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Manuels Utilisateurs et autres documentations CIEL :

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CIEL-Manuel-de-decouverte-Ciel-Associations-et-Associations-Evolution-MAN_WA_v2013-Manuels

CIEL-Manuel-de-reference-Ciel-Associations-et-Ciel-Associations-Evolution-pour-Windows-ME_WAE_v2013-Manuels

La base de données doit être mise à jour régulièrement afin de recevoir les nouvelles données saisies dans L’Intégrale de Gestion Ciel Quantum. Ainsi, vous assurez l’exactitude des informations, visibles dans Ciel Pilotage. 1. Activez la commande MISE À JOUR DE DONNÉES. 2. Un message vous demande confirmer, cliquez alors sur le bouton [OK]. Une fenêtre affiche l’avancement du traitement. 3. Un dernier message vous informe que la mise à jour est terminée. Cliquez sur le bouton [OK] pour le fermer. Attention ! La mise à jour des données peut-être très longue. La durée dépend de la taille de votre dossier Quantum.455 Menu Pilotage Consulter les états  Menu PILOTAGE - commande CONSULTER LES ÉTATS

Le pilotage fonctionne avec des catalogues d’états. Ces catalogues sont divisées en 2 catégories : • la gestion commerciale. Voir Catalogue des états de gestion commerciale, page 458. • la comptabilité. Voir Catalogue des états de comptabilité, page 460. Lancer un état 1. Une fois que vous avez activé la commande CONSULTER LES ÉTATS, la liste de tous les états des catalogues s’affiche : 2. Sélectionnez l’état comptable ou de gestion commerciale à consulter puis cliquez sur le bouton [OK].456 Menu Pilotage 3. Indiquez la période à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [OK]. Ciel Pilotage s’ouvre : Pour chaque état, des correspondances sont accessibles. Les correspondances sont des déclinaisons de l’état et permettent ainsi d’obtenir des résultats complets. Exemple : Les correspondances de l’état Ventes clients sont : • Synthèse : analyse des ventes sur une période donnée. • Top 3 : le palmarès des ventes par client. • Pondération : approche des ventes par le chiffre d’affaires et par la marge réalisés par les clients. • Répartition : schéma des ventes par client. • Comparaison N-1 : comparaison des ventes par clients avec les ventes de l’année pré- cédente sous forme de tableau ou de graphique. • Détail/Article : le détail des ventes aux clients par article. • Détail/Article : le détail des ventes aux clients par article avec l’évolution des ventes. • Analyse mensuelle : progression du chiffre d’affaire et de la marge hors taxe. Liste des correspondances de l’état. Cliquez sur une correspondance pour la visualiser. Les onglets des différentes correspondances de l’état. Cliquez sur l’onglet de votre choix.457 Menu Pilotage Rafraîchir les données de l’état Un document généré à un moment précis reflète l'état des données au moment de la génération : elles peuvent cependant avoir maintenant évolué. Vous pouvez mettre à jour les données dans un document à partir de Ciel Pilotage, qui se reconnecte à la base de données et extrait les données qui ont fait l'objet d'une mise à jour. 1. Pour mettre à jour les données dans Ciel Pilotage, cliquez sur le bouton . 2. Saisissez les dates des périodes à prendre en compte. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Sauvegarder un état  La sauvegarde comprend les correspondances de l’état. • Lorsque vous fermez un état, le logiciel vous propose automatiquement de sauvegarder, ou, • vous pouvez enregistrer manuellement : 1. Dans Ciel Pilotage, activez le menu FICHIER puis la commande ENREGISTRER. 2. Choisissez un emplacement de sauvegarde dans le répertoire de votre choix. Vous pourrez par la suite rouvrir et utiliser votre document.458 Menu Pilotage Catalogue des états de gestion commerciale Thématique 1 : développement commercial INFORMER ANALYSER ANTICIPER ALERTER Segmentation Clients Inactif Toutes Activités Ventes Client Evolution Ventes Comparaison Prix de Vente Ventes Représentant Ventes Article Ventes Famille Article DÉVELOPPEMENT COMMERCIAL Tableau de bord et Indicateurs clés Chiffre d'affaires commercial (Facturé, A livrer)    Carnet de commandes   Contribution à la marge globale de l’entreprise (Clients, Articles, Représentants, Affaires...)    Analyse commerciale approfondie Analyse multiaxes du chiffre d’affaires et de la marge (Clients, Articles, Représentants, Affaires...)    Palmarès des ventes    Comparaison des prix de vente    Suivi des taux de remise    Suivi des taux de marge    Panier Moyen et nombre de ventes   Dépendance Client, Pondération, Règle des 20/80    Evolution mensuelle et par exercice social des indicateurs clés    Analyse comparative sur plusieurs périodes des indicateurs clés   Analyse des indicateurs clés par client, article, affaire, représentant, période     Identification des Potentiels et Risques commerciaux Segmentation Clients (Nouveaux, en croissance, en perte de vitesse, perdus)    Clients Inactifs par famille   Développement des ventes sur clients existants    Identification des points de sous performance   Clients en perte de vitesse ou perdus   459 Menu Pilotage Thématique 2 : optimisation de la gestion opérationnelle INFORMER ANALYSER ANTICIPER ALERTER Stocks Cadencier Livraison Stock à date Stock Rotation Jour CA OPTIMISATION DE LA GESTION OPÉRATIONNELLE Stocks Tableaux de bord et Indicateurs Clés    Analyse multiaxes    Stock à ce jour par article, par dépôt   Stock à terme par article, par dépôt   Quantités disponibles, réservées, commandées, préparées   Stock à date par article, par dépôt   Taux de rotation des stocks   Stock prévisionnel avec le détail des commandes clients et fournisseurs attendues   Niveau de stock en vol/valeur et jour de CA (intégralité des articles)   Niveau de stock en vol/valeur et jour de CA (articles les plus vendus)   Rupture immédiate ou à terme (intégralité des articles)   Rupture immédiate ou à terme des articles les plus vendus   Risque de surstockage  460 Menu Pilotage Catalogue des états de comptabilité Thématique 1: suivi de l’activité et de la rentabilité INFORMER ANALYSER ANTICIPER ALERTER Charges Evolution Produits Evolution Rentabilité Mensuelle Charges Détail Evolution Charges sur 5 ans SUIV DE L’ACTIVITÉ ET DE LA RENTABILITÉ Tableau de bord et Indicateurs clés Chiffre d'affaires Comptable (Clients, Périodes, Natures de compte, Centres de Profit, ...)    Marge Brute, Valeur Ajoutée, EBE, Résultat d'exploitation, Résultat Net   Analyse financière Analyse exploratoire et multiaxes du Compte de Résultat    Analyse détaillée sur la Comptabilité Générale, Analytique et Reporting    Evolution mensuelle et par exercice social des indicateurs clés    Analyse comparative sur plusieurs périodes des indicateurs clés    Analyse des indicateurs clés par Tiers, Périodes, Natures de compte, Comptes, Ecritures, Sections Analytiques    Exploration des agrégats jusqu'au n° de compte et détail des écritures    Identification des risques et opportunités Evolutions anormales des postes de charges     Evolutions anormales des postes de produits    Décroissance d'activité    Dégradation de rentabilité   Rentabilité négative  461 Menu Pilotage Thématique 2 : maîtrise des équilibres financiers INFORMER ANALYSER ANTICIPER ALERTER Trésorerie Flux Trésorerie MAITRISE DES ÉQUILIBRES FINANCIERS Position de trésorerie Position de trésorerie et Valeurs mobilières de placement   Flux de trésorerie  Analyseur commercial ventes Analyseur commercial achats Objectifs Répartition par famille Importer Statistiques Gestion , Statistiques Comptables Trésorerie prévisionnelle Historique archivage DGFiP Télécharger Ciel directDéclaration Menu Divers463 Menu Divers Vue d’ensemble Le menu DIVERS permet d’effectuer une analyse et un suivi de votre gestion commerciale et de votre comptabilité. Vous pouvez ainsi : • assurer un suivi précis des clients, des fournisseurs, des stocks, des statistiques, etc. • analyser vos ventes et achats, • importer des données (articles, clients, fournisseurs, etc.) • visualiser, via les statistiques comptables, les principales informations relatives à votre société (évolution des comptes, indicateurs clefs, répartition des charges/produits, répartition des classes). • gérer une trésorerie prévisionnelle, • consulter l’historique des archivages imposés par la DGFiP. • exporter la Balance, • etc. 464 Menu Divers Analyseur commercial ventes  Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES Ces états vous permettent d'effectuer un suivi commercial précis. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés dans la barre d’actions : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche : Analyseur commercial Cette commande s'apparente à un journal commercial des ventes. Elle contient le détail des factures et avoirs validés. L'état que vous obtenez est un outil de suivi et d'analyse statistique. 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez la période à prendre en compte. 2. Vous pouvez trier les informations par pièces, par clients, par articles, etc. De même, vous pouvez déterminer un sous-total (sous-totaux par pièces, par familles clients, etc). Cochez les options de votre choix. 3. Cochez la case Plus de critères si vous souhaitez afficher un autre type de pièces.465 Menu Divers 4. Cliquez sur le triangle de sélection qui apparaît à droite de la zone Des pièces de type. Vous pouvez sélectionner les devis, les avoirs, les bons de livraison, les factures et avoirs non validés, etc. 5. Pour que le détail de chaque ligne apparaisse sur l'édition, cochez la case Afficher le détail des lignes. Le bouton [Valeurs par défaut] permet de rétablir les critères définis par défaut. 6. Cliquez sur [Ok] pour valider le paramétrage de l’état. Graphiques des ventes 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez la période à prendre en compte. 2. Vous pouvez trier les informations par pièces, par clients, par articles, etc. Cochez la ou les options de votre choix. 3. Cochez la case Plus de critères si vous souhaitez afficher un autre type de pièces. 4. Cliquez sur le triangle de sélection qui apparaît à droite de la zone Des pièces de type. Vous pouvez sélectionner les devis, les avoirs, les bons de livraison, les factures et avoirs non validés, etc. 5. Cliquez sur [Ok] pour valider le paramétrage de l’état. Ventes par département Cet état affiche les ventes par département sous forme de graphique. Ventes par mois Cet état affiche les ventes par mois sous forme de graphique. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.466 Menu Divers Analyseur commercial achats  Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL ACHATS Ces états vous permettent d'effectuer un suivi commercial précis. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés dans la barre d’actions : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. Analyseur commercial et statistiques périodiques Cette commande s'apparente à un journal commercial des achats. Elle contient le détail des factures et avoirs validés. L'état que vous obtenez est un outil de suivi et d'analyse statistique. 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez donc la période à prendre en compte. 2. Vous pouvez trier les informations par pièces, par fournisseurs, par articles, etc. 3. De même, vous pouvez déterminer un sous-total (sous-totaux par pièces, par familles fournisseurs, par fournisseurs etc). 4. Cochez la case Plus de critères si vous souhaitez afficher un autre type de pièces. 5. Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection qui apparaît à droite de la zone Des pièces de type. Vous pouvez sélectionner les avoirs, les bons de réception, les factures et avoirs non validés, etc. 6. Pour que le détail de chaque ligne apparaisse sur l'édition, cochez la case Afficher le détail des lignes. Le bouton [Valeurs par défaut] permet de rétablir les critères définis par défaut. 7. Cliquez sur [Ok] pour valider. Graphiques des achats 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez donc la période à prendre en compte. Vous pouvez trier les informations par pièces, par fournisseurs, par articles, etc. 2. Cochez la case Plus de critères si vous souhaitez afficher un autre type de pièces.467 Menu Divers Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection qui apparaît à droite de la zone Des pièces de type. Vous pouvez sélectionner les avoirs, les bons de commande, les factures et avoirs non validés, les bons de réception etc. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Achats par département Cet état affiche les achats par département. Sélectionnez le format de sortie du fichier (Texte, Excel, Html, PDF...). Achats par mois Cet état affiche les ventes par mois. Sélectionnez le format de sortie du fichier (Texte, Excel, Html, PDF...).468 Menu Divers Objectifs  Menu DIVERS - commande OBJECTIFS Ces états permettent d'obtenir un récapitulatif des objectifs que vous gérez : • à partir du bouton [Options] des fiches Clients, Fournisseurs et Articles ; • à partir du bouton des fiches familles d'articles. Pour chaque catégorie, vous pouvez obtenir des objectifs cumulés ou détaillés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons suivants : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les éléments à prendre en compte. 3. Choisissez la présentation de l'état (Tri). 4. Cliquez sur [Ok] pour valider le paramétrage de l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.469 Menu Divers Répartition par famille  Menu DIVERS - commande RÉPARTITION PAR FAMILLE Ces états affichent sous forme de tableau ou de graphique la répartition des articles, clients ou fournisseurs par famille. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons suivants : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez la présentation de l’état puis validez le paramétrage en cliquant sur [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.470 Menu Divers Importer  Menu DIVERS - commande IMPORTER

Lorsque vous activez cette commande, la liste des imports paramétrables classée par famille s'affiche. Cette commande vous permet d'importer des données (articles, clients, fournisseurs, contacts, représentants, tarifs par famille, banques, modes de règlement, etc.) dans Intégrale de gestion Ciel Quantum. Voir Imports paramétrables, page 40.  Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, vous devez créer le fichier contenant les informations que vous voulez importer. • Sélectionnez dans la liste l'Import à prendre en compte, par exemple Import des banques puis cliquez sur le bouton [Ok].471 Menu Divers Statistiques Gestion  Menu DIVERS - commande STATISTIQUES GESTION Statistiques globales  Menu DIVERS - commande STATISTIQUES GESTION - GLOBALES Certaines statistiques sont directement disponibles à partir du bouton [Options] des listes clients, articles, fournisseurs, représentants. Ces statistiques peuvent être représentées graphiquement ou éditées. Les statistiques suivantes sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées et s'appliquent aux articles, clients, fournisseurs et représentants. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons suivants : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les articles, clients ou fournisseurs ou représentants à prendre en compte. 3. Spécifiez le type de présentation de l'édition. 4. Sélectionnez ensuite les dates à prendre en compte. • les dates d'exercice • les dates de période (prédéfinies dans les paramètres de facturation). 5. Cliquez sur [Ok] pour valider le paramétrage de l’état.472 Menu Divers  Les statistiques représentants possèdent les mêmes critères avec deux options supplémentaires : • elles peuvent être calculées en fonction des factures et avoirs validés ou des factures réglées ; • le calcul des commissions peut s'effectuer en fonction du chiffre d'affaires, de la marge réalisée sur le Prix d’achat moyen pondéré ou de la marge réalisée sur le Prix d’achat. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre. Statistiques états  Menu DIVERS - commande STATISTIQUES GESTION - ÉTATS Cette commande vous permet d'obtenir une vue globale des statistiques pour : • un ou tous les clients, • un ou tous les fournisseurs, • un ou tous les articles, • un ou tous les représentants. 1. Cliquez sur l'onglet de votre choix pour obtenir les statistiques souhaitées. 2. Utilisez les flèches précédente ou suivante pour naviguer.473 Menu Divers Statistiques comptables  Menu DIVERS - commande STATISTIQUES Cette commande propose les états suivants : • Evolution des comptes • Indicateurs clefs Cet état vous permet de visualiser rapidement les éléments principaux de votre comptabilité : soldes débit et crédit, résultat comptable, chiffre d'affaire, répartition charges produits, répartition d’une classe, etc. • Répartition charges produits • Répartition d'une classe 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons suivants : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Définissez les critères à prendre en compte pour l’état. 3. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.474 Menu Divers Trésorerie prévisionnelle  Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie. Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins et éventuellement de négocier par avance avec vos partenaires financiers. Créer une trésorerie prévisionnelle 1. Activez le menu DIVERS commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE - bouton . 2. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie. 3. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un compte en particulier ou Tous les comptes de trésorerie. 4. Cliquez sur le bouton Liste pour sélectionner le compte à prendre en compte. 5. Cochez la périodicité de la prévision (jour, semaine, quinzaine, mois...). 6. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les calculs. Attention ! Avec Intégrale de gestion Ciel Quantum, il n'y a pas de limitation. Vous pouvez créer plusieurs trésoreries prévisionnelles.475 Menu Divers Trésorerie prévisionnelle : saisie des montants 7. Les options d'affichage vous permettent de trier les données à afficher. Vous pouvez afficher : • le détail • les totaux • les prévisions écoulées • le type de période (prévision sur une semaine, une décade, une quinzaine ou un mois). Pour une périodicité mensuelle, cette zone n'est pas modifiable. Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle. Celui-ci est fonction des options d'affichage préalablement définies. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante. Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos recettes puis celles correspondant à vos dépenses. • La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés en début de période. • La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois. • La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et calculées avec le solde initial.  Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour. 1. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou votre recette ainsi qu’au mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions. 2. Saisissez le montant de la recette ou la dépense. 3. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte pour la période sélectionnée. 4. Pour ajouter, insérer ou supprimer une ligne du plan de trésorerie, cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande correspondante. Calcul de la trésorerie prévisionnelle Vous pouvez calculer les règlements clients et paiements fournisseurs en tenant compte des dates d’échéance de paiement. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients (ou Paiements fournisseurs) et sur la colonne correspondante. 2. Activez le menu CONTEXTUEL (clic-droit) puis choisissez la commande CALCULER LES ÉCHÉANCES. Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des clients. Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période suite à une modification.476 Menu Divers 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer votre trésorerie prévisionnelle. Modifier une trésorerie prévisionnelle 1. Pour modifier une trésorerie prévisionnelle, sélectionnez-la dans la liste des trésoreries prévisionnelles puis cliquez sur le bouton . Vous pouvez également double-cliquer dans la liste des trésoreries sur celle que vous souhaitez modifier. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok]. Supprimer une trésorerie prévisionnelle 1. Pour supprimer une trésorerie prévisionnelle, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression de la trésorerie. Cliquez sur le bouton [Oui].477 Menu Divers Historique archivages DGFiP  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE ARCHIVAGES DGFIP L'archivage de vos pièces est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Impôts). L'archivage est donc obligatoire. L'historique des archivages DGFiP récapitule toutes les archives que vous avez générées. La fenêtre présente les dossiers d'archivage datés. Ces dossiers contiennent des fichiers d’archives au format texte (.txt). Pour accéder aux fichiers d’archives, sélectionnez un dossier d'archivage puis cliquez sur le signe «+». Le bouton permet de visualiser l’archive sélectionnée.478 Menu Divers Télécharger Ciel directDéclaration  Menu DIVERS - commande TÉLÉCHARGER CIEL DIRECTDÉCALARTION Cette commande permet d’installer le logiciel Ciel directDéclaration. Cette application vous permet de transmettre : • des prélèvements et/ou des virements magnétiques directement aux banques. • vos déclarations de TVA directement à la DGFiP. A l’activation de cette commande, vous accédez à une page internet du site Ciel dans laquelle il vous suffit de cliquer sur le bouton [Télécharger].Fermer Tout fermer Suivante Précédente Cascade Mosaïque Mon Intuiciel Afficher la barre de Navigation Afficher la barre de statut Menu Fenêtres480 Menu Fenêtres Vue d’ensemble 481 Menu Fenêtres Fermer  Menu FENÊTRES - commande FERMER Vous utilisez cette commande pour fermer la fenêtre active dans la fenêtre principale de votre logiciel. Tout fermer  Menu FENÊTRES - commande TOUT FERMER Vous utilisez cette commande pour fermer d'un seul coup toutes les fenêtres ouvertes. Suivante  Menu FENÊTRES - commande SUIVANTE ~~Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre suivant celle qui est affichée. Précédente  Menu FENÊTRES - commande PRÉCÉDENTE~~

Cet état permet d'éditer les commandes non livrées clients ou fournisseurs. Cette édition permet aussi de visualiser les reliquats de commandes. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. 2. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 3. Sélectionnez la date de livraison de la commande (date saisie dans la zone Date livraison de la commande). 4. Vous pouvez opter pour un détail de l'édition par Client ou par Article (pour les commandes fournisseurs l’édition peut être détaillée par Fournisseur ou par Article). Cochez pour cela une des deux options proposées. 5. Cliquez sur [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 255 Relevé de comptes ) Menu ETATS - commande RELEVÉ DE COMPTES

~~) Menu EXPERT COMPTABLE - commande POINTAGE MANUEL~~

Ce traitement consiste à supprimer les anciennes pièces commerciales qui ne vous sont plus utiles (devis, factures, acomptes, avoirs et règlements). En activant cette commande, la fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. Etape : paramètres  Par défaut, l'application propose la fin de l'année précédant celle en cours. Vous pouvez conserver un an de plus et indiquer le 31 décembre de l'année qui précède celle proposée. 1. Indiquez la date limite de purge en la saisissant directement ou bien en utilisant les icônes du calendrier ou des dates prédéfinies. 2. Par défaut, tous les types de pièces commerciales sont sélectionnées. Décochez, si nécessaire, les cases correspondantes aux pièces que vous souhaitez conserver. 3. Cliquez sur le bouton [suivant>].  Tous les devis, factures et avoirs sont purgés jusqu'à la date définie incluse ainsi que les règlements qui y sont liés. Si certains avoirs ou factures étaient réglés partiellement, ils ne pourront pas être purgés. S'il reste des écritures liées aux factures et avoirs, celles-ci ne seront pas purgées. Etape : archivage normes DGFiP Cette étape de l'assistant vous permet d’archiver directement tous les documents commerciaux légaux et obligatoires. Le chemin du répertoire dans lequel sont archivés ces documents est indiqué. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données.Menu Traitements 123 4. Cliquez sur le titre de chaque document à archiver. Une fois le traitement terminé, une coche verte apparaît ainsi que la mention Archivage effectué.  Vous pourrez par la suite consulter l'historique des données archivées accessible à partir du menu DIVERS. Voir Historique des archives, page 127. 5. Cliquez sur le bouton . Etape : sauvegarde et purge 6. Un message vous informe que cette opération est irréversible et vous demande de confirmer votre demande. Validez en cliquant sur le bouton [Oui]. 7. Un message d'avertissement vous rappelle qu’il est préférable d’effectuer une sauvegarde avant de lancer une purge : • : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre dossier et lancer la purge. Choisissez alors l'emplacement où seront sauvegardées les données. L'application effectue ensuite la sauvegarde, purge les pièces et revient à la fenêtre principale. • : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge sans sauvegarde préalable, ce qui n’est pas conseillé. Votre logiciel effectue la purge des pièces et revient à la fenêtre principale.  Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques clients sont automatiquement mises à jour. En effet, ces données sont calculées en fonction des pièces validées.Menu Traitements 124 Exports  Menu TRAITEMENTS - commande EXPORTS Cette commande vous permet l'export des différentes listes et des données de votre dossier. Dans la fenêtre Exports, la liste des fichiers exportables est présentée à gauche. 1. Choisissez l'un des modèles proposés. Pour cela, cliquez sur le signe «+ » du fichier que vous souhaitez exporter pour visualiser et sélectionner le modèle à utiliser. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Choisissez le format du fichier souhaité (PDF, Text, HTML, etc.). 4. Cliquez sur le bouton [OK]. 5. La fenêtre d'enregistrement de fichier s'ouvre. Définissez le nom et la destination du fichier. 6. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].Historique des archives Calculatrice Messagerie Menu DiversMenu Divers 126 Vue d’ensemble Avec les commandes de ce menu, vous pouvez : • visualiser les historiques des archives, • activer la calculatrice de Windows, • ouvrir votre messagerie à partir du logiciel pour envoyer des courriers électroniques.Menu Divers 127 Historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L'archivage de vos pièces est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement est donc obligatoire. Cette commande récapitule toutes les archives que vous avez générées durant les purges des pièces commerciales. Vous pouvez consulter vos fichiers archivés directement depuis l'application. 1. La fenêtre présente le traitement (purge) qui a fait l'objet d'un archivage ainsi que sa date d'exécution. Double-cliquez dessus pour accéder aux documents archivés (au format .Txt). Vous retrouvez plusieurs fichiers, par exemple Archivage pièces clients. 2. Cliquez sur le fichier à consulter. Le document s'ouvre et vous pouvez éventuellement le ré-imprimer. Calculatrice  Menu DIVERS - commande CALCULATRICE Cette commande ouvre la calculatrice standard de Windows. Dans l’Accueil, le bouton permet également d’ouvrir celle-ci. Messagerie  Menu DIVERS - commande MESSAGERIE Cette commande permet d'envoyer des courriers électroniques à partir du logiciel. Pour utiliser cette commande, vous devez préalablement : • installer une application de messagerie électronique, • disposer d'une connexion à Internet, • prendre connaissance du fonctionnement de la messagerie. Pour envoyer un message : 1. Activez la commande MESSAGERIE du menu DIVERS. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez l'adresse e-mail du destinataire de votre courrier. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le programme lance votre logiciel de messagerie en pré-remplissant la zone adresse du destinataire (à...). 4. Rédigez votre message puis envoyez-le.Fermer Tout fermer Suivante Précédente Cascade Mosaïque Mon Intuiciel Afficher la barre de Navigation Afficher la barre de statut Menu FenêtresMenu Fenêtres 129 Vue d’ensemble Ce menu permet de naviguer dans votre logiciel. Fermer  Menu FENÊTRES - commande FERMER ou Vous utilisez cette commande pour fermer la fenêtre active dans la fenêtre principale de votre logiciel. Tout fermer  Menu FENÊTRES - commande TOUT FERMER ou Vous utilisez cette commande pour fermer d'un seul coup toutes les fenêtres ouvertes. Suivante  Menu FENÊTRES - commande SUIVANTE ou Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre qui suit celle qui est affichée.Menu Fenêtres 130 Précédente  Menu FENÊTRES - commande PRÉCÉDENTE

ou Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre qui précède celle qui est affichée. Cascade  Menu FENÊTRES - commande CASCADE Cette commande a pour effet de placer toutes les fenêtres ouvertes de telle sorte que leurs barres de titres soient toujours visibles et accessibles.  En-dessous de la commande CASCADE, vous disposez de la liste des fenêtres ouvertes dans la fenêtre principale de votre logiciel. Ceci permet de mettre directement une fenêtre ouverte et masquée au premier plan. Mosaïque  Menu FENÊTRES - commande MOSAÏQUE Cette commande a pour effet de positionner toutes les fenêtres ouvertes dans une position verticale. Elle permet de former une mosaïque horizontale : les différentes fenêtres occupent toute la largeur de l’écran et le partagent de façon verticale, telles les pièces d'une mosaïque. Elles sont ainsi toutes visibles simultanément, mais une seule est active. La fenêtre active est affichée au premier plan et reste reconnaissable par la couleur de sa barre de titre (non grisée).  En-dessous de la commande MOSAÏQUE, vous disposez de la liste des fenêtres ouvertes dans votre logiciel. Ceci permet de mettre directement une fenêtre masquée au premier plan.Menu Fenêtres 131 Mon Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L’Intuiciel est une interface personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d’accéder directement à certaines opérations, à des statistiques... Il est composé de trois parties, accessibles depuis les boutons de la barre d’actions. • Mon Bureau, accessible par le bouton , est actif par défaut. Vous retrouvez le bureau de votre logiciel par lequel vous accédez aux fonctions que vous utilisez le plus souvent ainsi qu’à votre compte Ciel et à la page d’accueil Ciel. Voir Mon bureau, page 132. Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser mon bureau”, page 132. • Mon tableau de bord, accessible par le bouton . Voir Mon tableau de bord, page 133. • Mes états et statistiques, accessible par le bouton . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton . Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Menu Fenêtres 132 Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe “Mes états et statistiques”, page 134. Mon bureau L'accueil Ciel Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec sept boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. Consulter mon compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Vous pouvez masquer ce bouton. 1. Pour cela, activez le mode Personnalisation du bureau. 2. Passez votre souris sur le bouton [Mon Compte Ciel]. 3. Une icône en forme de sens interdit s’affiche. Cliquez sur celle-ci. A l’inverse, vous pouvez le faire réapparaître en procédant de la même manière. Personnaliser mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche.Menu Fenêtres 133 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se crée. Renommer une tâche ou un groupe de tâches 1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches. 2. Appuyez sur la touche de votre clavier. 3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches. 4. Appuyez sur la touche de votre clavier. Supprimer une tâche ou un groupe de tâches en utilisant le glisser-déposer 1. Sur la tâche ou le groupe de tâches à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des tâches. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes s’affiche. Le bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné. Le bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. Le bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. Restaurer le bureau / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations. • Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Mon tableau de bord Vous pouvez visualiser dans la partie Mon tableau de bord les principales informations de votre société. Vous pouvez afficher ces données : • pour le mois en cliquant sur le bouton (ce paramétrage est réglé par défaut), • pour l’année en cliquant sur le bouton . De même, vous pouvez repérer rapidement les devis et les factures en cours ainsi que les factures non réglées.Menu Fenêtres 134 Toutes ces informations correspondent à la date de travail ou à la période affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date ou période en cliquant dessus. Mes états et statistiques Vous accédez directement à certains états de votre logiciel.  Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre «Menu Etats» de ce manuel. Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Renommer un état ou un groupe d'états 1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états. 2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK]. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin appuyez sur la touche . Supprimer un état en utilisant le glisser-déposer 1. Sur l'état à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des états. Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d’icônes s’affiche. Le bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Le bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. Restaurer les états et statistiques par défaut / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations. • Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].Menu Fenêtres 135 Afficher la barre de Navigation  Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION Cette commande permet de faire apparaître ou disparaître la barre de navigation. Lorsque cette commande est active, la barre de navigation apparaît dans l’interface. Sinon, elle n’apparaît pas. 1. Cliquez une fois sur la commande pour l’activer. Une coche apparaît avant cette commande. 2. Cliquez de nouveau pour la désactiver. La coche disparaît. Afficher la barre de statut  Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE STATUT Cette commande permet de faire apparaître ou disparaître la barre de statut. Lorsque cette commande est active, la barre de statut apparaît dans l’interface. Sinon, elle n’apparaît pas. 1. Cliquez une fois sur cette commande pour l’activer. Une coche apparaît avant la commande. 2. Cliquez de nouveau pour la désactiver. La coche disparaît.Aide Besoin d’aide Manuel de découverte Manuel de référence Guide des mises à jour A propos de... Menu AideMenu Aide 137 Vue d’ensemble Menu Aide 138 Aide  Menu AIDE - commande AIDE ou Lorsque vous faites appel à l’aide contextuelle, l’aide intégrée présente la rubrique correspondant au contexte de travail. Exemple Vous êtes en train de créer une fiche client et vous avez besoin d’obtenir de l’aide précisément sur cette commande : • activez la commande AIDE du menu AIDE, • ou appuyez sur la touche de votre clavier. Besoin d’aide  Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE Cette fonction ouvre une fenêtre qui vous donne les coordonnées de notre service assistance. Démo rapide  Menu AIDE - Commande DÉMO RAPIDE Cette commande ouvre votre navigateur Internet et affiche la démonstration de votre logiciel. Elle propose une présentation rapide du logiciel. Manuel de découverte  Menu AIDE - commande MANUEL DE DÉCOUVERTE Cette commande ouvre le manuel de découverte qui vous aide à débuter dans votre logiciel et vous explique les principales étapes vous permettant de mettre en place et de travailler dans votre dossier.Menu Aide 139 Manuel de référence  Menu AIDE - commande MANUEL DE RÉFÉRENCE Cette commande ouvre le manuel de référence du logiciel, qui décrit menu par menu la totalité des fonctions ainsi que l’environnement et les paramétrages globaux de votre logiciel. Ce manuel vous explique également le Générateur d’états permettant de personnaliser des éditions. Guide des mises à jour  Menu AIDE - commande GUIDE DES MISES À JOUR Cette commande ouvre le manuel qui vous explique comment récupérer un dossier d’une version précédente et présente les nouveautés de chaque version de votre logiciel. A propos de...  Menu AIDE - commande A PROPOS DE...