La fenêtre Liste des TPF (taxe para fiscales) présente la liste de tous les codes TPF
existants.
Exemple
La taxe agro-alimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de
base, huiles usagées), etc.Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA.
Créer un taux de TPF
1. Cliquez sur le bouton [Créer...] (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
La fenêtre Nouvelle TPF s’affiche.
Cette fenêtre est composée de quatre zones, nécessaires à l'enregistrement d'un taux de
TPF pour la gestion de vos pièces commerciales.
2. Saisissez d'abord le Code : c'est une zone alphanumérique obligatoire.
3. Indiquez le Taux de TPF auquel ce code va être rattaché.
4. Précisez ensuite le Compte de T.P.F collectée ainsi que le Compte de T.P.F déductible.
Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité.
5. Enregistrez le taux de TPF en cliquant sur le bouton [Ok].
Attention !
Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans
les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet
Options).
Le taux de TPF indiqué en
première ligne dans la liste
est le taux utilisé par défaut.117
Menu Listes
Codes analytiques
Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES
-
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes
analytiques. Ces codes analytiques seront ensuite utilisés dans la saisie des écritures.
Vous pouvez affecter les codes analytiques directement à une fiche client, fournisseur,
article et famille d’articles, ainsi qu’à chaque compte. Ainsi, lors des saisies, l’application
reprendra le code analytique correspondant.
Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes
budgétaires ou uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option
correspondante.
Créer un code analytique
1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche.118
Menu Listes
2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé.
3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet
Répartition est alors visible.
4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget
est alors visible.
Onglet Répartition
Une comptabilité analytique doit permettre d'analyser vos coûts. Cette analyse peut être
réalisée par fonction économique, par moyen d'exploitation, par responsabilité, par
activité d'exploitation d'où la nécessité des répartitions. Pour réaliser une répartition,
vous devez créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition. Vous pouvez
définir jusqu'à trois niveaux de répartition, le premier niveau étant le code analytique en
cours de création.
Exemple
Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements :
commercial, service après-vente, administration. La répartition peut être la suivante :
• 20% à l'administration,
• 35% au service après-vente,
• 45% au service commercial.
Pour répartir les charges entre ces 3 départements, vous devez au préalable créer un
code analytique pour chaque département. Pour l'exemple, les codes sont ADM
(Administration), AP (Après-vente), COM (Commercial). Ces codes sont alors au niveau 2
de la répartition.
Ensuite, le pourcentage du budget attribué au département Administration est réparti
entre le service Paye et le service Comptabilité. Les codes analytiques de ces services sont
également à créer ; par exemple Paye, Compta ; et constitueront le niveau 3 de la
répartition.
Établir une répartition (niveau 2)
1. Cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le code analytique à intégrer dans la répartition. Si ce code n'existe pas, cliquez sur le bouton [Créer].
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Les codes analytiques que vous ajoutez sont de niveau 2 dans la répartition, ce qui est
indiqué dans la colonne Niveau.
4. Indiquez le pourcentage de répartition dans la colonne correspondante.
5. Si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie, cochez la case Modifier
les Mt en saisie.
6. Faites de même pour tous les autres codes analytiques. Le total doit être égal à 100%.119
Menu Listes
Établir une sous-répartition (niveau 3)
Vous pouvez répartir le budget à un 3ème niveau, c'est-à-dire faire une sous-répartition.
1. Sélectionnez le code analytique de niveau 2 et cliquez sur le bouton .
2. Choisissez le code analytique de la répartition de niveau 3 et cliquez sur [OK].
3. Indiquez le pourcentage de répartition dans la colonne correspondante.
4. Si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie, cochez la case Modifier
les Mt en saisie.
5. Faites de même pour les autres codes analytiques de niveau 3.
Le total de la sous-répartition doit être égal à 100%.
Contrôler le total des répartitions
Les répartitions devant être égales à 100%, vous pouvez contrôler vos totaux sans avoir à
les calculer par vous-même.
• Cliquez sur le bouton . Un message vous informe si la répartition est égale
à 100% ou non.
Si ça n'est pas le cas, le niveau où la répartition n'est pas équilibrée vous est indiqué.
Équilibrer les répartitions
Si une répartition n'est pas égale à 100%, vous pouvez recalculer le pourcentage d'un
code analytique sans avoir à saisir sa valeur par vous-même.
1. Sélectionnez le code analytique pour lequel le pourcentage de répartition est inexact.
2. Cliquez sur le bouton . Le pourcentage a changé automatiquement et la
répartition est égale à 100%.
Onglet Budget
Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1.
Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche ou .
• Pour afficher les budgets de la période N-1, cochez la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier.
Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du
montant budgété.
• Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés,
cochez la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé dans les pré-
férences comptables du dossier.
Les préférences comptables sont accessibles depuis le menu DOSSIER - commandes
OPTIONS - PRÉFÉRENCES - dossier Comptabilité - groupe Analytique.120
Menu Listes
Onglet Cumuls
Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures
associées au code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le
mois.
• Pour afficher les cumuls de la période N-1, cochez la case Afficher les cumuls et budgets
de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier.
Onglet Soldes validés
Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre
brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement.
Onglet Graphique
La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période
correspondant à l’exercice N et N + 1.
Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées.
• Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [Ok] situé au bas de
la fenêtre.
Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’un code et d’en recréer un
autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau code analytique reste active.
Modifier un code analytique
1. Pour modifier un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un code analytique
Pour supprimer un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le
bouton . 121
Menu Listes
Les devises
Menu LISTES - commande DEVISES
-
Cette commande est uniquement disponible si vous avez coché l’option Gestion de
multi-devises dans les paramètres comptables du dossier (menu DOSSIER - commande
PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ - onglet Devises).
La commande DEVISES du menu LISTES regroupe les devises que vous créez.
Elle permet de créer, modifier ou supprimer une devise, modifier les taux, consulter
l'évolution des taux sous forme de graphique et convertir rapidement le montant d'une
devise en euro.
Créer une devise
1. Cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la devise à créer puis cliquez sur [Ok].
La fenêtre Nouvelle devise s'affiche.
3. Le libellé de la devise est proposé par défaut selon le code choisi précédemment. Modifiez-le si nécessaire.
4. Précisez le nombre de décimales autorisées.
5. Définissez la date à laquelle le taux saisi a été fixé.
Par la suite, aucun taux ne pourra être défini à une date antérieure à la date saisie lors
de la création de la devise.
6. Saisissez le dernier Taux connu de la devise.
7. Validez la création de la devise en cliquant sur [Ok].
Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’une devise et d’en recréer
une autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouvelle devise reste active.122
Menu Listes
Supprimer une devise
La devise définie par défaut dans les paramètres comptables de la société ne peut être
supprimée.
1. Sélectionnez la devise dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. Cliquez alors sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression.123
Menu Listes
Infos perso
Menu LISTES - commande INFOS PERSO
Cette commande permet de créer, modifier des informations personnelles. Ces
informations vous permettent de personnaliser les fenêtres de saisie (société,
fournisseurs, clients, articles, pièces clients etc.) en y ajoutant les rubriques de votre
choix.
Ces informations apparaîtront dans les fenêtres de saisie dans un onglet intitulé Infos
Perso. et dans les états paramétrables.
Créer une rubrique
1. Sélectionnez dans la liste des Fichiers personnalisables la ligne de votre choix puis cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL -
commande CRÉER).
3. Dans la fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur, indiquez le nom de la rubrique.
4. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur l’icone de sélection .
5. S'il s'agit d'un type Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés.
6. Validez la création de la rubrique en cliquant sur [OK].124
Menu Listes
Infos perso. dans les comptes
Menu LISTES - commande INFOS PERSO.
Les Infos perso. sont des rubriques personnalisées. En plus des Infos perso. associées
aux lignes d’écritures, vous pouvez maintenant en créer dans les comptes.
Une fois que vous avez créé vos rubriques personnalisées associées aux comptes, vous
pouvez les compléter dans les fiches des comptes au niveau de l’onglet Infos Perso. 125
Menu Listes
Autres listes
Menu LISTES - commande AUTRES LISTES
Dans votre logiciel, les Familles Clients, les Familles Fournisseurs, les Titres, les Fonctions,
etc. sont des listes. Une liste correspond à l’enregistrement de divers éléments, identifiés
principalement par des codes.
1. Double-cliquez sur le liste que vous souhaitez ouvrir pour accéder à son contenu.
Créer un nouvel élément
1. Dans la fenêtre Liste, cliquez sur le bouton [Créer] (ou menu CONTEXTUEL - commande
CRÉER).
2. Dans la fenêtre Création d'un nouvel élément, saisissez le nom du nouvel élément.
3. Validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’un nouvel élément Liste et
d’en recréer un autre immédiatement.
Modifier un élément d’une liste
1. Pour modifier une élément existant d’une liste, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Modifier] (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).
2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok].
Supprimer un élément d’une liste
1. Pour supprimer un élément d’une liste, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton
[Supprimer].
2. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui].Top Facture
Pièces clients
Ventes, Achats
Articles, Familles articles
Remises / Promotions
Gammes, Critères de gamme
Dépôts, Mouvements de stock
Ordres de production
Eco-participations
e-Commerce
Menu Gestion127
Menu Gestion
Vue d’ensemble
Vous pouvez saisir à partir du menu GESTION de l’application les pièces commerciales
clients et fournisseurs, créer vos articles, familles d’articles et tarifs, gérer vos dépôts,
mouvements de stock et ordre de production, créer un site internet marchand.
L’Intégrale de gestion Ciel Quantum vous permet de saisir une pièce commerciale en
utilisant :
• la saisie standard. Voir Créer une pièce commerciale : saisie document, page 129.
• la saisie document. Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 132.
Avant de commencer la saisie proprement dite, définissez vos besoins en matière de
modèles de pièces commerciales. Vous pouvez concevoir entièrement le dessin de vos
pièces à l'aide de la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES accessible par le menu DOSSIER
commande OPTIONS. Voir États paramétrables, page 40.
Le dessin des pièces commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner
votre gestion commerciale, vous pouvez très bien utiliser les modèles existants par
défaut dans le logiciel.
Attention
Les pièces commerciales d’Achats (COMMANDES, BONS DE RÉCEPTION, FACTURES, AVOIRS,
RÈGLEMENTS) sont gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes : seule
la dénomination de certaines zones diffère.
Des renvois vous permettront d’obtenir plus d’informations sur la saisie et les
traitements des pièces commerciales.128
Menu Gestion
Top Facture
Menu GESTION - commande TOP FACTURE
Cet assistant vous aide à créer ou à transférer vos pièces commerciales.
1. Choisissez l'opération à effectuer :
• créer une pièce commerciale,
• transférer une (ou plusieurs) pièce(s) commerciale(s) existante(s) en une autre.
2. Cliquez sur le bouton [Ok].
Créer une pièce commerciale
Si dans les préférences de saisie des pièces commerciales, vous avez souhaité que le
logiciel vous propose de choisir le mode de saisie, un message s'affiche. Vous devez
donc opter pour une saisie Standard ou une saisie Document.
• Saisie Standard : vous saisirez la pièce commerciale dans la fenêtre habituelle.
• Saisie Document : vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée.
Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir,
enregistrer une commande, etc. rapidement.
Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce
commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle
que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).
3. Si vous souhaitez ne plus afficher cette fenêtre, cochez la case Ne plus demander.
Le dernier mode de saisie sélectionné sera appliqué par défaut.
4. Cliquez sur [Continuer].
5. Sélectionnez la pièce commerciale à créer (devis, commande, facture, bon de livraison)
puis cliquez sur le bouton [Créer].
6. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche le client pour lequel vous créez la pièce. Cliquez
sur le bouton [Ok].
7. Sélectionnez dans la liste des articles, le ou les article(s) à prendre en compte.
8. Cliquez sur le bouton [Ok].
9. La fenêtre de saisie de la pièce commerciale s'affiche. Renseignez toutes les zones
nécessaires puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 132.129
Menu Gestion
Créer une pièce commerciale : saisie document
Uniquement pour les pièces de vente
Si vous avez opté pour une saisie Document, la fenêtre suivante s’affiche.
Extrait d’un devis
Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce
commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle
que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).
Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en «saisie standard». Pour cela,
activez la commande convertir en mode standard accessible depuis le menu
CONTEXTUEL (clic-droit) de la liste des pièces clients. Voir Pièces clients, page 131.
Dans la partie inférieure de la fenêtre de Saisie document, vous retrouvez les boutons et
icones suivants :
Options
Les options de la barre d’actions vous permettent d’activer des commandes
supplémentaires qui varient selon le type de pièce que vous créez. Exemple d’un devis :
Pour des informations détaillées sur la saisie document, reportez-vous à l’aide intégrée
- Rubrique Saisie Document.
Une fois votre pièce commerciale enregistrée, plusieurs actions sont possibles si vous
avez paramétré l’affichage de la fenêtre ci-dessous dans les préférences de saisie (menu
DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe gestion).
Saisissez les informations
directement dans la pièce
commerciale concernée.
Les zones dans lesquelles
vous pouvez saisir des
données sont matérialisées par l'icone «Crayon».130
Menu Gestion
Vous pouvez lancer une ou plusieurs de ces opérations.
1. Sélectionnez la ou les opération(s) à effectuer puis validez par [Ok].
2. Vous pouvez effectuer ces opérations ultérieurement. Dans ce cas, cliquez sur [Plus
tard].
• Valider la pièce,
• Régler la pièce,
• Imprimer la pièce,
• Envoyer la pièce par e-mail,
• Visualiser la pièce (aperçu).
Pour Ne plus afficher cette fenêtre, cochez l'option correspondante.
Pour des informations détaillées sur les préférences de saisie, reportez-vous au
chapitre Les Préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis le menu
AIDE.
Transférer une pièce commerciale
1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche la ou les pièce(s) commerciale(s) à transférer.
Pour sélectionner plusieurs pièces vous devez maintenir la touche de votre
clavier enfoncée.
2. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher (toutes les pièces, uniquement les
devis, les commandes, les factures, les bons de livraison, etc.). Cliquez sur [Ok] pour
valider.
3. Sélectionnez la pièce de destination.
4. Si vous transférez plusieurs pièces en une autre (exemple transfert de plusieurs devis
en facture), cochez l'option Transfert groupé puis validez en cliquant sur le bouton
[Ok].
Un transfert groupé vous permet de transférer plusieurs pièces en même temps. Ce
transfert générera une seule pièce qui regroupera toutes les pièces transférées.
5. Une fenêtre de confirmation s'affiche. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la
pièce transférée ou IMPRIMER, VALIDER ou RÉGLER la nouvelle pièce créée. Cliquez sur le
bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. Voir Transférer une pièce
commerciale : généralités, page 144.131
Menu Gestion
Pièces clients
Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS
Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales de vente qui ont été saisies.
Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement par
exemple).
Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces.
Vous pouvez à partir de la liste des pièces clients, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce
commerciale (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs).
De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou
le TRANSFERT en une autre pièce.132
Menu Gestion
Les options d’affichage
Ces options sont accessibles par le bouton .
Afficher le détail
Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce
commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type
d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.)
Afficher l’aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce sélectionnée
dans la liste.
1. Sélectionnez dans la liste la pièce que vous voulez voir en aperçu.
2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche
à droite de la liste.
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Affiner la sélection
Cette fonction permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage.
Lorsque vous cliquez sur la fonction Affiner la sélection, une zone supplémentaire
s'affiche.
Vous pouvez afficher les pièces :
• de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de
l’icône d’appel de liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précédent et le client suivant,
• en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au,
• en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le
menu déroulant.
Créer une pièce commerciale : saisie standard
Menu GESTION - sélectionner la commande correspondant à la pièce commerciale à
créer puis cliquez sur le bouton .
• Si vous cliquez directement sur le bouton [Créer], un assistant vous aide à créer votre
pièce commerciale.
• Si vous activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton
[Créer], vous pouvez sélectionner la pièce commerciale à créer.133
Menu Gestion
A partir de la liste de la pièce commerciale client ou fournisseur, cliquez sur le bouton
[Créer].
La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la
création de la pièce commerciale.
Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant le cliquer-glisser.
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale
Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez
la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée,
glissez-les dans la pièce voulue (devis, facture, commande...).
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la Liste des Pièces (devis, factures...)
Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client
pour lequel vous établissez la pièce.
L'entête de la pièce commerciale
Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client ou fournisseur et
Mode de paiement.
Informations pièce
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce
commerciale (commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le
menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces.
1. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement.
Indiquez la Date de la pièce commerciale (date de travail).
La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les
paramètres de facturation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES). Dans le cas
contraire, un message vous en informe.
Informations client ou fournisseur
2. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le code client ou fournisseur pour lequel
vous établissez la pièce.
Le nom de la société est rappelé.
3. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception, si vous devez
faire parvenir au client un accusé de réception par email.
Attention !
Le principe de création d'une pièce commerciale (vente ou achat) de type commande est
quasi similaire à celui d’un devis, d'une facture, d'un avoir, d'un bon de livraison ou encore
d'un bon de réception.
De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres.
Attention !
Le code client est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce
commerciale si cette zone n'est pas renseignée.134
Menu Gestion
4. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions
à attribuer.
5. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale.
6. Saisissez éventuellement une Remarque.
Mode de paiement
Le mode de règlement mémorisé au niveau de la fiche client ou fournisseur s'affiche
automatiquement.
7. Vous pouvez le modifier. Pour cela, activez la liste des modes de règlements existants
en cliquant sur le bouton Liste .
La zone Date Echéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la
date de la pièce et du mode de règlement.
L'onglet Lignes
Dans la plupart des fenêtres du menu GESTION, vous trouvez les boutons suivants :
ajouter une ligne de saisie
insérer une nouvelle ligne de saisie
copier à l'identique la ligne d'un article déjà enregistré
supprimer une ligne de saisie
insérer un commentaire
effectuer des traitements sur le sous-total : insertion d'une ligne de
sous-total, choix des colonnes à prendre en compte dans le
sous-total.
effectuer certains traitements (visualiser l'article correspondant à
la pièce commerciale en cours, modifier le taux de TVA ou le taux
de TPF).135
Menu Gestion
1. Dans la zone Article, sélectionnez le code de l'article en cliquant sur le bouton .
Vous pouvez également sélectionner une gamme d’articles en cliquant sur . La
fenêtre de sélection d’une gamme s’affiche. Cliquez sur la ligne de la gamme souhaitée. Le détail de la gamme s’affiche ; cliquez sur le bouton pour afficher les articles
de la gamme. Vous pouvez modifier le prix et la quantité en double cliquant sur les
cases. Cliquez sur la ligne pour sélectionner la gamme et cliquez sur [OK].
Le libellé saisi lors de la création de l'article s'affiche dans la zone Description.
Vous pouvez le modifier.
2. Indiquez la Quantité de l'article commandé.
Vous pouvez saisir une facture négative. Pour cela, vous devez préciser une quantité
négative.
Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans
la fiche article. Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez
sélectionné l'option Fixer le Prix de vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif).
Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez
coché l'option Fixer le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif).
Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de
saisie. Vous pouvez modifier ces codes.
Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué
à l'article et entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC.
Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de
remise est dans ce cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité
lorsque vous voulez, par exemple, arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont
accessibles en fonction du mode de calcul que vous avez sélectionné dans la fiche article
(onglet Prix/Tarif) :
• Fixer le prix de vente HT,
• Fixer le coefficient de marge,
• Fixer le prix de vente TTC.
Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC.
3. Si l'article est géré par n° de série/lot, cliquez sur le bouton pour saisir les numé-
ros de sortie ou d’entrée de stock. Voir Saisir les numéros de série/lot, page 244.
4. Dans la zone Réf. Fournisseur, vous pouvez sélectionner un article par sa référence
fournisseur. Cette référence doit être auparavant saisie dans la fiche de l’article au
niveau de l’onglet Fournisseur, dans la zone Référence.
effectuer certains traitements (consulter la fiche du client, du
fournisseur, du représentant, valider la pièce commerciale en
cours, etc.)136
Menu Gestion
Si cette colonne n’est pas affichée, faites un clic-droit, choisissez ROPRIÉTÉS DE LA LISTE
puis cliquez sur le bouton [Colonnes affichées] enfin ajoutez RÉFÉRENCE FOURNISSEUR.
L'onglet Pied
Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale.
Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones.
La remise globale, remise accordée au client ou fournisseur, diffère du taux de remise
attribué ponctuellement par article ; mais ces deux remises sont cumulables.
Le taux paramétré par défaut dans la fiche client ou fournisseur s'affiche. Vous pouvez
modifier le Taux mais aussi le Montant.
1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé.
L’escompte correspond à l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement
immédiat.
Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans votre pièce commerciale
client, le Montant TTC de l'éco-participation s'affiche à titre informatif.
La zone Eco-participation est uniquement visible dans les pièces commerciales de
ventes (client).
Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Eco-participation à partir de
la barre d’actions - boutons ou .
2. Intégrale de gestion Ciel Quantum vous permet de facturer la pièce commerciale
directement en TTC.
Pour cela cochez l'option Facturer en TTC.
3. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes.
Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les
paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options -
TVA sur port soumis).
4. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû.
Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone
Total HT + Port.
Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés.
5. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des
articles.
6. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce. La zone Réglé
Attention !
L’option Facturer en TTC n’est pas disponible dans les pièces commerciales d’achat
(fournisseur).137
Menu Gestion
affiche le total des règlements perçus pour la pièce. Cliquez sur le bouton Liste
pour consulter le détail des acomptes ou des règlements.
7. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en
cours, a été accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut.
Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont
automatiquement renseignées en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la
pièce commerciale client ou fournisseur.
L'onglet Infos tiers
1. Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.).
2. Le nom de la société s'affiche automatiquement. L'adresse saisie dans la fiche client
ou la fiche fournisseur est indiquée. Modifiez-la si besoin.
Le montant du crédit disponible est rappelé.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation du client ou fournisseur
sur une carte via Internet.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire
de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur) via internet.138
Menu Gestion
Contact
3. Sélectionnez si nécessaire le contact de votre client ou fournisseur dans la liste déroulante. Pour cela, vous devez auparavant renseigner les contacts dans les fiches de vos
clients ou fournisseurs.
Copier l'adresse
4. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur les boutons ou
.
Ils vous permettent de copier respectivement l'adresse de facturation ou de livraison
renseigné dans la fiche du client.
5. Cliquez sur le bouton si vous souhaitez sélectionner une autre adresse.
Cette adresse sera indiquée dans l'entête de la pièce commerciale.
Nature
Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA.
1. Sélectionnez l'option Local pour les clients ou fournisseurs se trouvant dans le même
pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés
comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles.
La case CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté
Européenne.
2. Indiquez dans ce cas le numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une
commercialisation avec la CEE.
La case Hors CEE est utilisée pour l'exportation dans un pays à l'étranger, hors CEE.
La Suspension de taxe s'utilise pour les clients ou fournisseurs non assujettis à la TVA.
Vous pouvez changer dans une pièce commerciale la nature du client ou fournisseur
notamment pour le mode Suspension de taxe.
3. Cochez la case Assujetti à TPF si votre client ou fournisseur est assujetti à TPF.
4. Si vous avez affecté un code tarif au client (fiche ARTICLE - onglet complément), ce code
s'affiche automatiquement dans la zone Tarif. Dans le cas contraire, vous pouvez lui
affecter un tarif en sélectionnant un code tarif dans la liste déroulante.
L'onglet Echéances
Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.)
vous devez cocher la case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale - Onglet
Echéances.
Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce
commerciale.
• Pour ajouter manuellement une échéance, cliquez sur le bouton .
• Pour générer une ou plusieurs échéances automatiquement, cliquez sur
.139
Menu Gestion
Ajouter manuellement une échéance
1. Pour ajouter une échéance, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une nouvelle ligne est
insérée à la liste.
2. Saisissez dans chaque colonne les informations suivantes :
• mode de règlement,
• montant du règlement,
• montant de l'échéance, libellé,
• dernier règlement effectué pour cette échéance,
• date du dernier règlement.
Vous pouvez spécifier des montants d'échéances différents.
3. Validez le traitement en cliquant sur le bouton [Ok].
Générer une ou plusieurs échéances automatiquement
1. Pour générer une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton [Générer échéances].
2. Indiquez les informations nécessaires :
• le nombre d'échéances
• le mode de règlement
• la date initiale de l'échéance (date de base).
Le libellé s'affiche automatiquement dans la zone Echéances.
Le bouton [Modifier] vous permet de modifier votre date d'échéance et le bouton [Détails]
affiche le détail (date, montant, etc.) des échéances.
3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.140
Menu Gestion
Modifier la date d’échéance
1. Cliquez sur le bouton [Modifier] de la fenêtre Génération des échéances.
2. Pour les paiements à échéance, vous devez préciser le nombre de jours ou l'échéance.
Cochez l'une des options proposées :
• A réception
• A 30, 60 ou 90 jours fin de mois.
3. Précisez le nombre de jours net puis cochez la case Fin de mois si le paiement est effectué à la fin du mois.
4. Vous pouvez aussi avoir le cas des échéances à x jours fin de mois le 10, le 15 ou le 20
par exemple.
5. Indiquez la date correspondante en face de la zone Le.
Cela permet au logiciel de calculer la date de la prochaine échéance.
La date d'échéance choisie est rappelée dans la zone Libellé.
6. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider la date d'échéance.
Après avoir généré une échéance, vous pouvez la modifier ou la supprimer.
Modifier une échéance
Pour modifier une échéance, double-cliquez dans la zone concernée et saisissez les
nouvelles informations.
Supprimer une échéance
Si vous souhaitez supprimer une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton
.
Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le
traitement.
L'onglet Observations
Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale.
Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final.
Ici, l’échéance est définie à 30
jours net fin de mois le 10.141
Menu Gestion
Boutons de la fiche d’une pièce commerciale
Des icones de navigation et des boutons sont disponibles dans la barre d’actions. Ils vous
permettent de :
atteindre le premier élément de la liste
atteindre l'élément précédent de la liste
atteindre un élément précis
atteindre l'élément suivant de la liste
atteindre le dernier élément de la liste
lancer l'impression de la pièce commerciale en cours
lancer l'aperçu de la pièce commerciale en cours
envoyer la pièce commerciale par email
créer un élément
supprimer un élément142
Menu Gestion
Modifier une pièce commerciale
1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le
bouton . La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche.
2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Supprimer une pièce commerciale
1. Pour supprimer une pièce commerciale client, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale
Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce
commerciale sélectionnée.
Le bouton vous permet de visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer.
1. Activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Aperçu]
puis choisissez le format de votre choix.
afficher les différentes options disponibles
valider et enregistrer la pièce commerciale143
Menu Gestion
La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle
déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis
ÉTATS PARAMÉTRABLES).
2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son
menu déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale.
Voir Mise en page, page 44.
Valider une pièce commerciale
1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton .
2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui].
3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le
bouton [Ok].
Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer.
Conséquences de la validation
Bons de livraison/ bons de réception
La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées
dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s).
Factures
La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une
facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de
livraison.
Attention !
Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer.
Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée.
Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous
ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis
créer une facture).
Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal
comptable.144
Menu Gestion
Avoirs
Il existe deux types d'avoirs :
• les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du
client et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks,
• les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de
modifier aussi les stocks, en les augmentant.
Transférer une pièce commerciale : généralités
Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce
commerciale client ou fournisseur (devis, factures, commandes, bons de livraison, bon de
réception) en une autre pièce commerciale.
Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements
(validation, impression de la pièce commerciale, etc.).
Pour transférer une pièce commerciale :
• Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale
(vente ou achat). Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que
vous souhaitez générer puis cliquez sur [Ok].
La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué.
• S’il s’agit d’une pièce de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu GESTION.
Cet assistant vous aide à transférer votre pièce commerciale.Voir Top Facture,
page 128.
Vous pouvez transférer une pièce commerciale de vente (devis, facture, commande...)
en une autre en utilisant le cliquer-glisser.
Exemple : transférer un devis en facture
1. Sélectionnez le devis à transférer.
2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris
enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures.145
Menu Gestion
Transférer une pièce commerciale de vente
Transférer une pièce d'achat
1. Un message vous demande de confirmer le traitement.
Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la
pièce transférée ou de la pièce commerciale créée. Pour cela, cochez la ou les options
de votre choix.
2. Cliquez sur le bouton [Ok]. Un message vous informe que le transfert a été effectué et
qu'une nouvelle pièce a été générée.
Les traitements
Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en
fonction du type de pièce.
Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine.
Pièce d’origine Transferts possibles en :
Devis Commande, Facture
Bon de livraison (BL) Facture
Commande Bon de livraison, BL Livrable,
Facture
Facture Avoir
Pièce d’origine Transferts possibles en :
Commande Bon de réception, Facture
Bon de réception (BR) Facture
Facture Avoir
Pièce d'origine Vous pouvez :
Devis Imprimer le devis
Bon de livraison Imprimer, valider le bon de livraison
Commande Imprimer la commande
Facture Valider, imprimer, régler la facture
Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception146
Menu Gestion
Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de
destination.
Les options de la barre d’actions
Certains traitements sont accessibles à partir de la barre d’actions de la liste des pièces
clients.
Ils vous permettent de :
• Dupliquer une pièce,
• Facture irrécouvrable,
• Générer l’écriture, Ouvrir l’écriture, Ouvrir l’écriture d’irrécouvrabilité,
• Ouvrir le client, le représentant,
• Régler, Transférer une pièce client,
• Activer la contremarque.
Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL.
Pour plus de détails, nous vous renvoyons à l’aide intégrée (TOUCHE F1 depuis
l’application).
Dupliquer une pièce
Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée.
Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée.
Facture irrécouvrable
Cette commande doit être utilisée lorsque la créance d'un client est définitivement
devenue irrécupérable.
Pour rendre une facture irrécouvrable :
1. Sélectionnez la facture dans la liste des factures.
2. Activez la commande FACTURE IRRÉCOUVRABLE à partir du bouton [Options] ou du menu
CONTEXTUEL.
3. La fenêtre Facture irrécouvrable s'affiche. Saisissez la date de constatation.
Des informations concernant le client sont rappelées (nom du client, montant du
règlement, mode de règlement, référence de la facture).
4. Notez une éventuelle observation dans la zone prévue à cet effet.
Pièce de destination Vous pouvez :
Bon de livraison Valider, imprimer le bon de livraison
Commande Imprimer la commande
Facture Valider, imprimer, régler la facture
Avoir Valider, imprimer l'avoir
Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception147
Menu Gestion
Un message vous informe que la facture a été rendue irrécouvrable.
5. Si vous souhaitez générer l'écriture d'irrécouvrabilité dans le journal comptable,
paramétrez une période incluant la date de la constatation de l'irrécouvrabilité.
6. Un message vous demande si vous souhaitez bloquer le client. Cliquez sur [Oui] si
c'est le cas.
Les commandes
Ces commandes sont accessibles depuis la barre d’actions ou par le MENU CONTEXTUEL (clicdroit).
Générer l'écriture
Cette commande permet de générer l'écriture d'une pièce commerciale (avoir et facture) et
de la comptabiliser.
1. Sélectionnez l'avoir ou la facture à comptabiliser.
2. Faites un clic-droit et choisissez la commande GÉNÉRER L'ÉCRITURE.
Un message vous informe que la pièce commerciale a bien été comptabilisée et précise le
numéro de mouvement généré.
Ouvrir l'écriture
Cette commande permet de visualiser l'écriture enregistrée pour la pièce commerciale
(avoir, facture, facture d’acompte).
1. Sélectionnez la facture, facture d’acompte ou l'avoir.
2. Faites un clic-droit puis choisissez la commande OUVRIR L'ÉCRITURE.
Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d'écritures
de la pièce commerciale. Vous pouvez alors modifier l'écriture.
Pour les écritures générées par la facturation, seules certaines rubriques sont
modifiables :
• Journal,
• Libellé (du mouvement et de la ligne),
• Commentaire,
• N° de compte sauf si celui-ci est associé à un chéquier,
• Référence du pointage/lettrage,
• Code analytique,
• Quantité,
• Rubriques personnalisées (Infos perso).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Ouvrir l'écriture d'irrécouvrabilité
Si une facture est irrécouvrable, vous pouvez consulter l'écriture associée.
1. Sélectionnez la facture concernée.148
Menu Gestion
2. Faites un clic-droit et choisissez la commande OUVRIR L'ÉCR. D'IRRÉCOUVRABILITÉ.
Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d'écritures
d'irrécouvrabilité de la pièce commerciale.
Envoyer une pièce par e-mail
Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au client via la
messagerie électronique.
Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une
messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem.
Envoyer une pièce commerciale par mail suite à sa création
Vous avez deux possibilités pour accéder à l’envoi d’une pièce commerciale par email :
• dans la fiche de la pièce, une fois que vous avez saisi tous les critères, cliquez sur
l’icone ,
• après la création de la pièce, un message indiquant que la pièce a bien été enregistrée
s’affiche. Cochez la case Envoyer la pièce par Email et cliquez sur [OK].
Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est
inséré dans un nouveau message.
3. L'adresse email définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme
adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse email n'est définie, la zone reste vide.
Vous devez saisir l’adresse.
4. Envoyez votre email comme vous en avez l’habitude.
Envoyer une pièce commerciale par mail à partir de la liste des pièces
1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail.
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la
commande ENVOYER UN EMAIL.
3. Une fenêtre s'affiche. L'adresse email définie pour le client auquel est adressé la pièce
est proposée comme adresse du destinataire.
Si aucune adresse email n'est définie, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir
l’adresse directement dans l'email.
4. Dans la zone Document, sélectionnez le pré-imprimé que vous voulez transmettre. Si
vous laissez , le logiciel utilisera l'état défini dans les préfé-
rences Modèles de pièces clients.
5. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante.149
Menu Gestion
6. Pour visualiser l'email dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la messagerie.
7. Saisissez le texte de votre email si nécessaire.
8. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton [Joindre un
fichier].
9. Cliquez sur le bouton [OK] pour envoyer l'email.
Il se peut qu'un avertissement s'affiche. L'envoi d'un email depuis une autre
application c'est-à-dire depuis votre logiciel Ciel doit être autorisée. Cliquez alors sur
le bouton [Oui].
10. Si votre messagerie s'ouvre, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la
pièce est inséré dans un nouveau message. Envoyez votre email comme vous en avez
l’habitude.150
Menu Gestion
Ventes
Menu GESTION - commandes VENTES
Détail pièces clients
Menu GESTION - commande VENTES - DÉTAIL PIÈCES CLIENTS
Cette fenêtre vous permet d'obtenir des informations détaillées sur chaque pièce
commerciale de vente (devis, commande, facture, facture d'acompte, bon de livraison,
etc.) qui a été saisie.
Plusieurs options vous permettent d'affiner le résultat :
• Vous pouvez afficher la liste des pièces par client (Tous les clients ou un client précis)
et/ou par article (Tous les articles ou un article précis) et/ou par représentant (Tous les
représentants ou un représentant précis).
• Utilisez les icones et pour naviguer dans la liste des articles et/ou des
clients.
• Vous pouvez indiquer un intervalle de dates à prendre en compte.
• De même, vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement, factures et avoirs validés, etc.).
Pour cela, sélectionnez dans la liste déroulante de la zone Critères l'option à prendre
en compte.
Vous pouvez par la suite visualiser la pièce de votre choix. Cliquez sur le bouton [Fermer]
pour fermer la fenêtre de la pièce commerciale et revenir au détail des pièces.
Devis/Pro forma
Menu GESTION - commande VENTES - DEVIS/ PROFORMA151
Menu Gestion
La liste des devis répertorie tous les devis existants. A partir de cette liste, vous pouvez
créer, modifier, supprimer, transférer, ou valider un devis.
Dans la partie haute de la fenêtre, chaque ligne correspond à un devis.
Le détail du devis sélectionné est présenté dans la partie basse de la fenêtre.
Les options d’affichage
Ces options sont accessibles par le bouton .
Afficher l’aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce.
1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche
à droite de la liste.
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Afficher le détail
Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce
commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type
d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.)
Affiner la sélection
Voir Affiner la sélection, page 132.
Saisir un devis
Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 132.
Modifier un devis
1. Pour modifier un devis, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. La fenêtre Devis s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].152
Menu Gestion
Supprimer un devis
Les devis qui ne sont plus utilisés ou qui n'ont pas donné lieu à un transfert en facture
peuvent être supprimés à tout moment.
1. Pour supprimer un devis, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton [Oui].
Consulter l’aperçu ou imprimer un devis
Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 142.
Accepter un devis
1. Pour accepter un devis, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
. Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous
demande de confirmer. Cliquez sur le bouton [Oui] si c’est le cas.
La facture est imprimée sur le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables
(menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES).
Vous pouvez consulter la facture ainsi créée dans la liste des FACTURES du menu GESTION.
La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée.
De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste des
RÈGLEMENTS du menu GESTION.
Attention !
Cette commande vous permet donc d'enchaîner :
- le transfert du devis en facture,
- la validation de la facture ainsi créée,
- l’impression de la facture.153
Menu Gestion
Transférer un devis
Menu GESTION commande - DEVIS - bouton
Après la saisie d'un devis, vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les
échanges avec votre client.
Transférer un devis en facture
Vous pouvez transférer un devis /pro forma en facture autant de fois que vous le
souhaitez. Cela vous permet de mémoriser des «modèles» de factures sous forme de
factures pro forma.
Ce traitement est pratique dans le cas de factures répétitives :
• factures de loyers pour des sociétés de location ou de contrats de maintenance mensuels.
• factures de marchandises qui reviennent périodiquement.
1. Sélectionnez le devis à transférer.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE.
3. Confirmez le traitement.
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce
créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez
que la zone Remarque contient le numéro et la date du devis transféré.
Transférer un devis en commande
1. Sélectionnez le devis à transférer.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN COMMANDE.
3. Confirmez le traitement.
4. Vous pouvez à ce stade imprimer la pièce d'origine ou la pièce de destination.
Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien déroulé et qu'une commande a bien
été générée.
Si vous consultez la fiche de cette commande issue d'un transfert de devis, vous
constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du devis transféré.154
Menu Gestion
Transférer plusieurs devis en facture
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de devis en facture. Ce transfert génère une
facture qui englobe tous les devis transférés.
1. Sélectionnez dans la liste les devis à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la
touche ou enfoncée.
• La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives.
• La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transfert groupé en facture.
3. Confirmez le traitement.
4. Vous pouvez à ce stade imprimer la pièce transférée et/ou imprimer et valider la pièce
créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
Transférer plusieurs devis en commande
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de devis. Ce transfert génère une commande
qui englobe tous les devis transférés.
1. Sélectionnez dans la liste les devis à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la
touche ou enfoncée.
• La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives.
• La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transfert groupé en commande.
3. Confirmez le traitement.
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée ou la pièce créée. Cochez les
options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
Voir Transférer une pièce commerciale : généralités, page 144.
Les options
Certains traitements sont accessibles à partir de la barre d’actions de la liste des devis.
Ils vous permettent de :
• Dupliquer un devis,
• Ouvrir le client, le représentant,
• Afficher le détail,
• Afficher l’aperçu,
• Affiner la sélection.
Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL (clic-droit).155
Menu Gestion
Dupliquer un devis
Cette commande vous permet de dupliquer le devis sélectionné.
Un message vous informe qu'un nouveau devis a été généré.
Envoyer un devis par email
Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 148.156
Menu Gestion
Commandes
Menu GESTION - commande VENTES - COMMANDES
La liste des commandes clients répertorie toutes les commandes existantes.
Une commande reste modifiable tant qu’elle n’a pas été soldée par un ou plusieurs bons
de livraison (BL).
Il s'agit d'une commande ouverte.
Vous pouvez saisir une commande directement mais une commande peut aussi provenir
d'un devis.
A partir de cette fenêtre vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une ou plusieurs
commande(s) ou effectuer certains traitements (TRANSFERT EN BL, TRANSFERT EN FACTURE,
etc.). Toutes ces opérations permettent d'évaluer instantanément le portefeuille clients.
Les options d’affichage
Ces options sont accessibles par le bouton .
Afficher l’aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce.
1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche
à droite de la liste.
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.157
Menu Gestion
Afficher le détail
Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce
commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type
d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.)
Affiner la sélection
Voir Affiner la sélection, page 132.
Saisir une commande
Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 132.
Modifier une commande
1. Sélectionnez la commande dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. La fenêtre Commande s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Supprimer une commande
Les commandes qui ne sont plus utilisées ou qui n'ont pas donné lieu à un transfert en
facture ou BL peuvent être supprimées à tout moment.
1. Sélectionnez la commande dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton [Oui].
Consulter l’aperçu ou imprimer une commande
Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 142.
Transférer une commande
Après la saisie d'une commande (ou le transfert d'un devis en commande), vous pouvez
effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre client.
Transférer une commande en BL
1. Sélectionnez la commande à transférer.
2. Cliquez sur le bouton puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN BON DE LIVRAISON.
3. Confirmez le traitement.158
Menu Gestion
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER et VALIDER la pièce
créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien déroulé et qu'un bon de livraison a
bien été générée.
Lorsqu'un client est bloqué un message vous l'indique lors du transfert d'une pièce
commerciale.
Vous devez confirmer ou interrompre le transfert.
Ce message d'alerte est particulièrement intéressant dans le cas suivant : vous
enregistrez une commande du client Martin (client jusqu'alors non bloqué). Vous
apprenez, par différentes sources, que ce client est en cours de faillite et que plusieurs
de ses fournisseurs n'ont pas été payés. Vous allez donc bloquer ce client. Lors du
transfert de la pièce commerciale, un message vous rappellera que ce client est bloqué
: vous aurez la possibilité d'interrompre le transfert.
Transférer partiellement une commande en BL
Lorsque vous procédez au transfert d'une commande en bon de livraison, c'est la totalité
des quantités qui est affectée au bon de livraison (quantité livrée = quantité commandée).
Il est possible d'établir plusieurs bons de livraison pour une seule et même commande.
Exemple
Nous avons en commande une quantité de 50 articles.
La livraison s'effectue en deux fois : 25 articles sont livrés une première fois.
1. Transférez dans un premier temps, la commande en bon de livraison.
2. Double-cliquez sur le bon de livraison généré.
3. Dans la colonne Qté liv. de la partie Lignes, la quantité indiquée est 50 ; indiquez, à la
place, 25 ; les 25 articles non encore livrés s'affichent dans la colonne Qté reliquat.
4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer la quantité. Le programme prend en
compte la différence de quantité dans la commande.
5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour quitter la fiche bon de livraison.
La commande ne sera soldée que lorsque la quantité livrée sera égale à la quantité
commandée et que tous les bons de livraison ou factures afférents à commande seront
validés.
Transférer plusieurs commandes en BL
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de commandes en bon de livraison. Ce
transfert génère un bon de livraison global pour toutes les commandes transférées.
1. Sélectionnez dans la liste les commandes à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée.
• La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives.
• La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT GROUPÉ EN BL.
3. Confirmez le traitement.159
Menu Gestion
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER et VALIDER la pièce
créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
Génération de BL Livrables à partir d'une ou plusieurs commandes
Vous pouvez transférer une commande en BL livrable.
Si vous cochez la case Autoriser la livraison partielle, le bon de livraison sera généré
partiellement à hauteur du stock réel. Le stock réel correspond à la quantité exacte de
l'article en stock.
Dans le cas contraire, le BL ne sera généré que si le stock réel est égal ou supérieur à la
quantité commandée.
Exemple 1
Stock réel article «Intégrale de gestion Ciel Quantum» = 12
Commande de 15 articles.
Transfert en BL livrable avec l'option Autoriser la livraison partielle cochée.
Création d'un BL de 12 articles.
Validation des BL créés.
La validation immédiate des BL permet de s'assurer qu'il n'y aura pas de mouvements
entraînant une rupture de stock entre la création de ces BL et leur validation.
Exemple 2
Stock réel article «Intégrale de gestion Ciel Quantum» = 12
Commande A de 5 articles
Commande B de 11 articles
Deux cas peuvent se présenter :
Premier cas
Vous souhaitez que chacune de ces commandes soit transférée totalement en BL,
uniquement si le stock réel est suffisant. Dans ce cas, activez uniquement l'option Valider
la pièce créée. Le programme ne générera que la commande A car après la validation du
BL lié à cette commande, le stock réel est insuffisant (=7) pour livrer totalement la
commande B (=11).
Deuxième cas
Vous souhaitez que le programme effectue les transferts de commande jusqu'à
épuisement du stock réel. Dans ce cas, activez les options Autoriser la livraison partielle
puis Valider la pièce créée.
Le programme générera totalement la commande A et partiellement la commande B (7
articles livrés).
Le stock réel des articles est mis à jour à la validation des BL ou des factures directes
(celles qui ne sont pas liées à un BL).160
Menu Gestion
Transfert d'une commande en facture
1. Sélectionnez la commande à transférer.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE.
3. Confirmez le traitement.
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce
créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de commande, vous
constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date de la commande
transférée.
Transfert groupé de plusieurs commandes en facture
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de commandes. Ce transfert génère une
facture qui englobe tous les commandes transférées.
1. Sélectionnez dans la liste les commandes à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée.
• La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives.
• La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transfert groupé en facture.
3. Confirmez le traitement.
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER et VALIDER la pièce
créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
Voir Transférer une pièce commerciale : généralités, page 144.
Attention !
Une commande transférée en bon de livraison ne peut pas faire l'objet d'un nouveau
transfert en facture ; il faudra, dans ce cas, passer par le bon de livraison pour
effectuer le transfert.
Les commandes soldées ne sont plus modifiables (sauf en cas de reliquat).
Mais vous pouvez néanmoins les consulter et les imprimer.161
Menu Gestion
Gestion des acomptes
Saisir un acompte
Menu GESTION - sélectionner la pièce commerciale (devis, commande, BL) - bouton
.
Menu GESTION - commande VENTES - FACTURES - flèche du bouton - Saisir un
acompte
Un acompte correspond à un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme
à payer.
Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.
La saisie d'un acompte s'effectue sur les pièces commerciales (devis, commande, bon de
livraison, facture) non soldées et génère une facture d'acompte.
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro de la Facture
d'acompte à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES -
NUMÉROTATION - zone Codes pièces.
Le Code, le Nom du client et le numéro de la pièce sont rappelés dans le cadre supérieur
de la fenêtre Saisie d'acompte.
1. Saisissez dans la zone Description le détail de l'acompte.
2. Indiquez le Mode de paiement : par défaut, le logiciel vous propose le mode de règlement associé à la pièce commerciale en vigueur. Selon le mode de règlement sélectionné, la Date d'échéance est automatiquement renseignée. Modifiez-la si besoin.
3. Saisissez le montant de l'Acompte.
4. Indiquez si vous le souhaiter la Référence de l’acompte.
5. Sélectionnez à l'aide du triangle de sélection le taux de TVA applicable.
Les zones Montant dû, Montant réglé et Solde dû sont automatiquement renseignées.
6. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider l'acompte.
Un règlement de type «acompte» est automatiquement généré dans la liste des règlements
du menu GESTION - commande VENTES.
Une facture d'acompte peut être modifiée mais ne peut être supprimée.162
Menu Gestion
Annuler un acompte
Menu GESTION - sélectionner la pièce commerciale (devis, commande, BL) - bouton
- annulation d’acompte
Menu GESTION - commandes VENTES - FACTURES - flèche du bouton - annulation
acompte
1. Dans la fenêtre Annulation d'acompte, la Date (date du jour) est automatiquement renseignée. Modifiez-la si besoin.
2. Le Code du client ainsi que le numéro de la pièce sont rappelés dans le cadre supé-
rieur de la fenêtre.
Indiquez le Mode de paiement : par défaut, le logiciel vous propose le mode de règlement associé à la pièce commerciale en vigueur. Selon le mode de règlement sélectionné, la Date d'échéance est automatiquement renseignée. Modifiez-la si besoin.
3. Cochez la case correspondant à l'acompte que vous souhaitez annuler.
4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider la suppression de l'acompte.
Un message vous indique que le traitement s'est bien déroulé, qu'un règlement a été
généré ainsi qu'une annulation de la facture d'acompte.
Attention !
Les règlements d'acompte ne peuvent faire l'objet d'une suppression à partir de la liste
des règlements.163
Menu Gestion
Gestion des reliquats de commandes
Le logiciel gère les reliquats de commande. Plusieurs cas de gestion de reliquats sont
possibles.
Exemple 1
1. Vous transférez une commande de 15 articles A en BL.
2. Vous ne livrez que 12 articles A.
3. Pour solder le reliquat de commande, vous devez valider le BL.
4. Transférez de nouveau la commande en BL.
Exemple 2
1. Vous transférez une commande de 15 articles A en BL.
2. Vous modifiez la quantité commandée en saisissant 10.
3. Pour solder la commande, vous devez effectuer la même modification dans le BL puis
le valider.
Exemple 3
1. Vous transférez une commande de 10 articles A en BL.
2. Vous insérez dans la commande 5 articles B.
3. Pour solder la commande, validez le BL.
4. Transférez de nouveau la commande en BL.
Les options
Certains traitements sont accessibles à partir de la barre d’actions de la liste des
commandes. Ils vous permettent de :
• Dupliquer une commande
• Solder une commande
• Ouvrir le client, le représentant.
• Afficher l’aperçu, le détail,
• Affiner la sélection.
Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL.
Dupliquer une commande
Cette fonction vous permet de dupliquer la commande sélectionnée.
Un message vous informe qu'une nouvelle commande a été générée.
Solder une commande
Cette fonction permet de solder la commande sélectionnée. La commande ou le reliquat
de commande est ainsi réglé.
Envoyer une commande par email
Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 148.164
Menu Gestion
Bons de livraison (BL)
Menu GESTION - commande VENTES - BONS DE LIVRAISON
Cette liste répertorie tous les bons de livraison qui existent.
Dans la plupart des cas, un bon de livraison intervient à la suite d'une commande.
Mais vous pouvez générer les bons de livraison de deux façons :
• soit à partir d’une commande préalablement enregistrée, ou d’un reliquat de commande,
• soit de façon directe, sans saisie préalable de commande.
Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un ou plusieurs bon(s) de
livraison ou effectuer certains traitements (transfert et validation de BL, etc.).
Les options d’affichage
Ces options sont accessibles par le bouton .
Afficher l’aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce.
1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche
à droite de la liste.
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.165
Menu Gestion
Afficher le détail
Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce
commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type
d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.)
Affiner la sélection
Voir Affiner la sélection, page 132.
Saisir un bon de livraison
Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 132.
Modifier un bon de livraison
1. Sélectionnez le bon de livraison dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. La fenêtre Bon de livraison s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Supprimer un bon de livraison
Les bons de livraison qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment.
Sélectionnez le bon de livraison dans la liste et cliquez sur le bouton .
Consulter l’aperçu ou imprimer un bon de livraison
Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 142.
Valider un bon de livraison
Voir Valider une pièce commerciale, page 143.
Transférer un bon de livraison
Après la saisie d'un bon de livraison (ou le transfert d'une commande en bon de
livraison), vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec
votre client.
Attention !
La validation est une opération irréversible. Des bons de livraison validés ne pourront plus
être modifiés.
La validation d’un bon de livraison entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des
quantités livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s).166
Menu Gestion
Transférer un bon de livraison en facture
Cette opération vous permet de facturer automatiquement un bon de livraison.
1. Sélectionnez dans la liste le bon de livraison préalablement validé.
2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez dans le menu déroulant la commande
TRANSFÉRER EN FACTURE.
3. A ce stade, un message vous demande de VALIDER et/ou IMPRIMER la pièce à transférer
ou à créer. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton
[Ok].
Un autre message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de bon de livraison,
vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du bon de livraison
transféré.
Transférer plusieurs bons de livraison en facture
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de plusieurs bons de livraison en facture. Ce
transfert génère une facture globale pour tous les bons de livraison transférés.
1. Sélectionnez dans la liste les bons de livraison à transférer. Pour cela, vous devez
maintenir la touche ou enfoncée.
• La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives.
• La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] et sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT GROUPÉ EN FACTURE.
3. Confirmez le traitement.
4. A ce stade, un message vous demande de valider et/ou imprimer la pièce à transférer
(ou à créer). Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton
[Ok].
Un autre message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de plusieurs bons de
livraison, vous constatez que dans la zone Description - Onglet Lignes les numéros et
les dates des bons de livraison transférés sont repris.
Voir Transférer une pièce commerciale : généralités, page 144.167
Menu Gestion
Enregistrer un acompte
Voir Gestion des acomptes, page 161.
Certains traitements sont accessibles à partir de la barre d’actions de la liste des bons de
livraison.
Ils vous permettent de :
• Dupliquer un bon de livraison,
• Ouvrir le client, le représentant,
• Afficher le détail, l’aperçu,
• Affiner la sélection.
Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL.
Dupliquer un bon de livraison
Cette commande vous permet de dupliquer le bon de livraison sélectionné.
Un message vous informe qu'un nouveau bon de livraison a été généré.
Factures d’acompte
Menu GESTION - commandes VENTES - FACTURES D’ACOMPTE
Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer.
Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.
Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement
générée.
Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le
client correspondant, etc. Voir Gestion des acomptes, page 161.
Attention !
Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes
perçus (loi NRE).168
Menu Gestion
Factures
Menu GESTION - commandes commandes VENTES - FACTURES
Les factures peuvent être générées de plusieurs façons :
• soit à partir d’une commande préalablement enregistrée, ou d’un reliquat de cette
commande,
• soit à partir d'un bon de livraison validé,
• soit à partir d'un devis,
• soit de façon directe, sans saisie préalable de commande, bon de livraison ou devis.
Vous pouvez à partir de la liste des factures CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER ou effectuer
certains traitements (transfert, validation, création et annulation d'acompte, etc.).
D'autres commandes sont accessibles à partir du menu CONTEXTUEL (clic-droit). Vous
pouvez rendre une FACTURE IRRÉCOUVRABLE ou encore GÉNÉRER UN ABONNEMENT.
Les options d’affichage
Ces options sont accessibles par le bouton .
Afficher l’aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce.
1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche
à droite de la liste.
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.169
Menu Gestion
Afficher le détail
Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce
commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type
d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.)
Affiner la sélection
Voir Affiner la sélection, page 132.
Saisir une facture
Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 132.
Modifier une facture
1. Pour modifier une facture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
La fenêtre de la facture sélectionnée s'affiche.
2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Supprimer une facture
1. Sélectionnez la facture dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Consulter l’aperçu ou imprimer une facture
Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 142.
Attention !
Une facture validée ne peut être supprimée.170
Menu Gestion
Valider une facture
La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une
facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de
livraison.
Voir Valider une pièce commerciale, page 143.
Transférer une facture
Après la saisie d'une facture (ou le transfert d’un devis, d'une commande ou d’un bon de
livraison en facture), vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les
échanges avec votre client.
Transférer une facture en avoir
Vous pouvez transférer une facture en avoir directement à partir de la liste des factures.
1. Sélectionnez la facture à transférer.
2. Cliquez sur le bouton puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN AVOIR.
3. A ce stade, un message vous demande de VALIDER, IMPRIMER ou RÉGLER la pièce transfé-
rée et/ou de VALIDER, IMPRIMER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis
validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Vous pouvez demander la réintégration des articles en stock en cochant la case
correspondante.
Un autre message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
Si vous consultez la fiche de cet avoir issu d'un transfert de facture, vous constatez
que la zone Remarque contient le numéro et la date de la facture transférée.
Attention !
Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer.
Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée.
Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous
ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis
créer une facture).
Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal
comptable.171
Menu Gestion
Transférer plusieurs factures en avoir
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de plusieurs factures en avoir. Ce transfert
génère un avoir global pour toutes les factures transférées.
1. Sélectionnez dans la liste les factures à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la
touche ou enfoncée.
• La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives.
• La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] et sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT GROUPÉ EN AVOIR.
3. Confirmez le traitement.
4. A ce stade, un message vous demande de VALIDER et/ou IMPRIMER la pièce à transférer
(ou à créer). Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton
[Ok].
Un autre message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
Si vous consultez la fiche de cet avoir issu d'un transfert de plusieurs factures, vous
constatez que dans la zone Description - Onglet Lignes les numéros et les dates des
factures transférées sont repris.
Régler une facture
Vous pouvez saisir un règlement à partir de la liste des factures. Cela vous permet de
gagner du temps lors de l'enregistrement d'un règlement partiel ou d'un escompte.
L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement
immédiat.
1. Sélectionnez la facture pour laquelle vous souhaitez enregistrer un règlement puis cliquez sur le bouton [Régler].172
Menu Gestion
2. La fenêtre Règlement s'affiche. Elle contient déjà tous les principaux renseignements
nécessaires à un règlement. Saisissez les données complémentaires ou spécifiques.
Voir Règlements, page 178.
Gestion des acomptes
Le principe de création ou d’annulation d’un acompte a été décrit précédemment au
chapitre Les Commandes.
Voir Gestion des acomptes, page 161.
Les options
Certains traitements sont accessibles à partir du bouton et de la barre d’actions
de la liste des factures.
Ils vous permettent de :
• Dupliquer une facture,
• Rendre une facture irrécouvrable,
• Générer un abonnement,
• Ouvrir le client, le représentant.
Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL.
Dupliquer une facture
Cette commande vous permet de dupliquer la facture sélectionnée. Un message vous
informe qu'une nouvelle facture a été générée.
Rendre une facture irrécouvrable
Cette commande doit être utilisée lorsque la créance d'un client est définitivement
devenue irrécupérable.
1. Sélectionnez la facture dans la liste des factures.
2. Activez la commande FACTURE IRRÉCOUVRABLE du bouton [Options].
3. La fenêtre Facture irrécouvrable s'affiche.
4. Saisissez la date de constatation.
Des informations concernant le client sont rappelées (nom du client, montant du règlement,
mode de paiement, référence de la facture).
5. Notez une éventuelle observation dans la zone prévue à cet effet.
6. Un message vous demande si vous souhaitez bloquer le client. Cliquez sur le bouton
Attention !
Vous devez valider la facture avant de procéder à son règlement.173
Menu Gestion
[Oui] si c’est le cas.
7. Un message vous informe par la suite que la facture a été rendue irrécouvrable.
Générer un abonnement
Voir Abonnements clients, page 185.
Les commandes du menu Contextuel (clic-droit)
Générer l'écriture
Cette commande permet de générer l'écriture d'une facture et de la comptabiliser.
1. Sélectionnez la facture à comptabiliser.
2. Faites un clic-droit et choisissez la commande GÉNÉRER L'ÉCRITURE.
Un message vous informe que la facture a bien été comptabilisée et précise le numéro de
mouvement généré.
Envoyer un eMail
Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 148.
Ouvrir l'écriture
Cette commande permet de visualiser l'écriture enregistrée pour la facture.
1. Sélectionnez la facture du client ou fournisseur.
2. Faites un clic-droit puis choisissez la commande OUVRIR L'ÉCRITURE.
Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d'écritures
de la facture.
Vous pouvez alors modifier l'écriture. Pour les écritures générées par la facturation,
seules certaines rubriques sont modifiables :
• Journal,
• Libellé (du mouvement et de la ligne),
• Commentaire,
• N° de compte sauf si celui-ci est associé à un chéquier,
• Référence du pointage/lettrage,
• Code analytique,
• Quantité,
• Rubriques personnalisées (Infos perso).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Attention !
Si vous souhaitez générer l'écriture d'irrécouvrabilité dans le journal comptable,
paramétrez une période incluant la date de la constatation de l'irrécouvrabilité. 174
Menu Gestion
Ouvrir l'écriture d'irrécouvrabilité
Si une facture client est irrécouvrable, vous pouvez consulter l'écriture associée.
1. Sélectionnez la facture concernée.
2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande OUVRIR L'ÉCR. D'IRRÉCOUVRABILITÉ.
Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d'écritures
d'irrécouvrabilité de la pièce commerciale.
Avoirs
Menu GESTION - commandes VENTES - AVOIRS
La liste des avoirs répertorie tous les avoirs existants. Les avoirs peuvent être générés de
trois façons :
• issus d'un transfert de facture,
• en saisie directe,
• issus d'un règlement ayant un écart de règlement positif.
Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER, MODIFIER, IMPRIMER ou effectuer certains
traitements (TRANSFERT, VALIDATION, REMBOURSEMENT D'UN AVOIR, etc.).
Les options d’affichage
Ces options sont accessibles par le bouton .
Afficher l’aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce.
1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu.175
Menu Gestion
2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche
à droite de la liste.
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Afficher le détail
Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce
commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type
d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.)
Affiner la sélection
Voir Affiner la sélection, page 132.
Saisir un avoir
Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 132.
Modifier un avoir
1. Pour modifier un avoir (non validé), sélectionnez-le dans la liste des avoirs puis cliquez
sur le bouton . La fenêtre de l’avoir sélectionné s'affiche.
2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Supprimer un avoir
1. Sélectionnez l’avoir dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Consulter l’aperçu ou imprimer un avoir
Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 142.
Valider un avoir
1. Pour valider un avoir, cliquez sur le bouton [Valider].
2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui].
3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur [Ok].
Attention !
Un avoir validé ne peut être supprimé.176
Menu Gestion
Il existe deux types d'avoirs :
• les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du
client et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks,
• les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de
modifier aussi les stocks, en les augmentant.
Remboursement d’avoir
Cette fonction vous permet d'obtenir un remboursement par un avoir.
Etape préalable au remboursement d’avoir
1. Création d'une facture client ou fournisseur.
2. Règlement de la facture.
3. Le client ou fournisseur souhaite être remboursé (transfert de la facture en avoir).
4. Remboursement de l'avoir.
Saisir un remboursement d'avoir
1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir pour lequel vous souhaitez être remboursé
puis cliquez sur le bouton .
La fenêtre Remboursement d’avoir s’affiche.
2. Indiquez la Date du remboursement. Utilisez l'icone calendrier ou l'icone permettant de sélectionner une date spéciale (date du jour, début de semaine courante,
etc.).
3. Sélectionnez le Mode de paiement.
4. Cochez si besoin l'option Ne pas inclure le montant des frais de port.
5. Confirmez le remboursement de l'avoir en cliquant sur le bouton [Ok].177
Menu Gestion
Les options
Certains traitements sont accessibles à partir du bouton et de la barre d’actions
de la liste des avoirs.
Ils vous permettent de :
• Dupliquer un avoir,
• Ouvrir le client, le représentant.
Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL.
Remboursement de trop perçu
Lorsque vous enregistrez un règlement dont le montant est supérieur au montant de la
facture, le logiciel vous propose d'imputer la différence en créant un avoir ou en créant
une écriture de profit (trop perçu).
1. Pour rembourser ce trop perçu, activez la commande AVOIRS du menu GESTION.
2. Sélectionnez l’avoir. Cet avoir doit être validé.
3. Cliquez sur le bouton [Remboursement]. Un règlement négatif est automatiquement
généré.
Dupliquer un avoir
Cette commande vous permet de dupliquer l’avoir sélectionné.
Un message vous informe qu'un nouvel avoir a été généré.
Envoyer un avoir par email
Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 148.
Les commandes du menu Contextuel
Générer l'écriture
Cette commande permet de générer l'écriture d'un avoir client ou fournisseur et de la
comptabiliser.
1. Sélectionnez l'avoir concerné.
2. Faites un clic-droit et choisissez la commande GÉNÉRER L'ÉCRITURE.
Un message vous informe que l'avoir a bien été comptabilisé et précise le numéro de
mouvement généré.178
Menu Gestion
Ouvrir l'écriture
Cette commande permet de visualiser l'écriture enregistrée pour l’avoir.
1. Sélectionnez l’avoir du client ou fournisseur.
2. Faites un clic-droit puis choisissez la commande OUVRIR L'ÉCRITURE.
Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d'écritures
de l’avoir. Vous pouvez alors modifier l'écriture.
Pour les écritures générées par la facturation, seules certaines rubriques sont
modifiables :
• Journal,
• Libellé (du mouvement et de la ligne),
• Commentaire,
• N° de compte sauf si celui-ci est associé à un chéquier,
• Référence du pointage/lettrage,
• Code analytique,
• Quantité,
• Rubriques personnalisées (Infos perso).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Règlements
Menu GESTION - commandes VENTES - RÈGLEMENTS
Cette liste regroupe tous les règlements clients qui existent.
Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les
règlements, à la fois pour les factures mais également les avoirs. Elle présente les mêmes
particularités de fonctionnement que celles des clients, articles, factures etc.179
Menu Gestion
Les options d’affichage
Ces options sont accessibles par le bouton .
Afficher l’aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce.
1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche
à droite de la liste.
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Afficher le détail
Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce
commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type
d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.)
Affiner la sélection
Voir Affiner la sélection, page 132.
Saisir un règlement
Dans la liste des règlements, cliquez sur le bouton .
Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces
client.
Cette commande est aussi accessible en sélectionnant dans la liste des factures, la
facture que vous souhaitez régler puis en cliquant sur le bouton .
Informations règlements
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à
utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone
Codes pièces - Clients.
Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement.
1. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut).
La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les
paramètres de facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION -
onglet paramètres).180
Menu Gestion
Dans le cas contraire, un message vous en informe.
2. Indiquez la date d'échéance du règlement.
L'icone affiche le calendrier. L'icone affiche une liste déroulante de dates
spéciales (date du jour, date de travail).
3. Sélectionnez le client à l'aide du bouton Liste .
Le mode de paiement attribué au client lors de sa création ainsi que son libellé s'affichent
automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de règlement.
4. La zone N° de pièce affiche le numéro de règlement. Modifiez-le si nécessaire.
5. Saisissez une éventuelle Référence pour le règlement. Cliquez sur l'icone pour
noter une observation
Exemple
Dans le cas d'un règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de chèque.
S'il s'agit d'un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire.
Si le mode de paiement est de type Prélèvement (PRVT) :
6. Si vous souhaitez effectuer un prélèvement SEPA, il vous est possible d’ajouter un
texte de 140 caractères maximum pour indiquer un motif ou un commentaire au pré-
lèvement. Pour cela, cliquez sur l’icone .Une zone de texte s’affiche, et vous pouvez alors saisir vos précisions.
La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors de la remise du
prélèvement, le texte sera cependant tronqué à 140 caractères.
Pour que cette option relative au prélèvement SEPA soit activée, vous devez avoir au
préalable coché comme magnétique le mode de paiement Prélèvement (PRVT) dans le
menu LISTES - MODES DE PAIEMENT.
Montant
7. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du
règlement s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à
régler dans la zone Mt règlement.
Ce n'est pas obligatoirement le montant d'une seule facture. Le montant du règlement
peut concerner plusieurs factures.
Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif.
8. L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler.
Exemple
Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 150 €.
Vous saisissez 151 dans la zone Montant règlement.181
Menu Gestion
L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler.
9. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Générer un avoir] et [Pertes et
profits] se grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture.
10.Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant,
vous indiquez ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat.
Exemple
Vous avez effectué une facture au client Martin de 152 € TTC en mentionnant sur la
facture «Escompte de 2 % pour paiement anticipé».
Le client Martin vous règle par anticipation, soit 149 € TTC ; vous devez donc lors de
l'enregistrement du règlement de cette facture indiquer 149 € dans la zone Mt règlement et
3 € dans la zone Mt Escompte.
Si votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le
cas contraire, ne remplissez pas cette zone).
Attention !
Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture,
il ne faudra pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture
dans la mesure où, ce dernier a déjà été déduit lors de la facturation.
Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart
de règlement.182
Menu Gestion
Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées...
Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines
opérations.
Règlement partiel
La facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0.
Si plusieurs factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le
montant du règlement soit atteint en commençant par la première de la liste.
La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le
montant devra être égal au solde dû.
Solder
La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en
pertes et profits (charges ou produits financiers).
Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées...
Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines
opérations.
Solder
La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et
profits (charges ou produits financiers).
Générer un avoir
La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir
et reste donc disponible pour régler une prochaine facture. Le programme vous informe
de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le numéro d'avoir qui suit le
dernier créé.
Cliquez sur le bouton [Ok] pour confirmer le règlement.
Echéances factures et avoir validés non réglés
Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés.
Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs
factures.
Vous pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement
dans la colonne Montant.
• Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler.
• Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliquez sur le bouton [Tout régler] tout en conservant la touche de votre clavier
enfoncée.
• Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée.
Régler une facture avec un ou plusieurs avoir(s)
Vous pouvez solder une facture client à l'aide d'un ou plusieurs avoirs. Le montant du ou
des avoirs sera déduit du montant de la facture.
1. Dans la liste des règlements (menu GESTION, commande VENTES - RÈGLEMENTS), cliquez
sur le bouton [Créer].183
Menu Gestion
2. Sélectionnez le client concerné.
Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non
réglés.
3. Appuyez sur la touche puis double-cliquez sur la facture à régler et les avoirs à
déduire pour connaître le règlement.
Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction
des avoirs utilisés. Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le
pied du règlement.
4. Cliquez sur [Ok] pour valider.
Modifier un règlement
1. Pour modifier un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Supprimer un règlement
Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment.
1. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton [Oui].
Générer dans le journal comptable l'écriture d'impayé
1. Sélectionnez le règlement concerné.
2. Faites un clic-droit pour activer le menu CONTEXTUEL et choisissez la commande GÉNÉ-
RER L’ÉCRITURE.
3. Générez le journal comptable en paramétrant une période incluant la date de la constatation de l'impayé.
Les options
Certains traitements sont accessibles à partir du bouton [Options] de la liste des
règlements.
Ils vous permettent de :
• Rendre un règlement impayé (uniquement pour les règlements clients),
• Changer de mode de paiement.184
Menu Gestion
Rendre un règlement impayé (uniquement pour les règlements clients)
Liste des règlements clients - menu CONTEXTUEL ou bouton [Options] - commande
RÈGLEMENT IMPAYÉ
Cette commande vous permet de rendre un règlement impayé, à l'exception des
règlements d'acompte.
1. Indiquez la Date de constatation de l'impayé et une éventuelle Observation.
2. Lors de la confirmation de l'impayé, précisez si vous souhaitez bloquer le client.
Toutes les factures associées à un règlement impayé sont logiquement «désoldées» et
peuvent faire l'objet d'un nouveau règlement.
Changer le mode de règlement
1. Cette commande vous permet de modifier le mode de règlement. Dans la fenêtre qui
s'affiche, sélectionnez le nouveau mode de règlement.
2. Une nouvelle fenêtre s'affiche. Sélectionnez la banque à prendre en compte.
3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
4. Un message vous demande de confirmer la modification du mode de règlement. Cliquez sur [Oui].
Les commandes du menu Contextuel (clic-droit)
Générer l'écriture
Cette commande permet de générer l'écriture d'un règlement saisi pour un client ou
fournisseur et de le comptabiliser.
1. Sélectionnez le règlement à comptabiliser.
2. Faites un clic-droit et choisissez la commande GÉNÉRER L'ÉCRITURE.
Un message vous informe que le règlement a bien été comptabilisé et précise le numéro
de mouvement généré.
Ouvrir l'écriture de règlement
Cette commande permet de visualiser l'écriture enregistrée pour un règlement client.
1. Sélectionnez le règlement du client.
2. Faites un clic-droit puis choisissez la commande OUVRIR L'ÉCRITURE DE RÈGLEMENT.
Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d'écritures
du règlement.
Ouvrir l'écriture d'impayé
Vous pouvez consulter l'écriture associée à un règlement client impayé.
1. Sélectionnez le règlement concerné.
2. Faites un clic-droit et choisissez la commande OUVRIR L'ÉCR. RÈGLEMENT IMPAYÉ.
Vous accédez à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d'écritures
générées pour l'impayé.185
Menu Gestion
Abonnements clients
Menu GESTION - commandes VENTES - ABONNEMENTS CLIENTS
Cette commande vous permet de générer des factures d'abonnement c'est à dire des
factures répétitives et à intervalle de temps régulier (loyer). La génération d'un
abonnement implique la génération d'une même facture pour une période donnée.
Le principe est le même aussi bien pour les factures clients que pour les factures
fournisseurs.
Les options d’affichage
Ces options sont accessibles par le bouton .
Afficher l’aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce.
1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche
à droite de la liste.
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Afficher le détail
Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce
commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type
d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.)
Affiner la sélection
Voir Affiner la sélection, page 132.186
Menu Gestion
Saisir une facture d’abonnement
La création d'un abonnement s'effectue à partir d'une facture courante validée
sélectionnée dans la liste des factures.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
2. Sélectionnez dans la liste qui s’affiche la facture à partir de laquelle vous souhaitez
générer un abonnement et cliquez sur le bouton [Ok].
3. La fenêtre Nouvel Abonnement s'affiche. Saisissez toutes les informations nécessaires à
l'abonnement.
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Abonnements à
utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - Numérotation - zone
Codes pièces.
4. Si ce paramétrage est effectué, le Code de la facture d'abonnement s'affiche automatiquement.
Dans le cas contraire, saisissez-le.
5. Saisissez ensuite le Libellé de la facture d'abonnement.
Informations
6. Le code de la facture de référence est automatiquement indiqué. Si vous souhaitez
modifier cette information, cliquez sur le bouton Liste .
7. Sélectionnez à l'aide du calendrier ou de l'icone de dates spéciales , les dates
de début (A partir de) et de fin (Jusqu'au) de l'abonnement.
Fréquence
8. Indiquez la Périodicité. Un abonnement peut être généré toutes les semaines, tous les
mois, tous les 15 jours, tous les trimestres, etc.
9. Indiquez le Jour de la semaine s'il s'agit d'un abonnement hebdomadaire ou à la quinzaine.
10.Précisez le jour du mois s'il s'agit d'un abonnement mensuel, trimestriel ou semestriel
(Tous les 1 du mois par exemple).187
Menu Gestion
Génération
11.La date de la dernière facture enregistrée et celle de la prochaine facture à générer sont
rappelées.
Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
12. Pour lancer la génération de l’abonnement, sélectionnez dans la liste des factures
d’abonnement la facture correspondante puis cliquez sur le bouton .
La fenêtre Génération des factures d’abonnement s’affiche.
13.Cochez l’une des options proposées :
• Jusqu'au : les factures seront générées jusqu'a la date indiquée dans la zone de droite.
• La prochaine facture : les factures seront générées en fonction de la date de la dernière
facture.
• Toutes les factures jusqu’à la fin de l’abonnement : toutes les factures seront générées en
fonction des dates de début et de fin de l'abonnement.
14.Cochez la case Valider les factures générées si vous souhaitez valider automatiquement
les factures d'abonnement générées.
15.Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement.
Modifier une facture d’abonnement
Vous pouvez modifier un abonnement si aucune facture n'a été générée.
1. Pour modifier un abonnement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. La fenêtre Abonnement s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton
[Ok].
Cette partie ne s’affiche pas lorsque vous
avez sélectionné plusieurs abonnements.188
Menu Gestion
Supprimer une facture d’abonnement
1. Pour supprimer un abonnement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression de l'enregistrement. Cliquez sur le bouton [Oui]. La suppression met fin à l'abonnement.
Options
Les fonctions suivantes sont directement accessibles depuis la liste des abonnements,
dans le groupe Actions situé en haut de la fenêtre. Vous pouvez également les activer à
partir du menu contextuel (clic droit).
Ouvrir le client
Cette fonction permet de consulter la fiche du client pour lequel la facture d'abonnement
a été générée.
Renouveler un abonnement
Vous pouvez, à partir de la liste des abonnements, renouveler un abonnement.
1. Un message vous demande de confirmer le renouvellement de l'abonnement.
2. Cliquez sur le bouton [Oui] puis saisissez les informations dans la fenêtre qui
s’affiche.
Ouvrir le modèle
Cette fonction permet de consulter la facture à partir de laquelle l'abonnement a été
généré.
Attention !
S'il s'agit d'un abonnement non échu, un message vous demande de confirmer aussi la
suppression des factures correspondantes non validées.189
Menu Gestion
Achats
Menu GESTION - commande ACHATS
La commande ACHATS regroupe des sous commandes qui vous permettent de saisir,
consulter, modifier, supprimer les pièces fournisseurs de la chaîne commerciale.
Ce menu est composé des COMMANDES, des FACTURES, des RÈGLEMENTS fournisseurs ainsi
que des BONS DE RÉCEPTION.
Pièces fournisseurs
Menu GESTION - commandes ACHATS - PIÈCES FOURNISSEURS
Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales d’achat qui ont été saisies.
Vous pouvez à partir de la liste des pièces fournisseurs, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une
pièce commerciale (commandes, factures, bons de réception, avoirs).
De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou
le TRANSFERT en une autre pièce, etc.
Attention !
Les pièces commerciales d’Achats (COMMANDES, BONS DE RÉCEPTION, FACTURES, AVOIRS,
RÈGLEMENTS) sont gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes. Seule
la dénomination de certaines zones diffère. De ce fait, des renvois vers les sous
commandes des Ventes vous permettront d’obtenir plus d’informations sur la saisie et les
traitements des pièces commerciales fournisseurs.190
Menu Gestion
Créer une pièce commerciale fournisseur
La création d’une pièce commerciale fournisseur est quasiment identique à celle d’un
client. Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe
“Créer une pièce commerciale : saisie standard”, page 132.
Modifier une pièce commerciale fournisseur
1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le
bouton . La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche.
2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Supprimer une pièce commerciale fournisseur
1. Pour supprimer une pièce commerciale fournisseur, sélectionnez-la dans la liste puis
cliquez sur le bouton .
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale
Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce
commerciale sélectionnée.
Le bouton vous permet de visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer.
1. Activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Aperçu]
puis choisissez le format de votre choix.
La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle
déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis
ÉTATS PARAMÉTRABLES).191
Menu Gestion
2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son
menu déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale.
Voir Mise en page, page 44.
Valider une pièce commerciale
1. Pour valider une pièce commerciale d’achat, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton
.
2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui].
3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le
bouton [Ok].
Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer.
Conséquences de la validation
Bons de réception
La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées
dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s).
Factures
La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une
facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de
réception.
Avoirs
Il existe deux types d'avoirs :
• les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires de
l’article sera modifié et non les stocks,
• les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de
modifier aussi les stocks, en les augmentant.
Attention §
Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer.
Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée.
Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous
ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis
créer une facture).
Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal
comptable.192
Menu Gestion
Transférer une pièce commerciale
Pour plus d’informations sur le transfert d’une pièce commerciale, reportez-vous au
paragraphe “Transférer une pièce commerciale : généralités”, page 144.
Les options
Certains traitements sont accessibles à partir de la barre d’actions de la liste des pièces
clients.
Ils vous permettent de :
• Dupliquer une pièce,
• Ouvrir le client, le représentant,
• Afficher l’aperçu, Afficher le détail,
• Affiner la sélection.
Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL (clic-droit).
Dupliquer une pièce
Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée. Un
message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée.
Afficher l’aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce.
1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu.
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un
clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir une autre pièce dans la liste. Son aperçu
s'affichera immédiatement.
3. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée
devant n'apparaît plus.
Afficher le détail
Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce
commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type
d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.)
Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée
devant n'apparaît plus.
Affiner la sélection
Cette fonction permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage.
Lorsque vous cliquez sur Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche, en
dessous des boutons.
Vous pouvez afficher les pièces de Tous les fournisseurs ou d'un fournisseur préalablement
sélectionné.193
Menu Gestion
Les boutons flèches et vous permettent d'afficher respectivement le fournisseur
précédent et le fournisseur suivant.
1. Indiquez dans les zones Période du ... au, une fourchette de dates à prendre en
compte. L'icone affiche le calendrier. L'icone affiche une liste déroulante de
dates pré-définies (date du jour, date de travail).
2. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher. Pour cela, cliquez sur le menu
déroulant de la zone Critères.
Les commandes du menu Contextuel (clic-droit)
Générer l'écriture
Cette commande permet de générer l'écriture d'une pièce commerciale (avoir et facture) et
de la comptabiliser.
1. Sélectionnez l'avoir ou la facture à comptabiliser.
2. Faites un clic-droit et choisissez la commande GÉNÉRER L'ÉCRITURE.
Un message vous informe que la pièce commerciale a bien été comptabilisée et précise le
numéro de mouvement généré.
Ouvrir l'écriture
Cette commande permet de visualiser l'écriture enregistrée pour la pièce commerciale
(avoir, facture, facture d’acompte).
1. Sélectionnez la facture ou l'avoir
2. Faites un clic-droit puis choisissez la commande OUVRIR L'ÉCRITURE.
Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d'écritures
de la pièce commerciale. Vous pouvez alors modifier l'écriture.
Pour les écritures générées par la facturation, seules certaines rubriques sont
modifiables :
• Journal,
• Libellé (du mouvement et de la ligne),
• Commentaire,
• N° de compte sauf si celui-ci est associé à un chéquier,
• Référence du pointage/lettrage,
• Code analytique,
• Quantité,
• Rubriques personnalisées (Infos perso).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].194
Menu Gestion
Envoyer une pièce par e-mail
Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au fournisseur via
la messagerie électronique.
Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une
messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem.
Envoyer une pièce commerciale par mail suite à sa création
Vous avez deux possibilités pour accéder à l’envoi d’une pièce commerciale par email :
• dans la fiche de la pièce, une fois que vous avez saisi tous les critères, cliquez sur le
bouton ,
• après la création de la pièce, le message suivant s’affiche :
Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est
inséré dans un nouveau message.
4. L'adresse email définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme
adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse email n'est définie, la zone reste vide.
Vous devez saisir l’adresse.
5. Envoyez votre email comme vous en avez l’habitude.
Envoyer une pièce commerciale par mail à partir de la liste des pièces
1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail.
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la
commande ENVOYER UN EMAIL.
3. Une fenêtre s'affiche. L'adresse email définie pour le fournisseur auquel est adressé la
pièce est proposée comme adresse du destinataire.
Si aucune adresse email n'est définie, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messageCochez l’option Envoyer par email
et cliquez sur le bouton [OK].195
Menu Gestion
rie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir
l’adresse directement dans l'email.
4. Dans la zone Document, sélectionnez le pré-imprimé que vous voulez transmettre. Si
vous laissez , le logiciel utilisera l'état défini dans les préfé-
rences Modèles de pièces fournisseurs.
5. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante.
6. Saisissez le texte de votre email.
7. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton [Joindre un
fichier].
8. Pour visualiser l'email dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la messagerie.
9. Cliquez sur le bouton [OK] pour envoyer l'email.
Il se peut qu'un avertissement s'affiche. L'envoi d'un email depuis une autre
application c'est-à-dire depuis votre logiciel Ciel doit être autorisée. Cliquez alors sur
le bouton [Oui].
10.Si votre messagerie s'ouvre, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la
pièce est inséré dans un nouveau message. Envoyez votre email comme vous en avez
l’habitude.
Détail pièces fournisseurs
Menu GESTION - commandes ACHATS - commande DÉTAIL PIÈCES FOURNISSEURS
Cette fenêtre vous permet d'obtenir des informations détaillées sur chaque pièce
commerciale d’achat (commande, facture, facture d'acompte, bon de réception, etc.) qui a
été saisie.
Plusieurs options vous permettent d'affiner le résultat :
• Vous pouvez afficher la liste des pièces par fournisseur (Tous les fournisseurs ou un
fournisseur précis) et/ou par article (Tous les articles ou un article précis).
• Utilisez les icones et pour naviguer dans la liste des articles et/ou des fournisseurs.
• Vous pouvez indiquer un intervalle de dates à prendre en compte.
• De même, vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement, factures et avoirs validés, etc.).
Pour cela, sélectionnez dans la liste déroulante de la zone Critères l'option à prendre
en compte.
Vous pouvez par la suite visualiser la pièce de votre choix. Cliquez sur le bouton [Fermer]
pour fermer la fenêtre de la pièce commerciale et revenir au détail des pièces.196
Menu Gestion
Commandes
Menu GESTION - commandes ACHATS - COMMANDES
A partir de la liste des commandes fournisseurs vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER
une ou plusieurs commande(s) ou effectuer certains traitements (TRANSFERT EN FACTURE,
etc.). Toutes ces opérations vous permettent d'évaluer instantanément le portefeuille
fournisseurs.
La gestion des commandes fournisseurs est quasi-identique à celle des commandes
clients.Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe
“Commandes”, page 156.
Bons de réception (BR)
Menu GESTION - commandes ACHATS - BONS DE RÉCEPTION
Cette liste répertorie tous les bons de réception qui existent. Dans la plupart des cas, un
bon de réception intervient suite à une commande. Et, il vous est possible de générer les
bons de réception de deux façons :
• soit à partir d’une commande préalablement enregistrée, ou d’un reliquat de commande
• soit de façon directe, sans saisie préalable de commande. 197
Menu Gestion
Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un ou plusieurs bon(s) de
réception ou effectuer certains traitements (transfert et validation de BR, etc.).
Créer un bon de réception
Reportez-vous au paragraphe “Créer une pièce commerciale : saisie standard”,
page 132.
Modifier un bon de réception
1. Pour modifier un bon de réception, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le
bouton .
2. La fenêtre Bon de réception s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Supprimer un bon de réception
Les bons de réception qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment.
Pour supprimer un bon de réception, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le
bouton .
Consulter l’aperçu ou imprimer un bon de réception
Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 142.198
Menu Gestion
Valider un bon de réception
Voir Valider une pièce commerciale, page 143.
Transférer un bon de réception
Après la saisie d'un bon de réception (ou le transfert d'une commande en BR), vous
pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre
fournisseur.
Transférer un BR en facture
1. Sélectionnez le BR à transférer.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE.
3. Confirmez le traitement.
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée et/ou IMPRIMER, VALIDER,
RÉGLER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le
bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien déroulé et qu'un bon de livraison a
bien été générée.
Transférer plusieurs BR en facture
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de plusieurs BR en facture. Ce transfert
génère une facture globale pour toutes les BR transférés. Cette opération permet la
facturation automatique de tous les BR créés et validés pendant une période donnée.
1. Sélectionnez dans la liste les BR à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la
touche ou enfoncée.
• La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives.
• La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT GROUPÉ EN FACTURE.
3. Confirmez le traitement.
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER, VALIDER, RÉGLER la
pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton
[Ok].
Création et annulation d'acompte
Voir Gestion des acomptes, page 161.
Attention §
La validation est une opération irréversible. Des bons de réception validés ne pourront
plus être modifiés.199
Menu Gestion
Factures d’acompte fournisseurs
Menu GESTION - commandes ACHATS - FACTURES D’ACOMPTE
Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer.
Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.
Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement
générée.
Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le
fournisseur correspondant, etc. Voir Gestion des acomptes, page 161.
Factures
Menu GESTION - commandes ACHATS - FACTURES
La liste des factures fournisseurs répertorie toutes les factures fournisseurs qui existent.
Les factures fournisseurs peuvent être générées de plusieurs façons :
• soit à partir d’une commande préalablement enregistrée ou d’un reliquat de cette
commande,
• soit à partir d'un bon de réception validé,
• soit de façon directe, sans saisie préalable de commande ou bon de réception.
La gestion des factures fournisseurs est quasi-identique à celle des factures clients.
Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe
“Factures”, page 168.
Attention §
Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes
perçus (loi NRE).200
Menu Gestion
Avoirs
Menu GESTION - commandes ACHATS - AVOIRS
La liste des avoirs fournisseurs répertorie tous les avoirs existants. Les avoirs peuvent
être générés de trois façons :
• issus d'un transfert de facture,
• en saisie directe,
• issus d'un règlement ayant un écart de règlement positif.
Vous pouvez à partir de la liste des avoirs CRÉER, MODIFIER, IMPRIMER ou effectuer certains
traitements (TRANSFERT, VALIDATION, REMBOURSEMENT D'UN AVOIR, GÉNÉRER L’ÉCRITURE, OUVRIR
L’ÉCRITURE, etc.).
La gestion des avoirs fournisseurs est identique à celle des avoirs clients.
Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe
“Avoirs”, page 174.
Règlements
Menu GESTION - commandes ACHATS - RÈGLEMENTS
La liste des règlements fournisseurs regroupe tous les règlements qui existent. Vous
pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la
fois pour les factures mais également les avoirs.
Saisir un règlement fournisseur
Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces
fournisseurs.
1. Dans la liste des règlements, cliquez sur le bouton .
Informations règlements
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à
utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone
Codes pièces - Fournisseurs.
Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement.
2. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut).
La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les
paramètres de facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION -
onglet paramètres). Dans le cas contraire, un message vous en informe.
3. Indiquez la date d'échéance du règlement.
4. Sélectionnez le fournisseur à l'aide du bouton Liste .201
Menu Gestion
Le mode de paiement attribué au fournisseur lors de sa création ainsi que son libellé
s'affichent automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de règlement.
Si votre mode de paiement est de type chèque et que plusieurs chéquiers sont enregistrés
sur votre compte de banque, vous pouvez cliquer sur l'icone pour choisir un autre
chéquier que celui attribué par défaut.
5. La zone N° de pièce affiche le numéro de règlement. Modifiez-le si nécessaire.
Lorsque le mode de paiement est de type Chèque avec gestion des numéros de
chèques, cette zone affiche le N° de chéquier qui sera utilisé pour ce règlement.
6. Saisissez une éventuelle Référence.
7. Cliquez sur l'icone pour noter une observation. Par exemple, dans le cas d'un
règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de chèque. S'il s'agit d'un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire.
8. Si le mode de paiement est de type Virement (VIR) :
Si vous souhaitez effectuer un virement SEPA, il vous est possible d’ajouter un texte
de 140 caractères maximum pour indiquer un motif ou un commentaire au virement.
Pour cela, cliquez sur l’icone . Une zone de texte s’affiche, et vous pouvez alors
saisir vos précisions. La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors
de la remise du virement, le texte sera cependant tronqué à 140 caractères.
Pour que cette option relative au virement SEPA soit activée, vous devez avoir au pré-
alable coché comme magnétique le mode de paiement Virement (VIR) dans le menu
LISTES - MODES DE PAIEMENT.
Pour plus de détails sur les virements SEPA, Voir Virements fournisseurs, page 379.
Montant
9. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du
règlement s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à
régler dans la zone Mt règlement.
Le montant du règlement peut concerner plusieurs factures.
Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif.
L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler.
Exemple
Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 150 €.
Vous saisissez 151 dans la zone Montant règlement.
L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler.
10.Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Générer un avoir] et [Pertes et
profits] se grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture.
11.Lorsque qu’une réduction vous est accordé pour paiement anticipé ou comptant, vous
indiquez ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution
d'une remise financière accordée pour paiement immédiat.202
Menu Gestion
Si votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le
cas contraire, ne remplissez pas cette zone).
Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées...
Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines
opérations.
• Règlement partiel
La facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0.
Si plusieurs factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le
montant du règlement soit atteint en commençant par la première de la liste.
La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le
montant devra être égal au solde dû.
• Solder
La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en
pertes et profits (charges ou produits financiers).
Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées...
Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines
opérations.
• Solder
La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et
profits (charges ou produits financiers).
• Générer un avoir
La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir
et reste donc disponible pour régler une prochaine facture. Le programme vous informe
de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le numéro d'avoir qui suit le
dernier créé.
Cliquez sur le bouton [Ok] pour confirmer le règlement.
Echéances factures et avoir validés non réglés
Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés.
Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs
factures.
Vous pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement
dans la colonne Montant.
• Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler.
• Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliAttention !
Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture,
il ne faudra pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture
dans la mesure où, ce dernier a déjà été déduit lors de la facturation.
Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart.203
Menu Gestion
quez sur le bouton [Tout régler] tout en conservant la touche de votre clavier
enfoncée.
• Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée.
Régler une facture avec un ou plusieurs avoir(s)
Vous pouvez solder une facture fournisseur à l'aide d'un ou plusieurs avoirs.
Le montant du ou des avoirs sera déduit du montant de la facture.
1. Dans la liste des règlements (menu GESTION, commande ACHATS - RÈGLEMENTS), cliquez
sur le bouton [Créer].
2. Sélectionnez le fournisseur concerné.
Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés.
3. Appuyez sur la touche puis double-cliquez sur la facture à régler et les avoirs à
déduire pour connaître le règlement.
Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction
des avoirs utilisés. Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le
pied du règlement.
4. Cliquez sur [Ok] pour valider.
Modifier un règlement
1. Sélectionnez le règlement dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Supprimer un règlement
Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment.
1. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton [Oui].
Générer dans le journal comptable l'écriture d'impayé
1. Sélectionnez le règlement concerné.
2. Faites un clic-droit et choisissez la commande GÉNÉRER L’ÉCRITURE.
3. Générez le journal comptable en paramétrant une période incluant la date de la constatation de l'impayé.204
Menu Gestion
Options
Les traitements accessibles par le bouton [Options] ou par le menu Contextuel sont
quasi-identiques à ceux des règlements clients. Seule la dénomination de certaines zones
diffère.
Reportez-vous aux paragraphes “Les options”, page 183 et “Les commandes du menu
Contextuel (clic-droit)”, page 184.
Abonnements fournisseurs
Menu GESTION - commandes ACHATS - ABONNEMENTS FOURNISSEURS
Cette commande vous permet de générer des factures d'abonnement c'est à dire des
factures répétitives et à intervalle de temps régulier (loyer). La génération d'un
abonnement implique la génération d'une même facture pour une période donnée.
La gestion des abonnements fournisseurs est identique à celle des abonnements
clients. Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au
paragraphe “Abonnements clients”, page 185.205
Menu Gestion
Articles
Menu GESTION - commande ARTICLES
Le terme Article englobe les produits de commerce, les produits fabriqués, les prestations
de service ou les produits annexes (port, etc.).
Afficher l'aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’une
fiche article.
1. Sélectionnez dans la liste l'article pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa
fiche.
2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu.
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un
clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre article dans liste. La fiche
correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu.
Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée
devant n'apparaît plus.
Créer un article
1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
Identification de l’article
Le Code article est une zone alphanumérique (15 caractères maximum) obligatoire
permettant d'identifier chaque article créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie
d'une pièce commerciale.
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Articles à utiliser
en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes
bases.
2. Si ce paramétrage est effectué, le code article s'affiche automatiquement. Dans le cas
contraire, saisissez-le.
Attention !
Le code article est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la
fiche article si cette zone n'est pas renseignée.206
Menu Gestion
3. Saisissez le Libellé de l'article.
4. Si vous gérez des articles à l'international, vous pouvez les saisir dans 2 langues étrangères. Pour cela, cliquez sur le bouton [International].
Exemple
Vous pouvez par exemple saisir dans l'onglet Langue 1 un article en Anglais puis dans
l'onglet Langue 2 ce même article en Chinois.
1. Indiquez le Libellé de l'article puis saisissez le descriptif dans la zone Désignation.
2. Cliquez sur [Ok] pour valider.
Vous pourrez par la suite éditer vos articles en prenant en compte le critère de la
langue.
3. Précisez la Famille à laquelle appartient cet article. La famille vous permet de classer
des articles selon les critères de votre choix et en fonction des statistiques que vous
souhaitez obtenir.
4. Cochez la case Bloqué si vous souhaitez établir une différence entre certains articles :
• dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle,
• ou d'une rupture de stock proche.
Tout comme pour les clients «bloqués», vous pouvez paramétrer l'affichage d'un message
lors de la saisie de cet article dans une pièce commerciale (menu DOSSIER - PARAMÈTRES -
FACTURATION - onglet saisies).
Informations stock
5. Si vous souhaitez gérer le stock de certains articles, cochez la case Gestion de stock.
Dans le cas contraire, décochez cette case.
6. Si vous gérez le suivi de stock par N° de série ou N° de lot, cochez l'option correspondante. Ces options ne sont disponibles que si vous avez autorisé la gestion des N° de
série/lot dans les paramètres de facturation. Voir Paramètres Facturation, page 28.
Le Stock réel est une zone numérique que vous ne pouvez renseigner qu'à la création d'un
article. Le stock réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock.
Dans le cadre d'une modification de la fiche Article, cette zone n'est plus accessible ; le
stock est automatiquement calculé par le logiciel en fonction des entrées et des sorties.
Si vous souhaitez modifier le Stock réel, vous devez effectuer :
• une entrée de stock manuelle,
• ou une régulation de stock.
Lorsque vous saisissez un stock de départ, le logiciel génère automatiquement un
mouvement de stock. Toutes les entrées et sorties d'articles sont mémorisées dans la
base des mouvements de stocks.
Le Stock théorique correspond à la quantité en Stock réel moins la quantité en Stock client
commandée plus les Commandes fournisseurs.207
Menu Gestion
Vous n'avez pas accès aux zones En Cde client et En Cde fourn. car elles sont
automatiquement calculées en fonction des commandes, des achats et/ou des ventes
non soldées.
Le Stock mini vous permet d'éditer par exemple les états de réapprovisionnement de
stocks (liste des articles dont le stock réel est inférieur à ce stock minimum).
Cette zone permet aussi de paramétrer le seuil de réapprovisionnement lors du
traitement des commandes (fournisseurs) d'articles en rupture de stock.
Le Stock maxi vous permet d'éditer la liste des articles «surstockés» (article dont le stock
réel est supérieur au stock maximum). Cette zone intervient aussi lors du paramétrage
du traitement des commandes (fournisseurs) d'articles en rupture de stock.
Onglet Prix Tarif
Cet onglet vous permet de paramétrer les éléments nécessaires à la gestion des prix.
1. Sélectionnez le mode de calcul du prix de l'article.
Fixer le prix de vente HT
Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de
vente HT.
Par défaut, cette option est sélectionnée.
Lorsque l'option Fixer le prix de vente HT est active, la modification du prix d'achat entraîne
la modification du coefficient de marge (le prix de vente sera donc inchangé).
Fixer le prix de vente TTC
Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de
vente TTC.
Cette option permet de gérer les effets d'une modification du prix d'achat.208
Menu Gestion
Fixer le coefficient de marge
Lorsque l'option Fixer le coefficient de marge est active, la modification du prix d'achat
entraîne la modification du prix de vente (le coefficient de marge sera donc inchangé).
Le choix du mode de calcul permet aussi d'éviter les différences d'arrondis lors des
calculs de la TVA dans les pièces commerciales. Les lignes des pièces commerciales,
les prix et les remises auxquelles vous aurez accès seront en HT ou en TTC suivant le
mode de calcul que vous aurez choisi.
2. Sélectionnez le Taux de TVA appliqué à l'article. Vous pouvez aussi choisir un taux de
TPF (Taxe Para Fiscale) si vous êtes soumis à cette taxe.
PAMP
Le PAMP (Prix d'Achat Moyen Pondéré) est calculé automatiquement au fur et à mesure
des entrées de stock. Cette zone est calculée selon la formule suivante :
Prix d'achat HT
La zone numérique Prix d'achat HT est facultative. Dans le cas d'une société de services,
cette zone peut correspondre au coût de la prestation. Pour une société industrielle, il
peut s'agir du coût interne de fabrication ou du prix de revient. Pour les sociétés de
négoce ou pour les détaillants, il s'agira du prix d'achat facturé par le fournisseur.
A chaque nouvelle entrée de stock, qu'il s'agisse d'un mouvement de stock direct (menu
Gestion - mouvements de stock) ou qu'il s'agisse d'une facturation fournisseur, ce prix
d'achat prendra la valeur indiquée dans la facture d'achat ou dans le mouvement de
stock.
Coefficient de marge
La zone Coefficient n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le coefficient
de marge.
C'est le coefficient multiplicateur qui, s'appliquant au prix d'achat, donne le prix de vente
hors taxes. Si aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraînera le
calcul automatique d'un coefficient.
Prix de vente HT
La zone Prix de vente HT n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix
de vente HT.
Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient de marge est recalculé en fonction du prix
d'achat et du nouveau prix de vente.
Prix de vente TTC
La zone Prix de vente TTC n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix
de vente TTC.
Si vous modifiez le prix de vente TTC, notamment pour obtenir un prix TTC «tout rond», le
prix de vente HT est recalculé en fonction du taux de TVA. Le coefficient de marge est
aussi recalculé.
Dernier PAMP x Stock réel + Quantité entrée en stock x Prix achat / Stock réel +
Quantité entrée.209
Menu Gestion
Grille des tarifs
La gestion des tarifs s'effectue avec la grille tarifaire des fiches articles. Vous pouvez :
• Gérer des tarifs par quantité : le prix de vente dépendra des quantités de la grille des
tarifs (quantité maximale que vous aurez saisies dans les fiches articles).
• Gérer des codes tarifs : vous affectez directement un tarif (de 1 à 7) à un client (les différents tarifs ayant été préalablement saisis dans la fiche article).
Ces deux possibilités peuvent être utilisées de façon combinée suivant les conditions que
vous souhaitez accorder à vos clients.
Dans la fiche Client, la zone Code tarif (onglet Complément) permet d'indiquer le type de
tarif dont chaque client bénéficie.
Exemple
Un article peut être vendu à différents clients bénéficiant chacun de conditions
différentes. La fiche de cet article est composée de :
• Code : Pentium II 400
• Désignation : Pentium II 400 Mhz
• Prix de vente Hors Taxes : 2313,72 €
Vous êtes fabricant de matériel informatique et votre clientèle se répartit entre des
grossistes, des revendeurs et des particuliers.
• Le particulier sera facturé au prix de vente public, c'est-à-dire au prix de vente indiqué dans la fiche article.
• Le grossiste se verra affecter un tarif suivant un barème que vous aurez arbitrairement fixé et qui pourra tenir compte de sa rapidité de paiement, du chiffre d'affaire
qu'il vous aura généré sur l'année précédente ou de tout autre critère sachant que de
toute façon, il vous en achète une quantité suffisante sur l'année pour bénéficier de
tel ou tel tarif.
• Le revendeur ou distributeur : pour ce type de client vous préférez accorder des
remises au cas par cas en tenant compte de la quantité de la commande. Dans ce cas,
le tarif est purement fonction de la quantité.
Saisie des tarifs
Les tarifs d'un article sont saisis dans la zone Grille de tarifs.
1. Cochez l’option Modification puis cliquez sur le bouton . Une nouvelle ligne
s'insère dans la grille de tarifs.210
Menu Gestion
2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie.
Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche .
Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches et simultanément.
3. Saisissez la quantité puis les tarifs qui correspondent aux quantités. Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs.
Les tarifs s'affichent par colonne (1 colonne par tarif). Vous pouvez ainsi effectuer un
croisement entre les tarifs et les quantités.
La colonne Qté correspond à la quantité minimale nécessaire pour bénéficier du tarif
correspondant.
Vous devez avoir précisé préalablement dans la fiche Client (zone Tarif - onglet
Complément) qu'il bénéficie d'un code tarif.
Si vous utilisez effectivement les tarifs par quantité, les prix devront être saisis dans
l'ordre décroissant car les quantités doivent être saisies dans l'ordre croissant.
Le logiciel effectue un contrôle de cohérence sur les quantités saisies : vous ne pourrez
pas saisir des valeurs qui se chevauchent. Si c'est le cas un message vous l'indique.
Si le mode de calcul est défini à partir du HT, vous devrez saisir les différents tarifs en
Hors Taxes.
Si le mode de calcul est défini à partir du TTC, vous devrez saisir les différents tarifs
en TTC.
• Pour ajouter une nouvelle ligne au tableau, cliquez sur le bouton .
• Pour supprimer une ligne de la grille des tarifs, cliquez sur le bouton .
Le menu déroulant vous permet d'effectuer certains traitements sur les tarifs :
Modifier le libellé d'un tarif
Cette commande vous permet de changer le Libellé d'un tarif.
1. Sélectionnez le tarif à modifier puis cliquez sur le bouton [Modifier].
2. Saisissez le nouveau libellé puis cliquez sur [Ok].
Pour effectuer des
modifications, ajouter
ou supprimer des
tarifs, cochez le mode
Modification.
Pour consulter la grille
des tarifs et effectuer
des croisements entre
les quantités et les
tarifs, cochez le mode
Visualisation.211
Menu Gestion
Affecter à un article le même tarif qu'un autre article
1. Activez cette commande si vous souhaitez, pour gagner du temps, appliquer à un
article la grille de tarifs d'un autre article.
2. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche l'article contenant la grille des tarifs à prendre
en compte.
3. Cliquez sur le bouton [Ok]. La grille des tarifs est appliquée à l'article en cours.
Appliquer un pourcentage à la sélection
Cette commande vous permet d'affecter un pourcentage à une sélection.
Saisissez le pourcentage à appliquer puis cliquez sur le bouton [Ok].
Le pourcentage est automatiquement repris dans la zone sélectionnée.
Appliquer un coefficient à la sélection
Cette commande vous permet d'affecter un coefficient à une sélection.
Saisissez le coefficient à appliquer puis cliquez sur le bouton [Ok].
Le coefficient est automatiquement repris dans la zone sélectionnée.
Ajouter une valeur à la sélection
Cette commande vous permet d'ajouter une valeur à une sélection.
Saisissez la valeur à ajouter puis cliquez sur le bouton [Ok].
La valeur est ajoutée au montant de la zone sélectionnée.
Exemple
Sélectionnez une zone Quantité. La valeur inscrite est 20. Activez la commande Ajouter une
valeur à une sélection. Saisissez la valeur 10.
La quantité est automatiquement modifiée et passe à 30.
Mode Modification / Mode Visualisation
Dans la grille des tarifs, deux modes sont disponibles :
• Pour consulter la grille des tarifs et effectuer des croisements entre les quantités et les
tarifs, cochez le mode Visualisation.
• Pour effectuer des modifications, ajouter ou supprimer des tarifs, cochez le mode
Modification.212
Menu Gestion
Onglet Dépôts
Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gestion de stock de la fenêtre
Article.
Vous pouvez visualiser les quantités en stock dans chaque dépôt. Cette liste est mise à
jour au fur et à mesure des entrées et/ou des sorties de stock dans le dépôt.
1. Cliquez sur le bouton [Mouvements] pour visualiser la liste de tous les mouvements
de stock associés à l'article. Voir Mouvements de stock, page 242.
2. Pour connaître les dépôts qui possèdent l'article sélectionné en stock, cochez l'option
N'afficher que les dépôts qui ont du stock de cet article.
Transférer un article vers un autre dépôt
1. Cliquez sur le bouton [Transferts entre dépôt].
2. Sélectionnez le dépôt source.
3. Cliquez sur le bouton [Transfert entre dépôts].
La fenêtre Transfert de dépôt à dépôt s’affiche.
4. Saisissez le Libellé du transfert et la Quantité d'articles à transférer.
5. Sélectionnez le dépôt Source et le dépôt de Destination.
6. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
7. Si votre article est géré en numéro de série/lot, il vous est alors demandé de saisir les
numéros à sortir du stock. Voir Saisir les numéros de série/lot, page 244.213
Menu Gestion
Les stocks (réel, théorique, maxi et mini) sont mis à jour en fonction de la quantité
transférée.
Modifier le stock d’un article
1. Pour modifier le stock de l'article dans le dépôt sélectionné, activez la commande MODIFIER LE STOCK du menu CONTEXTUEL (clic-droit).
2. La fenêtre de modification du stock s'affiche.
Double-cliquez dans la colonne Quantités pour saisir le nouveau stock de l'article. Saisissez une quantité positive pour une entrée de stock ou une quantité négative pour
une sortie.
Si votre article est géré en numéro de série/lot, il vous est alors demandé de saisir les
numéros à entrer ou à sortir du stock. Voir Saisir les numéros de série/lot, page 244.
Les transferts peuvent être réalisés pour un seul article du dépôt ou pour l'ensemble
des articles référencés sur le site. Pour cela, activez la commande TRANSFERT DE
DÉPÔTS.
Onglet N° de série/lot
Cet onglet affiche tous les numéros de série ou de lot qui ont du stock sur l'article.
• Si vous voulez également voir les numéros de série ou de lot des articles dont le stock
est à zéro, cochez l'option Afficher le n° épuisé.
Bloquer un numéro
Vous pouvez bloquer un numéro afin d'empêcher sa sortie.
1. Sélectionnez le numéro.
2. Cliquez sur le bouton droit de votre souris et choisissez la commande BLOQUER.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer. Dans la colonne Bloqué, la case est alors
cochée.
Pour effectuer l'action inverse, vous disposez de la commande DÉBLOQUER du menu
CONTEXTUEL (clic-droit).
Onglet Désignation
Cette zone est réservée à la description détaillée de l'article.
1. Saisissez le nom de l'article ainsi que ses attributs (poids, volume, conditionnement,
version, etc.).
Pour agrémenter la fiche article, vous pouvez coller, importer la photo de l'article ou
encore la récupérer d’un scanneur/appareil photo.214
Menu Gestion
Importer une image
1. Cliquez sur le lien importer une image ou activez le menu CONTEXTUEL commande IMPORTER.
2. La fenêtre Ouvrir s'affiche. Sélectionnez l'image à importer.
3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. L'image s'affiche dans la zone Photo.
4. Vous pouvez ajuster le zoom de la photo à l'aide des options suivantes
.
Vous pouvez supprimer définitivement la photo. Pour cela, sélectionnez la commande
EFFACER du menu CONTEXTUEL (clic-droit).
Onglet Complément
Informations complémentaires
1. La zone Code barre n'est à renseigner que si vous utilisez le code barre. Intégrale de
gestion Ciel Quantum gère le code barre de type EAN13.
Si vous souhaitez que le programme calcule ou vérifie la clef de contrôle du code
EAN13, cochez l'option Contrôle et calcul de la clé EAN13 dans les PARAMÈTRES DE FACTURATION - onglet Saisie du menu DOSSIER.Voir Paramètres Facturation, page 28.
2. Saisissez à l'aide du triangle de sélection la Marque de l'article, si l'article en possède
une.
3. Indiquez un Substitut d'article, susceptible de remplacer l'article courant en cas de
rupture de stocks ou de fin de série.
Nous vous conseillons de créer tous vos articles dans un premier temps et de revenir
ensuite sur les fiches concernées pour y affecter les articles de substitution.
4. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Equipements Electriques et Electroniques, affectez-lui à l'aide du bouton Liste l'éco-participation
correspondante.
5. Indiquez la Catégorie de l'article. Vous pouvez sélectionner une catégorie dans la liste
prédéfinie.
6. S'il s'agit d'un article pour lequel vous n'effectuez pas une gestion complète (pas de
gestion de stock...), cochez la case Article divers.
Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains
éléments seront automatiquement repris dans les lignes de la pièce commerciale. Ces
éléments sont :
• le code article,
• le dépôt favori,
• les codes de TVA et TPF.
7. Si l'article n'est plus utilisé (article démodé, obsolète, non vendu), cochez la case Ne
plus utiliser.
Cet article ne s'affichera plus dans la liste des articles que vous activez lors de la saisie d'une pièce commerciale.215
Menu Gestion
8. Si vous voulez que l’article soit sur votre site en ligne e-Commerce, cochez l’option
Publiable sur le web.
9. Saisissez le nombre de mois Garantie de l'article ( 6 mois, 12 mois).
10.Indiquez la Catégorie de l’article.
11.Des unités (Kg, Litre, Mètre) vous sont proposées. Si l’unité dont vous avez besoin
n’existe pas par défaut, vous pouvez la créer via un clic droit dans la zone Unité, commande CRÉER.
12.Si vous gérez vos stocks d'articles à flux tendu (stock à 0), cochez l'option Contremarque. Dans ce cas, vous devez obligatoirement renseigner le fournisseur dans la
fiche article, au niveau de l'onglet Fournisseur.
Conditionnement
13.Indiquez un Conditionnement de l'article à la vente et à l'achat.
Les zones Poids net, Poids brut et Quantité par colis sont facultatives. Elles apportent des
précisions supplémentaires sur l'article.
Onglet Nomenclature
Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gérer les nomenclatures dans
les paramètres de facturation (Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES DE FACTURATION
- Onglet Options - zone Nomenclatures).
Selon votre activité, vous pouvez être amené à gérer vos articles d'après une structure
particulière.
Vous pouvez commercialiser des produits simples ou des produits composés à partir
d'autres éléments.
Dans ces deux cas, vous êtes amené à gérer des nomenclatures.
Créer une nomenclature d’article à un niveau
1. Cliquez sur le bouton dans l'onglet Nomenclature de la fiche
article.
2. Sélectionnez le premier article qui entre dans la composition puis cliquez sur le bouton [Ok].
3. Répétez l'opération pour les autres articles qui composent votre nomenclature.
Après avoir renseigné les différents composants, vous pouvez calculer automatiquement
le prix du composé en fonction de la somme matricielle des prix des composants.
4. Pour cela, cliquez sur le bouton .
• Pour visualiser la liste des composés de la nomenclature sélectionnée, cliquez sur le
bouton .216
Menu Gestion
• Pour supprimer une nomenclature, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton
.
Gestion des nomenclatures multi-niveaux
Si vous commercialisez des produits composés (chaque article composé est issu de
plusieurs articles composants), vous êtes donc amené à gérer des nomenclatures multiniveaux.
On parle de nomenclatures multi-niveaux si l'un des articles du composé est luimême un composé.
Après avoir créé des nomenclatures d'articles, vous pourrez effectuer des assemblages.
Voir Créer un ordre d’assemblage, page 358.
Exemple de nomenclature multi-niveaux
Vous commercialisez un pack de «Solution» qui regroupe 3 logiciels : Ciel Compta, Ciel
Gestion, Ciel Paye.
Après avoir saisi les 3 fiches articles, vous créez celle de la Solution en renseignant cette
fois l'onglet Nomenclature.
Vous commercialisez aussi le pack «Solution Plus» qui comporte les éléments de la
Solution ainsi que deux logiciels complémentaires (Ciel Prospects et Ciel Tableaux de
Bord).
L'onglet Nomenclature de la fiche article «Solution Plus» regroupe les éléments suivants :
• Solution,
• Ciel Prospects,
• Ciel Tableaux de Bord.
Dans la colonne Composants, le symbole indique que cet article est composé de
plusieurs éléments.
Dans cet exemple, l'article ART0001 est un article composé.
Pour visualiser les composants de cet article, cliquez sur le symbole ou activez la
commande DÉPLOYER ou TOUT DÉPLOYER du menu CONTEXTUEL (clic-droit).217
Menu Gestion
La gestion des nomenclatures passe par une phase de transformation des éléments de
base pour obtenir un produit fini. Cette phase passe par les ordres d'ASSEMBLAGE, de
désassemblage ou d'ANNULATION D'ASSEMBLAGE.
Si vous gérez votre stock en multi-dépôts...
Lors d’un assemblage, vous devez choisir les composants dans la liste des dépôts qui
s’affiche.
L’ordre dans lequel les dépôts s’affichent, est respecté.Voir Gestion de production,
page 358.
Onglet Fournisseur
Cliquer sur le bouton pour ajouter un fournisseur, puis sélectionnez-le dans
la liste qui s’affiche. Vous pouvez le définir comme Fournisseur principal en activant la
commande CLIC DROIT - DÉFINIR COMME FOURNISSEUR PRINCIPAL.
1. Sélectionnez le Fournisseur de l’article à l'aide du bouton Liste .
2. Saisissez la Référence de l'article attribuée par le fournisseur.
Les zones Marge HT et Marge ne sont pas accessibles.
Le montant de la marge réalisée entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat et le
pourcentage de marge entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat vont s'afficher
dans ces zones.
Onglet Comptabilité
1. Renseignez les différents comptes d'achat (classe 6) et comptes de vente (classe 7).
Ces zones seront automatiquement remplies si vous avez rattaché un article à une famille
d'articles dont les mêmes zones de l'onglet Comptabilité ont été renseignées.
Précisez un code Analytique si vous gérez une comptabilité analytique. Vous pouvez vous
aider du bouton Liste . Le bouton vous permet de définir plusieurs codes
analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 269.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur l'article.
Exemple
Logiciel éducatif particulièrement destiné aux enfants de 7 à 10 ans.
Les boutons situés dans la barre d’actions de la fiche article vous permettent de
consulter les statistiques et les objectifs articles, le détail des ventes et des achats.218
Menu Gestion
Modifier un article
1. Pour modifier un article, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
(ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Articles s'affiche.
2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Supprimer un article
1. Pour supprimer un article, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
(ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Les Options
Certains traitements sont accessibles à partir du bouton et de la barre d’actions
de la liste des articles.
Ils vous permettent de :
• Mettre à jour le prix des articles, les désignations longues,
• Calculer le prix et poids des nomenclatures,
• Lancer une régulation des stocks,
• Afficher l’aperçu d’une fiche article, etc.
Mise à jour du prix des articles
Cette commande vous permet de mettre à jour les prix de vente ou d’achat de vos articles.
Vous pouvez ne sélectionner qu'une partie de votre fichier.
Etape 1 : Sélection des articles
Plusieurs sélections sont possibles. Vous pouvez modifier :
• Le prix d'un article précis
Cochez l'option L'article et sélectionnez l'article concerné à l'aide du bouton Liste .
• Le prix de plusieurs articles précédemment sélectionnés
1. Cochez l'option La sélection. Les articles dont les prix seront mis à jour sont ceux
que vous avez sélectionné dans la fiche article.
2. Pour sélectionner plusieurs articles dans la liste des articles, cliquez sur les lignes
correspondantes tout en maintenant la touche enfoncée.219
Menu Gestion
• Le prix d'une famille d'articles
Pour changer les prix d'une famille d'articles, cochez l'option Une famille.
• Le prix de Tous les articles
1. Pour changer les prix de l'intégralité du fichier article activez l'option Tous les
articles.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape suivante de l'assistant.
Etape 2 : Sélection des prix
Vous pouvez modifier :
• le prix de vente ou le coefficient de marge,
• le prix d'achat.
3. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Etape 3 : Paramétrage des augmentations
Si vous avez sélectionné l'option Prix de vente et coefficient de marge dans l'étape 2, vous
pourrez modifier les prix des articles selon leur mode de calcul (article géré en HT ou
article géré en TTC) et selon le mode de gestion des prix (fixation du prix de vente ou du
coefficient de marge).
• Cochez la case Mettre à jour la grille de tarifs si vous souhaitez que la grille de tarifs soit
mise à jour dans chaque fiche article concernée.
Si vous avez sélectionné l'option prix d'achat dans l'étape 2, vous pouvez modifier les prix
des articles selon un taux ou un montant fixe.
4. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Etape 4 : Paramétrage des arrondis
Cette étape vous permet d'arrondir le prix des articles après mise à jour (augmentation
ou diminution).
Si vous ne souhaitez pas d'arrondi, aucun ajustement de prix ne sera effectué.
Si vous souhaitez effectuer un arrondi, vous disposez de deux méthodes :
• Méthode standard : tous vos prix sont arrondis à une puissance de dix. Cliquez sur le
triangle de sélection pour ouvrir la liste déroulante et sélectionnez le nombre souhaité.
• Prix psychologiques : la méthode est similaire à celle de la méthode standard mais
dans ce cas, la colonne Terminer par vous permet de saisir la valeur par laquelle le prix
doit se terminer.
Dans ces deux cas, une fenêtre composée d'une grille s'affiche.
5. Indiquez la (les) «fourchette(s)» de prix (Prix > = à, Prix < à), la valeur (Arrondir à) et le
Mode d'arrondi (double-cliquez dans la colonne pour modifier le mode indiqué : infé-
rieur, supérieur ou au plus près) associés à chacune d'elle.
6. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider les modifications.
Reportez-vous à l’aide intégrée à l’application pour des exemples précis sur les
méthodes d’arrondis.220
Menu Gestion
Mise à jour des désignations longues
Ce traitement permet d’actualiser les descriptions longues des articles. Les désignations
des articles seront remplacées par leurs libellés.
1. Une fois que vous avez sélectionné le ou les articles à mettre à jour, cliquez sur le bouton [Options] et choisissez la commande MISE À JOUR DÉSIGNATION LONGUE.
Cette opération peut être effectuée sur :
• Toutes les désignations,
• Les désignations renseignées,
• Les désignations non renseignées.
2. Cochez l'option de votre choix puis cliquez sur le bouton [Suivant].
3. Dans l'étape suivante, cochez [Oui] si vous souhaitez effectuer la même opération sur
les désignations internationales.
4. Cliquez sur le bouton [Continuer].
5. Cochez si oui ou non vous souhaitez récupérer les libellés des nomenclatures.
6. Cliquez sur [OK] pour valider la mise à jour.
7. Cette opération étant irréversible, un message vous demande d'effectuer une sauvegarde avant de lancer le traitement. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer].
Calcul prix/poids nomenclatures
Cette commande vous permet de calculer le Prix (Prix d'achat HT, Prix de vente HT, Prix
de vente TTC) et le Poids (Net et Brut) d’un article composé.
Pour calculer le prix et le poids de plusieurs articles en même temps :
1. Sélectionnez les articles souhaités.
2. Choisissez la commande CALCUL PRIX/POIDS NOMENCLATURES dans la liste déroulante du
bouton [Options].
La fenêtre Calcul des prix et poids des articles composés s'affiche.
3. Cochez les prix et poids que vous souhaitez mettre à jour.
4. Cliquez sur [OK] pour valider.
Régulation des stocks
Menu GESTION - commande ARTICLES - bouton [Régulation des stocks]
Voir Régulation des stocks, page 369.
Statistiques
Menu GESTION - commande ARTICLES - bouton [Statistiques]
Cette commande vous permet d’afficher les statistiques articles. Elle fonctionne sur le
même principe que les statistiques clients. Voir Statistiques, page 79.221
Menu Gestion
Objectifs
Menu GESTION - commande ARTICLES - bouton [Objectifs]
Cette commande vous permet d’afficher les objectifs fournisseurs. Elle fonctionne sur le
même principe que les objectifs clients. Voir Objectifs, page 81.
Détail des ventes
Menu GESTION - commande ARTICLES - bouton [Détail des ventes]
Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces saisies sur un article. Voir
Détail pièces clients, page 150.
Détail des achats
Menu GESTION - commande ARTICLES - bouton [Détail des achats]
Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces saisies sur un article. Voir
Détail pièces fournisseurs, page 195.
Remplissage automatique
Menu GESTION - commande ARTICLES - clic droit dans la liste
Cette commande vous permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains
choix d'affichage des fenêtres Liste.
La liste des rubriques qui s'affiche dépend de la liste préalablement sélectionnée.
Cette fenêtre est composée des colonnes suivantes :
• Nom de la rubrique à remplir
• Action éventuelle à effectuer sur la rubrique
• Valeur éventuelle utilisée par l'action
• Type de rubrique
• Commentaire de la rubrique.
1. Dans la zone Action, cochez l'action à exécuter sur la rubrique.222
Menu Gestion
Les actions possibles
Ne pas modifier : aucune modification ne sera apportée à la rubrique.
Remplir avec la valeur : une valeur que vous aurez préalablement définie sera affectée à la
rubrique.
Effacer la rubrique : cochez cette action si vous souhaitez supprimer la rubrique.
Mettre en majuscules : cette action vous permet d'appliquer l'attribut Majuscules au
contenu de la rubrique.
Mettre en minuscules : cette action vous permet d'appliquer l'attribut Minuscules au
contenu de la rubrique.
Mettre en titre : le format Titre sera affecté au contenu de la rubrique.
Ajouter la valeur : cette option vous permet d'ajouter une valeur spécifique à la valeur
courante de la rubrique.
2. Sélectionnez à l'aide du bouton , la valeur à prendre en compte puis cliquez sur le
bouton [Ok].
La case à cocher Utiliser une formule, affiche l'éditeur de script qui vous permet de
spécifier une valeur calculée.
Pour plus d'informations, reportez-vous au chapitre L'Editeur de script du manuel
électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE.
3. Cliquez sur le bouton [Lancer le remplissage] pour lancer le traitement.
La mise à jour est effectuée pour tous les éléments sélectionnés.
Afficher l'aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’une
fiche article.
1. Sélectionnez dans la liste l'article pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa
fiche.
2. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu.
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un
clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre article dans liste. La fiche
correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu.
Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en
cliquant sur le bouton .
3. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée
devant n'apparaît plus.223
Menu Gestion
Rechercher un article par code barre
Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options]
Cette commande permet de rechercher un article par son code-barre. Vous pouvez
également rechercher les codes barres des N° de série/lot.
1. Activez la commande RECHERCHE PAR CODE BARRE afin d’afficher la fenêtre de saisie du
code-barre.
2. A l’aide d’une douchette, scannez le code-barre de votre article. Le code-barre s’affiche
automatiquement puis la fiche de l’article concerné s’ouvre.
Si vous ne pouvez pas utiliser votre douchette, vous avez toujours la possibilité de saisir
le code-barre manuellement.
Les commandes du menu Contextuel (clic-droit)
Liste des mouvements du stock
Menu GESTION - commande ARTICLES - (clic-droit) LISTE DES MOUVEMENTS DU STOCK
Vous pouvez visualiser directement les mouvements de stock concernant l’article
sélectionné.
Voir Mouvements de stock, page 242.
Liste des composés
Menu GESTION - commande ARTICLES - (clic-droit) LISTE DES COMPOSÉS
Vous pouvez voir les éléments qui composent un article.
Modification du PAMP
Menu GESTION - commande ARTICLES - (clic-droit) MODIFICATION DU PAMP
Cette commande vous permet de modifier le PAMP (Prix d’Achat Moyen Pondéré) défini
pour un article sans avoir à repasser par la fiche de celui-ci.
A l’activation de cette commande, le code de l'article, son libellé ainsi que l'ancien PAMP
sont rappelés.
1. Saisissez le Nouveau PAMP de l'article.
2. Validez en cliquant sur le bouton [Ok].
La modification du PAMP génère un mouvement de stock de régularisation.
Objectifs
Menu GESTION - commande ARTICLES - (clic-droit) OBJECTIFS
Le logiciel gère les objectifs (clients, fournisseurs, articles, familles d’articles etc.) sur une
année ; le paramétrage par défaut de l'année s'effectue via le menu DOSSIER - commande
PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ (onglet Paramètres, Période objectif du et au).224
Menu Gestion
La fenêtre Objectifs vous permet de comparer, visualiser, imprimer (icone impression)
sous forme de graphiques les valeurs du chiffre d'affaires et celles des objectifs.
• Indiquez dans les zone Du...Au la période à prendre en compte.
Détail des ventes
Menu GESTION - commande ARTICLES - (clic-droit) DÉTAIL DES VENTES
Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces saisies sur un article. Voir
Détail pièces clients, page 150.
Détail des achats
Menu GESTION - commande ARTICLES - (clic-droit )DÉTAIL DES ACHATS
Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces saisies sur un article. Voir
Détail pièces fournisseurs, page 195.225
Menu Gestion
Familles articles
Menu GESTION - commande FAMILLES D'ARTICLES
Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille.
Exemple
Matériel informatique, Logiciels, Papeterie.
Ce classement vous permettra d'établir par la suite des états et statistiques par famille
d'articles.
Vous pouvez à partir de la liste des familles d’articles CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une
famille d’articles.
Créer une famille d’articles
1. Cliquez sur le bouton .(ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
Identification
La zone Identification vous permet de saisir les caractéristiques de chaque famille
d'articles.
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Familles articles à
utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone
codes bases.
1. Si ce paramétrage est effectué, le Code s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le.226
Menu Gestion
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant
d'identifier chaque fournisseur créé.
2. Saisissez le Libellé.
Onglet Complément
1. Indiquez le Code TVA ainsi que le Code TPF auxquels sera rattachée la famille
d'articles.
2. La partie Conditionnement permet de préciser éventuellement un conditionnement
pour l'article à la vente comme à l'achat.
Exemple
Vous achetez des chemises emballées par lot de 10. Vous les revendez ensuite à l'unité.
Dans ce cas, vous notez 1 dans la zone Vente et 10 dans la zone Achat.
Le Coefficient de marge est facultatif. Il s'agit du coefficient multiplicateur qui s'applique
au prix d'achat et donne le prix de vente hors taxes. Si aucun coefficient n'est indiqué, la
saisie d'un prix de vente entraînera le calcul automatique d'un coefficient.
3. Saisissez la Garantie en mois. Elle correspond au nombre de mois de garantie associé
à la famille d'articles.
4. Indiquez éventuellement le fournisseur auquel est rattaché cette famille d'articles.
Le bouton Liste vous permet de sélectionner dans la liste qui s'affiche un fournisseur.
Onglet Comptabilité
Dans cet onglet vous précisez les comptes de vente et d'achat. Ils correspondent aux
comptes de charges et de produits.
Vous devez remplir ces différentes zones pour votre comptabilité. Ces comptes
comptables seront automatiquement repris dans l'onglet Comptabilité de la fenêtre Article
au moment de l'affectation de l'article à une famille d'articles. Voir Onglet Comptabilité,
page 217.
Vous pouvez attribuer un code analytique si vous effectuez une gestion analytique des
familles d'articles. Vous pouvez vous aider du bouton Liste . Le bouton vous
permet de définir plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes
analytiques de niveau 1, page 269.
Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à
chaque compte de charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de
celle des comptes comptables
Onglet Tarifs
Dans cet onglet, vous pouvez spécifier une grille tarifaire pour la famille d'articles.
Si vous n'avez recours qu'à une seule grille de tarifs pour les différents articles d'une
famille, vous pouvez dans ce cas définir une grille de tarifs au niveau de la famille
d'articles.227
Menu Gestion
La détermination d'une grille de tarifs au niveau de la famille d'articles permet d'éviter
une nouvelle saisie de tarifs à chaque création d'article comportant les mêmes
caractéristiques tarifaires.
Lorsque vous affecterez une famille à un article, vous pouvez reprendre les
paramètres définis dans la famille d'articles.
Ajouter un tarif
Sélectionnez le type de tarifs (montant, % remise/prix de vente HT, coefficient/prix d'achat HT).
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une ligne de tarifs s'insère dans la grille.
2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie.
Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche .
Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches et simultanément.
3. Saisissez les quantités et les tarifs correspondants. Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs.
4. Validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Supprimer un tarif
1. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Une ligne de tarifs s'insère dans la grille.
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Les outils
Le bouton vous permet de MODIFIER LES LIBELLÉS DES TARIFS, d'AFFECTER À LA
FAMILLE D'ARTICLES LES MÊMES TARIFS QU'UNE AUTRE FAMILLE D'ARTICLES, d’APPLIQUER UN
POURCENTAGE, UN COEFFICIENT, UNE VALEUR À UNE SÉLECTION.
Pour plus d’informations sur ces commandes reportez-vous au chapitre “DÉPÔTS”,
PAGE 235.
Onglet Stocks
1. Cochez la case Gestion de stock si vous effectuez un suivi de vos stocks (gestion des
entrées et des sorties de stock).228
Menu Gestion
2. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le dépôt correspondant à la famille d’articles
puis cliquez sur le bouton [Ok].
3. Après avoir renseigné tous les paramètres, cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Le bouton vous permet de déterminer les objectifs de la famille d'articles.
Cette commande est aussi accessible par le menu CONTEXTUEL depuis la liste des familles
d'articles.
Voir Objectifs, page 223.
Onglet Fournisseurs
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter...] pour ajouter une ligne supplémentaire. Vous pouvez
choisir un fournisseur en cliquant sur le bouton Liste .
2. Dans la liste des Fournisseurs qui s’affiche, sélectionnez le fournisseur souhaité et cliquez sur le bouton [OK]. Pour afficher les fournisseurs bloqués, cochez la case correspondante située en haut à droite de la fenêtre.
3. Pour supprimer un fournisseur, cliquez sur le bouton [Supprimer...].
Pour définir un fournisseur par défaut, activez le menu contextuel (clic-droit) et
sélectionnez l’option Définir comme fournisseur principal. Le fournisseur principal apparaît
alors en caractères gras.229
Menu Gestion
Remises/Promotions
Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS
La liste des remises et promotions permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de
clients et/ou d’articles.
Créer une remise, promotion avec l’assistant
L’assistant permet de créer deux types de tarifs :
• des remises qui sont applicables à une sélection de clients et d'articles,
• des soldes et promotions qui sont uniquement applicables à une sélection d’articles.
1. Cliquez sur le bouton puis dans la fenêtre de l’assistant, cochez l’option Des
rabais, remises, ristournes ou Des soldes et promotions enfin cliquez sur le bouton [Suivant].
Vous avez également une autre possibilité : cliquez sur la flèche du bouton [Créer]
puis choisissez la fonction Créer des remises ou Créer des soldes et promotions. L’assistant de création des tarifs s’affiche.
Choisir les clients
Choisissez les clients pour lesquels vous souhaitez appliquer une remise.
2. Cochez l’une des options proposées :
• Tous les clients : la remise est applicable à tous les clients,
• Tous les clients ayant une famille : la remise est applicable à tous les clients rattachés à une famille, quelle que soit sa famille.
• Les clients de la famille : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez une famille.
• Le client : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez un client en
particulier.
• Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape suivante.
Attention !
Cette étape est uniquement proposée dans le cadre d’une remise.
Si vous créez une promotion, passez au paragraphe suivant.230
Menu Gestion
Choisir les articles
Vous choisissez les articles sur lesquels seront appliqués la remise ou la promotion.
3. Cochez l’une des options proposées :
• Tous les articles : la remise est applicable à tous les articles que vous avez,
• Tous les articles ayant une famille : la remise est applicable à tous les articles rattachés à une famille, quelle que soit sa famille.
• Les articles de la famille : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez une famille.
• L’article : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez un article en
particulier.
4. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape suivante.
Définir le tarif
5. Deux modes d’affichage de la remise dans les lignes des pièces commerciales sont proposés. Cochez la présentation que vous voulez adopter :
• Remise sur le prix de vente : le prix est affiché directement avec la remise. Le taux de
la remise n’est donc pas indiqué.
• Remise ajoutée à la ligne de facturation : le taux de la remise est indiqué. Vous avez le
prix de base et le prix après l’application de la remise.
Vous pouvez également définir la remise selon des tranches de prix ou de quantité
d’articles. Cochez alors l’option Oui puis définissez les tranches.
6. Dans la dernière zone, cochez l’option % ou Montant et saisissez le taux ou le montant
de la réduction à affecter au tarif.
7. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape suivante.
Choisir une période
8. Saisissez la période de dates sur laquelle la remise sera appliquée. Vous pouvez utilisez les icônes du calendrier .
Si vous laissez les zones vides, la remise sera valable indéfiniment.
9. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Nommer la réduction
10.Saisissez le nom de la réduction, par exemple : opération fidélité : 5% de remise.
11.Cochez l’option Ajouté dans la description de la ligne de pièce si vous voulez que le nom
de la remise soit affiché dans les pièces commerciales, au niveau de la description de
l’article.
12.Cliquez sur le bouton [OK].231
Menu Gestion
Créer une remise sans l’assistant
1. A partir de la liste des remises/promotions, cliquez sur la flèche du bouton
puis choisissez la commande CRÉER SANS ASSISTANT.
Cette commande est aussi accessible à l'aide du menu CONTEXTUEL (clic droit).
Vous définissez un taux de remise sur une sélection de clients et d’articles qui sera
appliqué au prix de base de votre article ou à la ligne de facturation.
La fenêtre Nouveau tarif s'affiche.
2. Dans la zone Libellé, saisissez le nom de la remise.
3. Cochez l’option Ajouté à la description si vous voulez que l’intitulé de la remise s’affiche
dans la description de l’article, sur les pièces commerciales.
4. Afin de choisir les clients qui peuvent bénéficier de la remise, cochez l’une des options
proposées :
• Tous les clients : la remise est applicable à tous les clients.
• Tous les clients ayant une famille : la remise est applicable à tous les clients rattachés à une famille, quelle que soit sa famille.
• Les clients de la famille : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et
choisissez une famille.
• Le client : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez un client en
particulier.
5. Vous choisissez les articles sur lesquels une remise peut être appliquée, pour cela
cochez l’une des options :
• Tous les articles.
• Tous les articles ayant une famille : la remise est appliquée à tous les articles rattachés à une famille, quelle que soit sa famille.
• Les articles de la famille : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez une famille.
• L’article : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez un article en
particulier.
6. Dans la zone Tarifs, saisissez le Taux de remise accordé.
7. Deux modes d’affichage de la remise dans les lignes des pièces commerciales sont proposés. Cochez la présentation que vous voulez adopter :
• Remise sur le prix de vente : le prix est affiché directement avec la remise. Le taux de
la remise n’est donc pas indiqué.
• Remise ajoutée à la ligne de facturation : le taux de la remise est indiqué. Vous avez le
prix de base et le prix après l’application de la remise.
8. Indiquez la période d’application de la remise à l’aide des icônes du calendrier .
9. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider la création du tarif.232
Menu Gestion
Modifier une remise, une promotion
1. Pour modifier un tarif, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
(ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER).
2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Supprimer une remise, une promotion
1. Pour supprimer un tarif, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
(ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].233
Menu Gestion
Gammes
Menu LISTES - commande GAMMES
La liste des gammes permet de créer des gammes de produits et /ou d’articles.
Créer un critère de gamme
Menu GESTION - Commande CRITÈRES DE GAMME... - bouton CRÉER
Définissez le libellé du critère de gamme dans la zone de texte Libellé. Cliquez sur
pour définir les valeurs de ce critère.
Entrez les valeurs souhaitées et cliquez sur [OK et créer].
Créer une gamme d’articles
Menu GESTION - Commande GAMMES...
1. Dans la fenêtre Liste des gammes, cliquez sur le bouton [créer].
2. L’assistant de création de gamme s’affiche. Saisissez un code et une désignation pour
la nouvelle gamme et cliquez sur [Suivant].
3. Choisissez dans la liste déroulante le critère souhaité et cochez les valeurs. Vous avez
la possibilité de rajouter des nouvelles valeurs avec le clic droit. Cliquez sur [Suivant].
4. Vous pouvez sélectionner jusqu’à trois critères de gammes.
5. Une fenêtre indiquant un compte rendu de vos critères s’affiche. Pour rattacher la
gamme à une famille d’articles, cliquez sur pour la sélectionner.
6. Cliquez sur [Ok].
La nouvelle gamme s’affiche. Vous pouvez fixer dans la liste déroulante le mode
d’affichage en fonction des prix (HT, TTC) ou des coefficients de marge.
Vous pouvez choisir d’annuler la création d’un article de gamme en décochant la case au
début de la ligne ou en utilisant le CLIC DROIT.
Pour copier des valeurs de prix, vous pouvez utiliser le CLIC DROIT - COPIER.
Cliquez sur [Ok] pour enregistrer la gamme.
Vous pouvez par la suite modifier ou supprimer la gamme en cliquant sur [Modifier] ou
[Supprimer] ou en utilisant le clic droit.
Modifier une gamme d’articles
Menu GESTION - commande GAMMES... - Bouton [Modifier...]
Vous pouvez modifier les articles de la gamme en double-cliquant sur la ligne souhaitée.
La fiche de l’article s’affiche et vous pouvez apporter les modifications souhaitées. Voir
Articles, page 205. Cliquez sur [OK] pour enregistrer les modifications. 234
Menu Gestion
Compléter une gamme d’articles
Menu GESTION - commande GAMMES... - Bouton [Compléter]
Vous avez la possibilité de compléter votre gamme d’articles en rajoutant des nouvelles
combinaisons de critères.
1. Pour cela, cliquez sur le bouton [Compléter...] situé dans la barre d’actions.
L’assistant s’affiche. Il est semblable à l’assistant de création de gamme, sauf que les
critères de gamme sont déjà définis.
2. Choisissez les valeurs souhaitées et cliquez sur [Suivant].
3. Une fenêtre indiquant un compte rendu de vos critères s’affiche. Pour rattacher la
gamme à une famille d’articles, cliquez sur pour la sélectionner.
4. Cliquez sur [Terminer]. Les articles complétant la gamme s’affichent.
5. Cliquez sur [OK] pour valider les modifications.235
Menu Gestion
Dépôts
Menu GESTION - commande DÉPÔTS
La commande DÉPÔTS vous permet d'enregistrer les dépôts de votre société. Le premier
dépôt de la liste est le dépôt principal.
Vous pouvez à partir de la liste des dépôts CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un dépôt.
Vous pouvez à partir de la liste des dépôts CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un dépôt.
Créer un dépôt
1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
Identification du dépôt
Le dépôt Principal figure par défaut dans tous les dossiers que vous créez et celui-ci peut
être modifié.
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Dépôts à utiliser en
activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases.
1. Si ce paramétrage est effectué, le code du dépôt s'affiche automatiquement. Dans le
cas contraire, saisissez-le.
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant
d'identifier chaque dépôt créé.
2. Indiquez le Libellé complet du dépôt ainsi que ses coordonnées postales (Adresse, CP,
Ville, Pays).236
Menu Gestion
Onglet Responsable
Renseignez les différentes zones concernant le responsable du dépôt : Nom, Titre,
Fonction, N° de téléphone fixe et Mobile, Fax, adresse électronique.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur le dépôt.
Modifier un dépôt
1. Pour modifier un dépôt, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
(ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Dépôt s'affiche.
2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Supprimer un dépôt
1. Pour supprimer un dépôt, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
(ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Transférer les articles d’un dépôt vers un autre dépôt
Transfert de tous les articles
Vous pouvez transférer les articles d'un dépôt vers un autre dépôt.
1. Sélectionnez le dépôt à transférer puis faites un clic-droit et choisissez la commande
TRANSFÉRER VERS UN AUTRE DÉPÔT.
2. Sélectionnez dans la liste déroulante, le dépôt de destination.
3. Validez en cliquant sur le bouton [Ok].237
Menu Gestion
La quantité de la colonne Stock réel est mise à jour en fonction de la quantité
transférée.
Transfert d’un article
Vous pouvez également transférer un article vers un autre dépôt à partir de la fiche
article, onglet Dépôt. Voir Transférer un article vers un autre dépôt, page 212.
Changer le dépôt dans une facture
Vous pouvez à partir d’une facture client changer le dépôt d’un article, préalablement
sélectionné.
1. Cliquez, comme le montre la fenêtre ci-dessous, sur le bouton [Outils] puis sélectionnez la commande CHANGER LE DÉPÔT.
2. Sélectionnez le dépôt dans lequel l’article sera pris pour cette vente.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Réapprovisionner un dépôt
Menu GESTION - commande DÉPÔTS - clic-droit RÉAPPROVISIONNER CE DÉPÔT
Saisie du dépôt source
1. Dans la fenêtre Assistant de transfert de dépôts, sélectionnez le Dépôt source à partir
duquel vous souhaitez réapprovisionner le dépôt sélectionné.238
Menu Gestion
2. Le Dépôt de destination sera réapprovisionné en fonction de la quantité d'articles disponible dans le dépôt source. Cliquez sur le bouton [Continuer].
3. Si le dépôt source est insuffisant, cochez l'une des deux options proposées :
• Ne pas réapprovisionner,
• Réapprovisionner (au détriment du stock du dépôt source qui passe en négatif).
4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Chaque fois que vous effectuez une de ces transactions (transfert ou
réapprovisionnement entre dépôts), un mouvement de stock est généré. Vous pouvez
activer la commande MOUVEMENTS DE STOCK du menu GESTION pour consulter toutes les
opérations réalisées.
Gestion des stocks multi-dépôts
Dans le cadre d’une gestion de stock multi-dépôts, vous devez respecter les étapes
décrites ci-dessous. Vous pouvez ainsi suivre avec exactitude les stocks des différents
dépôts de votre entreprise (entrepôts, boutiques, siège social, etc.)
1. Enregistrer vos différents dépôts
Voir Créer un dépôt, page 235.
2. Affecter un article à un dépôt
Les différents dépôts de stockage de l'article sont indiqués dans la fiche article onglet
Dépôt.
Si vous saisissez plusieurs dépôts pour un même article, un des dépôts doit être
déclaré en dépôt favori.
1. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste , le Dépôt favori de l'article. Il s'agit du dépôt
principal utilisé lors de la facturation.
2. Saisissez dans la colonne Stock réel, le nombre d'articles stockés dans le dépôt favori
puis dans les autres dépôts. C’est à partir de ces différents dépôts que le choix sera
possible si la quantité de l'article facturé est insuffisante.239
Menu Gestion
Vous pouvez renseigner le Stock minimum et le Stock maximum d'alerte sur chaque dépôt.
3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
3. Réapprovisionner vos dépôts
La saisie de pièces commerciales fournisseurs vous permet de réapprovisionner vos
stocks par dépôt.
Après avoir défini un dépôt dans la fiche du fournisseur (onglet Complément), vous pouvez
passer à l'enregistrement de vos pièces fournisseurs par dépôt.
Lors de la saisie d’une pièce fournisseur, le dépôt par défaut est celui auquel est rattaché
le fournisseur sélectionné.
Pour définir un autre dépôt que celui indiqué dans la fiche Fournisseur, double-cliquez
dans la colonne Dépôt de la pièce commerciale et sélectionnez à l'aide du bouton Liste le
dépôt concerné.
Exemple
Votre fournisseur «Tout pour les PC» approvisionne le dépôt de Bordeaux.
1. Vous indiquez donc Bordeaux dans la zone Dépôt de la fiche fournisseur correspondante.
Lorsque vous enregistrez une pièce auprès de ce fournisseur, c'est le dépôt de Bordeaux
qui va être pris en compte automatiquement dès que vous renseignerez la zone
Fournisseur de la pièce commerciale.
Or, vous souhaitez que la pièce soit rattachée au dépôt de Paris.
2. Pour cela, double-cliquez dans la colonne Dépôt dans la ligne de la pièce commerciale
puis activez la liste auxiliaire des dépôts à l'aide du bouton .
3. Sélectionnez dans la liste le dépôt de Paris puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
4. Gérer les variations de stocks
Lors de la saisie de vos factures clients, si la quantité en stock de l'article que vous
commandez est insuffisante dans le dépôt spécifié, un message vous en informe.
Vous pouvez dans ce cas :
• utiliser l'article de substitution, si celui-ci a été défini dans la fiche article (onglet Complément),
• effectuer un transfert de dépôt à dépôt,
• utiliser un autre dépôt dont la quantité en stock de l'article est suffisante
• lancer la fabrication de l'article, s'il s'agit d'un article composé.
Utiliser l'article de substitution
Si vous avez renseigné la zone Substitut dans la fiche article (onglet Complément), vous
pouvez avoir recours à cet article de substitution pour satisfaire la commande de votre
client, à condition que la quantité en stock de ce substitut soit suffisante.
Dans le cas contraire, un message vous signale que la quantité en stock est insuffisante
lorsque vous validez cette option.240
Menu Gestion
Effectuer un transfert d'un dépôt vers un autre
Pour accéder à cette commande, cliquez sur le bouton de la pièce commerciale
en cours puis activez la commande TRANSFERT DE DÉPÔT.
Vous pouvez ainsi faire appel à un autre dépôt pour compléter la quantité manquante.
La quantité manquante sera transférée du dépôt sélectionné (dépôt source) vers le dépôt
courant (dépôt de destination).
Exemple
Vous commandez 15 logiciels de Ciel Quantum à partir du dépôt de Paris.
Or, la quantité en stock de ce dépôt n'est que de 10.
En revanche, sur le dépôt de Rouen, la quantité en stock est de 20.
Lors du transfert vous précisez que vous souhaitez déplacer 5 articles du dépôt de Rouen
vers le dépôt de Paris. Il restera donc 15 articles en stock dans le dépôt de Rouen.
Utiliser un autre dépôt
Vous devez pour cela, modifiez le dépôt indiqué dans la pièce commerciale.
Double-cliquez dans la colonne Dépôt de la pièce commerciale puis sélectionnez le
nouveau dépôt à l'aide du bouton .
Si vous choisissez cette option, c'est le dépôt indiqué dans la pièce commerciale qui sera
utilisé pour alimenter toute la commande. Le stock du dépôt courant ne sera donc pas
modifié.
Exemple
Vous commandez 15 logiciels de Ciel Quantum à partir du dépôt de Paris.
Or, la quantité en stock de ce dépôt n'est que de 10. En revanche, dans le dépôt de
Rouen, la quantité en stock est de 20. En utilisant ce dépôt pour répondre à cette
commande, les 15 articles seront prélevés du dépôt de Rouen ; la quantité restant en
stock sera donc de 5. La quantité en stock de cet article dans le dépôt de Paris restera
inchangée, c'est-à-dire de 10.
Fabriquer l'article composé
Le logiciel vous propose d'effectuer cette opération si l'article composé est en rupture de
stock mais que le nombre de composants est suffisant pour lancer la fabrication.
Vous pouvez aussi lancer la fabrication en cliquant sur le bouton commande
FABRIQUER
L'ARTICLE COMPOSÉ.
5. Mouvements de stocks manuels et automatiques
En saisie automatique...
Les mouvements de stocks générés automatiquement lors de la validation de pièces
commerciales prennent en compte le dépôt affecté lors de l'enregistrement de la pièce.
Aucune modification n'est possible à ce stade; seul un transfert de dépôt peut être
envisagé pour une modification de mouvements de stock.241
Menu Gestion
En saisie manuelle...
La création d'une entrée ou sortie de stock s'effectue par défaut dans le dépôt défini dans
la fiche article concernée. Vous pouvez modifier ce dépôt si vous le souhaitez.
1. Dans la fenêtre de création d'un mouvement de stock (menu GESTION - commande
MOUVEMENTS DE STOCK), cliquez sur le bouton [Créer].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, double-cliquez dans la zone Dépôt et sélectionnez à l'aide
du bouton le dépôt souhaité.
6. Analyser vos dépôts
Pour un meilleur suivi et une gestion plus optimale de vos stocks, Intégrale de gestion
Ciel Quantum vous donne la possibilité d'obtenir vos états par dépôt.
Toutes les éditions liées aux articles tiennent compte d'une gestion multi-dépôts, à savoir :
• le suivi des stocks,
• l'inventaire des articles,
• la capacité de fabrication.242
Menu Gestion
Mouvements de stock
Menu GESTION - commande MOUVEMENTS DE STOCK
La liste des mouvements de stock affiche tous les mouvements manuels ou automatiques
effectués lors de la gestion de vos pièces commerciales (bon de livraison, factures d'achat
et de vente, etc.) ainsi que les traitements spécifiques comme la RÉGULATION DES STOCKS,
les TRANSFERTS D'UN DÉPÔT VERS UN AUTRE, les RÉAPPROVISIONNEMENTS.
Cette commande est aussi utilisée dans le cas de mouvements exceptionnels (pertes,
vols...) en ce qui concerne les sorties et pour les entrées en stock si vous n'utilisez pas
la chaîne d’achat.
Vous pouvez à partir de cette liste CRÉER ou VISUALISER un mouvement de stock.
Attention !
Certains services internes à une entreprise se servent exclusivement de cette commande
pour gérer leurs stocks car ils n'ont ni entrée, ni sortie, par le biais de pièces
commerciales.243
Menu Gestion
Créer un mouvement de stock manuellement (entrée ou sortie)
Un mouvement de stock est identifié par :
• son Numéro,
• le Code de l'article mouvementé,
• sa Date,
• le Type de mouvement de stock,
• la Quantité mouvementée,
• son Libellé,
• son numéro de série ou de lot,
• le Dépôt dans lequel à lieu le mouvement, etc.
1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Code du mouvement de
stock à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - Numérotation -
zone Codes bases. Si ce paramétrage est effectué, le numéro du mouvement de stock
s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier.
Le Numéro est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant
d'identifier chaque mouvement de stock créé.
2. Saisissez-le si vous n’avez pas défini de numérotation automatique des mouvements
de stock.
3. Indiquez la Date du mouvement de stock. Utilisez l'icone calendrier pour la sélectionner.
4. Sélectionnez l'Article pour lequel vous effectuez une entrée ou une sortie de stock.
La désignation s'affiche automatiquement.
5. Saisissez la Quantité à mouvementer.
S'il s'agit d'une Sortie de stock, saisissez une quantité négative.
6. Saisissez le Libellé du mouvement de stock et indiquez le Dépôt concerné.244
Menu Gestion
7. Si le suivi de l'article est géré par un numéro de série ou lot, cliquez dans la cellule N°
série/lot pour saisir les numéros à entrer ou à sortir. Voir Saisir les numéros de série/
lot, page 244.
Le Prix d’Achat Hors Taxe de l'article est rappelé.
8. Enregistrez le mouvement de stock en cliquant sur le bouton [Ok].
Générer un mouvement de stock automatiquement
Les entrées de stock automatiques peuvent provenir de diverses opérations :
• Chaque création d'article avec incrémentation d'un stock réel, générera une ligne de
type opération manuelles dans les mouvements de stock.
• Chaque validation de bons de réception (BR), facture directe d'achat, avoir client (avec
incrémentation des stocks) générera autant de lignes d'entrée de stock que d'articles
figurant dans ces pièces commerciales.
• Chaque validation d'ordre d'assemblage, de désassemblage ou d’annulation d’assemblage générera une ligne d'entrée de stock du composé et autant de lignes de sortie de
stock que d'articles composants figurant dans la nomenclature du composé.
• Chaque inventaire d'articles effectué par la commande RÉGULATION DES STOCKS et faisant apparaître des écarts positifs générera des entrées de stock.
Saisir les numéros de série/lot
En entrée de stock
1. Cliquez dans la première cellule et saisissez le numéro de série ou de lot.
2. Si l'article est géré en lot, dans la cellule Quantité, indiquez le nombre d'articles qui se
réfèrent à ce numéro de lot.
Dans le cas d'une gestion en série, la quantité est toujours égale à 1 et vous n'avez pas
besoin de renseigner la quantité.
3. Vous pouvez saisir un code barre au numéro de série ou de lot.
4. Procédez de la même manière pour les autres numéros à attribuer.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
Attention !
Le mouvement de stock créé est directement validé.
Certaines zones ne sont donc pas modifiables.
Attention !
La génération automatique d'un mouvement de stock est directement validée.
Certaines zones ne sont donc pas modifiables.245
Menu Gestion
En sortie de stock
A ce stade, cette saisie n'est pas obligatoire par contre elle sera impérative à la
validation des pièces.
La colonne Bloqué vous informe par une coche qu'un numéro ne peut être sorti. Le
blocage ou déblocage des numéros s'effectue dans la fiche article.
1. Sélectionnez les numéros à sortir du stock.
2. Cliquez sur le bouton [Ajouter] ou faites un double-clic.
Les numéros de série ou de lot s'affichent alors dans la partie N°saisis.
3. Vous pouvez entrer un Code barre dans la zone correspondante, si vous souhaitez sortir des numéros de série ou de lot en fonction de leur code barre.
4. Vous pouvez toujours retirer des numéros si par exemple ils ont été malencontreusement ajoutés. Pour cela, sélectionnez-les en bas de la fenêtre et cliquez sur le bouton
[Enlever].
5. Une fois que vous avez fini, cliquez sur le bouton [OK].246
Menu Gestion
Ordres de production
Menu GESTION - commande ORDRE DE PRODUCTION
Cette commande vous permet de consulter les ordres de production existants.
Vous pouvez depuis cette fenêtre lancer la création d'un assemblage, désassembler ou
annuler un assemblage.
Créer un ordre de production
Cette commande est également accessible par le menu CONTEXTUEL (clic-droit).
Voir Gestion de production, page 358.
Consulter un ordre de production
1. Sélectionnez l'ordre de production que vous souhaitez visualiser.
2. Cliquez sur le bouton [Consulter].
Vous pouvez éditer l'état Ordre de production disponible en cliquant sur l'icone
. La fenêtre suivante s’affiche et vous pouvez alors régler vos paramètres.247
Menu Gestion
Eco-participations
Menu GESTION - commande ÉCO-PARTICIPATIONS
La loi DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques) a pour objectif de limiter
le gaspillage des matières premières. Le principe est que le consommateur rapporte ses
équipements usagés et s'acquitte de l'éco-participation pour financer leur recyclage.
L'éco-participation correspond donc à la contribution financière du consommateur pour
la collecte, la réutilisation ou le recyclage d'un produit usagé. Son montant varie selon le
produit et le type de traitement qu'il nécessite, et doit apparaître sur la fiche de l'article
pour information.
Dans la liste des éco-participations, vous pouvez créer, modifier, supprimer une écoparticipation.
Créer une éco-participation
1. Cliquez sur le bouton [Créer] ou activez le menu CONTEXTUEL - commande CRÉER.
La fenêtre ci-dessous s’affiche.248
Menu Gestion
2. Indiquez le Code ainsi que le Libellé de l'éco-participation.
3. Vous pouvez lui attribuer une famille d'éco-participation. Sélectionnez sa Famille
d'appartenance à l'aide du menu déroulant.
Vous pouvez directement en créer une. Pour cela faites un clic-droit dans la zone du
menu déroulant puis choisissez la commande CRÉER du menu CONTEXTUEL.
Vous pouvez également créer vos familles d'éco-participation par le menu LISTES -
commande AUTRES LISTES. Voir Autres listes, page 125.
4. Saisissez le Montant TTC de l'éco-participation et cliquez sur le bouton [OK].
Modifier une éco-participation
1. Pour modifier une éco-participation, cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER).
2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer une éco-participation
Une éco-participation ne peut être supprimée si celle-ci est utilisée.
1. Pour supprimer une éco-participation, cliquez sur le bouton (ou menu
CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).
2. Un message vous informe que l'application va vérifier si l'éco-participation est utilisée.
3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression.
Exporter les données de la liste vers Office
Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel. Pour
cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic-droit) puis sélectionnez la commande Office.
Imprimer la liste des éco-participations
1. Vous pouvez imprimer la liste de vos éco-participations en cliquant sur l’icone ou
situés dans la barre de la liste.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez la ligne Liste des éco-participations.249
Menu Gestion
e-Commerce
Menu GESTION - commande E-COMMERCE
Cette commande permet d’accéder directement aux fonctionnalités d’e-Commerce.
Créer le site
Menu GESTION - commande E-COMMERCE - CRÉER LE SITE
Dans Intégrale de gestion Ciel Quantum, vous devez ouvrir le dossier de votre société
contenant les données qui seront récupérées dans votre site e-Commerce.
Lorsque vous activez la commande E-COMMERCE pour la première fois, un "assistant"
démarre automatiquement et vous demande les informations nécessaires à la création de
votre site.
Vous passez d'une étape à l'autre en cliquant sur les boutons situés en bas de la
fenêtre : [Précédent] et [Suivant].
Etape 1: adresse de votre site
1. Choisissez le Nom du site qui identifie votre société.
Ce nom est utilisé pour définir l'adresse de votre site et pour identifier ce dernier sur la
plate-forme d'hébergement de Ciel e-Commerce.
2. L'adresse de la plate-forme d'hébergement de Ciel e-Commerce est : http://commerce.ciel.com
Ainsi, si vous nommez votre dossier masociete, l'adresse de votre site e-commerce sera :
http://commerce.ciel.com/masociete
3. Saisissez votre numéro de licence pour créer un site complet.250
Menu Gestion
Etape 2: vos coordonnées
4. Enregistrez vos coordonnées. Ces informations pourront être modifiées ultérieurement en activant l'Assistant de création/modification de site.
Etape 3: identification de votre site
Cette étape vous permet de personnaliser votre site.
Titre
Le titre saisi dans cette zone apparaîtra sur toutes les pages de votre site de commerce.
Vous pourrez le modifier ultérieurement, ainsi que toutes les informations qui vont
suivre.
Attention !
Les caractères accentués ainsi que les espaces entre les mots ne sont pas acceptés.251
Menu Gestion
Site société
Ciel e-Commerce n'a pas vocation à être le site Internet principal de votre société (site
institutionnel). Si vous souhaitez créer un site institutionnel à l'occasion de votre projet
e-commerce vous pouvez relier votre site de commerce à votre site institutionnel par un
lien qui sera proposé sur toutes les pages du site de commerce.
5. Saisissez ici l'adresse de votre site institutionnel.
Exemple:
www.masociete.com
Contact e-mail
Vous devez également spécifier une adresse de courrier électronique (e-mail) qui sera
accessible depuis toutes les pages de votre site de commerce. Cette adresse e-mail
permettra aux visiteurs du site de communiquer avec vous.
6. Saisissez cette adresse e-mail dans la zone correspondante.
Exemple:
durand@masociete.com
Etape 4: Logo
7. Afin que le logo de votre société apparaisse sur toutes les pages de votre site d'e-commerce, indiquez, dans cette étape, le nom et l'emplacement du fichier constituant
votre logo.
Vous pouvez créer votre logo à partir de n'importe quel logiciel graphique du marché.
Deux contraintes sont cependant à respecter :
• son format : ce fichier doit être au format GIF ou JPEG, qui sont les 2 formats standards d'images sur internet.
• sa taille : elle est fixée à 150 pixels de large pour 100 pixels de haut.
Si la taille du logo sélectionné est différente de 150x100, il sera envoyé à la plate
forme d'hébergement de Ciel e-Commerce, mais son affichage sera incorrect.252
Menu Gestion
Etape 5: compte d’affectation des ventes
Avec le Module Boutique, l'accès à votre site est ouvert aux internautes du monde entier,
donc à des clients potentiels non référencés dans votre gestion commerciale.
Pour que les commandes de ces clients soient intégrées à Intégrale de gestion Ciel
Quantum, il convient de déterminer à quel compte client seront affectées les commandes
des clients nationaux et éventuellement à quel compte client seront affectées les
commandes des clients export.
8. Sélectionnez dans la liste déroulante le compte client auquel seront rattachées les
ventes boutique des clients nationaux. Faites éventuellement de même pour les
clients exports.
Seule la sélection du Compte client national est obligatoire. Le compte client export
est facultatif.
Tarifs appliqués aux ventes des clients Boutique
Le choix des comptes clients de référence impacte tous les aspects de la navigation des
clients 'boutique'. En effet, les tarifs indiqués dans la boutique sont les tarifs applicables
pour le client boutique sélectionné. Il en va de même pour le régime de TVA applicable,
pour les informations de stock, etc.
Les éventuelles remises dont dispose ce compte client sont bien sûr appliquées sur le site
de commerce.
Pour déterminer si les tarifs de ce client sont hors taxe ou TTC, vous devez configurer
correctement la catégorie tarifaire à laquelle ce client est rattaché.
Etape 6: paramètres d’expédition
Cette étape vous permet d'affecter des frais de port à toutes les commandes passées sur
le site.
9. Pour cela sélectionnez à partir de cette fenêtre un article de port normal.
De plus, vous pouvez proposer à vos internautes le choix entre une livraison normale ou
express. 253
Menu Gestion
Ces articles n'ont pas nécessairement un prix fixe. Il suffit de définir le prix de ces
articles dans les différentes catégories tarifaires des clients et éventuellement de gérer
des remises spécifiques à chaque client. Il vous est donc possible de définir un forfait
de livraison spécifique à chaque client.
Frais de livraison
10.Indiquez le montant des frais de livraison appliqués aux articles que vous commercialisez.
Livraison gratuite à partir de…
Cette zone permet de paramétrer un seuil au-delà duquel la livraison normale est
gratuite.
Le code de la monnaie de tenue de compte de la gestion commerciale s'affiche à côté de
cette zone.
TVA sur le port
11.Cochez l'option Appliquer la TVA sur le port pour les clients assujettis à la TVA si vous
souhaitez que les frais de livraison soient également soumis à la TVA.
12.Cochez l'option Proposer l'enlèvement par le client si vous souhaitez que vos clients
internationaux ayants droit au crédit d'enlèvement puissent en bénéficier lors de sa
commande.
Etape 7: paramètres de sécurité
Cette fenêtre permet de définir le code d'accès et mot de passe qui permettent d'accéder
aux statistiques de fréquentation, au paramétrage des options d'affichage sur le site et à
la validation des commandes.
Vous devez choisir comme code d'accès une valeur différente des codes clients
existants. Il n'y a pas de mot de passe par défaut, veuillez donc en définir un afin de
pouvoir accéder à l'espace d'administration.
13.Cochez la case Utiliser une connexion sécurisée (SSL) pour que vos opérations de paiement puisse s'effectuer via un protocole sécurisé.
Le SSL repose sur un système de cryptage des données et permet, entre autres, de
sécuriser les opérations de paiement : lorsque le client valide sa commande, il est dirigé
vers une nouvelle page sécurisée, avec une adresse commençant par https et un signe de
cadenas en bas de la fenêtre.
Il entre le numéro de sa carte bleue et la date d'expiration dans cet espace sécurisé, où
toutes les données sont chiffrées, donc impossibles à récupérer par un pirate. Le numéro
de carte bancaire ne circule pas en clair sur Internet, il est d'abord crypté et ensuite
transféré au serveur de commerce. Si le serveur est hébergé à distance (hébergement
mutualisé par exemple), le commerçant passera lui aussi par une connexion sécurisée
SSL pour récupérer les numéros de carte bleue, afin que la chaîne soit sécurisée de bout
en bout.
Etape 8: lancement de la création du site
Cette dernière étape vous permet de créer votre site.254
Menu Gestion
14.Cliquez sur le bouton [Lancer la création]. Une barre de progression s'affiche alors et
rappelle le déroulement du transfert des données de votre gestion commerciale vers la
plate-forme d'hébergement de Ciel e-Commerce.
Par la suite, la fenêtre affichée indique que la création du site s'est bien passée et vous
invite à procéder aux paramétrages complémentaires.
15.Cliquez sur le bouton [OK] pour accéder à votre site.
Votre site est à présent créé et nous vous recommandons de le visiter immédiatement.
Ceci vous permettra de voir comment se présente votre catalogue, et d'identifier les
réglages supplémentaires que vous souhaiterez effectuer.
Nous vous recommandons de visiter le site en tant que client boutique, puis en tant que
client en compte, et de passer une commande dans ces deux modes.
Naviguez sur votre site
1. Pour obtenir une description détaillée de ces deux modes, connectez-vous comme
client en compte. Vous aurez besoin d'utiliser le code d'accès et le mot de passe d'un
des clients de votre gestion commerciale.
Vous trouverez ces informations en cliquant sur le bouton [Dépannage] de Ciel eCommerce ou dans Intégrale de gestion Ciel Quantum en activant le menu GESTION
commande E-COMMERCE - DÉPANNAGE.
2. Si vous créez des commandes sur votre site durant ces manipulations, veillez à les
effacer pour qu'elles ne soient pas prises en compte dans votre gestion commerciale. Reportez-vous à la description du module de contrôle des commandes pour
effectuer cette tâche.
Mise à jour de votre site
Menu GESTION - commande E-COMMERCE - MISE À JOUR
Votre site e-commerce s'appuie sur les données existantes de votre gestion commerciale :
• votre catalogue évolue fréquemment, ainsi que les tarifs de vos articles,
• vous créez fréquemment de nouveaux clients, qui ont souvent des conditions tarifaires spécifiques,
• les stocks disponibles évoluent chaque fois que vous enregistrez une commande client
ou un approvisionnement,
• les documents de ventes de vos clients passent du statut de bon de commande à bon
de livraison puis facture.
Pour fonctionner de manière optimale, votre site e-commerce doit donc refléter ces
évolutions. Il doit aussi s'enrichir de nouvelles images et informations détaillées sur vos
articles. Enfin, vos pages d'accueil et de promotions, pour être perçues comme vivantes,
doivent être renouvelées périodiquement.
Pour répondre à ces besoins, vous disposez avec Ciel e-Commerce de deux modes de mise
à jour de votre site.
• Une mise à jour des fichiers et des paramètres du site, qui vous permet d'adapter les
informations "marketing" de votre site.255
Menu Gestion
• Une mise à jour complète des données du site qui permet de récupérer dans Intégrale
de gestion Ciel Quantum les commandes reçues sur le site et d'envoyer vers le site
toutes les informations de votre gestion commerciale qui ont été crées ou modifiées
depuis la dernière mise à jour. Cette mise à jour complète comporte également la mise
à jour des fichiers et paramètres.
Accès à internet pour la mise à jour
Le poste de travail sur lequel s'effectue la mise à jour doit être équiper d’une connection
Internet afin de communiquer avec la plate-forme d'hébergement.
1. Si vous disposez d'une connexion partagée à Internet via votre réseau (connexion permanente du type ADSL, câble ou ligne spécialisée ou bien connexion à activation
automatique du type Numéris), n’établissez pas cette connexion ;
2. Si vous vous connectez à Internet à l'aide d'un modem classique, vous devrez :
• établir la connexion à Internet avant de lancer votre mise à jour ou,
• paramétrer cette connexion de telle sorte qu'elle s'établisse automatiquement dès
qu'un programme cherche à accéder à Internet.
3. Dans tous les cas et en particulier si vous souhaitez effectuer les mises à jour de façon
automatique et planifiée, assurez-vous que la connexion est bien libérée une fois la
mise à jour effectuée.
Mise à jour des fichiers et paramétrage du site
Voir Modification des fichiers et des paramètres du site, page 260.
Mise à jour complète des données du site
4. Lancez l'application pour accéder à l'assistant et au bouton [Lancer une mise à jour].
Cette fonction vous permet d'effectuer une mise à jour complète de votre site, c'est-à-dire
à la fois des données de gestion (réintégration des commandes puis mise à jour des
données sur le site) et des "attributs du site" (options définies dans l'assistant et fichiers
complémentaires tels que pages d'accueil, descriptions d'articles, etc.).
Cette fonction sert donc à mettre votre site marchand en adéquation avec les
informations de votre gestion commerciale.
La mise à jour permet ainsi :
• de récupérer les commandes passées sur le site pour les intégrer à votre gestion commerciale,
• d'actualiser et extraire les données issues de la gestion commerciale telles que les
changements de tarifs, les modifications du statut des commandes, les informations
de stocks, les nouveaux clients, les pièces en cours, etc.
• d'adapter les options du site telles que les pages d'accueil, des fiches produits
détaillées, les options de paiement, de port, etc.
Une barre de progression s'affiche et vous indique le déroulement de la procédure. En fin
de mise à jour, vous accéder directement au site marchand.
Vous disposez d'un crédit d'une mise à jour quotidienne, vous ne pouvez donc lancer
cette fonction qu'une fois par jour.256
Menu Gestion
Cependant, durant les sept premiers jours suivant la création de votre site, vous avez
droit à douze mises à jour quotidiennes, ce qui vous permet de réaliser l'adaptation fine
de votre site.
La mise à jour peut être :
• Manuelle : elle est déclenchée, comme décrit précédemment, par le bouton [Lancer
une mise à jour].
• Automatique : grâce au bouton [Mise à jour automatique] de l'assistant de création/
modification de site qui vous permet de programmer l'heure à laquelle cette mise à
jour doit être lancée. L'application Ciel e-Commerce doit alors rester ouverte (en
fenêtre ou en icone) pour que cette automatisation fonctionne.
Import des commandes
Menu GESTION - commande E-COMMERCE - IMPORT DES COMMANDES
L’intégration des commandes dans votre gestion commerciale s’effectue via la commande
IMPORT DES COMMANDES.
Cette réintégration permet d’enregistrer les commandes issues de votre site e-commerce
dans votre gestion commerciale, sur le compte des clients en Compte ou sur les comptes
«Client National» ou «Client Export» pour les clients boutiques. A cette occasion, chacune
des commandes se voit attribuer une référence interne par votre gestion commerciale.
Cette référence répond au même schéma de numérotation que les commandes saisies
manuellement dans la gestion commerciale.
Par retour, l’information concernant le changement de statut des Bons de commandes
lorsqu’ils sont transformés en Bon de livraison ou en Facture est mise à jour sur le site.
Validation des commandes
Rappelons que toutes les commandes passées sur le site doivent être validées par
l’administrateur avant de pouvoir être importées dans la gestion commerciale, sauf si
l’option d’activation de validation de commande est configurée différemment.
1. Lorsque vous lancez une mise à jour, la fenêtre suivante s’affiche si des commandes
sont en attente de validation sur votre site.
2. Par défaut, l’option Ouvrir le site pour valider les commandes est sélectionnée. Si vous
cliquez sur le bouton [OK], le site s’ouvre et permet à l’administrateur de valider les
commandes passées sur le site.
3. L’option Mettre à jour les données du site sans valider les commandes lance une mise à
jour sans tenir compte des commandes en attente de validation.
4. Ces commandes sont accessibles par la fonction Commandes à valider, de l’espace
d’administration pour une validation puis intégration ultérieure.
Mise à jour de l’état des stocks
Lorsque vous lancez une mise à jour complète, les commandes passées sur le site sont
envoyées dans la gestion commerciale et l’état des stocks des articles concernés dans la
gestion est mis à jour.257
Menu Gestion
Ce n’est qu’ensuite que les données du site sont mises en adéquation avec les données de
la gestion commerciale. Ainsi, à l’issue de la mise à jour, votre site reflète les stocks
exacts de votre gestion.
Changement du statut des bons de commandes
L’intégration des Bons de commandes dans la gestion commerciale se fait lors de la mise
à jour.
Les bons de commandes transformés en Bon de Livraison ou en Facture sont accessibles
sur le site par la fonction Mes commandes en cours.
Lorsque le client Boutique ou en Compte se connecte au site et renseigne son identifiant
et mot de passe, ce dernier peut visualiser le processus suivi par ses commandes en se
référant aux références internes et web affichées sur le site.
Dépannage
Menu GESTION - commande E-COMMERCE - DÉPANNAGE
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