ensuite affectés par défaut à un poste de trésorerie afin de faciliter les opérations de saisie. On entend par mode de paiement un chèque, une carte bancaire, un prélèvement, un virement, un TIP... A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer un mode de paiement.  Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous à la partie Présentation générale de ce manuel. Créer un mode de paiement 1. Dans la liste des modes de paiement, cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER). La fenêtre Nouveau mode de paiement s’affiche. 2. Définissez le Code (alphanumérique) du mode de paiement et indiquez un Libellé. 3. Choisissez le Type de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous cliquez sur le triangle de sélection . Le Type correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces, Virement, Menu Listes 81 Traite, etc.  Les types de paiement sont définis dans l'application. Vous ne pouvez ni les modifier, ni en créer de nouveaux. 4. Affectez le code de Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'affiche lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste . Echéance La zone Echéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être effectué par le client. 1. L'option À réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier. Pour cela, cliquez sur l’icône . La fenêtre Date d’échéance s’ouvre dans laquelle vous allez renseigner les conditions de règlement de votre client concernant l'échéance de ses factures s'affiche. 2. Définissez le calcul de la date à laquelle le règlement doit être effectué selon les trois possibilités suivantes : • à la réception de la facture : dans ce cas, sélectionnez l’option A réception. • à la fin du mois, plus 30, 60 ou 90 jours : dans ce cas, sélectionnez le nombre de jours à ajouter à la fin du mois : 30, 60 ou 90. • à la fin du nombre de jours voulu : dans ce cas, sélectionnez l’une des trois options : jours nets : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, jours nets + fin de mois : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, ramenée en fin de mois. Fin de mois + jours nets : l’échéance est en fin de mois plus le nombre de jours que vous indiquez. 3. Précisez éventuellement le jour d’encaissement dans la zone Le ... du mois excepté pour une échéance à réception. Par exemple, c’est le cas des échéances à X jours fin de mois le 10, le 15, ou le 20. L'échéance choisie est rappelée dans la zone Libellé. 4. La zone Exemple vous permet de calculer la date d’échéance selon les paramètres choisis. Saisissez une date de règlement puis appuyez sur la touche afin de voir le résultat. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le mode de calcul de la date d'échéance.Menu Listes 82 Valider le mode de paiement 6. Une fois que vous avez fini de définir votre mode de paiement, cliquez sur le bouton [OK].  Le bouton [OK et Créer] vous permet de valider la création du mode de paiement et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau mode de paiement reste active. Modifier un mode de paiement 1. Pour modifier un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande MODIFIER). La fenêtre Mode de paiement s'affiche. 3. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un mode de paiement  Un mode de paiement utilisé ne peut être supprimé. 1. Pour supprimer un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande SUPPRIMER). 3. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Exporter les données de la liste vers Office Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™. 1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Sélectionnez la commande OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 65.Menu Listes 83 Taux de TVA  Menu LISTES - commande TAUX DE TVA Cette liste regroupe les taux de TVA prédéfinis par le logiciel et les plus couramment utilisés. Créer un taux de TVA 1. Pour créer un taux, cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER). Dans la fenêtre Nouveau taux de TVA : 2. Saisissez le Code puis le Taux en %. 3. Précisez le Poste de TVA collectée ainsi que son Libellé. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du taux de TVA.  Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’un taux de TVA et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau taux de TVA reste active.Menu Listes 84 Modifier un taux de TVA  Un taux de TVA utilisé ne peut être ni modifié. 1. Pour modifier un taux, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande MODIFIER). 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications. 3. Cliquez sur le bouton [OK].  Si le taux de TVA est utilisé, un message vous informera que celui-ci ne peut être modifié. La zone Code n'est pas modifiable. Supprimer un taux de TVA  Un taux de TVA utilisé ne peut être supprimé. 1. Pour supprimer un taux, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande SUPPRIMER). 3. Un message s'affiche vous demandant de confirmer la suppression du taux. Si tel est le cas, cliquez sur le bouton [Oui]. Exporter les données de la liste vers Office Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™. 1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Sélectionnez la commande OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 65.Menu Listes 85 Eco-participations  Menu LISTES - commande ECO-PARTICIPATIONS La nouvelle loi DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques) a pour objectif de limiter le gaspillage des matières premières. Le principe est que le consommateur rapporte ses équipements usagés et s'acquitte de l'éco-participation pour financer leur recyclage. L'éco-participation correspond donc à la contribution financière du consommateur pour la collecte, la réutilisation ou le recyclage d'un produit usagé. Son montant varie selon le produit et le type de traitement qu'il nécessite, et doit apparaître sur la fiche de l'article pour information. Dans la liste des éco-participations, vous pouvez créer, modifier, supprimer une éco-participation.  Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et listes dans la partie Présentation générale de ce manuel. Créer une éco-participation 1. Cliquez sur le bouton [Créer] ou activez le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER. La fenêtre ci-dessous s’affiche.Menu Listes 86 2. Indiquez le Code ainsi que le Libellé de l'éco-participation. 3. Vous pouvez lui attribuer une famille d'éco-participation. Sélectionnez sa Famille d'appartenance à l'aide du menu déroulant. Vous pouvez directement en créer une. Pour cela faites un clic droit dans la zone du menu déroulant puis choisissez la commande CRÉER.  Vous pouvez également créer vos familles d'éco-participation en passant par le menu LISTES - commande AUTRES LISTES. Voir Autres listes, page 87. 4. Saisissez le Montant TTC de l'éco-participation. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Modifier une éco-participation 1. Pour modifier une éco-participation, cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande MODIFIER). 2. Effectuez vos modifications. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une éco-participation  Une éco-participation ne peut être supprimée si celle-ci est utilisée. 1. Pour supprimer une éco-participation, cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande SUPPRIMER). Un message vous informe que l'application va vérifier si l'éco-participation est utilisée. 2. Cliquez sur le bouton [Oui]. Exporter les données de la liste vers Office® Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel®. 1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) . 2. Sélectionnez la commande OFFICE. 3. Choisissez l’option Exporter la sélection vers Word ou Exporter la sélection vers Excel. Voir Exporter les données de la liste vers Office®, page 86. Imprimer la liste des éco-participations 1. Cliquez sur l’icône ou pour imprimer la liste de vos éco-participations. 1. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez la ligne Liste des éco-participations. 2. Si vous souhaitez imprimer tous les éléments de votre liste, décochez l’option Uniquement la sélection. 3. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer].Menu Listes 87 Autres listes  Menu LISTES - commande AUTRES LISTES Une table correspond à l’enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Dans votre logiciel, les Monnaies, les Formes juridiques, les Titres, les Familles de tiers etc. sont des tables. 1. Sélectionnez la liste que vous souhaitez consulter. 2. Cliquez sur le bouton pour accéder à son contenu. Une fenêtre s'affiche vous permettant d'ajouter, de modifier ou de supprimer une élément d'une liste. Exemple de la liste «Monnaies» Créer un élément dans une liste 1. Pour ajouter un élément à une liste, cliquez sur le bouton . La fenêtre Création d’un nouvel élé- ment s’affiche. ExempleMenu Listes 88 2. Nommez le nouvel élément puis cliquez sur le bouton [OK]. Le bouton [OK et Créer] vous permet de valider la création d’un élément et d’en recréer un autre immédiatement. Modifier un élément d’une liste  Les éléments affichés en rouge sont des éléments prédéfinis dans l’application et ne peuvent être modifiés. 1. Pour modifier un élément d’une liste, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton . 2. Renommez l’élément puis cliquez sur le bouton [OK]. Le bouton [OK et Créer] permet d’enregistrer votre modification et de créer un nouvel élément immédiatement. Supprimer un élément d’une liste 1. Pour supprimer un élément d’une liste, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton . 2. La suppression est irréversible. Un message vous demande donc confirmation. Cliquez sur le bouton [Oui]. • Si l’élément est utilisé, un message vous informe que la suppression est impossible. Exporter les données de la liste vers Office Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™. 1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Sélectionnez la commande OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 65.Préparer un devis Facturer un client Etablir un avoir Recherche de pièces Etats/statistiques Mise sous surveillance Menu Relations clientsMenu Relations clients 90 Vue d’ensemble Avec les commandes de ce menu, vous pouvez : • créer les pièces commerciales (devis, factures et avoirs) en saisie document, • éditer des états et des statistiques en rapport avec les pièces commerciales. • vérifier la situation d’une société d’un client ou fournisseur.  Le mode de saisie Standard permet de saisir directement les informations dans la pièce qui s'affiche à l’écran. Ce mode de saisie vous permet de visualiser immédiatement le résultat final de la pièce. En effet, la pièce que vous êtes en train de réaliser possédera les mêmes propriétés que celui que vous imprimerez (police, taille, couleur). Astuces ! Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant la technique du cliquer-glisser. Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la fenêtre de saisie (devis, facture, avoir.) Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures, avoirs) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous établissez la pièce. Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture) en une autre en utilisant le cliquerglisser. Exemple : Transférer un devis en facture (ou une facture en avoir) Sélectionnez le devis à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures ou la facture dans la fenêtre Liste des avoirs.Menu Relations clients 91 Préparer un devis  Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS

1. Activez la commande PRÉPARER UN DEVIS. 2. Si le logiciel affiche la liste des clients existants, sélectionnez celui auquel est adressé le devis. Cette liste s’ouvre si vous avez coché l’option Proposer la liste des clients dans les préférences de saisie (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Facturation puis Saisie). 3. Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client, cliquez sur le bouton situé en bas de cette liste. La fenêtre de création d'une fiche client/tiers s'affiche. Voir Créer une fiche client, page 53. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Nouveau devis s’affiche. 5. Si la sélection du client n’a pas été faite, choisissez-le dans la liste déroulante qui s’affiche automatiquement. Renseigner l'en-tête du devis Informations pièce Le Numéro de la pièce est automatiquement attribué par le logiciel selon le numéro du dernier devis créé. Si vous créez votre premier devis, le numéro est attribué selon les valeurs définies dans les PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. 6. La date de travail est proposée comme Date du devis. Modifiez-la si nécessaire en utilisant l’icône du calendrier située en fin de zone. 7. Sélectionnez le Mode de paiement à l’aide du menu déroulant. 8. Saisissez la Date de validité. Celle-ci correspond à la durée de validité du devis. Cette icône indique que vous pouvez saisir des données dans la zone. Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir des données. Ce bouton vous permet d’afficher ou de masquer des colonnes dans la pièce, de modifier le logo, d’ajouter du texte libre. Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir une date.Menu Relations clients 92 Informations client 9. Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez modifier ces informations. • Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code du client, vous pouvez le changer à l'aide de l'icône d'appel de liste . • Dans la zone des coordonnées du client, vous pouvez saisir le nom d’un client qui n’existe pas. A l’enregistrement de la pièce, le logiciel vous demandera de le créer. Saisir les articles dans le corps du devis Vous allez maintenant créer les différentes lignes du devis. Par défaut, une première ligne est déjà insérée dans le tableau. Dans le menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous disposez des commandes suivantes pour saisir les lignes de détail : • Supprimer : permet d’effacer la ligne sélectionnée dans le corps de la pièce. • Insérer une ligne : permet d’insérer une ligne dans le corps de la pièce afin d’y ajouter un article. • Insérer une ligne blanche : permet d’insérer une ligne vierge. • Modifier le texte libre : permet de personnaliser la pièce commerciale en y ajoutant du texte. Pour chacune des lignes du devis, vous renseignez les informations suivantes : 1. Indiquez le Code de l’article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la première colonne. Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide. • Pour saisir un article non référencé, ne renseignez pas le Code de l’article. Puis dans la colonne Description, saisissez votre description. • Vous pouvez directement créer un article qui n’est pas encore défini. Pour cela, saisissez dans la colonne Description un texte présentant l’article. Faites un clic-droit et choisissez la commande CRÉER L’ARTICLE. Voir Créer un article, page 59. 2. Appuyez sur la touche ou pour passer à la zone suivante. 3. Les autres colonnes sont renseignées par les informations définies dans la fiche article. Si nécessaire, modifiez les valeurs de ces zones. 4. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1). 5. Appuyez sur la touche ou . La valeur du total est automatiquement recalculée dans la colonne correspondante. Chaque fois que vous validez une ligne du devis, le récapitulatif des montants présentés dans le pied du devis est calculé. Compléter et vérifier les données du pied du devis Facturer en TTC Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur le HT. Celle-ci est située dans la barre d’actions, en haut de la fenêtre.Menu Relations clients 93 Eco-participations Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant TTC de l'éco-participation s'affiche à titre informatif.  Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Eco-participation à partir du menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTATS ET STATISTIQUES - ÉTATS PIÈCES COMMERCIALES. Saisie d'une remise globale Vous pouvez déterminer un taux de remise globale, réalisé sur le montant HT, en pourcentage ou en saisissant un montant. Pour cela, cliquez sur le bouton présent dans la partie supérieure de la fenêtre. En fonction des articles saisis, les colonnes sont remises à jour automatiquement. Saisie d'un acompte Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant en cliquant sur le bouton présent dans la partie supérieure de la fenêtre. Les autres zones situées en bas de la pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement calculées par le programme en fonction des articles saisis dans le devis. 6. Si voulez insérer une ligne, en bas de votre pièce commerciale, contenant vos commentaires, cliquez sur le bouton . 7. Le bouton situé dans la barre d’actions en haut du document vous permet de personnaliser votre saisie document. Vous pouvez modifier les colonnes, le logo ou le texte libre. Enregistrer le devis 1. Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [OK] pour valider le devis. 2. Si vous avez saisi le nom d’un client qui n’existe pas, un message vous propose de le créer. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. En cliquant sur le bouton [Non], le logiciel attribue le code du client divers, défini dans les paramètres de facturation. Voir Paramètres facturation, page 24. Traitements proposés après la création du devis Une nouvelle fenêtre confirme l'enregistrement du devis et vous propose d'effectuer différents traitements : • Imprimer le devis Le devis sera imprimé selon le modèle défini par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS- ÉTATS PARAMÉTRABLES) Par la suite, vous pourrez imprimer les devis à partir de la liste des devis, bouton . • Envoyer le devis par e-mail Cette option vous permet de faire parvenir le devis au client via la messagerie électronique.Menu Relations clients 94  Pour utiliser cette commande, vous devez avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem. L'adresse e-mail du client auquel est adressé le devis est proposée comme adresse du destinataire. Si aucune adresse e-mail n'est définie dans la fiche du client, la zone est vide. Vous devez alors la saisir. A la validation, votre messagerie électronique s’ouvrira. Et, un fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant le devis sera inséré dans un nouveau message. Il vous restera à envoyer votre e-mail comme vous en avez l’habitude. • Aperçu du devis Cette option vous permet d'afficher le devis tel qu'il s'imprimera sur papier selon le modèle défini Par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). A la validation, une fenêtre affichera l'aperçu avant impression. Voir Aperçu avant impression, page 36.  Si vous consultez le devis à l'écran, il n'est pas nécessaire de cocher l'option Imprimer le devis puisque vous pourrez demander son impression sur papier à partir de la fenêtre Aperçu. 3. Cochez les options de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK]. Si vous ne voulez pas effectuer les traitements proposés, cliquez sur le bouton [Plus tard]. Les boutons de la barre d’actions Vous retrouvez dans la barre d’actions différents boutons. Ils vous renvoient vers certaines fonctions du logiciel.  Pour plus d’informations sur ces boutons, reportez-vous à l’Aide intégrée à l’application, accessible depuis le menu AIDE ou en appuyant sur la touche .Menu Relations clients 95 Facturer un client  Menu RELATIONS CLIENTS - commande FACTURER UN CLIENT  Vous pouvez générer de nouvelles factures à partir des devis existants par le bouton . Voir Transférer un devis en facture, page 64. 1. Activez la commande FACTURER UN CLIENT. 2. Si le logiciel affiche la liste des clients existants, sélectionnez celui auquel est adressé la facture. Cette liste s’ouvre si vous avez coché l’option Proposer la liste des clients dans les préférences de saisie (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Facturation puis Saisie). 3. Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client, cliquez sur le bouton situé en bas de cette liste. La fenêtre de création d'une fiche client/tiers s'affiche. Voir Créer une fiche client, page 53. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Nouvelle facture s’affiche. 5. Si la sélection du client n’a pas été faite, choisissez-le dans la liste déroulante qui s’affiche automatiquement. Renseigner l'en-tête de la facture Informations pièce Le Numéro de la pièce est automatiquement attribué par le logiciel selon le numéro de la dernière facture créée. Si vous créez votre première facture, le numéro est attribué selon les valeurs définies dans les PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. 6. La date de travail est proposée comme Date de la facture. Modifiez-la si nécessaire en utilisant l’icône du calendrier située en fin de zone. 7. Sélectionnez le Mode de paiement à l’aide du menu déroulant. Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir des données. Ce bouton vous permet d’afficher ou masquer des colonnes dans la pièce, de modifier le logo, d’ajouter du texte libre. Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir une date. Cette icône indique que vous pouvez saisir des données dans la zone.Menu Relations clients 96 La Date d'échéance correspond à la date à laquelle la facture devra être payée par le client. Elle est fixée en fonction du mode de paiement que vous avez choisi. Informations client Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez modifier ces informations. • Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code du client, vous pouvez le changer à l'aide de l'icône d'appel de liste . • Dans la zone des coordonnées du client, vous pouvez saisir le nom d’un client qui n’existe pas. A l’enregistrement de la pièce, le logiciel vous demandera de le créer. Saisir les articles dans le corps de la facture Vous allez maintenant créer les différentes lignes de la facture. Par défaut, une première ligne est automatiquement insérée. Une fois la date d’échéance renseignée, lorsque vous appuyez sur la touche de votre clavier, le curseur se place dans la première colonne du tableau de saisie. Dans le menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous disposez des commandes suivantes pour saisir les lignes de détail : • Supprimer : permet d’effacer la ligne sélectionnée dans le corps de la pièce. • Insérer une ligne : permet d’insérer une ligne dans le corps de la pièce afin d’y ajouter un article. • Insérer une ligne blanche : permet d’insérer une ligne vierge. • Modifier le texte libre : permet de personnaliser la pièce commerciale en y ajoutant du texte. Pour chacune des lignes de la facture, vous renseignez les informations suivantes : 1. Indiquez le Code de l’article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la première colonne. Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide. • Pour saisir un article non référencé, ne renseignez pas le Code de l’article. Puis, dans la colonne Description, saisissez votre description. • Vous pouvez directement créer un article qui n’est pas encore défini. Pour cela, saisissez dans la colonne Description un texte présentant l’article. Faites un clic-droit et choisissez la commande CRÉER L’ARTICLE. Voir Créer un article, page 59. 2. Appuyez sur la touche ou pour passer à la zone suivante. Les autres colonnes sont renseignées par les informations définies dans la fiche article. Vous pouvez modifier les valeurs de ces zones. 3. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1). 4. Appuyez sur la touche ou . La valeur du total est automatiquement recalculée dans la colonne correspondante. Chaque fois que vous validez une ligne de la facture, le récapitulatif des montants présentés dans le pied de la facture est calculé. Menu Relations clients 97 Compléter et vérifier les données du pied de la facture Facturer en TTC Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur le HT. Cette case est située dans la barre d’actions, en haut de la fenêtre. Eco-participations Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans votre facture, le Montant TTC de l'écoparticipation s'affiche à titre informatif.  Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Eco-participation à partir du menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTATS ET STATISTIQUES - ÉTATS PIÈCES COMMERCIALES. Saisie d'une remise globale Vous pouvez déterminer un taux de remise globale, calculé sur le montant HT. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton présent dans la barre d’actions. 2. Saisissez le pourcentage ou le montant de la remise. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. En fonction des articles saisis, les colonnes sont remises à jour automatiquement. Saisie d'un acompte Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre facture, vous pouvez saisir son montant en cliquant sur le bouton présent dans la partie supérieure de la fenêtre. Les autres zones situées en bas de la pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement calculées par le programme en fonction des articles saisis dans la facture. 4. Si voulez insérer une ligne, en bas de votre pièce commerciale, contenant vos commentaires, cliquez sur le bouton . 5. Le bouton situé dans la barre d’actions en haut du document vous permet de personnaliser votre saisie document. Vous pouvez modifier les colonnes, le logo ou le texte libre. Enregistrer la facture 1. Une fois toutes les informations définies, validez la facture en cliquant sur le bouton [OK]. 2. Si vous avez saisi le nom d’un client qui n’existe pas, un message vous propose de le créer. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. En cliquant sur le bouton [Non], le logiciel attribue le code du client divers, défini dans les paramètres de facturation. Voir Paramètres facturation, page 24. Traitements proposés après la création de la facture Une nouvelle fenêtre confirme l'enregistrement de la facture et vous propose d'effectuer différents traitements :Menu Relations clients 98 • Recevoir le règlement maintenant Si vous êtes déjà en possession du règlement de la facture, cette option vous permet de l'enregistrer.  Seules les factures validées peuvent être réglées. Si ce n'est pas le cas, la validation est automatiquement réalisée lorsque vous confirmez l'enregistrement du règlement. La fenêtre d'enregistrement d'un règlement s'affichera reprenant automatiquement la somme à régler dans la zone Réglé. En revanche, si le règlement du client est inférieur au Solde dû de la facture, vous devez effectuer un règlement partiel. Voir Règlement partiel d’une facture, page 110. • Imprimer la facture La facture sera imprimée selon le modèle défini par défautdans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES). Par la suite, vous pourrez imprimer les factures à partir de la liste des factures, bouton . • Envoyer la facture Cette option vous permet de faire parvenir la facture au client via la messagerie électronique.  Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressée la facture est proposée comme adresse du destinataire. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous devez alors saisir l’adresse. A la validation, votre messagerie électronique s’ouvrira. Et, un fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la facture sera inséré dans un nouveau message. Il vous restera à envoyer votre e-mail comme vous en avez l’habitude. • Consulter l’aperçu de la facture Cette option vous permet d'afficher la facture telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle défini par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES). A la validation, une fenêtre affichera l'aperçu avant impression. Voir Aperçu avant impression, page 36.  Si vous consultez la facture à l'écran, il n'est pas nécessaire de cocher l'option Imprimer la facture puisque vous pourrez demander son impression sur papier à partir de la fenêtre Aperçu. 3. Cochez les options de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK]. Si vous ne voulez pas effectuer les traitements proposés, cliquez sur le bouton [Plus tard]. Les boutons de la barre d’actions Vous retrouvez dans la barre d’actions différents boutons. Ils vous renvoient vers certaines fonctions du logiciel.Menu Relations clients 99  Pour plus d’informations sur ces boutons, reportez-vous à l’Aide intégrée à l’application, accessible depuis le menu AIDE ou en appuyant sur la touche .Menu Relations clients 100 Etablir un avoir  Menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTABLIR UN AVOIR Cette commande permet la création d'un avoir en le saisissant de toutes pièces.  Si votre avoir concerne une facture, consultez le paragraphe “Générer un avoir”, page 71. 1. Activez la commande ÉTABLIR UN AVOIR. 2. Si le logiciel affiche la liste des clients existants, sélectionnez celui auquel est adressé l’avoir. Cette liste s’ouvre si vous avez coché l’option Proposer la liste des clients dans les préférences de saisie (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Facturation puis Saisie). 3. Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client, cliquez sur le bouton situé en bas de cette liste. La fenêtre de création d'une fiche client/tiers s'affiche. Voir Créer une fiche client, page 53. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Nouvel avoir s’affiche. 5. Si le client n’a pas été choisi, sélectionnez-le dans la liste déroulante qui s’affiche automatiquement. Renseigner l'en-tête de l’avoir Informations pièce Le Numéro de la pièce est automatiquement attribué par le logiciel selon le numéro du dernier avoir créé. Si vous créez votre premier avoir, le numéro est attribué selon les valeurs définies dans les PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. 6. La date de travail est proposée comme Date de l’avoir. Modifiez-la si nécessaire en utilisant l’icône du calendrier située en fin de zone. 7. Sélectionnez le Mode de paiement. 8. La Date d'échéance correspond à la date à laquelle l’avoir devra être utilisé par le client. Si nécessaire, modifiez-la. Cette icône indique que vous pouvez saisir des données dans la zone. Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir des données. Ce bouton vous permet d’afficher ou masquer des colonnes dans la pièce, de modifier le logo, d’ajouter du texte libre. Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir une date.Menu Relations clients 101 Informations client Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez modifier ces informations. • Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code du client, vous pouvez le modifier à l'aide de l'icône d'appel de liste . • Dans la zone des coordonnées du client, vous pouvez saisir le nom d’un client qui n’existe pas. A l’enregistrement de la pièce, le logiciel vous demandera de le créer. Saisir les articles dans le corps de l’avoir Vous allez maintenant créer les différentes lignes de l’avoir. Par défaut, une première ligne est déjà insérée dans le tableau. Une fois la date d’échéance renseignée, lorsque vous appuyez sur la touche de votre clavier, le curseur se place automatiquement dans la première colonne du tableau de saisie. Dans le menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous disposez des commandes suivantes pour saisir les lignes de détail : • Supprimer : permet d’effacer la ligne sélectionnée dans le corps de la pièce. • Insérer une ligne : permet d’insérer une ligne dans le corps de la pièce afin d’y ajouter un article. • Insérer une ligne blanche : permet d’insérer une ligne vierge. • Modifier le texte libre : permet de personnaliser la pièce commerciale en y ajoutant du texte. Pour chacune des lignes de l’avoir, vous renseignez les informations suivantes : 1. Indiquez le Code de l’article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la première colonne. Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide. 2. Pour saisir un article non référencé, ne renseignez pas le Code de l’article. Dans la colonne Description article, saisissez votre description. Vous pouvez directement créer un article qui n’est pas encore défini. Pour cela, saisissez dans la colonne Description un texte présentant l’article. Faites un clic-droit et choisissez la commande CRÉER L’ARTICLE. Voir Créer un article, page 59. 3. Appuyez sur la touche ou pour passer à la colonne suivante. Les autres colonnes sont renseignées par les informations définies dans la fiche article. Vous pouvez modifier les valeurs de ces zones. 4. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1). 5. Appuyez sur la touche ou . La valeur du total est automatiquement recalculée dans la colonne correspondante. Chaque fois que vous validez une ligne de l’avoir, le récapitulatif des montants présentés dans le pied de l’avoir est calculé. Compléter et vérifier les données du pied de l’avoir Facturer en TTC Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur le HT. Cette case est située dans la barre d’actions, en haut de la fenêtre. Eco-participations Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans votre avoir, le Montant TTC de l'écoparticipation s'affiche à titre informatif.  Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Eco-participation à partir du menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTATS ET STATISTIQUES - ÉTATS PIÈCES COMMERCIALES.Menu Relations clients 102 Saisie d'une remise globale Vous pouvez déterminer un taux de remise globale, calculé sur le montant HT, en saisissant son pourcentage ou son montant. Pour cela, cliquez sur le bouton présent dans la barre d’actions. En fonction des articles saisis, les colonnes sont remises à jour automatiquement. Les zones situées en bas de la pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement calculées par le programme en fonction des articles saisis dans la facture. 6. Si voulez insérer une ligne, en bas de votre pièce commerciale, contenant vos commentaires, cliquez sur le bouton . 7. Le bouton situé dans la barre d’actions en haut du document vous permet de personnaliser votre saisie document. Vous pouvez modifier les colonnes, le logo ou le texte libre. Enregistrer l’avoir 1. Une fois toutes les informations définies, validez l’avoir en cliquant sur le bouton [OK]. 2. Si vous avez saisi le nom d’un client qui n’existe pas, un message vous propose de le créer. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. En cliquant sur le bouton [Non], le logiciel attribue le code du client divers, défini dans les paramètres de facturation. Voir Paramètres facturation, page 24. Vous pouvez le consulter à partir de la liste des avoirs.  L’avoir que vous venez de créer est enregistré automatiquement mais il n’est pas validé. Pour obtenir plus de détails sur la validation d’un avoir, reportez-vous au paragraphe “Valider un avoir”, page 75. Les boutons de la barre d’actions Vous retrouvez dans la barre d’actions différents boutons. Ils vous renvoient vers certaines fonctions du logiciel.  Pour plus d’informations sur ces boutons, reportez-vous à l’Aide intégrée à l’application, accessible depuis le menu AIDE ou en appuyant sur la touche .Menu Relations clients 103 Recherche de pièces  Menu RELATIONS CLIENTS - commande RECHERCHE DE PIÈCES Cette commande vous permet de faire une recherche de vos pièces clients : factures, avoirs, devis et factures d’acompte. Vous pouvez vérifier indépendamment si ces pièces clients sont validées ou non. Vous pouvez faire une recherche des pièces : • validées, non validées ou les deux • réglées, non réglées ou les deux • transférées, non transférées ou les deux 1. Activez la commande RECHERCHE DE PIÈCES. La fenêtre suivante apparaît : 2. Cochez les pièces que vous souhaitez visionner ou imprimer : factures, avoirs, devis ou factures d’acompte. 3. Pour les factures et avoirs, si vous recherchez uniquement les pièces validées ou non validées, les pièces réglées ou non réglées, sélectionnez dans les listes déroulantes les options correspondantes. 4. Si vous recherchez des devis, déterminez si vous voulez uniquement les pièces transférées ou non transférées ou les deux en cliquant sur le menu déroulant. 5. Par défaut, la recherche se fait sur tous les clients pour lesquels des pièces ont été saisies. Vous pouvez choisir un client en particulier. Dans ce cas, cochez l’option Le client et sélectionnez-le à l’aide de l’icône d’appel de liste. 6. Vous pouvez définir une période à prendre en compte ainsi que les dates de début et de fin d’une échéance, de validité. Saisissez directement les dates ou utilisez les icônes du calendrier. La liste des pièces répondant à vos critères de recherche s’affiche. 7. Cliquez sur le bouton pour voir l’aperçu ou pour imprimer la pièce.Menu Relations clients 104 Etats/statistiques  Menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTATS/STATISTIQUES Cette commande regroupe un certain nombre d’états qui vont vous permettre d’obtenir différentes statistiques à partir de vos devis et factures. Par exemple, vous allez pouvoir obtenir un état de la liste des devis. 1. Activez la commande ÉTATS/STATISTIQUES du menu ÉTATS puis sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer. 2. Cliquez sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • : pour lancer directement l'impression. • : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • : pour obtenir l’état sous la forme d’un graphique. Ce bouton est uniquement proposé lorsque des états peuvent être représentés par un graphique. • : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. 3. Selon l’état que vous avez choisi, une fenêtre peut s’ouvrir, vous demandant de sélectionner les valeurs à prendre en compte dans l'édition, par exemple choisir une période, un article, etc. 4. Suivez alors les étapes proposées par l’assistant et sélectionnez vos valeurs. 5. Cliquez sur le bouton [OK].Menu Relations clients 105 Mise sous surveillance  Menu RELATIONS CLIENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos tiers. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Mettre une société sous surveillance 1. Sélectionnez la commande MISE SOUS SURVEILLANCE du menu RELATIONS CLIENTS. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Choisissez les clients ou tiers que vous souhaitez mettre sous surveillance. • cochez l’option Fournisseur pour faire apparaître la liste des fournisseurs, • cochez l’option Client pour faire apparaître la liste des clients. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre choix. Un message s’affiche pour vous signaler que la mise sous surveillance s’est bien déroulée. Consulter les informations légales Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel, bouton [Mon Compte Ciel]. Cliquez sur le bouton . Vous accédez alors à votre espace InfoGreffe, • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).Menu Relations clients 106 Désactiver la surveillance d'une société 1. Sélectionnez dans la liste la société que vous ne voulez plus mettre sous surveillance. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui].Encaisser un règlement Rapport des ventes Etats des règlements Menu Mon argentMenu Mon argent 108 Vue d’ensemble Le menu MON ARGENT vous permet d’encaisser les différents règlements de vos factures clients. Vous pouvez également obtenir le rapport de vos ventes qui présente, pour chaque client sélectionné, le détail des factures et avoirs, classé par article. Un cumul par article et un cumul par client sont également calculés.Menu Mon argent 109 Encaisser un règlement  Menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT Cette commande permet d'enregistrer le règlement d'une ou plusieurs factures clients. Pour l'utiliser, les factures du client dont vous encaissez le règlement doivent être préalablement créées et validées. Règlement total d’une facture Le règlement correspond exactement (ou est supérieur) au Solde dû d'une facture. 1. Indiquez la Date du règlement si celle-ci est différente de la date de travail proposée par défaut. 2. Le Code du règlement est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des règlements, selon le premier code défini dans les Paramètres facturation du menu Dossier. Modifiez-le si besoin. 3. Indiquez le N° de pièce du règlement. 4. Si le libellé Encaissement client affiché par défaut ne vous convient pas, modifiez-le. 5. Choisissez le Client pour lequel vous voulez enregistrer le règlement en le sélectionnant dans la liste de recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste . 6. Appuyez sur la touche ou de votre clavier. La liste de toutes les factures et avoirs validés établis pour ce client mais impayés à ce jour est présentée dans la partie basse Liste des factures et avoirs validés non réglés. Et, vous pouvez les consulter en cliquant sur le bouton . 7. Choisissez le Poste de trésorerie puis validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier. 8. Le Mode de paiement est proposé par défaut selon les informations définies dans la fiche du client. Modifiez-le si nécessaire. 9. Dans la Liste des factures et avoirs validés non réglés, sélectionnez la facture à régler. Le montant s'affiche dans la zone Sélection. Menu Mon argent 110 10. Cliquez sur le bouton pour passer le montant dans la zone Réglé. La facture étant totalement réglée, la valeur de la zone Réglé correspond au montant du règlement effectué par le client. Si ce n'était pas le cas, les zones Reste et Reste à ventiler (située en bas de la fenêtre) indiqueraient le montant restant dû sur la facture et le montant restant à ventiler. 11. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement. Vous pouvez le consulter dans la liste des règlements. Dans la liste des factures, les factures réglées sont affichées en italique rouge.  Vous pouvez aussi effectuer le règlement total d'une facture à partir de la liste des factures, bouton [Régler]. La somme à régler renseigne automatiquement la zone Réglé et il vous suffit de cliquer sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement. Règlement total de plusieurs factures Le règlement correspond exactement (ou est supérieur) aux montants de plusieurs factures. Exemple Le règlement d’un client de 1838,06 Euros couvre les factures FC0044 (de 919,03 €) et FC0051 (919,03 €). 1. Activez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT. 2. Vérifiez les informations qui s'affichent automatiquement : la Date, le Code et le Libellé. 3. Saisissez le N° de pièce du règlement. 4. Indiquez le Poste de trésorerie et le Mode de paiement s'ils sont différents de ceux proposés. 5. Sélectionnez le client concerné. La liste des factures et avoirs validés non réglés du client s'affiche dans la partie inférieure de la fenêtre. 6. Dans cette liste, sélectionnez les factures correspondant au règlement perçu. Le montant dû de ces deux factures s'affiche dans les zones Sélection et Reste. 7. Cliquez sur le bouton pour passer le montant dans la zone Réglé. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement. Règlement partiel d’une facture Le règlement est inférieur au montant dû d'une facture. 1. Vérifiez la Date, le Code et le Libellé qui sont automatiquement renseignés. 2. Indiquez le Poste de trésorerie et le Mode de paiement s'ils sont différents de ceux proposés. 3. Sélectionnez le client concerné. La liste des factures et avoirs validés non réglés du client s'affiche dans la partie inférieure de la fenêtre. 4. Sélectionnez la facture réglée partiellement. 5. Saisissez le montant du règlement client dans la zone Réglé. Le montant restant dû est calculé automatiquement et affiché dans la zone Reste. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement partiel. 7. Un message vous indique que le montant saisi ne correspond pas au montant total de la pièce sélectionnée et vous demande de confirmer. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre qui s'affiche vous rappelle les caractéristiques du règlement et vous propose : • d'effectuer un règlement partiel de la facture et de ne pas solder la facture. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [Règlement partiel]. • de solder définitivement la facture et de générer alors un écart de règlement négatif (perte). Dans ce cas, cliquez sur le bouton [Solder]. Menu Mon argent 111 8. Cliquez sur le bouton [Oui] pour enregistrer le règlement partiel. La facture réglée partiellement est affichée en gras dans la liste des factures. La colonne Montant déjà réglé vous informe de la somme versée partiellement, et la colonne Reste à payer indique le montant restant dû.  Vous pouvez aussi effectuer le règlement partiel d'une facture à partir de la liste des factures, bouton [Régler]. Règlement partiel de plusieurs factures Le règlement du client correspond à une partie seulement du montant global de plusieurs factures. 1. Activez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT. 2. Vérifiez les informations qui s'affichent automatiquement : la Date, le Code et le Libellé. 3. Sélectionnez le Client concerné. La liste des factures et avoirs validés non réglés du client s'affiche dans la partie inférieure de la fenêtre. 4. Dans cette liste, sélectionnez toutes les factures à régler. 5. Saisissez le montant du règlement client dans la zone Réglé. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement partiel. 7. Un message vous indique que le montant saisi ne correspond pas au montant total de la pièce sélectionnée et vous demande de confirmer votre règlement. Validez en cliquant sur le bouton [Oui]. La fenêtre qui s'affiche vous rappelle les caractéristiques du règlement et vous propose : • d'effectuer un règlement partiel des factures et de ne pas solder les factures, dans ce cas cliquez sur le bouton [Règlement partiel]. • de solder définitivement les factures et de générer alors un écart de règlement négatif (perte). Dans ce cas, cliquez sur le bouton [Solder]. Le logiciel solde alors toutes les échéances possibles en commençant par la première facture de la liste que vous avez sélectionnée. Votre logiciel utilise ensuite le reste du montant perçu pour régler le maximum de l'échéance suivante et ainsi de suite jusqu'à ce que le montant perçu de la part du client soit à zéro. Gérer les écarts de règlement Vous avez la possibilité de gérer les écarts de règlement de deux façons : Montant réglé inférieur au montant total de la facture Si vous saisissez, dans la zone Réglé, un montant inférieur au montant total de la facture, un message vous signale un écart de règlement lorsque vous cliquez sur le bouton [OK], et vous demande de confirmer le règlement. Si vous cliquez sur le bouton [Oui], la fenêtre qui apparaît vous rappelle les caractéristiques du règlement et vous propose : • d'effectuer un règlement partiel de la facture et de ne pas solder la facture. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [Règlement partiel]. La facture n'est pas soldée et le solde reste dû. • de solder définitivement la facture et de générer alors un écart de règlement négatif. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [Solder]. Votre logiciel passe alors l'écart de règlement en perte et solde la facture. Montant réglé supérieur au montant total de la facture Si vous saisissez, dans la zone Réglé, un montant supérieur au montant total de la facture, un message vous signale un écart de règlement lorsque vous cliquez sur le bouton [OK], et vous demande de confirmer le règlement. Si vous cliquez sur le bouton [Oui], votre logiciel passe alors l'écart de règlement en profit et solde la facture. Menu Mon argent 112 Règlement entre une facture et un avoir Le montant de la facture à régler est égal au montant de l'avoir Si le montant de la facture correspond au montant de l'avoir, l'avoir va compenser la facture. Il y aura donc un règlement d'un montant nul. 1. Sélectionnez dans la liste des factures et avoirs validés non réglés les pièces en question. Le montant à régler étant égal à zéro, rien ne s'affiche dans la zone Sélection. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement. Le logiciel solde et règle les deux pièces. La colonne Reste à payer de la facture et de l'avoir est à zéro. Le montant de la facture à régler est égal au montant de l'avoir mais le client a émis un règlement Exemple La facture est de 500 Euros et l'avoir de 500 Euros. Le montant du règlement reçu est de 1000 Euros. 1. Sélectionnez dans la liste des factures et avoirs validés non réglés les pièces en question. La zone Sélection reste vide étant donné que les deux montants s'annulent. 2. Saisissez le montant versé dans la zone Réglé. Le logiciel indique alors le montant qu'il vous reste à ventiler sur les factures et avoirs validés non réglés, dans notre exemple 1000 Euros. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement. 4. Un message vous informe que le règlement indiqué ne correspond pas strictement au total des pièces sélectionnées et vous demande de confirmer votre règlement. Cliquez sur le bouton [Oui] pour valider. La fenêtre qui s'affiche vous informe que le montant réglé est supérieur au montant total des factures et avoirs sélectionnés et vous propose : • de mettre à jour l'avoir Pour cela, cliquez sur le bouton [Oui]. Le logiciel solde et règle la facture. Le montant de l'avoir va venir en complément du montant payé par le client pour régler la facture. L'avoir est alors mis à jour et pourra être utilisé en déduction d'une prochaine facture à régler. • de solder l'avoir et de générer un écart de règlement Pour cela, cliquez sur le bouton [Non]. Le logiciel solde et règle la facture. L'avoir est soldé et le montant Reste à ventiler vous indique le montant du profit. Le montant de la facture à régler est supérieur au montant de l'avoir Exemple La facture est de 100 Euros et l'avoir de 50 Euros. 1. Sélectionnez dans la liste des factures et avoirs validés non réglés les pièces en question. Le montant à régler s'affiche dans la zone Sélection, le logiciel faisant la différence entre le montant de la facture et celui de l'avoir, soit 50 Euros. 2. Cliquez sur le bouton pour passer le montant dans la zone Réglé. Les zones Reste et Reste à ventiler sont vides. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement. Votre logiciel solde les deux pièces. La colonne Reste à payer est à zéro.Menu Mon argent 113 Le montant de la facture à régler est supérieur au montant de l'avoir, et le règlement émis par le client supérieur au montant dû Exemple La facture est de 358.80 Euros et l'avoir de 179.40 Euros. Le règlement est de 180 Euros. 1. Sélectionnez dans la liste des factures et avoirs validés non réglés les pièces en question. Le montant à régler s'affiche dans la zone Sélection, le logiciel faisant la différence entre le montant de la facture et celui de l'avoir, soit 179.40 Euros. 2. Indiquez le montant de votre règlement dans la zone Réglé, dans l’exemple 180 euros. La zone Reste est vide et la zone Reste à ventiler indique le montant correspondant au trop perçu. Dans notre exemple, 0.60 euros. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement. Un message vous informe que le règlement indiqué ne correspond pas strictement au total des pièces sélectionnées et vous demande de confirmer votre règlement. 4. Cliquez sur le bouton [Oui] pour valider. La fenêtre qui s'affiche vous informe que le montant réglé est supérieur au montant total des factures et avoirs sélectionnés et vous propose : • de mettre à jour l'avoir Pour cela, cliquez sur le bouton [Oui]. Le logiciel solde et règle la facture. L'avoir est mis à jour de la manière suivante : le trop perçu réglé par le client s'affichera dans la colonne Reste à payer de l'avoir. Le trop perçu pourra alors venir en déduction d'une prochaine facture à régler. • de solder l'avoir et de générer un écart de règlement Pour cela, cliquez sur le bouton [Non]. Le logiciel solde et règle la facture. L'avoir est soldé ; le trop perçu passera en profit. Le montant de la facture à régler est inférieur au montant de l'avoir Exemple La facture est de 50 Euros et l'avoir de 100 Euros. 1. Sélectionnez dans la liste des factures et avoirs validés non réglés les pièces en question. Le montant à régler s'affiche dans la zone Sélection, le logiciel faisant la différence entre le montant de la facture et celui de l'avoir, soit -50 Euros. 2. Cliquez sur le bouton pour passer le montant dans la zone Réglé. Les zones Reste et Reste à ventiler sont vides. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement. Votre logiciel solde les deux pièces. La colonne Reste à payer des pièces est à zéro. Désélectionner une ou plusieurs factures Si une ou plusieurs des factures sélectionnées ne sont pas concernées par le règlement d'un client, il vous suffit de les désélectionner pour ne plus en tenir compte. Pour cela, appuyez sur la touche et, tout en la conservant enfoncée, cliquez sur la ligne correspondant à la facture à désélectionner.Menu Mon argent 114 Rapport des ventes  Menu MON ARGENT - commande RAPPORT DES VENTES Le rapport des ventes présente, pour chaque client sélectionné, le détail des factures et avoirs, classé par article. Un cumul par article et un par client sont également calculés. Le rapport des ventes peut être consulté sous la forme d'un tableau récapitulatif. 1. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez le mode de sortie du rapport des ventes en cliquant sur le bouton correspondant : • [Imprimante] : pour imprimer le tableau sur papier. • [Aperçu] : pour consulter le tableau sur votre écran dans la fenêtre Aperçu. • [Fichier] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre permettant de choisir les valeurs à prendre en compte dans votre rapport s’affiche. 2. Dans la partie Clients, sélectionnez ceux pour lesquels vous voulez obtenir le rapport des ventes : • Tous : tous les clients pour lesquels une pièce commerciale a été créée seront sélectionnés. • Le client : indiquez le code du client pour lequel vous souhaitez imprimer le rapport des ventes. Vous pouvez utiliser l'icône d'appel de liste pour le sélectionner. • De la famille : seuls les clients appartenant à la famille dont vous indiquez le code seront sélectionnés. 3. Dans la partie Articles, sélectionnez ceux pour lesquels vous voulez obtenir le rapport des ventes : • Tous : tous les articles existants seront sélectionnés. • L'article : indiquez le code de l'article pour lequel vous souhaitez imprimer le rapport des ventes. Vous pouvez utiliser l'icône d'appel de liste pour le sélectionner • De la famille : seuls les articles appartenant à la famille que vous indiquez seront sélectionnés. Menu Mon argent 115 4. Définissez la période à prendre en compte dans les zones Du et Au. Toutes les pièces dont la date est comprise dans cette période seront sélectionnées. L'icône présentée à la fin des zones ouvre le calendrier. 5. Cliquez sur le bouton [OK] ou si vous avez opté pour une sortie Fichier ou Email, cliquez sur le bouton [Continuer] puis choisissez le format dans lequel vous voulez que l’état soit généré. Enfin, cliquez sur le bouton [OK].Menu Mon argent 116 Etats des règlements  Menu MON ARGENT - commande ÉTATS DES RÈGLEMENTS Cette commande affiche la liste des états disponibles concernant vos règlements.  Si vous cochez la case Voir les commentaires, le descriptif de l’état sélectionné s’affiche dans la partie droite de la fenêtre. Si vous cochez la case Voir la vignette, l’aperçu de l’état s’affiche sous forme de vignette, à droite de la fenêtre. 1. Sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer. 2. Cliquez sur l’un des boutons : • [Imprimante] : pour imprimer l’état sur papier. • [Aperçu] : pour consulter l’état sur votre écran. • [Fichier] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Une fenêtre de saisie des valeurs de l’état s’affiche. 3. En fonction de l'état sélectionné, il peut vous être demandé de choisir Tous ou un élément en particulier (client ou poste de trésorerie ou mode de paiement) que vous sélectionnez à l'aide de l'icône d'appel de liste . 4. Cochez le type de règlement à prendre en compte : Les règlements, Les acomptes ou bien Les deux (règlements et acomptes). 5. Indiquez la période à prendre en compte. Vous pouvez saisir directement les dates. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier ou Email, cliquez sur le bouton [Continuer] puis choisissez le format dans lequel vous voulez que l’état soit généré. Enfin, cliquez sur le bouton [OK].o Liaison comptable Export relation expert Purge Exports Menu TraitementsMenu Traitements 118 Vue d’ensemble Avec les commandes de ce menu, vous pourrez : • transférer vos écritures en comptabilité, • purger les données d’un dossier, • exporter vos écritures pour les transmettre à votre expert-comptable, • exporter les différentes listes ou données de votre dossier.Menu Traitements 119 Liaison comptable  Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE Réglages préalables La première fois que vous lancez cette commande, le programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. 1. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche. 2. Indiquez le fichier de destination des écritures comptables (Texte, XImport, RImport, Ciel Compta). En choisissant Ciel Compta, le logiciel recherche les dossiers de comptabilité présents sur votre disque et vous propose de choisir celui qui doit recevoir les écritures. Si plusieurs versions de Ciel Compta sont installées sur votre machine, vous pouvez alors choisir l’application à utiliser à l’aide de l’icône située dans la zone Répertoire d’application. La liste des sociétés est alors actualisée et vous devez refaire votre choix. Dans l'onglet Options, le numéro du prochain mouvement comptable généré vous est précisé. Vous pouvez afficher et contrôler les écritures avant leur transfert en cochant les options correspondantes.  Pour plus de détails sur les autres options, appuyez sur la touche lorsque vous êtes sur la fenêtre Génération des écritures. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Transfert Une fois les réglages effectués, votre logiciel ouvre une autre fenêtre. Par la suite, celle-ci vous sera directement proposée à l'appel de la commande LIAISON COMPTABLE.Menu Traitements 120 1. Définissez les dates des écritures à transférer dans les zones Du et au.  Vous pouvez encore modifier les paramètres de transfert indépendamment des réglages réalisés précédemment. Pour cela, faites un clic-droit et choisissez la commande MODIFIER LES PRÉFÉRENCES. 2. Si vous souhaitez Inclure les pièces et règlements déjà comptabilisés, cochez l’option correspondante. 3. Cochez l'option Voir les écritures avant transfert si vous souhaitez les visualiser avant de les envoyer. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Si vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi, la fenêtre correspondante s'affiche : • Cliquez sur le bouton [Vérifier] pour lancer une vérification de toutes les écritures à transférer. • Cliquez sur le bouton [Modifier] pour effectuer des changements sur une ou plusieurs écritures. • Pour ne pas prendre en compte les modifications, cliquez sur le bouton [Annuler les modifications]. 5. Cliquez sur le bouton [Continuer] pour lancer le transfert des données.  Un fichier d'export est alors généré. Si vous avez transféré vos écritures vers un dossier de comptabilité, à la prochaine ouverture de Ciel Compta, il vous sera proposé d’intégrer vos écritures, détectées automatiquement par le logiciel.Menu Traitements 121 Export relation expert  Menu TRAITEMENTS - commande EXPORT RELATION EXPERT Cette fonction permet d'exporter vos écritures issues de la facturation afin de les transmettre à votre expert-comptable. Le format du fichier à générer est celui utilisé pour être importé directement dans Ciel Compta (fichier XIMPORT, fichier RIMPORT). 1. Indiquez si vous souhaitez exporter toutes les écritures ou celles comprises dans l'intervalle que vous précisez dans les zones Du et au. Puis cliquez sur le bouton [Continuer]. 2. Choisissez le support d'enregistrement du fichier (disque, disquette, Zip, etc.) ou indiquez si vous souhaitez l'envoyer directement en pièce jointe par e-mail. • Dans le premier cas, indiquez l'emplacement où sera créé le fichier d'export. • Dans le second cas, précisez l'adresse de messagerie du destinataire. 3. Si vous souhaitez visualiser les écritures avant le transfert, cochez la case correspondante. 4. Cliquer sur le bouton [Terminer] pour lancer l'opération.Menu Traitements 122 Purge  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE

Ce traitement consiste à supprimer les anciennes pièces commerciales qui ne vous sont plus utiles (devis, factures, acomptes, avoirs et règlements). En activant cette commande, la fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. Etape : paramètres  Par défaut, l'application propose la fin de l'année précédant celle en cours. Vous pouvez conserver un an de plus et indiquer le 31 décembre de l'année qui précède celle proposée. 1. Indiquez la date limite de purge en la saisissant directement ou bien en utilisant les icônes du calendrier ou des dates prédéfinies. 2. Par défaut, tous les types de pièces commerciales sont sélectionnées. Décochez, si nécessaire, les cases correspondantes aux pièces que vous souhaitez conserver. 3. Cliquez sur le bouton [suivant>].  Tous les devis, factures et avoirs sont purgés jusqu'à la date définie incluse ainsi que les règlements qui y sont liés. Si certains avoirs ou factures étaient réglés partiellement, ils ne pourront pas être purgés. S'il reste des écritures liées aux factures et avoirs, celles-ci ne seront pas purgées. Etape : archivage normes DGFiP Cette étape de l'assistant vous permet d’archiver directement tous les documents commerciaux légaux et obligatoires. Le chemin du répertoire dans lequel sont archivés ces documents est indiqué. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données.Menu Traitements 123 4. Cliquez sur le titre de chaque document à archiver. Une fois le traitement terminé, une coche verte apparaît ainsi que la mention Archivage effectué.  Vous pourrez par la suite consulter l'historique des données archivées accessible à partir du menu DIVERS. Voir Historique des archives, page 127. 5. Cliquez sur le bouton . Etape : sauvegarde et purge 6. Un message vous informe que cette opération est irréversible et vous demande de confirmer votre demande. Validez en cliquant sur le bouton [Oui]. 7. Un message d'avertissement vous rappelle qu’il est préférable d’effectuer une sauvegarde avant de lancer une purge : • : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre dossier et lancer la purge. Choisissez alors l'emplacement où seront sauvegardées les données. L'application effectue ensuite la sauvegarde, purge les pièces et revient à la fenêtre principale. • : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge sans sauvegarde préalable, ce qui n’est pas conseillé. Votre logiciel effectue la purge des pièces et revient à la fenêtre principale.  Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques clients sont automatiquement mises à jour. En effet, ces données sont calculées en fonction des pièces validées.Menu Traitements 124 Exports  Menu TRAITEMENTS - commande EXPORTS Cette commande vous permet l'export des différentes listes et des données de votre dossier. Dans la fenêtre Exports, la liste des fichiers exportables est présentée à gauche. 1. Choisissez l'un des modèles proposés. Pour cela, cliquez sur le signe «+ » du fichier que vous souhaitez exporter pour visualiser et sélectionner le modèle à utiliser. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Choisissez le format du fichier souhaité (PDF, Text, HTML, etc.). 4. Cliquez sur le bouton [OK]. 5. La fenêtre d'enregistrement de fichier s'ouvre. Définissez le nom et la destination du fichier. 6. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].Historique des archives Calculatrice Messagerie Menu DiversMenu Divers 126 Vue d’ensemble Avec les commandes de ce menu, vous pouvez : • visualiser les historiques des archives, • activer la calculatrice de Windows, • ouvrir votre messagerie à partir du logiciel pour envoyer des courriers électroniques.Menu Divers 127 Historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L'archivage de vos pièces est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement est donc obligatoire. Cette commande récapitule toutes les archives que vous avez générées durant les purges des pièces commerciales. Vous pouvez consulter vos fichiers archivés directement depuis l'application. 1. La fenêtre présente le traitement (purge) qui a fait l'objet d'un archivage ainsi que sa date d'exécution. Double-cliquez dessus pour accéder aux documents archivés (au format .Txt). Vous retrouvez plusieurs fichiers, par exemple Archivage pièces clients. 2. Cliquez sur le fichier à consulter. Le document s'ouvre et vous pouvez éventuellement le ré-imprimer. Calculatrice  Menu DIVERS - commande CALCULATRICE Cette commande ouvre la calculatrice standard de Windows. Dans l’Accueil, le bouton permet également d’ouvrir celle-ci. Messagerie  Menu DIVERS - commande MESSAGERIE Cette commande permet d'envoyer des courriers électroniques à partir du logiciel. Pour utiliser cette commande, vous devez préalablement : • installer une application de messagerie électronique, • disposer d'une connexion à Internet, • prendre connaissance du fonctionnement de la messagerie. Pour envoyer un message : 1. Activez la commande MESSAGERIE du menu DIVERS. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez l'adresse e-mail du destinataire de votre courrier. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le programme lance votre logiciel de messagerie en pré-remplissant la zone adresse du destinataire (à...). 4. Rédigez votre message puis envoyez-le.Fermer Tout fermer Suivante Précédente Cascade Mosaïque Mon Intuiciel Afficher la barre de Navigation Afficher la barre de statut Menu FenêtresMenu Fenêtres 129 Vue d’ensemble Ce menu permet de naviguer dans votre logiciel. Fermer  Menu FENÊTRES - commande FERMER ou Vous utilisez cette commande pour fermer la fenêtre active dans la fenêtre principale de votre logiciel. Tout fermer  Menu FENÊTRES - commande TOUT FERMER ou Vous utilisez cette commande pour fermer d'un seul coup toutes les fenêtres ouvertes. Suivante  Menu FENÊTRES - commande SUIVANTE ou Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre qui suit celle qui est affichée.Menu Fenêtres 130 Précédente  Menu FENÊTRES - commande PRÉCÉDENTE

ou Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre qui précède celle qui est affichée. Cascade  Menu FENÊTRES - commande CASCADE Cette commande a pour effet de placer toutes les fenêtres ouvertes de telle sorte que leurs barres de titres soient toujours visibles et accessibles.  En-dessous de la commande CASCADE, vous disposez de la liste des fenêtres ouvertes dans la fenêtre principale de votre logiciel. Ceci permet de mettre directement une fenêtre ouverte et masquée au premier plan. Mosaïque  Menu FENÊTRES - commande MOSAÏQUE Cette commande a pour effet de positionner toutes les fenêtres ouvertes dans une position verticale. Elle permet de former une mosaïque horizontale : les différentes fenêtres occupent toute la largeur de l’écran et le partagent de façon verticale, telles les pièces d'une mosaïque. Elles sont ainsi toutes visibles simultanément, mais une seule est active. La fenêtre active est affichée au premier plan et reste reconnaissable par la couleur de sa barre de titre (non grisée).  En-dessous de la commande MOSAÏQUE, vous disposez de la liste des fenêtres ouvertes dans votre logiciel. Ceci permet de mettre directement une fenêtre masquée au premier plan.Menu Fenêtres 131 Mon Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L’Intuiciel est une interface personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d’accéder directement à certaines opérations, à des statistiques... Il est composé de trois parties, accessibles depuis les boutons de la barre d’actions. • Mon Bureau, accessible par le bouton , est actif par défaut. Vous retrouvez le bureau de votre logiciel par lequel vous accédez aux fonctions que vous utilisez le plus souvent ainsi qu’à votre compte Ciel et à la page d’accueil Ciel. Voir Mon bureau, page 132. Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser mon bureau”, page 132. • Mon tableau de bord, accessible par le bouton . Voir Mon tableau de bord, page 133. • Mes états et statistiques, accessible par le bouton . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton . Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Menu Fenêtres 132 Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe “Mes états et statistiques”, page 134. Mon bureau L'accueil Ciel Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec sept boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. Consulter mon compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Vous pouvez masquer ce bouton. 1. Pour cela, activez le mode Personnalisation du bureau. 2. Passez votre souris sur le bouton [Mon Compte Ciel]. 3. Une icône en forme de sens interdit s’affiche. Cliquez sur celle-ci. A l’inverse, vous pouvez le faire réapparaître en procédant de la même manière. Personnaliser mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche.Menu Fenêtres 133 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se crée. Renommer une tâche ou un groupe de tâches 1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches. 2. Appuyez sur la touche de votre clavier. 3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches. 4. Appuyez sur la touche de votre clavier. Supprimer une tâche ou un groupe de tâches en utilisant le glisser-déposer 1. Sur la tâche ou le groupe de tâches à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des tâches. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes s’affiche. Le bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné. Le bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. Le bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. Restaurer le bureau / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations. • Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Mon tableau de bord Vous pouvez visualiser dans la partie Mon tableau de bord les principales informations de votre société. Vous pouvez afficher ces données : • pour le mois en cliquant sur le bouton (ce paramétrage est réglé par défaut), • pour l’année en cliquant sur le bouton . De même, vous pouvez repérer rapidement les devis et les factures en cours ainsi que les factures non réglées.Menu Fenêtres 134 Toutes ces informations correspondent à la date de travail ou à la période affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date ou période en cliquant dessus. Mes états et statistiques Vous accédez directement à certains états de votre logiciel.  Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre «Menu Etats» de ce manuel. Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Renommer un état ou un groupe d'états 1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états. 2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK]. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin appuyez sur la touche . Supprimer un état en utilisant le glisser-déposer 1. Sur l'état à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des états. Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d’icônes s’affiche. Le bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Le bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. Restaurer les états et statistiques par défaut / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations. • Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].Menu Fenêtres 135 Afficher la barre de Navigation  Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION Cette commande permet de faire apparaître ou disparaître la barre de navigation. Lorsque cette commande est active, la barre de navigation apparaît dans l’interface. Sinon, elle n’apparaît pas. 1. Cliquez une fois sur la commande pour l’activer. Une coche apparaît avant cette commande. 2. Cliquez de nouveau pour la désactiver. La coche disparaît. Afficher la barre de statut  Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE STATUT Cette commande permet de faire apparaître ou disparaître la barre de statut. Lorsque cette commande est active, la barre de statut apparaît dans l’interface. Sinon, elle n’apparaît pas. 1. Cliquez une fois sur cette commande pour l’activer. Une coche apparaît avant la commande. 2. Cliquez de nouveau pour la désactiver. La coche disparaît.Aide Besoin d’aide Manuel de découverte Manuel de référence Guide des mises à jour A propos de... Menu AideMenu Aide 137 Vue d’ensemble Menu Aide 138 Aide  Menu AIDE - commande AIDE ou Lorsque vous faites appel à l’aide contextuelle, l’aide intégrée présente la rubrique correspondant au contexte de travail. Exemple Vous êtes en train de créer une fiche client et vous avez besoin d’obtenir de l’aide précisément sur cette commande : • activez la commande AIDE du menu AIDE, • ou appuyez sur la touche de votre clavier. Besoin d’aide  Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE Cette fonction ouvre une fenêtre qui vous donne les coordonnées de notre service assistance. Démo rapide  Menu AIDE - Commande DÉMO RAPIDE Cette commande ouvre votre navigateur Internet et affiche la démonstration de votre logiciel. Elle propose une présentation rapide du logiciel. Manuel de découverte  Menu AIDE - commande MANUEL DE DÉCOUVERTE Cette commande ouvre le manuel de découverte qui vous aide à débuter dans votre logiciel et vous explique les principales étapes vous permettant de mettre en place et de travailler dans votre dossier.Menu Aide 139 Manuel de référence  Menu AIDE - commande MANUEL DE RÉFÉRENCE Cette commande ouvre le manuel de référence du logiciel, qui décrit menu par menu la totalité des fonctions ainsi que l’environnement et les paramétrages globaux de votre logiciel. Ce manuel vous explique également le Générateur d’états permettant de personnaliser des éditions. Guide des mises à jour  Menu AIDE - commande GUIDE DES MISES À JOUR Cette commande ouvre le manuel qui vous explique comment récupérer un dossier d’une version précédente et présente les nouveautés de chaque version de votre logiciel. A propos de...  Menu AIDE - commande A PROPOS DE...

Vous trouvez dans l'A propos le détail de la licence de l'utilisateur pour lequel votre logiciel a été installé ainsi que le rappel du texte législatif sur les limites d'utilisation de l'application. D'autre part, le site Internet de Ciel est accessible en cliquant sur le bouton [HTTP://www.ciel.com]. Enfin, vous avez la possibilité de réinitialiser votre clé par le bouton .140 Index A Acompte 70 Aide 137 Aperçu 36 Archivage DGFiP 122 historique clôture 127 Articles 59 remplissage automatique 61 Avoir 74 annulation de facture 71 établir 100 remboursement 76 total 72 B Business Mobile 27 C Calculatrice 127 Client 53 créer 53 facturer 95 règlements 78 Contacts 54, 57 D Date de travail 30 exercice 23 Devis 62 acompte 93 préparer 91 remise globale 93 transférer en facture 64 Documentation 6 Dossier créer 10 fermer 20 fiches 48 mot de passe 38 options 30 ouvrir 18 paramètres 21 quitter 44 restaurer 40 sauvegarder 40 E Ecarts de règlement 111 Eco-participation 60, 85, 93, 97, 101 Ecritures comptables exporter 121 liaison avec Ciel Compta 119 Edition Annuler 47 Coller 47 Copier 47 Effacer 48 Encaisser un règlement 109 Envoyer avoir par e-mail 77 devis par e-mail 65, 93 facture par e-mail 98 Etats paramétrables 32 rapport des ventes 114 règlements 116 statistiques 104 Export dossier 33 écritures 119, 121 fichiers 124 vers Word ou Excel 65 F Facture 68 acompte 70 annuler 71 client 95 en TTC 25 générer un avoir 71 régler 71 valider 70 Factures d’ acompte 66 Fermer 20 Fournisseur 53, 55 G Générer avoir 71 écritures 119 facture 64I Imports 33 Impressions 37 aperçu 36 imprimer 35 mise en page 34 Imprimer états/statistiques 104 rapport des ventes 114 règlements 116 Intuiciel 131 IPhone 27 L Liaison comptable 119 Logo 23 M Messagerie 127 Mise en page 34 Modes de paiement 80 Mot de passe 38 N N.I.I. 54 Normes DEEE 85 O Ouvrir 18 P Paramètres facturation 24 société 21 Personnaliser les états 32 Prestations 59 Prix de revient 60 Purge pièces 122 Q Quitter 44 R Rafraîchir 50 Rapport des ventes 114 Rechercher 49 Règlement client 78 encaisser 109 entre une facture et un avoir 112 états 116 gérer les écarts 111 partiel 110 total 109 Régler facture 71 Relation expert 121 Remboursement avoir 76 Restauration 40, 41 S Sauvegarde 40 Site e-Sauvegarde accéder 43 T Taux de TVA 83 Tiers 53 Transférer des écritures comptables 119 un devis en facture 64 V Valider avoir 75 facture 70 Copyright 2012 Ciel Manuel de référence Ciel Facturation Facile pour Windows - ME_WFF 6.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.Présentation générale SAGE - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social: le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 - RCS Paris 313 966 129 - Code APE 5829C La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet: http://www.ciel.comSommaire La barre de navigation ................................................................................4 Introduction ............................................................................................................................ 5 Utilisation................................................................................................................................ 6 Personnalisation ...................................................................................................................... 7 La barre d’actions .....................................................................................12 Introduction .......................................................................................................................... 13 Utilisation.............................................................................................................................. 14 Personnalisation .................................................................................................................... 16 Les fenêtres et les listes............................................................................20 Introduction .......................................................................................................................... 21 Les fenêtres........................................................................................................................... 22 Les listes simples .................................................................................................................. 30 Les listes à plusieurs colonnes............................................................................................... 31 Les règles.............................................................................................................................. 38 Les regroupements................................................................................................................ 44 Les actions flash.................................................................................................................... 47 Les Jumplists ......................................................................................................................... 47 Les préférences.........................................................................................48 Généralités ............................................................................................................................ 49 Préférence Comptabilité ........................................................................................................50 Préférences Gestion commerciale .......................................................................................... 57 Préférence Associations......................................................................................................... 60 Préférences Comptes Personnels ........................................................................................... 60 Les préférences facturation ................................................................................................... 61 Les préférences générales ..................................................................................................... 63 Environnement ...................................................................................................................... 69 Impressions........................................................................................................................... 77 Sauvegarde............................................................................................................................ 81 Aide à la saisie ...................................................................................................................... 83 Internet ................................................................................................................................. 86 Agenda.................................................................................................................................. 89 Liaison comptable ................................................................................................................. 91 Synchronisation des données................................................................................................. 96 Etats paramétrables............................................................................................................... 98 Les utilitaires ..........................................................................................101 Généralités .......................................................................................................................... 102 Comptabilité........................................................................................................................ 103 Gestion commerciale ........................................................................................................... 104 Immobilisations................................................................................................................... 105 Associations ........................................................................................................................ 106 Les informations.................................................................................................................. 107 Les utilitaires fichiers........................................................................................................... 108 Divers.................................................................................................................................. 115 Dossiers .............................................................................................................................. 116 Mise à jour .......................................................................................................................... 119Les filtres (recherches) ............................................................................120 Introduction ........................................................................................................................ 121 Les deux types de filtres......................................................................................................122 La réalisation d’un filtre....................................................................................................... 124 Les scripts ..............................................................................................128 Introduction ........................................................................................................................ 129 L'outil rubriques .................................................................................................................. 130 Les formules simplifiées ...................................................................................................... 132 L’éditeur de scripts.............................................................................................................. 133 Les fonctions....................................................................................................................... 138 Les trucs et astuces ................................................................................140 Les zones de saisie.............................................................................................................. 141 Le dimensionnement des fenêtres ....................................................................................... 143 Le choix des couleurs..........................................................................................................143 Les images .......................................................................................................................... 143 Les listes hiérarchiques .......................................................................................................144 Les zones d’aide.................................................................................................................. 144Introduction Utilisation Personnalisation La barre de navigationLa barre de navigation 5 Introduction Votre logiciel Ciel dispose d'une particularité très intéressante: la barre de navigation. Elle peut, selon vos préférences, compléter la barre des menus, voire s'y substituer. Vous pouvez y ajouter certaines fonctions du programme Ciel dans lequel vous vous trouvez, mais aussi accéder à un site internet ou encore envoyer un e-mail, tout cela sans quitter votre logiciel. C'est donc un outil qui facilite la navigation au sein de votre logiciel. La barre de navigation est masquée par défaut. Pour l’afficher, cliquez sur la ligne située à gauche de l’écran. Voici la barre de navigation sous sa forme standard. Nous avons choisi ici, par exemple, la barre de navigation que vous retrouvez dans Ciel Gestion commerciale. Dans cet exemple, cette barre est composée de 6 groupes : Mes clients, Mes fournisseurs, Mes articles, Statistiques, Comptabilité, Internet. Le groupe actif est celui nommé Mes clients et il permet de visualiser les 5 tâches qui y ont été installées. Comme nous allons le détailler dans cette partie, vous allez pouvoir totalement personnaliser cette barre, non seulement au niveau de son contenu mais également au niveau de son apparence (couleur, largeur, etc.).La barre de navigation 6 Utilisation Généralités 1. Pour accéder aux tâches installées dans un groupe, cliquez sur le titre de celui-ci. Son contenu s'affiche alors. 2. Pour exécuter une tâche, cliquez sur celle-ci. Lorsque la barre de navigation est trop petite pour afficher la totalité des groupes, vous disposez d'une flèche pour faire défiler les groupes non visibles. Cette flèche peut être présente audessus du premier groupe ou bien en-dessous du dernier (voir exemple ci-contre). Lorsque le nombre de tâches installées dans un groupe ne peut être affiché en totalité, un ascenseur vertical s'affiche alors (voir exemple ci-contre). Afficher ou masquer, réduire ou déployer la barre Comme nous le verrons un peu plus loin, vous disposez de préférences pour fixer les réactions de la barre de navigation lors de son utilisation. Vous pouvez toutefois décider manuellement d'afficher ou non cette barre ou bien encore de la déployer ou de la réduire. Afficher ou masquer la barre Pour afficher ou masquer la barre de navigation: 1. Positionnez le curseur de la souris sur le Bureau puis faites un clic-droit. Le menu CONTEXTUEL s’affiche. 2. Sélectionnez la commande Afficher la barre de navigation. Une coche vous indique si l'affichage est actif ou non.  Le fait de masquer la barre de navigation n'affecte en rien son contenu. Déployer ou réduire la barre Si la barre de navigation prend trop de place sur votre écran, vous pouvez la réduire. Pour cela: • Ouvrez le menu CONTEXTUEL de la barre de navigation (clic droit) puis sélectionnez les commandes Réduire la barre de navigation ou Agrandir la barre de navigation. • ou, cliquez sur le groupe actif. Pour la déployer, cliquez sur l'un des groupes.  Une option permet de refermer automatiquement la barre après la sélection d'une commande. Voir Fermeture automatique après lancement de tâche, page 8. Ascenseur vertical Flèche pour faire défiler les groupesLa barre de navigation 7 Personnalisation Propriétés de la barre de navigation Pour obtenir les propriétés de la barre de navigation : 1. Positionnez le curseur de la souris sur la barre de navigation puis faites un clic-droit. Le menu CONTEXTUEL s’affiche. 2. Sélectionnez la commande Propriétés de la barre de navigation. Une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous s’affiche: Cette fenêtre vous permet de définir le nom des groupes, leur ordre, leur couleur ainsi que différentes options. Les groupes Depuis le premier onglet nommé Groupes, vous disposez de 4 boutons: • [Ajouter] : permet de créer un nouveau groupe (après le dernier). Dans ce cas, une fenêtre apparaît vous permettant de saisir le nom du nouveau groupe. • [Supprimer] : permet de supprimer le groupe sélectionné. Attention : la suppression d'un groupe entraînera également la suppression des tâches qu'il contient. • [Renommer] : permet de modifier le nom du groupe sélectionné. • [Icône] : permet d’ajouter une image symbolisant le groupe. Dans ce cas, une fenêtre apparaît dans laquelle vous choisissez l’icône.  L’icône du groupe n’est pas visible si la barre de navigation est en vue Standard. Voir Modifier la vue d’un groupe, page 9. Modifier l’ordre des groupes Utilisez l’une des deux icônes , situées au-dessus de l’ascenseur vertical, permettant de monter ou descendre le groupe sélectionné. Modifier la couleur d’un groupe 1. Sélectionnez le groupe concerné. 2. Cliquez sur le triangle de sélection du menu déroulant COULEUR et choisissez la couleur à utiliser.La barre de navigation 8 Les options Le deuxième onglet Options vous permet de fixer 5 préférences. Ouverture animée En activant cette option, le déploiement d'un groupe sera animé, c'est-à-dire progressif. Ouverture automatique Si cette option est activée, la barre de navigation s'affichera dès que la souris pointera sur l'un des groupes, et se refermera automatiquement dès que la souris s'éloignera. Fermeture automatique après lancement de tâche Cochez cette option pour une fermeture automatique de la barre de navigation après activation d'une tâche. Clic simple pour lancer la tâche Si cette option est cochée, le lancement d'une tâche pourra être effectué par un simple clic. Dans le cas contraire, un double clic sera nécessaire. Recouvrement autorisé En activant cette option, le déploiement de la barre de navigation ne poussera pas les fenêtres ouvertes, mais si nécessaire les recouvrira. Modifier la taille de la barre de navigation Vous pouvez modifier la largeur de la barre de navigation. Pour cela : 1. Positionnez le curseur de la souris sur la base des groupes. Le curseur change alors de forme. 2. Maintenez le bouton de la souris enfoncé et déplacez-la à gauche ou à droite, afin de fixer la largeur de la barre à votre convenance. Attention ! Les options que nous allons détailler ci-après ne concernent pas un groupe en particulier mais la barre de navigation dans son ensemble.La barre de navigation 9  Si la vue d'un groupe est de type Grandes icônes, en fixant une largeur importante, votre logiciel Ciel présentera plusieurs icônes par ligne. Voir Modifier la vue d’un groupe, page 9. Modifier la vue d’un groupe Vous pouvez choisir la présentation de chaque groupe suivant plusieurs modes : Standard (Grandes icônes ou Liste), Explorateur, Outlook 2003.  Vous pouvez activer l’option Ouverture exclusive des groupes qui permet de n’afficher qu'un seul groupe à la fois. Pour modifier la vue d’un groupe : 1. Positionnez le curseur de la souris sur la barre de navigation puis faites un clic-droit. Le menu CONTEXTUEL s’affiche. 2. Sélectionnez la commande AFFICHAGE. Les tâches Vous pouvez personnaliser le contenu de chaque groupe par l'ajout de tâches. Une tâche, représentée par une icône et un libellé, donne accès à une fonctionnalité ou un module du logiciel, ou vous permet d'accéder à un site internet ou encore d'envoyer un e-mail, tout cela sans quitter votre logiciel Ciel. Ajouter une tâche Pour ajouter une nouvelle tâche : 1. Sélectionnez le groupe dans lequel vous souhaitez la placer. 2. Positionnez le curseur de la souris sur la barre de navigation puis faites un clic-droit. Le menu CONTEXTUEL s’affiche. 3. Sélectionnez la commande AJOUTER UNE TÂCHE ou INSÉRER UNE TÂCHE (entre 2 tâches existantes). La fenêtre Choix d’une tâche s’affiche. Les différentes tâches sont regroupées par famille. En déployant une famille (clic sur le symbole +), la liste des tâches qu'elle contient s'affiche. 4. Par défaut, les tâches principales sont proposées. Pour afficher toutes les tâches, cochez la case Mode avancé. 5. Sélectionnez la tâche et validez par [OK]. La barre de navigation 10 La fenêtre Edition d’une tâche s’affiche. 6. Vous pouvez revenir sur le choix de la tâche et la modifier. Pour cela, cliquez sur l’icône d’appel de liste. En fonction du type de tâche sélectionné, la fenêtre Edition d’une tâche affiche un certain nombre d'options. Dans tous les cas, vous retrouvez au minimum les 2 zones complémentaires suivantes : • Icône : vous pouvez [Changer] ou [Effacer] l'icône attribuée par défaut à la tâche sélectionnée. • Options : vous pouvez indiquer ici une Bulle d'aide et une Description de la tâche que vous ajoutez. Si les réglages de la tâche peuvent être personnalisés, la zone Paramètres s’affiche également. Voici la fenêtre d’une tâche avec le réglage des paramètres possible. Cette tâche dispose d'une zone Paramètres contenant deux boutons : • [Editer] : donne accès au réglage d'options en fonction de la tâche. • [Défaut] : annule les réglages que vous pourriez avoir réalisés et initialise les paramètres aux valeurs par défaut définies par les concepteurs du logiciel.La barre de navigation 11 Modifier une tâche 1. Pour modifier une tâche existante, dans la barre de navigation, positionnez-vous sur l'icône de la tâche à modifier puis activez le menu CONTEXTUEL (clic-droit). 2. Sélectionnez la commande PROPRIÉTÉS DE LA TÂCHE. Vous retrouvez alors la fenêtre que nous avons détaillé au paragraphe précédent. Dupliquer une tâche 1. Pour dupliquer une tâche existante, dans la barre de navigation, positionnez-vous sur l'icône de la tâche à dupliquer puis activez le menu CONTEXTUEL (clic-droit). 2. Sélectionnez la commande DUPLIQUER. Vous retrouvez alors la fenêtre que nous avons détaillé au paragraphe “Ajouter une tâche”, page 9.  Vous pouvez également dupliquer une tâche en la sélectionnant puis en la déplaçant en maintenant la touche enfoncée. Pour la dupliquer dans un groupe différent, déplacez l'icône en maintenant la touche enfoncée et placez-le sur le titre du groupe. Supprimer une tâche 1. Pour supprimer une tâche d'un groupe, positionnez-vous sur l'icône de la tâche à supprimer puis activez le menu CONTEXTUEL (clic-droit). 2. Sélectionnez la commande SUPPRIMER. Un message vous demande confirmation. Déplacer une tâche • ...en restant dans le même groupe : cliquez sur l'icône et glissez-le à l'emplacement souhaité. • ...d'un groupe à un autre : cliquez sur l'icône et glissez-le sur le libellé du groupe de destination. La tâche sera alors déplacée à la fin de ce groupe. Vous pouvez la positionner où vous le souhaitez.Introduction Utilisation Personnalisation La barre d’actionsLa barre d’actions 13 Introduction Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Exemple de la liste des écritures Dans cet exemple issu de Ciel Compta, la barre d’actions de la liste des écritures est composée de 4 groupes : Ecritures, Compte, Affichage, Fenêtre. Ces groupes sont composés d’un certain nombre de boutons : • Ecritures : 3 boutons, • Compte : 2 boutons, • Affichage : 3 boutons, • Fenêtre : 1 bouton. Ces groupes sont nommés en fonction du type d’éléments sur lesquels ils agissent. Dans l’exemple, le groupe Ecritures correspond aux actions qu’il est possible de faire sur les écritures. Il en est de même pour le groupe Compte. Le groupe Affichage est quant à lui lié à l’affichage des éléments présentés dans la fenêtre tandis que le groupe Fenêtre correspond tout simplement aux actions possibles sur une fenêtre, en général Fermer et OK pour enregistrer.La barre d’actions 14 Utilisation L’affichage global A partir de l’onglet Accueil, vous pouvez afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. La flèche permet d’accéder aux fonctions d’affichage ainsi qu’aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. • Masquer le menu : la barre présentant les menus situés en haut de la fenêtre du logiciel est masquée. • Masquer la barre d’actions : la barre qui présente les actions n’est plus affichée en permanence. Il suffit de passer la souris sur l’onglet de la fenêtre pour afficher la barre. Vous pouvez ainsi toujours accéder aux différents traitements. • Mode plein écran : activation de l’affichage en plein écran. La barre de titre du logiciel (située tout en haut) et la barre de statut située en bas de la fenêtre sont masquées. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. Afficher la liste des fenêtres Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier .La barre d’actions 15 • Cliquez sur la vignette pour afficher la fenêtre en plein écran. • Cliquez sur le bouton de fermeture situé en haut à gauche pour fermer le panneau. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel. Ces actions varient d’un logiciel à l’autre. Par exemple, les raccourcis propres à Ciel Gestion commerciale sont les listes des tiers, des articles, des mouvements de stock, les saisies des pièces commerciales. Les onglets Chaque fenêtre que vous avez ouverte est placée dans un onglet à droite de l’onglet Accueil. Ces onglets sont différenciés par des couleurs ; une couleur correspondant à une catégorie fonctionnelle du logiciel. Par exemple, dans Ciel Compta, tout ce qui concerne les écritures est en bleu, les immobilisations sont identifiées par la couleur marron, etc. Ces onglets sont automatiquement regroupés par catégorie. Par exemple, dans Ciel Compta, vous ouvrez la liste des immobilisations puis la liste des écritures et en dernier la liste des familles d'immobilisations. La liste des familles sera automatiquement positionnée à côté de la liste des immobilisations. • Pour passer d’une fenêtre à une autre, il suffit de cliquer sur l’onglet correspondant. • Pour fermer une fenêtre, cliquez sur la croix de l’onglet. Les groupes et boutons La barre d’actions peut être composée d'un ou plusieurs groupes. Chaque groupe contient un ou plusieurs boutons représentant chacun une commande spécifique, propre à la fenêtre active. Pour exécuter une commande, il suffit de cliquer sur le bouton correspondant. Suivant le contexte d'utilisation, une commande peut être inactive. Dans ce cas, le bouton sera grisé. Dans l'exemple suivant de Ciel Compta, le bouton de la commande PLAN DE COMPTES n'est pas accessible, si le compte sélectionné n’est pas de type Fournisseur ou Client. Pour vous faciliter l’utilisation du logiciel, vous pouvez activer l’affichage d’une zone comportant un commentaire et le raccourci clavier de la commande. Il suffit d’appuyer sur la touche de votre clavier. Lorsque vous passez votre souris sur un bouton, la zone de commentaire s’affiche. Exemple Pour ne plus afficher les raccourcis, appuyez de nouveau sur la touche de votre clavier.La barre d’actions 16 Personnalisation Les barres d’actions sont personnalisables dans chaque fenêtre dotée de cette barre. En effet, vous pouvez créer des groupes d’actions qui peuvent contenir autant de tâches que vous le souhaitez. De plus, si vous possédiez une version antérieure de votre logiciel, vous avez la possibilité de récupérer les tâches de votre ancienne barre d’outils, dans votre groupe d’actions. Exemple Dans cet exemple issu de Ciel Gestion commerciale, le groupe personnalisé nommé «Mes actions» a été ajouté à la liste des clients.  Un seul groupe peut être ajouté dans une barre d’actions. Par contre, vous pouvez en ajouter un dans chaque fenêtre présentant une barre d’actions. Ajouter un groupe personnalisé à une barre d’actions 1. Ouvrez une fenêtre dans laquelle vous voulez ajouter un groupe à la barre. 2. Placez votre souris dans la barre d’actions et faites un clic-droit. 3. Choisissez la commande MODIFIER LA BARRE D’ACTIONS. La fenêtre Edition de la barre d’actions s’affiche. 4. Dans la zone Titre du groupe, saisissez le nom que vous attribuez au groupe. 5. Dans le menu déroulant Couleur, sélectionnez la couleur que vous voulez attribuer à votre groupe. La couleur système correspond au blanc.  La couleur étant un repère, vous n’êtes pas obligé de vous référer strictement aux catégories de couleur définies par défaut. Une fois que vous avez défini le groupe, dans la partie Eléments, vous allez insérer les boutons qui composent le groupe. Ces boutons représentent l’action à lancer lorsque vous cliquerez dessus. 6. Cliquez sur le bouton [Créer]. La barre d’actions 17 La fenêtre Choix d’une tâche s’affiche : • Les différentes tâches sont regroupées par famille. Pour déployer une famille, cliquez sur le symbole . La liste des tâches qu'elle contient s'affiche. • Par défaut, les tâches principales sont proposées. Pour afficher toutes les tâches, cochez la case Mode avancé. • Sélectionnez la tâche et validez par [OK]. • La fenêtre Edition d’une tâche s’affiche. En fonction du type de tâche sélectionné, la fenêtre Edition d’une tâche affiche un certain nombre d'options. Icône : vous pouvez [Changer] ou [Effacer] l'icône attribuée par défaut à la tâche sélectionnée. Options : vous pouvez indiquer ici une Bulle d'aide et une Description de la tâche que vous ajoutez. Paramètres : vous pouvez modifier les réglages de la tâche par le bouton [Editer] ou annuler les réglages que vous pourriez avoir réalisés par le bouton [Défaut]. Ce bouton initialise les paramètres aux valeurs par défaut définies dans le logiciel. • Cliquez sur le bouton [OK]. 7. Répétez l’opération pour insérer d’autres actions au groupe. Dans la partie Eléments de la barre d’actions, vous retrouvez les actions que vous avez ajoutées. Vous pouvez effectuer des modifications dans les colonnes suivantes : • Tâches : permet de changer l’action. Pour cela, double-cliquez dans la zone et choisissez une autre tâche. • Texte : modifier le texte qui apparaîtra en dessous du bouton. Pour cela, double-cliquez dans la colonne et saisissez le texte. • Icône : modifier l’icône du bouton. Pour cela, cliquez dans la colonne. La fenêtre des icônes disponibles dans le logiciel s’ouvre. Choisissez en une autre et cliquez sur le bouton [Ok]. • Type : choisir la taille de l’icône du bouton. Vous avez le choix entre une taille compact, medium, large. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous voyez alors votre groupe affiché dans la barre. Supprimer une tâche 1. Si vous voulez supprimer une action du groupe, sélectionnez-la. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Un message vous demande de confirmer. Cliquez alors sur le bouton [Oui].La barre d’actions 18 Dupliquer une tâche Si vous voulez ajouter un élément qui est similaire à une ligne, vous pouvez la dupliquer. 1. Pour copier une tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Dupliquer]. 2. Un message vous demande de confirmer. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 3. Une ligne s’ajoute. Effectuez alors vos modifications. Importer la barre d’outils Vous pouvez importer la barre d’outils de votre ancienne application dans n’importe quelle fenêtre. Si vous aviez adapté la barre d’outils à vos besoins, alors vous récupérerez toutes vos tâches. 1. Ouvrez la fenêtre dans laquelle vous voulez retrouver des tâches de l’ancienne barre d’outils. 2. Faites un clic-droit et choisissez MODIFIER LA BARRE D’ACTIONS. 3. Dans la fenêtre Edition de la barre d’actions, faites un clic-droit et choisissez la commande IMPORTER LA BARRE D’OUTILS. Toutes les tâches de la barre d’outils sont alors récupérées et apparaissent dans la fenêtre. 4. Supprimez les tâches que vous ne voulez pas voir apparaître dans la fenêtre concernée. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. 6. Répétez l’opération pour toutes les fenêtres dans lesquelles vous voulez importer des tâches de votre ancienne barre d’outils.La barre d’actions 19 Modifier votre groupe dans une barre d’actions Les groupes que vous avez ajoutés dans les barres d’actions peuvent être modifiés à tout moment. 1. Cliquez sur le signe + du groupe. La fenêtre Edition de la barre d’actions s’affiche. 2. Ajoutez, modifiez ou supprimez une tâche puis cliquez sur le bouton [OK].Introduction Les fenêtres Les listes simples Les listes à plusieurs colonnes Les règles Les regroupements Les actions flash Les Jumplists Les fenêtres et les listesLes fenêtres et les listes 21 Introduction Afin d'obtenir une certaine cohérence entre les différents logiciels qui composent la gamme Ciel, un standard a été mis en place. Ainsi, quel que soit le logiciel utilisé, vous retrouvez les mêmes fonctionnalités et la même ergonomie (présentation des fenêtres, les boutons de navigation des fiches, la personnalisation des listes, etc.). Pour plus d'informations sur la Barre de navigation, reportez-vous au chapitre ”La barre de navigation,” page 4.Les fenêtres et les listes 22 Les fenêtres L'objectif est ici de vous faire découvrir, en détail, une fenêtre type des logiciels Ciel. En effet, de nombreux éléments se retrouvent dans la plupart des fenêtres : boutons et icônes de commande, colonnes variables, colonnes déplaçables, etc. Voici comme exemple une fenêtre de la liste des modèles abonnements dans Ciel Compta : Les boutons des listes La partie supérieure d'une liste est composée d’une barre d’actions qui s’articule en plusieurs groupes de boutons. Le premier groupe porte le nom de la fenêtre. Les boutons de ce groupe permettent de créer, modifier, supprimer un élément de la liste. Le dernier groupe intitulé «Fenêtre» permet de fermer la liste. Certaines listes présentent d’autres groupes qui sont liés au contexte. Les boutons de ces groupes correspondent aux actions qu’il est possible de réaliser sur les éléments de la liste. Certains boutons ne sont actifs que si vous avez auparavant sélectionné un élément dans la liste. C’est le cas, par exemple, des boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer].Les fenêtres et les listes 23 Les onglets Les onglets permettent d'afficher plusieurs niveaux d'informations dans une même fenêtre, sans avoir à ouvrir de fenêtre supplémentaire. Ci-dessus, la fenêtre Liste des modèles abonnements est composée des 2 onglets : Modèles de saisie, Abonnements. Pour afficher la liste des abonnements souhaitée, cliquez sur son onglet. Il passe ainsi au premier plan. Les boutons des fiches Lorsque vous créez ou modifiez un élément d’une liste, en général, vous accédez à la fiche de cet élément. Il existe 2 types de fiche : simple et composée (avec la barre d’actions). Les boutons des fiches simples Dans ce type de fiche, les boutons sont en situés en bas de la fenêtre et sont les suivants : • : la fiche en cours est enregistrée et la création d'une nouvelle fiche vous est proposée. • : la fiche en cours est enregistrée et fermée. • : la fiche en cours est fermée, les éventuelles modifications ne sont pas enregistrées. Les boutons des fiches composées d’une barre d’actions Dans la partie supérieure de la fiche est présentée la barre d’actions. Mis à part les boutons de navigation (que nous détaillerons un peu plus loin), les boutons les plus souvent présentés sont : • le bouton [Créer] : la fiche en cours est enregistrée et la création d'une nouvelle fiche vous est proposée. • le bouton [Supprimer] : la fiche en cours est effacée. • le bouton [OK] : la fiche en cours est enregistrée. • le bouton [Fermer] : la fiche en cours est fermée. Si vous avez apporté des modifications sans les valider via le bouton [OK], un message vous demande de les enregistrer. Vous pouvez aussi trouvez les boutons Aperçu et Imprimer. Les options de liste En général, au dessus de la liste des éléments, vous retrouvez ce bouton qui permet d’accéder aux options d’affichage (Afficher l’aperçu, Afficher le détail, Affiner la sélection), à l’édition de graphiques, à l’export de la sélection, aux tris de la liste, à l’agrandissement ou diminution de la taille de la police, au redimensionnement de toutes les colonnes enfin aux propriétés de la liste. Les boutons radio Les boutons radio sont utilisés pour sélectionner une option parmi plusieurs. Exemple Les cases à cocher Elles sont utilisées pour indiquer si une option doit être active ou non. Elles concernent donc l'état d'une option à la fois.Les fenêtres et les listes 24 Exemple Voici 3 cases à cocher dont 2 sont actives : Les boutons de navigation des fiches Ces boutons vous permettent de consulter une fiche sans repasser par la liste des fiches. Lorsque vous vous trouvez sur la fiche d'un élément, ces boutons permettent respectivement (en partant du haut vers la droite) : • d'afficher la liste des fiches, • d’ouvrir la première fiche de la liste, • d’ouvrir la fiche suivante, • d’ouvrir la fiche précédente, • d’ouvrir la dernière fiche de la liste. L'icône d'appel de la liste de sélection Vous retrouvez l’icône d'appel de liste pour les zones qui l'autorisent. En cliquant sur cette icône, une nouvelle fenêtre affiche la liste des valeurs autorisées pour la zone en question. Vous disposez depuis cette fenêtre du bouton [Créer] qui permet de créer un nouvel élément dans cette liste, sans avoir à quitter les manipulations que vous réalisez.  Vous pouvez aussi saisir directement un ou plusieurs caractères. Dans ce cas, une liste Recherche rapide vous proposera les valeurs possibles. Les menus locaux Dans les logiciels de la gamme Ciel, vous trouverez en général 3 types de menus locaux : Les menus locaux "classiques" Ils permettent de choisir une valeur parmi plusieurs propositions. Il suffit de cliquer dessus et un menu déroulant vous permet de sélectionner la valeur ou l'action à prendre en compte. Les menus locaux avec zone de saisie Dans ce cas, vous pouvez soit utiliser la liste déroulante située à droite de la zone soit saisir directement la valeur. Les menus locaux pour sélection d'une couleur Dans ce cas, une palette de couleurs prédéfinies vous est proposée. Une fois la sélection réalisée, le menu déroulant affiche la couleur choisie.Les fenêtres et les listes 25 Les boutons menus Certains logiciels Ciel dispose de boutons particuliers. Composés de 2 parties, ils permettent 2 types d'actions : • la partie haute (icône + texte) réagit comme un bouton classique, • la partie basse (triangle de sélection) est un menu déroulant. Exemple Le sélecteur de date Un sélecteur de date peut se présenter sous trois formes différentes. Cela se caractérise par un changement de l'unité (jour, mois ou année) au niveau des dates. Exemple Voici un sélecteur de date avec une précision à la journée : Pour renseigner une date, vous pouvez : • saisir directement la date dans la zone prévue à cet effet. Afin d'optimiser votre saisie, vous pouvez ne pas renseigner une date dans sa totalité. Par exemple, si votre ordinateur est à la date du 15/07/ 2012, si vous saisissez : • 20 puis , la date sera 20/07/2012. • 1012 puis , la date sera 10/12/2012. • 250812 puis , la date sera 25/08/2012. • utiliser les valeurs pré-définies dans le logiciel. Une liste déroulant située à droite de la zone date vous propose toute une liste de valeur. • utiliser le calendrier intégré au logiciel. Pour cela, cliquez sur l'icône située à droite de la zone date.Les fenêtres et les listes 26 La fenêtre du calendrier s’affiche : Ce calendrier vous permet de sélectionner le jour de votre choix. La zone située en bas à droite affiche la date déjà sélectionnée. En entête, vous visualisez l'année et le mois sélectionnés. A l'extrémité droite des années, deux flèches vous permettent de passer aux années suivantes ou précédentes. Pour choisir un jour, une fois l'année et le mois choisis, cliquez sur le jour souhaité puis cliquez sur [OK]. Les boutons [Aujourd'hui], [Date de travail] et [Vide] permettent respectivement de choisir la date de votre ordinateur, la date de travail, ou de ne rien renseigner. Le bouton situé en bas de la fenêtre propose des périodes prédéfinies : Début d’année, Pâques, etc. Les images et logos Des images (ou des logos) peuvent être intégrés à divers endroits selon la nature du logiciel que vous utilisez. Pour placer ou supprimer une image, vous pouvez : • utiliser les commandes COUPER-COPIER-COLLER. • ouvrir le menu CONTEXTUEL (clic droit dans la zone de l’image) qui propose ces options, mais également la fonction Importer. Elle permet d’importer une image depuis un fichier. Toujours depuis le menu CONTEXTUEL, la commande Afficher le traceur vous permet de placer une cible sur le pointeur de votre souris. • utiliser la fonction Scanneur/appareil photo disponible dans la zone de l’image pour récupérer une image d'un scanneur ou appareil photo.  Les formats JPEG et BMP sont acceptés. Néanmoins, dans un souci d'optimisation, nous vous conseillons d'utiliser le format JPEG.Les fenêtres et les listes 27 Les commentaires Ces zones permettent d'affecter un commentaire sur une fiche ou tout type d'élément autorisé par le programme. Le bouton donne accès au contenu de la note en affichant la fenêtre Commentaire : Une palette de mise en forme du texte s’affiche automatiquement lorsque vous ouvrez la fenêtre Commentaire. Vous disposez d'outils pour cadrer, affecter un style, choisir la police, la taille et la couleur du texte sélectionné. Autres D'autres icônes ou boutons sont également présents dans les logiciels Ciel : • : en général, ce bouton est présent à côté d'une zone numérique qui peut être saisie mais également calculée automatiquement par le logiciel. En cliquant sur ce bouton, vous provoquez un recalcul du montant. • : cette icône lance votre navigateur internet sur l'adresse du site internet renseignée. • : cette icône lance votre logiciel de messagerie et créer un nouveau message en y indiquant l'adresse saisie. • : cette icône donne accès à la liste des rubriques. • : cette icône donne accès à l'éditeur de scripts ou à la saisie simplifiée d’une formule. • : un clic sur cette icône permet d'effacer la rubrique ou la formule.Les fenêtres et les listes 28 La barre des listes Les fenêtres présentant une liste d’éléments disposent d’une barre de liste.  Selon la fenêtre dans laquelle vous vous trouvez, cette barre peut présentée plus ou moins d’options. La barre de liste est située au-dessus des éléments d’une liste et permet d'accéder rapidement aux fonctions de gestion de liste : regroupement, filtres, vues, impressions, envoi d’un email, options, recherche. Le regroupement Afin de faciliter vos recherches dans certaines listes, vous pouvez les afficher par regroupement. Pour cela, vous avez deux possibilités : • vous cliquez sur la flèche du bouton [Regroupement] puis vous choisissez la commande Paramètres de regroupement. Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous définissez vos critères. • vous cliquez directement sur le bouton [Regroupement]. Dans la zone qui s'affiche en-dessous, vous glissez-déposez la colonne qui servira au regroupement. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe ”Les regroupements,” page 44. Les filtres Ce bouton permet de filtrer les éléments de la liste en fonction des colonnes. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, une ligne s'affiche en dessous des en-têtes des colonnes. Vous pouvez alors saisir ou sélectionner vos critères d'extraction dans les zones de votre choix. Le résultat est immédiat. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe ”Filtrer une valeur courante,” page 33. Les vues Ce bouton permet d'accéder aux vues de la liste préalablement enregistrées ainsi que de mémoriser une vue de la liste. Pour enregistrer une vue, cliquez sur le bouton puis nommez-la. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe ”Les vues,” page 36. les impressions Ces boutons permettent de lancer un aperçu avant impression ou une impression de la sélection de la liste. Une fenêtre s'affiche et propose des états propres à la liste. Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel (touche F1).Les fenêtres et les listes 29 L’envoi d’e-mail Ce bouton permet d'envoyer par e-mail les éléments sélectionnés dans la liste. Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel (touche F1). Les options de liste Ce bouton permet d'accéder rapidement à des options d'affichage (afficher l'aperçu, afficher le détail, affiner la sélection), à l'édition de graphiques, à l'export de la sélection, aux tris pré-définis de la liste, à l'agrandissement ou réduction de la police, au redimensionnement de toutes les colonnes, aux propriétés de la liste. Les recherches Cette zone permet de lancer des recherches simples ou avancées dans la liste. • Pour plus de détails sur les recherches, reportez-vous au chapitre ”Les filtres (recherches),” page 120 .Les fenêtres et les listes 30 Les listes simples Les listes les plus simples sont celles que vous trouvez dans les fenêtres pour réaliser une sélection. Vous vous y déplacer avec les flèches haut et bas. Quand l'élément recherché est sélectionné, en général vous pouvez en valider le choix en utilisant la touche .Les fenêtres et les listes 31 Les listes à plusieurs colonnes C'est ce type de liste que nous vous avons présenté, dans la partie ”Les fenêtres,” page 22. En règle générale, les colonnes sont déplaçables et de largeur variable. De plus, la nature même de l'information présentée dans ces colonnes est personnalisable. Ces listes offrent de nombreuses possibilités de présentation et de sélection. Manipulation des colonnes Au niveau de la liste, vous pouvez changer la largeur et l'ordre des colonnes. Modifier la largeur Vous pouvez adapter la largeur des colonnes de deux façons : soit à la taille de votre choix soit selon le contenu. Largeur personnalisée Cliquez sur la marque de séparation des colonnes puis, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, déplacez le curseur pour atteindre la largeur voulue. Largeur adaptée au contenu Double-cliquez sur la colonne à redimensionner. Pour redimensionner toutes les colonnes en une seule fois, cliquez sur le bouton et sélectionnez l’option Redimensionner toutes les colonnes. Déplacer les colonnes 1. Cliquez sur l'intitulé d'une colonne puis, tout en conservant le bouton de la souris enfoncé, déplacez le curseur. 2. Lâchez le bouton quand vous vous trouvez sur la colonne devant laquelle votre sélection va se placer.  Notez que l'ordre des colonnes se trouvera aussi modifié si vous personnalisez la liste. Sélection des éléments de la liste Sélection d’un élément Cliquez sur l’élément pour le sélectionner. Une fois sélectionné, vous pourrez exécuter une action : le dupliquer, l’ouvrir, le supprimer, etc. Sélection continue Cliquez sur le premier élément puis, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, déplacez la souris jusqu’au dernier élément que vous souhaitez sélectionner et relâchez le bouton de la souris. Vous pouvez aussi : 1. cliquer sur le premier élément, 2. relâcher le bouton de la souris, 3. maintenir la touche enfoncée, 4. et cliquer sur le dernier élément souhaité.Les fenêtres et les listes 32 Sélection discontinue Vous pouvez procéder de deux façons : • Cliquez sur le premier élément et, tout en gardant la touche enfoncée, sélectionnez les autres éléments. • Dans la première colonne, cliquez sur la case pour sélectionner un ligne. Une croix verte s’affiche. Vous pouvez alors cocher plusieurs lignes. Sélection continue et discontinue 1. Cliquez sur le premier élément puis relâchez le bouton de la souris. 2. Déplacez la souris plus bas. 3. Appuyez sur la touche et cliquez sur un autre élément, puis sélectionnez les éléments qui suivent sans relâcher le bouton de la souris. Sélection de toute la liste Vous avez deux possibilités : • Dans le menu contextuel (clic droit sur la liste), sélectionnez la commande Tout sélectionner. Tous les éléments de la liste (même ceux qui n’apparaissent pas à l’écran) sont maintenant sélectionnés. • Dans la première colonne, cochez la première case . Inverser la sélection Si un ou plusieurs éléments sont sélectionnés et que vous choisissez cette commande, depuis le menu contextuel (clic droit sur la liste), tous les autres éléments seront sélectionnés sauf celui ou ceux d'origine. Bloquer une colonne Lorsque le nombre de colonnes d'une liste est important et que vous ne pouvez les visualiser qu'en défilant l’ascenseur horizontal, vous pouvez demander à ce que l'une des colonnes reste fixe. Pour cela, depuis le menu contextuel (clic droit sur le titre de la colonne), choisissez la commande Bloquer la colonne. Pour la débloquer, effectuez la manipulation inverse.  La colonne bloquée sera toujours placée en première position. La couleur de fond de son titre est plus clair que les autres. Les tris A partir du moment où une colonne est présente dans une liste, vous pouvez trier les éléments de la liste sur cette colonne. Pour cela : • double-cliquez sur le titre de la colonne, • ou, depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit sur le titre de la colonne), sélectionnez la commande Trier par 'nom de la colonne'. Une flèche s'affiche alors à droite du titre de la colonne triée. En double-cliquant à nouveau, vous modifiez l'ordre du tri (ascendant ou descendant).Les fenêtres et les listes 33 Filtrer une valeur courante Vous pouvez réaliser des extractions plus ou moins complexes sur les éléments affichés dans une liste. Cependant, vous pouvez réaliser très rapidement un filtre sur une valeur dans une ou plusieurs colonnes. Filtre sur une colonne Vous avez le choix entre réaliser un filtre qui est égal à la valeur ou bien différent de la valeur. 1. Cliquez sur une ligne au niveau de la colonne sur laquelle vous voulez réaliser un filtre. 2. Faites un clic-droit et choisissez l’une des commandes dont l’intitulé commence par Rechercher. Le résultat est immédiat. Exemple Dans cet exemple, nous demandons au logiciel de filtrer les éléments dont le type est Ville=PARIS. Filtre sur plusieurs colonnes 1. Cliquez sur le bouton . Une ligne s’affiche en dessous des titres des colonnes. 2. Cliquez sur le bouton et choisissez dans le menu déroulant la condition : =, ≠, contient, ne contient pas, commence par, ne commence pas par.  Les conditions proposées sont différentes entre une colonne contenant des valeurs numériques, du texte ou une valeur booléenne (vrai ou faux). 3. Dans la zone située à côté du bouton, saisissez un critère de filtre ou si l’une de ces icônes s’affichent, cliquez dessus pour choisir le critère. Le résultat est alors immédiat. 4. Procédez de la même façon sur les autres colonnes. Exemple Dans cet exemple, les filtres sont réalisés sur la liste des clients. Tous les clients qui utilisent le mode de paiement «virement» exceptés ceux appartenant à la famille «Distribution» sont extraits de la liste. 5. Pour annuler un filtre sur une colonne, cliquez sur la croix située en fin de zone. Et, la fermeture de la fenêtre annule tous les filtres. La ligne verte indique qu’au moins un filtre est activé.Les fenêtres et les listes 34 Personnalisation de la liste Nous allons voir maintenant les possibilités de personnalisation des listes. Pour fixer vos préférences : • cliquez sur l’icône et choisissez la commande PROPRIÉTÉS DE LA LISTE, • ou depuis le menu contextuel (clic droit sur la liste), choisissez la commande PROPRIÉTÉS DE LA LISTE. La fenêtre Propriétés de la liste s'affiche :  Suivant les listes, certaines fonctionnalités sont inactives (grisées). Options d'affichage Numéroter les lignes En activant cette option, chaque ligne sera numérotée. Gestion du glisser déposer Activer cette option vous permet d'effectuer un "glisser déposer" des lignes sélectionnées sur votre disque dur, sous forme d'un fichier texte. Couleurs listing Cette option permet d'alterner la couleur de fond de chacune des lignes de la liste. Numéroter les colonnes En activant cette option, chaque colonne sera numérotée. Afficher les totalisations Cette option permet d’afficher les totaux des montants. Les totalisations sont affichés en bas des colonnes. Colonne de sélection Cette option permet d’afficher la colonne qui permet de sélectionner les lignes par une coche. Affichage des images éventuelles Si vous affichez une image pour chaque enregistrement de la liste (photo d'article dans Ciel Gestion commerciale, photo de membres dans Ciel Associations, etc.), vous pouvez indiquer le mode d'affichage à utiliser.Les fenêtres et les listes 35 Affichage des textes longs éventuels Si vous souhaitez afficher des informations dont le contenu peut être long (commentaires, notes, etc.), vous pouvez indiquer le mode d'affichage à utiliser. Afficher les lignes horizontales et Afficher les lignes verticales Ces options permettent d'afficher ou non les traits horizontaux de séparation entre les lignes et les traits verticaux entre les colonnes. Colonnes affichées Pour choisir les données qui figureront dans la liste, depuis la fenêtre Propriétés de la liste, cliquez sur le bouton [Colonnes affichées]. La fenêtre Colonnes affichées s’ouvre : Vous retrouvez, sur la gauche, toutes les colonnes qui peuvent être affichées ; sur la droite, celles qui sont actuellement affichées dans la liste. • Utilisez les boutons au centre pour [Ajouter>>] ou [<. Il éditera les colonnes affichées dans la liste. L'état vous permet de visualiser, sous forme d'un tableau, l'ensemble des informations de chaque enregistrement. Vue par défaut Vues ajoutées La flèche donne accès aux commandes Renommer, Enregistrer, Supprimer. Ce bouton permet d’ajouter une vue. Le logiciel demande alors de la nommer.Les fenêtres et les listes 37 Les autres états sont plus puissants et font en général appel à des filtres, des tris et des ruptures. • L'option Voir les commentaires ajoute à la fenêtre une zone permettant de visualiser le commentaire de l'état. • L’option Voir la vignette permet de visualiser l’état à droite de la fenêtre. • L'option La sélection seulement indique au logiciel si seuls les éléments sélectionnés doivent être pris en compte lors de l'édition, ou bien l'ensemble des éléments de la liste. A titre d'information, le nombre d'éléments sélectionnés est indiqué à la suite de cette option. Autres options La bouton situé dans la barre au-dessus des éléments d’une liste, donne accès à un menu regroupant diverses fonctionnalités. Exemple Voici un exemple des options que vous pouvez y trouver. Graphique Cette commande permet de visualiser des graphiques utilisant les informations sélectionnées dans la liste. Exporter Cette commande permet d’exporter les informations sélectionnées dans la liste, sous forme d'un fichier texte sur votre disque dur. Tris La commande Tris permet de changer l’ordre d’affichage des éléments. En activant cette commande, la fenêtre Tri s’affiche. A l’aide de l’icône , vous choisissez la rubrique sur laquelle sera basé le tri, par exemple selon la Date. Dans certaines fenêtres, les rubriques de tri sont proposées directement dans le menu déroulant. Exemple Cochez l’ordre de tri de votre choix. La commande AUTRE permet d’accéder à la fenêtre Tri. Police + grande Police - grande Cette commande permet d’agrandir la taille du texte de la fenêtre en cours d’utilisation. A l’inverse, la commande Police - grande diminue la taille du texte.  Pour modifier la taille de la police dans toutes les fenêtres des applications, vous devez paramétrer la taille dans les préférences Environnement. Voir L’onglet Polices, page 72. Redimensionner toutes les colonnes Cette commande permet d’adapter la largeur des colonnes à leur contenu. Toutes les colonnes sont redimensionnées en une seule fois.Les fenêtres et les listes 38 Les règles Disponible uniquement en version Evolution et Quantum Les règles permettent de personnaliser les listes de votre dossier et ainsi d’ajouter des alertes, d’affecter des valeurs par défaut ou encore de remplir certaines rubriques.  Les règles ne remplacent pas les vérifications par défaut. Le logiciel effectue toujours ses contrôles et, en second lieu, applique vos règles. Exemple Tous vos clients sont des grossistes. En créant une règle sur la rubrique Famille clients, lorsque vous saisirez une fiche client, la famille sera automatiquement renseignée par Grossiste. Accéder à la liste des règles Afin d’accéder à la liste des règles, vous devez ajouter vous-même une tâche dans la barre de navigation ou dans une barre d’actions. Dans Ciel Gestion Intégrale, vous avez la possibilité d’accéder à la liste des règles par le menu DOSSIER - commande OPTIONS. Ajouter la tâche «Liste des règles»  Vous pouvez auparavant créer un groupe (clic droit - AJOUTER UN GROUPE) dans la barre de navigation et le nommez distinctement, par exemple «Mes règles». 1. Faites un clic-droit dans un groupe de la barre de navigation et cliquez sur la commande AJOUTER UNE TÂCHE, ou faites un clic-droit dans la barre d’actions et sélectionnez Modifier la barre d’actions. 2. Ajoutez la tâche Liste des règles et cliquez sur le bouton [OK]. Exemples dans la barre de navigation et dans la barre d’actions de l’Accueil. Pour plus de détails sur les tâches, reportez-vous au paragraphe ”Ajouter une tâche,” page 9. Ouvrir la liste des règles 1. Dans la barre de navigation ou d’actions, cliquez sur le lien Liste des règles. Vous obtenez la fenêtre de gestion des règles : Dans la zone Famille, le menu déroulant propose les listes dans lesquelles des règles peuvent être appliquées. Ces listes varient en fonction de votre logiciel. 2. Sélectionnez la famille pour laquelle vous allez créer, modifier ou supprimer une règle.Les fenêtres et les listes 39 Créer une règle 1. Dans la liste des règles, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche. Une règle se définit par un déclenchement, une action à effectuer et éventuellement une condition d’exécution. Déclenchement Afin qu’une règle puisse être appliquée, vous devez définir ce que le logiciel doit faire (vérifier, remplir, exécuter un script) et à quel moment. 2. Choisissez dans la liste déroulante l’une des options suivantes : • Vérification : le logiciel contrôle les valeurs d’une rubrique. • Avant enregistrement : le logiciel remplit automatiquement une rubrique. • Valeurs par défaut : le logiciel attribue à une rubrique une valeur par défaut. • Après enregistrement : le logiciel exécute un script. 3. En-dessous de la liste déroulante, définissez quand le déclenchement de la règle aura lieu. Les options proposées varient en fonction du type de déclenchement. Condition Vous pouvez éventuellement déterminer une condition. Ainsi, la règle sera valable uniquement si la rubrique répond à cette condition. 4. Dans la zone Condition d’exécution de la règle, vous choisissez la condition qui déclenchera la réalisation de la règle. Pour cela, cliquez sur le bouton [Modifier la condition globale]. 5. Cliquez sur l’icône pour choisir la rubrique à vérifier. 6. Sélectionnez dans le menu déroulant une condition puis saisissez la valeur. 7. Cliquez sur le bouton [OK].Les fenêtres et les listes 40 Actions à effectuer Dans cette partie, vous définissez l’action que le logiciel exécutera lorsqu’il détectera qu’une rubrique répond à la règle. Les actions proposées dépendent du type de déclenchement choisi : • Vérification : vous choisissez le type de message d’avertissement que le logiciel affichera. • Affectation d’une valeur (règles du type avant enregistrement, valeurs par défaut) : vous définissez la valeur que le logiciel affectera à une rubrique. • Exécution d’un script (règle du type Après enregistrement) : vous définissez le script que le logiciel exé- cutera. 8. Dans tous les cas, cliquez sur le bouton [Créer] pour ajouter et définir une action. Vérification Après avoir cliqué sur le bouton [Créer], la fenêtre suivante s’affiche. 1. Choisissez le type de message que vous voulez afficher. • Générer une erreur : un message d’erreur s’affichera et l’enregistrement ne s’effectuera pas. • Générer une alerte : un message d’alerte s’affichera et il sera possible de continuer ou d’annuler l’enregistrement. • Générer une note : un message sous la forme d’une note s’affichera et vos données seront systématiquement enregistrées. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le texte qui figurera sur le message et cliquez sur le bouton [OK]. Affectation d’une valeur  Les déclenchements de type Valeurs par défaut et Avant enregistrement permettent de remplir une rubrique. 1. Après avoir cliqué sur le bouton [Créer], sélectionnez la rubrique sur laquelle le logiciel affectera une valeur. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre suivante s’affiche.Les fenêtres et les listes 41 3. Le nom de la rubrique sélectionnée précédemment s’affiche dans la zone Rubrique à modifier. Vous pouvez toujours la changer. Pour cela, cliquez sur l’icône . 4. Cochez le traitement à appliquer sur la rubrique : • Remplir avec la valeur : dans ce cas, saisissez la valeur qui sera attribuée ou bien si la rubrique sélectionnée propose des valeurs prédéfinies, cliquez sur l’icône d’appel de liste et sélectionnez-la. • Effacer : dans ce cas, le logiciel efface l’information contenue dans la rubrique. • Remplir avec la formule : dans l’éditeur de script qui s’affiche automatiquement lorsque vous cochez cette option, définissez une formule à appliquer à la rubrique. • Passer en MAJUSCULES, Passer en minuscules : la rubrique sera automatiquement écrite soit en majuscules, soit en minuscules. • Passer en Titre : la rubrique sélectionnée commencera par une majuscule. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Pour plus de détails sur la définition d’une formule, reportez-vous au paragraphe ”Les scripts formules,” page 135. Exécuter un script 1. Après avoir cliqué sur le bouton [Créer], sélectionnez, dans la fenêtre qui s’affiche, la ligne Exécuter un script. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre de l’éditeur de script s’affiche. Pour plus de détails sur la création d’un script, reportez-vous au paragraphe ”L’éditeur de scripts,” page 133. Exemple Vous modifiez le numéro de téléphone d’un client et vous voulez le transmettre à son représentant par email. Avec le script, vous pouvez paramétrer l’activation de l’envoi d’un e-mail après la modification du numéro de téléphone dans une fiche client. 3. Une fois que vous avez fini la définition de l’action, cliquez sur le bouton [OK]. Fin de la création d’une règle Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous pouvez saisir un commentaire, par exemple la description et l’utilité de la règle. Celui-ci sera visible depuis la liste des règles dans la colonne Commentaire. 1. Si toutefois vous voulez que la règle soit temporairement inactive, cochez l’option Règle désactivée. Vous pourrez à tout moment la réactiver. Voir Activer/désactiver une règle, page 42. 2. Une fois que vous avez fini de définir la règle, cliquez sur le bouton [OK]. 3. Nommez la règle et cliquez sur le bouton [OK].Les fenêtres et les listes 42 Modifier une règle  Dans la liste des règles - bouton [Modifier]. 1. Dans le menu déroulant Famille, sélectionnez le type de liste. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une règle  Dans la liste des règles - bouton [Supprimer]. 1. Dans le menu déroulant Famille, sélectionnez le type de liste. 2. Choisissez la règle à effacer et cliquez sur le bouton . 3. Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton [Oui]. Passer en interne / en externe  Dans la Liste des règles - clic-droit. Par défaut, une règle est créée en interne, c’est-à-dire que la règle est uniquement disponible et applicable dans le dossier en cours. Cependant une règle peut être commune à tous vos dossiers Ciel. Dans ce cas, la règle doit être définie en externe. 1. Sélectionnez une règle que vous voulez passer en externe ou interne. 2. Faites un clic-droit et selon votre choix, choisissez la fonction Passer en externe ou Passer en interne. Activer/désactiver une règle  Dans la Liste des règles - clic-droit. Vous pouvez désactiver une règle à tout moment. Ainsi, sans avoir à la supprimer, celle-ci ne sera pas prise en compte et vous pourrez toujours la réutiliser lorsque vos besoins le nécessiteront. 1. Sélectionnez la règle à activer ou désactiver. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande ACTIVER LA SÉLECTION ou DÉSACTIVER LA SÉLECTION. La colonne Activé vous indique le changement de statut par l’affichage ou non d’une coche. Gestion avancée  Dans la Liste des règles - clic-droit. La gestion avancée permet d’ importer ou d’exporter des règles pour, par exemple, les récupérer sur un autre ordinateur. A partir du menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous pouvez également vérifier les règles, les mettre à jour ou encore restaurer les règles défauts, à savoir celles qui sont livrées en standard dans votre logiciel.Les fenêtres et les listes 43 Importer une règle 1. Cliquez sur le bouton et choisissez la commande IMPORTER. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le fichier (.sgeda) à l’emplacement où vous l’avez stocké. 3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Si toutefois le fichier que vous importez a le même nom qu’une règle existante, un message s’affiche et vous propose de : • Remplacer la règle existante : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Remplacer]. • Renommer la règle que vous importez : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Créer] et dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez un nouveau nom puis cliquez sur le bouton [OK]. • Ignorer : dans ce cas, la règle n’est pas importée. Exporter une règle 1. Sélectionnez dans la liste la règle à exporter. 2. Cliquez sur le bouton et choisissez la commande EXPORTER. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, allez à l’emplacement où vous voulez stocker le fichier. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].Les fenêtres et les listes 44 Les regroupements Afin de faciliter vos recherches dans certaines listes, vous pouvez les afficher par regroupements. Constituer des regroupements Le regroupement s’établit à partir des différentes colonnes affichées dans une liste. Pour mieux répondre à vos besoins, il est toujours possible d’afficher davantage de colonnes dans une liste à l’aide d’un clic-droit, commande PROPRIÉTÉS DE LA LISTE, bouton [Colonnes affichées]. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe ”Colonnes affichées,” page 35. Regroupement simple 1. Dans la liste, positionnez votre souris sur une colonne. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande REGROUPEMENT SUR «...», par exemple, la commande Regroupement sur «Famille clients». Les éléments de la liste sont alors regroupés. Exemple Regroupement à plusieurs niveaux Dans un regroupement, vous pouvez en ajouter d’autres. Pour cela, vous devez dans un premier temps afficher la zone de regroupement puis intégrer de nouveaux groupements. 1. Cliquez sur le bouton .La zone de regroupement s’affiche. Par exemple, votre liste de clients est regroupée par famille et vous voulez que les clients soient classés à un deuxième niveau, par mode de paiement. 2. Cliquez sur la colonne faisant l’objet du regroupement. 3. Glissez la colonne dans la zone de regroupement et relâchez le curseur de votre souris. Vous pouvez constituer 4 niveaux de regroupement maximum. 4. Répétez l’opération autant de fois que nécessaire. Attention ! Le regroupement n’est pas disponible dans toutes les listes. Une action sur un regroupement s’applique à tous les éléments de celui-ci. Par exemple, si vous supprimez un regroupement, tous ses éléments seront effacés.Les fenêtres et les listes 45 Présentation de la zone de regroupement  Vous accédez à cette zone en cliquant sur le bouton . Positionner les regroupements Les regroupements peuvent être déplacés à tout moment. Vous pouvez soit modifier la position du regroupement soit remplacer un regroupement par un autre. Déplacement Pour cela, cliquez sur un regroupement et glissez-le à l’emplacement souhaité. Des petites flèches rouges vous indique le déplacement. Exemple